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文檔管理論文優選九篇

時間:2023-03-16 16:37:46

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文檔管理論文

第1篇

在知識經濟時代,科學技術發展迅猛,社會的信息化水平持續提高,網絡逐漸滲透到人們的日常生活之中,大眾對網絡的依賴程度不斷提高。網絡的影響效力持續擴散,帶動了信息的流通,人們可以隨時隨地的通過網絡獲取到更多的信息。社會信息化程度的不斷加深,使得信息的共享性和流通速度不斷提高,要想提升文化館檔案管理的工作質量,創建和營造出有文化館特色的檔案信息網絡是文化館檔案管理工作的當務之急。我們必須要清醒認識到,在信息化時代,如果文化館一直沿用傳統的檔案管理辦法,不僅不利于發揮文化館在社會建設和發展中的功能與效用,同時也不利于非物質文化遺產的傳承與發揚。因此為了讓文化館履行好其在社會建設和發展中的職責,并且讓更多的人參與到非物質文化遺產的整理、保護工作中,讓中華文化能夠持續的發揚下去,文化館應加大對檔案管理信息系統的投資力度,全力推進文化館檔案管理工作的信息化進程。構建檔案信息網絡服務平臺,利用網絡平臺在信息傳播、渠道以及技術上的優勢,對館藏資源進行深入開發與挖掘,向用戶提供更加便捷、優質的服務,推動文化館檔案資源與社會的同步發展,確保文化館檔案管理工作能夠與時俱進,為檔案信息的合理流通提供有力的保障。此外,隨著檔案管理信息網絡的建立,也為不同地區之間文化館的檔案信息交流提供了方便,提高了文化館檔案信息資源的使用效率,推動了信息資源的快速流動,促進了文化館檔案管理的信息化發展。

二、加強對檔案管理人員的專業培訓

當前我國的文化館職能的不斷更新和豐富,文化館的檔案工作也正由原來的檔案管理向檔案信息中心轉變,因而如果文化館的檔案工作人員還抱著原來的工作方式和態度來參與到文化館的檔案工作中來是不夠的,且隨著文化館檔案管理信息化程度的不斷提高檔案管理人員的業務能力必須要有所增強。首先就檔案管理人員的職業道德素養而言,文化館要加強對檔案工作人員的道德宣傳和教育,提高檔案工作人員的道德素養。檔案工作與一般的服務性工作不同,它的效益是通過服務對象利用檔案后所取得的經濟效益和社會效益來實現的;且文化館的檔案多是與我國的非物質文化遺產有關,是珍貴的歷史資料,檔案工作者不能盲目的向利用者提供檔案資料;再有文化館的檔案管理工作是十分復雜和繁瑣的,需要對所有的非物質文化做詳細和準確的記錄與編排。因此文化館的檔案管理工作是頗為特殊,且意義非凡的,對檔案工作人員的職業道德素養的培訓和教育是必要的。其次,是檔案管理技術和知識的培訓。隨著文化館館藏資源的不斷豐富,以及與管理信息系統應用的普及,文化館的檔案管理人員單靠基礎的文化科學知識是不夠的,還需要具備更加豐富而專業的檔案管理知識,并且能夠較為熟練的運用現代電子計算機設備和通訊設備來進行檔案的管理。因此文化館需要定期組織檔案工作人員進行專業知識和技能的培訓,從整體上提高檔案管理員的業務能力,確保檔案管理工作人員的配置與設備相配套,進而有效提升文化館檔案管理的工作質量。

三、建立統一的文化館檔案管理體制

第2篇

人事檔案的功能是由服務對象、內容構成、管理方法等各種因素決定的,人事檔案可以全面真實地反映出記錄對象的基本信息,包括:基本數據、專業特長、工作經歷、業績水平、政治信息等。傳統的人事檔案管理是封閉的、單一的,不能夠很好地實現以上的人事檔案功能。市場經濟運行客觀上要求建立完善的人事檔案管理制度,實現人才的合理配置,充分反映出人才的基本信息以及工作記錄,這樣才能夠為企事業單位選聘人才提供準確而可靠的信息。對人事檔案管理制度進行改革,需要調整人事檔案管理重心,改變傳統管理中重數量輕質量、重外延輕內涵、重自身發展輕社會效益的管理傾向,傳統人事管理模式基本屬于靜態保管型的管理,見物不見人,無法建立起與社會協調發展的人事檔案管理模式,始終處于一種自我封閉的、盲目的管理狀態之中。人事管理制度改革必須牢固樹立科學發展的指導理念,從社會需求的角度出發,以為人服務為中心,突破傳統服務理念、技術手段、管理體制的制約,將死檔案變為活信息,從而促進市場經濟的全面協調發展。

二、當前檔案管理改革中存在的問題及其原因分析

第一,人事檔案材料的誠信度不高。近年來,企事業單位加快了產權制度和人事制度的改革,流動人員大幅度增加,結果導致配套管理措施跟不上,人事檔案材料造假時有發生,誠信度大大降低,這已經成為當前人事檔案管理制度無法發揮作用的最大阻礙性因素。檔案材料的領會就是誠實信用,這也是檔案存在的基本價值,所以真實性是人事檔案賴以生存的前提,也是它得以發揮作用的基礎,是認識檔案的生命。

第二,當前人事檔案存在內容質量不高的問題。優秀的人事檔案應該全面、真實地記錄著人各方面的發展,應該是人最具說服力的正面材料,但是事實證明,當前的人事檔案管理部門沒有及時更新和補充人事材料,材料內容空話、套話較多,多為“過去式”的材料,信息量嚴重不足,從材料中根本無法判斷出人的個性特征,無法滿足用人單位的需求,大大降低了人事檔案的價值。

