時間：2023-03-17 18:11:11
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[論文摘要]通過對常用藏書剔除的方法的分析，闡明依托圖書館集成管理系統藏書剔除的組織、計劃、實施，及其方法和步驟，提出進行以3～5年為周期的藏書剔除，有利于館藏結構的持續改善。
藏書剔除即“將某些圖書從基本藏書區中撤出，轉人某種輔助藏書區、儲存中心，或加以注銷”的一個過程，將一部分失去使用價值或利用率很低的書刊撤離一線書庫[1]，可使留下來的藏書更加符合圖書館的任務和讀者需要。
一、常用方法的藏書剔除
常用的藏書剔除辦法主要有主觀判斷法、書齡判斷法、使用年限法等，其中主觀判斷法是藏書剔除最常用的方法之一，是館員按照事先擬訂的一系列相關的剔除標準（或準則），憑借自己的經驗，直接在書架上剔除文獻資料。面對的是知識內容千差萬別、質量水平參差不齊的藏書，運用主觀判斷法進行藏書剔除的尺度很難把握。
書齡判斷法是根據圖書年代進行藏書剔除的一種方法。可是相同書齡圖書的利用率會相差甚遠，單純以年代決定藏書的去留，就有可能把一些有價值的、使用率高的舊書剔除出去，或者留下許多書齡較短、不符合讀者需求的圖書。
文獻壽命“半衰期”體現的是知識情報的老化與更新的基本規律，可以作為一線書庫藏書剔除的一個參考依據。然而在實際工作中，量化某一館藏是否超出其有效使用年限，或著超出了多少，都是很困難的。
調查研究法是開展特定范圍（讀者、專家）的調查，并根據調查結果進行藏書剔除的一種方法。它過分注重代表范圍內的即時需求，忽視館藏體系整體的、長遠的建設和發展。
滯架時間是反映圖書使用情況的一個客觀標準，如果大量利用率很低的館藏文獻繼續留在一線書庫，會增加館藏的承載負擔和經濟支出，增加讀者查找和獲取的時間。但如果圖書沒有放到規定位置，或者讀者沒有發現它，那么它自然沒有被利用的記錄，很可能就被選為剔除對象。
目標比對法是根據資源建設目標進行藏書剔除的一種方法。然而，藏書體系也需要不斷完善，這種方法有時會加大滯后的周期。
上述方法從不同角度為藏書剔除提供依據，總體上說是各有千秋。有些時候，單獨使用上述方法在時間、人力、質量等方面難以滿足藏書剔除的需要，需要結合目標、摸索更先進、更科學、更合適的藏書剔除方法。
二、圖書館管理系統發展概況
圖書館管理系統,又稱圖書館自動化管理系統，自國內圖書館開始運用圖書館自動化管理系統，到目前已經將傳統的圖書館業務手工操作轉變為計算機管理，從簡單的單個模塊管理提升到功能齊全和強大的集成系統，使圖書館的主要業務，包括采訪、編目、流通、連續出版物管理、公共檢索等，在一個書目數據庫中得以實現。隨著計算機和網絡技術在我國的快速發展，圖書館管理系統全面普及，傳統的人工工作逐項逐項地被計算機代替。圖書館管理系統本身從圖書館內部提供信息資源朝著館際之間資源共享和信息資源的多媒體化[2-3]方向發展。圖書館管理系統實時顯示圖書的庫存數量、種類，以及圖書的借閱情況，有助于動態的分析和決策，提高了圖書館的管理水平，提高了工作效率。
三、基于圖書館管理系統的藏書剔除
