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1.1對軟硬件系統的依賴性
電子文件是按照確定的某種標準規則，記錄在特定載體上的編碼信息集合，需要特定的軟硬件系統環境才能翻譯閱讀。脫離了這種特定環境，就根本無法看到電子文件的存在和記錄的信息內容，所以電子文件對產生的標準規則及軟硬件系統環境有極強的依賴性。隨著信息技術的發展，原標準規則及計算機軟硬件技術發展更新，就有可能導致原有電子檔案信息無法讀識。電子檔案信息對軟硬件系統的過度依賴性給今后的安全問題帶來了很大的困難。
1.2存儲的高密度性
電子信息的發展和數量，呈幾何倍數增漲，海量的數據需要大容量的存儲介質，隨著記錄技術的快速發展，數字信息由早期的紙帶打孔到后來的磁帶、磁盤再到現在的光盤等，存儲密度不斷提高。目前一塊硬盤容量已達數個TB，一張藍光光盤通過納米級波長的藍光激光光源及多層記錄技術的應用，可以記錄數百GB數據。光盤上構成0和1數據刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤可存數百萬張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對節約空間、拓展應用帶來有利條件，另一方面卻對電子檔案的保護提出了嚴格的要求，任何一個小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導致數量巨大的檔案信息遭到破壞。
1.3信息與載體之間的可分離性
傳統檔案是固化在某種載體上，不能分離，稱之為檔案實體，有明顯的原始性特征，不易被復制加工。而電子檔案，雖然依賴于軟硬環境，但按一定的規則可以非常輕易地被復制、更改，傳輸，可以做到迅速而不留任何痕跡。因此電子檔案的原始性、真實性、憑證作用就受到威脅和質疑。這種信息與載體之間的可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰，檔案管理人員不僅要保護電子檔案實體不受破壞，同時也要保護信息內容不被人為篡改。
2檔案信息的保護目標
電子文件技術隨著整個計算機信息技術的發展而發展，電子文件的產生環境、文件格式、存儲介質在不斷更新，而作為檔案的電子文件卻需要長期或永久保存并被查詢利用。因此，如何確保電子檔案的長期可用性是保護電子檔案安全的主要任務之一。同時，電子檔案的真實性、完整性、安全保密性也是主要保護目標。
3電子檔案保護的技術措施
3.1電子檔案系統安全
電子檔案系統安全，一般是由硬件系統和軟件系統構成。硬件系統本身的安全稱為物理安全，軟件系統的安全主要有操作系統的安全、網絡系統的安全、數據庫系統安全及各種功能的應用軟件系統安全等。因此，這種保護措施可分以下幾類：1）設備層的安全管理。設備層的安全主要通過采用物理防范，解決機房場地的防災保護，電源的穩定與凈化，重要服務設備的冗余設計，安全可靠的存儲，以及信息系統的異地存儲保護，不低于3套的脫機光盤保存等，同時制定完整物理層面的管理規范和措施提供安全技術方案，使設備免受外來攻擊造成意外損失。2）網絡層的安全管理。網絡層的安全任務主要是防止病毒、木馬、黑客的攻擊，防止檔案數據被非法訪問。最有效的辦法就是運行檔案信息系統的網絡與外界實行物理隔離，但電子檔案的最大優勢，如遠程查訊利用、共享資源等受到局限。而在公共網絡上，資源雖可以得到充分利用，但安全問題又成為難題。近年來，隨著政務信息的公開，檔案資源的逐步開放，公共網上出現了越來越多的應用。外網的安全是必須面對并努力解決的問題，目前可以通過使用路由器及交換技術設置、防火墻、入侵防御系統等網絡安全策略的制定提供相對安全的解決方案。3）應用層的安全管理。應用層的安全主要通過使用網絡監控與恢復技術，防病毒、漏洞檢測，入侵檢測技術，上網行為管理等對網絡安全進行掃描、實時監控、權限控制、自動報警，并對計算機信息網絡系統的使用情況建立日志記錄，及時發現系統中的異常情況。
3.2電子檔案信息內容安全
確保電子檔案真實性、完整性、長期可讀性，是檔案信息內容安全的基本要求。電子文件的存放壽命依賴于存儲介質的壽命，理論上光盤的壽命可達百年，但實際上誰也不能保證該光盤數據10年后還能夠完整讀出。尤其文件格式技術上的發展與改進，軟件環鏡與硬件系統的更新，都需要檔案人員對存檔的電子文件進行備份轉存、文件存儲格式的轉換等維護。這一過程，要建立制度，明確責任，嚴格審核、評估、管理，以延續電子檔案保存期限，確保檔案內容的安全。另外，應用軟件系統中針對用戶權限的管理；檔案數據密級劃分，目錄和文件的讀寫權限，開放范圍的劃控等，是對在線檔案信息內容安全管理的必要手段，是任何一個檔案信息管理系統重點思考解決的問題。
4電子檔案信息的災難恢復
4.1災難恢復含義
《信息安全技術信息系統災難恢復規范》（GB/T20988—2007）中表述災難恢復是指將信息系統從災難造成的故障或癱瘓狀態恢復到可正常運行狀態，并將其支持的業務功能從災難造成的不正常狀態恢復到可接受狀態。將災難圈定為由于人為或自然災害，技術風險、設備故障等原因，造成信息系統運行嚴重故障或癱瘓。主要涉及的技術和方案有數據的存儲、備份和恢復；本地的高安全防護和遠程異地防護方案等。
4.2災難恢復前的存儲備份方式
