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【論文摘要】教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有價值的材料;文章從高校教學檔案的內容、教學檔案的特點、教學檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學檔案的規范化管理的重要性和必要性。
高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規范化管理是提高高校教學質量的重要保障,故加強高校教學檔案的規范化管理勢在必行。
1系部教學檔案的內容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數據統計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。
(2)教學管理類:教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。
(3)教學業務類:重點課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料;培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業論文及評審意見;學生在校期間發表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業務檔案;教學儀器設備材料等。
(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發表的教學研究論文目錄。
2教學檔案的特點
教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
(1)內容廣泛:一方面學校辦學規模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業不斷涌現,使得教學檔案的內容也越來越廣泛;另,教學內容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養方案、培養目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。
(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
(4)高校的教學檔案統一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。
3教學檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強教學檔案的規范化管理
(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發,各系部由于檔案工作規范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。
(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質量上的監控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設,據《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統一化、標準化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規律,保持歸檔材料之間的聯系,據便于保管和利用的原則進行系統整理;盡量采用原件,規格相對統一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求,進行系統整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。
(6)利用現代辦公技術,實現教學檔案現代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現代辦公手段,實現教務檔案的電子化、網絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻
[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學.中國人民大學出版社,1999年.
關鍵詞：教學檔案；高校；管理
中圖分類號：G632 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2013）07-008-02
在上個世紀90年代中后期中央國務院開始實施的面向廣大高校的“211工程”，從而標志著中國高等教育改革和發展正式起步。在經過將近20年的發展過程中，我國高等院校的教學模式的轉變已經顯而易見，而教學模式也從開始“萬人齊走獨木橋”的精英教育逐漸面向大眾化，連年的高校擴招，使大多數人的“大學夢”變成現實。高校的不斷擴招也使得教學規模和范圍不斷壯大，也使得很多新的教育理念、管理理念脫穎而出，使得多樣化教學模式、多樣化管理模式在各大高校都十分普及。但在發展的同時問題也隨之而來，教學交流活動越來越頻繁，教學涉及范圍越來越廣，師生數量越來越多，可相應的教學檔案管理還停留在上個世紀水平，還在使用傳統的人工操作模式，缺點也是顯而易見，這種易遺漏、易丟失檔案資料的事故屢見不鮮，嚴重時甚至還影響到高校聲譽。因此改革當前傳統的教學檔案管理模式勢在必行。通過建立現代化、規模化的高校教學檔案的提案也油然而生，同時這樣做的目的還能為高校發展和教學質量提高提供高質量服務和有效保障。
一、高校教學檔案的必要性和意義
高校教學檔案管理的水平是衡量一個高校管理工作高低、檢測是否能成為一個優秀高校的重要參考指標。因此，教學檔案其目的不但是收集保存教學工作中有價值的資料，而且為以后教學改革，教學科研提供必要的書面依據。
不斷改進、完善高校教學檔案的管理工作，是對改進教學模式，繼續發揚優良的教學手段、遺棄不適用的教學手段從而提升教學質量，提高教學效率有效補充。因此，建立功能完善的教學檔案管理機制，對高校制定的教學發展規劃、教學目標以及科研工作都能起到極大的促進作用。
1、教學檔案能對高校教研改革進步的實施發揮著重要的參考作用。高等院校的目的是培養適合現代化社會工作的高素質人才，為科研機構培養新生力量、為祖國實現宏偉復興培養大量精兵強將。而怎樣提高高校的教學水平，都與教學檔案密切相關。只有在完整準確的教學檔案中不斷分析和參考，學習和吸收，才會為以后的教學和科研工作的提高打下良好的基礎。
2、教學檔案能對高校未來的教學科研規劃發揮必要的借鑒作用。高校在大眾教育中的作用越來越突出，高校自身也面臨著改革傳統的教學管理手段，吸收和研究先進的教學手段。同樣，新教學大綱的不斷完善和新體制下標準的制定，教學手段日益翻新和總結，都需要借鑒以往的教學檔案，以便繼續發揚優良的教學手段，改革當今不適用的教學手段等。
3、教學檔案能提供學生、企業查詢的可靠憑據。隨著社會經濟多樣化的不斷進程，社會多種用人方式擴展，判斷人才水平的標準也水漲船高。很多知名和審查條件較嚴的用人單位也經常和眾多高校密切聯系，從高校的教學檔案資料中獲取人才在高校的學習和活動記錄，進而分析是否能擔任工作的重要參考標準。同時，教學檔案也能起到服務學生的作用。隨著人才流動越來越頻繁，范圍也不斷擴大，很多畢業生因為種種原因，丟失畢業證需要補辦，這就要求高校的教學檔案必須完善，能幫助學生查詢到該學生在高校的過往記錄，方便辦理補證手續。
4、教學檔案能提供高校歷年為數眾多的教育活動中積累的原始憑證。很多高校為提高高校師生對高校的榮譽感、使命感，擴大高校自身影響，需要經常舉辦對內對外的學校宣傳展覽，把學校自辦校以來取得的輝煌成果、培養出的優秀人才、為當地教育事業做出的貢獻做到有效宣傳，都需要借助教學檔案來完成。，把學校自辦校以來取得的輝煌成果、培養出的優秀人才、為當地教育事業做出的貢獻做到有效宣傳，都需要借助教學檔案來完成。
綜上所述，高校教學檔案包含著許多用途，重要性也不言而喻，所以加強高校教學檔案管理水平，提升高校整體管理素質是高校所有改革方向中的重要任務之一。
二、高校教學檔案目前存在的問題和改進方案
由于高校的教學內容和范圍連年的增長和擴大，師生力量連年遞增，使得教學檔案材料的收集整理工作難度日趨增大，同時，客觀上我國高校教學實行跨年制使得教學檔案無法和實行年度制的其他檔案同步整理，就這造成了很多檔案管理工作的推遲，使得教學檔案丟失、遺漏屢見不鮮，教學檔案的增補、存檔和查閱也因為種種原因無法展開。因此就出現的這些問題，需要制定相應的管理標準、找到切實可行的解決手段。
1、通過宣傳等手段，讓高校師生了解教學檔案的意義和必要性。高校應該主動學習和研究《檔案法》，《檔案法》的頒布實行代表我國檔案管理已走向法制化方向，高校要樹立嚴謹的檔案管理的政治性、大局性、效益性要向廣大師生主動普及檔案的重要性教育。讓師生加強對教學檔案的性質和價值的認識，增強他們對檔案信息的知識和學習欲望，從而支持教學檔案管理工作。同時高校要總結適合本高校的工作方式，制定切實可行的檔案管理制度。同時責任落實到各個教學部門，把教學檔案管理制度與每個教師利益掛鉤。定期在高校內開展教學檔案的推廣工作，讓每一高校學子都能學生的教學檔案有著正確的認識，從而遵守高校規章制度，為順利畢
