時間：2023-03-20 16:22:01
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城建檔案信息化建設的關鍵在人。因此要推動信息化建設，工作人員首先要具備現代化網絡知識和專業知識，而不能僅僅滿足于一般的計算機操作。但從目前看，許多地方的檔案人員現代技術水平偏低，缺乏相應的技術人才，尤其是城建檔案信息處理復合型人才。因此，盡管有的檔案館引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。同時，隨著城市建設的飛速發展，每年城建檔案館接收入館的檔案數量激增，由于目前的相應的工作人員數量有限，在檔案業務指導、查詢、利用等工作量已經飽和，根本沒有時間和精力去顧及檔案的信息化工作。
二、加強城建檔案信息化建設的對策
（一）積極開發城建檔案信息化軟件。在工作中，要根據實際情況的需要積極開發適用于城建檔案信息化建設的軟件技術，建立安全穩定的信息軟件系統。在進行信息化處理過程中，要把安全、穩定和保密放在第一位，確保歸檔的數據和信息不被破壞和損毀。對于檔案，要采取嚴格的安全保護措施，一律不得與網絡連接；對于非文件，即使在網上查詢，也要采取身份確認、防火墻、數據備份等安全防護措施，既防止別人盜用信息又可以有效地防范計算機病毒侵入造成數據破壞，確保軟件系統和和數據的安全。
（二）實現城建檔案信息管理規范化。在城建檔案信息管理實踐中，首先要不斷完善城建檔案信息化規范體系，建立管理、業務、技術三個層面的操作標準與規范，盡快制定《城建檔案信息化管理與操作規范》、《城建檔案信息化技術保障細則》等規章制度，為城建檔案數字化管理提供制度保障。其次，要適應時代和社會發展的需要，積極探索網絡環境下的保護知識產權與保障用戶公平使用的辦法。再次，要建立城建檔案信息化建設評估體系，以評促建、以評促改，通過對城建檔案信息化建設與管理的評估來推動城建檔案信息管理規范化的落實。
（三）加大城建檔案信息化建設的資金支持。各地城建檔案館和主管部門要在設備投入方面給予大力支持，積極改善城建檔案工作的硬件環境和軟件環境，在工作人員待遇、經費使用等方面，有關部門應該重視和解決工作中現實存在的問題，以便于為工作的開展創造良好的條件。
關鍵詞:城建檔案;人才;館藏;信息化;創新文獻標識碼:B
1前言
改革開放30年來,我國建設事業迅猛發展,城市變化日新月異。作為城市建設事業發展真實記錄的城建檔案工作就是在這一過程中形成并發展壯大的。從工作范疇上講,城建檔案工作主要是管理建設系統業務管理類檔案和眾多的建設工程檔案。在新的形勢下,我們需要不斷解放思想,創新思維,使城建檔案工作得到升華和創新發展。“創新是民族進步的靈魂,是國家興旺發達的不竭動力”,也是城建檔案工作保持蓬勃生機的力量源泉。我們應以創新為動力,為建設事業和城建檔案工作新的30年大發展進行規劃、探索和思考。
2創新學習,一流的人才隊伍干出一流的事業
我國城建檔案工作起步于上世紀80年代初,現在絕大部分城建檔案館業務骨干和領導隊伍都是從那個時候成長起來的。這些同志實踐經驗豐富,愛崗敬業,勤勤懇懇;但因為多種原因,相當一部分同志沒有受過高層次的專業訓練,對現代高新科技不是很熟悉。對一些剛參加城建檔案工作的年輕人來說,對城建檔案工作這種經驗性強,牽涉到建設系統眾多方面的特點又缺乏體會。加上最近幾年建設系統體制改革變化很大,建設工程檔案管理程序和措施的落實也有很大困難。這一切都要求我們創新學習,以學習提高隊伍素質,以學習建立一流的隊伍,干出一流的事業。在創新學習方面要做到:
2.1樹立創新意識。城建檔案工作的創新來自對建設系統檔案管理的創新思路和理念,沒有創新的意識,城建檔案工作創新就無從談起。我們正在面對的是一個以信息、網絡和知識為基礎的全新經濟時代,檔案的收集、保管與利用正在變為信息的資源整合和開發,建設系統也在走向信息化,城建檔案工作要適應這種新時代的要求,就應當有創新的意識和思想,城建檔案工作者要充分理解創新工作為知識經濟的靈魂,在檔案工作網絡化方面,滲透創新思想,開展創新實踐。
2.2培養創新能力。城建檔案工作者應努力優化自己的知識結構,堅持探索的精神,樹立求變求新的態度并擁有在復雜多變的條件下進行綜合選擇的能力,使自己成為適應、符合時代要求的復合型人才。城建檔案工作者還應有檔案新知識、新理論和新技術的創造能力。只有這樣,才能充分發揮自己的潛力,積極培養出自己對新知識的敏感性和善于將知識轉化為有效服務的能力。
2.3掌握創新技術。城建檔案工作者應充分掌握有關信息處理的基礎理論知識、基本技術手段和方法;包括計算機網絡,數據庫技術,文檔高速掃描和工程圖紙真彩掃描技術,GIS技術,數字城建檔案館技術,網站建設技術等。特別要加強計算機信息處理技術的學習和應用,熟練使用計算機網絡和共享信息應成為每位城建檔案工作者的基本功。最好還能根據工作實際需要,獨立開發利用城建檔案網絡信息資源,在管理方面實現計算機網絡管理,做到城建檔案信息資源共享。
3豐富館藏,夯實基礎才能創造輝煌
城建檔案工作的基礎就是實體檔案的收集和保管。在高速發展的城市建設中,建設檔案的門類日益豐富,數量迅猛增長,收集難度也在加大。怎么樣才能收集全?怎么樣才能保證檔案的真實性、完整性和系統性是城建檔案工作的一個基礎性難題。從城建檔案工作現代建設的目標上講,信息資源建設是信息開發利用的基礎,也是創新城建檔案工作的前提。因此在創新城建檔案工作的過程中,要不斷豐富和完善城建檔案信息資源。我們認為應做好四個結合:
3.1將“業務指導”與“檔案接收”相結合,強化歸檔收集。在新的形勢下,城建檔案工作者如果仍墨守陳規,守株待兔,必然導致城建檔案工作的被動。在思想認識上,必須努力克服檔案收集難的畏難思想,出于對城建檔案事業的責任和使命,樹立主動服務意識,不斷提高服務質量,努力改善自身形象,增強工作的主動性與靈活性。檔案工作者就是管檔案的,不能只說不做,不能怕麻煩,不能拒絕具體事務。我們應把“業務指導”和“檔案接收”結合起來,業務指導是方法、是手段,檔案收集是目標,是結果。在業務指導上,應勤跑工地,堅持項目追蹤,收集信息,了解情況,隨時進行檢查指導,把政策講透,把要求講透。在具體工作中,必須主動參與各項重要建設活動和工程的竣工驗收,把工作做到現場,超前控制,把問題解決在檔案進館之前,確保檔案收集完整、全面。一些重點工程或外商投資項目,由于領導重視,社會關注,地位特殊而享有一些特殊政策,對其竣工檔案歸檔的監督難以落到實處,對這些項目的檔案歸集工作,要積極向領導匯報,及時與企業溝通,改善與建設單位的關系,爭取建設單位的積極配合。在檔案接收方面,我們應充分利用建設行政程序把關,建立建設工程檔案初驗認可制和檔案驗收合格報送移交制。從長沙和懷化館的做法來看,我們要求建設工程竣工驗收前一定要進行工程檔案初步驗收,檔案基本合格后,發放《初驗認可證》,才可以召開竣工驗收會;在工程備案后,一定要對工程檔案進行合格驗收,合格驗收并移交后,再發放《合格證》,工程才能辦理產權產籍手續。這一系列具體措施,把業務指導和檔案接收結合成一套完整的程序,使檔案歸檔、接收不再虛弱,強化了歸檔收集,做到了應收盡收。
3.2將“編制深度”與“歸檔廣度”相結合,拓展歸檔渠道。城建檔案涉及部門、單位有幾十家,內容涉及城市規劃、建設和管理的方方面面。一般來說,建設系統內部產生或管理的建筑工程檔案、部分市政檔案、房建檔案等收集難度相對較小,歸集率較高;而非建設系統的建設工程檔案種類多,數量大,收集矛盾多,難度大。我們要運用行政、經濟、法律等各種手段,突出重點、以點帶面、不斷拓展,積極做好收集工作。一是城市地下管線檔案。主動與有關部門溝通,采取有力措施,加強地下管線檔案的接收和收集,開展地下管線檔案信息的綜合動態管理。長沙館通過制定《城市地下管線工程檔案管理條例》,使地下管線檔案有法可依,保證了管線檔案按要求歸檔。二是開發區的檔案。開發區的城建檔案是城建檔案不可缺少的組成部分。要按照國家集中統一管理城建檔案的基本原則,依法加強對開發區城建檔案工作的監督、檢查和指導,定期接收城建檔案。三是圍繞社會主義新農村建設的目標,采取多種形式,切實做好小城鎮建設、新農村建設檔案的收集工作。豐富館藏包括量的擴展和質的提升,沒有數量就無質量可言,而沒有質量的館藏,無論數量多么“龐大”,都難以充分地為城市建設和經濟社會發展服務。因此,豐富館藏應當是檔案資料的大數量和高質量的統一體,是規模與品位的“雙優”。豐富館藏的渠道拓寬了,接收方法也解決了,就應特別注重質量問題,即既要擴容又要提質。在擴容提質上,主要注重以下三方面:一是嚴格按城建檔案歸檔范圍接收檔案,不在此列的拒之門外,確保專館專用,節約政府公共資源。二是以最低限度數量的檔案保存最大限度的必要的信息量,盡量避免重復的、價值不大的檔案進館,確保數量優化。三是對整理不規范、殘缺不全,模糊不清的資料盡量拾遺補缺,修訂完善,確保質量優化。
