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第1篇

[關鍵詞]檔案管理;知識管理;知識服務

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.22.134

[中圖分類號]F270;G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）22-0-02

不同于傳統的知識的定義，知識經濟賦予“知識”更加深刻而豐富的內涵。按《關于知識經濟與國家知識基礎設施的研究報告》，“知識”是指“經過人的思維整理過的信息、數據、形象、意向、價值標準以及社會的其他符號化產物，不僅包括科學技術知識，還包括人文社會科學的知識、商業活動、日常生活以及工作中的經驗和知識、人們獲取并運用和創造知識的知識，以及面臨問題做出判斷和提出解決方法的知識。”根據知識的顯現程度，又可分為隱性知識和顯性知識，顯性知識指編碼化的知識，隱性知識指存在于頭腦中尚未公開的知識。

知識內涵的變化促使我們不能停留在檔案和檔案工作的原有認識的基礎上，我們需要從知識的角度重新審視檔案和檔案工作。

1 檔案是貯存和傳播知識重要載體

檔案是社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的具有清晰、明確的原始記錄作用的固化信息，它本身具有知識的屬性，檔案與知識的關系可以歸納為以下3個方面。

1.1 檔案是承載顯性知識的重要媒介

知識，無論是顯性知識還是隱性知識，作為一種客觀存在，其存在狀態總要以信息的形式表現出來，檔案是信息大家族中的重要一員，也承擔著記錄顯性知識的任務。檔案直接產生于行政管理、建筑工程、科研生產等各項社會和組織的實踐活動，這些檔案中包含了技術訣竅、設計方案、工作經驗等方面的知識。這些知識不同于文獻知識，其特點在于所記錄的知識針對特定的空間、時間和工作對象，既有具體的優點，又存在零散、不系統的缺點。

1.2 檔案可通過人腦轉化為顯性或隱性知識

知識是人腦對信息進行綜合處理的結果，人腦是信息轉化為知識的重要器官。檔案承載的知識類型是顯性知識，通過編纂工作，將這部分知識系統化、抽象化，匯編出的年鑒、工作經驗總結等小冊子，從而實現了顯性知識到顯性知識的轉化，如歷年地震檔案材料被歸納分析提煉出經驗型知識成果。同時，檔案上記錄的知識通過利用，轉化為讀者自己頭腦中的隱性知識。

1.3 檔案對人頭腦中的隱性知識具有指示作用。

人事檔案記錄了個人履歷和獎懲情況，反映了個人經驗、個人知識水平和能力等方面的隱性知識。另一方面，檔案中的文書類檔案、科研檔案等其他種類的檔案真實記錄了機構的各種活動，這些活動無不留下了人參與活動的痕跡，因此，通過對檔案所記錄的活動過程與結果的分析，可以對參與活動的人的隱性知識的類型和數量等情況進行判斷。

2 檔案管理與知識管理的互動關系

知識管理的涵義，不同學者從不同角度對其進行了分析，大致可以歸納為以下幾個方面：①知識管理的目的：通過管理使知識有序流動，使適當的知識在適當的時候傳遞給適當的人;②知識管理的層次性：個人知識管理、團體知識管理、組織知識管理;③知識管理的核心：知識創新，因此，簡單的知識傳遞是無意義的，要通過知識共享提高能力。知識管理被提上日程根本上是基于對知識是經濟增長的根本動力以及知識稀缺性的認識。直接原因是全球化趨勢對商業的深入影響，機構裁員、業務外包及高新技術引進對工人操作熟練程度要求降低等問題使組織面臨人才的流失，知識被看作一種需要管理的財產。因為組織開始意識到當人才從組織離開的同時也帶走了有價值的知識，而組織的全球化迫切需要工作在不同地區的個人與組織進行知識共享。

檔案管理屬于信息管理的一種。檔案管理活動是為解決實踐活動對檔案信息的利用需求與檔案的無序存在狀況之間的矛盾而產生的。微觀層面上的檔案信息管理主要是指通過對檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用、編研、統計和登記活動實現檔案信息資源的價值。它與知識管理的關系表現為以下幾個方面。

