時間：2022-12-07 08:43:30
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇檔案管理資料員范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
隨著我國社會主義市場經濟的發展和社會的進步，國土資源檔案已經在我國建設中占據著重要的地位和作用。如何做好國土資源檔案的管理工作，為開展我國社會主義事業提供可靠的依據，是國土資源檔案管理人員、管理部門必須認真思考的一項重要問題。本文結合我對國土資源檔案管理工作幾十年的認識和經驗，談談自己的體會。
國土資源檔案資料管理的存在的問題
隨著經濟的發展、社會的進步和信息網絡技術的應用，國土資源檔案管理的重要性已經慢慢地被淡化，很多人對檔案的重要性缺少正確的認識，認為國土資源檔案管理對自己沒有多大的意義，可有可無。有些國土資源檔案管理人員由于自身的素質就不高，在國土資源檔案管理的過程中缺乏責任心和良好的職業道德，辦事態度比較差，沒有樂于奉獻的精神和國土資源檔案管理的基礎。因此，就不能把國土資源檔案管理工作落到實處，不能實現國土資源檔案管理的真正意義所在。有的國土資源檔案管理部門自身的國土資源檔案管理就存在著缺失，對國土資源檔案管理的宣傳力度不夠，不利于有關領導的重視，導致了整個國土資源檔案管理部門意識弱化。這些因素都制約著國土資源檔案管理的有效進行，使國土資源檔案管理處在危險的邊緣發展。
做好國土資源檔案資料管理工作的體會
加強國土資源檔案管理的途徑。國土資源檔案管理工作比較繁瑣，勞動量比較大，而且繁瑣，只有正確的做好國土資源檔案管理才能達到良好的效果。要收集檔案。檔案是在工作中或者生產活動中形成的文件，由于各個單位或者企業機構比較分散，查找相關的文件資料就必須進行集中。所以，就需要將分散的文件驚醒歸納和統一，按照時間、順序等方法收集起來，統一進行管理。在收集的過程中，國土資源檔案管理人員要根據檔案的重要性、時間前后、成文日期、重要性等方面進行整理和歸納，確保檔案的完整性、準確性和原始性。要利用科學的方法對檔案機型分類。收集起來的檔案由于內容復雜，數量比較多，雜亂無章。為了方便查找和整體進行歸納，我們就要把這些檔案進行分門別類，那些重要、那些次要的，我們進行分類存檔，以便在需要的時候我們能及時的找出這些檔案。
做好檔案的安全工作和保密工作。檔案的保密性是非常重要的，它關系著國家、單位以及個人的重要信息，所涉及相關的秘密事項，往往關乎著國家、企業以及個人的完全和利益，這就要求每一位國土資源檔案管理人員要做好檔案的保密工作，不違規、不翻閱或者抄襲有關檔案。國土資源檔案管理人員應該參加國土資源檔案管理培訓和保密工作培訓，讓每一個人真正的認識到國土資源檔案管理的重要性和檔案保密工作的重要性，讓他們嚴格按照我國《國土資源檔案管理保密制度》、《檔案法》、《檔案保密法》嚴格的要求自己，增強自我的法律意識，認真的做好每一份國土資源檔案管理工作。做到不泄露、不損毀、不借閱抄襲，嚴格按照我國的國土資源檔案管理制度辦事。
做好檔案的借閱和維護工作。對于一個國家、一個單位、一個人來說，檔案的保密工作和檔案的完整是非常重要的，鑒于檔案的這種特殊性要求，在檔案借閱的時候，應該按照檔案節約的有關規定進行結語，借閱的過程要按照一定的程序，先填寫借閱單，再經過有關領導的簽字或者同意后，最終辦理好檔案的借閱手續。在檔案歸還的時候，我仔細的查閱檔案的頁數、看看檔案是否和原先的檔案一致，然后按照原來的順序放回原位，方便以后再次借閱。檔案的存放要在一個適合的溫度環境里，保證及時的通風、干燥和檔案室內部的環境干凈、整潔。國土資源檔案管理人員有定期或者不定期的對檔案室進行打掃，發現灰塵、蟲子、垃圾等及時處理和補救。
【關鍵詞】醫療機構；人力資源；檔案；信息化
一、醫療機構人力資源檔案信息化管理的必要性
醫務人員檔案信息管理系統是一種有別于傳統管理方法的并通過計算機信息技術和網絡技術來管理文件的，比傳統管理方法具有更大管理優勢的一套管理方式。一方面，它對醫務人員工作的基本信息的更新和修改比傳統檔案整理人員更加方便和快捷。另一方面，由于目前很多醫療機構通過績效考核來考查醫務人員的工作態度和能力，考察的頻率高、醫護人員的各項指標隨時變化，這些大大增加了檔案整理人員的工作量，不僅浪費時間而且拉低了工作效率。但若是利用檔案信息管理系統就能輕易解決這些問題。就能更加輕松快捷地解決對檔案的更新、修改以及儲存等問題。并且能夠極大地實現及時、準確的管理。其次人力資源檔案不僅是醫療機構各個職工從事醫療行業的主要憑證，同時也是其考評職稱、升職加薪的一個重要依據。因此檔案管理在一定程度上對人力資源部門的管理上起到輔助決策的作用。另外，在為職工分配新的工作時，通過調取職工檔案匹配合適的工作，信息化管理強大的運算搜索能力比人工查閱要節約時間。可見，建立醫療機構人力資源檔案信息化管理是多么的重要。
