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畢業(yè)季，一些學生即將升入高一級學校或就此踏上社會舞臺。中小學校長不能忽視最后一項收官之作———畢業(yè)典禮。
畢業(yè)典禮也是課，也會產生巨大的、其他形式不可替代的育人作用。
一、畢業(yè)典禮不是可有可無的“雞肋”
筆者上了十幾年學，工作了二十幾年，年年都見證學生畢業(yè)，但令人遺憾的是，舉行過畢業(yè)典禮的學校卻少之又少。對于畢業(yè)典禮，不少校長認識程度不夠，怕影響備考，不愿舉行；怕學生鬧出事，不敢舉行；或者只是安排班級內舉行，草草了事。其實，這是極端錯誤的。學生經歷了3年、6年或9年的時光，經過畢業(yè)典禮這個活動形式，每一位學生都會產生“今非昨日”的成熟感、成就感，潛移默化地受到感恩、團結等品質教育，自然會收獲一筆寶貴的精神財富，所以，畢業(yè)典禮是總結反思、自我成長的契機，非常重要，絕不是食之無味的“雞肋”。
二、畢業(yè)典禮應由畢業(yè)生自主策劃
現(xiàn)實中很多學校的畢業(yè)典禮全由學校一手包辦，學生只是“聽客”，絲毫體現(xiàn)不出學生的特點和個性，并且年年如此，毫無新意。“我的青春我做主”，校長不妨“放權”給學生，把畢業(yè)典禮的事宜全部交給畢業(yè)生來安排。“導而弗牽，開而弗達”。校長、老師只做宏觀上的指導，以生為本，相信學生的能力、潛力。給學生一縷陽光，學生定會還你一片燦爛。
三、畢業(yè)典禮是學生健康成長的加油站
不論小學、中學還是大學、研究生，畢業(yè)了，這只是成長過程中一個小小的驛站，需要停下匆匆的腳步，細細地反思總結一下。畢業(yè)典禮就是給所有經歷者回味總結的一個機會。學校需要總結，這一屆畢業(yè)生，我們在教育教學工作中，取得了哪些成績，有無經驗教訓；老師需要總結，幾年的辛苦換來了怎樣的果實，留沒留下遺憾；學生更需要總結，人生韶華，是否虛度，留下哪些美好回憶。感謝母校，一路走來，有母校相隨；感恩老師，一路走來，有恩師相伴；感謝學友，一路走來，有學友同行。畢業(yè)典禮就是很好的思想總結，畢業(yè)典禮是學生成長的加油站。
四、畢業(yè)典禮是學生接受洗禮的重要契機
德育不是空洞的說教，而是“潤物無聲”的滲透，是學生在生活中、活動中將感悟內化的過程。畢業(yè)典禮對于在校生和畢業(yè)生都是難得地教育契機。不論是會場的氛圍、反復播放的感恩學校老師的歌或畢業(yè)歌，還是校長致辭、教師代表講話、學生代表講話、畢業(yè)生代表講話，還是精彩的文藝演出，都使全校師生沐浴在歡樂、祥和、依依不舍的情境中。置身此情此境，你不產生情感共鳴都不可能。一切的美好將定格在師生的記憶中，一切的教育都在這不言中。
五、畢業(yè)典禮留下大量豐富珍貴的檔案資料
檔案是一個單位或個人歷史的真實的全面反映，是一個單位規(guī)范管理的基礎，是積累和傳播知識的重要載體。畢業(yè)典禮后留下大量的檔案資料，這些珍貴的檔案材料必將為學校未來的發(fā)展積累經驗素材，將這些資料整理好，作為歷史封存在學校檔案室里，是一份難得的珍貴資料，校長要重視并充分利用好。
熟悉并掌握了保管利用室各項業(yè)務，完成了檔案館2008年度工作量統(tǒng)計報表；對2007年出版類、基建類、財會類的案卷進行編目、裝盒、給號、上架工作，其中出版類共41卷次115件，基建類25卷次247件，財會類；統(tǒng)計了2006年度檔案排架情況，09年4月開始進行成績翻譯新系統(tǒng)的功能測試和維護工作，共制作新系統(tǒng)中英文成績單模板多少個，反復調試安裝新系統(tǒng)軟件10余次，經過一段時間對該軟件的深入學習和鉆研，完成了符合我館工作流程、涵蓋校內外用戶管理的權限設置，制定的詳細的操作說明，為我館進行現(xiàn)代檔案管理工作起到了重要作用，該軟件現(xiàn)已進入正常使用和軟件推廣階段。同時接收科技處、新聞中心等單位檔案共計736卷次，照片114張，光盤25張。自5月整理畢業(yè)生照片以來，統(tǒng)計并抽出畢業(yè)生照片培訓類40張，普通畢業(yè)類304張，底片77張，親自下各院系考證照片35張，合計421張。參與了暑假前畢業(yè)生檔案整理工作，包括高職院、生科院等多少個院系，共計多少人次的檔案整理工作，使我受益匪淺。
上查檔崗位以來，主要負責接待查檔，發(fā)放畢業(yè)證、學位證，成績翻譯工作以及成績翻譯系統(tǒng)和檔案借閱利用系統(tǒng)的功能測試與維護工作。從9月至今，接待校內外因公因私查閱和借閱檔案人數約620人次，查閱和借閱案卷2346卷，其中包括認證，干部檔案整理多少，正在借閱與著錄的2009屆研究生教學檔案等，復印檔案共計1374張，發(fā)放欠費欠貸款學生畢業(yè)證學位證共計128人次，其中2009屆16人次，2008屆46人次，2007屆42人次，2006屆14人次，2005屆10人次。從2009屆8月17號到2009年11月8號利用新版成績翻譯系統(tǒng)翻譯成績單多少份；并撰寫軟件使用說明和軟件推廣書，起草了“檔案館關于開展成績翻譯業(yè)務服務模式創(chuàng)新試點的公告”及“檔案館出臺支持我校師生校友出國留學新舉措”的公告。11月初開始測試檔案借閱利用系統(tǒng)，并基本掌握了功能與設置，進行了符合我館需要的權限設置及南大之星的數據庫對接功能，此系統(tǒng)已進入的使用的初步階段，這兩個軟件的投入使用為數字化檔案館建設起到了一定的積極作用，并受到了一些用戶的肯定。
同時也是在我館工作中才發(fā)現(xiàn)自身還有很多不足和有待改進的地方，總結如下，第一：對檔案理論學習還不夠扎實和全面。第二：工作中過于講求效率而忽視了一些細節(jié)問題，細致不夠。第三：對工作大膽創(chuàng)新的少，死板接受的多。根據自身的缺點和不足，在今后的工作中，要不斷提高個人綜合素質，爭創(chuàng)佳績，并不斷注重個人綜合素質的提高，尊重領導，團結同事，及時請教，認真完成工作任務，并不斷地開拓創(chuàng)新。
[關鍵詞] 檔案管理；醫(yī)院管理
[中圖分類號]R19 [文獻標識碼]B [文章編號]1673-7210（2008）01（b）-111-02
湖州市第三人民醫(yī)院是浙江省三級甲等精神病專科醫(yī)院。多年來，該院堅持以人為本，加強人才隊伍建設，鼓勵更多的中青年科研人才大膽探索，勇于創(chuàng)新，醫(yī)院遵循“內培外引”的人才隊伍建設思路，使醫(yī)院構建起了一支高素質、高水平的人才隊伍，為醫(yī)院事業(yè)建設和發(fā)展起到了積極的作用。在激活用人機制的同時，加強醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術人員（以下簡稱衛(wèi)技人員）的個人業(yè)務檔案管理顯得尤其重要。
1醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術人員的個人業(yè)務檔案的概念
醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術人員的個人業(yè)務檔案（以下簡稱個人業(yè)務檔案）是國家機構和社會組織管理活動中，直接產生的反映個人經歷、政治思想、職業(yè)道德、工作表現(xiàn)和業(yè)務實績等為內容的文件材料；是以個人為立卷單位，按照一定的原則和方法加工整理而成的個人業(yè)務檔案材料。它為組織上選拔、使用人才、晉升職稱、年度考核等提供依據、憑證和參考。它對于一個醫(yī)療衛(wèi)生單位專業(yè)技術人員的配備結構比例、技術力量、綜合素質等方面具有重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。
個人業(yè)務檔案歸檔范圍：①考核類：包括專業(yè)技術人員年度考核表、工作人員年度職業(yè)道德考核表。②教育培訓類：包括學歷、學位、各類培訓證明材料。③獎懲類：包括獎勵、處懲結果證明材料。④論著成果類：包括論著期刊、成果獎勵證明材料。⑤其他類：包括職工履歷表等有關職工基本情況證明材料。而最早形成的材料是由學校畢業(yè)分配來院的有關學生個人的學歷、思想表現(xiàn)、學習成績、實習評語、獎懲情況等文件。其后在從事業(yè)務技術工作中不斷形成的新的有關聘用、獎懲、政治思想、職業(yè)道德、業(yè)績水平以及履行崗位職責情況等真實記錄，經整理而成的個人業(yè)務檔案。因而個人業(yè)務檔案立卷后，不是一成不變的，而是隨著個人所從事的社會實踐活動不斷增加而豐富，是一個人業(yè)務經歷面貌的客觀反映。 因此，檔案管理人員要不失時機地維護好個人業(yè)務檔案的完整性。
2加強個人業(yè)務歸檔管理工作的措施
從當前我院個人業(yè)務歸檔管理工作的實際情況來看，在材料收集完整方面，存在一定難度，究其原因大致有二：一是從業(yè)后，為晉升晉級繼續(xù)報考院校的畢業(yè)生檔案中缺少繼續(xù)深造的學習與鑒定情況登記表等材料。二是年度考核材料歸檔不全。為了做好我院衛(wèi)技人員業(yè)務檔案材料的收集歸納
和整理工作，建立和完善衛(wèi)生專業(yè)技術人員的業(yè)務檔案，作者認為應做好以下幾方面工作：
2.1領導重視是醫(yī)院開展業(yè)務檔案工作的有力保證
隨著醫(yī)院各項管理制度的健全落實，醫(yī)院檔案管理工作已擺到領導工作的重要議事日程，該院領導非常重視對個人業(yè)務檔案的管理工作，充分認識到它既是關系到衛(wèi)技人員個人的切身利益，又是醫(yī)院衛(wèi)技人員人力資源配備的客觀反映。因此，在加強對專兼職檔案人員業(yè)務素質培訓和教育的同時，重視對檔案材料的收集工作。一是對收集的檔案材料必須是辦理完畢的正式材料，材料應齊全、真實、文字清楚、對象明確，有承辦單位及形成材料的日期。二是對檔案的材料凡規(guī)定由人事部門審查蓋章的，須經人事部門蓋章。三是檔案管理部門要經常了解和掌握形成檔案材料的信息，加強溝通渠道，建立聯(lián)系制度，不斷改進工作和服務方法，取得業(yè)務部門的支持和配合，積極主動、認真負責地做好個人業(yè)務檔案的收集工作。
2.2加強責任意識是檔案人員做好檔案工作的關鍵
檔案工作要求檔案人員要進一步增強責任感，忠于職守、熟悉業(yè)務、嚴格把關，該歸檔的材料要及時歸檔。如畢業(yè)生報到建檔、人才流動關系轉接等，都要保證個人檔案材料歸檔的及時和完整。特別是在發(fā)現(xiàn)缺少應有的檔案材料，又無法從原院校或單位收集時，應及時通知本人，能積極配合單位盡快想辦法通過各種途徑將自己的材料找回或及時補充，一旦時間久了會給當事人在從業(yè)證明、職稱晉升、資格認定等方面帶來諸多困難，甚至造成憑證材料無法彌補的損失。如一位專科畢業(yè)的已工作了幾年的護士，在辦理領取本科自學考試畢業(yè)證書時，要求復印專科畢業(yè)的成績單，經我院人事檔案部門查閱，發(fā)現(xiàn)唯一缺少原就讀高校的成績單，經輾轉雖補回了專科成績證明，但給檔案部門和她本人都帶來了不必要的麻煩。通過檔案利用工作的一個實例，進一步宣傳檔案的作用和價值，了解收集檔案的實際效益，做好檔案工作。
2.3嚴把質量關，真正為醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術人員服務
個人業(yè)務檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定的特點，因而在管理模式和方法上側重點不同。因此，在認真收集好歸檔材料的同時，要嚴格把好個人業(yè)務檔案歸檔質量關。對衛(wèi)技人員在各自的崗位上完成年度工作后，在進行自我總結的基礎上，經科室負責人評議后，交由專業(yè)歸口職能部門。如醫(yī)生系列歸醫(yī)務科負責考評，護理系列交護理部負責考評，然后由人事科對其個人進行各項評分標準的綜合考評，其中包括工作業(yè)績、科研成果、獎勵情況、論文出刊等，將考評匯總資料提交院專業(yè)技術與非專業(yè)技術考核小組進行考評，遵循公平公正、擇優(yōu)推薦、統(tǒng)籌兼顧等原則，按專業(yè)技術人員考核的一定比例，擇優(yōu)排序進行綜合考評，最終為優(yōu)秀、稱職或不稱職的考評結果，經人事部門簽字蓋章后，移交綜合檔案室歸檔。因此，個人專業(yè)技術年度考績材料形成過程，涉及內容真實可靠、全面完整。在歸檔時，應加強工作責任感，理順內部關系，完善運行各個過程，環(huán)節(jié)之間的銜接，嚴格按照歸檔范圍要求，及時、準確、詳實記錄其年度工作表現(xiàn)，嚴格把好質量關，力求做到歸檔材料齊全完整，缺一不可，保障檔案材料的數量和質量，真正為醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術人員服務。
一、大學畢業(yè)生如何漠視檔案
目前大學畢業(yè)生對自己檔案的“漠視”主要可以歸結為以下幾點：
1、滯留在高校
如今高校畢業(yè)生自主就業(yè)，部分畢業(yè)生因沒有落實工作單位把檔案暫時留在了學校；找到工作后因身在外地或忘記等各種原因，沒有再回學校辦理檔案轉移手續(xù)。也有畢業(yè)生認為，檔案轉移手續(xù)復雜，放在人才市場每年需繳240元管理費，不如丟在學校安全省事。
2008年11月底，從"2008年高校畢業(yè)生就業(yè)工作總結會”上獲悉，目前北京市高校京外生源畢業(yè)生戶口和檔案滯留學校的達到2，2萬余名。據北京市教委的數據顯示，在這2，2萬余戶檔滯留高校的京外生源中，本科生占七成。這些學生滯留戶檔的目的明確，其中就業(yè)、考研和出國留學的超過83％。期滿后繼續(xù)滯留的戶檔數量逐年增加。超過兩年期限的達到9200余人，其中有3800人甚至已經超過了6年。
2、棄之人才市場
最近，北京市人才檔案公共管理服務中心對失去聯(lián)系超過5年的流動人員的人事檔案進行了網上公示。公示檔案中，僅北京市市區(qū)就超過5000份；加上各區(qū)縣，此次公示的檔案份數超過了3.5萬份，規(guī)模堪稱龐大。2008年11月底，北京市人才服務中心有關部門負責人表示30天公示期滿后，即解除對原檔案的托管關系。