在圖書館集成管理系統得到普遍應用的當前，依托各集成管理系統的功能，跟蹤特定讀者群，核實電子文獻、各種數據庫、虛擬館藏的覆蓋面、特色和利用情況。與對口院系、各專業尤其重點學科、基地建立長期的聯系，掌握對口院系學科的專業設置、課程設置及學生和教師用書需求。根據入藏、流通、閱覽統計，確定反映本館利用狀況的藏書周轉基點，研究剔除一部分非本館特色學科的文獻、剔除一部分少人問津的文獻，對藏書結構、滿足率、利用率造成的影響。傳統的藏書剔除工作也可以根據計劃進度、一個庫一個庫、一類一類、持續不斷地開展，形成一個經常性、制度化、規范化、以3～5年為周期的、按主題（或按類別）的藏書剔除制度。
利用計算機很容易列出長期滯架文獻的清單，但是要從這幾十萬條數據中判斷出哪些圖書應該在這一批剔除的確有困難。況且，判斷館藏圖書是否有使用價值，使用頻率的高低只是其中的一個方面，使用頻率的高低并不一定與使用價值的大小同步，滯架書刊中不乏一些內容質量、及其時效性都是好的或比較好的書刊，不應屬于剔除之列。因此必須啟用專用的系統，把具體的量化指標限定條件輸入計算機，如歷年利用率要求、出版時間要求、復本數量要求、外觀狀態要求、修補次數要求等，其中連續利用率、出版時間、復本數量可以從數據庫獲得，外觀狀態和修補次數如果有記錄以記錄為準，沒有記錄則認定外觀狀態正常、修補次數為零。在計算機分類分類平成檢索之后，記錄符合條件的分類結果，生成一個符合量化指標的表單。面對學科知識千差萬別、書品質量參差不齊的具體藏書，不是用幾條原則標準就能決定取舍的，隨時都可出現的一些實際問題。所以還需具體問題具體分析，還須對藏書進行逐類審查、逐種鑒別的，任何僵化的、一刀切的做法是不可取的，因此需要對擬剔除文獻進行必要的復審。
對于通過復核的擬剔文獻，才可以分門別類交付工作人員把對應的文獻逐一從架位上按順序抽取出來，按順序集中存放。下架后應設一道復核工序，即由復核人員對下架的剔除文獻進行認真核對，以防止誤剔、漏剔。同時，對獲批下架文獻進行相應的數據處理，把剔除文獻的去向反映到相應的數據庫，調整庫位，生成新的排架號。
藏書剔除的主要目的是為了提高藏書質量，讓使用率高的藏書留在一線書庫的開架書位上，方便讀者取用，提高流通書位的利用率，控制開館成本。斯坦利J斯洛特的相關研究表明：“當一個圖書館的核心藏書占該館現有圖書的72～84%時，可以保證滿足99%的讀者使用需求”，換句話說，如果一個圖書館將其現有藏書的16～28%圖書予以剔除，會對1%的讀者需求產生影響。所以儲藏剔除不能將剔除文獻輕率地拋棄，對尚有一定參考、利用價值的書刊，優先移至貯藏書庫，密集排架，以為讀者可能產生的特殊文獻需求提供保障。通過對藏書剔除相關問題的研究、分析和解決，可從藏書是否符合讀者群的需求、藏書分類是否恰當、藏書著錄是否準確、藏書排架是否符合讀者習慣等一個個側面為館員改進工作提供了非常重要的反饋信息，進而有利于修正和調整資源建設的方針和政策，有利于管理水平的提高。
四、結束語
藏書剔除是藏書建設的重要環節，在當前圖書館集成管理系統得到普遍應用的前提下，依托圖書館集成管理系統的功能，可為藏書剔除工作提供更客觀、更準確的依據，并有效地保障藏書剔除的進度和質量。
參考文獻：
[1]李娟，現代圖書館的藏書剔除工作[J].圖書館論壇.2006.(26)3:255-256.