二、如何構建醫療機構人力資源檔案信息化管理
（一）全面建立醫療機構檔案電子化管理。檔案電子化管理，是實現醫療機構人力資源檔案信息化管理的重要基礎。它能通過把醫務人員在工作過程中產生的紙質、圖片、圖像等通過數字化轉化用來表現人力資源信息。要實現這一目的，首先要實現對現有非電子檔案的數字化轉化。其次要開發新的系統軟件，資源管理部門存在的一個關鍵問題是：人力所形成的信息資料無法直接轉化成檔案管理信息。因此，需要開發一個直接在檔案管理系統服務器上運行，能通過這個系統把各種格式的反映醫務人員信息的文檔轉化成一種格式，儲存到人力資源檔案中的軟件，實現人力資源管理所需電子文件與檔案管理系統的有效兼容。最后是加強電子化檔案真實性、完整性管理。將職工每個時期的電子文件都備份并實時對新的文件進行修改，以保證電子文檔的正確性和完整性。（二）加強系統防病毒安全管理。隨著計算機水平的不斷提高，計算機病毒的攻擊能力也越來越強。對檔案管理的安全與保密帶來了極大的挑戰，檔案資料一旦被篡改或信息丟失，所造成的后果將無法估量。為了保證檔案電子化管理的安全性，在任何網絡環境下都需要安裝并及時更新防毒軟件，確保在人力資源管理過程中免受病毒的攻擊和對數據信息的篡改。此外，還要對密級信息資料進行加密、多道加密等操作，以確保檔案數據免受惡意破壞和刪改。同時要完善備份和恢復制度，防止因操作失誤而導致的數據丟失，確保電子檔案和數據能夠順利找回。（三）加強檔案管理系統的維護。利用現代信息技術和網絡技術來提高人力資源檔案管理的效率需要不斷加強對檔案系統的維護工作。首先，要根據開發的檔案管理系統制定安全規范的操作流程和方法，減少在錄入職工信息過程中的錯誤操作以及錯誤信息的輸入和保存。其次，定期檢查并檢修相應的硬件設備，解決好發現的各種問題，在資金允許的情況下可成批次地替換成新的設備，以保證系統和網絡的安全可靠性。第三，要培養一批敬業的技術管理人員，要求他們時刻關注網絡的安全動態，切實解決日常發現的小問題，嚴防各種可能危險因素對人力資源信息管理系統造成的損害。（四）加強檔案管理隊伍建設。要實現人力資源檔案現代化管理，不僅要有先進的設備，更重要的是要有一批勝任這份工作的優秀人才，他們不僅要擅長檔案整理工作和計算機技術，還要有敬業、認真、高尚的人格魅力以及理解和熟悉醫療機構的法規。只有這樣，醫療機構人力資源檔案才能實現合理的分級管理，在完成不同層次干部或職工的人事檔案信息系統的同時掌握醫療機構人力資源管理基本情況、干部和職工概況，以完成對網絡的分層設計和管理。（五）建立信息化檔案管理制度。只有建立合理的制度，醫療機構人力資源檔案信息化管理才能規范有序。管理人員才不會在工作過程中松懈、開小差。檔案信息化管理才能達到預期的效果，提高管理人員的工作效率。建立健全人力資源檔案管理工作的各項規章制度，禁止非工作人員操作專門的機器，禁止工作人員利用職務之便泄露人事檔案信息。嚴格規范各級管理部門業務人員的行為，確保檔案工作的準確性。（六）嚴格處理好訪問權限的控制問題。醫療機構人事檔案管理人員要認真學習相關政策，致力于用自己的努力來服務醫療機構人力資源職能部門。要正確和熟練使用好計算機的加密功能，對實施過分類的網絡信息資料的各個層次進行加密。認真落實用戶訪問認證機制。確保信息被正確的人員瀏覽，防止人力資源信息的外泄。同時對非法用戶訪問的次數進行設定與自動鎖定。
三、結論
1 重視檔案意識，透徹領會標準
醫院檔案是醫院各科室在特殊的職能活動和醫療服務中形成的歷史記錄,為醫院的各項檢查工作提供了依據,是評價醫院的重要組成部分。目前，醫院各級人員對資料重視程度不夠，有的認為只要日常工作做好，資料收集和整理無關重要，認為這些工作是重復勞動，花費時間、精力不值得，抱有應付檢查的思想。另外，科室重視程度不一樣，收集的資料質量也不一樣，重視的科室資料整理較為完善，應付的科室則資料不完整。因此，在各類評審及各項工作檢查前，醫院要組織相關職能部門認真反復學習檢查標準和文件，逐句逐條搞清標準的要求，透徹領會精神要領，分解標準到各科室。同時，也就目前醫院管理上存在的問題和差異進行分析，抓住重點，發現問題，對不理解的地方，向上級醫療行政部門或專家請教，力求資料收集明確、門類齊全，無遺漏，不因資料準備的失誤而影響評檢結果。
2 注重日常積累，不搞突擊整理