信息數據的存儲、備份，是災難恢復的前提，沒有安全可靠的存儲、備份，無從談起恢復。備份的方式有多種多樣，最常用的主要是全備份、增量備份、差分備份。全備份是將整個系統中相關軟件、數據全部備份一遍；增量備份就是每次備份的數據只是相當于上一次備份后增加的和修改過的數據；差分備份就是備份上一次全備份之后新增加的和修改過的數據。全備份所需時間最長，占用的空間最大，但恢復操作最簡單，當系統中數據量不大時，采用全備份是可行可靠的；增量備份恢復起來比較麻煩，但每次的備份任務少，系統資源占用最少；差分備份相對節省存儲空間，恢復較方便，但備份時較麻煩。因此，在備份時要根據他們各自的特點靈活使用。在實際應用中，采用的備份方式常是以上幾種的結合。
4.3災難恢復采用的技術
[關鍵詞]電子信息檔案；管理；風險
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）37-0219-01
隨著國家《檔案法》實施和教育管理科學化、規范化的進程和需要，各級教育、人事部門對人事檔案管理工作越發重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發揮檔案信息資源作用，把人事檔案信息的管理與利用從傳統的手工方式轉移到現代化的層面上來，盡快提高工作質量，其最有效的途徑就是實現人事檔案信息數字化和網絡化。目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為工作人員辦公帶來了巨大的變革，使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對教育在高科技方面的創新發展意義重大。
1.實現檔案信息化建設的優點
1.1 傳統的教育人事檔案管理模式，往往會在檔案利用中出現“死檔案”的現象，也就是我們在利用檔案的時候，明明知道檔案室（柜）保存著自己所需的檔案資料，但是查找時卻因為檢索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪費大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機管理的人事檔案就不同了，由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關數據。既可避免手工抄寫出現的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節省時間，提高工作效益，對數據查詢又快又準。
1.2 利用計算機管理人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。
1.3 利用計算機管理人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優盤、光存儲介質及硬盤上，大大節省了資源。按傳統的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
電子信息檔案改變了傳統紙質檔案的弊端，給人類帶來了很大的便利，也其自身也存在著一些不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致數據被盜，所以，在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
2.規避電子信息檔案風險的措施
2.1 引進新技術
計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.2 建立健全管理制度
為了保證信息資源的安全性，那么管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。
2.3 及時消除潛在的風險
為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
2.4 加強電子信息檔案的安全防護
為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
3.分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，另外一種常用的規避風險的措施是轉移策略。轉移策略實質上是分散風險，即把風險轉到其他的地方，希望這樣將存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
4.評估風險的措施
當風險來臨后，企業最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環節的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發現，并把其扼殺在萌芽狀態，對于已經發生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
5.結束語
綜上所述，電子信息檔案優于傳統的紙質媒介，但其自身也存在著一些風險，而且這種風險是客觀存在和不確定的，還有可能造成很大的風險，因此增強警覺意識，做好風險的防范工作，這樣才能提高電子信息檔案的管理水平，有效規避風險，最大程度地減少風險造成的損失。
參考文獻
[1] 沈彥：《淺議電子文件及電子檔案管理》[J]，《企業導報》，2010（4）。
