時間：2023-03-23 15:21:45
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醫院科技檔案信息化管理的更好開展，成為了醫院人才建設，實施科教興院戰略的重要基礎。如何根據醫院科技檔案的基本特征，在醫院科技檔案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發揮醫院科技檔案的作用，成為了醫院科技檔案管理的重要課題之一，本文就這一課題做一淺析。
1學科技檔案的基本特征
醫院的科技檔案主要包括五個部分:公開發表的科技論文、論著及其原始資料的收集;研究生的畢業論文及其相關實驗原始資料的收集;科學基金資助課題從立題至結題期間，所有相關資料的收集;協作項目的協議書，技術轉讓或申請專利的有關證明等的收集;通過鑒定后的科研成果資料的收集。這五個重要組成部分均具有以下兩個特點：
1.1源廣泛
醫學本身是一個多專業的龐大科學體系，涵蓋了醫、藥、衛生、微生物、職業病、生化等。其分科的細致與多樣性決定了醫學科技檔案的來源相當廣泛性和分散性。而這些科技檔案均自然形成于每一個科研機構和有科研能力的單位及個人的研究工作中，因此無論從內容上還是形式上都十分散亂。此外，醫學科技檔案的載體材料和形式也頗為多樣化：載體材料包括紙質載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體等;檔案形式包括文字材料，獎狀、獎杯、證書等實物，這樣導致科技檔案管理工作量巨大，加之漫長的科研過程和周期，無疑加大了科技檔案收集工作的難度。
1.2利用價值高
醫學科技檔案不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。其內容包含了豐富的醫學知識、先進的科研思路、方法及大量有價值的國內外科研資料，包括成功或失敗的經驗，都可為今后科研開展提供參考，并對避免科研工作低水平重復或為科研而科研等，都有極高的利用價值。
2充分利用醫院內部互聯網，創建和完善醫院科技檔案管理系統。
根據醫院科技檔案的兩個基本特征，如何在醫院科技檔案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發揮醫院科技檔案的作用，成為醫院建設中的重點問題之一。本文認為由于醫院科技檔案來源廣泛，而檔案管理人員人數、人力有限，醫院可充分利用醫院內部互聯網，按照科技檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統，可促進充分發揮醫院科技檔案的作用。
醫院科技檔案管理系統可就以下幾個方面進行創建和完善：
2.1醫技人員個人信息管理
以科室為單位，將醫院醫技人員的個人科技檔案信息輸入醫院科技檔案管理系統。此系統可提供各類科技檔案，如各年度科研項目執行匯報表、各項科研經費報銷登記與結果反饋、論文投稿登記情況表、學術會議審批及學術成果統計表，外出培訓以及涉及到個人的科研教學信息等。
2.2科研管理
（一）醫學科技檔案的專業性較強
考慮到現代醫學學科門類繁多、交叉領域廣泛，因此醫學科研的課題也是按照各專業門類來進行分配的。如在臨床醫學研究中，可以細分為內科、外科、婦科、兒科等不同的科目；而在基礎醫學研究中，又可以根據研究對象的不同分為生化、病理、藥理等專業。而醫學科研活動都是在相應的專業科目內進行的，很多時候這種科目分類還可能進一步細化。這就造成醫學科研內容的專業性很強，相應的醫學科技檔案的專業性也較強。
（二）醫學科技檔案專題突出，系列化強
醫學研究方式不同于其他學科，其一般都是突出地以一個特定的專題作為研究對象。而且在對該專題進行研究時，著重從不同側面、不同層次展開系列化、完整性的研究。這就使得相應的醫學科技檔案具有專題性強、重點突出的特點。同時，對研究對象的多層次完整化研究，需要形成一套完整的、成套化的科技文件資料。這些檔案資料層次分明但又聯系緊密，可以作為一個系列進行利用。
（三）醫學科技檔案的學科綜合性強且項目協作多
醫學科學研究范圍非常廣泛，其跨學科、跨專業現象非常普遍。作為一門綜合性很強的學科，醫學研究本身就包含了眾多的專業門類。同時在新形勢下，大量的新興科學技術和專業不斷涌現，各學科的研究前沿領域正在不斷發生交叉融合，醫學研究也不例外。現代醫學為了進一步發展，需要更多地利用別的學科領域的有利條件，加強彼此的協同合作。特別是現在許多醫學科研課題的綜合性非常強，需要匯集多個學科的知識進行研究攻關。這些反映到醫學科技檔案，也使其具有學科綜合性強且項目協作多的特點。
（四）醫學科技檔案載體形式多樣且數量龐大
醫學研究由于其獨特的研究方法和研究對象，造成研究結果的記錄和保存方式多種多樣。例如，醫學研究可以通過保存對象的標本或其組織切片來直接記錄研究結果。同時，又可以利用各種音視頻資料、化驗單及儀器檢測結果來間接保存。因此，醫學科技檔案資料的形式多樣，記錄醫學科研成果的載體也非常豐富。
（五）醫學科技檔案具有保密性