江西人才市場是江西省最大的人才流動管理機構，截至目前，該市場已存放兩萬多份人事檔案。然而，許多檔案從放進之日起就成了“死檔”。該市場工作人員介紹，有的檔案甚至已經有十幾年無人過問了。
二、大學畢業(yè)生為何漠視檔案
目前，人們的擇業(yè)模式越來越多元化，自主擇業(yè)已成普遍情況。無論是對于企業(yè)用才，還是個人擇業(yè)，已經不再受戶口和檔案的限制，不再“惟檔案是尊”，這是整個社會對于市場運轉的一種自我調控，但也引發(fā)了大量的“棄檔”現(xiàn)象。
1、企業(yè)不看重檔案
近幾年，隨著人事制度改革的深化，人事檔案已不再是企業(yè)考察個人能力和選拔人才的惟一標準。
現(xiàn)在深圳某企業(yè)工作的黃某曾說：“我換了七八次工作，從來沒有人問我檔案問題。現(xiàn)在企業(yè)看重的是能力，檔案有沒有，作用不大。”這代人的職業(yè)觀較以前更追求自由和個性，流動也相對頻繁，用處弱化的人事檔案便容易被輕視。
某高校畢業(yè)生曾說：“自從大學畢業(yè)后，我的人事檔案就一直放在學校，反正也用不著。很多同學都將檔案留在學校，除非有正規(guī)的接收單位才想起檔案，否則檔案就永遠地留在學校或人才市場。”還有學生喜歡頻繁調槽，在工作單位變動后，由于嫌轉檔手續(xù)煩瑣，便在流動或工作轉換中放棄了檔案。
市場經濟的發(fā)展需要生產要素的流動，人力資本的流動也是必然。市場理性對人的要求不再是個人的政治地位和政治身份，而是專業(yè)和技能。用人單位在考察人時，也必然把個人能力與企業(yè)發(fā)展結合起來，從而謀求利潤的最大化，這就是所謂的“考察檔案不如考察現(xiàn)實的人”。
2、對檔案的用途知之甚少
盡管檔案作用的弱化在一定程度上減少了人事檔案中不客觀紀錄現(xiàn)象的發(fā)生，杜絕了個人生活被他人主觀操縱的可能性，可以看作是一種社會和公眾理性的選擇。但畢竟目前是社會轉型時期，人事檔案在某些方面仍然具有不可替代的作用。一些剛畢業(yè)的大學生們對于檔案的用途知之甚少，不少畢業(yè)生甚至不知檔案與自身有何關系。
廣西某職業(yè)學院大四學生張某已與湖南一家公司簽訂了就業(yè)合同，現(xiàn)正在該公司見習。當檔案調查人員問他打算如何處置自己的檔案時，他表示根本沒有想過此事，并發(fā)出了“檔案不是存在學校嗎，還需要遷出來嗎”的疑問。
三、長期漠視檔案有何不妥
盡管檔案的作用現(xiàn)在有很多大學畢業(yè)生還知之甚少，但是大學畢業(yè)生無論是考公務員，還是到企業(yè)就業(yè)，或是自主創(chuàng)業(yè)，都應該重視并妥善安置自己的檔案，否則，將來會產生許多不必要的麻煩。
1、檔案滯留高校影響計算工齡
畢業(yè)生如果沒有及時地將檔案從學校轉出，用人單位將不能為其計算工齡。按照有關規(guī)定，未就業(yè)的畢業(yè)生，檔案放在學校期間不算工齡；須在人才交流服務中心辦理人事，中心才能為其辦理轉正定級、年度考核、檔案工資審批等手續(xù)，這樣才能連續(xù)計算工齡。學校代為保管畢業(yè)生檔案，只是延長了畢業(yè)生的擇業(yè)期，而畢業(yè)生與學校之間并不存在人事隸屬關系，學校不能為畢業(yè)生出具涉及人事關系的證明。根據相關政策規(guī)定，單位只能按應屆畢業(yè)生標準為其辦理就業(yè)手續(xù)，而工齡也就相應的從“零”開始。檔案滯留學校還將影響今后的轉正定級和職稱評定。
2、無法報考公務員
已畢業(yè)多年的饒某這段時間頗為懊惱，年前他本來打算報考國家公務員。但當年畢業(yè)時他沒有理會自己的人事檔案，結果人事檔案被學校轉回原籍，自己也渾然不知。由于和原籍檔案管理部門從未聯(lián)系過，這幾年他的人事檔案上沒有任何新增記錄，導致沒有地方及時給他出具報考公務員的政審材料，考公務員的事也因此落了空。
3、落不了戶
孫某4年前畢業(yè)于遼寧某學院，不久前跳槽去了南寧一家房地產咨詢公司。然而，讓她郁悶的是，到南寧上班，沒想到才過了幾天她就不得不飛回遼寧調檔案。原因是公司要幫她落戶口，而她一直不知道沒有檔案就落不了戶口這個道理。聽孫某講述說，她大學畢業(yè)后，把檔案放到人才市場，第一年交了幾百元的檔案管理費，后來逐漸覺得檔案對自己沒什么用，就再也沒有理會過，再到后來根本就忘了有檔案這么一回事，直到遷移戶口要用檔案，才知道它的重要性。
4、辦不了身份證
劉某幾年前從某職業(yè)技術學院畢業(yè)，當時他揣著檔案輾轉于沿海各城市打工，沒有及時將檔案掛靠在人才市場。今年因為需要辦理第二代身份證，這才想起，戶口從學校轉出后一直沒有落戶。為此，小金在省城和原戶籍所在地的派出所折騰了近一年，費了諸多周折，可至今手續(xù)還沒能辦好。
人事部門一負責人曾經在一次訪談中指出，現(xiàn)在很多以檔案為依據的個人證明等手續(xù)還是繞不開檔案這一關的，如：工齡、研究生考試、公務員考試、職稱申報、養(yǎng)老保險辦理以及出國、結婚生育等都離不開檔案。
四、大學生畢業(yè)后檔案該何去何從
隨著越來越多的大學畢業(yè)生選擇進入私企或者自主創(chuàng)業(yè)，“棄檔”現(xiàn)象也越來越突出。如何妥善處理自己的人事檔案，成為這一群體必須面對的問題。
目前，我國的人事管理實行雙軌制：一種是用人單位直接管理職工檔案；一種是縣級以上人才市場人事檔案。這兩種是平行運行、且能對接的制度。也就是說，假如你畢業(yè)后進入私營企業(yè)工作了兩年，再考上公務員進入國家機關，你的工齡是從你的檔案進入人才市場的時間開始算起。換句話說，是從進入私營企業(yè)工作的時間開始計算。因為檔案放在學校只是學籍檔案，轉到人才市場才成為人事檔案，才能證明你進入社會參加了工作。 那么，大學生畢業(yè)后檔案該如何妥善處理呢?專家介紹，對于畢業(yè)后找到接收單位的學生，檔案可以直接轉到單位或者單位主管部門，如果單位不接收檔案，畢業(yè)生可以將檔案存入當地人才市場，由其進行代管。對于畢業(yè)后沒有找到接收單位的，最好是將檔案轉入下列部門之一。
1、生源地人事部門
把檔案轉至生源地，由所在地級市的人事局接收，這種方式比較適合準備在生源地就業(yè)的畢業(yè)生。其優(yōu)點是在生源地辦理就業(yè)手續(xù)時比較方便，但如果畢業(yè)生想離開生源地就業(yè)，轉出時就會比較麻煩。
[關鍵詞]高校輔導員 工作檔案 思想政治教育
[中圖分類號] G641 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2013）14-0026-03
輔導員工作檔案建設在大學生思想政治教育工作中具有十分重要的地位和作用，對于高校輔導員來說，建設好自己的工作檔案是非常重要的。
一、建設輔導員工作檔案的必要性
（一）輔導員工作檔案的地位
1.輔導員工作檔案是院系工作檔案的必要組成部分