第三,當前人事檔案管理方法落后,管理手段陳舊。信息技術的發展改變了人類生活和工作的方式,而人事檔案管理部門仍然處于手工填寫、記錄人事信息的階段,缺乏基本的管理設備和手段。傳統人事檔案管理水平有限,究其原因,可以歸結為以下幾點:其一,缺乏對人事檔案管理的認識,重視程度不高。傳統觀念中認為,人事檔案是“神秘”的,記錄的是個人思想和隱私等內容,人事檔案的作用是供組織上考察了解個人所用的,所以檔案材料多是關于個人整治、歷史、家庭、社會關系等內容的記載,而忽視了個人德能勤績的歸檔,所以無法全面真實地反映出一個人的性格與成長經歷。另有一些管理人員不重視人事檔案,真假材料不去鑒別,導致材料的真實性受到影響。其二,部分人事檔案管理人員的業務素質不高,沒有經過專門的業務訓練,檔案管理意識薄弱,沒有足夠的能力和精力把人事檔案工作做好。加上一些領導不重視人事檔案管理,也是造成檔案管理問題的重要因素之一。

三、采取有效措施,改革人事檔案管理

(1)明確用人單位建檔和管檔機制。企事業單位應該將人事檔案管理當做人力資源管理的重要任務來抓,牢固樹立以人為本的管理理念,建立適合市場經濟發展的新型人事檔案管理制度。建立和完善人事檔案管理是所有企事業單位人才管理的一項基本義務和職責,轉變管理機制,實現“誰建誰管、建檔權、管理權、使用權協調統一”,從而促進人事檔案信息的有效運用,從而為國家人才培養提供可靠地人才信息保障。

(2)加強管理,保證人事檔案材料的真實性。人事檔案材料來不得半點需求,所以必須加強材料內容的真實性。人事檔案管理人員工作中必須嚴把三關。一是把好材料入口關,對材料進行驗明正身,有疑問的材料進行調查核實,從源頭上切斷問題文件入口。二是管理工作人員要把好驗證關,鑒別后的歸檔材料一定有理有據,嚴肅認真地進行材料鑒定,檢查材料是否準確,手續是否清楚,重點信息是否完整,確定無誤后方可入檔。三是嚴把人事檔案轉遞關。對調動人員的人事檔案進行嚴格審核和裝訂,由專門的單位進行取送,要求檔案公章完整,個人不能私自帶出人事檔案。

第3篇

一、電子文件檔案管理與傳統檔案管理的區別

1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔,或在某一時間周期定時統一歸檔,由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門,并用電子數碼簽名封簽認證,由檔案工作人員接收登記,按事由原則給出檔案分類號,設定訪問限制級別,以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔,一方面可以避免文件漏歸,保證歸檔率和完整率,另一方面也符合電子文件自身的特點,快速便捷,還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術,可以編輯修改而不留痕跡,載體無法固定,某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改,這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此,電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護,保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤,以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性,保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展,都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份,但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合,檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換,以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案,以便將來計算機技術發展后,仍能讀取以前存儲的檔案,保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性,可以達到文件一級的管理,所以,檔案部門在接收到文件同時,可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號,并給出相應的分類號和檔案號,根據上下行文之間的關系,再給出相關文件號,在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞,即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件,從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

5、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件,利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員,會員就可以通過遠程登錄等方式,經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后,才可以查詢有關的電子檔案信息,并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

二、法院電子文件在歸檔方面的現狀與分析

從目前來看,電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題:

1、原稿被忽視,隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件,這是辦公室的常事。然而,一旦文件定稿打印在紙上后,作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數未被保留,它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施,甚至隨意對其進行增、刪、改等操作,使具有原始性的電子稿件面目全非,失去了歸檔保存的意義。

2、歸檔程序不明確,存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據歸檔的范圍,通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是,目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確,存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性,把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上,這樣,一旦信息系統出現問題,電子文件就會遭到破壞,甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質,由于軟磁盤極易遭到損壞,其保存的期限及可靠程度也存在較大問題,因此極不安全。

3、歸檔不鑒定,真偽不辨別.電子文件的鑒定,是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說,就是解決文件的去留問題。然而,現在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值,既不做辨別,又不做鑒定,只是將計算機上所有的文件都存到光盤上,就算歸檔了。這樣歸檔,一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的,另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中,給歸檔的管理帶來了諸多不便。

4、人員素質低,專業人才缺.電子文件的歸檔工作,不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識,而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看,從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低,許多檔案部門缺乏專業技術人才,尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機設備,但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。

造成上述問題的原因主要有兩個方面

1、思想認識問題。傳統的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象,自從計算機應用于檔案管理后,電子文件以其自身獨特的優勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物,作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而,有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足,這些人觀念陳舊、意識淡薄,認為檔案還是紙質的妥當,對電子文件的優點視而不見,不接受新生事物,不參加學習培訓,不懂得計算機操作,總是按老的一套來對待工作,這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響,這是原因之一。

2、管理工作滯后問題。目前,計算機軟件的開發很快,五花八門,日新月異。然而,國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規,許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上,缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規范化管理的規章制度。有的單位雖然有規章制度,但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點,因此,操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發展,這是影響電子文件歸檔的原因之

三、提高單位電子文件管理水平的對策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好,并得到長期保存,使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續,是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平,應該從以下幾個方面入手:

1、從電子文件的收集、積累基礎工作入手

在紙質檔案管理中,檔案收集是檔案工作諸環節的第一個環節,檔案收集工作如何,對后續各環節的影響很大。因為,如果應該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔,不僅影響了檔案的完整性,而且不利于今后的開發利用。“對于電子檔案來說,電子文件的收集也是諸環節的第一個環節,是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案,其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件,由于不具備正式文件的功能,所以一般情況下可不保留。但是,如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時,或者從保留文件重要修改過程的信息考慮,則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件,則應及時收集和整理,并與其相應的紙質文件之間建立標識關系,尤其是對無紙化系統生成的電子文件,應當有更嚴格的措施。必要時,應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品,以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。”

2、嚴格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔,是將應當歸檔的電子文件,經過整理確定檔案屬性后,從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上,拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上,以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件,其歸檔的方法是不同的,如果是電子計算機網絡系統,按要求轉數據庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔,就必須做一些輔助和認證工作,要與相關的紙質文件結合歸檔。就目前而言,電子文件歸檔應符合下列要求,首先從歸檔時間上看,文書檔案一般應以一個年度為限,將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上,以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環境下生成的大量的業務電子文件,宜采用備份的方法,在網上進行,但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次,從歸檔電子文件的數量看,為確保電子文件的真實性,便于保管和利用,一般以保存兩套同版本的電子文件為宜,一套由檔案管理部門統一保管,另一套由相關業務部門異地保管。歸檔電子文件的格式,應為通用標準,如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式,數據文件宜采用DBF文件,圖像文件宜采用JPG格式等,在對電子文件進行歸檔的同時,應注意對電子文件的運行環境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明,必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。

3、健全電子文件管理的檢查審核制度

2001年10月16日,國務院辦公廳下發的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出:“電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力”。因此,電子公文管理工作要得到強化,就必須建立相應的核查制度,定期對文書、檔案部門進行管理檢查,重點檢查歸檔文件是否完整,公文檔案形成的過程手續是否齊全,是否符合歸檔、立卷和網上傳輸的要求等等。

4、規范公文制作和控制程序

對形成的新的公文檔案要指定一個終端(專人或部門),各方面的公文檔案經終端審核后統一在網絡上發送,確保各種來源的檔案實現統一的格式和結構,便于規范處理和控制。檔案數據的傳輸交流和使用要本著“規范、先進、實用”的原則,盡量采用通用的文件格式。嚴格各環節的管理權限,對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留,不可任意進行刪除處理。

5、加強電子文件軟、硬件設施管理

要積極開辟電子檔案存儲的新途徑,為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備,對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞,對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級,搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上,要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境,溫度保持在17-20℃之間,相對濕度保持在35-40%之間,同時強化防磁設施的完善和維護,有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施,確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。

6、重視和加快電子文件管理人員的培養

電子檔案管理是一個新生事物,從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。因此,培養和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關單位來說,一是要重視吸納專業型的人才充實到干部隊伍中來,如電子計算機軟硬件技術或數字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業人才,對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入,抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員,對他們系統的進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數字通信技術進行強化培訓,使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能,解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。

參考文獻:

第4篇

1.1保證人事檔案的真實性、完整性

個人檔案內容的真實性是進行人事檔案工作的前提基礎,這對后續工作有著重要的意義。檔案的真實及完整性充分體現了職工干部的工作狀態及精神面貌,也可以使相關部門提拔有能力的干部時,進行準確的定位及相關評估,做出更接近個人實際情況的判斷。因此可以看得出來,這個關系到每個人自身利益的人事檔案,更是關乎個人仕途的人事檔案。這樣具有重要性的人事檔案其內容的真實性是非常重要的,一旦因為檔案內容的不真實,影響了真正具有能力和水平的人在仕途上面的發展,這不僅僅對有能力的人是一項損失,更是對社會的嚴重損失,使社會沒有能夠充分發揮培養人才的目的,發揮其社會價值。這就要求從事檔案管理的相關人員認真對有關人員的檔案進行核實、整理,使其個人檔案能夠充分反映這個人的實際工作能力和水平。但值得注意的是,將所有檔案資料整理入冊并不意味著檔案整理工作就此順利結束,檔案是隨著個人的工作經歷及事業發展所改變的,因此對個人檔案的管理要隨時改變、隨時建立,使個人的檔案完善,把個人的閱歷及經歷都體現在個人檔案中,這樣個人的檔案也就隨之豐富起來。

1.2實現人事檔案管理的目的

實現人事檔案管理工作的既定目標,是在檔案管理工作方面實現質的進步。這一定程度上使目前人事制度的管理實現體制化、規范化、科學化的道路。這也為社會的建設提供了有利的資源和保障。為此進行人事檔案的管理工作有幾點亟需注意[2]。

1.2.1按程序歸檔

檔案內資料的收集及整理要按照程序進行,把材料整理后歸檔。按照個人工作經驗及歷程將相關證明材料納入個人的人事檔案中,在個人檔案中能夠突出本人的實際業務水平的資料都要放入其中,以待在以后選拔干部的時候作為一項有力的參考依據。并且要做到檔案的更新要及時,隨時變動隨時更新,緊跟個人的社會腳步,同步個人業績。整理完相關資料要按照有關要求,將檔案交給檔案存放處進行檔案存檔的管理,對于檔案內容要求字跡清晰,手續完備,并且對于組織上形成的證明材料需要有相應的組織印章、任免資料以及聘用信息。如有審批表等一系列文件需要有相應批準機關的單位名稱、時間及文件編號等信息。個人書寫的證明材料需要本人簽名及資料形成的時間,需要一一將這些材料按照歸檔程序裝入檔案。

