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第1篇

在對(duì)電子文件管理不斷探索的道路上，結(jié)合目前管理所面臨的問(wèn)題，充分利用自身資源，來(lái)制定出未來(lái)的管理建設(shè)目標(biāo)，從而為公司打造一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的電子文檔管理體系。

2工程電子文件管理體系

2.1電子文件的特點(diǎn)

電子文件在其形式上來(lái)講主要是在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行檢索，并通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)部的計(jì)算和加工，從而形成人們所需要的電子文檔形式。目前在我國(guó)，很多公司都利用電子文檔來(lái)對(duì)公司內(nèi)部的一些文件進(jìn)行儲(chǔ)存和保管，從而利用這些信息來(lái)為公司未來(lái)的發(fā)展提供資源上的幫助。電子文件的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在虛擬性上，所謂虛擬，即是指公司計(jì)算機(jī)中的數(shù)字信息，眾所周知，數(shù)字信息具有本身流動(dòng)性的特點(diǎn)，因此，在保存方面無(wú)法進(jìn)行更好的存儲(chǔ)。電子文件就是要對(duì)這些數(shù)字信息進(jìn)行整理、儲(chǔ)存，并通過(guò)一系列的方法將之自動(dòng)生成體系的一種管理辦法。

2.2工程圖紙的數(shù)字化管理體系

工程圖紙的數(shù)字化管理體系主要表現(xiàn)在三方面：雙機(jī)與多機(jī)系統(tǒng)、光盤鏡像服務(wù)系統(tǒng)、電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)。第一，雙機(jī)與多機(jī)系統(tǒng)：所謂雙機(jī)系統(tǒng)即是指檔案管理和設(shè)計(jì)相結(jié)合的一種小型實(shí)用系統(tǒng)，這種系統(tǒng)根據(jù)其功能和軟件設(shè)計(jì)的不同將工作站中的管理過(guò)程自動(dòng)生成為文件。除此之外，在配置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎(chǔ)辦公應(yīng)用軟件，并通過(guò)這些自帶應(yīng)用軟件進(jìn)行無(wú)圖紙?jiān)O(shè)計(jì)，甚至可以在線提取其他圖紙并做深層次的加工，并完成存儲(chǔ)的過(guò)程。服務(wù)器中不同的系統(tǒng)伴有不同的作用，例如：在控制圖紙的錄入方面，則將要求其具有較高水平的應(yīng)用程序和配置較高的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這樣可以更好的保證整體電子文件生成的準(zhǔn)確性。在某種程度上，這種計(jì)算機(jī)多機(jī)系統(tǒng)也是一種局域網(wǎng)系統(tǒng)，在系統(tǒng)應(yīng)用方面，主要適用于較大的設(shè)計(jì)單位。通過(guò)對(duì)客戶機(jī)和服務(wù)器進(jìn)行綜合管理，使圖庫(kù)全部集中在服務(wù)器上，以達(dá)到全網(wǎng)協(xié)同工作的效果，不僅如此，還可以對(duì)電子文件進(jìn)行有效的控制，從而實(shí)現(xiàn)資源上的共享。第二，光盤鏡像服務(wù)系統(tǒng)：即主要是通過(guò)利用光盤的鏡像服務(wù)和企業(yè)間的局域網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶的數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)。其體現(xiàn)在以交換機(jī)為主題，連接WWW服務(wù)器，再通過(guò)與多個(gè)客戶機(jī)相連接，再通過(guò)WWW服務(wù)器與光盤鏡像服務(wù)器相連接的方式，從而實(shí)現(xiàn)訪問(wèn)數(shù)據(jù)的整個(gè)過(guò)程。第三，電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)：利用該管理系統(tǒng)普遍應(yīng)用于以設(shè)計(jì)為主題的相關(guān)工程類公司，其系統(tǒng)主要應(yīng)用為局域網(wǎng)。工程項(xiàng)目所形成的文件一定要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方式來(lái)向各個(gè)部門進(jìn)行傳達(dá)，且各個(gè)部門所需要的電子文檔和相關(guān)信息都要集中在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上。建立相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其主要包括：

（1）歸檔子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)主要用于圖書的標(biāo)準(zhǔn)管理和期刊管理，在工程方面，還進(jìn)行相應(yīng)的入庫(kù)管理，訂購(gòu)管理、電子文檔的借閱管理、統(tǒng)計(jì)管理等等。除此之外，想要更好的應(yīng)用該系統(tǒng)，并使系統(tǒng)呈現(xiàn)完美狀態(tài)，則一定要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)，從而確保工作的正常運(yùn)行。

（2）查詢檢索子系統(tǒng)：用戶想要讀取電子文檔，則一定要對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行檢索，這種查詢檢索子系統(tǒng)，可以有效保證人們可以在第一時(shí)間內(nèi)查找出自己想要的文件。該系統(tǒng)主要查詢內(nèi)容包括：圖書、標(biāo)準(zhǔn)、圖紙及相關(guān)的管理信息等等。

（3）圖紙下載審批子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)具有高度的保密性，可以對(duì)項(xiàng)目中的工程圖紙進(jìn)行嚴(yán)格的保密，而在借閱圖紙方面必須要經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的審批才可以得到閱讀權(quán)限。

（4）工作周卡填寫和統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng)：在看工程項(xiàng)目管理中，從工作程序的數(shù)據(jù)顯示可以看出，電子的文件將管理主要可以分為：項(xiàng)目啟動(dòng)階段、電子文件形成階段和成品歸檔方面。利用這三個(gè)階段的管理，可以有效保證整體系統(tǒng)的完整性和流暢性，從而確保工作的順利完成。

3工程電子文件的保管方式

從項(xiàng)目工程的管理方面來(lái)看，對(duì)工程中所形成的電子文檔一定要做相應(yīng)的儲(chǔ)存和保管。對(duì)于文件的保管方式又分為以下幾種，各公司一定要選擇與自己公司相符合的保管方式，才能使公司在管理上更加方便。同時(shí)，有效利用相應(yīng)的保管方法還可以為未來(lái)的工程項(xiàng)目提供借鑒的作用。

3.1輸出紙拷貝

對(duì)于紙質(zhì)文件的系統(tǒng)管理而言，其優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在價(jià)格上，紙質(zhì)文件價(jià)格低廉，且所需的專業(yè)性技術(shù)不多。缺點(diǎn)則表現(xiàn)在有些電子文件無(wú)法利用普通的打印方法將其打印出來(lái)，從而造成文件的關(guān)鍵性缺失，相應(yīng)的也在一定程度上破壞了文件原有的完整性。對(duì)整個(gè)工程而言，在需要時(shí)無(wú)法提供文件支持，則會(huì)對(duì)整個(gè)工程造成不可預(yù)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)。

3.2脫機(jī)保存電子文件的拷貝

對(duì)電子文件進(jìn)行保管時(shí)，可以通過(guò)脫機(jī)保存的方式有效將電子文檔進(jìn)行拷貝，從而減少系統(tǒng)文件的流失。例如：磁盤備份、軟盤保存等方法。這種保存?zhèn)浞莘椒ǎc傳統(tǒng)的紙質(zhì)打印方式相比，其具有完整性和便利性等優(yōu)點(diǎn)。通過(guò)完整保存的方式，來(lái)確保電子文件的有效存儲(chǔ)。

3.3利用雙重備份方式管理電子文檔

在對(duì)工程文件進(jìn)行保存時(shí)，可以通過(guò)電子文檔與紙質(zhì)保存雙重方法進(jìn)行備份，并進(jìn)行歸類整理，利用兩種不同的介質(zhì)，保存兩套內(nèi)容完全相同的檔案。利用這種雙重保險(xiǎn)的方式，可以保證電子文檔的有效性，通過(guò)紙質(zhì)文檔對(duì)電子文檔的監(jiān)護(hù)作用，從而達(dá)到文檔有效保存的目的。這種管理保存方式與輸出紙保存方式相比，其更具準(zhǔn)確性，與此同時(shí)，在保存后還可以對(duì)其進(jìn)行快速提檔，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的幫助下，通過(guò)檢索、傳輸?shù)确绞剑瑏?lái)有效保證工程的順利進(jìn)行。

3.4利用電子方式對(duì)電子文檔進(jìn)行保存

利用這種儲(chǔ)存方式可以有效將電子文檔保存在電子系統(tǒng)當(dāng)中，以方便檢索及再利用。除此之外，為避免文件丟失，還可以將電子文檔拷貝到磁盤上，在二次利用時(shí)可以及時(shí)將其在計(jì)算機(jī)中讀取，還可以節(jié)省檢索信息的時(shí)間，并保存了文件的完整性。目前，我國(guó)對(duì)這種保存文件的方式應(yīng)用程度還很低，其主要原因在于，利用這種方式對(duì)文檔進(jìn)行管理，需要大量的人力物力，需要及時(shí)的對(duì)磁盤進(jìn)行維護(hù)修理，以保證資料的完整，但在技術(shù)程度上，我國(guó)還處于發(fā)展中階段。因此，在保存文檔方面，依然無(wú)法逃離傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存法。

4工程電子文件的鑒定及歸檔

4.1電子文件的鑒定

在工程中，公司確定了保管文檔的管理方式之后，需對(duì)所形成的電子文檔進(jìn)行分類保存，而在整理歸檔之前，工作人員一定要對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，以保證在存儲(chǔ)前，文件的準(zhǔn)確性。關(guān)于參與鑒定的管理人員，一定要選擇具有資深資格的工程技術(shù)人員，該類人員對(duì)工程項(xiàng)目具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，可以有效對(duì)文件進(jìn)行審查。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員應(yīng)對(duì)文件的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別，并在信息采集過(guò)程中提出審查修改意見。對(duì)于審查本身而言，利用這種方法可以保證文件的可存取性、可處理性和可操作性。

4.2工程電子文件的歸檔

電子文件經(jīng)過(guò)審核處理后，要對(duì)其進(jìn)行歸檔整理，其主要?dú)w檔要求主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（1）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的移交：公司內(nèi)部需要建立局域網(wǎng)，通過(guò)局域網(wǎng)，公司可以將電子文件通過(guò)集合的方式同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)送給公司的各個(gè)部門，從而實(shí)現(xiàn)檔案的移交過(guò)程。各部門在接收電子檔案之后，要對(duì)文件信息進(jìn)行審查，并對(duì)處理后的信息進(jìn)行歸檔、保存。

（2）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)移交的具體要求第一，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行管理時(shí)，要學(xué)會(huì)借助相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，從而完成電子文件的網(wǎng)絡(luò)傳遞。第二，各部門就要通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行分類歸檔，其主要方法則表現(xiàn)在選擇電子信息解集點(diǎn)上，通過(guò)這種方法，可以有效保證電子信息在歸檔后的準(zhǔn)確性。同時(shí)，也為二次提檔打好基礎(chǔ)。第三，各部門在整理、處理好公司所發(fā)來(lái)的數(shù)據(jù)文件之后，需要對(duì)其進(jìn)行集中處理，再通過(guò)匯總的方法，與其他部門進(jìn)行共享。

（3）各部門要對(duì)所形成的電子文件進(jìn)行制定管理，其主要表現(xiàn)在：對(duì)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理；嚴(yán)格遵守電子文件的歸檔過(guò)程；在對(duì)某一項(xiàng)目進(jìn)行歸檔整理時(shí)，一定要將項(xiàng)目管理理念融入其中，使之與檔案的自動(dòng)檢索功能相結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)其方便、準(zhǔn)確、高效的作用。

5工程電子檔案的管理

5.1檔案管理

第一，在各部門將電子文件進(jìn)行整理歸檔之后，其文件要統(tǒng)一由檔案編輯室負(fù)責(zé)人做備份管理，并將其放入專用檔案袋中，還要安排特定人員對(duì)其進(jìn)行定期檢查、維護(hù)。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也逐漸走向興盛。因此，在電子文件管理方面，公司在條件允許的前提下，可以將其進(jìn)行電子錄入，并分為兩份（電子、紙質(zhì)文檔）進(jìn)行管理，從而保證資料的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。第二，對(duì)于歸檔后的電子版文檔，為了保護(hù)其系統(tǒng)的安全，必須將電子檔歸檔系統(tǒng)與實(shí)用系統(tǒng)相區(qū)別。實(shí)用系統(tǒng)，即指在實(shí)際工作中所使用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。電子檔歸檔系統(tǒng)，即指利用再生系統(tǒng)與并行系統(tǒng)相結(jié)合的方法對(duì)電子文件進(jìn)行歸類整理。對(duì)于公司而言，任何一個(gè)敏感文件都是機(jī)密的，都應(yīng)對(duì)其進(jìn)行保密處理，從而使之得到應(yīng)有的保護(hù)，防止不良人員非法竊取，對(duì)公司造成損害。第三，歸檔后為了方便檢查，要對(duì)電子檔案進(jìn)行時(shí)間標(biāo)記整理，以保證在審查時(shí)更加方便快捷。時(shí)間標(biāo)記方法有很多，而對(duì)工程公司而言，主要采用生成、修改日期及圖章的方式對(duì)其進(jìn)行時(shí)間標(biāo)記整理。除此之外，有些公司還會(huì)對(duì)早期所形成的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，其主要包括人工系統(tǒng)文件，這種文件必須要保證其擁有最原始的采集數(shù)據(jù)信息日期，從而對(duì)日后的工作整理提供方便。