在檔案管理走向制度化的今天，各項工作都應該做到有檔可入，有案可查。就高等學校來說，二級系院的院務工作檔案包含有許多方面，有教學工作檔案、黨建工作檔案、學生工作檔案，等等。輔導員工作包羅萬象，其工作檔案的涵蓋面也就很廣，涉及大學生學習、生活、黨（團）建、學生管理等諸多方面，是二級系院整體工作檔案的必要組成部分。
2.輔導員工作檔案是學校思想政治教育工作檔案的延伸和有益補充
輔導員是大學生思想政治教育的主要力量，輔導員工作是學校思想政治工作的重要內容。輔導員工作中所形成的檔案，能直接反映學校思想政治教育的工作思路、整體構思及發(fā)展路徑，是學校開展大學生思想政治教育的一個佐證，也是學校思想政治教育檔案建設的一部分。建設輔導員工作檔案有利于學校思想政治教育工作實現(xiàn)規(guī)范化、科學化管理。
（二）建設輔導員工作檔案的重要意義
1.輔導員工作檔案有利于提升大學生思想政治教育工作的針對性和實效性。
輔導員工作檔案記錄了班級每名同學的家庭背景、個人興趣愛好、特長志向、性格特點、能力及成長過程等，因此它有利于輔導員利用這些資料有針對性地引導學生的學習、生活，開展學業(yè)和職業(yè)生涯輔導、規(guī)劃；輔導員工作檔案還記錄了學生在學校學習、生活、參加活動、與人交往等的實際狀況，這些具有實效憑證作用的第一手資料，有助于輔導員與學生家長進行溝通和聯(lián)系，真正把學校教育和家庭教育有效結合起來。針對大學生各種實際，開展有針對性的思想政治教育工作，往往能取得很好的效果。
2.輔導員工作檔案是進行大學生思想政治教育研究的寶貴財富。
輔導員工作檔案是輔導員開展班級各項工作的真實記錄。一份完善的輔導員工作檔案不僅有輔導員與特殊學生的談心教育記錄、與學生家長聯(lián)系的記錄、對典型學生的思想情況及跟蹤調查的記錄等，更反映了每個輔導員開展具體工作所使用的方法和措施。因此，輔導員工作檔案為學工人員進行大學生思想政治教育研究提供了大量的寶貴素材。
3.輔導員工作檔案是對輔導員工作績效進行考核的重要依據。
為真實全面考查輔導員工作績效，應把專家評估、同行評估、學生評估和輔導員個人評估綜合起來進行考慮。無論是哪種評估方式，具體操作的時候都可以與輔導員工作檔案記錄相聯(lián)系、相比對。實際上，查閱輔導員工作檔案已經成為不少高校對輔導員工作情況進行考查的重要依據。因為輔導員工作檔案在一定程度上體現(xiàn)了輔導員工作的真實性，反映了輔導員對工作職責的履行情況，記錄了輔導員開展思想教育工作的過程、成績、經驗及各種活動，是輔導員工作業(yè)績和業(yè)務水平的反映。
4.輔導員工作檔案建設有利于促使輔導員自身不斷進步。
輔導員工作檔案記錄了輔導員工作的得失成敗，有心的輔導員會充分利用這些檔案資料，對自己和學校的思想政治教育工作進行反思、研究、總結，從而有助于輔導員正確認識自我，并逐漸完善自我，提高自己的理論水平和工作能力，促使輔導員隊伍的不斷進步和成長。
可見，檔案工作作為高校輔導員的基礎性工作之一，有其重要的地位和意義，每一個從事大學生思想政治教育工作的輔導員都應該努力建好自己的工作檔案。
二、輔導員工作檔案體系
當前，不少高校因為人力、物力、財力等多種原因的限制，輔導員實際上集多種職責于一身，如思想政治教育、學業(yè)和職業(yè)生涯規(guī)劃引導、日常生活管理、團建黨建任務、課外素質活動拓展、安全維穩(wěn)等等。
（一）在輔導員工作檔案體系上應包含的內容
1.班級基本情況。這方面的內容很多，一般包括學生基本信息，學生住宿分布情況，班級干部名單、分工、聯(lián)系方式及變動情況，困難學生、受資助學生情況，歷年學生評獎評優(yōu)、獲獎及受處分情況，學生推優(yōu)材料、黨員發(fā)展與教育管理，學生綜合測評情況，畢業(yè)生就業(yè)情況及班級制度建設情況等。
2.工作計劃與總結。包括各學期班級工作計劃、總結和各學期輔導員工作計劃、總結。
3.學生思想教育。這方面的材料應包括與特殊學生談心教育記錄，與家長聯(lián)系記錄，學生思想教育典型案例（典型學生的思想情況）記錄分析，畢業(yè)生跟蹤調查和典型案例記錄分析等。
4.學風建設。學風建設檔案應包含有所帶班級的專業(yè)培養(yǎng)方案，各學期課表、授課教師及聯(lián)系方式，各學期學生成績統(tǒng)計、分析材料，學生請假申請、安全責任書，學生上課、早操、活動、會議考勤記錄等。
5.班級活動與素質拓展。班級活動與素質拓展應記錄學生活動計劃、過程（圖片、視頻等）、總結等，還包含有學生科技活動、論文資料的統(tǒng)計。
6.主題班會和班會。包括主題班會計劃、過程（圖片、視頻）、總結以及班會記錄或班級日志等。
7.輔導員本人資料。這方面的資料既包含有關學生思想政治教育的文件、法規(guī)、學生手冊及其他有利于提高輔導員個人理論水平和業(yè)務水平的學習培訓材料，又包括輔導員公開發(fā)表的論文、調研報告以及輔導員擔任相關課程的教學計劃、課表、大綱、教案等。
（二）上述輔導員工作檔案體系具有的特點
1.靈活性。輔導員工作檔案內容體系，并非一成不變。實際上，由于各高校輔導員實際承擔的工作任務各不相同，其工作檔案的內容也會有所差異和變化。
2.系統(tǒng)性。輔導員工作檔案是一個完整的體系，其內容非常豐富，包括了從學校、系院到班級，從學生、授課教師到輔導員本人，從思想政治、班風學風到素質拓展等諸多方面。
3.立體性。在輔導員工作檔案中，既有工作敘事，又有工作分析、反思和總結；既有典型案例的介紹，又包含了有針對性的工作方式方法的展現(xiàn)；既有學生評獎評優(yōu)等各種結果的揭示，又蘊藏著大量的平時實際表現(xiàn)的動態(tài)記錄……可以說，一份工作檔案，實際上把輔導員工作情況立體性地展現(xiàn)在人們面前。
4.細節(jié)化。輔導員工作檔案非常注重細節(jié)性。比如說，學生基本信息檔案除了要記錄學生姓名、學號、性別、出生年月外，還要標明家庭成員情況、父親或母親姓名、父親或母親的工作單位、聯(lián)系方式、家庭詳細住址、家庭電話等（如果需要的話，主要親戚及其聯(lián)系方式也應想辦法了解到）；困難學生檔案要對家庭人數、家庭經濟來源、家庭月（或年）收入以及困難情況的摘要說明等有清晰的記載，受到資助的學生材料更要記清困難等級、資助時間、資助類型、資助金額等。
三、輔導員工作檔案建設的原則和要求
輔導員工作檔案是衡量輔導員工作水平高低的重要依據之一，在實際操作上，應遵循如下原則：
（一）真實性原則
堅持實事求是，真實、客觀、全面、正確地反映輔導員開展學生思想政治教育與管理工作的各方面情況是建設輔導員工作檔案的首要原則。這一原則表明了檔案建設的關鍵在平時，要注重平時的點滴記錄和收集。
（二）動態(tài)性原則
輔導員工作檔案的一個重要特點就是其完成的過程性，也就是說，它的完成不是短時間內實現(xiàn)的，而是貫穿于從學生進校到學生畢業(yè)離校始終。該原則同時要求輔導員發(fā)生更換時，原輔導員要將有關檔案移交給下一任輔導員，保持檔案的連續(xù)性。
（三）系統(tǒng)性原則
