時間：2023-05-17 16:20:51
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摘要：隨著電力的飛速發展和電力改革的不斷深化，檔案管理工作也隨著發生了變化，面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得尤為重要，論述如何做好縣級供電公司檔案管理工作，更深入了解并做好檔案管理工作。
關鍵詞：檔案管理；問題；對策
Abstract: with the rapid development of electric power and the deepening of the reform of the power, file management also with the change, in the face of the new historical period, the new work needs, it is particularly important to file management, this paper discusses how well the county electric power supply company file management, more in-depth understanding and do the file management.
Keywords: file management; Problem; countermeasures
0縣級供電公司檔案管理現狀
縣級供電企業的檔案管理工作由于意識不強、制度不健全、人員配置不到位等原因，造成檔案管理工作處于被動、滯后散亂、無人管理的狀態，致使企業檔案有效資源的開發與利用受到限制。
1 當前縣級供電公司檔案管理存在的問題
（1）檔案意識不強。檔案的經濟效益具有潛在性，它為企業創造的經濟效益和社會效益往往無法在當年體現，常常是間接或若干年后開始逐漸顯現。因此，檔案工作在一定程度上很難得到領導的重視與認可。對檔案的重視程度又直接影響到檔案機構的設置、人員編制、檔案庫房的建立、檔案保管設施的配置以及檔案制度的建立與執行。
（2）檔案管理制度不健全。多數縣級供電公司制定的檔案管理制度不夠健全，檔案未實行統一管理，有的雖建立了一些管理制度卻沒有依法遵規，檔案管理制度形同虛設，使檔案資料的收集、整理長期處于極端被動狀態，造成文件資料堆積如山、丟失等現象。
（3）檔案人員待遇低、素質參差不齊。由于檔案人員待遇低，所以有些縣級供電公司配置的檔案員素質不高，如經常是將一些老弱病殘的放在檔案室，有如養老院或身兼數職。
（4）對企業信息化、現代化趨勢認識不足。有些縣級供電公司領導不能充分認識檔案數字化和管理現代化的緊迫性，對企業利用數字檔案信息技術可以及時將所需信息進行加工、處理、分析，快速反映，提出應變辦法，從而提高企業經濟效益相關知識知之甚少，致使數字檔案資源管理信息系統在縣級供電公司投入使用3年，仍有部分公司沒有發揮數字檔案的作用，造成檔案管理水平嚴重滯后。
（5）各項規章制度及標準執行不到位。每到檢查工作發現問題，追其根源才發現原因為人員對標準制度的學習不到位，理解不透徹。標準制度成了擺在桌子上的擺設。
2做好縣級供電企業檔案管理的幾個途徑
（1）領導重視，增強檔案意識。加強《檔案法》的學習，增強公司干部職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為公司發展的重要內容來抓，與公司業務建設同步規劃、同步發展，要大力宣傳檔案工作，是公司領導、管理者、職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。
（2）規范檔案管理機制，強化工作責任。建立完善的檔案管理三級網絡、檔案管理辦法、“三納入”、“四參加”、“四同步”等有關檔案管理健全檔案管理規章制度，是檔案管理的關鍵。明確職責，根據“檔案產生部門負責檔案整理、移交歸檔”要求，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與企業工作同步考核、同步發展。
（3）垂直管理，強化培訓。在全省電力系統開展各專業進行垂直管理，檔案專業也對縣公司實施垂直管理，針對縣級供電公司檔案人員學歷、工作能力、綜合管理素質等相對較低，進對各縣電力公司檔案的監督、指導工作。電業局檔案人員深入各縣市供電公司，切實開展檔案調研摸底，采取到電業局檔案部門輪崗的辦法、現場觀摩與現場提問、現場解答進行培訓，手把手地教，通過業務指導與培訓，增強了檔案員的責任感與使命感，提高了檔案管理業務水平。
（4）跟蹤檢查促提升。在檔案專業實施垂直管理的過程中，不僅對縣級供電公司的檔案工作要進行多次指導、培訓，還要定期跟蹤、督促、檢查檔案工作的組織建設、信息化建設、制度建立、業務工作、檔案工作設施設備等方面的進展。檔案的歸檔率、完整率、準確率是否達到標準，使縣電力公司檔案工作步入正常運行軌道。
（5）將檔案管理工作徹實納入到企業計劃、納入到領導議事日程，納入到企業職工的經濟責任制、崗位責任制中。讓管理層人員對檔案工作有一個正確的認實，要及時研究解決檔案工作中的困難和問題，加大投入，著力解決好現實問題。要認識到檔案工作是歷史、工作成果的最后沉淀；要認識到歸檔工作是工作最終完結的一種體現。讓領導干部真正重視檔案工作，分配足夠合理的人力及財力資源，確保檔案工作的順利進行以及提供保障檔案安全的環境。
3完善供電企業檔案管理工作的幾點建議
