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第1篇

1.電子化的檔案載體

傳統(tǒng)的人事檔案管理資料主要為紙質(zhì)的載體，檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間、精力考慮如何存儲(chǔ)和保管人事檔案資料，紙質(zhì)化的檔案載體需要耗費(fèi)很大的存儲(chǔ)空間。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前人事檔案資料已經(jīng)可以用電子化的方式實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員只要使用使用計(jì)算計(jì)，就能完成電子化文檔的處理工作，只要擁有大容量硬盤(pán)，就能存儲(chǔ)海量的人事檔案資料。

2.數(shù)據(jù)化的檔案管理

如果人們需要一份人事檔案資料，檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間在檔案的分類中查找。隨著信息化的發(fā)展，人們可以使用數(shù)據(jù)化的方法管理電子人事檔案資料。人們可以預(yù)先制作一套管理模板，然后輕松的為電子人事檔案添加分類標(biāo)簽，需要人事檔案資料時(shí)，人們只要輸入查找命令，只花一、兩秒鐘的時(shí)間人們就查找到需要的資料。

3.分級(jí)化的查閱方式

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)或部門(mén)均有屬于自己的門(mén)戶網(wǎng)站，人們可以進(jìn)入門(mén)戶網(wǎng)站查閱自己需要的人事檔案資料。然而，這些人事檔案資料根據(jù)保密的程度具有分級(jí)性。比如說(shuō)非企業(yè)或該部門(mén)的人員只能查閱已經(jīng)對(duì)外開(kāi)放的人事檔案資料；企業(yè)人員可以根據(jù)自己的權(quán)限查閱一些較為保密的資料；企業(yè)單位或負(fù)責(zé)人可以查閱非常機(jī)密的人事檔案管理資料。

4.網(wǎng)絡(luò)化的共享平臺(tái)

在信息化的時(shí)間，人事檔案資料已經(jīng)成為展現(xiàn)部門(mén)或企業(yè)實(shí)力的一種途徑；也成為企業(yè)或部門(mén)里人與人之間相互了解的一種途徑；同時(shí)也成為人們熟悉自己工作環(huán)境的一種途徑。人事檔案資料已經(jīng)成為一種可供共享的資料，這種共享性給企業(yè)或部門(mén)工作的開(kāi)展帶來(lái)很多便利。

二、信息化的人事檔案管理模式的革新

1.革新封閉性的服務(wù)對(duì)象

舊時(shí)代的人事檔案，一般應(yīng)某個(gè)單位、某個(gè)組織的需求而建立，它服務(wù)的對(duì)象為這個(gè)單位或這個(gè)組織的人，這種服務(wù)的對(duì)象影響人事檔案的記錄范圍，即該人事檔案記錄的主要是與這個(gè)單位與組織有關(guān)的事。信息化的人事檔案的共享性要求人事檔案管理人員必須全方面的記錄人事檔案資料，這種人事檔案資料比過(guò)去的資料具有更多的價(jià)值。

2.革新單一性的資料來(lái)源

舊時(shí)代的人事檔案資料，一般由人事檔案相關(guān)的當(dāng)事人自行填寫(xiě)，或由管理人事部門(mén)的工作人員填寫(xiě)。由于個(gè)人因素，這使人事檔案管理資料可能會(huì)出現(xiàn)偏差。在信息化時(shí)代，檔案管理人員可用多種渠道采集檔案資料，使用新的檔案采集模式，能使人事檔案資料更全面。

3.革新指定性的查閱人群

舊的人事檔案資料由檔案管理人員專門(mén)保管，只有指定的人群才能夠向檔案管理人員要求調(diào)閱人事檔案。因?yàn)椴殚喌娜巳悍秶邢蓿耘f的人事檔案管理模式的利用率較低。在信息化的人事檔案管理模式里，人們可以在自己權(quán)限的范圍內(nèi)自主的查閱人事檔案管理資料，獲得自己需要的信息。

4.革新被動(dòng)性的管理方法

舊的人事檔案的管理方法為由人事檔案管理人員采集和管理人事檔案資料，日后，檔案管理人員會(huì)根據(jù)企業(yè)或組織活動(dòng)的開(kāi)展補(bǔ)充和更新資料，這種管理方法非常的被動(dòng)。在信息化的時(shí)代，人們要求檔案管理人員優(yōu)化人事檔案資料，使這些資料能位部門(mén)或企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值，人們的需求使檔案管理人員必須主動(dòng)的思考如何才能做好人事檔案管理工作。

三、信息化的人事檔案模式表現(xiàn)的形式

1.社會(huì)性的服務(wù)對(duì)象

過(guò)去的人事檔案管理模式以封閉的方式為企業(yè)或部門(mén)提供資源服務(wù)。然而信息化的技術(shù)共享性的特點(diǎn)，使人事檔案資料成為一種推動(dòng)企業(yè)或部門(mén)工作的重要資源，人們從人事檔案資料能了解到企業(yè)或部門(mén)工作的情況。這使人事檔案管理要以整個(gè)社會(huì)成員為對(duì)象提供服務(wù)。廣泛的服務(wù)對(duì)象是大人事檔案管理的方向。

2.廣泛性的資料來(lái)源

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們可以從多種渠道得到各種信息，這就使人事檔案資料的來(lái)源變得多元化。人事檔案的管理人員可以從人們的記錄、相關(guān)部門(mén)的紀(jì)錄、網(wǎng)絡(luò)渠道、其它社會(huì)渠道得到人事檔案資料，檔案管理人員需要全面的收集這類資料，并合理的篩選與整理，才能使人事檔案資料具有更多價(jià)值。

3.多樣性的查閱人群

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們會(huì)根據(jù)自己的需要查閱人事檔案管理資料。比如一部分企業(yè)或部門(mén)外的人員為了了解企業(yè)或部門(mén)的運(yùn)作情況，需要查閱人事檔案資料；企業(yè)或部門(mén)的人力資源管理部門(mén)為了作好人力資源的配置，需要查閱人事檔案資料；部門(mén)或企業(yè)的工作人員在工作時(shí)，有時(shí)需要負(fù)責(zé)某項(xiàng)工作的人員與自己配合，他們也需要查閱人事檔案資料。多樣性的查閱人群要求人事檔案資料更真實(shí)、更全面。

4.開(kāi)放性的管理方法

由于過(guò)去人事檔案管理模式的封閉性，使人事檔案的管理由檔案管理人員說(shuō)了算，他們得不到有效的建議和幫助。隨著人事檔案共享化，人們?cè)谑褂萌耸聶n案資料時(shí)能夠了解到人事檔案管理現(xiàn)有的弊端，他們能給人事檔案管理人員更多建議，人事檔案人員能根據(jù)諸多意見(jiàn)改變管理方法，使人事檔案管理的水平進(jìn)一步提高。

第2篇

【關(guān)鍵詞】人事檔案；歸檔管理；工作

為了指導(dǎo)醫(yī)院進(jìn)行人事檔案管理，政府部門(mén)下發(fā)了《干部檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等文件，在條例的要求下，醫(yī)院要把人事檔案管理工作認(rèn)真貫徹落實(shí)。同時(shí)，在規(guī)劃醫(yī)院的總體發(fā)展目標(biāo)和醫(yī)院的業(yè)務(wù)建設(shè)過(guò)程中，也應(yīng)當(dāng)將人事檔案管理工作放在重要位置。

一、加強(qiáng)人事檔案歸檔管理工作的重要作用

醫(yī)院工作人員眾多，按照規(guī)定收集、整理、鑒別、分類和歸檔醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院基礎(chǔ)工作內(nèi)容的一部分。一般而言，醫(yī)院可據(jù)此進(jìn)行業(yè)務(wù)考核和工作調(diào)動(dòng)。人事檔案中，針對(duì)醫(yī)院工作人員真實(shí)的歷史工作表現(xiàn)、工作實(shí)際等有翔實(shí)的記錄。同時(shí)，醫(yī)院會(huì)根據(jù)歸檔制度，對(duì)工作人員的德、能、績(jī)、勤、廉方面動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行補(bǔ)充（具體包括工作任務(wù)、論文、論著、成果獎(jiǎng)勵(lì)等），以保證為考核提供參照。現(xiàn)階段，人事檔案有紙制及電子數(shù)據(jù)兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規(guī)定實(shí)施管理。

二、醫(yī)院人事檔案歸檔管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，關(guān)于醫(yī)院人事檔案的歸檔管理，遇到了一定的問(wèn)題，現(xiàn)存的干部人事檔案中，關(guān)于干部綜合能力、素質(zhì)的績(jī)效考核材料非常有限。這在某種程度上不利于醫(yī)院實(shí)施考核。通常，檔案中的考核材料應(yīng)該比較完善，包括個(gè)人的德、能、勤、績(jī)四項(xiàng)的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激勵(lì)員工方面發(fā)揮的作用非常小，與預(yù)期效果相差甚遠(yuǎn)。此外，在醫(yī)院人事檔案中，難以完整地了解個(gè)人的績(jī)效情況。其中，僅僅存在一個(gè)人的某一階段的業(yè)績(jī)成果，而不能提供個(gè)人量化考核動(dòng)態(tài)信息。在醫(yī)院人事檔案管理中，對(duì)于績(jī)效考核形成的材料并沒(méi)有得到很好的管理，其整理和歸檔都不同程度地存在問(wèn)題，以至于開(kāi)發(fā)和利用不能正常進(jìn)行。同時(shí)，醫(yī)院的人事檔案管理在績(jī)效管理方面較為欠缺，主要是因?yàn)槠淙鄙倏茖W(xué)的管理方法。隨著時(shí)代的發(fā)展，人事管理對(duì)檔案工作有了更高的要求，在此情菹攏必須更新管理方法。否則，人事工作需求的變化將會(huì)打亂檔案管理的秩序。

