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[關鍵詞] 醫院基建檔案管理；作用；措施
隨著醫院改革的進行和深入，醫療業務不斷的擴大，基建檔案也越來越體現出它的重要性。當務之急是必須高度重視醫院基建檔案的歸檔率、完整率、準確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財富，是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責任。
1 基建檔案在醫院管理中的作用
1.1對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義
醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料，由于醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。這些檔案既是醫院工程建設的真實記錄，也是整個醫院檔案的重要組成部分，它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的經濟建設和醫療事業的不斷發展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。
1.2為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據
基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院的財富
隨著醫院總體規劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院和社會的財富。收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務和責無旁貸的職責。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫院的每項建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫院總平面圖上仔細、認真地在每個建筑物旁都標注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復印件，而且還將上面的數字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計算了，特別是每年向衛生局做報表時，這一表格是我們最可靠的依據。
2醫院基建檔案管理工作中存在的問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導
隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，我們經歷了改擴建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學習的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質的了解和指導。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。
2.2檔案知識缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學專業與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業知識的學習。
2.3全員檔案意識不強
基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，在工作中發現與施工單位和相關單位簽訂的合同、協議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復編號的；請示報告之類的函件有的沒有標題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。
3對醫院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務宗旨，進行多項改革，隨著新建、擴建、改建工程的日益增多，邊建設、邊報批、邊設計的事情常有發生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應制定相應的基建檔案工作管理制度，并嚴格執行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。
3.2加強文件形成者、檔案管理者的業務培訓
開展宣傳教育，增強全員檔案意識是發揮檔案價值作用的前提。一套完整、準確、系統的檔案，必須發揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃。樹立科學的檔案觀，讓科室內每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責，大家盡量配合把好自己的關口。這是做好基建檔案和醫院檔案工作的有力保證。
3.3提高業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平
隨著基建檔案管理向現代化、科學化、系統化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術，努力提高自己的業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平。現代醫院管理中基建檔案管理人員應具備熟悉基建專業知識，掌握電子文檔管理和網絡技術、現代管理理論的技能。以業務素質的提高為著重點，可以爭取各種機會參加有關基建政策文件、檔案知識的學習，拓寬知識面，優化知識結構。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
[參考文獻]
【關鍵詞】醫院檔案；檔案管理；檔案文化
【中圖分類號】R197.322 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-7484（2012）11-0612-02
醫院檔案是在醫院各項醫療、教學、科研、預防保健、衛生行政管理以及其他各項活動中形成具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院重要的信息資料和寶貴財富，更是醫院開展工作的可靠依據。為了更好保存醫院歷史真實面貌，我院于2011年成立綜合檔案室集中管理全院各門類、各載體檔案，下面是我院開展檔案工作的一些做法。
1 開展檔案管理的必要性
1.1 實現檔案管理是醫院自身發展的需要
