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第1篇

關(guān)鍵詞：高校檔案;精細(xì)化管理;實(shí)踐與探究

精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是社會(huì)分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求。現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個(gè)層次：第一個(gè)層次是規(guī)范化，第二層次是精細(xì)化，第三個(gè)層次是個(gè)性化。這個(gè)概念最早被應(yīng)用在企業(yè)管理上，對傳統(tǒng)粗放型管理理念，進(jìn)行集約化和規(guī)范化的管理。隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，在高校檔案管理工作中，精細(xì)化管理內(nèi)容也得到了有效應(yīng)用，為高校事業(yè)的改革與發(fā)展起到了巨大的推動(dòng)作用。信息化時(shí)代的到來，也使得檔案管理工作變得愈加重要，如何在當(dāng)前這個(gè)大環(huán)境中，對高校檔案中的相關(guān)信息內(nèi)容進(jìn)行精細(xì)化的管理，也是高校領(lǐng)導(dǎo)需要重視的內(nèi)容。

1高校檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理方法落后

在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，盡管高校檔案管理工作推行信息化已經(jīng)許久，但是在部分高校中，由于對檔案管理工作缺乏重視，所以采用的仍舊是傳統(tǒng)型的檔案管理方法，沒能引入相應(yīng)的檔案管理人才對檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化的改進(jìn)。信息技術(shù)的缺乏，導(dǎo)致檔案內(nèi)容的時(shí)效性的特點(diǎn)未能進(jìn)行及時(shí)的應(yīng)用，一些重要的檔案在查找過程中極為不便既降低了工作效率，同時(shí)也難以在各個(gè)部門之間形成有效的溝通，甚至是這些檔案還存在著一定的丟失風(fēng)險(xiǎn)。

1.2管理體制不夠完善

在當(dāng)前的高校管理工作中，由于校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作缺乏重視，所以容易對檔案管理工作存在著忽視的情緒，導(dǎo)致部分高校未能根據(jù)實(shí)際的情況，制定出一套較為完善化的檔案管理體制來，在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有一些學(xué)校甚至并未設(shè)置相應(yīng)的檔案管理人員，檔案室也是和其他辦公區(qū)域合用，導(dǎo)致檔案管理工作存在著較大的管理風(fēng)險(xiǎn)。檔案整理不及時(shí)，存檔缺乏規(guī)范，檔案信息出現(xiàn)遺漏問題，還有一些檔案并未及時(shí)歸還等問題也是層出不窮。

1.3管理設(shè)施建設(shè)滯后

檔案管理的成敗也和檔案管理設(shè)施的建設(shè)情況有關(guān)。但是由于高校對于檔案管理工作存在著誤解，導(dǎo)致檔案管理工作的資金嚴(yán)重不足，檔案管理的硬件建設(shè)方面存在著較大的滯后性。在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些檔案在存儲(chǔ)的環(huán)節(jié)上，檔案室的設(shè)施破舊，存儲(chǔ)的環(huán)境過于惡劣，給一些重要的檔案文件造成了嚴(yán)重的破壞，甚至出現(xiàn)了無法挽回的損失。還有一些檔案管理人員缺乏必要的安全意識(shí)，將重要的檔案資料和危險(xiǎn)品放置在一起，對檔案資料的管理造成了較大的威脅。

2精細(xì)化管理理念的應(yīng)用內(nèi)涵

精細(xì)化管理理念本質(zhì)上也是一種管理文化。在實(shí)施管理工作的時(shí)候，要堅(jiān)持“精”、“準(zhǔn)”、“嚴(yán)”和“細(xì)”等方面的原則內(nèi)容。“精”，主要就是對檔案管理工作要做到最優(yōu)化的管理；“準(zhǔn)”，是確保檔案管理工程中，不出現(xiàn)一些錯(cuò)誤的交接問題；“嚴(yán)”，主要指的是對于檔案管理的相關(guān)制度、工作流程進(jìn)行嚴(yán)格化的執(zhí)行，加強(qiáng)管控措施；而“細(xì)”，主要值得是把檔案管理工作做細(xì)，流程管細(xì)。在高校的檔案管理工作匯總，精細(xì)化的管理措施要求在每一個(gè)細(xì)節(jié)上做到精益求精，爭取營造出一個(gè)最佳的檔案管理環(huán)境，對檔案管理的環(huán)境、細(xì)節(jié)、成績進(jìn)行有效的營造和提升。精細(xì)化管理理念是一種對管理態(tài)度、意識(shí)和理念的結(jié)合，強(qiáng)調(diào)在管理過程中做到盡善盡美，將管理思想落實(shí)到管理的各個(gè)細(xì)節(jié)之中，在檔案管理細(xì)節(jié)上，做到嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真；精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)規(guī)則意識(shí)，任何一項(xiàng)操作都應(yīng)該做到有規(guī)可循、違章必究，按照循環(huán)管理的思想，將檔案管理制度系統(tǒng)化，人員管理責(zé)任明確化，對高校檔案管理工作中的責(zé)任推諉、隨意無序的工作狀態(tài)進(jìn)行改觀，使得整個(gè)管理系統(tǒng)朝著更為協(xié)調(diào)化的方向發(fā)展。

3精細(xì)化管理內(nèi)容在高校檔案管理工作中的具體應(yīng)用

3.1在高校學(xué)生檔案管理中的應(yīng)用

針對高校學(xué)生的檔案進(jìn)行精細(xì)化管理的時(shí)候，主要可以從以下這幾個(gè)方面來進(jìn)行：第一，在新生入學(xué)的時(shí)候，對于從各個(gè)省市招辦郵寄過來的檔案，要做好入檔前的準(zhǔn)備工作，避免出現(xiàn)疏漏。接收檔案的時(shí)候做好相應(yīng)的登記工作，并且根據(jù)新生名冊情況，在其檔案袋上標(biāo)明院系、專業(yè)信息、學(xué)號，然后再按照學(xué)生所報(bào)考的院系進(jìn)行整理存放；在進(jìn)行裝檔工作的時(shí)候，要用黑色簽字筆，將學(xué)生的相關(guān)信息內(nèi)容，用正楷書寫上去，避免不統(tǒng)一的情況出現(xiàn)。專業(yè)的簡稱要按照正式的規(guī)范格式進(jìn)行書寫，不能隨意進(jìn)行縮寫；要通知院系的相關(guān)檔案管理人員，并以書面的形式進(jìn)行告知，約定歸檔的時(shí)間，注意歸檔中可能會(huì)涉及的問題。第二，在新生入學(xué)之后，各個(gè)院系要對學(xué)生自帶的檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)收取，并裝入預(yù)先準(zhǔn)備的檔案袋中，按照院系、專業(yè)，學(xué)生的學(xué)號，來對檔案進(jìn)行分類存放；之后，還應(yīng)該進(jìn)行二次檢查，看看檔案中是否有錯(cuò)裝、未報(bào)到者、夾帶的問題，如果發(fā)現(xiàn)檔案不全，要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)齊。第三，學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)期間，可能會(huì)有一些新的資料需要?dú)w檔，像入黨資料、出國資料、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)資料、學(xué)籍變動(dòng)情況以及相關(guān)的獎(jiǎng)懲資料，這些內(nèi)容也要及時(shí)進(jìn)行歸檔，避免出現(xiàn)遺失的情況；在檔案管理過程中，發(fā)現(xiàn)學(xué)生缺乏檔案材料，那么要以書面的形式，令學(xué)生補(bǔ)齊檔案。第四，在學(xué)生畢業(yè)離校之前，學(xué)校的檔案管理部門應(yīng)該和教務(wù)部門、就業(yè)管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，對應(yīng)屆畢業(yè)生的相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行對照，確保畢業(yè)生的檔案信息無誤。對于那些休學(xué)、出國、退學(xué)的學(xué)籍異動(dòng)情況，要將其檔案單獨(dú)抽出，進(jìn)行微調(diào)化的處理；在學(xué)生畢業(yè)離校之后，則應(yīng)該講學(xué)生的檔案進(jìn)行歸檔、封存，檔案管理部門應(yīng)該下發(fā)檔案裝檔通知說明，幫助學(xué)生對畢業(yè)材料的有關(guān)注意事項(xiàng)進(jìn)行了解。

3.2在高校實(shí)物檔案管理中的應(yīng)用

在對學(xué)校的實(shí)物檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，主要可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，建立其一套適合本單位的實(shí)物檔案管理制度，將實(shí)物檔案管理的工作內(nèi)容，列入到單位和檔案管理的部門職責(zé)中來。同時(shí)，根據(jù)相關(guān)的職校實(shí)物檔案管理制度，對各院系的檔案管理情況進(jìn)行點(diǎn)評，對于表現(xiàn)優(yōu)異的院系和個(gè)人，要進(jìn)行必要的獎(jiǎng)勵(lì)。其次，要對專職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)行提升，幫助他們在精細(xì)化管理的內(nèi)容之上，了解更多的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)在檔案管理室中，要解決檔案管理人員兼職過多的問題，并爭取創(chuàng)造更多的條件來，為學(xué)校檔案管理人員的職稱評定、薪酬待遇、福利水平進(jìn)行有效的提升，為檔案管理人員提供更多的保障。最后，學(xué)校實(shí)物檔案管理要做到有規(guī)可循，對實(shí)物檔案的管理方法進(jìn)行細(xì)化處理，以件為立檔單位，統(tǒng)一編號，一件一號，進(jìn)行裝盒、上柜的集中管理操作；對于那些不能裝盒的實(shí)物檔案，可以存放在檔案柜之中；對各類的實(shí)物要進(jìn)行拍照保管，同時(shí)將其相關(guān)的材料內(nèi)容整理起來，完善整個(gè)檔案材料，確保它們之間能夠具備有機(jī)聯(lián)系。保管檔案材料的庫房必須要具備整潔、干燥的環(huán)境條件，定期進(jìn)行除塵，對溫度、濕度等內(nèi)容進(jìn)行控制，避免環(huán)境對實(shí)物檔案造成影響。一些貴重的實(shí)物檔案不能輕易對外展示，盡可能以照片的形式進(jìn)行提供。