（1）檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不是檔案部門的單一工作，檔案信息化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。
（2）經過研究，一個主動完成工作的人與被動接受工作的人相比較，工作效率前者是后者2倍，完成結果也是大不相同。主動就是不用別人告訴你，你就能出色地完成工作。次之，就是別人告訴你一次，你就能去做，再次之，就是別人告訴了他們兩次，他們才會去做，更次之，就是有些人只有在形勢所迫時才能把事情做好。要充分掌握好尺度，抓大放小，讓各管理人員發揮積極主動性，變“要我做”為“我要做”。在上下同一標準指導下，通過對檔案管理工作不斷創新使得檔案管理工作科學化、規范化。
（3）所有的標準制度都有，但執行的力度卻不盡理想。如果對公司下發的標準制度不認真進行學習思考，依然按照老習慣老辦法在做工作。公司下發的檔案管理制度已非常全面，但做好檔案管理工作，不僅僅需要專職檔案人員來執行這些制度及標準，更多層面還需要全體員工執行及配合才能達到管理的閉環。管理制度、標準的執行具有“強制性”的特點，要執行達到閉環，需要動用行政手段，將檔案管理徹實列入績效考核條款是保證執行的方法之一，再次就是專職檔案人員要嚴格按照制度執行，對違反標準制度的人員不當“老好人”，通過考核來規范公司人員的檔案工作行為，最終使得全公司人員自覺并習慣各類檔案管理工作標準制度的執行，使得全公司檔案管理工作具有良性循環的氛圍。
（4）在檔案管理過程中，迎難而上，逐步向信息化、科學化邁進，進一步加強檔案的利用，創新利用的方式以達到資源共享的目的，使之與公司整個層面的管理形成合力。
4結束語
縣級供電企業通過提高檔案管理意識，嚴格按照國家和上級檔案管理要求，認真貫徹落實各項工作標準，加大檔案軟硬件投入，進一步加強好促進的檔案管理工作，方能實現企業檔案管理現代化。
參考文獻：
一、增強服務意識，提高服務水平
要使單位的檔案工作更好的發展，領導和檔案人員都必須同時重視檔案工作。檔案管理人員應該充分發揮其主觀能動性，以實際行動去做好自己分內的檔案工作。檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量和工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。然而如何發揮主觀能動性，做好工作，檔案管理人員應當做到如下幾點：
加大檔案宣傳力度，增強企業管理人員對檔案管理工作的認知。許多企業對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個企業可有可無，因此，加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經常把有關文件、材料給領導看，在領導的腦海里留下印象，很可能會使領導看后受到啟發，并在實踐中加以應用。檔案管理人員要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對企業的益處，使領導更加重視檔案工作。
愛崗敬業。企業是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。
二、加強現有資源的綜合利用，實現現代化檔案管理
隨著改革的不斷深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題。比如檔案數量的不斷增加，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現現代化檔案管理，才能有效地解決新形勢下出現的問題。
增強責任感，提高管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，認真的工作態度和樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要有充實的專業知識，不斷開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。
不斷加強學習，利用現有資源，整理檔案。目前，電子計算機技術這種現代化科技手段和先進操作管理技術在檔案管理中的廣泛運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，減輕檔案管理工作者手動整理的繁瑣工作，提高了工作效率，起到了事半功倍的效果。檔案管理數字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。
三、加強檔案管理教育培訓，提高管理人員綜合素質
由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。
檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。
提高專業認識水平，不斷強化繼續教育。首先，要解決檔案管理人員的思想認識問題。要充分認識到檔案管理人員的繼續教育在檔案事業發展中的重要作用，認識當前檔案事業的發展，檔案服務質量的提高，其根本方向在于檔案管理人員整體素質的不斷提高。其次，必須真正培養檔案管理人才，將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。
加強制度建設，建立健全運行機制。這是開展檔案工作者教育培訓的關鍵和保證。首先，要建立和健全繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平。進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創造必要的條件。建立一個檔案管理組織的領導體系，加強對檔案工作的領導、指導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。