【關鍵詞】:圖書管理系統;需求;功能
二十一世紀是信息高度交流與發展的時代,面計算機系統則在信息時代扮演著極為重要的腳色,隨著計算機的不斷發展,計算機以滲透到各個領域,圖書館也不例外,圖書館的計算機化以不容遲緩。
圖書館在正常運營中總是面對大量的讀者信息、書籍信息以及兩者相互作用產生的借書信息、還書信息。需要對讀者資源、書籍資源、借書信息、還書信息進行管理,及時了解各個環節中信息的變更,有利于提高管理效率。作者針對圖書館手工管理的現狀,經過詳細系統的調查,闡明了圖書管理系統的需求和功能,為圖書館管理信息系統的開發打下堅實基礎。
一、圖書管理系統的需求分析
當決定要開發一個信息系統時,首先要對信息系統的需求進行分析,需求分析要做的工作是深入描述軟件的功能和性能,確定軟件設計的限制和軟件同其他系統元素的接口細節,定義軟件的其他有效性需求。
獲得當前系統的處理流程,在此首先假設當前系統是手工處理系統。手工處理流程大致是這樣的。讀者將要借的書和借閱證交給工作人員,工作人員將每本書附帶的描述書信息的卡和讀者借閱證一起放在一個小格欄,并在借閱證和每本書上貼的借閱信息。這樣借書過程就完成了。還書時讀者將要還的圖書交給工作人員,工作人員圖書信息找到相應的書卡和借閱證,并填寫相應的還書信息。
抽象出當前系統的邏輯模型。在理解當前系統“怎么做”的基礎上,抽取其“做什么”的本質,從而從當前系統的物理模型抽象出當前系統的邏輯模型。在物理模型中有許多物理因素,隨著分析工作的深入,有些非本質的物理因素就成為不必要的負擔,因而需要對物理模型進行分析,區分出本質的物理因素就成為不必要的負擔,因而需要對物理模型進行分析,區分出本質的和非本質的困素,去掉那些非本質的困素即可獲得反映系統本質的邏輯模型。
建立目標系統的邏輯模型。分析目標系統與當前系統邏輯上的差別,明確目標系統到底要“做什么”,從而從當前系統的邏輯模型導出目標系統的邏輯模型。在對上述流程進行分析后,我們對新的圖書處理流程進行整理,圖書館借還書過程如下:
借書過程:讀者從架上選到所需圖書后,將圖書和借書卡交管理人員,管理人員用碼閱讀器將圖書和借書卡上的讀者條碼2碼讀入處理系統。系統根據讀者條碼從讀者文件和借閱文件中找到相應記錄;根據圖書上的條碼從圖書文件中找到相應記錄,讀者如果有如下列情況之一將不予辦理借書手續。
①讀者所借閱圖書已超過該讀者容許的最多借書數目。
②該讀者記錄中有止借標志。
③該讀者還有已超過歸還日期而仍未歸還的圖書。
④該圖書暫停外借。
若讀者符合所有借書條件時,予以借出。系統在借閱文件中增加一條記錄,記入讀者碼、圖書條碼、借閱日期等內容。
還書過程:還書時讀者只要將書交給管理人員,管理員將書上的圖書條碼讀入系統,系統從借閱文件上找到相應記錄,填上還書日期后寫入借閱歷史文件,并從借閱文件上刪去相應記錄,同時系統對借還書日期進行計算并判斷是否超期,若不超期則結束過程,若超期則計算出超期天數、罰款數、并打印罰款通知書,記入罰款文件。同時在讀者記錄上作止借標記。當讀者交來罰款收據后,系統根據讀者條碼查罰款文件,將相應記錄寫入罰款歷史文件,并從罰款文件只刪除該記錄,同時去掉讀者文件中的止借標記。
為了對圖書管理系統做完整的描述,還需要對上面得到的邏輯模型做一些補充.首先采用圖形的方式描述圖書管理系統的用戶界面,這樣做的目的是保證整個系統的用戶界面的一致性,同時也有國助于后續的開發人員更好地理解系統需要實現的功能.其次,說明圖書管理系統的一些特珠性能要求。如借書、還書服務花費的時間一次不得大于5分鐘等。