三、加強(qiáng)人事檔案歸檔管理工作的具體方法

人事檔案管理在人事工作變化的前提下，應(yīng)從檔案材料收集、歸檔和驗(yàn)收把關(guān)上加強(qiáng)管理，以確保檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等程序更加規(guī)范。

（一）檔案材料的收集要全面翔實(shí)。目前，關(guān)于加強(qiáng)人事檔案的歸檔管理，應(yīng)注重人員績(jī)效方面的材料收集管理。醫(yī)院的主要工作內(nèi)容是臨床工作，按照此工作性質(zhì)，業(yè)務(wù)、行政管理等部門(mén)分別擁有醫(yī)務(wù)人員的績(jī)效材料。為了收集材料的全面翔實(shí)，應(yīng)按期驗(yàn)收績(jī)效考核文件材料，并根據(jù)人員的教學(xué)、醫(yī)務(wù)、護(hù)理工作立卷和移交材料，確保二級(jí)管理單位上報(bào)檔案材料的全面翔實(shí)。同時(shí)，為了保證人事檔案的歸檔管理工作的全面而規(guī)范，應(yīng)針對(duì)負(fù)責(zé)課題兼職檔案人員，進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，提高責(zé)任心，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好課題文件材料的積累、立卷與歸檔工作。

（二）檔案材料整理要各負(fù)其責(zé)，協(xié)力合作。在績(jī)效檔案歸檔工作中，具體有項(xiàng)目收集、鑒別、整理、登記、歸檔、保管、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，涉及不同部門(mén)。對(duì)于這些環(huán)節(jié)的整體運(yùn)作，應(yīng)該由各部門(mén)各負(fù)其責(zé)，通力合作。如在課題資料整理中，人事檔案室有自己的職責(zé)范圍，課題組也有相應(yīng)的職責(zé)權(quán)限，兩個(gè)組織各司其職，將課題各階段形成的文件材料整理完善。另外，對(duì)于課題文件材料的積累，應(yīng)該由醫(yī)務(wù)人員負(fù)責(zé)，人事檔案室和課題組應(yīng)進(jìn)行督促、指導(dǎo)。歸檔的績(jī)效檔案文件材料也有嚴(yán)格的要求，第一，必須是原件；第二，材料必須翔實(shí)，且沒(méi)有缺處；第三，文字不得出現(xiàn)涂改痕跡；第四，確保承辦單位準(zhǔn)確，個(gè)人簽字清晰，形成材料的時(shí)間有效。

（三）檔案材料的歸檔要嚴(yán)格把關(guān)驗(yàn)收。醫(yī)院檔案管理室應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。以科研課題為例，課題（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔的責(zé)任制較為適合。一旦科研項(xiàng)目完成或部分完成，歸檔時(shí)間應(yīng)確定，一般為項(xiàng)目結(jié)題或鑒定后不超過(guò)20天，且由課題組負(fù)責(zé)人整理文件材料。課題形成積累的全部文件材料，應(yīng)由課題兼職檔案員負(fù)責(zé)匯總，對(duì)于文件材料應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)整理、立卷，并按時(shí)移交。醫(yī)院綜合檔案室在收到科研項(xiàng)目文件材料后，出具“歸檔證明”給科研主管部門(mén)，并完成簽署意見(jiàn)、加蓋檔案室專用章等一系列工作。歸檔過(guò)程中，針對(duì)三類材料可予以退回，一類是材料不齊全；一類是材料不完整；另一類是對(duì)象不明確的。對(duì)于退回的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)辦。此外，為了提高管理水平和工作效率和質(zhì)量，對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理，應(yīng)加快推進(jìn)其信息化建設(shè)進(jìn)程。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院的人事工作中，離不開(kāi)人事檔案。醫(yī)院設(shè)置檔案管理室，應(yīng)提供更規(guī)范的檔案管理服務(wù)。為此，醫(yī)院管理者應(yīng)從服務(wù)的角度出發(fā)，加強(qiáng)人事檔案的歸檔管理工作。只有這樣，才能為人事管理提供第一手資料，確保領(lǐng)導(dǎo)在人才選拔和干部任用上有可靠依據(jù)。加強(qiáng)人事檔案的歸檔管理，對(duì)于服務(wù)工資、職稱等人事管理工作非常有利，應(yīng)該得到醫(yī)院人事檔案人員的重視。

【參考文獻(xiàn)】

[1]理文.我國(guó)干部人事檔案管理研究[D].安徽大學(xué)，2013.

第3篇

一、人事檔案管理流程中的風(fēng)險(xiǎn)

隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，特別是我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)不斷完善和人事制度改革的進(jìn)一步深入，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問(wèn)題，已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，亟待人們加以解決。

1.人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高

當(dāng)前許多人的人事檔案質(zhì)量不高，缺乏利用價(jià)值，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細(xì)致的、實(shí)際性的少；反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個(gè)人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長(zhǎng)的少；反映過(guò)去情況的多，反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多，定量描述少；或者只講優(yōu)點(diǎn)，避免缺點(diǎn)；內(nèi)容空乏，個(gè)人總結(jié)和組織意見(jiàn)盡是套話，無(wú)法全面、公正的評(píng)價(jià)和反映一個(gè)人的情況。另外，由于鑒定審查不嚴(yán)、檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)等原因，也導(dǎo)致了人事檔案造假問(wèn)題日益嚴(yán)重，嚴(yán)重影響了人事檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，給人事工作帶來(lái)諸多麻煩，同時(shí)也使得人事檔案在對(duì)人們職業(yè)信譽(yù)維持方面的作用大大降低。

2.人事檔案的管理不規(guī)范，檔案丟失、變更、損毀嚴(yán)重

檔案在歸檔后，需要大量的反復(fù)查閱。由于檔案量巨大，當(dāng)需要查詢檔案時(shí)，需花費(fèi)按小時(shí)計(jì)，甚至一天的時(shí)間在檔案室查找，耗時(shí)、耗力；檔案資料沒(méi)有安全可靠的備份，一旦出現(xiàn)人力不可抗拒的意外事件，原始檔案極易丟失、損壞，但恢復(fù)、修補(bǔ)困難。長(zhǎng)時(shí)間保存，檔案紙張、字跡也極易褪色、霉變，將會(huì)造成無(wú)法挽回的損失。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾；一些檔案的歷史已經(jīng)很久遠(yuǎn)，且紙質(zhì)較差，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前查詢、翻閱的要求，而且，對(duì)這部分檔案的直接查詢，所造成的破壞將是無(wú)可補(bǔ)救的。

3.檔案的整理不規(guī)范，檔案管理工作者觀念上重政治輕業(yè)務(wù)

整理人事檔案是一項(xiàng)細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作，把個(gè)人材料歸檔成冊(cè)是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個(gè)方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒(méi)有清理，有些單位檔案雖已立卷成冊(cè)，但沒(méi)按要求的格式進(jìn)行分類處理，給檔案利用帶來(lái)了諸多不便。

盡管我們對(duì)人的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是從政治和業(yè)務(wù)兩個(gè)方面來(lái)全面反映一個(gè)人的基本情況。然而，由于受“左”的思想影響，我們總是會(huì)自覺(jué)不自覺(jué)地將政治作為唯一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)評(píng)價(jià)人，并且將政治思想與品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)分離開(kāi)來(lái)，因此是空頭政治。在重政治輕業(yè)務(wù)觀念的影響下，人事檔案部門(mén)沒(méi)有嚴(yán)格把屬于反映個(gè)人政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實(shí)績(jī)貢獻(xiàn)等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側(cè)重于政治思想表現(xiàn)材料的收集，能反映個(gè)人業(yè)務(wù)能力的材料相對(duì)較少，即使有也是數(shù)量有限或者補(bǔ)充不及時(shí)。

二、防范人事檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)

針對(duì)人事檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合當(dāng)前管理水平與實(shí)際，通過(guò)對(duì)人事檔案的內(nèi)容、管理方法、管理制度等進(jìn)行改革與完善以防范管理流程中的風(fēng)險(xiǎn)。

1.努力提高人事檔案材料的質(zhì)量

1.1強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)

檔案工作中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題，其根源在于組織人事部門(mén)和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)淡薄，沒(méi)有從思想上真正認(rèn)識(shí)人事檔案及其工作的重要性。因此，增強(qiáng)組織人事部門(mén)和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)心，是解決當(dāng)前人事工作中存在的問(wèn)題，提高工作質(zhì)量和水平的根本途徑。