業、到更高一層學府深造、走向社會工作崗位奠定必要基礎。
2、建立獨立、完善的檔案工作制定各項標準。各高校的教學檔案文件主要來源于學校管理機構與各教學院系。例：教務處負責教學計劃的研究和制定、修改；招生辦公室負責招生計劃的制定和實施；學生工作處負責廣大學生的學籍管理、學生獎罰以及思想教育工作；成人教育部門負責學校的成人脫產教育、函授教育、業余教育等。因此各教學部門職責和范圍不盡相同，所以高校教學檔案本著各部門獨立管理教學檔案原則，每個部門只需負責自己所轄管理范圍內的教學檔案記錄收集工作即可。
3、建立科學的教學檔案管理制度。由于歷史、遷移等種種多方面原因，目前的教學檔案的管理存在管理制度不到位，管理人員業務水平較低，資料遺缺、分散和丟失的現象嚴重。因此需要建立科學的教學檔案管理制度。建立科學化、立體化的教學檔案制度。同時完善的檔案管理人員的培訓制度等。
4、實行按專業按體系分類的原則，按年度組卷進行科學管理。例如按照專業體系考核，教學檔案就記錄與這一專業所相關的體系范疇。在進行以往比較時，教學檔案能列舉歷年這一專業的考試范疇，從而很容易比較它們之間的教學優劣，找出差距，促進教學改革。同理，如果按照學習體系考核，教學檔案也能在這一學習體系范疇中查閱到歷年高校之間的教學優劣等。因此，按專業按體系分類進行科學管理，能保持各個學科、各個體系的連貫性、系統性，從而使專業科研教學業務水平有著較好的進步。
5、培養提高高校教學檔案相關的工作人員的業務水平和素質。再好的制度和標準也需要人為的參與，僅僅有優秀的管理制度和標準，沒有相應的合格的檔案管理人員也是不合格的。因此，教學管理檔案的工作人員的業務水平和教學檔案管理水平密切相關。因此學校需要開展定期、不定期的多形式、多層次的培訓課程，提高相關工作人員的業務水平。把高校檔案管理工作提高到一個嶄新的高度。在必要時，各大高校可以適當引進吸收一流具備先進管理水平的外聘人員。同時，各大高校也有必要組織定期交流會、講座等。同行之間互相學習交流經驗、成果，總結不足。提高教學檔案工作人員的事業心和榮譽感，增強工作的科學性和嚴謹性，為整個高校管理工作做出應有的貢獻。
參考文獻：
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關鍵詞： 高校 紙質教學檔案 電子教學檔案 比較
教學檔案是各級各類學校的教學管理機構及教師個人，在從事教學管理、教學實踐和教學研究活動中直接形成的，有一定保存價值的文字、圖表、聲像、電子載體的，具有有機歷史聯系的文件體系。隨著信息社會的快速發展，計算機大量應用于高校教學、行政管理等常規工作中，教學檔案的存在形式從傳統的紙質形式日益轉變為電子形式，這種變化給高校非電子形式檔案的保存工作帶來挑戰。目前很多高校的教學檔案越來越多地傾向于采用基于計算機辦公設備的電子檔案的采集和整理，而且這一形式正在快速成為紙質檔案的有益補充，日益凸顯其重要地位。針對高校教學檔案管理的這一狀況，筆者對兩者進行共性和特性的比較分析，以期對高校教學檔案管理事業建設起到些微促進。
一、紙質教學檔案與電子教學檔案的比較分析
(一)紙質教學檔案與電子教學檔案的共性
1、真實性
不管是紙質教學檔案還是電子教學檔案，都滿足真實性這一基本原則，只要一形成歸檔，就代表所記錄的信息具有客觀性和真實性。如果根據需要再提取使用發生變更時，應附有檔案人員或教學領導簽字，以對過去的活動或事件起到證實的作用。
2、重復利用性
紙質教學檔案和電子教學檔案都具有重復利用性。作為紙質材料，可通過復印的手段完成，不斷的復制，只是這種重復的利用有可能留下老化的痕跡。電子文件的重復使用相對來說更快捷方便，通過拷貝或網絡傳輸，或是直接上網查詢，利用效率大大提高。在日常的教學管理工作中，需要用到較多數量的同一文檔時，大多采用原件復印的辦法。
3、對保管環境的要求
紙質教學檔案和電子教學檔案對保存的環境都有要求，這一點上它們既有聯系也有區別。紙質教學檔案對庫房的管理、流動方面要求較高。如保存環境的溫、濕度，實驗得出的專業數據為標準溫度14℃～24℃，相對濕度為45%～60%。同樣地，由于電子教學檔案有硬盤、軟盤、光盤、磁帶等常見的存儲介質載體，這些存儲介質對保存環境的溫、濕度等方面也有相關的要求。電子文件的理想溫度為17℃～20℃，相對濕度為35%～45%。除此之外，電子教學檔案對保存環境中磁場和磁性方面也有嚴格的要求，實踐證明，不適宜的磁場環境會對電子教學檔案造成損傷或丟失，直接表現為數據的缺失和不可復原，因此為了保存好電子教學檔案要遠離有強磁場的環境，盡量做到防磁、防光、防塵、防水、防電的要求。
（二）紙質教學檔案與電子教學檔案的特性
1、紙質教學檔案的優缺點
傳統的教學檔案幾乎都以紙張為主的紙質材料，輔以少量的錄影帶、磁帶。它建立在手工管理的基礎上。
①紙質教學檔案最大的優點在于其原始性和穩定性。紙質教學文件上有個人字跡特征、書寫墨跡新舊、印章等分別，不易偽造，不易變更。目前對其原始性鑒定大多采用“原件”鑒定法，即對原件信息包括印章、筆跡進行真實性鑒定。這種原件的鑒定交直觀有效，操作起來較為簡單。
②真實性、直觀性和安全性。紙質教學檔案能夠給人以直觀真實的視覺感受，可一目了然地獲取信息。安全性方面，由于紙質教學檔案的載體和信息是一體的，所以只要保存好了紙質文件就保存好了文件的內容。另外，紙質教學檔案的載體穩定，存檔壽命較長，可修復性強。
紙質教學檔案缺點之一是對空間的占用，增長速度大于銷毀速度會讓教學檔案空間的利用更為緊張。另一個劣勢表現為易陳舊破損，紙質教學檔案是保存在自然條件下的受到時間和保管環境等條件制約的實物材質，時間過長，再加上保管條件有限的話，字跡褪變、霉爛、破損、蟲蛀的事件時有發生。因此，檔案館或資料室內要根據建筑規模嚴格配備消防器材，條件允許的話還應配備溫濕度調控設備和防塵、防有害生物設施。
2、電子教學檔案的優缺點
電子教學檔案是在計算機上完成的、通過電腦操作來進行傳輸和處理的文件材料。它從文件的擬定、整理到歸檔、再利用，都可以通過計算機網絡進行。比較起紙質教學檔案，它的優點一般有以下幾個方面：
①共享性和復制性。電子教學檔案可以通過計算機聯網達到共享的目的，不受時間和地域的限制。另外，電子教學檔案還具有可重復使用的優勢，不同操作者可對該文件進行同步使用，使信息的利用率大大提高。
②靈活性和輕便性。電子教學檔案需要更正修改時，能夠及時快捷；需要查閱資料時，計算機可以借助檢索工具，全方位檢索、查找，完成人工段時間內無法完成的工作，快速靈活。同時，電子教學檔案使用起來可以不受時間和地點的限制，只要使用者登陸一網的計算機即可電子信息進行查閱或修改。
③形象性和趣味性。伴隨著多媒體技術的應用發展，很多電子教學檔案加入了趣味生動的圖像、音頻，甚至視頻資料，使其變得富有趣味。
④存儲容量大，占用空間小。電子教學檔案是經過整合加工的信息壓縮存儲在一張普通的磁盤上，能夠最大程度上減少存儲實體空間的使用。
當然，電子教學檔案在使用的過程中也不可避免的存在一些問題，比如：
①原始性真實性安全性存在爭議。一直以來，對電子教學檔案原始性真實性的鑒定是比較困難。因為電子教學檔案的信息內容與載體可以分離，無法分清原件復印件，所以很難區分內容更改前后的原始檔案，這也使電子教學檔案的原始性和權威性受到質疑。而且，電子教學檔案還具有易復制、修改、刪除的特點，不同的操作者都有可能非法更改檔案信息而不易被察覺。這一點也使得作為檔案保存的電子文件的價值大打折扣。
②不穩定性。電子教學檔案因其載體材質的因素顯示特征為稍縱即逝。在工作的過程中一旦失去電源或操作出現失誤，即有可能讓自己辛苦半天的勞動成果毀于一旦。
③設備依賴性。電子教學檔案的記錄形式是數字化的，需要電腦、手提等現代電子設備作為媒介才能顯示。
二、對當前高校教學檔案保存的建議
通過比較分析可以看出，教學電子檔案的優勢多于劣勢，這或許能解釋它得到全面推廣使用的原因。在日常的教學文件操作過程中，也不應忽視紙質教學檔案的原始性和真實性。因為一旦電子教學檔案出現問題時，仍有紙質教學檔案可用。就高校教學檔案內容來說，需要保存的材料很多，涵蓋著每個專業課程的教學計劃、教學大綱、課程標準、教學質量評估報告，每個學院和教師的科研成果、實驗實訓計劃和項目運行、教案、教學日歷、課程總結，畢業班學生的實習報告、畢業論文……等圖紙、表格、聲像文件，這些文件材料的收集保存可采用電子版本和紙質版本同步的方法，即目前提倡的“雙軌制”保存辦法，并且紙質文檔收集好之后要整理歸檔。
可見，借助信息技術手段和互聯網絡平臺的教學電子檔案雖然擺脫了紙質檔案的時空局限性，但在日常的教學管理中仍不容忽視掉紙質檔案自身的原始性和重要性，在教學評估或常規教學檢查的時候，紙質教學檔案能夠還原出最初的真實性。就目前而言，我們應該深刻認識到教學紙質檔案與電子檔案的共性和特性，把握好它們的優勢，做到雙軌并進、相輔相成、互為補充，促進高校教學檔案建設規范發展。
參考文獻：
[1]李青．紙質檔案與電子檔案的雙軌制比較研究[J]．海南檔案，2010（1）.
