時間：2023-03-16 16:35:00
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成都市市、縣兩級社保經(jīng)辦機構(gòu)按照《規(guī)定》的要求，通過制定業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作方案、檔案管理實施辦法、實施細則等措施，不僅將社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作納入了年度工作計劃和發(fā)展規(guī)劃之中，而且納入了目標管理。市、縣兩級社保經(jīng)辦機構(gòu)還成立了由局領(lǐng)導(dǎo)為組長、相關(guān)處（科）室負責人為成員的業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負責領(lǐng)導(dǎo)和組織單位社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作。根據(jù)工作方案和管理辦法，結(jié)合社會保險業(yè)務(wù)檔案工作實際，各單位都配備了政治可靠、忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、相對穩(wěn)定、文化水平高（大專以上學(xué)歷）的專兼職檔案管理人員，建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)檔案工作流程，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)檔案人員的崗位職責，并將業(yè)務(wù)檔案工作列入社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作程序，與業(yè)務(wù)工作同布置、同落實。在實際工作中，則由領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任和專職檔案管理人員對各處（科）室業(yè)務(wù)檔案工作進行監(jiān)督指導(dǎo)，各處（科）室兼職檔案管理員負責對本部門形成的業(yè)務(wù)檔案材料進行收集、整理。此外，成都市檔案局、市社保局、市醫(yī)保局聯(lián)合成立了社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理驗收工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由雙方領(lǐng)導(dǎo)為組長，相關(guān)處室負責人為成員，指導(dǎo)開展全市社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作。
二、以制度建設(shè)促進社會保險業(yè)務(wù)檔案的設(shè)施建設(shè)
成都市根據(jù)《規(guī)定》的要求，結(jié)合社會保險業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年來加大了對社會保險業(yè)務(wù)檔案設(shè)備設(shè)施的投入，為業(yè)務(wù)檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上，市社保局業(yè)務(wù)檔案庫房250余平方米，做到了檔案庫房、檔案查閱室和辦公室三分開。大多數(shù)縣（市、區(qū)）社保經(jīng)辦機構(gòu)檔案庫房也達到了40平方米/萬卷的標準，能夠容納近期應(yīng)接收的社會保險業(yè)務(wù)檔案。其中，龍泉驛區(qū)人社局建立了檔案管理中心，集中統(tǒng)一管理社會保險業(yè)務(wù)檔案，中心建筑面積達400余平方米，除做到“三室分開”外，還設(shè)置了檔案整理等業(yè)務(wù)用房。在檔案設(shè)備設(shè)施配置上，各社保經(jīng)辦機構(gòu)均配備了符合國家要求的檔案柜（架）和檔案裝具，并按照檔案安全管理的“九防”要求，配備了溫濕度計、空調(diào)、除濕機、滅火器、防盜門窗等設(shè)備設(shè)施；配備了計算機、打印機、刻錄機、復(fù)印機、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。這些設(shè)備和設(shè)施，從物質(zhì)上確保了社會保險業(yè)務(wù)檔案的安全保管和有效利用。
三、以制度建設(shè)促進社會保險業(yè)務(wù)檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)
為提升社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的專業(yè)化水平，成都市本著對歷史負責，為現(xiàn)實服務(wù)的宗旨，按照《規(guī)定》和四川省人社廳、四川省檔案局對社會保險業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化建設(shè)的有關(guān)要求，市人社局和市檔案局聯(lián)合印發(fā)了《成都市〈社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）〉實施細則》，要求市、縣兩級社保經(jīng)辦機構(gòu)通過建立社會保險業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管、保密、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、移交等制度，加強社會保險業(yè)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)工作。