1.2提高人事檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案工作者面臨著知識(shí)化、專業(yè)化的嚴(yán)竣挑戰(zhàn)，加強(qiáng)科學(xué)文化知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)是檔案管理者的當(dāng)務(wù)之急。此外，還應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，以適應(yīng)人事檔案管理日益復(fù)雜、逐漸現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)。及時(shí)掌握黨和國(guó)家最新的人才政策、人事制度以及當(dāng)前人才流動(dòng)規(guī)律，了解組織人事部門(mén)的現(xiàn)實(shí)需要，主動(dòng)提供全面、準(zhǔn)確的人事檔案，為人事管理工作服務(wù)。

1.3補(bǔ)充具有個(gè)性的人事檔案材料。

針對(duì)人事檔案內(nèi)容陳舊和“千人一面”的狀況，有關(guān)部門(mén)應(yīng)在人事檔案材料內(nèi)容建設(shè)上注意補(bǔ)充能反映當(dāng)事人個(gè)性的檔案材料。具體而言，一是反映個(gè)人全面素質(zhì)的檔案材料，如反映當(dāng)事人身體素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)、能力素質(zhì)和心理素質(zhì)等方面的材料，其中有關(guān)個(gè)人心理素質(zhì)和能力素質(zhì)的材料應(yīng)是重點(diǎn)補(bǔ)充的內(nèi)容。在反映心理素質(zhì)的有關(guān)內(nèi)容中，應(yīng)側(cè)重反映當(dāng)事人的個(gè)性、合作與團(tuán)隊(duì)精神、創(chuàng)新意識(shí)等；二是反映個(gè)人業(yè)務(wù)考績(jī)方面的檔案材料。對(duì)不同的工作崗位而言，具體業(yè)務(wù)考績(jī)的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)有明顯不同。

2.加快人事檔案信息化管理進(jìn)程，提高檔案工作質(zhì)量水平

在人事檔案管理工作中，盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的新成果，先進(jìn)的管理方法、先進(jìn)的科技手段與工具，提高人事檔案工作的效率和水平。通過(guò)文件掃描、光盤(pán)存儲(chǔ)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的備份存儲(chǔ)和計(jì)算機(jī)管理，減少原件的 損耗，并實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。

3.健全各種規(guī)章制度，建立適應(yīng)時(shí)代要求的人事檔案管理體制。

應(yīng)遵守《檔案法》，以及上級(jí)主管部門(mén)頒布的各種規(guī)章制度，各單位還應(yīng)結(jié)合本單位的特點(diǎn)和實(shí)際，制定本單位的人事檔案收集歸檔補(bǔ)充制度、檢查審核制度、交接轉(zhuǎn)遞制度、查閱借閱制度等，做到有法可依。規(guī)章制度制定以后，一定要認(rèn)真貫徹執(zhí)行，排除一切人情干擾，堅(jiān)決按各種制度和規(guī)定手續(xù)辦事，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)；對(duì)各種利用檔案進(jìn)行造假或謀取私利現(xiàn)象，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，必須嚴(yán)加處理，做到違法必究。

第4篇

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員 人事檔案 檔案管理 重要性 措施

近年來(lái)，我國(guó)改革的日益推進(jìn)，經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，極大地促進(jìn)了人員的流動(dòng)，隨之產(chǎn)生了流動(dòng)人員的檔案管理問(wèn)題。一般來(lái)說(shuō)，人事檔案主要是來(lái)自于人事管理過(guò)程之中，其中主要記載著一個(gè)人的基本情況，如學(xué)歷、工作、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)懲、晉升等各方面內(nèi)容。關(guān)于流動(dòng)人員檔案管理工作，國(guó)家頒布實(shí)施多項(xiàng)制度，明確提出有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)高度重視這一項(xiàng)工作。對(duì)于流動(dòng)人員檔案管理單位來(lái)說(shuō)，其應(yīng)當(dāng)選擇各種有效方法，切實(shí)加強(qiáng)管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，推動(dòng)社會(huì)不斷向前發(fā)展，并充分保證人才處于合理的流動(dòng)狀態(tài)之中。鑒于此，本文指出流動(dòng)人員人事檔案管理工作的重要性，提出相應(yīng)的有效措施，希望能夠與業(yè)界同人共同探討這一個(gè)課題。

一、流動(dòng)人員人事檔案管理的重要性分析

人事檔案與勞動(dòng)者的利益息息相關(guān)，并且對(duì)人事檔案工作體系的完整性具有一定的影響。因此，做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作具有非常重要的意義。

（一）適應(yīng)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展

做好流動(dòng)人員人事檔案管理是建立與完善社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必要要求，故而只有建立以市場(chǎng)主導(dǎo)的人力資源配置體制，做好流動(dòng)人員人事檔案管理，方能有效地促進(jìn)人才合理流動(dòng)機(jī)制的完善。對(duì)此，筆者認(rèn)為應(yīng)注重做好人員人事檔案的管理，更新傳統(tǒng)的管理模式，促進(jìn)單位人向社會(huì)人的轉(zhuǎn)變，以此滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

（二）落實(shí)社會(huì)公平、政治民主、構(gòu)建和諧社會(huì)的需求

有效地做好流動(dòng)人員人事檔案的管理工作，這是與構(gòu)建和諧社會(huì)的要求相適應(yīng)的，依法治檔也是做好流動(dòng)人員人事檔案管理制度的重要途徑。要構(gòu)建一個(gè)和諧的社會(huì)，應(yīng)將法治融入國(guó)家與社會(huì)生活中去，故而做好人員人事檔案的管理也一定要向法治的道路上前進(jìn)。由此，做好流動(dòng)人員人事檔案管理能夠有效地滿足促進(jìn)落實(shí)社會(huì)公平、政治民主與構(gòu)建和諧社會(huì)的需求。

（三）有助于人才資源的科學(xué)配置

利用開(kāi)展流動(dòng)人員的人事檔案管理工作，能夠保證人才資源不斷趨向于科學(xué)配置，具體來(lái)說(shuō)：能夠促使單位貫徹用人的自，并能促使人才自主擇業(yè)；同時(shí)，有助于進(jìn)一步疏通人才進(jìn)出渠道，將各種人才流動(dòng)的體制掃清，促使單位不斷改革用人制度，并且能夠推動(dòng)政府部門(mén)轉(zhuǎn)變職責(zé)，使其服務(wù)空間不斷拓寬。

（四）為企事業(yè)單位的選人用人提供指導(dǎo)

就企事業(yè)用人單位而言，利用人事檔案能夠幫助他們準(zhǔn)確選用人才、評(píng)價(jià)人才，促使他們科學(xué)管理人才。同時(shí)，人事檔案里面對(duì)流動(dòng)人員的經(jīng)歷、表現(xiàn)以及工作狀況等進(jìn)行了記載，包括受教育程度、工作經(jīng)歷等等，同時(shí)其中的信息具有非常高的權(quán)威性。其一，流動(dòng)人員和用人單位雙方的合法權(quán)益往往能夠利用人事檔案來(lái)進(jìn)行描述，其二，人事檔案能夠推動(dòng)雙方形成良好的人事關(guān)系。

（五）有助于人才從“單位人”轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣?huì)人”

通過(guò)有效管理流動(dòng)人員人事檔案，能夠營(yíng)造一種良好的環(huán)境，利用該環(huán)境，人才能夠順利完成“單位人”轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣?huì)人”這一個(gè)過(guò)程。由于受到傳統(tǒng)體制的束縛，人才流動(dòng)或多或少會(huì)受人事檔案的影響，導(dǎo)致現(xiàn)實(shí)中“人走檔不走”這一問(wèn)題非常普遍，這樣就使流動(dòng)人員的生活、工作面臨一系列的困難。流動(dòng)人員在身份認(rèn)定、就業(yè)、工齡計(jì)算等方面，均離不開(kāi)人事檔案為其提供證明。基于此，應(yīng)當(dāng)對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案加強(qiáng)管理。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理的有效措施

（一）完善管理體制

對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案管理，應(yīng)當(dāng)推行集中統(tǒng)一、歸口管理，人力資源社會(huì)保障部門(mén)屬于該項(xiàng)工作的主管機(jī)構(gòu)，同級(jí)黨委組織機(jī)構(gòu)對(duì)其具有指導(dǎo)和監(jiān)督的職責(zé)。具體來(lái)說(shuō)，流動(dòng)人員人事檔案應(yīng)當(dāng)通過(guò)縣級(jí)及以上人力資源社會(huì)保障機(jī)構(gòu)、人才服務(wù)與公共就業(yè)組織授權(quán)的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)代為開(kāi)展管理，別的沒(méi)有通過(guò)授權(quán)的單位，無(wú)權(quán)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行管理。對(duì)個(gè)人保管檔案的行為一律禁止。對(duì)于那些跨地區(qū)流動(dòng)人員的人事檔案，具體可以通過(guò)工作單位與戶籍所在地的公共就業(yè)與人才服務(wù)組織進(jìn)行管理。