當前醫院規模不斷擴大，各項醫療活動產生了龐大的具有保存價值的醫療檔案特別是一些科研資料。現代化醫院要求規范化管理的結果是各職能部門的文書類檔案越堆越多；另外在等級醫院評審過程中檔案資料不僅是評審的重要依據同時檔案管理還是評審的一項重要指標；其次自《醫療事故處理條件》出臺后，要求醫院在處理醫療事故時“舉證責任倒置”，這就倒逼醫院在進行診療時，需要不斷收集并保存一切與病人治療相關的所有信息，包括法律法規、醫療標準、操作常規、財務收費、各種設備（材料）使用以及管理部門需要提供的各類資質證明等。實現醫院檔案的統一管理有利提高醫院管理水平，保持醫院可持續發展。
1.2 開展檔案管理是落實國家檔案法規的需要
《中華人民共和國檔案法》規定，全部檔案均由本機關檔案部門集中統一管理。同時昆山檔案局對本地區檔案管理工作提出了三年目標，要求各部門做好檔案室建設和達標升級工作。為了改變當前醫院檔案分散保管的狀況，需有一個綜合管理檔案的職能部門，推動醫院檔案管理規范化科學化現代化進程，促進檔案開發利用，提升檔案管理水平更好的為醫院建設和發展服務。
2 醫院開展綜合檔案管理建設的具體方法
如何做好檔案建設與管理？我們的起步較晚，但是我們始終以高起點、高標準為工作目標。通過“三項工程”對醫院檔案工作實施管理，實現檔案資源共享，提高檔案管理水平，培育良好的檔案文化促進醫院文化發展。
2.1 實施檔案管理的建設工程，夯實基礎
2.1.1 設施設備建設
檔案庫房的設施建設是醫院開展檔案管理的先決條件，檔案庫房選址得當便于檔案的保管利用，做到檔案庫房、辦公室、閱檔室三分開，庫房面積要有一定的預留空間，配備必要的溫濕度控制、消防安全等專用設備，落實“八防”措施，醫院檔案室建筑總面積原則上不小于300m2。
2.1.2 組織網絡建設
建立檔案的三級管理網絡體系，醫院檔案管理委員會領導開展全院檔案工作；綜合檔案室專職管理醫院的檔案工作，它既是職能部門又是檔案工作的業務部門；各職能科室負責人是部門檔案第一責任人，各部門配備一名兼職檔案人員，負責本部門各類檔案材料的收集、預整理工作，并定期向綜合檔案室移交，確保歸檔材料的安全。
2.1.3 工作制度體系建設
三個不同層次、不同重點內容的制度構成了醫院檔案工作的制度體系，分別為：工作規章是醫院檔案工作的綱領性文件，將醫院檔案系統分為6大類12小類82項；管理制度由檔案的保管、調閱、鑒定銷毀等制度和各崗位職責組成；檔案的業務規范性文件包括需要區分各類檔案的不同生命周期和價值的保管期限表，以及規定各類檔案的分類原則、層次和綱目條款等的分類大綱，它們是檔案管理工作的重要技術性文件之一，是本單位檔案管理的行為指南，這些需要醫院檔案部門在建設的第一年建立完成，隨著工作的不斷深入和外部因素的改變需對檔案工作制度體系不斷的充實和完善以適應科學管理需要。
2.1.4 基礎業務建設
檔案的業務工作主要包括四個方面：檔案的收集、整理、保管、利用等。檔案工作從收集開始，對文書檔案產生部門從檔案管理的角度在文件形成階段即提出“檔案化”管理要求，推動各職能部門規范科室管理，提高科室管理水平，為等級醫院評審打下基礎。除文書檔案外需同時做好會計、基建、設備、科研等檔案的收集工作，對于反映醫院主要職能活動情況的照片、聲像、實物等特殊載體檔案應隨時收集歸檔并保持資料的齊全完整。另一方面在全院范圍內（包括退休職工）廣泛征集反映醫院歷史的文字、圖片、實物、影像等有價值檔案。
根據《醫院檔案分類實施細則》的要求做好所有收集檔案的整理工作是檔案提供利用的前提。
由各職能科室自行管理的檔案如病案檔案、會計的憑證檔案等，需做到“四”統一，即統一制度、統一標準、統一目錄、統一管理。
2.2 通過人才培養工程， 提高專業水平
檔案工作人員專業水平和業務素質的好壞，直接影響檔案質量以及開發利用效率。檔案工作是一項業務性很強的工作，檔案人員除掌握專業知識外，還涉及文書學、計算機基礎學、圖書情報學等領域，因此只有不斷更新觀念重視自身業務能力，才能適應新時期檔案管理的需要。加強隊伍建設我們的做法：（1）引進（或招聘）檔案專業本專科實用型人才。（2）選調目前從事檔案工作的專（兼）職人員通過繼續教育的方式完成檔案專業學習。（3）安排專（兼）職檔案員在職培訓。（4）不定期對專（兼）職檔案員進行崗位考核。
2.3 通過信息化工程，完成數字檔案
檔案管理的本質就是保存有用資料用于今后的開發利用，加強檔案管理信息化建設就是為了提高檔案開發利用率[1]。依托現有的醫院綜合內網平臺，建立符合醫院特點的檔案管理系統軟件，軟件除了具有數據管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統維護等功能模塊外，無縫對接醫院內網平臺，實現內網電子公文的歸集，逐步與各管理軟件鏈接采集各部門日常工作資料。
目前保存的紙質檔案，其保存壽命受到多種因素影響。為了解決這一問題我們在進行檔案管理的建設階段就提出對所有檔案進行數字化處理，建立醫院的數字檔案室以達到及時提供利用，資源共享的目的[2]。
以上僅是我院開展綜合檔案管理的一些做法，要想做好新時期醫院檔案管理的工作，發揮檔案保存歷史、積淀承載歷史的作用，做好檔案文化建設更好的為醫院服務，需要我們檔案人的不懈努力。
參考文獻：
關鍵詞：醫院；基建檔案；評論
近年來，隨著國家對衛生、醫療事業的不斷重視和投入的加大，醫院的建設工程逐年增多，隨之出現了大量的基建檔案，這些檔案涉及到工程勘察、規劃、設計、施工、使用的大量文字和圖紙資料，整體反映了建筑工程的完整面貌。如何完整、規范、妥善保管及有效開發使用這些檔案，關系到建設工程的百年大計，對醫院的全面規劃、建設管理以及可能出現的產權、經濟糾紛起著重要的參考和借鑒價值，為促進醫院的現代化建設及正常的醫療、科研等活動起到重要的作用。
1 醫院基建工程檔案特點
醫院基建工程檔案是在工程項目建設過程中累積成套的資料。工程項目的檔案材料是有機聯系的整體，圍繞一個工程項目的基本建設活動形成了一個互相之間密切聯系的基建檔案背景。基建工程檔案伴隨著工程的實施過程按一定的內在規律產生，并被傳送到相關的部門和資料的需要者，形成工程項目實施中的檔案資料。工程檔案資料除具有一般信息共性特征一一價值性、滯后性、共享性外，還具有工程技術個性特征，它具有原始數據來源的分散性，加工處理的多樣性和其時間、空間的差異性，以及基建工程檔案要求的事實性、專業性和重復使用性。
2 醫院基建工程檔案的構成
醫院基建工程檔案構成內容可分為工程準備階段檔案、工程設計檔案、工程施工檔案、工程竣工結算經濟檔案和工程后期使用過程中的維修改造檔案五大部分組成。根據基建檔案形成的特點，為了保證檔案的完整性、可靠性和系統性，應實行檔案工作與工程建設同步收集管理的原則。①工程準備階段檔案包括項目建議書，可行性研究報告，批準的立項報告，土地征用、拆遷補償文件，批準的醫院規劃圖，有關部門測繪的地形圖、用地紅線圖，以及開工前必須的各種文件，如規劃許可證、施工許可證等。②工程設計檔案包括委托設計合同，地質勘探資料，施工圖紙，圖紙會審記錄，設計修改通知、竣工圖紙等。⑧工程施工檔案包括開工報告，施工組織設計，技術交底，隱蔽工程驗收記錄，混凝土工程施工記錄，主體結構驗收記錄，鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗報告，工程竣工驗收報告和工程質量評定報告等。
