時間：2023-03-17 18:11:48
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《物權(quán)法》對物權(quán)的一些基本表述
《物權(quán)法》第二條：“本法所稱物權(quán)，是指權(quán)利人依法對特定的物享有直接支配和排他的權(quán)利，包括所有權(quán)、用益物權(quán)和擔(dān)保物權(quán)”；第六條：“動產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立和轉(zhuǎn)讓，應(yīng)當(dāng)依照法律規(guī)定交付”；第二十九條：“因繼承或者受遺贈取得物權(quán)的，自繼承或者受遺贈開始時發(fā)生效力”；第三十二條：“物權(quán)受到侵害的，權(quán)利人可以通過和解、調(diào)解、仲裁、訴訟等途徑解決”；第三十九條：“所有權(quán)人對自己的不動產(chǎn)或者動產(chǎn)，依法享有占有、使用、收益和處分的權(quán)利”；第五十七條：“違反國有財產(chǎn)管理規(guī)定，在企業(yè)改制、合并分立、關(guān)聯(lián)交易等過程中，低價轉(zhuǎn)讓、合謀私分、擅自擔(dān)保或者以其他方式造成國有財產(chǎn)損失的，應(yīng)當(dāng)依法承擔(dān)法律責(zé)任”；第六十一條：“城鎮(zhèn)集體所有的不動產(chǎn)和動產(chǎn)，依照法律、行政法規(guī)的規(guī)定由本集體享有占有、使用、收益和處分的權(quán)利”。
檔案的物權(quán)特性
《檔案法》第二條：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”某一件具體檔案從形成到消失，始終體現(xiàn)為一種動產(chǎn)物的基本屬性，并可能經(jīng)歷形成者、保存者和利用者三個環(huán)節(jié)，其檔案物權(quán)體現(xiàn)形式又各不相同。
1.檔案對于形成者的物權(quán)。檔案對于形成者來說擁有完整的物權(quán)，即所有權(quán)、用益物權(quán)和擔(dān)保物權(quán)。此時，檔案的物權(quán)所有人是明確而單一的，即形成者就是物權(quán)擁有者。從法律上講，各個檔案形成者不論其屬于何種所有制形式，對于自己形成的檔案享有的物權(quán)都受到《物權(quán)法》保護(hù)，任何單位和個人不得侵害。
2.檔案對于保存者的物權(quán)。檔案形成后，由于各形成主體所有制及其所形成檔案對國家和社會保存價值的不同，就出現(xiàn)了檔案流向問題，即某些檔案形成者形成的檔案在其自行保存一段時間后需向國家綜合檔案館或部門、行業(yè)檔案館移交，而有些則仍由形成者長期保存。檔案流向的變化，有時會引起檔案所有權(quán)的變化。如向國家檔案館移交的同時，檔案的所有權(quán)即從檔案形成者向真正意義上的國家所有轉(zhuǎn)變（因為此時的檔案面向的是整個社會，而在機關(guān)檔案室保存時面向的只是本機關(guān)），并由國家設(shè)立的檔案館代為行使國家所有權(quán)。此時檔案的用益物權(quán)和擔(dān)保物權(quán)也隨之轉(zhuǎn)移。
3.檔案對于利用者的物權(quán)。檔案的作用在于為利用者提供原始憑證、法律依據(jù)等服務(wù)，從而幫助利用者解決問題。由此看出，檔案利用者對檔案并不擁有所有權(quán)和擔(dān)保物權(quán)，他只是通過利用而享受用益物權(quán)。
《檔案法》應(yīng)當(dāng)增設(shè)有關(guān)檔案物權(quán)方面的規(guī)定
1.應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門條文界定我國檔案所有權(quán)形式和種類。目前《檔案法》中還沒有具體規(guī)定檔案所有權(quán)的條文。只在第十六條和第十七、十八條中提到了“集體所有的和個人所有的”及“國家所有的”這三種類型。雖然涉及檔案所有權(quán)的三種類型，但在本法中均無先前設(shè)定作為基礎(chǔ)。所以，從文字中只能看出三種所有制形式，卻無法確定不同所有制檔案的所有者及其內(nèi)容范圍。
現(xiàn)行的《上海市檔案條例》第二十一條：“國家機關(guān)、國有企業(yè)事業(yè)組織和國家所有的其他組織的檔案歸國家所有，列入國有資產(chǎn)管理的范圍。非國家所有的組織的檔案歸該組織所有，國家和本市另有規(guī)定的除外。個人在非職務(wù)活動中形成的檔案或者以繼承、受贈等合法方式獲得的檔案歸個人所有。”從規(guī)定中可以看出這三種不同所有權(quán)的檔案的主體，似可供參考。
20世紀(jì)80年代以來，經(jīng)過廣大檔案學(xué)理論工作者、檔案教育工作者和檔案實際工作者的共同努力，現(xiàn)代中國檔案學(xué)取得了舉世矚目的成就，檔案學(xué)的研究范圍不斷拓寬，檔案學(xué)的研究內(nèi)容逐步深化，檔案學(xué)的學(xué)科地位也有了很大的提高。然而，毋庸諱言，現(xiàn)代中國檔案學(xué)還存在著不少問題。筆者認(rèn)為，要想保持檔案學(xué)的繁榮局面，進(jìn)一步健全和完善檔案學(xué)的理論與學(xué)科體系，必須著重解決以下幾個方面的問題：
一、建立檔案學(xué)術(shù)規(guī)范。學(xué)術(shù)規(guī)范問題的核心是學(xué)風(fēng)問題，而學(xué)風(fēng)的好壞直接關(guān)系到學(xué)科的生死存亡。總的來說，檔案界的學(xué)風(fēng)是比較好的，大多數(shù)檔案學(xué)者都能做到理論聯(lián)系實際，勤于獨立思考，勇于開拓創(chuàng)新，并自覺抵制學(xué)術(shù)腐敗，這是我國檔案學(xué)持續(xù)快速發(fā)展的根本原因和不竭動力。然而，當(dāng)前檔案學(xué)研究中的確也存在著一些不良學(xué)風(fēng)，如抄襲剽竊、自我吹噓、互相吹捧、等。
沒有規(guī)矩，不成方圓。雖然我們不能像對一般商品那樣對檔案學(xué)術(shù)研究設(shè)計出一套可以量化的、方便操作的標(biāo)準(zhǔn)，但在科學(xué)精神、文風(fēng)文德、術(shù)語概念、學(xué)術(shù)評論等方面為檔案學(xué)者制定出一些共同遵守的規(guī)范則是可行的，也是必要的。
（一）規(guī)范學(xué)術(shù)精神。鑒于檔案學(xué)的學(xué)科特點，每一位檔案學(xué)者都必須始終不渝地堅持實事求是的科學(xué)精神，加強與檔案部門合作，緊密聯(lián)系檔案工作實際，善于從鮮活的檔案工作實踐中發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題，并透過紛繁復(fù)雜的檔案工作表象抓住檔案工作發(fā)展規(guī)律。力戒紙上談兵、閉門造車，尤其要避免從理論到理論的文字游戲和空洞說教。即使從事檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究，我們也不能脫離檔案工作實際，因為任何一項檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究都包含著某種特定的應(yīng)用目的。更何況檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究和檔案學(xué)應(yīng)用理論與技術(shù)研究之間本來就互相滲透、互相交叉，我們根本就不可能將其非常清楚地區(qū)分開來。研究檔案史、評價歷史上的檔案工作現(xiàn)象、檔案學(xué)思想和檔案學(xué)理論，也要實事求是、尊重歷史事實，而不能不加分析地全盤否定。實事求是既是一種科學(xué)精神，也是一種科學(xué)方法，彼此相輔相成，互為前提。
（二）規(guī)范文風(fēng)文德。檔案學(xué)理論只有不斷地推陳出新且被檔案實際工作者所接受，才能發(fā)揮其對現(xiàn)實的檔案工作實踐的指導(dǎo)作用。因此，檔案學(xué)研究者應(yīng)努力培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅、嚴(yán)格的科學(xué)工作作風(fēng)，不盲從、不迷信、不附和、不武斷，獨立思考，大膽創(chuàng)新，善于提出新問題，勇于開拓新領(lǐng)域，探求新知識，并大力提倡運用清新質(zhì)樸、通俗易懂的文字深入淺出地剖析檔案工作現(xiàn)狀，揭示檔案工作規(guī)律，預(yù)測檔案工作發(fā)展趨勢。切忌人云亦云，因循守舊，故弄玄虛，用晦澀、難懂的語言把簡單問題復(fù)雜化。檔案學(xué)研究者還應(yīng)加強文德修養(yǎng)，自尊、自信、自強、自律，淡泊名利，謙虛好學(xué)，不抄襲剽竊，不，把做人與做學(xué)問有機地結(jié)合在一起。