醫學檔案資料與醫學科研成果密切相關。作為醫學檔案記錄的主要對象，醫學科研成果往往包含了研究人員的心血和付出。這些成果具有知識產權，在一定時間和范圍內必然要受到法律的保護。因此，對于記錄了具有特殊價值的醫學報告、臨床資料及相關的文獻等檔案資料，需要根據國家保密法為其設置相應的保密等級，確保這些醫學科技檔案在充分發揮其使用價值的前提下，具有一定的保密及限制保護措施。醫學科研檔案管理的主要工作是對有關醫學研究的資料、成果等進行收集、系統分類和編研，其基本原則一方面是要確保醫學科技檔案的完整性、系統性和安全性，另一方面要最大程度地開發好、利用好醫學檔案的價值，為醫學事業的發展、社會的進步以及人類的健康提供幫助。
二、以用戶需求為最終目的的醫學科技檔案管理方式的建立
為此，依據本部門的工作狀況，并結合筆者多年的科技檔案工作經驗，理解相關文獻，對以用戶為最終目的的醫學科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點建議。
（一）提高檔案意識
有意識才會有自覺的行為，才會有目的的行動。首先，我們需要提高相關工作人員的檔案意識，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對醫學科技檔案的利用價值有明確的認識。檔案管理部門要更新服務模式，努力開發醫學科技檔案資源，并建立相應的平臺（如數據庫和網站等），為檔案利用者提供更好的服務。此外，檔案室還應積極主動地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價值發揮到最大化。
（二）完善管理體制
所有的行為必須要有規范，而管理體制就是這些規范的保證。要提高醫學科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫學科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實際需求，建立健全檔案服務機制，豐富檔案利用服務手段和方法，為各類人群提供多樣和個性化的服務。我國各檔案室為人們提供的服務主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對比較單一，也不夠簡便。將信息技術應用于檔案利用服務中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當代人們獲取信息的習慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫務工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務質量。
（三）加強檔案室基礎建設
無論是保存、管理還是利用，基礎建設都很關鍵。加強檔案室基礎建設也是提高醫學科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應采用多種手段強化基礎建設，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認為應該從以下幾個方面加強檔案室基礎建設。
1．優化檔案室環境
安靜、整潔的環境可以讓醫學檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場所也使檔案室可以同時為更多的用戶提供服務。在合適的地方為用戶們提供打印、復印等服務也可以為有需要的檔案利用者提供便利。
2．增加館藏資源儲量
隨著醫學科技的不斷發展，一些醫療實踐中產生的醫學科技檔案資源已經遠遠不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應注重資源共享，引進代表國內先進水平的重要檔案資料供研究者使用。
3．充分利用現有科技，提高檔案利用效率
檔案資源數字化、信息化是未來醫學科技檔案發展的必然趨勢。將信息技術應用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關信息的時間，獲取資源也變得更為簡便。通過建立專門的檔案資源網，人們可以通過網絡遠程檢索和利用檔案室內的資源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。
4．對檔案進行科學合理的分類
科學分類可以使用戶的檢索更加準確快速。檔案室應充分了解各個檔案的內容，并從多角度對其進行分類。對于醫學科技檔案，應根據專業、學科的差別對其進行詳盡的分類，并以此為基礎，建立功能全面的檢索系統。通過這種方式，檔案利用者可以對各類檔案有初步了解，并根據自身需求，準確定位需要查詢的檔案資源，避免了無謂的時間浪費。
（四）調整檔案編研體系
提高醫學科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時代的快節奏對于醫學科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發掘醫學檔案的潛在利用價值，并根據當時的醫學研究發展情況，適時提出相關編研課題。在此基礎上，通過挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價值的成果。這些編研成果應具備高度的實用性，可以對醫學科研和醫療實踐進行指導。