3 醫院基建工程檔案的作用
要搞好醫院基建工程檔案的建設，首先要全面、深入地認識醫院基建工程檔案的作用，建檔的目的是為醫院的建設和發展服務，檔案離開了“作用”其價值就無從體現。對日常維修具有參考借鑒和利用價值高校基建工程檔案對日常維修中的實用價值在于檔案利用，檔案利用工作是檔案工作中最富有活力的一個環節。每年年初醫院對修、購專項資金投資估算和立項申報，維修工程招標時的工程量清單編制及竣工價款的結算等均需利用基建工程檔案，基建工程檔案的利用價值得到了充分體現。利用工程竣工結算檔案中的工程結算書中相關工程項目造價加以調整，就是一份準確的投資估算；利用設計檔案的竣工圖紙對維修內容和要求進行詳細說明，就是一套完整的維修施工圖紙；利用工程竣工結算經濟檔案中的工程量計算書和審計工作底稿，維修工程價款結算可以做到快速準確。
4 醫院基建工程檔案的建設
醫院基建工程檔案具有歷史憑證作用、重復利用作用和日常維修作用，必須搞好基建工程檔案的建設，要把基建工程檔案的收集、管理和整理擺到重要的工作EI程上，需要做好以下幾個方面的工作提高人員素質，增強檔案意識要增強檔案意識，改變“在檔案收集時你送我要，在檔案利用上你查我調”的狀態，檔案人員不能僅僅是檔案材料的保管員，而應是檔案的形成者、管理者，要具有一定的檔案管理知識、較強的立卷意識、管理和利用意識并逐步將這些意識形成習慣。
完善管理機制，健全崗位責任制在重視基建工程進度、質量、造價等環節的同時，要建立和完善基建檔案管理的有效機制。由于醫院基建工程檔案冗繁的特征，它的內容多、種類雜、收集時間長，故必須建立崗位責任制，責任到人，分工合作，獎勵先進，鞭策落后，這是一項難度較大的管理工作，它需要多方配合方能落到實處。施工單位應做好收集和提供原始憑證工作，包括開工、竣工報告，施工組織設計，技術交底，隱蔽工程驗收記錄，圖紙會審紀錄，設計修改通知、定位放線測量記錄，材料出廠合格證，材料質量鑒定書，混凝土工程施工記錄，主體結構驗收記錄。監理單位應收集在監理活動中形成的具有價值的文件，如開工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程質量檢查記錄、檢查報告、工程質量等級評定材料，包括分項工程、分部工程、單位工程質量等級評定、基礎處理基礎工程施工記錄、現場監理例會記錄、監理月報、監理指令，沉降觀察記錄各種驗收文件等。基建部門應收集作為基建職能部門在進行建設過程中與有關部門之間產生的相關工程建設的文件、函件，如設計文件、招投標文件，政府有關職能部門批文等。醫院基建工程管理部門要明確將檔案工作納入基建各科室的工作職責范圍，對于施工過程的經濟技術資料不能一味依賴施工單位收集提供，形成人人關心檔案，自覺收集、保管、愛護檔案的習慣。
［關鍵詞］檔案管理 高科技現代化和信息化 現狀與問題
［中圖分類號］R197.32 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1009－5349（2012）06－0057－01
一、醫院檔案管理的現狀與問題
傳統的醫院檔案工作在管理上面缺乏一個系統和高效率的管理體系，而今隨著醫療衛生事業的不斷發展，醫療衛生體制也在進行初步的改革。作為醫院管理的重要組成內容，檔案管理也面臨著重要的機遇和挑戰。想要迎接好這樣的挑戰并趕上改革的這班車，就需要管理人員對現今檔案管理的現狀和問題進行了解與分析：
第一，對檔案管理的認識不足，檔案資源利用率低下。檔案管理在醫院的整體運營中其實是能夠提供很大的幫助的，不過領導班子對于檔案管理所產生的社會和經濟效益認識的不足，導致對檔案管理的忽視，有時候還會放任檔案工作人員對工作的玩忽懈怠，這樣的情況自然不能夠對醫院檔案的信息資源開發完全，有的時候根本就沒有開發醫院檔案管理，進而造成檔案管理利用率的低下，使得檔案管理應該發揮的作用和效益也沒有得到。
第二，檔案管理水平低下、管理機構不健全、缺乏現代化管理的意識。隨著科技的發展，高科技網絡技術和信息化計算機已經進入了各大領域的管理，并成為管理的主要手段，但是因為醫院管理對檔案管理的不夠重視，導致有的醫院現在依舊采取傳統的手工收集和整理的手段，而且大部分醫院的檔案管理都是由各個科室自己摸索管理，沒有專職的管理員，也沒有統一的管理制度，因而在提高檔案管理的效率方面存在著很大的阻礙，沒有統一的管理標準和模式，各個科室的科技、音像、病歷等等檔案都由各科室自行管理，形成一個單位多部門管理的格局，這在一定程度上既浪費時間又無法提高檔案管理的工作效率，有的時候還會造成該歸類檔案進行管理的沒能及時地歸類或者遺失。
第三，管理人員素質不高，管理缺乏規劃。就目前我國醫院的檔案管理專業人員的隊伍來看，大部分人員的專業素養、理論和文化程度都不高，因而不能很好地適應現代化的檔案管理工作，大部分醫院的檔案管理都是由醫院辦公室人員進行兼管，一人身兼數職，這在一定程度上導致了工作人員工作的負擔過重和工作被動。因而醫院在培養技術人才的時候，不妨對檔案管理的相關人才進行教育，加大對檔案管理的設備和人才培養的投入，提高專業程度和科技化水平，調整思路，將醫院的現代化改革工作做得更徹底更好。
二、醫院檔案管理的新思路與建議
在科技迅速發展的今天，醫院檔案管理的現代化建設工作還存在著很多的問題亟需解決，現將整理的相關資料和建議一一闡述：
首先，調整檔案的歸檔，強化檔案管理意識。要想強化和提高檔案管理專業人員的管理意識，就需要領導對于檔案管理地位的重視，擺正檔案管理的位置，加強檔案法律的宣傳和培訓，讓專業人員在提高專業的管理水平之時也能夠明確地了解檔案管理相應的法律知識。
其次，建立健全檔案管理制度，轉變管理理念。檔案管理的關鍵就在于檔案管理規范化制度和科學化體系的建立，隨著科學水平和管理手段的日益更新，相應的管理制度也必須進行更改和提升才能夠更好地適應先進的管理需求，將現代化的高科技技術和計算機信息化帶入檔案管理中，如利用計算機對檔案進行歸置和整理，將檢索工具現代化，這都能在很大程度上為檔案管理水平和利用率的提高提供幫助。
最后，重視人才培養，提高專業人員的素質。檔案人員的專業水平直接影響了管理的整體水平，大部分醫院的檔案管理者都是從事與醫院臨床工作相關的人員，雖然有著一些一線的實踐經驗，但是對于管理專業知識技能的了解卻是十分匱乏的。這就需要醫院對這些人員進行相應知識的培養和再教育，將這些人員培養成為既有一線工作經驗又有專業管理知識技能的綜合型人才，更好地推動著醫院檔案管理的現代化、信息化建設的進度。
三、結束語
