時間：2022-06-12 18:39:25
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1.科技檔案的概念
科技檔案是記述和反映本單位科學研究、技術開發、生產技術等活動的，具有保存價值并按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄，集中保管起來的原始科技信息資料，科技檔案有多種信息載體，包括文字、數字、圖紙、膠片、照片、錄音帶、錄像帶、縮徽等。
科技檔案是本單位在科技活動形成的，是科技活動的真實記述。它具有永久或一定時期保存價值，是經過整理、加工，按照的格式和制度歸檔的信息資料。
科技檔案具有科學性、專業性、成套性和服務性的特征。
2.藥學科技檔案管理的重要性。
藥學科技檔案是進行藥學科研、技術開發和藥品生產的重要依據；是成果鑒定、新藥審批、申請專利、技術轉讓的依據；是藥學科技成果轉化為生產力的重要手段；是處理藥物方面案件的法律憑證，是處理科技工作的和成果所有權糾紛的促裁憑證；是進行藥學科技交漢；發報咨詢、技術服務的重要工具。
隨著我國經濟體制和科學體改革的開展以及《藥品管理法》的頒布實施，藥學科技工作進入了新工發展階段，新藥開發和其他科技成果必然逐年增多，對藥學科技管理的要求也更高。要求科研部門與科技檔案部門合作，照完整、準確、系統的要求，及時將本單位本系統在科技活動全過程中形成的科技文件信息歸檔保存。
3.藥學科技檔案的內容
藥學科技研究活動的內容十分廣泛而復雜，作為科技檔案不可能過于繁雜瑣碎。一般來說其內容包括：選題報告，課題研究計劃書，工作方案論證，預研報告，同行評議意見，批準文件，科技合作協議書或合同；研究工作報告，年終總結報告；調查報告、實驗、分析、試制、測試、觀察的各種原即記錄、數據、圖紙；經過整理的數據、配方等；研究過程中產生的圖表、照片、錄像帶、錄音帶、電影片等；原料標準，工藝技術規范。質量控制標準；技術說明；毒理；藥理試驗報告，臨床試驗報告；階段性工作報告；最后部報告；科研論文，專著原稿及討論記錄；各種稀有實物、標本、樣品等目錄照片；成果鑒定書，推廣使用報告，取得社會效益、經濟效益的證明；成果獎勵文件，包括申請書、評議書、證書等；研究項目或課題的修定或撤銷等文件；經預算；有關來往文書。要寫明每種材料的編號、名稱、頁數。
4.藥學科技檔案管理
4.1機構和人員為了搞好檔案管理工作，各級都設有檔案管理機構和檔案館、室；各部委、各廳局也都建立有檔案管理機構和檔案館。室。各企業事業單位逐步建立了檔案室或配備專人負責。檔案管理機構和檔案館。室票據其任務和發展逐步形成專業化檔案機構?？萍紮n案管理是檔案和要組成部分，藥學科技檔案工作在藥物研究單位、藥品生產企業和高等院校，屬于科研管理和組成部分。其中一部分按照規定由上級主管部門或有關部門歸檔保存，例如研制新藥的文件資料，在通過批準，取得新藥證書后,其檔案由衛生部藥政局收集、整理、交衛生檔案館保存。
4.2藥學科技管理工作的內容藥學科技檔案的具體業務工作，包括了科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用等五項工作。
科技檔案的收集，就是把分散的具有保存和利用價值科技檔案接收過來。集中保存在檔案館（室）或專業檔案室，以利于有關人員利用。這是建立科技檔案基礎和起點。收集工作要嚴格科技文件材料歸檔范圍、要求和手續進行。
檔案的整理，這是把分散收集起來的科技檔案分門別類，系統排列和科學編目，便于保管和利用。
檔案的鑒定，是指鑒別科學、歷史和現實價值。通過臨床以確定不同的保管期限，對那些無須保存的科技檔案，經過一定的批準手續，可以剔除和銷毀。
任何事物都有其自身的運動規律，那么，也就具有其自身的特點。醫院科技檔案也是如此，只有認識到其特點才能按科技檔案特有的運動規律進行科學管理，才能發揮科技檔案的作用。
1．1科技性
科技檔案最根本的特性是科技性。醫院科技檔案是科學技術研究活動的真實性歷史記錄，對科技成果的科學性、創新性、實用性價值的鑒定與數據處理決策具有重要的作用。一切科研項目科學技術性質的文件，如不加強管理，出現疏漏，將嚴重影響科學研究工作。人民醫院是一所綜合性的三級甲等醫院，科技檔案質高量大，有效應用現代信息技術管理科技檔案迫在眉睫。
1．2專業性
專業性是科技檔案最突出的特點之一?？萍紮n案的專業性不僅使它們同一般檔案相區別，而且使不同專業形成的科技檔案彼此之間互相區別，甚至連表達知識的術語、圖形、符號等也很不相同。醫院科技檔案來自不同專業的科技活動，類型最為豐富多樣，而且同一種類的醫院科技檔案隨著它所記載的科技活動的不斷深入，其專業性也得到了相應地加強。因此，反映在科技檔案上，就是不同專業科技檔案具有明顯不同的內容和表達內容的方式。
1．3再生產力
科技成果的利用不是一次性的，而是可以重復利用的。它能否得到最大限度的開發利用和有效轉化，這需要通過分析與研究，從中吸取有借鑒的有價值的信息以促進科技的發展和進步。通過開發科技檔案信息資源，就能將科技資源廣泛應用于各個領域，充分發揮科技檔案在經濟建設中的作用。
2科技檔案管理存在的問題
2．1保存難度大