（三）規(guī)范檔案術(shù)語概念。建議有關(guān)部門應(yīng)盡快組織專家對現(xiàn)有的檔案術(shù)語概念進(jìn)行審查清理，在詞形、語義、專指性、配套性等方面嚴(yán)格把關(guān)，剔除那些內(nèi)涵模糊、外延過大、語義陳舊、專業(yè)化程度較低的所謂術(shù)語概念，重新建立一套符合檔案專業(yè)特色的、符合檔案學(xué)發(fā)展需要的術(shù)語概念，使檔案學(xué)者們在統(tǒng)一的術(shù)語概念基礎(chǔ)上進(jìn)行學(xué)術(shù)交流和探討。
二、健全檔案科研管理體制，研究檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略。目前我國檔案學(xué)研究中出現(xiàn)的許多問題很大程度上就是由于檔案科研管理體制不健全而造成的。因此，適應(yīng)社會和檔案學(xué)發(fā)展需要，改革檔案科研管理體制，已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。檔案科研管理體制的改革要與我國檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則及檔案工作改革的精神相一致，抓大放小，充分調(diào)動各級檔案科研機構(gòu)和檔案科研工作者的積極性。改革的主要目標(biāo)是建立全國統(tǒng)一的檔案科研管理機構(gòu)，負(fù)責(zé)制定國家檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略，確立檔案科研布局，協(xié)調(diào)各檔案學(xué)研究機構(gòu)之間的關(guān)系，組織全國性檔案學(xué)優(yōu)秀成果的鑒定、轉(zhuǎn)讓、評獎工作。在此前提下，有計劃地逐步改變我國檔案學(xué)會條塊分割的分布狀態(tài)，使之完成社會化的轉(zhuǎn)變，成為在各級檔案行政管理部門指導(dǎo)下的非官方機構(gòu)，并注重促進(jìn)學(xué)術(shù)民主。
與此同時，要逐步改變目前的檔案學(xué)研究方式，重建檔案科研系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，實行檔案學(xué)研究集約化，優(yōu)化配置檔案科研資源。檔案學(xué)研究集約化的微觀主體是以檔案學(xué)研究者為最小單位的，檔案學(xué)研究者的創(chuàng)新性是檔案學(xué)研究集約化的物質(zhì)載體，其提高和改進(jìn)的途徑主要在于通過各種方式強化檔案科研人才的素質(zhì)。檔案學(xué)研究集約化的宏觀主體是以國家為最大規(guī)模的，國家的檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略是檔案學(xué)研究集約化的核心力量，檔案學(xué)的整體水平能否提高，關(guān)鍵在于國家的檔案科研政策是否正確。而要實現(xiàn)二者的結(jié)合，就必須建立檔案科研共同體，即建立以學(xué)術(shù)帶頭人為核心的檔案科研小組（課題組）或檔案科研開發(fā)群體。通過檔案科研共同體，將不同部門、行業(yè)、地區(qū)的檔案科研機構(gòu)和科研工作者，特別是將從事理論工作的研究者和從事實際工作的研究者有機地結(jié)合在一起，集中資源，取長補短，高質(zhì)量地完成檔案科研課題，并可避免或減少低水平重復(fù)研究。檔案科研共同體的大量出現(xiàn)是實現(xiàn)檔案學(xué)研究集約化的基礎(chǔ)和基本任務(wù)。
另外，要研究檔案學(xué)學(xué)科發(fā)展政策，制定檔案學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略。檔案學(xué)發(fā)展政策研究大體包括兩個方面的內(nèi)容：一是從總體上對檔案學(xué)的學(xué)科發(fā)展進(jìn)行考察，研究需要制定什么樣的政策，才能保證檔案學(xué)理論體系的合理發(fā)展，才能使其同檔案工作實踐相適應(yīng)、相協(xié)調(diào)：二是針對檔案學(xué)的具體領(lǐng)域或具體方面的發(fā)展，研究需要制定什么樣的政策，才能保證該領(lǐng)域或該方面具有更大的發(fā)展活力。具體來講，就是要研究各類檔案學(xué)研究機構(gòu)的協(xié)調(diào)與合作政策，檔案學(xué)研究經(jīng)費的劃撥政策，檔案學(xué)研究的國際交流與合作政策，檔案學(xué)理論研究隊伍的建設(shè)政策等。檔案學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略是檔案學(xué)發(fā)展的長遠(yuǎn)性、全局性藍(lán)圖，是對檔案學(xué)未來發(fā)展目標(biāo)及其實現(xiàn)途徑的規(guī)定和謀劃。它以長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略目標(biāo)來規(guī)劃當(dāng)前的行動方案，要求既要重視對事關(guān)檔案學(xué)發(fā)展大局的熱點問題和重要領(lǐng)域的研究，又要注意檔案學(xué)理論的整體發(fā)展。制定檔案學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略一定要結(jié)合檔案學(xué)的學(xué)科發(fā)展規(guī)律，緊跟現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展趨勢，尤其要與我國檔案學(xué)研究系統(tǒng)的總體規(guī)劃相適應(yīng)。三、進(jìn)一步加強檔案學(xué)術(shù)評論工作。近20多年來，我國檔案學(xué)術(shù)評論有了一定的發(fā)展，不少雜志都先后刊發(fā)了篇數(shù)不等的述評文章，其中不乏上乘之作。這自然是一個良好的開端，是一種可喜的現(xiàn)象。但是，我們也應(yīng)該看到，檔案學(xué)術(shù)評論所受到的重視與應(yīng)受到的重視，還有不小的差距；檔案學(xué)術(shù)評論所發(fā)揮的作用與應(yīng)發(fā)揮的作用，也有不小的距離。也就是說，檔案學(xué)術(shù)評論還沒有被擺上應(yīng)有的位置，研究水平還比較后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案學(xué)發(fā)展的需要。
為進(jìn)一步加強檔案學(xué)術(shù)評論工作，當(dāng)前我們應(yīng)下大力氣重點抓好以下幾個方面的工作：第一，提高對檔案學(xué)術(shù)評論重要性的認(rèn)識。首先，檔案學(xué)理論研究者要正確認(rèn)識檔案學(xué)術(shù)評論在檔案學(xué)研究中的地位和作用，了解檔案學(xué)術(shù)評論的內(nèi)容和范圍，進(jìn)而明確開展檔案學(xué)術(shù)評論的必要性和迫切性，并把檔案學(xué)術(shù)評論當(dāng)作義不容辭的職責(zé)，切實加以重視。中國檔案學(xué)會及地方各級檔案學(xué)會要把檔案學(xué)術(shù)評論列入各自的工作計劃和發(fā)展規(guī)劃，定期或不定期地組織召開包括檔案學(xué)術(shù)評論在內(nèi)的專題座談會和學(xué)術(shù)討論會。檔案學(xué)會會員及其他檔案工作者要刻苦鉆研檔案學(xué)理論，積極撰寫檔案學(xué)術(shù)評論文章，藉此交流經(jīng)驗，逐步完善檔案學(xué)術(shù)評論的內(nèi)容，把檔案學(xué)術(shù)評論當(dāng)作一門分支學(xué)科來建設(shè)。第二，開辟檔案學(xué)術(shù)評論園地。目前我國既沒有檔案學(xué)術(shù)評論刊物，也沒有哪一種檔案雜志設(shè)置檔案學(xué)術(shù)評論專欄，這顯然不利于檔案學(xué)術(shù)評論活動的開展。從長遠(yuǎn)來看，創(chuàng)辦一種以檔案學(xué)術(shù)評論為主要內(nèi)容的雜志是十分必要的。在當(dāng)前，各級各類檔案雜志應(yīng)開辟學(xué)術(shù)評論專欄，增加理論研究的比重，這對提高刊物的質(zhì)量，擴大其在社會上的影響也是不無益處的。第三，建立檔案學(xué)術(shù)評論隊伍。這支隊伍應(yīng)以檔案專業(yè)教師為主體，因為這部分研究者為了教學(xué)的需要，大都對檔案學(xué)進(jìn)行了一定程度的研究，理論造詣相對較深。有中級以上職稱的檔案實際工作者也要結(jié)合工作實踐，積極參與檔案學(xué)術(shù)評論，對檔案理論界的一些觀點和現(xiàn)象大膽質(zhì)疑，發(fā)表自己的見解。檔案專業(yè)學(xué)生是檔案研究的后備軍，應(yīng)重點加以培養(yǎng)。各檔案專業(yè)教學(xué)點應(yīng)在課程設(shè)置時安排檔案學(xué)術(shù)評論的教學(xué)內(nèi)容。攻讀檔案學(xué)碩士、博士學(xué)位的研究生更要把檔案學(xué)術(shù)評論當(dāng)作一門專業(yè)主干課來學(xué)習(xí)、研究。
