時間：2023-03-20 16:21:27
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1．缺乏系統的檔案管理規范
20世紀80年代以來，國家有關部門相繼了一些科研項目檔案管理的規范性文件，這些規范具有較強的概括性和普適性。隨著科研項目種類的增加，項目的規模、執行期、管理方式、驗收要求等也有了一定差別，普適性的規范不能滿足各類科研項目檔案工作的實際需要。歸檔范圍方面，科學技術研究課題檔案管理規范》(DA／T2—1992)仍是科研項目文件材料收集的基礎性依據，但隨著科研項目研究內容的豐富和國家對科研工作管理要求的提高，它對各類項目檔案收集工作的指導作用已逐漸顯現出局限。案卷整理方面，科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB／T11822-2008)為科研項目檔案整理工作提供了明確依據。但目前各類項目缺乏固定的編號原則，往往是驗收前由項目主管部門或承擔單位確定臨時編號，項目驗收后各單位再根據《地震檔案分類表》編入本單位科技檔案。驗收要求方面，雖然科學技術檔案工作條例》(1980年)和科學技術研究檔案管理暫行規定》(1987年)提出應對科研項目檔案進行驗收，但各類科研項目的主管部門并未以制度形式對檔案驗收的條件、程序作出規定。
2．前端控制和過程管理相對薄弱
《科學技術研究檔案管理暫行規定》提出的科研工作和建檔工作在任務下達、進度檢查、驗收鑒定、報獎考核各階段的“四同步”管理，是科研項目檔案管理工作的基本原則之一。但在防震減災科研項目檔案管理實踐中，往往無法做到前兩個“同步”，即“下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步”，大部分檔案工作集中在“驗收鑒定”階段進行。究其原因，一是檔案部門不掌握項目報批、啟動、執行情況，無法及時指導、督促文件材料的收集整理；二是項目主管部門下達項目任務與年度或中期檢查通知時，未提及文件材料歸檔要求與檔案工作進度檢查要求，課題組人員未對檔案工作引起足夠重視。
3．電子文件材料管理不規范，檔案管理“重藏輕用”
在電子文件材料管理方面，文書檔案、基建項目檔案注重以簽字、印章等作為文件有效性的依據，紙質文件材料原件在檔案中占有更重要的位置，電子文檔一般僅作為備份和檔案信息化的途徑進行保存和積累。而基于防震減災科研項目的特點，項目執行中形成較多的試驗數據、野外照片、測量資料、觀測數據、軟件、源代碼、電子圖紙等各種形式和載體的材料，其中部分材料無法形成紙質檔案，電子文件材料具有不可代替性。但目前電子文件材料的收集和歸檔還未受到足夠重視，課題組人員往往僅收集紙質文件對應的電子文檔，造成項目重要過程材料甚至核心成果未得到歸檔。科研項目檔案不齊全，整理不規范，導致查詢不方便，利用價值降低。
4．檔案工作隊伍不穩定，缺乏專業培訓
課題組人員與檔案部門人員作為科研項目檔案管理工作隊伍的重要組成部分，都應熟悉檔案工作流程，掌握檔案工作技能。在地震系統科研項目檔案管理實踐中，一些單位科研檔案人員流動性較大，年齡結構偏大，人員經驗不足。而課題負責人往往將檔案工作交給課題組中的在讀研究生完成，這些人員不熟悉檔案工作要求，且流動性大，易導致項目文件材料的流失，也增加了檔案部門指導、監督檔案工作的難度。另外，與文書檔案、基建項目檔案人員相比，科研項目檔案人員的學習途徑和培訓機會較少，業務能力無法得到有效提高。
提高防震減災科研項目檔案管理水平對策分析
1．加強科研項目檔案管理制度體系建設
中國地震局檔案部門作為地震系統檔案工作的主管部門，首先應制定統一的科研項目檔案管理辦法，對系統各單位的科研項目檔案工作提出統一的規范性要求；檔案部門還應聯合各類科研項目的主管業務司室，針對各類項目的不同需求分別制定檔案管理辦法；對規模較大、形成文件材料多，或協作單位較多的科研項目，項目承擔單位的檔案部門也應根據項目實際情況制定本項目的檔案管理實施細則。各層面的檔案管理制度應根據其規范對象的特點，重點明確以下內容：一是檔案管理各主體的職責。主要包括中國地震局檔案部門和科技管理部門的職責，項目承擔單位和項目協作單位的職責，各單位檔案部門、課題負責人和檔案兼職人員的職責。二是文件材料收集范圍。以科學技術研究課題檔案管理規范》為基礎，一方面可根據防震減災科研項目實際情況，增加具有行業、學科特色的內容，如野外照片、測量資料、觀測數據、圖紙等；另一方面應根據國家對科研、采購、軟件開發等工作的最新要求和項目所涵蓋工作內容的增加，補充反映相關工作過程的文件材料。三是檔案編號原則。可為防震減災各類科研項目檔案規定統一的編號原則，如采取“項目類別號一項目代號(一承擔或協作單位代號)一案卷流水號”的編號原則；或根據各類項目主管部門的要求分別為各類項目制定編號原則。四是檔案整理各環節工作要求。檔案整理過程需要參照的國家規范較多，為便于檔案工作人員理解和把握，應將這些規范中對各環節工作的要求進行整合，主要包括文件材料收集、鑒定、分類、組卷、保管期限劃分、編頁、編號、編目、電子檔案整理、照片檔案整理、卷盒和表格規格等內容。五是檔案驗收要求。檔案驗收的條件、驗收要求、工作報告和自查報告的格式和內容等應予以統一。檔案驗收的組織主體和形式可根據各類項目主管部門的要求分別進行規范。
2．加強科研項目檔案全過程管理
任務下達階段，項目主管部門應在下達項目任務的同時，提出檔案收集和歸檔的要求；項目承擔或協作單位檔案部門應及時了解項目下達情況，以制度規定的收集范圍為基礎，結合項目任務書，向課題組提出應收集文件材料清單，并對課題組兼職檔案人員進行檔案工作培訓。進度檢查階段，項目主管部門應在下達年度或中期檢查通知的同時，提出對檔案收集整理情況進行檢查的要求；項目承擔或協作單位檔案部門和科技管理部門應根據項目執行進度，對照檢查檔案收集整理工作進度，對文件材料收集不齊全、不及時的，應督促課題組進行補充，對分類、組卷、編目等工作不規范的，應給予指導并協助整改。．驗收鑒定階段，項目承擔或協作單位檔案部門應對項目檔案進行形式審查，并68I衛國檔寨2014．7協助課題負責人完成檔案工作報告。項目承擔單位檔案部門應對協作單位(子課題)檔案進行檢查驗收。在項目通過鑒定驗收后，檔案部門還應繼續督促課題負責人提交驗收報告、驗收意見、成果獎勵申報、推廣應用等方面的后續文件材料，補充完善項目檔案。報獎考核階段，項目承擔或協作單位檔案部門應根據有關部門的需求如實出具歸檔情況證明材料，有關部門應切實將其作為科技報獎、科研人員提職考核的重要依據。
3．推進檔案信息化建設，實現檔案“藏以致用”
一是電子文件材料收集歸檔。應根據科研項目檔案的特點對電子文件材料收集范圍、收集方式、整理要求進行細化界定。二是數據庫平臺建設。在電子文件檔案齊全、完整的基礎上，由中國地震局檔案部門組織建立科研項目檔案數據庫管理平臺，整合系統內科研項目檔案信息資源。三是資源共享利用。通過科研項目檔案數據庫管理平臺，局屬各單位檔案部門可以更高效地做好本單位科研項目檔案的歸檔和查詢管理，同時按一定權限查詢利用其他單位的檔案信息。
4．加強檔案管理網絡和檔案工作隊伍建設
（一）注重互動，強調團隊合作
這主要表現在兩個方面：其一，學生與教師之間的互動。即通過實驗去體會或感覺在理論授課過程中的某些知識點或程序，教師在課程實驗中的作用相對比較突出。其二，學生與學生之間的互動。應用文科專業大部分都是與社會管理實踐活動相關的專業，鍛煉學生之間的溝通能力、協調能力與應急反應能力成為課程實驗主要訓練的內容。