人民醫院傳統的儲存檔案方法是以紙質為主要的存儲載體，極小部分以磁帶、影像帶、膠片為介質和電子文檔形式儲存，科技檔案也不外如此。這些存儲介質很容易受環境影響而出現發黃、霉變、破損、受潮等問題，難以永久保存和備份。而且隨著檔案數量的與日俱增，存儲空間的需求也越來越大，使醫院維護和管理檔案的所占用的空間與成本也越來越大。
2．2查詢難度大
目前很多醫院仍沿用傳統的以人工為主的科技檔案管理模式。人民醫院傳統的科技檔案資料查詢的流程是：查科室、查時間，到案卷目錄，再查到文件目錄，根據文件目錄記錄的檔案號信息查到檔案所在庫房的存放地址，然后庫房調卷，辦理相關手續，查閱非常耗時、耗力。而且一些檔案經過反復查閱后，已經出現了破損現象，有的甚至遺失，對檔案管理造成了很大困擾。
2．3利用效率低
因為紙質檔案具有易損壞、低效率、不便于統計和查詢等問題，很多醫務人員感覺很觸頭，不愿意查詢，無形中使檔案的利用率顯著降低。對于一名醫務工作者來講，利用醫院科技檔案資源進行科研工作非常重要，通過分析與研究，開發科技檔案的利用價值。因此，為提高科技檔案利用率，醫院科技檔案管理進行數字信息化建設刻不容緩。
3加快科技檔案管理信息化
管理手段的現代化是科技檔案管理信息化的核心手段，要加快檔案管理信息化的建設，筆者認為主要做好以下幾方面的工作。
3．1職業素質
科技文件材料的形成是科技檔案的源頭性工作?？萍脊ぷ髟谧匀粻顟B下不會形成完整、合格、規范性的科技文件，需要檔案工作者的積極干預及參與才能形成合格的檔案。一個現代化醫院檔案管理系統，必須具備具有現代化管理水平的檔案管理者，科技檔案更是如此。在醫院現代化科技檔案管理工作中，工作人員不僅本身要具備檔案管理專業知識，還要懂得現代化科學管理檔案的實質內涵和特點。檔案管理人員一定要認識到醫院科技檔案現代化管理是一項實現醫院科技檔案管理工作科學化、現代化的高標準系統工程，需要檔案工作人員全面掌握科學管理科技檔案的綜合技能，提高自身職業素質。
3．2思想認識
計算機能否成功地應用在醫院科技檔案信息管理中僅僅依靠具體工作人員具有現代化管理水平還遠遠不夠，院領導的支持和各部門管理人員的積極參與，尤其是上級領導思想認識的提高非常重要。在科技檔案管理工作上，大院長需指定專門的分管院長進行管理把關，把科技檔案信息化建設作為醫療系統現代化建設和服務工作現代化建設的一個重要內容，逐步建立起科技檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率，為醫院醫療水平的提高起到積極的推波助瀾的作用。
3．3軟、硬件設施
加快科技檔案信息化的建設，實現檔案網絡化管理，配置與科技檔案管理信息化相適應的軟、硬件設備必不可少。利用計算機管理可以減少儲存科技紙質檔案所占用的有效空間，保存信息方便簡單；微機的儲存量豐富而廣泛，由計算機編出的文件分類、主題等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統，無論是對醫院本身查找資料，還是對其他查閱檔案的人都會快捷而準確，使用者還可以通過電腦、筆記本、手機等方式接入數據中心及時查閱，省時省力，提高工作效率。所以，醫院應創造條件，力爭全部使用電子計算機進行管理，自成體系，實現檔案管理的自動化、網絡化、現代化。
[關鍵詞]醫院科技檔案；信息化建設；概況
伴隨著科學技術的不斷發展，信息化建設已經發展成為世界各國的必然選擇和共同任務。面對這一問題，各行各業都在試圖利用先進科學技術來促進自身的可持續發展。醫療行業作為一個相對特殊的行業，能否運用先進信息技術來開展科技檔案的建設和管理，關系著在新時期醫院的可持續發展。國家檔案局在2008年就明確提出推進檔案信息化建設的重要任務。如何跟上國家信息化建設的發展步伐，加快科技檔案信息化建設，已經成為醫院管理者和檔案工作者必須重視和思考的問題。
一、醫院科技檔案信息化建設概況
醫院科技檔案作為醫院建設的重要資源，通常是指在醫院各種活動過程中自然形成的具有一定保存價值的真實歷史記錄和文獻數據。對于醫院而言，這些科技檔案都是十分珍貴的文獻資料。然而，由于醫院科技檔案形式多且數量龐大，因此需要相關管理部門對科技檔案資源開展科學的分類整合，這樣才可以在方便保存的同時實現快速查詢。在以往，醫院普遍采用紙質的方式對科技檔案進行歸檔保存，這種落后的工作方式不僅加大了工作量，而且不利于保存。因此，緊跟國家信息化建設的發展步伐，加快科技檔案信息化建設，已經成為規范醫院檔案制度的必然選擇。目前，我國許多醫院已經開始進行科技檔案信息化建設，然而由于各種主客觀因素，科技檔案信息化建設存在著一些問題，主要存在以下幾個問題。首先，沒有正確認識科技檔案。專業性作為醫院科技檔案最為鮮明的特征，使其明顯區別于其他檔案。然而，在現實中，許多醫院領導和檔案工作者沒有正確認識科技檔案的這一特性，將科技檔案和其他檔案混合歸檔。其次，缺乏健全的規章制度。
長期以來，醫院檔案管理制度更多地停留于對實物檔案資源的歸檔管理，對科技檔案信息化的建設尚處于初步發展階段，并沒有一套完善的規章制度來指導醫院科技檔案管理工作的開展。再次，缺乏專業人才、優秀人才。醫院科技檔案信息化工作具有十分強的專業性和技術性，這就對檔案工作人員的綜合素質有著較高的要求。然而，由于醫院的特殊性，檔案管理人才隊伍建設沒有得到足夠的重視。最后，缺乏必要的基礎設施、設備?；A設施、設備是醫院科技檔案管理工作的必要保障。在現實中，醫院將更多的資金投入到醫療設備上，對科技檔案設施、設備的投入卻很少，這影響到了工作的順利開展。