前面著重對借還書流程進行了說細的闡述,下面介紹圖書管理系統的總體功能要求。簡單的圖書管理系統主要包括下面的功能:
>借書處理:完成讀者借書這一業務流程。
>還書處理:完成讀者還書這一業務流程。
>罰款處理:解決讀者借書超期的罰款處理。
>新書上架:輸入新書資料。
>舊書淘汰:刪除圖書資料。
>讀者查詢:根據讀者號,查詢讀者借閱情況。
二、圖書管理系統的功能分析
系統功能分析是在系統開發的總體任務的基礎上完成。圖書館管理信息系統需要完成功能主要有:
有關讀者種類標準的制定、種類住處的輸入,包括種類編號、種類名稱、借書數量、借書期限、有效期限、備注等。
讀者種類信息的修改、查詢等。
讀者基本信息的輸入,包括讀者編號、讀者姓名、讀者種類、讀者性別、工作單位、家庭住址、電話號碼、電子郵件地址、辦證日期、備注等。
讀者基本信息的查詢、修改,包括讀者編號、讀者姓名、讀者種類、讀者性別、工作單位、家庭住址、電話號碼、電子郵件地址、辦證日期、備注等等。
書籍類別標準的制定、類別信息的輸入,包括類別編號、類別名稱、關鍵詞、備注信息等。
書籍信息的輸入,包括書籍編號、書籍名稱、書籍名稱、書籍類別、作者姓名、出版社名稱、出版日期、書籍頁書、關鍵詞、登記日期、備注信息等。
借書信息的輸入,包括借書信息編號、讀者編號、讀者姓名、書籍編號、書籍名稱、借書日期、備注信息等。
借書信息的查詢、修改,包括借書信息編號、讀者編號、讀者姓名、書籍編號、書籍名稱、借書日期、備注信息等。
還書信息的輸入,包括還書信息編號、讀者編號、讀者姓名、書籍編號、書籍名稱、借書日期、還書日期、備注信息等。
還書信息的查詢和修改,包括還書信息編號、讀者編號、讀者姓名、書籍編號、書籍姓名、借書日期、還書日期、備注信息等。
參考文獻
[1]EWinemiller,J.Roff,著.VisualBasic6.0數據庫開發.清華大學出版社,1999.
[2]郭盈發,張紅娟.《數據庫原理》.西安電子科技大學出版社,2002.
為了保護光盤和充分利用光盤數據，現今許多圖書館自行開發隨書光盤管理系統，將光盤內容拷貝、壓縮存入計算機中，架設Web服務器，供網上瀏覽和下載，或者架設FTP服務器，在校園網內供讀者瀏覽或者下載使用，然而這種做法有可能面臨侵犯著作權的風險。
2圖書館光盤管理系統中面臨的著作權問題
圖書館光盤管理系統為讀者在電子資源檢索室及圖書館網站上瀏覽和下載光盤文獻資料提供服務，這樣將大大促進作品的傳播和使用。因此，作品的版權人不可能不關心這樣的問題：將光盤內容存儲到服務器中是否屬于版權人的專有權利？是否應該事先獲得該作品版權人的許可？是否違反了著作權法？
2.1復制權
我國著作權法規定：“圖書館、檔案館、紀念館、博物館、美術館等為陳列或者保存版本的需要，復制本館的作品，可以不經著作權人許可，不向其支付報酬，但應當指明作者姓名、作品名稱，并且不得侵犯著作權人依照本法享有的其他權利。”圖書館開發的光盤管理系統，將隨書光盤資源上傳到圖書館專用服務器，改變的只是作品的載體，其作品內容本身的完整性并沒有改變，是一種從數字到數字的復制，所以此時的數字化可以不經過版權人的許可，也不必付費。但是高校圖書館必須嚴格遵守相關法律條例，保證隨書光盤的開發和利用控制在合理使用的范圍內。
2.2信息網絡傳播權
