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醫院人事檔案管理篇1

為了進一步提高醫院的服務質量，醫院要對現有的管理制度進行改進。在各類管理中，人事檔案管理是一項重要工作，不僅影響醫院管理水平的提升，更關系到醫院的未來發展。隨著信息技術的不斷發展，各大醫院積極開展人事檔案信息化建設，旨在進一步完善管理模式，提高管理質量和管理效率，保證各項醫療服務工作順利開展。

一、醫院開展人事檔案管理信息化建設的意義

醫院的人事檔案具有一定的特殊性，需對人事檔案材料進行單獨存放，并由專人保管。在傳統的人事檔案管理模式中，醫院并未采用先進的管理技術和手段，檔案的管理效率和利用率較低，部分工作需要通過檔案管理人員操作。若使用者需要查詢某一檔案，不僅會增加查找難度，還可能會面臨最終查找的檔案內容不完整，不僅無法滿足使用者對檔案的需求，還會進一步增加檔案管理人員的工作量。醫院引進信息技術開展人事檔案管理，可充分發揮信息系統大容量存儲空間的優勢，保證大量的人事檔案得到高效存儲，還能確保信息在第一時間得到收集和整理。當使用者需要查詢檔案時，只需輸入關鍵詞，即可查詢到與之相關的內容，并做出合理決策。同時，將人事檔案管理與信息技術相結合，可以減輕工作人員的工作強度，提高工作效率，保證檔案的準確性和完整性。檔案管理人員在錄入檔案信息時，只需發揮計算機的作用，即可保證檔案得到全面錄入與存儲，還可減少對檔案原件的使用，保證檔案的安全。檔案人員可將大量的人事檔案資料存儲到相應的數據庫中，還能對檔案進行備份。若采用傳統的管理方式，在進行檔案保管時，要建設專門的庫房，會增加資金投入。如果檔案保管不當，可能會受到外界環境的影響而發生損壞。

二、醫院人事檔案信息化建設的主要特點

1.醫院人事檔案的特點

第一，現實性。人事檔案是醫院選人和用人的重要依據。要保證人事檔案內容準確全面，才能使相關負責人在選人時能夠值得借鑒，根據員工的具體表現和經歷做出相應的決斷。因此，醫院的人事檔案具有很強的現實性。第二，流動性。人事檔案并非一成不變。當檔案管理人員為某一員工建立檔案后，會根據其具體的表現和工作內容的變化及時補充檔案內容。比如，員工有晉升、調用等經歷時，其經歷均會在檔案中得到補充。因此，人事檔案具有一定的流動性。第三，保密性。由于人事檔案中記錄了員工的個人經歷和家庭情況，這些內容屬于個人隱私。若要查閱員工的檔案，則需遵守保密制度，避免泄露員工的個人信息。

2.信息化人事檔案的特點

第一，數字化。醫院引進信息技術后，人事檔案的存儲形式將會發生變化。人事檔案將會由原有的紙質形式轉變為數字化形式，檔案人員需將其錄入專門的數據庫之中。若需使用檔案，即可查閱電子檔案。第二，智能化。隨著計算機技術的蓬勃發展，檔案人員可利用信息技術對檔案進行高效管理，從而有效降低其工作強度和壓力。隨著技術的不斷完善，檔案管理也將逐漸邁向智能化，從而更好地滿足使用者的需求。第三，網絡化。檔案人員可應用信息技術對人事檔案的相關數據進行高效采集和整理，并根據使用者的需求，為其傳遞相應信息。這樣不僅可以對傳統的業務流程進行優化，也使得檔案管理工作突破時間和空間的限制。

三、醫院人事檔案管理中存在的問題

1.缺乏完善的管理機制

現階段，與人事檔案管理相關的法律法規還有待進一步完善。現有的法律制度無法結合人事檔案管理的實82022年第32期蘭臺內外數字檔案創新研究際情況，其內容大多比較籠統，缺乏針對性，很難對人事檔案管理工作起到有效的指導。醫院在引進信息技術開展人事檔案管理與建設時，由于缺乏與之相關的法律法規和制度，導致該項工作缺乏有效依據和統一標準。由于各個醫院的自身情況不同，在實際管理過程中，很難保證信息化建設落到實處，一旦發生突發問題，則很難做出合理應對。