在收集方面，該《實施細則》要求各社保經(jīng)辦機構(gòu)定期對各種門類、載體檔案和相關(guān)資料進行收集，確保各種業(yè)務(wù)檔案材料歸檔及時、完整。在整理方面，按照《實施細則》的要求，全市統(tǒng)一制定了社會保險業(yè)務(wù)檔案分類整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通過市、縣兩級檔案行政管理部門加強督促指導(dǎo)，嚴把業(yè)務(wù)檔案整理質(zhì)量關(guān)。在保管方面，《實施細則》要求全市各社保經(jīng)辦機構(gòu)對各門類、載體業(yè)務(wù)檔案材料進行集中統(tǒng)一管理，除了按照保管期限、年度、類別排列外，還要做到業(yè)務(wù)檔案存放位置的指引標識清楚。同時，各社保經(jīng)辦機構(gòu)檔案管理人員還須定期對業(yè)務(wù)檔案的保管情況進行檢查，確保檔案的規(guī)范、安全管理。
四、以制度建設(shè)促進社會保險業(yè)務(wù)檔案的利用服務(wù)
為方便群眾查閱利用社會保險業(yè)務(wù)檔案，成都市市、縣兩級社保經(jīng)辦機構(gòu)按照《規(guī)定》的要求，修訂完善了社會保險業(yè)務(wù)檔案查閱利用制度。目前，全市社保經(jīng)辦機構(gòu)已全部使用統(tǒng)一的文檔一體化管理系統(tǒng)對社會保險業(yè)務(wù)檔案進行管理，都建立了業(yè)務(wù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，編制了規(guī)范的業(yè)務(wù)檔案檢索工具，實現(xiàn)了快速、準確查閱業(yè)務(wù)檔案的目的。成都市人社局還開通了社會保險業(yè)務(wù)網(wǎng)上經(jīng)辦系統(tǒng)，參保單位和個人不僅可以在網(wǎng)上辦理參保登記、信息變更、網(wǎng)銀繳費等業(yè)務(wù)，還可以查詢社保信息、歷年繳費標準、業(yè)務(wù)辦理情況等。
五、以制度建設(shè)促進社會保險業(yè)務(wù)檔案的問題整改
我國人力資源和社會保障個人檔案由來已久，對社會發(fā)展起到一定的推動作用，但隨著科技水平的不斷進步，個人檔案的管理工作并沒有跟上時代的步伐，缺乏現(xiàn)代化的管理，內(nèi)部的的組織制度、人員素質(zhì)等還有很大的進步空間，這些都是新時期個人檔案管理所面臨的問題和挑戰(zhàn)。（一）監(jiān)管組織待完善，人員素質(zhì)待提高人力資源和社會保障個人檔案管理的內(nèi)部監(jiān)管能力有待提高，業(yè)務(wù)量大、任務(wù)重的工作特點，直接導(dǎo)致了內(nèi)部監(jiān)管組織的漏洞。此外，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高也是管理工作中的嚴重問題，由于檔案管理工作的特性，往往會出現(xiàn)正式職工編制不足，一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象，有的工作人員尚未取得相關(guān)的從業(yè)資格證書，難以保證個人檔案管理的工作質(zhì)量，進而造成一些錯誤和問題，嚴重影響了人力資源和社會保障工作的穩(wěn)步發(fā)展。（二）信息化建設(shè)滯后，辦公效率較低下現(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)早已滲透到社會發(fā)展和人民生活的各個領(lǐng)域，且產(chǎn)生了巨大的推動與促進作用，大大提高了現(xiàn)代辦公的效率跟質(zhì)量，然而在人力資源和社會保障個人檔案管理工作中，信息化的運用尚未完全普及和完善，管理的系統(tǒng)信息無法共享，難以及時核實個人的相關(guān)信息，導(dǎo)致各種社會保障基金問題難以預(yù)防和查處，例如重復(fù)領(lǐng)取、漏報、瞞報等，不利于社會保障工作的合理有序進行，加上缺乏信息化處理，辦公效率低下，大量工作積壓，導(dǎo)致許多信息的不大及時處理，大大阻礙了個人檔案管理水平的進一步提高。
二、人力資源和社會保障個人檔案管理的發(fā)展策略
為促進我國人力資源和社會保障個人檔案管理適應(yīng)時展的要求，適應(yīng)人民群眾日益提高的生活標準，需要正式個人檔案管理存在的不足和缺陷，細致分析，從中把握問題的實質(zhì)并采取相應(yīng)的發(fā)展策略，只有如此，才能促進人力資源管理水平的提高，保證社會保障的質(zhì)量，讓個人檔案管理更好地服務(wù)于社會。
（一）提高檔案人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)個人檔案管理要求工作人員有著扎實的檔案管理的理論知識，熟練掌握計算機技術(shù)，擁有高度的責任感、職業(yè)道德以及認真細致的工作態(tài)度。加強思想教育，充分認識到檔案管理的重要性和實際意義，增強自身責任感榮譽感，提高工作效率，檔案人員還要掌握并熟練運用數(shù)字化、信息化技術(shù)，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化知識，通過教育培訓(xùn)、學(xué)習交流等形式，不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，建立一支業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬、工作作風優(yōu)良的檔案管理團隊。