隨書光盤管理系統是在網絡環境下進行的，必然涉及信息網絡傳播權。對于高校圖書館而言，各圖書館應認真遵守《信息網絡傳播權保護條例》的規定：“圖書館、檔案館、紀念館、博物館、美術館等可以不經著作權人許可，通過信息網絡向本館館舍內服務對象提供本館收藏的合法出版的數字作品和依法為陳列或者保存版本的需要以數字化形式復制的作品，不向其支付報酬，但不得直接或者間接獲得經濟利益。”圖書館要全面監控讀者使用各種資源情況，有效規避讀者在信息使用過程中侵犯權利人的知識產權。
2.3署名權、修改權、保護作品完整權
光盤管理系統的開發過程主要涉及著作權人的人身權，雖然不必取得著作權人許可，但要尊重作者的署名權、修改權、保護作品完整權：在對光盤的編輯中應指明作者姓名、不得擅自改變；也不能擅自對作品進行修改、更正補充、篡改，防止作者的名譽、聲望受到損害，維護作品的純潔性。
3防范圖書館光盤管理系統中的著作權問題
3.1對館員進行知識產權知識培訓，嚴防盜版光盤的入藏
在各種盜版活動猖獗的今天，圖書館必須開展知識產權法宣傳與培訓，提高圖書館工作人員的知識產權意識和法律素質，對工作中容易侵權的問題要特別注意：選擇正規出版社的出版物，保護著者版權，不購買低價盜版光盤，加強隨書光盤訂購、入藏、驗收等環節的管理，嚴防盜版光盤的入藏與流通，一經發現應堅決剔除。真正做到從行動上去保護知識產權，避免圖書館侵權行為的發生，首先要具備較高的知識產權保護意識，
3.2正確利用“合理使用”制度
圖書館是一個為教育服務、非營利性信息服務機構，為促進信息資源的共建共享，世界各國的現行著作權法都在不同程度上允許社會公眾的合理使用。圖書館光盤管理系統是將本館的館藏光盤進行數字化處理，是基于服務的并且無任何營利目的，在本館內、在原讀者范圍內使用，可以事先不征得著作權人的同意，也無須支付任何費用，但如果著作權人聲明其作品不允許復制，就不能將其作品拷貝并在網上傳播。圖書館應當以知識產權保護為基礎，充分利用“合理使用”這一權力，以保證最大限度地實現信息資源的合理使用，從而進一步擴大信息資源共享的范圍，但同時也應把握好尺度，嚴格遵循合理使用的范圍、權限。
3.3提高讀者知識產權意識
圖書館要對讀者進行知識產權保護的宣講活動，在數據庫主頁中版權公告，提醒讀者合理、合法使用數據庫資源，對讀者進行有效的引導。圖書館還應盡到注意義務，對有可能發生的讀者侵權行為進行警示，提醒讀者使用資源時尊重知識產權，不得將從圖書館獲得的資源用于任何商業目的，同時一旦發現侵權內容，立即采取適當措施予以移除。只有圖書館廣大讀者確確實實地提高了知識產權保護的意識，才能從根本上杜絕使用中侵權行為的發生，有效地規避知識產權風險。
3.4做好技術防范
首先，圖書館要嚴格控制傳播范圍，設置用戶賬號和密碼，確保光盤管理系統僅校內讀者在館域網或校園網內登錄訪問；還可以通過設置防火墻的方法來有效地將互聯網與內部網隔離，防止不在授權范圍內的網上讀者使用這些信息。其次，通過先進的計算機技術限制讀者下載，只允許讀者在線瀏覽，保護著作權所有人的利益。
3.5以教學為目的的非營利性復制
根據上文可知各個實體和聯系，ER圖繪制出來過后，將二者分別轉換成關系模式中的一個關系就得到了關系數據模型。根據關系模型中存在的各個關系對具體的數據庫結構進行進一步的設計，一個數據表中的主關鍵字和外鍵起著重要作用，因此需要特別指出。在數據庫的開發過程中難免出現對圖形或是超長字段等數據，該問題的解決方法一般是：圖形數據就將其設置為BLOB類型，LongRaw亦可，超長字段數據存取方法可見于程序設計。