【論文摘要】擴招背景下，《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》對我國高校教育發展提出了更高的要求。而高校的教學檔案工作是其各項工作順利開展的前提和基礎。要使其更具現代化和科學化水平，就必須從檔案管理人員及管理部門的整體素質、硬件設備等方面進行提高。那么如何更好地開展高校的教學檔案管理工作，本文將試做闡述。
百年大計，教育為本。為提高國民素質、建設富強、民主、文明、和諧的社會主義現代化國家，我國去年公布了《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》（以下簡稱《綱要》），《綱要》為我國的教育發展作了詳盡的規劃，對我們解決當前普通高校教育中存在的各類問題都有重大的指導意義。
同時，近幾年來，我國大多數高校在規模上快速擴張，所帶來的教學檔案管理問題也是遇到了新的挑戰。
一、當前我國普通高校教學檔案管理存在的普遍問題
《綱要》指出我國當前教育所存在的問題時強調:“我國教育還不完全適應國家經濟社會發展和人民群眾接受良好教育的要求，教育觀念相對落后，內容方法比較陳舊……” 這也正是我國目前高校的教學檔案管理同樣存在的問題。
（1）對教學檔案管理的重要性認識不足。高校中某些部門甚至是領導，對教學檔案管理工作重視程度不夠。從機構設置到人員配置，再到經濟投入，硬件建設上，難以滿足高校檔案工作發展所需條件。近年來，隨著高校的大范圍擴招，國家的投入增加又相當有限的情況下，不少高校只把資源用在與辦學直接相關的項目上，而對教學檔案管理難以做到按需足額投入。
（2）教學檔案管理工作的制度建設有待加強。部分高校教學檔案管理制度不健全，相關管理人員不能熟知《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》等檔案管理相關的法律法規，或者未能嚴格按法規管理檔案，檔案管理混亂、不規范，導致部分檔案材料沒有及時收集歸檔;或者臨時收集的材料類別混雜，需要時難以發揮檔案服務作用。
（3）教學檔案管理隊伍人員結構亟待調整。多數高校檔案管理人員素質參差不齊，管理意識較薄弱，隊伍結構亟待調整。教學檔案管理隊伍中，真正畢業于檔案管理專業或相關專業的人員十分缺乏，大多數來自于學校其他專業的老師，部分人員甚至是兼職管理檔案。 他們缺乏檔案管理的專業知識和理論素養， 對檔案管理的重要性和嚴肅性認識不足。 對檔案管理如何適應新形勢變化而進行改革缺乏思考。
二、普通高校教學檔案管理的改革思路
隨著我國高等教育事業的改革和不斷發展，教學檔案作用的發揮顯得更加突出， 教學檔案管理的規范化、科學化、現代化、網絡化已成為高校檔案管理的重要內容和舉措。
如何解決高校教學檔案管理面臨的這些問題，《綱要》為我們指明了方向。嚴格教學管理，健全教學質量保障體系，改進高校教學評估”、“做好學生成長記錄，完善綜合素質評價。”具體說來包括以下幾點:
（一）提高對教學檔案管理重要性的認識
（1）高校教學檔案管理工作既是記錄高校教學工作的重要憑證，又是提高高校教學水平的主要途徑。 教學檔案有利于規范教學秩序，幫助完善教學過程，使高校教師在教學工作中能有章可循，有據可依。這樣可以大大提高教師工作的積極性，對教學工作起到一個很好的監督作用。（2）教學檔案客觀地記錄了教師的教學工作，包含教師對每學期所任課程的教課記錄 指導學生學習的情況記錄 學生成績的評定記錄等，為學校教學評估提供了第一手資料，是高校檔案管理中必不可少的一個重要環節。（3）教學檔案是高校教學質量評估的重要依據 。高校教學質量評估需要考察一個學校的教學質量如何，教學成績如何，主要看教學檔案收集得是否齊全，教學檔案的文字資料、電子文檔是否合乎規范。
（二）強調教學檔案管理的規范性和流程性
1.明確檔案收集的范圍和收集主體
建立健全高校檔案管理制度，是做好教學檔案管理工作的基礎。面對高校教學工作中產生的各類檔案材料，有關管理部門應該根據檔案分類和用途，明確各類檔案收集的范圍，以提高檔案管理工作的效率和效果。
2.制定教學檔案收集、整理、歸檔、登記、保管、利用的流程
高校教學檔案是由形成收集、整理、歸檔、登記、保管、利用等一系列環節組成的，哪個環節的缺位都會給工作帶來不便。要保證教學檔案產生過程的連續性，必須建立一套完整的教學管理制度，統一格式，規范內容，做到有章可循、有據可依。
（三）提高高校教學檔案現代化管理水平
（1）加強高校電子教學檔案的管理。隨著高校體制改革和招生規模的擴大，電子文件歸檔與電子檔案管理工作成為新時期高校檔案工作面臨的一項十分迫切的任務。
高校檔案部門應該參照國家有關標準制訂適合高校的電子文件歸檔制度，對電子文件采取集中統一管理，根據電子檔案的特性，從維護其真實性、完整性、安全性等各方面統籌考慮，制訂電子文件的接收、檢驗、保管、利用、鑒定、銷毀制度，加強監督和指導工作，把電子文件歸檔與電子檔案管理工作作為當前的重點工作來完成。
（2）加快高校教學檔案信息網絡化建設。建設高校教學檔案信息網絡需要解決2個問題: 一是制定網絡建設的總體規劃，制定出檔案信息網絡建設的總體規劃，使工程有計劃、有步驟、有重點地進行。二是做好檔案信息網絡建設的標準化。建設高校檔案信息網絡的目的是保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取網絡中任何檔案數據庫中的信息。
三、結束語
《綱要》指出:“全面提高高等教育質量”和“提高人才培養質量”，因此我們要從思想上認識高校教學檔案管理的重要性，認真學習《高等學校檔案管理辦法》，結合高校自身特點，積極配合學校教學檔案工作的開展，使教學檔案管理工作水平得到提高。使其能更好的為學校教學、科研、行政管理和其他各項工作服務。
參考文獻
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關鍵詞：大數據；教學檔案；檔案信息化
1高校教學檔案信息化的必要性
1.1順應大數據時代和社會發展的需求
紙質媒介的教學檔案管理方式以人工檢索為主，現場查檔、借檔等實體工作方式的缺陷已日益凸顯，難以最大化地發揮教學檔案的價值。因此，將以信息技術為核心的現代化管理模式快速融入教學檔案管理體系中，引入高校教學檔案管理信息化服務工作模式，能夠有效提高管理效率、質量水平、服務范圍，極大地滿足廣大師生的實際需求。隨著大數據技術應用的進一步深入，信息的開放和便利獲取越來越重要，電子檔案更加符合信息社會的需要[2]。教學檔案管理信息化是高校現代化發展的必然趨勢，也是高校提高綜合實力和競爭力的重要指標之一。
1.2落實國家政策的必然舉措
2020年6月修訂的《中華人民共和國檔案法》(簡稱《檔案法》)中首次增設了《檔案信息化建設》一章，對檔案信息化建設做出了明確規定。無論從法律層面看，還是從檔案行業來看，高校推進教學檔案管理信息化建設，既是貫徹執行《檔案法》的實際行動之一，也是適應新發展形勢的必然舉措。