四、努力改善檔案學(xué)研究系統(tǒng)的外部環(huán)境。檔案學(xué)研究系統(tǒng)的外部環(huán)境泛指檔案學(xué)研究系統(tǒng)之外的與檔案學(xué)研究系統(tǒng)直接或間接發(fā)生聯(lián)系的一切要素和條件，主要有：向檔案學(xué)研究系統(tǒng)給予政策支持的政策環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)輸入科研人才的教育環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)劃撥科研經(jīng)費的經(jīng)濟環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)提供有用理論、技術(shù)和方法的知識環(huán)境，向檔案學(xué)研究系統(tǒng)輸送組織與管理技術(shù)的實踐環(huán)境，接受與檢驗檔案學(xué)理論的檔案工作實踐環(huán)境，以及普及與推廣檔案學(xué)研究成果的中介機制等。
應(yīng)該肯定，改革開放以后檔案學(xué)研究系統(tǒng)的外部環(huán)境較前有了很大的改善。社會檔案意識逐步增強，檔案學(xué)是一門獨立學(xué)科已為不少人所接受。但是，不利于檔案學(xué)發(fā)展的外部環(huán)境依然存在。例如，檔案學(xué)的學(xué)科地位始終得不到應(yīng)有的重視，檔案科研經(jīng)費一直缺乏穩(wěn)定的來源，許多帶有規(guī)律性的檔案科研成果被束之高閣，等等。
針對上述問題，筆者認(rèn)為當(dāng)前我們應(yīng)采取以下措施：
第一，加強宣傳，深化研究，努力提高檔案學(xué)的學(xué)科地位。不僅要宣傳《中華人民共和國檔案法》、檔案工作基本知識，而且要宣傳檔案學(xué)及其知識體系，使大家明白建立與完善檔案學(xué)研究系統(tǒng)、優(yōu)化其外部環(huán)境既是檔案學(xué)學(xué)科發(fā)展的需要，也是經(jīng)濟、科技、文化及社會生產(chǎn)力整體發(fā)展的需要；檔案學(xué)的發(fā)展離不開各方面的支持與幫助，社會各項工作的發(fā)展也需要檔案科學(xué)理論指導(dǎo)下的檔案服務(wù)；檔案學(xué)只有與經(jīng)濟、科技、文化協(xié)調(diào)發(fā)展，才能為社會提供最佳服務(wù)。以此喚起社會各界對檔案學(xué)的理解、重視與支持。各級檔案學(xué)會要積極鼓勵、動員廣大會員參加社會科學(xué)、自然科學(xué)優(yōu)秀成果評獎活動，以擴大檔案學(xué)的社會影響。檔案學(xué)研究者要刻苦鉆研檔案學(xué)理論，不斷深化檔案學(xué)研究內(nèi)容，努力提高檔案學(xué)的科學(xué)水平，使檔案學(xué)在現(xiàn)代科學(xué)中真正占有一席之地。
第二，多方籌措科研經(jīng)費，增強檔案學(xué)研究系統(tǒng)的活力。建議國家檔案局在“科技三項費用”之外設(shè)立一種檔案科研專向基金，或向國家科技部申請增加“科技三項費用”的額度，以資助重大或具有典型意義的檔案學(xué)課題研究。地方各級檔案行政管理部門或?qū)I(yè)主管機關(guān)應(yīng)根據(jù)需要和可能，劃撥一定的經(jīng)費，專門用于檔案科研工作。各級檔案學(xué)會也要通過各種方式籌集科研經(jīng)費。此外，檔案學(xué)研究者要認(rèn)真組織力量，積極申請國家和地方社科、教委及其他基金項目，也可利用自己在專業(yè)知識、科研能力等方面的優(yōu)勢，與其他單位聯(lián)合開展檔案學(xué)理論研究，以緩解檔案科研經(jīng)費緊張的矛盾。
一、當(dāng)前有關(guān)的檔案保護(hù)法規(guī)及新型載體檔案的特點
我國檔案保護(hù)技術(shù)貫徹“以防為主防治結(jié)合”的原則重在基礎(chǔ)設(shè)施和基本保護(hù)條件的改善。國家檔案局于1986年頒發(fā)的《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》根據(jù)我國的經(jīng)濟情況提出了庫房設(shè)計的要求對檔案的保護(hù)從安全、溫濕度控制、光照等方面提供了最基本的條件。1987年又頒發(fā)了《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》，為檔案庫房的科學(xué)管理提出了可操作的、較具體的要求。
二、各種新型載體檔案的管理、利用及保護(hù)
新型載體檔案因其載體制成材料各異化學(xué)穩(wěn)定程度不同在保管過程中應(yīng)針對其特點盡量按類別做到分庫保存統(tǒng)一管理。
不同載體的保管方法有許多相同的方面防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜是其共同性根據(jù)其特性要采取相應(yīng)的措施進(jìn)行保護(hù)。庫房內(nèi)一般應(yīng)配備強制通風(fēng)設(shè)備與空調(diào)設(shè)備使其處于適宜的溫濕度和空氣潔凈度中各種不同載體的存貯應(yīng)配備專門柜架例如影片通常使用金屬柜架錄音和錄像材料應(yīng)使用木制柜架和非磁性材料制成的柜架再就是各類新型載體檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查以判斷是否需要修復(fù)或需要進(jìn)行其他保護(hù)性處理。
下面介紹幾種特殊載體檔案的一般保護(hù)技術(shù)供大家參考
1照相底片底片是一種化學(xué)感光材料極易引起化學(xué)變化和自毀它又屬于膠質(zhì)材料極易起火熔化和變質(zhì)其保護(hù)條件要求較高。通常應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備控制溫度并給予附加的防潮措施如放置中性吸濕劑。
2照片照片檔案的保護(hù)應(yīng)著重于抑制霉菌的生長可調(diào)節(jié)庫內(nèi)環(huán)境的pH值添加必要的防霉劑。
3縮微片保管環(huán)境需有適宜的溫濕度且不含有害氣體。縮微片中最常用的銀鹽膠片的最佳環(huán)境溫度不含硫化氫、二氧化硫等酸性氣體以防縮微品發(fā)生粘連、霉變、發(fā)脆、變硬、圖象失真和乳膠層脫落等變質(zhì)損壞現(xiàn)象。另外要選擇適當(dāng)?shù)谋９芷骶吆痛娣盼恢谩闇p少其與外界空氣的接觸常選用密封較好的金屬容器存放并把蓋子處用膠帶密封。存放縮微品的柜架要求距地面15米以上以免潮濕和浸水。不常用的膠片最好立站以免擠壓變形或磨損。使用中避免污染和刮傷圖象表面拿膠卷時手不要觸及藥膜只能拿膠卷的上下邊緣。縮微片連續(xù)閱讀不能超過規(guī)定時間以免設(shè)備過熱膠片受熱易發(fā)脆變形。保存中膠卷不應(yīng)卷得過緊不能加橡皮筋纏繞，不同種類的膠片應(yīng)分開保管以避免產(chǎn)生化學(xué)反應(yīng)等。
4磁帶磁帶的保護(hù)應(yīng)注意避免灰塵的侵蝕要遠(yuǎn)離磁性物體防止磁帶消磁對于長期存放不用的磁帶要定期繞動防止磁帶粘連與生霉。錄制孔應(yīng)打開以防誤操作抹掉信息。
5軟磁盤軟磁盤需防磁、防折、防潮。不能直接用硬筆在磁盤上寫標(biāo)簽不能觸摸數(shù)據(jù)讀寫區(qū)磁盤保存中要立放防止擠壓變形寫保護(hù)口置于寫保護(hù)狀態(tài)。
6光盤光盤的保護(hù)應(yīng)著重預(yù)防劃傷預(yù)防受熱、受擠壓變形和老化。其信號穩(wěn)定性方面比磁盤好得多但由于其數(shù)據(jù)密度比磁盤也大許多倍要求定位準(zhǔn)確度更高尤其數(shù)據(jù)光盤一旦劃傷或變形將可能導(dǎo)致整張盤的數(shù)據(jù)無法讀出。光盤在使用中不能用手直接觸摸數(shù)據(jù)面放置時數(shù)據(jù)面朝上平放以免弄臟或劃傷用完后及時放回保護(hù)套或盒中保存中要放在保護(hù)套或盒中立放。光盤若被弄臟用無腐蝕性的清潔劑清洗干凈還可正常使用。