3.3在高校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

高校教學(xué)檔案的管理區(qū)別于其它類型的檔案管理內(nèi)容，其具有較強(qiáng)的專業(yè)化和多樣化特點(diǎn)，產(chǎn)生于教學(xué)管理活動(dòng)中的多項(xiàng)環(huán)節(jié)內(nèi)容之中。在對教學(xué)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，首先需要按照業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容，對其展開工序化的流程操作，并且進(jìn)行必要的優(yōu)化和改進(jìn)策略。像流程內(nèi)容的設(shè)定，就可以采用線性流程、責(zé)任矩陣流程、時(shí)間矩陣流程和空間矩陣流程的內(nèi)容來記性。在實(shí)際的操作管理過程中，教學(xué)檔案上的管理人員，可以通過職校的網(wǎng)絡(luò)化管理內(nèi)容，制定出教學(xué)檔案管理流程，并按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容來進(jìn)行考核和檢查工作的進(jìn)行。教學(xué)檔案的管理也要順應(yīng)信息化時(shí)代的要求，以信息資源為核心，建立起電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，將教學(xué)中的相關(guān)數(shù)據(jù)、文件以及所需要的師生檔案整理為一個(gè)資源庫，這樣更方便廣大師生對教學(xué)檔案資源進(jìn)行查閱。在教學(xué)檔案的管理制度建設(shè)上，應(yīng)該由學(xué)校里面一位分管這方面工作的校領(lǐng)導(dǎo)來帶頭，由高校檔案室牽頭草擬相關(guān)的制度，這樣才能體現(xiàn)出專業(yè)性和科學(xué)性的特點(diǎn)來。

4結(jié)束語

精細(xì)管理的本質(zhì)，就是其能夠讓高校的檔案管理工作，可以進(jìn)行有效發(fā)揮和貫徹，并對檔案管理工作進(jìn)行切實(shí)的提升。在實(shí)際的應(yīng)用過程中，高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要按照“精細(xì)化”的管理發(fā)展思路，對檔案管理中存在的關(guān)鍵問題、薄弱環(huán)節(jié)，分階段進(jìn)行查找和解決，每階段性完成一個(gè)體系，便實(shí)施運(yùn)轉(zhuǎn)、完善一個(gè)體系，并牽動(dòng)修改相關(guān)體系，只有這樣才能將精細(xì)化管理的功能、效果、作用，進(jìn)行全方位的發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

[1]張學(xué).基于精細(xì)化管理模式下的職校檔案管理探究[J].檔案天地，2014(7):52-53.

[2]安巖.淺論職校檔案的精細(xì)化管理[J].城建檔案,2012(12):73-74.

第2篇

關(guān)鍵詞：煙草商業(yè)企業(yè)；會(huì)計(jì)檔案；精細(xì)化管理

中圖分類號：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1001-828X（2014）02-0-02

會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)表等具有保存價(jià)值并作為歷史記錄保存起來的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。[1]它記錄和反映了一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。通過會(huì)計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈，把握公司成立以來的經(jīng)營情況，為單位制定經(jīng)營決策提供參考；真實(shí)記錄財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理的各個(gè)重要環(huán)節(jié)，是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控管理的保證及體現(xiàn)。會(huì)計(jì)檔案按照保管年限可以分為永久保存會(huì)計(jì)檔案和定期保存會(huì)計(jì)檔案等；按照文件類型分為會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他類等；按照電算化進(jìn)程可以分為傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)檔案和電算化會(huì)計(jì)檔案兩種類型等等，種類繁多，管理本身存在一定難度。

近年來，隨著煙草系統(tǒng)母子公司體制的建立，全面實(shí)施財(cái)務(wù)資產(chǎn)“一體化”管理，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)核算廣泛運(yùn)用，財(cái)務(wù)管理在企業(yè)管理中核心作用逐步顯現(xiàn)，對會(huì)計(jì)檔案管理工作也提出了更高的要求。但會(huì)計(jì)檔案管理工作在實(shí)際操作過程中還存在以下的問題：

一、會(huì)計(jì)歸檔資料收集不全面。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號）《浙江省煙草專賣、商業(yè)系統(tǒng)企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理辦法》（浙煙財(cái)〔2005〕41號）（以下簡稱兩個(gè)辦法）等對會(huì)計(jì)檔案規(guī)定了歸檔范圍為憑證、賬簿、報(bào)表及其他，具體表述中用“其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料”涵蓋了沒有列舉的項(xiàng)目，在實(shí)際工作中需要很強(qiáng)的職業(yè)判斷。僅僅一個(gè)“其他”，讓很多人忽視了一些越來越顯得重要的會(huì)計(jì)資料的收集，如：預(yù)算執(zhí)行情況表及分析報(bào)告，上級部門批復(fù)的預(yù)算相關(guān)文件、稅務(wù)審計(jì)等相關(guān)部門的檢查資料、資產(chǎn)處置資料等。

二、會(huì)計(jì)檔案打印、整理、編號等工作不規(guī)范。檔案管理是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的最終體現(xiàn)。很多財(cái)務(wù)人員工作認(rèn)真，但是在會(huì)計(jì)檔案的打印、整理等工作中卻較為粗放。打印賬簿時(shí)沒有考慮實(shí)際需要，如：打印銀行明細(xì)賬時(shí)沒有分賬戶打印，或者只打印往來明細(xì)賬，沒有打印客商三欄輔助明細(xì)賬等；整理時(shí)沒有考慮各項(xiàng)資料的邏輯性；編號時(shí)沒有按總賬、現(xiàn)金、銀行存款日記賬、各科目明細(xì)賬、輔助賬順序排列等，給翻閱檔案、查找資料帶來不便。

三、財(cái)務(wù)新員工對會(huì)計(jì)檔案管理缺乏理論知識(shí)和實(shí)際操作能力。近年來，我市系統(tǒng)財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍不斷注入新鮮血液，新老員工交替頻繁。老員工憑工作經(jīng)驗(yàn)不斷加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，沒有留下系統(tǒng)的指導(dǎo)文字。部分新員工對會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠了解，在具體操作過程中存在困難，難以跟上企業(yè)管理的要求。

四、企業(yè)內(nèi)控管理對加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理提出新要求。檔案管理是企業(yè)內(nèi)部控制管理的有機(jī)組成部分。2008年5月財(cái)政部會(huì)同五部委出臺(tái)了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》后，2010年4月又出臺(tái)了《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，企業(yè)內(nèi)控管理日益顯示其重要性，并在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮積極作用。資金、采購業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、銷售業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)報(bào)告等等一系列企業(yè)內(nèi)部控制手段都涉及到財(cái)務(wù)部門，最終需要轉(zhuǎn)化在會(huì)計(jì)檔案中。系統(tǒng)內(nèi)審計(jì)、外部審計(jì)、稅務(wù)檢查等，不僅僅是以前單純的檢查賬務(wù)的真實(shí)性、合規(guī)性，還加入了風(fēng)險(xiǎn)防控等方面的檢查，要求會(huì)計(jì)檔案管理更加全面、規(guī)范、系統(tǒng)和精細(xì)化。

針對以上會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，經(jīng)過實(shí)際工作的摸索實(shí)踐，筆者認(rèn)為全面做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)粗放式管理轉(zhuǎn)為精細(xì)化管理目標(biāo)，可以從以下工作思路和實(shí)施方案入手。

一、加強(qiáng)培訓(xùn)，將會(huì)計(jì)檔案管理理論與實(shí)際工作相結(jié)合。針對會(huì)計(jì)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)組織財(cái)會(huì)人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)兩個(gè)辦法、制度及其他要求，對會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行理論上的認(rèn)識(shí)。擯棄會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)檔案管理員個(gè)人責(zé)任的錯(cuò)誤思想，在全員中樹立會(huì)計(jì)檔案重要性理念。可以聘請專業(yè)老師結(jié)合實(shí)際工作情況，對會(huì)計(jì)資料收集、整理、裝訂、編號到歸檔的一系列流程進(jìn)行講解，將理論轉(zhuǎn)化為實(shí)際應(yīng)用。

二、制定規(guī)范，將需收集保管的會(huì)計(jì)檔案項(xiàng)目進(jìn)行細(xì)化。會(huì)計(jì)資料的收集是檔案的起點(diǎn)，只有收集及時(shí)、完整才能為檔案的科學(xué)管理和有效使用提供保證。我公司特制定了《會(huì)計(jì)檔案整理操作規(guī)范》，對麗水市煙草商業(yè)系統(tǒng)會(huì)計(jì)需要?dú)w檔的材料進(jìn)行了統(tǒng)一，共4大類27小項(xiàng)。包括：憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他。會(huì)計(jì)賬簿類有10個(gè)具體項(xiàng)目，其他類有11個(gè)具體項(xiàng)目，包括：各項(xiàng)稅費(fèi)納稅申報(bào)表及相關(guān)資料、固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表及報(bào)告、資產(chǎn)處置資料、稅務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門的檢查資料等。涵蓋了會(huì)計(jì)整體工作中的每個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，避免重要資料的遺漏，對會(huì)計(jì)檔案管理人員具有切實(shí)的指導(dǎo)意義。