5.2模數(shù)轉(zhuǎn)換

所謂模數(shù)轉(zhuǎn)換，即指模擬、數(shù)字的轉(zhuǎn)換。是將連續(xù)的模擬量通過(guò)某種方法轉(zhuǎn)換成數(shù)字量的過(guò)程。對(duì)工程電子文件而言，檔案的模數(shù)轉(zhuǎn)換主要表現(xiàn)在：掃描質(zhì)量，檔案處置狀況和光盤的備份制作。其中重點(diǎn)要說(shuō)明的是光盤制作方面，在完成一項(xiàng)工程之后，要對(duì)工程的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，還要對(duì)其進(jìn)行備份處理。作為一項(xiàng)刻錄管理，首先要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)子目錄，再通過(guò)目錄中的相關(guān)文件設(shè)計(jì)方案，最后建立一個(gè)二級(jí)子目錄。在二級(jí)子目錄中，其主要作用是將在工程中所用的經(jīng)費(fèi)、報(bào)告、合同等內(nèi)容詳細(xì)記錄其中，從而進(jìn)行統(tǒng)一保存處理，再將電子文件刻錄到光盤的過(guò)程。

6結(jié)論

第2篇

電力建設(shè)物資管理系統(tǒng)主要包括三大子系統(tǒng)，它們分別是采購(gòu)管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)和庫(kù)存管理系統(tǒng)。采購(gòu)管理主要包括采購(gòu)計(jì)劃管理和申購(gòu)計(jì)劃管理；合同管理主要包括合同簽訂管理和廠商信息管理；庫(kù)存管理主要包括出入庫(kù)管理和材料盤點(diǎn)管理。在電力建設(shè)物資管理中，應(yīng)使用ERP等物資管理軟件進(jìn)行物資管理，以實(shí)現(xiàn)管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的有效結(jié)合，并開發(fā)真正適合電力企業(yè)發(fā)展的物資管理系統(tǒng)。電力建設(shè)物資管理系統(tǒng)是一種功能全面的管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)建設(shè)全過(guò)程管理。而在電力建設(shè)物資管理系統(tǒng)外部，還可通過(guò)接口與子系統(tǒng)有效連接，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享。此外，電力建設(shè)的物資管理系統(tǒng)還可生成采購(gòu)單，以控制材料的領(lǐng)取，并監(jiān)控各個(gè)部門的費(fèi)用情況。

2子系統(tǒng)物資管理

2.1采購(gòu)管理

在電力建設(shè)中，采購(gòu)管理是一種基于供應(yīng)鏈的管理模式，是電力企業(yè)供應(yīng)鏈管理中的重要組成部分。在電力建設(shè)采購(gòu)管理系統(tǒng)中，采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)材料采購(gòu)的全過(guò)程進(jìn)行控制，并協(xié)調(diào)好企業(yè)與廠商之間的關(guān)系；電力項(xiàng)目建設(shè)技術(shù)部門要根據(jù)項(xiàng)目工程的進(jìn)展和需求，制訂適合企業(yè)發(fā)展的物資供應(yīng)方案；廠商要定期與電力企業(yè)交流和溝通，了解電力企業(yè)的物資信息和物資需求，并確定發(fā)貨時(shí)間，從而做到按時(shí)發(fā)貨。此外，還要保證貨物的質(zhì)量和完整性。在電力建設(shè)物資采購(gòu)管理中，必須實(shí)現(xiàn)信息交流，降低物資成本和庫(kù)存，并優(yōu)化庫(kù)存管理。因此，在采購(gòu)管理中，廠商與企業(yè)之間的信息交流是必不可少的。物資采購(gòu)管理中的物資信息交流不僅包括企業(yè)內(nèi)部物資信息的交流，還包括企業(yè)外部的信息傳遞。企業(yè)應(yīng)掌握內(nèi)部物資需求的變化情況、物資價(jià)格的變化情況等，以此制訂相應(yīng)的回復(fù)單，發(fā)送至物資供應(yīng)商，并實(shí)時(shí)更新企業(yè)內(nèi)部的物資量變化信息庫(kù)。在企業(yè)外部信息的傳遞中，企業(yè)要為廠商提供必要的信息和技術(shù)支持，還要考慮信息平臺(tái)的兼容性，并為廠商提供優(yōu)良的信息平臺(tái)，從而為加強(qiáng)交流溝通和提高采購(gòu)管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性提供技術(shù)支持。此外，還要與物資供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合同，制訂長(zhǎng)期契約，且明確契約中的條款和規(guī)定，從而完善企業(yè)和供應(yīng)商之間的認(rèn)證制度，穩(wěn)定電力企業(yè)與供應(yīng)商之間的長(zhǎng)期合作關(guān)系。

2.2庫(kù)存管理

電力企業(yè)庫(kù)存管理是物資管理中的主要工作。企業(yè)的庫(kù)存量決定了物資量，由于庫(kù)存量會(huì)不定期變化，因此，在企業(yè)庫(kù)存管理中，應(yīng)根據(jù)不同的實(shí)際情況，采取不同的庫(kù)存管理方法。對(duì)于長(zhǎng)期給電力企業(yè)提供物資的廠商，應(yīng)按照自身的物資需求在倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行長(zhǎng)期代儲(chǔ)，并在使用物資后定期付款，這種方法主要應(yīng)用于一類物資；對(duì)于二類物資和三類物資而言，可根據(jù)電力企業(yè)的實(shí)際需求，由單位按照計(jì)劃送貨，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)“零庫(kù)存”；對(duì)于企業(yè)中第三產(chǎn)業(yè)組織生產(chǎn)的產(chǎn)品，應(yīng)充分利用其優(yōu)勢(shì)，遵循“用多少、提供多少”的原則，直接運(yùn)送至使用單位，運(yùn)達(dá)后再結(jié)算；對(duì)于供應(yīng)正常的電力物資，應(yīng)應(yīng)用期貨合同運(yùn)送模式，以減少庫(kù)存量。

2.3合同管理

要想提高合同管理的效率，就要掌握供貨合同的具體內(nèi)容、電力項(xiàng)目建設(shè)施工的具體情況和物資生產(chǎn)的運(yùn)輸情況，并將了解到的工程材料的生產(chǎn)和運(yùn)輸情況定期傳達(dá)至業(yè)主；采用先進(jìn)的管理設(shè)備，選取專業(yè)的管理人員代保管合同管理；物資管理人員要定期獲取真實(shí)的合同備料，了解生產(chǎn)和運(yùn)輸情況，定期開展設(shè)備管理會(huì)議，并將物資信息通報(bào)給業(yè)主；合同管理人員應(yīng)及時(shí)與廠商取得聯(lián)系，順利完成設(shè)備的生產(chǎn)和發(fā)運(yùn)，及時(shí)統(tǒng)計(jì)和整理匯報(bào)給業(yè)主的相關(guān)信息，定期與廠商交流設(shè)備的發(fā)運(yùn)情況；根據(jù)設(shè)備標(biāo)志選取不同的隔離管理方式，將專業(yè)設(shè)備和工具隔離存放；加強(qiáng)廠商管理，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)估，從而建立長(zhǎng)期、穩(wěn)定的合作關(guān)系，降低采購(gòu)成本。

3結(jié)束語(yǔ)

第3篇

1．投資業(yè)務(wù)管控能力亟待加強(qiáng)。一是投資制度有待健全，大多電建企業(yè)偏重決策管理，忽視了對(duì)過(guò)程的控制和項(xiàng)目的實(shí)施，缺乏一套從立項(xiàng)、決策到實(shí)施、運(yùn)營(yíng)、后評(píng)價(jià)的全過(guò)程、全方位的制度體系。二是部門職責(zé)有待厘清，總部部門之間投資職責(zé)分工有待細(xì)化，管理邊界存在交叉，一些職能部門在投資管理中的作用沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)。三是投資管理環(huán)節(jié)存在脫節(jié)，總部部門之間、總部與所屬企業(yè)之間交流不夠，存在“各管各的事、各干各的活”，缺乏有效的上下聯(lián)動(dòng)機(jī)制。

2．投資項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程亟待加強(qiáng)。一是投資項(xiàng)目的責(zé)任部門長(zhǎng)期缺位，企業(yè)也沒(méi)有建立科學(xué)的工作流程，對(duì)投資實(shí)施過(guò)程的監(jiān)管在總部層面仍是空白。二是需要加大成本控制，企業(yè)的投資概算管理不到位，部分人員擅自擴(kuò)大建設(shè)規(guī)模、提高建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、隨意超概算、任意追加投資。三是投資招、投標(biāo)管理不規(guī)范，缺乏統(tǒng)一的項(xiàng)目招標(biāo)與物資設(shè)備采購(gòu)平臺(tái)，企業(yè)難以選擇到最優(yōu)秀的設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工隊(duì)伍。四是投資項(xiàng)目建設(shè)存在較多問(wèn)題，如安全事故、工期滯后、質(zhì)量不符合設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任制度不落實(shí)、不嚴(yán)格執(zhí)行合同、工程變更隨意等情況。

3．投資考核與責(zé)任追究亟待加強(qiáng)。一是考核不到位，企業(yè)既未建立科學(xué)的投資績(jī)效考核體系，也未嚴(yán)格按經(jīng)濟(jì)責(zé)任制予以考核，企業(yè)員工缺乏應(yīng)有的行政和經(jīng)濟(jì)約束。二是投資項(xiàng)目的竣工審計(jì)、決算、驗(yàn)收及后評(píng)價(jià)等一些與投資效果評(píng)價(jià)有關(guān)的制度還沒(méi)有真正建立起來(lái)，在很大程度上影響了投資決策和管理水平的提升。三是對(duì)投資違紀(jì)違規(guī)的追究不嚴(yán)，一些電建企業(yè)存在“處罰過(guò)輕、獎(jiǎng)懲不明”的情況。

二、電建企業(yè)加強(qiáng)投資管理的主要措施

1．堅(jiān)持“四嚴(yán)”要求，切實(shí)加強(qiáng)決策管理。一是嚴(yán)密論證，做好投資可行性分析與論證，對(duì)市場(chǎng)發(fā)展前景、投資環(huán)境、面臨的風(fēng)險(xiǎn)與問(wèn)題進(jìn)行全面細(xì)致調(diào)查評(píng)估，不經(jīng)過(guò)充分論證的項(xiàng)目不得上會(huì)決策。二是嚴(yán)把投向，遵守“三不投”原則，即“不符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的不投、投資回報(bào)率低的不投、風(fēng)險(xiǎn)難以掌控的不投”，確保“好鋼用在刀刃上”。三是嚴(yán)格權(quán)限，按照集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合原則，把投融資重大事項(xiàng)的決策權(quán)集中在電建企業(yè)總部，由總部總攬全局，扭轉(zhuǎn)“亂投資、亂融資”現(xiàn)象。四是嚴(yán)守程序，所有投資項(xiàng)目的報(bào)批必須遵守內(nèi)部決策程序，不得越級(jí)上報(bào)、審批，以確保投資決策的科學(xué)性。

2．再造管理流程，優(yōu)化管理體制和運(yùn)行機(jī)制。一是管理機(jī)制再造，總部各部門應(yīng)明確自身職能，擔(dān)負(fù)起投資的決策、實(shí)施和運(yùn)營(yíng)等不同階段的管理職責(zé)，改變以前部門間相互推諉扯皮的狀況。二是業(yè)務(wù)流程再造，按照不相容職務(wù)相分離的要求，嚴(yán)格推行投資的決策與執(zhí)行、概算編制與審查、項(xiàng)目實(shí)施與資金支付、竣工決算與竣工審計(jì)等不相容崗位的分離管理。三是管理機(jī)構(gòu)再造，按照精減、高效的要求組建項(xiàng)目公司，不斷優(yōu)化項(xiàng)目公司的運(yùn)行機(jī)制，細(xì)化項(xiàng)目公司的職責(zé)權(quán)限，硬化項(xiàng)目公司的考核內(nèi)容，規(guī)范項(xiàng)目公司的運(yùn)作。四是管理制度再造，構(gòu)建涵蓋投資業(yè)務(wù)全過(guò)程、全周期的管理制度體系，強(qiáng)化制度的約束力，做到有章可循、有據(jù)可依。

3．把好五道“關(guān)口”，主動(dòng)掌控過(guò)程控制。一是工程設(shè)計(jì)關(guān)，精心挑選設(shè)計(jì)單位，并使其嚴(yán)格遵守技術(shù)規(guī)范，必要時(shí)可采取限額設(shè)計(jì)。二是概算審查關(guān)，通過(guò)對(duì)投資概算或修正概算進(jìn)行專家評(píng)審，以此作為投資考核的依據(jù)，改變“邊設(shè)計(jì)、邊施工、邊修改”的狀況。三是招標(biāo)投標(biāo)關(guān)，所有投資項(xiàng)目都必須按照流程進(jìn)行招投標(biāo)，未經(jīng)審批不得擅自招標(biāo)。四是項(xiàng)目資金關(guān)，優(yōu)化項(xiàng)目融資方式，切實(shí)降低融資成本和費(fèi)用，同時(shí)項(xiàng)目資金要實(shí)行專戶管理，專款專用，嚴(yán)禁私設(shè)賬外賬和“小金庫(kù)”。支付工程價(jià)款時(shí)要嚴(yán)格審核合同、支付申請(qǐng)書等相關(guān)憑證。五是變更索賠關(guān)，凡需要增加投資的生產(chǎn)性變更和非生產(chǎn)性變更以及由此而引起的索賠，須報(bào)上級(jí)審核，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，嚴(yán)禁擅自進(jìn)行變更。

第4篇

電子文件的歸檔是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，在各個(gè)方面需要相關(guān)工作人員具備細(xì)心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。在電子文件的歸檔工作過(guò)程中，具體需要完善的工作如下：