（二）注重過程，強調經驗積累
應用文科專業大部分課程的實驗都是對某種專業管理過程的模擬，如人力資源管理、旅游管理等專業課程實驗。實驗課的設置不僅要讓學生通過實驗提升自身對專業知識的掌握能力以及訓練相關專業技能，還培養學生對某些專業實踐活動過程的了解與感受。也就是說應用文科專業課程實驗不僅是專業知識與技能傳授與演練的課程，更是教會學生了解、感受專業實踐過程的課程。
（三）注重應用，強調學以致用
與理工科專業實驗注重培養學生科學研究方法與敏銳科學研究視角不同的是，應用文科專業實驗的主要目的在于對學生某項專業技能的訓練與培養，即通過實驗、實訓和實習環節使學生具備某種專業技能，以此作為從事社會實踐，生存于社會的資本。而課程實驗則是培養學生這種專業技能的一個環節。因此，應用文科專業課程實驗更加注重實驗內容的應用性與實用性。
（四）注重引導，強調躬親示范
應用文科專業的設置雖然側重于社會應用，但更彰顯著濃濃的人文情懷，畢竟文科專業主要研習的是人文社會中的各種社會實踐活動和社會現象，因此在專業課程教學活動中更加注重教師對學生學習行為的指引與指導。教師在課程實驗過程中的角色定位是應用文科專業的特色之一，它擴大了傳統文科專業實驗過程中教師的作用，更加強調教師躬親示范對學生把握專業知識的引導作用。
二、應用文科專業課程實驗的設計思路
（一）以能力為導向，增加實驗課內容的深度與廣度
首先，要對課程所涉及的實驗內容進行拆解與細分，明確不同實驗內容所針對的知識點與技能點，充分對實驗內容的豐富程度與學生操作的難易度進行論證；其次，實驗內容設計要與學生專業技能培養的連貫性相一致，既要符合學生專業技能養成的基本規律，又要遵循循序漸進的知識吸收規律；再次，注重實驗內容的層次性，難易結合，動手和思考結合，實驗和實訓結合。筆者在設計實驗內容過程中，充分論證了學生對專業知識把握的程度，分門別類地對實驗內容要求、考核標準與所包含知識點進行組配，設計了5組12類共25次實驗內容，基本上涵蓋了從文書撰寫、制作到文書處理，再到文件歸檔整理，最后檔案保存與利用的全過程，并通過實驗與實驗之間的銜接，打造了文件與檔案管理實驗體系，這在一定程度上增強了學生對文件與檔案管理知識與技能的整體了解與培養。
（二）以職業為導向，凸顯實驗的專業性與職業性
應用文科專業的設置是以社會實踐活動的職業分工為依據的，以職業標準為準繩。由此，準確的職業定位和專業的職業導向是專業課程體系建設過程中要始終貫徹的基本原則。首先，課程實驗的設計要凸顯職業性，即實驗內容要與職業接軌，與職業發展趨勢保持一致；其次，豐富實驗課程的授課形式，突出專業的職業特色，如實驗課程可邀請專業從業人員進行講解與指導，或實驗課程直接開設在專業的從業機構，進一步提升實驗課程的仿真感；再次，定期利用實驗課程對學生的職業規劃進行指導，增強學生的專業感與職業感。
（三）以活用為導向，提高學生的專業技能
課程實驗設計要遵循“感受—理解—鞏固—應用”四階段的教學規律，并在實際教學過程中，有目的、有計劃地應用這一教學規律，使學生各種專業技能在不同課程的實驗中得到均衡和協調的發展。首先，課程實驗的設計要與理論授課內容相互吻合，并互為補充，要引導學生在課程實驗過程中去驗證和解答在理論授課過程中存在的疑問，養成學生專業思考能力；其次，課程實驗內容的設計要具有實用性，能夠與職業定位相結合，突出學生專業基礎能力與實際操作能力的培養；再次，課程實驗的設計要突出學生自主創新能力，結合職業發展方向設計多樣化的實驗內容，鼓勵學生在專業實踐范疇內自主選擇安排實驗，完成實驗。
（四）以體驗為導向，培養學生的專業認同感
應用文科實驗要設計以專業體驗為核心的實驗內容，例如參觀、考察、采訪、座談等方式，讓學生直接與專業人士接觸、對話和工作，這種職業體驗的方式不但能夠增進學生與一線工作者的交流，更能營造課程學習的氛圍，培養學生的專業情感。筆者在課程實驗中增加了對黑龍江大學檔案館、哈爾濱市檔案館和黑龍江省電子檔案館三種不同類型檔案館的實地參觀和職業體驗的實驗內容，學生不僅了解到了不同類型檔案館檔案管理流程與方法，還在與檔案工作人員交流過程中提升了自身對檔案職業魅力的認知，增強了其對檔案學專業的歸屬感。
三、應用文科專業課程實驗開發與建設的策略
（一）實景模擬，現場互動
應用文科實驗注重理論成果的實踐轉化，即學生通過課程實驗來體會、把握理論課講授的知識點，但傳統的文科實驗課程相對枯燥、呆板，實驗互動性不強，缺少一定的專業實踐的真實性與層次感。應用文科專業課程實驗的設計要注重開發學生的專業認知潛力，通過模擬專業工作現場或搭建實景演練場所的方式，增強實驗場景的逼真性，以此提高課程實驗的質量。同時，教師在課程實驗過程中要積極引導學生展開互動，通過實景模擬和現場互動的方式，激發學生的學習熱情，提高學生理論知識的實踐轉化率。如不具備實景模擬實驗條件的課程，可采取專業實習或實踐的替代方式融入相關課程的實驗，以此彌補課程實驗資源方面的不足。筆者在課程實驗開發與建設實踐中，嘗試搭建模擬辦公室環境，并采用學生分工協作的方式，模擬演練文書處理實驗和檔案整理實驗，非參與學生對模擬過程進行挑錯、打分的形式展開互動。
（二）豐富實驗內容，注重課程間的銜接
在課程實驗開發與建設過程中，教師首先要對課程實驗從整體上進行把握，并分成相互獨立卻又相互聯系的單節實驗；其次，要對單節實驗之間的銜接關系進行分析，在理論授課過程中把握實驗課程之間的連貫性。筆者所講授的“文書學”與“檔案管理學”課程分為兩個學期開設，“文書學”課程實驗要求學生根據最新的公文格式和教師提供的公文寫作模板進行12—15次的不同文種的文件寫作，第二學期“檔案管理學”課程將對上學期制作的文件進行檔案整理的一系列實驗。同時筆者根據檔案管理工作的特點將“檔案管理學”課程實驗細分為文件前期整理、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案檢索、檔案編研與實地參觀等7個專題實驗，通過前后兩個學期的實驗，學生完全掌握了文件制作與處理和檔案管理的基本操作方法。
（三）個人與團隊實驗穿插，注重培養個人能力與團隊意識
應用文科課程實驗強調學生的參與性，這種參與的形式主要表現在學生個體參與和團隊協作兩種。所謂個體參與，是指學生在教師的引導下自行參與實驗的過程；所謂團隊協作，是指學生以3—4人的團隊形式開展實驗的過程。應用文科實驗要結合實驗內容，設計由個體參與和團隊協作組成的課程實驗體系，一方面通過學生個體參與，提高學生自己對知識的理解與轉化能力；另一方面通過團隊協作，提高學生的角色意識與團隊協作精神，使學生就業后能盡快適應工作團隊的環境與要求。在教學實踐過程中，筆者在學生個體參與的實驗內容基礎上，開發并設計了三個團隊協作實驗，即“文件收文與發文處理實驗”“檔案鑒定與銷毀實驗”“檔案編研與出版實驗”，學生以小組形式，分工協作按照實驗要求自主設計實驗內容，學生參與程度高，反響較好。
（四）突破課堂界限，走向社會實踐
關鍵詞：會計檔案；科學管理；財會部門
會計檔案是指機關、企業、事業單位或其他經濟組織的財會部門或會計人員在經濟活動中直接形成的并按照統一規律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數據磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎工作規范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎工作。規范會計檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發生。因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案在各項事業中的重要作用。