一、農場檔案管理工作的重要性
農場檔案管理工作作為農場的最基礎性工作，對于農場的發展具有非常重要的意義，所以需要加強農場檔案管理工作。在當前農場發展和建設過程中，對經濟發展給予了更多的關注，這也使農場成為國民經濟發展的重要推動力，所以在當前農場經濟發展和建設過程中，需要制定全新的標準、經營模式和工作基礎來的有效的提高農場經濟管理水平。但在當前農場發展過程中，由于現行的管理機制，特別是檔案管理機制與當前農場的建設需求存在許多不相適應的地方，從而導致當前農場檔案管理工作較為混亂。這就需要在當前農場檔案管理工作中要加快推動管理的科學化和標準化，從而為農場的健康發展起到重要的推動作用。
在當前農場檔案管理工作中，主要以兩個方向的內容為主，即人事檔案的信息管理和農場內部各種信息資源的管理。通過加強農場人事檔案的管理工作，可以有效的提高農場人力資源建設的水平，為人力資源管理工作的順利奠定良發孤基礎。而通過對農場內部農作物的信息資源進行管理，可以有效的提高農場各個階段工作的經驗，確保工作技能的提升，使農場的農作物管理工作更加規范和科學，而且能夠有效的實現對各類災害的防范。
通過加強農場檔案管理工作，使其更加科學化和標準化，這對于提高農場的綜合實力具有極為重要的意義，而且有效的人員無論是了農場經濟的快速發展，為新時期農場各項工作的順利開展奠定了良好的基礎。
二、加強農場檔案管理工作水平的措施
在當前市場經濟環境下，農場在開展各項建設工作過程中，無論是工作模式、工作理念都有了較大的變化，所以在加強農場檔案管理工作過程中，需要制定各種切實可行的措施和制定，加強農場領導層對檔案管理工作的重視，進一步對檔案組織機構進行健全，強化檔案管理信息化建設，為農場的健康、持續發展奠定良好的基礎。
（一）加強農場領導層對檔案管理工作的重視
當前新時期農場檔案管理工作的加強，不僅需要具有健全的組織機構，同時也需要農場領導層要對檔案管理工作給予充分的重視，這樣才能推動農場檔案管理標準化建設，進一步對農場檔案管理制度進行完善。
首先，在確保各項檔案管理政策和措施能夠得到有效的落實，在農場檔案管理工作中，領導需要處于核心的位置，能夠在日常工作中對檔案管理工作的進程給予足夠的重視，而且能夠從領導層面入手，有效的對檔案管理工作中存在的問題進行解決。
其次，農場領導需要加強對檔案管理工作的監督力度，對檔案工作的進程親自監督，合理對各項工作進行協調，加強檔案管理工作的各項基礎設施建設，進一步對檔案管理所需要的人員和設備進行配備，利用現代化的管理手段和方法來加快檔案管理工作的創新。
最后，在農場檔案管理工作中，領導層需要對檔案管理工作的重要性有一個深入的認識，將檔案管理工作納入到農場的整體規劃中業，及時對工作中存在的問題進行解決，確保在當前新形勢下更好的推動農場的健康、穩定發展。
（二）做好農場檔案管理基礎設施建設工作
做好農場的檔案管理工作除了要領導注重之外，還應保證檔案管理工作的硬件設施過硬，能夠完成對檔案的管理、整理、保存的工作。農場應該積極籌備資金，改善檔案管理的基礎設施，并且應該逐步加強對檔案管理工作的投資力度，在原有的設施上，應該做到改善檔案的保管條件，還應該配合建設先進的計算設施，保證檔案再進入管理室時的精準性。對一些重要和常用數據應該在計算機上留有備份，做到重要檔案資料既有電子版也有文件版。檔案管理還應該建立一套專門的系統，保證能夠更加方面快捷的查閱到所需的檔案。
（三）做好農場檔案管理材料和信息的整理和收集
要做好檔案的管理工作，應該從源頭出發，保證錄入檔案的數據的正確性，做好對文書的處理工作。檔案材料的數據收集和材料整理工作，檔案的管理人員必須及時性有關部門和單位催收與檔案管理工作有關的各種材料，各個單位，也應該加強對資料的整了工作，做到資料可以隨時上交，保證資料和數據手機的任何一個環節都有人管，檔案管理的數據收集人員應該認真負責，按照檔案工作的相關規定進行操作，按照規定進行裝訂，標準化規范化的工作。
（四）做好農場檔案管理人才的選拔工作
在農場檔案管理工作中，檔案管理人員發揮著極其重要的作用。在強化農場檔案管理工作，應該做好檔案管理人員的選拔工作。作為一名優秀的檔案管理人員，首先應該具備良好的政治素質，價值觀正確，才能保證按照規定進行檔案管理工作，只有熟悉農場各項規章制度和要求，才能熟練的進行管理工作；其次農場檔案管理工作應該具備一定的知識技能，應該能掌握部分農場工作的重點，有過硬的專業管理知識，能夠協調各部分之間的關系；另一方面也應有一定的管理和寫作能力，保證能夠統籌各部分之間的關系，保證工作順利進行。
關鍵詞：教學檔案 管理 歸檔 制度
教學檔案是學校師生在進行教學活動、教學管理過程中的歷史記錄和真實反映。教學檔案由文字材料、圖表、音像、照片等材料匯總而成，是教學活動和教學管理的客觀反映和具體總結。建立完整的教學檔案，對于提高教學質量、推進教學研究、提升教學管理水平，具有重要的意義。
一、教學檔案管理的意義
教學檔案是衡量教學質量和教學管理水平的重要標識之一，加強教學檔案的管理，對推進教學管理工作的科學化和制度化，具有重要的意義和價值。
1.它是提高教學質量和提高教學管理水平的重要依據。
教學檔案是教學活動和教學管理工作的具體體現，同時，它又會反過來促進教學質量和教學管理水平的提高。在日常教學活動中，各種工作的不足和問題都會在相關的教學記錄上有所體現，因此，分析、研究、總結這些教學記錄上的內容，可以直接發現問題、解決問題，進而推動教學質量和教學管理水平的提升。