3.3將“依法治檔”和“行業管理”相結合,提高城建檔案法律意識。城市建設檔案管理是一個跨行業、跨部門、跨專業的系統工程。建設系統以外的單位產生的城建檔案,接收難度大,工作紛繁復雜。我們要充分運用法律法規賦予的權力,大膽靈活地履行收集檔案、行政執法和行業管理的職責,主動開展工作。一是加強檔案法規宣傳,強化全社會檔案法律意識。要多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》、《建筑法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》等法律法規,使之深入人心。長沙、懷化館最近幾年大力開展建設工程資料員培訓,向建設、施工、監理單位的技術負責人和工程資料員宣傳城建檔案法律法規和技術規范,提高他們的素質和工作技能,產生了較大的成效。二是要建立目標管理考核機制。要通過建設行政和檔案行政部門對基層單位的年度目標管理考核,將檔案接收和館藏量增長列為量化指標,年初下目標、年終抓督促,強化行政管理和工作責任意識。三是充分利用法律法規授權,依法治檔。嚴格按城建檔案管理有關法律法規的有關規定,加強法制建設,開展執法檢查。一方面,在充分利用現有城建檔案工作法規、規章和依法行政的基礎上,根據各區、縣(市)實際,抓緊制定本區、縣(市)《城建檔案管理辦法》、《城市地下管線檔案管理辦法》以及城建檔案接收歸檔、開發利用管理等方面規范性文件。另一方面,每年可以適當開展執法檢查,對不按規定執行的建設單位,在工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的,及時提出口頭或書面整改意見,仍拒不移交構成違法事實的,上報建設行政主管部門立案,依法予以處罰。
3.4將“庫房管理”與“檔案利用”相結合,突出城建檔案的利用價值。檔案整理入庫上架不是檔案工作的終結,從檔案工作最高目的來講,這還僅僅是開始,是起點。我們在做好檔案庫房管理,確保檔案安全的同時,應進一步突出檔案利用工作,充分發揮城建檔案為城市規劃、建設、管理和經濟社會發展服務的作用。一是充分搞好檔案日常查閱利用。要熱情接待,建立檔案利用反饋登記制度,對檔案利用情況有登記、有統計分析,不斷尋找利用熱點,總結利用規律,改進利用服務。二是充分改善利用條件。應廣泛采用現代化手段管理城建檔案信息資源,提高館藏檔案的開發利用水平。可以建立計算機檢索系統,提高檔案查閱速度和查全率、查準率;有條件的可以建立檔案全息掃描系統,建立數字城建檔案館;還可以在互聯網上建立城建檔案查閱利用平臺,方便遠程自由查閱,提高城建檔案信息社會知情度。三是充分發掘檔案潛在利用價值。利用檔案信息進行編研是一個重要的方面。此外,基于聲像檔案的直觀性,利用城建檔案在聲像工作方面的優勢,開展電視專題片制作,承辦展覽、畫冊,建立愛國主義教育基地都是發掘城建檔案潛在利用價值,提升城建檔案館藏建設水平的好思路、好辦法。長沙館最近幾年利用館藏聲像檔案制作電視專題片40多部,宣傳了城市建設,促進了招商引資,產生了廣泛社會影響。提高檔案工作質量和管理水平,實現檔案整理規范化,目標管理制度化,做到檔案收集完整,劃分保管期限準確,整理和編目科學,檢索和利用方便,保管條件科學安全,消除部門檔案移交進館時突擊整理,返工整理等現象。
4重點突破,以信息化引領城建檔案工作騰飛發展
信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢,也是城建檔案工作騰飛發展的必由之路。面對信息時代給城建檔案工作帶來的千載難逢的發展機遇,建設系統檔案部門要搶抓機遇,使信息方便、快捷、超時空地進行傳遞成為現實,大大改善城建檔案的傳遞途徑,給城建檔案資源的開發利用提供最佳的平臺和技術手段。城建檔案管理所具有的特點決定了它必須與時俱進地走信息發展的道路,把城建檔案中蘊含著的豐富內容開發出來,發揮出更多更大的作用,為現代化的城市建設和經濟社會發展服務。超級秘書網
4.1爭取領導支持,為城建檔案信息化建設營造良好的發展環境。信息時代已經到來,如何依托計算機技術,建立高效、方便、快捷的檔案信息系統,更好地服從、服務于建設系統的發展是檔案工作面臨的重要課題。但城建檔案信息化建設必須以一定的資金、技術和人才為基本備件,而這些基本條件恰恰是當前城建檔案工作發展里程中的緊缺資源。因此,如何取得領導的重視與支持已成為城建檔案信息化建設的關鍵問題。今年以來,懷化市城建檔案不斷派員參加各種學習活動,在湖南省檔案局局長親自帶領下專門跟班學習了上海浦東城建檔案檔案館(建設信息中心)數字城建檔案管理技術及經驗,得到了很大啟發。懷化館還爭取建設局主管副局長親自帶隊,全館同志前往長沙市城建檔案館學習考察,回來后即專題匯報,得到了領導高度重視,對城建檔案信息化建設給予了大力支持。
4.2必須統籌規劃、科學布局。只有在領導的重視和大力支持下,確立了工作目標,部門內同志們的積極配合,檔案資料歸檔上網進入系統化,檔案信息化建設才能邁上快速健康發展的軌道。一是要有計劃地充實、完善檔案管理現代化設備,力爭實現檔案儲存數字化、檢索計算機化、保護科學化、辦公自動化。當前,要選擇好適合于城建檔案館特色的管理軟件,建立檔案目錄數據庫系統,將以往形成的,可開放利用的檔案按照規范的目錄和標引要求,建立檔案目錄數據庫。二是要建立電子文件管理制度和工作程序。當前,電子文件歸檔問題研究中最重要的是如何緊密跟蹤信息技術的發展、變化、充分借鑒先進建設系統的經驗,采取科學的管理方法和手段,以保證已產生的需要長久保存歸檔的電子文件的真實性、完整性和安全性。
4.3以城建檔案信息化創新城建檔案利用服務機制。隨著市場經濟的發展和城市建設的到來,建設系統和社會各屆對城建檔案需求在內容上越來越廣,在利用頻率上越來越快,在服務領域上越來越寬,在服務方式上越來越活。為此,建設系統各部門要緊跟形勢,抓住機遇,加快城建檔案信息化工作的發展步伐,改變一切不適應新形勢要求的思想觀念和單一被動的服務方式。按照“堅持創新,突出服務”的思路加強城建檔案部門的業務建設。首先,城建檔案開發利用要向深層次服務轉化。大力開發城建檔案資源,應根據使用優先、保護優先、特色優先的原則,制定城建檔案數字化策略,分期分批將重點城建檔案數字化,建立數據庫并開展查閱利用;如歷史檔案、重點工程檔案、高層建筑檔案、地下管網檔案等。在提供主動服務、超前服務上下功夫。比如根據工作的需求編研一些資料;其次,要向多種服務轉化。除做好上門利用服務外,還要主動與科研、行政管理部門共同研發有關項目,建立咨詢服務等。改進服務方法,更新服務手段,提高服務水平,提升服務功能。通過深層服務和多功能服務。最大限度地滿足建設系統發展對檔案的利用需求。
(一)對城建檔案數字化工作的認識不全面,觀念落后
城建檔案數字化不只是將城建檔案信息從傳統載體轉化為數字化載體那么簡單。數字化后形成的城建檔案信息與傳統載體的城建檔案信息內容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數字化后的城建檔案信息在計算機環境下,通過數據庫管理系統和網絡通信技術等現代化數字信息管理手段進行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來更高的管理效率和更大的利用價值。如果對城建檔案數字化建設認識不全面,對計算機信息管理相關功能缺乏清楚的認識;不能按照計算機信息管理系統建設的要求進行規劃,就會造成建設初期因缺乏規劃,無法充分發揮作用。事后還要進行再次建設,從而使投入資源嚴重浪費。
(二)基礎條件限制,對城建檔案數字化水平和質量產生根本的影響
城建檔案數字化工作是一項復雜的系統工程,需要一定的基礎條件作為保證,如人員、技術、設備和經費等。由于受到單位幵展城建檔案數字化工作基礎條件的限制,城建檔案數字化工作的水平必然會受到一定的影響。