（二）加強個人檔案管理制度建設(shè)建立一套系統(tǒng)全面、科學(xué)合理、操作性強的內(nèi)部管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度等，明確具體的責任制度，責任到人，科學(xué)設(shè)置業(yè)務(wù)科室和職責崗位，堅持政務(wù)公開，進一步規(guī)范工作流程，形成嚴格高效、統(tǒng)一規(guī)范的業(yè)務(wù)程序，加大監(jiān)督力度，全方位監(jiān)督管理，定期對個人檔案管理進行審查，嚴肅處理違法亂紀行為，切實增強檔案管理監(jiān)督的權(quán)威性和執(zhí)行力。不斷學(xué)習，吸取先進的管理經(jīng)驗和教訓(xùn)，及時調(diào)整不合時宜的規(guī)章制度，確保業(yè)務(wù)工作與時俱進，促進人力資源和社會保證個人檔案真正服務(wù)于民。
（三）建立現(xiàn)代化檔案管理模式加強人力資源和社會保障個人檔案管理的信息化建設(shè)，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督的作用，建立現(xiàn)代化的檔案管理模式。樹立檔案現(xiàn)代化管理的意識，加深對先進檔案管理知識和方法的學(xué)習，掌握先進的個人檔案管理技能，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。利用先進的現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案，注重對網(wǎng)絡(luò)、對計算機的使用，使個人檔案管理數(shù)據(jù)化、信息化，發(fā)揮信息化優(yōu)勢，方便管理和監(jiān)督，提高工作效率，改變傳統(tǒng)復(fù)雜繁瑣、費時費力的工作狀態(tài)，既避免了人員分配不準的現(xiàn)象，有降低了人為因素對檔案管理帶來的影響。
三、結(jié)語
社會養(yǎng)老保險檔案包括社會養(yǎng)老保險相關(guān)業(yè)務(wù)的所有原始資料，比如參保人個人的信息賬戶、繳費資料、養(yǎng)老金的發(fā)放資料和有關(guān)業(yè)務(wù)的書面資料等。社會養(yǎng)老保險檔案管理的有關(guān)部門和工作人員在分類管理檔案時，應(yīng)當做到規(guī)范化，做到高標準、嚴要求，并建立健全相關(guān)檔案管理制度和標準。在管理有關(guān)檔案時，要嚴格遵循工作原則，將具有實用性和長遠利用價值的資料歸檔、存檔，將能夠充分體現(xiàn)單位活動的有效材料完整備案，以滿足后期使用和考察的需要。然而，社會養(yǎng)老保險檔案的存檔并不是將所有資料記錄、儲存，而是將處在存檔范圍和要求之內(nèi)的有關(guān)文件和具有實際利用價值的資料分類整理并存檔，具有參考性且非最終定稿的文件是不需要存儲的。在明確分類的基礎(chǔ)上做好檔案歸檔工作，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。
此外，檔案管理部門要建立健全社會養(yǎng)老保險檔案管理制度和標準，要建立能夠?qū)⑺泄ぷ鳝h(huán)節(jié)包括在內(nèi)的檔案管理制度。以文件的實際來源和自身價值為依據(jù)，進一步確定檔案管理的方式方法、具體流程、檔案資料分類方式等。這些方案的確定要嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》等現(xiàn)行法律的規(guī)定，以城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險的實際狀況為重要依據(jù)，不斷健全檔案管理分類制度、檔案保密制度和檔案存檔制度等。在此過程中，要做到每一個檔案管理部門都能夠嚴格遵守規(guī)章制度，以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標準化，實現(xiàn)社會養(yǎng)老保險檔案的科學(xué)分類、集中管理、規(guī)范有序等，不斷完善我國社會養(yǎng)老保險制度。
2信息化檔案管理
信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷進步，使得各行各業(yè)的工作效率都在不斷提高，以完全人工的方式完成城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作已經(jīng)不能滿足時代的要求。人工的方式不僅會耗費大量的人力、物力，也會限制工作效率。傳統(tǒng)的社會養(yǎng)老保險檔案管理方式大都為紙質(zhì)書面記錄和個人檔案的存放，這樣不僅占據(jù)了大量的工作時間，也占據(jù)了較大的空間存放資料，并且這些紙質(zhì)資料不易保存，隨著時間的推移，會出現(xiàn)紙質(zhì)泛黃、篩選困難等問題。信息化的社會養(yǎng)老保險檔案管理不僅能夠改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理工作方式，使其成為信息化、數(shù)字化的信息，做到檔案管理電子化，還能夠完全代替人工實現(xiàn)檔案的查詢和檢索，大大地提高信息檢索的效率和準確度。信息化的檔案管理方式使大量的原始書面資料被有效地壓縮和快速記錄，在節(jié)省了空間的同時也大大地延長了資料、檔案保存的時間，并且有效地降低了保存難度。同時，存檔和編碼社會養(yǎng)老保險檔案并且建立計算機檢索信息系統(tǒng)，能夠徹底實現(xiàn)檔案管理的改革和創(chuàng)新。由計算機檢索、掃描獲得信息代替人工查找、翻閱檔案資料原件，節(jié)省了大量的時間，并且在很大程度上提高了工作的準確度和效率。
