時間：2023-02-27 11:15:19
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20世紀80年代以來，經過廣大檔案學理論工作者、檔案教育工作者和檔案實際工作者的共同努力，現代中國檔案學取得了舉世矚目的成就，檔案學的研究范圍不斷拓寬，檔案學的研究內容逐步深化，檔案學的學科地位也有了很大的提高。然而，毋庸諱言，現代中國檔案學還存在著不少問題。筆者認為，要想保持檔案學的繁榮局面，進一步健全和完善檔案學的理論與學科體系，必須著重解決以下幾個方面的問題：
一、建立檔案學術規范。學術規范問題的核心是學風問題，而學風的好壞直接關系到學科的生死存亡。總的來說，檔案界的學風是比較好的，大多數檔案學者都能做到理論聯系實際，勤于獨立思考，勇于開拓創新，并自覺抵制學術腐敗，這是我國檔案學持續快速發展的根本原因和不竭動力。然而，當前檔案學研究中的確也存在著一些不良學風，如抄襲剽竊、自我吹噓、互相吹捧、等。
沒有規矩，不成方圓。雖然我們不能像對一般商品那樣對檔案學術研究設計出一套可以量化的、方便操作的標準，但在科學精神、文風文德、術語概念、學術評論等方面為檔案學者制定出一些共同遵守的規范則是可行的，也是必要的。
（一）規范學術精神。鑒于檔案學的學科特點，每一位檔案學者都必須始終不渝地堅持實事求是的科學精神，加強與檔案部門合作，緊密聯系檔案工作實際，善于從鮮活的檔案工作實踐中發現問題、分析問題和解決問題，并透過紛繁復雜的檔案工作表象抓住檔案工作發展規律。力戒紙上談兵、閉門造車，尤其要避免從理論到理論的文字游戲和空洞說教。即使從事檔案學基礎理論研究，我們也不能脫離檔案工作實際，因為任何一項檔案學基礎理論研究都包含著某種特定的應用目的。更何況檔案學基礎理論研究和檔案學應用理論與技術研究之間本來就互相滲透、互相交叉，我們根本就不可能將其非常清楚地區分開來。研究檔案史、評價歷史上的檔案工作現象、檔案學思想和檔案學理論，也要實事求是、尊重歷史事實，而不能不加分析地全盤否定。實事求是既是一種科學精神，也是一種科學方法，彼此相輔相成，互為前提。
（二）規范文風文德。檔案學理論只有不斷地推陳出新且被檔案實際工作者所接受，才能發揮其對現實的檔案工作實踐的指導作用。因此，檔案學研究者應努力培養嚴謹、嚴肅、嚴格的科學工作作風，不盲從、不迷信、不附和、不武斷，獨立思考，大膽創新，善于提出新問題，勇于開拓新領域，探求新知識，并大力提倡運用清新質樸、通俗易懂的文字深入淺出地剖析檔案工作現狀，揭示檔案工作規律，預測檔案工作發展趨勢。切忌人云亦云，因循守舊，故弄玄虛，用晦澀、難懂的語言把簡單問題復雜化。檔案學研究者還應加強文德修養，自尊、自信、自強、自律，淡泊名利，謙虛好學，不抄襲剽竊，不，把做人與做學問有機地結合在一起。
（三）規范檔案術語概念。建議有關部門應盡快組織專家對現有的檔案術語概念進行審查清理，在詞形、語義、專指性、配套性等方面嚴格把關，剔除那些內涵模糊、外延過大、語義陳舊、專業化程度較低的所謂術語概念，重新建立一套符合檔案專業特色的、符合檔案學發展需要的術語概念，使檔案學者們在統一的術語概念基礎上進行學術交流和探討。
二、健全檔案科研管理體制，研究檔案學發展戰略。目前我國檔案學研究中出現的許多問題很大程度上就是由于檔案科研管理體制不健全而造成的。因此，適應社會和檔案學發展需要，改革檔案科研管理體制，已經成為當務之急。檔案科研管理體制的改革要與我國檔案工作統一領導、分級管理的原則及檔案工作改革的精神相一致，抓大放小，充分調動各級檔案科研機構和檔案科研工作者的積極性。改革的主要目標是建立全國統一的檔案科研管理機構，負責制定國家檔案學發展戰略，確立檔案科研布局，協調各檔案學研究機構之間的關系，組織全國性檔案學優秀成果的鑒定、轉讓、評獎工作。在此前提下，有計劃地逐步改變我國檔案學會條塊分割的分布狀態，使之完成社會化的轉變，成為在各級檔案行政管理部門指導下的非官方機構，并注重促進學術民主。
與此同時，要逐步改變目前的檔案學研究方式，重建檔案科研系統結構，實行檔案學研究集約化，優化配置檔案科研資源。檔案學研究集約化的微觀主體是以檔案學研究者為最小單位的，檔案學研究者的創新性是檔案學研究集約化的物質載體，其提高和改進的途徑主要在于通過各種方式強化檔案科研人才的素質。檔案學研究集約化的宏觀主體是以國家為最大規模的，國家的檔案學發展戰略是檔案學研究集約化的核心力量，檔案學的整體水平能否提高，關鍵在于國家的檔案科研政策是否正確。而要實現二者的結合，就必須建立檔案科研共同體，即建立以學術帶頭人為核心的檔案科研小組（課題組）或檔案科研開發群體。通過檔案科研共同體，將不同部門、行業、地區的檔案科研機構和科研工作者，特別是將從事理論工作的研究者和從事實際工作的研究者有機地結合在一起，集中資源，取長補短，高質量地完成檔案科研課題，并可避免或減少低水平重復研究。檔案科研共同體的大量出現是實現檔案學研究集約化的基礎和基本任務。