(三)城建檔案數字化標準和規范有待細化
在城建檔案工作中,建立城建檔案行業的法律法規及標準規范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關檔案數字化的國家標準目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質檔案數字化技術規范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數字化技術規范》是直接針對檔案數字化工作的。這兩個標準都屬于行業標準,對檔案數字化工作提出了原則性規定,具有一定的指導意義。但是,在實際工作中,僅僅依靠這兩個標準是不夠的。還需要制定符合實際情況的具體標準和規范。比如有關城建檔案數字化工作實施的細則、有關城建檔案數字化的流程及工作要點和質量管理辦法等。以便強化數字化工作中的技術要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數字化工作質量的控制。
(四)城建檔案數字化人員素質有待提高
在城建檔案數字化建設中需要各類專業人員的參與,人員素質的高低直接影響著城建檔案數字化的質量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數字化加工人員的素質對城建檔案數字化工作的影響最大。
(五)安全問題直接影響
城建檔案數字化的質量城建檔案數字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面,其一是加工過程中對實體城建檔案的安全問題,其二是計算機及網絡安全對城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數字化加工過程中,很多環節都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數字化加工成果是存儲在計算機數據庫中的,成果的管理和利用需要在計算機系統中和網絡環境下進行,這就涉及到計算機及網絡安全問題。包括:系統的安全、病毒的防范、非法入侵的預防等。
二、城建檔案數字化質量控制中問題的對策
(一)采取措施保障
城建檔案數字化的基礎條件城建檔案數字化離不幵相關基礎條件的保障。沒有良好基礎條件作保障,城建檔案數字化的質量難以提高。基礎條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據國家制定的相關法律法規,積極幵展城建檔案工作,加強城建檔案工作宣傳,獲得社會用戶和各級領導部門支持。目前國家對城建檔案工作十分重視,制定了大量有關城建檔案工作的法律法規。例如《重大建設項目城建檔案驗收辦法》中規定,“項目城建檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分,未經城建檔案驗收或城建檔案驗收不合格的項目,不得進行或通過項目竣工驗收”。《中華人民共和國行業標準科學技術研究課題城建檔案管理規范》規定“科技管理部門在下達科研計劃時,同時向課題組下達建檔任務。城建檔案部門負責對建檔工作進行監督、指導”。這些要求使得各級領導對城建檔案工作的重視程度加大。
(二)做好城建檔案數字化建設前期調研與組織規劃
1.開展館藏城建檔案情況調研
館藏城建檔案信息調查是開展城建檔案數字化的前期工作之一。主要是對實體館藏城建檔案的管理情況進行洋細調研。進行城建檔案數字化的一個重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質量的城建檔案信息服務。
2.正確選擇數字化軟件選擇
城建檔案數字化管理軟件是城建檔案數字化工作的一項重要環節。也是城建檔案數字化建設之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務的基礎。因此,應當根據單位或部門對城建檔案數字化所需要達到的目標,結合各個城建檔案管理軟件開發部門開發的城建檔案管理軟件的技術特性正確選擇。一般應選擇市場上較為成熟的管理軟件。因為這些管理軟件代表了城建檔案數字化管理的最新技術。適合于今后對城建檔案數據資源的遷移和通過網絡進行交換。另外,還應考慮到城建檔案管理部門的規模。在選擇城建檔案管理系統時就應當選擇功能各自獨立,操作時只顯示相關功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時加強城建檔案信息的安全保密的要求。
3.正確確定城建檔案數字化加工范圍
城建檔案數字化建設工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數字化加工的范圍。《中華人民共和國行業標準紙質城建檔案數字化技術規范》對城建檔案數字化對象的確定原則是“應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認,只有符合一定要求的紙質城建檔案文獻才能進行數字化。”其中的原則包括:符合國家法律法規的原則、價值性原則。價值原則主要指“應永久或長期保存的、社會利用價值高的城建檔案可列入數字化加工的范圍制定合理的城建檔案數字化加工方案城建檔案數字化加工工作開展之前應該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務、完成每一項任務所需要的設備和質量要求;以及達到要求應采取的措施。加工流程的制定應當根據前期調研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數字化加工的方式、設備和人員等情況制定。
4.依據國家制定的標準
結合實際設定相應加工標準和參數依據國家制定的標準,結合實際設定符合本單位實際需要的標準和相應參數,建立規章制度是城建檔案數字化質量控制的又一關鍵。目前,國家制定的檔案數字化標準有《紙質檔案數字化技術規范》和《縮微膠片檔案數字化技術規范》。在實際工作中應以國家標準為依據,制定符合本單位實際的城建檔案數字化具體標準和規范以及相應參數。標準和參數的設定應充分考慮到本單位工作情況、數字化管理軟件的功能等。但是,現在的計算機技術已經有了巨大發展,計算機存儲容量發展到T時代;用戶對數字化后的城建檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標準參數的設置進行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應當根據城建檔案部門城建檔案數字化基礎條件,用戶需求的情況,對具體城建檔案掃描參數做適當調整。以滿足管理和利用需求為基礎。
5.加強城建檔案從業人員的培訓
提高業務素質城建檔案數字化工作中人員素質的高低直接影響數字化建設的質量。為保證數字化工作能高質量完成。必須在開展工作之前對從業人員進行一定的培訓。參與城建檔案數字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對不同人員應采取不同的培訓內容。對從事城建檔案管理工作多年,特別是對于傳統載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎的城建檔案管理人員的培訓,主要是加強應用新技術設備和城建檔案管理軟件的能力。同時,注重加強城建檔案管理人員的職業道德和責任心的教育。城建檔案數字化加工人員一般都具有一定的計算機操作和數據庫應用能力。針對他們的培訓內容主要是有關城建檔案管理的基本知識,以及數字化加工過程中相關參數和要求控制方法等。使他們能夠依據制定好的數字化加工標準和參數開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時,加強城建檔案工作安全意識方面的教育。
6.加強城建檔案數字化安全管理制度和方法的制定