2.1 檔案管理是知識管理的重要積累途徑

從時間的角度看，檔案對知識管理起到“留知”的作用。檔案信息管理是一種對真實可靠的歷史性信息的管理，如科研檔案、農業檔案、設備檔案、地質檔案、基本建設檔案等科技檔案中記錄了組織在某一項活動中從活動的籌備、實施到后期的總結的全過程，其實質是工作人員知識內化于生產活動的記錄，包括了生產如何操作，有什么樣的經驗等知識。通過對這些知識的提煉便形成了企業的知識財產。“任何企業，在其內部都會隱藏著大量‘最佳實踐’這些最佳實踐如果能夠加以整理和推廣，可以大大提高企業的運行效率。”因此，隨著時間的推移和人才的流動或流失，組織的知識以檔案的形式留在了原單位。一個典型的例子是臺積電的知識管理方案。“臺積信息科技處處長林錦富指出，臺積電是用central team（中央檔案）的概念來做smart copy（聰明復制）新廠。也有所謂的copy executive（復制主管）來確保其他廠的人是否做到正確的copy（復制）……臺積公關經理曾晉皓指出，譬如股東大會該怎么辦，每個人要負責什么事，都列入文件檔案中。同時，每年辦完股東會，公關部門會再開檢討會，并將每年討論出應該改善的項目（譬如經營團隊胸前所別的花不要選擇有花粉的，一直到今年干脆不要別上花朵）打入舊檔案中，讓舊工作手冊有更新的機會。‘哪天我不在公司了，這些東西還會在’……”。

從空間的角度看，知識在組織內流動和共享的過程中檔案的作用不可忽視，這主要體現在人事檔案上。人事檔案不僅是個人過去經歷、各方面精神面貌的記錄，而且人事檔案具有動態性的特點，即隨著實踐活動的進展它不斷收集了個人在組織活動中形成的各種材料，如業績考核材料等。這樣，人事檔案材料中就包含了個人知識狀態的信息，為知識管理過程中知識源的查找提供了媒介。

2.2 知識管理對檔案管理具有重要的指導作用

知識管理不僅是一種活動，更是一種思想，這種思想強調將適當的知識在適當的時間傳遞給適當的人，核心是通過知識的傳遞、共享最終實現知識的創新，提高組織的競爭力。知識經濟條件下，“知識就是力量”體現的尤為充分。檔案管理水平的提高不僅要靠先進的設備和高素質的人才，更依賴于組織內知識的共享和創新，提升檔案管理的綜合實力。

3 企業檔案知識服務的涵義與實施路徑

自古以來，檔案在知識服務方面已經發揮了重要作用。從“學在官府”“官師合一”到《史記》《漢書》的編寫都是檔案進行知識服務的寫照。又如《關于建國以來黨的若干歷史問題的決議》是在查用了大量檔案材料基礎上編寫而成的，總結了治黨治國的大量經驗。此外，檔案工作者還通過科技檔案的編纂總結了大量生產經驗。知識經濟條件下，知識被賦予豐富的內涵，我們也有必要對知識服務的涵義進行重新定義。

筆者認為，檔案知識服務應包括宏觀和微觀兩個層面的涵義。在微觀上，檔案管理部門實現檔案知識的收集、加工和提供利用等工作;在宏觀上，檔案部門利用知識管理的思想指導檔案工作，建立學習型檔案組織。新的時代要求我們樹立檔案知識資源觀，進一步提升檔案部門的服務，積極開展檔案的知識服務。

首先，從知識資源觀的角度確定檔案的收集范圍。檔案進館范圍決定了館藏資源的豐富性和完整性，并決定了后期檔案提供利用工作的水平。檔案是一種重要的知識資源，具有重要的“留知”作用。例如，某些工藝包含了技術工人的經驗性知識，這是一筆重要的財富，而這部分工藝檔案一般沒有進館，限制了檔案知識的挖掘。因此，在確定檔案收集范圍時更要站在知識資源觀的角度上保存檔案知識。

其次，檔案信息編研不僅要從傳統的歷史角度進行編纂，更要側重從多學科角度在檔案中挖掘知識，不僅要進行匯編等層次的編研，還要進行更深層次的知識性編研。“認知理論認為，知識在人腦中是以一種‘經濟的’或說是‘便捷的’形式存儲的，這種存儲方式決定了人們將怎樣理解所學習的內容，每個人的知識結構都表明他已經學到了哪些知識同時，這種知識結構也為每個人提供了建立新舊知識與新內容之間有意義的聯系的方法和工具。”所以，對于相同的信息，認知結構不同的人會有不同的認識。因此，要從編纂人員的知識結構入手，引進不同知識背景的人才。就檔案編纂現狀看，檔案信息編纂側重史料性匯編，或從歷史角度進行歷史性知識的開發，這很大程度上與檔案編纂人員多是歷史學科背景有關，束縛了檔案編纂過程中多角度開發檔案的知識。

再次，檔案提供利用要提高服務主動性，實現檔案信息最大范圍的共享。檔案實現由信息到知識的轉化要以檔案信息的傳播為前提。因此，要加強檔案信息公開，促進檔案信息在組織內部的共享，為檔案信息為具有不同認知結構的人所利用和開發創造條件。

第四，建立學習型檔案組織。提升檔案部門的服務，不僅要抓好微觀方面，更要把握好宏觀層面，才能實現檔案部門服務的全面提升。建立學習型組織是檔案部門知識管理的重要途徑。通過建立學習型組織，實現組織內知識的傳遞、共享和創新，從而提高組織的管理水平。

主要參考文獻

[1]錢磊.知識管理的實施路徑[J].中國計算機用戶，2004（3）.