1.3有利于高校教學工作的優化管理
以往檔案管理工作大多是以文字檔案管理為主，無法深層地實現對人物、事件等方面的動態化描述以及對相關業務工作的動態化跟蹤，在一定程度上降低了檔案管理工作的效率。但是大數據技術能有效實現高校檔案各類數據信息的提取、分類，及時反映它們之間的聯系，進一步挖掘高校檔案數據信息的價值。根據現代化信息分析處理技術，高校管理者可從教學檔案信息化數據中分析出教學活動的發展脈絡和優劣之處，作為今后發展的借鑒與指導，輔助高校管理層針對教學做出科學決策，提高教學管理水平[3]。
1.4便于教學檔案工作的良性運行
教學檔案信息化采用先進的電子信息技術設備完成對大量繁雜的教學檔案數據的收集，可以編制各種檢索工具將相關教學檔案以數字信息形式呈現，極大地減輕了檔案管理工作人員的負擔。教學檔案信息化建設的優勢在于，借閱者可以方便快捷地獲取教學檔案的信息。與以往的人工檢索和現場查檔等工作模式相比，教學檔案信息化大大縮短了查檔時間，同時可以避免直接接觸紙質原始材料，有效保護了教學檔案的紙質載體。
2高校教學檔案信息化建設過程中的影響因素
2.1教學檔案信息化管理體系的局限性
由于信息化建設標準的復雜性以及信息技術的快速更新特性，大多數高校沒有從整體上制訂完善科學的教學檔案信息化管理制度，這使得教學檔案信息化業務的開展出現許多問題。部分高校對教學檔案的歸檔范圍、如何管理和歸檔等都缺乏清晰的認識。在日常管理過程中，許多教學檔案資料缺乏規范性、完整性，甚至存在部分信息錯誤或造假等狀況，嚴重影響了高校檔案管理工作的長期發展[4]。
2.2教學檔案信息化資源利用的安全性
在大數據時代，教學檔案數據的遠程共享是教學檔案信息化建設的重要內容。教學檔案部分信息具有保密性，而數據遠程平臺的用戶身份識別系統的安全性、教學檔案管理人員自身素質的高低、網絡環境安全與否等都可能威脅檔案數據信息的安全、影響數據信息的完整性和真實性[5]。因此，教學檔案信息化建設需要采用先進的安全技術，根據《檔案法》建立嚴格的教學檔案信息數據安全制度，最大限度地保障教學檔案信息資源的安全。
2.3教學檔案管理的專業性
信息技術的硬件設備和教學檔案管理人員的專業素質是高校教學檔案信息化建設的前提。一些高校教學檔案管理部門受限于學校對教學檔案信息化建設的資金投入和物質保障不足，教學檔案管理還是停留在整理、裝訂、保管等工作上，信息化程度不高。大部分高校的教學檔案管理工作往往由教學管理員兼任，然而其在檔案方面的業務知識和專業技能偏弱，無法充分把握信息開發和服務的實效性；另外，兼職人員時間和精力有限，也會影響教學檔案信息化建設的效率。
2.4教學檔案信息資源開發利用率
目前，許多高校的教學檔案仍以紙質材料為主，教學檔案信息資源開發還處于初級階段，由于未將教學檔案轉變為可進一步開發利用的電子檔案材料，因而無法采用深層次的數據整合、分析技術進行處理，導致教學檔案的功能還停留在簡單的查詢、存檔的被動式服務層面上，教學檔案再開發利用率低。以外，基于學生或教師個人層面的教學檔案收集較少，也使得在進行教學檔案資源開發與利用時缺乏針對性，無法滿足個性化的檔案利用需求。
3高校教學檔案信息化建設的有效途徑
3.1建立完善的教學檔案信息化管理體系
教學檔案信息化管理體系建設的首要任務是轉變學校師生對教學檔案的認知，充分利用校報、微信等平臺積極開展教學檔案工作的宣傳。在管理層面上，根據國家頒布的檔案制度、標準等，結合學校辦學特色，明確教學檔案管理部門的職能，創新教學檔案信息化工作程序，細化教學檔案管理制度內容，完善現有教學檔案信息數據安全制度。在業務層面上，明確管理人員的技術責任和工作內容。在技術層面上，高校可以自己研發，也可以直接購買比較成熟的現有技術，確保辦公自動化與教學檔案管理系統的技術對接[6]。
3.2加強教學檔案信息化基礎設施的建設
高校應該從以下幾個方面著手教學檔案信息化基礎設施的建設：一是將教學檔案信息化的管理和建設納入學校的工作規劃中，購置配備齊全的硬件設備，加大對其的資金投入力度。二是強化教學檔案信息化數據庫的建設。構建整合教務、科研、人事等的教學檔案信息資源庫，整合上傳有價值的數據信息，并分類整理成全文數據庫和目錄數據庫，為后期教學檔案的內容檢索、目錄檢索、檔案查詢奠定基礎。三是加大網站平臺的建設力度。運用數據挖掘和數據分析技術研讀用戶的信息需求，改善系統的查詢功能，以此滿足用戶的個性化需求。
3.3提升教學檔案管理人員的專業素養
建立高素質、專業的教學檔案信息化管理隊伍要從以下四個層面進行：一是加強教學檔案管理人員的思想建設，以實現教學檔案信息服務的技術能力為導向，增強其責任感與事業心。二是設置專職教學檔案管理崗位，積極引進工作責任心強、業務水平高、具有較高學歷的檔案專業人才。三是對在職教學檔案管理人員開展定期和不定期的專業知識培訓和現代化技術培訓，鼓勵教學檔案管理人員積極參加檔案行業的研討會、培訓會。四是組建專兼結合的教學檔案管理隊伍，對專業性較強的工作，以專業人才為主，其他工作可設置兼職人員，注重人員結構的合理性。
3.4加強檔案信息化管理的安全性
在安全防護工作中，要注重三個方面：一是科學完善教學檔案信息化安全管理機制，提升每個管理人員的責任意識和安全意識，加強日常監督。二是做好軟硬件的安全防護、教學檔案的數據維護、備份和恢復工作，設置防火墻，防止外來病毒的入侵，促進管理效果的提升。三是采用安全性較強的加密技術對教學檔案信息加密，在教學檔案信息開放的情況下對在線檔案查詢用戶實施分層管理，設置訪問權限，避免數據被非法訪問。
3.5加大高校教學檔案信息化管理經驗的交流力度
我國高校在檔案信息化建設方面起步較晚，部分高校由于缺乏對教學檔案工作的重視，經費投入少，軟硬件設施無法保障，因此十分有必要加強高校之間的交流，縮小高校間教學檔案信息化建設的差距。要堅持“引進來”和“走出去”相結合的策略，積極鼓勵教學檔案信息化管理人員去其他高校實地考察，同時邀請業內知名專家來本校交流和指導。
3.6利用先進信息技術提升服務質量
應依托學校的辦公自動化(OA)系統，結合教學檔案管理特點和需求，采用先進的互聯網技術搭建教學檔案信息化服務平臺，存儲與管理各種教學檔案信息，有效增強相關技術在教學檔案信息化建設中的應用效果。高校教學檔案信息化服務的對象主要是教師和學生，所以教學檔案信息化服務平臺要根據客戶的自身需求來開發個性化的檢索功能，設置功能清晰的業務模塊，讓客戶在線獲取人性化、個性化和專業化的信息服務。此外，要加強硬件設施建設，配置業務查詢終端，實現一站式辦理，提高教學檔案利用的效率和質量。
4結語
在大數據時代背景下，高校教學檔案管理面臨著全新的機遇與挑戰。從時代需求、國家政策、高校自身發展的角度來看，高校教學檔案信息化建設勢在必行。高校應結合自身現狀，從教學檔案的信息化管理體系、信息安全、管理人才、利用率等方面展開管理與創新，以實現高效的教學檔案信息化管理。
參考文獻