綜上所述，培養一支高水平和高素質的檔案管理專業人員，會對醫院檔案管理工作起到很好的促進作用。現今社會的醫療保險制度和醫療衛生體制改革，對于醫院檔案管理的改革工作提供了很大的機遇，也提出了挑戰。同時，建立一個現代化和信息化相結合的管理體系對于提高醫院檔案管理工作的效率提供了很大的幫助，讓醫院的檔案管理能夠更好地適應國家衛生制度的改革，提高醫療團隊的服務水平。總之，對醫院檔案的管理和利用方式進行改革，對于醫院和醫學科學的發展都會產生重大的意義，因而，需要醫院領導加大對檔案管理工作的改革進度與力度，為其改革提供方便，以便工作的盡快展開和完成。
【參考文獻】
[1]楊洋.醫院檔案管理的改革與創新[J].中國新技術新產品,2011(8):245.
[2]蔡天昊.淺析醫院檔案管理[J].中國現代藥物應用,2008,
2(18):120-122.
[3]徐梅.醫院檔案管理之我見[J].黑龍江檔案,2011(5):94-
[關鍵詞] 醫院基建檔案管理；作用；措施
[中圖分類號] R-331 [文獻標識碼]A[文章編號]1673-7210（2008）10（a）-165-02
隨著醫院改革的進行和深入，醫療業務不斷的擴大，基建檔案也越來越體現出它的重要性。當務之急是必須高度重視醫院基建檔案的歸檔率、完整率、準確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財富，是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責任。
1 基建檔案在醫院管理中的作用
1.1對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義
醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料，由于醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。這些檔案既是醫院工程建設的真實記錄，也是整個醫院檔案的重要組成部分，它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的經濟建設和醫療事業的不斷發展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。
1.2為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據
基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院的財富
隨著醫院總體規劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院和社會的財富。收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務和責無旁貸的職責。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫院的每項建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫院總平面圖上仔細、認真地在每個建筑物旁都標注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復印件，而且還將上面的數字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計算了，特別是每年向衛生局做報表時，這一表格是我們最可靠的依據。
2醫院基建檔案管理工作中存在的問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導
隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，我們經歷了改擴建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學習的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質的了解和指導。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。
2.2檔案知識缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學專業與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業知識的學習。
2.3全員檔案意識不強
基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，在工作中發現與施工單位和相關單位簽訂的合同、協議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復編號的；請示報告之類的函件有的沒有標題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。
3對醫院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務宗旨，進行多項改革，隨著新建、擴建、改建工程的日益增多，邊建設、邊報批、邊設計的事情常有發生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應制定相應的基建檔案工作管理制度，并嚴格執行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。
3.2加強文件形成者、檔案管理者的業務培訓
開展宣傳教育，增強全員檔案意識是發揮檔案價值作用的前提。一套完整、準確、系統的檔案，必須發揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃。樹立科學的檔案觀，讓科室內每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責，大家盡量配合把好自己的關口。這是做好基建檔案和醫院檔案工作的有力保證。
3.3提高業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平
隨著基建檔案管理向現代化、科學化、系統化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術，努力提高自己的業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平。現代醫院管理中基建檔案管理人員應具備熟悉基建專業知識，掌握電子文檔管理和網絡技術、現代管理理論的技能。以業務素質的提高為著重點，可以爭取各種機會參加有關基建政策文件、檔案知識的學習，拓寬知識面，優化知識結構。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
[參考文獻]
[1]朱俊.檔案管理現代化的重要性[J].中華現代醫院管理雜志,2004,2(5):450-452.