1.2.2檔案規范化整理

檔案管理的工作人員要做到對人事檔案規范管理,對人事檔案定期進行核實及整理,及時糾正有問題的檔案,如不該納入人事檔案的資料應該剔除,缺少的人事檔案資料需要補充進去,如發現虛假資料需要按照有關規定進行處理,對檔案的真實性進行嚴格審查,杜絕虛假資料。一旦發現問題需要及時上報,向相關部門反應情況,按照規定進行處理。

1.2.3建立符合標準的設施

檔案管理的相關設施進行升級及更新,追隨社會的步伐及大眾的需求。要配備專門的庫房進行管理,設置專門的檔案盒、檔案紙及打孔機等相關配備用品。還要配置除去空氣中的濕氣的空調,以防止紙質的檔案發霉等情況發生。而且還要配置專門的防火、防蟲等設施,保證人事檔案的安全性。

2增強檔案信息化管理水平

提高檔案的管理水平及能力是實現現代化檔案管理的最高目標,可以充分利用人事檔案對個人工作經歷的整理為人事部門的工作提供便利。為提升工作效率及管理水平,當務之急就是要使檔案管理加快信息化進程。要使計算機在檔案管理過程中發揮其自身優勢。建立電子檔案,實現電子信息化的檔案管理。建立個人的檔案系統及人事檔案數據庫,實現各省市的聯網應用及查詢。這樣就可以對人事檔案進行動態跟蹤,省時省力,便于管理人員的輸入與信息的提取,實現將固定的人事資料變成可以靈活更新的動態化信息。設置專人專戶的賬號信息,可以確保檔案的真實性,內容準確可靠。

3增強檔案管理人員整體素質

第5篇

1.文書工作與檔案工作銜接不好

文書工作與檔案工作既聯系又有各自的分工,兩者互相配合,才能形成一個完整的管理體系,而在實際工作中,文書和檔案往往分塊管理,拉大了文書工作和檔案工作的距離,這種體制在某種程度上使得文書工作與檔案工作脫節,文書人員缺乏檔案意識,檔案人員不懂文秘工作,文書工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規范現象,公文的格式和處理辦法不恰當。例如,裝訂不規范,用紙不達標,附件不規范,版記不全,原稿不全,編號不規范,程序辦理不規范,使用文種不當等等。

2.檔案員的素質不高,需加強培訓

一些單位的檔案人員,沒有經過檔案專業培訓,不懂檔案的分類、立卷等工作要求,素質有一定的差距,與檔案工作的要求相差很大,很少參加繼續教育培訓,檔案知識陳舊,急需提高檔案管理水平。隨著計算機網絡技術的普及,利用計算機進行文書檔案管理是時展的趨勢。加強檔案員技能培訓,規范化、標準化檔案管理工作勢在必行。各部門配合不夠,制約了檔案管理工作,檔案工作需要從各部門收集文件資料,一些部門著眼于單位工作不愿意把文件資料交給檔案員保管。檔案員因為得職能部門的配合,難以做好檔案工作,導致重要的文件資料散失。

3.各部門配合不夠,影響著檔案管理水平的提高

從單位的各部門收集文件資料,是單位歸檔工作的重要一環,但在工作的過程中卻困難重重,有些部門不愿把需要歸檔的文件資料送到檔案員處進行統一保管,只為了自己工作的方便遲遲不肯去交,而那些有著較強責任心和嚴謹工作態度的檔案員由于得不到有關職能部門的配合與支持,在工作中也常常感動心有余而力不足。在多次催要未果的情況下,檔案員最終也只有妥協,時間長久了,一些重要的文件資料就容易散失,要追究責任也為時已晚。

二、提高文書檔案管理水平的措施

1.加強領導重視

單位領導重視文書檔案管理工作是做好文書檔案工作的前提,文書檔案管理人員積極主動匯報和宣傳文書檔案工作,采取多種活動形式,向領導者宣傳檔案工作的法律法規,提高單位領導對檔案管理工作的認識,爭取單位領導的支持,使文書檔案管理工作納入單位工作重點,從而大量投入檔案管理的設備,實現文書檔案管理的現代化,使得文書檔案管理工作標準化、規范化。在實際工作中,充分發揮檔案資料的作用。信息技術的發展普及,對檔案管理提出了更高層次的要求,文書檔案管理人員只有不斷的學習新知識,開展新業務,堅持終身學習的理念,積極主動的學習檔案管理的現代化專業知識,更新管理理念,提高綜合素質,具有技術型、管理型和復合型的素質,為檔案工作提供更加方便快捷的服務。

2.規范銜接文書工作和檔案工作

文件是檔案管理的基礎,文件質量直接影響檔案的質量,要提高檔案的質量必須有高質量的文件作基礎,文書規范化處理文件是檔案規范管理的前提。文書人員要切實做好文書材料的立卷歸檔,提高檔案意識,實現文書和檔案工作系統化,文書人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質量,制定標準,例如,嚴謹使用紅墨水、圓珠筆、鉛筆等修改和批閱文件材料。處理文件要準確及時,收發文件要登記,發現文件缺少,要及時查找。對領導者的講話、外出開會的記錄等帳外資料,及時收集處理,確保文件材料的完整。