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一、高校教學檔案管理工作的特征
1.廣泛性。高校教學檔案包含了所有級別教育主管部門在教學創新、教學規劃、教學工作中的指示；學校為完成教學目標而規定的所有與教學有關的制度、章程、條例；也包含了教學過程中的所有工作審查、評估；教學任務的編輯與完成狀況；專業與學科的設定、實驗室材料；教材征訂與老師教材的編排，招生錄取、學籍管理、各種賽事、得獎狀況、畢業生相應材料等。2.多樣性。多樣性指的是高校教學檔案的類別較多。由于高校教育教學的改革，使高校學科類別設置持續增加，各個學科相互間的界限愈發模糊，學科中的門類也逐漸細化，所有學科的融合性持續提高。這些在某種程度上決定了高校教學檔案的多樣化，也使檔案的總量明顯增多。3.時間性。時間性指的是教學檔案存在相應的時間順序。教學檔案在總體教學實踐中按照時間順序及教學活動進行材料組建，可以有效展現教學活動中的過程性與階段性。
二、高校教學檔案管理模式面臨的挑戰
1.管理人員意識及水平無法適應教學檔案的管理所需。高校教學檔案作為高校教學活動主要環節與組織方式之一，依舊會對其在理解及認識方面具有誤區及不足，教學檔案管理人員在專業素養及能力方面需要提升。首先，有些教學檔案管理人員對教學檔案的地位缺乏充分的認識，也不明確教學檔案的功能及意義，僅將教學檔案視為教學材料的收集地，只是簡單地呈現教學過程，在管理及處置時也較為隨便，甚至在教學活動剛剛結束后，教學檔案就被遺棄。其次，高校檔案管理人員大多數為一線教師或行政人員，欠缺專業的管理檔案及管理教學的能力，無法確保教學檔案管理的實際效果。同時還有些人為兼職管理人員，并不能在時間和心理上符合教學檔案管理要求。2.運行機制未順應以人為本的觀念。有些高校在教學檔案管理的實際運行機制方面將辦公室管理擺在主位，具有鮮明的機關化、行政化傾向，無法很好地體現以人為本的管理服務理念。雖然大力倡導科學發展觀，深入實施群眾路線實踐教育活動，高校也在教學檔案管理人員及管理部門中逐步樹立以人為本的理念，開始在教學檔案中不只注重采集信息與信息歸檔，還更加注重服務于師生，服務于教學活動及培養人才等環節。可是在從教學檔案的管理實踐方面來講，依舊存在僅注重收集材料，而不注重材料升華的現象；僅注重管理材料，而不注重發揮其服務能力的現象；僅注重管理，而不注重發揮師生員工積極性的現象。從整體來看，學校教學檔案管理工作機制依然無法真正順應新時期新理念的標準。3.在管理現狀、科學管理、依法治校方面尚有差距。雖然大多數高校具有教學檔案管理的相應規定，有利于高校教學管理品質及辦學規范程度的提升，發揮著重要的作用。可是在教學檔案管理制度實施中，各高校并不均衡，有些高校較為科學并規范化的管理教學檔案，體現出教學核心地位。可是有些高校受傳統理念所束縛，并且在體制方面不夠完善，因此在教學檔案管理方面并不到位。也有些高校存在制度落實不明確、制度不規范、檢查不改正的現象，隨意收集或修改教學檔案，教學檔案應有的作用及地位并未得到有效的體現及肯定。有些現象與我國高等教育科學化、規范化、法治化進程存在一些距離，從某一層面而言，對我國高等教育的長期發展以及依法治理理念的執行尤為不利。
三、高校教學檔案管理模式的現狀及問題
1.教學檔案管理體制不夠完善。長期以來許多高校并未在提升教學品質上吝惜投入財力、物力及人力，可是往往卻對收集整理、研發運用教學檔案過于忽視，令教學檔案管理出現滯后的現象。這不但對高校檔案管理工作的開展不利，也對教學質量及教學管理質量的提升有所影響。有些高校雖然具備教學檔案管理章程，但卻存在許多問題。2.教學檔案管理部門工作職責模糊。教學檔案在管理方面具有較強的分散性，工作量較大，教學檔案涵蓋院校的不同部門及不同院系。職能部門、人事處、教務處、財務處、學生處等部門均直接擔負或間接擔負管理教學的工作，都會建立教學檔案。由于高校各個部門之間欠缺良好的溝通，各自執行教學檔案的管理，雖然有些院校具備檔案館，但也未在工作職責中包括所有內容，因此，具有管理教學檔案職責模糊的問題。3.管理人員欠缺專業性。以當前的狀況而言，因為強化高校檔案管理工起步行相對較晚，很多學校領導教學檔案管理意識較為淡漠，并未充分認識到教學檔案管理的重要作用，在管理體制上并不完善，人員配置也不夠專業。大多數學校并未配備專業的教學檔案管理人員，身兼數職的工作人員普遍存在，大部分均未接受過專業檔案管理工作的培訓，對檔案管理業務及要求并不熟悉，令教學檔案管理工作空有標準，實則并未嚴格執行，成為紙上談兵。4.并未真正發揮教學檔案的應用價值。教學檔案的應用價值既表現在教學評估工作中，將教學檔案資料當作主要評估資料，權衡高校教學能力，體現高校教學品質。還需在平時的教學管理當中，通過查找教學檔案，運用教學檔案深化教學內容，和教學方式改革。可是傳統教學檔案管理方式較為落后，主要進行手工操作，將紙張案卷作為載體進行采集、歸類和搜索。教學檔案收集不完整、不及時、不規范，都會降低教學檔案的水準，較難真正發揮教學檔案的應用價值。
四、構建高校教學檔案管理新模式
1.完善制度，確保教學檔案管理有理有據。做好制度建設工作尤為關鍵，完善良好的檔案管理制度成為檔案管理工作的有效保障。需確保教學檔案的完整系統，以頂層設計入手，通過有效的方法，以檔案的內容、目錄、不同級別需存檔的內容，甚至采集整理流程，不同檔案的采集方法、歸檔時間、存檔時限等不同內容著手，規定相應的教學檔案管理體制，劃分至所有檔案管理的所有環節當中，力爭所有工作均能夠有據可依。并且需創建相應的借閱、移交管理制度，將管理程序規范化，將工作人員職責進一步明確。保障所有教學檔案的完整性。2.分級管理，明確權責。當前高校執行的三級管理模式既有有利的一面，也有不利的一面。可是要想令一切教學檔案歸類至一個地方管理，在當前的環境中，并不能執行。因此如何令所有層次均各擅其職，最大程度展現出當前管理模式的優勢，需要具備明確權責的頂層規劃。依照所有級別的利弊，對所有級別需掌管的內容、范疇、職責、權利進行劃分，如此則能夠各取所需。3.提升教學檔案管理信息化。在科學技術的發展當中，運用計算機已經變成十分普遍的現象。創建數字化、信息化、網絡化的氛圍，將紙質檔案為輔的全新檔案管理模式，已經變成必然的趨勢。因此，身為學校，應當持續壯大資金、設施、管理人員等方面的投入，極力支持檔案管理建設。并且檔案管理的工作人員應當持續提升業務能力，掌握更多的計算機專業知識，快速順應當前的形式，積極融入到教學檔案管理的改革當中，較好的完成檔案管理工作，以此加快并提升學校檔案管理工作的總體能力。
五、結束語
［關鍵詞］高校檔案;檔案教學;現狀;對策
