時間：2022-09-18 17:34:27
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1. 信息化程度低。測繪工程早期的檔案大部分采用的是紙質材料，檔案資料往往是孤本。這種材質的檔案資料對管理要求很高，如果保存不當，容易出現紙張破損、字跡模糊、圖像失真等現象，并且在借閱過程中，極其容易丟失或破損，影響了檔案材料的使用周期，同時影響了測繪工程資料的再利用。
2.管理手段效率低。初期的測繪工程檔案管理主要是采用的手工管理模式，檔案管理手段采用的是臺賬式操作；檔案資料的查詢體系以人工查詢為主。這種管理模式，制約了對檔案資料的查詢頻率，使得檔案資料的再利用率非常低，信息資料保存的價值得不到充分發揮。
3.數據管理混亂。早期的測繪工程檔案的數據管理不規范，數據檔案在進行歸檔過程中，沒有一套完善的歸檔制度，沒有嚴格的歸檔流程規范可以依循。這種條件下的檔案管理對檔案材質、數據翔實情況、備份種類、保存環境等都沒有具體的要求，致使在管理過程中出現很多難以應對的問題。
二、測繪工程檔案信息化管理的必然性
測繪工程檔案管理是為了更好地實現信息再利用的功能，其價值在于更好地為以后的測繪工程提供可以借鑒的工程信息，從而提高測繪工作質量。因此，做好測繪工程檔案管理十分重要。
1.測繪工程信息資源共享的需要。信息化管理是實現資源共享的基礎，測繪檔案管理同樣要實現信息化管理。信息化管理具有簡單、快捷的優點，能夠利用計算機快速找到需要的測繪資料，所以測繪檔案信息化管理是信息資源共享的需要。
2.計算機應用推動了測繪工程檔案信息化發展。計算機的普及和推廣，對測繪工程檔案信息化發展起到了推動作用。由于測繪工程工作對測繪工程檔案的需求趨向于精細化，計算機能夠滿足檔案管理的需求，因此，計算機作為輔助工具，被應用到測繪工程檔案管理中。隨著計算機能夠對檔案信息進行精細化管理程度的提高，檔案管理信息化逐步形成。
3.電子介質資料保存的需求。測繪工程資料的材質已經不僅僅限于紙介質，很多測繪工程資料已以電子文件形式存在，對這些電子文件進行歸檔保存時，就要有一套完善的信息化管理體系。測繪工程檔案信息化網絡的建設，能夠對電子介質的資料進行有效保存，對資料的保持和使用帶來方便。
三、測繪工程檔案信息化管理有效性措施
1.建立和完善檔案信息化管理系統。第一步，數字化建設。測繪工程信息化建設的第一步最重要，主要針對檔案資料進行掃描、數據采集等工作，完成數字化儲存，再建立信息化平臺，實現網絡化共享。第二步，標準化管理。隨著檔案管理的發展，其領域已經不再局限于對現有資料的簡單存儲，而是涉及資料的形成環節。測繪工程資料具有明顯的技術性特征，對標準性要求嚴格。信息化管理要求檔案管理者要及時根據用戶的不同要求，進行數據庫資料的補充，然后提供符合標準的電子資料。第三步，網絡化建設。實現網絡化檔案管理指的是測繪工程資料的構成、歸納、管理、審定等全過程系統化的網絡管理，整個流程的信息資料整理都要進行信息化管理。
2.加強系統功能作用的發揮。系統功能結合供應類別，從子系統功能框架中可以得到很多資料信息，其中包括查找圖形類別、資料供應情況以及測繪工程結果的查詢，每一個子框架下面又包含更小級別的信息查詢系統。這種框架構成，可以為查詢者提供更加翔實、直觀的資料顯示方式。
3.優化數據存儲體系，實現合理布局。為了使數據存儲更加合理，就要完善數字檔案的存儲體系。測繪工程檔案信息化管理數字儲存可以分成三大類：第一類是磁帶庫，它的特點是可以進行大量的數據存儲，并且傳輸速度較快，但是缺點是花費較高，并且對保持條件要求較高，容易損壞，需要人工定期檢查進行倒帶整理工作；第二類是光盤，它的特點是可以對離線的數據進行管理，優點是能夠在社會上進行傳播，用戶使用方便，并且具有可靠的性能，缺點是存儲信息量小；第三類是磁盤陣列，它的特點是最高效的數據儲存方式，優點是存儲量最大，并且具有高速的傳輸性能，缺點是費用較高。這三種存儲方式可以根據具體情況進行選擇，可以實現互補關系。
關鍵詞:公路工程;項目建設;檔案管理
在公路工程項目建設過程中，無論工程前期規劃立項還是后期項目建設過程中都會產生大量文本、記錄等重要的資料，這些資料包括工程各階段的建設依據、建設過程中的質量安全與資金支付等重要憑證，它是體現工程建設合法性以及工程質量狀況最原始也是最重要的依據。然而現階段，我們在工程建設領域中，還較為普遍的存在著“重建設、輕檔案”的現象，在檔案建立管理中依舊存在許多問題，例如缺乏統一的檔案管理模式、缺少高水平的檔案管理人員、檔案管理督促不到位等等。這些現象使得在公路工程建設中，優秀的項目建設管理經驗未能得到很好的推廣和利用。因此，如何做好工程檔案管理，積極推廣優秀的公路工程建設檔案管理，對推進公路工程建設的管理水平和質量提高都具有一定現實意義的。
1加強檔案管理制度建設
檔案管理制度的建設是公路工程建設項目檔案管理工作的基礎與前提，只有完善了檔案管理的相關制度，才能促進檔案管理工作的實施，提高公路工程項目中檔案管理的效率。根據公路工程建設的相關規定，檔案管理制度的建立要從以下3個方面開展。
2要提高對檔案工作重要性的認識
檔案管理工作量大，內容煩雜，持續時間長，需要有專業的管理人員長期且固定的進行系統管理，才能保證檔案工作質量。并且此項工作相對枯燥，不太容易出成果，只有長期堅持才能獲得良好的回報。而且由于檔案工作的寬泛性，所有參建部門都要涉及，只有各部門相互配合，才能形成完整的工程建設檔案。因此，我們首先要提高對檔案這項工作的復雜性和重要性的認識，只有了解了其負責程度和工作的重要性，才能重視此項工作。在實際工作中，建議成立多部門聯合管理機構或小組，分工協作，共同促進此項工作。我們在建設杭長高速公路杭州段期間，檔案具體工作雖然由辦公室負責，但成立了由指揮部分管領導組成的檔案管理領導小組，成員包括辦公室、總師辦、工程處、前期辦、安保處等各部門負責人。明確各部門涉及的資料由部門負責人及時收集，然后由我統一整理歸檔，效果良好，具體組織分工見圖1。圖1檔案工作組織分工3建立檔案員崗位責任制度在公路工程建設中，檔案資料相關要求政府管理部門已經明文要求，但如何落實依靠檔案管理人員。檔案管理人員是檔案管理工作中的主體，它們的工作行為決定了檔案管理工作的質量，因此要針對檔案管理人員建立合理的崗位責任制度。通過這一制度，對檔案管理中的每一個環節包括檔案的收集、整理、立檔、管理等進行有效規范。以制度約束管理行為，將有力提升檔案員的責任感。