系統(tǒng)性強、體系完整是輔導員工作檔案的又一重要特點。該原則要求輔導員在建設工作檔案時要考慮全面，力求完整，既有宏觀布局，又有微觀揭示；既要務實，又要務虛；既把學生的生活、學習作為工作的主要抓手，又要考慮到與學生相關聯(lián)的方方面面。
（四）創(chuàng)新性原則
一般說來，輔導員工作檔案的內容方面差異不是太大，但在檔案的形式、管理等方面完全可以根據本系（院）、本人工作實際而有所創(chuàng)新和變化。比如說在檔案的管理模式上，既可以按內容分類建立檔案，也可以按專業(yè)、班級等形式管理檔案；檔案保存形式通常是紙質版，同時提倡既有紙質存檔又有電子版?zhèn)浞荩划斎唬跀底只㈦娮踊叨绕占暗慕裉欤_發(fā)使用專門的輔導員管理軟件進行輔導員工作檔案管理更受歡迎。
（五）公開與保密相結合原則
輔導員工作檔案里記載了大量的信息，信息具有秘密和公開的雙重特質。一方面要注意檔案資料的保密性。輔導員工作檔案必然記錄一些與學生有關的個人信息，從保護學生出發(fā)，除工作檢查和上級領導檢查指導外，不要向其他人公開有關信息。學生畢業(yè)后，有關資料要由系（院）統(tǒng)一保存。另一方面，為了更好地起到教育、引導、警示和設置議題的作用，有些信息又是需要及時公開公布的，如班級制度、計劃總結、考勤記錄、獎勵表彰等。
[ 參 考 文 獻 ]
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關鍵詞： 高校學生檔案工作 存在問題 對策
學生檔案是指學校在培養(yǎng)學生的教育教學與管理活動中形成的，記錄和反映學生個人的基本經歷、德才能績、學習和工作表現(xiàn)、家庭基本信息的，以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校學生檔案主要包括：學生的高中檔案、高考報考資料、高校入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記
錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等材料。
1. 高校學生檔案的重要性
學生檔案不僅對教育和培養(yǎng)、管理與服務在校學生有著重要作用，而且對學生能否順利就業(yè)，甚至對學生畢業(yè)后的長遠發(fā)展也關系重大。學生檔案既是個人人事檔案的重要基礎，又是個人人生檔案的重要組成部分。
1.1 學生檔案是學生基本情況的記載和在校綜合表現(xiàn)的證明。學生檔案既是學生基本情況的記載，又是學生在校表現(xiàn)的證明，對于核查新生入學資格與確認獲取學籍，具有最直接有力的佐證作用；既是全面了解學生個人歷史的有效窗口，又是加強學生思想教育和日常管理工作的重要參考資料。
1.2 學生檔案是用人單位可信的依據與日后人事檔案的基礎。由于學生檔案材料真實地記載著學生的成長歷史、思想表現(xiàn)、個人素質、實踐能力、學業(yè)成績及家庭背景、社會關系等，因此，學生檔案是用人單位選擇畢業(yè)生或高校選拔新生的可信依據與重要參考，是學生就業(yè)后人事檔案的基礎材料，同時也是學校未來校友檔案的基礎信息。
2. 學生檔案工作的存在問題
2.1 各地檔案材料標準不一，差異明顯。教育部《關于高中建立學生檔案的暫行規(guī)定》（［84］教中字002號）明確了高中學生檔案材料的內容與構成，但各地依此規(guī)定而設立的建檔要求與標準卻差異明顯，有的建檔案標準系統(tǒng)全面、規(guī)范細致，有的卻簡單粗放。以致有的學生檔案內容全面、材料完整、填寫規(guī)范，有的學生檔案材料卻只有一、二頁紙，過于簡要、單薄，有的甚至以學生的高考電子檔案代替其中學紙質檔案。
2.2 部分人員不認真對待學生檔案。主要表現(xiàn)為制作檔案材料比較隨意，對學生的鑒定總結不全面、不完整，甚至只論學習不談其他，或只寫優(yōu)點不寫缺點；甚至有的學生檔案材料不齊全或記錄不全面，或是填寫馬虎、潦草不清等。不少管理人員認為學生學習成績好則萬事大吉，以致平時收集和審核檔案材料不及時不認真；有的學生檔案袋既不封口也不蓋公章，或有密封袋口但不蓋公章確認；不及時向有關高校寄送大學新生的檔案。
2.3 學生對檔案不重視或太敏感。主要表現(xiàn)為不論學生在中學還是在大學期間，都馬虎大意不認真填寫檔案材料，或者三言兩語高度概括綜合表現(xiàn)，甚至用圓珠筆填寫檔案材料；部分學生對檔案太敏感，甚至不誠信對待檔案，填寫檔案時故意以偏概全或只寫優(yōu)點與成績，以致檔案記錄與現(xiàn)實表現(xiàn)出入較大；自帶檔案太隨便、不妥善保管，或出于好奇將自帶檔案隨意拆開；學生在大學新生入學時不按時向學校提交檔案，畢業(yè)生就業(yè)后又常常不及時查找檔案，以致急需檔案時，難以及時，甚至無法找到。
2.4 日常管理手段不科學、不先進。主要表現(xiàn)為在日常工作中基本沒有應用電腦和掃描儀等現(xiàn)代電子設備進行管理，依然停留在傳統(tǒng)的手工記錄狀態(tài)；雖有電腦輔助工作，但仍以傳統(tǒng)手工為主，缺乏通過計算機網絡管理系統(tǒng)進行日常管理，以致查找不便捷、保管不齊全或保存不方便，從而難以甚至無法長久性地追溯查找。
2.5 檔案管理制度不規(guī)范、不完善。主要表現(xiàn)為不少地方教育行政部門，對于學生檔案的管理制度的建立健全缺乏系統(tǒng)性、嚴密性與科學性，以致更多的學校缺乏科學規(guī)范、系統(tǒng)全面的學生檔案管理制度，不少高校特別是高職院校也同樣缺少健全完善和科學嚴謹的學生檔案管理制度，工作中往往以相對隨意的臨時通知代替更注重嚴肅性和科學性的規(guī)章制度。
2.6 不重視對學生檔案的開發(fā)利用。學生檔案進到學校后，其日常利用主要表現(xiàn)在核查新生入學資格時審查其檔案材料，或者是當學生有突發(fā)事件或意外事故發(fā)生時或需對學生作政審時而查閱其檔案信息。這種簡單的利用，顯然與國家日益強調的素質教育和更注重因材施教的高等教育發(fā)展趨勢不適應，更沒有發(fā)揮出學生檔案對于改進教育教學工作與管理服務工作的應有作用。
2.7 用人單位基本不寄檔案回執(zhí)。主要表現(xiàn)為用人單位在收到畢業(yè)生檔案后，因嫌麻煩或因要花錢而基本不將收檔回執(zhí)寄回學校，或者是有寄回學校但沒有在寄檔回執(zhí)上蓋公章或沒有經辦人簽名確認，以致事后時間一久難于追查，特別是各郵寄公司基本最多只在寄出學生檔案后的一年內提供查詢服務，之后則根本無法追查。
3. 對存在問題的解決辦法
3.1 完善學生檔案制度。為確保學生檔案管理有據可依和有章可循，省(市)教育行政部門應根據教育部、國家檔案局的相關法規(guī)，結合組織人事部門的有關要求等，出臺省（市）關于各級各類學生檔案的管理規(guī)章。就學校內部而言，應根據學生檔案管理的基本依據與相關要求，及時制定本校學生檔案管理制度，明確細分各單位各部門及相關人員的具體職責，加強精細化管理，并注重管理過程的檔案建設，以保證能及時收齊學生檔案，并確保有差錯時可以追究到相關人員的責任，并可以長久持續(xù)地查找學生檔案的去向。