1會計檔案的特點及作用
1.1會計檔案的特點
會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內容及業務性質不同，又決定了它具有自己獨有的特點，會計檔案的特點主要表現如下：
（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。
（2）內容的專業性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經濟活動和財務收支緊密相關的，其內容是直接反映機關、企業、事業單位所有各項經濟業務收支情況，表現出會計檔案的專業性。
（3）形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續、系統、完整地記錄、反映和監督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。
1.2會計檔案的作用
會計檔案作為一種經濟檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實準確的財務信息，其合法經營的全部經濟活動和經營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業單位對外融、投資，都需要向協作單位提供幾年的有關會計數據，而會計數據也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題更需要財務方面的確鑿證據。第四，國家統計部門的統計數據中也有相當一部分來源于財務數據。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經濟、社會的發展，經濟活動更加多樣化和復雜化，會計檔案則保留了全部經濟活動的痕跡，為日后分析經濟情況、總結經驗教訓提供依據。只有加強會計檔案的科學管理，才能充分發揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機構和企事業單位及時、準確、全面地提供高質量的會計信息。
2會計檔案科學管理工作中存在的問題
2.1對會計檔案管理工作的重要性認識不夠
有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務項目的實施，認為只要出具了財務報告，提出了財務意見，作出了財務決定，該財務項目就結束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化贅理標準知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓與學習。不少單位重會計業務，輕會計檔案管理，存在會計業務與會計檔案管理相脫節的現象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規定的。
2.2會計檔案管理制度不夠健全
有些單位的財務部門，領導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業經營機制不斷轉換，經營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現，而與之配套的包括會計檔案管理在內的機制并未有效建立和健全，缺乏相應的監管機制和監管辦法。目前，我國在企業會計檔案管理方面的相關法律、法規主要有《會計法》、《檔案法》中的少數內容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規定與建立現代企業制度的實際不相吻合，沒有專門的適應現代企業制度需要的會計檔案法律規范。在以法制經濟為基本特征的市場經濟體制改革日益深化的大環境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現建立現代企業制度的要求。
2.3會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范
會計檔案不規范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統統裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。
2.4會計檔案管理人員綜合素質有待進一步提高
就目前一些部門和單位的實際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設法偷稅。這不僅給國家稅收征管設置人為障礙，而且造成會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
3完善會計檔案管理工作的對策
3.1統一思想，加強領導，提高認識
各單位要加強對會計檔案管理工作的領導，要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規范管理，不能厚此薄彼。不具備設立檔案管理部門的，應在會計機構中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作。《會計檔案管理辦法》第3條規定，國家機關，社會團體，企業、事業單位，按規定應建賬的個體工商戶和其他組織。應當依照本辦法管理會計檔案。第4條規定：“各單位必須加強會計檔案管理工作的領導……”有關法律法規明確規定，各單位都必須加強會計檔案的管理，如果不加強這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
3.2制定規范，健全會計檔案管理各項規章制度
要做好財務檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發揮其工作的積極性、主動性和創造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產劃分、固定資產、債權債務、經濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用
3.3規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
規范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。
3.4加強會計檔案人員知識培訓，提高管理人員的綜合素質
會計檔案管理人員的綜合素質既包括思想素質、業務素質。又包括職業道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權力；其次，會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用現代化管理軟件。因此，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育。主要是通過每年的輪訓學習更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業務水平，使企業會計檔案的管理和監督職能更加有效、更加科學、更加適應建立現代企業制度的要求。