3完善檔案管理的監督制度
在公路工程建設項目檔案管理工作中，要把握好前期的檔案管理工作，只有一開始建立起了完整、有序、良好的檔案管理體系，才能保證后期的檔案管理工作有序、合理的進行。在公路工程建設項目前期工程的檔案管理工作中要通過以下兩部分進行。(1)分類納入資料分類納入資料是公路工程建設過程中重要的檔案管理方式，總體來說各類資料主要分為3大類:其一是工程建設程序類，以工程預可、工可、施工圖設計、招投標等類別;其二是建設管理類，是建設過程中各參建單位根據檔案管理要求整理歸檔的資料，主要是現場發生的各類施工及監理的第一手資料，包括項目中每一個標段根據單位、分部及分項工程劃分規定，收集整理的全套資料;其三是其他管理類資料，包括各類檢查、驗收、交竣工等。在上述分類資料中，第二類是最多也是最復雜的。根據現行《公路工程質量檢驗評定標準》，一般項目的單位工程的劃分分為路基工程、路面工程、橋梁工程、互通工程、隧道工程、環保工程、交通安全設施、機電工程、房屋建筑工程等。以斜拉橋和懸索橋為主體的建設項目單位工程按塔及輔助、過渡墩;錨碇;上部構造制作與防護(鋼結構);上部構造澆注與安裝;引橋;引道;互通立交;交通安全設施等。所有的單位工程又分為若干分部工程及分項工程。現將土建工程分部分項工程劃分列舉如表1。在檔案資料收集時，要將上述每一個分項工程所涉及的資料收集整理后按類歸檔。分項工程是資料的基本單元，在施工資料中每一項可能有大量的同項內容。比如橋梁樁基，每一根樁為一個分項，但一個標段中可能有幾百根樁，需要逐樁收集歸檔，因此檔案數量較多，見表2。(2)文件同步歸檔在工程項目開始之前，項目管理人員要將文件材料進行合理的歸檔，將項目前期每個環節實施過程中產生的資料及時歸檔。前期資料往往是工程建設的依據，及時歸檔將為建設過程中各級部門的相關檢查及時提供材料。同時，在建設期間也要做到及時收集、及時歸檔，這是保證資料完整性的好辦法。
4定期督查，嚴格驗收檔案
4.1分階段定期檢查
公路工程項目是一項浩大、長期性、復雜的工程，其中包含了諸多的資料信息，公路工程項目的性質決定了公路項目工程的檔案管理也是一項較為浩大的工作，因此，在加強檔案管理的督查過程中，要根據工期及實際情況進行分階段定期的檢查方式，在一定周期內加強對相關資料收納、整理、編研的檢查，保證資料的全面性和準確性。
4.2檢查方法多元化
工程建設過程中，往往工程負責人將關注點集中在工程項目實施的工地中，忽略了對后期資料整理的工作，在需要資料時往往出現資料不全、資料不準確、資料找不到等現象，因此，在對檔案管理進行定期檢查的基礎上也要創新檢查方式，通過多元化的檢查方式促進檔案資料的整理，例如抽樣檢查、重點檢查等，通過檢查工作的進行將資料整理、檔案管理工作重視起來。在我參加的江東大橋、杭長高速等幾個大型交通基礎設施過程中，我們一般每季度進行一次專項檔案檢查。檢查基本采用抽調各參建單位檔案管理人員組成檢查組，然后針對前一階段的工作重點，核查相應的資料歸檔情況。各參建單位通過這樣的工作，能做到相互學習、相互促進，有效提高整個項目的檔案管理質量。
5重視相關檔案開發利用
建立一份好的檔案，目的在于希望能有好的利用。切實發揮檔案資料的價值，對本項目建成后的管養及類似項目的建設都有良好的利用和參考價值。這種開發利用可以從以下2個方面進行開展。
5.1開展借閱交流活動
檔案管理工作作為一項為公路工程項目服務的工作，其工作成績與作用體現在利用價值。公路工程作為一項長期性的技術工作，在項目進行的過程中往往會面臨很多困難，因此通過借閱、咨詢、交流等形式，學習類似工程建設管理資料，使每一個項目工作人員吸收相關類似工程的管理經驗，提高自身管理能力，為公路項目的工程實施提供幫助。
5.2加強重點檔案編研
在公路工程項目檔案的管理過程中，重點檔案的編研工作也是對項目檔案進行開發利用的一種形式，通過編研能夠將一些有用的資料歸納整理起來，也能夠加強對原始不完整項目資料的整理。隨著科技不斷發展，全電子檔案的建設是一種趨勢。這將更好的為后期的公路項目提高有效幫助。
6結語
總而言之，做好公路工程建設項目中檔案管理的工作對公路工程的開展、使用、管理等活動都起著極為重要的作用，面對我國現階段公路工程建設項目檔案管理中出現的問題，通過檔案管理制度的完善健全，在科學化、規范化的基礎上提高公路檔案信息的管理水平，使公路工程建設項目檔案真正對公路工程各階段的工作起到積極的推動作用。
作者:倪曉敏 單位:杭州市公路管理局
參考文獻:
1．對工程檔案認識不到位。施工單位不少管理者，對于工程檔案工作的認識還很不到位。因為工程建設只要以質量為中心，按照施工的要求完成了各階段的工作任務，達到了相應的質量標準，工程就可以順利完工。因此，他們并沒有把工程檔案管理工作，當作重點工作來抓。有的單位雖然安排了人員，但他們對工程檔案缺乏正確的認識，不精通檔案專業知識。有的基層單位由于管理人員相對較少，單位領導讓單位辦公室人員兼職這份工作。雖然辦公室對于文件及資料比較熟悉，但是，工程檔案管理工作，畢竟不是簡單的文件收集、保管和利用，而他們整理出的檔案也和崗位要求相差比較遠。
2．工程檔案管理制度不完善。當前，許多單位沒有制定比較完整統一的公路工程檔案管理辦法和規章制度。管理工作無章可循。部分工作人員工作被動，工作相互推諉、敷衍塞責，造成許多文件資料原始記錄無法找到，影響了檔案工作的開展。有的單位雖制定了工作制度，但缺乏有效的監督機制。規章制度寫在了紙上，掛在嘴上，形成檔案管理工作形式化，走過場現象。突出表現在于檔案工作交接時比較混亂，給日后檔案管理工作，造成了很大困難。