二、加快醫院科技檔案信息化建設的重要意義
在傳統的醫院科技檔案工作中，受限于落后的工作理念和管理方式而出現的各種各樣的弊端，信息更新滯后、檔案查詢困難、保存費用較高以及檔案利用率不高等問題都在一定程度上阻礙著醫院科技檔案信息化建設的順利開展。醫院科技檔案作為醫院發展過程中十分寶貴的資源，一旦因為意外而損失掉，則會產生非常嚴重的后果。在新形勢下，加快進行醫院科技檔案信息化建設不僅符合國家信息化建設的發展要求，而且可以有效解決傳統醫院科技檔案管理中存在的諸多問題。應該說，加快醫院科技檔案信息化建設不僅有利于更好地規范醫院科技檔案管理體系，提高科技檔案管理工作的專業性，而且有利于更好地保存醫院珍貴檔案，方便查詢利用，有利于形成科學合理、規范高效的醫院科技檔案管理體系。
三、新時期醫院科技檔案信息化建設管理發展思路
(一)創新醫院科技檔案信息化建設管理理念
隨著各種先進科學技術的快速發展和普及應用，醫院科技檔案管理工作面臨著適應現代科學技術迅速發展的需求問題。受傳統思維的影響，醫院領導以及檔案管理人員容易產生“管理即存放，工作即保管”的錯誤認識，進而在一定程度上忽視科技檔案在醫院臨床、科學研究以及醫學教育等工作中的支撐作用。在新形勢下，醫院要做好科技檔案信息化建設，就必須不斷創新醫院科技檔案管理理念，用創造性思維、換位思考思維以及系統性思維指導醫院科技檔案管理工作，改變單純的存放、保管工作觀念，并主動摒棄“坐與等”的落后檔案管理工作方式，積極主動地利用信息技術開展醫院科技檔案的收集、整理、查詢及利用工作。
(二)依法建立健全醫院科技檔案管理制度
只有依法依規建立健全醫院科技檔案管理制度，才可能確保醫院檔案工作人員嚴格按照規范做事，更好地進行醫院科技檔案信息化建設。首先，醫院領導和科技檔案管理人員必須學習和遵守相關法律法規，在工作中始終堅持有法必依。其次，應注重提高科技檔案管理人員的檔案意識，并結合醫院實際情況不斷完善科技檔案管理工作規章制度，對醫院科技檔案信息的歸檔、存儲和使用必須制定明晰的審批和備案制度，尤其是對一些涉及保密的科技檔案文件，更需要提供必要的保護。醫院科技檔案資料入庫前，必須經過嚴格的審核，對其真實性、實用性進行核查，以保證其科技檔案資料的真實可信，從而使醫院科技檔案管理工作做到有章可循。最后，必須明確工作職責，將醫院科技檔案管理具體工作嚴格落實到個人，從而使醫院科技檔案管理工作做到職責分明。只有做到以上幾點，建立健全醫院科技檔案管理制度，才可以真正確保醫院科技檔案管理工作的正常有序運轉。
(三)加大醫院科技檔案信息化建設力度
隨著我國醫療事業的迅速發展，醫院的規模不斷發展壯大，許多重要的醫學科技檔案資源迫切需要得到科學合理的管理。因此，在新時期，醫院必須不斷加大科技檔案信息化建設力度，投入相應的人力、物力、財力建立科技檔案數據庫，充分挖掘和利用醫院科技檔案資源，以此更好地服務于醫院的可持續發展。應該說，科技檔案的信息化建設是醫院科技立院的重要基礎。無論如何，醫院科技檔案的信息化建設理應成為醫院的重要管理工作之一，必須將其作為重點工作來抓好。
(四)加強醫院科技檔案專業人才隊伍建設
在醫院科技檔案信息化建設實踐中，必須依托先進的計算機技術和多媒體技術。各種先進的信息技術的應用和普及必然會不斷改變傳統科技檔案的管理辦法和技術手段，從而使科技檔案管理工作從原始落后的手工操作逐步發展到自動化管理階段，為醫院科技檔案信息化建設奠定堅實的物質基礎。這必然會對醫院科技檔案管理工作者的綜合素質提出更高的要求。因此，醫院科技檔案信息化建設的成功實施，需要一支高素質的科技檔案專業人才隊伍。首先，醫院領導必須重視科技檔案管理人才的引進工作，醫院應該根據自身實際情況從外部引進優秀科技檔案管理人才，從而為醫院科技檔案信息化建設注入新的活力。其次，醫院必須注重對內部科技檔案管理人員的培訓，通過專家講座、業務培訓以及在職進修的方式不斷提升科技檔案管理人員的專業能力，從而為科技檔案信息化建設培養和儲備更多的專業化人才，提升醫院科技檔案管理水平。
(五)加大資金投入，采購先進的科技檔案設施、設備科技檔案管理的關鍵
在于保管好和利用好現有的科技檔案，這就需要有先進的科技檔案設施、設備。此處所講的設施、設備不僅包括醫院科技檔案信息化建設中所需要的硬件設備，同時也涵蓋相應的軟件設施。首先，必須保證科技檔案設施、設備的齊整性。醫院應投入相應的資金，更換原有陳舊的科技檔案設施設備，引入最先進的科技檔案設施、設備。其次，引進專業的軟件設備。醫院應根據實際情況建立起先進的科技檔案數據資源庫，進而為醫院科技檔案管理工作的順利開展提供便利。
四、結語
對于醫院而言，開展科技檔案信息化建設是十分必要的。本文在分析醫院科技檔案信息化建設的重要性及存在問題的基礎之上提出有針對性的解決策略，主要包括創新醫院科技檔案信息化建設管理理念，依法建立健全醫院科技檔案管理制度，加大醫院科技檔案信息化建設力度，加強醫院科技檔案專業人才隊伍建設，投入資金采購先進的科技檔案設施、設備等，以此來提高醫院科技檔案信息化建設水平，更好地保證醫院的可持續發展。
參考文獻:
[1] 徐輝，羅林枝.醫院科技檔案信息化管理發展思路的探討[J].中華醫學科研管理雜志，2006(8):239－240.