由于新型載體檔案的自身特點為安全的保護(hù)和利用它們，應(yīng)專門建立新型載體檔案的借閱利用制度并嚴(yán)格審批手續(xù)。磁性載體文件應(yīng)一式兩份歸檔應(yīng)將其中一份作為保存件不得外借。利用率高的檔案應(yīng)另制做復(fù)制件利用中使用復(fù)制件妥善保存原件。錄像片也應(yīng)另歸檔一套可供借閱的備份片。
三、計算機檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用和維護(hù)
1其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的發(fā)展進(jìn)程
(1)增強檔案意識，建立高校檔案領(lǐng)導(dǎo)體制
近年來，凡申報考評的學(xué)校基本建立起相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機構(gòu)。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩(wěn)步提高，標(biāo)志著檔案工作邁出了與學(xué)校整體建設(shè)同步發(fā)展的第一步。多數(shù)高校采取有效措施，加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，如成立校級檔案工作委員會等。多數(shù)學(xué)校將檔案工作納入學(xué)校的中期規(guī)劃和年度工作計劃之中，為學(xué)校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境。
(2)加強隊伍建設(shè)，檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)
隨著學(xué)校對檔案工作認(rèn)識程度的加強，檔案干部隊伍建設(shè)逐步得到重視，隊伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢，知識層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。多數(shù)學(xué)校已形成由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管，專職檔案人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為學(xué)校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時，各校建立了相應(yīng)了崗位責(zé)任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學(xué)校的“目標(biāo)管理”中，從而形成“目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標(biāo)管理”全過程的實施。
(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進(jìn)程保持同步發(fā)展
由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設(shè)，規(guī)范了學(xué)校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設(shè)，對檔案進(jìn)行實時控制成為可能。
(4)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。
高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式。部分高校檔案部門據(jù)此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關(guān)部門密切配合，參與學(xué)校科研成果鑒定、基建項目竣工、設(shè)備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現(xiàn)了檔案工作和學(xué)校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學(xué)、合理，逐步形成了適合學(xué)校檔案工作實際的檔案分類方案，并在實體分類的基礎(chǔ)上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐。多數(shù)試點高校在經(jīng)歷了整改過程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發(fā)展階段。并為檔案工作再上新臺階奠定了基礎(chǔ)。
(5)引入現(xiàn)代化手段，主動開發(fā)檔案信息資源
高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞學(xué)校的中心工作和重點任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當(dāng)前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動服務(wù)方式，突出主動服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。
2其實施效果給檔案部門帶來雙重收益
(1)硬件設(shè)施地更新、充實，使檔案管理條件和信息開發(fā)手段得到改善。
高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨配備或更新了現(xiàn)代化設(shè)備，并配備了與之相應(yīng)的專業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。
(2)軟件收益顯著提高：
領(lǐng)導(dǎo)檔案意識加強，為檔案部門解決了大量現(xiàn)實問題。通過“目標(biāo)管理”使檔案部門獲得與其他教學(xué)部門等同的位置，接授檔案專業(yè)考評，其考核過程和結(jié)果在校內(nèi)引起關(guān)注和重視，客觀上提高了檔案部門在學(xué)校的知名度，為檔案工作在學(xué)校綜合管理中贏得了相應(yīng)的地位。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉。考核和提高。檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。
從其整體收益不難看出，高校檔案目標(biāo)管理不僅是對高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發(fā)展階段的轉(zhuǎn)折點。
3從推進(jìn)程度分析其實施過程的難點“目標(biāo)管理”推廣實行后，一些學(xué)校在實施過程中，遇到了某些實際情況和“目標(biāo)管理”的有關(guān)條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學(xué)校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問題。究其原因，高校檔案“目標(biāo)管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對檔案工作的主體環(huán)節(jié)及周邊方面加以規(guī)范，力爭使之盡量合乎標(biāo)準(zhǔn)。然而，檔案管理作為一門邊緣學(xué)科，其承載內(nèi)容涉及各個領(lǐng)域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作為一個隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動態(tài)的存在方式，應(yīng)考慮到它與周邊介質(zhì)的相互作用與影響。上述問題的主要癥結(jié)是“目標(biāo)管理”的設(shè)置初衷沒能找準(zhǔn)檔案工作的位置——服務(wù)性、輔，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無法與學(xué)校整體的中心工作和重點任務(wù)并舉，更不能單方面越級協(xié)調(diào)學(xué)校的整體規(guī)劃和片面干預(yù)教、科、研工作的實施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發(fā)，重新審視高校“目標(biāo)管理”的難點，站在管理者的高并，與平等級別的管理機關(guān)協(xié)調(diào)和處理檔案工作及周邊關(guān)系，相對而言則簡單些。從所周知，橫向協(xié)調(diào)和縱向隸屬的關(guān)系在處理問題的方式上顯然是不同的。據(jù)此可見，如欲加快高校檔案工作“目標(biāo)管理”的推進(jìn)速度，應(yīng)當(dāng)采用“最小阻力法”，將問題的難點由制發(fā)機關(guān)與教育行政主管機關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達(dá)性，加強實施的可操作性。