另外，要研究檔案學學科發展政策，制定檔案學發展戰略。檔案學發展政策研究大體包括兩個方面的內容：一是從總體上對檔案學的學科發展進行考察，研究需要制定什么樣的政策，才能保證檔案學理論體系的合理發展，才能使其同檔案工作實踐相適應、相協調：二是針對檔案學的具體領域或具體方面的發展，研究需要制定什么樣的政策，才能保證該領域或該方面具有更大的發展活力。具體來講，就是要研究各類檔案學研究機構的協調與合作政策，檔案學研究經費的劃撥政策，檔案學研究的國際交流與合作政策，檔案學理論研究隊伍的建設政策等。檔案學的發展戰略是檔案學發展的長遠性、全局性藍圖，是對檔案學未來發展目標及其實現途徑的規定和謀劃。它以長遠的戰略目標來規劃當前的行動方案，要求既要重視對事關檔案學發展大局的熱點問題和重要領域的研究，又要注意檔案學理論的整體發展。制定檔案學的發展戰略一定要結合檔案學的學科發展規律，緊跟現代科學技術的發展趨勢，尤其要與我國檔案學研究系統的總體規劃相適應。三、進一步加強檔案學術評論工作。近20多年來，我國檔案學術評論有了一定的發展，不少雜志都先后刊發了篇數不等的述評文章，其中不乏上乘之作。這自然是一個良好的開端，是一種可喜的現象。但是，我們也應該看到，檔案學術評論所受到的重視與應受到的重視，還有不小的差距；檔案學術評論所發揮的作用與應發揮的作用，也有不小的距離。也就是說，檔案學術評論還沒有被擺上應有的位置，研究水平還比較后，遠遠不能適應檔案學發展的需要。
為進一步加強檔案學術評論工作，當前我們應下大力氣重點抓好以下幾個方面的工作：第一，提高對檔案學術評論重要性的認識。首先，檔案學理論研究者要正確認識檔案學術評論在檔案學研究中的地位和作用，了解檔案學術評論的內容和范圍，進而明確開展檔案學術評論的必要性和迫切性，并把檔案學術評論當作義不容辭的職責，切實加以重視。中國檔案學會及地方各級檔案學會要把檔案學術評論列入各自的工作計劃和發展規劃，定期或不定期地組織召開包括檔案學術評論在內的專題座談會和學術討論會。檔案學會會員及其他檔案工作者要刻苦鉆研檔案學理論，積極撰寫檔案學術評論文章，藉此交流經驗，逐步完善檔案學術評論的內容，把檔案學術評論當作一門分支學科來建設。第二，開辟檔案學術評論園地。目前我國既沒有檔案學術評論刊物，也沒有哪一種檔案雜志設置檔案學術評論專欄，這顯然不利于檔案學術評論活動的開展。從長遠來看，創辦一種以檔案學術評論為主要內容的雜志是十分必要的。在當前，各級各類檔案雜志應開辟學術評論專欄，增加理論研究的比重，這對提高刊物的質量，擴大其在社會上的影響也是不無益處的。第三，建立檔案學術評論隊伍。這支隊伍應以檔案專業教師為主體，因為這部分研究者為了教學的需要，大都對檔案學進行了一定程度的研究，理論造詣相對較深。有中級以上職稱的檔案實際工作者也要結合工作實踐，積極參與檔案學術評論，對檔案理論界的一些觀點和現象大膽質疑，發表自己的見解。檔案專業學生是檔案研究的后備軍，應重點加以培養。各檔案專業教學點應在課程設置時安排檔案學術評論的教學內容。攻讀檔案學碩士、博士學位的研究生更要把檔案學術評論當作一門專業主干課來學習、研究。
四、努力改善檔案學研究系統的外部環境。檔案學研究系統的外部環境泛指檔案學研究系統之外的與檔案學研究系統直接或間接發生聯系的一切要素和條件，主要有：向檔案學研究系統給予政策支持的政策環境，向檔案學研究系統輸入科研人才的教育環境，向檔案學研究系統劃撥科研經費的經濟環境，向檔案學研究系統提供有用理論、技術和方法的知識環境，向檔案學研究系統輸送組織與管理技術的實踐環境，接受與檢驗檔案學理論的檔案工作實踐環境，以及普及與推廣檔案學研究成果的中介機制等。
應該肯定，改革開放以后檔案學研究系統的外部環境較前有了很大的改善。社會檔案意識逐步增強，檔案學是一門獨立學科已為不少人所接受。但是，不利于檔案學發展的外部環境依然存在。例如，檔案學的學科地位始終得不到應有的重視，檔案科研經費一直缺乏穩定的來源，許多帶有規律性的檔案科研成果被束之高閣，等等。
針對上述問題，筆者認為當前我們應采取以下措施：
第一，加強宣傳，深化研究，努力提高檔案學的學科地位。不僅要宣傳《中華人民共和國檔案法》、檔案工作基本知識，而且要宣傳檔案學及其知識體系，使大家明白建立與完善檔案學研究系統、優化其外部環境既是檔案學學科發展的需要，也是經濟、科技、文化及社會生產力整體發展的需要；檔案學的發展離不開各方面的支持與幫助，社會各項工作的發展也需要檔案科學理論指導下的檔案服務；檔案學只有與經濟、科技、文化協調發展，才能為社會提供最佳服務。以此喚起社會各界對檔案學的理解、重視與支持。各級檔案學會要積極鼓勵、動員廣大會員參加社會科學、自然科學優秀成果評獎活動，以擴大檔案學的社會影響。檔案學研究者要刻苦鉆研檔案學理論，不斷深化檔案學研究內容，努力提高檔案學的科學水平，使檔案學在現代科學中真正占有一席之地。
第二，多方籌措科研經費，增強檔案學研究系統的活力。建議國家檔案局在“科技三項費用”之外設立一種檔案科研專向基金，或向國家科技部申請增加“科技三項費用”的額度，以資助重大或具有典型意義的檔案學課題研究。地方各級檔案行政管理部門或專業主管機關應根據需要和可能，劃撥一定的經費，專門用于檔案科研工作。各級檔案學會也要通過各種方式籌集科研經費。此外，檔案學研究者要認真組織力量，積極申請國家和地方社科、教委及其他基金項目，也可利用自己在專業知識、科研能力等方面的優勢，與其他單位聯合開展檔案學理論研究，以緩解檔案科研經費緊張的矛盾。
中國檔案學界對檔案學的體系進行的研討，代表性的觀點把檔案學分為理論檔案學、應用檔案學和檔案管理技術三個部分：
理論檔案學是從整體上把握檔案學各門分支學科研究對象之間的聯系，在應用檔案學基礎上進行高層次的理論概括，揭示檔案、檔案工作、檔案事業和檔案學自身的本質和一般規律，為檔案工作實踐和國家檔案事業建設提供一般性理論依據。
應用檔案學是檔案事業管理、檔案資源管理與開發、檔案工作應用技術研究的總稱。所屬學科有：檔案事業管理學、檔案管理學、科技檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案統計學、檔案目錄學、檔案保護技術學、計算機輔助檔案管理、檔案縮微復制技術等。
應用檔案學的特點：一是實踐性強，它所闡明的理論、制度、原則與方法，直接應用于檔案事業管理實踐和檔案業務工作實踐，具體原則和方法在學科知識中占很大比重。二是技術性強，它研究現代技術在檔案管理中的應用，解決檔案保護技術現代化、檔案管理自動化、檔案復制縮微化、檔案信息傳遞網絡化等問題。