社會養(yǎng)老保險部門在分類和管理檔案時，要科學(xué)歸檔，提高工作質(zhì)量，要注意記錄存檔的時間和類型。普通的業(yè)務(wù)文件、退休記錄和審計等資料的存檔時間為次年的年中，即6月底，而社會養(yǎng)老保險的結(jié)息時間為每年的6月份，會計的管理存檔時間為隔年存檔，基本信息的檔案歸檔時間為所有業(yè)務(wù)項目結(jié)束之后。其中，最重要的是影音資料和照片等資料檔案。這些資料要在第一時間內(nèi)存檔處理，以合理的歸類方式完成檔案資料的選取、收集和初步記錄，根據(jù)一定的規(guī)律，比如參保人的參保時間或是其他特點建立、記錄和合理存放檔案，確保再次查找時的準確度，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在檔案管理的過程中，要實現(xiàn)檔案的科學(xué)分類和存檔，做到存檔、歸檔有律可循，避免無序存檔的情況發(fā)生，切實提高檔案管理工作的有效性。
3實用化檔案管理
社會養(yǎng)老保險檔案的創(chuàng)建和存儲是為了為之后的查找和檢索工作提供便利，使參保人與社會養(yǎng)老保險管理部門及時、準確地找到所需要的信息進行核對和審查等。有關(guān)檔案管理示意圖的繪制也是為了檔案存儲能夠更加便捷。因此，檔案管理部門應(yīng)當制訂科學(xué)、有效的社會養(yǎng)老保險查詢和檢索工具，比如創(chuàng)建全引式的目錄、建立專題形式的索引和編寫案卷形式的目錄等。在檔案管理工作人員的工作過程中，有關(guān)部門要配備適應(yīng)性強的社會養(yǎng)老保險檔案管理軟件和系統(tǒng)，使信息化的檔案管理形式和計算機信息檢索方式能夠為其提供方便。這樣，不僅能夠為工作人員的信息檢索、查詢工作減輕負擔，還能夠有針對性地保護社會養(yǎng)老保險檔案。為了實現(xiàn)社會養(yǎng)老保險檔案管理工作服務(wù)社會的目標，有關(guān)部門要提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力。新形勢背景下的檔案管理工作需要具有較高工作水平的工作人員完成檔案管理工作。檔案管理部門在分配具體的管理工作和責任的同時，應(yīng)要求工作人員具有能夠完成業(yè)務(wù)辦理和檔案管理雙重工作任務(wù)的能力。要將這兩項工作任務(wù)在年初分配，并將其歸入工作任務(wù)考核內(nèi)容中，明確工作職責和標準，明確要求工作人員具備較高的工作素質(zhì)和政治覺悟，在創(chuàng)新的同時具備專業(yè)的工作能力。只有不斷提升工作人員的素質(zhì)，才能為社會養(yǎng)老保險檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)，加快檔案管理實用化的步伐，達到檔案管理工作為社會服務(wù)的目的。
4結(jié)束語
一、社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理
近年來，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的檔案管理已經(jīng)進行了多方面的改善。之所以對社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理不斷地進行完善，是因為最終的目的是要避免養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的不真實、不完整和不安全性。社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理是提高養(yǎng)老保險保障的一種重要手段，通過為參保個人及社會有關(guān)方面提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)來促進社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的發(fā)展。有數(shù)據(jù)資料表明，在檔案服務(wù)工作趨于信息化、網(wǎng)絡(luò)化的今天，必須要對社會養(yǎng)老保險檔案管理工作進行改革，才能適應(yīng)當今時代的需要。因此，在新形勢下，為了不阻礙社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作適應(yīng)社會保險事業(yè)的發(fā)展，必然要對社會養(yǎng)老保險檔案管理工作提出更高的要求。目前，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理主要存在以下幾點問題：一是缺少規(guī)范化的檔案管理制度；二是信息化檔案管理水平較低；三是檔案管理人員管理素質(zhì)有待進一步提高。
二、提高社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的對策
（一）完善和規(guī)范檔案管理制度
社會養(yǎng)老保險檔案的保管要做到制度建立、專人負責、安全存放和交接銜接。社保經(jīng)辦機構(gòu)和企業(yè)應(yīng)建立社會養(yǎng)老保險檔案管理制度，明確管理人員分工和職責，對檔案建立、維護、交接等環(huán)節(jié)進行制度化管理。檔案紙質(zhì)材料應(yīng)當排列整齊有序，儲存在專門的場所，重要材料應(yīng)復(fù)印備份，檔案電子數(shù)據(jù)應(yīng)當有比較強的網(wǎng)絡(luò)安全性，必須做到異地備份，數(shù)據(jù)格式要有清晰的說明以便日后升級維護。這里特別要強調(diào)交接環(huán)節(jié)一定要尤其重視，嚴防脫節(jié)，否則會給后續(xù)工作帶來無法預(yù)計的困難。