4從高校檔案部門對考評工作的反饋意見分析其可能產(chǎn)生的中期影響
隨著社會邁入新世紀(jì)，改革發(fā)生了不斷深化，企業(yè)也需要不斷的發(fā)展。因為面臨著逐漸壯大的企業(yè)需求，所以說做好檔案管理工作，對企業(yè)自身有著非常重要的含義。檔案是一種歷史記錄，它詳細(xì)記載了一個企業(yè)在發(fā)展過程中所取得的優(yōu)秀成果，對加強企業(yè)管理，推動企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供了教材資料。
（一）維護(hù)企業(yè)的歷史真實面貌。企業(yè)檔案是一種歷史記錄，它詳細(xì)記載了一個企業(yè)在發(fā)展過程中所取得的優(yōu)秀成果，能夠真實地反映一個企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r，從而為相關(guān)機構(gòu)在準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)所經(jīng)營的成果時提供真實依據(jù)，同時也有利于本企業(yè)與其他企業(yè)進(jìn)行各方面的合作。
（二）可作為企業(yè)提高管理水平的標(biāo)準(zhǔn)做好檔案管理工作，可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)。例如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在做出有關(guān)決策時，他們可以及時通過了解檔案進(jìn)而把握企業(yè)整體的經(jīng)營狀況，最終能夠做出相適合的策略來經(jīng)營企業(yè)，作為企業(yè)自身提高管理水平的參照。
（三）能夠提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭力企業(yè)通過探索和嘗試新的檔案管理手段，及時更新檔案的管理觀念來做好檔案管理工作。做好檔案管理工作后與企業(yè)經(jīng)營管理的相結(jié)合能夠決定企業(yè)的資源配置的取向，對于企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營戰(zhàn)略和提高管理效率有著深遠(yuǎn)的意義，同時能夠提升一個企業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭力。
二、企業(yè)檔案管理工作遇到的問題
（一）企業(yè)檔案管理工作在規(guī)則部分沒有長期性一個企業(yè)的檔案管理工作通常是在上級領(lǐng)導(dǎo)們的重視下進(jìn)行。但是一旦取得成果，往往就會出現(xiàn)后勁不足，根本沒有持久性。另外，有些干部對檔案在企業(yè)中有何作用的認(rèn)識不足，因而參與檔案綜合管理的態(tài)度不積極。
（二）企業(yè)檔案管理工作的檔案管理方法在運用辦公自動化上沒有更新在21世紀(jì)，我們會發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)的檔案管理都積極提倡采用一臺微機對應(yīng)一套軟件的檔案管理辦法，然而仍有些企業(yè)的落后的檔案管理技術(shù)根本適應(yīng)不了時代的發(fā)展，從而給檔案工作帶來不良影響。我著重分析了造成檔案技術(shù)落后的原因，有以下幾點：一、有些領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作的重要性，因而投資少；二、一些單位的檔案管理人員不熟練買來的先進(jìn)管理設(shè)備的操作方法；三、大部分企業(yè)的檔案依舊采用手工方式工作。
（三）企業(yè)檔案管理工作的管理程序沒有實現(xiàn)制度化現(xiàn)如今，企業(yè)檔案管理的不規(guī)范表現(xiàn)在以下三方面：一、收集檔案不規(guī)范。在收集檔案的過程中，其制度不嚴(yán)，交不交自由，而且關(guān)于檔案收集的考核也非常不明確；二、整理檔案不規(guī)范。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)招收入了許多專業(yè)素質(zhì)參差不齊的員工，因而員工的卷內(nèi)文件目錄順序與他們在實際整理文件時的順序不一致，從而不利于查找利用，甚至造成卷內(nèi)資料漏失的問題；三、對檔案的綜合管理力度不足。如今的檔案管理是以班為單位存在的，工作應(yīng)該隨時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，但由于主管領(lǐng)導(dǎo)的工作時間緊張，因而檔案人員匯報該工作時非常困難，從而給檔案的綜合管理工作帶來困難；四、利用檔案不規(guī)范。有關(guān)工作人員對于檔案的借閱是內(nèi)松外緊的。
（四）企業(yè)檔案管理很混亂許多企業(yè)的檔案管理機制不健全，甚至有人認(rèn)為檔案室只是資料存放的地方或者是廢紙倉庫，從而使得檔案管理工作形成了有領(lǐng)導(dǎo)、無計劃，有形式、無效果的混亂局面。
三、做好企業(yè)檔案管理工作的措施
（一）更新思想觀念，提高所有人對檔案工作重要性的認(rèn)識眾所周知，檔案管理工作在我國現(xiàn)代企業(yè)的健康發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。所以對于企業(yè)來說，領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作是其檔案規(guī)范化管理的首要。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和決策者都應(yīng)該對企業(yè)檔案是“企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”有充分的認(rèn)識。另外，企業(yè)應(yīng)積極將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)重要的工作計劃上，爭取與職工崗位責(zé)任的考核內(nèi)容有聯(lián)系，從而使得檔案管理工作能夠取得成效。領(lǐng)導(dǎo)與員工經(jīng)常更新思想觀念，最終達(dá)到培養(yǎng)檔案管理工作人員重視檔案工作重要性的目的，進(jìn)而激發(fā)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員對自身工作的熱情。
（二）健全管理機制，做好檔案管理的保證企業(yè)應(yīng)該制定、完善檔案工作的規(guī)章制度，切實將檔案工作的各項工作流程落實到位。通過建立檔案管理負(fù)責(zé)機構(gòu)，企業(yè)所有部門和檔案室可以相互協(xié)調(diào)、構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)。
（三）融入企業(yè)主體，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)在電子環(huán)境中，因為檔案人員不能積極介入文件的歸檔、保管過程，那么文件很可能不能被利用。因而在新形勢下，作為檔案工作者應(yīng)該在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會懂得如何歸檔、保管以及利用檔案信息資源，從而做好電子檔案信息的收集、管理。
（四）注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)隨著檔案管理的建設(shè)逐漸步入現(xiàn)代化,員工素質(zhì)很關(guān)鍵，企業(yè)能夠通過專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式來加強檔案人員在業(yè)務(wù)知識方面的能力和水平。
四、小結(jié)