當代檔案管理和國家檔案事業管理是一個復雜系統，包括宏觀管理與微觀管理，因此要求檔案學也必須進行宏觀研究與微觀研究。理論檔案學是應用檔案學的高層次理論概括，對應用檔案學起直到作用；應用檔案學的研究成果或提出的問題將推動理論檔案學的發展。兩者相互協調，同步發展，有利于提高檔案學的整體水平。
檔案學是一門社會科學，或者說基本上屬于社會科學，這是由檔案學研究對象的性質決定的。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務的一項社會活動。檔案學是研究人類社會的一種特殊社會現象，即研究檔案、檔案工作運動規律及其與人們社會實踐關系的學科，因此屬于社會科學范疇。
總之，由于檔案、圖書、情報工作有許多共同之處，決定了檔案學、圖書館學、情報學的密切關系，這三門學科的研究成果，可以互相借鑒和參考，相互從對方吸取適合本學科需要的知識。
【論文摘要】教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有價值的材料;文章從高校教學檔案的內容、教學檔案的特點、教學檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學檔案的規范化管理的重要性和必要性。
【論文關鍵詞】教學檔案規范化管理
高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規范化管理是提高高校教學質量的重要保障,故加強高校教學檔案的規范化管理勢在必行。
1系部教學檔案的內容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數據統計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。
(2)教學管理類:教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。
(3)教學業務類:重點課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料;培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業論文及評審意見;學生在校期間發表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業務檔案;教學儀器設備材料等。
(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發表的教學研究論文目錄。
2教學檔案的特點
教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
(1)內容廣泛:一方面學校辦學規模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業不斷涌現,使得教學檔案的內容也越來越廣泛;另,教學內容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養方案、培養目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。
(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
(4)高校的教學檔案統一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。
3教學檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強教學檔案的規范化管理
(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發,各系部由于檔案工作規范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。
(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質量上的監控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設,據《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統一化、標準化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規律,保持歸檔材料之間的聯系,據便于保管和利用的原則進行系統整理;盡量采用原件,規格相對統一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求,進行系統整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。
(6)利用現代辦公技術,實現教學檔案現代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現代辦公手段,實現教務檔案的電子化、網絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻
[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學.中國人民大學出版社,1999年.