醫院檔案包括各科室在從事醫療業務、新技術新項目開展、教學、科研和行政管理活動中直接形成的有一定保存價值的文檔、圖表、軟盤、光盤、錄像帶、錄音帶等不同載體和不同門類的資料。資料的收集重在平時，且要求細致，必須隨時整理，而不是臨近評檢時全院搞突擊整理，否則，不但影響到醫院的日常醫療工作，同時也影響到迎檢資料的質量。在每項工作活動開展時，首先要制定工作計劃或方案，這既是工作活動的重要資料，也是整項工作活動資料收集整理的線索；其次科室科主任、護士長必須重視科室檔案管理，指定專人負責并從各方面關心支持檔案資料工作，及時審閱科室檔案形成情況，對科室檔案從形式到內容把好關；同時，各職能科室對檔案資料收集、整理、分類進行指導工作，并檢查是否有遺漏的資料未整理，查漏補缺，推測哪些資料是可能會用到的，力爭不放過每一份資料。
3 規范收集標準，確保使用準確
由于各類評檢活動對檔案資料有細致明確的要求，以求真實、準確地反映醫院的綜合管理水平。為保證資料的規范化、標準化，牽頭部門對各科室上交的評檢材料要求審核，必須內容詳實完整，門類齊全，對不符合規定要求的，一律退回，重新準備。匯集的資料可以按單次活動裝訂成冊，資料盡量細致、完整，盒內有材料目錄，并按目錄內容逐項依次存放，使檢查人員查看資料一目了然，非常清晰。在檢查中每個組安排一名聯絡員，根據檢查組的需要將資料遞交到時專家手中，用完之后及時交還給科室，確保檔案資料使用的準確、及時。
4 檔案分類歸檔，持續常規管理
對幼兒園檔案資料實行具體、規范、整體化的收集、整理和保管對幼兒園教育教學工作能起到積極的作用，是研究、分析幼兒園教育教學發展變化情況及決策未來工作的重要依據，是為幼兒園各項工作提供可靠保證。
1.具體化管理
幼兒園檔案資料管理不同于行政檔案資料管理，有它自身的特點，要考慮到方方面面的有價值的資料。主要有：（1）上級教研部門下發的有關教育教學業務管理的文件資料；（2）上級教育行政部門下發的有關教育行政管理方面的文件資料；（3）各級各類幼兒測評試卷與分析等方面的資料；（4）上級黨政機關部門下發的文件資料；（5）人事、幼兒、計財等各種報表；（6）本園保教工作、德育工作、安全工作、衛生保健、財務工作等方面的計劃、總結；（7）教改信息、經驗資料、匯報材料；（8）幼兒學籍資料；（9）本園教職工人事檔案及年度考核檔案；（10）各種音頻、視頻、相片，等等。要把這些檔案資料具體化，然后按類進行整理，裝訂成冊，一一歸檔，以便查找。
2.規范化管理
作為為幼兒園工作提供決策依據的幼兒園檔案資料，在管理上要注意它的規范化。一是要對各種資料進行鑒定，把有價值的資料篩選出來，做到去粗取精，去偽存真，不要單純地為積累資料而濫竽充數。同時，還要考慮資料的利用價值和它的可靠性。二是在檔案資料整理、裝訂上要做到規范化。在裝訂時，一定要按類裝訂。如上級下發的文件、各種計劃、總結、教研活動記錄、教改信息、經驗總結等都要按資料的性質、作用進行分類裝訂成冊，然后編碼打號。三是存放檔案的檔案架、檔案柜、檔案箱的擺放，要排列有序，統一編號。不同規格，不同樣式的檔案架、柜、箱要分開排列，做到整齊劃一，規范合理。這樣查找起來會省時、迅速。
3.系統化管理
保存檔案的主要目的是為了更好地利用，充分發揮檔案資料的作用。不加系統的整理，就不能完整地反映幼兒園各項活動的聯系和本來面貌，也就會損害以至失去檔案資料的利用價值。因此，幼兒園檔案資料管理要系統化。做到由分散到集中，由零散到系統的系統化管理。從檔案資料的統計、整理、檢查、編寫目錄到檢索編號都要系統化。只有化零散為系統，才能為檔案資料的有效利用創造良好的條件。另外，幼兒園檔案資料的系統化管理還要注意檔案資料形成的特點和規律；注意保持檔案資料之間的系統聯系；注意便于保管和提供利用等方面的問題。
4.整體化管理
幼兒園要把檔案資料的收集、整理工作當作一項經常性的工作來抓。每年按類、按階段、按事由隨辦隨歸，形成一個整體。一是要突出內容上的整體化。反映本幼兒園職能活動的一定要收集得完整、齊全，不能遺失，要保持內容上的銜接，形成一個整體。如：搞了一次教改實驗，就應該把這項實驗的課題提出、論證，實驗過程的數據收集，實驗資料的積累，實驗效果的總結評估，實驗報告都要收集齊全，以反映這項教改實驗的整體過程。二是要突出時間上的整體化。每承辦完一件事或搞完一項活動，都要把資料收集整理、暫時存放起來。一個月、一個學期的資料都要按月按學期進行整理，把這些零散的資料按時間的先后順序排列，到學年末依序裝訂，統一歸檔。這樣使幼兒園檔案形成月與月、學期與學期、年度與年度之間一個有機的整體。
5.實用化管理
幼兒園檔案資料管理是幼兒園管理工作的重要組成部分，它能為幼兒園各項工作提供服務，具有很強的實用性。不要把檔案資料當作一種擺設或單純地為應付上級的檢查。要注重它的實用性特點。（1）要通過檔案資料來分析、研究幼兒園教育教學工作的發展與變化，成功與失敗，用以更好地調節今后工作的運行機制。（2）通過分析、研究檔案資料，為幼兒園的工作決策提供借鑒和依據。（3）為幼兒園制定工作計劃和檢查工作以及總結經驗教訓提供數據。（4）通過檔案資料學習外地教育教改實驗的方法、途徑和經驗，利用它來為幼兒園的各項工作、活動服務。
關鍵詞：檔案 信息 規范化 管理 措施