一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達(dá)到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進(jìn)行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計算機設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認(rèn)識問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計算機應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對電子文件的優(yōu)點視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計算機應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手
在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為，如果應(yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用。“對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對其進(jìn)行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。”
2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網(wǎng)絡(luò)存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進(jìn)行歸檔的同時，應(yīng)注意對電子文件的運行環(huán)境、使用的操作平臺、設(shè)備要求等進(jìn)行說明，必要時運行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。
5、加強電子文件軟、硬件設(shè)施管理
要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計算機信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識、電子計算機知識、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
參考文獻(xiàn)：
根據(jù)檔案管理流程，可以按照管理過程將檔案管理系統(tǒng)劃分為文件整理過程，歸檔驗收過程，檔案管理過程，檔案利用過程，系統(tǒng)管理工程等幾個部分。
（一）文件整理過程。項目文檔管理人員在獲得的分配的項目后，即可進(jìn)行項目文件的收集整理理工作，在本人負(fù)責(zé)的文件完成后即可交付檔案部門歸檔驗收。項目文件整理過程包括a、項目立項（包括項目申請、項目登記、項目計劃、項目組成員等）；b、項目文件的編輯、輸入、整理、歸檔；c、對項目文件的生成、收集、積累、歸檔過程，系統(tǒng)監(jiān)控。d、非項目文件的存檔準(zhǔn)備。
（二）歸檔文件驗收過程。檔案人員和文檔人員歸檔文件驗收過程是靠“歸檔申請單”和“驗收通知單”進(jìn)行聯(lián)系的。文檔人員在進(jìn)行文件歸檔時應(yīng)向系統(tǒng)發(fā)出“歸檔申請單”，檔案管理員接到“歸檔申請單”后，便可根據(jù)其中所列目錄調(diào)閱對應(yīng)的文件進(jìn)行檢查驗收，驗收完成后，將符合歸檔要求的文件登記入庫，同時向文檔人員發(fā)出“驗收通過通知”，否則，向系統(tǒng)發(fā)出“返回修改通知”。
（三）檔案管理過程。檔案管理過程包括以下幾項工作：a、對庫存檔案進(jìn)行整理編排組卷；b、檔案目錄及檢索工具的維護(hù)管理；c、定制報表，生成報表數(shù)據(jù)；d、檔案日常管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計（包括庫房溫濕度記錄，庫房狀況記錄等）；e、檔案鑒定，檔案移交；f、檔案信息的。
（四）檔案利用過程。系統(tǒng)應(yīng)向用戶提供電子檔案的查詢、閱覽、在線檔案的分級下載、實物檔案的借閱、催還、歸還管理，利用檔案的分類統(tǒng)計，檔案的修改與復(fù)制，對外發(fā)圖管理。
（五）系統(tǒng)管理過程。系統(tǒng)管理過程主要包括以下工作：a、用戶管理；b、數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出管理；c、制作檔案數(shù)據(jù)光盤；d、定義檔案數(shù)據(jù)類型及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；e、審批過程的管理。
系統(tǒng)共包括8個模塊：項目管理、歸檔管理、驗收管理、檔案管理、利用管理、審批管理、統(tǒng)計管理、系統(tǒng)管理。
（一）項目管理功能模塊對應(yīng)現(xiàn)在文檔組采用的項目管理軟件，包括項目的立項、項目配置、項目進(jìn)度、項目查詢這四個功能
（二）歸檔管理功能模塊包括：文件的輸入，文件修改，文件導(dǎo)入，可連接掃描的PDF電子文件，可發(fā)送“歸檔申請單”，可查詢“存檔狀態(tài)”。
（三）驗收管理功能模塊包括：項目驗收與歸檔驗收。項目驗收主要是驗收項目立項是否正確，數(shù)據(jù)是否正確齊全。歸檔驗收主要功能是歸檔數(shù)據(jù)的驗收、入庫是否完備齊全，對驗收結(jié)果評論，并發(fā)出“出錯信息修改單”。
（四）檔案管理功能模塊包括：工程檔案領(lǐng)號、檔案整編管理、檔案密級管理、檔案鑒定管理、檔案庫房管理（包括排位圖、庫房溫濕度記錄）、檔案維護(hù)管理（對已有的檔案數(shù)據(jù)增減修改）。
（五）檔案利用管理：利用管理分為兩部分，1、電子檔案的利用：包含電子檔案的查詢，電子檔案的瀏覽復(fù)制打印管理。2、實體檔案的利用：包括利用實體檔案審批手續(xù)，實物檔案條碼管理，實物檔案借閱歸還記錄。
（六）審批管理：包含檔案利用審批申請，利用審批查詢，審批權(quán)限管理等。
（七）檔案統(tǒng)計管理：統(tǒng)計管理的主要功能是完成各種統(tǒng)計工作，包括項目統(tǒng)計，歸檔統(tǒng)計，利用統(tǒng)計，電子檔案匯總統(tǒng)計，實物檔案匯總統(tǒng)計等。
（八）檔案系統(tǒng)管理：主要功能是完成系統(tǒng)的全部定制工作及監(jiān)控系統(tǒng)的運行情況。包含用戶管理功能（建立部門、組、用戶，定義角色、授權(quán)）；在線監(jiān)控功能：可查詢所有登錄過系統(tǒng)用戶的詳細(xì)信息，并禁止特定用戶登錄）日志管理功能，可按日志事件組合條件查詢系統(tǒng)的使用日志，可將日志導(dǎo)入導(dǎo)出。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)功能：可對檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括，檔案分類碼，檔案密級、圖紙設(shè)計階段，歸檔整編數(shù)據(jù)修正。數(shù)據(jù)備份與修復(fù)功能，如遇異常情況數(shù)據(jù)系統(tǒng)遭到破壞，可及時恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。
關(guān)鍵詞：檔案；立卷；歸檔
學(xué)校檔案是記錄學(xué)校在進(jìn)行教育教學(xué)、科研活動和黨群組織時所形成的對學(xué)校和社會有查閱、利用價值的文字、聲像資料等的不同載體。在學(xué)校所有的檔案中，文書檔案是檢索、查閱和利用率較高的檔案，所以建立完善的學(xué)校文書檔案，能為學(xué)校的教育教學(xué)工作提供有力的保障，有利于學(xué)校整體工作的開展。但隨著檔案工作的規(guī)范化和電腦化管理的需要，學(xué)校文書檔案必須建立一種操作簡易、格式規(guī)范、便于保管和利用檔案的歸檔方法，為歸檔提供了快捷的方式，而且也為信息利用提供了快速途徑。
現(xiàn)在，我結(jié)合本人多年的學(xué)校檔案工作經(jīng)驗，談?wù)劕F(xiàn)行的兩種學(xué)校文書檔案歸檔方法的利與弊。
一、傳統(tǒng)的學(xué)校檔案的歸檔方法——立卷歸檔方法
2000年以前，學(xué)校檔案采用傳統(tǒng)的立卷歸檔方法。傳統(tǒng)立卷方法以“卷”為檔案保管單位，將具有保存價值的文件資料，按照形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系分門別類組成不同的“卷”，使單位工作活動和歷史事實較好地反映出來。通過立卷可以使有相關(guān)聯(lián)系的工作材料和文件資料放在一起歸檔，在以后的查閱中，只要通過關(guān)鍵字的查找，可以快速把含有相關(guān)檔案的案卷查找出來，方便快捷。但立卷歸檔方法的環(huán)節(jié)較多，由分類、組卷、排列、編號、抄目、裝訂等程序組成，不僅在工作上增加了文件歸檔工作量，而且只能在每一年結(jié)束后，才能將文件材料進(jìn)行整理、分類、組卷，局限了文件材料的整理時間，影響歸檔的及時性。同時，由于先分類再組卷、立卷，接著進(jìn)行卷內(nèi)文件的排列、擬寫案卷標(biāo)題、確定保管期限、裝訂歸檔，過程繁多，操作復(fù)雜。