（五）重視人才培養
信息時代的到來帶來了知識大爆炸，現代科技的發展深刻影響到人類社會的方方面面，知識型管理人才是強化醫學科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎。隨著檔案信息化的進程不斷加快，新形勢下的檔案管理人員需要及時了解和掌握新技術的發展狀態，不斷擴充自己的知識面，全面提升自身素質，才能應對快速變化的檔案管理局面，提高醫學科技檔案的管理水平。醫學科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術和計算機網絡技術，才能更好地建立和利用醫學科技檔案數據庫和檢索系統，幫助科研人員迅速準確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。
（六）建立面向用戶的新型應用平臺
雖然當前企業內部的信息處理網絡得到了較大程度的進步，但是其資料和文件的傳輸信息化程度還不夠，這很大程度上限制了企業檔案管理工作質量的提高。企業檔案管理信息化不足的一個重要原因是企業還沒有建立完善的檔案管理信息系統，缺乏強力的系統和技術支撐，即便一些企業建立了信息系統，但沒能根據檔案管理工作的實際情況及時完善，也會降低企業檔案管理的工作效率，制約企業檔案管理的科學化、創新化發展。
二、促進檔案管理科技建設創新的策略
1.轉變觀念，提高企業對檔案管理的重視度
企業管理者及檔案人員要轉變傳統的企業經營管理，將提高檔案管理工作的科技建設和創新發展納入企業的工作重點內，充分意識到檔案管理工作對企業發展的重要意義。企業管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，各級領導要發揮引導作用，要與時俱進，利用現代化的管理手段和科學技術來技術調整和完善企業內部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入，加大對檔案管理的基礎設施建設，完善管理設備，建立科學化、創新化、信息化、現代化的企業檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業素質，加強與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進的管理經驗，增強自身的工作責任感。
2.制度保障，建立健全的企業檔案管理制度
健全的企業檔案管理制度是提高企業檔案管理工作質量，促進企業檔案管理科學化和創新化發展的制度保障。企業在構建檔案管理相關制度時，要遵循《檔案管理整理規劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規，確保企業所制定的檔案管理規章制度符合國家的制度要求，達到國家規定的標準，做到有法可依。同時，企業檔案管理制度的制定需要依據企業自身的生產服務要求，通過與企業各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討，進行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發現不足即可進行針對性的更改，以確保企業檔案管理制度的科學化和創新化。
3.電子化發展，重視電子文件管理
網絡化和數字化的普及發展，促進了企業檔案管理工作的發展和創新，檔案管理模式也從傳統的方式向電子化模式轉變，即由傳統的可視記錄識別轉換為機器識別代碼型發展，機器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統的紙質文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數據中，技術人員和檔案人員即可實現信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時，在企業的各項管理活動中，電子文件憑借其快捷、精確的特點正逐步取代了紙質文件，電子圖紙也以巨大的優勢被廣泛應用。利用計算機手段和輔助工具設計的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業信息集成系統中各個流程和管理模塊的設置和發展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統中的檔案信息通過利用計算機規定的指令來隨機調整和設置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設創新工作，必須加強電子檔案和電子文件管理，實現企業檔案的數字化、科技化、信息化、創新化發展。
三、結語
機制改革，新的科研運行機制下科研檔案收集工作出現的問題
