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一、新時期高職院校科研檔案管理的意義

（一）高職院校科研檔案

簡而言之，高職院校科研檔案就是指高等職業院校在辦學中產生的與科學研究、成果轉化、社會服務密切相關的且具有保存和利用價值的圖片、文字、實物、音像、書籍、文件等資料的原始記錄。科學研究工作，是高職院校的重要職能之一。開展科學研究，是推動高職院校內涵建設與發展的根本途徑，也是提高人才培養質量的關鍵因素。高職院校科研檔案記錄了學校科研工作不斷深入的點點滴滴，是學校發展進步的重要見證。

（二）高職院校科研檔案的價值

伴隨社會經濟的發展，我國高職院校在重視科學研究工作的同時，也越來越重視對自身科研檔案的收集、整理、保存和利用。高職院校科研檔案，在促進學校發展和辦學層次提升等方面發揮著越來越重要的作用。一是高職院校科研檔案具有很高的科研和信息資源價值。大部分科研檔案都是關于學校科研人員在科學實驗和調查的基礎上形成的科學數據、技術性資料及研究成果等，本身就具有很強的科研指導價值。二是高職院校科研檔案是學校辦學特色最鮮明的特征表現。換句話說，高職院校科研檔案體現了學校的內涵特色和發展方向，對形成自身應用型特色品牌具有極高的借鑒價值。

二、高職院校科研檔案實施信息化管理的迫切性

（一）高職院校科研檔案管理現狀

雖然很多高職院校對科研檔案管理的重視程度不斷提高，但是受到人力資源、辦公場所等因素的限制，高職院校的科研檔案管理依然存著一些不足。一是科研檔案管理工作模式單一，工作人員的服務主動性較差，服務范圍大都局限于校內，科研檔案未能發揮出最大效用；二是數字化科研檔案建設落后，很多高職院校在利用計算機管理科研檔案時，還是停留在簡單的梳理和存儲的層面，數字化、信息化利用明顯不足；三是高職院校科研檔案管理工作人員匱乏，很多學校沒有專門的科研檔案管理工作人員，普通檔案管理者對科研工作認識不足，致使科研檔案的歸類、存儲和利用效率低下。

（二）高職院校科研檔案信息化管理存在的問題

伴隨現代信息技術的深入發展，無紙化、辦公智能化已經勢不可當。科研檔案管理方式將面臨著翻天覆地的新變化，高職院校科研檔案實施信息化管理乃是大勢所趨。以機讀形式為載體的檔案，將會逐步取代傳統的紙質版檔案；傳統的人工借閱方式也將被信息化、智能化、自主化查閱方式所取代。據筆者調查研究發現，很多高職院校已經開始實施科研檔案管理信息化建設，并取得了一定的成效。但整體上來看，高職院校科研檔案信息化管理存在著嚴重的不平衡問題，突出表現在：一是高職院校科研檔案信息化建設規劃不明確，很多學校在教學工作中已經實現了全面的信息化，但對檔案管理的信息化建設卻投入不足，未將其納入到學校的發展規劃中，科研檔案信息化管理缺乏基本的保障制度，軟、硬件設施建設不到位。二是高職院校科研檔案信息化資源匱乏，大部分學校沒有建立專門的科研檔案信息資源庫，更沒有針對科研檔案開發出具有自主存儲和查詢功能的應用軟件，教職員工對科研檔案的查閱便捷性較差，導致科研檔案利用率很低。三是高職院校科研檔案管理人員信息化水平參差不齊，影響了檔案的信息化建設與發展。很多高職院校缺乏對科研檔案管理人員關于計算機技術、大數據應用、檔案管理軟件應用等方面的技能培訓，導致科研檔案管理人員信息化技能不足。

三、高職院校科研檔案信息化管理的實施路徑

加強高職院校科研檔案信息化管理，必須要明確組織原則及管理體制，確保科研檔案信息資源的安全，全面貫徹科研檔案“為學校科研工作服務”的原則，為促進學校教育事業發展提供科學化決策依據。

