時間：2023-02-03 08:57:38
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（1）參與檔案理論和業務的研究；
（2）擔任檔案的收集、整理，編制一般的檢索工具和專題資料等工作；
（3）對館藏檔案有初步的了解，能根據利用者提供的線索，查到所需要的檔案；
（4）參加編輯檔案材料的工作；
（5）擔任檔案專業的業務指導工作，能正確掌握檔案業務方針、政策，正確掌握調查研究的基本方法，能解決業務工作中的一般問題；
（6）參加培訓檔案專業干部的教學組織和輔導工作。
館員職責：
（1）獨立進行檔案理論與業務的研究；
（2）獨立擬訂區、縣、局級機關檔案管理的計劃、方案；
（3）獨立從事或組織指導檔案業務工作，獨立進行調查研究，總結推廣典型經驗，能發現和解決檔案工作中的問題；
（4）獨立完成檔案材料編輯工作；
（5）了解館藏檔案，根據利用者的需要，系統地按專題提供檔案材料；
（6）?制定檔案工作的規章制度、辦法，提出檔案工作業務計劃，并組織實施；
一、檔案管理工作存在的問題
（一）檔案管理意識還不夠強
具體表現在一是檔案管理機構不健全。部分單位檔案管理組織機構不健全或認為檔案管理不重要，至今沒有爭取到機構編制，也沒有設置檔案管理機構，甚至有些基層單位還沒有專人管理檔案。二是檔案管理責任意識淡薄。一些基層單位對檔案管理在思想認識上有誤區，主要領導不重視，檔案管理人員兼職管理，時間精力擺布不到位，導致檔案管理混亂，音像資料和原始文件保存不完整等。三是檔案管理力量薄弱。一些單位缺乏人手，沒有專職人員管理檔案，由辦公室或者離退休老同志兼職幫助管理，責任意識淡薄，對檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂、保存等不到位，導致一些重要檔案資料整理歸檔不及時，檔案管理工作明顯滯后。
（二）檔案管理工作還不夠科學規范
一是檔案管理秩序混亂。一些基層單位由于長期缺乏科學有效的管理方法和手段，一些規章制度不夠規范，檔案資料收集歸檔等缺乏有效制約考核，造成了管理秩序混亂。二是檔案整理不規范。部分基層單位對檔案管理工作不夠重視，對新進工作人員、調入人員或者退休人員的檔案沒有及時歸檔，同時缺乏統一標準，檔案目錄與實際內容很多不符，給查找利用帶來不便，也造成了檔案資料的遺失遺漏等問題發生。三是檔案管理手段落后。由于體制的問題，檔案管理員一直沒有專職的，大部分都是兼職，一些年齡較大的同志被單位領導安排擔任檔案管理員或者檔案管理人員變動頻繁或者青黃不接，同時一些老同志計算機水平較低，不知道如何運作計算機操作檔案管理系統軟件，往往造成工作被動，檔案管理系統形同虛設，無法推廣使用，導致檔案管理工作不能保持系統性和完整性。四是檔案管理基礎性工作還有待加強。檔案室硬件設施不齊全，部分單位檔案基礎設施落后陳舊，辦公室和檔案室混用，甚至還沒有專用檔案室；有些檔案室達不到“八防”要求，引起檔案資料霉變、蟲蛀，影響檔案美觀整潔完整；有些單位設備配置、檔案裝具都達不到標準要求，甚至有些單位的檔案室還沒有最基本的檔案裝具。
（三）檔案管理人員的整體素質還有待提高
一是檔案管理思想更新不及時。許多檔案人員對新時期新形勢下，對檔案工作崗位的價值缺乏認知，思想上沒有與時俱進，對干好檔案工作缺乏使命感、責任感。二是檔案管理員業務技能較差。一些檔案管理員對檔案工作的法律法規、政策和規章制度等知識知之甚少，缺乏檔案專業知識和工作經驗，檔案管理工作基礎不扎實，還不能適應檔案管理的需要，檔案管理整體質量不高。三是檔案管理員不夠專業。不少基層單位缺乏專業的方面檔案管理人員，檔案管理還處于邊干邊摸索的階段，對一些檔案管理的專業術語和概念相互混淆，迷糊不清，制約了檔案管理工作水平提升。
（四）檔案管理保障服務能力有待提升
一是檔案管理信息化建設落后。一些基層單位、部門包括兼職檔案管理員對檔案信息化建設工作的重視程度不夠，認為做好紙質文件材料的歸檔工作就可以了，導致本單位、本部門形成的電子檔案建立不及時、疏于管理，電子檔案流失嚴重，直接影響檔案信息化建設進程。二是檔案管理數字化建設滯后。電子文件檔案形成后沒有及時輸入檔案管理系統，數字檔案信息資源開發利用率低，無法做到資源共享，不能滿足社會對檔案信息資源的需要。三是檔案管理員不適應工作。隨著計算機的普及，辦公自動化設備的應用，視聽型檔案資源不斷涌現，一些檔案管理人員素質不能適應這種變化需要。
二、檔案管理的有關對策
（一）切實加強領導，提高思想認識
搞好檔案管理工作，領導重視是關鍵。一是充實機構，落實責任。明確管理檔案工作，指定專人負責全部檔案日常工作及年度目標考核，研究解決檔案工作中存在的問題。二是配齊配強檔案管理隊伍。通過公開招聘、內部交流、提拔任用等形式，選拔文化程度高、思想素質強、文字能力水平高、計算機操作熟練、業務能力精通的工作人員充實檔案管理隊伍。三是加強檔案管理宣傳工作。通過組織學習檔案管理的相關規定，提高檔案法制意識、責任意識、大局意識，在全社會形成良好的檔案管理工作環境。
（二）完善基礎設施，優化軟硬件環境
一是加強基礎設施建設。加大檔案管理建設經費的投入，配齊各種檔案設施設備。二是注重提升素質能力。要加強業務知識學習。堅持以個人自學為主，向書本學、向領導學，立足崗位，在學中干，在干中學，不斷提升檔案管理員的業務素質與管理水平。要強化業務培訓。采取“走出去”的方式，組織檔案管理員到檔案管理先進單位、先進地區以及本地本部門檔案館跟班學習，實現理論與實踐的有機結合；采取“請進來”的方式，邀請檔案管理專家、學者到單位舉辦檔案管理知識講座，對全體同志進行檔案業務知識授課，提升檔案管理知識普及率。要強化信息化培訓。適應檔案管理信息化的要求，加大對檔案管理員信息化方面培訓，最大限度減少檔案信息的泄密，確保檔案管理的安全系數。
（三）建立健全管理體系，提高科學管理水平