在新形勢下畜牧科研檔案不只限于課題準備階段、研究階段、鑒定階段形成的各種原始記錄，還包括大量在成果轉化中后續實驗、開發、應用、推廣過程中形成的各種材料。這些材料的形成周期長、不定期，歸檔難度更大。難以保證科研檔案的完整性和系統性。新的科研運行機制下，新疆畜牧科學院與高校合作（新疆畜牧科學院與石河子大學合作）、院兵合作（新疆畜牧科學院與新疆農墾科學院合作）、企業合作（新疆畜牧科學院與新疆天康畜牧生物技術有限公司合作），共同研究的項目越來越多，這對檔案的收集產生了極大地影響，其結果是造成一個項目的材料分散在幾個單位。如果僅僅按照過去的辦法只收集本單位形成的檔案材料，必然難以保證科研檔案資料的完整性和系統性，從而給檔案的利用帶來不利的影響。歸檔范圍難制定。新的運行機制是一種動力機制，我院科技工作者在工作之余也在努力從事科研活動，于是產生了相當一部分非職務成果，非職務成果屬于各人所有，其形成的科研檔案理所當然也歸個人所有，按理非職務成果檔案不屬于歸檔范圍，但是由于非職務科研活動與職務科研活動有著密切的聯系，很難將他們截然分開，這給檔案部門劃定歸檔范圍造成了相當的難度。還有由新的特殊機構衍生出來的一些特色優勢產業，像獸用疫苗、生物制劑以及奶牛胚胎性別控制等等科研活動。科研人員為了使自己在競爭中立于不敗之地，將科研過程中積累的資料和獲得的經驗視為本課題組甚至個人財富的一部分，僅限于本課題的主要成員使用，拒絕拿出來與他人共享（這里所說的共享是指允許范圍內的共享）。新的運行機制下，這種現象的存在，導致的直接結果就是科研檔案資料的不完整性。
檔案專業性不強，檔案知識不足
院屬各所（中心）檔案管理人員都是兼職，常因兼職過多而無法將精力放在檔案管理上來，且大多數人未經過正規的檔案專業培訓，檔案業務知識與技能相對不高。從事科研工作的科技工作者不懂檔案收集整理工作；做檔案工作的檔案員不懂畜牧科研技術，跟科技工作者比起來對科研項目的進展程度以及完整性了解的不是很深，造成科研生產活動與歸檔工作脫節。檔案管理人員繼續學習的機會少，自主接受新知識的主動性弱，新的管理辦法、歸檔范圍執行起來總有些許滯后性。各所單位科研項目人對科研檔案歸檔范圍不了解，認為歸檔只是在項目驗收結題時把科研項目大本子直接交到院綜合檔案室就可以了。造成檔案人員想要的科研資料沒有，不用存檔的資料一大堆，而且大本子里大多數都是課題資料的復印件根本沒有保存的價值。這些也是收集工作不完整的一個重要因素。根據科研檔案管理的規范要求，結合畜牧業科研單位的特點，科研檔案工作者應更新觀念，大膽探索，從源頭抓起，以推動畜牧科研檔案工作向更深層次發展。現根據問題從管理制度和科研檔案管理人員等方面闡述解決問題的措施。
建立健全適應新的科研運行機制的科研檔案管理制度
科研檔案工作要適應新疆畜牧畜科院新的科研運行機制，應該破除各種束縛科研檔案工作發展的舊思想、舊觀念，開拓新的路子，改進現有的管理方法，使科研檔案工作跟上時展、變化的步伐，適應新的科研運行機制。新疆畜牧科學院根據科研單位的特點，制定《新疆畜牧科學院科研檔案管理辦法》，《新疆畜牧科學院科研檔案歸檔范圍》并下發文件，發至院屬各所（中心），由院綜合檔案室組織院屬各單位專兼職檔案人員集中學習科研檔案歸檔范圍。現將新增科研檔案管理辦法歸納為以下幾點：建立完善的科研檔案工作網絡。針對科研檔案收集工作的全面性、完整性等特性，科研檔案收集工作必要從科研項目的源頭抓起，深入基層廣泛收集材料。所以建立完善的檔案組織工作網絡就很有必要。新疆畜牧科學院根據“統一領導，分級管理”的原則，成立了檔案工作領導小組，組長由院長兼任，成員則是院屬各所（中心）主管業務的所長（主任），各所（中心）的科管秘書則是兼職檔案員，形成院領導掛帥，辦公室、科管處領導分管，檔案人員具體抓，各所領導和兼職檔案人員協助的五級檔案管理網絡體系。在制定科研工作計劃時，提出建檔要求；平時由各研究所（中心）在本單位專業項目立項時，就安排一位本項目人員兼職項目檔案員，參與項目實施檢查、項目考核評比、課題鑒定、驗收，全程跟蹤管理在研項目檔案材料的形成，防止材料流失。并在項目結題時整理立卷，最后由院檔案室檢查，院科管處監督，科研檔案資料不立卷不予結題驗收課題。建立開放式科研檔案管理辦法。由于畜牧科研項目中有相當一部分課題需要與外單位合作，這些涉及多家單位的科研項目的檔案管理方式，可采取開放式的管理形式，即采取檔案的共建共享。即以科研項目為單位收集材料，項目的主要完成單位應將該項目的材料收集齊全，涉及到其他單位的材料，可收集復印件，并在上面加蓋單位檔案部門的印章。在共建的基礎上，除確需保密的科研材料之外，其余的都應在所有參與項目的單位之間實現檔案信息的共享。加強科研成果轉化階段形成材料的補充。原有的科研檔案管理中，檔案部門主要收集項目開始至鑒定期間形成的材料，至于鑒定后成果開發推廣階段形成的材料，很少去收集。檔案部門與科研部門、課題組聯系多，與科研開發部門接觸少。檔案部門很少介入科研產業部門的工作中，也無法向科技開發部門提供有價值的檔案開發產品。新運行機制下，檔案部門要加強科研成果轉化階段形成材料的補充，建立動態的管理模式，應建立科研與科研檔案一體化的管理方式。