2.它是進行教學改革和教學研究的重要依據。
作為教學工作情況的重要記錄，教學檔案記載了長期的教學活動情況、科研情況，以及教學管理工作中的經驗和教訓等，當教學活動或教學管理需要做出新的決策時，教學檔案可以提供針對性的參考和以往所總結出的各種經驗，從而促進管理部門及時有效制定出符合本單位實際的相關決策。
3.它是支撐教學評估工作的重要依據。
在教學評估過程中，教學檔案是支撐教學評估工作最直接、最堅實的方面，教學檔案的管理和利用水平直接反映了學校的辦學水平和能力。在教學評估環節，專家主要通過查閱和閱讀檔案資料，尤其是教學檔案的資料來掌握相關的具體情況，如果沒有完整、真實和相應的教學檔案，將無從佐證教學活動和管理的水平，從而缺乏說服力和實證性。因此，從教學評估的角度來看，教學檔案的管理尤為重要。
綜上所述，正確認識教學檔案的重要作用，努力提升教學檔案的管理水平，是當前學校建設和發展的必然。
二、教學檔案管理工作的具體展開
教學檔案管理工作涉及到教學活動的各個環節，提高教學檔案管理工作各個環節的科學性和有效性，將規范具體教學教務工作的展開。
1.教學檔案的搜集
教學檔案的搜集是教學檔案管理工作的前提和基礎。教師、學生和教務管理人員在日常的教學活動、教學建設、教學管理等活動中，形成了諸多具有保存價值的文件資料，如文字、圖片、圖表、錄音、錄像等。作為教學檔案的管理人員，必須對這些資料進行積極的搜集、整理、分類、歸檔等，從而做好教學檔案的管理工作。同時，作為教學檔案管理的相關人員，應合理把握教學文件材料歸檔的范圍，制定相應的教學檔案管理計劃，力爭做到對教學檔案的搜集有計劃性和實效性。
2.教學檔案的歸檔
在教學檔案的管理過程中，應尤其重視教學檔案的歸檔工作。教學檔案的整理是一項復雜并細致的工作，同時，在教學檔案整理的過程中必須按照嚴格的標準和要求進行。每份教學檔案材料從最初的形成到最后的立卷歸檔，都需要經過十幾項具體的內容，如分類、擬寫案卷標題、卷內文件排列、編頁碼、抄寫卷內目錄等等。
3.教學檔案的保管
教學檔案的保管，包括教學檔案的保存、借閱、返還等各個環節，因此，必須要根據學校和學院的實際情況，制定相應完善的教學檔案管理制度，從而使得具體工作有制度可依、有制度可循。同時，對于教學檔案的保管應有專人負責，應盡量挑選政治素質好，且具備一定的教學管理經驗的人員從事這項工作。
總之，對于教學檔案材料的管理，必須如實反映教學工作和教學管理過程中的各個重要環節，同時應從具體的實際工作出發，遵循其自然規律和邏輯聯系，客觀體現教學活動自身的特點。
三、加強教學檔案管理工作的具體舉措
1.建立健全教學檔案管理制度。
科學的教學檔案管理制度，對加強教學檔案管理工作意義重大。具體來說，一方面要根據學校的相關規定和標準，并結合本院系的具體情況，制定相應的各項具體管理制度，如學院的教學檔案管理實施細則等。另一方面，要確立檔案管理人員的崗位管理制度，如檔案的搜集、保管、利用等要有專人負責，明確工作人物和職責范圍，做到責權明確。當然，教學檔案管理工作較為復雜，不能只靠制度，還應有其他相應的管理手段為補充，如通過宣傳教學檔案歸檔的重要性，使教職工和學生充分認識檔案工作的重要性，進而自覺參加這項工作。這些都可以使教學檔案的管理工作朝著更加標準、更加科學的方向發展。
2.加強服務意識，配合教師積極做好歸檔查檔工作。
在教學檔案管理的過程中，要積極配合教師做好歸檔、查檔的工作。對于處在教學一線的教師來說，他們提供著教學檔案的一手材料，這些材料直接反映教學情況，如讓他們切實體會到歸檔的好處和價值，可以直接提升教學檔案管理工作的有效性。如，優秀教師講稿的匯編、教學經驗的總結、教學研究論文的匯總等，都直接反映了教學工作的情況和進展。總之，應充分調動檔案管理人員的積極性，提高教學檔案管理，從而充分發揮教學檔案在教學科研中的重要作用。
3.提升教學檔案管理人員的業務素質和能力。
教學檔案管理人員的業務素質和業務能力直接關系到教學檔案管理工作的水平，因此，要盡可能采取多渠道、多層次、多形式的方法，對檔案管理人員進行教學檔案管理知識的相關培訓，進而提升他們的業務水平，如案卷的整理、歸檔的內容和范圍、編研的質量等。同時，檔案管理人員應具有責任精神和敬業精神，在工作中應樹立超前意識，主動摸索教學檔案管理工作的規律，從而優化具體的教學檔案管理工作。這些對于提升教學檔案管理水平，具有重要的意義。
4.提高教學檔案管理工作的現代化水平。
一、婦聯檔案利用工作取得的成效
檔案工作是一項服務性很強的工作，近年來婦聯干部不斷增強團隊協作精神，樹立起了優質的服務意識。在日常工作中，所有檔案人員能夠從大局出發，在從事繁忙的本職工作的同時，積極配合整體檔案工作，嚴格執行檔案工作計劃。檔案管理人員都認真做好自己的本職工作，給來查閱檔案資料的群眾提供熱情、快捷和準確的服務，得到了婦聯系統干部和廣大婦女群眾的一致好評。近年來，通過婦聯全體干部職工的共同努力，婦聯檔案工作取得了一定的成績，但也存在一些不足的地方，需要在今后的實踐工作中改進和提升，從而更好的服務于社會。
二、婦聯檔案工作存在的問題
（一）檔案收集范圍不寬，館藏結構單一
長期以來，婦聯檔案主要圍繞婦女兒童開展工作，館藏檔案結構單一，而且開放比例不高。
（二）檔案館與社會公眾互動不足
受歷史傳統的影響，檔案館主要為黨政機關保管檔案，為機關部門提供資政服務，檔案工作相對比較封閉。檔案館與社會缺乏橫向交流，檔案人員需加強對公眾利用檔案服務意識。檔案館要經保安登記，出示相關證明和證件，才能可以去查看檔案。另一方面，社會公眾對檔案工作和知識不夠了解，對檔案內容和檔案利用程序，對檔案館的工作缺乏必要的信任和支持。