2數據庫安全設計
成熟完善的安全機制能夠保障數據的完整、保密性，防止被人為破壞情況的發生。完善的安全機制能夠有效防止誤操作或是人為的破壞。Oracle數據庫具備功能強大的安全管理工具，Oracle數據庫中的每一個用戶都由系統分配相應的權限，因此，用戶只有具備對相關數據進行訪問或是處理的相關權限才能夠做進一步的操作，這為數據的安全性提供了保障。此外，Oracle安全管理工具能夠對用戶角色進行相關的增、刪、除、改等操作，甚至可以為用戶配置特權。
2.1角色的規劃與建立基于土地管理部門的特點，系統用戶劃分為4大類：（1）數據庫管理人員。（2）局長、科長等。（3）內部普通員工。（4）外部人員。數據庫土地管理人員的主要職責在于開、關數據庫，對數據進行備份、恢復以及維護工作，用戶的安全管理也在其工作范圍內。科長、局長類似于數據庫的超級用戶，他們具有對簽字、批準等特權。對于內部工作人員，他們具有的權限即按照相應要求對數據進行錄入或是修改等操作。而外部人員一般是通過驗證注冊身份得以瀏覽部分數據。
2.2角色特權配置Oracle數據庫提供三種標準的角色：CONNECT、RESOURCE和DBA。CONNECT即為鏈接角色，其特權為相關用戶對某些表僅具有查詢權力，一般是第四類用戶；RESOURC表示可靠的數據庫用戶，第二、三類用戶屬于這個范疇，他們能夠創建相關的數據表、序列和引索等；DBA擁有所有的系統權限，擁有該角色特權的用戶行使對整個數據庫的更新維護以及數據備份工作，其他用戶擁有的權限也由DBA用戶賦予，上述各類用戶中的系統管理員被賦予DBA特權。除了Oracle本身的安全設置機制，登錄用戶和用戶密碼的驗證也讓系統的安全性得到進一步的保障。
3運行開發環境
3.1服務器端（1）操作系統：window2000以上操作系統。（2）關系數據庫管理系統：Oracle企業版。
3.2客戶端（1）操作系統：window2000以上操作系統。（2）關系數據庫管理系統：Oracle客戶端。（3）開發環境和工具:VisualBasic、ADO（ActiveX控件）、報表生成工具（Oracledeveploper）。
4關鍵技術的實現
4.1界面控件與數據表的聯接VB環境下，利用數據庫設計工具將窗體控件與數據表中對應的字段綁定。然后清空ADO的ConnectionString和RecordSource屬性。
4.2報表的打印功能用水晶報表軟件設計報表，將CRYSTAL32.OCX嵌入VB，然后對控件的屬性進行設置，實現打印輸出。
4.3對大型對象的讀取和存貯土地管理過程中不可避免的會遇到一些大型數據，比如說相關的匯總數據表或是圖片類文件。在Oracle中，BLOB、CLOB、NCLOB、BFILE可以用于大型對象。
論文摘要：本系統以文檔管理為核心，利用先進的計算機軟件技術，有效地控制各種文檔的產生，管理文檔的存取訪問，對文檔進行有效管理。
1開發背景
辦公管理系統是在網絡技術飛速發展的情況下推出的新概念，而在圖書館歷經了傳統圖書館和自動化圖書館開始進入數字化圖書館階段的今天，辦公管理系統的引入更使圖書館界如虎添翼。在辦公信息化的大潮下，文件管理的信息化管理尤為重要。筆者近年經歷了本校的本科教學工作水平評估、升格師范大學水平評估以及業內的圖書館評估，對文件管理的重要性體會頗深，大量的歷年的文件、業務檔案及不斷修訂的規章制度等，如果有一種有別于圖書分類法的一個檔案管理系統，那么我們的工作效率會事半功倍。由此筆者針對圖書館的特點申請了一項課題，組織人員研制出一套文件管理系統：海南師范大學圖書館文件管理系統。