工作城建檔案數字化加工過程中應重視安全問題。加強安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數字化加工工作的重要環節。應從管理和技術兩方面采取措施。首先,加強規章制度的建設。其次,采取措施從技術手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數字化系統服務器和客戶端計算機與外網實現物理隔絕。防止網絡入侵和黑客攻擊;加強計算機病毒的檢查;對城建檔案數據庫進行定期備份。另外,嚴格選拔數字化加工人員。要求參與城建檔案數字化工作的人員具有責任心和較強業務素質。對數字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認識。
(三)做好城建檔案數字化轉換的前期整理工作
城建檔案進行數字化加工的首要工作是對傳統載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數字化轉換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復和城建檔案規范化。城建檔案鑒定主要是依據以確定的城建檔案數字化加工范圍,對具體城建檔案進行鑒定。將具有較高價值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數字化加工的對象。
(四)加強城建檔案數字化各環節的登記制度
城建檔案數字化工作環節較多,每一環節的質量都對下一環節和整個加工成果具有重要影響,為保證每一環節工作質量。在加丁.的各環節都應該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結束后填寫《紙質城建檔案數字化加工過程交接登記表》,詳細記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。在城建檔案掃描工作結束后應填寫《紙質城建檔案數字化轉換過程交接登記表》,登記掃描的頁數,使實際掃描頁數與城建檔案整理時填寫的文件頁數一致。
(五)加強各個環節檢查、監督、驗收及評估
城建檔案數字化工作幵展過程中,需要對工作流程中各個環節進行檢查、監督、驗收及評估。這是城建檔案數字化質量控制的重要環節,也是保證城建檔案數字化成果質量的關鍵手段。通過檢查和監督可以保證城建檔案數字化工作的各個環節能夠按照預先設定的技術要求正常進行,對出現的問題能夠及時發現并通過調整各項參數等方式加以解決。驗收包括各環節的驗收和總體驗收。各環節的驗收保證了交往下一環節的工作能正常開展。總體驗收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個數字化過程中,城建檔案的掃描質量、城建檔案信息的真實完整性、城建檔案數字化成果等通過制定評價指標、評價標準等進行綜合測試和評價。
(六)注重城建檔案信息的深層次加工
城建檔案從傳統載體轉化為數字載體的過程中,應注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數字化工作簡單化、形式化。城建檔案數字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對城建檔案深層次加工的一個重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內容包括:文件名稱、責任者、文號、頁號等。城建檔案數字化中如果僅是將這些信息轉化到數據庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現出數字化后著錄信息對城建檔案工作帶來的更多優勢。城建檔案數字化應充分體現計算機數字庫管理系統對信息管理所帶來的優勢。城建檔案數據庫管理系統通過元數據對城建檔案信息進行描述。可以表現城建檔案文件的來源機構的層次關系,也可以通過主題標引實現城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數字化加工中應該加強對城建檔案著錄信息的關注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯系。提高城建檔案信息的利用價值。特別是對主題標引信息描述,因為通過主題標引可以增加對城建檔案信息背景的描述,對用戶的檢索具有特別的意義。
三、結束
心理疲勞不僅會降低工作效率，而且對心理健康有很大的影響。城建檔案工作清苦乏味，容易使人內心潛能衰退，從而失去工作熱情和責任感，不能充分發揮自身智慧和才能。其主要表現和危害：一是心理失衡。對城建檔案工作的重要性缺乏認識，鑒于城建檔案的特殊性，難以產生成就感，就會覺得失去了機會、動力，從而牢騷滿腹，自由主義泛濫。二是以消極妥協的心理對待工作中的失誤和挫折。三是強調客觀，認為城建檔案工作單調乏味，難創佳績，進而導致工作不負責任，工作效能明顯下降。
二、城建檔案工作者心理問題調適
隨著我國社會轉型、體制的轉軌。城建檔案的職能也從管理型向服務型轉變。社會在高速發展的同時，又是復雜多變的，城建檔案工作者必須調試心理，有良好的心理素質，才能適應形勢的發展變化。隨著國家經濟發展和人們物質水品的提高，心理健康必將成為人們的必需品。強調心理健康的重要性，不僅僅是一種人文關懷。從長遠來看，有益于提高生活質量和生命質量；提高心理素質，腳踏實地的開創事業，能夠提高認識問題的力度和深度。
（一）改善城建檔案工作者職業心理特點
社會主義市場經濟的日益發展導致國民就業方式多元化，各行業人才流動的選擇性和自主性增加。組織和管理模式的改進、政府職能的調整、辦事效率的提高、加之國家干部制度的完善，歸根結底社會轉型時期的諸多變化和要求，增加了城建檔案工作者的工作壓力和心理危機，城建檔案工作不同于其他服務性工作，是社會公共事務管理，行使行政職能。目前，城建檔案工作普遍缺乏社會理解、困境重重，城建檔案工作者應當敢于面對工作壓力。工作壓力是每個人在工作中都會遇到的，而且適度的工作壓力是激發個體工作積極性、追求自我實現的動力，只要處理得當，工作壓力完全可以轉化為工作動力。并且要培養自己適應新環境的能力，增強自己對不利情境的耐受力和對挫折的承受能力。胸懷高尚的道德水平，嚴謹的自省意識，樹立起正確的世界觀、人生觀和價值觀，做到以普通人的良心自責，以黨員的良心自律，以公仆的良心自警。其中，關鍵就是要牢固樹立的世界觀、人生觀和價值觀，以及正確的權利觀、地位觀和利益觀，堅定革命的理想和信念，真正做到篤心志、堅毅力、自律不怠。在工作中，檔案工作者要使自己的潛能得到充分發揮，并且得到上級組織和領導的認可，同時希望在政治生活中有一席之地，在服務對象中樹立良好的形象，從而書寫人生歷程中的精彩一筆。一方面要求城建檔案工作者要具有強烈的事業心、高度的責任感和勇于創新的精神，為檔案事業發展努力工作，獻計獻策。另一方面，要求城建檔案工作者要耐得住寂寞，要自始至終地保持旺盛的精力，堅定信念，滿腔熱情地投入到工作中去，造就蓬勃向上、好學上進、勇于進取、熱情開朗的優良品質，在通往成功的道路上英勇搏擊。
（二）以良好地心態提高工作效率
當前城建檔案管理工作不難看出，其仍舊包含一定的不足問題。首先，在城市建設持續加快的今天，要歸檔管理的城建檔案總量龐大，隨之而來引發了一系列問題。由于一些工程單位沒有嚴格進行把關，工作人員無法形成較強的責任意識，進而影響了城建檔案歸檔選擇的質量。一些工作人員由于沒能清晰歸檔范疇，無法全面依據建設項目文件檔案歸檔整理工作規范做好報送，導致歸檔工作面臨較多困難。一些項目方受到多重因素影響，無法對建筑項目施工建設資料的歸檔整理進行全面、精準的控制把關。在項目開工階段，無法明確城建檔案應該如何報送，致使備案階段中應付了事、閉門造車，呈現出不良造假的問題。相關規范針對城建檔案立卷、歸檔、管理質量、方式方法、文件排列、編目裝訂等環節均制定了細致的要求。然而在現實工作中，較多部門無法細致深入的研究學習。使得檔案組卷無法符合質量標準，隨意進行裝訂，目錄、備考表樣式欠缺規范性。
二、創新理念，提升城建檔案管理水平
（一）引入目標管理思想目標管理即基于既定目標，把握以人為本的原則，將成果視為標準，令組織內部與個人獲取到優秀業績的方式方法。城建檔案管理階段中，引入目標管理思想，推行目標責任制，可進一步促進城建檔案管理的科學化、規范化。基于現代化管理理念，城建檔案館應以目標管理為根本，夯實內在基礎，令檔案工作再上新臺階。應加強真實性管理，確保檔案資料的原始性，數據信息的系統性，使檔案報送更加快速高效，流程更加科學，實踐管理更為完整。