[2] 王兆新、裘潔：《淺議電子文件信息的安全與保密》[J]，《浙江檔案》，2009（2）。
1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
檔案信息電子化的現狀
檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館口室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差：檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
檔案信息電子化的發展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
檔案信息電子化的益處
可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影Ⅱ向了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
檔案信息電子化，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。檔案事業超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。
慎重選定技術路線，信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征
目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機口工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。
實事求是地改進管理體制
集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
關鍵詞：電子檔案；信息特征；特點
電子檔案信息是信息的一個重要類型。廣義上，是指來源于電子檔案的能消除人們不確定性的，反映已經發生的各種事物運行狀態、方式及其規律的征象或知識。它包含三層內容：其一，指關于電子檔案的信息，如電子檔案的載體信息、支持軟件及相關軟、硬件說明等；其二，指電子檔案內容信息；其三，指電子檔案目錄、索引等電子檔案再生信息。狹義上，電子檔案信息是指電子檔案所包含的內容信息。本文討論的電子檔案信息指的是廣義上的概念，并對其具備的特征加以重點闡述。電子檔案信息屬于檔案信息，除具有流動性、共享性等信息通性外，還具有以下檔案信息的基本特征：
一是本源性特征。電子檔案信息來源于電子檔案，是人類社會生產、生活等各項活動的真實原始記錄，具有鮮明的本源性，這也是電子檔案信息和其他非檔案信息的根本區別。盡管檔案界對電子檔案的原始性眾說紛紜，但筆者認為電子檔案是具有原始性特征的，只是電子檔案的原始性和真實性保障在后續的保管和利用過程中容易受到各方面的威脅。
二是回溯性特征。電子檔案記錄和反映的是已經發生的活動、事件及其過程。因此，作為一種歷史的記錄電子檔案信息具有典型的回溯性。
三是聯系性特征。電子檔案是以文件單體的形式陸續形成的，而以文件組合體的形式持久地存在和運動。因此，電子檔案信息具有明顯的聯系性，表現為來源、時間、內容和形式4方面的聯系。這種聯系性，使電子檔案信息為人們歷史地、全面地研究事物發展的規律性以及為多方面的信息需求提供了優越的條件。
四是分散性特征。與電子檔案信息的聯系性特點相對的是電子檔案信息的非系統性，即分散性。宏觀上，電子檔案形成者數量眾多，類型多樣，層次不一，職能和活動的內容千差萬別，檔案形成者的這種廣泛性和分散性決定了電子檔案信息內容的廣泛性和分散性；微觀上，由于電子檔案形成者的社會活動的過程性、階段性特點，有關形成者某一活動的電子檔案在時間上被分割，在內容上被分散，在整體上變得零散雜亂。另外，由于電子文件數量急劇增長，導致電子文件數量失控，質量下降，電子檔案中摻雜了大量的沒有價值或價值很小的電子文件，從而加劇了電子檔案信息的分散性。
五是社會性特征。電子檔案是人類社會的產物，具有廣泛的社會性。首先，檔案的形成者具有廣泛性；其次，檔案的內容具有廣泛性；再次，電子檔案對整個社會具有長遠的歷史價值；最后，電子檔案管理系統受社會大環境的影響和制約，同時也反作用于社會大環境。電子檔案信息的這種社會性使得檔案工作具有廣泛、堅實的社會基礎，既有巨大的社會力量來源，又能產生巨大的社會效應。
電子檔案信息作為新生事物，除具有以上檔案信息的基本特征外，還具有以下區別于傳統檔案信息的特點：
（1）對軟硬件系統的依賴性
電子檔案信息是以數字編碼的形式記錄于電子載體上，有別于傳統檔案信息以人工可識別的記錄符號直接記錄于紙張等載體上。有時為了安全保密等因素的考慮，還往往進行壓縮編碼、加密等處理，肉眼根本無法識讀，即使在高倍顯微鏡下也只能看見記錄的痕跡而無法讀懂它們的含義。只有在配合了相應的軟硬件及解密的情況下，人們才可以從機器的輸出系統上窺得電子檔案信息的全貌。同時，對機器設備的依賴性還表現為另一個方面，即技術的更新、軟硬件設備的升級也會導致原有的信息無法識別。電子檔案信息對軟硬件的依賴性給安全管理帶來了很大的困難。
（2）存儲的高密度性