醫院科技檔案信息化管理的更好開展，成為了醫院人才建設，實施科教興院戰略的重要基礎。如何根據醫院科技檔案的基本特征，在醫院科技檔案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發揮醫院科技檔案的作用，成為了醫院科技檔案管理的重要課題之一，本文就這一課題做一淺析。
1學科技檔案的基本特征
醫院的科技檔案主要包括五個部分:公開發表的科技論文、論著及其原始資料的收集;研究生的畢業論文及其相關實驗原始資料的收集;科學基金資助課題從立題至結題期間，所有相關資料的收集;協作項目的協議書，技術轉讓或申請專利的有關證明等的收集;通過鑒定后的科研成果資料的收集。這五個重要組成部分均具有以下兩個特點：
1.1源廣泛
醫學本身是一個多專業的龐大科學體系，涵蓋了醫、藥、衛生、微生物、職業病、生化等。其分科的細致與多樣性決定了醫學科技檔案的來源相當廣泛性和分散性。而這些科技檔案均自然形成于每一個科研機構和有科研能力的單位及個人的研究工作中，因此無論從內容上還是形式上都十分散亂。此外，醫學科技檔案的載體材料和形式也頗為多樣化：載體材料包括紙質載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體等;檔案形式包括文字材料，獎狀、獎杯、證書等實物，這樣導致科技檔案管理工作量巨大，加之漫長的科研過程和周期，無疑加大了科技檔案收集工作的難度。
1.2利用價值高
醫學科技檔案不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。其內容包含了豐富的醫學知識、先進的科研思路、方法及大量有價值的國內外科研資料，包括成功或失敗的經驗，都可為今后科研開展提供參考，并對避免科研工作低水平重復或為科研而科研等，都有極高的利用價值。
2充分利用醫院內部互聯網，創建和完善醫院科技檔案管理系統。
根據醫院科技檔案的兩個基本特征，如何在醫院科技檔案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發揮醫院科技檔案的作用，成為醫院建設中的重點問題之一。本文認為由于醫院科技檔案來源廣泛，而檔案管理人員人數、人力有限，醫院可充分利用醫院內部互聯網，按照科技檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統，可促進充分發揮醫院科技檔案的作用。
醫院科技檔案管理系統可就以下幾個方面進行創建和完善：
2.1醫技人員個人信息管理
以科室為單位，將醫院醫技人員的個人科技檔案信息輸入醫院科技檔案管理系統。此系統可提供各類科技檔案，如各年度科研項目執行匯報表、各項科研經費報銷登記與結果反饋、論文投稿登記情況表、學術會議審批及學術成果統計表，外出培訓以及涉及到個人的科研教學信息等。
2.2科研管理
醫院科技檔案是醫院全部檔案的重要組成部分，它是揭示科技檔案內在規律，區分同是檔案內的科技和文書之間關系，闡述科技檔案的形成、發展的必然趨勢，以及對在醫院醫療活動中對科技檔案的收集及管理問題，科學地加強科技檔案工作管理工作至關重要。隨著醫院改革不斷深入，科技檔案也越來越體現出它的重要性，維護科技檔案的完整、準確、系統，并充分發揮其作用，是服務于醫院，造福子孫的一項非常有意義的社會活動。
1 科技檔案的形成
科技檔案和文書檔案都是人們在日常生產實踐活動中真實記錄，都是最有權威的史實證據。但是它們是有區別的，最根本的區別是記述和反映人們不同性質的社會活動?？萍紮n案是記錄反映人們的自然科研研究和生產技術活動，屬于自然科學范圍之內的活動。而文書檔案是從人們認識社會和管理社會的活動中產生的，反映著人們管理社會的活動，即行政管理等，屬于社會科學之內的活動。如在實際工作中，鑒別一份文件應當歸哪種檔案，起決定作用的不是文件的知識內容，而是文件所產生的領域，記載科技知識的文件不一定都歸入科技檔案，反之，歸入科技檔案的文件不一定都記載著科技知識。內容完全相同的文件，往往由于產生領域的不同而歸屬也不相同。如一項工作的初步設計及其批準文件，在工程建設單位無疑應歸屬于科技檔案，因為它是在該單位的其余建設這一技術活動中產生的。但這個文件在計經委這種綜合性的審批機關，一般要歸屬于文書檔案，因為它是在計經委的行政管理或計劃管理活動中產生的，記述反映計經委的管理活動?？梢姡募闹R內容固然同它歸屬有聯系，但這不是最本質的聯系，不能完全地反映和解釋這種現象。在查找檔案時，文書檔案比較強調時間，人們往往按照時間和內容提出需求；而科技檔案特別強調內容，人們往往提出查找某工程的檔案要求，而不限時間。根據這樣的查找規律，則要求文書檔案按年代整理，科技檔案按內容整理。目前我單位是綜合檔案室，把檔案直接劃分為黨政工團檔案、行政管理檔案、基建檔案、會計檔案及照片檔案等，這種方法是可行的，實際上也就明顯地將文書檔案和科技檔案區分開了。
2 科技檔案的收集內容
醫院的科技檔案是醫院的固定資產建設，從檔案利用者的角度看，科技檔案成套文件的管理是有實際意義的，它的收集內容包括：項目申請報告及批復文件；可行性研究報告；可行性研究報告是根據行業的要求，對建設項目在技術、工程和經濟上是否合理和可行，進行全面分析、論證，作多方案楷較，提出評價，為此次的建設項目的可靠性提供論證依據。計劃任務書；它是編制設計文件的主要依據；建設項目的選址報告；資源調查報告；方案設計；初步設計；技術設計；施工圖設計；工程各階段設計中產生的各類計算書；征地文件；工程承包合同；施工圖會審會議記錄、紀要；施工組織設計；開工報告和許可文件；施工圖預算；各種施工記錄；更改設計通知單；工程照片、影片、錄音、錄像材料。工程質量事故處理記錄和報告；施工技術階段小結或總結；竣工圖；工程決算交工驗收文件。只有將以上所有文件資料收集全后，工程建設項目正常結束后，將取得結果的全套文件資料，進行分類、組卷、卷內文件排列、卷內文件編目、案卷排列、編制案卷目錄、裝盒、上架、收集整理歸檔的程序就完成了。
3 科技檔案的保管和利用
近年來醫院在科技興院戰略思想的指引下形成了大量的科技資料，因此科技檔案的收集、整理工作就顯得尤為重要，這就要求檔案工作者加強學習，提高自身素質，嚴格按照國家有關科技檔案工作的方針、政策、法規制定醫院科技檔案管理標準；要求檔案工作者參與工程項目的有關技術活動，監督、檢查各有關部門科技文件材料的形成和預立卷工作。各有關部門、工程項目負責人負責做好科技文件材料的形成、積累、整理、預立卷和歸檔工作。底圖采用平放或卷放保管，嚴禁折疊，防止損壞；其他歸檔文件材料裝入專用檔案盒保管。科技檔案的借用期間，由借用人妥善保管。負責安全保密；嚴禁在檔案上填注、涂改；嚴禁抽取、拆散和私自復制、轉借、外寄檔案。歸還檔案時檔案管理人員要對上述事項當面檢查，發現有違反上述事項的，由檔案室根據其情節輕重，提出罰款或行政處分意見，報主管院長批準執行。同時檔案庫房應采取有效措施，（包括適宜的溫度、濕度、避光、防鼠、防潮等）防止所保管的檔案資料損壞、變質。