（二）完善經(jīng)費(fèi)保障制度

國(guó)家相關(guān)部門(mén)明確指出，從今年1月1日開(kāi)始，將人事關(guān)系檔案相關(guān)費(fèi)用取消，包括借閱費(fèi)、傳遞費(fèi)、保管費(fèi)、證明費(fèi)等。基于此，地方相關(guān)單位也應(yīng)當(dāng)將流動(dòng)人員人事檔案基本公共服務(wù)免費(fèi)提供給相關(guān)人事部門(mén)。同時(shí)，各地必須把該項(xiàng)工作的經(jīng)費(fèi)納入同級(jí)財(cái)政預(yù)算，經(jīng)費(fèi)數(shù)額具體應(yīng)當(dāng)根據(jù)所保管的流動(dòng)人員人事檔案數(shù)量而定。除此之外，還應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施加大資金投入力度，以充分確保該項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

（三）認(rèn)真做好檔案收集工作，使其內(nèi)容不斷完善

流動(dòng)人員人事檔案管理中，檔案材料能夠?yàn)槿耸聶n案的利用提供前提條件。為充分發(fā)揮人事檔案的作用，其中的材料一定要全面，同時(shí)要真實(shí)。一般來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)下面的措施來(lái)收集檔案資料：構(gòu)建收集網(wǎng)絡(luò)并不斷對(duì)其完善，在此基礎(chǔ)上，來(lái)收集流動(dòng)人員的檔案材料，這個(gè)過(guò)程中，一般應(yīng)當(dāng)充分考慮檔案材料形成的具體特點(diǎn)，通過(guò)各種收集方式（跟蹤、定向、定時(shí)等）來(lái)收集；利用和用人單位或流動(dòng)人員簽訂人事檔案管理合同的方式，明確兩者的權(quán)責(zé)，還應(yīng)采取相應(yīng)的有力措施，保證材料能夠及時(shí)歸檔；對(duì)那些接收或流出的檔案材料，無(wú)論誰(shuí)都不能將其扣留，一定要保證其齊全性。

（四）努力提升檔案管理工作者的素質(zhì)

流動(dòng)人員認(rèn)識(shí)問(wèn)題非常復(fù)雜，在管理其檔案的過(guò)程中，具有很大的難度。對(duì)那些檔案管理工作者而言，在平時(shí)的工作中，可以利用參加培訓(xùn)、自學(xué)等途徑，使自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)不斷提升。對(duì)于檔案管理單位來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)多為工作人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，具體可以通過(guò)舉辦培訓(xùn)班、開(kāi)展業(yè)務(wù)報(bào)告會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等方式，調(diào)動(dòng)員工的學(xué)習(xí)積極性，使他們綜合素質(zhì)不斷提高。也可以通過(guò)引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才的方式，注入新鮮血液，帶動(dòng)整體素質(zhì)的提升。

（五）引入信息化管理方法

首先，檔案資料電子化。為方便對(duì)檔案進(jìn)行管理，一般而言，可通過(guò)現(xiàn)代化設(shè)備技術(shù)，例如掃描儀、電腦等，把檔案保存在電腦中，并通過(guò)有關(guān)技術(shù)來(lái)處理檔案信息，把資料盡可能的轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，然后對(duì)其實(shí)施信息化管理，這樣應(yīng)用計(jì)算機(jī)就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的查閱、利用等，同時(shí)還能夠在很大程度上降低人員流動(dòng)引起的偽造、涂改等不良現(xiàn)象。其次，檔案庫(kù)管理現(xiàn)代化。利用信息化技術(shù)來(lái)管理檔案庫(kù)，構(gòu)建起人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并不斷對(duì)其完善，利用internet構(gòu)建起開(kāi)放的數(shù)據(jù)庫(kù)群。

（六）注重檔案利用，全力開(kāi)發(fā)人才資源

在一大批的流動(dòng)人員之中，存在著許許多多的高學(xué)歷、高職稱的專業(yè)人才，而如何有效地開(kāi)發(fā)這些人才資源亦成為一項(xiàng)較為重要的工作。而要做好流動(dòng)人員人事檔案管理，既要充分發(fā)揮檔案信息，為人才的科學(xué)配置提供保障，又需提升科學(xué)的管理水平，以此建立流動(dòng)人員基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為人才資源的大力開(kāi)發(fā)作準(zhǔn)備。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為提高流動(dòng)人員的檔案管理的有效性，應(yīng)當(dāng)完善管理機(jī)制，完善經(jīng)費(fèi)保障制度，做好檔案收集工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，應(yīng)用信息化管理方法，只有這樣，才能真正將流動(dòng)人員人事檔案管理工作做好，為人才合理流動(dòng)奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

第5篇

一、人事檔案在不同單位中的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位。在政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位中，人事檔案主要存在的問(wèn)題是：首先，內(nèi)容單一不全面。人事?n案一般是人事管理中長(zhǎng)期形成并記載的，包括了員工個(gè)人及家庭的基本情況和信息，能夠記錄個(gè)人的特殊才能、工作表現(xiàn)、道德品行和主要經(jīng)歷等，通過(guò)所在單位集中保存以備后期查閱。人事檔案中較為重要的內(nèi)容就是個(gè)人才能和工作表現(xiàn)的內(nèi)容，但是在很多政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的人事檔案中，往往缺失最重要的部分，只有簡(jiǎn)單的人員簡(jiǎn)歷及自然情況。很多人事檔案對(duì)人員的工作表現(xiàn)、個(gè)人特點(diǎn)、業(yè)績(jī)情況等都沒(méi)有詳細(xì)的記錄，無(wú)法從檔案中看出個(gè)人特長(zhǎng)和特點(diǎn)，這樣的人事檔案無(wú)法提供有效的信息，便不能成為單位后期選拔人才的依據(jù)。其次，人事檔案的管理手段相對(duì)落后。在近些年現(xiàn)代化技術(shù)高速發(fā)展的背景下，人事檔案也有著規(guī)范化和科學(xué)化的要求。但是很多單位現(xiàn)階段對(duì)人事檔案的管理仍然處在傳統(tǒng)的管理方法中，檔案收集和管理不當(dāng)?shù)膯?wèn)題時(shí)有發(fā)生，很多檔案分散甚至丟失，對(duì)人事考察的整體性有嚴(yán)重的影響，這樣的現(xiàn)狀無(wú)疑降低了人力資源的使用效果，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的人力資源管理發(fā)展現(xiàn)狀。

（二）中小企業(yè)。一是人事檔案真實(shí)性差。與政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位不同的是，中小企業(yè)的人事檔案存在嚴(yán)重的失真性。尤其是近些年，隨著科技的發(fā)展，檔案造假更為便利，個(gè)人信息內(nèi)容偽造等問(wèn)題更為嚴(yán)重。假學(xué)歷、假工作經(jīng)驗(yàn)、假年齡、假身份等問(wèn)題在中小企業(yè)的人事檔案中頻頻出現(xiàn)。造成這種失真情況的原因主要有兩個(gè)，其一是中小企業(yè)的人事檔案管理人員不夠重視檔案管理工作，工作態(tài)度存在問(wèn)題，對(duì)審查不夠細(xì)致和嚴(yán)格。其二是人事檔案管理人員普遍工作經(jīng)驗(yàn)少，管理水平有限，對(duì)信息的真?zhèn)纬潭入y以有效辨認(rèn)，面對(duì)虛假信息沒(méi)有有效的渠道進(jìn)行鑒定或驗(yàn)證，只能夠被動(dòng)的接收和錄入信息。這類虛假信息的存在嚴(yán)重影響了中小企業(yè)人力資源管理工作，不僅影響員工評(píng)估工作，更給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)安全隱患。二是人事檔案缺失。中小企業(yè)的人事檔案缺失問(wèn)題比較嚴(yán)重。受到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，終身雇傭制在中小企業(yè)中很少施行，頻繁的人員流動(dòng)使得員工用工時(shí)限縮短，對(duì)人事檔案管理工作帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)，加重的檔案管理難度也使得檔案缺失更易出現(xiàn)。部分企業(yè)受到能力限制甚至干脆不為員工建立人事檔案。這一現(xiàn)狀使得企業(yè)在用才、選才、識(shí)才方面存在安全隱患，亟待改善。

（三）大型國(guó)有企業(yè)。一是人事檔案時(shí)效性較差。受到我國(guó)國(guó)情的影響，我國(guó)的大型國(guó)有企業(yè)中，人事檔案管理方式與事業(yè)單位類似，管理內(nèi)容往往集中在對(duì)人員經(jīng)歷的記錄，這些檔案大都3-5年才整理一次，每次整理時(shí)不再審核檔案中已有的材料，而每次新加入的東西僅僅局限于一些工資變動(dòng)表格和績(jī)效考核表格，材料程式化嚴(yán)重，能夠反映人員現(xiàn)狀的材料較少，難以為企業(yè)管理者提供足夠有價(jià)值的信息。二是人事檔案管理技術(shù)水平相對(duì)落后。我國(guó)的大多數(shù)國(guó)有企業(yè)普遍沿用了傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，以紙質(zhì)的方式存放和管理，依然沒(méi)有形成數(shù)字化的管理模式。這些企業(yè)受到其自身特點(diǎn)影響，全國(guó)各地的分公司較多，人員崗位變動(dòng)較多，很多人員需要跨城市調(diào)配，當(dāng)人員離開(kāi)所在城市后檔案卻仍然留在原城市，人檔分離的問(wèn)題給檔案的查找和存放帶來(lái)嚴(yán)重困擾，也浪費(fèi)了很多財(cái)力物力。