3.辦公自動化管理文書檔案

檔案人員的專業素質和工作能力需要提高,信息技術的發展對檔案工作人員提出了更高的要求,檔案人員要堅持素質教育、終生學習的理念,學習新業務、新知識,確定新的學習目標和任務,學習信息技術和現代管理知識,掌握計算機、網絡技術,朝著管理型、技術型的復合型人才努力,加大檔案管理投入,從硬件建設上下功夫,不斷改善硬件環境,提高檔案管理人員的業務技能,不斷增加現代化設施投入,檔案人員熟練運用現代化辦公設備,提高管理水平,“自學為主,培訓為輔”,形成終身教育機制,隨時代的變化,檔案人員素質需要不斷提高,建立檔案人員的學習激勵機制。加大檔案區域間、部門間的合作力度,擴大交際面,交流成功的經驗和現代通訊高科技手段,發展創新思維。

4.加強部門合作,做好收集工作

檔案管理人員要主動的了解業務部門的工作,經常性走動,獲得及時信息,思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開展,怎樣做好資料的收集和整理。加強檔案管理和各個部門的溝通,確證資料收集的順暢。分清重點收集資料,關注能夠展示單位歷史、現狀、未來發展的資料,為研究服務,提供有價值的證據。做好文書的基礎工作,調整文書檔案的結構。收集資料是文書檔案的物質基礎,做好鑒定、保管和統計工作。文書人員要善于收集有用的文件資料,整理單位在活動中形成的反應細節的檔案資料,篩選研究,綜合分析,認真整合,發揮檔案信息功能,豐富檔案資源,明確單位的工作在不同時期的重點,服務單位大局,開展文書檔案工作。

5.完善管理機制

辦理公文按照規章制度,盡可能的細化檔案管理的程序和規定,簡潔明了,可操作性強,文書檔案管理人員,要嚴格執行公文規定,嚴格審核、簽發,杜絕濫發文件現象,認真審核簽發的手續、附件是否完善,在公文正式印刷之前,審查文件格式是否規范,在印刷以后再一次的復核,然后發送給工作人員,按照程序復審需要修改的內容,公文的用紙、字體、排版都要按照技術指標進行,利用隨文卡片,簡明扼要的填寫發文稿紙的卡片、文件處理單,制定文件的發文范圍,嚴格控制文件件數,禁止隨意抄送。

三、總結

第6篇

關鍵詞:法律;病歷檔案;管理;依法

長期以來,病歷的管理與利用多停留在經驗和習慣要求的層面上,其實病歷作為醫務人員在醫療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像等資料的總和,它除了要受相關醫療衛生技術規范的約束,還應該受到《中華人民共和國檔案法》及相關法規的調整,所以病歷檔案的管理與利用,它必須依法管理。

一、病歷檔案管理的重要性

病歷檔案是一種特殊的檔案,它既有檔案的共同屬性—原始性、真實性和準確性。又有自己的專業特殊性:一是病歷檔案的完整性與連續性。以一個患者的治療過程所形成的全部文字、數據及圖像材料構成一個立卷單位。二是病歷檔案的直接責任者為若干醫療工作者。病歷檔案載體材料的記錄、填制、分析、診斷和拍片化驗均由醫生完成,除此而外的任何單位或個人均無法成為病歷材料的責任者。三是一個病人入院到出院即構成一件病歷檔案。四是病歷檔案產生和形成很快、數量大,是臨床、教學、科研和醫院管理不可缺少的資料,是醫療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據,也是溝通協調醫患關系、體現患者的知情權和醫療權的重要手段。依據病歷檔案,醫師可迅速正確診斷與治療患者,醫院亦可據之申請醫保給付、理清法律責任等。

二、病歷檔案的依法管理

病歷檔案的依法管理應該包括兩個方面的內容,即病歷形成過程中的依法管理和病歷形成后的依法管理。

2.1病歷形成過程中的依法管理。病歷是病人接受醫務入員病情詢問、檢查、診斷、治療、護理以及疾病發生、發展和轉歸等診療過程的原始記錄,能為醫療教學、科研和醫療管理提供重要的信息資料,在某些涉及人身傷害、健康保險的刑事、民事案件審理及發生醫療糾紛時,病案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實情況的證據,特別當最高人民法院在《關于民事訴訟證據的若干規定》中明確規定醫療糾紛的民事訴訟實行舉證責任倒置后,病歷更是醫院或醫務人員證明自己無過錯的主要和重要的證據材料。

2.2病歷形成后的依法管理。病歷是醫務人員對病人診治過程的書面記載,因此,病歷書寫的主體必須是有關法規規定的人員。顯然這里的醫務人員指的是取得醫師執業證書并對病人實施診治的人員,不是病人的經治醫師或未參加病人檢查、治療的醫務人員不得書寫病歷。病歷的內容應該符合客觀、真實、準確的要求,在臨床醫療中許多醫務人員也為病人書寫了病歷,但由于缺乏與病歷相關的法律問題的知識導致形成的病歷存在許許多多的法律缺陷,如醫師“敷衍了事,未仔細詢問病史,憑主觀臆斷編造病史或為使其診斷成立,故意歪曲事實”或“編造虛偽檢查、操作”甚至“涂改編造搶救記錄、修改有診療失誤的病案”等等,這樣的病歷無論是作為醫療、教學、科研的原始資料還是作為訴訟的證據其價值和作用都大打折扣。衛生部在《病歷書寫基本規范》第三條中明確指出:“病歷書寫應當客觀、真實、準確。”病歷記錄的客觀、真實準確,表面上是對病歷內容的要求,實質上是對醫務人員的執業要求。這體現在《執業醫師法》第二十三條、第三十七條的規定中:醫師“不得隱匿、偽造醫學文書及有關資料”,否則要承擔相應的法律責任。