（三）檔案管理程序不規范
檔案管理程序是非常重要的核心環節，當前很多檔案在查詢時出現不清楚、不完整，目錄和內容不符合的混亂現象，其根本原因在于檔案管理的程序不規范，沒有嚴格按照相關制度章程存檔。
三、婦聯檔案工作采取的對策
（一）領導重視檔案工作
婦聯組織非常重視檔案工作，對這項工作的要求非常嚴格，而且還在婦聯系統的績效考核中納入了檔案工作。婦聯檔案工作人員積極參加區檔案局組織的各種學習和活動。為了讓機關干部更進一步的認識檔案工作，需要依法管理檔案工作，增強機關干部人員的檔案管理意識和法制觀念。婦聯還定期組織機關干部人員學習政治理論，學習各種跟檔案有關的法律和條例等，以提高機關干部知法和執法的自覺性，可以嚴格按照法律規定開展工作，加強檔案管理工作的力度。尤其是近年來，為了適應檔案工作的新要求，婦聯堅持安排專門的工作人員參加檔案部門組織的各種專業培訓，不斷加強檔案工作人員的業務能力和水平，使檔案工作實現了數字化、電子化、規范化的管理，從而更好的服務于婦聯系統工作[1]。
（二）健全完善檔案機構
檔案工作開展的一項重要前提就是具備一個健全、完善的組織，婦聯專門成立了由黨組書記、主席任組長，副主席及班子成員任副組長，各部室負責人為成員的檔案工作領導小組，負責指導和協調檔案工作的開展，并按照人員變動情況適時調整。明確了目標任務、層層細化了工作責任，為此項工作提供了組織保障，確保檔案工作的落到實處，取得實效。同時，非常注重檔案工作人員隊伍建設，經常開展各種培訓活動，派專兼職檔案工作人員參加檔案部門組織開展的各種業務培訓。多年來，一直為檔案工作人員訂閱各種與檔案相關的報刊，比如《中國檔案報》等，不斷提升檔案工作人員的自身業務水平。在工作中，還經常與檔案局探討檔案管理中存在的一些問題，出現的新情況和其他區縣好的做法和先進經驗，從而不斷強化檔案工作人員的綜合素質水平，增強了檔案工作隊伍建?O[2]。
（三）改善檔案工作環境
婦聯檔案管理工作人員，充分發揮女性的細致、耐心的自身優勢，把做好文件、資料的收集和整理作為最重要的工作來看待，扎實做好歸檔工作。為此，婦聯對檔案工作實行了定人定崗，專門管理，特別是近年來，通過積極認真地籌劃，根據檔案局的要求，進一步加大對檔案室的建設，更換了新鐵皮柜，配備了防火、防潮、防光等設備。做到了檔案辦公兩分開，使檔案工作環境得到了有效提升，讓做檔案工作的同志心情更加舒暢，工作熱情更加積極。在檔案工作中嚴格按歸檔范圍、保管期限對照每份文件進行認真歸檔，使整個檔案工作運行良好，在使用和利用中發揮了應有的作用。
（四）完善檔案管理制度
檔案管理制度建設是檔案工作的基礎性工作，加強制度建設，嚴格依法做好檔案工作，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。根據新形勢的需要，婦聯檔案工作對已有的檔案制度進行了修訂、完善，使婦聯機關的檔案制度更加完善，規范了每個機關工作人員在檔案工作中的行為，做到了有章可循，按制度辦事。完善了各項制度，包括歸檔制度、保管制度、借閱制度、安全保密制度、統計制度、較規范的文書檔案分類方案等等。單位負責人根據單位發展的實際情況，進行科學的人員安排，依據相應法規，確定檔案資料收集的范圍，防止在資料收集時出現遺漏。另外，管理制度中明確規定了檔案資料的歸檔期限，增強了檔案工作人員的責任心和完成工作的時效性，并將資料及時收集進行統一保管，大大提高了檔案資料的歸檔率和利用效率。
關鍵詞:會計檔案管理問題措施
隨著信息化建設的進行,會計電算化逐步代替傳統手工會計,電算化會計檔案越來越多,傳統的會計檔案管理體制已不適應新形勢,產生越來越多的問題,從而影響到會計檔案的保存和利用。本文就會計檔案的內涵、種類,會計檔案管理存在的問題以及加強會計檔案管理的一些措施進行了探討。
一、會計檔案管理工作的范疇
1、會計檔案的歸檔
《會計檔案管理辦法》規定,原始憑證、合同、上機日志、發票等會計資料應定期按規定整理保存,打印輸出的憑證、賬冊、報表等先經會計主管簽章,然后移交存檔保管。電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,存檔時應將數據進行雙備份。計算機的操作系統、各類應用程序軟件、會計核算系統軟件以及軟件的備份磁盤,也應作為會計檔案保管。
2、會計檔案的保管
根據會計檔案保管制度,會計檔案保管先要建立保管清冊,由會計檔案保管人員負責登記,并定期將財務歸檔的會計資料按順序、類別及編號整理立卷登記。對采用磁性介質保存的檔案,備份軟盤必須貼上保護標簽,裝入盤套,放進硬盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,還應定期進行檢查,定期進行復制。
3、會計檔案的借閱
各類會計檔案的查閱,必須辦理有關利用手續,一般不得帶出室外。如有特殊情況,必須帶出室外復制時,需經財務部門負責人批準,按照檔案管理的有關規定進行登記,填寫會計檔案調閱登記簿,并限期歸還。外單位查閱會計檔案,要持有單位介紹信,經主管領導、財務負責人批準,檔案管理人員才能接待查閱,并由檔案管理人員詳細登記查閱人員的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。會計檔案經年終核算整理裝訂后,由財務部門保管一年,以備隨時查閱。滿一年后,財務部門編造清冊,
4、會計檔案的移交
會計檔案經年終核算整理裝訂后,由財務部門保管一年,以備隨時查閱。滿一年后,財務部門編造清冊,移交檔案部門保管。編制會計檔案移交清冊時,要列明應當移交的檔案名稱、編號、數量、起止年度、應保管期限、已保管期限等內容。移交會計檔案要由單位財務負責人監交,交接雙方經辦人和監交人要在移交清冊上簽字。