（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關(guān)鍵的。能夠反映出本機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)，并且具有利用價(jià)值的電子文件，均在收集的范圍以內(nèi)。首先，對(duì)于需要保存底案的重要文件，在修改的時(shí)候需要將原文保留，在加版本號(hào)后進(jìn)行積累，并把草稿與定稿同時(shí)進(jìn)行歸檔。其次，對(duì)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、檢測(cè)以及仿真實(shí)驗(yàn)等技術(shù)進(jìn)行充分利用，并形成擁有查考價(jià)值的數(shù)據(jù)文件。例如：圖形文件、模型文件以及數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。再則，和機(jī)關(guān)制作的各類數(shù)據(jù)文件相關(guān)的各類命令文件，例如：計(jì)算程序、控制程序以及管理程序等。對(duì)于命令文件而言，有些是需要機(jī)關(guān)部門以實(shí)際需求為依據(jù)，進(jìn)而進(jìn)行自行編制，還有的是需要以購(gòu)進(jìn)的方式獲取。對(duì)于檔案室已經(jīng)具備的命令文件，便不需要進(jìn)行再次歸檔。最后，對(duì)于設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)也需要?dú)w檔。但是，檔案室已經(jīng)具備的操作系統(tǒng)是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關(guān)的各類紙質(zhì)文件也需要進(jìn)行歸檔。主要包括兩大類：其一是基于電子文件使用的計(jì)算機(jī)硬件說(shuō)明文件，例如計(jì)算機(jī)技術(shù)說(shuō)明書、圖紙以及操作手冊(cè)等。其二是電子文件在形成中所產(chǎn)生與之有關(guān)的紙質(zhì)文件，包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)說(shuō)明、程序框架圖以及技術(shù)鑒定材料等。

（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對(duì)于具備查考價(jià)值的電子文件及支持軟件都應(yīng)該及時(shí)歸檔，切不可以分散的方式進(jìn)行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實(shí)性與有效性。對(duì)于文本文件，應(yīng)在最后定稿，若圖形文件發(fā)生了改動(dòng)，那么便需要和當(dāng)初產(chǎn)品的技術(shù)狀況相同的版本進(jìn)行同時(shí)歸檔保存。對(duì)于有技術(shù)條件的機(jī)關(guān)，允許使用電子文件簽署技術(shù)，這樣能夠?qū)﹄娮游募挠行赃M(jìn)行確認(rèn)。再則，對(duì)于載體形式與質(zhì)量要求需實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性。檔案電子文件的載體規(guī)格、形式以及質(zhì)量，均需要檔案室工作人員作出統(tǒng)一的規(guī)定，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行集中，進(jìn)而制定成歸檔數(shù)據(jù)集，通過(guò)拷貝的方式傳輸?shù)骄邆淠途眯缘妮d體中，實(shí)行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進(jìn)行統(tǒng)一登記表，登記內(nèi)容包括諸多項(xiàng)目，例如：硬件環(huán)境、軟件平臺(tái)、形成單位、應(yīng)用軟件、形成時(shí)間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對(duì)歸檔后的電子文件進(jìn)行全面的檢驗(yàn)。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關(guān)材料是否完善等均在檢驗(yàn)的范圍之內(nèi)。

（三）加強(qiáng)電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內(nèi)容，即：鑒定對(duì)象、鑒定目的以及鑒定內(nèi)容。在電子檔案鑒定過(guò)程中，不但需要對(duì)文件內(nèi)容與相關(guān)形式特征進(jìn)行有效分析，而且還需要對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行技術(shù)分析。所以，對(duì)于電子文件而言，無(wú)論是技術(shù)情況，還是文件自身的真實(shí)性與可讀性，均與保存價(jià)值有著必然的聯(lián)系。由此可見，在鑒定工作當(dāng)中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現(xiàn)出來(lái)，這樣才能充分體現(xiàn)出電子檔案的價(jià)值之所在。總體上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對(duì)歸檔文件進(jìn)行確定，并對(duì)保管期限進(jìn)行劃分。其次，在檔案室對(duì)歸檔文件進(jìn)行接收時(shí)，需進(jìn)行一次全面鑒定，包括內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定等。最后，對(duì)于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時(shí)再進(jìn)行一次鑒定，對(duì)于確定已經(jīng)沒(méi)有了保存價(jià)值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。

二、加強(qiáng)電子檔案管理的有效策略

探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲(chǔ)案卷、編目”的原則及步驟。同時(shí)，在電子檔案逐漸增多的現(xiàn)狀之下，各級(jí)檔案管理部門便需要對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，這樣才能使檔案管理工作更具規(guī)范性與完善性。具體強(qiáng)化措施如下：

（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)需具備性能穩(wěn)定、檢索方便以及顯示還原性好等特點(diǎn)。對(duì)于軟磁盤，不可當(dāng)作長(zhǎng)期保存的電子檔案載體進(jìn)行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫(kù)房溫度、濕度需穩(wěn)定；庫(kù)房應(yīng)保持通風(fēng)、清潔及沒(méi)有腐蝕性氣體；地面無(wú)須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無(wú)塵。最后，電子檔案歸檔需統(tǒng)一，并實(shí)行分庫(kù)保管。對(duì)于歸檔載體，需進(jìn)行防寫處理，不可出現(xiàn)劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對(duì)于一些非法軟件，檔案室中的計(jì)算機(jī)需杜絕使用，以此規(guī)避病毒感染。

（二）加強(qiáng)電子檔案的檢測(cè)及維護(hù)工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩(wěn)定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯(cuò)誤等不良情況的發(fā)生率。所以，進(jìn)行定期檢測(cè)及維護(hù)是非常有必要的。在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)與維護(hù)過(guò)程中，需對(duì)諸多特點(diǎn)進(jìn)行綜合考慮，包括環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)以及電子檔案自身的特點(diǎn)等，進(jìn)而制定出更具合理性與科學(xué)性的技術(shù)方案及維護(hù)工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測(cè)及維護(hù)工作更具有效性。

（三）電子檔案在利用過(guò)程中需注意的問(wèn)題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)電子檔案在利用過(guò)程中還需要充分注意一些較為明顯的問(wèn)題。首先，提升電子檔案信息安全的意識(shí)。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復(fù)用性以及系統(tǒng)依賴性等特點(diǎn)，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹(jǐn)慎的態(tài)度，在有必要的情況下對(duì)利用方式進(jìn)行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現(xiàn)象得以有效規(guī)避。其次，完善與電子檔案有關(guān)的利用制度，例如利用資格審查、利用權(quán)限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發(fā)展前景，需全面開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，同時(shí)創(chuàng)造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

第5篇

一、電子郵件能否作為證據(jù)

電子郵件能否作為證據(jù)，我國(guó)目前尚無(wú)規(guī)定，但電子郵件已被現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)所接受卻是現(xiàn)實(shí)。電子商務(wù)、電子教育、電子政府等是現(xiàn)代信息社會(huì)的產(chǎn)物。《合同法》第十一條“書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。”電子郵件已列為書面合同的一種形式。合同的雙方通過(guò)電子郵件來(lái)達(dá)成，來(lái)實(shí)現(xiàn)購(gòu)買行為。其購(gòu)買、結(jié)算、質(zhì)疑、退貨、索賠等均是通過(guò)電子郵件來(lái)實(shí)現(xiàn)的。如今，網(wǎng)上訂票、網(wǎng)上掛號(hào)、網(wǎng)上咨詢已實(shí)際進(jìn)入我們的生活。由此可見，如在涉及于此的訴訟中，負(fù)有舉證義務(wù)的當(dāng)事人必然會(huì)將雙方往來(lái)的電子郵件作為證據(jù)提交到法庭，以支持自己的主張。這就為電子郵件可以成為證據(jù)提供了現(xiàn)實(shí)的可能性和必要性。

但是，在我國(guó)的訴訟法中，被承認(rèn)的證據(jù)有“物證、書證、證人證言、當(dāng)事人(被告人)陳述、犯罪嫌疑人、被告人供述和辯解、鑒定結(jié)論、勘驗(yàn)、檢查筆錄”等七種。并未包含有電子郵件，而作為訴訟中的證據(jù)，其形式首先必須合法，即證據(jù)應(yīng)是在法律所規(guī)定的證據(jù)范圍之內(nèi)，之所以這樣，是為了保證訴訟程序的公正、合法、有效。但筆者認(rèn)為，不論何種形式的證據(jù)，都必須符合兩個(gè)基本特征：1、是它確實(shí)是存在的事實(shí)，而非猜測(cè)和虛假的東西；2、是它與案件事實(shí)有著客觀聯(lián)系。在訴訟法中，雖對(duì)證據(jù)形式有所規(guī)定，但隨著客觀世界的發(fā)展、科技的進(jìn)步，證據(jù)形式也在不斷發(fā)生變化，如在1980年的《刑事訴訟法》中并未將視聽資料作為證據(jù)，但在司法實(shí)踐中，司法機(jī)關(guān)并不排斥這種證據(jù)。而是將其作為書證或物證看待，在1996年的新刑訴法中，即將其列為一種獨(dú)立的證據(jù)類型。同樣電子郵件作為一種新的通信方式，如僅僅因?yàn)槠湮幢涣腥胱C據(jù)種類，而簡(jiǎn)單地否定其證據(jù)效力，既脫離實(shí)際，又不利于查明案件事實(shí)。筆者認(rèn)為我國(guó)合同法把電子郵件作為書證的一種不夠準(zhǔn)確。第一，書證的載體通常是紙張，使用設(shè)備較為簡(jiǎn)單，而電子郵件的載體是的數(shù)字化設(shè)備，使用設(shè)備較為復(fù)雜。第二，書證表現(xiàn)方式一目了然，直接表現(xiàn)，容易保存，電子郵件需專門的數(shù)字處理設(shè)備讀取后用顯示設(shè)備表現(xiàn)出來(lái)，不容易保存。第三，書證被復(fù)制，修改后易被技術(shù)鑒定出來(lái)，電子郵件無(wú)法證明是否被復(fù)制、改動(dòng)，因?yàn)樗恍薷暮鬅o(wú)痕跡可查。因此，不易用我國(guó)傳統(tǒng)理論對(duì)證據(jù)種類的劃分，應(yīng)將電子郵件作為一種新的證據(jù)種類。

從當(dāng)前國(guó)際發(fā)展情況看，聯(lián)邦德國(guó)在1997年通過(guò)了世界上第一部全面規(guī)范Internet的法律棗“多媒體法”(德文簡(jiǎn)稱IUKDG)，其中即有對(duì)電子郵件的規(guī)范。美國(guó)在發(fā)生了大量的電子郵件侵權(quán)糾紛后，聯(lián)邦政府也正在積極推進(jìn)制裁所謂“垃圾郵件”的立法活動(dòng)。其各州政府開始對(duì)電子郵件侵權(quán)糾紛進(jìn)行審判，如1997年11月德克薩斯州的TRAVIS郡審理的E－mail侵權(quán)案中，電子郵件既作為直接證據(jù)被法庭確認(rèn)，并據(jù)此判決賠償。更有甚者，在1998年華盛頓州檢察長(zhǎng)亦以同樣的事由和證據(jù)，對(duì)電子郵件侵權(quán)者提起了刑事。所以，不論是從與國(guó)際發(fā)展同步，還是從適應(yīng)高科技對(duì)現(xiàn)代生活的影響而言，對(duì)于電子郵件均不宜采取只因證據(jù)形式不合法，而否認(rèn)其效力的做法。

二、電子郵件成為證據(jù)的條件以及認(rèn)定

電子郵件與傳統(tǒng)的通信方式最大的區(qū)別在于，它把人們所要表達(dá)的意思轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸呈現(xiàn)在對(duì)方的電腦屏幕上，因此互無(wú)“真跡”，充其量也只是在自己電腦上的打印件，而一經(jīng)發(fā)件人從其“發(fā)件箱”、“回收站”中將文件刪除，便不見蹤影，而電腦打印件的易于偽造或刪改的特性，而又不能不使人們對(duì)其疑慮有加，故電子郵件成為證據(jù)的條件應(yīng)相對(duì)嚴(yán)格。

在審查電子郵件的證據(jù)效力時(shí)，首先應(yīng)對(duì)電子郵件的特征有所了解。電子郵件的最大特點(diǎn)是每個(gè)電子信箱均對(duì)應(yīng)一個(gè)唯一的注冊(cè)用戶(它可能是一個(gè)人，也可能是一些人)，其用戶名、賬戶名、密碼均是唯一的。任何人只要掌握了某一注冊(cè)用戶的用戶名、密碼，就可在任何地方，使用任意一網(wǎng)的計(jì)算機(jī)在該用戶名所對(duì)應(yīng)的電子信箱上收發(fā)、刪除電子郵件。電子郵件還有一個(gè)特點(diǎn)是傳輸過(guò)程的復(fù)雜性，尤其是跨國(guó)界傳遞的郵件要輾轉(zhuǎn)經(jīng)過(guò)多個(gè)服務(wù)器才能到達(dá)目標(biāo)服務(wù)器。在實(shí)踐中，直接由電子郵件引發(fā)的糾紛尚不多見，其一般是以證據(jù)的形式出現(xiàn)，在以證據(jù)形式出現(xiàn)時(shí)，如果雙方均對(duì)電子郵件的內(nèi)容及收發(fā)人無(wú)異議，在訴訟中接受雙方當(dāng)事人的質(zhì)證，認(rèn)為可以作為證據(jù)認(rèn)定，在此類情況下，電子郵件的證據(jù)形式已不重要，因當(dāng)事人的承認(rèn)性陳述本身就可以作為證據(jù)認(rèn)定，而這種承認(rèn)性陳述又可被電子郵件的內(nèi)容所印證，所以，應(yīng)當(dāng)被法庭認(rèn)定。