3．工程檔案管理人員素質不高。近年來，檔案管理人員比較少，大部分由工程管理人員兼職檔案工作，由于缺乏專業的知識，在面對具體工作時，素質不高，能力欠缺，敬業精神、奉獻精神、吃苦耐勞精神、業務素質和文化水平等方面都比較差。再加上該項工作具有一定的強度和難度，造成人員不安心工作，影響了檔案工作持續有序開展。
二、做好公路工程檔案管理工作的對策
1．加強管理，提高對檔案工作的認識。各單位領導要高度重視工程檔案管理工作，把工程檔案管理工作納入工程公路工程檔案管理工作的難點與對策文/索學艷管理工作的重要日程。各項目建設單位，應在公路工程建設項目開工前，成立檔案工作管理機構或部門，抽調具有較高素質和較強責任心的人員，負責收集、整理工作項目建設檔案。并將收集起來的檔案材料，及時整理匯總。定期向上級主管部門匯報檔案變化情況，使檔案人員進一步了解掌握工程開工竣工情況的進展，為逐步實現檔案管理工作規范化、科學化，打下良好基礎。
2．完善制度，規范檔案工作管理。健全完善的制度，是確保各項工作取得成功的關鍵。各項目建設單位，要結合實際制定科學的管理制度。一是要制定工程檔案管理辦法，具體明確歸檔的范圍及保管期限，規定工程檔案管理工作標準，使公路行業的工程檔案管理穩步有序發展。二是建立溝通聯系機制。爭取工程建設相關部門支持和配合，形成分工協作、齊抓共管的良好局面。三是加強監督和指導。做到工程即時完工，檔案及時歸檔，然后驗收入庫。四是要把項目檔案工作與項目建設同步規劃。做到同部署、同安排、同檢查、同驗收。
3．增強服務意識，提高檔案服務能力和水平。檔案管理人員要增強服務意識、參與意識和效益意識。努力為工程建設提供良好服務，為公路建設事業發展提供可靠依據和有力憑證。要經常深入施工現場，調查了解工程建設，并結合歸檔的工程檔案資料，有針對性的提供工程檔案服務。同時，要加大工程檔案資源的開發力度，深入研究工程檔案，積極開展工程檔案編纂工作，為工程建設發展提供多層次全方位的信息服務。
在以“信息時代”和“知識經濟”為特征的21世紀到來之際,人們越來越多地依靠INTERNET來獲取知識、信息,可以預見,人們到檔案館的次數和時間會越來越少,總有一天,人們再也不用親自跑到檔案館去了。面臨著如此巨大的挑戰,人們提出了數字化檔案館的設想,數字化檔案館是一個標準的電子信息基礎設施,是在標準化、規范化基礎上現代高新技術所支持的數字檔案信息系統,是一種檔案信息組織模式,是超大規模的、便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心。它采用分布數據存儲,用戶可以通過各種鏈接和操作在一個較大的地域范圍內搜索和檢索出自己所需的信息。也就是說,計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態,它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲,以網絡化的方式互相連接,從而實現資源共享。數字化檔案館是傳統檔案館在信息時代的發展,它不但包含了傳統檔案館的功能,還提供綜合的信息訪問服務,它的出現給現有的檔案工作帶來新的挑戰和機遇,人們希望數字化檔案館將成為未來的信息中心和樞紐。因此建設數字化檔案館,是檔案工作發展的必由之路,也是今后發展的目標。在當今建設數字化檔案需要從以下三個方面入手:首先,要大力宣傳建設數字化檔案的必要性,做好檔案員的業務培訓工作,提高認識,形成共識,激發熱情,萬眾一心,協調發展,形成良好氛圍,為建設數字化檔案工作提高堅強的組織保證。其次,加速現存檔案的數字化建設。主要是將館藏檔案進行全面的數字化處理,即將檔案館的所有檔案數據通過掃描等形式,將檔案信息由各種物理載體形式,全部以數字記錄方式存儲到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器中,完成現有檔案館的館藏檔案信息向數字化轉化的過程,這是數字化資源建設的重要基礎工作,是傳統檔案館向數字化檔案館過渡較為穩妥的辦法之一。再次,從現有的檔案工作體系逐步向數字化工作體系轉化,逐步建立健全一套完善的數字化檔案工作體系。主要內容包括:數字化檔案的收集、保管、利用等檔案工作的基本環節以及各項新規章制度的制定。
一、數字化檔案的收集它不同于以往的紙質檔案收集,對于數字化文件,如果簡單照般以往的管理方式,出現了問題可能是無法挽回的。數字化檔案的收集工作體系,要求采用文檔一體化管理方式,只有這樣,才能保證數字化文件的內容、背景等信息的完整性,使它不至于時過境遷后將文件形成的背景、運行環境等信息被丟失或破壞掉。數字化文件和檔案的一體化管理是數字化檔案歸檔管理的根本方式。數字化檔案的收集手段主要通過計算機網絡管理來完成。只需各單位文書處理人員在完成本單位形成的電子文件后,通過網絡再轉發一份到檔案館即可。
二、數字化檔案的保管由于數字檔案載體的特殊性,檔案存放方式由檔案柜架變為用數字存儲器以及光、磁盤存儲,極小空間可存放大量的數字文件。它主要包括數字檔案設備安全和信息安全兩方面。設備安全應當在設備制造、系統安裝和應用軟件配置時考慮,主要是抵御自然災害、突發事件等。信息安全則需要有一系列措施給予保證。保證數字檔案的可讀性和可利用性,對設備更新情況進行跟蹤,在出現不兼容或不可讀取等問題之前就應將舊載體上的數字文件轉換到新載體上。同時,防止信息丟失、被非法更改等,尤其是在網絡環境中,更應注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲管理等問題。降低數字檔案對設備的依賴性。由于技術發展太快及設備的依賴性過強,所以應以一種超脫于各種設備的方式存儲數字檔案,以統一而且簡單的格式存儲,使數字檔案不再依賴于原來的數據庫,降低設備和軟件頻繁更新帶來的不利影響,這樣才能有利于長久保管。