【關鍵詞】醫學教學；檔案管理；問題；對策
一、醫學教學檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理制度存在不足。在我國有很大多數醫學院在檔案管理制度上存在一定的問題，特別是一些基層教育的檔案管理十分缺少有效的制約機制。比如一些醫學院未建立規范的立卷部門，很少有固定的人員負責歸檔工作，多數是臨時抽調出的老師來負責。檔案管理中出現的問題也沒有具體的人員予以負責，其在檔案管理制度構建方面存在諸多問題。（二）教學檔案質量不高。教學檔案質量直接影響到教學檔案所產生的價值和效果，而且和教學工作的開展以及教學管理的水平都有著重要的關系。教學檔案的主要內容大部分都是來自各種教學文件材料，因此，教學文件材料質量是取決于教學檔案的質量好壞。但是，依照當前的情況來看，很多院校注重了教學質量的提升，但是對于其檔案的形成并沒有予以高度重視，醫學教學中所形成的檔案資料或者沒有進行及時歸檔總結，或者沒有形成文字性資料，難以形成具體的檔案資料，造成很多教學檔案的質量不高。（三）檔案信息化程度不高。依照我國社會發展的情況來看，信息化建設已經日漸成為高校建設的重要支撐。而信息化建設的輻射范圍也應當包括醫學教學檔案的管理，只有對教學檔案的管理不斷推進信息化進程，才能夠保證其檔案管理的持久性。但是，更多的院校依然停留在原有的檔案管理方法上，其信息化建設開展不足。即使部分院校已經逐漸推進信息化建設，也僅僅停留在基礎的檔案管理之中，水平不高。（四）服務水平有待提升。醫學教學檔案管理的最終目的應當是服務教學，堅持以教學為根本。但是，在當前的很多院校中檔案成為“保存”的象征，其利用率并不高，尤其在教學過程中，檔案的使用效能低下，檔案的服務性質沒有得到體現，其在教學中的應用還有很大提升空間。
二、加強醫學教學檔案管理的策略
（一）建立健全教學檔案管理制度。在進行教學檔案管理制度構建方面必須要結合本學院教育的實際情況，制定和完善教學檔案管理相關的規章制度，細化教學檔案管理人員的相關責任。在此方面應該由分管的校長進行負責，通過相關的專業人員制定出合理、有效的規范管理機制。另一方面，必須要創建適應各個教學檔案管理的規章制度。一些醫學院起步較晚，缺少足夠的教學檔案管理經驗，在制度構建方面容易忽略，多數檔案可能沒有及時進行歸檔和收集，而且很少進行系統的分類，很難真正滿足教學管理的需要。因此，院校必須要注重經驗的總結，不斷完善學校醫學教學檔案管理的工作規范，建立適應各系教學檔案的規章制度，創建具體教學檔案管理工作職責，將責任落實到每個人身上，確保檔案管理工作穩定、有序地進行。（二）提高教學檔案質量。真正要提高教學檔案質量，就必須重視教學文件材料的選取和管理工作。一方面要保證教學材料在內容必須具有真實性，也就是說其檔案的內容必須真實的來自于教師教學工作的開展，是教學工作的真實記錄。這就需要教師做好教學內容的歸納總結，并對教學內容進行及時記錄，讓開展的教學工作以文字性或者電子文檔的形式予以落實和保存。另一方面，各類教學文件必須具有相關的規范和標準，也就是所保存的檔案必須依照相應的規范而進行，通過具體、統一的要求保證其教學檔案的質量可靠性。在載體的選擇上，格式和書寫上以及整理、立卷上都必須達到規范標準化。此外，每一種教學文件材料必須要歸檔完整，所保存的檔案應當貫穿教材、教案、教師講義、教師授課情況以及學生反饋等各個方面，只有保證檔案的全面性、完整性，所進行的檔案管理才具有意義。（三）加快教學檔案信息化進程。在教學檔案信息化的整個過程中，可以充分地利用計算機信息技術管理方法進行檔案管理工作，這樣能夠提升檔案工作的管理水平，使得檔案工作效率得以提升，同時也是檔案事業未來發展上的必然趨勢。一方面，在紙質載體的各種教學檔案上，必須實施案卷級、文件級的計算機錄入的保存和檢索，努力實現全文數字化，創建出比較完善的教學檔案信息數據庫，最終達到向數字化儲存利用的發展目標。另外一方面，必須注重電子載體類教學檔案進行歸檔工作，對于學校的多數教學檔案必須實行紙質與電子檔案兩方面共同存儲的信息管理，把教學管理系統和檔案管理系統相互結合實行教學檔案的雙向信息輸送，努力實現文檔管理的一體化。此外，在教學檔案管理的閱讀上完成全面的計算機檢索機制，使得教學檔案信息真正的公開化，利用現今發達的網絡完成教學檔案資源上的共享以及教學檔案信息內容的遠程終端服務。（四）做好檔案服務工作。將建立的教學檔案真正有效的利用起來，更好地開展教學服務工作，這才是檔案存在最大價值的體現和最終的目的。在這個過程中必須滿足使用者對需要查閱的教學檔案信息的需求，這樣才能提升教學檔案的使用率，促使檔案價值的實現。在實際的情況下，為了提高教學檔案的利用率，相關的檔案管理工作人員必須要考慮到本校的具體實際情況，對各類的檢索工具進行及時的編制，這里特別要注重的是對教學檔案的內容上進行充分的分析和研究，教學中重大事件，現有在校學生的統計等，在這方面檔案的編寫上，可以根據實際的情況由檔案部門自行編制或者與學校其他部門聯合編制。
作者:張曉君 單位:南平市第二醫院