2.人事檔案信息化建設缺乏強大的基礎

大部分醫院會將注意力放在如何提高自身醫療服務能力上，而忽視人事檔案信息化建設。在具體操作過程中，由于領導不重視該項工作，導致信息化建設缺乏足夠的資金支持。現有的軟件和硬件設備功能比較落后，無法滿足現代化檔案信息建設的要求。部分檔案管理人員缺乏信息化意識，在工作中缺乏創新意識，依然采用傳統的方法開展工作，導致信息技術的利用率比較低，影響人事檔案價值的提升。

3.存在一定的安全風險

由于人事檔案具有高度的保密性，因此，在對其進行管理時，需將安全放在首位。目前，醫院在應用信息技術和網絡技術的過程中，雖然能夠進一步發揮技術優勢，有效提高檔案管理的效率，但計算機網絡系統還存在一定的安全隱患，很容易受到黑客和病毒的攻擊。來自病毒的侵襲比較常見。病毒具有一定的隱蔽性，影響范圍廣泛，傳播速度極快，一旦系統遭到病毒入侵，就可能發生癱瘓，造成信息泄露。此外，計算機系統對環境的要求比較高，若環境的溫度和濕度不符合計算機的運行要求，就會導致設備無法正常運行，若未及時保存和備份資料，就可能會導致檔案資料丟失。

4.檔案管理人員的素質有待提升

在信息技術的影響下，醫院要確保檔案管理人員能夠做到與時俱進，不斷學習，進一步完善知識結構，掌握信息技術的使用方法。然而，在實際工作中，雖然大部分檔案管理人員能夠利用計算機開展檔案的錄入和存儲，但卻缺乏信息化意識，也沒有充分意識到網絡所帶來的安全風險，使得檔案面臨被泄露的可能性。

四、醫院人事檔案信息化建設的優化對策

1.建立完善的監督機制

醫院要將人事檔案視作一項重要的工作，并對其予以高度關注，規范檔案的管理行為。要制定與人事檔案有關的制度，保證制度的內容具有一定的針對性和實效性。考慮醫院的實際情況，結合醫院對干部人事檔案管理的要求，保證人事檔案管理制度與時俱進。制度制定完畢后，要保證其得到有效的執行，并進一步加大監督力度，確保管理工作更加規范。第一，要重視對檔案管理人員的考核，將考核與評優等工作相結合，提高其對工作的積極性和主動性。制定突發事件應急預案，要求廣大檔案人員熟練掌握預案內容，使其能夠有效應對突發情況。第二，需針對不同階段的工作制定相應制度，使檔案人員能夠規范自身行為，確保檔案管理工作規范開展。

2.加快信息化建設

（1）構建檔案數據庫。信息化建設是一項復雜、龐大的工程，醫院需根據人事檔案管理要求，打造專門的數據庫，確保人事檔案得到統一存儲。要將紙質檔案轉化成數字化檔案，可利用掃描、拍照等方式對檔案進行錄入；采用云計算等技術對檔案進行高效傳輸與存儲，滿足使用者的查閱需求，提高檔案的利用率。通過構建檔案數據庫，可為醫院的發展建立強大的人才儲備庫，保證檔案內容的安全性和可靠性。

（2）將檔案管理與智慧醫院管理相結合。要打造專門的人事檔案信息化管理平臺，保證檔案得到專門管理。此外，還要將這一平臺與智慧醫院平臺相結合，促進資源共享，提高人事檔案的價值，為醫院的各項工作提供合理參考。

（3）信息檢索平臺。醫院之所以要引進信息技術，開展檔案信息化建設，主要是進一步提高人事檔案的利用率，使其發揮出更大價值。除了要保證檔案得到高效管理之外，還要重視檔案檢索，對檢索功能予以完善。要進一步優化檢索平臺功能，比如，可從不同入口進行檢索，也可利用關鍵詞進行檢索。總之，通過這一平臺不僅能夠及時找到所需檔案，還能為人才的選拔和推薦提供合理建議。