三、數字化檔案的利用檔案資源數據格式的統一是資源網絡化的保障條件。統一的數據格式和標準是檔案信息網上歸檔和用戶調閱的基礎,也是實現網上檔案資源高度共享的基礎。檔案信息利用必須規范化、標準化,搞好標準化,才有現代化,這是經過實踐取得的重要經驗。要統一著錄的原則、項目的格式,規范檔案信息各站點的管理模式、工作程序、數據格式和網絡規則,實現檔案信息網絡的標準化運行。在標準化的基礎上大力推進計算機應用的社會服務,這是檔案部門獲得高質量技術支持和減少人力、物力投入的最有效途徑。檔案信息網絡化必須有一個完善的軟硬件技術環境,在硬件方面:計算機、傳真機、電話、終端服務器、交換器、調制解調器、縮微機和光盤、光纖傳輸系統、微波網、衛星線路等上網運行的各種設備,這些硬件設備需要較大的資金投入保證,才能得以建成使用。在軟件方面:信息數據庫、數據保密體系和組織管理體系以及應用軟件等,這需要有一支技術過硬,具備軟件開發、程序操作和檔案管理專業人員的有機結合,才有可能實現。網絡安全是影響計算機檔案管理的主要問題。網絡的不安全性已成為限制其發展的最大障礙。構成對計算機網絡系統的安全威脅主要有:黑客入侵、計算機病毒的侵入、保密信息泄露和修改網絡的關鍵數據等。針對以上問題,我們必須運用科技手段,提高檔案信息網絡的安全性，主要措施如下：
（一）、建立有紙化和無紙化結合的信息庫。解決受病毒感染或網絡本身問題可能造成的信息毀滅。開發網絡電子文件的歸檔管理程序,使上網信息及時、完整、安全地保存下來,防止相關信息丟失。
（二）、訪問控制,保證計算機網絡系統運行安全。對利用者權限的充分限制是檔案信息入網的先決條件,對網上能查閱的檔案首先要分公開的、內部的。這樣,讓查詢者在任何地點、任何一網的計算機上,都能查到權限范圍內的檔案信息。
（三）、做好數據庫備份工作,保證信息安全。應對系統數據做到定期進行備份。對比較大的數據庫采用雙機備份,多介質多份備份。重要的備份要有備忘記錄。
（四）、預防病毒,防止網絡系統遭受侵害。采取一定的防計算機病毒措施是非常必要的。我們要在計算機系統上安裝防毒軟件并經常升級,另外,不允許隨便使用外來磁盤、光盤等,必須使用時應嚴格進行病毒檢測,在確認無病毒后方可使用。
（五）、制定計算機系統安全保護制度,確保網絡系統安全運行。除嚴格遵守《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》和有關的法規外,還可根據實際工作需要,制定《計算機房安全規定》等相關規章制度。要建立檔案信息系統,實現檔案信息與社會信息的聯結。這個系統包括六個基本模塊:登記——編目——檢索——利用——統計——輔助。其中:登記環節解決對上網信息的分類登記和修改補充問題;編目環節解決上網信息的目錄表格和卡片的打印制作問題;檢索環節解決按不同需要和要求對上網信息進行顯示和調用方面的問題;在利用模塊中,對上網信息的利用進行登記、歸還和利用情況的匯總;統計模塊則用于上網信息按時間、分類和載體進行統計;輔助模塊用于上網信息的數據備份、維護、修改和充實。陸續將建成的系統在檔案信息網上設立站點或網頁,實現檔案信息網絡的互聯。
[論文摘要]近年來城市建設的飛速發展，建筑項目眾多，工程勘察檔案的管理任務也越來越繁重。簡要分析建筑工程勘察檔案的特點，并結合工作實踐探討在當前時期如何做好勘察工程檔案管理。
地質勘察是建筑工程的基礎工作，其勘察檔案記錄了現場地質勘察數據、土工試驗數據統計、技術人員的數據分析圖表和結論性文字報告，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。充分認識這些特點，對加強工程勘察檔案管理工作并充分發揮其作用十分重要。
一、工程勘察檔案的特點
（一）組成的成套性
勘察單位以一個獨立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴格的、科學的勘察程序，一個環節緊扣一個環節有規律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術資料，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約。
（二）形成的階段性
根據勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經過勘察準備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機聯系，又有明顯的嚴格的階段區分，因此，每個勘察階段各個專業的勘察活動分別組成各自互相聯系的有機整體，并決定勘察技術資料形成的階段性。
（三）內容的專業性
一項工程勘察是由多種專業技術人員按不同專業分別開展具體勘察作業，又相互配合共同完成，一項工程的勘察技術資料其形成過程是多學科、多專業的協同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮勘察技術資料專業性，以及專業間的聯系特點。不同專業的技術文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號結構層次時，要考慮圖紙文件所屬專業與工程勘察之間的隸屬關系。此外檔案管理人員應學習勘察各專業的基礎知識，了解各專業的業務范圍，能識別和看懂各專業的圖紙文件，不斷提高管理業務水平。
（四）貯存的空間需求性
工程勘察具有唯一性的特點，每一個項目的勘察資料都是一個獨立檔案項目。因此，在勘察技術活動中形成圖紙文件必然具有數量大、遞增快的特點。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設備；現在的自動檢索及光盤技術現代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。