進入信息時代后，我國檔案數量與日俱增，其中，地質行業資料有以地球系統科學為核心的基礎地質研究成果，研究方法，以及圖文地質資料，實物地質資料，圖書文獻等館藏資源。以上信息主要以新聞，出版物，期刊，圖件、數據庫、圖集、應用系統、實時數據、科普等方式展示。實現檔案工作規范化管理的根本目標就是要實現檔案保管的系統化和案卷的完整化，進而促進檔案信息資源的價值最大化和利用便捷化。要充分地開發和利用檔案信息資源，基礎和前提是要實現檔案管理的規范化，這兩者是相輔相成、互相促進的。
1 更新觀念，提高檔案信息資源服務的主動性
要充分做好檔案信息資源的開發利用工作，就必須樹立社會服務觀念和市場經濟觀念。一是要確立主動服務的觀念。檔案部門工作人員只有確立主動服務的觀念，才能產生自覺的服務行動。二是要確立開放觀念。檔案工作者只有從封閉走向開放，主動融入社會，了解并把握檔案利用的需求，才能有效地開發和傳遞檔案信息。三是要確立競爭的觀念。檔案工作者必須增強憂患意識，從而產生開發檔案信息資源的強大動力。四是要確立市場觀念。在市場經濟條件下，所有工作都必須以市場需求為導向，并與市場經濟競爭相適應。
2 豐富館藏，深層次開發檔案信息資源
要按照《檔案法實施辦法》和《檔案法》的相關規定，多渠道、多層次地征集和收集檔案資料，特別要收藏科技、經濟和地方特色等方面的檔案資料，豐富館藏，提高館藏質量。要逐步擴大檔案信息的開發規模，系統地開發和利用各級檔案館的館藏檔案信息，深入研究經濟活動方面的檔案資料，根據研究成果寫成論文或報告，提供給有關方面作為參考。要針對社會熱點問題開發檔案信息資源，把現實信息和館藏信息加以整理匯編，提供給有關部門作為解決熱點問題的參考，為推動本地區的社會經濟發展做貢獻。
3 擴大科技檔案的利用范圍
檔案工作的根本目的是為了使檔案得到更好的利用。要按照《檔案法實施辦法》和《檔案法》的規定及時進行調整，根據情況適當放寬對部分檔案的限制。特別是科學、經濟、文化、技術等類檔案，要擴大向社會開放的范圍，進行科技檔案信息的交流和成果的推廣，實現知識和信息的共享。檔案部門要積極參與成果的轉讓，建立科技檔案信息中心，對檔案進行加工和整理，并開展科技檔案信息的交流，以促進科技成果盡快轉化為現實生產力。
3.1 加強網絡環境建設，創新檔案服務手段。加快檔案信息的互聯網絡建設，實現檔案信息的網絡化，以達到資源共享的目的。建立檔案管理部門網站，開展網上利用等相關服務。積極組織上網數據和信息，實現檔案信息的網上檢索。以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源的數據庫建設，實現檔案信息資源的數據庫化和數字化。
在網上公開部分檔案目錄，以方便利用者查詢檢索。
開展在線服務，方便利用者在網上與檔案管理部門進行信息交流，并提供查詢和資信服務。
3.2 加強橫向聯合，實現信息資源共享。在這個高速發展的信息時代，人類的信息和知識總量在急劇增長，單獨一個文獻部門不可能將所有信息和知識全部加以收集、整理、保存和利用。因此，包括檔案管理部門在內的所有文獻部門應當建立一個完整的社會信息系統，建立聯合目錄，形成網絡，實行資源共享，方便信息利用者更多也更廣泛地獲取信息和知識，更好地滿足社會多方面的需要。
3.3 規范新老檔案員的工作交接手續。過去有的單位老檔案員在調換工作時，幾乎不清點收藏檔案數量，鑰匙一交，“拍屁股走人”，這就致使新檔案員在接工作后，不熟悉檔案家底，不知道各種門類、各種載體檔案的分類方案和檔案保管期限的規定，最終在整理檔案時無從下手。這樣草率的交接工作影響了單位檔案業務工作的正常開展。為避免今后再發生這類情況，《認證標準》要求新老檔案員在交接工作時，必須當面點清收藏檔案的數量和門類，登記臺賬必須與實物相符，雙方或三方（主管檔案工作的辦公室主任參加）在交接清單上履行簽字手續，以分清責任（認證時，查近10 年的交接手續）。
4 提高個人業務素質，搞好檔案編研
要實現檔案工作的規范化管理，檔案工作人員必須提高自己的業務素質。關于檔案工作的基本理論知識和具體操作的業務知識，可以通過參觀學習和業務培訓等方式逐步提高。檔案工作者學習掌握外語，是新形勢下對檔案管理人員提出的一項新任務，因為隨著越來越多的部門對外開放步伐的加大和加快，很多檔案部門中不可避免地會出現一些外事檔案，如果管理人員不會外語，也就不認識自己管理的對象，不利于工作的正常開展。
檔案工作者要努力學習并掌握計算機知識，逐步學會使用計算機管理檔案。隨著辦公現代化的發展，越來越多的現代化辦公設備進入了檔案館（室），這些設備逐步變成了檔案人員的工具，如果檔案工作者不會使用工具，那么就不能正常地開展工作，因此學習使用各類現代化設備，也是檔案工作人員必須學習的知識。
5 結束語