3.保證信息安全

（1）采取有效的安全保障技術。醫院需將人事檔案的安全放在首位，避免員工的個人隱私被泄露。在信息技術的支持下，檔案管理效率得到進一步提升，但與此同時，檔案所面臨的安全風險越來越高。為了提高其安全系數，就要采取有效的安全保障技術。通常要從兩方面入手：第一，物理安全；第二，內容安全。首先，為保證檔案得到準確識別，并實現對檔案的處理，要發揮云計算等技術的作用，確保檔案能夠實現順利轉移。需確保新舊系統的兼容性，對文件接口安全進行把關，有效提高文件的安全性。其次，要進一步完善安全技術。要在平臺明確用戶權限，確定用戶等級，需確保各項信息輸入正確，方可允許用戶登錄和訪問。比如，為了滿足用戶的查詢需求，可采用PMI進行授權。若用戶需要維護檔案數據，則需向管理員申請，正式獲得權限后，方可進入后臺進行操作。為了進一步提高電子檔案傳輸的安全，可采用數字簽名技術，保證每個部門的云系統運行更加安全可靠。此外，要進一步優化設備的運行環境，保證環境的各項技術指標滿足設備的運行要求。

（2）加強人事檔案的更新和維護。隨著信息技術的不斷更新，檔案信息管理平臺的功能也會獲得新的補充，這就意味著管理人員需運用發展的視角看待工作，定期對檔案和平臺進行更新，使其得到有效維護。一旦某一工作人員的信息發生變化，需及時對其檔案內容進行補充與更新。為了有效提高檔案的安全性和可靠性，要發揮殺毒軟件的作用，定期對系統進行查殺，還要及時升級軟件。同時，檔案人員要具備完善的保密意識，需加強對檔案內容的保護，對每一名檔案查閱人員的行為進行規范。

4.提高檔案人員的綜合素質

隨著醫院對檔案管理要求不斷提升，各檔案管理人員需不斷提高自身技能與責任感，運用與時俱進的理念和方法開展人事檔案管理。要具備安全意識和保密意識，避免檔案信息被泄露。檔案管理人員要善于創新，將檔案管理與信息技術有機結合，有效提高工作效率。醫院要重視對檔案管理人員的培養，鼓勵其參與各種培訓活動，使其掌握行業最新知識和政策。培訓完畢，要對其進行考核。檔案人員要充分意識到自身工作的艱巨性，具有極高的思想覺悟，化被動工作為主動服務，能夠站在使用者角度了解其需求，從而進一步完善檔案管理工作，為使用人員提供個性化服務。

五、醫院人事檔案信息化技術具體應用

1.人事檔案信息數據庫

為了確保人事檔案的信息化水平得到進一步提高，使其充分滿足醫院的需求，就要打造實用性較高的數據庫，通過數據庫搜集各種各樣的人事檔案，提高檔案的利用價值。

（1）建立基本信息數據庫。在構建數據庫時，要保證各項基本信息齊全。基本信息主要包括工作人員的姓名、性別、出生日期、學歷、工作經歷等信息。需在數據庫中體現出每一名工作人員的基本信息。

（2）建立醫德醫風考評檔案。為了進一步提高醫務人員的綜合素質，需對其進行合理的評價。在評價過程中，要將醫德醫風放在重要位置，還要將與之相關的評價內容形成檔案，并納入數據庫之中。在醫德醫風考核內容中，主要包括病人投訴、患者滿意度等信息。通過建立這一類型的檔案，并將其納入評價考核之中，就可以了解醫院醫務工作人員的情況，并及時對醫療工作中存在的問題進行仔細分析和改進。

（3）建立專業技術數據庫。為了進一步了解醫務工作人員的專業技術情況，就要將其所具備的專業技術納入個人檔案之中。要對每一年醫務工作人員所參與的技術創新項目、科研項目、培訓項目、論文撰寫等內容納入檔案之中，不斷更新和完善檔案的內容。通過這種方式，可以了解到該名醫務人員的發展情況，使醫院在進行選人和用人時有準確的參考依據。

2.建立人事網絡檔案館

醫院要緊跟時代潮流和技術發展的步伐，在人事檔案管理中融入先進的辦公自動化系統或醫院信息系統。如果醫院的規模比較大，也可引進醫院資源規劃系統，保證醫院的各項資源得到科學有效的管理，提高資源配置的合理性。在開展人事檔案管理時，醫院要不斷創新管理體制和管理技術，融入先進的網絡信息化技術，構建專門的人事網絡檔案館。