（二）創新城建檔案管理程序城建檔案管理程序科學性對整體工作質量產生至關重要的影響。為此應積極探討契合當前時代特征的城建檔案工作程序，嚴把人口關，優化質量驗收以及報送等處理環節。應將簽署的竣工檔案責任材料、終身責任方表格引入之報建流程之中，而后在項目施工前期針對建設方、施工方以及監理方技術員工、資料管理人員做好檔案技術交底，細致的闡釋檔案要求。施工階段中則應積極同監理、質監等機構進行橫向合作，體現聯動性，定期做好業務指導。城建檔案工作人員還應參與竣工驗收有關會議，就項目檔案編訂狀況做進一步講評并細化后續工作要求，保證按時竣工并進行驗收備案。完成上述環節后還應督促建設方及時報送竣工檔案，快速辦理檔案移交材料與相關手續，令城建檔案管理更為科學有序。
（三）創新城建檔案工作模式新時期，城建檔案管理應解放思想，全面創新，摒棄以往傳統工作方式，跟上新時代步伐。應由檔案形成的起初源頭入手，更新傳統工作中在項目竣工收尾后方開始檔案管理的陳舊模式。業務上，應從被動接收積極向著主動提供服務的方向發展。方式方法上，應從指導管理主體向著積極主動服務的主體發展，扭轉機械式的傳統管理，真正開創現代化工作系統。城建檔案管理過程中，有關管理對象單位應加強聯系與合作，構成上級與下屬良好協調的關系，使實踐工作更加順暢，預防城建檔案存在互相交叉以及多頭管理的問題，進而對管理工作效能產生負面影響。另外，應積極應用信息化平臺，推動城建檔案管理工作更加科學有效。可進一步擴充軟硬件設施的經費投入，推動檔案管理由以往的手工作業向著自動化、數字化、信息化的方向發展變革，進而全面提升實踐工作效率，降低工作強度，使有價值的城建檔案信息能夠充分的得到應用。應積極引入現代化、設計成熟的工具軟件，盡可能的將日常工作均囊括到計算機實踐管理流程之中，實現各項流程的緊密銜接與互相配套，降低重復性勞動。
三、結語
城建檔案工作具有非常強的業務性，在以往的城建檔案工作中，主要都是紙質檔案，但是最近幾年，電子計算機和網絡技術在檔案管理工作中也得到了十分廣泛的應用，因此，電子檔案也大量的出現在了城建檔案管理的工作中，而傳統的工作形式也受到了非常大的沖擊，因此在管理好檔案之后才能更好的對其進行利用。檔案工作者還要在實際的工作中不斷的加強自身的工作質量和工作水平，還要做好專業知識的學習，每一個檔案都有其專業性，城建檔案利用的過程中也涉及到很多的內容，所以，檔案工作者必須要學習與之相關的知識，這樣才能更好的保證城建檔案的管理質量。在我國的科學技術不斷發展的情況下，應該從多個角度進行檔案工作，檔案工作者要從多個方面掌握科學知識，同時還要在自身的工作中充分的應用這些科學知識和理論，這樣才能更好的為檔案工作的順利開展提供更好的條件，給檔案信息的使用者也提供更加豐富、更加全面的信息內容，這樣才能更好的體現出檔案價值，也為檔案信息的保管和再利用提供了良好的條件，促使檔案人員積極發揮自身的職能。很多城建檔案管理工作中,都非常注重檔案人員素質的培訓,還建立了職工教育資金,要求在職人員要具有專業知識、大專以上的理論水平,無論是科技人員、管理人員還是檔案人員,必須達到一定的專業水平,才能上崗,先后取得了大專、本科學歷,并系統的掌握有關理論知識,在管理好檔案的同時,利用所學的理論知識,積極搜取信息,建立信息網絡,互通有無,為科技人員服務,并建立本行業設計標準圖集及科技書籍供銷點,這樣不僅服務于本單位也給社會帶來了效益,有力的促進了本地區工程設計的發展,由于利用管理檔案和熟悉家底的優勢,積極向外推薦,已經不屬保密范圍的城建檔案,使其在城市建設上建筑物加固、加層、套用等項目上,積極推薦利用建設檔案,大大提高了檔案的利用率,也創造了經濟效益及社會效益。
2管理檔案是為了檔案的再利用
這在城建系統中來講是很普遍的要求。隨著社會主義市場經濟的發展,效益觀念已深入人心,由此人們越來越重視檔案工作產生的經濟效益和社會效益,也給檔案工作帶來了生機和活力。但是在使用城建檔案時,要注重檔案的使用范圍。在使用中要注意兩點,一是對檔案保密,確定檔案的使用范圍,對于長久的檔案,該解密的要及時解密,以便檔案的再利用。二是檔案的再利用不能只注重經濟效益,也要注重社會效益。城建檔案的價值一般是隨時間的推移增加。檔案發揮作用有一個長期過程,檔案工作具有穩定性、長期性等特點,這就決定了對檔案工作的投入到見效的周期相對較長。所以,在實際工作中,講究效益要有遠謀,更要有遠慮,不可急功近利,竭澤而魚,搞短期行為,如進行檔案信息咨詢服務見效快,效益明顯,對比投入的時間與人力等相對較多,這無疑是正確的,但是與此同時,絲毫不能因為檔案整理、保護等基礎工作一半時見不到成效,因而不加重視。要辯證地看到,在開發信息、產生效益,既是現在投入勞動的結果,也是與過去圍繞這些檔案所做的整理與保護分不開的,現在對城建檔案整理、保護工作給予的投入,會產生長遠效益。如果看不到這一點。不在這方面給予的投入使檔案的質量受損,必將給檔案工作造成無可挽回的損失,影響檔案再利用。在利用城建檔案的過程中,要謹防產生負效應。事物都有其兩面性,城建檔案在利用上制定使用范圍,以防產生負效應,要注意檔案保密范圍。在城建檔案的復制、交換、轉讓中應該按照國家有關規定辦理。檔案工作具有機密性,按照國家有關規定辦理強化保密觀念,落實保密制度,確定使用范圍時,就要嚴格把關,不能因為有社會需求,就盲目的使用,否則會給國家和社會造成危害。
3結束語
近年來，全國城建檔案館在檔案信息化建設方面都作了大量的工作，經歷了從單一到綜合，從獨立到網絡，從內部到Internet的發展過程，建立了相應的計算機管理系統，發揮了較大的作用。天津城建檔案館為了適應發展，一直十分注重進行檔案管理的現代化建設，致力于將最新的計算機技術運用于檔案工作。1997年成立了《城建檔案信息計算機光盤管理系統》課題小組。并于1999年與“北京高電光盤技術聯合公司”聯合開發了城建檔案信息管理系統，（基于WindowsNt操作系統，Oracle8i數據庫，客戶機/服務器的C/S操作模式）系統以城建檔案信息為開發主體和核心，加大了城建檔案信息處理的深度和廣度，是一個全方位、多層面管理的檔案信息管理系統。2000年系統一期開發完成，2001年，購置HPLH6000服務器，雙機熱備份，HPR12磁盤陣列柜，完成了高速局域網的建設。磁盤陣列存儲，雙機熱備系統，解決了檔案系統海量數據存儲與實時查詢的矛盾，又提高了系統的安全可*性及抗災難性。2002年實現了館藏7萬卷檔案的數字化處理工作。著錄檔案73000卷，掃描文件33026卷，掃描圖紙20756卷，目前總數據量已達230G.。初步實現了館藏檔案信息的計算機管理，大大提高了工作效率。城建檔案館計算機的應用水平也有了很大的提高，城建檔案館的信息化工作取得初步成果。
但隨著數字技術和計算機及其設備的成熟和發展，信息技術的廣泛應用和電子政務的快速推進，城建檔案的基礎業務建設的重心向檔案的信息化建設轉移，目前現有的檔案管理系統工作模式，以及現有的城建檔案館的日常辦公模式都難以適應新的需求，主要體現：1系統平臺的局限，原來系統是由PowerBuilder開發完成，在Internet飛速發展的今天，利用C/S體系結構開發的系統在很大程度上無法達到數字化城建檔案館的要求，從平臺選擇的本質上必須作調整，采用Browser/Server體系結構。2.功能的局限：原有系統在統計的靈活性、全面性、方便性無法滿足社會各方面高層次的需求，查詢系統無法實現跨庫查詢，使檔案利用出現不便，3.業務、行政辦公自動化不成體系，無法適應數字局的基本要求，雖然我館已擁有臺式機、打印機等基礎IT終端與外設產品但電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數據處理上。檔案館自身的技術和信息化基礎設施相對落后。4提供利用方式傳統單一，仍未走出封閉狀態。仍停留在必須到館查詢的階段，與不斷增長的需求量和現代信息利用方式差距較大，
5隨著新技術革命的不斷深入檔案的存儲載體發生了變化，紙質檔案已不在是唯一的檔案存儲載體，聲像檔案、電子檔案等現代技術制作的機讀檔案數量不斷增加，如何存儲、開發成為新的課題，電子文件接收歸檔管理仍沒提上日程。
因此采用現代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、管理、利用各工作環節進行優化，已成為城建檔案向綜合開發利用為中心的現代化管理模式轉化的必然趨勢，我們迫切需要加快數字城建檔案館建設。