（四）外資企業(yè)。一是忽視人事檔案管理。外資企業(yè)也是當(dāng)前各類企業(yè)中的龐大分支，外資企業(yè)與其他企業(yè)不同，其對(duì)人員的考核往往更注重績(jī)效，因此更多的關(guān)注人員招聘和培訓(xùn)，對(duì)人員的人事檔案沒(méi)有給予足夠的重視，僅存的檔案大都以紙質(zhì)為主，有些企業(yè)甚至沒(méi)有紙質(zhì)檔案，直接將人員檔案委托給有關(guān)機(jī)構(gòu)保存。由此可見(jiàn)，外資企業(yè)的人力資源管理上存在忽視人事檔案管理工作的問(wèn)題。二是輕視人事檔案管理人員。外資企業(yè)當(dāng)前還普遍存在的問(wèn)題是，盡管其對(duì)人才和人力資源比較重視，但是卻對(duì)從事檔案管理的人員沒(méi)有足夠的關(guān)注，在外資企業(yè)從事檔案管理的人員大都職位和薪資較低，都是人力資源部門(mén)中最低層次的人員，在企業(yè)發(fā)生重組或重大變動(dòng)時(shí)，會(huì)被最先裁減。因此，外資企業(yè)中從事人事檔案管理的人員在不斷減少，人員流動(dòng)性對(duì)其工作積極性和整體工作水平產(chǎn)生了影響。

二、解決人事檔案管理問(wèn)題的策略

（一）改變觀念，提高重視。從上文的分析中能夠看出，各類企業(yè)中出現(xiàn)人事檔案管理問(wèn)題時(shí)，往往都是受到思想觀念的影響，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者未能夠重視人事檔案管理人員及工作是主要原因。如果能將人事檔案管理工作提升到戰(zhàn)略層面上，（下轉(zhuǎn)第188頁(yè)）（上接第180頁(yè)）便可以通過(guò)人事檔案為企業(yè)決策者提供更加客觀的依據(jù)，幫助管理者對(duì)員工能力、素質(zhì)及特點(diǎn)進(jìn)行更為綜合的分析。

（二）加強(qiáng)時(shí)效性和真實(shí)性。傳統(tǒng)的人事檔案普遍將重點(diǎn)放在對(duì)個(gè)人的歷史記錄上，每次整理檔案的間隔時(shí)間較長(zhǎng)，因此出現(xiàn)失真的可能性很大。現(xiàn)代檔案管理應(yīng)當(dāng)徹底改變這一現(xiàn)狀，縮短檔案整理的時(shí)間間隔，不斷增加個(gè)人近期情況和綜合評(píng)定，合理拓展存檔范圍，將個(gè)人可公開(kāi)的信息進(jìn)行分類，存儲(chǔ)并補(bǔ)充最新信息，確保檔案得到及時(shí)的更新。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)盡可能保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性，在進(jìn)行檔案錄入時(shí)嚴(yán)格審核內(nèi)容的可靠性，不能讓檔案形同虛設(shè)。

（三）采取先進(jìn)手段進(jìn)行現(xiàn)代化管理。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，陳舊的管理模式對(duì)人事檔案管理工作產(chǎn)生著嚴(yán)重的影響，因此應(yīng)當(dāng)盡可能的采用最先進(jìn)的科技手段，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化和一體化，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介人事檔案，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，在企業(yè)內(nèi)部開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)平臺(tái)，形成資源共享。

第6篇

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;工作現(xiàn)狀

一般來(lái)說(shuō)，干部都有著較高的文化素質(zhì)，專業(yè)技能都較強(qiáng)，為事業(yè)單位的發(fā)展不斷奮斗，做出了極大的貢獻(xiàn)。干部人事檔案的管理工作，是事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)容。然而，我國(guó)許多事業(yè)單位對(duì)這方面工作還沒(méi)有重視起來(lái)，當(dāng)需要對(duì)干部檔案進(jìn)行調(diào)用的時(shí)候，往往要花費(fèi)許多的時(shí)間，甚至經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案殘缺的現(xiàn)象。這樣一方面影響了干部人員的利益，另一方面也阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位要想取得更好的發(fā)展，那么就需要重視干部人事檔案管理工作，要促使檔案管理的質(zhì)量得到進(jìn)一步的提升。

1、人事檔案管理工作的主要現(xiàn)狀

1．1管理體制較為混亂。現(xiàn)如今，許多事業(yè)單位在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，還在使用傳統(tǒng)的管理方法。在管理上實(shí)行“檔隨人走”，這主要表現(xiàn)在以下幾方面，單位人員的檔案有一些在交流中心、有一些在人事部門(mén)，還有單位人員的檔案在勞動(dòng)部門(mén)，管理的主體不夠清晰。此外，管理模式乃是采用封閉式的管理，人力、資金等都沒(méi)有到位，而且重復(fù)浪費(fèi)的現(xiàn)象也非常嚴(yán)重。

1．2人事檔案法規(guī)尚不健全。因?yàn)槲覈?guó)的人事檔案法律在建設(shè)過(guò)程中，仍處于探索的階段，在操作過(guò)程中還存在以下幾方面的問(wèn)題:一是人事檔案的觀念還非常淡薄，二是普法工作的開(kāi)展力度還有待加強(qiáng)，三是公眾對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)還非常模糊，四是法律法規(guī)也需要得到進(jìn)一步的完善。

1．3檔案整理不夠規(guī)范。在人事檔案的管理過(guò)程中，要將個(gè)人材料歸檔成冊(cè)，這是進(jìn)行檔案管理的前提。然而，許多單位在這方面沒(méi)有做到位。材料散亂，甚至有一些檔案資料都沒(méi)來(lái)得及清理，有些檔案盡管已經(jīng)立卷成冊(cè)，但是沒(méi)有按照規(guī)范的格式來(lái)進(jìn)行分類，從而使得檔案的利用非常不便。隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)各企業(yè)、各單位對(duì)工作人員的學(xué)歷要求逐漸提升，有許多干部通過(guò)其他方式，提升了自己的文化水平，但是因?yàn)閷W(xué)習(xí)渠道的差異，有的干部是通過(guò)函授提升了自己的知識(shí)水平，從而使得有些人事檔案中的學(xué)歷材料不夠完備，并且難以補(bǔ)辦。

1．4管理手段還較為落后。當(dāng)前，在許多單位的人事檔案管理中，還在使用傳統(tǒng)的管理方法，依舊在使用紙質(zhì)檔案管理方法。隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了迅速的發(fā)展，許多企業(yè)都在工作過(guò)程中應(yīng)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，在工作過(guò)程中也有相應(yīng)的辦公軟件，極大的提升了企業(yè)員工的工作效率，極大的提升了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。例如采用電子檔案管理，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理，購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)等等，都能夠極大的提升檔案管理的工作效率。

1．5棄檔的現(xiàn)象非常嚴(yán)重。隨著社會(huì)的不斷變化與發(fā)展，許多“單位人”逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，這就導(dǎo)致“棄檔”的現(xiàn)象相當(dāng)普遍。“棄檔族”主要由以下幾種群體組成:第一類群體是大學(xué)畢業(yè)生，一般情況下，當(dāng)學(xué)生在畢業(yè)之后已經(jīng)找到了工作單位，那么就會(huì)將檔案寄到其工作單位的組織部門(mén)，對(duì)于那些畢業(yè)之后還沒(méi)有找到工作的學(xué)生，那么就會(huì)將檔案寄回到其原籍的人才中心，因?yàn)檫@些大學(xué)生對(duì)檔案的重要性還沒(méi)有一個(gè)很好的認(rèn)識(shí)，在找工作的時(shí)候也不會(huì)在意檔案究竟在哪，有些就直接放棄自己的檔案資料。第二類群體是辭職人員，當(dāng)找到新工作時(shí)，這些人員沒(méi)有與原來(lái)的工作單位解除勞動(dòng)合同，或者是他們不愿意履行違約責(zé)任，所以會(huì)選擇“棄檔”，也有一些新的工作單位并不是非常重視應(yīng)聘者的檔案，這些單位只在乎應(yīng)聘者的工作經(jīng)驗(yàn)以及工作能力，所以這些辭職者就索性選擇“棄檔”。第三類群體是辦理移民定居國(guó)外的人員，因?yàn)樗麄兊臋n案對(duì)其已經(jīng)沒(méi)有多大的作用，故此就直接選擇“棄檔”。

1．6不同的單位在檔案管理時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)不同。在新的干部人事檔案材料整理細(xì)則出來(lái)以前，入檔材料所規(guī)定的尺寸為16K大小，但是在檔案整理中還存在著一些問(wèn)題，例如，許多人員的檔案因?yàn)楣ぷ鞯母鼡Q，導(dǎo)致其檔案也會(huì)隨之流動(dòng)，有些單位的檔案材料是16k，而有些則小于16k，這樣一來(lái)，就極大地影響了檔案的整理工作。