（1）建立網絡管理系統。醫院要充分發揮人事檔案部門和網絡信息部門的作用，使兩大部門能夠通過協作方式選擇先進的硬件，為構建人事檔案網絡管理系統奠定堅實的基礎。同時，要將這一系統與醫院OA等系統相結合，設置專門的人事檔案館。若醫院已經開通HRP，就要將網絡檔案館與這一系統相結合，對人力資源的情況進行全面分析，預測醫院對人員的需求。

（2）建立完善的機制。要使廣大醫院工作人員了解人事檔案信息化建設不只是人事部門的工作，其他部門也要積極參與其中，這樣才能確保檔案得到及時有效的歸檔與處理。要建立統一的歸檔機制，對文件的歸檔類型進行統一，對文件的處理方式進行規范，制定科學合理的歸檔制度。可在相應的平臺開辟人事檔案利用窗口，方便使用人員隨時對檔案進行查詢。要對使用人員進行授權，提高檔案利用的便捷性。

六、結語

綜上所述，由于各大醫院面臨的競爭壓力越來越大，為了提高醫院的綜合實力，醫院要選拔優秀人才，使其能夠充分勝任各項工作。因此，醫院要加強對人事檔案管理的改革與創新，將信息技術與之相結合，使人事檔案得到規范、科學的管理，保證信息的安全性和完整性，使其為醫院的各項工作提供有效的參考依據。

作者:盧春宇

醫院人事檔案管理篇2

醫院人事檔案中對員工的基本信息都做出了相關記錄，其中包括員工的工齡、籍貫、獎懲情況和履歷信息等，通過人事檔案可以大體掌握員工的信息，從而可以針對其做出一些職務調動和業務培訓等，有助于管理者更加了解員工，可以看出人事檔案是醫院工作開展的基礎，醫院做好人事檔案管理工作，有利于醫院各項工作的順利開展，并且，醫院人事檔案對員工的個人成長和進步也具有一定的積極影響，醫院領導要對此予以相應的重視，營造一個適合員工創新發展的工作氛圍。另外，員工也要強化自身的責任意識，不斷提升自身的技能，將人事檔案的價值充分發揮出來。

一、醫院人事檔案管理的價值

醫院人事檔案管理工作作為醫院人事管理的基礎，對醫院各項工作的開展具有重要價值。首先，可以對醫院人事檔案進行管理，根據員工的自身情況和工作優勢對其進行調任和分配，使得他們可以更好地發揮自身價值，并且對于一些退休的員工信息也能及時更新，有助于醫院人力資源的管理。其次，為醫院人事管理工作提供了完整的信息，在進行醫院檔案管理工作時，將數據及時錄入醫院的人事檔案管理數據庫，對醫院員工的綜合信息可以進行一個全面的了解和掌握，使人才能夠發揮出最大的價值。最后，通過人事檔案管理也可以為人才的引進提供一定的參考，各個部門對于人才的需求各不相同，在人事檔案管理中可以查到每個部門對于人才的需求信息，從而根據需要為部門引進相應的人才，引進專業素質過硬和綜合素質較高的人才，從而推動醫院各項工作的順利銜接和發展，提升醫院整體的服務水平和管理水平。

二、醫院人事檔案管理中存在的問題

從目前醫院的發展情況可以看出，醫院的人事檔案管理仍存在一些問題，受到管理內容和管理方式的影響，并且面臨當下飛速發展的社會，使得醫院無法很好地適應新時代的發展需求，導致醫院的人事檔案管理也受到一定的影響。

1.人事檔案服務意識缺乏

目前，在醫院人事檔案的管理工作中，人事檔案服務意識匱乏是影響其管理的一個重要問題，要想充分發揮人事檔案的管理價值，需要人事檔案的接收、保存、管理服務于開發和利用。但是近年來，隨著醫院的不斷發展，人事檔案的數量也在不斷增加，檔案的工作人員將大多數的時間和精力都放在了資料的歸檔和內容維護等基礎工作上面，以至于對于檔案的整合和挖掘工作沒有得到相應的重視。基于這種情況下，人事檔案的研究工作只能停留在表面，也就不能為人事資源的優化配置和崗位調動等工作提供一定的參考，沒有將檔案信息的價值發揮到最大，人事檔案的服務意識沒有得到應有的重視也就不能使醫院工作順利開展。醫院的人事檔案管理中，對于檔案的管理意識不足，輕視資源的開發，沒有使人事檔案的價值充分體現出來，也不利于醫院人才隊伍的建設，并且人事檔案管理人員對于檔案認識程度不足，在進行檔案管理時，只是做到基本的保存，人事檔案管理的價值沒有發揮到最大，影響了醫院的進一步發展。