（一）建立健全科研檔案信息化建設保障制度

高職院校要進一步提高對科研檔案信息化建設的認識，將科研檔案信息化納入到學校的整體發展規劃之中。一是要專門針對科研檔案建立科學有序的保障制度，出臺的科研管理文件及規章制度要確保與科研活動相吻合，確保科研活動負責人肩負起科研檔案管理的主體責任，協調科研項目負責人與檔案管理者的關系，確保各二級教學單位、職能部門和后勤保障機構能協同做好檔案管理工作。二是學校要加大投入力度，提高科研檔案信息化建設需要的人力、物力和財力，為科研檔案實施信息化管理提供保障條件。

（二）豐富完善高職院校科研檔案數字化信息資源

高職院校加強科研檔案資源建設，是實現信息化管理的先決條件。科研檔案資源收集要全面、細致、完整和準確，歸檔人員依據檔案的實際保存形式，提交完整的紙質文檔和電子文檔；科研檔案資源歸檔必須嚴格執行檔案管理標準，科學分類、規范存儲，確保科研檔案系統完善，方便借閱者的檢索和利用。伴隨高職院校數字化、信息化和智能化校園建設發展，科研檔案數字化建設也必須要提上日程。其一要建立科研檔案管理數據資源庫，學校要開發適合實際特點并便于師生使用的科研檔案管理系統，與學校的教務系統、行政辦公系統相連接，為廣大使用者提供便利選擇。其二要升級、規范科研數字檔案的錄入流程，改變傳統科研檔案管理“一人制”的落后狀況，實施包含科研項目負責人、科研活動負責人等“多點錄入，多點管理”的方式，一方面引導廣大科研人員自主、及時登錄系統完善自己的科研檔案，比如項目中期檢查、結題驗收信息等；一方面加強科研檔案的多點管理，形成精準化動態管理體制。

（三）提高科研檔案管理人員的信息化能力

高職院校要整合科研檔案管理人員隊伍，全面提升檔案管理者的信息技術應用能力。在管理隊伍方面，要打破傳統的檔案管理“專人制”模式，采用“專職+兼職”的混合式模式，在保留全職專業技術人員的基礎上，將全體科研人員納入到科研檔案兼職管理隊伍之中，通過分配系統賬號的形式，引導他們在日常中對自身科研檔案進行管理，改變傳統科研檔案管理只有到了學期末才統一整理的滯后現狀，便于學校對科研發展狀況的及時掌握。學校要統一制定提高科研檔案管理人員隊伍信息化能力的方案，并納入學校年度工作計劃，依據專職檔案管理人員和兼職檔案管理員的職責，分別制定關于大數據技術、新媒技術等培訓內容，全面提高科研檔案管理人員的信息化水平。

（四）積極開發科研檔案手機查閱軟件客戶端

當今社會，手機已經不僅是通訊器材，更是人們日常查閱信息所必不可少的工具。像支付寶、微信等諸多應用軟件和程序，已經極大地改變了人們的日常學習和生活方式。高職院校開發利用的科研檔案管理平臺，必須要考慮與手機客戶端相綁定，為師生提供更多的便利和選擇。學校要依據自身科研檔案管理與發展現狀，開發出具有自身特色的手機移動客戶端。學校要對此進行廣泛宣傳，并積極引導廣大師生下載、注冊和使用，一方面加強師生對科研檔案的重視度，另一方面通過提高科研檔案的利用率來實現其價值的最大化。

四、結束語

目前，高職院校科研檔案信息化管理工作依然存在著許多問題，學校領導層必須要引起高度重視，從軟硬件設施、科研檔案管理隊伍、科研人員等多方面加大投入，完善檔案制度，制定長遠規劃，有效提高科研檔案資料的延展性，確保科研檔案信息化管理落到實處。

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作者:張永花 單位:濟南工程職業技術學院