要建立檔案綜合管理工作體系，對檔案實現集中管理，規范檔案管理操作流程，對各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，確保手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整。要完善檔案管理人員工作制度、材料收集制度、鑒別整理與核對歸檔制度、查（借）閱制度、保管與保護制度、保密制度、定期銷毀制度、交接制度等，通過建立健全各項規章制度，約束不規范行為，進一步提升了檔案管理工作水平。
【關鍵詞】辦事處；檔案管理；高效化管理
在網絡信息日益發達的時代背景下，政府機構的信息化水平也在日益提升。辦事處檔案工作一直是政府機關檔案信息管理的重要組成部分，越來越受到政府機關的重視。傳統的檔案管理模式效率低下，難以適應現代政府對高效化檔案管理的緊迫需求。辦事處檔案管理的信息化為實現一般性檔案信息共享，為政府高效化檔案管理提供技術支持。
一、辦事處檔案管理存在的突出問題
第一，辦事處檔案管理缺乏標準化流程。檔案工作的標準化和規范化管理，是實現檔案工作效率提升的重要途徑。從技術上來講，辦事處檔案工作缺乏標準化流程主要是存在以下三個問題：一是辦事處的計算機軟件開發規劃不完善，導致軟件的實用性與普遍性存在明顯不足；二是各個辦事處的計算機類型和檔案設備難以統一，導致檔案管理不具備相同的硬件條件；三是網絡技術不健全和技術部門不支持所導致的檔案分類編碼標準難以統一，檔案管理的技術和業務標準無法實現統一2。這三方面問題嚴重限制著檔案工作標準化進程。
第二，傳統檔案管理辦法的約束作用。辦事處檔案管理的信息化建設要求運用計算機和網絡，而傳統檔案管理主要以紙質文獻記錄為主，兩種工作方法存在較大的差異性。檔案管理員工普遍不愿采用新型檔案管理辦法，這種抵觸心理導致辦事處的檔案管理高效化難度加大。目前，辦事處檔案管理工作仍然局限于紙質文獻記錄，配圖、聲音、影像等存檔方式普遍不被檔案管理人員使用。相比現代化檔案管理方式，傳統檔案管理辦法更容易被檔案管理人員接受和使用，但傳統的檔案管理形式存在很大的制約性，已經無法滿足辦事處發展需求4。
第三，基層基礎設施建設不足，政府對基層檔案建設的投資力度有限。基層辦事處由于經費不足，檔案室等基礎設施建設落后，條件簡陋。例如，檔案柜基本是木質的，而且陳舊老化，缺乏日常維護。同時，檔案管理缺乏安全措施，沒有相應的防蟲防潮措施。有些基層辦事處辦公條件簡陋，沒有獨立的檔案保管室，檔案只能放在機關辦公室，嚴重制約了檔案管理工作的效率；有些辦事處由于檔案少，檔案室與雜物保管室合為一體，雜物、舊物堆滿房間，導致檔案管理工作難度加大，效率低下。
第四，政府機關的基層辦事處缺乏專職的檔案管理員。由于工作屬性原因，基層管理人員任務種類繁多，身兼多職，專業化、專職化程度有待提升。檔案管理的工作量大，津貼不足，檔案業務素質又要求高，基層檔案工作人員缺乏積極性。即使在崗，也一身多任，絕大部分時間被中心工作占用，沒有足夠的時間和精力進行檔案管理，導致檔案管理的質量和效率普遍不高。
二、辦事處檔案工作高效化管理的對策分析
第一，逐步構建標準化的辦事處檔案管理制度。辦事處檔案制度的標準化實施是高效化檔案管理的重要保障，能夠有效提升辦事處檔案管理的效率，節省檔案管理的時間成本和人力成本5。本文主要通過流程標準化和檔案文件規范化兩個層面進行辦事處檔案管理的標準化制度的構建工作。首先，通過流程標準化來實現辦事處檔案工作的高效化管理。主要是通過崗位職責的明確劃分和檔案文件的規范化處理來建立標準化的辦事處檔案庫和標準化的檔案借閱流程，從而保障標準化流程的順利實施。
第二，檔案信息化管理實現標準化。檔案信息化建設實現統一的標準和規范，有利于檔案工作人員效率的提升。檔案管理的實際操作只有依據統一標準，包括檔案收集、梳理、編排、檢查、溫度和濕度控制、防蟲、保存等工作標準的統一，才能夠保障檔案管理工作的統一化進程，保證檔案管理效率與質量的雙提升。同時，需要依據國家制定的相關標準，完善電子檔案管理的專用標準和規范，為檔案管理信息化建設提供有利條件。
第三，利用現代信息技術，促進辦事處檔案管理形式多樣化。現代信息技術的廣泛應用，為辦事處檔案管理的信息共享、存儲擴展提供了有利條件。通過現代信息技術的充分利用，建立檔案管理部門與其他部門的檔案信息共享機制。同時，檔案管理單位的檔案資料存儲空間的進一步擴大需要信息技術支撐，檔案管理存儲空間增大，利于聲音、圖像、影像等非紙質檔案資料的有效存儲，從而保障檔案資料的全面保存，為高效化檔案管理提供有力的技術支撐。
第四，逐步形成基層檔案建設的投資保障機制。為了保證檔案室建設所需的資金，基層辦事處需要形成投資保障機制。為了實現檔案工作的高效化管理，政府機構需要投入一定的資金添置、購買各種檔案設備與數字化技術。例如，保證局域網高速寬帶的接入，為檔案室專門添置移動硬盤和數碼相機等硬件設施，奠定數字化檔案工作的基礎。檔案室硬件配備方面，需要具備計算機、掃描儀、刻錄機、打印機和數碼相機；軟件方面，需要安裝量子單機版軟件，藏畫電子照片管理軟件等，建立辦事處自助式檔案網站，從而提升檔案管理效率，減少檔案管理的工作量。
第五，辦事處設置專職的檔案管理員，提升基層管理人員的專業化、專職化程度。辦事處需要設置檔案室及專職檔案管理員，通過明確的職責劃分和崗位津貼制度保證檔案管理員的專職化，保持其工作的相對穩定。一是要責任落實到個人，將專職檔案管理員的工作任務與目標明確化；二是形成專職檔案管理員的激勵機制，保證其在崗津貼，提升檔案管理人員的工作積極性。
三、結語
辦事處檔案管理是政府檔案管理工作的重要組成部分，在檔案管理高效化的客觀要求下，辦事處檔案管理工作必須充分利用現代信息技術，促使檔案管理工作的質量與效率的提升，進一步符合國際標準化檔案管理的要求。引進電子檔案管理的全新理念，實現檔案管理的信息化，是政府高效化檔案管理的重要保障。
參考文獻：
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[3]宋斌路.加強電子檔案管理的幾個關鍵環節[J].華章，2011（20）.