2.2病歷形成后的依法管理。病歷的書寫應按規定時限完成并符合相關衛生法規、規章的要求醫師每天要診治許多病人,如若不是每次診治后及時記錄,則有可能造成記憶的遺漏或混淆,萬一有醫療糾紛發生或訴訟發生再去補寫,其真實性和可信度必將受到懷疑,因此,病歷及時完成是保證病歷公證性的前提。《病歷書寫基本規范》對各種情況下病歷書寫時限做了詳細明確的規定,如規定:“住院志、入院記錄應當于患者入院后24小時內完成;24小時內出、入院記錄應當于患者出院后24小時內完成;24小時內入院死亡記錄應當在患者死亡后24小時內完成;首次病程記錄應當在患者入院8小時內完成;死亡記錄應在患者死亡后24小時內完成”等等,這些對病歷書寫時限的具體規定是病歷書寫時必須遵守的。除時限問題外,《病歷書寫基本規范》還具體規定了以下幾個方面的內容:①病歷的涂改、修改的規定:“書寫過程中出現錯字時,應當用雙線劃在錯字上,不得采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來的字跡”;“上級醫務人員有審查修改下級醫務人員書寫的病歷的責任。修改時,應當注明修改日期,修改人員簽名,并保持原記錄清楚、可辨,醫囑不得涂改,需要取消時,應當使用紅色墨水標注‘取消’字樣并簽名,這些規定,解決了我國病歷書寫中長期存在的對于如何進行涂改的不統一、不規范的作法,明確了什么是病歷的的合法涂改,為判斷病歷涂改的合法與否提供了標準。②體現在病歷中有關知情同意的規定:“特殊檢查治療等醫療活動應當由患者本人簽署同意書;患者不具備完全民事行為能力時,應當由其法定人簽字;患者因病無法簽字時,應當由其近親屬簽字,沒有近親屬的,由其關系人簽字;為搶救患者,在法定人或近親屬、關系人無法及時簽字的情況下,可由醫療機構負責人或者被授權的負責人簽字”、“因實施保護性醫療措施不宜向患者說明情況的,應當將有關情況通知患者近親屬,由患者近親屬簽署同意書,并及時記錄。”這方面的規定與我國的相關法律法規相銜接、相一致。

三、法律知識缺乏造成醫患糾紛

我國正逐步進入法制社會,依法行醫是每個醫務人員應該自覺遵守的準則。每個醫務人員應該認真學習《執業醫師法》、《藥品管理法》、《傳染病防治法》、《獻血法》、《母嬰保健法》等等,針對醫務人員所立的各項法律、法規。用各種法律條例規范自己的職業行為與道德規范,提高自己遵法的自覺性,這樣有利于保護自己和醫院不受損失。例如,從對車禍肇事類病歷的書寫就可以反映出個別醫生自我保護意識不夠,遇到車禍病人不分主次,一律診斷為“車禍”。是司機酒后駕車撞傷病人還是病人因意外,精神失常、故意滋事或其它原因撞車,應從病歷記載中有所反映。應考慮病歷記載對肇事雙方負責,對醫生本人負責,更應對醫院負責。以便為交警,司法部門調查立案提供可靠的證據,并為當事的雙方爭得法律上的主動。

參考文獻

[1]劉寧,孫素玲.關于病案書寫中潛在性法律問題的探討[J].中國醫院管理,2001,21(3):45-46

[2]尚進.正確認識病人隱私權[J].中國醫學倫理學,2002,15(2):36-37

第7篇

人力資源和社會保障檔案管理工作是一項專業性強的工作,對檔案管理人員素質有著較高的要求。同時人力資源和社會保障檔案管理的信息化建設,對檔案管理人員的素質也提出了新的要求,除專業素質外,還要求其具備一定的計算機、現代化信息管理等知識和技術。但當前人力資源和社會保障檔案管理工作中普遍存在著管理人員不足、人員整體素質不高等問題,還有部分管理人員認識不到檔案管理工作的重要性,工作態度不認真,不利于人力資源和社會保障檔案管理水平的提高。

二、加強人力資源與社會保障檔案管理工作的措施

(一)實行集中統一管理。成立專門的人力資源和社會保障檔案管理中心,負責各種門類、載體檔案的收集、整理、保管和開發利用工作,全面清查分散保管在各科室的檔案,實現各類檔案的集中統一管理,提高檔案管理工作規范化、科學化水平,從而更好地服務民生;建立健全檔案查閱、借閱、裝訂、歸檔等一系列檔案工作的規章制度,并要求檔案管理人員嚴格按規定辦事,落實各項規章制度,力求檔案管理工作的規范化、制度化、科學化。為落實檔案的集中統一管理,首先應提高領導的重視度,促使各級領導將檔案管理工作作為完善社會就業和保障體系的重要工作,建立由各級領導組成的檔案管理工作領導組,對檔案管理工作進行統一的領導,并進行合理分工,由專人負責,開展檔案管理工作,做到職責明確;其次,加大檔案基礎設施的建設,配備工作所需要的現代化設備設施,提高檔案保管的安全性,實現檔案管理的標準化;最后,應不斷加強檔案管理的信息化水平,全面開展業務檔案數字化建設工作,遵循簡明、實用、準確的原則,利用電子掃描技術,有步驟有選擇地對所管檔案的基本信息進行準確采集和集中錄入,逐步實現紙質檔案的數字化,促使人力資源和社會保障檔案管理模式向信息化業務檔案管理模式的轉變,并實行動態化管理,隨時更新,以便快捷準確地查詢檔案。