2平臺簡介
本系統是采用當前運用最廣泛的B／S結構模型，后臺采用Microsoft Access作為數據庫。Access是微軟公司推出的基于Windows的桌面關系數據庫管理系統(RDBMS)，是Office系列應用軟件之一。它提供了表、查詢、窗體、報表、頁、宏、模塊7種用于建立數據庫系統的對象，提供了多種向導、生成器、模板，把數據存儲、數據查詢、界面設計、報表生成等操作規范化，為建立功能完善的數據庫管理系統提供了方便，也使得普通用戶不必編寫代碼就可以完成大部分數據管理的任務。
前臺所用的ASP語言(Active Server Pages)是微軟公司為了克服CGI嚴重的擴展性問題而開發的。解決了多用戶訪問進程，有效地利用了網絡資源。ASP技術簡化了Web程序開發，支持動態Web設計。ASP只用于服務器端，執行動態的、交互式的、高效率的站點服務器應用系統。ASP以標記語言的形式嵌入到HTML中并發送到客戶端，但是，顯示在客戶端瀏覽器的只是ASP執行結果所生成的頁面，而其本身根本看不到，所以安全性很好。同時，ASP也支持腳本語言，只要服務器端裝了腳本引擎就可以方便地架構網站。
系統運行環境是微軟的lIs(Internet Information Server)，它把World WideWebserver，Gopher server和FtPsevrer全部包容在里面。IIs能網頁，并且由ASP，Java，VBscript產生頁面，有著一些擴展功能。IIs支持有編輯環境的界面(FRONTPAGE)、有全文檢索功能的界面(INDEX SERVER)、有多媒體功能的界面(NET SHOW)，IIS6．0包括許多新功能，它們旨在幫助企業、lT專業人士和Web管理員實現其網站(他們可能擁有位于單個Ils服務器或多個服務器上的數千個網站)在性能、可靠性、可伸縮性和安全性方面的目標。
ASP+Access+IIs開發中小型網絡系統一直被視為黃金組合，這樣的結合對系統的資源占用適宜，每個部分都能很好地發揮其功能，在數據的處理能力和安全性上也有很好的選擇。
3系統主要功能介紹
3．1普通用戶
3．1．1登錄驗證
為了確保本系統特殊用戶的單一性和系統的安全性，系統不設置注冊功能，所有賬號和初始密碼均由普通用戶向管理員申請。
3．1．2用戶信息查看及修改
用戶可以對自己的基本資料(如姓名、所在部門、E—mail、聯系電話等)以及密碼進行瀏覽和修改。
3．1．3查看文件
該模塊的主要功能就是對文件、檔案資料(如相關文件、工作計劃、工作總結、月報、年報等日常工作文檔)共享，由管理員負責上傳，普通用戶可以瀏覽和下載。
3．1．4用戶上傳待審核文檔
該模塊針對由下級部門擬訂的文檔提供一個審核功能，如月報、年報、讀者意見反饋、館際交流、各部門統計報告等，待審定后再上傳到數據庫。
3．1．5文件檢索
為了加快用戶對文件檔案的查找速度進而提高辦公效率，系統設計了一個專門的文件檢索功能，包括普通檢索和高級檢索。
普通檢索：可提供文件名、主題、分類號、文件號、發文單位及發文時間等檢索途徑(見圖1)。
高級檢索：提供了普通檢索所具有的檢索途徑，并進行組配檢索(見圖2)。
3．2管理員
3．2．1登錄驗證