關鍵詞： 醫院 科技檔案 PDCA循環 管理 應用
中圖分類號：R - 0 文獻標識碼：A
PDCA循環是由管理學家戴明提出的一項理論，其作為一種科學路徑，在全面質量管理方面已得到廣泛的應用，其能夠將已既定的項目管理內容及目標，通過P（計劃）、D（實施）、C（檢查）、A（處理）四階段循環控制，從而達成擴大系統功能、提高目標質量的效果。醫院科技檔案是組成醫院綜合檔案的重要部分，主要指的是醫院在建設及發展進程中從事的醫療科研等一系列活動及該活動所形成的具備儲存意義的圖表、聲像、文字等，它包括各種載體和形式的歷史記錄。將PDCA循環法充分運用于醫院科技檔案管理過程中，可達到普遍提高科技管理效益和質量的目的?，F就醫院科技檔案管理的現狀和運用PDCA循環法提高醫院科技檔案的管理水平進行深入探討。
一、PDCA循環的概述
PDCA循環法是由美國某管理學家所提出的一種標準化、程序化、科學化的最基本管理法，其又被稱之為戴明循環，即通過Plan（計劃）、Do （實施）、Check （檢查）、Action（處理）四階段管理路徑，使工作的質量于持續循環中得以有效提高。上述四階段并非運行一次即結束，而是一次次的循環進行，若部分問題在第一循環階段未得以解決，則直接進入下一循環中，從而達成階梯式的螺旋上升。PDCA循環可在任何一項合乎邏輯的工作中運用，且在績效管理方面尤其適用[1]。
P階段需首先制定活動計劃，并確定目標和方針；D階段為具體的運作以實現計劃的內容；而C階段需對實施計劃的最終結果進行總結分析，辨別對與錯，明確實施的效果，且發現存在的一系列問題是該階段的關鍵；A階段則為最重要的一個階段，此階段需總結檢查出的結果并予以處理，即表現較佳的應繼續保持并發揚，或將其制作為指導文件以日后遵守，而對于處理不當的地方，則應吸取教訓并總結經驗，以避免下次犯同樣的錯誤；對于部分依舊未得以解決的問題，則應提交到下一次的循環中以待解決[2]。
二、PDCA循環在醫院科技檔案管理中的應用
醫療科技檔案管理是醫院科研管理及檔案管理的重要工作，隨著醫療技術的高速發展，在醫院檔案管理中所占的比重逐漸增加，其不僅能夠提高醫院醫療科研質量，而且能夠促進醫院相關技術水平逐步提高。PDCA循環在醫院科技檔案管理中的應用，具體分為計劃階段、實施階段、檢查階段及處理階段等方面。
（一）計劃階段（P）
醫院的目的是通過對科技檔案信息的充分利用，使其在醫療和科研中發揮出最大的作用，從而有效促進醫療水平及醫療質量的進步與提高。方法是制定規范的歸檔制度，把醫院于科教活動過程中所形成的具備儲存價值的數據、文字、軟盤、圖表、聲像等相關歷史記錄，集中保存且綜合應用[3]。例如：在科研課題中，應進行的歸檔記錄主要包括：項目的評審建議書、項目申報書、計劃任務書、經費的具體使用情況、實驗記錄、技術總結表、科技成果的鑒定證書、性能的檢測報告及標準學術相關資料，其涉及的層面還可能包括合同書等。因此，在開始科研課題之前，應明確資料均需要歸檔，其中課題項目的評審意見書和項目申報書是保存復印件或是原件，關于項目經費的具體使用情況的單據如何保存等問題均需事先計劃好[4]。
（二）實施階段（D）
醫院的科技檔案管理應始終堅持科研項目管理的導向，實行統一集中管理每類檔案，并于業務的建設基礎上突出歸類方案，在醫院的科技檔案管理中，應讓每一位實施者明白其需要做什么以及如何去做，因此，制度學習顯得十分重要。檔案管理的相關部門應該先將獨立科技檔案的管理規則先打印好，并粘貼于較為醒目的位置，而其他各項科技檔案管理的明細規則也應打印好并發放至各個相關科室，同時組織全院的行政人員及醫護工作者進行學習，以增強醫院整體科技檔案管理的意識。
（三）檢查階段（C）
如何確保有力實施是醫院在建立綜合科技檔案的管理規定后最為關鍵的一點，因此需加強并落實監管檢查過程，且在醫院日常的運作中加大對科技檔案管理的控制，同時積極調動醫院全體職員的主動性，并互相監督各自的行為[5]。例如：可以由各個科室的負責人和檔案室的工作人員組成科技檔案管理小組，也可每月定期調查科技檔案管理的滿意度及質量。現場控制每一項醫院科技檔案的管理制度，若發現存在偏差則應及時予以糾正，防止問題的進一步發展，從而有效避免不良后果的發生。各個科室的負責人也可安排專人負責并通過問卷調查的方式進行。對于制度運行中出現的問題予以認真分析，并找出不足及相關影響因素，針對性的提出整改建議并限制期限，且改正的意見需具體到人。
（四）處理階段（D）
定期開展檔案管理相關考核分析會是PDCA循環在醫院科技檔案管理中的一個重要階段，在該階段中，需針對所有的滿意度及檢查的結果予以認真分析、探討及總結，并將考核的最終結果和針對提高質量提出的相應改進措施、成效以及對下一步的意見一并上報給院領導[6]。因此，院領導可根據匯報的結果提前制定好下一階段的措施，其中包括建立標準、保留及改進等，從而形成自下而上，再自上而下的反饋系統，并為下一階段質量水平的提高打好基礎。這一階段存在兩項較為重要的任務，其一為糾正錯誤：針對較好的規章制度予以發揚，并把要求納入至對應的制度中，使科技檔案管理質量更加標準化；其二為把未解決的問題遺留至下一循環過程，以尋找出最佳解決方案。
結束語
為提高醫院科技檔案管理的質量水平，應將醫院科技檔案管理的各項內容充分納入至院內的全面質量管理，并與PDCA循環法有機結合。將PDCA循環法合理導入至醫院質量的管理工作中，不僅需加大對監控管理的力度，實施以各基層部門對內控制為基礎和區控中心的宏觀控制有機結合，而且需借助定期考核評分制度，讓每一位醫護人員參與到醫院科技檔案管理的質量考核，從上而下明確職責，各行其職并相互配合，形成監、控、管為一體的管理網絡，為提高、平衡機發展醫療機構的醫院科技檔案管理質量發揮重要的作用。
參考文獻
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科技檔案有四個主要特點：①真實性：不僅真實記錄和反映了醫院的科技活動，而且能夠真實地說明醫院科技活動的歷史過程；②實用性：以保證在人們需要時提供查閱和參考；③保密性：科技知識在一定時間和范圍內擁有其知識產權的有價性；④專業性：要求從事科技檔案管理的工作者具有較高的轉業技術知識。