動用一定的強制措施和經濟手段，加強對難以歸檔的科研文件的監督管理。在提高科研工作者歸檔意識方面，規范科技工作者及檔案工作者的行為，健全完善的規章制度很重要。《新疆畜牧科學院科研檔案管理辦法》中將科技檔案工作納入年底各所領導督察工作內容中，直接與年底單位考核制度掛鉤，實行檔案一票否決制，從強制各單位實施《新疆畜牧科學院檔案管理辦法》到現在的習慣自覺規范地完成科研檔案工作。《新疆畜牧科學院科研檔案管理辦法》中將科技檔案工作納入科研管理和科技活動過程中，使科研檔案歸檔工作成為科研項目結題驗收工作的一個硬性指標，不歸檔、不驗收。制定管理目標考核制，與個人崗位責任制掛鉤，變軟指標為硬指標，使每個專業技術人員都自覺地將科研檔案資料按時交給檔案管理人員。最后在全院年底表彰大會中，還新增了科研檔案歸檔優秀單位和優秀個人獎，這樣從先進優秀方面激勵了科技工作者的歸檔積極性。#p#分頁標題#e#
統一思想認識，深刻領會加強城建檔案管理工作的深遠意義。
在解決征用土地、地界糾紛等方面的問題時，城建檔案是重要的法律依據，可以為維護相關組織和公民合法權益提供重要憑證。因此，城建檔案管理部門要以科學的思想為指導，運用現代科學技術的理論、方法和手段，研究和處理檔案管理中的問題，達到對檔案資源的有效管理，使城建檔案管理工作滿足城市現代化建設的發展需要。城建檔案工作者要站在對歷史負責、對未來負責、對人民負責的高度，樹立強烈的責任感和事業心，把依法開展檔案管理工作作為自己義不容辭的責任。各職能部門也要共同參與，齊心協力，使城建檔案工作逐步走向規范化、制度化、法制化，更好地為改革開放和經濟建設服務。
完善各項制度，建立健全城建檔案管理機制。
制度管理是最有效的管理，也是最高效的管理，日趨完善的制度體系是城建檔案工作正常運轉的根本保證。要強化制度體系建設，完善建設工程檔案備案制、專項驗收以及竣工驗收等制度，通過與建設單位簽訂建設工程檔案報送責任書等形式，從制度上強化對工程檔案的監管力度，保證檔案的接收質量。同時，要建立健全文件材料積累、歸檔、整理以及檔案收集、鑒定、保管、利用等相關制度，用制度規范檔案管理工作，并且要建立健全城建檔案執法機制，加強執法隊伍的建設，培養一支能夠適應新形勢發展的高素質的執法隊伍，確保各項制度能夠落到實處，使檔案管理工作走上制度化、規范化、科學化的軌道。
應用現代科技，提高城建檔案現代化管理水平。
在市場經濟條件下，我們要把城建檔案工作作為信息產業來管理、開發和經營，走科技強檔之路；要用現代通訊技術和計算機技術，提高城建檔案信息服務功能的實現水平，使其在城市可持續發展中發揮重要價值。要配備必要的檔案管理現代化設備,實現檔案儲存縮微化、保護科學化、辦公自動化。要采用現代化信息處理技術和手段保證已產生的需要長久保存歸檔的電子文件的真實性、完整性和安全性。要選擇好適合于城建檔案館特色的管理軟件,建立檔案數據庫系統。
提高服務水平，發揮城建檔案工作的社會作用。
隨著城市的建設和發展以及科學文化建設的到來,建設系統的各項工作對城建檔案的需求在內容上越來越廣、要求上越來越高，為此城建檔案部門要緊跟形勢,加快檔案開發利用工作向深層次服務轉化，不斷創新服務機制、拓寬服務領域、改進服務方法、更新服務手段、提升服務功能、提高服務水平,最大限度地滿足城市建設對檔案利用的要求。要在主動服務、超前服務上下工夫,積極探索從檔案收集保管型向信息資源開發利用型轉變的路子,廣泛開展編研工作,使城建檔案在城市規劃、勘測、設計、施工以及城市建設管理、科學研究、修史編志、社會教育、國防建設和應對突發事件等諸多方面發揮作用,創造出更大的經濟效益和社會效益。同時,還要加強與政府公共安全和應對突發事件機構的合作,做好重點工程檔案的備份和安全保管工作,加強對重點工程檔案信息的研究分析,為制定應急預案和搶救方案提供服務。
1.1檔案管理信息化可以確保農業決策方向的正確性
只有加強對農業科技檔案的信息化管理，才能在農業科技發展的過程中提供準確、可靠的信息，使相關人員準確把握農業發展情況，制定出切實可行的經營方案，提高農業發展效益。
1.2檔案管理信息化有利于農業科技部門及時解決發展中出現的問題
農業科技發展朝著復雜化的方向發展，尤其是我國加入世界貿易組織以來，農業不僅要面對國內市場的競爭，也要在世界之林立足，如果在經營的過程中沒有收集詳細的檔案材料，不了解自身的發展情況，就很難制定出規避風險的策略，也不能有效解決農業發展中存在的問題。檔案管理信息化能維護農業經營者的合法權益，例如，在雇傭關系中，一旦發生賠償情況，員工和農業決策者可根據檔案資料進行合理索賠。
2農業科技檔案管理中出現的問題
2.1檔案管理體系存在漏洞
農業科技檔案的管理沒有采取有效措施進行檔案的分級化管理，農業科技檔案管理體系不完善，很多管理規章沒有在審查的基礎上落實，沒有建立有效的農業科技檔案管理評價機制，檔案的管理和控制具有不徹底性。
2.2沒有樹立現代化的農業科技檔案管理意識
沒有采取有效手段進行檔案管理，沒有根據農業發展的實際情況對檔案進行跟蹤，在管理檔案時信息化的管理理念不強烈。農業科技檔案管理人員法律意識淡薄，沒有制定相關的信息化制度約束農業科技檔案管理人員的行為。