2.人事檔案管理體制缺乏創新

醫院的人事檔案中包括了醫院所有員工的各種信息，其具有相當大的私密性，關系到員工的個人隱私，所以對人事檔案的管理十分重要，但是，目前醫院在人事檔案管理方面的體制管理不健全，不能對人事檔案實現嚴謹、規范的管理。甚至一些醫院并沒有建立相應的管理體制，從而導致一些人才流失的情況較為嚴重，同時也會使得人事檔案管理出現嚴重的問題，影響醫院的發展和建設。建立完善的人事檔案管理體制可以很大程度上幫助醫院建立一種行為規范，在提高員工工作效率的同時也能很大程度上減少員工工作的失誤，確保檔案內容具有真實性。近年來，社會的快速發展使得醫院也在不斷改革，但是，其人事檔案管理并沒有做出相應的改革，出現了醫院的整體管理與人事檔案管理制度不同步的現象。例如，醫院順應大數據時代的發展，將信息化應用到工作中，推行無紙化辦公，導致電子檔案不斷增加，但是醫院并沒有對于電子檔案的管理標準做出相應的規定，電子檔案和紙質檔案存在很大的區別，在工作中沒有具體的規范制度，對于人事檔案的管理力度和創新力度不足，造成醫院不能實現快速發展。

3.人事檔案管理方法落后

目前，對于人事檔案的管理還存在著檔案管理方法落后的情況，要想使檔案的價值發揮出來，就需要對醫院人事檔案的管理方式和模式進行完善，使其可以緊跟時代發展的腳步，根據社會中出現的相關政策做出具體的完善和改動。醫院近些年來已經加強了信息技術的應用，各個部門的基礎信息建設相對來說比較完善，利用信息技術實現了人事檔案的歸檔、整合、更新，在信息服務上面也實現了全流程的管理，自動化辦理方式已經成為企業經營的一部分，很大程度上減輕了員工的工作壓力和負擔，也大大縮小了人工成本，依靠大數據手段解決了人事檔案工作量大的難題，可以進行檔案的順利開發和應用，有助于人力資源管理工作的順利開展。醫院要想推動人事檔案管理工作的開展，需要在管理方式上做出相應的創新，將現代技術充分融入其中，使醫院的人事檔案管理水平可以有明顯的提升。

4.缺少復合型的檔案管理人才

醫院人事檔案管理工作離不開人才的加持，對于人事檔案管理工作的要求不斷提升，對人才的要求也越來越高，符合醫院檔案管理的人才需要具備一定的進取精神和鉆研精神，同時具有較強的學習意識，不斷豐富自己、提升自己、磨煉自己的專業技能，可以更好地適應其崗位，將人事檔案管理的任務順利完成。但是，從目前醫院人事檔案管理工作可以看出，醫院的一些檔案工作者即使有些具備了專業技能和業務能力，但是在網絡信息安全方面的知識卻存在一定的短板，無法保障數字檔案的隱私安全。保障員工的信息安全是檔案管理的一項重要內容，同時也是醫院開展各項工作的前提，但是，很多檔案管理者不能熟練掌握這項能力，無法在根本上保障信息安全。有些員工在工作態度和職業素質方面還存在一定的問題，工作懈怠，對于醫院的一些規章制度不能嚴格遵守，沒有嚴謹的態度對待檔案管理工作，使之出現一些由于疏忽大意導致工作上的失誤，給醫院造成一定的損失，在整體上降低了醫院的管理水平。醫院由于缺少復合型的人才，阻礙了人事檔案工作的順利開展，不利于醫院的進步。

5.人事檔案管理資金投入不足

醫院對于人事檔案的改革需要相應的資金支持，但是目前，醫院并沒有投入足夠的資金優化人事檔案管理工作，對于信息設備采購、開展信息技能培訓等無法有效落實。醫院資金不足，人事檔案的數量卻在不斷增加，想要開展人事檔案管理需要更多資金的投入，以此來采購醫院需要的硬件和軟件設備，但是醫院并不能滿足人事檔案的優化管理，在很大程度上阻礙了醫院檔案管理水平提高，二者之間的矛盾沒有得到很好的解決。因此，醫院需要合理投入資金，實現資金使用效率最大化。