2、完善措施

2．1健全干部人事檔案的規(guī)章制度。在今后的工作中，要對(duì)人事檔案管理工作的規(guī)章制度進(jìn)行完善，使管理工作能夠有序進(jìn)行，能夠做到有據(jù)可依，使人事檔案工作能夠逐步規(guī)范化，發(fā)揮人事檔案的真正作用。對(duì)所收集而來(lái)的干部檔案材料，要從表述上是否準(zhǔn)確，手續(xù)上是否完備等方面進(jìn)行仔細(xì)的鑒別，使人事檔案的收集工作能夠不丟失、能夠客觀反映干部的真實(shí)信息。

2．2促使管理人員的素質(zhì)水平有所提升。在對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理人員的素質(zhì)水平相當(dāng)關(guān)鍵，決定了檔案管理工作質(zhì)量的高低。在網(wǎng)絡(luò)信息化不斷發(fā)展的今天，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，只有加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，才能夠使其有面對(duì)挑戰(zhàn)的能力，才能夠更好地完成檔案管理的工作。(1)對(duì)管理人員要加強(qiáng)思想政治教育。干部人事檔案有著以下幾種特性，一是機(jī)密性，二是真實(shí)性，三是現(xiàn)實(shí)性，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，要求其能夠抵制各種違法的行為，能夠?qū)Ω刹繖n案材料進(jìn)行維護(hù)，確保檔案材料的真實(shí)性。(2)對(duì)管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)。檔案管理工作，屬于一個(gè)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，它的內(nèi)容不是永遠(yuǎn)不變的，其標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)隨著時(shí)代的變化而發(fā)生改變。故此，要將檔案管理的工作人員組織起來(lái)，對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，規(guī)范他們?cè)诠ぷ髦械臉?biāo)準(zhǔn)，使不同單位之間的檔案管理，能夠逐漸保持一致性，減少檔案整理工作的重復(fù)性。

2．3不斷加大資金投入，改善檔案室的硬件以及軟件條件，使檔案室的環(huán)境得到極大的改善。在檔案管理中，硬件設(shè)施的好壞對(duì)管理工作的效率有著極大的影響，故此需要加大對(duì)檔案室的資金投入，配備檔案管理過(guò)程中所需要的一切設(shè)備設(shè)施，并且做好以下幾方面的預(yù)防措施，一是防蟲(chóng)。因?yàn)闄n案大多都是紙質(zhì)的文件，所以很容易受到蟲(chóng)類的影響，故此防蟲(chóng)工作非常重要。二是防潮。如果檔案室過(guò)分潮濕，那么檔案文件很容易受到影響，會(huì)導(dǎo)致字跡模糊，在今后的檔案利用中，會(huì)難以認(rèn)清檔案的字跡，從而給工作帶來(lái)不便。三是防火。因?yàn)闄n案室的資料基本都是紙質(zhì)材料，遇火最易燃燒，所以一旦發(fā)生火災(zāi)，很容易導(dǎo)致檔案資料的焚毀，所以一定要做好防火措施，裝上一些必備的滅火措施。利用計(jì)算機(jī)管理軟件建立檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，這樣一方面能夠反映干部的具體情況，還能夠?qū)Ω刹康膶W(xué)歷、崗位變動(dòng)等信息錄入其中，使得干部檔案的信息有著較強(qiáng)的時(shí)效性以及準(zhǔn)確性。總之，將信息化手段運(yùn)用到檔案管理工作中，能夠極大的提升檔案管理的工作效率。

2．4對(duì)干部人事檔案的材料內(nèi)容進(jìn)行豐富。要圍繞干部工作的大局，使干部人事檔案的利用價(jià)值得到進(jìn)一步的提升，在對(duì)干部的基本情況進(jìn)行收集時(shí)，也要對(duì)檔案的材料內(nèi)容進(jìn)行豐富。第一，要將干部的工作情況、重大活動(dòng)等情況收入檔案資料之中。第二，對(duì)干部的繼續(xù)教育情況等進(jìn)行收錄。第三，建立干部認(rèn)可檔案，本著以下幾方面的認(rèn)可原則:(1)技術(shù)人員學(xué)術(shù)認(rèn)可，(2)企業(yè)人才市場(chǎng)認(rèn)可等，分別建立技術(shù)人員學(xué)術(shù)成果檔案，建立黨政干部考核考察檔案。這些內(nèi)容都能夠切實(shí)的反映干部的面貌，以便對(duì)干部有著更全面的了解。綜上所述，對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理，是一項(xiàng)非常重要的任務(wù)，它關(guān)系到我國(guó)社會(huì)的發(fā)展，也對(duì)干部人員的利益有著重要的影響。在事業(yè)單位中，干部人員是其中的一股重要力量，為事業(yè)單位的發(fā)展做出了巨大的貢獻(xiàn)。加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案的管理，一方面能夠維護(hù)干部人員的切身利益，另一方面也有助于事業(yè)單位的發(fā)展。故此，一定要重視對(duì)干部人事的檔案管理工作，要完善檔案管理工作的法律法規(guī)，使管理工作能夠有據(jù)可依，能夠更加規(guī)范化、科學(xué)化。要加強(qiáng)對(duì)檔案室的資金投入，完善硬件設(shè)施，并將信息化技術(shù)應(yīng)用到管理過(guò)程中，促使檔案管理工作能夠得到更好的開(kāi)展。此外，要不斷提升管理人員的業(yè)務(wù)水平，因?yàn)楣芾砣藛T工作是否專業(yè)，會(huì)對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展有著較大的影響。如此，檔案管理工作的質(zhì)量就會(huì)大大的增強(qiáng)。

【參考文獻(xiàn)】

［1］理文．我國(guó)干部人事檔案管理研究［D］．安徽大學(xué)，2013

［2］周玉霞．干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及完善措施［J］．人才資源開(kāi)發(fā)，2016(10)

［3］鄭敏．干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及完善措施［J］．黑龍江檔案，2015(05)

第7篇

關(guān)鍵詞:人事檔案;問(wèn)題;管理體制;對(duì)策

中圖分類號(hào):F292.92 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B 文章編號(hào):1009-9166(2010)011(C)-0098-01

引言:人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷和實(shí)踐的歷史記錄,是個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長(zhǎng)過(guò)程的真實(shí)寫(xiě)照,也是歷史地了解干部、選賢任能的重要依據(jù),在社會(huì)發(fā)展的不同階段和歷史時(shí)期,人事檔案都發(fā)揮了無(wú)可替代的作用。隨著經(jīng)濟(jì)體制和人事制度改革的不斷深入,人事檔案工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。為適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要,傳統(tǒng)的人事檔案管理體制必須進(jìn)行改革。

一、現(xiàn)狀分析

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步建立和發(fā)展,原有的人事檔案管理的弊病日漸暴露,嚴(yán)重影響了人事檔案管理和使用。當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題有:

1、人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高

由現(xiàn)狀所述,當(dāng)前企業(yè)許多人的人事檔案質(zhì)量不高,缺乏利用價(jià)值,其人事檔案材料空洞的、形式的多,細(xì)致的、實(shí)際性的少;反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多,反映個(gè)人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長(zhǎng)的少;反映過(guò)去情況的多,反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多,定量描述少;或者只講優(yōu)點(diǎn),避免缺點(diǎn);內(nèi)容空乏,個(gè)人總結(jié)和組織意見(jiàn)盡是套話,無(wú)法全面、公正的評(píng)價(jià)和反映一個(gè)人的情況。

2、“無(wú)頭檔案”突出

隨著人事制度改革的深化,人才流動(dòng)日趨頻繁,人檔分離現(xiàn)象也日趨增多,其中最突出的表現(xiàn)是大量“無(wú)頭檔案”的出現(xiàn)。“無(wú)頭檔案”是指查不到當(dāng)事人下落的人事檔案,這種檔案主要產(chǎn)生于下述情況:一、人員主管機(jī)關(guān)變動(dòng)與檔案的流動(dòng)未同步進(jìn)行。二、轉(zhuǎn)遞工作不準(zhǔn)確。三、收進(jìn)轉(zhuǎn)出登記制度不嚴(yán),有的人事檔案管理部門(mén)不堅(jiān)持定期的檢查核對(duì)制度,對(duì)漏轉(zhuǎn)、錯(cuò)收不易發(fā)現(xiàn),隨著時(shí)間的推移,這些檔案也會(huì)成為“無(wú)頭檔案”。

3、傳統(tǒng)的人事檔案管理體制不適應(yīng)新的形勢(shì)

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和我國(guó)人事制度改革的不斷深入,傳統(tǒng)的人事檔案管理體制在以下幾方面都表現(xiàn)出明顯的不適應(yīng)。具體表現(xiàn)為管理體制上實(shí)行多頭管理、管理體系上仍按傳統(tǒng)的三大類管理、管理方法上實(shí)行“檔隨人走”、管理模式上實(shí)行封閉式管理,人力、物力、資金不到位,重復(fù)浪費(fèi)極為嚴(yán)重。