（二）對社會養(yǎng)老保險檔案進行科學(xué)分類和有序整理
1.科學(xué)分類檔案分類不僅是檔案文件整理中的一個工作程序，更重要的是在整個歸檔文件整理工作中具有主導(dǎo)的作用。沒有合理的分類，歸檔文件收集整理工作就無法開展下去。歸檔文件只有賦予鮮明的特征，才能加以區(qū)別和聯(lián)系，便于保管和利用。所以，確定養(yǎng)老保險檔案的分類標準，實現(xiàn)科學(xué)分類，是檔案歸集、整理和保管的基礎(chǔ)，同時又指導(dǎo)著其他各項工作的有序展開。2.平時歸檔平時歸檔是立卷人員依照檔案分類與范圍。將已經(jīng)辦理完畢的文件材料，隨時歸入臨時卷夾（卷盒）內(nèi)，這就是平時歸檔。平時歸檔要“隨辦隨歸”，不得積累到第二年立卷時再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯(lián)系，保證歸檔文件材料的齊全完整。3.有序整理檔案的整理，應(yīng)按各類檔案的歸檔范圍，由各職能部門負責收集整理。歸檔文件材料的排列，要按照各類文件材料歸檔的范圍、發(fā)生時間、重要程序分門別類地收集和整理，依次進行排列。檔案在整理后，要去掉金屬物，對破損的應(yīng)按裱糊技術(shù)要求進行托裱。4.合理編號整卷裝訂的案卷其全部卷內(nèi)文件要編統(tǒng)一的順序頁號。并以“件”為單位在文件材料的首面加蓋歸檔章。5.編制目錄歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、所在頁號（或件號）以及備注等項目。件號即文件材料的排列順序號；責任者是指制發(fā)文件材料的組織或個人；文號即發(fā)文的字號；題名即文件材料的標題；日期即文件材料的形成時間；頁數(shù)即填寫一件文件材料的總頁數(shù)；備注即需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出和銷毀等。6.標準化裝訂按照國家最新的檔案管理辦法，文書類檔案可以不裝訂，可按件和保管期限直接裝盒。而會計類和養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)類檔案必須裝訂成冊。裝訂材料，必須選用經(jīng)檔案行政部門認可，符合檔案保護要求的安全材質(zhì)。裝訂檔案，一律采用案卷左側(cè)裝訂，并將左、下側(cè)對齊，采用“三孔一線”的方法裝訂。7.填寫卷面案卷封面項目包括：全宗名稱、案卷標題、起始時間、保管期限、件、頁數(shù)和歸檔號。案卷封面項目的填寫，要求內(nèi)容完整、概括準確、字跡整潔、一目了然。8.檔案裝盒不同類別、不同年度、不同保管期限的歸檔文件材料不能放入同一檔案盒。檔案盒的厚度與歸檔文件材料的厚度相適應(yīng)，避免歸檔文件材料彎曲受損。9.定期移交按照有關(guān)規(guī)定，凡在工作中形成的在歸檔范圍內(nèi)的文件材料，均由相關(guān)責任部門進行整理、立卷、裝訂，并定期移交檔案部門歸檔。各職能部門應(yīng)在次年初向檔案管理部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。應(yīng)歸檔的文件材料要齊全完整。10.規(guī)范排列案卷移交檔案室后，管理檔案人員要將一個年度、一個類別的案卷進行系統(tǒng)化的排列，使卷與卷之間保持一定聯(lián)系，固定順序，便于查找利用。
三、實現(xiàn)社會養(yǎng)老保險信息化、網(wǎng)絡(luò)化
社會養(yǎng)老保險檔案要實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。要充分利用計算機數(shù)據(jù)庫管理功能和網(wǎng)絡(luò)平臺，建立養(yǎng)老保險檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。這是我國社會保障體系建設(shè)、社會保障信息化建設(shè)和提高社保經(jīng)辦機構(gòu)管理服務(wù)水平的必然要求，也是現(xiàn)代化社會養(yǎng)老保險檔案管理的發(fā)展方向。檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化不僅有存儲量大、檢索方便、數(shù)據(jù)傳遞快速便捷等優(yōu)點，而且在實現(xiàn)資源共享、提高統(tǒng)籌層次方面也有現(xiàn)實意義。
四、結(jié)語
綜上所述，在新形勢下，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作仍然是需要關(guān)注的一個領(lǐng)域。針對社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理中不適應(yīng)當前時代需求的問題，要通過完善和規(guī)范檔案管理制度、提高信息化檔案管理水平以及提升檔案管理人員素質(zhì)等途徑進行改革，才能確保社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的有效性。
作者:劉志忠 單位:承德縣社會保險事業(yè)管理局
參考文獻：
關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險社保業(yè)務(wù)檔案管理
一、維護社會保險檔案，保護職工權(quán)益