科技檔案整理中存在的問題
制度不健全：科技文獻材料產生于科技活動的整個過程，貫穿于每項科技活動的始終，任何一項科研活動的每一個工作程序都會產生反映和記錄其過程或成果的科技文獻材料，經過收集、積累和整理，到該項科技活動結束，全部科技文獻應齊全無缺，經過審查后及時整理歸檔。但由于制度不健全，在某些科研活動中所產生的許多寶貴資料從項目計劃、項目報告、原始記錄、實驗數據等等缺乏跟蹤性紀實的材料積累，也沒有監督措施，使檔案形成不齊全、不完善、不準確，加之醫院人才的流動性頻繁，這些成果往往會被帶走，大量的資料被浪費，對醫院的醫療技術創新和研究工作造成一定損失。
檔案意識淡?。翰糠轴t務人員缺乏檔案意識，不愿將科技文獻材料歸檔?？萍嘉墨I材料的形成記載著醫務科技人員的勞動成果，有一定的價值和使用價值，立卷歸檔后有利于開發和利用，但是仍有部分科技人員思想保守，認為留在自己手里用起來方便，而且比較安全，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。致使絕大多數科技文獻材料在現實工作中外流，甚至丟失、損壞，結果影響檔案整理收集。
缺乏科技資料信息資源整體性：科技檔案是醫院重要的信息資源，由于醫學模式的轉變，醫院管理已經由單純的經驗管理向科學化、規范化管理邁進，而忽視科技檔案搜集管理則會失去檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。
零散文獻材料的收集機制不完善：收集效率不高，對零散科技文獻材料的收集工作不完善，責任不清，相互推諉現象時有發生，部分零散材料遺失，給以后整理利用形成一定難度。不能及時歸檔。
立卷機制不靈活：有價值的文獻得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高。只重視醫院文書檔案立卷管理，不強調業務部門主動歸檔，失去了科技檔案的完整性，如有些業務科室在某項科研完成后，未經科技檔案管理部門處理，就向上級部門呈報，不留底稿不存檔，造成歸檔的文獻中只有審批材料。
沒有專職檔案管理人員：由于科技檔案分散管理，大多是兼職檔案員，人員配備隨意，流動性大，他們缺乏檔案管理專業知識，對科技檔案的收集程序概念含糊不清，影響檔案管理水平，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新的活力。加之其他日常事務繁忙，根本沒時間整理檔案，所以很難使檔案整理工作以出色的工作效果使科技人員信任和理解，同時科技人員很難體會到檔案收集歸檔給他們帶來的方便和效益。
改善醫院科技檔案管理的對策
建立完整有效的監管制度：每一項科技活動從提出任務到最終完成任務，盡管經歷著不同的階段，有許多專業工序，但各階段、各工序之間都是相互聯系，一環緊扣一環，缺一不可的。并構成一個有機聯系的統一體。科技活動的這種規律性和嚴密性，決定了反映和記錄這一項科技活動的科技文獻材料，是一個獨立的有機整體，具有成套性，否則就不能真實地客觀地反映一項科技活動的完整面貌。因此，從制度上明確規定科技檔案的歸檔范圍和要求，建立符合實際情況的檔案管理制度，并加以完善實現動態管理和考核，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保醫療科技檔案材料整理的完整性，為醫院科技活動服務。
把醫院科技文獻材料的形成、積累和歸檔納入各項管理和制度中：一是納入科技工作程序中。例如：某項科研活動，要按照科研的工作程序，明確規定科研準備階段、研制階段、鑒定驗收階段、上報獎勵階段以及推廣應用階段各自應形成和積累哪些科技文獻材料。二是納入科技工作計劃管理中。每項科研工作在計劃階段都要相應地把有關科技文獻材料的形成、積累列入計劃之中，同科研任務同時下達，同時驗收。三是納入有關人員的責任制中。以強化有關人員的責任感。
發揮各業務部門的協同作用：檔案工作人員應該走出去，和各業務部門相結合，了解和掌握科技活動的計劃、程序和進展，協助和指導他們搞好科技文獻材料的形成、積累、整理和歸檔工作。在對每一項科技活動成果進行鑒定驗收時，檔案人員也應參加驗收幫助把關，這樣對保證科技文獻材料完整、準確、系統的歸檔保存以及歸檔后的進一步整理和有效利用都有重要意義。
強化對零散科技文獻材料的收集工作：為使零散科技文獻能完整及時地歸檔，制定了零散文獻收集歸檔的制度，使零散的科技文獻材料真正起到憑證和查考的作用。因此，不論是歸檔前的形成積累和整理，還是歸檔后的整理編目，都要按照科技活動本身的內在聯系和固有的秩序，來決定科技文獻材料的取舍、分類和排列。既不能把屬于同一整體的檔案分散打亂，也不能把一堆互無關聯的檔案任意拼湊在一起。
關鍵詞：醫學科研檔案；歸檔管理工作；現狀；應對策略
1 醫學科研檔案的定義
醫學科研檔案管理是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環節，所以，必須將其納入科研計劃、管理制度和有關人員的工作中，并與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合。同時，在工作過程中，必須實行科研工作和建檔工作“四同步”管理，即下達計劃任務與提出歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件檔案材料同步，驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步，上報等級、評審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。這樣做的最終目的是確保醫學科研檔案的完整性、準確性、系統性和安全性，以便于開發利用，從而實現醫學科研檔案工作從經驗管理向科學管理轉變，為醫院工作和社會發展服務。
2 醫學科研檔案歸檔管理工作現狀
2.1 科研材料收集不全面
醫學科研檔案的內容本應十分豐富，但是，如果醫學科研檔案的管理工作沒有完整的管理體系和完整的資料，將會直接影響科研檔案管理工作的有效開展，同時，也會降低醫學科技檔案的完整性和準確性。醫院前期大多科研檔案僅保存了最終的申報、審批材料，一些重要的科研項目形成的科技材料未歸檔，只是在科研人員個人或課題組內部保存和管理，給科研檔案的整理、歸檔和醫學科研檔案的日常管理工作造成了一定的困擾。