二、問(wèn)題形成的緣由

1、管理機(jī)制滯后

人事檔案管理還是沿用長(zhǎng)期以來(lái)形成的以“計(jì)劃管理”為核心的各項(xiàng)制度,“計(jì)劃”色彩濃厚,缺少應(yīng)有的生機(jī)與活力,機(jī)制滯后,已不能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。一方面檔案材料收集制度過(guò)分“行政”化。材料收集是人事檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn),目前,主要是依賴于政府的行政手段,但隨著政府職能的轉(zhuǎn)變,這項(xiàng)工作的難度將越來(lái)越大。

2、整理不規(guī)范

對(duì)于企業(yè)人事檔案工作來(lái)說(shuō)也應(yīng)如此。把個(gè)人材料歸檔成冊(cè)是人事檔案規(guī)范化的基本前提,許多單位在這個(gè)方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂,甚至根本沒(méi)有清理,有些單位檔案隨已立卷成冊(cè),但沒(méi)按要求的格式進(jìn)行分類處理,給檔案利用帶來(lái)了諸多不便。

3、人事檔案意識(shí)淡薄

中新網(wǎng)曾經(jīng)公布了一項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù):在2068名被調(diào)查者中,認(rèn)為“工作中注重的是能力,檔案沒(méi)用”的占到被調(diào)查者人數(shù)的49.03%,另有12.33%的人表示“無(wú)所謂”,只有38.64%的人認(rèn)為“擇業(yè)自由,但檔案不能遺棄”。這些數(shù)據(jù)將目前社會(huì)上人事檔案意識(shí)淡薄的事實(shí)擺在我們面前,機(jī)制不適應(yīng)或規(guī)定不合理等因素可以很快改進(jìn),但這種社會(huì)整體意識(shí)上的欠缺是非常嚴(yán)重的,這是導(dǎo)致大量棄檔現(xiàn)象發(fā)生的最主要的原因。

三、完善的措施

1、完善企業(yè)人事檔案內(nèi)容制度

具體可從以下四個(gè)方面做起:第一,強(qiáng)調(diào)“個(gè)性化”與“辨識(shí)度”;第二,減少主觀內(nèi)容;第三,擯除冗余內(nèi)容;第四,擴(kuò)充新內(nèi)容。

2、建立適時(shí)的人事檔案管理體制

要打破各級(jí)部門(mén)條條塊塊都管人事檔案的舊管理體制,實(shí)行相對(duì)集中統(tǒng)一管理的體制。縣級(jí)機(jī)構(gòu)的人事檔案可由該縣檔案館統(tǒng)一管理,不必分散在縣直各機(jī)關(guān),由專門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)和人員管理,這樣可防止部門(mén)、單位之間互相推誘扯皮,而且便于社會(huì)利用,提高利用效率。縣級(jí)以上機(jī)構(gòu)的人事檔案不宜與縣級(jí)機(jī)構(gòu)一樣完全實(shí)行集中管理,但應(yīng)相對(duì)集中。一個(gè)規(guī)模較大且人數(shù)較多的企業(yè)、學(xué)校、機(jī)關(guān)的人事檔案應(yīng)集中管理,不應(yīng)分散在各科室和部門(mén)。其次,應(yīng)建立與現(xiàn)代人事政策制度相適應(yīng)的人事檔案管理制度,而不僅僅是單一的干部檔案管理制度。此外,將人事檔案管理真正納入整個(gè)檔案事業(yè)系統(tǒng),接受國(guó)家檔案行政管理機(jī)關(guān)的宏觀指導(dǎo),而不應(yīng)將檔案工作重要組成部分之一的人事檔案管理獨(dú)立于該系統(tǒng)之外。

3、加快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化

第8篇

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；人事檔案管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新思路

隨著經(jīng)濟(jì)的繁榮昌盛，石油企業(yè)逐漸規(guī)模加大，企業(yè)員工與日俱增，人事檔案信息也變得紛雜龐大，公司人事部門(mén)采用的傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以滿足人事檔案管理需求。檔案管理作為人事工作的基礎(chǔ)，目前還存在著許多問(wèn)題。人事檔案管理工作與企業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)，因此做好人事檔案管理工作至關(guān)重要。提高人事檔案管理工作要求貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，通過(guò)科學(xué)的方法切實(shí)提高檔案管理工作的效率，為人事工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、石油企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀

1.認(rèn)識(shí)偏差

對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)偏差造成石油企業(yè)檔案管理工作停滯不前，無(wú)法發(fā)揮檔案在企業(yè)中的巨大作用。一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案室就是存放資料的地方，只要分一個(gè)房間，一個(gè)員工就足以，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)；還有些領(lǐng)導(dǎo)將人事檔案和企業(yè)檔案混為一談，完全忽視檔案的搜集整理和利用開(kāi)發(fā)。很多檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，不清楚檔案收集整理、歸檔裝訂、管理利用的一整套檔案管理工作的操作流程，工作時(shí)消極怠工，意識(shí)薄弱，造成檔案混亂、檔案流失等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響檔案管理工作的進(jìn)展。

2.能力不足

石油企業(yè)逐漸規(guī)模加大，企業(yè)員工與日俱增，人事檔案信息也變得復(fù)雜而且比較專業(yè)，但是目前石油企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員一般都是由別的部門(mén)的員工兼任，沒(méi)有專業(yè)的檔案管理人員，身兼數(shù)職造成檔案管理人員沒(méi)有足夠的時(shí)間和精力精細(xì)地完成檔案管理工作，就算檔案管理員工想要將這份工作完美地做好，奈何缺乏相關(guān)的管理知識(shí)和技術(shù)操作水平，心有余而力不足，這種情況經(jīng)常會(huì)造成檔案歸檔不及時(shí)，對(duì)于同一個(gè)問(wèn)題的檔案信息反饋不連續(xù)，檔案信息不具備連續(xù)性和時(shí)效性，也就失去了檔案的價(jià)值。（1）設(shè)備落后石油企業(yè)內(nèi)部設(shè)備落伍也會(huì)影響檔案管理的效率，運(yùn)用于檔案管理的硬件配置低，檔案信息化建設(shè)緩慢。檔案管理信息化勢(shì)在必行，因?yàn)槠溆兄谔岣邫n案管理的效率。但是由于種種因素的制約，石油企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)步伐十分緩慢。探究其中的原因，我們可以歸結(jié)于資金投入太少，導(dǎo)致檔案管理的設(shè)備配置低端，硬件軟件設(shè)備亟待更新的問(wèn)題。目前石油企業(yè)主要以紙質(zhì)和電子檔案并存的形式儲(chǔ)存檔案。但是石油企業(yè)的檔案信息龐大而瑣碎，只有采取最先進(jìn)的管理方式，才能管理好檔案，發(fā)揮出檔案的最大效用。（2）理論不足我國(guó)的石油企業(yè)檔案管理理論還處于相對(duì)滯后的情況，不能跟上國(guó)際水準(zhǔn)，這就導(dǎo)致石油企業(yè)檔案管理人員沒(méi)有專業(yè)的理論指導(dǎo)，造成檔案管理工作成了無(wú)源之水。目前石油企業(yè)檔案管理方面由于相關(guān)的理論指導(dǎo)和法律約束的缺乏，導(dǎo)致了很多問(wèn)題，比如在石油企業(yè)變更產(chǎn)權(quán)之后檔案的流向問(wèn)題以及石油企業(yè)檔案的法律地位問(wèn)題等等。

3.石油企業(yè)人事檔案管理工作的創(chuàng)新思路

（1）重視檔案管理工作要想切實(shí)提高石油企業(yè)人事檔案管理工作的效率，首先必須要轉(zhuǎn)變觀念，在內(nèi)心深處認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要改變對(duì)檔案管理的陳舊觀念，樹(shù)立檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的核心地位，重視檔案管理，在企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳，領(lǐng)導(dǎo)要起到領(lǐng)頭人的作用，帶領(lǐng)全體員工提高參與檔案管理的積極性。（2）建立良好的管理機(jī)制良好的管理機(jī)制有利于提高檔案管理工作效率，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。企業(yè)可以建立一個(gè)高效運(yùn)行的信息管理系統(tǒng)，方便各個(gè)部門(mén)能夠快速利用檔案信息，也便于檔案管理人員進(jìn)行管理，在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)無(wú)障礙資源共享。管理機(jī)制一旦建立并投入使用，就要求每名員工各司其職，明確責(zé)任，各個(gè)部門(mén)緊密配合，實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的安全高效運(yùn)行。（3）提高檔案管理人員素質(zhì)石油企業(yè)人事檔案信息瑣碎龐大，這就對(duì)檔案管理工作者有了較高的要求，能力不足的工作人員恐怕難以勝任如此專業(yè)的工作。檔案管理人員可以通過(guò)學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，提高自身的檔案管理職業(yè)素養(yǎng)，有效提升自己的檔案管理工作效率。當(dāng)然僅僅學(xué)習(xí)檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)是不夠的，要成為一個(gè)優(yōu)秀稱職的檔案管理工作人員，還必須具備熟練操作計(jì)算機(jī)的技能，這就要求企業(yè)定期組織檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，強(qiáng)化員工的科學(xué)技術(shù)教育，使得員工應(yīng)用信息系統(tǒng)管理人事檔案的能力不斷提高。（4）檔案管理的信息化建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及為人類生活帶來(lái)了極大的便利，石油企業(yè)的檔案管理信息化勢(shì)在必行。首先要建立一個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)便于人事檔案的管理，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的建立可以使得石油企業(yè)各個(gè)部門(mén)的人事信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系起來(lái)，更加方便管理和查詢。其次，企業(yè)要不吝重金，加大檔案管理信息化的投入。檔案管理的設(shè)備設(shè)施要健全先進(jìn)，保證網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)高效有序地運(yùn)行，真正提高石油企業(yè)檔案管理的效率。