為社會發展提供地學信息和檔案查詢等專項服務，是新時期國家賦予地質調查檔案管理工作的重要職責和使命。作為地質調查機構的專門處室，應該站在的季度上，加強，積極推進，充分挖掘、整合和展示中國地質調查工作的信息資源，為提高地質調查工作服務，提升地質檔案管理和開發利用工作做好支撐。
參考文獻
［1］ 張福玲.淺談檔案規范化管理與信息資源開發利用［J］.當代礦工，2008（10）
一、工程地質勘察原始資料檔案的特征
（一）專業性。工程地質勘察工作包含了勘察、室內土工試驗，波速測試、靜力觸探試驗等多樣化的專業知識和學科，這就使其檔案具有較強的專業性和多樣性，一般情況下不同的專業技術文件不能混為一體。因此在工程地質勘察原始資料檔案的管理工作中，要求管理人員具有一定的專業知識，從而能快速精準地區分各專業的文件及相關圖紙，進而對相關文件進行正確的分類處理。
（二）系統性。工程地質勘察一般是以獨立的工程建?O項目作為對象，勘察過程中的每個環節都是有效連接在一起的，使工程勘察技術資料同工程項目建設中的其他資料有機地組成一個完整的系統，其中的每一個部分都不可缺失。
（三）階段性。工程地質勘察工作具有特定的流動性，只有在野外作業完成后才能進行資料整理、提供勘察報告、土工試驗報告、波速測試報告、靜力觸探試驗報告等。在不同階段的勘察工作中，產生有不同的技術資料，管理人員要做好具體的階段性資料的收集整理，并且要注意不同階段勘察資料之間的關聯性。
（四）時效性。因為工程地質勘察報告具有針對性，僅服務于相應的工程項目。這個原因導致在項目設計、施工階段對勘察報告會進行反復的查閱和使用。在項目竣工以后，對勘察報告的使用率會隨之降低。所以工程地質勘察報告及相關資料的檔案具備的時效性特別強，其作用會隨著時間的推移而衰減。
二、工程地質勘察原始資料的收集內容
在收集工程地質勘察原始資料時，不僅要對工程勘察原始資料進行收集，還要對工程勘察的由來、工作過程以及工作成果進行收集。一般情況下，收集資料時包括以下幾點內容：
第一，把業主提交的工程項目批準文件、施工或勘察許可文件、工程項目的坐標與標高資料、項目已有的技術資料和圖件、勘察合同文件、勘察任務書等原始文件進行統一的收集保存；
第二，針對各個勘察任務書要求，將勘察部門所編寫的工程地質勘察大綱文件以及在勘察過程中調整大綱相應的批文等資料一并收集保存；
第三，收集在勘察工作完成后所編寫的勘察報告、土工試驗報告、波速測試報告等相關報告以及相關的圖、表資料和勘察原始記錄表、原位測試記錄表、鉆探原始記錄表等；
第四，相關專家的咨詢意見、施工圖審查意見等相關圖文資料以及工程勘察過程中所采用的工程地質調查、工程地質測繪及長期觀測等形成的全部原始資料進行收集管理歸檔。
三、做好工程地質勘察原始資料檔案管理的具體措施
（一）對工程檔案管理加以重視。所謂的重視，就是要深刻認識工程地質勘察在經濟建設中“防災”的重要性，特別是分管領導要重視檔案管理工作，設立檔案管理機構，配備相關人員，比較大的項目要配備兼職資料收集、保管人員。檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業知識和能力，還要具備協調技術人員或兼職檔案人員、相關部門的能力。建立和完善工程地質勘察的檔案管理機制，制定科學的激勵和約束制度，激發檔案管理人員、兼職人員和技術人員的責任心，提高檔案資料收集的完整性和系統性，從而保障技術資料檔案的真實科學、規范嚴謹。
（二）把現代科技運用到檔案管理中。傳統的檔案管理手段會一定程度地增加工作量，工作枯燥繁雜，工作人員工作積極性有所削減，降低工作效率。在新形勢下，檔案管理信息化建設工作已經全面展開，加強數據庫建設，使工程地質勘察檔案管理進入電子化和數字化時代是檔案管理的必然要求。要在工程地質勘察檔案管理中投入必要的硬件和軟件設施，進一步保障工程地質勘察原始資料在傳輸和應用工作中的安全性，夯實工程地質勘察原始資料的使用基礎。
（三）建設全面的檔案管理制度。制度建設是搞好管理的必要途徑，檔案管理部門要依據法律法規和單位的管理制度制定檔案管理和工程地質勘察檔案管理制度，規范檔案管理。根據工程項目的特征，制定符合實際的工程地質勘察檔案資料收集工作規則，做好規范的表格以及驗收憑據單等資料，這也是把工程地質勘察檔案管理好的基礎。通過制度，讓管理檔案的人員、技術人員明晰自身所要承擔的工作責任，加強責任心以及法律意識。這樣才能保障工程地質勘察檔案的完整、真實、科學。
資料員分為三個級別：
初級資料員、中級資料員、高級資料員，每一個級別都有與之相對應的具體報考條件。
資料員報考條件：
凡年齡在18-55周歲，具有高中或中專以上學歷，且從事相關專業管理工作者均可報名。
擴展資料
任職要求
1、中專以上學歷，熟練操作計算機，工民建、建筑工程類專業優先；
2、一年以上相關工作經驗；有檔案管理員或者建筑資料員上崗證優先；