三、確定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對全市會(huì)計(jì)檔案管理工作統(tǒng)籌安排。為了使會(huì)計(jì)檔案管理更加規(guī)范，我們對打印、裝訂等進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。

（一）統(tǒng)一打印格式。新的財(cái)務(wù)系統(tǒng)上線后，關(guān)鍵用戶進(jìn)行了統(tǒng)一的賬簿打印模版設(shè)置，使打印效果盡量合乎理想。對需要打印的賬簿格式明確作了要求，并詳細(xì)描述操作步驟。例如打印銀行日記賬時(shí)，要求選擇輔助明細(xì)表設(shè)置“會(huì)計(jì)科目、賬戶”為表頭選擇模板【現(xiàn)金日記賬（豎式）】打印，賬頁左上角要顯示科目編碼、科目名稱及賬戶；打印固定資產(chǎn)明細(xì)賬時(shí)，要求先整理一份匯總的固定資產(chǎn)情況表等，對每項(xiàng)內(nèi)容均進(jìn)行了最細(xì)環(huán)節(jié)的確定。

（二）統(tǒng)一采購憑證紙、粘貼單、檔案封面及檔案盒等。按照兩個(gè)辦法的要求，記賬憑證規(guī)格統(tǒng)一規(guī)定為114*217mm，用紙標(biāo)準(zhǔn)為不小于80g/m的書寫紙；會(huì)計(jì)憑證封皮規(guī)格統(tǒng)一規(guī)定為125*232mm*2，用紙標(biāo)準(zhǔn)為不小于120g/m的牛皮紙；會(huì)計(jì)憑證檔案盒規(guī)格為135*231*30mm等等。市公司嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)對會(huì)計(jì)檔案裝訂材料進(jìn)行了統(tǒng)一采購，給會(huì)計(jì)檔案穿上了全市統(tǒng)一的工作服。

另外對會(huì)計(jì)檔案的編號規(guī)則、歸檔要求及處置流程等都進(jìn)行了詳盡的規(guī)定。

四、完善電子檔案管理，全面提升會(huì)計(jì)檔案管理水平。檔案之所以具有保存意義，正是因其具有非常重要的利用價(jià)值，除了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理外，還要重視會(huì)計(jì)電子檔案的收集及管理。應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化實(shí)物檔案管理，電算化系統(tǒng)升級后，計(jì)算機(jī)、服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫等軟硬件實(shí)物均應(yīng)與相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份一同歸檔，操作員代碼和操作口令等一律明碼刻寫光盤并打印紙質(zhì)文件一同保管，增加系統(tǒng)透明度和可操作性。[2]電子檔案應(yīng)每年跟隨紙質(zhì)檔案一起歸檔，與紙質(zhì)檔案形成雙保險(xiǎn)，以及適應(yīng)不同使用目的。

五、以PPT為宣傳渠道，直觀展示會(huì)計(jì)檔案管理工作的全過程。我們將會(huì)計(jì)檔案的整理全過程拍攝照片，包括：（一）憑證的粘貼、附件折疊、憑證的裝訂、包角、蓋章；（二）賬簿打印設(shè)置、頁碼、賬簿啟用封面填寫標(biāo)準(zhǔn)；（三）案卷卷內(nèi)目錄的填寫、封面的折疊、封底立卷人的填寫、案卷的裝訂；（四）案卷的編碼；（五）保管清冊、移交清冊等的填寫，制作成PPT，附文字說明，生動(dòng)展現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)及全過程，為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理提供后續(xù)保證。

六、梳理工作流程，將會(huì)計(jì)檔案精細(xì)化管理進(jìn)行固化。結(jié)合企業(yè)管理體系的《會(huì)計(jì)檔案管理工作流程》，對檔案的移交、保管、銷毀等其他具體細(xì)節(jié)作了具體的規(guī)定，全面地進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案流程化管理。將檔案管理工作的各個(gè)步驟固化下來，形成文字和流程圖，有利于新員工在具體工作中有跡可循、有據(jù)可依，即使沒有足夠指導(dǎo)的情況下，也能迅速掌握該項(xiàng)工作。

會(huì)計(jì)檔案管理在實(shí)際工作中容易被忽視，而事實(shí)證明其實(shí)際上是一項(xiàng)繁雜深?yuàn)W的工作并且對企業(yè)的發(fā)展意義重大。需要每個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理員統(tǒng)觀全局，進(jìn)行分析、理解和把握，改變以往的粗放型管理模式，進(jìn)一步加強(qiáng)精細(xì)化管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱軼杰.醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2013（3）.

第3篇

一、利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，構(gòu)建醫(yī)院檔案管理的信息系統(tǒng)

醫(yī)院的檔案管理部門要想優(yōu)化自身的管理工作，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，構(gòu)建檔案管理的信息系統(tǒng)已經(jīng)是大勢所趨。信息系統(tǒng)作為醫(yī)院檔案的存儲(chǔ)、查閱、利用系統(tǒng)，是檔案管理工作的核心組成部分。為了構(gòu)建醫(yī)院的檔案信息系統(tǒng)，首先，作為從業(yè)人員必須掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，特別是技術(shù)崗位要認(rèn)真研究計(jì)算機(jī)技術(shù)，構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全規(guī)范操作。其次，針對醫(yī)院的情況，具體問題具體分析，設(shè)計(jì)有效的信息系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)中堅(jiān)持簡易、科學(xué)和適用的原則；最后，對于醫(yī)院檔案的信息系統(tǒng)，要具備良好的內(nèi)控和管理，保障系統(tǒng)安全可靠，防止醫(yī)院檔案資料的外流和丟失。隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)化和網(wǎng)絡(luò)資源的開發(fā)，檔案管理工作中也開始借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，醫(yī)院也開始利用網(wǎng)絡(luò)開展各項(xiàng)資料的整理工作，但是，在管理這些網(wǎng)絡(luò)檔案和使用聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)的時(shí)候，醫(yī)院檔案管理部門要具有安全意識(shí)，凈化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，規(guī)范計(jì)算機(jī)操作，規(guī)避病毒、黑客、木馬等不法侵害，提高管理的安全系數(shù)。檔案信息系統(tǒng)中一個(gè)很重要的角色那就是電子檔案，由于技術(shù)的不完善和各種客觀因素的影響，容易造成檔案的原始數(shù)據(jù)和電子數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差，造成信息缺失、遺漏、丟失、失真等，使得檔案失去完整性和真實(shí)性，所以，在構(gòu)建電子檔案的過程中一定要細(xì)心謹(jǐn)慎，查缺補(bǔ)漏，保證檔案的完整性。

二、提高從業(yè)人員工作素養(yǎng)，從根本上提升檔案管理的層次性

信息社會(huì)，雖然科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的工作設(shè)備極大的提高了人們的工作效率，但是起決定性作用的依然是人類本身。醫(yī)院的檔案管理工作有了計(jì)算機(jī)技術(shù)的輔助，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的智能化、機(jī)械化和電子化，但從業(yè)人員的操作素質(zhì)和職業(yè)操作都會(huì)對檔案管理的過程給與重要的影響。另外，醫(yī)院檔案管理的智能化和現(xiàn)代化都需要從業(yè)人員具備配套的專業(yè)技能和操作水平，在先進(jìn)的技術(shù)都需要人的操作，所以作為醫(yī)院檔案管理的從業(yè)人員必須具備多元化的知識(shí)和專業(yè)技能。醫(yī)院檔案管理工作具有一定的特殊性，在工作中，檔案管理人員不僅僅需要具備一定的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)，還需要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，了解一定的醫(yī)學(xué)常識(shí)。具體的來講，醫(yī)院檔案管理的從業(yè)人員要了解檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案自動(dòng)化管理的相關(guān)知識(shí)，掌握檔案的收集、整理、保存、使用等基礎(chǔ)技能；掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)、管理技術(shù)、數(shù)學(xué)知識(shí)等。檔案管理工作是個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、縝密的過程，從業(yè)人員一定要端正工作態(tài)度，樹立兢兢業(yè)業(yè)、精益求精的工作思想，樹立高度的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)。醫(yī)院的檔案管理工作關(guān)系到醫(yī)院工作的方方面面，要想實(shí)現(xiàn)卓越化的管理，提升醫(yī)院的層次，檔案管理工作不可忽視。信息化給醫(yī)院的檔案管理帶來了巨大的壓力，但也帶來了發(fā)展的契機(jī)。醫(yī)院的檔案管理部門要緊緊抓住信息社會(huì)的資源優(yōu)勢和先進(jìn)技術(shù)，革新思想，完善工作方法，創(chuàng)新工作模式，這樣一定會(huì)開創(chuàng)醫(yī)院檔案管理的新局面。

作者：徐化宇單位：滕州市婦幼保健院

第4篇

[中圖分類號]：G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2016）-21--01

檔案管理是對檔案的實(shí)體和檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管等提供利用服務(wù)活動(dòng)的總稱，是國家檔案在事業(yè)單位最直接的表現(xiàn)形式。目前，工作是事業(yè)單位現(xiàn)代化管理中的重要組成部分，并對事業(yè)單位工作效率產(chǎn)生重要影響。但在實(shí)際上，受多種因素影響，事業(yè)單位在開展單位檔案管理時(shí)存在管理不到位、管理方式落后等問題，影響了事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展。本文將以此為背景，對事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.信息化水平較低