電子檔案信息無論是以磁盤、磁帶還是以光盤進行存儲，其存儲密度都大大高于過去的各種信息介質。一張容量可達600MB～4000MB的光盤，刻寫激光斑點的直徑小于百萬分之一毫米，可存35萬張打印紙上的文字信息，或10萬頁圖形信息。電子檔案信息存儲的高密度性一方面為節約館藏空間，擴大館藏容量帶來了有利條件，另一方面也對載體的保護提出了更嚴格的要求。
（3）信息與載體之間的可分離性
傳統的檔案，信息被固化在某一載體上，成為一個不可分離的“實體”，使之具有明顯的原始性特征。而電子檔案信息則可以以非實體形式進行加工和管理，這種可分離性造成電子檔案信息易于更改，且不留痕跡、易于復制，而且分不出原件和復制件；同時，也使得電子檔案信息能夠在網絡環境下自由流動，易于傳輸，讀者可以通過通訊線路在異地調閱或形成文件。信息與載體之間的這種可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰，人們在保護電子檔案實體不受破壞、信息內容不受更改的同時，還必須保障網絡通信的安全，因為在網絡環境下，信息在任意一個節點都有可能被截取、中斷、篡改和偽造，如何保障電子檔案信息的安全成為擺在我們面前亟待解決的課題。
（4）信息構成的復雜性
多媒體的集成性是信息構成復雜性的表現之一。傳統檔案信息一般只擁有一到兩種的信息媒體形式，而如今，電子檔案信息可以以多媒體的形式集中在同一份文件上，聲像并茂，以最生動的方式再現當時的活動情況。另外，信息與載體的可分離性也導致了信息構成的復雜性。傳統檔案信息，在文件最初形成時的標記被固定在某一實體上，原始性易于確認，而電子檔案信息為了保證其原始性及今后使用的方便，往往還必須收集除電子檔案信息內容之外的背景信息、元數據信息、相應的軟硬件信息及說明信息等，大大增加了電子檔案信息構成的復雜性。
（5）傳輸的廣域性
電子檔案的處理環境是計算機及網絡技術，如果沒有特意采取措施，則可以做到在網絡的任何終端上去讀取存于網絡某一設備上的電子檔案，一個終端上的電子檔案也可以同時發給若干個網絡終端。電子檔案由于不受載體傳遞的限制，所以對其信息獲得者來說，可以產生一種共享的感覺，從而擺脫了時間和空間的制約。用戶調看或利用的檔案資源，可能存儲在本地、本國，也可能存儲在異地、異國。
參考文獻
一、電子文件定義及其特點
所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件具有以下特點：電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、檔案信息電子化的益處
從長遠看，檔案信息電子化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現一次投入，多次產出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務范圍。
三、檔案信息電子化的必然性
檔案信息的電子化建設是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。
第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
第二，形勢發展的需求。21世紀是信息化的時代，一般檔案館都藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設。
第三，社會強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細內容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
四、積極應對檔案信息電子化帶來的影響
電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。為此，檔案界應采取如下對策：
第一，做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
第二，解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止損失。
第三，檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應電子化建設的發展，適應新技術的需要，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接技術革命最根本的對策。
第四，電子檔案是通過計算機、磁盤、光盤、打印、備份等形成的，與紙質檔案相比有其自身特性，由于簽名非傳統意義上的“親筆簽名”，法律上能否認可、如何認可；圖像、聲音的形成、技術鑒定水平及準確與否，電子檔案文件的法律依據等，都決定、制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義。而這些在目前尚未制定立法，因此，也沒有依法制定的相應規范和制度。對于檔案管理領域內的電子化管理這一法律法規性很強的工作，更需要法律、法規和制度進行規范。
關鍵詞：電子檔案；風險；預防