3、熟悉檔案管理辦法，掌握計算機檔案管理信息系統；
4、了解建筑企業承包方式、合同簽訂、施工預算、現場經濟活動分析管理的基本知識；
5、了解設計、施工驗收規范和安全生產的法律法規、標準及規范；
6、好學上進，工作踏實認真，吃苦耐勞，有較好的溝通能力和團隊互助精神；
關鍵詞：檔案；創新；管理；對策
一、前言
近年來，城市建設迅猛發展，建筑施工企業施工項目不斷增加，形成了大量的基建檔案資料。作為建筑施工項目管理的重要組成部分，基建檔案反映了建設工程施工過程、管理過程、質量狀況，也是建筑工程后期維修，擴建、改造的重要檔案資料，可由檔案資料總結出改進提升施工管理經驗，進一步提升企業核心競爭力，基建檔案的妥善保管和利用，勢必為企業高效發展的提供助力。
二、基建檔案管理工作中存在的問題
1.基建檔案歸檔不及時
按照制度規定，一般情況下工程檔案資料應從工程項目竣工驗收之日起3個月內向檔案室移交，但實際操作中卻很難在規定期限內實現。工程建設過程中，各類資料分散在不同人員手中，過程中未系統性形成檔案資料，當工程即將完工時，大部分工作人員都陸續撤離了施工現場，資料一時難以找齊；另外，基層項目上一般只配置資料員而沒有配置專職檔案管理人員，導致后方專職檔案管理人員很難了解到前方施工項目哪些已經具備移交條件，致使檔案接收工作處于被動狀態。
2.基建檔案資料不齊全，復印件比重偏高
檔案資料不齊全不完整，是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目管理較好的單位歸檔率能達到百分之八十至九十，過程管理較差的施工單位甚至存在施工許可證、安裝及質量證明文件不齊全，施工主材進場合格證、主材實驗文件等工程檔案缺失的情況。有些項目原件制作份數不夠，在滿付業主單位和城建檔案館后，交本單位檔案室只有復印件，曾經對四川華西集團公司承包部移交的一個項目工程檔案做過一次統計，復印件率達到62%。而復印件在法律訴訟中不被認可，因此，高復印件不利于日后工程檔案利用、企業經濟利益的維護。
3.歸檔文件質量有待提高
移交的工程檔案質量有待提高，很多資料中施工記錄不真實、不準確、不規范，部分資料有明顯事后補填痕跡，有些資料存在工作人員隨意代簽現象，導致資料歸檔后失去了利用價值。
三、出現上述問題的原因
1.施工單位對檔案歸檔工作重視程度不夠
（1）思想重視程度不夠。在很多企業里，檔案管理工作“講起來重要，心里面次要，做起來不要”的現象相當普遍，由于資料整理瑣碎，施工現場工作繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，資料整理處于被動應付狀態，不認真進行督導檢查，到移交階段時才發現工程檔案管理一塌糊涂，資料大量缺失，無法彌補。（2）追求經濟利益，人員配備不足。有些企業連起碼的專職檔案管理人員還未配備，還有些企業只是辦事員兼職或代管；個別企業領導還把本單位的檔案員當作“吃閑飯，不創收”的閑雜人員，收入待遇列為二等公民，嚴重打擊檔案人員的工作積極性。
2.缺少管理機制和相關制度，日常管理混亂
現行的工程檔案規范與制度較多側重建設單位和城建單位的歸檔范圍和要求，對于施工單位來說，檔案缺少統一的制度、標準和要求。施工單位在竣工后為了盡快辦理結算，將完整的檔案資料移交業主及城建檔案館，造成本單位檔案室無法收集到完整的檔案資料。在項目建設過程中，專業檔案管理人員對現場資料員缺少必要的業務指導，導致資料員不了解本單位檔案室應該保存哪些資料，有些項目施工工期較長，人員變動頻繁，重要資料存在遺失或被帶走的可能，導致資料收集不齊全。
3.缺少復合型檔案管理人才
資料員有一定的建筑工程專業的知識，但缺乏檔案管理業務知識，只進行資料收集，而不能形成檔案，資料收集和歸檔不能較好地結合起來，影響了建筑工程文件檔案的整編與管理。
四、做好基建檔案管理工作的方法
1.企業重視檔案管理工作
目前建筑市場競爭激烈，提高經濟效益為企業的當務之急，檔案工作短期利益不明顯，致使檔案工作在建筑施工企業里得不到重視。現階段，工程實體的質量越來越受到國家各級部門的重視，竣工檔案的重要作用也日顯突出，企業要長期發展，必須保管好工程檔案資料，改變觀念，確立檔案是企業的重要資產的觀念，投入必需的人力、物力、財力，過程中做好檔案工作，實行領導負責制，切實加強領導協調作用，提高重視程度，立足長遠，以維護企業經濟利益。
2.建立健全制度建設
健全的檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎，為了加強對工程建設各階段資料的有序管理，保證歸檔資料及竣工圖紙的準確、齊全、規范，提高檔案管理人員工作規范性，企業應根據國家對現場施工檔案的具體法規要求，結合企業自身特點，制定與企業發展相適應的檔案管理制度，實現制度管檔。