二、數字城建檔案館開發原則：
數字城建檔案館開發需遵循“先進實用、安全可*、開放靈活”的原則，系統以開發利用城建檔案信息，建設數字城建檔案館為目的，以城建檔案管理標準規范為依托，以數據庫為管理手段，以磁盤陣列為存儲介質，利用計算機網絡技術、信息處理技術、圖象處理技術等現代科學新技術，實現館藏紙質檔案、聲像檔案、電子檔案的信息數字化及海量存儲，實現城建檔案登記、監督、指導、驗收等管理環節，及接收、整理、檢索、保管、利用、鑒定、統計等業務工作全過程的計算機管理，同時系統輔助以城建檔案館的日常工作流程和行政辦公事務處理功能，支持互聯網的應用和遠程查詢，有效提高城建檔案館的管理水平和數字化水平。
三、建設目標：
1提高城建檔案館的信息化建設整體水平，建設全國一流的數字檔案館。
這次開發將建設一個館藏檔案的信息化、文檔管理一體化、保管智能化和服務現代化、辦公自動化的數字城建檔案館。實現館藏檔案資源的合理配置和有序高效的開發利用，滿足社會各方面的利用需求，具備數字化檔案的管理能力，具備數字化信息的處理能力，具備數字化信息的傳輸能力，做“數字城市、數字局”合格的基礎數據源。城建檔案館將更加貼近城市建設的脈搏，將為城市建設提供更及時、準確的檔案信息。
2實現對檔案信息的多功能開發，更加合理利用檔案信息資源。
1999年，我館在開發檔案信息管理系統時，率先提出了城建檔案計算機管理系統應以“城建檔案信息”為主體和核心的觀點，系統水平在全國一直處于領先地位。這次升級新系統將運用當今新的開發工具，克服PB這種老開發工具的局限性，在原有C/S結構上，增加B/S結構，我們將通過升級改造，1完善各項功能，2增加信息量：開發聲像檔案、地礦檔案、地名檔案等新類型檔案的信息，通過業務信息與現有檔案信息系統的銜接，進一步整合檔案信息，優化信息源，實現檔案信息更深層次的開發，我們將建立一套針對檔案實體、檔案信息并行管理的新模式。為實現數字城建檔案館管理探索一條新路，發揮城建檔案在數字城市建設中的重要作用。
3簡化工作程序，提高工作效率與質量。
（1）城建檔案館主要業務工作是圍繞檔案管理進行的，建立基于檔案業務管理的辦公自動化系統，充分運用信息技術和網絡通訊技術實現檔案的收集、整理、編目、管理、檢索、瀏覽、統計、打印等工作，實現網上辦公。將手工作業交給計算機，將信息處理交給網絡，可以改變目前我館目前有些工作周轉時間長，程序多。工作量大，耗費時間長，準確率低，工作煩瑣的現象
（2）業務辦公、行政辦公自動化的實現，使城建檔案館的信息化工作從點發展達到面，改變了原先在辦公自動化應用方面的空白，并可通過數據庫技術及網絡技術等手段直接查詢、統計，從而獲得最新的最準的工作信息，大大提高工作效率。使之能夠適應規劃國土資源局對全局的信息化工作的要求，適應城市建設、發展的基本需要。
（3）相關電子數據直接導入系統，保證了檔案信息質量。
目前檔案接收、著錄環節中數據重復錄入，造成的人力、物力浪費。通過建立電子檔案接收數據格式，推廣應用相關的城建檔案整理著錄軟件，實現信息管理的提前介入，使檔案、信息同時進館。從源頭抓起，達到準確信息，節約資源的目的，促進檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產生更為優質的服務，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實、可*、完整的文件和檔案。從根本上解決檔案著錄數量大、時間長、費用高的問題，改變由檔案館來進行數字化的被動局面。
4實現檔案信息的資源共享，為城市建設、規劃、管理服務。
城建檔案管理信息系統通過與局電子檔案系統的連接，將檔案管理直接延伸到文件初始形成及流轉過程，這不僅實現電子文件、檔案一體化管理。更重要的是實現歷史數據與現實數據的互動交換、有效查詢，。它將一方面為規劃、設計、管理人員，為城市規劃、管理工作提供更方便、更快捷的服務，另一方面，也為檔案館豐富館藏，更好為社會服務開啟了一扇新的大門。
5實現業務管理工作的程序化、規范化。
通過辦公自動化系統推廣業務工作中的規范化標準，統一工作程序，統一指導思想，實現業務指導、接收、保管各環節的科學化管理，克服人為因素給工作帶來的不確定性，保證進館檔案實體及其信息的質量。
6.開發網上辦公，實現服務模式的根本轉變。
隨著城建檔案館服務模式轉變的需要，深層次服務與利用成為當前城建檔案服務的主題與發展方向。提供利用方式也隨著互聯網的普及，發生了根本的改變，用戶從網上查詢城建的檔案的需求日益增加，開發建立高速互動、突出本行業特點的網站，成為城建檔案館由被動服務變主動服務的一個主要途徑，成為城建檔案館為社會提供優質服務的一個重要窗口。
7.引進最新的立體倉庫的建設思想，改變傳統的庫房管理方式。
在庫房管理中運用三維立體顯示技術與溫濕度監控、自動報警系統相結合，是我們這次開發的又一亮點，它將立體顯示各庫房的情況，如：溫濕度監控、庫存檔案占位情況、庫房空位情況、某卷檔案在庫房中的具置等，實現庫房管理真正意義上的現代化管理。
四、開發內容：
1.城建檔案信息系統升級。
實現由原C/S結構，升級為B/S結構，同時增加以下主要功能：
（1）信息查詢實現各類檔案信息的跨庫查詢。
（2）著錄信息項動態維護，能自行編輯定義統計報表，加強信息編研功能，實現靈活信息分析匯總功能。
（3）建立標準的數據接口：滿足與國土資源局電子檔案管理系統數據交換功能；工程檔案電子文檔接收與檔案信息系統的數據導入接口；圖紙錄入能支持各種圖形文件（包括CAD格式圖紙）的導入。
（4）實現與辦公自動化系統的銜接。
（5）開發管理、整理著錄小程序。
（6）解決聲像檔案（錄像帶）信息數字化海量存儲、管理。
（7）實現庫房管理的三維模擬圖形處理及恒溫恒濕系統系統的數據接入。
（8）新增地名、土地出讓等檔案類別的數據庫管理功能。
2.業務辦公自動化：圍繞城建檔案館目前業務工作，實現各項工作網上辦公、信息共享。
3.行政辦公自動化：實現館內公文的網上運轉、歸檔、管理。實現館內行政事務辦理的網上督察、考核。實現固定資產、辦公用品、工資的自動化管理。
4.網站：建立一個為社會提供優質服務的，具備宣傳城建館形象、檔案查詢、信息、網上辦公等功能的高度互動的網站。重點是實現基于數據庫的、即時的在線查詢系統，用于各類信息的實時，要求具有管理功能強大，速度快，可擴充能力強等特點。
五、開發技術路線：
系統技術路線：操作系統平臺：采用Windows系列Windows2003Server
數據庫系統：采用Oracle9i
WEB服務器:采用MicrosoftInternetInformationServer(IIS)
系統開發模式：基于Brower/Server體系結構
開發工具：采用微軟的.NET技術。
六、目前實施情況
1、數據準備：截止2004年8月，天津市城建檔案館已完成著錄檔案8萬卷。掃描文件44000余張，圖紙36000卷。
2、標準制定：幾年來先后制定《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細則》《天津市建設工程文件整理歸檔規范》等一系列標準化文件。
3、技術開發：業務辦公、。業務辦公自動化系統已開發完成，現已進入試運行階段，檔案信息管理系統升級將在9月10日完成，網站也將在九月中旬開通。SAN存儲區域網建設已經完成設備采購，進入安裝調試階段。
七、幾點體會：
1、提高認識，樹立信息化的意識。
在全球信息公開程度越來越高的形勢下。檔案的文化性質和社會性質逐步強化，利用的范圍和對象逐步擴大，必須在思想上充分認識檔案信息資源的重要意義，增強信息化的緊迫感和責任感，要認識到在這個信息時代，只有充分發揮檔案信息資源在現代化建設中的作用，將“死檔案”變為活信息。檔案部門才能有自己的地位，才能獲得上級支持，加大資金投入。
2、解放思想，轉變觀念。