（五）使用的效益性
工程勘察檔案是從事工程勘察技術活動的成果和產品。首先它是為某具體工程項目提供勘察圖紙文件，作為工程設計和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術資源，對內可參考借鑒，對外可供技術交流。在檔案管理工作中必須克服技術封鎖、保護主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術人員，及時、準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發揮經濟效益。
（六）使用價值的時效性
工程勘察檔案用于工程項目第一次實現使用價值以后，還會多次利用并發揮作用。按照技術文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規律，在近期內的查閱率較高，時間越長其查閱率就越低。可見，工程勘察檔案的使用價值具有一定的時效性。此外，還要根據保管、利用和庫房、設備的狀況，經常定期進行檔案資料的清理鑒定，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當減少庫存份數。工程勘察檔案的特點是由勘察活動的規律所決定的，認識并掌握這些特點，有利于不斷改進檔案管理，以便最大限度地發揮工程勘察檔案的作用。二、當前的勘察工程檔案管理
當前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅實后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應深刻思考的問題和不可推卸的責任。
（一）標準化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎
當前，對工程勘察檔案管理提出標準化要求，有利于提高工程勘察檔案的質量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時，為工程監督管理人員對各設計、施工單位進行監督管理提供資料，提高工程建設的質量和效率。
（二）收集檔案的內容要齊全
勘察檔案管理人員要與工程勘察技術人員相配合，對已收集的檔案資料進行鑒定、補充。工程勘察檔案管理人員還要經常去施工現場，了解工程概況，配合勘察技術人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數，同時根據資料的形成規律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現場技術人員核對是否同施工現場相符，不相符的及時查明原因。如資料缺失不全，確實需要增補，應及時通知勘察技術人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準確、完整。
（三）圖紙、資料的標準化歸檔
當前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時的觀念，要以高效、準確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個方面工作：
一是建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統。工程勘察檔案管理單位必須開發完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計算機，以便準確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。
二是要對現有檔案認真進行整理、完善。要結合工程勘察的特點，更加嚴格、科學地做好檔案的分類和著錄，在此基礎上，對歷史檔案進行清理，對號入座。清理的同時要盡可能地進行完善，填補相關資料。
三是要不斷豐富補充檔案的存貯的內容。要結合工程特點，有意識地豐富檔案的形式和內容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調的勘察工程檔案生動化、形象化。
（四）建立勘察工程檔案員崗位責任制
一名合格的工程勘察檔案管理員：一是負責檔案的集中統一管理；二是及時做好檔案的收集、鑒定、立卷、歸檔工作；三是經常督促工程圖紙、資料的歸還；四是負責編制工程檔案工作計劃和組織改革等編研資料；五是做好工程檔案工作的日常保管。
總之，工程勘察檔案管理人員要不斷的提高自身素質，熟練掌握業務知識，提高業務技巧，在歸檔時，做到既“清晰”又“全面”，在取檔時，做到既“準確”又“迅速”，做好工程勘察檔案管理工作。
參考文獻：
1.1鐵路工程竣工資料編制前的準備工作
在鐵路工程竣工資料編制工作開始之前，首先要做的是對資料編制人員的確定。因為竣工資料的收集、整理、編制，是一項長久、復雜的工作，需要相關工作人員有充足的精力和時間來完成這一項工作。在編制人員上崗前，還需要對編制人員進行培訓，以確保竣工資料編制的質量。在鐵路工程的資料編制中，還需要提前按照編制要求，制定資料填寫規范，所有資料按照統一的格式完成，確保竣工資料的標準和規范。在編制竣工資料表格時，要注意表格包含內容的全面性，能夠將竣工資料所有需要填寫的內容概括進去。在竣工資料的編制過程中，要對資料編制人員進行持續的培訓，以解決資料編制人員在竣工資料編制過程中出現的新問題。
1.2竣工資料編制過程中存在的問題
在鐵路工程竣工資料的編制中，因為人員責任缺失和培訓欠缺，編制竣工資料的過程中，往往存在著這樣那樣的問題。資料編制中，存在對工程資料的收集不夠全面，導致資料欠缺的現象。竣工資料的收集整理，包括了工程項目從設計、實施、質檢的所有內容，如果沒有在工程開始就介入到工程資料的整理編制，很容易出現工程竣工資料編制不全面的問題。如果沒有相關規范，資料編制往往會隨著編制人員單獨的個人意志進行，沒有規范性，導致竣工資料難以閱讀。其次，在竣工資料的編寫中，相關資料編制單位，沒有固定專人對工程資料進行編制，不僅僅使竣工資料的編制時間拖長，效率低下，還加大了竣工資料出現問題的幾率。