二、結(jié)束語(yǔ)

石油企業(yè)中的檔案管理工作是整個(gè)管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是記錄石油企業(yè)人才資料的憑證，關(guān)乎著石油企業(yè)的發(fā)展和人事流動(dòng)的方向，影響著石油企業(yè)職工的工作定位和工作質(zhì)量。我們要借鑒歷史，展望未來(lái)，不斷改革創(chuàng)新檔案管理工作的方式，發(fā)揮檔案的作用，使得檔案管理工作能夠促進(jìn)石油企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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第9篇

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；管理效能

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

一、當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.管理意識(shí)薄弱人員素質(zhì)較低

我國(guó)現(xiàn)階段許多企事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作的意識(shí)還不是很高，認(rèn)為單位的生存發(fā)展與人事檔案管理工作不掛鉤。因此，管理工作只是浮于表面，根本落不到實(shí)處，應(yīng)付了事的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。由于管理意識(shí)的缺乏，導(dǎo)致許多單位的人事檔案管理部門(mén)的員工都是調(diào)配其他部門(mén)的非專業(yè)職員甚者將盡退休的員工安排這一崗位，這樣的舉措，往往導(dǎo)致檔案管理部門(mén)不僅存在非專業(yè)人員而且人員流動(dòng)性加大，降低了單位人事檔案管理工作的有序開(kāi)展。

2.管理制度不夠健全

制度是一切活動(dòng)有序進(jìn)行的保障，人事檔案管理制度也不例外，一個(gè)企事業(yè)單位有序開(kāi)展的基礎(chǔ)保障就是健全的管理規(guī)章制度，而我國(guó)目前大部分的單位都缺乏相應(yīng)的檔案管理制度，我們不難發(fā)現(xiàn)，許多企事業(yè)單位出現(xiàn)重大問(wèn)題的究其原因，最終都是因?yàn)槿耸聶n案管理制度的不完善，若要提升人事檔案管理效能，首先要健全人事檔案管理的制度，制定一套可行的管理方法。

3.管理方法陳舊缺乏創(chuàng)新

我國(guó)一些企事業(yè)單位的人事檔案管理方法陳舊，效率低下，并且人事檔案的材料得不到相應(yīng)的更新，嚴(yán)重影響了單位的人事檔案管理效能；另外，有些單位缺乏相應(yīng)的檔案管理工作監(jiān)督小組，嚴(yán)重阻礙了人力資源部門(mén)正常有序工作的進(jìn)行。

二、提升人事檔案管理效能的具體措施

1.要按流程對(duì)人事檔案進(jìn)行管理

進(jìn)行人事檔案工作管理要按照一定的流程進(jìn)行，收集、歸檔、整理、利用、借閱等環(huán)節(jié)的進(jìn)行都要在一定的規(guī)章制度上進(jìn)行，為人事檔案工作的不斷提高奠定一定的基礎(chǔ)，因此我們要做到：

1)做好材料的收集工作

對(duì)材料進(jìn)行收集時(shí)要按照相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行，對(duì)員工的工作業(yè)績(jī)、崗位履職情況、員工基本情況的材料等要盡可能的收集完全，對(duì)牽涉到員工個(gè)人利益的各種保險(xiǎn)、各類合同等文件材料也要進(jìn)行收集，對(duì)社會(huì)發(fā)展需求的材料要不斷的補(bǔ)充完善，這樣在保證人事信息多元化的同時(shí)，保證了其內(nèi)容不斷的豐富，資料收集的更加完整。

2)強(qiáng)化檔案鑒定工作

在人事檔案管理工作中，鑒定工作是其中比較薄弱的環(huán)節(jié)，因此進(jìn)行檔案材料鑒定的過(guò)程中，對(duì)死亡人員檔案、無(wú)頭檔案的鑒定要提高效率，對(duì)不具參考價(jià)值的文件材料、虛假內(nèi)容要進(jìn)行剔除，對(duì)人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)人事檔案的管理工作的整體水平進(jìn)行不斷的提高。

3)加強(qiáng)檔案保管工作

人事檔案保管工作中，促進(jìn)保管方式的現(xiàn)代化、保管范圍的明朗化是其重要的發(fā)展方向。目前的保管范圍的劃分對(duì)當(dāng)前的人才流動(dòng)的情況無(wú)法進(jìn)行真實(shí)的反映，因此相關(guān)的人員對(duì)其保管工作要進(jìn)行進(jìn)一步的明確，對(duì)無(wú)法歸置的新資料要進(jìn)行統(tǒng)一保管，保證移交先關(guān)部門(mén)的準(zhǔn)確性和效率，對(duì)新部門(mén)、新體制的建立等都要有一定的積極促進(jìn)作用。

4)加強(qiáng)檔案?jìng)鬟f

對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，對(duì)人事檔案轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出的憑據(jù)材料要加強(qiáng)控制，保證認(rèn)識(shí)檔案管理人員素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)的不斷提高，對(duì)及時(shí)補(bǔ)救錯(cuò)漏等要?jiǎng)?chuàng)造好的條件。

5)利用人事檔案，發(fā)揮作用

人事檔案工作的全局工作中，對(duì)其利用有很大的影響，相關(guān)的人事干部等要根據(jù)當(dāng)前社會(huì)新形勢(shì)的發(fā)展，對(duì)認(rèn)識(shí)檔案的作用進(jìn)行發(fā)揮，對(duì)其利用的范圍進(jìn)行擴(kuò)大，對(duì)利用手續(xù)進(jìn)行簡(jiǎn)化、對(duì)利用的限制進(jìn)行放松，對(duì)人事檔案管理工作的新形式進(jìn)行不斷探索、潛心研究，保證能夠多視角、多途徑地保證為社會(huì)提供更加豐富的人才信息，保證能夠?yàn)槲覈?guó)事業(yè)單位的具體改革等做出自己的貢獻(xiàn)。

6.加強(qiáng)人事檔案管理監(jiān)督工作

監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。做好利用監(jiān)督還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺(jué)之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

7.加大人事檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的投資

人事檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化與信息化的管理模式，不僅不能離開(kāi)思想基礎(chǔ)，同時(shí)也不能離開(kāi)物質(zhì)方面的基礎(chǔ)條件，只有雙管齊下，才可以保證人事檔案管理工作信息化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。鑒于此，人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極拓展融資的渠道，并且要依照單位的現(xiàn)實(shí)狀況，將各個(gè)科研成果充分運(yùn)用起來(lái)，積極開(kāi)闊人事檔案管理互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域當(dāng)中新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)。除此之外，人事檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)當(dāng)積極發(fā)掘內(nèi)部的信息技術(shù)專業(yè)人才，讓他們從事人事檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)方面的工作，將其的才能充分利用起來(lái)，如此，不僅能夠有效加快人事檔案信息化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的速度，同時(shí)又能夠有效節(jié)省資金投入，可謂一舉兩得。

8.優(yōu)化人事檔案管理制度，增強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性和真實(shí)性

進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，對(duì)不適應(yīng)新情況、新形勢(shì)的規(guī)章制度等要進(jìn)行及時(shí)的改革，保證新的規(guī)章制度的發(fā)展能夠適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，人事檔案管理制度更加的合理科學(xué)，逐漸朝著制度化和法律化的方向轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案材料的登記制度、傳遞等制度監(jiān)理和完善，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的管理和考核，對(duì)遺漏丟失的材料要及時(shí)的進(jìn)行查找補(bǔ)救，運(yùn)用現(xiàn)代科技和信息技術(shù)，保證檔案材料的完整。

9.做好人事檔案材料的管理

為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面反映個(gè)人全貌，要把員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。遇有聘任、晉升需要查檔、調(diào)檔時(shí)要及時(shí)將抽出的材料歸回原位，并按人事檔案工作有關(guān)規(guī)定，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理裝訂。人事檔案管理人員必須具有良好的職業(yè)道德和工作責(zé)任心，及時(shí)收集與人事檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

綜上所述，要提升人事檔案管理的效能，應(yīng)不斷增強(qiáng)管理意識(shí)，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，對(duì)管理人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)，并且在管理工作中，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)等高新技術(shù)的運(yùn)用，有效的提高人事檔案管理的效能，增強(qiáng)企事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)：

[1]張晶,張敏.淺析如何提升人事檔案管理效能[J].電子制作,2013,20:239.