一、醫院檔案管理信息化建設的重要性
（一）可以對于檔案原件起到更好的保護作用
醫院檔案信息化后，其對原件進行掃描并收藏，從而在使用人員對檔案進行提取和使用時都為其提供掃描件，這樣有效的避免了檔案原件在反復使用過程中受到破壞，而且也提高了瀏覽的速度，避免了檔案材料丟失現象的發生，實現了對原件的很好保護。
（二）可以對檔案文件的歸檔形式進一步進行改善
長期以來在醫院的檔案管理工作中，都是通過手工的形式來對檔案文件進行歸檔和整理，不僅需工大量的人力，而且還需要較長的時間才能完成，工作效率低下。而檔案管理信息化后，通過計算機軟件來對檔案進行著錄，對其自動進行分類及整理，完成檔案歸檔工作，使檔案管理人員從大量的體力勞動中解脫出來，而且能夠更快的實現利用檔案人員的查閱，使檔案歸檔方式進一步完善，有效的提高了檔案管理的效率。
（三）可以加強信息資源的整合和共享
醫院檔案信息實現信息化以后，利用統一的軟件來對對醫院的信息進行錄入、整合和提取工作，提高了醫院檔案信息的搜索和應用功能，醫院各部門都可以根據自身的需要來對信息進行調取，有效的提高了醫院檔案信息的利用率，實現了檔案信息資源管理的系統和共享性。
（四）可以實現信息資源的快捷使用
醫院檔案實現信息化后，實現了檔案信息的智能檢索，使用者可以通過檔案信息查詢系統實現快速的檢索，在最快時間內獲得自己所需要的檔案信息，具有較高的效率，而且可以進行搜索的信息范圍較廢棄物物流，實現了檔案目錄及內容的全面履蓋。
（五）可以使檔案管理模式更加完善
長期以來醫院檔案都是以紙質載體的形式存在的，這不僅受到紙張的限制，而且在保管過程中還人受到環境的限制，而且還要做好防蟲工作，避免檔案受到侵蝕和損壞，而且紙質檔案還需要占用較大的空間進行保存，不僅管理工作難度較大，而且管理費用也較高，使醫院發展過程中成本增加。而醫院檔案信息化后，其不僅可以實現快速的檢索，而且對電子文件進行保管減少所占的空間，而且保管起來較為容易，就這使醫院檔案的利用率得到較大程度的提高，而且使檔案的原件實現了更好的保護。
二、醫院檔案管理信息化建設過程中存在的問題
（一）醫院檔案信息化管理基礎設施不到位
目前，在我國的醫院中還存在著醫院檔案信息化建設重視度不高、局域網建設不夠完善的情況。例如進行的檔案信息工作沒有安裝完善的軟件和硬件設備。運用計算機主要對數據信息進行處理，整體的信息化基礎設施水平不夠高，進而不能充分的將檔案部門具備的功能發揮出來。
（二）缺乏規范的管理制度
由于醫院的檔案信息化管理還存在著建設體制不完善、分工職責不明確、構建機制不健全的情況，進而不能很好的對檔案信息進行統一管理，導致相關的檔案信息法律規范不夠完善。
（三）缺乏信息化建設人員
在醫院檔案管理工作中，管理人員普遍年齡較大，層次老化，并且多為兼職人員，沒有專職的檔案管理人員。兼職的檔案管理人員檔案管理知識不夠系統、全面，進而給醫院的檔案管理工作產生巨大的影響。
三、加強醫院檔案管理信息化建設的有效措施
（一）加大對醫院檔案信息化建設設施的投入
目前，在我國的大多數醫院中，其檔案資料主要運用紙質和照片兩種形式。這兩種形式受到通風因素、溫度因素以及防火因素等因素的影響，會給醫院的檔案管理庫房帶來不利的影響。另外，考慮到檔案存儲的空間比較大，不能有效地將檔案的指標進行永久保存。因此，在對檔案信息化進行建設時，建設軟件和硬件設施是十分有必要的。其中，硬件設施指的是計算機設備、多媒體技術設備、錄入系統以及存儲設備等；軟件設施指的是檔案的管理軟件以及文件等。
（二）加快檔案管理的數字化建設
首先，醫院通過運用數字化的方式制定相關的文件規范，將其保存為電子文檔；其次，對于已經保存過的醫院檔案管理資料來說，對其進行重新錄入工作，有效的保證檔案管理實現數字化。
（三）加強醫院檔案管理工作人員的素質
加強對醫院檔案管理人員的信息化培訓工作是十分有必要的。進行培訓時，主要對檔案管理內容、思想以及方法等進行著重講解，旨在能夠提高該部分人員對檔案管理工作的重視度。在技術方法上，主要對計算機網絡技術、信息設備以及檔案數據信息庫等方面進行培訓，提高其操作水平。
近年來，隨著電子信息技術的飛速發展和辦公自動化的逐步完善，電子計算機已被越來越廣泛地應用于辦公室的日常工作。以往手續繁雜的辦公行文、來往函件等都可以通過網絡直接在計算機上辦結。文件從產生到處理結案幾乎不使用紙和筆，由此而產生了大量的電子文件。這些電子文件以其快捷、方便等的優越性大大地提高了工作質量與效率，給我們的工作帶來了極大的便利。然而，如果一旦操作不當或染上病毒，后果不堪設想。因此，探討研究電子文件歸檔的方法，確保電子文件的安全，是當前醫院信息化建設的一項重要內容，也是檔案管理工作中一個急需解決的課題。
1 電子文件在歸檔方面的現狀與分析
1.1 從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題
1.1.1 原稿被忽視，隨意遭刪改
在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
1.1.2 歸檔程序不明確，存貯載體不安全
電子文件的歸檔就是依據歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
1.1.3 歸檔不鑒定，真偽不辨別電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作
對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
1.1.4 人員素質低，專業人才缺