因此，在長期的檔案整理工作中，傳統(tǒng)立卷方法其繁瑣的工作程序在使用的過程中愈來愈顯示出很大的不便.甚至影響了檔案工作的發(fā)展。另外，一般的學(xué)校也沒有設(shè)置專職的檔案工作人員，對于檔案業(yè)務(wù)知識了解也不夠全面，而且由于歸檔時主觀隨意性較大，很容易使文件材料的分類混淆，甚至有重復(fù)歸檔的現(xiàn)象出現(xiàn)。此外，隨著辦公自動化進(jìn)程的加快，計算機技術(shù)越來越多地應(yīng)用于檔案管理，傳統(tǒng)立卷方法已不能適應(yīng)計算機管理檔案的需要。
二、新的學(xué)校檔案的歸檔方法——單份文件歸檔
為提高檔案工作效率，促進(jìn)辦公效率和管理質(zhì)量的提高，學(xué)校檔案在歸檔方法需要進(jìn)行改革。例如文書檔案，從傳統(tǒng)的立卷歸檔變?yōu)閱畏菸募w檔，實行文件級管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程，遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整。新的歸檔方法首先準(zhǔn)確判斷文件的保管期限，將文件分為永久、長期、短期，然后以自然件為歸檔單位，按照時間的先后順序排列，逐件整理歸檔，做到隨到隨歸檔，使歸檔工作不會受到時間的限制。
當(dāng)然，在學(xué)校日常的教育教學(xué)工作中，并不是每一份文件都能做到隨到隨歸檔。例如，在平時的工作中，有時候會遇到學(xué)校向上級部門遞交的申請報告，因為批復(fù)的手續(xù)繁多，幾個月才批復(fù)下來是常有的事情，有時甚至可能會跨年度，那么，在整理文件歸檔的時候，因為時間上的差異，批復(fù)可能會存放在其它文件的后面，造成申請與批復(fù)分開存放，對于在以后的查閱利用會造成不便。但對比起采用傳統(tǒng)的立卷方法，還是方便很多，對這類文件，傳統(tǒng)的立卷方法須將未完成歸檔的批文先分好屬類，再根據(jù)屬類進(jìn)行拆卷重組，增加檔案員的工作量。
三、學(xué)校檔案的利用
當(dāng)需要利用檔案時，兩種歸檔方法形成的檔案在檢索、查閱方面也各有不同。
傳統(tǒng)的立卷方法是以“卷”的基本單位，檔案的檢索和利用都在在案卷的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，而文件實行了單份文件歸檔后，文件更便于利用。如查找學(xué)校的某份文件材料，如果是使用傳統(tǒng)的立卷方法首先要檢索文件所在的案卷目錄，再根據(jù)卷內(nèi)文件目錄查找文件的題名，查找一份文件至少要經(jīng)過三、四個步驟才能找到，往往增加檔案員的工作難度，因此，檔案利用率相應(yīng)就低一些；并且，同一案卷的其它文件檔案的內(nèi)容可能會出現(xiàn)泄漏，降低檔案的保密性。
[關(guān)鍵詞]檔案；行政執(zhí)法；問題
檔案行政執(zhí)法是維護(hù)檔案事業(yè)健康發(fā)展的重要手段，是鞏固黨和國家各項工作發(fā)展的基礎(chǔ)，是保護(hù)人類活動真實歷史和社會發(fā)展客觀規(guī)律重要依據(jù)的舉措。開展檔案行政執(zhí)法，是為了不斷提高人們的檔案意識，加強檔案法制建設(shè)，防止檔案違法行為。檔案事業(yè)建設(shè)功在當(dāng)代，利在千秋。如何加強檔案行政執(zhí)法，使檔案事業(yè)得以健康發(fā)展，這是廣大檔案工作者必須認(rèn)真面對的課題。為此，筆者在這里就檔案行政執(zhí)法談幾點值得思考的問題。
一、檔案行政執(zhí)法主要存在的問題
1987年國家頒布實施《檔案法》，全國各地檔案行政部門開展各項執(zhí)法檢查活動，對依法管理檔案和發(fā)展檔案事業(yè)發(fā)揮了重要的作用，總體上看，檔案行政執(zhí)法方面取得了一定成效。但隨著社會改革的不斷深化發(fā)展，近年來在開展檔案行政執(zhí)法工作中，還存在著一些必須解決的問題。以玉林市為例，從2002年至2006年，共開展三次全市性檔案行政執(zhí)法檢查，其中，市人大辦公室和市檔案局聯(lián)合開展一次；市法制辦和市檔案局聯(lián)合開展一次；另一次是由市檔案局組織各縣(市)區(qū)檔案局交叉檢查。從檢查情況看，全市檔案工作還存在不少問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
(一)不按規(guī)定歸檔和移交檔案
按規(guī)定，各單位當(dāng)年成形的文件資料應(yīng)在次年6月份歸檔完畢；對國家規(guī)定的應(yīng)立卷歸檔資料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理；按照國家規(guī)定各有關(guān)單位歸檔整理好的檔案在本單位保管滿10年后，定期向本地方行政區(qū)域內(nèi)的國家檔案館移交，實行集中統(tǒng)一管理。從玉林市開展的三次檔案行政執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，少部分機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位違反《檔案法》的規(guī)定，應(yīng)歸檔的檔案資料不能及時整理歸檔，有長期不建立檔案和不開展檔案工作的行為。市直機關(guān)有2％的單位文件資料長期不整理歸檔，檔案行政部門每次檢查都向這幾家單位發(fā)限制整改通知書，而這些單位總是應(yīng)付了事；縣直機關(guān)有5％的單位檔案和檔案工作長期處于不整理歸檔和無人管理的狀態(tài)；不移交檔案、不按規(guī)定向檔案館移交檔案的市直機關(guān)單位占10％，縣機關(guān)單位占20％。
(二)檔案文件資料收集不齊全
在檢查中，不難看出，應(yīng)歸檔文件資料收集不齊全，即立檔單位在自己開展職能職責(zé)范圍的工作中形成了的文件資料沒有按規(guī)定收集齊全整理歸檔。這種情況的存在是普遍的，如全市市縣兩級機關(guān)單位，應(yīng)歸檔的文件資料能收集95％以上進(jìn)行整理歸檔的單位占10％；能收集到90％以上進(jìn)行歸檔整理占30％；能收集到80％以上的占80％；有相當(dāng)部分單位存在著歷年積存下來應(yīng)歸檔而零散的和領(lǐng)導(dǎo)手上掌握的文件資料收集不起來歸檔的現(xiàn)象。特別是專門檔案沒有收集整理歸檔，如聲像檔案、實物檔案、基建圖紙等。檔案文件資料收集不齊全，這樣發(fā)展下去，將造成地方檔案館館藏檔案資料欠缺的后果，將嚴(yán)重漏失應(yīng)進(jìn)館的檔案。
(三)檔案保管條件差。安全隱患多
一些單位、部門檔案保管無專室，保管條件與“三鐵八防”的要求相關(guān)很遠(yuǎn)，嚴(yán)重威脅著檔案的安全；檔案亂堆亂放，檔案塵埃滿地。雖然大部分單位有檔案室，但多是與雜物混在一起，有的甚至屋頂漏雨。
(四)檔案工作得不到重視、管理混亂
一直以來，人們對檔案和檔案工作缺乏全面的認(rèn)識，不了解檔案和檔案工作的功能、作用、性質(zhì)、地位及內(nèi)涵；有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門也對檔案工作認(rèn)識不足，不夠重視。經(jīng)檢查，發(fā)現(xiàn)還有一些單位沒有把檔案工作納入本單位年度工作計劃或目標(biāo)管理責(zé)任制，也沒有建立檔案管理各項規(guī)章制度和明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，也沒有專職或兼職檔案員，誰都可以隨便直接利用檔案。
(五)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低
由于檔案人員變換頻繁，一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往不考慮檔案工作是一項業(yè)務(wù)性很強的工作，隨便安排人員來應(yīng)付工作，致使許多檔案工作人員沒有經(jīng)過崗前培訓(xùn)，沒有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識，這就使得檔案工作人員素質(zhì)與新時期檔案工作要求很不相適應(yīng)。