3.創新檔案管理模式
在傳統的檔案管理中，企業相關部門移交多少資料檔案室就接收多少資料，不移交就視為沒有，這種管理模式的弊端在于檔案管理員責任心不夠，造成項目檔案資料收集不齊全。站在服務企業發展角度上看，必須要發揮檔案室信息中心的作用，檔案管理工作需要改變以往被動接收的檔案管理的模式，創新檔案管理手段，強化過程控制，加快檔案管理實施，采用管理與服務的模式。（1）前期介入控制檔案部門專業人員要提前介入施工項目過程管理。在工程準備階段，檔案專業人員要深入基層，到施工項目部交底檔案管理注意事項，把檔案管理方面的規定、要求向資料員和相關部門進行宣傳，制定工程檔案歸檔程序手冊，明確施工各階段檔案收集范圍及歸檔份數及具體要求。落實責任，做到預防為主，避免檔案資料移交時出現大量復印件。（2）中期跟蹤服務基建檔案的收集與工程進度同步，檔案人員應及時了解工程計劃、規模、進展，資料員變動等，經常與項目上兼職檔案員溝通聯系，采取追蹤、分階段收集、強制性收集等方法，使檔案的跟蹤收集工作從工程動工開始就與工程同步進行，避免出現檔案缺失現象。（3）后期監督檢查監督檢查是做好檔案管理工作不可或缺的一個環節，其目的不僅僅在于檢查檔案歸檔情況及質量，更在于強化施工項目部及兼職檔案人員對檔案工作重要性的認識，固化檔案管理模式，進而提高檔案管理工作水平。（4）實行獎懲激勵機制激勵機制產生效應遠遠大于管理本身，企業可以組織考評，建立獎懲分明的激勵機制，對檔案工作做得好的單位給予經濟上的獎勵，對管理混亂的單位實行處罰，或實行單位內部的歸檔保證金制度，可以充分調動各方對檔案管理的積極性，提升各單位對檔案管理的重視程度。4.加強培訓力度，培養復合型人才檔案管理工作是一項科學性、管理性工作，檔案管理人員需要高業務能力、高責任心的職業素養。施工現場多為資料員擔當兼職檔案管理員，缺少檔案管理專業能力，資料員要做好工程項目檔案管理工作，就必須加強檔案管理專業知識的培訓與學習，并對其進行考核，培訓出既懂建筑專業知識，有豐富現場項目資料收集經驗，又了解檔案管理的復合型人才。
五、結束語
綜上所述，建筑工程檔案資料的有效管理是整個建設項目不可缺少的重要組成部分，施工企業做好基建檔案管理工作，需要單位領導層的高度重視，需要專業檔案人員轉變思路，勇于創新管理模式，深入基層強化管理，還需要現場資料員提升檔案整編職業素質并做好配合工作。
作者:陳明 單位:四川華西集團有限公司
參考文獻:
關鍵詞：市政工程；檔案管理；問題；對策
中圖分類號：TU99 文獻標識碼：A 文章編號：
一、工程資料缺失不完整現象嚴重，檔案遭遇先天不足的問題
市政工程基本都是政府投資工程，由于急于上馬，常常沒有完成報建手續就開工建設;有的是邊開工邊報建;有的是先開工后報建部分代建單位直到工程完工也不去補全報建手續，顯然工程資料就要遭遇先天不足;而市政工程又關系民生，工程完工后不管檔案資料齊全與否，項目還是都要投入使用的，工程資料欠賬，檔案不符合規范就常常不了了之。
二、部分建設單位對檔案工作重視程度不夠，不履行其職責的問題
有部分建設單位對城建檔案不夠重視，主要體現在：第一，無視《中華人民共和國建筑法》、《城市建設檔案管理規定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》、《建設工程文件歸檔整理規范》等相關法規，不履行其組織、監督、檢查和匯總勘察、設計、施工、監理等單位在工程建設過程中的文件形成、收集以及立卷歸檔工作的職責;第二，在工程檔案歸檔階段，也不組織勘察、設計、監理、施工等單位匯總收集工程竣工資料移交城建檔案館;第三，施工單位到城建檔案館辦理竣工檔案歸檔時，建設單位還不積極配合移交項目工程的前期文件材料，甚至找種種理由或者想各種辦法，推諉本該由其負責移交的工程建設竣工檔案，導致項目建設工程資料歸檔不完整。
三、檔案的收集整理工作責任不明確，施工中工程文件管理不規范問題
市政項目工程參建單位多，形成的檔案數量多、種類也多。例如一條道路的建設會分成幾期，每期又分成若干個標段，不同的標段由不同的施工單位承建，每個施工單位形成各自施工的技術資料。根據《市政基礎設施工程施工技術文件管理規定》第二章，管理與職責規定，市政基礎設施工程施工技術文件由施工單位負責編制，但實際運作中檔案的管理工作仍然是薄弱環節，既沒有明確領導責任，也沒有硬性規定和嚴厲制度作為保障，建檔工作沒有責任到人，檔案收集整理不按步驟實施，通常是到了工程竣工驗收階段，既將零亂的文件資料拿出來開始建檔，檔案的質量自然大打折扣，要真實反映工程情況就非常被動。有時出現工程延期，文件資料霉變、褪色、蟲住，檔案資料原由混亂，記憶不清，（把A標工程資料放入B標工程里），應歸檔的材料不齊全（散存在個人或已丟失）等問題。
四、部分管線建設單位拒絕向城建檔案館移交管線工程資料的問題