二、當前企事業單位內部會計檔案管理存在的問題
1、會計檔案管理法規不完善
企業經營機制不斷轉換,經營方式不斷更新,事業單位改制也在不斷推進中,新情況、新問題不斷出現,而與之配套的會計檔案管理機制并未建立健全。目前,我國會計檔案管理方面的法律、法規與建立現代企事業單位制度的實際不相吻合,缺乏適應現代企業制度的會計檔案管理法規,在以法制經濟為基本特征的市場經濟體制下,無法滿足推進企事業單位體制改革和建立現代企業制度的要求。
2、會計檔案監督機制不健全
一是會計信息披露進程中的政府監管不足,準則、法規執行的監督不力,缺乏效率;會計信息失真的法律責任界定不完善、責任追究力度不夠。二是注冊會計師制度不完善,一方面注冊會計師既要對受托單位的會計信息進行客觀公正的審計,又要收取審計費用,對被審計單位依賴性強;另一方面注冊會計師行業還沒有形成有效的監管機制,部分從業人員專業素質差。三是企業內部監督機制不完善,領導不重視,內部制度得不到落實,會計基礎工作薄弱。
3、網絡的安全隱患
首先,計算機系統由許多部分組成,每個部分都有薄弱環節,極易遭到攻擊或破壞,如數據易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次,計算機系統的自身安全和保護功能非常薄弱,網絡系統的安全技術尚在建立和完善之中,信息易被竊取或泄露、非法增刪改,計算機病毒的破壞性極大。此外電算化會計系統只有在會計軟件的支持下才能運行并發揮作用,會計軟件對經濟業務的處理是否真實、合法起決定性作用。而現在會計軟件在開發中重功能、輕安全的現象普遍存在,可能存在會計軟件處理功能陷阱,或會計軟件運行與維護陷阱對系統的破壞性極大。
4、從業人員的業務素質偏低
檔案管理人員的素質和能力是決定電算化會計檔案管理自動化程度高低的關鍵因素。由于會計檔案管理人員的電算化操作能力較低,缺乏檔案管理專業知識,電子檔案管理意識薄弱,導致不能及時按規定將財務系統中的會計資料備份到外
存儲器中保存,或不能正確進行電子文檔的備份和檢查,造成會計資料的假備份,出現磁盤上的標簽與電子文檔不符的現象。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,影響電算化系統的正常工作。
三、加強會計檔案管理的措施
針對會計管理體制改革過程中部分單位會計管理人員的管理方法和對會計檔案管理的認識,會給單位會計檔案管理工作帶來負面的影響,及目前部分單位會計檔案管理人員的對會計檔案管理認識,而產生的問題,筆者認為應強化以下方面工作:
1、建立相應的會計檔案管理體制
實行委派制管理的會計檔案,應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定,明確會計檔案的所有權是委托單位,將委托單位的會計檔案整理規范,按要求在核算中心暫保管一年,期滿后編制會計檔案的案卷目錄,連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案,向委托單位的檔案機構進行移交。
2、加強會計人員的崗位培訓
會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度,決定了會計檔案案卷質量的高低。因此,必須將會計檔案管理及操作技能的培訓,納入會計人員崗前培訓,從會計檔案整理的基礎業務學起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
3、加大對會計檔案管理工作的監管力度
要結合具體工作實際情況,聯合制定包含新會計體制下會計檔案工作內容的《會計檔案管理實施細則》,進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務工作檢查中,將會計檔案的規范化管理納入其中,加大對會計工作整體性和連續性的檢查與監督。
4、嚴格執行會計檔案管理的各項工作程序
實行會計委派制的地區和部門,除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外,還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際,制定出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等,確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時,交接雙方的監交人、會計、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續,加蓋公章,清點會計檔案是否齊全完整、賬目相符,案卷整理質量是否規范。交接憑據應一式三份,雙方單位各自保留一份,存檔一份。
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1、組織架構變化對檔案工作的影響。按照新《公司法》的要求，改制企業要建立完善的公司治理結構和規范的母子公司體制。與此相適應，國有建筑企業紛紛創立了由股東會、董事會、監事會、經理層組成的公司治理模式，采用了股份有限公司(或集團有限公司)為母公司、以產權關系為紐帶管理控股(或全資)子公司的管理體制。與按《企業法》設立的公司相比，全新的公司治理架構必然衍生新的檔案資源，產生新的檔案需求；全新的母子公司體制也必然帶來檔案管理體制、檔案資源權屬相應的變化，帶來結構調整和管理傳承等方面的一系列課題。