管理員的后臺管理登錄可以通過在首頁右下角處點擊“管理員入口”，進入管理員操作界面，進行身份驗證并登錄系統。
3．2．2管理員信息查看及修改
管理員可以對自己的基本資料(姓名、所在部門、E—mail、聯系電話等)以及密碼進行瀏覽和修改。
3．2．3用戶管理
管理員可對系統的普通用戶進行分配，同時還可以對用戶的基本資料進行查看、修改和刪除用戶，以確保數據庫的保密性和安全性。
3．2．4文件管理
對文件進行管理是本系統的主要目的，在文件管理模塊巾，管理員可以上傳文件、修改文件和刪除文件，同時也可以對文件進行瀏覽和下載。
3．2．5審核文件
本系統提供了文件審核功能．普通用戶上傳的文件只有經過管理員審核才能，確保了文件著錄的規范性和管理的科學性。
3．2．6文件檢索
管理員用戶是通過管理員進行區分的，對管理員來說，在日常工作中對文件的檢索也是必不可少的，檢索結果出來后可進行瀏覽和下載。
3．2．7服務器信息
為了方便管理員能實時了解服務器的信息以及對服務器的運作情況進行監控，系統設計了一個服務器實時信息反饋模塊。可查看服務器的有關參數、組件支持情況巾的IIS自帶的ASP組件、常見的文件上傳和管理組件。
4系統功能特色
4．1系統低成本性
由于系統本身的開發工具語言和運行平臺的簡單性，決定了系統在架構和運行維護上的成本都是比較低的；不僅如此，在需求分析階段，對各種需求結合開發工具設計，使得系統在最大限度上發揮了系統數據庫以及腳本語言的特色，使得系統在運行時對資源的占用相對較少，大大地提高了運行速度，為快速辦公打下了堅實的基礎。
4．2穩定的安全性
首先，本系統考慮到用戶是有針對性的特殊群體，每個人都能進人但又必須通過身份驗證；其二。本系統不提供注冊功能，要想得到賬號和密碼必須向管理員提出申請，由管理員統一分配賬號，預防不法者對內部資料檔案的竊取；其三，本系統在開發過程中通過對“session”變量的合理運用，防止不法者通過直接對URL的訪問來跳過身份驗證頁面進而訪問系統的其他資源頁面，一旦用戶沒有通過登錄頁面的身份驗證，系統將其他頁面進行隱藏，非法用戶將瀏覽不到任何資源。另外，系統通過對“session”變量的時間設置，一旦用戶停止操作時間過長，系統會要求用戶進行重新登錄進行身份驗證，從而在最大限度上保證了系統內部資料的安全性。
4．3良好的交互性
系統通過在各個頁面中對各個操作步驟的人性化提示，使得一些電腦操作技能較弱的用戶也能在最短時間內掌握基本的操作，從而對提高辦公效率起著不可或缺的作用。
4．4文件管理的科學性
在需求分析過程中，筆者考慮到文件及檔案資料可由不同層次部門產生的特點(如由上級分發的文件，同級之間的函件，下級的申請，各種業務統計等)，特別設計了文件審核這一流程，各種文件在前都必須經過管理員的審核，為文件著錄的規范性和文件管理的科學性提供了前提保證。
4．5組配檢索功能
隨著數據庫規模的擴大，檔案數據量增多，就必然需要一種可實現多途徑檢索的功能，為此系統專門設計了高級檢索功能，檢索途徑針對辦公文件及日常檔案的特點而設定。對字段內容比較特殊的文檔可通過普通檢索查詢，而對字段內容很普通的文檔則可通過高級檢索來進行查找，即通過對多字段的邏輯組配，并選擇相應的匹配模式，實現高級檢索。組配檢索使檢索命中率大大提高，解決了檔案管理巾存在的弊端，大大地節約了查找文件、檔案資料的時間，從而提高了信息化辦公的效率。
4．6數據信息類型多元化
本系統的數據信息包含文本、圖像、視頻、音頻或任何其他類型的信息數據。
5結語