首先要樹立以市場需求為導向的觀念，圍繞社會需求開展數字館的建設，檔案館館藏的檔案資源浩瀚，不加選擇地全部數字化是不必要的。我們應根據社會需求，研究確定數字化的原則，我館采用的原則是部分館藏數字化，優先數字化館藏中利用率高的、重點工程、特色檔案。這樣一方面加快實現館藏檔案數字化的速度，另一方面節約資金。其次樹立服務觀念，要以向社會提供高效能的服務為最終目的。為社會服務，傳統地提供檔案原件的方式，不能適應社會需要，只有對城建檔案信息進行標準化處理，加大檔案資源的開發深度，才能滿足全方位，多層次，多專業的需求。我們對館藏十幾類檔案進行了詳細的調研、分析，特別是進行了利用分析，我們沒有采用當是較為普遍的通用的系統結構，而是根據各類檔案的不同特點設置了十三類庫結構。通過多層著錄，深度標引大大加強了檔案資源的開發深度，同時我們還本著“以人為本”的設計思路，在檢索圖徑、檢索層次、可瀏覽內容等各方面都充分考慮利用者的需求。第三要樹立以“檔案信息”為主要管理對象的觀念。轉變以檔案實體為主要管理對象的傳統觀念。數字檔案館的建設要圍繞這一觀念去進行。
3、注重前期準備，突出開發需求。
我館從長遠維護考慮，采用“以我為主，聯合開發原則”開發方式。因此開發的前期準備工作十分關鍵。我館分六個階段進行準備，第一階段是市場調研。既對開發技術、開發公司又對館內、社會需求進行調研。
第二階段考察階段，對有關軟件開發公司進行考察，審核其相關的資質材料、開發業績。第三階段是需求，我們召開城建檔案館數字化開發需求會，組織通過初選的軟件開發公司來館，了解館目前業務情況及原有系統情況。聽取館開發需求，并提出統一要求，限時上報開發方案。第四階段方案評審階段。為了保證開發工作的科學、嚴密、公平、公正，我館聘請計算機、檔案等專業的有關專家組成專家評審組。召開城建檔案館數字化建設方案評審會：由各軟件公司匯報方案。由專家評審組，對參評單位的方案進行評審。第五階段確定合作的開發公司。我們根據專家意見及商務談判的結果，選擇優尼泰信息技術有限公司為開發合作公司。第六階段深化需求階段。館計算機開發部門同開發公司、相關業務部門一起對用戶需求進行功能性的深化。初步摸清城建檔案館的業務流程、數據流程和數據規模，明確各職能科室所要處理的數據，科室間的發生的數據量，以及對計算機系統的功能需求和性能要求，規范了各類表格、名稱。我們用需求推動開發，用開發拓展需求。讓用戶與計算機開發人員充分交流，，讓用戶在開發初期，就能看到原型。增加開發過程透明度，盡量減少后期的修改，實現效率、質量的雙贏。
4、檔案信息質量是數字檔案館的根基。
信息質量關系到整個系統建設的成敗，在檔案數字化過程中，要注重全面的質量檢查，加強數據的質量控制。我館為嚴把檔案信息質量關，建立檔案數字化的全程控制，我們編寫了著錄掃描培訓教材，對每個上崗人員進行崗位培訓。同時建立三級審驗制度。一是錄入人員要對數字化的檔案進行整理檢查。看看是否符合整理規范，分類排序是否正確。二是科室項目負責人對數字化檔案進行數據質量、圖象質量的檢查，并對著錄數據進行核查。三是室主任對數字化檔案進行抽查。保證檔案信息數字化的質量。
5、基礎工作是數字化的前提，基礎工作先行才能保證系統的，從1999年系統開發，我館一直同步抓好檔案的基礎工作。
（1）進行標準化規范體系的建設。標準規范體系建設是實現數字館的保證、基礎、條件，系統建設，標準先行，只有安計劃有步驟地作好信息標準化，才能建立堅實的數據管理基礎。我館目前已從管理、業務、技術三方面出發，圍繞數字檔案的采集，信息著錄管理，信息安全與維護等內容分階段分步驟來進行數字城建檔案館的標準規范體系建設。目前已完成《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細則》等標準化文件的制定工作。（2）館藏檔案進行標準化整理，幾年來，我館先后完成建管檔案、用地檔案、規劃檔案、地名檔案等4萬余卷舊檔案的整理。為館藏檔案的數字化打下了堅實的基礎。
（3）通過業務指導，規范新進館的檔案質量。
6、基礎設施投入統籌規劃、分步進行。
城建檔案信息化的核心是檔案信息資源的幵發利用,城建檔案信息化的實現在于各種檔案信息經由公共信息通道實現互通互聯,從而滿足多用戶在不同的時間、地點便捷而有效地利用城建檔案信息。城建檔案數字信息化建設主要包括以下幾項內容:
(一)硬件建設
硬件建設是檔案信息化建設的物質保障,是城建檔案信息化建設不可缺少的前提條件,硬件建設的主要內容包括計算機硬件、輸入輸出設備和網絡設備。在城建檔案信息化的過程中,必須注重硬件與軟件配制的成套性、集成性,并注意適度超前。
(二)軟件建設
主要指進行城建檔案信息的采集、處理、加工、管理、存貯、傳遞的各種應用軟件。軟件建設是城建檔案信息資源利用和檔案信息網絡建設的技術保障,關系到城建檔案信息化的速度與質量。因此,城建檔案信息化管理軟件應選擇符合城建檔案管理規范標準,并經實際實用證明,技術成熟、水平較高,適應各地檔案管理實際的應用軟件,確保除能夠完成業務管理、事務管理、檔案利用等工作外,還能與資源數據庫系統相互融合,構成一個有機整體,形成從數據錄入、數據管理到數據加工、輸出全過程的應用。
(三)數據庫建設
城建檔案數據是國民經濟和社會發展的戰略資源,是城市檔案信息化建設取得成效的關鍵。城建檔案信息資源幵發利用的程度是衡量檔案信息化水平的重要標志。城建檔案數據主要包括工程狻工項目數據庫、地下管線綜合檔案數據庫、城鄉建設聲像資料數據庫等各種專題數據庫。加強數據庫建設一方面要采取相關技術搞好原有檔案信息數據庫的充實和完善;另一方面要對現有館(室)藏檔案的數字化處理,利用現代化信息技術將形成檔案信息資源進行壓縮處理并轉化為數字信息。同時要按照不同種類數據的內容和特點,建成空間型多媒體數據庫,真實反映城市建設信息資源的空間分布特征。
(四)標準規范建設
隨著計算機技術的廣泛應用,網絡的不斷延伸和擴展,需要確保城建檔案信息資源的真實、可靠和安全,就要構建和遵循關于城建檔案信息的標準和規范。標準規范是城建檔案信息化的重要基礎,主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理,檔案信息的資源標識,描述儲存、查詢、交換、管理使用等。
(五)安全保障體系建設
信息技術的發展給人們帶來極大快捷便利的同時,也給人們帶來極大的風險和危險,隨著信息技術的日益普及和廣泛運用,城建檔案信息的安全問題也應成為檔案工作者須關注的首要問題。城建檔案部門在幵展信息化建設時應嚴格按照《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》的要求,保證內部局域網與互聯網物理隔離。布線時內網與外網分別布線。對不同的用戶給予不同的權限,防止非法登錄和非法操作數據庫。重要數據嚴格備份并異地保存。在英特網上提供已公開的檔案目錄査詢服務,采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施,保證計算機系統和數據的安全保密。
(六)人才隊伍建設
發展檔案事業,關鍵在于人,開展城建檔案信息化工作更離不幵一支高效、優質的人才隊伍。城建檔案一方面要根據信息化發展的需要引進專門技術人才,同時也要做現有隊伍中領導層、管理人員、技術人員和業務人員的培訓工作,加強對城建檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓,提高業務人員掌握和應用現代技術的技能。
二、加強城建檔案信息化建設的幾,點思、考
(一)推進城建檔案信息化建設應把握的幾個原則城建檔案信息化建設面廣量大,任務艱巨,我們在具體幵展工作時應把握以下幾個原則:
1、統籌規劃、分步實施原則
要按照現有國民經濟信息化總體部署和建設事業信息化規劃的總體要求,統籌規劃城建檔案信息化建設的總體目標,分步付諸實施,并逐步加以完善。
2、統一標準、資源共享原則
要遵循已有的國際標準、國家標準、行業標準和地方標準。按照統一標準構建資源共享的城建檔案信息體系。
3、注重實效、服務社會原則
城建檔案信息化應與政府部門電子政務系統建設和數字化城市工作結合,因地制宜、務求實效,全力為城市經濟、社會、文化的發展提供城建檔案的專業信息服務。
(二)推進城建檔案信息化建設應把握的幾個環節
1、以硬件建設為突破口,提升信息化的檔次
要按照檔案管理的要求配備好檔案安全保管保護的相應設施設備,同時要按照信息化的要求配齊、配好信息化管理設備。
2、以軟件建設為著眼點,提升信息化的水平
一是要建設好檔案信息網絡。要以城建檔案部門的內部局域網、黨政機關政務網為基礎,加強城建檔案信息網絡建設。二是要提高信息化水平。應用軟件的信息處理技術必須兼容各種載體形式的文檔乃至多媒體預覽功能,尤其要考慮對今后大量產生的城建電子文件的適用。
3、以數據庫建設為重點,提升檔案資源的利用率