3.2 及時恰當選配人員。相比于具備一定的專業(yè)、學歷、職稱與特長，實踐證明，學生檔案管理員的基本素質更強調具有高度的工作責任心和政治責任感，以及嚴謹持久的細心、耐心和恒心，否則其工作容易馬虎、粗放或者時松時緊，難于嚴格履行學生檔案管理職責。不論學生檔案是在學生處或就業(yè)中心還是在二級院系管理，或者是在學校檔案館（室）統(tǒng)一管理等，都應按照學生檔案管理員的基本素質要求，配備專人負責，學生數在5000人以上的最好不要搞兼職負責制，而應實行專人專職負責制。
3.3 加強檔案教育培訓。一是對專職與兼職檔案管理員加強業(yè)務培訓，就高校內部而言，主要是對輔導員和班主任等學生工作人員和教務人員就學生檔案的作用意義、內容范疇、制作要求、注意事項等進行系統(tǒng)培訓，以強化其制作和管理學生檔案的責任心與科學性，確保其可以正確指導和制作合格的學生檔案；就外部而言，主要是對中學和中專教務主任與班主任加強學生檔案的相關培訓。二是對廣大學生加強檔案教育，不論是在中學階段還是在大學階段，都要盡早和反復教育學生正確認識檔案的重要性，填寫基本要求與注意事項等，使其既能夠充分重視學生檔案的作用與價值，又不弄虛作假、夸大其詞或以偏概全地填寫本人檔案。
3.4 引入電腦管理系統(tǒng)。通過計算機網絡管理既可以大大提高管理效率，又有利于豐富學生檔案信息和拓展學生檔案管理功能。具體做法：一是引入計算機軟件公司開發(fā)成熟和應用較普遍的學生檔案管理系統(tǒng)，這可以簡便快捷地提高管理效率，但所需資金投入相對較大；二是結合自身工作實際，組織專業(yè)人員編寫制作學生檔案電腦管理網絡系統(tǒng)，這樣做所需資金相對較少，但需專業(yè)人員加強后繼維護。
3.5 加強外部督查力度。學生檔案管理工作瑣碎、繁雜、持久，其工作的開展除了靠自身的落實外，在督查指導方面主要靠專職檔案管理員對兼職人員進行內部督查，或者是依靠專職人員的自查自糾。實踐證明這并不夠，還需要加強來自外單位專業(yè)的督查指導，最好能夠推行旨在“以評促建、以評促改、評建結合”的管理制度，推行確有困難的也應加強本單位其他相關部門對學生檔案管理的督查工作，通過加強督查以保質量促發(fā)展。
3.6 分類總結開發(fā)利用。通過全面查閱學生檔案上的歷史記載，按生源地、是否獨生子女、富裕或貧困、專長或特長、城鎮(zhèn)或農村、性格內向或外向、不同年齡與成長經歷等，分類統(tǒng)計和分析其基本情況，在進行教育教學和學生日常事務管理改革時，多考慮學生檔案的相關信息，以因材施教；并可結合建立學校未來校友的檔案數據庫，以加強對日后校友資源的開發(fā)利用。
3.7 強化轉遞回復機制。鑒于學生檔案作用的長久性，為確保可以及時和長久地查找到每份學生檔案的去向，應強化檔案轉遞回復機制。具體做法：一是要求機要郵局或郵寄公司在轉遞學生檔案后的一個月內，必須向學校提供一份用人單位簽收并蓋章確認的檔案回執(zhí)單，否則不支付郵費；二是及時將學生檔案轉遞去向掛在學校網站相關網頁上，告知學生憑本人學號與身份證號可登錄查詢。與此同時還可順便建立校友檔案數據庫。
4. 結語
電子檔案沒有固定的字跡，無法從筆跡上分辨其原始性，我們無法采用與紙質檔案相同的標準和方法來判斷電子檔案的原始性。由于各種原因技術水平的保管相差很大，丟失電子檔案的風險時刻存在，電子檔案要完全代替學生個人紙質檔案還需要一個漫長的進程，因此紙質檔案的原始記錄性有不可替代的作用。鑒于我國國情與社會發(fā)展的趨勢，可以預見在相當長的時期內，檔案工作包括學生檔案工作只會加強而不可能淡化。因此，加強和改進學生檔案工作依然任重而道遠。
參考文獻：
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【關鍵詞】成人高校 學籍管理 改進 畢業(yè)
【中圖分類號】G720 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2013）05-0022-02
一 成人高校學籍管理工作中存在的問題
成人高校學籍管理工作是一個復雜的工程，包括很多事項，如學生的基本狀況的統(tǒng)計把握、學生入學基本的登記信息、學生的考核等，因此成人高校學籍管理工作事項較為繁雜，不免因一些問題沒處理好，導致管理工作中出現(xiàn)一些問題。
1.管理人員認識不足
學籍管理工作的重要性是不可小覷的，特別是在規(guī)模較大且人員不固定的成人高校，但很多教師并不像正規(guī)全日制高校教師一樣重視此項工作，這導致部分成人高校學籍管理混亂，新學員不及時上報，畢業(yè)資料也不及時上交，甚至教學環(huán)節(jié)安排不合理，學生根本學不到知識，而畢業(yè)了的學生有些科目甚至還沒有修完，等領畢業(yè)證時還要補修。
2.工作人員能力不足
成人高校教師營利性思想較強，大部分教師抱有當一天和尚撞一天鐘的思想，且因成人高校并非高材生就業(yè)的首要選擇，大部分引進屬于相對低端的人才，且學校很少刻意組織類似學籍管理的系統(tǒng)培訓，導致很多學籍管理工作人員在科技發(fā)達的今天，甚至不會使用電腦辦公，這明顯降低了其工作效率，且易出現(xiàn)工作疏忽，因此工作人員的專業(yè)能力和操作能力的不足也嚴重影響著成人高校學籍管理工作。
3.管理制度不健全
大部分成人高校是依靠普通專科院校下設的繼續(xù)（成人）教育學院來延續(xù)成人教育事業(yè)的發(fā)展，相對來說是相互獨立的，但是其招生、學籍、教學管理制度是全部沿用本科院校的。這就易出現(xiàn)原有的制度與新制度的出入，導致管理體制脫節(jié)，從而影響整體管理工作。
二 成人高校學籍檔案管理的建議與具體措施
1.從源頭出發(fā)，把握審核關卡
第一，報名審查。對于成人高校的招生，不可單純以營利為目的，而更應該掌握學生的基本素質，筆者建議各地區(qū)招生辦應該預先對本單位接待人員進行基本培訓，讓他們意識到成人教育的嚴肅性，從而避免弄虛作假行為。如在網上報名后，需要進行現(xiàn)場確認，現(xiàn)場確認中需要嚴格核對學生的個人相關信息，且要求學生上交必要的學籍登記與審核材料，如果信息出現(xiàn)問題，則需要馬上進行核實，對虛假報到行為予以嚴肅處理，對于確實因學生粗心填寫錯誤的信息，必須在責令學生開具相關證明的基礎上進行及時更正，并記錄在案，從而防止冒名頂替等行為的發(fā)生。
第二，學歷認證。成人高考網上報名結束之后在進行現(xiàn)場確認時，要求各地市招辦在對專升本考生專科畢業(yè)證書進行“認證”時要嚴格把關，防止“偽證”出現(xiàn)。對于存在無專科畢業(yè)證書原件的考生一律不予確認，同時要堅持“公開、公正、公平”的原則。在學校錄取工作結束后，如果發(fā)現(xiàn)專升本學生的專科證書有問題，我們可以通過登錄中國高等教育學生信息網再次進行查詢，一旦確定屬于偽造，學校必須立即對這些學生勒令退學。另外要認真做好學校學籍檔案文件管理的完整性。用實際行動打擊社會上的“偽證”現(xiàn)象，確保學校的生源質量和教學質量，真正做到維護普通高校成人高等教育學歷文憑的嚴肅性和權威性。