如果雙方在訴訟中對(duì)電子郵件有爭(zhēng)議，不論是由電子郵件直接引發(fā)的糾紛還是以證據(jù)的形式出現(xiàn)的電子郵件，只要其涉及當(dāng)事人的切身利益及關(guān)鍵問(wèn)題的確定，即會(huì)引發(fā)爭(zhēng)執(zhí)，主要表現(xiàn)以下幾種情況。

1.對(duì)收發(fā)件人的認(rèn)定

在訴訟中，如果當(dāng)事人對(duì)電子郵件的收發(fā)人發(fā)生爭(zhēng)議，在此種情況下，審查電子郵件的內(nèi)容已無(wú)意義，因當(dāng)事人如否認(rèn)是電子郵件的收發(fā)人，實(shí)際上已經(jīng)否認(rèn)了電子郵件的內(nèi)容。其最為典型的案例是發(fā)生在某大學(xué)的一名學(xué)生以另一學(xué)生的名義，發(fā)出了一封回絕那名學(xué)生受到留學(xué)邀請(qǐng)的電子郵件，致使那名學(xué)生失去了留學(xué)的機(jī)會(huì)。該案在審理中，被告人否認(rèn)自己發(fā)出了這樣一封電子郵件，而法庭主要是采用排除法來(lái)確認(rèn)是否為被告人所為。很明顯，在這里被告人否認(rèn)自己是電子郵件的發(fā)件人比否認(rèn)所發(fā)電子郵件的內(nèi)容更為對(duì)自己有利。該案雖然最終以庭外調(diào)解結(jié)案，但如果雙方未能和解，以排除法的結(jié)論來(lái)作為確認(rèn)被告人侵權(quán)的證據(jù)是否充分，則值得商榷。以筆者的看法，在確認(rèn)電子郵件的收發(fā)件人時(shí)，首先需查清的是電子郵件的地址是否是收發(fā)件人的，其是否擁有合法的用戶名、賬號(hào)、密碼等，因每一個(gè)注冊(cè)用戶均對(duì)應(yīng)一個(gè)電子郵件信箱，合法用戶的上述資料及個(gè)人資料(真實(shí)姓名、工作單位、通信地址、身份號(hào)碼等)在“ISP”(Internetserviceprovider即網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商)處均有備案，如使用人的個(gè)人資料于ISP的備案一致，則可以確認(rèn)該信箱是使用人的，在該用戶的信箱密碼未被他人盜用的情況下，以該信箱收發(fā)的電子郵件的作者即為信箱的擁有者。筆者曾遇一案，當(dāng)事人否認(rèn)自己給對(duì)方發(fā)出過(guò)財(cái)產(chǎn)情況的電子郵件，后經(jīng)核對(duì)該電子郵件地址的ISP備案，與該當(dāng)事人的情況一致，法庭據(jù)此確認(rèn)該電子郵件的內(nèi)容，并做出判決，結(jié)案后該當(dāng)事人服判。

當(dāng)前，由于某種原因，有些信箱成為公用信箱，使用該類信箱的非注冊(cè)用戶，則無(wú)權(quán)要求獲得法律上的保護(hù)。對(duì)開放自己的電子郵件信箱者，無(wú)異于等于放棄自己的權(quán)利。當(dāng)然，電腦“黑客”的侵襲或惡意的發(fā)送匿名電子郵件則另當(dāng)別論。

2、電子合同收到與合同成立地點(diǎn)認(rèn)定

"收到"這一概念，在電子商務(wù)貿(mào)易過(guò)程中，具有相當(dāng)重要的法律意義。國(guó)際貨物銷售公約和大陸法規(guī)定，不論是發(fā)盤還是接受，均以抵達(dá)接收人或發(fā)盤人作為生效的條件之一。而英美法則規(guī)定，信件或電報(bào)一經(jīng)發(fā)出，立即生效，生效的時(shí)間以投遞郵件收據(jù)上郵局所蓋郵戳為準(zhǔn)，而不管對(duì)方是否收到。在電子商務(wù)環(huán)境中，為避免貿(mào)易糾紛，確定了"收到生效"的原則，也就是說(shuō)，不論什么傳遞，只有在被對(duì)方適當(dāng)?shù)厥盏搅耍啪哂蟹梢饬x。這就要求傳遞的單據(jù)必須能夠進(jìn)入對(duì)方在合同中指定的接收電腦。同時(shí)，在電子商務(wù)環(huán)境中，對(duì)收到的定義也作了嚴(yán)格的規(guī)定，即當(dāng)傳遞進(jìn)入到接收方的接收電腦時(shí)，即為收到，不管接受方有沒(méi)有檢查傳遞的內(nèi)容。反之，在能進(jìn)入指定的接受方的接收電腦之前，沒(méi)有一份單據(jù)被認(rèn)為是適當(dāng)?shù)亟邮樟耍矝](méi)有一份單據(jù)會(huì)產(chǎn)生法律上的義務(wù)。這與以紙張為基礎(chǔ)的貿(mào)易環(huán)境中的情況是相一致的。

我國(guó)新《合同法》規(guī)定："采用數(shù)據(jù)電文形式訂立合同，收件人指定特定系統(tǒng)接收數(shù)據(jù)電文的，該數(shù)據(jù)電文進(jìn)入該特定系統(tǒng)的時(shí)間，視為到達(dá)時(shí)間；未指定特定系統(tǒng)的，該數(shù)據(jù)電文進(jìn)入收件人的任何系統(tǒng)的首次時(shí)間，視為到達(dá)時(shí)間（第十六條）"。該法同時(shí)規(guī)定，"采用數(shù)據(jù)電文形式訂立合同的，收件人的主營(yíng)業(yè)地為合同成立的地點(diǎn)；沒(méi)有主營(yíng)業(yè)地的，其經(jīng)常居住地為合同成立的地點(diǎn)（第三十四條）。

3.對(duì)電子郵件內(nèi)容的認(rèn)定

電子郵件的內(nèi)容，亦是在訴訟中不易認(rèn)定的部分。在確定了收發(fā)件人后，就要對(duì)電子郵件的內(nèi)容進(jìn)行審查，之所以這樣，是因?yàn)槭謺男偶小霸迸c“復(fù)印件”之分，不易做假。因而電子郵件中，似乎已無(wú)“原件”與“復(fù)印件”之分，因電子郵件的內(nèi)容是必須借助于計(jì)算機(jī)為載體才能呈現(xiàn)，離開了這一載體，即為電腦打印件。故以審查書證的傳統(tǒng)審查方法進(jìn)行審查，在此已不可行。因?qū)@類證據(jù)的審查主要是審查其是否為原件，是否有本人簽字，是否蓋有公章。對(duì)境外的函件還需有公證、認(rèn)證。

但對(duì)電子郵件來(lái)說(shuō)，所有這些審查方法均不可行，因電子郵件的傳輸方式已決定了電子郵件不具備上述特點(diǎn)。如仍以該種方法審查電子郵件，無(wú)異于將電子郵件排除在證據(jù)之外。當(dāng)然，對(duì)于一般人員來(lái)說(shuō)，直接在Internetmail的收件箱中刪改純電子郵件信件亦非易事，因收件箱中的電子郵件是只讀文件，拒絕刪改。其另存方式也只是改變文件的位置，文件的屬性并未改變，仍是.eml文件。從外觀上看，純電子郵件信件的信頭上均帶有收發(fā)件人、收發(fā)件人的網(wǎng)址、收發(fā)件時(shí)間等詳細(xì)資料。故對(duì)這類文件只要上述信息清楚，以筆者見，可以作為證據(jù)認(rèn)定，如還有疑問(wèn)，可要求當(dāng)事人將電子郵件“轉(zhuǎn)發(fā)”至承辦人指定的計(jì)算機(jī)上或干脆通過(guò)“連機(jī)”、“共享”的方式直接到舉證人的計(jì)算機(jī)上查閱原始信息(雖目前法院在設(shè)備上尚不能滿足)。可能發(fā)生的刪改一般是隨電子郵件以“插入”“附件”方式發(fā)送的MIME非文本文件，如Word、Excel、gif、mpg文件乃至聲音、影像等多媒體文件，因該類文件的打開是在相應(yīng)的編輯軟件下進(jìn)行，故可以刪改。該類文件的電腦打印件，與普通電腦打印出的文件無(wú)異。故僅憑打印件很難起到證據(jù)的作用。

此外，另有一類電子郵件是被收發(fā)件人從其電腦中永遠(yuǎn)刪除了，并據(jù)此否認(rèn)收發(fā)過(guò)電子郵件。對(duì)此類情況目前尚無(wú)較好的辦法。從技術(shù)上講，已可以做到將所有“網(wǎng)上信息”搜集起來(lái)并永久保存，在必要時(shí)，通過(guò)檢索使其還原。由于我國(guó)目前尚無(wú)要求網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商對(duì)傳輸?shù)碾娮游募?chǔ)存記錄或轉(zhuǎn)存的制度，造成了一旦發(fā)生爭(zhēng)議，將無(wú)第三方可出具中立性的證據(jù)。而部分地方法規(guī)已有了相應(yīng)規(guī)定。如《廣東省對(duì)外貿(mào)易實(shí)施電子數(shù)據(jù)交換暫行規(guī)定》就規(guī)定：電子數(shù)據(jù)服務(wù)中心應(yīng)有收到報(bào)文和被提取報(bào)文的回應(yīng)和記錄；電子報(bào)文的存貯期最短不得少于5年；對(duì)進(jìn)行電子數(shù)據(jù)交換的協(xié)議雙方發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，以該中心提供的信息為準(zhǔn)。如該方法被用于司法實(shí)踐，將給審判工作帶來(lái)極大便利。

三、合法舉證問(wèn)題

在通常訴訟過(guò)程中，誰(shuí)主張，誰(shuí)舉證。但無(wú)紙化電子郵件交易中，舉證是個(gè)難題，證據(jù)不好保存，也不便提取原告對(duì)于其主張的事實(shí)即卻沒(méi)有任何證據(jù)。因原告無(wú)法舉證證明其主張的權(quán)利或法律事實(shí)令其承擔(dān)敗訴的風(fēng)險(xiǎn)，這是不公平的。如果要求被告承擔(dān)舉證責(zé)任，存在原告是否受到侵害尚不明確，且不談受害的原因系電子簽名（密碼）被冒用，或因網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不安全隱患所致，如何舉證才合法呢？筆者認(rèn)為；

1.由當(dāng)事人將郵件打印出來(lái)作為證據(jù)提交，其可信度較低，而且以Attach方式發(fā)送的非txt純文本文件和Html文件，有時(shí)還不能隨原郵件一塊打印出來(lái)，需在其它專用軟件中打印，而在專用軟件中一般都有對(duì)原文件進(jìn)行更改的功能。

2．在訴訟之前，當(dāng)事人可以請(qǐng)公證機(jī)關(guān)作出公證文書,也可以采取律師見證、外交機(jī)構(gòu)認(rèn)證、工商行政管理部門鑒證以及利用先進(jìn)的電子設(shè)備制成視聽資料等方式保存證據(jù),或者申請(qǐng)人民法院采取訴前證據(jù)保全。

取證的方式，最好以查看源代碼并Coyy出所有內(nèi)容粘貼到字處理軟件中編輯并打印，這樣能夠取得郵件中的所有內(nèi)容；附件中的內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)不同的文件格式，盡可能不失真地用高檔設(shè)備打印出來(lái)；如是聲音文件的，可記錄成文字后打印出來(lái)，并保留原聲音文件便于將來(lái)庭審中質(zhì)證。

3．在訴訟中，當(dāng)事人可以將導(dǎo)出的郵件放在軟盤中提交人民法院，經(jīng)對(duì)方質(zhì)證后無(wú)異議的，可打印出來(lái)經(jīng)雙方當(dāng)事人簽字后附卷。如對(duì)方有異議，應(yīng)由人民法院按現(xiàn)場(chǎng)勘驗(yàn)的方法取證，現(xiàn)場(chǎng)勘驗(yàn)的筆錄應(yīng)由雙方當(dāng)事人當(dāng)場(chǎng)簽字。另外，當(dāng)事人只提交打印稿，而原件已從電腦中永久刪除的，除非對(duì)方承認(rèn)，否則無(wú)論對(duì)方是否有能力提出反證，該打印稿均不可作為定案的根據(jù)。因?yàn)榇藭r(shí)無(wú)法判斷該文件是否就是原件，更不能因?qū)Ψ脚e不出反證而確認(rèn)該證據(jù)有效。

4.認(rèn)證機(jī)構(gòu)在網(wǎng)絡(luò)化的商事交易中處于樞紐地位，其義務(wù)之設(shè)定與履行，關(guān)系到電子商行業(yè)的成敗。認(rèn)證機(jī)構(gòu)具有安全、真實(shí)、及時(shí)、公開、謹(jǐn)慎、保密等方面功能。因此，從認(rèn)證機(jī)構(gòu)出具的證據(jù)真實(shí)有效。