1.3鐵路竣工資料的編制
鐵路竣工資料的編制，在做好相關準備工作之后，著手對鐵路工程的竣工資料進行編制。在編制的過程中，首先對竣工資料進行編制整理。竣工資料包括鐵路工程的開工申請、施工設計方案、施工工藝、合同等，對涉及到本項目的內容，都需要進行編制整理。竣工資料還包括最主要的工程建設中的施工過程記錄、所使用原材料的報驗報告和合格證、試驗報告及試驗記錄等，施工過程中所有事件的相關材料。在工程通過驗收之后，還需要將工程的驗收材料和竣工圖紙、竣工驗收報告等，全部整理編制進入竣工資料。在收集整理完竣工資料編制所需的原始材料之后，開始對竣工資料進行編制整理。將收集到的竣工資料，按照鐵路工程的施工專業進行劃分，再將劃分好的資料，根據施工單位的不同，進行分別保管。對已經收集整理好的施工文件，編排好文件次序，裝訂成冊。施工日志的編制整理，要檢查其內容的完整性和正確性，如果施工日志存在空白頁或者內容錯誤的情況，尋找相關責任人進行更正補充，完成更正補充之后，裝訂成冊，做好竣工資料的編制。對已經收集整理好的文件，按照相關要求和標準，對資料文件做好排序整理。
2竣工資料編制及檔案管理
竣工資料編制及管理，在工程建設初期，一般采用及時跟進的方式進行管理。在管理中，按照檔案管理時間，對檔案采取三種劃分，分別為前期檔案、中期施工過程檔案和后期檔案。前期檔案一般包括工程建設前期調查、建設方案、開工報告等初期資料，中期檔案一般在工程建設中產生，包括工程建設的施工記錄、設計圖紙、計量資料、過程檢查記錄等，而后期臨時檔案則以所有收尾資料為主要內容。對于鐵路工程建設的檔案管理，還包括合同檔案的管理，對建設工程所涉及的有關協議、合同等內容資料，要在施工過程中逐步整理，分類管理，在最后入檔的時候，做好篩選工作，將真正有價值的資料，完整地保存。鐵路施工過程中，涉及的財務內容，也要完整記錄并做好原始憑證的保存，做到每筆帳均有出處。在鐵路建設過程中，對于涉及的月度財務報告、款項清查報告等，及時歸檔整理，加強日常工作的成效，做好財務檔案的整理。將所有的檔案整理完結之后，把臨時檔案、合同檔案和財務檔案，按照檔案整理規則，整理成為可進行永久保存的鐵路工程檔案，統一管理。
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關鍵詞：建筑工程；電子文件；檔案管理
隨著信息化技術的進步，電子文檔被廣泛的應用在建筑工程的信息處理中，與此同時，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導致建筑工程方面的電子文檔出現管理混亂、信息不全等不良現象，因此，我們必須加強建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。
1我國建筑工程電子文件的檔案管理現狀
我國建筑工程電子文檔與發達國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導致建筑工程電子文檔的現狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認識到現有建筑工程電子文件檔案管理的現狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。1.1電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強的操作，因此對于相關文件管理人員的專業要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲備不夠豐富，部分地區的文件管理人員專業技能不夠，無法完成復雜的文件檔案管理工作，這就導致很多地區存在電子文件歸檔不到位的情況。1.2電子文件檔案管理人員職責界定模糊。在我國，目前很多建筑工程場所對于電子文件檔案管理人員的職責界定十分模糊，大部分企業單位將電子文件檔案管理工作交由計算機技術人員負責，但計算機技術人員由于缺乏相關的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會出現疏漏，導致建筑工程電子文件檔案管理產生混亂的情況。1.3電子文件的真實性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴重的一個問題就是真實性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項目，有內容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對工作敷衍了事，導致電子文件內容可讀性很差。這些情況都使現有的建筑工程電子文件所提供的內容可用性不強。1.4對傳統紙質文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統的紙質文檔，紙質文檔在實際保管中十分容易出現丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對紙質的文件檔案進行替換。對紙質文檔的替換工作十分復雜，建筑工程方面的文檔內容較多，落實電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業性不足，很多紙質文檔的替換都存在著不夠準確完整的情況。
2實現建筑工程電子文件檔案管理的有效措施