(二)完善檔案整理方法。由于人力資源與社會保障檔案數量較大,且較為零散,但具有群體性,可進行整合處理,因此整理中可采用按“卷”整理的方法。為充分發揮按“卷”整理的優勢,首先應對其進行分類概括,人力資源與社會保障檔案多是個人檔案,數量大、查閱次數多,且較為籠統,主要利用的是個人檔案或整體檔案。因此,可按照其所在地、所在公司或所在管轄的方法來進行分類立卷;其次應建立統一的立卷標準,以避免由于不同的立卷人員在理解、業務水平等方面的差異,導致案卷存在較大的差別。如明確立卷名方法,對于分類概括好的檔案,列出街道名稱、住宅名稱、單位名稱或所在管轄名稱,采用較為簡單的方法,以避免由于立卷人員不同而造成立卷名的不同;明確案卷標題的擬寫方法,標題應簡潔明了,如招工表、勞動合同鑒證冊等,以避免爭議問題,為人力資源和社會保障檔案的調用提供方面。

第8篇

⑴營銷檔案管理缺乏比較統一的標準:營銷檔案資料涉及面很廣,具有信息量大、業務分類多、流程多而復雜、涉及部門多等特點。但資料在整理、收集和歸檔等過程中缺乏統一的標準,從而易出現檔案資料流失嚴重、資料收集隨意性大、查找不方便、整理方法不規范等情況,影響營銷檔案管理工作的效率和質量。⑵營銷檔案管理機制不夠健全:營銷檔案管理缺乏比較健全的管理制度,這使得各部門缺乏有效的制度約束,導致檔案收集難、收集不齊全、數據不準確等情況頻發,大大降低了檔案的真實性、準確性和可利用性。例如,由于缺乏有效的監督考核機制和相關的崗位責任制,營銷檔案收集和歸檔過程中普遍存在不規范、不及時等現象,部分管理人員存在專業技術知識不高、責任心不足等情況。⑶對營銷檔案管理工作不夠重視:雖然供電企業均建立了運行營銷檔案信息化管理的系統,并開展了信息化的檔案管理建設工作,但對營銷檔案管理工作的有效性缺乏足夠的重視[2]。表現為未建立比較完備的機制,管理理念跟不上形勢,不注重提升管理人員的綜合素質等。

2.加強電力營銷檔案管理工作的建議

2.1建立統一的營銷檔案管理標準

為保證營銷檔案管理工作的順利開展,建立統一的營銷檔案管理標準至關重要。在“大營銷”體系下,以往的營銷檔案管理流程和管理方式有所改變,例如,以往檔案資料均分別歸檔于相應的部門,而現在這些資料均需要集中到一個部門進行統一保存,以提高檔案資料管理的統一性。與此同時,這也對檔案庫的容量提出了更高的要求,且加大了儲存的風險性(檔案的唯一性,一旦丟失則可能無處可尋)。因此,應制定統一的營銷檔案管理標準,這對確保檔案資料的安全性,提高資源的利用效率有十分重要的意義。營銷檔案管理人員應時刻秉承高度的責任心,把好檔案資料的質量關,對于檔案記錄填寫不規范、不完整等不合格的資料不予接受。同時,在收集營銷檔案資料時要進行全程進度跟蹤,保證檔案資料按時按質完成。另外,充分利用營銷檔案管理信息系統做好檔案的歸檔工作。為防止因業務變更導致類別變化的現象,可設定檔案分類標準,并制定統一的編號準則[3]。例如,在排架方面,可按照低壓和高壓客戶進行檔案分類,并按時間順序進行排架保管。對于遷址、新增客戶增容、更名過戶、移表等業務資料,應及時在原檔案中進行補充,而并非替換原文件資料。

2.2健全營銷檔案管理的制度

健全營銷檔案管理的制度,能使營銷檔案管理工作有標準可依、有章可循、有制度可約束,從而促使檔案管理工作更加規范化。尤其應制定切實可行的檔案管理考核機制和管理責任制,做到分工明確、責任到人,從而提高管理人員的責任意識。同時,為提高檔案的安全性,應建立并健全檔案安全管理制度,一方面加強庫房的安全防護措施,如配備防潮、防火、防盜、防有害生物等設施,對于一些特殊載體的檔案(如影像資料),尤其要進行重點保護。而對于涉及商業秘密和知識產權的檔案資料,為保證檔案的安全和完整性,應健全檔案保密機制和嚴格的查借閱管理機制。要求檔案管理人員以及使用人員嚴格遵守有關規定,做好檔案的保密、保管工作。另外,健全檔案銷毀機制,明確規定對于已經銷戶的低壓客戶3年內不能銷毀檔案,而對于已銷戶的高壓客戶則在5年內不能銷毀[4],當銷戶用戶檔案保存日期到期則應在有關人員的監督下進行銷毀。

2.3提高營銷檔案管理工作的意識

供電企業應認清形勢,重新審視營銷檔案管理工作,提高營銷檔案管理工作的認識。當前,人們對營銷檔案管理工作提出了更高的標準和要求,企業應緊跟時代的步伐,更新思想觀念,意識到營銷檔案的重要性,并重視營銷檔案管理工作。為此,應將營銷檔案管理工作納入企業營銷工作的重點范圍,并安排專人負責抓檔案管理工作。供電企業其他中層部門也應予以積極的配合。為提高檔案管理人員的綜合素質,尤其是責任心和業務技術知識,應重視人員的培訓工作。通過培訓,使工作人員提高新技術、新設備的應用能力,同時,加深法律、風險防范等方面的意識,全面提高營銷檔案管理工作的效率和質量。

3.結語

第9篇

電子文件的歸檔是一項系統化的工作,在各個方面需要相關工作人員具備細心、嚴謹的態度。在電子文件的歸檔工作過程中,具體需要完善的工作如下:

(一)做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期,做好電子文件收集工作是非常關鍵的。能夠反映出本機關的工作活動,并且具有利用價值的電子文件,均在收集的范圍以內。首先,對于需要保存底案的重要文件,在修改的時候需要將原文保留,在加版本號后進行積累,并把草稿與定稿同時進行歸檔。其次,對計算機輔助設計、檢測以及仿真實驗等技術進行充分利用,并形成擁有查考價值的數據文件。例如:圖形文件、模型文件以及數據庫文件等。再則,和機關制作的各類數據文件相關的各類命令文件,例如:計算程序、控制程序以及管理程序等。對于命令文件而言,有些是需要機關部門以實際需求為依據,進而進行自行編制,還有的是需要以購進的方式獲取。對于檔案室已經具備的命令文件,便不需要進行再次歸檔。最后,對于設備運行所需要的操作系統也需要歸檔。但是,檔案室已經具備的操作系統是不需要再次歸檔的。另外,和電子文件相關的各類紙質文件也需要進行歸檔。主要包括兩大類:其一是基于電子文件使用的計算機硬件說明文件,例如計算機技術說明書、圖紙以及操作手冊等。其二是電子文件在形成中所產生與之有關的紙質文件,包括系統設計說明、程序框架圖以及技術鑒定材料等。

(二)完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括:首先,所歸檔的電子文件需具備完整性。對于具備查考價值的電子文件及支持軟件都應該及時歸檔,切不可以分散的方式進行保存。其次,確保歸檔電子文件的真實性與有效性。對于文本文件,應在最后定稿,若圖形文件發生了改動,那么便需要和當初產品的技術狀況相同的版本進行同時歸檔保存。對于有技術條件的機關,允許使用電子文件簽署技術,這樣能夠對電子文件的有效性進行確認。再則,對于載體形式與質量要求需實現統一性。檔案電子文件的載體規格、形式以及質量,均需要檔案室工作人員作出統一的規定,把帶有歸檔標識的電子文件進行集中,進而制定成歸檔數據集,通過拷貝的方式傳輸到具備耐久性的載體中,實行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件,需在解密之后將上述工作完成。最后,歸檔電子文件許進行統一登記表,登記內容包括諸多項目,例如:硬件環境、軟件平臺、形成單位、應用軟件、形成時間以及信息類別等。之后,檔案部門還需要對歸檔后的電子文件進行全面的檢驗。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關材料是否完善等均在檢驗的范圍之內。

(三)加強電子檔案的鑒定工作,知道在電子檔案的鑒定方面,需要明確并完善三方面的內容,即:鑒定對象、鑒定目的以及鑒定內容。在電子檔案鑒定過程中,不但需要對文件內容與相關形式特征進行有效分析,而且還需要對相關文件進行技術分析。所以,對于電子文件而言,無論是技術情況,還是文件自身的真實性與可讀性,均與保存價值有著必然的聯系。由此可見,在鑒定工作當中,電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現出來,這樣才能充分體現出電子檔案的價值之所在。總體上分析,電子檔案的鑒定工作需分三步:首先,歸檔前,對歸檔文件進行確定,并對保管期限進行劃分。其次,在檔案室對歸檔文件進行接收時,需進行一次全面鑒定,包括內容鑒定與技術鑒定等。最后,對于不是永久保存的檔案,需在文件保管滿期之時再進行一次鑒定,對于確定已經沒有了保存價值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。

二、加強電子檔案管理的有效策略

探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲案卷、編目”的原則及步驟。同時,在電子檔案逐漸增多的現狀之下,各級檔案管理部門便需要對電子檔案管理工作進行強化,這樣才能使檔案管理工作更具規范性與完善性。具體強化措施如下:

(一)做好電子檔案保管工作首先,電子檔案的存儲介質需具備性能穩定、檢索方便以及顯示還原性好等特點。對于軟磁盤,不可當作長期保存的電子檔案載體進行使用。其次,電子檔案管理需具備一定的條件,庫房溫度、濕度需穩定;庫房應保持通風、清潔及沒有腐蝕性氣體;地面無須鋪地毯與打蠟;裝具保持清潔無塵。最后,電子檔案歸檔需統一,并實行分庫保管。對于歸檔載體,需進行防寫處理,不可出現劃痕、觸摸記錄涂層等情況,以直立的方式存放。另外,對于一些非法軟件,檔案室中的計算機需杜絕使用,以此規避病毒感染。

(二)加強電子檔案的檢測及維護工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩定性,而且磁信息還存在自然衰減情況,這樣加大了信息丟失及讀出錯誤等不良情況的發生率。所以,進行定期檢測及維護是非常有必要的。在對電子檔案進行檢測與維護過程中,需對諸多特點進行綜合考慮,包括環境、設備、技術以及電子檔案自身的特點等,進而制定出更具合理性與科學性的技術方案及維護工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測及維護工作更具有效性。

(三)電子檔案在利用過程中需注意的問題,可知電子文件檔案利用管理包括了多項內容,同時電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先,提升電子檔案信息安全的意識。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復用性以及系統依賴性等特點,在利用中其控制具有很大的難度,所以檔案工作人員需有謹慎的態度,在有必要的情況下對利用方式進行限制,以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現象得以有效規避。其次,完善與電子檔案有關的利用制度,例如利用資格審查、利用權限控制等制度。最后,為了使電子檔案的利用更具發展前景,需全面開發檔案利用方面的系統功能,同時創造有利條件,使利用者能夠感受到更方便、更優質的服務。

三、結語

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