[2]高利明.重要的是從信息到知識的轉化[J].中國遠程教育，2000（7）.

[3]北京市檔案局.以來檔案工作重要文件選編第一集[Z].北京：北京市檔案局，1985.

[4]北京市檔案局.以來檔案工作重要文件選編第二集[Z].北京：北京市檔案局，1985.

第2篇

關鍵詞： 建筑設計公司檔案文件 管理方式

中圖分類號：S611文獻標識碼：A 文章編號：

一、建筑設計公司檔案管理的基本特點

1.1 歸檔內容繁雜，文檔數量多

眾所周知一個建設項目完整的設計檔案包括了六個階段的檔案資料，分別為前期設計階段、總規設計階段、方案設計階段、擴初設計階段、施工圖設計階段、施工配合階段。前期、總規、方案、擴初、施工圖階段需要歸檔的文件資料分為項目管理文件、設計依據性文件、來往函件、設計文件四大類；其中設計依據性文件就很多，包含建設單位上級機關的任務批準文件、設計任務書或招標書、規劃部門批準的用地范圍及紅線圖、規劃設計要求通知單、建設單位上級機關的方案批準文件、建設單位對方案的修改意見、初步設計審批意見書、上級機關或主管部門批準的初設文件、消防、環保、交通、衛生、供電、環衛、水、煤氣、電話、人防等部門的有關文件、地質勘察報告等；外加各階段設計文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要歸檔，比如技術核定單、建筑工程消防驗收證書、試樁、地基驗槽記錄、沉降觀測和建（構）工程測量復核等測試記錄等等。總之，文檔種類多，歸檔庫藏數量大，為建筑設計公司檔案管理工作增加了新難度。

1.2 時間跨度較長，材料變更快

建筑設計公司檔案形成于工程項目設計技術活動之中，一方面反映了建設項目的設計水平，是建筑工業的重要史料；另一方面許多項目建設時間跨度大，基本是跨年度甚至幾個年度，設計歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。在傳統檔案管理模式下，項目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時間精力花費較大，效率低下。特別是一些設計項目面臨政府政策調整、源環境變化、資方后續資金不足等多種因素造成項目負成果或中途停建，作為設計方有必要進行文檔保存，一些項目在設計過程中甚至還會出現產能的擴大或縮減的調整，需要同步對設計做出相應調整，相應增加了檔案整理歸檔等工作的人力財力成本。

1.3 用戶范圍廣泛，應用程度高

設計檔案是設計科技活動的記錄，承載著設計專業科學技術知識，體現了現實的長期使用功能和價值，在生產生活中應用極為普遍。設計檔案的適用性原則也使得設計成果存在共享可能，也就是無論在設計階段還是施工、竣工階段，設計成果必須及時提供給投資方或業主、施工方參考應用。在實踐中，還存在項目建設完工之后的后續設計施工，比如一些民用建筑項目需要接受建設方、業主和城建、規劃、環保、綠化等政府部門的層層驗收，一些商業地產、住宅項目還需要為個體業主的裝修、維修等提供咨詢服務。

二、 建筑設計公司檔案管理方式的基本趨勢

2.1 檔案內容由多元化向數字化轉變

傳統的設計檔案主要以工程圖紙和技術文件管理為主，內容多數量大，存儲與維護較難。信息技術廣泛應用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過利用電子文件、電子圖片、技術報告、聲像等多種電子信息檔案，把內容龐大的紙質形態的檔案資料實施電子分類與歸并，并形成數字信息儲存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務介質，使得建筑設計公司檔案管理從傳統的手工操作模式中慢慢解放出來，極大地促進了檔案管理工作的革新。

2.2 管理手段由手工向計算機操作轉變

傳統的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動強度大，工作效率低。在信息化條件下，通過運用計算機編排，開展檔案信息化建設工作，開發圖檔管理應用系統，實現了工程圖紙、設計文件等網上自動歸檔；完善了圖檔網絡整理、編目、分類、編號等功能；增強了實現建筑設計公司內部局域網在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能。