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛一應(yīng)用在各項(xiàng)工作中，并有效提高了社會(huì)生產(chǎn)能力。但從事業(yè)單位檔案管理工作來看，信息化水平較低時(shí)事業(yè)單位檔案管理中普遍存在的一種問題，其突出表現(xiàn)為以下幾方面：（1）信息化技術(shù)的應(yīng)用水平有限。在檔案管理中，一大批新的技術(shù)被應(yīng)用，包括edoc文檔管理系統(tǒng)、teamdoc文檔管理軟件等，這些系統(tǒng)具有強(qiáng)大的文檔管理能力，但事業(yè)單位在系統(tǒng)應(yīng)用過程中，只是開發(fā)應(yīng)用了這些系統(tǒng)的基礎(chǔ)部分，包括檔案儲(chǔ)存信息登記、檔案查找等，系統(tǒng)中很多新的功能沒有得到應(yīng)用，在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理的整體水平。（2）檔案管理人員的信息水平不高。事業(yè)單位的檔案管理人員均接受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，但是對于檔案管理系統(tǒng)，很多檔案管理人員不能熟練的對系統(tǒng)進(jìn)行操作；系統(tǒng)運(yùn)行過程中存在的問題也得不到及時(shí)解決，最終影響了事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。

2.檔案管理體系不完善

當(dāng)前很多事業(yè)單位不具備完整的檔案管理體系，所制定的檔案管理體系存在盲目照搬的現(xiàn)象，導(dǎo)致所制定的檔案管理體系不能滿足事業(yè)單位檔案管理要求，產(chǎn)生不良影響。在這種情況下檔案管理人員不能按照規(guī)定展開工作，對整個(gè)檔案管理工作產(chǎn)生不良影響。例如，由于檔案管理體系不完善，當(dāng)前管理人員在工作中不能按照相關(guān)規(guī)定將收集到的資料進(jìn)行歸檔、保存，在檔案整理過程中，檔案沒有按照按照擺放，導(dǎo)致檔案日常管理工作異常混亂。

二、事業(yè)單位開展檔案管理的策略分析

1.制定科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理體系

對事業(yè)單位而言，制定科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理體系是保證檔案管理工作順利開展的保證，因此在檔案管理過程中需要優(yōu)先制定科學(xué)的管理制度，保證各項(xiàng)檔案管理工作順利進(jìn)行。根據(jù)上文分析的內(nèi)容，本文認(rèn)為在制定事業(yè)單位檔案管理制度時(shí)需要注意以下問題：（1）應(yīng)該充分分析本事業(yè)單位在檔案管理中存在的問題，了解本單位檔案管理的實(shí)際情況，并以此為基礎(chǔ)制定管理體系，確保管理制度的科學(xué)性。（2）在制定管理體系過程中，為了保證管理體系具有良好的實(shí)用性，需要充分聽取檔案管理人員的建議，通過分析檔案管理人員的建議，并結(jié)合本單位管理工作的相關(guān)要求制定管理體系。（3）要確保檔案管理制度能有效的約束各個(gè)員工的工作，并且能對領(lǐng)導(dǎo)干部的行為產(chǎn)生影響，必要時(shí)要鼓勵(lì)領(lǐng)導(dǎo)干部發(fā)揮模范帶頭作用，率先遵守管理規(guī)定，進(jìn)而帶動(dòng)其他人員遵守規(guī)定。

2.重視對檔案管理人員的培訓(xùn)

開展檔案管理人員的培訓(xùn)工作，這在提高其工作能力中發(fā)揮著重要作用，也可以為事業(yè)單位未來檔案管理工作產(chǎn)生重要影響。因此在工作中，需要積極開展人員再學(xué)習(xí)活動(dòng)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

在工作中，要采取自學(xué)與培訓(xùn)兩種形式，一方面，鼓勵(lì)全體檔案管理人員在閑暇之余能學(xué)習(xí)與檔案管理系統(tǒng)有關(guān)的知識(shí)，了解本單位檔案管理系統(tǒng)的功能、操作方法，進(jìn)而對整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行做到心中有數(shù)。另一方面，采取輪崗制度、外出外培訓(xùn)制度，為員工創(chuàng)造良好的外出學(xué)習(xí)環(huán)境，以進(jìn)一步提高員工的整體素質(zhì)。

3.優(yōu)化管理手段

在信息技術(shù)高速發(fā)展的大環(huán)境下，檔桿管理工作也需要積極引進(jìn)新的技術(shù)與方法，不斷提高檔案管理能力。例如，可以根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化管理，使檔案目錄編制從人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)操作，大幅提高了檢索效率。首先需要建立基于本單位的數(shù)據(jù)庫，并將紙質(zhì)文檔中的內(nèi)容儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫中，并按照既定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類；在文檔檢索過程中，相關(guān)人員只需要在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞，就能獲取自己想要的信息，提高了檔案的整體搜索能力。

第5篇

檔案工作的信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型的檔案信息形態(tài)，檔案工作管理的范疇、時(shí)效都得到拓展。但檔案信息化管理制度不健全、檔案人員的觀念落后及綜合素質(zhì)不高等問題仍然限制著我國檔案工作的發(fā)展。

一、檔案管理信息化的必要性

第一，檔案管理信息化是必然趨勢。

檔案工作信息化可以把大量家庭檔案、社會(huì)檔案等納入資源體系，極大豐富了檔案資源的內(nèi)容和形式，特別是數(shù)字檔案館庫的建設(shè)及電子文件的形式的網(wǎng)上，夯實(shí)了檔案事業(yè)發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)，并促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)科技的發(fā)展。另一方面，隨著數(shù)字化信息化檔案工作的建設(shè)與實(shí)施，檔案信息化建設(shè)可以有效實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上文件歸檔，可以實(shí)現(xiàn)優(yōu)化檔案管理模式。

第二，拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。

檔案工作的時(shí)代背景正發(fā)生著深刻變化，隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)和搜索引擎不斷發(fā)展，檔案工作的領(lǐng)域日益延伸，檔案部門的潛在功能不斷得到發(fā)揮，這大大拓展了檔案工作的社會(huì)職能。信息化檔案工作建設(shè)的步伐加快，有利于完善檔案的依附載體，加強(qiáng)多形式、多層次共享平臺(tái)建設(shè)，并拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，推進(jìn)內(nèi)部服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，促使我國檔案信息資源的公開、利用、共享，使檔案使用者查閱資料方便、快捷，完善檔案信息服務(wù)功能。

第三，增加信息存儲(chǔ)量。

當(dāng)今檔案工作的數(shù)字化技術(shù)，包括檔案目錄信息的數(shù)字化、載體檔案的數(shù)字化、如縮微技術(shù)、照片檔案及錄像檔案，這些大大增加信息的存儲(chǔ)量，存儲(chǔ)密度比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)高出成千上萬倍。比如一張光盤的容量可以達(dá)到600―4000MB，能存儲(chǔ)40萬張打印紙上的文字或10萬頁圖形組合的信息。過去紙質(zhì)載體的檔案文獻(xiàn)一般只能記錄文字、圖形、圖表信息，但電子文件卻可以在一份文檔里同時(shí)記錄文字、圖形、圖表、聲音、動(dòng)畫等多媒體信息，信息存儲(chǔ)量成指數(shù)倍的增大。

二、檔案管理工作中存在的問題

首先，檔案信息化的服務(wù)觀念滯后，由于過去檔案機(jī)構(gòu)工作的檔案人員年齡較大、學(xué)歷層次普遍不高，面對檔案信息化發(fā)展的趨勢，還不能適應(yīng)信息化的要求，并沿襲傳統(tǒng)的方式來進(jìn)行檔案工作。一些檔案人員對檔案信息化的服務(wù)方式理解不準(zhǔn)確，他們認(rèn)為只要購置和使用了現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備，就代表我們已經(jīng)實(shí)現(xiàn)檔案信息化了。

其次，傳統(tǒng)的檔案工作人員對過去紙質(zhì)檔案的管理模式、原則、方式和技術(shù)已輕車熟路，但不懂電子文件形成的過程、信息的存儲(chǔ)、檢索和利用等新的科學(xué)技術(shù)；新一代的檔案管理人員只懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或者數(shù)據(jù)通信技術(shù)，卻對檔案工作的基礎(chǔ)知識(shí)、管理模式和管理方式卻知道的太少，這已成為檔案工作中不可避免的問題。

最后，檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)滯后。許多檔案部門在管理信息化過程中重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，但忽視了檔案工作信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，導(dǎo)致有路難行，即便國家投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)，也無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的需要。

三、管理信息化背景下的檔案工作的對策

第一，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化及完善法規(guī)。

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是在管理信息化背景下檔案工作的重要基礎(chǔ)，它有效衡量著檔案工作。檔案工作的規(guī)范化包括：一是著錄必須統(tǒng)一規(guī)范；二是統(tǒng)一的存儲(chǔ)載體；三是時(shí)刻更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)。另一方面，有關(guān)檔案方面的政策法規(guī)還不完善，建設(shè)的管理組織者對已有的政策法律要及時(shí)的根據(jù)信息化發(fā)展的方向需要進(jìn)行增補(bǔ)、修訂。