4結語
在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務檔案相關信息在質量上得到較大提高，進而對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到至關重要的作用。
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關鍵詞：科研論文 檔案 收集 管理
我院每年都有大量的醫學科研，如何收集好、管理好醫學科研論文，使其能夠為提高醫院的科技實力和醫療工作水平服務[2]，是我們應當探討的問題。
一、醫學科研論文檔案的收集
醫學科研論文檔案主要是收集在國內外正規學術期刊上發表的論文，醫務人員外投科研論文，須經科主任簽字，由科教科審核登記同意后，出具推薦證明信，證明無一稿二投現象，方可投寄。后，要將論文復印件一式兩份報送科教科，科教科將有關數據輸入到科研論文檔案簡易數據庫， 并將一份論文復印件存入論文合訂本，另一份放入專業技術人員業務檔案中[3]。為了方便廣大醫務工作者檢索利用已有科研論文檔案，建立了醫學論文檔案題錄卡，包括標題、作者、科室、刊名、出版日期、主題詞等。并且建立相應的檢索目錄。
醫學科研論文檔案收集分為平時收集、定期收集、年終總匯，科教科平時多與臨床醫護人員交流，了解他們的研究動向及研究進展，督促他們早日將研究成果發表、出版、歸檔，對平時收集不及時的，根據醫護人員的研究進度，定期收集資料進行歸納匯總，聯系雜志社，協助他們。此外，可以利用年終績效考核將論文進行集中收集、分類、整理、歸檔。確保醫學科研論文檔案資料完整、齊全。
二、醫學科研論文檔案的管理
1、加強制度建設，完善科研論文檔案管理制度。
醫學科研論文檔案雖然很重要， 但是由于缺乏單位的足夠重視。
沒有建立行之有效的規章制度，單位應當根據《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規的要求，重視制度建設，建立科研獎勵制度，并將與個人年終績效考核和職稱晉升相掛鉤，運用行政手段和方法對醫學科研論文進行搜集、管理。提高科研檔案管理部門的監督、指導的職能，對醫學科研論文檔案進行規范化、系統化的搜集、管理與利用[4]。
2、提高歸檔意識和檔案管理人員的素質
醫學科研論文是廣大醫務工作者研究成果，許多醫務人員認為這是自己私有的東西，所以收集管理起來比較困難，平時應當加強對《檔案法》等相關法律法規的宣傳力度，使廣大醫務工作者意識到及時將自己的論文歸檔是自己的責任和義務，使檔案管理人員意識到將科研論文收集整理好、利用好是自己的職責，提高歸檔意識和檔案管理意識。
為適應飛速發展的信息時代，培養高素質的檔案管理人員也勢在必行，作為檔案管理人員應當具有良好的政治素質、職業道德和業務素質，應努力參加檔案局組織的培訓，學習檔案管理相關業務知識，增強自身業務能力，加強計算機的學習，熟練掌握檔案管理相關軟件的應用，使自己符合時展的要求。
3、加強醫學科研論文檔案信息化建設
傳統的依靠手工收集、檢索、查閱等手段已不能適應時代的飛速發展，傳統方式信息量少，查找速度緩慢，不利于檔案的利用[5]。現在的論文寫作通常都是通過電腦來完成的，這為科研論文的歸檔創造了有利條件，可以利用已有的EXCEL表格及圖書管理軟件，對科研論文進行收集管理，將論文基本信息錄入EXCEL表格，再將表格與圖書管理軟件進行數據轉換，加以修訂與校對，就可以完成論文檔案庫的建立，使用者只需輸入檢索字段就可以查詢到自己需要的文章，這大大縮減了醫學論文的檢索及查閱時間。
醫學科研論文檔案的建立，需要全體醫護人員的共同參與配合，科研論文檔案能直接反映醫院的科研學術水平， 還能為醫務人員晉升職提供可靠的依據。
參考文獻
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3. 錢農等. 淺談醫學學術論文檔案的收集和計算機管理[J] .浙江臨床醫學2004 （9）
關鍵詞：高校畢業論文管理；數字化；研究
中圖分類號：TP39 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）23-0213-03
0 引言
近年來，隨著招生規模的不斷擴大，高校畢業生數量持續增加，老師要承擔起更多的畢業論文指導任務，但教學資源，特別是軟件畢業生論文指導教師非常不足。各高校傳統的人工管理方式不能更好的滿足越來越繁重以及多樣化的論文管理工作，逐漸實現畢業論文管理的信息數字化。如濟南大學計算機工程學院開發了畢業設計題目申報與管理系統等，給我們帶來了值得學習借鑒的好經驗。現在各高校越來越清晰的認識到本科畢業設計 （論文）的重要性，依據事實，與專業特色聯系起來，質量管理體系逐漸完善。筆者從工作實際出發，了解到雖然現在僅有不到10%的高校未將畢業論文管理工作作為教學工作的重要部分納入教育信息化進程，但不少高校仍沒有提高對其重要性和緊迫性的認識，克服和解決這一問題迫在眉睫，勢在必行。傳統手工管理畢業論文的趨勢，必須從數字化構建畢業論文管理平臺著手。
1 畢業論文信息數字化管理的必要性
目前，在對學生綜合素質以及學校教學情況進行檢驗時，重點依據的就是高校畢業生的畢業論文，它在整個指標體系中的地位很高。除了是高校人才培養計劃的重要一部分外,也能考察學生獨立分析和解決問題的能力，對于培養學生追求真理、提升科研能力也具有重要的意義。我們所說的高校學生畢業論文，具體來講包括本科生、碩士研究生及博士研究生的論文三種類型，分為優秀和普通論文二個等級制。這些論文大多數成為學校教研利用的重要資料之一，具有較高的學術和利用價值，其質量是衡量教學水平以及學生畢業與學位資格認證的重要依據，同時，還促進了學校信息的公開數字檔案室實時接收來自辦公平臺及業務系統的大量第一手的新鮮檔案資料，師生們可隨時突破時空限制足不出戶便可查詢相關論文教研檔案資料，改變了原有手工被動的查檔方式，論文的保管與利用價值得到了進一步體現。因此，科學及時有效實行數字化管理畢業生論文，對高校教學、科研的發展以及教學檔案管理，都具有重要的現實意義。
現在大部分高校在儲存印刷品論文或采用雙軌制同時收藏電子版的論文制作成光盤，但效果不是很好,究其原因主要有：①學生論文太多，制成印刷品在儲存上存在困難,制成光盤在擴充上存在困難；②運用以上兩種方式收藏論文,在查詢時不方便；③紙質文檔數量大，往往“沉睡”在庫房不易開放，造成師生查閱受限，利用率低下而且占用庫房面積，極大浪費了庫存空間。由此可知，由于畢業論文數據量大、效率不高、差錯率高等因素的影響，信息數字化管理應運而生，其發展前景也非常廣闊，而在高校畢業論文管理平臺的協助下，可達到解決這些問題的目的。傳統的人工管理加紙質存檔方式需要大量的人力、物力、財力，同時造成以下問題：
1.1 管理效率低下 在管理論文時，要發放很多文件，填寫各種表格。那么多的文件在管理時容易出錯。若將這些文件表格進行網上集中管理、查閱、填寫等，將大大提高工作效率。
1.2 互動渠道不暢 如果不依托網上信息技術，就不能建立一個有助于各級管理人員、師生間面對面溝通交流的互動平臺，很可能出現信息和接收不一致、不能準確傳遞信息等情況。論文的統一格式和修改則需要教師逐字逐句地在文中作標注或通過電郵的方式發送等。