當前，人們生活中越來越離不開電子計算機，具有多種多樣的功能，這為企事業單位、政府機關的辦公帶來了巨大的變革，提高了效率，使政府機關、企事業單位辦公變得更加方便快捷。在信息技術時代，最新的檔案管理方式就是電子信息檔案的管理，它對政府機關、企事業單位在高科技方面的創新意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致政府機關、企事業單位的數據被盜，所以，政府機關、企事業單位在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最有效的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：
1.及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，政府機關、企事業單位尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
2.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
3.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
4.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企事業單位、政府機關要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度。
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多單位開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案；后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險，那么不管是什么情況，企事業單位、政府機關都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企事業單位、政府機關造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后，企事業單位、政府機關最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企事業單位、政府機關管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企事業單位、政府機關在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企事業單位、政府機關防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環節的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發現，并把其扼殺在萌芽狀態，對于已經發生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
總之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。
參考文獻
【關鍵詞】信息化時代；電子檔案；紙質檔案；長期并存問題
一、長期內電子檔案與紙質檔案必將處于并存狀態的必然性分析
（一）從兩種類型檔案的優缺點來看。特點區別如下：1.電子檔案。硬盤、光盤、磁盤等都可以成為信息的存儲介質和載體，且可以儲存文字、影音和圖像等多種類型和形式的信息。相較于紙質檔案，電子檔案在信息存儲上具有密度性高的優勢，極大地節省了存儲空間。同時，與多媒體信息技術結合在一起的電子檔案可以把本來單一形態的信息轉換成音頻、視頻等多種生動形象的信息類型，且具有極高的信息處理速度、能夠隨時對檔案信息內容進行更新，突破時間和空間限制，實現資源的共享。另一方面，電子檔案也存在很多弊端，一是不同于紙質檔案信息與紙質載體的不可分離性，電子檔案中的信息和載體可以被分離開來，并且能夠實現在不同介質之間的重復拷貝，這種完全與載體和記錄方式脫離的檔案信息存儲形式一方面讓檔案信息的形成和調用不再受空間限制，一方面又使得電子檔案內的信息很容易被不留痕跡地篡改或復制傳輸。2.紙質檔案。以紙張為信息記錄載體的紙質檔案中信息與載體是一個共同體，一方面，彰顯了紙質檔案信息的原始性與真實性；一方面，又暴露了信息與載體之間存在依附性這個弊端。一旦紙質檔案完成，就很難將信息與載體這二者分離開來，同時，紙張等載體上所記錄和承載的文字、圖形等信息是人們獲取檔案信息的唯一方式和途徑。另外，當時使用的文件可以直接留存，轉化成紙質檔案，對以往歷史情況進行了客觀的記錄，屬于容易讓人信服的一種原始憑證。從保存角度出發，紙張和膠片形式的檔案是最適宜長期保存的，只要在保存過程中注意避免給水解反應和氧化反應提供必要的產生條件，就可以將紙質檔案的保存壽命延長，最長時間可達上百年，甚至是更長的時間。另一方面，相對于電子檔案，紙質檔案又存在工作量大、耗費大量人力、物力資源和存儲空間以及效率低、受時間和空間限制，無法實現信息資源共享、管理困難等缺點。