隨著社會和經濟的飛速發展，在科技的不斷進步下，我們已經邁入了信息化時代。與此同時，我們的檔案工作也在不斷進步與發展，檔案管理工作正向復合型、信息化的方向快速發展。經過多年的建設發展，檔案學專業由專科到本科，現在也有了碩士，博士授予點。根據統計，目前全國開設檔案學專業的本科院校已有30多個。由于現代信息技術廣泛地應用，傳統的檔案管理方法和技能已經不能滿足檔案行業的實際工作需求，這就要求檔案工作者要有更高的職業素質，現代化的檔案管理工作不僅要求檔案工作者掌握實體檔案管理的各個環節和實務操作技能，而且要求檔案工作者能有效運用計算機、網絡、信息技術等高效的管理和利用不同類型的檔案。這就對培養檔案管理人才的高校檔案專業教學，提出了更高、更嚴格的要求。近年來雖然我們的檔案專業教學得到了快速的發展和進步，但高校檔案專業教學中仍然存在許多不盡如人意的地方，這就迫切要求我們在教學方法、指導模式上進行創新和改變，以便提高檔案專業學生的職業技能和素養，滿足各個行業、各個單位檔案管理工作的需求。
一、當前高校檔案專業教學的現狀分析
(一)檔案專業教學定位不準
受高校建設發展的需要，高校教育定位多以學術型、高水平本科教育等為主，而在實踐性、應用人才培養方面有所忽略。檔案教學理念也停留在本科教學應注重理論教育，而實踐技能則是專科生教育重點的層面上。然而實際的檔案工作對實踐性應用人才的需求比較大，傳統檔案教學的定位不利于學生職業素養的提高，也不能滿足未來檔案學教育的要求。因高校檔案教學定位的不足，部分教師在思想上也比較懈怠，教學創新性和應用性不高，沒有與實踐工作技能結合的意識，同時也造成學生對檔案學學習的認識錯誤。從學生方面來說，他們對待檔案學仍是以考試為主，受到應試教育毒害過深。學生并不能對檔案學產生太濃厚的興趣，甚至導致對檔案學產生抵制的學習情緒。這些都源于在思想上沒有正式認識到檔案學的重要性，沒有認識到檔案行業對實踐應用能力需求的迫切性。所以，檔案教學應盡快樹立起以就業為導向、以社會需求為方向的教育定位。
(二)教學中理論與實踐脫節
高校檔案教學因檔案資源的保密性特點及教學理念落后的現實，造成目前“重知識傳授、輕能力培養”的檔案教育模式非常普遍，實際教學中理論與實踐的脫節比較嚴重。檔案部門受傳統“檔案保密”工作觀念的影響，檔案館普遍封閉保守，利用對象比較局限，這在一定程度上阻礙了檔案教學中檔案實體的開放度，導致檔案教學中實踐的機會不多或學生參與檔案管理工作無法深入。另一方面，當前檔案教育比較重視理論教育，高校仍以理論性教學、“老師向學生”的單方向傳輸式教學為主，普遍缺乏培養學生實踐技能的意識，對實踐課程和實務操作技能考核的設置不多，對學生實訓實習的重視程度也不夠。這使得檔案專業學生的實際經驗嚴重不足，實踐動手能力較差，給人以“理論性強，實踐能力弱”的普遍印象。這對檔案教育的發展和未來學生的就業都非常不利，需及早改變理論與實踐脫節的教育不足。
(三)教學硬件、思路和方法的老舊
隨著社會的發展，檔案的存在方式在不斷的更新和改變，尤其是隨著電子政務、電子商務和信息化建設的快速進步和普及，文件檔案正向數字化管理趨勢發展。為順應檔案管理工作信息化、數字化的趨勢，檔案教學的硬件、思路和方法也應適時更新和進步。然而，目前高校對于培養新一代檔案人才的教學硬件卻顯得有些滯后，跟不上時展的需求。教學教材、實踐工具不能夠反映當代的檔案事業的發展，比如當前計算機輔助管理和自動化檢索軟件的應用等的教學還比較滯后。部分教師業務水平不高，知識老舊，不能滿足當前信息化教育的發展和實踐教學。在教學方法上，沒有很好地改革和創新，教學方式老舊單一，不能完全滿足對當前檔案新技能的教學。
(四)新教材編寫滯后，缺乏學科的前沿性
隨著檔案信息化的發展，計算機、檢索軟件等隨之引入檔案管理中。相比之下，檔案新教材的發展卻顯得有些滯后，沒能緊跟檔案現代化管理的步伐。目前高校檔案教育普遍意識到信息化技術在檔案管理和利用中的重要作用，也開始積極向學生講授這些最新的學科信息，但目前與之配套的新教材還比較缺乏，尤其是有關電子文件的形成、處理，計算機輔助管理檔案的方式和方法等新內容的介紹。這樣給檔案的實際教學工作帶來了諸多不便，也在一定程度上影響了前沿性的教學效果。
二、檔案專業教學對策的思考
(一)以職業為導向，準確定位教學目標
首先定位要準，教學目標的定位直接影響到教學模式、教學方法和課程設置。根據當前檔案行業的就業需求和檔案專業操作性較強的特點，高校檔案專業教學應定位為“培養具有一定專業知識和實際應用技能的復合型人才”，從以前過分強調理論知識學習轉向以實踐能力培養為目標，堅持“實踐為主，理論為輔，建設復合型人才”的原則。學生就業才是對檔案專業教育水平和質量的最直接檢驗，只有以就業需求為導向、以社會發展為方向定位教學目標，合理確定高校檔案教學理念，才能培養出與社會發展相適應、與就業需求相吻合的檔案專業人才，這才是正確的檔案專業教育所需要的。
(二)加強實踐教育，多種渠道教學
為了加強高校檔案專業面向職業的實踐性教育，應該通過教學手段、方法和渠道的多樣化，讓學生能理論聯系實際，切實提高檔案管理業務的技能和素養。首先，應該實行教學方法的轉變，由傳統的“以老師講授”為主向“互動式教學”轉變，實踐課程應該以學生自己為主體，強調師生之間的互動交流，老師應該引導學生主動積極的參與實踐學習，培養學生勤于動腦、善于思考的能力，讓學生在實踐課程當中學會和提高檔案管理業務的能力和技能。其次，依托高校檔案館、企事業單位建立以學生為主體的教學實習基地。通過學生自己親自參與真實的檔案管理業務，不斷訓練和提高自己的業務技能和水平。其中，高校檔案館具有館藏豐富，有文書檔案、教學檔案、基建檔案、科研檔案、學籍檔案等多種資料的特點，可以使學生從頗具校園特色的高校檔案資源入手，快速進入檔案管理技能學習的狀態，比較適合初級階段的教學實習。高校檔案館可以適當開放解密檔案，作為學生基礎訓練教材，大大提高學生對專業素質的培養。另外，高校也應該大力開展以企事業單位和檔案管理部門為基地的實際教育，建立實習和實踐基地，企事業單位更符合未來學生就業的實際工作環境，比較適合畢業實習的場所。在這里，學生可以學到更職業化的工作技能和方法。除此之外，校外實訓基地的實習老師，建議聘用工作多年、有著豐富管理經驗的專業的檔案管理人員，他們在指導學生實踐課程，引導學生進行業務工作上更具有專業性和權威性，學生也更容易接受和理解，更有利于提高學生的專業能力和水平。
(三)探索和完善檔案信息化教學
隨著信息化建設步伐的加快，檔案管理工作的環境正在發生根本性的改變，電子檔案、信息檔案越來越成為未來的趨勢。同時，檔案信息化建設步伐的加快，也對檔案管理人員提出了更高的要求，作為培養檔案管理人員的高校也應該與時俱進，積極探索檔案信息化管理的方法和技術，增設計算機、信息科學等相關課程，增強學生適應信息化管理檔案的能力，培養具有符合市場需要才能的檔案工作人員。首先，由于網絡信息化的高速發展，檔案專業教學必須加快開設計算機信息系統、索引檢索軟件等實用技術的課程，提高學生利用現代網絡技術進行檔案錄入、存儲、傳遞和利用的能力。其次，高校應該優化、調整檔案管理教學的師資力量，引進和培養與信息化檔案管理相匹配的各類教師，以適應未來網絡信息化教學的要求。只有把教師資源的問題解決好了，才能使檔案信息化教學符合正確的方向，才能實現高校檔案信息化的教學和發展。