2.3 管理方式由紙質實體向信息媒介為主轉變

傳統的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設計藍圖、硫酸底圖實體為主。信息技術的普及使得建筑設計公司檔案工作在積極主動做好檔案利用服務工作的同時，能夠集中精力放在做好工程參考、質量追蹤、各類資質申報、職稱評聘、質量抽查、財務審計等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發展奠定了堅實基礎。

三、 建筑設計公司檔案管理的創新策略

3.1大力推進觀念創新

一是要主動提高認識。充分認識企業信息化給檔案工作的傳統理論、方法、手段帶來的嚴峻挑戰，進一步深化檔案信息化建設的重要意義，樹立將檔案信息化納入建筑設計公司企業信息化整體規劃中的觀念。二是要注重順應趨勢。準確把握形勢變化對檔案工作帶來的新機遇、新挑戰，從思想和行動上適應當前文件形成電子化、文件管理動態化、圖紙歸檔網絡化、圖紙儲存數字化的新趨勢，進一步加快推進檔案數字化、文檔一體化、信息標準化、服務網絡化發展，構建統一的檔案管理，利用信息平臺，建立與企業信息化相適應的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規章制度，重點要建立電子文件歸檔管理系統，強化電子圖紙形成、流轉、接收、監控、歸檔、鑒定以及安全責任機制；加強對原有紙質檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實性。

3.2大力推進管理創新

認真執行國家檔案局檔案信息化建設規范和“十一五”期間全省信息化建設的有關規定，堅持以企業信息化建設為載體，著力推動管理機制和手段創新。一是加強圖檔資料等的編研應用，緊密結合建筑設計公司的工作實際，探索圖書、情報、檔案一體化的管理模式，有效服務于建筑設計公司工作需求。二是創新管理內容，一方面強化原始檔案材料保管；另一方面要加強檔案信息資源建設，積極收集國內外核心專業期刊新出現的同類建筑設計公司的設計成果報道、專業研究進展情況等相關信息，特別是與本司業務有直接相關的新穎設計科學技術知識和成果為我司使用。三是加強特色檔案信息開發，根據建筑設計公司歷年形成的優秀設計成果，重點圍繞技術先進、效益顯著、適用性強的設計項目，做好編研、推介工作。

3.3大力推進監管創新

高度重視設計成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風險。實行檔案備份制制度，建立電子文件和數字檔案登記備份中心，對建筑設計公司參與的重大建設項目的設計資料、電子圖紙、電子文件實行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領導負責制，制定實施細則和配套舉措，強化工作落實。探索多元存儲手段應用，綜合運用三維設計成果、元數據管理等不同類型的檔案登記工具，按照規定格式存儲到一次光盤或磁帶等脫機載體，保證檔案數據信息的真實性、完整性和可讀性。

3.4大力推進技術創新

按照“存儲數字化、管理自動化、利用網絡化”的發展方向，加快推動檔案工作方式和手段由傳統向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統，即在其他計算機系統升級和功能的擴展中，檔案信息系統要同步組織實施。二是要加快紙質檔案數字化轉換工作，重點突出建筑設計公司歷年積累的紙質載體優秀設計成果、典型項目的數字化轉換，全力以赴創建名牌信息資源，為有關用戶提供特色服務，體現檔案室庫藏特色與價值，這是建筑設計公司在合作競爭并存的信息時代更好地生存與發展的重要保障。三是充分應用局域網和互聯網功能。根據網絡信息資源本身的特點和屬性，運用合適的工具和方法，進行網絡信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發自動分類，形成主題指南，使之有利于其存儲、傳播、檢索和利用。

3.5大力推進服務創新

創新服務機制，拓展服務領域，把主動服務、規范服務、滿意服務貫穿到檔案工作全過程。一是建立專業化信息服務模式。按照管理職能和設計專業領域組織檔案信息資源服務，保障對用戶需求和用戶環境的把握，不斷提高信息服務對用戶需求和用戶任務的支持水平。二是樹立個性化服務觀念。根據檔案用戶研究課題的特殊需要，以及檔案信息用戶的個性、使用習慣等，通過現代網絡技術，增強檢索工具的功能和性能，提供多種檢索途徑，整合不同檔案資源集成檢索系統，通過網絡向用戶提供個性化的信息服務同時開辟設計檔案寄存服務、個體業主檔案維權服務、建設項目跟蹤服務等項目。

四、結束語

以上是本人在工作中的經驗總結，僅供參考。

參考文獻：

[1]朱秀宇.淺析創新思考對現代檔案管理的重要意義[J].黑龍江科技信息，2009（20）：197.