三、醫院人事檔案管理優化辦法

1.提升服務水平

要想提高醫院人事檔案的管理，提升其服務意識和服務水平是關鍵，所以，醫院要意識到人事檔案管理的重要性，使各部門都能對人事檔案管理形成正確的認識，營造和諧的工作氛圍。醫院管理者和相關部門都要在開發和利用人事檔案的工作上不斷研究，從專業的角度出發，樹立強烈的人事檔案服務意識，從而為醫院人事工作的開展和資源優化配置打下基礎。作為一名檔案管理者需要將管理和服務意識同步，考慮醫院的長久發展，充分認識到人事檔案管理和服務的意義，靈活應用現代化工具和技術，更加高效便捷地進行人事檔案開發，在整體上提高醫院的服務水平，實現從被動服務到主動服務的轉化。

2.健全管理體制

建立健全的人事檔案管理體制可以為人事檔案管理提供良好的保障，不僅是對醫院管理的約束監督，更是指導醫院進行規范化管理的標準。因此，檔案管理人員需要順應當下醫院的改革，制定符合醫院發展的管理體制，同時對于醫院現有的一些阻礙其發展的制度進行調整和優化。人事檔案管理需要結合醫院自身的發展狀況和未來的戰略目標，建立完善的檔案管理制度，規范員工的行為并且保證工作的有效性。此外，醫院還應該建立相應的人事檔案檢索使用制度和保密制度，以此來實現各部門之間信息的有效溝通，確保信息的安全性，健全醫院的人事管理體制可以確保醫院工作的順利開展。醫院的管理制度是醫院開展工作的基礎，完善醫院人事檔案的管理體制可以確保各部門工作的有效串聯，進行信息的有效溝通。

3.開發人事檔案管理系統

首先，對人事檔案管理系統進行開發要構建相應的人事信息庫，是人事檔案管理系統的基礎，在構建信息庫時要確保信息的準確性，同時也要將員工的各項信息全部包括在內，從而方便查找，該系統也要具備相應的修改功能，當員工的職務進行變動和調整時，能夠相應改正，可以為員工調職和任用工作提供相應的幫助，還可以對醫院的管理情況進行總結，為管理者的統計和預測提供一定的參考。其次，在構建數據庫之后需要將信息技術應用其中，實現資源共享。在大數據時代，互聯網的應用價值得到了明顯體現，人事檔案管理也應該發揮互聯網的優勢。通過信息共享可以明確員工的工作能力和優勢，從而做出具體分析，給員工制定相應的人才培養方案，幫助員工實現價值。在人才的選拔時也應該及時參考人事檔案，使員工都可以在自己擅長的領域發揮價值，給醫院帶來更多的經濟效益。最后，數字檔案的數量越來越多，醫院在應用信息技術的同時，要做好信息的保密工作。人事檔案工作與個人隱私聯系密切，作為檔案管理人員需要培養良好的職業習慣，具備強烈的保密意識，避免信息的泄露。工作人員不可隨意將移動設備設施和辦公計算機相連，登錄密碼不可以隨意透露等，保證操作的規范性。同時，還可以應用防火墻、殺毒軟件等相應的安全技術，完善安全的防護體系有助于人事檔案管理工作的順利開展。

4.提升管理人員專業水平

人事檔案管理工作不僅需要在管理方式和管理體制上做出相應的創新，更應該優化人才的專業水平和綜合素質，醫院人事檔案管理工作與員工聯系密切，員工的專業素質將直接影響檔案管理的效率。醫院可對其進行相應的培訓，指導員工進行有關于人事檔案管理方面的知識學習，使他們樹立正確的意識，具有更高的水平和能力勝任人事檔案管理工作。對于員工的專業培訓可以通過講座、外出學習的方式，開闊他們的視野，使其了解更多有關檔案管理的知識，從而在一定程度上提高員工的工作效率及其技能。對于綜合素質的培養，需要員工具備精益求精的精神，對醫院內部的規章制度嚴格遵守，在崗位上各司其職，培養其敬業精神，在醫院內建立高質量的人才隊伍，創新人事檔案的管理。