2、產權結構調整對檔案工作的影響。國有企業的改制最本質的是產權制度改革，產權清晰是對公司制企業的基本要求。為了做到產權清晰，改制企業必須對原來負無限責任的企業進行清產核資，經中介機構評估后注入新創立的母、子公司。在這個過程中，公司的各原股東應明確各自出資的范圍，辦理產權過戶手續；母子公司之間也要明確注入資產的數額和性質，及時辦理產權變更手續。這些資產的評估、確權、過戶、變更不僅需要檔案部門提供真實可靠的原始依據，而且由于檔案是無形資產，需要隨公司母體參與產權變更過程。在國有企業實行檔案集中統一管理原則下，如何服務企業改制并保證改制前后檔案的有機聯系，成為檔案工作的必然課題。
3、管理關系變革對檔案工作的影響。現代企業制度下的公司治理結構和普遍建立的董事會決策、監事會監督、經理層執行的機制徹底改變了原來企業領導機構既是決策者又是執行者的管理關系。如何把決策、監督、執行機構在各自工作過程中產生的檔案分門別類地收集、整理、提供利用，成為檔案工作遇到的新問題。在新的母、子公司體制下，母公司對子公司已不再是原來意義的行政管理關系，而成為了基于股權管理和政策指引為主的新型管理關系。在行政管理權弱化的情況下，如何保證檔案管理的集中統一和齊全完整，也是我們必須考慮的問題。
二、改制后建筑企業檔案管理現狀的滯后
1、管理力量相對不足。受計劃經濟體制慣性影響，目前國有建筑企業的檔案工作仍然是以滿足企業內部需要為主，顯示不出檔案的經濟價值和社會價值，因而難以引起單位領導的重視。更有甚者在公司制改造過程中把檔案部門作為撤并、精簡的首選部門，或是安排一些不具備相應素質的人員湊合了事，使得檔案工作的領導力量、作業力量以及其他投入都被弱化。
2、管理方式相對分散。由于建筑施工企業特殊的流動性質，產生檔案的項目和負有檔案收集、移交責任的生產指揮機構經常變動，散存在項目上的檔案資料常因地域和機構人員的變化無法保全。企業改制重組，涉及的產權單位和部門多，相關的程序復雜，所產生的檔案資料多家保管、多處存放，極易導致檔案資料的流失。
3、管理手段相對落后。在建筑施工企業的檔案管理中，雖然不同程度地運用了計算機，但單機應用的情況比較普遍，紙質載體和手工作業為主的管理方式仍占很大比重。
4、管理制度相對缺失。改制后的建筑施工企業，對檔案工作提出了一系列的新任務和新要求。如公司治理結構中“三會一層”的檔案如何區別管理并保持有機聯系、有相關關系但又權屬不同的檔案如何管理并保證正常利用、母子(分)公司和施工項目上的檔案如何集中統一并做到資源共享等，都需要我們認真研究，通過建立規章制度加以規范。
三、建立適應型國有建筑企業檔案管理體系
1、恢復健全組織體系，增強檔案管理力量。首先，要根據公司治理結構和組織結構的變化，調整原有的檔案工作領導機構和專兼職檔案管理隊伍，特別要注意吸收決策、監督機構的領導和新設部門的同志參與檔案工作的領導和管理，消除系統性“缺位”和管理“真空”。其次，要恢復健全專門的檔案管理部門。符合國家檔案局關于建立企業檔案館條件的母公司，可以恢復或建立綜合檔案館，對全公司的檔案工作統一規劃、統一管理，并負起日常的指導、監督、檢查責任；子公司也要視檔案規模設立專門機構。第三，努力提高檔案從業人員素質。在進口關要建立檔案崗位任職標準，嚴格按標準選拔學有專長的人員；對現有人員要有計劃、有重點地進行自培或送培，更新知識，增長才干。
2、探索新型管理模式，保持檔案有機聯系。首先，可以嘗試集中統一、區別管理的模式，即全公司的檔案工作規劃、制度規范和管理標準要統一，但不同權屬的檔案可以區別管理。對母公司綜合檔案館而言，要集中管理權屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將檔案定期向母公司檔案館移交；同時對子公司或其他相關單位的有關檔案實行目錄管控，建立檔案的有機聯系，實現檔案信息資源的共享。其次，對重組演變過程中的檔案進行特殊處理。為方便利用，對公司兼并、合并、分立等重組所涉及的企業，具有獨立法人資格的存續企業檔案仍存原單位，重組過程中形成的檔案相關方各存一套，重組后的檔案與重組前的檔案分庫保管，業務上接受母公司檔案部門的統一監管；不具有法人資格的存續單位，重組前后的檔案全部移交母公司檔案部門統一保管；消亡企業的檔案按歸屬主體進行集中和承繼。第三，建立責任傳導機制，解決檔案管理分散問題。由于檔案的產生過程不在檔案部門，所以要確保改制重組和各個項目上的檔案資料能夠完整的收集起來，必須把檔案的收集、立卷、移交責任進行分解，并明確地傳導給參與改制重組的部門和所有項目管理機構，通過責任分解，并與獎懲結合，確保這部分檔案的齊全完整。
電力企業建設工程中的檔案管理首先要做到職責明確，做到責任落實到個人。電力項目涉及工程量龐大，更牽涉到各種各樣的施工單位，所以在工程總承包項目簽訂開始，就應該明確各方各自牽涉到的相關文檔文件和電子文件。先把責任落實到相關單位，再從相關單位落實到具體科室，最后把責任落實到每個人的身上，并持續追蹤檢驗。進行檔案管理，一個標準化的流程是十分必要的。一套科學、可操作性強、合理、適用的檔案管理辦法會減輕企業檔案管理的難度，增強檔案查閱、修改等工作的方便性。要對組織領導、職責分工、獎懲機制、崗位培訓等等方面做出系統化、標準化的體制建立。對文件的形成、收集、整理、分類、歸檔以及竣工后文件的編制、交接驗收等提出具體要求。
2對于檔案管理工作的具體工作及要求
多媒體工具的運用和標準化工作流程的的制定，提高了電力企業檔案管理的效率，簡化了檔案查閱的復雜程度，但對于如何運用這些工具提出了一些具體要求，對此我們需要在日常工作中對員工進行培訓。
2.1建立學習考核制度