(四)改革考核方式，增加專業技能測試
高校教育受傳統教學方法的影響，課程考核過于重視理論知識的，而缺乏對學生實際操作技能的測試和考核。檔案管理工作對實踐操作、應用能力的要求較高，要提高學生的實踐技能，解決實際問題的能力，就必須加強專業技能的測試，引導學生重視專業技能的學習。可采用的考核方式有:一是建立模擬檔案室，在模擬環境下考核學生的實務操作技能。通過模擬檔案室的環境，設置需要考核的項目，比如檔案的整理、鑒定、分類、編制檢索目錄等等，全面考核學生在檔案接收、管理、利用等各方面的技能，促使學生系統掌握檔案管理的各項能力。二是通過校內外的實訓基地，安排學生完成一定的檔案工作任務。各個行業、各個單位的檔案管理要求和工作方法都不一樣，通過與各個檔案部門或企事業單位建立的實訓基地，可以讓學生接觸到最真實的工作環境，并在實訓老師的指導下，完成一定的檔案管理工作。可以大大提高學生分析、解決實際問題的能力，掌握并鞏固學習的檔案專業理論知識，真正成為檔案管理的應用性人才。
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一、高校中教學檔案管理的狀態
（一）高校對教學檔案管理沒有形成足夠的重視
在當前的高校管理中，評價教師工作優良的標準就是教學以及科研，教師自然就會將教學以及科研作為重點進行研究，在此種模式下，教學的目標也就局限在教與學之間，老師與學生也就成為了教學重點關注的對象，對檔案管理沒有形成足夠的認識以及重視。
教學檔案管理工作，較為枯燥乏味，但是其卻有著不可忽視的作用，但是在大多數高校中，還沒有對其的重要程度形成足夠的認識，對于工作也有著較低的標準，導致工作人員的執行力不強。檔案管理工作最為重要的就是管理的時效性，若不能及時有效的完成學生檔案的歸檔，而造成積壓或者丟失，就會嚴重影響檔案的完整性以及安全性，造成了較大的負面影響。由此證明，若想有效的完善檔案的管理工作，就應該對其加強重視程度以及管理意識。
（二）缺少較為規范的信息化管理模式
在較多的高校檔案管理中，仍未形成規范的管理模式，與此同時，尚未完善的信息化技術對管理工作的整體水平還會造成一定影響，沒有形成統一的系統平臺，就無法有效的實現共享信息資源。此外，還會有一定的安全隱患存在于高校的教學檔案中，在信息化技術的應用中，忽視了網絡黑客以及病毒的侵襲，對教學檔案管理工作帶來了一定難度。所以，在以后的教學檔案管理中，應加強網絡安全預防，避免出現不良因素影響信息化的發展進程。
（三）檔案管理人員的技術水平較低
現階段的高校檔案管理中，需要由較高學歷以及素質的人員進行管理，才能夠保證教學檔案工作信息化的順利進行，但多數高校仍未實現有效管理，缺乏相關的專業知識，對工作流程不夠熟悉，制約了教學檔案信息化的進程。
二、教學檔案管理中應用信息化的重要性
教師課堂上所使用的教學教案、日歷，加之教學中應用的教學方法和成果都可以稱之為教學檔案信息。在高校的檔案管理中應用信息化技術，能夠促進教學改革，改善教學質量，并在一定程度上使教學水平得以提升。應用信息化技術，節省了教學花費的時間，使教師能夠將時間以及精力放在教學和科研中，使教學活動能夠向更好的方向發展，并增加了教學檔案的利用率，使學生對于檔案的需要得以滿足，同時也是高校檔案管理發展的趨勢所在。
三、高校檔案信息化管理的措施
（一）加快數字化信息系統的建立
檔案管理發展的必然形式就是檔案管理數字化，其就是應用寬帶技術，將教學檔案的資源以及信息向數字化轉變，并作為其主要的管理體系。建立統一的數據庫管理系統，便于使用者查閱，使檔案管理的效率得以提高。
（二）信息技術的主要運用形式
第一，應用網絡技術以及管理軟件，將部分的教學以及科研信息公開化，加強使用者的溝通，使其的應用效率得到全面提升，實現更加快捷的查看。此外，還能夠將存儲失誤率有效降低，使檔案管理更加規范、高效以及精準。第二，利用信息技術培訓的手段，將最新的信息化管理手段向管理人員傳授，使其的綜合管理能力得到提升，以便更好的服務于信息化檔案管理工作。
（三）建立并健全安全保障體系
信息化對檔案管理帶來的影響是雙面的，其在促進檔案管理的同時，還增添了許多不安全因素，所以，如何加強檔案管理信息的保密性工作就成為了重點。在實際應用中，應加強防范意識，做好重要檔案的備份以保障檔案信息的完整性以及安全性。
關鍵詞:高校檔案管理教學評估
1990年10月原國家教委《普通高等學校教育評估暫行規定》出臺后,教育部明確提出高等教育要從重視規模發展向更加重視高等教育質量的提高轉變,并決定從2003年起,建立5年一輪的普通高校教學質量評估制度,旨在進一步提升我國高等教育的國際競爭力。從以往的評估工作實踐來看,評估專家組主要通過系統查閱學校在各項工作中形成的原始檔案資料來搜集學校教育的主要信息,了解各項工作的發展狀況,藉此對學校辦學水平和教育質員作出評價。因此,高校檔案承擔著重要的角色,對評估工作的順利進行與評估成績的認定起著重要作用。對此,優化高校檔案管理水平,使之在往后的教學評估中發揮更好的作用,意義重大。
一、高校檔案在教學評估中的作用分析
1.高校檔案是教學評估的重要基礎和客觀依據
高校檔案是廣大教職員工在教學、科研、管理等各項活動中形成的具有保存價值的文字、圖表等載體文件,從高校檔案的內容上看,它詳細地記載了一所學校的歷史全貌和發展過程,它是隨著學校的建立而產生,隨著學校的發展而逐漸積累的一種重要信息資源。從形式上看,它是教學文件有條件的轉化物,詳細地保留著形成者的親筆手稿、領導簽署、上級機關批示和起草個人的印證,以及當時形象的照片錄像或原聲聲音,是形成者的原稿、原作、原聲、原貌,是全校師生教學經驗和學校發展的總結和智慧的結晶,是知識和信息資源的儲存庫,同時也是學校自我認識自我發展,自我提高的重要依據。接受教學評估的學校,無論評估指標體系、評估程序如何確定,其基本內容都離不開大量的原始檔案材料。
2.高校檔案是教學評估的重要憑證
為保證教學評估工作的客觀真實,進行各項工作評估時必須充分依賴于檔案,因此,完整、準確、系統地收集高校檔案是搞好教育評估的基礎。目前,隨著高等教育事業的發展,各種相應的檔案材料不斷豐富,這些檔案信息不僅反映了各種教育活動的真實過程,而且記錄了高校工作中的經驗教訓和創新發展,全面體現了高校貫徹黨的教育方針、深化教學改革、提高教學質量的過程,具有很強的憑證和參考作用。在教學評估中,不僅匯報材料和自評報告必須依據真實的檔案材料,且還要將完整、規范的檔案材料提供給評估專家組查閱。在專家組實地考察過程中,也會將檔案材料和現場情況進行對照和驗證。準確、完整的檔案材料是高校教學工作水平評估中最有說服力的重要依據,如果沒有這些檔案材料,評估就會成為無源之水,無本之木。
二、高校檔案工作在教學評估中凸顯的主要問題