5.優化軟件與硬件設施

對人事檔案管理進行創新，相應的軟件和硬件是基礎，雖然目前醫院在檔案基礎設施建設上已經有了基本配置，但是還不足以支撐人事檔案的長久發展，需要醫院在軟件和硬件上及時優化和更新。首先，醫院應該做好長遠的準備，投入相應的資金支持基礎設施建設，使人事檔案管理可以高效、穩定開展。其次，財務人員需要根據部門的工作計劃和工作目標做出具體預算，為醫院購進新的設備設施，提供相應的資金支持，及時對設備設施進行優化和更新。最后，醫院對于資金的投入和使用需要加強監督，使資金可以應用到人事檔案管理中，避免資金的損耗和浪費。另外，為了進一步增強員工的工作熱情和工作效率，醫院可以建立適當的獎勵機制，設置相應的獎金，對于一些工作能力突出和業績較好的員工進行獎勵，激發員工的工作熱情，使其工作能力得到肯定，給他們樹立自信，在以后的工作中積極向上，恪盡職守。

四、結束語

人事檔案管理是醫院管理的重要組成部分，直接關系到員工的各種信息和人力資源工作的開展，完善人事檔案管理工作有利于員工的自我提升和發展，也有利于醫院各項工作的順利開展，作為醫院管理者要意識到人事檔案管理的重要性，從而把人事檔案管理放在戰略層面推動其發展。醫院需要認識到人事檔案管理中存在的問題，在服務水平、管理體制、員工水平、設施方面進行優化管理，實現人事檔案管理的創新發展，從而實現醫院的不斷進步。

作者:程修光 吳彬

醫院人事檔案管理篇3

醫院是由各種不同的單位組成，其擁有復雜的體系，是一個以信息為中心的系統[1]。現有的衛生保健體系為一個較分散的系統，不同層次的衛生保健之間沒有足夠的溝通[2]，可用的衛生人力資源分配不合理，導致衛生保健質量不夠。醫院人才流動性較強[3]，隨著醫院規模擴大，人事檔案數量呈現增加的趨勢[4]。人事檔案通過掌握個人信息，了解醫院的人員構成、人力資源需求信息，指導醫院合理地引進所需人才[5]，將人力資源信息轉化為醫院的經濟效益，提高檔案的價值和意義[6]。

一、醫院人事檔案管理現狀
1.傳統的管理方式導致檔案信息程度低下。人事檔案管理方式落后問題比較突出[7]，人們對于檔案管理的方式仍沿用傳統的手工模式，醫院人事檔案大多采用傳統的封閉式管理，對電子檔案缺乏信任，制約了人事檔案信息化成果的利用率[8]。各科室、部門之間對于各自所轄范圍內的職工個人信息仍需重復錄入，檔案信息程度低下[9]，增加管理人員不必要的工作量[10]，影響人事檔案管理時效性。

2.醫院人事檔案信息化管理重視度不高。醫院管理人員對人事檔案信息化系統的誤解和缺乏管理遠見，受重視程度低[12]，給予的支持不足[13]。政治機構在該領域也沒有連貫協調的政策[14]，由于未能實現短期和長期利益，使得人事檔案管理信息化處于一個被動狀態。在日常工作中，醫院人事檔案的整理、歸檔和保存沒有明確的標準和約束體系，無法明確檔案歸檔的范圍和統一管理[15]，管理不善、機構發展計劃不足導致資源利用效率低下。

3.醫院人事檔案信息化管理平臺更新緩慢。關于人力資源信息系統的大量研究都集中于發達國家。人事檔案信息化建設缺乏有效的研究和論證，沒有制定合理的規劃方案，信息化水平較低，信息化管理平臺更新緩慢，醫院的上網硬件以及局域網軟件設施配套不齊全。

4.人事檔案管理人員專業性不強。現有的醫院體系中參與管理的專業人才不多[16]，缺乏專職人事檔案管理人員[17]，管理人員多為其他部門借調過來的，專業素質不強，缺乏相應的專業知識和技術，專業性不強，難以提高人事檔案管理水平。

二、醫院人事檔案信息化的必要性

1.提高醫院檔案管理效率。人事檔案復雜多變，推進檔案管理體系建設是創新檔案工作的現實需要。現代信息技術可以提高醫院人事檔案管理的質量和效率，以促進基于證據的人力資源信息決策[18]。人事檔案信息化可以為人事部門的人員管理提供快速準確的信息，增強人事檔案信息管理的有效性，提高醫院檔案管理效率。