城建檔案館接收和館藏的市政基礎建設工程竣工資料，只有附屬于道路建設的管線工程，對單獨報建的電力、通訊、燃氣、自來水、有線電視等管線工程，則沒有齊全、系統、完整的數據，建設單位不但沒有履行其作為業主應該組織、監督、檢查、匯總和移交有關工程各方施工資料到城建檔案館的職能，而且一直是用各種理由自己留存竣工資料，對于這類不移交工程竣工檔案的明顯違法行為，地方執法力度又不夠嚴厲;這樣的事實存在至今，導致挖斷管線停水、停電的事情時有發生。
五、資料員更換頻繁項目工程資料缺乏專職管理，檔案有失完整真實性問題
市政工程相關單位，尤其是施工單位，普遍缺乏固定的檔案資料員。工程開工之初，隨便指派一名員工或在外面找人兼職擔任檔案資料管理，這樣的人大部分沒有經過檔案專業培訓，即缺乏檔案理論知識，也不具備一定的檔案專業水平，由于他們身兼多項工作或者純屬兼職，所以沒有足夠的時間在工地從事資料收集工作，再遇上施工項目漏測漏驗的情況，資料員閉門造車編寫檔案數據的情況必然存在，而數據資料的蓋章、審查、簽字不嚴格情況自然普遍，造假的數據資料往往可以蒙混過關，造成了檔案與施工過程不同步，檔案不真實，不準確、質量不高的現象。還有一種現象就是，檔案管理工作前期投入不足，工程后期才開始檔案資料的收集整理工作，從而造成檔案的復印件較多，原件很少。特種載體檔案嚴重缺失，甚至有些工程的竣工驗收根本就沒有把檔案的專項驗收例如其中。
綜上所述，盡管城建檔案館做了大量的工作，還有那么多法律法規保駕護航，但是多年來，部分市政基礎建設單位不移交工程竣工檔案的違法行為并未得到應有的追究與懲罰，特別是管線建設部門，這不僅褻瀆了法律的尊嚴，還助長了這種違法行為的長期存在，導致城建檔案館館藏數據不完整，給政府決策以及社會發展帶來諸多不便。規范工程資料管理，保證工程實體質量，體現工程資料為工程質量驗收的重要組成部分，依據國家和地方現行的有關法律、法規、解決市政工程檔案接收工作中存在的主要問題。
二、具體對策如下：
1.嚴肅管理制度，將報建手續完善移交工程竣工資料與工程結算相結合。
針對報建手續不完備的問題，一是有關行政管理部門必須嚴格按照國家法律法規執行，加強監管，工程務必滿足相關條件才能進行項目報批。二是將完善報建手續與工程結算緊密相連，財政部門在結算前要核對工程報建手續是否完善(由城建檔案管理部門出具檔案存檔證明)，發現有報建未完善及不向檔案管理部門移交工程資料的，應停止進行該工程的結算工作，直至建設單位補辦相關手續后才恢復受理該工程結算工作。
2.做好做大宣傳工作、提高檔案管理意識。
城建檔案管理部門應積極行動起來，走向社會，走進相關單位，定期舉辦座談會、咨詢會，培訓班、通過相關媒體，宣傳國家、地方性法律法規及檔案專業規范，擴大城建檔案的社會影響，轉變人們的思想觀念，形成城建檔案是城市建設活動的真實記錄，是城市建設的歷史，它既有政治的價值，更有經濟和科技價值的共識。懂檔案，重視檔案，促進市政基礎設施工程前期文件的齊全完整。宣傳檔案工作成績突出的單位和個人，激勵更多的檔案人認認真真做好手中這項平凡而重要的工作，通過評先倡優的方式，促使建設工程檔案的整體水平有一個明顯的提升。
3.嚴格執行處罰措施，嚴肅法律，讓違法單位付出違法代價。
依照相關規定，建設單位在工程竣工驗收后三個月內，向當地城建檔案館移交一套符合要求的工程竣工檔案，對于未移交檔案的行為，也明確了相應的處罰措施。事實上，能做到有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究，這種不移交檔案的行為就一定能得到有效遏止，對不辦理規劃報建、逾期不進行竣工測量、不辦理規劃驗收、不按規定報送工程檔案的行為，規劃管理部門馬上暫停受理違規單位所有建設工程的報建審批業務，同時，城管執法部門按照有關規定對上述違法行為進行處罰，讓違法的建設單位付出違法成本，并為其違法行為付出代價。
4.實行工程檔案資料員上崗證制度、備案制度、相對固定的制度。
針對檔案資料員群體不穩定的問題，建議采用檔案資料員上崗證制度、備案制度、相對固定的制度。上崗證制度指新檔案資料員必須參加由城建檔案館舉辦的培訓班，并在考試合格后取得《上崗證》。備案制度是指取得《上崗證》的檔案資料員名單必須在建設行政主管部門備案。相對固定制度是指凡是進行工程建設的建設單位、監理單位以及施工單位，必須在申報《施工許可證》時確定一名或以一名以上已經在建設行政主管部門備案的檔案資料員擔任該工程的檔案資料員，并要反映在《施工許可證》上。在工程竣工驗收之前，原則上不能更換檔案資料員，若有更換資料員的情況，需向建設行政主管部門申請。
三、結束語
通過以上幾項制度，可以保障檔案資料員上崗前得到一定的培訓，具備一定的檔案理論知識以及素質，防止出現資料員頻繁更換的情況，保證了工程檔案管理的質量。
參考文獻：