目前，雖然我國(guó)尚無(wú)完整規(guī)范Internet、E－mail的法規(guī)，Internet的普及程度亦無(wú)法與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，司法機(jī)關(guān)的設(shè)備尚無(wú)法滿足審理此類糾紛的物質(zhì)需要。但是，Internet、E－mail所帶來(lái)的法律問(wèn)題卻已實(shí)實(shí)在在地?cái)[在了我們的面前。電子證據(jù)的法規(guī)與其他法規(guī)相比，需要電子等方面的專業(yè)知識(shí)比較多，這就給立法、司法提出了更高的要求。國(guó)外的Internet的發(fā)展和普及，已使國(guó)外有了相對(duì)完善的計(jì)算機(jī)法律。因此我們應(yīng)借鑒國(guó)外計(jì)算機(jī)法律，根據(jù)我國(guó)的實(shí)際情況，借助專業(yè)人士的幫助，來(lái)制定并完善我國(guó)的電子證據(jù)法律。電子證據(jù)法律必將成為網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的又一護(hù)航者。

參考文獻(xiàn)

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2.王利明等：《合同法總論》，法律出版社2000版

3.劉采等：《全球電子商務(wù)》，人民郵電出版社1999年版

第6篇

（一）公證電子文件的概念。

公證電子文件是以數(shù)字、代碼形式記錄于磁帶，磁盤，光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募９C電子文件的一般具有兩方面的基本特征：一是公證電子文件由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。這是公證電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是公證電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。數(shù)字信息使用0和1兩種數(shù)碼的組合來(lái)記錄信息，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中，并可通過(guò)通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。二是公證電子文件是文件的一種類型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是有特定的用途和效力。從邏輯上說(shuō)，公證電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個(gè)概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。

（二）關(guān)于電子公證。

在世界各國(guó)對(duì)于電子文書大多數(shù)國(guó)家較推崇加密認(rèn)證技術(shù)，經(jīng)過(guò)加密等安全措施的數(shù)據(jù)電文的證明效力基本上可以等同于書證。而在我國(guó)現(xiàn)階段運(yùn)用較多的是對(duì)電子證據(jù)進(jìn)行公證。從電子公證文件形成的過(guò)程和特點(diǎn)看，公證電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，公證電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門集中統(tǒng)一管理。根據(jù)《公證程序規(guī)則》及我處自定的辦證程序規(guī)范，將具體辦證過(guò)程劃分為會(huì)員登記、公證的申請(qǐng)、受理、公證的審查與審批、公證書打印、翻譯、復(fù)印水印紙、裝訂、蓋章、出證、公證書的送達(dá)、統(tǒng)計(jì)歸檔，這些程序都是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)輔助完成的，全部流程編入系統(tǒng)。這就從根本上保證了辦證程序的合法性、規(guī)范性、完整性，杜絕了違反程序情況的發(fā)生。通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不僅可以準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，而且也為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行業(yè)務(wù)管理、掌握行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)、制定業(yè)務(wù)決策提供了依據(jù)。

二、公證電子文件的特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化信息技術(shù)領(lǐng)域的公證電子文件是指通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)等處理的數(shù)碼序列。按公證電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們?cè)谵k理公務(wù)，處理一般事務(wù)或交流信息過(guò)程中產(chǎn)生的公證電子文件，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在，如E-mail公證電子文件；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性公證電子文件，如CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造）、CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）等生成的公證電子文件。公證電子文件這種新型信息載體給日常工作帶來(lái)了極大的便利，同時(shí)也改變了我們長(zhǎng)久以來(lái)的傳統(tǒng)辦公方式。與紙質(zhì)文件不同，公證電子文件主要有以下幾方面特點(diǎn)：

（一）具有紙質(zhì)文件和其它文件無(wú)可比擬的快捷性。

它改變了傳統(tǒng)收發(fā)文件流程。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件登記，可以達(dá)到一次錄入，多種形式輸出，方便了文件的查找利用，同時(shí)也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。

（二）公證電子文件具有共享性。

改變了文件處理和運(yùn)轉(zhuǎn)方式，公證電子文件中的信息不是靜態(tài)、固定不變的，可以隨時(shí)進(jìn)行存儲(chǔ)或刪除，其內(nèi)容可以從一種載體上分離出來(lái)轉(zhuǎn)移到另一種載體上。其利用也不受時(shí)空限制，能夠同時(shí)滿足多用戶的需要，實(shí)現(xiàn)信息共享。還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛采集有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息，豐富自己檔案、資料內(nèi)容，向使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。也可以在網(wǎng)絡(luò)上開放自己有關(guān)的文件、數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)，或提供遠(yuǎn)程服務(wù)，在盡可能大的范圍內(nèi)展示自我，擴(kuò)大影響。

（三）公證電子文件對(duì)設(shè)備具有依賴性。

公證電子文件改變了傳統(tǒng)的辦文格局，文件的修改、復(fù)制、粘貼、移動(dòng)變得更加便捷。公證電子文件的起草修改、定稿、收發(fā)傳遞都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，其制作、處理以及歸檔后的全部活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，這就形成了對(duì)系統(tǒng)的依賴性。

（四）公證電子文件與傳統(tǒng)文件相比具有易更改性。

公證電子文件一般是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行轉(zhuǎn)移的，具有可操作性，為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件，它在提高工作效率的同時(shí)，也帶來(lái)了一定的不安全隱患，同時(shí)也難以保證文件的原始性、真實(shí)性、憑據(jù)性。其易更改性主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是人為修改；二是公證電子文件容易遭受病毒侵襲。目前檔案界普遍存在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的方式，構(gòu)成一套既能滿足傳統(tǒng)模式要求又能體現(xiàn)現(xiàn)代信息化趨勢(shì)的解決方案——雙重管理模式并存機(jī)制。

三、公證電子文件特點(diǎn)及快捷查存方面存在的問(wèn)題

使用計(jì)算機(jī)過(guò)程中公證電子文件的流轉(zhuǎn)、歸檔給傳統(tǒng)公證業(yè)務(wù)也帶來(lái)了新的課題。現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備，容量雖然很大，但面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的公證電子文件，總有窮盡的時(shí)候。而且應(yīng)用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時(shí)期的公證電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問(wèn)題。每個(gè)文件形成部門為存儲(chǔ)檔案信息投入大量的精力，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。公證電子文件沒(méi)能和紙質(zhì)文件的歸檔建立必要的聯(lián)系，在公證卷宗歸檔的內(nèi)容上（有的缺公證書譯文，有的還缺公證書的正文或簽發(fā)稿。）在歸檔文件的真實(shí)性，一致性，有效性控制以及對(duì)歸檔公證卷宗審定方面，缺乏有利措施和科學(xué)規(guī)劃。例如數(shù)據(jù)之間傳輸容易造成數(shù)據(jù)不完整，如從公證員及助理傳輸數(shù)據(jù)給翻譯室，復(fù)印室，發(fā)證室，檔案室等，數(shù)據(jù)不完整，常常出現(xiàn)漏字漏打的現(xiàn)象，有時(shí)也會(huì)接收指令不對(duì)。計(jì)算機(jī)對(duì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈募Y料的保密性還做不到十分可靠，因?yàn)橐坏┪募①Y料上網(wǎng)，只要能看到的人都可將文件下載。雖然不同公證員及助理有不同的權(quán)限，但文件的保密性仍是個(gè)問(wèn)題。目前公證電子文件安全保護(hù)措施只是利用防火墻，密鑰技術(shù)等來(lái)保證文件的真實(shí)性和安全性。如對(duì)掌握了相當(dāng)技術(shù)的人來(lái)說(shuō)，進(jìn)行改動(dòng)偽造公證電子文件也是很容易的。公證電子文件保存在服務(wù)器上，也會(huì)給公證電子文件的安全和真實(shí)帶來(lái)隱患。目前，這些問(wèn)題的消極影響尚不明顯，但若不及時(shí)加以解決，將會(huì)成為提高公證電子文件管理水平的嚴(yán)重障礙。

四、加強(qiáng)公證電子文件檔案化管理提高查存速度的方法與途徑

公證電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過(guò)復(fù)雜的編碼和解碼過(guò)程，才能提供利用，與載體沒(méi)有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對(duì)全新的公證電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)公證電子文件歸檔工作，對(duì)公證電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。

（一）公證電子文件實(shí)行檔案化管理。

那什么是公證電子文件檔案化管理呢？公證電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合公證電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對(duì)性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對(duì)電子檔案實(shí)行文件級(jí)的管理，對(duì)本部門、本地區(qū)形成的公證電子文件實(shí)行社會(huì)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立地區(qū)性、部門性公證電子文件中心或公證電子文件檔案館，本著服務(wù)社會(huì)，回報(bào)社會(huì)的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，相對(duì)集中地保存和管理公證電子文件，為公證電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，為社會(huì)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

（二）公證電子文件文案化采取先進(jìn)管理技術(shù)和理念。

以虛擬、開放、靈活的手段來(lái)管理公證電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過(guò)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、圖文掃描、光盤存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)手段，對(duì)產(chǎn)生的公證電子文件信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，并集中保管、存儲(chǔ)符合公證電子文件形成部門要求的電子檔案，公證電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的公證電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲(chǔ)在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲(chǔ)空間里，在必要時(shí)檔案信息還可以脫機(jī)存儲(chǔ)到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個(gè)備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問(wèn)。檔案部門對(duì)公證電子文件檔案信息采取維護(hù)公證電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理，為信息存儲(chǔ)單位提供信息查詢功能。

（三）公證電子文件的歸檔查存要與傳統(tǒng)有別。

一是公證電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使公證電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，公證電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的公證電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證公證電子文件的法律憑證地位。二是公證電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。公證電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響公證電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到公證電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到公證電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的公證電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。三是公證電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)楣C電子文件的特殊性，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)?可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。四是公證電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為公證電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)公證電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

（四）明確公證電子文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、條件，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

首先，確定歸檔范圍是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。在對(duì)公證電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，需將經(jīng)過(guò)整理的公證電子文件確定屬性后再歸檔保存。要有完整、齊全的公證電子文件相輔。對(duì)于收發(fā)文來(lái)說(shuō)，必須是全文信息，從文件設(shè)計(jì)、修改和形成階段做起，使公證電子文件格式與環(huán)節(jié)相匹配。確保公證電子文件的歸檔質(zhì)量，認(rèn)真檢查公證電子文件內(nèi)容是否完整、真實(shí)、有效，是否感染電子病毒。一般從計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存貯器上拷貝或刻錄到可移動(dòng)的磁盤或光盤等載體，便于長(zhǎng)期保存。嚴(yán)格按照不同的保管期限，分別歸檔，分盒排列，分柜保管。其次，明確電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)深入到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域和角落，隨著公證電子文件的不斷產(chǎn)生使工作效率及社會(huì)效益有了明顯的提高，同樣也涉及到了許多問(wèn)題。如：安全、保密、歸檔、管理、利用等問(wèn)題。這就需要抓緊制定公證電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)，如公證電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護(hù)、安全、密級(jí)以及專利維護(hù)等標(biāo)準(zhǔn)，逐步完善公證電子文件的全過(guò)程管理制度，做到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化。第三，建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)體系。公證電子文件的歸檔管理還在摸索之中，在某些單位或部門，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，沒(méi)有形成網(wǎng)絡(luò)體系，不同軟件形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，給公證電子文件歸檔造成困難。其主要原因：一是沒(méi)有統(tǒng)一管理，同一單位政出多門，多層管理，多數(shù)檔案工作者缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，使建成的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不能完全符合檔案?jìng)鬏斠蟆６枪C電子文件是靠網(wǎng)絡(luò)生存，一旦網(wǎng)絡(luò)被破壞，公證電子文件就會(huì)丟失。第四，提高公證電子文件的歸檔管理質(zhì)量，依法管理公證電子文件。由于各種因素，公證電子文件的法律效力尚不明確，由于沒(méi)有固定的載體，目前還沒(méi)有杜絕偽造、刪除、修改和抵御病毒的有效辦法。這要求我們?cè)诠ぷ髦幸纬梢惶淄暾墓C電子文件管理體系，經(jīng)常與形成公證電子文件的部門加強(qiáng)聯(lián)系，提前介入，充分利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理創(chuàng)新，建立一個(gè)嶄新而不失特色的電子檔案體系。

第7篇

電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)分面化的基本概念

電子文件管理元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分為宏觀結(jié)構(gòu)和微觀結(jié)構(gòu)，所謂宏觀結(jié)構(gòu)就是電子文件管理元數(shù)據(jù)頂層框架的架構(gòu)，而微觀結(jié)構(gòu)是指電子文件管理元數(shù)據(jù)元素的構(gòu)成。本文主要研究的是電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的分面化問(wèn)題。

所謂“分面”，是指可以表征一類事物某一方面屬性的一組簡(jiǎn)單概念元素。對(duì)于同一類事物，可以用多種屬性作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，形成多個(gè)面——分解[1]。在所形成的多個(gè)分面之間，是相互獨(dú)立并行的，因此各分面內(nèi)的元素就可以進(jìn)行組合——組配。這種組配由于有“多個(gè)面”參與，所以可以多維地、全面地揭示事物的屬性；由于參與的“多個(gè)面”是組配的，所以又可以靈活地、方便地揭示事物的屬性。

而所謂的“分面化”，則是指從系統(tǒng)角度出發(fā)，運(yùn)用分解和組配的方法建立電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的架構(gòu)過(guò)程。分面化往往是相對(duì)于單一線型化而言的。由于在電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)的架構(gòu)上存在著多維分面化架構(gòu)與單一線型化的架構(gòu)，而且，在時(shí)間上，單一線型化的架構(gòu)產(chǎn)生于多維分面化的架構(gòu)之前，所以，研究電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的多維分面化，首先應(yīng)該研究電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化的架構(gòu)。