2.細化檔案內容，提高檔案利用率。研究表明健康信息技術與醫院績效之間存在正相關關系，集收集、存儲、分析和報告數據一體的系統，可增加醫護人員崗位聘用、績效考核等相關指標，將有關成就納入人事檔案，細化檔案內容，提高檔案利用率，以此為基礎有效提升醫院的管理水平，實現新型的績效管理體系，對工作實踐有重大影響。

3.提升對醫院人才的合理利用與分配。信息化檔案可以直接生成有關衛生人力的有意義的信息，并通過檢查檔案內容是否真實，檔案是否完整，檔案記載內容的相關性是否合理，是否存在影響干部使用的情況，為人員管理和調動提供一定的參考，準確的衛生人力資源統計信息，可以確保合適的人員以合適的技能出現在合適的地方，預測未來人力資源需求，提高人力資源在行業和組織中的合理配置效率，為人才發展戰略的制定提供數據。

4.促進醫院更好的發展。醫療信息化被認為是臨床質量實踐和質量改進策略的推動者，信息化管理是提高行業綜合實力的一個重要內容[7]。醫院人事檔案管理信息系統可以幫助管理員和決策者快速響應醫療保健服務，為醫院的人才可持續發展提供重要基礎保障，提高人事檔案的效力。利用檔案引導人們轉化學習成果，促進檔案事業的高質量發展，使醫院在可持續發展的道路上走得更遠、更好。

三、醫院人事檔案管理信息化的應對措施

1.建立專門的人事檔案信息管理系統。中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布了國家檔案事業發展“十四五”規劃，提出“全面推進檔案管理體系、檔案資源體系、檔案利用體系和檔案保障體系建設”。建立和完善人事檔案信息管理體系，確保檔案信息管理體系的全面性，新系統與現有系統相結合，建立個人信息動態錄入電子檔案，盡可能量化醫務人員工作量[19]，提高醫院工作靈活性和協作性[20]。梳理國家檔案標準化技術委員會制定的國家標準和行業標準，加強醫療健康檔案、數字檔案(病房)等重點領域檔案標準的提供，提高檔案標準在國內外的影響力。

2.提高對人事檔案管理信息化的重視。《國家檔案局辦公室關于印發2022年全國檔案宣傳要點的通知》強調，要強化檔案法治理念，圍繞以《檔案法》為核心的檔案法制，通過多渠道、多平臺開展宣傳教育活動。廣泛宣傳人事檔案對醫院和個人的重要性，各單位發出必要的信號，使領導和臨床醫務人員更加重視人事檔案，配合人事檔案信息化管理，以提高各部門對人事檔案管理信息化的重視，提高管理效率，更好地服務于醫院。

3.保證人事檔案的安全性。2018年11月中共中央辦公廳印發《干部人事檔案工作條例》，其中指出干部人事檔案是維護干部人才合法權益的重要依據，是黨的重要執政資源。醫院人事檔案同樣具有政治性質，確保檔案信息安全尤為重要，樹立正確的信息化管理理念，保證人事檔案的安全性。圍繞網絡安全和信息安全問題，確保個人信息的隱私安全性，最大限度地實現資源共享。

4.加強管理人員綜合素質的提升.重視醫院人事檔案管理人員的選拔，選拔檔案管理基礎強、責任心強、敬業精神強、信息化素質和政治素質強的人員。深刻感悟習近平新時代中國特色社會主義思想的真理力量、實踐力量、人格力量，堅持和完善理論學習中心組等學習制度，提高管理人員思想理論素養，使管理人員能夠充分認識到人事檔案信息的重要性，建立良好的信息素養。綜上所述，醫院人力資源的有效管理，實現醫院的可持續發展[21]。醫院綜合信息管理涉及的部門較多[22]，人事檔案的信息化管理是大勢所趨，提升醫療機構的責任和職能，達到群體期望。人事檔案的管理已不是簡單的檔案整理，將其轉化為醫院的經濟效益。完善政府檔案監督指導和局圖協調管理機制，進一步加強新格式資料、電子數據歸檔的監督指導。要深入學習、宣傳、貫徹《條例》，提高政治地位，把人事檔案作為新時期黨的重要執政資源，繼續推進醫院人事檔案工作科學化、制度化、規范化，為廣大干部人才服務，為黨的建設新的偉大工程服務，為新時期中國特色社會主義偉大事業服務。

作者:郭淑娟