1.3 答辯成績共享難 最后進行的是畢業論文總評，給學生確定一個客觀、公正的畢業設計（論文）的總評成績不是件簡單的事情，是很復雜，這其中的困難可想而知。傳統方式一般采取等級制，進行小組表決，最后確定該生的總評成績。這種方法耗費的時間比較多，主觀性比較強。如使用系統答辯功能，將答辯記錄、答辯小組意見等結果提交等，為答辯小組成員共享資料提供科學便利，同時，老師對論文給出建議成績和答辯成績，折算提交后自動進入數據庫，學生可自行查詢成績，不必進行人工匯總。
1.4 數據缺乏同一性 畢業論文管理參與人員太多而且不集中，容易造成信息的不一致。如學生最初選題和最終論文題目，如果在論文秀做過程中有所改變，就會導致數據不一致；論文寫作中會經過多次修改，不同的修改稿會由于手工管理出現錯誤進而導致提交錯誤等。
2 建立高校畢業論文管理信息平臺可行性
應用高校畢業論文管理系統整合那些分散的信息，讓師生在一個互動的平臺上完成論文過程，對于改善論文管理工作的質量和效率都是非常有幫助的。另外，系統中工作流技術的應用，可使各高校充分利用現有的網絡計算機豐富資源并根據各自不同的論文管理過程靈活選擇工作流程，具有較好的普適性。
長期以來，學校的教室幾乎成為了學生接受系統教育的唯一場所,而且教學活動的時間也受到了限制。現在各種專題數據庫網絡的應用就是很好的例子，師生可以使用專用軟件平臺、各種即時通訊軟件，用文字、音頻、視頻進行即時的交流，即使教師不能即時回答問題，學生也可以用發帖的方式留言。因此教學的場所可以是任何互聯網所能觸及的地方，教學時間可以是任意的。如果能充分挖掘和合理利用即時計算機通訊軟件的功能，并且在教學中因勢利導，可以使教學突破時空的限制，不但可以成為教師教學非常有效的輔助教學手段，而且還能最大限度地激發學生的學習興趣，同時，系統的應用，也將促進了畢業生論文檔案管理質量的提高，達到了論文教與學以及檔案數字化管理的雙贏目的。
關鍵詞：醫院的檔案管理現狀與對策
【中圖分類號】R-1【文獻標識碼】B【文章編號】1671-8801（2013）02-0273-02
醫院檔案是醫院的寶貴財富，加強對這一信息資源的管理，對醫院現代建設尤其重要。醫院檔案是醫院管理工作中的憑據，是醫學科學研究的基礎，是醫院進行宣傳教育的生動資料。醫院如何適應社會主義市場經濟體制，轉變檔案管理模式，加強檔案規范化管理，就必須在調查醫院檔案管理的基礎上，了解醫院檔案管理工作的現狀和存在問題，簡析其原因，并分析研究對策才能更好地做好新時期醫院檔案管理工作。現就醫院檔案管理的現狀與對策談一下筆者的粗淺看法：
1醫院檔案管理工作的現狀
1.1檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。
1.2對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明。
1.3檔案意識不強，檔案利用率較低。
1.4檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全。
1.5檔案管理人員業務水平不高。
1.6檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高。
有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業的發展。近年來，科學技術不斷進步，但運用計算機及網絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工手機、檢索，信息量小，不利于檔案的收集，利用和開發。
2加強醫院檔案管理工作的對策
2.1加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性。大力宣傳檔案工作，使醫院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。《檔案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫院管理干部及醫院、教研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至相當一部分人不知道《檔案法》的基礎精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。
2.2檔案只能集中統一管理，不能分散管理。運用行政手段和法律手段對檔案進行統一管理，這是建立統一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎。實行檔案統一管理，才能對綜合性醫院檔案進行規范化管理，真正地、充分地發揮其憑證和利用作用。
2.3建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度。促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。
2.4加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。
2.5加大投入，提高配備，實現檔案的現代化管理。加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容；另一方面要引用計算機管理，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。
2.6建立醫院檔案三級網絡管理模式，為檔案的開發利用可靠依據。由醫院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫院檔案三級網絡管理模式。醫院的檔案管理應統一領導、統一機構、統一制度、統一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經費、設備等問題；有利于醫院檔案的安全、完整，為醫院檔案的開發利用提供可靠依據。
關鍵詞：檔案管理現代化、數據采集、高水平的咨詢服務
Abstract: along with the global economy integration, political globalization also to speed up, at the same time, computer technology and widely used in a rash of electronic files, to the rapid development of archives provides an opportunity and challenge. This paper computer information management paper on how to research and development of modern management files, data acquisition, a high level of consulting service discussed, so as to speed up the modernization of our country's file management process.