針對我國建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問題，需要采取相應的措施，來保證良好的文件管理，從而實現電子文件的普及，為建筑工程項目的有效落實奠定良好的基礎。2.1對建筑工程電子文件實行統一格式。建筑工程方面的電子文件較為復雜，如果沒有統一的格式，在文件查詢的時候十分的困難，因此，統一建筑工程電子文件的格式是一項重要的工作要求。統一格式可以對信息查詢提供有效的保證，同時有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯等。2.2明確檔案管理人員的職責。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設立專門的檔案管理人員，對相關電子文件進行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強對于檔案管理人員的培訓，提高工作專業性，增強電子文件檔案管理技能。2.3普及建筑工程電子文件檔案管理的意識。對于建筑工程單位來說，具有完善電子文件管理的意識是極為重要的，因此，相關的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實到各個建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程項目的各個階段落實電子文件工作。對于電子文件的整理不能只在建筑工程項目完成后進行整理，在工程項目進行的各個階段都需要落實電子文件的整理工作。對于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對于以后的工作查詢來說，是十分重要的基礎性內容。因此在電子文件的處理過程中，保證信息的真實性，防止企業人員為了粉飾項目而隨意篡改電子文件的內容。2.5提高對于電子文件的鑒定技術。在建筑工程電子文件的整理方面，真實性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關項目的全部真實信息，同時能為查詢者提供有效的信息內容。基于這樣的要求，就需要提高對于電子文件的鑒定技術，確保建筑工程電子文件的真實性和有效性。可以聘用專業的鑒定人員，對電子文件的內容進行查詢，確保電子文件沒有相關內容的遺漏以及篡改。2.6完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對于電子文件的內容需要進行核實，另一方面，對于已經歸檔的文件要合理的保存，防止網絡病毒的入侵導致文件受損等情況的發生。同時要嚴防不法分子對于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。
建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項目有效實施的基礎，因此，我們需要從各個方面提高文檔管理工作效率，從而及時準確的記錄工程項目中的各項內容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準確真實。只有實現建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國的建筑工程項目有更好的發展空間。
作者:李薇 單位:哈爾濱市國家投資項目評審中心
參考文獻
工程檔案是一項工程建設過程中反映各項活動指標的最重要的參考依據，它包括了項目工程的建設，處理，設備維護等各項活動所形成的研究結果和文件檔案，一般多為原始文件，所以具備法律效應。每一個項目在完成和告一段落之后，都要認真負責的按照歸納范圍和要求，將形成的文件和資料系統的管理和整理，最終由上級領導來歸檔。且移交文件或者資料過程中，接觸人員必須要按規定辦理交接手續，簽字歸檔必查。凡不符合要求的文件，最高管理者有權拒絕接收。
2工程檔案的收集歸納
2.1分類組卷
分類組卷的原則：檔案分類組卷工作是一個專業性很強的工作，也是能夠顯示出工作人員的個人水平。有的檔案管理人員實際上是沒有參與到項目建設的各個環節，所以一定程度上出現了管理檔案的問題和不通暢，這些都是對工程檔案管理工作不全面性鎖導致。我們需要從以下幾個步驟來對檔案管理中的分類組卷有較好的認知。第一，立項和選項。從最簡單的項目提出，批準，同時可行性報告到對當地環境，地理情況，氣候方面調查研究。范圍廣至電力，城市規劃等都可以組成一卷或者是多卷。第二，編制文件，是指工程建設初期形成的文件和圖紙，以及各部門根據初步設計文件設計的施工圖。第三，整理和歸納，這個階段是最難控制的，因為全面工作量巨大，設計的資料和信息非常多，主要包括了項目開工之前的資料和原始文件：補償協議書，電力供應協議，相關合同以及許可證。每一個文件都要仔細的去核對，仔細的去審查。然后可以組成一卷或者是多卷。第四，竣工驗收階段。整個的項目完成結束之后，最重要的憑證材料和相關的建設真實材料都是驗收的必要選擇。尤其是竣工圖和竣工階段的各種資料需要報送相關單位。第五，調試和試播。是指在設備安裝，調試，試播等過程中形成的數據資料。第六，財務器材管理資料。主要包括了工程概算，預算，結算等數據報表。第七，主題部分，集中在日志，月報，監理通知單等各個資料。第八，涉外文件，一般是指相關的設備采購，合同，考察記錄等。除了以上幾大主要，還包括其他，可參閱相關書籍。檔案管理人員收集資料的時候，應該首先端正良好的作風態度，然后對各階段鎖形成的資料，文件內容來確定收集整理對象。有條件的情況下可以進行信息化處理。
2.2組卷的質量要求
（1）組卷前要詳細的檢查基礎文件，施工技術文件和圖紙是否已經按照規定收集齊全，完整。做到不丟項，不漏項。
（2）文字材料的抄寫件書寫要工整，清楚，禁止使用鉛筆或者是圓珠筆來涂改，修改和批復。復印件要做到字跡清楚，牢固，能夠長期得到良好保存。
（3）建設的竣工圖應該是新圖，圖面清潔，字跡工整。如果需要修稿，首先要保障圖紙的清潔，反差明顯，材料字跡清楚。