2.3農業科技檔案管理人員沒有更新自身的思想觀念
在檔案管理過程中，管理人員沒有及時更新農業科技檔案管理的知識儲備，沒有根據社會的發展提高農業科技檔案管理的思想覺悟。
2.4農業科技檔案管理人員的素質有待提高
農業科技檔案管理人員的知識面窄，對農業科技檔案管理知識僅僅略知一二，在進行農業科技檔案管理時，也沒有聯系其他學科的知識，農業科技檔案管理人員的知識結構有待于完善，沒有及時更新知識，對信息技術的應用跟不上時展步伐。
3促進農業科技檔案管理信息化的有效措施
3.1農業科技檔案管理人員要更新自身的思想觀念
在檔案信息化管理過程中，管理人員要充分認識到檔案信息化管理的重要性，在提高思想覺悟的基礎上，更新自身觀念，摒棄那些與信息化建設不相符的觀念，樹立依靠科學技術進行檔案管理的新觀念，樹立與經濟發展相協調的農業科技檔案管理觀念，將檔案的被動化管理轉變為主動化管理，使農業科技檔案管理工作順應時展，提高部門經濟水平。
3.2提高農業科技檔案管理者的綜合素質
提高農業科技檔案管理者的綜合素質是實現檔案信息化管理的必然要求，檔案管理要綜合運用各學科的專業知識，覆蓋的知識面非常廣。因此，農業科技檔案管理人員要有豐富的知識儲備，不僅要研究檔案學知識，也要不斷學習其他學科的知識。要提高農業科技檔案管理人員的知識水平，完善并不斷更新農業科技檔案管理人員的知識結構，使其掌握一定的信息技術。根據農業科技檔案管理人員的年齡、性格等特征進行分級管理，定期培訓，提高其職業技能和道德素質，以實現檔案管理信息化。
4結語
科技檔案信息化管理的目標要求就是充分利用現有的通信、計算機、數據庫等先進技術，在國家、行業以及單位科技檔案管理法規制度和標準規范的框架下，用信息化手段來保障和促進科技檔案的管理水平，為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開發、利用等提供堅實的基礎，科技檔案開展信息化管理，重點可以從以下方面進行。
第一，采用信息化手段實現科技檔案的自動編目、檢索、立卷和標引等工作。對科技檔案實施自動編目和自動檢索是應用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動編目是將收集到的科技檔案相關信息制成檔案機讀目錄數據庫，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發揮信息化編目速度快、項目全等優勢。自動檢索是通過查找檔案目錄并利用檔號、題名、責任者、分類號、關鍵詞等檢索標志，迅速、準確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準率高，能最大限度地滿足利用者要求。計算機自動立卷是計算機以科技檔案目錄中每份文件的有關存錄項為依據將某方面具有共同點和聯系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動對同一卷的卷內文件進行排列和編號等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質量，改善了效率。科技檔案自動標引是計算機通過對科技檔案題名或全文信息進行字詞切分、對內容特征進行分析，提取及給出正式主題詞或分類號的過程，科技檔案自動標引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數據庫的建設。
第二，采用信息化手段實現科技檔案的借閱、統計、編研及保管環境的自動控制。科技檔案的借閱管理和統計工作復雜而繁瑣，而通過采用信息化手段進行自動借閱管理和統計，對科技檔案的利用登記、審批、檢索、調卷、歸檔、利用情況統計等進行自動管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實現科技檔案的借閱管理，重點涉及內容包括以下幾個方面：用戶的借閱資格驗證、借閱情況登記、歸還登記和自動統計。通過利用計算機技術，還能夠有效實現對科技檔案資料的自動編輯處理，不但能夠提供對科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠對科技檔案資料進行文字編輯處理和排版印刷等工作，實現科技檔案資料的自動編研。另外，在科技檔案的管理環節中，對檔案保管環境的自動控制非常重要，應用計算機技術對檔案排架進行自動管理，能夠結合科技檔案登記數據庫的信息，給出檔案庫房架位的分配圖，實現架位的自動分配，為新進科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實現對科技檔案保管環境的溫、濕度以及防火防盜等進行自動監測和管理。
第三，加強培育科技檔案管理的信息化人才。對科技檔案實施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進行科技檔案管理的主體，也是實現科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進的中堅力量，因此需要加強科技檔案信息化人才培訓，使科技檔案管理的信息化活動能順利開展，并實現可持續發展。