2.2 科研檔案管理制度不完善
由于醫學科學研究的時間跨度大――少則數月，多則數年才能完成，導致哪些資料應該歸檔，什么時間收集整理，各種補救措施的施等問題未能及時形成統一的制度規定。管理制度不健全，缺乏有效的制約手段是導致醫學科研檔案完整、全面歸檔的執行和落實力度不足的主要原因。
2.3 科研工作人員缺乏歸檔意識
醫院科研人員往往只重視科研活動的過程和科技成果的鑒定與報獎，對科研檔案的重要性認識不足，對其管理技術也不精通。這直接為科研檔案管理工作增添了難度，根本無法保證歸檔質量。雖然醫院成立了綜合檔案室，但是，科研檔案管理人員都是以兼職人員的身份來管理資料，在時間和精力上得不到保障，同時，科研人員和兼職檔案管理人員都缺少必要的檔案知識。
2.4 科研檔案有效利用與開發不夠
鑒于醫院建院時間較長，受醫療用房場地的限制，各門類檔案無法集中統一管理，所以，只能分室管理，保管方式不達標。在迎接等級醫院評審前，醫學科研檔案沒有完全使用專用的統一檔案柜和規格統一的檔案盒來盛裝保管科研資料，而且對書面材料、磁帶、光盤等資料缺乏科學的分類、編排，導致科研檔案的保管質量下降，損害程度加大，保管期限縮短。另外，醫學科研檔案的專業性和成套性又導致科研檔案的歸檔質量欠佳，醫院對檔案的利用和開發力度不夠，也未將科研檔案與科技生產活動聯系起來。
3 加強醫學科研檔案管理的策略
3.1 實行了科研課題全過程管理
為了保證醫院科研資料的完整性和科研檔案的真實性，應采取科研課題研究全過程的檔案管理方式。
3.1.1 立項指導
因為臨床科研人員不熟悉檔案收集程序，所以，在科研立項時，由醫院綜合檔案室專職檔案員協同科教科的一名兼職檔案員，根據科研設計內容，將科研項目的歸檔內容和要求書面告知項目負責人，并對其進行指導，同時，兼職檔案員具體負責該項目所形成的各種文件材料的收集工作。
3.1.2 中期檢查
在科研項目開展的過程中，要求科教科的兼職檔案員及時了解和掌握科研項目的進展，檢查項目每一階段應形成的原始材料，發現問題及時糾正，以確保研究活動中原始材料的真實性和準確性。
3.1.3 參與驗收
在科研課題結題驗收前，要求項目負責人將該項目的全部文件材料送科教科審核，兼職檔案員要認真檢查原始資料、實驗記載形成和管理情況、驗收研究材料的形成質量。
3.1.4 審核鑒定
醫院綜合檔案室檔案員要全程跟蹤研究項目，確保材料的完整性，保證科研檔案的質量。科研項目結題后，科教科的兼職檔案員將檔案移交到醫院綜合檔案室，由醫院綜合檔案室專職檔案員按照科研檔案的歸檔要求審核鑒定項目的檔案材料，并將它們集中歸檔到醫院綜合檔案室。當各項目組課題申請上級驗收、鑒定、申報科研成果時，都可以按照規定程序向醫院綜合檔案室借閱。
3.2 建立健全醫學科研檔案管理制度
依據《檔案法》和國家相關管理條例，結合醫院的實際情況和具體要求，制定了包括《醫學科研檔案接收保管制度》《科研檔案整理制度》《科研檔案借閱制度》等在內的一系列可行的科研檔案管理規章制度，并明確科研檔案資料管理的責任和義務，明確了各科室在檔案管理中扮演的角色，明確規定了科研人員和科研檔案管理人員在檔案移交、接收、管理和利用等工作中的任務，使歸檔和立卷有標準、借閱有規定、管理有制度，確保醫學科研檔案各項基礎工作落到實處。
3.3 全面提高科研人員的歸檔意識
3.3.1 加大宣傳力度，強化認知
利用醫院局域網、OA 辦公系統和短信平臺貫徹落實《檔案法》的相關內容，使廣大醫務人員真正認識到科研檔案是醫院資源而并非個人的私有財產。積累和形成醫學科研檔案的過程對醫學事業的發展有極為重要，它是取得科研成果的重要基礎，在醫療工作中占有非常重要的位置。因此，應當正確認識檔案與醫療工作的關系，將醫學科研檔案的形成過程當作醫療工作的一個重要組成部分，自覺提高對科研檔案的認識，主動搜集和移交科研檔案，使之真正起到真實記錄醫學科研工作全過程的作用。
3.3.2 加強檔案業務知識的培訓
組織醫學專業技術人員參加檔案業務方面的培訓，讓他們學習更多這方面的知識，讓科研管理人員和科研人員掌握醫學科研檔案的基本知識以及醫學科研檔案保存、收集、歸檔和移交的基本方法。同時，聘請檔案專業管理技術人員指導科研人員完成科研課題、成果歸檔工作，并制作相關課件為他們進行業務指導，結合課題、成果實例向科研人員詳細講解醫學科研檔案的存檔方法和要求，從而增強他們的科研歸檔意識，提高歸檔材料的質量。
3.4 提高醫學科研檔案的利用和轉化價值
運用行政手段和方法集中統一管理檔案是建立科學的檔案管理體系，實現檔案工作標準化的基礎。針對醫院檔案保管基礎設施比較差的問題，醫院加大了對檔案工作硬件、軟件設備的投入力度，重點改善了現有科研檔案的管理條件，配備了收藏音像圖片資料、電子數字資料的設備，保證檔案資料的存放符合保管要求――分門別類，整齊規范，保證室內空氣、溫度、濕度要求，做到防火、防潮、防盜、防蟲等，進而為利用者方便、快捷地查找檔案資料創造了條件。
4 結束語
綜上所述，醫學科研檔案是科研管理工作的重要組成部分，是對醫學研究和醫療實踐的真實記錄，是醫學科技知識的載體，它具有專業性強、成套性強、連續性強和綜合性強等特點。
參考文獻
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關鍵詞： 醫院 基建檔案 科學管理
Abstract： Hospital infrastructure construction archives are original records showing the history and current situation of hospital infrastructure construction. It is the important constituent part of hospital works how to plan, construct and manage. Therefore, the hospital should strengthen the formation and supervision of infrastructure construction archives, and pay attention to scientific management, legel formation of infrastructure construction archives, positive making innovations and rigorous rules.