如上所述,準確、完整的檔案資料直接影響到評估專家對學校教學工作水平的評價,影響到評估結果和學校的聲譽,但在接受驗收檢查的過程中,高校檔案工作也凸顯出這樣或那樣的不足,主要表現在以下幾個方面:
1. 檔案管理意識淡薄
首先,對檔案工作的重要性認識不足。檔案工作雖然在高校的教育、評估及其他各項工作中發揮著重要的原始憑證作用,但利用檔案的過程一結束,檔案往往就被束之高閣。其次,工作進程中檔案的形成意識不強。高校檔案部門保存檔案并提供利用,但檔案部門只是檔案的管理服務部門,其管理的檔案是由各部門在日常工作中形成的文件材料轉化而來的,但一些部門沒有把檔案工作作為一項重要工作來抓,導致出現檔案材料積壓、收集不全、流失在各部門或個人手中等問題,因此在接到參加評估的通知后,不得不再次投入大量的人力、物力和財力重新整理補充材料,造成被動局面和浪費,給工作帶來很大的阻力和損失。
2.館藏檔案結構不合理
高校檔案館館藏檔案大都存在著檔案載體較為單一,特色不夠鮮明的問題,不能適應日益多樣化的檔案利用需要,具體可概括為“一多四少”。“一多”是紙質檔案多,特別是文書、教學、研究、基建、財會等檔案占據了“大半江山”,體現了傳統檔案工作的特點。“四少”一是實物檔案少,尤其是榮譽性、紀念性實物館藏少;二是歷史檔案少;三是人物檔案少;四是館藏珍貴文獻備份少。這是長期以來重單位文件歸檔、輕個人文獻實物收集歸檔,重年度歸檔、輕即時歸檔,重校內歸檔、輕校外收集等做法所致。由于檔案材料不齊全,無法滿足教學評估的需要,于是出現了偽造檔案的做法――專家檢查什么就準備什么,臨時編造材料或對原始檔案做技術處理。這種行為嚴重影響了檔案的真實性,使部分檔案不能客觀反映現實,致使評估不實。
3.檔案材料收集不齊全、不規范
由于評估所需的材料和高校檔案管理所要求歸檔的范圍不相一致,導致檔案管理中所收集的材料對評估所需往往不盡如人意,加之平時對一些有價值的檔案材料管理不規范,使材料的質量與評估標準的要求相差甚遠。主要表現在:一是必要的教學檔案材料缺項嚴重。如各科試卷的分析報告、部分實驗報告沒有存盤;二是檔案材料中不規范的現象比較普遍。如有些材料中提到的數據,前后不一致;部分統計表格式和內容不統一,相同內容的表格,前后名稱不一致,有些職能部門形成的文件材料,沒有文件形成日期和加蓋公章;有些材料的紙張大小和字體格式不統一,不符合公文的基本要求;交叉部門上報的數據分析由于統一 口徑不一致 ,導致數據失真,直接影響了評估的結果。
4.檔案管理手段相對落后
部分學校由于建設資金不足,檔案管理工作的信息化建設一直沒有實質性進展,對檔案管理實施手工操作的現象比較多,信息化的建設的缺陷導致相關的信息化設備也十分有限,并直接制約了信息化的發展。大多高校雖然已利用計算機對檔案進行管理,但基本還是屬于人工管理狀態,現代化的設備只是圖有其表。同時,一些高校雖利用現代技術建立了一些高校數據庫,但都各自為政。以上種種現象均無法適應高校快速發展中急劇增長的檔案信息的存儲需要,更無法滿足本科教學評估對檔案信息快捷檢索與利用的要求。
三、優化高校檔案管理的若干建議
1.雙管齊下,增強檔案意識
檔案意識強弱直接影響著檔案工作的質量,增強檔案意識,充分發揮高校檔案工作在學評估中的重要作用,措施如下:一是大力宣傳檔案法律法規。通過采取豐富多彩的形式,如校園廣播、宣傳欄板、院報、校園網絡等來宣傳檔案法律法規,擴大影響,讓檔案意識深入人心,提高全校檔案意識;二是加強領導對檔案工作重要性的認識程度。增強高校領導的檔案意識,促使領導干部和各級職能部門形成重視檔案工作的共識,充分調動全院師生員工積累檔案、保護檔案的積極性和自覺性,增強檔案歸檔管理的責任心。
2.完善檔案管理工作制度,加強檔案工作隊伍建設
在教學評估動力的作用下,大多數高校在接受評估前都加大了檔案建設力度,顯示出集中人力、物力、時間,全面推進檔案建設的熱情。高校檔案部門要以此為契機,完善檔案管理工作制度,措施如下:一是在貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規的基礎上,綜合規劃全校檔案工作,擬訂和落實本校檔案工作規章制度,如歸檔有范圍,立卷有標準,借閱有規定,保密有條例,庫房管理有措施,開發利用有目標等,在細節上保證檔案管理的順利開展;二是建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度,定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作,保障檔案工作正常、有序地開展;三是強化檔案行政部門對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查,提高學校檔案管理水平。檔案管理人員在工作中堅持照章辦事,努力做到堅持原則不動搖,執行標準不走樣,履行程序不變通,遵守紀律不放松,保證高校檔案管理工作高效有序地開展;四是加強對專兼職檔案工作人員的思想教育和業務培訓,不斷提高檔案工作人員的業務素質和工作水平,保持高校檔案隊伍的相對穩定,確保高校檔案事業不斷向前推進。
3.豐富檔案利用工作的內容和手段,提升檔案工作公共服務能力
高校檔案工作要圍繞學校大局,在為學校教學、科研及各項管理提供檔案利用服務的同時,根據國家有關規定,為社會和人民群眾利用檔案創造便利條件。要制定相關的利用辦法,簡化利用手續,配備利用設施。對可開放的檔案,應專門編制利用指南和開放目錄。積極開展檔案編研工作,形成有特色的檔案編研成果,并通過檔案陳列、展覽、媒體、網站等多種途徑,開展檔案宣傳。有條件的高校,可在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課。高校檔案機構要進一步豐富服務民生的手段,創新服務機制,拓展高校檔案館(室)的教育、文化和公共服務功能,讓高校檔案成為展示學校美好形象的窗口,提高學校的知名度和美譽度。
4.加快檔案信息化建設步伐
高校檔案信息化建設是以檔案資源建設為核心,以紙質檔案數字化及現行電子文件管理為重點,以計算機網絡建設為基礎,以擴大檔案信息資源開發利用為目標,確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數字化的一項重要的檔案建設。隨著辦公自動化、網絡化漸趨完善,許多日常工作可以直接在計算機和網絡上辦理,這些電子信息的歸檔管理將會更好地滿足教學評估對檔案信息檢索、利用的要求。所以,要強化專兼職檔案人員的電子信息歸檔意識,將檔案信息化建設納入校園數字化建設總體規劃。學校檔案館(室)及各職能部門,尤其是教務、科技、人事、學生工作等部門,應當盡快建設較完備的檔案信息數據庫,同時盡可能地提高計算機管理對檔案著錄和自動標引工作參與度,實現檔案計算機檢索與編目。充分利用校園網絡,將檔案信息管理同辦公自動化管理融為一體,提高信息采集、傳輸和服務的效能。
參考文獻:
【1】王峰.從高校教學評估看檔案管理工作的重要性【J】.中國市場.2009,(05)