農業科技檔案是基層農業科研單位各項工作有序開展的關鍵，是單位發展歷程的真實記錄，是單位日常管理工作的重要組成部分。通過對基層農業科研單位農業科技檔案管理的意義、現狀和存在問題進行分析，提出管理措施和建議，確?；鶎愚r業科研單位農業科技檔案管理工作健康發展。
關鍵詞：
基層；農業科技檔案；檔案管理
農業科技檔案是農業科研部門在農業科學研究、生產運用、基礎建設等活動過程中形成的對國家和社會具有保存價值的文字材料、計算材料、圖紙、錄像、照片、實物、標本等不同形式和載體的科技文件材料，是農業科學技術研究活動的真實記錄和技術資源儲備，是從事農業科技研究、生產、技術開發的重要依據，是國家的寶貴財富。
1基層農業科研單位科技檔案的重要性
農業科技檔案是廣大科技人員在平時的試驗研究中積累和保存起來的寶貴經驗、生產試驗技術，是基層農業科研單位管理工作的重要組成部分，是農業科技人員辛勤勞動創造的智慧結晶，科學合理開發利用科技檔案，將有利于促進農業生產、科研技術研究，有利于農業農村經濟發展，有利于幫助農民提高農業產量、脫貧致富。
2基層農業科研單位科技檔案管理現狀
2.1農業科技檔案管理制度不完善
基層農業科研單位制定的檔案工作管理辦法中絕大部分都是對檔案管理員提出的要求及職責，沒有一條是規范科技人員的，即便是在單位日常管理規范中出現也只是蜻蜓點水似的一帶而過；科技人員移交科技檔案完全靠自覺自愿，沒有獎懲，缺乏責任心。
2.2農業科技檔案資料流失嚴重
廣大科技人員對檔案管理認識不到位，沒有認識到檔案對農業科技發展的促進作用，一些應該歸檔的核心材料自我保管，遺失、損壞現象嚴重，特別是一些科技人員因工作崗位變動或退休后，帶走或遺失自行保管的檔案，影響了科研推廣工作的延續性，科研檔案的完整性。
2.3農業科技檔案管理工作不受重視
2.3.1檔案管理意識弱。
基層農業科技檔案是農業科研人員從事科學研究的重要依據和必要條件，然而一些科技人員不愿意將自己記載的原始資料移交檔案室，還有一部分科技人員對單位檔案管理工作不信任，應付性的上交一些檔案資料，致使科技檔案的收集非常困難，檔案管理員無法整理出完整而有價值的信息；其次基層農業科研單位科技檔案管理沒有具體的分管領導負責監督與指導。
2.3.2檔案管理工作人員缺乏自信心。
檔案管理工作平凡而枯燥乏味，是一項消磨性子的活。基層農業科研單位科技檔案管理工作與科研工作相比，領導的重視往往傾向于科研工作，對科技檔案管理工作存在不重視的思想；即便重視也僅停留在口頭上、會議上，沒有落實到實際行動中，導致部分基層單位檔案管理員缺乏自信，認為自己付出的辛勤勞動得不到肯定。
2.4檔案管理員業務素質不高
基層農業科研單位檔案管理專職人員較少，缺乏檔案管理專業人才，大多數都是兼職，工作繁忙而瑣碎，經常是心有余而力不從心。部分檔案管理員缺乏農業科技知識，對農業科研工作也是一知半解，所以科技檔案管理工作只是一般的收集資料、整理歸檔。
2.5農業科技檔案管理工作缺乏創新
基層農業科研單位檔案管理工作思想守舊，大部分只停留在你上交，我保管的工作狀態，工作不積極主動，欠缺創新意識，墨守成規，按經驗辦事，沒有充分發揮主觀能動性，局限于按照上級檔案管理部門和單位領導的要求及指示來完成單位檔案管理工作，有時產生新的想法也只是停留于心動而無行動。
3促進基層農業科研單位科技檔案管理工作的對策
3.1完善農業科技檔案管理制度
明確職責和要求，采取切實可行的措施，把科技檔案管理工作納入崗位責任制考核范疇，明確具體責任和要求，隨時監督，定期考核，在檔案管理制度中明確寫入科技人員移交檔案資料的規定，并實行歸檔與年終評獎、評優、科技成果申報等掛鉤，從而在制度上得到保證。首先基層農業科研單位科技檔案應在下達科研計劃或工作安排時就同時向課題組下達建檔任務，并以此作為項目驗收、考核的依據。課題組負責人要分階段進行科研文件、試驗材料的收集、積累，在每一項研究工作結束后及時整理成冊，審查簽字后上交檔案室進行歸檔，從而保證所移交檔案的真實性、完整性和成套性；其次要指定一名領導負責監督，對沒有按要求及時上交檔案資料的課題組給予相應的處罰，對于完成較好的給予獎勵。
3.2加強宣傳，增強檔案意識
大力宣傳農業科技檔案的重要性，使廣大科技人員進一步認識科技檔案工作的重要意義和作用，積極自覺支持檔案室工作，提高科技人員主動歸檔的自覺性；加強對檔案法及國家關于科技檔案管理辦法的宣傳，增強科技人員的檔案意識。
3.3加強培訓，提高科技檔案管理人員的綜合素質
目前基層農業科研單位要全面引進檔案管理研究專業人才的可能性較小，因此加大現有檔案管理工作人員的培訓顯得尤其重要。加強檔案管理專業技能培訓，盡量為科技檔案管理員創造學習機會，強化檔案管理專業知識，通過培訓提高檔案管理業務水平，提高個人綜合素質；加強農業科技專業知識培訓，熟悉本單位科技研究工作的任務；加強計算機應用知識培訓，掌握檔案管理系統應用操作技能和科技成果信息檢索方面的知識，使農業科技檔案管理更加高效規范。
3.4解放思想，開拓創新
基層農業科技檔案管理員，要解放思想，更新觀念，勇于創新，改變工作方式，變被動為主動，走出檔案室，適時參與或了解本單位、本部門的各項活動，主動跟蹤課題研究進展，與科技人員合作互動，及時收集相關資料；科學合理開發利用檔案資源，盡力為科技人員做到雨前送傘，雪中送炭，從而增強科技人員上交檔案的積極性；不斷更新知識，加強學習檔案管理綜合知識，增強創新意識。
總之，農業科技檔案管理工作是基層農業科研單位健康發展的需要，是單位各項研究工作的有力證據，是單位工作不容忽視的部分，做好基層農業科研單位科技檔案管理工作將會更好的為農業、農村經濟發展服務，為農民脫貧致富做貢獻，然而基層農業科技檔案管理工作是機遇和挑戰并存，希望和困難同在，只要領導重視，全體科技人員積極參與，檔案管理人員正視現實、抓住機遇、知難而上，基層農業科研單位科技檔案管理工作將會邁上新的臺階！
作者：楊書彩 單位：德宏州農業技術推廣中心
檔案管理是企事業單位管理工作的重要的組成部分，其不僅具有較強的專業性和機密性，同時還具有一定的政策性。通過檔案管理工作，可以加快推動檔案資源的有效利用，確保能夠為行業帶來更好的經濟效益和社會效益。電力科研院所基本上都具有獨立的檔案管理部門，所以電力科研院所實現單位級檔案管理是完全可行的。電力科研院所可以能自身有價值的信息進行匯總，然后對檔案工作進行有效規范，確保形成具有自身特色的檔案工作管理體系，建立單位內部檔案管理網絡圖，對檔案工作流程進行規范，確保電力科研院所檔案管理工作的有序開展。