血站檔案應實時記錄采血及供血人員的基本信息，能夠做到準確無誤的記錄在案。對于獻血人員一定要記清楚其有無病史、體檢報告、各種檢測項目、血液初檢及復檢記錄、采血過程、血液保管等都需存入檔案。血液采取后的工作也要記錄詳盡。這包括血液的入庫、發放和保存記錄，采取血液樣品的工作環境是否消毒，采血設備的檢查，采血器械的消毒，以及醫療廢棄物的后期處理等。這些信息的完整記錄能夠為日后的快速調閱提供基礎。然而現今檔案管理仍舊存在諸多問題。第一，法律意識淡薄，只在乎采血過程的專業操作而忽視了采血后的記錄工作。例如:獻血者登記表中的基本信息不詳，身份證號碼等的漏填或者誤填，導致回訪或歸檔的難度加大。首先，獻血者登記表多處都需要獻血者的簽名，血站工作人員由于沒有敘述清楚或者未加指導而導致獻血者簽名錯誤或漏填簽名，造成記錄的不完整性和非真實性。其次,部分工作人員沒有嚴格的時間觀念，經常提前或延遲記錄獻血者信息，埋下了醫療事故的隱患。第二，全國各地大多血站對采血人員的管理較為松散，體系不嚴謹，出現了很多工作人員身兼數職的情況，崗位劃分不明確，缺乏系統的血站檔案管理體系。因此選用一種規范化的檔案管理模式對血站的發展是刻不容緩的。第三，缺乏專業的血站歸檔審查人員。由于非血站檔案管理的專業人員缺少檔案管理的理論知識和實踐能力，導致歸檔時審查不全面。部分質量管理部門對歸檔的抽查范圍不夠廣泛，無法保證檔案質量。
2血站檔案規范化管理的措施
2.1加強領導重視
不論哪一部門，領導對于工作的重視是員工的最好的榜樣，而對于血站來說也是這個道理。首先要加強血站領導對血站檔案工作的重視，要將《檔案法》中的相關法律規定通篇熟知，做到有理可依有法可循。爭取每年把檔案管理工作列入發展計劃范圍內。要嚴格把關檔案科室人員的選拔，必須要有相關專業的證明，熱愛檔案管理工作，能夠做到認真負責。檔案科室的主任不僅需要過硬的專業知識，還要有領導能力和協調下屬之間關系的能力，能夠讓科室人員形成凝聚力，盡職盡責的做好自己份內的事。血站需要成立垂直式的管理網絡，建立分級式的管理政策，要完全落實管理責任制度，并且擬定相關的獎懲條例、年度考核，嚴格遵照管理規定實施。
2.2加強人員教育培訓
在開展檔案管理工作之前，要先提高檔案管理人員的積極性，以及對血站檔案價值的充分認識。因此，首當其沖的是要做好血站內部的宣傳教育工作。要領會貫通《檔案法》的各項條例，自己學習的效果固然沒有大家在一起討論要好，所以針對血站檔案管理工作的基層人員應該開展必要的培訓班、研討會、專題講座等，大家在學習檔案法的同時能夠做到集思廣益，互相交流心得，填補每一個檔案管理工作中可能存在的漏洞。這種定期的講座或者培訓，不僅能夠加強檔案管理人員的檔案法律意識，而且促進了檔案工作者們之間的交流，為今后檔案管理工作的協同合作奠定基礎。另外，要加大力度對維護、開發、使用電子簽名的檔案管理人員進行相關法律知識的培訓，讓其充分了解和意識到由于電子簽名失誤所造成的法律后果及所需承擔的責任。維護電子設備的人員專業知識要過硬，對于電子檔案的維護、傳輸、保存等能夠做到熟練掌握。
2.3建立健全的檔案管理規定
檔案管理者需要認真落實檔案法的相關規定這是毋庸置疑的。但是針對每一個不同地域、不同團體組織、不同發展程度的血站來說需要制定一套符合自身情況的檔案管理制度。該制度中需要明確劃分各科室的工作內容，歸檔的具體流程，根據血站人員數量的多少制定歸檔周期。歸檔人員需要檢查檔案相關訊息是否錯填或者遺漏，銷毀檔案和檔案移交是否留有記錄，環環相扣真正做到每一步驟都能有檔可查。進一步實現規范化的血站管理制度。
2.4實施兩套檔案方式管理
新興的便捷、快速、空間小、效率高的電子管理軟件已然被各個管理部門所認可并且廣泛應用。而以往的紙質檔案，其占地空間較大，查找檔案費時費力，保存方法較為困難，保存環境較為苛刻等眾多弊病已經漸漸淡出全國大部分檔案管理科室。然而，電子文件這種管理模式并非都是優點。網絡條件的不穩定性，網絡黑客的侵襲等都會造成電子檔案一定的損失。因此，最佳的管理模式是紙質檔案與電子檔案并存，這樣既實現了查找檔案的快速、方便等優勢，又保留了檔案的原始真實性，雙管齊下，互補不足。
3結語
必然帶來了培養手段的迥異。而培養手段的合理性直接決定了培養目標的實現效果。對于檔案專業的“學歷教育”來說，實現其培養目標必定要走“學院派”的常規培養路線。與其他高等教育的學科相同，培養手段通常是讓培養對象從檔案學的歷史來源、基礎學理入手，加之情報學、圖書館學、文書學等臨近專業、學科和公共課程的研修后，使其檔案學知識由淺入深地逐漸提高，最終達到具有一定檔案文獻、史料編研的能力，以此通過這種循序漸進的教學方式和一定的學習年限，培養出檔案行業中的“建筑工程師”。對于檔案專業的“在職教育”來說，實現其目標必定要走“職業派”的特殊路線。為了使“非檔案學”專業的檔案人員快速達到從業水平，對各單位的基礎業務工作給予一定的支持，故培養手段往往側重于實際工作的方式、方法，其課程設置也較為務實且針對性強。比如，“文書檔案管理”、“科技檔案管理”、“會計與聲像檔案管理”等。而宏觀、學理性的課程，如“文書學”、“檔案發展史”等則分量較輕，以此培養出檔案行業中的“建筑工人”。
二、培養師資不同為了使培養手段更好地發揮作用
培養師資的選擇就成為要仔細斟酌的一個問題。這就好比說，培養“建筑工程師”的人，其本身一定也是“建筑工程師”；而培養“建筑工人”的人，其本身也一定是“建筑工人”。而只有這樣，才能在人才培養中達到事半功倍的效果。檔案專業的“學歷教育”培養師資必定是具有較高的學理知識和文獻、史料編研能力的檔案行業的教育家、學者、教授、講師等諸如此類的“學院派”人物。因為他們掌握著豐富的學術資源，了解國內外最新的檔案學動向，參與并編寫相關的學術著作，具有很高的史料編研造詣。同理，檔案專業的“在職教育”培養師資必定是具有豐富的檔案管理實操經驗，多年從事檔案行業的監督指導人員，以及相關行政業務人員。因為他們常年接觸基層單位檔案工作，熟悉檔案整編的實操流程，對于部分機構特殊的檔案管理狀況具有豐富的處置經驗。總之，由于培訓目標和培訓手段的不同，造就了不同的培訓模式在師資來源選取上要有所差異。相同性質的師資培養相同性質的學員體現出檔案專業的“學歷教育”和“在職教育”培養師資側重的不同。這也從另一個側面進一步反映出兩種培養模式的本質差別。