Keywords： Hospital Infrastructure construction archives Scientific management
醫院基建檔案是醫院基本建設發展和科學管理工作的真實記錄，是整個醫院檔案的重要組成部分，它包括醫院基本建設項目從醞釀、決策到建成投產（使用）的全過程中形成的，應當歸檔保存的文件材料。它不僅是記錄歷史的真實寫照，也是涉及各方權益的憑證和依據。所以，對醫院基建檔案必須依照 《檔案法》中的要求，進行科學管理。
一、醫院基建檔案的內容及特點
（一）基建檔案的內容
從內容上劃分為基建文件材料、施工文件材料和竣工文件材料三部分?；ㄎ募牧鲜轻t院（建設單位）形成的有關建筑申請規劃、征地、竣工總結等文件材料；施工文件材料是施工單位形成的施工許可證和有關地基、基礎原材料的各種記錄及竣工驗收的有關材料；竣工圖紙材料主要包括建筑、結構、設備、電氣等專業的設計說明書和竣工圖紙。
（二） 基建檔案的主要特點
1.專業性
集中表現在基建檔案的形成領域和內容性質都具有鮮明的專業性特點。
2.成套性
基建工程是以一個獨立的工程項目為對象進行的，規律性地形成了一系列相關的科技文件。
3.現實性
指它具有較強的現實使用性。其他文件材料歸檔后，基本上完成了現行功能，多半是用來歷史查考，而基建檔案則不同，它不僅沒有退出現行使用過程，而是在較長時間內發揮現行效用。
4.周期長
一個完整的基建工程項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段，在此過程中形成的科技材料要經過主管機關、建設單位、施工單位、設計單位等許多部門，一般要經過幾年時間。
二、醫院基建檔案的科學管理措施
（一）遵循規律, 依法制檔
按基建程序控制好基建檔案的每一個環節，從工程建設項目的提出、調研、可行性研究、評價、決策到計劃的審批，基建部門的檔案工作人員都應及時地建檔立案，注意檔案資料的積累，以保證資料的質量。因為工程建設周期長，收集資料多，且涉及面廣、事后難以核實，因此，基建檔案資料收集必須與工程建設同步進行。
檔案管理人員對工程項目的各個細節、各個環節應進行跟蹤收集，要對工程項目的流程非常熟悉，對工程進展情況心中有數，對各種資料進行核實，對不符合規范的要及時更正、完善和補充，保證文件材料的可靠性、完整性和準確性[1]。工程竣工后，所歸檔的基建技術資料一定要完整、齊全。從項目的建議書、立項報告、可行性研究、方案階段的文件等前期一系列事宜，到工程的整個設計、施工、竣工驗收等所有技術、管理資料都要一一收集齊全。
（二）科學地立卷歸檔
建立電子信息平臺，資源共享。隨著計算機的普及應用，基建檔案管理在新形勢下也應加大硬件投入，引進現代化管理技術。我們可以將三級目錄全部錄入計算機，能極大地方便檔案的整理、檢索等多項工作，提高工作效率。還可以要求設計單位在交付施工檔案的同時，提供電子化檔案，這可以為數據錄入節省大量的時間和精力。同時可以將保存價值較高的文件資料通過掃描轉化為電子化檔案，方便以后直接利用，實現資源共享。基建檔案的組卷要遵循文件產生的自然規律，保持卷內各種文件之間的有機聯系。一般情況下，建設項目按單項工程組卷，按先文字后檔案的順序組卷。為了方便管理和查閱，通常要制定三級目錄：總目錄、分級目錄及卷內目錄?？偰夸浝镆凑諜n案分類標明總順序號、工程名稱及存放的柜號。分級目錄里要標明每一卷的檔案號及卷名。卷內目錄里要列清本卷里所有文件資料的名稱，并做好重要信息的摘要。這樣在查閱檔案時，就能一目了然,快速準確地找到所需的文件資料。
（三） 推進基建檔案管理工作的數字化
先進的檔案管理條件是提高檔案利用率的基礎，它具有操作簡便、查詢搜索快捷、統計功能強大和存貯安全等優點，能提高工作效率和質量。作為醫學科研等機構，應該率先實現檔案管理的現代化，采用先進技術，充分利用計算機網絡平臺，切實把綜合檔案室建成醫院的文件、文獻資料信息利用中心，把檔案管理從傳統的“手工勞動”中解放出來，使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務[2]。
作為醫院檔案中的重要組成部分，醫院基建檔案的管理也應順應時代的需求，向信息化、數字化管理快步邁進。
確定掃描圖像文件格式?；n案經過掃描實現數字化轉換，能夠保留完整的檔案信息和具有較強的適用性，這是確定文件格式的原則。具體可采用目前使用最廣泛的GIF圖像文件格式。
確定檔案掃描層次和順序。基建檔案掃描時，以建筑物為單位設立案卷號；同一建筑物的不同案卷建文件夾；同一案卷內的每張檔案，作為文件夾內的一份文件，是可以實現檢索的最小單元。
為保證實現準確檢索，檔案掃描的順序應與卷內文件排列順序完全一致。確定檔案掃描方向。基建檔案形成格式不一，有橫向和縱向，提供檔案原件利用時,可視情況隨時轉換方向，但在網絡傳輸中如此則顯得雜亂無序。為此應明確規定以檔案標題方向為正向進行檔案的掃描。掃描工作結束后，應在刻錄光盤前對掃描形成的數字化圖形文本文件進行檢查，保證最終的刻錄光盤無病毒、無自生文件等“雜質”。最終刻錄光盤一式多套，作為檔案部門日常使用及留存備查等[2]。對一些形成年代久遠、破損嚴重的基建檔案，在掃描的同時應對原圖進行復制，復制件與原圖一同保存，從而在客觀上對這部分檔案采取了搶救和保護措施。
（四）提高法制意識，建立健全檔案管理體制
領導重視、支持是提高基建檔案工作的關鍵。把基建檔案的形成、積累、整理、立卷歸檔工作納入基建規劃。計劃、管理制度中，在基建工程的目標中提出對檔案材料的要求，并將其納入基建人員職責范圍之中，實行集中統一的管理,做到專人負責管理，相關科室都要設專職或兼職檔案管理人員，形成網絡，責任到人，不斷加大依法治檔力度，保證基建檔案工作的高質量[3]。
（五）嚴格執行制度，跟蹤管理，確保資料齊全
建立標準化的基建檔案管理制度是由其復雜性決定的，這也是基建檔案現代化管理的基礎[4]。為此，要使各項檔案管理工作環節都按一定的標準來進行。
三、結束語
醫院基本建設檔案是醫院進行整體規劃和管理的重要組成部分，是保證醫院正常運轉和日后改建、擴建工作的重要憑證和依據[3]。如果忽視了基建項目檔案形成的各個環節，勢必影響基本建設檔案的成套性和完整性。
總而言之，基建檔案是醫院的寶貴財富，是醫院基本建設的歷史記錄，它反映醫院基礎設施的整體水平?；n案工作是一項管理性極強的工作，其現代化管理水平的高低與醫院的現代化程度密切相關。所以，我們應從檔案事業的發展趨勢來看待醫院基建檔案管理的重要性，進一步做好醫院基建檔案的現代化管理工作，以適應形勢的發展，滿足醫院的整體需要。
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