二、電力科研院所單位級檔案管理工作模式
（一）檔案工作組織體系建設
電力科研院所單位級檔案管理工作的實現，需要建立檔案管理領導小組和檔案工作辦公室。由單位級領導擔任領導小組組長，而由檔案管理部門及各業務部門的主管領導來擔任檔案管理工作領導小組的成員。辦公室主任主抓檔案工作，設置專職的檔案管理人員，同時還要在各業務部門設置兼職的檔案管理人員，這樣對于檔案安的收集和移交工作都具有十分積極的意義，而且進一步對職責進行了明確。檔案領導小組還需要對本單位的檔案工作進行規劃、對檔案范圍進行，做好檔案銷毀的審定工作，還要負責檔案工作的考核。檔案部門需要對本單位文件歸檔及檔案整量、保管、利用、統計和鑒定等各項工作負責，同時還要制定與上述所負責工作相關的規章制度。
（二）檔案制度建設
在構建好檔案組織體系后，要想電力科研院所的檔案工作能夠有序進行，還需要建立健全檔案管理制度，在科學合理的檔案管理制度下確保各項檔案工作的有序開展。檔案管理制度是檔案各項管理工作實施的重要依據和根本，在檔案管理制度制定過程中，需要將涉及到檔案工作的方方面面都要包含在內，同時還要制定檔案員崗位職責和工作標準，確保檔案工作的順利實施。
（三）檔案類別設置
電力科研院所的檔案可以將其劃分為七個類別，即文書檔案、人事檔案、科技檔案、財務檔案、聲像檔案、基建檔案、其它，針對各自的特點來進行開展。
（四）檔案工作流程
（1）文書檔案
按年度由公司文書將本單位收到或下發的文件及列表經本部門領導審核后移交檔案管理部門，由文書檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進行復印，將復印件返還文書，由文書所在部門留存，文書檔案管理員將文件進行加工整理后裝盒入庫。
（2）人事檔案
按年度由公司人事部門將本單位有關人動事項原件及列表經本部門領導審核后移交檔案管理部門，由人事檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進行復印，將復印件返還人事部門留存，由人事檔案管理員將文件進行加工整理后裝盒入庫。
（3）科技檔案
按年度由生產管理部門對本單位發生的生產活動形成的報告進行審核，報單位生產領導審批后，形成技術報告列表，將技術報告原件及列表移交檔案管理部門，由人事檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進行復印，將復印件返還生產管理部門留存，由科技檔案管理員將文件進行加工整理后裝盒人庫。
（4）財務檔案
按年度由公司財務部門將本單位財務憑證原件及列表經本部門領導審核后移交檔案管理部門，由財務檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進行復印，將復印件返還人事部門留存，由財務檔案管理員將文件進行加工整理后裝盒人庫。
（5）聲像檔案
按年度由公司聲像部門及生產部門將本單位生產過程中產生的聲像資料原件及列表經本部門領導審核后移交檔案管理部門，由聲像檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進行復印，將復印件返還移交部門留存，由聲像檔案管理員將文件進行加工整理后裝盒人庫。
（6）基建檔案
按年度由公司基建部門將本單位基建有關的文檔資料原件及列表經本部門領導審核后移交檔案管理部門，由基建檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進行復印，將復印件返還基建部門留存，由基建檔案管理員將文件進行加工整理后裝盒入庫。
（7）其它除以上6類檔案外，企業日?；顒又杏斜４鎯r值的信息也需要存檔，如審計信息、實驗室認可有關材料等6類之外的可形成有價值資產的資料存檔，應由相關部門提出存檔申請，由檔案管理工作辦公室主任批準后，由相應部門移交檔案部門，由檔案部門加工處理后裝盒人庫。
三、檔案現代化建設
檔案現代化建設是一項復雜的、系統的工程，是當前信息化技術發展的必然趨勢。特別是在當前電力行業信息化建設工作不斷加快的新形勢下，協同辦公和一體化平臺已開始運行，檔案網絡化管理的進度也在不斷的加快，文書檔案已完全實現網上加工處理、目錄打印及卷背打印等功能，網上借閱也開始進入實施階段。其他類別檔案的上網工作也在不斷的推進。由于檔案具有一定的保密性質，所以在檔案上網過程中，需要做好安全設計工作，通過等級保護定級工作，按相應級別對檔案資料進行安全設計和部署，確保數據的保密性，加快檔案的開發利用。
[關鍵詞]檔案管理；信息化；元數據
1.檔案管理中存在的主要問題
勘察測繪研究院經過幾十年的發展，自身在檔案管理工作中已經形成了一整套比較完整的歸檔管理流程和機制，但是隨著全院生產管理和日常辦公信息化建設的迅速發展，特別是院內生產管理平臺――《勘測項目管理系統》的建設，原有的歸檔方式和歸檔內容已不能滿足目前的實際需要，主要體現在以下幾方面。
1.1紙質文件和電子文件分離管理
傳統的檔案管理主要是針對介質資料進行歸檔保存，但是隨著勘測技術設備的更新換代，測繪成果已經從傳統的模擬形式向數字化形式轉變，產生了大量的電子檔案成果，這樣導致檔案工作人員必須對同一檔案進行兩次工作，勘察測繪研究院設置的紙質和電子檔案管理員崗位工作既重復又因為判斷標準的不統一導致紙質與電子檔案的不統一，不但降低了工作效率，也不符合檔案一體化要求。
1.2檔案管理手段落后
檔案管理人員主要依靠手工登記造冊的方法，進行日常檔案的驗收、歸檔、借閱工作，資源分散管理，查詢利用不方便。歸檔目錄主要采用EXCEL進行原始的登記管理，安全性低、共享性差、檔案數據檢索效率低等。
1.3業務檔案增長迅速，數據量大
城市勘測單位每年承擔大量的工程項目，以某勘察測繪研究院為例，每年完成的勘測工程項目數約為4000項，再加上每年的合同、保密數據等歸檔數據，因此每年遞增的業務檔案案卷約為5000余卷，城市勘測的電子檔案中有相當一部分是以數據形式存在的，包含矢量地形數據、影像數據、柵格數據等多種類型，都是海量數據或數據庫。