第二，提高檔案工作人員的的素質(zhì)。

業(yè)務(wù)素質(zhì)問題是到檔案工作數(shù)字化的關(guān)鍵，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的鑒定評估能力，對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下大宗的信息量進(jìn)行判斷、鑒選、分析，對特定利用者有用的部分能加工、提煉。思想素質(zhì)方面，檔案工作人員應(yīng)該樹立正確的政治信念，擁有熱情的工作態(tài)度，檔案工作中嚴(yán)格遵守黨和國家的各項(xiàng)法規(guī)、政策、方針，樹立政治信念。

第三，實(shí)現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化管理。

檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理相比，有著無可比擬的優(yōu)越性、時(shí)效性和先進(jìn)性。數(shù)字化檔案建立在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，它運(yùn)用不同的載體、不同的信息資源以數(shù)字化的格式存儲(chǔ)，可以提高檔案工作的效率，使檔案信息可以得到及時(shí)利用，擴(kuò)大網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫的容量，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的信息資源共享。

四、結(jié)語

第6篇

一、文書檔案在信息化背景中存在的管理問題

（一）管理觀念淡薄。由于文書檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的基本組成部分，利用信息化技術(shù)管理文書檔案，這不僅會(huì)提升檔案管理水平，還會(huì)提高檔案管理效率。但是，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的大部分領(lǐng)導(dǎo)者在淡薄文書檔案管理觀念的引導(dǎo)下，經(jīng)常出現(xiàn)各種工作問題，并且對于發(fā)生的工作問題不能合理解決、高效處理，進(jìn)而浪費(fèi)了不必要的工作時(shí)間，弱化了檔案管理優(yōu)勢。

（二）管理流程復(fù)雜。傳統(tǒng)人員參與文書檔案管理的現(xiàn)象較為常見，工作人員操作先進(jìn)信息設(shè)備的過程中，由于自身專業(yè)知識(shí)不足、設(shè)備操作經(jīng)驗(yàn)有限，進(jìn)而造成對信息設(shè)備的掌握不熟練和運(yùn)用率不高，工作人員只能按照傳統(tǒng)流程進(jìn)行檔案管理，這不僅延長了管理時(shí)間，而且還浪費(fèi)了信息設(shè)備資源，導(dǎo)致文書檔案管理效率得不到提高，影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的整體進(jìn)程。

（三）管理保密性較低。由于電子文本資料分類形式眾多，對多樣性文本資料管理的過程中，存在一定的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而降低了管理保密性。與紙質(zhì)文書檔案相比，這種類型的檔案存在一定改動(dòng)可能，并且改動(dòng)的文書檔案不易被發(fā)現(xiàn)和察覺，這在一定程度上降低了檔案的真實(shí)性，如果錯(cuò)誤檔案信息被用于工作需要，那么工作質(zhì)量也會(huì)大大降低，導(dǎo)致后續(xù)工作出現(xiàn)些許問題。

二、信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

文書檔案工作具有明顯的服務(wù)性，信息化時(shí)代中創(chuàng)新工作形式、改變工作手段，有利于縮短工作時(shí)間、提高規(guī)定時(shí)間內(nèi)的工作效果。

（一）強(qiáng)化管理認(rèn)識(shí)。通過加強(qiáng)文書檔案信息化管理認(rèn)識(shí)來開展實(shí)際的文書檔案管理工作，即借助信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，并以先進(jìn)思想指導(dǎo)檔案管理工作，在發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化。所以，無論是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者還是工作人員首先要??化對該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，提高對這項(xiàng)工作的重視程度，將其納入機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的一部分，在先進(jìn)思想的引導(dǎo)下，促進(jìn)文書檔案管理工作順利進(jìn)行、有序開展。在強(qiáng)化認(rèn)識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)適當(dāng)投入文書檔案管理建設(shè)資金，加大先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)和使用，以此實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的合理分類和秩序整理，促進(jìn)文書檔案向信息化方向發(fā)展。

（二）構(gòu)建科學(xué)化管理平臺(tái)。之所以要對文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，主要是為了充分發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面挖掘。爭取在內(nèi)容上不斷豐富、服務(wù)上不斷優(yōu)化、技術(shù)上持續(xù)提高，借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢以及媒體優(yōu)勢，進(jìn)而提高檔案信息的利用率。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要構(gòu)建科學(xué)化管理平臺(tái)，通過平臺(tái)對文書檔案規(guī)范搜集、整理、分析和應(yīng)用，此外還能通過平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文書檔案的在線閱讀、信息整合、信息庫建立、檔案銷毀以及庫房管理等豐富性功能。在文書檔案信息系統(tǒng)方面，要做好三方面工作，分別是檔案加工系統(tǒng)、存儲(chǔ)系統(tǒng)以及保密系統(tǒng)。加工系統(tǒng)：在結(jié)合文書情況的基礎(chǔ)上，優(yōu)化檔案加工設(shè)計(jì)，形成完善的加工系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要提供信息查詢、文件處理等幫助，以此減輕工作人員的工作任務(wù)，合理分配管理時(shí)間。存儲(chǔ)系統(tǒng)：信息化設(shè)備能夠在文書檔案數(shù)據(jù)庫建立中發(fā)揮積極作用，通過數(shù)據(jù)庫將文書檔案妥善存儲(chǔ)。同時(shí)，還能實(shí)現(xiàn)檔案便捷化檢索。此外，還能確保檔案格式統(tǒng)一化、規(guī)范化，進(jìn)而發(fā)揮檔案信息利用率。保密系統(tǒng)：專業(yè)人員將精心設(shè)計(jì)后的軟件應(yīng)用于文書檔案資料分類管理工作中，同時(shí)對其進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，確保文書檔案信息的安全性和保密性，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息共享和應(yīng)用。

（三）成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍。文書檔案管理者是確保管理工作有序進(jìn)行的主體，為了實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化，有必要成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍，在這一隊(duì)伍的帶動(dòng)下，提高文書檔案工作的準(zhǔn)確性，促進(jìn)文書檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)行。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位定期對文書檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，聘請專業(yè)教師開展具體的培訓(xùn)工作，使員工在實(shí)際檔案管理工作中規(guī)范工作行為、端正工作態(tài)度，提高工作人員對先進(jìn)設(shè)備的掌握能力和運(yùn)用能力，提高工作人員對先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用率。除此之外，有條件的機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可以為員工提供外出實(shí)踐機(jī)會(huì)，通過實(shí)踐借鑒文書檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員自身的工作素質(zhì)和工作能力，開闊工作人員的視野，進(jìn)而會(huì)促使員工在文書檔案管理的過程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)工作責(zé)任感，減少工作失誤。

第7篇

[關(guān)鍵詞] 信息化管理；檔案工作；數(shù)碼照片

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 095

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）21- 0183- 02

目前，盡管數(shù)碼照片數(shù)量持續(xù)增加，在社會(huì)各領(lǐng)域的應(yīng)用范圍也越來越廣，但就數(shù)碼照片檔案管理的現(xiàn)狀來看，卻顯得有些不盡人意。實(shí)踐中我們能夠發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前國內(nèi)并沒有推行相對而言較為統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而導(dǎo)致數(shù)碼照片管理水平始終得不到提升，此類檔案信息的應(yīng)用價(jià)值也大打折扣。所以，在信息化時(shí)代，建立科學(xué)、完善的數(shù)碼照片檔案管理制度勢在必行。

1 數(shù)碼照片檔案特點(diǎn)分析

數(shù)碼照片的范圍相對來說比較廣泛，即所有利用數(shù)碼照相機(jī)和掃描儀產(chǎn)生的信息資料均可視為數(shù)碼照片。此類信息資料的存儲(chǔ)多以光盤、磁盤和磁帶為載體，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將其數(shù)據(jù)讀出來，經(jīng)處理后在通信網(wǎng)絡(luò)上形成靜態(tài)的圖像文件格式。與傳統(tǒng)檔案照片相比，數(shù)碼照片檔案無論是成像、處理、傳輸，還是編輯、查閱、歸檔，其操作方法都比較簡單、方便，而且存儲(chǔ)時(shí)間較長，不會(huì)出現(xiàn)褪色和變形等問題。但數(shù)碼照片與傳統(tǒng)檔案照片相比，也存在一些不足之處，比如說，對軟、硬件具有較強(qiáng)的依賴性；信息數(shù)據(jù)存在易改性以及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)欠缺等。

2 信息化時(shí)代數(shù)碼照片檔案的管理方法

大量的數(shù)碼照片信息資料給檔案管理人員帶來的巨大的挑戰(zhàn)，想要做好此類信息資料的管理工作，掌握科學(xué)、有效的管理方法是非常必要的。對于數(shù)碼照片檔案的管理，管理人員可以從以下幾個(gè)方面入手：

2.1 數(shù)碼照片檔案分類與編號

在對數(shù)碼照片進(jìn)行收集的時(shí)候，為了保證材料質(zhì)量，需要遵循以下幾項(xiàng)原則：首先是剔除沒有價(jià)值的數(shù)碼照片。在諸多數(shù)碼照片中，必定有多張照片反映的是同一場景，對于此類照片，一般只收集最具代表性的一張；其次是確定照片保管期限，并根據(jù)照片保管期限形成季度分類和年度分類，對其進(jìn)行分別整理。最后是嚴(yán)格按照編號結(jié)構(gòu)對數(shù)碼照片進(jìn)行編號，即：年度+流水號。一般來說，年度和流水號均為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，如果不足4位，則在前補(bǔ)“0”。比如說：所需歸檔的數(shù)碼照片是“2015年檔案工作會(huì)議Dsc00039.jpg”的數(shù)碼照片，此照片的編號為13，那么在對其命名的時(shí)候，則應(yīng)該在13前加兩個(gè)“0”，即“20150013.jpg”。