要加快幵展館(室)藏城建檔案的數字化工作。對利用頻率較高的城建設檔案優先進行數字化、逐步將所有實體資源轉變成數字信息資源,并以數字信息資源數據庫為基礎,利用計算機網絡為社會和政府服務。
(三)推進城建檔案信息化應注意的兩個問題
1、注意與相關部門的密切配合、整體推進
城建檔案工作涉及范圍較廣、工作量大、技術要高,因此光靠城建檔案部門的力量是遠遠不夠的,城建檔案部門要切實增強協作意識,與檔案、建設、城市規劃、交通、水利、電信、廣電等部門密切合作、相互配合,整體推進城建檔案信息化建設。
2、注意把握工作重點
（一）收集與利用明顯錯位。檔案收集來源不均衡，影響檔案利用的質量和有效性。從整體情況看,檔案資料收集存在地上多、地下少的情況，而來館利用檔案的工作人員則查尋地下檔案多過地上檔案。地下管線普查結果雖然解決了一時之需，但建立和完善動態管理更有利于提供及時高效的服務。以銅陵市長江路人防地下工程為例，施工前施工單位調閱了所有沿街工程地質勘察報告、地下管線等檔案，為指導長江路人防工程的施工提供了大量直接有效的信息。但是，還是有部分地下管線資料缺失，不得不邊施工邊探查。
（二）檔案質量仍然不高。目前銅陵市城建檔案館藏檔案重點是民用建筑，由于開發強度高，開發單位資質參差不齊，部分檔案在制作時就存在漏項,甚至空白。同時，檔案館本身也存在只重視館藏數量,盲目收集,范圍過于粗放的問題。有利用價值的資料難以準確、完整的接收進館,質量難以保證，從而進一步制約了檔案的利用。
（三）檔案載體過于單一。紙質檔案收集比較多,特種載體檔案少,滿足不了城建檔案信息化管理的需要。
二、檔案信息化建設力度不能滿足現實檔案利用的需要
（一）信息化建設中,硬件投入滯后。城建檔案信息化要求資源共享與快速流轉,而目前其硬件配置、網絡組建仍然滯后。僅靠有限的人力實施海量城建檔案資源收集、整理、保管、利用顯然不能適應信息化快速發展的要求。
（二）信息化建設中,軟件或系統開發節奏過緩。軟件或系統開發是對傳統檔案管理手段的提升,需要縱向和橫向的分步實施,也就是說需要從整個系統或地區統籌安排,而目前軟件或系統開發缺乏積極應對，信息化只實現了目錄信息化。
（三）既有標準亟待統一。如國土和規劃所用標準有差異，市政道路與交通道路的標準不相同等，這些對信息化利用造成了一定的障礙。
三、城建檔案利用的法律、法規過于原則化，對實際操作的指導性不強
（一）信息公開要求。《中華人民共和國政府信息公開條例》早在2007年1月17日國務院第165次常務會議就通過，自2008年5月1日起施行。《條例》從基本原則、公開的范圍、公開的方式和程序、監督和保障等方面進行了明確的規定，是我國政府信息公開的基本法規。規定：“各級人民政府應當加強對政府信息公開工作的組織領導。國家按照“公開為原則，不公開為例外”的基本要求，大力推行政務公開工作。電子政務是信息公開的重要載體。按照“統籌規劃、資源共享、面向公眾、保障安全”的要求，在加強電子政務建設的同時，構建網上信息公開平臺。但條例沒有實施細則，具體的辦法需要地方政府制定。針對城建檔案的管理沒有形成政府規范性的文件予以指導。
（二）《中華人民共和檔案法》頒布于1987年，歷時27年，其中針對檔案開放內容過于寬泛。國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于,30年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務院批準施行。檔案館應當為檔案的利用創造條件，簡化手續，提供方便。中華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經開放的檔案。對于城建檔案館如何操作沒有可以具體的操作規程。城建檔案與個人檔案不同，絕大部分是公共信息，其公開的范圍和比例應當遠寬于檔案法的要求。
（三）檔案利用的手續沒有統一規定。到城建檔案館利用檔案，如果利用單位產權的檔案要求出具單位介紹信和本人身份證，如果利用個人產權的檔案要求出具房產證、產權的身份證和人身份證，如果在辦理房產證之前，可出具購票發票、合同等相當于房產屬性說明材料等。
（四）檔案利用過程中的憑證作用沒有法律規范。檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。檔案具有憑證作用，中國人常說：“空口無憑，立字為據”。檔案的準確性、真實性才能保證它的憑證作用。
四、外借檔案存在遺失或受污的風險
（一）規劃系統外，借閱檔案基本上有借無還，沒有相關的制度約束，移失了部分珍貴的檔案，從2005年起銅陵市城建檔案館的檔案只用不借，可以復印，關鍵材料可加蓋證明專用章，加以佐證。
（二）在市規劃局內辦案過程中，檔案不能保證一直停留在借案人的手上，轉到誰人之手沒有信息反饋，使檔案去向進入相對盲區，進入盲區的時間過長就有可能被借閱者遺忘，造成檔案遺失，歷史上已確認遺失的檔案就有數十卷。辦案人員工作忙，幾個人所需的案卷委托一個人來借，用后檔案不能及時歸還。
五、如何改善目前檔案利用過程中存在的問題
（一）擴大檔案的收集范圍，改善館藏檔案結構豐富館藏、藏用結合是檔案工作的原則。一方面從調查研究入手，充分了解我市建設和檔案收集情況，理清收集工作思路，制訂科學的收集方案，采取積極有效的方法，有計劃、有步驟地開展檔案收集工作，還要采取各種形式，通過多種渠道，加強對散存在社會其它部門和個人手中的城市建設檔案及有關資料開展征集工作。另一方面從利用的要求變化入手，提高檔案工作的針對性和實效性。從目前情況看，首先是根據利用需求，有針對性地著力提高地下管線檔案收集的力度。目前已初步建立了地下管線檔案管理的專項制度，但普查后的日常收集管理機制還沒有完全形成，要根據近年來地下管線的新趨勢，加強與水利、電信、人防等部門的溝通，重點開展雨污分流、三網入戶、地下商業開發等重點工程的跟蹤服務，確保相關專業的檔案及時收集。其次是開展工業、民用建筑以外的檔案收集。如隸屬交通部門管理的公路段所形成的道路建設檔案，隸屬教育部門管理的各類學校所形成的教學樓實驗樓工程檔案,隸屬衛生部門管理的醫院、保健站所形成的工程檔案，它們都從不同側面反映了城市的建設與發展變遷。另外還應根據城市文化品味的提升，加強對本地的地方特色檔案的調查、整理、收集，如本地的名勝古跡、有文化價值的老舊街區與建筑等，這些檔案內容的收集進館，更能豐富館藏內容和優化館藏結構。最后，為提高工作的有序性，檔案的收集工作應制定年度的詳細工作計劃和目標管理，做到年度計劃與遠期工作目標相結合，形成有效的內部工作機制。只有通過廣泛的調查研究，摸清“家底”，搞清利用規律，才能理清收集工作的思路，為制度科學可行的收集工作方案，提供全面準確的依據，也只有進一步完善組織管理，才能保證收集工作的健康開展和利用效果的不斷提升。
（二）加強城建檔案數字化建設城建檔案的管理逐步向數字化管理模式轉變，建立一套完整的數字化城建檔案管理體系已經成為各檔案館建設與發展的必然要求。銅陵市城建檔案館通過幾年的實踐，城建檔案數字化掃描已達5000多卷，檔案的檢查查詢更加方便了，可實現網絡即時查詢，查全率大大提高。下一步改進的重點包括以下幾點：一是建立數字檔案的入館標準，由相關單位從入館前就形成完整規范的數字化檔案，提高綜合效率；二是加快全市地理信息系統的建立，形成統一的數字平臺，方便檔案之間的銜接與對照；三是完善管理的各項軟硬件，在利用上盡早實現網上查詢與利用。
（三）加強制度建設，提高檔案透明度政府行政職能和行政方式的轉變，要求行政權力的運作依據、程序、過程、結果，除涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的外，都要依法公開，做到決策讓公眾參與、執行受公眾監督，保障公民對行政管理事務的知情權、參與權、監督權，促進政府依法行政。這就要求檔案部門轉變以往對內服務為主的服務方向，及時接收政府及其職能部門形成的政策性、規范性、公益性文件，通過各種方式和途徑向社會公開，提高政府依法行政的效率和透明度，方便公民和法人辦事，增強公眾對政府法規、政策的認知和認同。而檔案部門要承擔起政務信息（包括現行文件和檔案信息）公開的職能職責，必須嚴格依法管檔。因此，應當在遵循《檔案法》及相關法律法規的基礎上，盡快起草制定適合本地的城建檔案公開辦法和實施細則，明確公開的具體范圍、內容和方式，制定詳細的程序，確保簡便、高效、合法、適度。