（二）從檔案管理方面來看。電子檔案作為新時期發展起來的一種新事物，大多數人并不是很了解和熟悉它所具有的功能與作用，尤其是已經習慣于以往紙質檔案管理的工作人員。在工作中他們很容易因為未能及時轉變觀念而忽視電子文件的收集和整理，導致電子文件的收集缺乏規范性，無法保證電子檔案的完整性。另外，因為紙質檔案存在時間比較久遠，所以已經形成了較為系統和完善的管理體系，但并不適用于電子檔案的管理，故在電子檔案的收集、歸檔等方面仍缺少相應的管理制度。同時，鑒于電子檔案對計算機和信息網絡技術的依賴性，負責電子檔案管理的工作人員必須掌握相關方面的知識和技能，比如，電子檔案管理軟件的管理、數據庫信息錄入、調用等。紙質檔案管理涉及收集、整理和鑒定、保管以及統計、檢索、開發利用等多個程序和環節，且各環節之間聯系緊密，再加上紙質檔案所具有的唯一性、易損性、客觀性等特點，使得紙質檔案管理很容易出現各種問題，造成紙質檔案的損壞或丟失。比如，歸檔環節出現個別工作人員將檔案私自留用現象，引發檔案流失或泄密問題。
二、信息化時代實現電子檔案與紙質檔案長期并存科學性、合理性的有效措施
（一）逐步完善各項管理制度和標準。面對檔案的數字化、電子化發展趨勢，應針對電子檔案同紙質檔案的轉化問題、對接問題以及管理問題制定相應保障制度。比如，電子數據格式標準以及電子檔案著錄和標引規則的制定等。
（二）保證二者歸檔的同步性。鑒于種種原因，短期內電子檔案與信息檔案并存的狀態是不會被打破的，所以，為保證檔案信息的安全性，方便檔案的管理和利用，要記錄下各種類型有價值的檔案信息，然后對它們進行集中處理，這樣可以實現兩種類型檔案之間的優勢互補。在同步歸檔的過程中要逐步、有序地實現紙質檔案與電子檔案的相互轉化，加強兩者之間的關聯性，以免原始數據丟失后延誤使用。
（三）注重檔案管理設施建設。在檔案的保管問題上，不管是電子檔案，還是紙質檔案，都需要具備一定的保存條件、空間和保管設施，這樣才能夠為實現檔案信息的完整性與安全性提供有力保障。對于把“件”當作最小保管單位的紙質檔案來說，單個的紙質檔案并沒有很大的信息存儲量，但會形成很多的案卷，并且案卷數量會隨著時間的推移越積越多，會需要大面積的存儲空間；對于以光盤等為存儲載體的電子檔案來說，并不需要很多的存放空間，但卻對電子系統、保管設施等有更高的要求。這樣來看，就應該對電子檔案與紙質檔案并存狀態下的保管設施建設加強重視。比如，統一安排滿足防潮、防火、防塵和防盜需求的庫房；配備符合國標的檔案密集架等保險設施，以及復印機、掃描儀、去濕機以及刻錄盤等現代化設備。
【參考文獻】
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一、檔案信息電子化管理常見問題
1.認知度偏低
檔案信息的電子化管理是檔案管理專業發展歷史上一次劃時代的進步與飛躍，傳統檔案管理形式結合現代化計算機與網絡技術形成綜合性、一體化的電子信息檔案管理系統，將使檔案的使用效率與便捷性得到成倍提高。然而，傳統管理模式與固有的業務操作理念使大多數檔案管理人員仍然習慣于既有的檔案管理手法，對于電子信息化體系的功效與作用認識程度偏低，了解不深。傳媒行業管理層對于檔案管理現代化發展也不夠了解和重視，滿足于現有的檔案管理與應用程度，沒有從根本上認識到電子信息化對提高企業行業工作效率和效能的重要促進作用。傳統檔案管理方式的低效率又使現有的工作人員面臨著較大的工作量無眠顧及新知識、新技能的學習與更新，由此造成檔案信息電子化管理推廣程度不足。
2.缺乏科學完整的體系
作為新時代經濟發展與改革的產物，檔案管理的電子信息化在當前的中國還沒有健全的行業標準進行完備、全面的指導和約束。因此，不同地區和單位在推行廣播電視檔案信息電子化體系過程中不僅發展速度各有快慢，而且出現了分類不一、標準各異的問題。缺乏科學完整體系的問題不僅使檔案信息電子化發展缺乏統一標準，更嚴重阻礙了在全國范圍內推行標準體系的構建。科學完整的體系不僅有利于實現檔案信息電子化的高質與高效，改變傳統檔案管理模式耗費大量人、財、物和潛在諸多不安全因素的缺陷，而且能夠提高檔案使用效率與便捷性，提高檔案資料對行業發展的參考與指導作用，幫助行業在未來發展中作出正確決策。
二、優化措施
1.根據檔案的類別與級別區別管理
做好檔案信息電子化管理的前提在于分類和分級，不同類別和級別的檔案信息采取不同的管理手段。隨著傳媒業的發展與擴大，檔案資料的發展趨勢必然是數量越來越多，規模越來越龐大。沒有分類和分級的檔案信息電子化最終也必將落入臃腫和混亂的困境，這對于檔案的儲存與使用而言將是降低工作效率甚至導致失誤與錯誤的災難。一般來說，檔案基本可以分為兩大類：重要、關鍵類；相對次要、普通類。重要和關鍵的檔案信息在數量可以承受的范圍內可以采取在本地存貯和使用的模式，尤其是數字化檔案資料。此時較適宜使用雙備份策略。檔案的存貯介質一般是本地服務器，要求做好存貯前的殺毒處理并定期升級病毒庫、打補丁以及安全檢測等。檔案資料所在單位應安排專業的網絡技術管理人員負責這些檔案信息的電子化管理工作。相對次要和普通檔案信息則可充分利用云存貯技術，在盡量降低存貯成本的基礎上實現檔案的大批量保存與便捷的調用。云存貯的優勢在于費用極其低廉，客戶不再需要自行投入巨額資金準備大量存貯設備，也不需要為維護和管理在云端的存貯設備另外花費金錢，只需要支付少量的上網費用便可享受幾乎無止境的存貯容量。劣勢在于安全性相對不足，一旦將數據存放于“云”上，等于喪失了對數據的絕對控制權，無論出于何種目的，云儲存服務提供商或其他個人或集團都有機會偷窺或竊取這些數據。這再次凸顯了檔案分類與分級的重要性，在尚未足夠確保信息安全性的前提下，應當只將相對次要、普通的檔案信息通過“云”存貯和使用，從而避免造成不必要的損失。
2.定期梳理檔案重要程度，調整安全級別