2、結束語
林業檔案管理是林業發展過程的一部分，是林業工作的重要組成部分，必須納入整個林業發展的運行機制，林業檔案工作是開展技術創新、研究信息技術、研究林業歷史的基地。林業檔案室的基本社會職能是服務林業、服務社會、保存歷史，著眼未來，強化服務，豐富館藏是林業檔案工作者的中心工作。
二、林業科技檔案工作資料收集的范疇
隨著全社會信息化進程的深入，林業科技檔案管理工作要讓林業信息作為一種重要的管理資源。既要體現林業信息的情報價值，又要發揮林業檔案的歷史憑證作用，要實行林業檔案管理與信息管理并重，對林業科技檔案的人員編制、管理體制、崗位設置、職稱評聘、經費保障等方面的規定，均要歸入檔案，以保證林業科技檔案的完整性，為林業的發展提供準確完整的檔案資料。
三、依法治檔，依法興檔
林業科技檔案必須以行政執法的手段來保證“檔案法”的實施。行政執法的主要內容是對檔案管理人員的行為進行指導、確認、處罰、獎勵，是在法律法規設定的實施范圍內執法，是林業科技檔案管理部門依照林業科技檔案工作的法律法規、部門規章的權限和程度進行的活動。林業科技檔案的行政處罰是對違法行為起到威脅作用，執法部門按照法律、法規、規章對林業科技檔案工作中犯錯誤，而未構成犯罪時，必須做到處罰公正、有法可依、符合法定程序。
四、林業科技業檔案管理工作的探討
（一）健全林業基層單位林業檔案管
理機制林業科技檔案鍵全，會給林業建設帶來諸多方便。相反，如果不重視對檔案工作的管理，會給林業事業建設帶來不便甚至是損失。隨著信息化的發展，為了增強林業科技檔案室的競爭力，需要館藏特色檔案。大量事實證明，必須按照國家檔案管理的規范，重視林業科技檔案的開發利用，充分利用網絡資源，加大特色檔案收集力度。
（二）為林業生產，擴展服務功能提
供保障林業科技室作為專業的檔案室，要與社會公共信息建立互聯互通關系，要利用網絡及計算機技術加大對相關信息的收集力度，增強信息采集能力、加工能力，突破館藏的局限。使林業檔案室不僅對用戶能提供客觀憑證，而且能提供現行的有序信息。
（三）完善相關法律法規
在檔案館進行現行文件利用服務時，在提供現行文件服務的授權、要求現行文件進館的依據、接收現行文件進館的時限、提供現行文件服務的主體等問題上與現行有效的檔案法律、法規存在的沖突。因此，應不斷探索與創新檔案服務機制、并選取適當的時機修改已有的法律、法規或重新立法，將探索與創新的積極成果合法化。
（四）創新林業科技檔案服務機制
創新林業科技檔案服務機制，更好的為政府決策服務、為林業日常工作服務、為公眾服務，是林業科技檔案部門當前以及今后一個時期內的工作重點。要使各項服務細致周到，內容與程序不但合情、合理、而且合法，就必須處理好依法行政與創新檔案服務機制之間的關系。開展檔案整理、寄存、搶救、數字化、咨詢服務和技術保護業務，密切林業科技檔案室與管理、建設、規劃各部門的合作關系，擴展面向社會的檔案中介服務，同時積極建立“熱線聯系”渠道和協作網絡，主動了解大型活動和重要項目等的建檔、利用、開發需求。
（五）強化服務意識
一、學生課程成績與畢業論文檔案資料特點
在高校，每一個學生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業論文（少數專業學生沒有畢業論文要求）。學生課程成績與畢業論文是反映教學效果和質量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學生身份信息唯一和明確具體，體現在每位學生的學號具有唯一性。在教學進程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學生課程成績每學期都有記載，畢業論文在本科學制最后一學期提交歸檔。此外，學生課程成績具有私密性、調用頻率高等特性；畢業論文屬于學生科研成果，成果歸屬權清晰，學校有對成果進行使用的權利，除保密論文外，一般畢業論文均具有開放性，可供其他人和機構查詢。畢業論文還具有頁碼多、圖表字數多等特點，紙質檔案占據較大的保存空間。歸納和理解學生課程成績和畢業論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎。
二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理
傳統的常用的成績檔案和畢業論文檔案組卷方法是采用入學年度與院系別（專業）相結合如組卷方法，或者采用以畢業年與院系別（專業）相結合的組卷方法。例如：××學校××級××院系（專業）學生成績冊（畢業論文），××學校××屆××院系（專業）學生成績冊（畢業論文）。由于受到院系、專業調整和更名的影響，受到辦學模式多樣化的影響，受到學分制和學籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。