2.2 編制照片檔案文件級目錄

文件級目錄的編制是為了便于照片檔案的查找，就目前照片檔案文件級目錄的編制來看，大致包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容，即全宗號、紙質(zhì)目錄號、案卷號、照片號、照片題名、拍攝者、拍攝時(shí)間、保管期限、盤號、數(shù)碼照片號以及備注等。上述內(nèi)容中，數(shù)碼目錄號、盤號和數(shù)碼照片號僅用于著錄數(shù)碼照片。在編制過程中，檔案管理人員需要嚴(yán)格按照目錄內(nèi)容對數(shù)碼照片進(jìn)行整理、歸檔。只有這樣，才能夠?yàn)槿蘸蟮牟檎夜ぷ魈峁┍憷_保數(shù)碼照片的價(jià)值能夠最大限度發(fā)揮出來。

2.3 光盤刻錄

光盤刻錄大多以年為單位，每一年度的數(shù)碼照片都要刻錄在一個(gè)或多個(gè)光盤中，光盤應(yīng)為只寫光盤，避免出現(xiàn)不同年度的數(shù)碼照片刻錄在同一光盤的情況，這樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)碼照片放置混亂，不宜查找。此外需要注意，數(shù)碼照片光盤的刻錄需一式兩份，一份供查閱利用，另一份供封存保管，如果有特殊需要，也可以考慮將光盤刻錄三份。光盤的保管期限應(yīng)該根據(jù)盤內(nèi)刻錄的數(shù)碼照片保管期限來設(shè)定，確保光盤保管期限能夠滿足盤內(nèi)照片的應(yīng)用時(shí)限，避免出現(xiàn)使用數(shù)碼照片時(shí)，相應(yīng)光盤過期的情況。

2.4 儲(chǔ)存與保管

數(shù)碼照片的儲(chǔ)存與保管直接關(guān)系數(shù)碼照片信息材料的使用效率，所以，一定要對此項(xiàng)工作給予足夠重視。對于數(shù)碼照片檔案的儲(chǔ)存，應(yīng)該選用質(zhì)量好的光盤進(jìn)行刻錄，比如柯達(dá)、惠普、明基等，保證光盤刻錄的質(zhì)量和保存期限滿足要求。而對于數(shù)碼照片檔案的保管，則應(yīng)該制定一套科學(xué)、完善的管理制度，對于不使用的光盤，應(yīng)該妥善保管到包裝物中，待到使用時(shí)再取出，使用后及時(shí)放回原處，如需觸摸光盤，應(yīng)該帶無紡棉質(zhì)手套；如果光盤有污漬，應(yīng)及時(shí)用酒精或中性清潔劑清洗，應(yīng)做好《數(shù)碼照片檔案遷移登記表》的記錄，作為數(shù)碼照片檔案管理材料予以保存。

3 如何準(zhǔn)確采集數(shù)碼照片信息

當(dāng)從按下拍攝快門的一刻，每一張照片相關(guān)信息記錄已經(jīng)形成，具有不可修改的特點(diǎn)，在歸檔工作中，檔案管理員可點(diǎn)擊右鍵查詢“詳細(xì)信息”，了解相片相關(guān)信息，便于準(zhǔn)確做好信息采集記錄。

4 結(jié) 語

從本文的分析我們可以看出，在信息化時(shí)代，數(shù)碼照片已經(jīng)成為了檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案照片相比，數(shù)碼照片的管理要求更為嚴(yán)格，需要工作人員從收集、整理、檢索、保存等多方面著手，采取科學(xué)、完善的方法實(shí)現(xiàn)管理工作的全面性和系統(tǒng)性，并在此基礎(chǔ)上對檔案管理方法進(jìn)行持續(xù)創(chuàng)新和完善。只有這樣，才能夠使數(shù)碼照片檔案管理目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)，將數(shù)碼照片檔案的信息最大限度發(fā)揮出來。

第8篇

關(guān)鍵詞：社會(huì)信息化；檔案管理；背景

隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用人群的逐步增加及通過網(wǎng)絡(luò)獲得信息的便捷，人們渴望通過快捷的方式獲得所需要檔案資料的意愿也逐步增強(qiáng)，如何更有效、更便捷、更安全的為人們提供與之生活相密切的社會(huì)管理與社會(huì)服務(wù)功能成為目前需要解決的主要問題。如何使檔案信息更有效、更廣泛的為人民群眾服務(wù)，更為便利的、系統(tǒng)的為社會(huì)發(fā)展提供便利，在這一過程中相關(guān)的檔案管理部門及工作人員應(yīng)拋棄傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式，發(fā)展傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理相結(jié)合的檔案管理模式，在發(fā)展信息化檔案管理的過程中要注意對各系統(tǒng)檔案資料的整合，通過以各級綜合檔案館為主，各類內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)為輔，使檔案資料覆蓋文化、教育、歷史、科技等不同系統(tǒng)、不同行業(yè)。本文主要圍繞在信息化社會(huì)背景下深入研究檔案信息化管理改革的內(nèi)涵，探明社會(huì)信息化檔案管理的改革的根源，明確信息化背景下檔案管理改的路線及策略，促進(jìn)我國檔案管理工作及檔案事業(yè)的發(fā)展，從而提高檔案管理部門為公眾提供檔案信息服務(wù)的效率及服務(wù)質(zhì)量。

一、社會(huì)信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革的含義

1、檔案管理信息化改革第一步就需要檔案信息資源整合，傳統(tǒng)的檔案信息管理是檔案歸屬于當(dāng)?shù)厮跈n案館或相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)，各檔案館之間信息流通較少，造成了檔案信息的蔽塞，不利于發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的作用，另外也很難為群眾服務(wù)。根據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定，我國縣級以上的綜合檔案館接收范圍只接收所屬一級機(jī)構(gòu)的檔案和有代表性的二、三級機(jī)構(gòu)的檔案，這就造成很多的二級、三級檔案無法進(jìn)館，從而這些檔案很難被群眾所檢索到，更難被利用到。信息化背景下的檔案管理是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，以數(shù)字化的傳播手段，結(jié)合檔案館、系統(tǒng)內(nèi)、企業(yè)、社會(huì)等多方的檔案信息資源，以數(shù)字檔案館為信息平臺(tái)，使該平臺(tái)成為檔案信息的匯集，從而為社會(huì)、公眾提供全面、便捷的檔案信息服務(wù)。

2、檔案的信息化管理不僅僅是指通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)器等軟硬件設(shè)備構(gòu)成的數(shù)理化檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理與利用，而忽視傳統(tǒng)的實(shí)物檔案信息的收集、整理、歸檔、保存等管理職能，信息化背景下的檔案管理改革，各級、各部門、各單位的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在履行傳統(tǒng)的檔案管理工作的基礎(chǔ)上，利用便利的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建信息平臺(tái)、信息交流平臺(tái)，豐富網(wǎng)絡(luò)檔案信息的查詢手段，建立不同類別的檔案信息數(shù)據(jù)庫，拓寬服務(wù)渠道，滿足公眾對檔案信息的需求，同時(shí)要注意確保檔案管理系統(tǒng)的安全性。

二、信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作改革的原因

（一）適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的需求

進(jìn)入新世紀(jì)以來伴隨我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國大力建設(shè)網(wǎng)絡(luò)及通信等基礎(chǔ)設(shè)施，目前我國網(wǎng)絡(luò)普及率達(dá)到50.3%，過半數(shù)中國人已經(jīng)接入互聯(lián)網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施逐漸完善，移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的速度也在提高，截至2015年12月，手機(jī)網(wǎng)民中通過手機(jī)無線上網(wǎng)的比例高達(dá)90%。因此公眾通過網(wǎng)絡(luò)所獲得信息的方式將成為一種新的生活方式和生活習(xí)慣。

（二）擴(kuò)大檔案信息利用范圍的需要

傳統(tǒng)的檔案信息查詢只能是查詢者到檔案所在的檔案館或相關(guān)資料管理部門查詢，在實(shí)際的應(yīng)用中檔案的需求者可能與檔案所在館距離非常遠(yuǎn)，因此不能給檔案需求者提供便利的查詢、利用條件，檔案利用范圍非常有限。信息化背景下檔案管理改革就是要通過信息技術(shù)手段不斷實(shí)現(xiàn)檔案信息的便利化、數(shù)字化，同時(shí)檔案資料在進(jìn)行數(shù)字化、信息化的過程中，同樣要遵守檔案資料保存的保密制度，在數(shù)字信息平臺(tái)所公布的檔案信息一定是在保證檔案信息資料安全的前提下進(jìn)行的，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)將分散在各個(gè)檔案館、各地、各部門、各單位的檔案信息匯集到專門的檔案信息查詢平臺(tái)上，便于公眾查詢、使用。