電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)的分析

所謂的電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)，就是指在架構(gòu)電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)時(shí)，將電子文件作為一個(gè)固定的實(shí)體，然后，按照文件管理流程一維地將電子文件劃分為不同的類型的元數(shù)據(jù)，然后再依次對(duì)所劃分出的不同類型元數(shù)據(jù)再進(jìn)行細(xì)分，由此所形成的單一線型的結(jié)構(gòu)。這種單一線型化的架構(gòu)方式，典型的是以澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》為代表，該標(biāo)準(zhǔn)首先是將電子文件依據(jù)文件管理流程劃分成幾個(gè)不同類型的元數(shù)據(jù)，即劃分為“文稿、文件、文件組合、文件集”等類型的元數(shù)據(jù)，然后在這基礎(chǔ)上，再進(jìn)一步對(duì)“文稿、文件、文件組合”進(jìn)行細(xì)分，從而在“文稿”下再列出文稿的特征元數(shù)據(jù)、在“文件”下再列出文件的特征元數(shù)據(jù)、在“文件組合”下再列出文件組合的特征元數(shù)據(jù)及在“文件集”下再列出文件集的特征元數(shù)據(jù)，由此便形成了單一逐級(jí)劃分的線型框架架構(gòu)。

具體來(lái)看，該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)“文稿”細(xì)分出了“責(zé)任者”、“描述”、“語(yǔ)種”、“題名”、“主題”、“來(lái)源”、“功能”、“日期”、“關(guān)系”、“權(quán)限管理”、“內(nèi)容范圍”十一個(gè)特征元數(shù)據(jù)，這些特征元數(shù)據(jù)，都是描述“文稿”所應(yīng)有的；對(duì)“文件”的細(xì)分，也是分出了與“文稿”相同的十一個(gè)特征元數(shù)據(jù)，這是因?yàn)槲募c文稿都是具有相同性質(zhì)的電子文件，所以，描述它們特征的元數(shù)據(jù)也就必然是相同的，同樣，“文件組合”、“文件集”也是與“文稿”、“文件”具有相同性質(zhì)的電子文件，其差別僅僅是文稿、文件、文件組合和文件集是電子文件表現(xiàn)的不同形式和級(jí)次而已。所以，在對(duì)“文件組合”、“文件集”的細(xì)分，其細(xì)分出來(lái)的特征元數(shù)據(jù)也與文稿和文件的相同。

由此可看出這種單一線型化宏觀結(jié)構(gòu)中隱含著大量的相同的元數(shù)據(jù)元素，即元數(shù)據(jù)元素的冗余度很大，這種冗余度而且會(huì)隨著對(duì)元數(shù)據(jù)不斷細(xì)分，會(huì)呈幾倍或幾十倍的倍率增加，其結(jié)果相同元數(shù)據(jù)元素的數(shù)量極其龐大。

再對(duì)電子文件的文稿中的“責(zé)任者”進(jìn)行細(xì)分，又分出10個(gè)描述文稿“責(zé)任者”的特征元數(shù)據(jù)元素，分別為“責(zé)任者類型”、“個(gè)人ID號(hào)”、“個(gè)人姓名”、“部門名稱”、“職務(wù)名稱”、“聯(lián)系方式”、“電子郵箱”、“數(shù)字化簽名”、“機(jī)構(gòu)標(biāo)識(shí)符”、“機(jī)構(gòu)名稱”，同樣對(duì)文件、文件組合、文件集中“責(zé)任者”進(jìn)行細(xì)分，分出來(lái)的特征元數(shù)據(jù)元素與文稿中的“責(zé)任者”下的特征元數(shù)據(jù)元素也完全相同。由此可見，電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化的宏觀架構(gòu)會(huì)導(dǎo)致元數(shù)據(jù)嚴(yán)重冗余，數(shù)量龐大，十分不科學(xué)。

為了降低冗余度，澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》采用了減少對(duì)元數(shù)據(jù)元素細(xì)分的方式來(lái)減少相同的元數(shù)據(jù)元素，其具體做法是對(duì)“文稿”下特征元數(shù)據(jù)元素都沒(méi)有進(jìn)一步細(xì)分，僅有如“責(zé)任者”、“題名”、“權(quán)限管理”、“主題”等特征元數(shù)據(jù)，而對(duì)“文件”、“文件組合”和“文件集”下的特征元數(shù)據(jù)都進(jìn)行了進(jìn)一步的細(xì)分。采用這種方式，可以減少“文稿”下特征元數(shù)據(jù)元素的冗余。但也有其局限性，就是降低了元數(shù)據(jù)元素的專指度，仍以“文稿”的“責(zé)任者”為例，如不對(duì)其進(jìn)行細(xì)分，那么這個(gè)“責(zé)任者”元素就很不專指，就很難確切地表達(dá)責(zé)任者的類型，是機(jī)構(gòu)團(tuán)體責(zé)任者還是個(gè)人責(zé)任者，以及責(zé)任者的部門名稱、職務(wù)、聯(lián)系方式、數(shù)字簽名等具體含義。

由此可見，單一線型化宏觀架構(gòu)局限性是：

(1)因其對(duì)電子文件是按照單一線型的逐級(jí)劃分方式進(jìn)行的，使得元數(shù)據(jù)冗余呈倍數(shù)上升，冗余度十分大；

(2)為降低冗余度，減少細(xì)分級(jí)次，又降低了電子文件管理元數(shù)據(jù)元素的專指度，表達(dá)語(yǔ)義不具體；

(3)因其是一維展開的，難以多維、靈活地揭示電子文件的特征。

正因電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)存在以上的缺點(diǎn)，才促使人們努力完善電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀架構(gòu)，因而才有分面架構(gòu)的出現(xiàn)。

電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的分析

所謂的電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)，就是指在架構(gòu)電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)時(shí)，利用分面的方法，將電子文件劃分成多個(gè)分面，各個(gè)分面內(nèi)的元數(shù)據(jù)元素可互相進(jìn)行組配，從而形成滿足各種需求的電子文件管理元數(shù)據(jù)，電子文件管理元數(shù)據(jù)的多維分面化架構(gòu)典型的是以《澳大利亞文件管理元數(shù)據(jù)方案》[2]標(biāo)準(zhǔn)為代表，該標(biāo)準(zhǔn)采用分面的方法，將電子文件實(shí)體分為“文件”面、“責(zé)任者”面、“業(yè)務(wù)處置”等面，其中，每一個(gè)分面之下，再細(xì)分成亞面——類型面和依附于類型面的亞面—特征描述面，這樣面和面之間可以組配，亞面和亞面之間也可以組配，便形成電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)。如以這樣的結(jié)構(gòu)同樣表示“文稿”、“文件”、“文件組合”和“文件集”的責(zé)任者特征，就可以將文件分面與責(zé)任者分面進(jìn)行組配來(lái)表達(dá)，見圖1所示。

圖1電子文件管理元數(shù)據(jù)的文件分面與責(zé)任者分面的組配

從圖1可以看出，文件分面下的“文稿、文件、文件組合、文件集”它們分別可與責(zé)任者分面進(jìn)行組配，從而可以形成多種責(zé)任者類型——如文稿責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件組合責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件集責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者），也就是說(shuō)采用多維分面化架構(gòu)可以達(dá)到同樣的單一線型架構(gòu)細(xì)分的效果，但是其結(jié)構(gòu)卻更簡(jiǎn)潔明了，元數(shù)據(jù)元素的冗余度也大大減少。由于多維分面化結(jié)構(gòu)是可以多維組配的，因此，除了分面與分面之間的組配外，還可以在各分面內(nèi)進(jìn)行亞面與亞面的組配，也就是各分面下的子分面與子分面進(jìn)行組配，如圖2所示。

從圖2可以看出，當(dāng)責(zé)任者的“內(nèi)部責(zé)任者”亞面與責(zé)任者的“特征”亞面組配時(shí)，就可以形成“人員責(zé)任者的ID，人員責(zé)任者名稱、人員責(zé)任者時(shí)間、人員責(zé)任者授權(quán)、人員責(zé)任者聯(lián)系方式、人員責(zé)任者關(guān)系、人員責(zé)任者概況”等一系列表示人員責(zé)任者的元數(shù)據(jù)元素，同樣，將單位責(zé)任者、機(jī)構(gòu)責(zé)任者、組織責(zé)任者分別與責(zé)任者的特征亞面組配，也可以形成單位責(zé)任者、機(jī)構(gòu)責(zé)任者和組織責(zé)任者一系列表示責(zé)任者特征的元數(shù)據(jù)元素，其達(dá)到的效果也如前電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型架構(gòu)細(xì)分所列舉出的責(zé)任者特征效果一樣，同樣，采用這種多維分面化架構(gòu)，不僅元數(shù)據(jù)元素的冗余度大大減少，而且也使元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)的安排更合理。

圖2電子文件管理元數(shù)據(jù)的責(zé)任者亞面之間的組配

電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的本質(zhì)

從上面對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的分析，似乎“組配”是多維分面化架構(gòu)的本質(zhì)，其實(shí)“組配”僅僅是其的表面現(xiàn)象，而其本質(zhì)卻是對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分解。

從系統(tǒng)論的角度看，電子文件管理元數(shù)據(jù)也是一個(gè)系統(tǒng)，而多維分面化則正是通過(guò)對(duì)該系統(tǒng)科學(xué)分解而架構(gòu)起來(lái)的，即通過(guò)對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)綜合分析，通過(guò)分解，建立起多維分面，而分面組配僅僅是對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分解在結(jié)構(gòu)上所進(jìn)行的還原。由此可見，“組配”現(xiàn)象下隱含著“分解”。

因此，多維分面的分解必須科學(xué)，必須具有理論的指導(dǎo)，否則為分解而分解。

缺少目的性。目前在國(guó)際電子文件管理領(lǐng)域，電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)其分解都是基于電子文件管理連續(xù)體理論來(lái)進(jìn)行的。如前所述，將電子文件元數(shù)據(jù)系統(tǒng)，分解為文件面、責(zé)任者面和業(yè)務(wù)處置面，其理論根據(jù)主要是依據(jù)電子文件管理連續(xù)體理論的三個(gè)實(shí)體來(lái)劃分的，即依據(jù)文件管理連續(xù)體理論的文件實(shí)體軸形成文件面、責(zé)任者實(shí)體軸形成責(zé)任者面、業(yè)務(wù)處置實(shí)體軸形成業(yè)務(wù)處置面，所以，將電子文件管理元數(shù)據(jù)分解為文件面、責(zé)任者面和業(yè)務(wù)處置面是具有其內(nèi)在的科學(xué)性的。不僅如此，由于多維分面化架構(gòu)的科學(xué)性，因而其形成的分面架構(gòu)又被國(guó)際電子文件元數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域所共同認(rèn)可，并進(jìn)而被國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)所制定的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《ISO23081-1信息與文件—文件管理過(guò)程—文件元數(shù)據(jù)—第一部分：原則》所采納，從而成為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的多維分面架構(gòu)。

由此可見，電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)具有很明顯的優(yōu)勢(shì)：

(1)依據(jù)電子文件管理連續(xù)體的基本理論進(jìn)行面的多維分解，符合電子文件管理的規(guī)律，具有科學(xué)性與理論基礎(chǔ)。

(2)采用面的多維組配，可靈活地組配形成所需的各種電子文件管理元數(shù)據(jù)，從而可多維地、全面地反映電子文件特征，因而功能更加強(qiáng)大。

(3)采用多維分面架構(gòu)，優(yōu)化了電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀架構(gòu)，促進(jìn)了電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀架構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化，因而十分有益于電子文件真實(shí)性、可靠性、完整性和可利用性及法律憑證價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

綜上所述，通過(guò)以上對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型結(jié)構(gòu)和多維分面結(jié)構(gòu)的比較分析可看出，單一線型結(jié)構(gòu)存在數(shù)據(jù)冗余、體系龐大、專指度不高等缺陷，還需要進(jìn)一步完善，而多維分面架構(gòu)卻有顯著的優(yōu)點(diǎn)，其采用分面的方法，使得電子文件管理元數(shù)據(jù)能更加靈活地運(yùn)用，能更加多維地全面地揭示電子文件的屬性，能更加完整地反映電子文件之間的關(guān)系，因此，在電子文件領(lǐng)域，多維分面方法是值得充分重視與研究的，同樣，在我國(guó)電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀架構(gòu)的制定過(guò)程中，也應(yīng)積極采用多維分面化架構(gòu)，從而提高我國(guó)電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化程度，提高對(duì)電子文件資源開發(fā)與利用的效率.