就目前高校教學檔案管理的實際而言，學生成績和畢業論文一般都采用了紙質檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學生成績電子檔案一般依托高校教務管理部門的教務管理信息系統，學校檔案館無權調閱；學生成績電子檔案雖然采用了學號查詢入口，系統也具有一般的統計匯總功能，但對學生課程成績的統計分析功能開發的軟件還遠遠不夠，難以滿足教學管理的較高級需求；畢業論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學管理工作者計算機硬盤中，不利于長期保存、擴充內容和查詢瀏覽。這說明，目前的所謂教學檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現紙質檔案管理和電子檔案管理各自的優勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務需求。
因此，建立以學生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學時候，教務管理部門可以建立一個學號姓名及身份證號對應的數據庫，實現使用學號或身份證二選一的查詢方式。以學號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學校學生成績總冊（學號范圍），把學號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準確調檔[4]。同時在教務管理信息系統中，建立以學號或身份證入口的查詢界面，在主字段學號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業、學期、班級、課程名稱、課程性質、授課教師等，充分實現多維學生課程成績數據分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎。譚玲玲等（2009）把整個學生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業論文檔案管理信息系統設計方案，對系統分析與結構、關鍵技術，以及系統實現進行了論述，提出的系統具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業論文電子檔案管理信息系統也是基于學生學號關鍵身份識別信息而建立起來。以學生身份信息為支點，可以把紙質檔案和電子檔案對應聯系起來，實現雙重管理。同時，利用計算機網絡信息的強大技術，可以最大限度地體現教學檔案的價值。
三、學生成績與畢業論文檔案的編研要點
檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學研究的基礎上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學校和社會服務的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環節，是充分開發檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應立足于服務學校，做好選題規劃，體現學校特色[7]，對于反映教學效果和教學質量的學生成績和畢業論文，學校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質檔案和信息化電子檔案，選擇一些關鍵選題，開展教學檔案編研工作，供教學管理者和教師參考，便于了解教學質量狀態，進一步改進教學工作，加強高校內部教學質量監控。例如：對于學生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學英語、高等數學、計算機基礎等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學生學籍異動警示分析等。對于學生畢業論文，可選擇的編研題目有結合教師科研和生產實際題目的比例；歷年選題的重復情況分析；不同職稱教師指導學生人數情況分析；本科畢業論文質量分析等。
學生課程成績和畢業論文是重要的教學檔案資料，是學生學習歷史的記載。對其開展科學管理和編研工作，不僅有利于實現一般的快速查詢功能，還能實現紙質檔案和信息化的電子檔案優勢互補，彌補檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優質檔案服務，為改進教學和教學管理，提高教學質量提供優質檔案服務。
參考文獻：
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[4]朱惠鈺，劉美娟.淺談高校學生成績檔案組卷方法[J].浙江檔案，2001，（12）：25.
[5]譚玲玲，鄒妙玲，譚年元.基于教務網絡管理系統的高校成績管理的探索與實踐——以湖南工程技術學院為例[J].湖南醫科大學學報（社會科學版），2009，11（3）：190-192.