1.4業務檔案的查詢和利用頻繁，查詢借閱工作量巨大
城市勘測檔案，尤其是測繪專業工程檔案的利用率和檔案查閱率非常高?？辈鞙y繪研究院的每個測繪工程項目開展之前，都要收集項目所在地及周邊的相關資料，查詢、利用檔案是測繪工程項目的重要基礎和基本流程。隨著業務量的大幅增加，檔案的借閱查詢頻率也大大增加，傳統的手工借閱大大增加了檔案管理員的勞動強度，降低了資料的流動次數，間接降低了外業的生產效率。某勘察測繪研究院檔案資料中心每年提供近2000次的檔案資料查詢和利用。
2.信息系統設計思想
鑒于以上檔案管理中遇到的問題，我們感到檔案信息化工作的要求已經迫在眉睫。檔案管理信息化建設必須注重綜合應用，將原有的信息孤島向系統集成轉變。所以，必須將檔案信息化納入到勘察測繪研究院信息化建設的總體框架之中，建立新的電子文件形成、流轉、處置和監控、收集、歸檔、鑒定制度，嚴格執行安全管理和責任追究制度。目前勘察測繪研究院的信息化基礎設施建設已經形成了以勘測項目管理系統為主線，自主開發的自動售圖系統、數據上傳下載系統、控制點管理系統等系統為輔的生產管理信息框架。因此，我們考慮通過建設檔案管理信息化項目，來填補勘察測繪研究院整體信息化戰略在檔案管理方面的空白，延伸勘察測繪研究院的信息化道路。
2.1系統結構
經過對國內幾家較大的勘測院的考察比較，決定綜合檔案管理系統平臺采用商業檔案管理軟件，在此基礎上進行二次開發，與勘察測繪研究院的勘測項目管理系統實現無縫對接。系統采用C/S與B/S混合結構，C/S主要用于檔案管理員的歸檔、編目、審批等日常業務工作，B/S主要服務于用戶進行電子檔案的查詢、瀏覽和借閱（如圖1所示）。
2.2檔案移交部分
主要是利用SOAP/XML/WebService技術，通過二次開發，實現檔案管理平臺與勘測項目管理系統的流程自動轉接，完善項目管理系統的“資料管理”功能。使檔案的采集、移交、借閱工作與生產實際結合，并實現信息的共享流通。實現了紙質檔案和電子檔案一體化管理的要求（如圖2所示）。作業員按照項目類型歸檔模版進行電子文件的分類歸檔，大大減輕了檔案管理員的工作強度。
檔案管理員通過檔案管理系統進行檔案驗收，合格的檔案自動分為案卷和卷內進行檔案編號入庫。自動實現了檔案的分類、登記、條目與電子文件鏈接等主要管理工作。
2.3檔案查詢借閱部分
檔案入庫完成后，普通作業員可以通過網頁的方式對業務需要的檔案進行相關查詢，經過審批即可獲得瀏覽電子檔案或下載到本地的權利，提高了檔案資料的利用率，簡化了查詢借閱流程，大大提高了生產管理的工作效率。
2.4檔案管理制度建設
綜合檔案管理系統建設的同時，我們非常重視相關配套管理制度的建設，從信息化建設的角度重新梳理了檔案資料管理工作流程，參照國家相關行業標準，檢查完善了相應的管理制度和目標規范。重新制訂了《歸檔范圍及保管期限規定》、《檔案資料保密制度》、《工程項目資料歸檔管理規定》等相關規章制度。將原來的紙質檔案管理員和電子檔案管理員合并為一個工作崗位，實現了電子、紙質檔案一體化管理。
2.5系統下步建設構想
城市勘測電子檔案絕大部分與地理位置有關，所以為了更好地提高電子檔案資料的相互借鑒、重復利用程度、增加信息共享程度，進而為電子政務和社會信息化建設提供全方位、多層次的服務，可以考慮利用先進的GIS平臺和計算機網絡平臺，統一平臺、統一標準、統一建庫、統一管理，實現對大量電子檔案信息的集成管理和共享應用。
3.結束語
我市勘測院綜合檔案管理系統的實施，將勘測資源管理與生產管理、技術管理有機地結合起來，實現OA，MIS，GIS的高度融合，使勘測資源采集、管理、分發自動化、提高勘測資源管理的質量，使之成為勘察測繪研究院的管理核心和信息資源中心。滿足了勘察測繪研究院檔案部門深化計算機管理的要求，緊密結合我市勘測院基礎地理信息生產以及更新維護體系，使地理信息的更新維護和項目檔案的管理實現了規范化，形成了一整套技術體系和現代化的檔案工作模式，實現了城市勘測數據的集中式管理與分布式應用，最大程度地滿足基于城市勘測業務流程化和信息化的建設需求。
參考文獻
1堅持以人為本的原則
對從事城鎮醫療保險檔案管理人員要不斷地進行思想教育，讓他們時刻記住自己的工作關乎民生，關乎社會，這種工作特點是既要懂得黨的政策，又要做好具體的業務工作，管理者要對檔案管理員有明確的分工，建立崗位目標責任制，對每個人要有每個人的職責規范章程。，思想上高度重視，檔案管理工作操作上雖然簡單，但是責任重大，有時一個字或一個數的疏忽，會給國家或參加醫療保險者帶來不可估計的損失，這就要求城鎮檔案管理人員在業務上精益求精，以高度負責的態度做好城鎮醫療保險的檔案管理工作。
1.1把好選人關
傳統觀念做醫療保險檔案管理的是一些專業知識相對薄弱的人員，可是信息時代這些人就不適應這項工作了，對已在崗的檔案管理人員要求他們不斷學習新知識，提高自己的工作能力，適應新形勢下的工作需要，不要倚老賣老，對不能適應這項工作的要調離崗位;對新參加的工作人員要實行崗前培訓，進行入職教育培訓。在選用人員時一定要精選那些責任心強、業務能力強的人。因為這項工作性質就要求管理員要精心、細心。對一些工作責任心不強，做事馬馬虎虎的人決不能從事這一項工作，因為這是城鎮居民治病和救命的錢，必須把這項工作做好。
1.2業務學習經?；?、制度化
要經常組織對城鎮醫療保險的檔案管理人員進行業務學習，因為城鎮醫療保險的檔案管理工作是一項新業務，目前為止，還沒有形成完整的理論體系，因為這個制度是一個新制度，人們只有在工作中不斷地完善，不斷地創新，才能形成有價值的管理經驗，做為基層檔案管理員經常學習是非常必要的。所謂制度化，就是規定一定時間，到時間必須組織學習，如每周一次的學習，要制定出一個目標計劃，每周的學習內容、時間、地點、要達到的效果。
1.3考核業務學習要量化
對業務學習不僅要學，還要結合業務實際進行考核，制定考核標準，對考核的目標，要實行獎懲制度，按優良中差分等，對優的給以獎勵，對差的給以懲罰，這樣就能激勵管理員的學習積極性，如果業務學習沒有這些措施，那只能是一種形式，起不到什么效果，做為領導要以身作則，實行考核要實行公平、公正原則。
2確保信息資料準入原則
城鎮醫療保險的檔案管理人員要加強數據資料的收集、整理、審核、更新錄入管理工作。為保證數據庫各類數據和有關資料的可靠性、完整性和安全性，各單位要嚴格數據庫管理制度，明確規定數據庫的結構格式、把關審核的責任、錄入處理工作的程序等，切實搞好數據的搜集、審核、處理和錄入的正確性。