【參考文獻(xiàn)】

第8篇

【關(guān)鍵詞】電子文件管理/國(guó)際電子文件管理/研究熱點(diǎn)

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，世界各國(guó)比以往任何時(shí)候都面臨著電子文件的共同挑戰(zhàn)，建立在信息技術(shù)應(yīng)用平臺(tái)上的電子文件管理理念、方法、技術(shù)、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國(guó)際同行的成功經(jīng)驗(yàn)，有助于推進(jìn)我國(guó)電子文件管理的進(jìn)程。

國(guó)際上有關(guān)電子文件管理的研究已經(jīng)達(dá)到相當(dāng)?shù)膹V度和深度，據(jù)筆者不完全統(tǒng)計(jì)，世界主要國(guó)家、地區(qū)和相關(guān)機(jī)構(gòu)的代表性研究項(xiàng)目的主要內(nèi)容如下頁(yè)表所示。

這些電子文件項(xiàng)目研究周期長(zhǎng)、涉及問(wèn)題多、參與機(jī)構(gòu)廣，形成的研究報(bào)告、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、工作手冊(cè)往往多達(dá)數(shù)十頁(yè)乃至百余頁(yè)，在理論與實(shí)踐方面取得了可喜的進(jìn)展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術(shù)、管理標(biāo)準(zhǔn)及其應(yīng)用等方面都積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。其中最值得關(guān)注的項(xiàng)目包括：國(guó)際檔案理事會(huì)出版的《電子文件管理工作手冊(cè)》、美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項(xiàng)目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰(zhàn)略及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學(xué)的電子信息系統(tǒng)中文件真實(shí)性的永久保護(hù)國(guó)際研究項(xiàng)目(InterPARES)以及ISO關(guān)于文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。經(jīng)過(guò)分析，可以看出國(guó)際電子文件管理的研究熱點(diǎn)及其給我們的啟示主要集中在以下幾個(gè)方面：

一、電子文件管理的頂層設(shè)計(jì)——國(guó)家戰(zhàn)略的提出

西方發(fā)達(dá)國(guó)家在多年電子文件管理實(shí)踐和理論研究的基礎(chǔ)上，不約而同地提出了電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略問(wèn)題，認(rèn)為戰(zhàn)略研究是解決電子文件管理問(wèn)題的前提條件。國(guó)際檔案理事會(huì)2005年出版的《電子文件管理工作手冊(cè)》中明確提出要“從戰(zhàn)略角度影響電子文件管理實(shí)踐”；加拿大國(guó)家圖書檔案館于2006年提出了“加拿大數(shù)字信息戰(zhàn)略”；2005年美國(guó)的ERA項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在向國(guó)家數(shù)字戰(zhàn)略咨詢部匯報(bào)時(shí)，指出該項(xiàng)目正是基于“要為聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的電子文件管理提供政策、戰(zhàn)略、指導(dǎo)和工具”；澳大利亞、英國(guó)、丹麥等國(guó)家也先后將電子文件管理作為信息時(shí)代政府治理與政府責(zé)任的重要內(nèi)容，納入國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)之中，并開展了電子文件管理戰(zhàn)略研究項(xiàng)目。由此可見，國(guó)際電子文件管理研究發(fā)生了戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，開始由機(jī)構(gòu)層面向國(guó)家層面轉(zhuǎn)變。以頂層設(shè)計(jì)帶動(dòng)整體規(guī)劃，以國(guó)家戰(zhàn)略帶動(dòng)全面發(fā)展，將是今后電子文件管理的趨勢(shì)。

2006年5月中國(guó)人民大學(xué)的馮惠玲教授在“2006中國(guó)信息資源管理論壇”上首次提出“全面制定和實(shí)施我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略”，標(biāo)志著我國(guó)的電子文件管理走上了頂層設(shè)計(jì)、全面規(guī)劃和集中控制的軌道。2006年9月，國(guó)信辦推廣應(yīng)用組副組長(zhǎng)趙小凡在談到未來(lái)15年國(guó)家信息化戰(zhàn)略時(shí)說(shuō)：“十一五是一個(gè)信息化發(fā)展的轉(zhuǎn)折點(diǎn)，我們國(guó)家的信息化已經(jīng)從戰(zhàn)術(shù)轉(zhuǎn)為戰(zhàn)略。”可見“電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略”的提出與我國(guó)信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型也是完全一致的。實(shí)施電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略就是從國(guó)家層面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和集中管理，從方針政策、體制、管理制度體系、項(xiàng)目保障措施等各個(gè)層次制定電子文件管理戰(zhàn)略的基本框架，從根本上提高國(guó)家對(duì)電子文件信息資源的實(shí)際控制力和對(duì)電子文件管理的調(diào)控能力，從而確保這部分國(guó)家信息資源的現(xiàn)實(shí)安全和長(zhǎng)久真實(shí)。電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略的提出使我國(guó)電子文件管理研究與國(guó)際接軌，對(duì)于避免現(xiàn)行分散管理狀態(tài)下潛在的風(fēng)險(xiǎn)，從根本上控制各機(jī)構(gòu)（地區(qū)）電子文件管理低水平重復(fù)現(xiàn)象，大幅提高研發(fā)效益有著重要意義。

二、電子文件管理理念——集成管理

多年來(lái)，在國(guó)際電子文件管理理論與實(shí)踐的不斷探索過(guò)程中，檔案界與各方面專家在電子文件的管理理念上已達(dá)成了共識(shí)：信息時(shí)代電子文件的最優(yōu)化管理就是集成管理。在ISO檔案文件管理分技術(shù)委員會(huì)(ISO/TC46/SC11)2006年5月召開的第十六次年會(huì)中，來(lái)自15個(gè)國(guó)家的40多位代表在研究文件管理標(biāo)準(zhǔn)(ISO15489)的修訂草案時(shí)，特別提及了文件管理要貫穿文件整個(gè)生命周期、嵌入機(jī)構(gòu)職能及業(yè)務(wù)流程之中的集成管理思想。在歐美文檔管理軟件市場(chǎng)上，一種融合電子文檔管理、內(nèi)容管理、文件管理、檔案管理的理論和方法，集成的文檔管理解決方案嶄露頭角，勢(shì)不可擋。可見“集成管理”逐漸成為電子文件管理的最新理念。

“集成管理”是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續(xù)體之中的全程管理。它要求利用文件連續(xù)體模式設(shè)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)，采用“從文件形成（包括形成前，文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)）到文件作為檔案保存和利用的管理全過(guò)程中連貫一致的管理方式”，實(shí)現(xiàn)一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。這種理念在國(guó)際電子文件研究項(xiàng)目中已不斷得到肯定，正如InterPARES項(xiàng)目的主持人露西婭娜·杜蘭蒂教授所言：“隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點(diǎn)：不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子文件”。①這種始于電子文件形成源頭的全程管理理念，要求對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)進(jìn)行前端控制。它要求文檔管理人員了解和熟悉機(jī)構(gòu)的主要職能及業(yè)務(wù)工作流程，對(duì)流程中各個(gè)節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生的電子文件的情況有預(yù)期把握，能從保證文件的真實(shí)性、完整性、可用性等角度干預(yù)電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，從而成為“文件保管政策的制定者、標(biāo)準(zhǔn)的制定者、文件保管系統(tǒng)和執(zhí)行政策的設(shè)計(jì)者”②。同時(shí)，集成化管理還強(qiáng)調(diào)了資源的整合，它要求在電子文件管理全過(guò)程中，綜合應(yīng)用各種不同的方法、手段和工具，將各方資源和優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，效用共享，最大限度地放大系統(tǒng)功能，提高電子文件管理系統(tǒng)的整體功效。“集成管理”已成為國(guó)際電子文件最優(yōu)化管理的理念，也將是我國(guó)電子文件管理的必然選擇。

三、電子文件保管模式——集中管理

針對(duì)電子文件的保管模式，國(guó)際上曾存在著“集中式”和“分散式”兩種模式之爭(zhēng)。在近幾年的電子文件管理項(xiàng)目研究中，各國(guó)的認(rèn)識(shí)逐步趨于一致，集中管理具有永久保存價(jià)值的電子文件成為越來(lái)越多國(guó)家的共識(shí)。

集中式保管模式是加拿大哥倫比亞大學(xué)提出的方案，這一方案的代表人物是InterPARES項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人露西婭娜·杜蘭蒂以及美國(guó)的戴維·比爾曼。他們認(rèn)為電子文件的保管與紙質(zhì)文件相似，也需要經(jīng)過(guò)兩個(gè)階段：一是文件生成機(jī)構(gòu)使用文件，并通過(guò)一些方法來(lái)保護(hù)電子文件的真實(shí)性與可靠性；二是文件生成者將失去現(xiàn)行價(jià)值的文件移交檔案館，由檔案館集中整理、編目和長(zhǎng)期保管。

美國(guó)、加拿大、英國(guó)和北歐等國(guó)家原則上贊成這種方案，并已付諸實(shí)施。其中影響最大的是美國(guó)電子文件檔案館項(xiàng)目(ERA)。這項(xiàng)由美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署(NARA)組織的、經(jīng)過(guò)6年前期基礎(chǔ)研究、耗資3億美元、并將進(jìn)行為期6年的系統(tǒng)研發(fā)的大型項(xiàng)目，旨在“建立一個(gè)未來(lái)的檔案館”，以“保存聯(lián)邦政府任何部門產(chǎn)生的任何形式的電子文件并提供利用”③，還將對(duì)各州政府電子文件的管理產(chǎn)生全面的示范效應(yīng)。此外，英國(guó)國(guó)家檔案館以電子文件從形成機(jī)構(gòu)生成到通過(guò)網(wǎng)絡(luò)接收進(jìn)館的全程無(wú)縫管理為目標(biāo)，牽頭制定了《基于互聯(lián)網(wǎng)的無(wú)縫連接數(shù)字檔案在線服務(wù)計(jì)劃》，以促進(jìn)全國(guó)范圍電子文件信息的共建共享。澳大利亞、加拿大、西班牙、丹麥、新加坡等國(guó)家檔案館也都已開始接收或決定接收政府部門產(chǎn)生的電子文件。可見，以國(guó)家檔案館為中心形成電子文件管理和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的集中保管模式，已成為電子文件管理的主流模式。在這種模式中，國(guó)家檔案館作為集中永久保管政府文件的專門機(jī)構(gòu)，在電子文件管理鏈上具有十分重要的地位，在協(xié)調(diào)全國(guó)電子文件管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通方面發(fā)揮著核心和樞紐的作用。如何充分發(fā)揮我國(guó)集中制管理的優(yōu)勢(shì)，注重國(guó)家級(jí)檔案館在電子文件管理過(guò)程中的核心作用，實(shí)現(xiàn)國(guó)家電子文件信息資源的集中管理和利用，是值得我們思考的問(wèn)題。

四、保證電子文件證據(jù)價(jià)值的關(guān)鍵——管理系統(tǒng)的功能需求

電子文件的管理勢(shì)必采用以軟件為中心的系統(tǒng)管理方法，軟件功能是否科學(xué)、完善，直接關(guān)系到電子文件的真實(shí)性、完整性與可用性。近年來(lái)的電子文件管理研究項(xiàng)目顯示：規(guī)范電子文件管理系統(tǒng)的功能需求，將成為保證電子文件證據(jù)價(jià)值的關(guān)鍵。為此很多國(guó)家和地區(qū)制定并大力推行電子文件管理系統(tǒng)的功能需求標(biāo)準(zhǔn)。

2006年4月15日國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織正式的《信息和文獻(xiàn)——描述文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)指南》(ISO22310:2005)，是應(yīng)用于開發(fā)文件管理需求的任何機(jī)構(gòu)組織的最高層次標(biāo)準(zhǔn)，以滿足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意義的是歐盟于2001年5月推出的《電子文件管理通用需求》（MoReq，將于2007年推出新版），詳細(xì)規(guī)定了電子文件管理的需求及管理元數(shù)據(jù)，具有鮮明的通用性、開放性和豐富性，被稱作第一部ED/RMS（電子文檔／文件管理系統(tǒng)）需求報(bào)告。之后，“國(guó)際信息和影像管理聯(lián)合會(huì)”(AIIM)在2002年5月啟動(dòng)了“電子文檔、電子文件一體化管理系統(tǒng)功能需求”項(xiàng)目，更加全面而透徹地分析了集成系統(tǒng)的功能需求；美國(guó)于2002年出臺(tái)了適用于國(guó)防系統(tǒng)或政府機(jī)構(gòu)的《電子文件管理應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)需求報(bào)告》（DOD5015.2-STD，2007年正在修訂）；英國(guó)頒布了《電子文件管理系統(tǒng)功能需求》；澳大利亞也于2006年2月了《電子文件管理軟件功能規(guī)范指南》……這些管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范在一定范圍內(nèi)得到了有效的應(yīng)用，在國(guó)際上具有廣泛的影響。

制定并電子文件管理系統(tǒng)的功能需求規(guī)范，是解決電子文件證據(jù)作用的關(guān)鍵所在，也是確保各類電子文件管理系統(tǒng)的性能和質(zhì)量的有效舉措。為避免低水平重復(fù)研發(fā)現(xiàn)象，我國(guó)也應(yīng)當(dāng)盡快出臺(tái)我國(guó)的電子文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范，尤其是適用于國(guó)家機(jī)關(guān)的系統(tǒng)功能通用需求規(guī)范，并通過(guò)對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的質(zhì)量認(rèn)證、推介示范產(chǎn)品等措施推動(dòng)實(shí)施，為電子文件管理軟件供應(yīng)商制定規(guī)則，為機(jī)關(guān)文件管理人員、檔案管理人員和操作人員提供標(biāo)準(zhǔn)，從而保證文件在生命周期各個(gè)階段的真實(shí)性。

五、電子文件管理走向——國(guó)際化與標(biāo)準(zhǔn)化

分析電子文件管理幾十年來(lái)的研究之路，可以發(fā)現(xiàn)早期研究項(xiàng)目主要是某一類機(jī)構(gòu)從自身需求出發(fā)研究電子文件管理的相關(guān)問(wèn)題，得出的結(jié)論或解決之道往往也因研究主體的局限性而不具有普遍意義。近年來(lái)，越來(lái)越多的國(guó)家意識(shí)到了這一問(wèn)題，開始尋求電子文件管理研究的共同框架、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和理論依托，使電子文件管理不斷地走向國(guó)際化與標(biāo)準(zhǔn)化。