（三）便于檔案資料信息的整合

如何將分散在各地、各部門的檔案信息整合到一起，各檔案部門首先要進(jìn)行的就是檔案信息的數(shù)字化、信息化建設(shè)，在檔案信息數(shù)字化建設(shè)的過程中首先就是要保證檔案信息的安全性，同時(shí)規(guī)范檔案資料的分類、效益等。在進(jìn)行檔案資料數(shù)字化、信息化的過程中不能一味的追求速度，應(yīng)在保證資料信息的真實(shí)性的前提下逐步將檔案資料信息化、數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案信息在檔案室保管階段檔案的信息是按照問題集中，移交檔案館后按照全卷宗整理，不同部門、機(jī)構(gòu)的檔案管理部門按照自己的管理方式進(jìn)行檔案管理，從而造成各個(gè)部門之間的檔案信息的不流通性。信息化檔案管理模式要求各級、各檔案管理部門在符合保密和開放的前提下，根據(jù)社會(huì)及公眾的需要采用以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等形式對各級、各部門的內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案信息進(jìn)行整合，做到對檔案信息的相對集中管理、查詢，從而為社會(huì)、公眾提供便利的檔案信息查詢工作。

三、社會(huì)信息化背景下傳統(tǒng)檔案檔案管理改革的原則

（一）信息技術(shù)應(yīng)用與檔案資料資源整合相協(xié)調(diào)

在信息技術(shù)背景下，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將各個(gè)檔案館的檔案資料進(jìn)行信息整合，這樣不僅有利于各類信息的分類統(tǒng)一管理，也有利于加強(qiáng)各檔案館及管理機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系，建立相關(guān)的查詢平臺(tái)，便于公眾查詢。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息間傳遞的速度越來越快、傳遞時(shí)間越來越短，在此背景下國家檔案館、省檔案館或相關(guān)檔案管理部門應(yīng)首先對目前各自的檔案保管情況的相關(guān)信息進(jìn)行相互交流，并對如何構(gòu)建合理的資源平臺(tái)進(jìn)行探討，對各自的檔案信息化平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃建設(shè)，并使各系統(tǒng)平臺(tái)之間能夠順暢的進(jìn)行信息交流，最終達(dá)到以點(diǎn)帶面，逐漸形成一個(gè)檔案館群，形成一個(gè)互利共贏的公眾服務(wù)機(jī)構(gòu)。

（二）擇優(yōu)分類與循序漸進(jìn)并重

在對檔案信息信息化、數(shù)字化的分類過程中，檔案信息的分類應(yīng)按照保密程度、公眾需求程度、社會(huì)反響等方面進(jìn)行有針對性的分類，對于公眾與社會(huì)需求較大的檔案信息資料，應(yīng)優(yōu)先對這部分資料進(jìn)行信息化、數(shù)字化分類，便于公眾查詢利用。另外，在進(jìn)行數(shù)字化信息化分類的過程中，檔案管理部門也應(yīng)該對所有檔案資料進(jìn)行預(yù)測，對將來一段時(shí)間可能需求量較大的檔案信息進(jìn)行優(yōu)先分類。在檔案資料信息化的過程中要明確紙質(zhì)檔案的信息類型，由于檔案都是原始數(shù)據(jù)或信息的最真實(shí)憑證，在提供利用時(shí)要保障其完整性和真實(shí)性。

（三）區(qū)分緩急與先易后難兼顧

檔案數(shù)字化最大的優(yōu)點(diǎn)之一就是查詢電子版的檔案資料信息可以有效保護(hù)原版檔案資料，通過查閱電子檔案減少對原版資料的查閱次數(shù)，從而減少人為的對檔案原件的損害。因此在進(jìn)行數(shù)字化檔案的初期，就應(yīng)該先對珍貴的資料進(jìn)行數(shù)字化。對于原來就是數(shù)字化的檔案資料，在經(jīng)過前期的整理、歸檔鑒定、保管等步驟后，符合保密制度便于向公眾開放的數(shù)字化信息資料可通過網(wǎng)絡(luò)上傳到相應(yīng)的查詢平臺(tái)供用戶查詢、使用。而對于紙質(zhì)、膠片、聲像等檔案就需要先進(jìn)性數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在轉(zhuǎn)換的過程中就需要各級根據(jù)檔案信息轉(zhuǎn)換的難易程度分別進(jìn)行上傳，對于較為容易上傳的資料，應(yīng)優(yōu)先上傳。對于不同類別的檔案資料要根據(jù)其類別逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化。

四、信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革策略

（一）正確運(yùn)用與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，可以有效地促進(jìn)各檔案管理部門間的協(xié)調(diào)發(fā)展

就目前來看，各級部門、各系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理部門分別屬于不同的系統(tǒng)、部門，對檔案資料的管理有著不同的管理方式及特點(diǎn)，在工作中正確、靈活地運(yùn)用相關(guān)法律法規(guī)可以有效的協(xié)調(diào)各部門、系統(tǒng)間的檔案交流工作，并可以及時(shí)調(diào)節(jié)他們之間的矛盾。不斷健全與完善法律、法規(guī)是信息化背景下檔案管理改革的的重要保障。

（二）制定統(tǒng)一的檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

在檔案資料數(shù)字化、信息化的發(fā)展初期，難免會(huì)出現(xiàn)諸多的問題，究其根源就是大家在數(shù)字化、信息化建設(shè)的過程中沒有統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前已經(jīng)建成使用的檔案網(wǎng)站中竟然有將近30%的網(wǎng)站無鏈接。因此，制定統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)是目前檔案信息化工作的重中之重。目前各級檔案管理部門就檔案管理也制定了相關(guān)的規(guī)章制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，但制定的各類制度與標(biāo)準(zhǔn)都是其系統(tǒng)內(nèi)自己的標(biāo)準(zhǔn)，就執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)來看，各檔案管理部門的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)之間還存在著很大的矛盾，如果這種情況還繼續(xù)存在，檔案數(shù)字化信息的統(tǒng)一管理就無從談起了。因此，制定統(tǒng)一的、規(guī)范的管理制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不僅有利于檔案資料的管理，更有利于促進(jìn)各部門、單位間檔案資料的有效共享利用，從而最終提高檔案的利用效率。

（三）逐步構(gòu)建數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺(tái)

數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺(tái)包含高速的網(wǎng)絡(luò)傳輸功能、健全的安全保障體系、先進(jìn)的軟硬件設(shè)施等，利用各網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)的信息互聯(lián)技術(shù)將各個(gè)站點(diǎn)的檔案信息資料進(jìn)行匯總，以國家檔案館和地方綜合為整合主體將各部門、單位內(nèi)的檔案資料進(jìn)行匯總，用戶即可以通過該平臺(tái)進(jìn)行信息查詢、信息瀏覽、信息下載等。

（四）提升檔案工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，對檔案管理工作者的工作提出了新的要求，他們不但要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)外，還要熟練掌握一定的電腦操作技術(shù)、信息管理技術(shù)等相關(guān)信息化知識(shí)。如在對電子文件進(jìn)行資料管理的過程中就需要檔案管理工作者掌握數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等，在進(jìn)行信息化檔案管理的工作中需要檔案管理工作者不斷地提升自身的信息應(yīng)用技術(shù)技能，利用信息化技術(shù)提升檔案管理水平。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案作為社會(huì)信息資源的重要組成部門，必然要融入到數(shù)字化新媒體當(dāng)中，檔案目前也以多種載體形式呈現(xiàn)在大眾的面前，無線傳輸技術(shù)、快速掃描技術(shù)對檔案網(wǎng)絡(luò)管理也提供了極大的便利。因此，檔案工作者在工作的過程中要不斷地加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷地提高自身的信息化素質(zhì)，在工作中要敢于創(chuàng)新，敢于嘗試新鮮事物，敢于突破自己，只有這樣，檔案管理工作者才能更好地提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地做好自己的本職工作。信息化背景下的檔案管理改革勢必會(huì)經(jīng)歷一個(gè)漫長發(fā)展的完善過程，在這一過程中不僅需要國家相關(guān)部門對檔案管理工作的重視與幫助，也需要檔案管理部門自身在改革與發(fā)展中充分認(rèn)識(shí)信息化檔案管理改革的必要性，積極推動(dòng)檔案工作的信息化建設(shè)。

作者:許長春 單位:山東省體育訓(xùn)練結(jié)算中心

參考文獻(xiàn)：

[1]張銳.檔案信息資源管理社會(huì)化建設(shè)模式,作用績效與措施對策[J].山西檔案2007．

[2]劉洪洲.檔案信息資源社會(huì)化管理對策[J].黑龍江檔案,2011．

第9篇

［關(guān)鍵詞］醫(yī)院；影像檔案；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.097

［中圖分類號］G270.7；G275.9 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-02

醫(yī)院影像檔案主要是在核醫(yī)學(xué)、超聲波、磁共振、CT、X線及其他業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的影像資料，能夠?yàn)獒t(yī)院開展科研、教學(xué)和醫(yī)療等活動(dòng)提供可靠的依據(jù)，且具有極高的保存價(jià)值，是寶貴的醫(yī)學(xué)資料。當(dāng)前，數(shù)字化影像設(shè)備和各種數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備在醫(yī)院中的應(yīng)用非常廣泛，提升醫(yī)院影像檔案信息化管理水平顯得迫切而又重要。因此，醫(yī)院要充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)影像檔案信息化管理工作的重要性，及時(shí)采取有效措施，提升管理水平，確保充分發(fā)揮出醫(yī)院影像資料應(yīng)有的價(jià)值。

1 醫(yī)院影像檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.1 便于存儲(chǔ)和保存珍貴的資料