電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機設備，但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。
1.2 造成上述問題的原因主要有兩個方面
1.2.1 思想認識問題
傳統的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
1.2.2 管理工作滯后問題
目前，計算機軟件的開發很快，五花八門，日新月異。
然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規范化管理的規章制度。有的單位雖然有規章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發展，這是影響電子文件歸檔的原因之二。
2 對電子文件歸檔的幾點建議
電子文件歸檔的目的就是要使人類活動的真實歷史記錄在電子信息時代更好的、更完整的、長期的保存下去。為此，筆者建議要做好如下幾個方面的工作。
2.1 更新觀念，適應形勢
做好電子文件的歸檔管理工作，既是信息化建設的必然要求，也是檔案信息化建設的重要組成部分。目前，發達國家已有60%以上的政府行政工作是通過因特網和其他電子通訊方式實現的。因此，作為當今信息時代的一名檔案工作者，要把檔案信息化建設提高到為經濟建設服務和促進檔案事業發展的高度來認識。要緊跟形勢、更新觀念、接受新事物，積極參加專業技術培訓，熟練掌握各種操作技能，以適應新時期檔案管理工作的需要。
2.2 認真收集，保護原稿
不論紙質檔案或是電子檔案，收集工作總是第一關，是做好歸檔管理工作的基礎。收集工作是否到位，對后續各環節有著很大的影響。如果該收集歸檔的文件沒有收集，不僅影響到檔案的完整性，更不用說開發與利用。對文件在處理過程中曾修改的，在附件上要有該文稿歷次修改的標記，各種修改信息應予以保留，不可任意進行刪除，要保護好原稿。
2.3 做好鑒定，確定價值
電子文件在歸檔之前，鑒定小組要對電子文件的真實性、完整性和有效性進行鑒定。第一要辨別電子文件的真偽;第二要確定電子文件的價值;第三要確定電子文件的完整性。只有真實的、有價值的電子文件才有保存的必要。
2.4 按照程序，做好歸檔
電子文件的歸檔，必須按照程序進行。首先，對應歸檔的電子文件進行收集、分類和整理;其次，對電子文件進行鑒定，確定其去留問題;再次，將電子文件脫機存儲在可靠的載體上并送交檔案室歸檔。設有虛擬電子檔案室的，可用郵件的形式傳遞到檔案室。在格式上，一般采用通用格式。如文檔文件采用doc格式，數據文件采用dbf文件等。在時間上，由各單位自定，按期限進行歸檔。在保存數量上，一般保存兩套以上同版本的電子文件，其中一套由檔案管理部門統一保管，另一套由相關業務部門異地保管。對網絡環境下生成的大量的業務電子文件也要做好備份，但不要將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。
2.5 加強防患，確保安全
存儲載體的安全與否，關系到電子文件歸檔工作的成敗。因此，對歸檔的電子文件，要采取可靠的措施，確保電子文件存儲的安全。及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和殺毒軟件實現全天候自動升級，做好檔案上傳、下載安全等和訪問權限等的防患工作。控制環境的溫度和濕度，及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中的安全與穩定。
2.6 加強培養，提高素質
1 園林監理檔案管理現狀
1.1 應收集的資料未收齊。根據施工進度，應收集相應的報審資料。施工方案、單位資質、人員資質、大型設備驗收、材料進退場、隱蔽驗收、進度款等工序都需要報監理審核后方能施工或進入下一工序。經現場檢查，發現部分工地的工程已進入到下一工序，但應報審的資料卻未收齊。有的是施工方資料員未上報，有的是監理資料員不熟悉應收哪些資料，未及時催收造成的。
1.2 收回的資料未分類整理。管理混亂是監理過程資料管理普遍存在的最大特點。很多項目的資料、圖紙都是隨意地擺放在辦公桌上，一片混亂，有些項目會用盒子裝起來，但分類粗糙，不分階段不分專業地胡亂堆放在一起，盒子的標識不清楚。要查找一份資料，只能憑記憶翻查，費時且容易造成更大的混亂。
1.3 保管不善。所謂的保管不善是指資料收回來沒設專職資料員保管，或有專職資料員，實際上資料是辦公室里所有人都可以自取自放，失去專人保管的意義，資料丟失、存放在哪里資料員都不知道。有的辦公室在一樓，資料也存放在一樓，資料容易潮濕發霉，更甚的是下雨時，雨水倒灌，所有的資料都泡水了，資料都無法保留。
1.4 沒有專門的檢索工具。這也是每個工地的資料管理的通病。每次我們到現場檢查資料要調取一份資料時，資料員都是翻箱倒柜地找，甚至是找了很久才知道沒有。這種原始的、低效率的工作方式在當今科技發達的社會顯然已經是非常落后了。重復翻查費時費力，容易造成資料混亂，沒有一個臺賬看不出缺漏也會給工作造成諸多不便。
1.5 沒有利用臺賬。每個工地都有收發文登記表，就是沒有資料利用（或借閱）登記表。由于所有人可以隨意取閱，誰拿了，有沒有拿回來、什么時候拿回來都沒有登記，實際上資料員對整個的資料概況是不了解的，資料員都對概況不了解，何以保管資料？何以提供資料給領導參考利用呢？