Key words: the records management modernization, data acquisition, a high level of consulting services
中圖分類號： G271 文獻標識碼：A 文章編號：
引言：
什么是檔案的現代化管理？如何研究開發檔案現代化管理？如何有效的進行數據采集，并提供高水平的咨詢服務，規劃出一個科學全面且切實可行的檔案管理“宏圖”，是當前各級檔案事業負責人所面臨的重要問題。綜合多年來的工作經驗，談談本人的見解。
一、計算機信息檔案管理現狀
1、檔案是國家機關、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，是記錄歷史真實狀況的重要資料，是文字、圖表、聲像以及電子文檔等不同形式的記錄。檔案學是一門社會科學，社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據，檔案的記錄功能對社會的發展具有不可或缺的積極作用。檔案的現代化管理在傳統管理的基礎上建立起來，它以系統論為基礎，以數學方法為工具，借助計算機、數字通信等技術，組成最佳的結構體系，并充分發揮檔案管理人員的積極性和創造性，以取得被管理對象在確定目標下，使整體動態取得最佳效果。與檔案管理現代化相對應的是傳統手工管理模式，兩者的不同在于：一是管理對象及其特點不同，傳統檔案管理的主體是紙質檔案，其信息與載體不可分割；而檔案管理現代化條件下，其對象更多的是數據化形式的檔案，具有可共享、動態、易控、可變、依賴等新型載體的特征；二是管理模式的不同：傳統的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目 、排架、統計和提供利用等諸環節，現代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主，工作環節以監控信息為核心。
2、總的來說，檔案現代化管理的主要特征是：系統化，就是整體的各個組成部分為達到一個總目標，按照統一計劃而行動；定量化，就是把復雜系統中的變量及相互關系，用數學形式表示出來，建立數學模型，進行定量分析，預測未來或調整方向；信息化，就是廣泛地使用計算機，對大量有用信息進行收集、分析，利用反饋信息進行預測和決策；智力化，就是現代化管理十分強調人的作用，注意開發管理人員的智力，充分調動人的主動性、積極性和創造性。要求組織機構具有應變能力，充滿活力和高效率，以適應錯綜復雜的變化情況或環境。檔案現代化管理的最終目標，是最大限度地保護檔案質量，延長檔案的壽命；最大限度地開發檔案信息資源為社會各界提供高水平的咨詢服務。
3、能否有效的進行數據的采集和整理，將直接影響到檔案的現代化管理，并有利于提高咨詢服務的水平。檔案資料的數據采集是檔案信息資源得以充分開發和有效利用的基礎。檔案資料數據的采集是實現檔案資料信息集中和共享的基礎工作,沒有檔案數據的采集,檔案管理的現代化建設就成了無米之炊;沒有準確及時、先進可靠的數據采集整理工作,檔案管理的現代化建設也得不到必要的保證。
4、由此可見,檔案數據采集這一環節的工作好壞,對整個檔案現代化管理建設的成敗將產生決定性的影響。因此,只有規范檔案資料數據的采集,擴大數據中心收集范圍的覆蓋面,使檔案資料的收集、報送工作規范化、制度化、有序化,才能合理整合檔案資料的數據資源,有效提高檔案管理和利用的水平。要實現檔案數據采集與整理的高效化，應從以下幾個方面確定中心檔案數據采集的范圍和數據采集的渠道：檔案資料目錄中心數據采集范圍為:反映該地區各歷史時期政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動的各種文字、圖表、聲像等不同載體類型的檔案資料目錄。
二、 計算機信息檔案資料數據采集的渠道
1、檔案目錄信息齊全、數據準確是檔案管理現代化建設的基礎,而高效的數據采集渠道則是檔案資料目錄中心建設的必要條件。檔案數據的采集人員應主動向社會各界多層次、多渠道、多形式地采集信息,豐富檔案數據資源的信息含量。在檔案數據采集實施方面,可以采取分階段建設、分批采集數據、采集數據數量逐年增加的具體措施,不斷優化數據采集渠道,使數據采集流程標準化,采集工作持續化、制度化、規范化、現代化。
2、現代檔案咨詢服務是隨著檔案中介結構的產生而發展起來的，它要求檔案界人士充分認識到服務是檔案賴以生存和發展的基礎，使檔案人員主動積極地參與到社會生活當中，將檔案融入生活，發揮檔案工作的重要社會功能，高水平的咨詢服務是依托檔案人員有效的數據采集完成的。
3、一般說來，檔案咨詢服務除了具有獨立自主性，復雜綜合性等咨詢服務的共性外，還具有社會服務性、專業針對性、層次實用性、真實可靠性等特點。我國檔案咨詢服務的社會服務性決定了其必然分為多個種類，我們不妨試從以下幾個角度來分析：（1）按檔案咨詢的形式，可分為口頭咨詢、書面咨詢、網絡咨詢;（2）按咨詢服務的難易性來分，可分為一般性咨詢和專門性咨詢；（3）按內容性質分，可分為事實性咨詢、指導性咨詢、管理性咨詢、專業性咨詢、科研咨詢及委托咨詢。檔案咨詢服務的形式眾多，由此而來的是近年來我國咨詢服務發展較快，但同時也由于觀念滯后、社會需求不旺盛、自我宣傳力度不夠導致檔案咨詢服務存在諸多問題，比如（1）理論與實際脫節，理論研究沒有促進檔案咨詢服務法規體系的建立完善;(2)公私服務機構間矛盾日益突出；（3）咨詢人員素質普遍過低；（4）規模效應小，主要表現為檔案咨詢服務的業務范圍小、技術含量不高、服務體系不健全、社會影響小等方面。（5）發展不平衡，第一是地區發展不平衡，如東南沿海發展較快，第二是業務領域的發展不平衡。針對以上不足，要提高我國咨詢服務的總體水平。
三、計算機信息檔案管理從根本上提高檔案工作者的總體素質