三、培養周期不同
檔案專業的“學歷教育”和“在職教育”可以說是“道”與“術”的關系。所謂的“道”更側重于理論，知識結構更加系統、全面，偏向于檔案實際工作中的研究與編研；所謂的“術”更側重于實踐，知識結構更具有針對性、時效性，偏向于檔案實際工作中的“收集、管理、借閱利用”。由于檔案專業的“學歷教育”與“在職教育”的培養目標、培訓手段、培訓師資的側重不同，故在通常情況下，前者的培養周期要遠高于后者。就前者而言，培訓周期一般為幾年（無論是本科階段或是研究生階段），只有這樣才能保證被培養者的知識體系建構，以及學科敏感性的養成；而對于后者來說，由于培訓目標、手段較為有針對性，主要關注于檔案日常工作中一些常見問題，故其培訓周期可以精華至一周或十余天。
四、結語
（一）醫學科技檔案的專業性較強
考慮到現代醫學學科門類繁多、交叉領域廣泛，因此醫學科研的課題也是按照各專業門類來進行分配的。如在臨床醫學研究中，可以細分為內科、外科、婦科、兒科等不同的科目；而在基礎醫學研究中，又可以根據研究對象的不同分為生化、病理、藥理等專業。而醫學科研活動都是在相應的專業科目內進行的，很多時候這種科目分類還可能進一步細化。這就造成醫學科研內容的專業性很強，相應的醫學科技檔案的專業性也較強。
（二）醫學科技檔案專題突出，系列化強
醫學研究方式不同于其他學科，其一般都是突出地以一個特定的專題作為研究對象。而且在對該專題進行研究時，著重從不同側面、不同層次展開系列化、完整性的研究。這就使得相應的醫學科技檔案具有專題性強、重點突出的特點。同時，對研究對象的多層次完整化研究，需要形成一套完整的、成套化的科技文件資料。這些檔案資料層次分明但又聯系緊密，可以作為一個系列進行利用。
（三）醫學科技檔案的學科綜合性強且項目協作多
醫學科學研究范圍非常廣泛，其跨學科、跨專業現象非常普遍。作為一門綜合性很強的學科，醫學研究本身就包含了眾多的專業門類。同時在新形勢下，大量的新興科學技術和專業不斷涌現，各學科的研究前沿領域正在不斷發生交叉融合，醫學研究也不例外。現代醫學為了進一步發展，需要更多地利用別的學科領域的有利條件，加強彼此的協同合作。特別是現在許多醫學科研課題的綜合性非常強，需要匯集多個學科的知識進行研究攻關。這些反映到醫學科技檔案，也使其具有學科綜合性強且項目協作多的特點。
（四）醫學科技檔案載體形式多樣且數量龐大
醫學研究由于其獨特的研究方法和研究對象，造成研究結果的記錄和保存方式多種多樣。例如，醫學研究可以通過保存對象的標本或其組織切片來直接記錄研究結果。同時，又可以利用各種音視頻資料、化驗單及儀器檢測結果來間接保存。因此，醫學科技檔案資料的形式多樣，記錄醫學科研成果的載體也非常豐富。
（五）醫學科技檔案具有保密性
醫學檔案資料與醫學科研成果密切相關。作為醫學檔案記錄的主要對象，醫學科研成果往往包含了研究人員的心血和付出。這些成果具有知識產權，在一定時間和范圍內必然要受到法律的保護。因此，對于記錄了具有特殊價值的醫學報告、臨床資料及相關的文獻等檔案資料，需要根據國家保密法為其設置相應的保密等級，確保這些醫學科技檔案在充分發揮其使用價值的前提下，具有一定的保密及限制保護措施。醫學科研檔案管理的主要工作是對有關醫學研究的資料、成果等進行收集、系統分類和編研，其基本原則一方面是要確保醫學科技檔案的完整性、系統性和安全性，另一方面要最大程度地開發好、利用好醫學檔案的價值，為醫學事業的發展、社會的進步以及人類的健康提供幫助。
二、以用戶需求為最終目的的醫學科技檔案管理方式的建立
為此，依據本部門的工作狀況，并結合筆者多年的科技檔案工作經驗，理解相關文獻，對以用戶為最終目的的醫學科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點建議。
（一）提高檔案意識
有意識才會有自覺的行為，才會有目的的行動。首先，我們需要提高相關工作人員的檔案意識，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對醫學科技檔案的利用價值有明確的認識。檔案管理部門要更新服務模式，努力開發醫學科技檔案資源，并建立相應的平臺（如數據庫和網站等），為檔案利用者提供更好的服務。此外，檔案室還應積極主動地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價值發揮到最大化。
（二）完善管理體制
所有的行為必須要有規范，而管理體制就是這些規范的保證。要提高醫學科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫學科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實際需求，建立健全檔案服務機制，豐富檔案利用服務手段和方法，為各類人群提供多樣和個性化的服務。我國各檔案室為人們提供的服務主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對比較單一，也不夠簡便。將信息技術應用于檔案利用服務中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當代人們獲取信息的習慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫務工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務質量。