1.6 沒有交接手續。人員流動性大也是工地上的一大特點。當保管資料的資料員離職時其與下一任的交接只注重在工作的交接上，對資料的移交是沒有概念的。沒有一個詳細的清單，更沒有核對一下數目，沒有具體的交接手續，只是口頭上的交接，導致新人對資料的概況不熟悉，數量不清楚，完整與否也不清楚、如何接收、整理、保管、利用也不清楚。接手過來也不去檢查，當我們要調閱某份資料時，往往又是翻箱倒柜地找，如此循環，可想而知資料的管理是什么樣的狀態。
2 監理過程資料實行檔案管理
檔案管理的工作方法嚴謹、有序、高效，現場監理資料的管理可以借鑒其工作方法。
2.1 收集。監理過程資料收集不齊的原因，除了人為的主觀因素外，最大的原因是資料員跟不上施工的進度、程序，不了解相應的進度應產生哪些資料，哪些要報上來審批，固然就不會去催收，也不清楚哪些漏報。資料員要多與各監理員溝通，了解施工的進展、設備情況，或者現場查看；總監的帶動也很重要，適當地指出工程的進度及相應產生哪些資料，將會起到很好的效果；培訓，公司對資料員集中培訓后上崗。
2.2 分類整理、入盒。（1）分類。在分單位工程（或標段）階段、專業的基礎上，監理過程資料可按其內容的不同分成若干類，比如合同、準備階段文件、綱領性文件、監理記錄、造價、工程材料/構配件報審、安全文明資料、其它文件、施工管理文件、施工記錄、竣工驗收、聲像等大類，每大類下可再分屬類，比如監理記錄下的屬類可分監理日記、監理月報、監理例會紀要、監理工程師通知單/回復單及臺賬、旁站記錄、監理工作聯系單等。（2）排列。每一大類或屬類下的文件按時間的先后順序排列，相關聯的文件作為一份裝訂在一起。例如，監理工程師通知單及回復；安全隱患整改通知書及回復；材料報審表與廠家檢驗報告、合格證、見證取樣記錄、第三方檢測報告；正文與附件；塔吊安裝/使用/拆除的資料：告知書、備案登記證、安/拆單位的資質證書及安全許可證副本、安/拆合同及與總包簽訂的協議、安/拆人員的上崗證、施工方案、安全技術交底、驗收記錄、合格證明文件、司機、司索上崗證、旁站記錄等。按通知在前回復在后，正文在前附件在后的順序排列，形成一系列程序的、有內在聯系的、又一目了然的文本，就能跟清楚地了解事情的進展情況。（3）編號。每一大類對應一個類別號，可以用字母或數字表示。如（1）中所示的各大類，可用1-12表示，1代表合同、2代表準備階段文件、3代表綱領性文件、4代表監理記錄……，4.1代表監理日記，4.2代表監理月報……，如此類推。
文件盒的編號方法（在盒脊）：
4.2-（1）
盒號（第1盒）
屬類（第2屬類：監理月報）
大類類別號（第2大類：監理記錄）
若大類4下的所有文件都能放在一個盒內，則編號可只寫“4”，代表所有大類4下面的文件。
文件的編號方法：盒內每份文件要有自編號，編寫在文件右上角，用鉛筆，用阿拉伯數字表示，從“1”開始。相關聯的文件作為一份裝訂在一起只編一個文件號。
2.3 保管。資料的管理、保管原則上設專職資料員負責。可以不必做到像檔案庫房管理那么嚴格，但防潮、防濕、防盜（這里指自取自放）還是有必要的，資料最好存放在板房的二樓，設專門的柜子，上鎖。
2.4 利用。資料的保管、利用專人負責。調閱、返還都需經資料員操作，項目人員不能隨便取放。設收發文登記本、借閱、復印登記本，資料的進、出都必須登記。
2.5 檢索。隨著工程的進度，資料會越來越多，只要按以上步驟歸類整理好，編寫了與紙質版同步的電子目錄，所有的信息都可以通過電腦搜索來完成。一打開目錄就能獲悉所有文件的信息，大大節省了工程師翻查文件的時間，大大提高了工作效率。所以說，一個好的資料員能減輕一個工程師的工作量。
2.6 資料的交接。指的是資料員離任時與下一任的資料交接。資料交接要每盒資料都以目錄為基準，文件名稱、數量要逐份核對清楚，然后交接雙方在目錄上簽署姓名、日期，新任資料員留原件，復印一份給離任的資料員。
[關鍵詞]公立醫院 財務管理 內部控制 會計制度
近幾年來,各單位財務管理在實際工作中仍存在諸多問題。因內部管理制度松弛導致內部會計控制工作薄弱、賬目混亂、財產不實和數據失真。因會計人員配備不足,素質參差不齊,造成記賬隨意,手續不清,差錯頻繁和會計資料嚴重缺失;掩蓋真實的財務狀況和經營成果,任意偽造和變造虛假的會計憑證,造成會計信息失真。
醫療單位財務管理等內控制度不完善容易出現的一些問題主要表現為:
一、預算控制
存在問題:單位預算控制不嚴。內控制度要求預算控制,加強預算編制、審批、執行、調整、分析、考核等環節的管理。預算是指公立醫院根據事業發展計劃和任務編制的年度財務收支計劃。但是單位目前只考慮年度收入是否能完成計劃,大型項目設備與采購等,忽視了細節上的預算管理,預算審批不嚴格,隨意超預算項目,缺乏科學論證,監督不力,是財務部門無法有效的執行和控制預算的主要原因。
所以醫院要按照《內控規定》的要求,運用不相容職務相互分離,建立健全崗位責任制,授權批準,審計監督,內部報告等控制方法,要遵循“收支統管,統籌兼顧,積極穩妥,依法理財原則”,收入預算編制要充分考慮預算期內單位投入、新業務開展、技術引進、市場變化、價格調整、競爭對手等方面的情況,合理估計收入。
二、收入控制
存在問題:財務管理內控制度不健全,票據管理流程中,事前、事中、事后監督考核不到位,內部審計流于形式,崗位職責執行不達標,業務人員綜合素質,特別是職業道德素質亟待提高,單位不時有極少數收費人員利用退費之際貪污公款,造成不良影響。長短款不及時繳存銀行,票據管理復核不細致。
加強收入控制,按照不相容職務相互分離的原則,建立收入崗位制。明確關鍵控制點,包括提供服務、收入確認、收取費用、價格管理、價格執行、票據管理、辦理退費、退費審批、收入稽核、收入經辦等崗位、不相容職務相互分離的原則,合理設崗,確保相互制約和監督。加強業務流程控制,建立責任追究制度及隨機核查制,對違反物價政策亂收費、多收費、不合理收費、少收費的科室或個人追究相關責任。