1檔案資源管理人才是知識型的管理人才，檔案信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案工作者的勞動是知識性勞動。當代社會的檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即檔案的電子化管理。計算機的產生和普及應用，對人類科學文化的發展必然產生巨大的推動作用，機讀的電子文件在檔案載體形式中所占的比重將會越來越大，雖然不能完全取代紙張載體，但紙質文件載體形式必然會越來越少，電子文件也越來越廣泛地被認識和使用。即為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須要學會利用檔案計算機化管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求檔案工作者必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革。在電子技術逐漸普及的時代，檔案工作人員必須掌握現代化信息技術，熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用和維護，才能真正解決理論與實際脫節的問題，為社會各界提供高水平的咨詢服務。
1 醫療檔案及其數字化管理的內容
醫療檔案是病人到醫院就診時，對醫務工作人員給出的醫療文書、檢驗報告、影像資料、處方等進行整理和歸檔得到的材料，材料內不僅應清楚的記錄病人基本信息，如：姓名、性別、年齡、家庭住址和聯系方式等；而且還應清楚記錄病人每次就診時的診斷、所用藥物、經治醫生的資歷等。信息化管理指把以上信息轉化為電子信息并在統一的軟件系統內進行登記、分類和歸檔。這種信息能夠在一個平臺內共享，使得病人在不同醫院就診時都能夠顯示患者的診療經過，為醫生的診斷和治療提供便利，同時也為病人節省大量的支出。同時，信息化管理還需要專業的計算機工作人員對軟件系統和平臺進行維護，從而保障其正常、安全、有效地運行。
2 傳統醫療檔案的管理存在一系列問題
2.1 工作人員缺乏專業素質
一些醫療檔案管理的工作人員不具備醫學背景，在實際的檔案管理的過程中，很多管理人員不能成功進行檔案的合理分類歸檔，使得難以發揮檔案管理實際作用；同時檔案管理人員工作態度不認真對待檔案隨意分類，誤導醫生及患者使得檔案管理缺乏嚴謹。很多醫務工作者在給病人的診斷中記錄含糊，省略書寫，使檔案管理人員對患者疾病不能正確識別及分類，嚴重阻礙著醫療事業的健康發展。系統后臺維護人員及業務水平不夠使得系統經常發生各種故障，降低系統的使用效率，同時一些惡意木馬病毒等的攻擊不能有效防范也導致系統癱瘓，檔案信息泄露等，從而造成嚴重的影響。
2.2 醫療檔案無法共享
目前，我國各級醫療機構相繼建立了信息化醫療服務業務，如：一卡通、電子病歷、網絡掛號等，但這些信息化建設各自為政，患者的醫療檔案保存在不同診療醫院中，無法共享，相互封閉；由于患者不可能總在同一家醫院就診，所以到了別家醫院，往往還需要重新登記，再檢查一遍，甚至在同一家醫院的不同科室也要重復檢查，造成了醫療資源以及資金的極大浪費。盡管有的經濟發達地區構建了區域性信息化服務平臺，但缺少統一的標準和管理，沒有真正發揮作用，反而造成更大浪費。
2.3 醫療檔案不完整
患者在不同醫院就診時，其診療經歷就出現了間斷，醫療記錄不完整。醫生只有在了解和掌握病人的病史情況下，才能在診療過程中做出正確的診斷，采取正確的治療措施，更好地為病人服務。很多醫院還未開展電子病歷，仍舊采用紙質病歷或醫療文書，這就導致許多病人信息不能被上傳至檔案管理系統，而把紙質載體變為電子檔需要繁瑣的過程，無疑造成許多病人信息不完善。這就需要醫療檔案信息具有連續性、完整性。
2.4 醫療檔案保管、查閱難度大
傳統的醫療檔案以紙質為主，手工操作，過程繁瑣，時效差，效率低。各醫療部門和檔案信息管理論文人員之間缺乏溝通聯系。目前，絕大多數醫院的各類醫療檔案除住院病歷由病案室統一保管外，其余如：X線膠片、病理切片、影像圖文等分屬各個科室管理并保存。在一個醫院內形成多部門管理醫療檔案的格局。因此，在需要查閱時費時費力，流程繁瑣，還易導致檔案損毀甚至丟失。
3 推進醫療檔案數字化的措施
3.1 提高工作人員的專業技能及職業素質
對于檔案管理人員，應加強他們的醫學基本知識培訓，增加對疾病病種的了解及分類，同時還應加強計算機操作和常規軟件的培訓，使得他們業務更加熟練，定期考核工作量并實行獎懲制度使他們工作更規范更認真。對于醫務工作人員，應提高醫學水平正確診斷疾病，端正態度認真書寫醫療文書，提高計算機水平正確輸入醫療檔案信息至醫療系統。后臺維護人員應加強計算機及系統故障的各種培訓及演練，保障系統能正常安全有效地運行。作為醫療檔案管理的排頭兵，檔案管理人員、醫務工作者和后臺維護人員發揮著重要角色，能夠改善醫療檔案管理效果等，應提高他們的專業技能和職業素質。
3.2 培養醫療信息化人才
醫療衛生體制改革的逐漸深入使得醫療檔案內容更加豐富，檔案信息載體更加多樣，檔案管理手段更加先進。這些都導致了對醫療檔案管理人員的要求更高。現代化管理需要的是既熟悉檔案業務、又掌握醫學知識和計算機知識的復合型人才。此外，醫療檔案管理人員還應具備較高的政治素質和職業道德水準，要有敬業精神、創新意識、保密意識和嚴謹的工作作風。
3.3 加大醫療檔案數字化管理的宣傳力度
檔案管理人員要在傳統的醫療檔案保管方法的基礎上，接受數字化管理方案，并了解其作用在于更好的為醫院醫療等各項工作服務。在此之后，醫療檔案管理人員則需積極宣傳醫療檔案數字化在醫學工作中的重要作用，包括介紹這種管理方法的價值，提高公眾的認知度，讓廣大醫務人員了解到醫療檔案數字化建設的意義重大。
3.4 切實開展醫療檔案數字化管理
政府機構和醫療部門應投入資金建立信息化網絡建設，使各級醫療部門具備數字化管理的硬件條件。優化管理系統使其更方便于操作和管理，從而方便醫務工作者使用，提高工作效率。在各大醫學院校開設相關專業培育優質人才，開展科教興醫戰略，促進整個醫療事業的進步。定期開展培訓和講座，提高工作人員的業務能力。制定相關規章制度，定期開展審核，確保醫療檔案的質量。
3.5 建設安全穩定的醫療檔案共享服務平臺
建立和完善患者病史及診療史的信息化管理系統，使各家醫療機構能共享患者的診療信息。對于之前的紙質病案，應通過技術手段生成電子版本上傳至系統內。建立個人信息檔案，統一編碼，從而實現醫療檔案信息資源共享。此外，醫療信息檔案都具有非常高的保密性，要根據保密級別進行分類和使用，同時還要區分特例，不能以偏概全。因此，為更深一層的提高醫療檔案信息管理的安全性與保密性，應不斷更新計算機等設備并改善其使用環境，加強網絡的防火墻建設，防止病毒與木馬入侵。