醫(yī)院以往的影像檔案資料的存儲(chǔ)，一般要占據(jù)較大的空間，對存儲(chǔ)場地也有較高的要求。且傳統(tǒng)影像檔案獨(dú)有的，一張膠片被借走或流失后，他人則不能借閱，醫(yī)院一些珍貴的膠片出現(xiàn)丟失后，導(dǎo)致影像檔案不齊全。加強(qiáng)醫(yī)院影像檔案的信息化管理，既有利于存儲(chǔ)，也能夠重復(fù)的打印膠片，可以同時(shí)供多人查閱，確保影像資料的完整性。

1.2 方便查詢，優(yōu)化服務(wù)流程

信息化下的醫(yī)院影像檔案管理工作，在查閱患者信息時(shí)，只需輸入患者的姓名或檢查號即可。此外，還能夠查詢某類的圖像信息，讓查詢更加高效，有利于醫(yī)生對患者的疾病作出正確的分析。此外，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院影像檔案的信息化管理后，在醫(yī)生檢查患者的X線投照過程中，可以準(zhǔn)確的判斷影像圖像與診斷標(biāo)準(zhǔn)是否相符，快速的決定是否加照，減少治療時(shí)間，為患者提供便利。影像資料管理的信息化，可以幫助醫(yī)生及時(shí)掌握患者的影像信息，尤其是對于高危重患者，可以爭取更多的搶救時(shí)間，有效的避免出現(xiàn)醫(yī)患糾紛。

1.3 提升影像資料利用率

以往在諸多因素的影響下，少見疾病等方面的影像資料收集比較困難。在醫(yī)院影像檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)后，可以解決資料庫中圖片不足的問題，將一些少見的疾病顯示出來。這能夠讓教學(xué)與科研有足夠的資源，讓醫(yī)院影像檔案資料得到更好的開發(fā)和利用。此外，以前因?yàn)槟z片是獨(dú)有的，不能滿足多家單位的會(huì)診要求，攜帶也不便利。通過建立醫(yī)院影像信息系統(tǒng)，可以加強(qiáng)臨床醫(yī)生與影像醫(yī)生的交流。在互聯(lián)網(wǎng)中上傳圖像，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱片會(huì)診，為遠(yuǎn)程醫(yī)療發(fā)展創(chuàng)造條件，提升醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量。

2 醫(yī)院影像檔案信息化管理的問題

2.1 思想上不重視

現(xiàn)階段的醫(yī)療影像檔案管理工作，正從傳統(tǒng)的管理方式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的管理方式，其管理上面臨著諸多的問題。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者不重視影像檔案信息化的管理工作，投入的人力、物力和財(cái)力也非常有限。

2.2 管理不到位

醫(yī)院是公共性的服務(wù)場所，主要為群眾提供醫(yī)療護(hù)理的服務(wù)。醫(yī)院在運(yùn)營期間的服務(wù)對象的來源廣泛，情況復(fù)雜，若是缺少有效的管理措施，則極易引發(fā)嚴(yán)重的后果。而在以往的影像檔案管理工作中，很少使用現(xiàn)代信息技術(shù)，導(dǎo)致患者就診時(shí)形成的影像資料無法及時(shí)被收集、整理起來，分析、歸檔和保存工作也未做到位，無法為臨床醫(yī)療、社會(huì)糾紛和學(xué)術(shù)論證提供可靠的資料來源。

2.3 人員素質(zhì)不高

當(dāng)前，大部分醫(yī)院的檔案管理人員都是半路出家，在入崗前未接受過專業(yè)的培訓(xùn)教育，由于專業(yè)人才匱乏，導(dǎo)致無法滿足影像檔案信息化管理工作的需求。此外，很多醫(yī)院檔案管理人員的年齡偏大，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)操作時(shí)難度較大，不能正確理解信息化管理的概念，不利于影像檔案信息化管理工作的開展。在以上因素的共同作用下，醫(yī)院還要進(jìn)一步加強(qiáng)對影像檔案信息化管理的工作人員的培養(yǎng)。

3 加強(qiáng)醫(yī)院影像檔案信息化管理的對策

3.1 提高重視程度

為了將現(xiàn)代信息技術(shù)充分應(yīng)用到醫(yī)院影像檔案管理工作中，需要院領(lǐng)導(dǎo)對其提高重視程度，給予更多的支持，各部門主管也要主動(dòng)配合，在思想上也要有正確的認(rèn)識(shí)。醫(yī)院各部門要有一名知識(shí)型的領(lǐng)導(dǎo)主管業(yè)余工作，這樣才能加快醫(yī)院影像檔案信息化建設(shè)的步伐。在醫(yī)院影像檔案管理工作中，要安排專門的主管領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)信息化的醫(yī)院影像檔案管理工作。此外，醫(yī)院要想提升影像檔案管理信息化的水平，還要重視開展培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)得到改變，滿足信息化管理工作的需求。在醫(yī)療系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)代化和服務(wù)工作現(xiàn)代化中，要重視影像檔案的信息化建設(shè)，盡快搭建檔案信息平臺(tái)，確保工作水平與效率得到提升，從而更好的服務(wù)于醫(yī)院各項(xiàng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。

3.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

對現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的人員而言，大多數(shù)檔案人員都是身兼數(shù)職，缺少豐富的檔案管理知識(shí)，不利于醫(yī)院影像檔案信息化管理工作的開展。為改變這種局面，醫(yī)院應(yīng)盡快改變檔案管理人才隊(duì)伍的素質(zhì)結(jié)構(gòu)，以滿足當(dāng)前影像檔案管理工作的需求。對一些發(fā)展?jié)摿^大的年輕檔案管理人員，應(yīng)加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，盡快完成全員上崗培訓(xùn)，同時(shí)明確影像檔案信息化建設(shè)的短期、中期和長期目標(biāo)，努力爭取政府與上級部門的支持，投入更多的資金。醫(yī)院既要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，還要吸引更多的檔案管理專業(yè)型人才，為醫(yī)院影像檔案信息化管理工作的開展奠定人才基礎(chǔ)。只有這樣醫(yī)院才能夠充分發(fā)揮出現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，提升影像檔案管理工作的成效，并實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的提升。

3.3 完善軟、硬件設(shè)施

醫(yī)院在影像檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)投入足夠的人力、物力和財(cái)力，盡快配置影像檔案信息化管理所需的軟、硬件O施，讓檔案信息化管理的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)是信息化管理的重要工具。將醫(yī)院中產(chǎn)生的影像檔案存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中，便于今后的查閱，可以節(jié)省大量的時(shí)間，同時(shí)提升了工作效率。實(shí)行影像檔案信息化管理，還能減少檔案的有效空間，使資料保存也更加方便，并避免出現(xiàn)泄密的問題。進(jìn)行計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)可以使醫(yī)院的各種影像資料有安全可靠的檢索系統(tǒng)，不管是醫(yī)院內(nèi)部查找資料，還是外界查閱檔案，都能更加準(zhǔn)確、快捷。因此，醫(yī)院要結(jié)合自身的實(shí)際情況，加大現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用程度，為影像檔案信息化管理創(chuàng)造有利的條件，提升其現(xiàn)代化、信息化和自動(dòng)化的水平。

3.4 創(chuàng)新工作意識(shí)

為提升信息化下醫(yī)院影像檔案管理工作的水平，要重視提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力，大力開展宣傳工作，促使各科室和相關(guān)的工作人員積極參與進(jìn)來，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)。為了將信息技術(shù)充分應(yīng)用到影像檔案管理工作中，醫(yī)院需要安排現(xiàn)代化管理水平較高的檔案管理人員，這樣才能實(shí)現(xiàn)影像檔案的信息化管理，進(jìn)而擁有創(chuàng)新的工作意識(shí)。其在醫(yī)院影像檔案信息化管理工作中，不僅要掌握必須的檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還要正確理解信息化下影像檔案管理工作的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵和特點(diǎn)，能不斷進(jìn)行創(chuàng)新。醫(yī)院影像檔案的信息化管理，并非是簡單的集中保管各種影像資料，而是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化與現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，這是每個(gè)檔案管理人員必須要面對的問題。為做好信息化的醫(yī)院影像檔案管理工作，檔案人員還要加強(qiáng)對新業(yè)務(wù)、新知識(shí)和新技術(shù)的學(xué)習(xí)。

3.5 實(shí)行影像檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理

對醫(yī)院影像檔案信息化管理工作而言，除了要配置先進(jìn)的設(shè)備外，還要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式。醫(yī)院影像檔案的標(biāo)準(zhǔn)化就是收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)與利用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)都要符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，做到有章可循、有法可依。影像檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，從開始收集、整理到最后的歸檔、存入計(jì)算機(jī)，都必須確保條理清晰、目的明確，且要確保檔案的完整性，防止信息出現(xiàn)遺漏、丟失等問題，從而確保檔案能及時(shí)、無誤的存檔。在醫(yī)院影像檔案管理工作中，應(yīng)多途徑、多渠道的開發(fā)檔案信息資源，將更好的服務(wù)提供給醫(yī)療、教學(xué)和科研等活動(dòng)。醫(yī)院還要編制多種檢索工具，讓影像檔案信息得到更好的開發(fā)與利用，不斷提升影像資料的利用率，提升醫(yī)務(wù)人員對患者和社會(huì)的服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)　語

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，將信息技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院影像檔案管理工作中，有利于充分發(fā)揮出影像資料的價(jià)值，更好地為醫(yī)療、教學(xué)和科研服務(wù)。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、管理人員和各部門人員要充分重視，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，加快影像檔案信息化的建設(shè)，落實(shí)相關(guān)的制度措施，不斷提升醫(yī)院影像檔案管理工作的規(guī)范化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化水平。

主要參考文獻(xiàn)

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