（三）加強檔案室基礎建設
無論是保存、管理還是利用，基礎建設都很關鍵。加強檔案室基礎建設也是提高醫學科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應采用多種手段強化基礎建設，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認為應該從以下幾個方面加強檔案室基礎建設。
1．優化檔案室環境
安靜、整潔的環境可以讓醫學檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場所也使檔案室可以同時為更多的用戶提供服務。在合適的地方為用戶們提供打印、復印等服務也可以為有需要的檔案利用者提供便利。
2．增加館藏資源儲量
隨著醫學科技的不斷發展，一些醫療實踐中產生的醫學科技檔案資源已經遠遠不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應注重資源共享，引進代表國內先進水平的重要檔案資料供研究者使用。
3．充分利用現有科技，提高檔案利用效率
檔案資源數字化、信息化是未來醫學科技檔案發展的必然趨勢。將信息技術應用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關信息的時間，獲取資源也變得更為簡便。通過建立專門的檔案資源網，人們可以通過網絡遠程檢索和利用檔案室內的資源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。
4．對檔案進行科學合理的分類
科學分類可以使用戶的檢索更加準確快速。檔案室應充分了解各個檔案的內容，并從多角度對其進行分類。對于醫學科技檔案，應根據專業、學科的差別對其進行詳盡的分類，并以此為基礎，建立功能全面的檢索系統。通過這種方式，檔案利用者可以對各類檔案有初步了解，并根據自身需求，準確定位需要查詢的檔案資源，避免了無謂的時間浪費。
（四）調整檔案編研體系
提高醫學科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時代的快節奏對于醫學科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發掘醫學檔案的潛在利用價值，并根據當時的醫學研究發展情況，適時提出相關編研課題。在此基礎上，通過挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價值的成果。這些編研成果應具備高度的實用性，可以對醫學科研和醫療實踐進行指導。
（五）重視人才培養
信息時代的到來帶來了知識大爆炸，現代科技的發展深刻影響到人類社會的方方面面，知識型管理人才是強化醫學科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎。隨著檔案信息化的進程不斷加快，新形勢下的檔案管理人員需要及時了解和掌握新技術的發展狀態，不斷擴充自己的知識面，全面提升自身素質，才能應對快速變化的檔案管理局面，提高醫學科技檔案的管理水平。醫學科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術和計算機網絡技術，才能更好地建立和利用醫學科技檔案數據庫和檢索系統，幫助科研人員迅速準確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。
（六）建立面向用戶的新型應用平臺
1．電子檔案可以完成信息成果多份拷貝，有利于提高檔案服務水平。
使用電子檔案，能夠將大部分原始檔案直接儲存于計算機當中，利用互聯網或數字通信技術，實現眾多用戶對檔案的查詢和篩選，便于拷貝和傳輸，為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務，擴大社會影響，拓寬服務范圍，提高服務水平和質量。
2．電子檔案可以使檔案信息順利地與最新技術接軌，有利于順應信息傳播的時代要求。
現如今，人類正在進入一個“水平化”的信息高速擴散時代，對群眾高度關注的重大突發事件信息及時進行公開透明的，不僅是破解各類不實謠言和不良信息“乘虛而入”的唯一藥方，也是維護政府公信力、提升政府執政能力的重要體現。當前，我國正在大力推進“信息高速公路”建設，檔案管理工作必須適應這一客觀形勢的變化和新時代的要求，實現檔案信息電子化。
二、現實管理工作中存在的主要問題
1．電子檔案管理存在認識上的局限性。
以往常常把檔案貼上封條往檔案室里一放了事，電子檔案也只是在相關設備里一存便完事大吉，忽視了檔案信息公布于社會、服務于大眾的功能，更認識不到電子檔案服務大眾的方便、快捷優勢，不能發揮檔案管理的社會效益和經濟效益。更有少數極端者，認為檔案是單位的私有財產，使電子檔案信息的開發處于封閉狀態，更談不上向公眾公開了。
2．電子檔案管理標準化的進展緩慢。