尤為值得關(guān)注的是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織檔案／文件管理分技術(shù)委員會(huì)(ISOTC46/SC11)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，它反映出國(guó)際社會(huì)在文件管理領(lǐng)域取得的共識(shí)，其關(guān)于文件管理的系列標(biāo)準(zhǔn)有助于明確電子文件管理的基本概念與原則，為各國(guó)各領(lǐng)域制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范提供了基礎(chǔ)和框架。英國(guó)、美國(guó)、澳大利亞等國(guó)的電子文件管理戰(zhàn)略正是基于《信息與文獻(xiàn)——文件管理》(IS015489)和《開放檔案信息系統(tǒng)參考模型(OAIS)》(ISO14721)而形成的。同時(shí)，這些國(guó)家的電子文件管理項(xiàng)目都以文件連續(xù)體理論、文件全生命周期管理理論等為支撐，并盡可能多地借鑒國(guó)際經(jīng)驗(yàn)，吸納世界范圍內(nèi)具有廣泛影響的研究成果，如InterPARES、MoReq等項(xiàng)目報(bào)告，從而使其電子文件管理研究擁有堅(jiān)實(shí)的實(shí)踐基礎(chǔ)和理論依托。

立足于國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和基礎(chǔ)研究成果的電子文件管理，通過(guò)共同框架、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)文件信息的互聯(lián)互通，對(duì)于實(shí)現(xiàn)基于信息共享的公眾信息服務(wù)有重要意義。美國(guó)制定的適用于電子文件的《政府信息資源定位服務(wù)系統(tǒng)》(GILS)框架與標(biāo)準(zhǔn)、澳大利亞基于國(guó)際元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)DublinCore制定的《澳大利亞政府資源定位服務(wù)》(AGLS)已經(jīng)充分證明了這一點(diǎn)。同時(shí)，文件與檔案信息管理的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)也為電子文件管理的質(zhì)量檢驗(yàn)與國(guó)際認(rèn)可提供了最優(yōu)化評(píng)估的準(zhǔn)則，是機(jī)構(gòu)電子文件管理是否采用國(guó)際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、管理是否高效、服務(wù)是否滿意的重要標(biāo)志。

六、電子文件管理問(wèn)題的解決之道——聯(lián)合協(xié)作

隨著研究的深入，人們?cè)絹?lái)越認(rèn)識(shí)到電子文件管理問(wèn)題不是檔案管理人員、文件工作人員需要獨(dú)自面對(duì)的問(wèn)題，也絕不是某一國(guó)家、某一專業(yè)領(lǐng)域的人員所能獨(dú)立解決的問(wèn)題。聯(lián)合協(xié)作才是電子文件管理問(wèn)題的解決之道。

世界上許多國(guó)家的專家學(xué)者都在為解決電子文件管理中的各種問(wèn)題開展國(guó)際合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國(guó)際規(guī)范。ISO信息與文獻(xiàn)工作技術(shù)委員會(huì)(ISO/TC46)與ISO的其他技術(shù)委員會(huì)（如TC42、TC10、TC171、TC176等）及國(guó)際研究機(jī)構(gòu)（如國(guó)際檔案理事會(huì)、國(guó)際圖聯(lián)、國(guó)際文件管理基金會(huì)、世界銀行檔案館等）都有緊密的聯(lián)系，以協(xié)調(diào)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、采納相關(guān)成果。美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署(NARA)也在不斷加強(qiáng)與其他聯(lián)邦政府部門、社會(huì)機(jī)構(gòu)以及公司企業(yè)的合作，其ERA項(xiàng)目的合作伙伴達(dá)20個(gè)之多。在歐洲，負(fù)責(zé)起草MoReq需求報(bào)告的康維爾管理咨詢公司是一個(gè)專門提供信息系統(tǒng)和信息技術(shù)管理咨詢的公司，它的介入一定程度上突破了檔案專業(yè)的封閉性，使得報(bào)告能夠用一種更開放、更客觀、與相關(guān)技術(shù)集成、更容易被市場(chǎng)接納的方式詮釋電子文件管理的需求。

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，使文件管理、檔案管理成為信息資源管理的組成部分，作為知識(shí)管理有機(jī)組成的各類信息資源管理在管理理念、管理目標(biāo)、管理功能、管理過(guò)程、管理方法及管理技術(shù)等方面都存在許多相似之處，這一切使檔案工作者與相關(guān)各方結(jié)成合作伙伴關(guān)系成為可能，也成為必然。這種聯(lián)合協(xié)作不僅意味著其他機(jī)構(gòu)會(huì)優(yōu)先向我們提供研究技術(shù)和成果，還意味著我們反過(guò)來(lái)也能夠影響那些機(jī)構(gòu)的研究進(jìn)度和發(fā)展規(guī)劃，從而建立起更緊密的合作關(guān)系，推動(dòng)電子文件管理研究的進(jìn)展。

注釋：

①［加］露西婭娜·杜蘭蒂，［美］肯尼斯·迪波多.InterPARES國(guó)際研究項(xiàng)目.山西檔案，2002年第3期。

第9篇

深化電力建設(shè)單位集約化物資管理符合我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的基本要求，是電力行業(yè)面臨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)現(xiàn)狀而作出的正確決策。在此，筆者對(duì)深化電力建設(shè)單位物資集約化管理的內(nèi)容與措施進(jìn)行闡述和論述：

1.1深化電力建設(shè)單位物資集約化管理的內(nèi)容

在電力建設(shè)企業(yè)進(jìn)行物資的集約化管理，其基本內(nèi)容主要包括以下3個(gè)方面：

其一，深化國(guó)內(nèi)電力建設(shè)企業(yè)集中采購(gòu)機(jī)制的建設(shè)，改良和優(yōu)化現(xiàn)有的物資采購(gòu)對(duì)策和方法，進(jìn)一步規(guī)范電力建設(shè)企業(yè)的物資招標(biāo)采購(gòu)等相關(guān)流程，大幅度提高該領(lǐng)域中備件材料的采購(gòu)效率；

其二，建設(shè)和完善電力建設(shè)單位的物資供應(yīng)保障機(jī)制，以電力建設(shè)行業(yè)的實(shí)際需要為根本出發(fā)點(diǎn)，切實(shí)建立起與之配套的現(xiàn)代化物資供應(yīng)保障體系和結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步推進(jìn)“三個(gè)轉(zhuǎn)變”的盡快實(shí)施和落實(shí)，為電力建設(shè)單位的運(yùn)營(yíng)提供有利支撐和保障；

其三，深化電力建設(shè)單位的產(chǎn)品質(zhì)量管控機(jī)制的建設(shè)，擬在現(xiàn)有管控機(jī)制的基礎(chǔ)上進(jìn)行升級(jí)，進(jìn)一步完善緊密聯(lián)系各個(gè)部門與環(huán)節(jié)的質(zhì)量管控機(jī)制，實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)、各項(xiàng)設(shè)備材料在設(shè)備全壽命周期內(nèi)的閉環(huán)管控監(jiān)督管理。

1.2深化電力建設(shè)單位集約化物資管理的措施

深化物資集約化管理的配套措施包括四個(gè)方面的內(nèi)容：

其一，進(jìn)一步完善物資標(biāo)準(zhǔn)體系，緊密結(jié)合現(xiàn)有的物資管理體系進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)整和結(jié)構(gòu)優(yōu)化，進(jìn)一步修訂和完善現(xiàn)有的物資管理制度和業(yè)務(wù)流程；

其二，進(jìn)一步加快電力建設(shè)單位物資信息系統(tǒng)的建設(shè)和完善，深入推進(jìn)電子商務(wù)平臺(tái)的建設(shè)和應(yīng)用，打造以物資ERP和電子商務(wù)平臺(tái)兩大業(yè)務(wù)應(yīng)用為主體的物資集約化管理信息系統(tǒng)，共享物資管理的數(shù)據(jù)信息資源；

其三，進(jìn)一步加強(qiáng)物資管理隊(duì)伍建設(shè)，積極吸納業(yè)內(nèi)優(yōu)秀骨干人才，不斷充實(shí)電力建設(shè)單位物資管理隊(duì)伍，逐步解決人員結(jié)構(gòu)不合理、專業(yè)人才匱乏等問(wèn)題；

其四，進(jìn)一步深化物資管理的協(xié)同機(jī)制建設(shè)，加強(qiáng)電力建設(shè)物資的招標(biāo)采購(gòu)與“大規(guī)劃”、“大建設(shè)”在項(xiàng)目立項(xiàng)、綜合計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算等各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)同管理。

2EPC總承包模式下的電力建設(shè)項(xiàng)目管理

EPC起源于美國(guó)工程界，其內(nèi)涵主要包括工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、采購(gòu)以及施工等內(nèi)容。電力建設(shè)工程EPC總承包是建設(shè)工程項(xiàng)目總承包的一個(gè)重要分支，它是電力工程項(xiàng)目管理的一種較為常見的模式，該模式普遍受到業(yè)內(nèi)認(rèn)可。EPC總承包下的電力工程項(xiàng)目，體現(xiàn)了電力工程建設(shè)工程項(xiàng)目管理向社會(huì)化、專業(yè)化方向發(fā)展的良好趨勢(shì)，也是當(dāng)今國(guó)際國(guó)內(nèi)都普遍比較受認(rèn)可的一種最為典型的形式。概括地講，電力工程EPC總承包項(xiàng)目具有以下幾個(gè)方面的基本特征：

其一，專業(yè)化的項(xiàng)目管理，由于電力工程EPC總承包單位是業(yè)主通過(guò)市場(chǎng)招標(biāo)方式確定的，EPC總承包單位一般都具有一定數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員，同時(shí)還要有一定數(shù)量的業(yè)務(wù)經(jīng)理，以及相關(guān)的工程項(xiàng)目管理人員，涉及電力設(shè)計(jì)、電力施工、設(shè)備采購(gòu)、組織管理、技術(shù)經(jīng)濟(jì)等各個(gè)專業(yè)領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)儲(chǔ)備，能夠有效縮短建設(shè)工期、節(jié)省建設(shè)成本、提高工程質(zhì)量。

其二，最優(yōu)化的社會(huì)資源，電力工程建設(shè)是一個(gè)建設(shè)周期長(zhǎng)、專業(yè)化程度高、協(xié)調(diào)工作量大、建設(shè)程序環(huán)節(jié)眾多的復(fù)雜系統(tǒng)工程，其在施工過(guò)程中的存在著諸多的不可預(yù)見因素，因此需要大量的各個(gè)方面的管理和技術(shù)人員參與項(xiàng)目管理。

其三，集成化的管理模式，前面說(shuō)過(guò)，電力建設(shè)工程的EPC總承包項(xiàng)目管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，因此，為了確保整個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目中的各項(xiàng)工作均能夠協(xié)調(diào)有序地順利進(jìn)行，建設(shè)單位必須進(jìn)行集成化的管理方案部署，對(duì)整個(gè)電力建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行綜合性、全局性的分層次的項(xiàng)目管理，避免在任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏和差錯(cuò)。其四，設(shè)計(jì)方案與現(xiàn)場(chǎng)施工必須高效搭接、縝密聯(lián)系，在EPC總承包模式下，其施工方案的設(shè)計(jì)和以及施工現(xiàn)場(chǎng)的管理，都是項(xiàng)目總包商的責(zé)任，而這種模式可以減少由于設(shè)計(jì)方與施工方之間的責(zé)任分擔(dān)而帶來(lái)的問(wèn)題。其五，項(xiàng)目全過(guò)程承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，EPC總包項(xiàng)目可以充分發(fā)揮總包商在專業(yè)技術(shù)、項(xiàng)目管理方面的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)科學(xué)的管理，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為業(yè)主提供一個(gè)性能優(yōu)良、令人滿意的電廠，從而獲得預(yù)期的收益。

3電力建設(shè)單位集約化物資管理對(duì)EPC總承包模式的重要作用

現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)提高效率與效益的基本取向在于物資集約化管理的改革。集約化物資管理對(duì)于EPC總承包模式具有重要的促進(jìn)意義：

3.1EPC總承包模式通過(guò)集約化物資管理實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本和交易費(fèi)用的有效節(jié)約。

同一種產(chǎn)品的批量采購(gòu)?fù)軌蛞蚱鋬r(jià)格優(yōu)勢(shì)而爭(zhēng)取到價(jià)格的主動(dòng)權(quán)。在電力建設(shè)EPC總承包項(xiàng)目管理過(guò)程中，可以通過(guò)集約化物資管理，實(shí)現(xiàn)同種、同類產(chǎn)品的批量采購(gòu)，以確保在滿足建設(shè)需求的基礎(chǔ)上爭(zhēng)取到價(jià)格優(yōu)勢(shì)，有效降低采購(gòu)成本。同時(shí)，與這些供應(yīng)商間的聯(lián)絡(luò)主要依靠電話和傳真，能夠大大降低交易費(fèi)用。

3.2EPC總承包模式通過(guò)集約化物資管理實(shí)現(xiàn)各種物資的質(zhì)量保證和產(chǎn)品質(zhì)量。

電力建設(shè)EPC項(xiàng)目管理中，通過(guò)集約化物資管理，推動(dòng)各種產(chǎn)品的集中采購(gòu)，最能夠吸引供應(yīng)商來(lái)提供更先進(jìn)的產(chǎn)品技術(shù)和優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)，對(duì)保證產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性和可靠性具有重要意義。

3.3EPC總承包模式通過(guò)集約化物資管理控制電力建設(shè)項(xiàng)目中的資金占用情況。