隨著群眾養(yǎng)老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權(quán)益無法得到保障，并在實踐中產(chǎn)生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養(yǎng)老保險統(tǒng)籌工作，由于當時技術(shù)手段比較落后，加上對業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊、企業(yè)職工養(yǎng)老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關(guān)材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險權(quán)益。
隨著國有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關(guān)系、中斷繳費情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的**，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，**成為市水泥廠的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月**參加了當?shù)氐酿B(yǎng)老保險。1998年**離開去了新疆打工。2009年，**從新疆特地趕回到市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險繳費情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？**的心里忐忑不安。來到社保所，檔案員根據(jù)**的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載**詳細繳費情況的職工養(yǎng)老保險卡。**一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。市社保所依據(jù)**的養(yǎng)老保險卡，重新為她補辦了養(yǎng)老保險手冊，恢復(fù)了繳費情況。
二、社會保險業(yè)務(wù)規(guī)范化管理
在市，類似**的情況非常的多，在養(yǎng)老保險手冊丟失的情況下，市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養(yǎng)老保險手冊，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務(wù)檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對社保經(jīng)辦機構(gòu)來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，市社保經(jīng)辦機構(gòu)只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設(shè)、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長遠規(guī)劃、年度計劃及有關(guān)人員的崗位職責中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標，與業(yè)務(wù)工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護社會保險業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時對業(yè)務(wù)檔案進行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進一步開展。
社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護了參保人員的權(quán)益。市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險費，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險繳費分解表，社保機構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準確數(shù)字。企業(yè)補繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。
三、社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標準化
社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標準化。
3.1統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。:
3.2統(tǒng)一檔案室標準。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標準至關(guān)重要。為此，市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機等專用設(shè)備。
3.3統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責，社會保險業(yè)務(wù)檔案共分六類三十八項，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集、積累、整理、保管、應(yīng)用、查詢服務(wù)工作。