3.6 完善醫療檔案數字化管理的相關法律法規
醫療檔案數字化不僅需要有醫療信息化人才、醫療機構的大力宣傳與支持，更需要有完整的法律法規來為其保駕護航。然而，我國目前關于檔案數字化的法律法規和配套政策依舊不完整，比較落后，僅有《中華人民共和國檔案法》以及《中華人民共和國保守國家秘密法》等幾部法律文件。因此，政府部門應積極建立健全相關法律法規制度，來完善醫療檔案數字化建設過程中可能產生的一些問題，從而使醫療檔案數字化管理更加規范化、合理化、制度化和合法化。
4 結語
信息化時代下的醫療檔案數字化管理是未來發展的趨勢，醫療檔案數字化建設需要充分的人力、財力、技術、設備等的配套支持。雖然我國醫療檔案數字化建設已有多年的經驗，但我國醫療檔案數字化建設尚處于起步階段，醫療信息化人才少，宣傳力度不夠大，信息平臺不夠完整，相關檔案的法律制度研究尚未深入開展，制約了醫療檔案的信息化建設[1，2]。立足醫療檔案數字化建設的發展現狀，解決這些問題，對于推進醫療檔案數字化建設、實現醫療資源共享和提高醫療資源利用率具有重要意義[3，4]。同時規范醫療檔案在處理醫療糾紛中也發揮著重要的作用。信息的整合便于醫務人員和科研工作者進行科學研究，評判某一疾病的發展及預后，總結經驗采取更好的治療方法，從而促進醫療進步。通過對現存問題的分析和給出的解決策略，希望能夠為改進醫療檔案的數字化管理提供幫助。
參考文獻
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一．指導思想
以科學發展觀為指導，全面落實《綱要》精神，以打造高效課堂為重點，以提升教學質量為目標，向科學管理要質量，向高效課堂要成績，向教育科研要效益，向教師素質要水平。大力加強教師研修，不斷提高教師業務素質；扎實推進素質教育和新課程改革，努力培養學生的創新精神和實踐能力，減輕學生過重的課業負擔，促進學生全面發展，全面提升教學質量。
二．重點工作
（一）深化課程與教學改革，全面提高教學質量
1．樹立以生為本，德智體美全面和諧發展的教學質量觀，面向全體學生，關注每一名學生，不讓一名學生掉隊。
2．全面落實課程方案，加強課程與教學評估。開全課程，開足課時，進一步提高校本課程實施水平。杜絕“滿堂灌”、布置超量作業等不良教學行為。保證學生體育鍛煉時間，培養學生良好的衛生習慣和學習習慣。加強心理健康教育，培養學生健康的志趣和積極的心態。
3．完善教學質量管理體系,加強教學質量監測。實行教學質量目標責任制和教學責任事故追究制。落實校干包級、班主任包班、教師包學科、包學生、包質量,教研員包學科、包學段、包質量。建立教學質量抽測、監測制度，完善教學質量階段性推進機制，做到“堂堂清、日日清、周周清、單元清、月月清”。完善“定期監測，發現問題，分析原因，制定措施，及時矯正”的“查擺改”教學診斷機制，及時召開階段性質量分析總結會，扎實搞好區、校、班、組各層面的“查擺改”工作，確保新課程教學質量目標的全面落實。
4．深化教學評價改革。堅持“從起點看提高，從入口看出口，從基礎看發展”的原則，科學評價教學工作，促進學生、教師、學校在原有基礎上的共同發展。從德能勤績諸方面全面考評教師，突出對教師教學實績的評價，重視過程性評價，促進教師的專業化發展。從德智體美等方面綜合評價學生，促進學生全面發展。
5．舉辦教學質量管理論壇。召開教學質量管理經驗交流會，召開全區中小學各學科教學質量管理研討會。
6．優化高中教學區域管理，加強高中教學視導和高考備考工作。加強初中學業水平考試備考的研究與指導。小學要完善校內學業水平評價和監控機制。
（二）扎實落實教學常規，規范教學管理
7．落實教學“六認真”，做到理念“新”，備課“深”，上課“實”，作業“精”，批改“細”，輔導“準”，檢測“嚴”，分析“透”，教研“活”，負擔“輕”，質量“高”。
8．規范各層面的教學檔案管理，使教學管理進一步科學化、規范化。
（三）深化課堂教學創新，向高效課堂要質量
9．以課堂教學改革年為主題，樹立“一切為了學生，高度尊重學生，全面依靠學生”的生本教育理念，做到以生為本、以學定教、以教導學、以學評教，推進生本教育實驗。優化課堂教學模式，突出學為主體，落實“三講三不講”，充分發揮學生的學習主體作用，千方百計調動學生的學習積極性。克服以講代練、以講代學、以教師“會”代學生“會”、只管進度不管效果等低效教學行為。
10．樹立學科、學校、全區各層面的課堂教學先進典型，開展各學科公開課活動和課堂觀摩研討活動。
11．優化課堂評價，按照“有備而聽、先測后評、以學評教”的原則評課，不斷提高課堂教學效率。
12．加強作業管理。做到教師先做，有發必收，有收必改，有改必評。
（四）加強教師業務培訓，提升教師教學素質
13．加強教師業務培訓，規范教師專業成長檔案管理。對新教師進行崗位培訓，組織教師業務考試。開展教師讀書活動、教學論文評選活動。
14．開展片區聯研，加強校本教研，提高教研精細化水平。
15．加強全區學科集體備課，開展說整冊教材或全冊教材活動，促進教師整體把握課標、考綱和教材水平的提高。
16．繼續實施骨干教師隊伍建設“十百千工程”，加強區級教學骨干隊伍建設。定期評選區級教學優秀教師、學科帶頭人、明星教師，開展全區第十二屆教學能手評選活動。
17．完善校本研修制度，加強校本研修,創新教研方式，加強網絡教研，提高教研效率，促進教師專業化水平的不斷提高。
（五）開展“學趕超”活動，提高教學管理水平
18．深入開展“學趕超”活動，充分發揮省市區三級教學示范校的示范帶動作用，定期開展教學管理經驗交流活動。通過“走出去”和“請進來”，及時學習、推廣先進教學經驗，取長補短，揚長克短，不斷提高全區教學管理水平。
（六）加強教育科研，提高教學效益
19．完善教科研管理體系，實施課題帶動戰略。發揮科研先導作用，加強課題研究，提高科研水平，解決教學難題。重點進行教師評價研究與實驗、整體建構和諧教學、新課程單元達標、合作探究課堂教學模式等課題的研究與實驗。
20．加強學法指導。教師要重視展示解題過程，幫助學生明晰解題思路，領悟解題方法。重視學情研究，優化學生管理。抓能力培養，通過一題多解、多題一解、畫知識樹等培養學生的思維能力。抓學法指導,培養學生科學的學習方法；抓答題規范，用好錯題本、典型題本，培養學生良好的反思習慣；抓特長教育，從起始年級注意發現、培養學科特長生，通過興趣小組的方式加以培養。