（4）凡是歸檔的照片和圖像資料，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明準確度高。
2.3案卷排列和編目
案卷文件材料的排列時間必須要按照時間順序排列，如果文字材料和圖紙材料混在一起的時間，必須文字材料在前面，圖紙在后面。編寫頁號以獨立卷為單位，均已有書寫內容為基準。每個保管單位必須要按照阿拉伯數字來進行統一編排。頁號編寫位置和單面書寫的文字材料頁號編在右下角。卷內的目錄編寫和卷盒內的文件一一對應。案卷的排列順序按照工程階段依次排列。案卷的封面，卷內目錄，卷內背靠表，不編寫頁號。
2.4工程檔案檢索目錄的填寫
工程檔案檢索目錄要利用信息軟件來工作，分別建立相關的單元，統一對信息進行輸入和保存，減少了不必要的時間和工作量。最終使得工程檔案達到了目錄管理。案卷目錄的填寫方式。工程檔案形成是需要不同階段，檔案的立卷要以階段順序來組卷，為了方便管理和檢索，相關的內容要書寫的詳細明了。制作規范化模版。模版文件是要對于信息具有專業性的格式，通常是文書格式，經過工作人員的技術性操作，最終形成了文書。讀取的時候是非常的方便，簡單。工程照片檔案的管理。它主要管理是采用先進的計算機存貯方式來對相關的文件和資料來做好工作，優勢是在于保質期長久，并且安全性很高。技術人員可以及時做好備份和刻錄。聲音檔案的管理。聲像檔案管理需要在檔案數據庫里面建立起單元，對信息的輸入要盡量詳細。保存的時間段里面要經常性的去核對，檢查，維護，才會讓聲像資料的質量長期的完好。讓相關的工作開展的時候順利，進程加快和效率提升。
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建設工程檔案作為建設工程質量直接反映還有一層非常重要的意義,那就是在工程建設過程中,有許多工序的內容是要被下一道工序所掩蓋的,也就是隱蔽工程。對這一部分,在工程竣工后我們是看不到的,也難以檢測得到,我們只能根據掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現場記錄對這一部分工程內容進行評價,工程檔案在此的作用就是無可替代了。
在前面我們已經論述過建設工程檔案是建設工程的有機組成部分,從現代管理科學的角度來看,建設工程檔案的質量也是建設工程質量的重要構成部分。工程檔案質量好,反映工程管理規范,反映工程管理人員素質高,反映工程質量好。這一個觀點可以從建設工程項目參評“魯班獎”、“芙蓉獎”等獎項活動看出。凡是有意參評的項目,對建設工程檔案管理都是非常重視的,都非常重視檔案的真實性、完整性,包括施工現場拍照、錄像等方面都是非常重視的,對檔案的編制就更加認真細致、精益求精了。
4工程檔案管理是工程質量控制的關鍵環節
建設工程檔案是一個靜態的概念,而建設工程檔案管理則是一個動態的過程。一般來說,這一過程的目的和結果都是建立真實、完整、系統的建設工程檔案。但對這一過程進行深入、清晰的研究,我們會發現,工程檔案管理實際上不是一個單獨的、孤立的行為,實際上是工程項目管理的一部分。更進一步,我們從工程質量控制的角度出發,工程檔案管理占有關鍵的一席之地。
建設工程項目管理中的質量控制主要表現為施工組織和施工現場的質量控制,控制的內容包括工藝質量控制和產品質量控制。影響質量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環境”等五大方面。從“人”的因素來看,建設工程資料員是建設工程中不可缺少的技術人員,要經過專門培訓后持證上崗,而且要保證資料員的穩定。從“材料”的因素來看,所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設工程質量保證材料的主體;從“機械”的因素來看,機械設備的使用和現場調度是施工組織設計的重要內容;從“方法”的因素來看,對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志;從“環境”的因素來看,我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環境進行拍照和錄像,反映場地環境的變化;上述幾個方面的資料都在建設工程檔案的收集編制范圍內,所以工程質量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。
早期的建設工程項目管理的確對工程檔案管理有所忽略,建設工程項目管理人員培訓(俗稱“五大員”培訓)一般是指:施工員、監理員、材料員、安全員、造價員,一直沒有包括資料員。而建設工程資料員培訓由各市城建檔案館自行組織,沒有納入建設職業培訓范疇,也沒有發國家認可的證書。近幾年,隨著建設工程檔案管理對建設工程質量控制重要性的認識日益提高,有的城市實現了建設工程資料員經常性培訓,還將《資料員合格證》上網,便于查詢和核對,并要求每個建設工程項目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作,才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案;有的城市,如上海、重慶等已經將資料員納入了“五大員”培訓,長沙市2008年也正式將資料員培訓納入建設職業培訓。建設工程檔案管理作為建設工程質量控制的關鍵環節已得到越來越多的重視。
2000年頒布的國務院第279號令《建設工程質量管理條例》,首次從國家法規的層面把建設工程檔案管理納入建設工程質量控制體系,對建設工程檔案的內容、質量要求、報送移交和法律責任進行了強制性規定,是目前推動我國城建檔案工作發展最重要的一部法規。建設工程檔案管理的要求已經從微觀提升到了宏觀,從基層技術實踐提升到了國家法規意志,這是對建設工程檔案管理在工程質量控制體系中重要作用最有力的證明。
5工程檔案管理是提高工程質量的重要手段