(六)檔案事業(yè)經(jīng)費投入少。不按規(guī)定列入財政預(yù)算
部分縣(市)區(qū)政府及少數(shù)機關(guān)、事業(yè)單位沒有加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，也沒有把檔案事業(yè)建設(shè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃。如在檢查中，發(fā)現(xiàn)博白縣檔案館已經(jīng)連續(xù)好幾年沒有列入縣財政的經(jīng)費預(yù)算，辦公經(jīng)費都由檔案館(局)自己解決，檔案館建設(shè)沒人關(guān)心、過問，這就嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
二、影響檔案行政執(zhí)法的主要因素
從檢查得到的結(jié)果看，玉林市檔案工作所存在的問題反映了行政執(zhí)法工作仍處于弱勢階段，與國家檔案事業(yè)發(fā)展要求不協(xié)調(diào)。檔案行政執(zhí)法存在問題的原因是多方面的，既有表面上的因素，也有內(nèi)在的根源。筆者認(rèn)為，長期影響著檔案行政執(zhí)法的主要因素有以下幾方面。
(一)檔案和檔案工作意識淡薄、檔案法制觀念不強。是檔案工作得不到明確落實的關(guān)鍵因素
長期以來，人們對檔案和檔案工作缺乏全面的認(rèn)識。盡管檔案部門積極、努力地通過媒體、板報、標(biāo)語等各種形式向社會宣傳了《檔案法》，但大多數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》與本部門、本單位的職能工作無關(guān)，只是檔案行政部門的事。由于有這種因素的存在，導(dǎo)致了許多國家工作人員對檔案和檔案工作一知半解或全然不知。
(二)檔案人員業(yè)務(wù)水平不高。變換頻繁。是影響檔案工作正常開展的直接因素
在開展的檔案行政執(zhí)法檢查中有這樣的情況，即多數(shù)機關(guān)、事業(yè)單位都是配備兼職檔案員。這些兼職檔案員在單位兼職事務(wù)太多，缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)、檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識差、檔案業(yè)務(wù)水平偏低，導(dǎo)致了歸檔不按時、所整理的檔案歸檔質(zhì)量不符合要求，嚴(yán)重影響了檔案管理和工作正常開展。(三)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，執(zhí)法監(jiān)督機制不夠完善，是影響檔案業(yè)務(wù)建設(shè)和執(zhí)法不力的主要因素
從近年的幾次檔案行政執(zhí)法檢查來看，如果檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)不力，那么檔案業(yè)務(wù)建設(shè)將很難開展。尤其是對于多數(shù)單位檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中存在的問題，即使已在檢查中明確指出并下發(fā)整改通知書，但由于檔案行政部門人員過少，過后無人抓監(jiān)督、抓落實，也就無法追究責(zé)任。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，反映了檔案部門監(jiān)督力度不夠，有指導(dǎo)、無監(jiān)督。檔案行政執(zhí)法監(jiān)督機制不夠完善，各項規(guī)章制度沒有很好實施，使得在檔案行政執(zhí)法檢查中，執(zhí)法人員只能是看在眼里，明白在心里，監(jiān)督整改措施不了了之，最終仍然未能督促受檢單位如期整改，直接影響檔案法制建設(shè)的前進(jìn)步伐。
(四)檔案工作得不到重視，檔案工作人員干勁不足，是影響檔案工作的消極因素
檔案工作是一項既要投入，而眼前經(jīng)濟利益又不明顯的工作。這往往導(dǎo)致相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作存在著偏見，即檔案工作說起來重要，做起來次要，忙起來不要。實際工作中，檔案人員工作做得不少，領(lǐng)導(dǎo)就是看不見，在檔案工作方面的投入，總是得不到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持，這就大大打擊了檔案工作者的積極性，造成檔案工作人員有消極心理，干勁不足，成為影響檔案工作欠活力的因素。
三、解決檔案行政執(zhí)法存在問題的辦法
在新形勢下，如何進(jìn)一步加強檔案行政執(zhí)法工作，切實解決當(dāng)前檔案行政執(zhí)法存在的問題，確保檔案事業(yè)步入法制軌道，使檔案事業(yè)健康發(fā)展。筆者認(rèn)為應(yīng)該采取以下相應(yīng)的辦法。
(一)加強檔案行政執(zhí)法監(jiān)督指導(dǎo)作用
檔案行政執(zhí)法是否得到落實，就看檔案執(zhí)法監(jiān)督指導(dǎo)起不起作用。要建立行政執(zhí)法監(jiān)督指導(dǎo)系統(tǒng)，充分發(fā)揮人大、權(quán)力執(zhí)行機關(guān)和政府法制部門的主導(dǎo)作用，實行多層次、多方位、嚴(yán)而有序、相互制約的有效檔案行政執(zhí)法監(jiān)督指導(dǎo)體系，加強監(jiān)督權(quán)；要定期或不定期地對各單位、各部門檔案工作情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時提出，限期整改。這樣，不但能保證各單位、各部門負(fù)責(zé)規(guī)范本單位的檔案管理，而且還能對所屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。總之，只有充分發(fā)揮好監(jiān)督指導(dǎo)作用，才能確保檔案工作的正常開展。
(二)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督和檔案工作規(guī)范化、制度化
檔案行政執(zhí)法監(jiān)督是貫徹實施《檔案法》的必要措施和主要手段。各機關(guān)、各部門在檔案行政執(zhí)法監(jiān)督機制中必須明確相關(guān)的職責(zé)、范圍、權(quán)利、義務(wù)、方式，建立和完善檔案執(zhí)法制度和執(zhí)法程序，保障檔案執(zhí)法活動科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，還要建立法規(guī)執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查制度；各有關(guān)機關(guān)和部門既要相互監(jiān)督，又要相互支持配合，確保檔案工作有章可循、有序進(jìn)行，促進(jìn)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督工作規(guī)范化和制度化。
(三)嚴(yán)肅檔案執(zhí)法。依法依規(guī)查處各種違法違規(guī)行為
《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案工作條例》既然賦予了檔案行政管理部門行政執(zhí)法權(quán)，就應(yīng)該從法律法規(guī)的權(quán)威性、嚴(yán)肅性、統(tǒng)一性來維護(hù)和確保檔案工作應(yīng)有的法律、法規(guī)地位，堅決貫徹實施《檔案法》《檔案工作條例》，做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，維護(hù)檔案法律法規(guī)的尊嚴(yán)。只有這樣，才能做到依法依規(guī)治理檔案工作中存在的問題，才能促進(jìn)檔案事業(yè)法制化建設(shè)和健康發(fā)展。
(四)加強檔案工作領(lǐng)導(dǎo)。依法依規(guī)把檔案事業(yè)發(fā)展列入地方國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃
切實加強檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，納入目標(biāo)管理，列入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，還要從思想上、行動上重視依法依規(guī)治理檔案工作，切實解決檔案工作中所必需的人力、物力、財力等實際問題，確保檔案工作步入正常發(fā)展軌道。
(五)加強培訓(xùn)。提高檔案執(zhí)法人員素質(zhì)