2.日常管理細致入微
第一，有章可循。學籍檔案不是學生入學和畢業(yè)的簡單記錄，而是需要反映學生在求學期間的所有重要信息，包括階段性成績、在校的獎懲等，這是學生發(fā)展的真實記錄，也是學生求學的唯一憑證，因此務必真實詳盡。作為成人高等院校，必須將學籍管理工作作為重要工作事項去抓，要做好學籍管理工作。當然學籍管理工作并非一個口號，而應該有嚴格的規(guī)章制度，這就要求學校相關管理人員制定詳細的學籍管理工作流程，并落實到學籍管理工作的各個部門，同時要對學籍管理工作人員的工作態(tài)度和效率進行必要的監(jiān)督，對于不積極及不配合學籍管理工作開展的單位或者個人進行必要的處分，從而將學籍管理工作的規(guī)章制度徹底落到實處。
第二，善用科技。成人高校的一切教學動態(tài)和學籍信息對學生來說都是一種重要的信息資源，特別是學生的學籍變動和考試成績等情況應該及時公布。因此學校應考慮通過互聯(lián)網實現(xiàn)學籍檔案管理共享，使學生和家長能夠在任何地點以最快捷、最方便的方法來獲得他們最關心的學籍和其他方面信息，大大提高教學管理工作效率和學籍檔案利用率，拓展學籍檔案管理的服務領域，也是高校學籍檔案管理對社會的一種創(chuàng)新服務。
3.畢業(yè)論文（設計）工作
第一，注重教學。作為學生教育結束的最終審核階段，畢業(yè)論文（設計）是學生在校學習成果的綜合考查，也是學生是否能順利畢業(yè)的評價標準之一，而畢業(yè)論文（設計）又包含動員講座、選題及調研、寫作、審核與答辯四個環(huán)節(jié)，成人高校學生大都沒有經歷過嚴格的畢業(yè)論文（設計）寫作指導，因此很多環(huán)節(jié)都比較模糊，需要專業(yè)老師進行全程指導，這樣才能讓學生在畢業(yè)論文（設計）寫作環(huán)節(jié)中學會如何寫論文（設計），并且總結自己的學習生涯，為畢業(yè)做好充足準備。另外學校還應當提供往屆畢業(yè)資料中的經典案例，供本屆畢業(yè)生參考，讓學生全方位掌握畢業(yè)論文（設計）的寫作技巧，完成畢業(yè)論文（設計）寫作與答辯。
第二，注意存檔。畢業(yè)設計的教學時數在各門課程中是最多的一項教學內容，是對學生在校期間所學知識的一次檢驗，也是對學生在思維方法和分析解決問題方面的一次較為嚴格的綜合訓練。所以學校應當將學生開始做畢業(yè)設計時指導教師對于學生各個階段的評語等留存，對于學生的優(yōu)秀的畢業(yè)設計和優(yōu)秀論文也應歸檔，因為這些資料也是知識財富，對于今后學生的畢業(yè)設計等具有一定的參考和利用價值。
參考文獻
高職院校學生檔案是反應學生在校期間學習情況、個人經歷、思想表現(xiàn)等信息的重要載體，是用人單位了解高職畢業(yè)生、錄用高職畢業(yè)生的重要憑證和依據。做好學生檔案管理工作，對于幫助高職學生盡快走上理想的工作崗位有著重要的意義，因此，高職學生檔案管理工作應以就業(yè)服務為核心。基于以上觀點，本文將就如何實現(xiàn)以就業(yè)為核心的高職學生檔案管理提出一些思路與實踐對策，期望為高職院校學生檔案管理工作的創(chuàng)新與改革提供可行的參考。
【關鍵詞】
高職；學生檔案；就業(yè)服務
管理好、利用好高職學生檔案，對于促進高職畢業(yè)生更快、更好地就業(yè)有著積極的作用。但在實踐中，我國高職學生檔案管理工作普遍效率不高，在高職畢業(yè)生就業(yè)活動中的作用也并不明顯，且學生檔案的利用率相對較低。究其原因，主要與高職學生檔案收集不全、形式化嚴重、內容單一、利用價值偏低等因素有關。這直接制約了學生檔案價值的發(fā)揮，乃至影響著高職畢業(yè)生的就業(yè)。
1.樹立以就業(yè)服務為核心，以人為本的管理原則
學生檔案管理的最終目的在于幫助學生成才，幫助學生就業(yè)，因此，要提升學生檔案管理成效就要首先樹立以就業(yè)服務為核心的工作理念。通過與用人單位進行充分溝通來了解他們需要知道學生的何種表現(xiàn)、何種信息，并以此為依據不斷改善和調整學生檔案管理工作的手段與內容；其次，學生檔案最終要為學生所用，因此高職學生檔案管理工作要樹立以人為本的意識，結合學校教育活動的開展節(jié)奏和學生的實際情況開展學生檔案的收集、管理、開發(fā)與利用工作。
2.豐富學生檔案內容，提升檔案參考價值
目前，高職院校學生檔案的內容主要有：招生錄取材料、大學生入學登記表、成績表、獎懲文件、入黨入團材料、報到證存根、體檢表等，總的來說檔案內容較為單一，參考價值偏低，不能全面地反映學生能力、素質、道德品質、專業(yè)技能，用人單位很難通過學生檔案發(fā)現(xiàn)學生的閃光點。為了解決這一問題，高職院校學生檔案管理工作中應豐富檔案內容，擴大檔案信息的收集范圍。對此，首先要強化對學生參與各種社會活動、公益活動的記錄，以及學生貸款信用信息的收集，以更好的反應學生的道德素質與個人修養(yǎng)；其次，除記錄學習成績外，職業(yè)院校學生檔案應更重視專業(yè)證書的取得情況的錄入，以體現(xiàn)應用型人才的實踐技能和動手能力，對此，學生檔案管理過程中應將學生獲得的各種技能證書、上崗證書、技術等級證書等信息收入檔案中；最后，應將學生在校期間所受的處分及處分的撤銷情況進行詳細記錄，這樣一方面能使檔案更真實地反映學生的在校經歷，另一方面也對高職院校學生的危機行為起到顯著的遏制作用。
3.強化學生檔案挖掘，提高檔案利用率
高職院校學生入校后,其檔案經學生檔案部門的整理后就被歸檔入柜。從入學到畢業(yè),檔案材料雖會不斷補充,但在選拔干部、用人單位招聘時,往往很難真正派上用場，這使得學生檔案資源長期閑置浪費，老師與用人單位均不能通過學生檔案更全面、更詳細地了解學生的素質與特點。且高職畢業(yè)生面試和就業(yè)時，學校的檔案通常很難真正發(fā)揮作用，而學生自己攜帶的簡歷，用人單位又不能完全信服，可見學生檔案的有效利用率是較低的。為了解決這一問題，在學生檔案管理中，應強化對教師評價、同學評價、心理狀況評估的信息的挖掘和收集，并將其及時納入學生檔案范疇，在學校教師、用人單位需要了解學生時及時向其提供相應的信息和材料，以提升學生檔案的有效利用率，在強化學生檔案資源開發(fā)的同時減少其閑置浪費。
4.強化人員教育培訓，提升檔案管理成效
目前，我國職業(yè)教育事業(yè)快速發(fā)展，高職院校招生規(guī)模不斷擴大，高職畢業(yè)生數量不斷增加，而社會對應用型人才的需求有限，這就使得高職畢業(yè)生面臨著嚴峻的就業(yè)形勢，在此背景下，要實現(xiàn)科學有效的學生檔案管理工作，需要依托于一支高素質的學生檔案管理隊伍。因此，高職院校檔案部門必須在牢固樹立以就業(yè)服務為核心的工作理念的基礎上，不斷強化檔案管理隊伍建設。對此應注意以下幾點：首先，要對“以就業(yè)服務為核心”、“以人為本”的學生檔案管理理念進行積極宣傳，使學生檔案管理工作人員真正意識到學生檔案的利用價值及其對學生就業(yè)的深遠影響，自覺地將自身工作與學生未來的就業(yè)聯(lián)系在一起；其次，要積極利用各種培訓教育途徑（如專題講座、專業(yè)知識競賽、專業(yè)素質考核、繼續(xù)深造、外出學習等）不斷提升學生檔案管理人員的專業(yè)素質、信息化管理技能，為學生檔案資源的開發(fā)與利用奠定良好的基礎；最后改制院校檔案部門應積極引進高素質檔案人才，不斷為高職教學檔案管理隊伍注入新鮮血液，為高職院校學生檔案管理工作帶來新思路、新方法，為更好的服務高職畢業(yè)生的就業(yè)創(chuàng)造更多可能。