有效提高檔案管理的準確性、全面性、真實性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎的電力工程建設知識，對多媒體工具的熟練運用以及標準化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統的培訓與考核機制。首先，應制定檔案室職員的學習規劃，請專業的教師團體對檔案員工進行培訓，或科室內部培訓。給科室員工制定詳細的課程表、授課時間、及所學內容的規劃，做到每一位職員都有學習新知識的機會與時間。其次，加強員工的考核機制。制定了職員的學習規劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機制，進一步激勵職員學習的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實際操作練習，定期對員工進行考核，并記錄到員工績效。對于學不會和不肯學，以及積極性不高學不好的員工進行有效處理。對檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機制，怎么處理學不會、學不好、不肯學的員工都需要管理人員進一步探索。
2.2提高電力企業建設工程檔案管理的意識
檔案管理對于電力設施的運行，改建，設備升級，企業自身經濟效益有著至關重要的作用，這一思想必須深入到每個員工的頭腦。對于企業經濟效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權益、做到賬目透明、如何記錄企業真實的精神面貌、工作作風等，電力建設工程檔案提供了有效憑據。從電力設施的運行、改建、擴建等方面來說，電力建設工程檔案提供了有效依據。只有從根本上認識了這一點，電力工程企業才會真正把電力工程的檔案管理做好。電力工程的檔案管理不是一個檔案管理室就能做好的，需要各個部門的配合與支持，需要電力企業的負責人有效重視。必須在全企業樹立這一思想，把這一思想深入到每個員工的心中。提高認識，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網絡。加強各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統一各單位檔案管理的標準，步驟，要深入到每一個施工單位，每一個設備廠商，每一個材料供應商。在電力建設工程開始，就要統籌各方，建立統一的檔案管理網絡，細化責任到個人，定期核定審查各部分的檔案管理進度，做到有效管理。對于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個人，做出有效處理，整頓。以推動電力工程檔案的透明化和標準化。
2.3如何應對電力施工過程中的不同步
在電力工程進行中，各施工單位的工作進度，難易程度都各不相同，加之建設工期較長，施工單位眾多，工期不能統一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負擔。面對這一情況，需要我們時時做好檔案的收集、審定、整理、驗收的相關工作，細化到每一工程，做到一工程一驗收。時刻追蹤各項工程的進展情況，檔案的收集整理驗收要與工程進度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進行中的檔案整編驗收，再到每項工程竣工時的審定整理，再到全部完工時的檔案匯總整理與驗收歸類，這四個過程缺一不可，必須做到實時追蹤、實時管理、把檔案管理從以前的最后一個環節，貫徹到整個電力工程施工項目的始終。
3結語
會計檔案是公司全年經濟活動的反映和紙質記錄，是明確各方經濟責任的重要依據。因此，各單位財務部門對這項工作均十分重視，部門負責人常親自參與指導整理歸檔和監交。那么，如何使得會計檔案整齊美觀并方便下步查找查詢，如何消除會計資料管理中的散失、污損的隱患，如何保證會計檔案的傳遞環環相扣，萬無一失。根據本人幾年來會計檔案管理工作的經驗，認為會計檔案管理需走好以下“三步棋”。
細心走好“裝訂棋”。裝訂是會計檔案歸檔的第一步，也是會計檔案管理最基礎的工作。在打印出財務報表、會計賬簿等各之后，在裝訂前的打碼過程中需要仔細檢查賬表是否存在缺頁漏頁，是否有應打印而未打出的會計要素，盤點單、調節表等中當事人應簽的字或章是否完整，平整好資料后要剔除隱含在紙張中的金屬物體，防止金屬后期生繡，繡跡影響會計檔案觀看。在用針線或者裝訂機器裝訂時，不能使裝訂區覆蓋文字資料，影響到查閱觀看。
順心走好“編號棋”。會計檔案歸檔時，要從主要到次要、從賬簿到報表、從主賬主表到附賬附表的順序安排整理，并參照往年的順序，來編制檔號。檔盒應采用統一正規格式，檔盒標注字跡務必工整，需標注要素務必完整，特別是標注的檔案保存時間不能短于會計法規定時間。此外，對總賬、分類明細賬等不能忘記在其封面粘貼印花稅票，以應對稅務部門的隨時檢查。在會計檔案在財務部門臨時保管的一年時間中，要做好防蟲、防霉、防潮 “三防”工作，并應按照檔號順序在同一地方整齊擺放，以便需要時快速查找翻看，查閱時要按照“六有”和考核要求，征得負責人同意，并詳細登記借閱人、事由、借閱歸還時間，由相關人員簽字確認。
耐心走好“移交棋”。按照會計檔案管理規定，財務部門應在規定時間向公司檔案部門移交已暫存一年的隔年會計檔案。在此一過程中，辦公室和財務部門須派員全程監督，接交人員應耐心地對移交的會計檔案資料一一開盒驗視，查看有無霉變蟲蛀、有無缺失，并將檔盒內容物與檔盒封面文字表注、移交清冊移交內容三者核對一致，并由多方簽字確認。此外，應按先后順序擺放轉移，防止在轉移過程中發生錯亂，為公司檔案部門順利開展長期保存工作做好為鋪墊。 （編輯 余俊娟）