3完善制度
加強網絡安全管理，信息標準和網絡管理制度建設是信息化建設的重要保證，要依據國家有關法律法規和上級部門的技術要求，結合工作實際，不斷加強和完善網絡管理、數據庫管理、設備管理、安全保密等有關工作程序的管理，特別是對管理權限一定要嚴格控制，一般工作人員不能輕易改動，建立建全各種規章制度、技術規范，使信息化建設工作逐步走上科學化、規范化、制度化的軌道。要有計劃、分層次地對各類在職人員及領導干部進行信息技術、計算機技能、網絡知識和保密知識的培訓，提高運用信息技術和裝備的能力。
4明確分工
強化城鎮醫療保險檔案的管理責任，確保城鎮醫療保險檔案信息化管理順暢運行。要加強組織領導，強化管理機構，具體組織實施好城鎮醫療保險檔案各項工作，爭得電信部門的大力支持，確保通信線路安全暢通。選派責任心強、懂計算機技術的專業骨干人員負責信息資料、數據的搜集、整理、傳遞和本單位網絡設備的管理和維護，實行嚴格的責任制，防止網絡使用管理不當，造成設備損壞、數據丟失、資源浪費，甚至發生泄密事故。
5結論
關鍵詞：加強 醫療設備 檔案管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2013）07-242-02
筆者所在的湖北醫藥學院附屬太和醫院是一家大型綜合性三級甲等醫院，擁有床位3000多張，總資產10多個億，僅醫療設備總值就有近4個億之多。如此龐大的醫療設備資產，如何管好是擺在醫院管理者面前的問題。醫療設備檔案管理是管好醫療設備的基礎工作，只有做好醫療設備檔案管理才能實現管好醫療設備。筆者通過層層剖析，抽絲剝繭，分析困境，探討意義，踐行內容，最終探尋出加強醫療設備檔案管理工作的途徑和方法。
一、醫療設備檔案管理的困境
1.醫院領導重視程度不夠。對于能給醫院創造巨大經濟收益的醫療設備，歷來醫院在購置環節都投入了較大的精力，多方論證，談判降價，擇優購置，盡快到貨驗收使用發揮效能。但醫療設備購回后，使用情況如何，是否充分發揮效能，是否創造了最大的經濟效益，這一系列問題，往往會被醫院領導忽略，存在醫療設備中后期管理深度不夠，管理力度不足，管理重要性趨弱的狀況。而能夠真實反映醫療設備從購置到使用到維保直至處置等一系列生命周期全過程的醫療設備檔案資料也處在疏于管理的窘境。
2.醫療設備檔案管理意識淡薄。醫院的醫療設備檔案管理員多為兼職，很多使用者即為管理者，有時候甚至于設備有多少臺，管理員就有多少個，人員之多可見一斑。醫療設備檔案管理的難度在于，每一位醫療設備檔案管理員都肩負著醫療設備檔案生成、管理、歸檔的一系列職責，要做到每位非專業的醫療設備檔案管理員都對醫療設備的檔案管理職責了然于心，對醫療設備檔案管理工作盡職盡責本身就有很大的難度。非專業就必然有非專業的缺漏和弊病，非專業也成為醫療設備管理意識淡薄的客觀原因。
3.醫療設備資料分散，難于收集。醫療設備檔案資料存在于設備采購部門、醫學工程維修部門、設備存放的每一個臨床、醫技科室以及檔案部門，它以紙質、電子介質、圖片資料、影像資料等各種介質的形式存在。僅我院上萬元的醫療設備就有2000件之多，如此多的分散在醫院每個角落的醫療設備，使得醫療設備檔案資料的收集、管理面臨巨大的挑戰。
4.醫療設備檔案管理缺乏專業人員。醫療設備檔案管理從始至終僅在檔案部門配有專職的檔案管理員，其他環節均為兼職的檔案管理員。分布在設備購置、維修、使用環節的諸多兼職設備檔案管理員，沒有太多的檔案管理經驗，缺乏檔案管理專業知識，對于醫療設備檔案管理是有心無力，不知如何做好此項工作，不能按檔案管理要求較好的完成醫療設備檔案管理工作。
5.醫療設備檔案管理周期長，管理難度大。醫療設備從申購到使用、報廢、處置等一般需要5～10年，如此長的生命周期均是醫療設備檔案資料生成的過程。設備生命周期內產生的大量檔案資料如何收集，如何管好，如何用好本身就具有很大的挑戰性。
6.醫療設備檔案管理制度不健全。醫療設備檔案管理缺乏制度化、規范化、系統化的規章制度，是造成醫療設備檔案疏于管理，醫療設備管理出現疏漏的主要原因。沒有完善的規章制度，醫療設備檔案管理就無章可循，達不到醫院對醫療設備檔案管理的要求。
7.醫療設備檔案借閱使用效能沒有充分發揮。大多醫院僅將醫療設備檔案作為技術性資料收集歸類整理，進行保管。檔案管理的功能僅局限于為了滿足審計和上級主管部門檢查的需要。檔案借閱，借鑒作用、指導工作的功能沒有充分得到發揮。
二、醫療設備檔案管理的具體內容
醫療設備檔案管理按照檔案生成的時間分為：采購階段檔案管理、使用環節檔案管理、設備處置檔案管理。
1.采購階段檔案管理指醫療設備從申購始，到可行性論證、采購直至驗收止的一系列活動中產生的有關醫療設備的所有資料的收集歸檔管理。這些資料包括：經過審批的購置申請、設備采購小組論證得出的可行性論證報告、醫療設備招投標全過程的資料（招標公告、投標保證承諾書、投標書、投標單位簽到表、評委簽到表、招標記錄、中標通知書、中標公告等）、雙方簽訂的購銷合同、配置清單、貨物裝箱單、產品進口報關單、商檢報告（進口設備）、驗收報告、合格證、說明書、操作指南、培訓證明、設備安裝照片、安裝場地施工圖、水電暖線路圖、醫療設備構造線路圖、醫療設備技術參數、防雷檢測報告、操作人員資格證書等等。
2.使用環節檔案管理指醫療設備從投入使用開始到設備處置前所形成的一切資料的收集歸檔管理。這些資料包括：保養記錄本（內容：醫療設備名稱、規格型號、投入使用時間、放置地點、保養時間、保養內容、保養報告、處理結果、保養費用、保養技術人員簽字等）、維修登記本（內容：醫療設備名稱、規格型號、投入使用時間、放置地點、報修日期、故障原因、維修部件、維修周期、維修配件費用、維修人工費用、維修人員簽字等）、設備使用情況月報表（內容：設備名稱、規格型號、投入使用時間、日檢查人次、次檢查費用、操作人員簽字等）。
3.醫療設備處置檔案管理指醫療設備處置全過程所生成的檔案資料的收集歸檔管理。處置階段檔案資料包括：醫療設備報廢申請表（內容：醫療設備名稱、規格型號、購置時間、數量、價值、報廢原因、報廢日期、報廢技術鑒定、財務部門意見、設備科室意見、分管院領導意見、院長意見等）、國有資產處置（報廢）申請表、國有資產處置（有償轉讓）申請表、國有資產處置（無償轉讓）申請表等