5總結
綜上所述，在就業(yè)形勢日趨嚴峻的今天，樹立以就業(yè)服務為核心的高職學生檔案管理理念，是幫助高職畢業(yè)生緩解就業(yè)壓力，盡快走上理想工作崗位的重要途徑，也是維持職業(yè)教育事業(yè)穩(wěn)定、健康發(fā)展的必然選擇。
作者：于金霞 單位：寶雞職業(yè)技術學院。
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【關鍵詞】高校檔案；信息；服務社會
1、順應社會的發(fā)展趨勢
高校檔案信息服務社會化是為了滿足社會各領域發(fā)展的需要，把隱藏的檔案信息開發(fā)成系統(tǒng)有價值的知識和信息服務的一種新型的有利于社會的服務。在這里，新的服務指的是整個社會共享檔案信息。事實上，無論是檔案信息，還是社會大學檔案館的社會屬性，都是從社會實踐的所有文件的信息中總結出來的。高校檔案信息服務社會化的檔案信息的社會屬性是高校檔案管理的本質。而高校檔案信息，它的使用和服務本身也有千絲萬縷的聯(lián)系，不可與社會的方方面面產生分離。因此，在今天的信息社會的迅速發(fā)展中，高校檔案館根據社會需求有必要深度挖掘檔案信息的社會屬性，進一步地為社會服務，滿足社會發(fā)展需求。
2、高校檔案信息服務社會化的主要表現(xiàn)
2.1社會對人才的需求
社會迫切需要了解許多高校人才的信息，科學研究等多方面的信息，特別是在用人單位選擇需要的高校畢業(yè)生，通過檔案部門提供相關的檔案信息對他們進行一定的了解，許多企業(yè)開發(fā)新產品而對學校檔案部門了解相關的科研項目，通過對畢業(yè)生科研成果的研究，選擇適合自己企業(yè)發(fā)展的有利的人才。還有學校畢業(yè)生進入社會參加工作，考研，出國深造或畢業(yè)證書丟失，都需要檔案部門提供相關證明，以便他們能夠更好，更快捷地找到自己的個人檔案，不耽誤進一步的深造。
2.2高校信息化建設提供了很好的平臺
高校數字化校園網絡的建設實施，使高校檔案部門形成了一個公共服務系統(tǒng)，在檔案的管理，硬件和軟件的管理上都得到一定程度的改善和提高，工作人員和學生可以在校園網或者在校園檔案室搜索到許多有關個人的信息，這樣有利于同學們之間能夠相互學習，能夠更好地收集到多方面的知識。
2.3高等教育的發(fā)展
隨著中國高等教育的發(fā)展，高校辦學規(guī)模不斷擴大，學籍檔案的數量迅速增加，工作人員的整理工作也越來越重。使得文件已得到良好的基礎條件下得到更大的發(fā)展。主要的表現(xiàn)形式有擴大高校招生規(guī)模，教師們每年產生大量的教學檔案，為檔案信息的社會化服務提供了很好的發(fā)展條件。
3、采取措施，促進高校檔案信息服務社會化的工作，讓高校檔案更好地服務于社會
3.1堅持以人為本，加強高校檔案館的社會服務意識
檔案管理的本質是服務的使用。高校檔案工作者要堅持以人為本，加強自然檔案工作的服務，滿足社會各界對高校檔案信息服務的最大化需求，促進檔案信息服務社會的和諧發(fā)展。大學領導和檔案管理工作者要深入了解高校檔案信息服務社會化是發(fā)展的必然趨勢，是每個高校檔案信息服務工作的一項重要職責，要面向社會需求提供相關文件的服務。只有引起了足夠的重視，才會付諸于行動。改變被動服務為主動服務，使得檔案信息對社會發(fā)展起到很大推動作用。
3.2提供優(yōu)質服務
對高校的檔案信息資源管理從半開放狀態(tài)到全開放狀態(tài)轉變。要想做好這項工作，需要高校檔案室具有一定的硬件設施和軟件基礎。因此，高校領導和檔案管理部門應給予高度的關注和支持，首先要加強服務場所的硬件設施的管理和加強服務設施建設，為信息服務社會提供方便快捷的服務，為社會的利用提供安靜的環(huán)境；其次要豐富和優(yōu)化檔案信息，合理的匹配和隱藏信息，加快數字信息資源的采集和信息化和網絡化建設。用現(xiàn)代化的服務手段和技術來豐富檔案信息，為社會服務；第三需要開發(fā)高校檔案信息社會服務管理系統(tǒng)，堅持保密的原則，增加服務項目和服務內容。切實改進措施，保障措施的可行性，提高服務質量；四要加強信息反饋。通過對讀者的調查了解社會需求，提高社會化服務的準確性和及時性。
3.3高校檔案信息服務社會化要堅持循序漸進的原則
和前面所說的一樣，檔案信息服務社會化是檔案信息資源從半封閉式管理到開放式管理，它是一個漸進的過程。在這一過程中，檔案管理部門要認真把握。根據實際情況，做到有的放矢，從易到難，從簡單到復雜，不斷積累經驗。利用創(chuàng)新的工作方法，逐步推進檔案館的社會服務的發(fā)展，使檔案信息資源管理更加規(guī)范科學。
4、對檔案信息服務社會化發(fā)展的幾點建議
4.1增加服務渠道，實現(xiàn)資源共享
由于檔案文件具有巨大的潛在影響，檔案信息資源是教學改革決策的重要依據，也是科研管理的一個先決條件。檔案信息在政治，經濟，文化研究等領域具有很大的開發(fā)利用價值，。另一方面，信息是根據人的需求來收集和選擇，再經過處理，然后轉移出去，可用于實際工作中。因此，為了使檔案發(fā)揮信息的作用，前提是人們要掌握它的作用，熟知該文件包含的價值信息，然后把它們進行分類，創(chuàng)建一個相應的平臺，以便于人們搜索和利用到它。。
4.2高校檔案的創(chuàng)新
在學生畢業(yè)前夕，把他們曾經獲得的一些好的獎項和成就進行編輯和總結，形成一份正規(guī)的證明材料，以使它在推薦就業(yè)有說服力競爭力。鑒于此，采用計算機系統(tǒng)來管理檔案。根據檔案檢索的要求，應輸入學生姓名，代碼，專業(yè)證書編號，標題等搜索條件。因此，利用豐富的信息檔案，完全可以為學校的教學，管理，科學研究和社會服務。
4.3高校檔案信息服務社會
社會服務要求檔案信息向社會開放的最大利用率，大學檔案由于長期服務于學校教學，管理，科學研究和其他工作。原來的使用，在服務對象和使用范圍太多的限制，對社會的使用有著很大的不便之處。這就要求高校檔案館在探索社會服務的過程中，科學準確地對自身定位，提煉出一些對社會有效的信息，對于現(xiàn)有的系統(tǒng)，隨著檔案服務社會化的具體情況進行一定的修改，使得檔案信息更好地服務社會。
5、小結
高校檔案信息服務社是一個循序漸進的過程，這需要高校檔案信息管理者正確認識到信息服務社會化的好處，采取有效的措施，保障檔案信息準確高校地服務社會。
【參考文獻】
[1]蔡新亮.高校檔案信息服務社會化芻議[J].黑龍江檔案，2011（2）：47-48.