電子檔案管理的標準化是實施計算機管理的前提和基礎。現實中，許多單位和部門的電子檔案管理業務基礎較差，案卷質量不高，各類檔案著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差，各自為政，各行其事，妨礙了電子檔案管理的標準化、規范化進程，制約了電子文件的整理、歸檔、利用。
3．電子檔案管理存在安全患。
電子文件檔案信息通過網絡傳送的過程中，容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，現有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防。同時，電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒入侵，致使電子文件檔案的原始性、真實性、完整性容易被破壞，電子文件檔案信息的安全就會受到嚴重威脅。
三、對策探討
1．組織教育培訓，全面提高對電子檔案管理的認識。
電子檔案是指具有保存價值的已經歸檔和正在歸檔的電子文件及其相關資料。做好電子檔案管理工作，必須對管理人員開展系統的宣傳、教育和培訓，使其深刻領會開展電子檔案管理工作的重要意義，充分認識電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法的差異和不同，發揮好電子檔案管理的社會效益和經濟效益。
2．加強制度建設，建立規范的電子檔案管理機制。
一是健全和完善電子檔案管理業務流程和技術規范，細化工作環節和步驟，明確歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時間；二是建立必要的安全保障制度，確保電子檔案的安全性、完整性與真實性；三是建立一級抓一級的層級檢查制度，強化對電子檔案管理的監督檢查；四是建立服務形式、服務內容、服務水平、服務方法和服務費用相統一的高效服務制度——集成服務，讓用戶滿意。
3．強化管理措施，保證電子檔案信息安全。
一、加強意識，建立機構
檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學習與宣傳活動。結合實際，領導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。建立健全的管理機構和管理網絡，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，配備一名專職檔案員，學校各科（處）室都設有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。
二、健全制度、規范管理
建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。各科（處）室做到職責明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，這就在細節上保證了檔案管理的順利開展。《綜合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務，使學校檔案工作保質保量限期完成。
三、強化業務，提高能力
檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時，還必須要求檔案員，真正做到“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”理念。加強檔案人員自身業務建設，一方面積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，另一方面建立檔案工作網絡，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員，運用現代化管理知識和先進技術設備，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。
四、穩定干部隊伍，改善工作條件
要采取切實措施，建立一支有較好的政治、業務素質的檔案干部隊伍，并保持相對穩定。專職檔案干部屬專業人員，與教學、科研、圖書管理人員同等對待，按有關規定，認真做好專業技術職務聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調動。檔案部門的經費，應列入學校預算，統籌解決。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料、設備，從學校經費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設備，以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設，應列入學校基本建設規劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。
五、注重收集，加強管理
學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要根據事業單位檔案管理的要求，抓好上級單位發給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好學校活動所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。利用復印的機會收集。檔案人員在復印文件材料時，對有價值，需要歸檔的文件材料當即留下原件，以備日后歸檔。