以上醫療設備生成檔案資料的三個階段，內容多，范圍廣，時間跨度長，收集歸檔難度大。做為檔案管理者必須克服所有困難，提高醫療設備檔案管理水平，確保檔案管理資料的真實性、時效性、完整性和系統性。
三、如何提高醫療設備檔案管理水平
1.健全醫療設備檔案管理制度，做到有章可循。建立規范的醫療設備檔案管理辦法及規章制度，系統化、制度化的管理醫療設備檔案?！稒n案法》規定， 檔案工作原則是統一領導、分級管理，醫院應按照設備檔案歸檔范圍和立卷歸檔制度及規范要求， 建立并完善設備檔案的保管、保密、借閱、統計、鑒定、銷毀等制度。有了健全的、完善的規章制度，才能規范我們的行為，才能有理有節地規范醫療設備檔案管理工作。
2.增強醫療設備檔案管理意識。醫療設備檔案管理工作是醫療設備管理的基礎，加強醫療設備檔案管理可以延長設備使用壽命，做到物盡其用，讓醫療設備發揮最大效能，創造最大的經濟效益，創造更大的社會價值。只有每位檔案管理員認識到這一點，才能明確醫療設備檔案管理的真正意義，從而增強醫療設備管理意識，克服“重購輕管”的思想，變被動管理為主動管理，形成持續、長久、良性的醫療設備檔案管理構架。
3.加大檔案管理人員培訓力度。醫療設備檔案管理的復雜性和特殊性，決定了大量的、非專業的、兼職的檔案管理員將要參與醫療設備的檔案管理。檔案管理是一項持續性、完整性、時效性、系統性的工作，對檔案管理員有著較高專業技術要求，如何使醫療設備檔案管理員的專業水平達到檔案管理的要求，這就需要通過邀請檔案管理專家開展一系列檔案培訓課程來實現，準確地說，開展檔案管理培訓課程是提高檔案管理員水平的最佳、最有效的途徑。與此同時也要發揮傳幫帶的作用。
4.抓好醫療設備檔案資料交接工作。建立《醫療設備檔案交接制度》，在醫療設備檔案管理員崗位變動的情況下，應及時就醫療設備檔案資料進行交接。檔案部門參與，列明移交的醫療設備檔案資料目錄，逐項清點，交接人員、監交人員三方簽字存檔。
5.充分發揮醫療設備檔案資料對工作的指導和借鑒作用。建立《醫療設備檔案借閱管理辦法》，積極鼓勵采購部門、使用科室、維修部門等相關部門借鑒醫療設備檔案資料指導工作。落實借閱審簽，歸還簽字制度，保證醫療設備檔案資料安全。
6.建立醫療設備檔案管理考核制度。建立《醫療設備檔案管理考核辦法》，就專、兼職醫療設備檔案管理員完成的檔案管理工作進行考核，工作表現突出的給予獎勵，違規則處罰，用制度管人，加快推動醫療設備檔案管理工作的前進步伐。
四、小結
總之，醫療設備檔案管理工作的重要性必須深入人心，只有人人重視，全員參與，每位檔案管理員都認真遵守《檔案法》，嚴格按《科學技術檔案工作條例》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等法律、法規、規章、標準要求實施檔案管理工作，上億元的國有醫療設備資產才能發揮最大效能，創造最大效益。同時，醫療設備檔案管理工作也應從我做起，從點滴做起，充分發揮醫療設備檔案對醫療設備采購、使用、維修、報廢等各環節的指導和借鑒作用，為管好醫療設備發揮應有的效能。
參考文獻：
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關鍵詞：高校；會計崗位；收費崗位；不相容性；管理
高校收費管理是高校財務管理工作的重要環節，加強高校收費管理重要的措施之一，就是建立和完善收費管理內部控制制度，用制度來規范和約束高校收費行為，使收費工作有章可循，規范操作。內部控制制度中不相容崗位設置是在組織結構的源頭上加以控制；細化崗位分工、職責分離、互相牽制和監督；避免設置由一個人擔任，既可以弄虛作假，又能夠自己加以掩蓋，導致差錯和舞弊行為的職務或崗位。
一、高校收費崗位現狀
1.法規現狀
《會計法》第二十一條規定，會計機構內部應當建立稽核制度。出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務賬目的登記工作?！稌嫽A工作規范》第十二條也同樣強調了以上規定，但對目前高校收費管理崗位和會計其他崗位之間，以及內部各崗位之間的不相容性沒有提出具體的約定。這導致高校收費管理崗位的設置無法可依、無據可循。
2.崗位現狀
由于法規的欠缺，使得收費崗位設置和職能權限分工不盡合理。部分高校只設置一名工作人員負責全校的收費管理工作，擔當著收費管理的全部角色，從系統管理到實施具體收費操作無所不能。另外，還存在著票、款未分離，未設置收費復核和稽核崗位的現象。所有的這些現象都是崗位設置沒有滿足不相容崗位相分離、相制約的原則而造成的結果。
3.運行現狀
由于崗位設置存在的缺失和漏洞，導致在實際工作中運行出現了不少問題。高校普遍存在應收款管理不到位，財務收入核算與收費管理脫節。極易造成漏收、少收學生費用，甚至出現會計人員在收費工作中的舞弊現象，存在著較大的管理漏洞。業務流程設計不合理，未能實現有效控制，導致亂收費、不規范收費現象的發生。票據管理制度缺失，票據使用無任何領用及核銷手續、票據缺失。收費系統資料及檔案的管理不規范等。
二、不相容性分析
1.崗位內容的分解
收費管理是一個系統工程，要使得該工程能夠運轉則要求有工程運轉的基本條件。其中：人員和組織結構、實施工作硬件條件和軟件是基礎。
(1)織者、實施者：任何一個組織和系統在角色上都有組織者和實施者的區分；有領導者和被領導者的分工。收費管理這個系統同樣也存在著領導收費的管理者和具體執行的操作人員的劃分。兩者不能合二為一，否則就亂了主次、不成體統。在實施者中還存在著基礎實施和帶有一定監督性質的高級實施，“工人”和“監工”或者是“生成制造”和“質量監督”就成了區分他們的代名詞。同樣該兩者不能合二為一，否則就亂規矩、不成方圓，產品質量也就無法保證。
(2)工具、手段：要執行這個系統工程，就必須有實施工具和操作手段。在信息化和現代化要求不斷提高的今天，實施收費系統工程不能停留在過去“手工作坊”的時代。提高工作效率、加強信息化管理、深入軟件控制已經是當今收費管理系統實行的基本要求。所以，運用計算機操作，規范化軟件管理，采取銀行托收的管理手段已經成為現實。另外，合法、合規的票據使用管理也成為收費管理的重要組成部分。
2.收費管理流程的梳理