三、支出控制
存在問題:單位領導及中層干部對支出控制的重要性認識模糊,只側重單位的收入等業務的考核指標,忽視支出指標,重視現金等貨幣監管,忽視物資等財產的控制,重視日常項目的支出,忽視預算的控制,隨機性太大。重視醫療工作,忽視財務管理和成本核算。
所以要建立支出控制的方法,崗位控制。合理劃分責任單位,確定責任中心,各責任中心在某權責范圍內負責對支出的管理和控制,保證經辦支出業務人員與審批人員崗位相分離。經辦支出業務人員與復核業務人員崗位相分離。支出審核與辦理結算業務崗位相分離。未授權批準控制,任何人不得辦理支出業務的全過程,一切支出均需先申請,建立支出、審批流程,明確支出審批人員審批權限。建立支出預算控制,加強審核控制和分析控制。
四、貨幣資金控制
存在的問題:單位貨幣內控制度不侖,出納崗位有坐支的現象。有些職能部門以項目任務急為由,不按程序履行審核手續。合同雙方未蓋章,要求預付設備及工程款。會計等業務人員不認真核查發票是否合格,審簽手續是否齊全,是否是預算內項目,大額開支是否有黨政會議通知,是否有合同約定,合同條約簽訂是否不合理等。不及時做銀行余額調節表,出現未達賬項目不及時查對,財務專用章管理登記不嚴,造成偷蓋現象引起經濟糾紛。
對存在的問題要按照《內控制度》整改,貨幣資金控制就是對貨幣資金和相關崗位以內部牽制為起點,在崗位設計、授權控制、程序控制等方面均以任何部門或個人都不能有單獨控制任何一項或一部分業務的權利為基點,要求責任分工上每項業務通過交叉檢查或交叉控制,充分體現相互制約、相互監督的特點。
五、藥品及庫存物資控制
存在問題:崗位職責不太清晰,會計、保管、采購責任不清,管理混亂,賬賬不符,賬實不符;盲目采購,積壓浪費。
公立醫院藥品及庫存物資在公立醫院資產中所占比重大,而且品種繁多,貫穿于整個醫療業務活動進程。要加強藥品及衛生材料等庫存物資控制,保證藥品和庫存物資的真實性、安全性、完整性。藥品和庫存物資控制的重點主要是采購計劃編制,申請采購,授權批準,驗收入庫,采購付出,倉儲保管,出庫、盤點核對、處置等關鍵環節,以及防止藥品和庫存物資的缺貨、積壓、被盜、毀損和流失等方面。
六、固定資產控制
存在問題:單位固定資產的管理是一項重要的工作,目前單位固定資產管理不十分到位,多年來經過幾次清產核資工作雖然已基本摸清固定資產的實際狀況,但無專人管理而缺乏延續性,在資產購置前缺少科學的論證和責任區分。有些部門領導只想購買新設備,不認真做可行性研究,不做社會和經濟方面的細致論證,設備買回來后擱置不用,造成資源浪費,風險增大,固定資產缺少系統管理,制度建設不到位,操作性實施性較差,在調用設備上不預先履行手續,隨意性較大。各部門接受捐贈設備不通知管理部門,設備監管人員素質有待提高。
公立醫院根據業務發展的實際需要和資源條件,對固定資產建設或購置進行可行性研究,編制投資計劃應通過集體討論決策。要對需要增加的固定資產進行論證后編制預算,以防止肓目構建。單位必須成立可行性論證小組和處置小組,由分管領導,管理財務、審計核查、監督等部門人員組成或外聘專家參加。一般應從可行性、必要性、科學性及實用性等四個方面進行論證。
七、工程項目控制
存在的問題:近幾年來包括醫院在內的單位擴建較多,因長期不搞基本建設,人員配備不齊且無專業工程師,對各項基本建設政策、程序不太了解,制度建立不全,辦理各項基本建設手續比較遲緩。特別是隱蔽工程方面有隨性簽證、盲目性指揮等現象。最重要的是責任心不強,基本建設檔案的原始資料歸檔不及時,比較混亂。基本建設財務管理核算不到位,沒有按項目建立明細賬核算。
要制定基本建設財務管理辦法,設立基本建設會計崗位,實行獨立會計核算,依法管理和使用基建資金,按立項文件規定及時統籌資金;依據工程預算、合同、監理報告、審計意見和權限規定的審批金額支付工程費用;做好工程驗收工作,協助辦理工程竣工結算,按時完成工程項目竣工財務決算。根據審批意見調整相關賬務,辦理固定資產移交手續。不相容職務相互分離,概預算編制與審計分離,項目實施與價款支付分離,竣工決算與竣工審計分離。
八、債權和債務的控制
存在問題:近幾年來醫院搞基本建設由于沒有上級撥款,全靠貸款解決,造成醫院資金短缺壓力增大,醫院要創收要生存就出現了亂收費現象,增加了病人負擔。醫保制度改革方案實施以來,基本解決了群眾看病難的問題,但是醫療保險機構欠醫院幾千萬元甚至上億元醫藥費賬結不回來,形成三角債。造成醫院資金周轉困難,為了繼續經營向商業銀行貸流動資金付藥品衛生材料、電、水費用等。以上幾個方面造成醫院負債經營。債權債務沒設專人催收管理,不及時清理債權債務,時間一長形成呆賬,給醫院造成經濟損失。
公立醫院應該嚴格控制舉債規模,公立醫院的籌資業務要嚴格按照國家的法律法規進行,規范授權審批以及合同或協議等法律文件,保證籌資活動的合規性、合法性和合理性。
九、監督檢查
存在問題:單位都有紀檢監察、審計部門,每年還有中介審計機構參與的審計,有些單位還是存在住院處收費人員用退費、預繳金貪污犯罪。主要是領導對財務管理工作重視不夠,紀檢監察、審計部門檢查力度不夠,外部審計雖然年年參與審計,有些是專門專項審計,有些是只走過場,缺乏全過程細節的審計。
在監督檢查的過程中需要注意建立監督檢查機構,對內部控制制度進行符合性測試,對內部控制制度的建立和執行情況進行調查,以及對內部控制制度進行評價和編寫評價報告。各級衛生行政主管部門在監督檢查時重點檢查單位內部控制制度的合法性、合理性、健全性和有效性。