(1)收費許可證制度流程：在收費前必須完成收費審批、報備案手續，在收費過程中必須進行收費公示和亮證收費的舉措。收費許可證年度檢查和定期、不定期的抽查和普查則是物價主管部門的事后監督過程。所以，必須按照物價主管部門的要求認真落實許可證制度的要求，對事后監督過程中自查、報告、接受審查等監督流程同樣重視，對披露的問題或整改方案切實執行，確保收費的合法性。以上，收費前、收費中、收費后的許可證制度是保證收費的合法性的必要條件，其中包括程序的合法性和收費內容(項目、標準、對象)的合法性。
(2)應收款信息流程：應收款信息包括了學生信息、標準信息、其他信息等。從學生招生信息的獲取，到學生收費信息的加工，到轉入收費系統的核對，再到收費主管的批準，最后操作員的收費實施，這是應收款信息主要流。在這過程中包括了對住宿標準、學籍(學分)標準、代辦費用標準等綜合后形成收費標準信息流。以上信息的來源和變動調整(包括減免、退還等)均依據物價部門、學工和教務部門、宿舍管理部門等提供的通知、申請資料。財務部門必須依據這些原始憑證進行增減、調整、變動。同時，這一系列的過程不能全部落實在一個人的職責之內，還必須按照操作、稽核、復核的內部流程進行處理。
(3)資金流管理流程：約定收費期間和時限及時將預算資金收入到位。對惡意欠費學生收取資金占用費用或滯納金等。對收費資金實行收支兩條線管理，按照財政對國庫資金管理的要求按時、足額上繳，財政也能及時撥付下達預算資金。嚴格執行預算法律、法規，提高資金的效率性和規范性。
(4)檔案、資料流程：在收費管理過程中，信息記載和傳遞形成的檔案和資料除了電子的還有紙質的。從來源上看有外部獲取的，有財務內部制作的。從制作到使用，再到保管，作者認為最重要的是其真實性和歷史性。
3.不相容性的界定
根據授權審批與業務經辦、業務經辦與會計記錄、業務經辦與稽核檢查、授權批準與監督檢查互相分離的要求，將收費管理內部控制崗位做到合理設置，職責權限的合理劃分，確保不同崗位之間權責分明、互相牽制。
首先，將收費主管與其他所有崗位區分，收費主管兼有行政管理的職能和業務管理職能，“管”和“做”分離。其次，將收費員與其他管理員按照“票、款分離原則”、“執行和監督分離原則”分離開來。再次，將系統管理員和審核員、按照“相互監督、相互制約原則”分離開來。最后，檔案管理員則自然獨立于收費其他崗位，充當者“史官”的角色。
三、管理建議
1.崗位設置和分工
建立合理、嚴密的收費系統的組織結構，完善崗位責任控制，合理分工、明確職責、確保不相容崗位相分離；各崗位之間相互監督、相互制約，權責分明，將風險降到最小程度。崗位設置建議如下：
(1)核心崗位：收費主管崗、審核崗、收費崗；
(2)協助崗位：系統管理崗、票據管理崗、檔案管理崗。
“協助”和“核心”的區別不是字面上意義的重要或大小的分別；從收費管理的角度看，而是從屬與非從屬的關系。從整個財務管理的角度看，協助崗位可同時從事著除收費以外的系統管理、票據管理和檔案管理工作。但，就收費管理而言，協助崗位是必不可少的。它和核心收費崗位之間的關系是：服務于收費、監督于收費。
各崗位分工明確、責任明晰。收費主管，組織和協調收費管理
工作，包括財務以外的業務部門和收費管理其他崗位人員之間的關系。具體負責收費許可、物價檢查等工作。向上級領導匯報收費工作，監督、考核所領導各收費崗位人員執行政策制度情況。復核由審核員提請的各類申請、報告、報表等。收費員，主要負責收取學生學雜費，并開具收費正式票據；根據審核和復核過的資料、手續處理各種原因的退費和減免等學生信息變動，登記學雜費緩交資料。制作日報表、統計表。審核員，主要審核收費員提請的學生信息、應收款變動信息、其他信息是否與學工、教務等部門提供的原始信息的真實性、一致性。審核日報表、統計表與收費系統的一致性、及時性。系統管理員，負責對收費系統進行維護，保障系統的正常安全運行；
及時對收費公開查詢系統的數據進行更新；每天對系統數據進行備份并妥善保管，保證收費數據的安全與完整。票據管理員，主要負責收費票據的購買、發放、收繳和保管工作。在收費管理系統中進行票據登記。檔案管理員，保管電子和紙質的收費憑證、資料、報表等。裝訂成冊、定期歸檔。在歸檔、查閱、移交、銷毀等重要環節關嚴格按照檔案管理制度執行。
2.制度建設
(1)建立稽核審批制度
從崗位上看，收費主管對收費審核員和收費員、審核員對收費員存在著全面的稽核和被稽核的關系。系統管理員、票據管理員、檔案管理員對收費主管也存在著定向稽核關系，主要針對其主管使用的收費系統、收費票據、收費檔案。
從內容上看，對應收款的增減進行稽核，對學生信息的變動進行稽核。由收費員根據接收到的申請提出，審核員根據相關規定進行審核，審核后再報收費主管復核。
從形式上看，建立報表制度，有日報、月報、年報等。通過表與表、表與系統數據、明細表和統計表核對來實現稽核與控制的目的。
(2)備查登記制度
備查登記制度就是對進入收費流程的電子信息和紙質信息建立收費檔案登記造冊，以便備查。不管是從外部獲取的還是財務制作的，凡是涉及到收費信息的均嚴格按照檔案管理要求進行管理。包括審批單、通知單、調整資料、各類報表等分類管理。對電子信息，系統管理員還要負責定期備份數據，復制數據，雙硬盤雙重備份，分開存放，注意防火防潮，以免同時毀壞、無法恢復。
(3)票據核銷制度
建立票據的入庫、領用、校驗、核銷制度。使用票據管理核銷系統，對采購來的每一張票據的即時狀態做到完全明確。對開具的票據做到和賬務核對100％，對每一本票據核銷后產生核銷單。核銷單能確定票據所在的記賬憑證號和票據用途、金額等要素。對核銷過程中發現的問題及時整改，確保收費票據使用的合法、合規性和保管的完整、安全性。
四、討 論
本文從工作實踐出發，歸納總結了目前我國高校在收費管理崗位設置上存在的問題。通過梳理和分析，對收費管理崗位內不同崗位之間的不相容性進行了剖析，對崗位設置、制度建設的管理提出了不同的見解。但本文在理論上還有提升的空間。作者期望廣大同行攜手一起在理論研究和工作實踐上進行更為深入的探討和交流。作者更期望教育管理部門或財政管理部門盡早出臺相關管理規定，將其規范管理制度化。保障學校崗位設置規范合理、運行有序；加強內部控制管理，保證收費管理的良性循環。
參考文獻：
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