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第1篇

[關(guān)鍵詞]知識(shí)轉(zhuǎn)移　咨詢公司　檔案信息管理

[分類號(hào)]G275.9　F270.7

隨著知識(shí)成為重要的生產(chǎn)要素和機(jī)構(gòu)的核心戰(zhàn)略資源，對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的探討研究也在不斷深入。而作為知識(shí)轉(zhuǎn)移重要第三方的咨詢公司，其知識(shí)轉(zhuǎn)移的內(nèi)涵和要求有何不同，其基石是什么，知識(shí)轉(zhuǎn)移與咨詢公司檔案信息管理的關(guān)系如何，有何共通之處，又該如何把握和結(jié)合，都有必要認(rèn)真探討研究。

1　知識(shí)轉(zhuǎn)移與咨詢公司檔案信息管理

1.1　知識(shí)轉(zhuǎn)移的內(nèi)涵及其特征

從1977年Teeee提出知識(shí)轉(zhuǎn)移的概念起，國(guó)內(nèi)外對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移內(nèi)涵的探討一直不斷深入。與知識(shí)管理興起于工商管理一樣，最初理解知識(shí)轉(zhuǎn)移是基于其對(duì)企業(yè)管理的功能和意義，由此產(chǎn)生了“功能說”，如Kogut等認(rèn)為企業(yè)轉(zhuǎn)移知識(shí)的能力是企業(yè)存在的重要理由，知識(shí)轉(zhuǎn)移的目的是吸收新知識(shí)和有效利用新知識(shí)，通過知識(shí)轉(zhuǎn)移，將那些使組織獲益的知識(shí)加速應(yīng)用，從而使組織獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

隨后產(chǎn)生了“過程說”，如斯德哥爾摩經(jīng)濟(jì)學(xué)院的Hendrik等人提出知識(shí)轉(zhuǎn)移是一種知識(shí)傳遞者與知識(shí)接受者之間的溝通過程；Hansen也認(rèn)為知識(shí)轉(zhuǎn)移是機(jī)構(gòu)成員間的知識(shí)遷移和吸收；許強(qiáng)等認(rèn)為知識(shí)轉(zhuǎn)移是知識(shí)從轉(zhuǎn)移方向知識(shí)接受方傳遞，并讓接受方理解和接受的過程；Davenport等提出“知識(shí)轉(zhuǎn)移=知識(shí)傳達(dá)+知識(shí)接收”，接收知識(shí)意味著對(duì)信息的充分理解并能夠據(jù)此采取行動(dòng)；Krogh等認(rèn)為知識(shí)轉(zhuǎn)移的過程分為初始化、轉(zhuǎn)移和整合三個(gè)階段；詹青龍等指出知識(shí)轉(zhuǎn)移是指知識(shí)勢(shì)能高的主體向知識(shí)勢(shì)能低的主體轉(zhuǎn)移知識(shí)的過程。

隨著研究的深入，對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的認(rèn)識(shí)逐漸上升到本質(zhì)和宏觀層面，如陸俠等認(rèn)為知識(shí)轉(zhuǎn)移是指建立起技能傳授、學(xué)習(xí)和知識(shí)管理的體系，將戰(zhàn)略設(shè)計(jì)、組織和績(jī)效設(shè)計(jì)、管理流程設(shè)計(jì)、系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)各方面知識(shí)在員工中進(jìn)行貫徹，讓大家對(duì)相關(guān)知識(shí)消化吸收，保證系統(tǒng)的運(yùn)行；施琴芬等認(rèn)為知識(shí)的轉(zhuǎn)移是通過組織的地域維度、業(yè)務(wù)維度及職能維度來降低組織風(fēng)險(xiǎn)的不確定性，破除一些節(jié)點(diǎn)問題和壁壘枷鎖；而譚大鵬、霍國(guó)慶等撰文對(duì)此進(jìn)行概括比較，他們認(rèn)為知識(shí)轉(zhuǎn)移是一個(gè)特殊的知識(shí)傳播過程，是在受控環(huán)境中進(jìn)行的，其根本作用是縮小人類個(gè)體或組織之間的知識(shí)差距并促進(jìn)人類的共同發(fā)展。

根據(jù)以上學(xué)者的概念界定，可以看出知識(shí)轉(zhuǎn)移具有以下主要特征：

首先，知識(shí)轉(zhuǎn)移具有較強(qiáng)的目的性和主動(dòng)性。與知識(shí)傳播和擴(kuò)散不同，知識(shí)轉(zhuǎn)移是在組織機(jī)構(gòu)有意識(shí)的主導(dǎo)下開展的，旨在促進(jìn)個(gè)體和組織的共同可持續(xù)發(fā)展，因而更為主動(dòng)和積極，更強(qiáng)調(diào)方法和策略的計(jì)劃性、針對(duì)性。如當(dāng)企業(yè)自身不具備某類知識(shí)轉(zhuǎn)移條件時(shí)，就會(huì)選擇向咨詢公司等第三方尋求獲得知識(shí)源的策略。

其次，知識(shí)轉(zhuǎn)移活動(dòng)是受控的和可控的。所謂“受控的”包含兩層含義：一方面指的是并非所有的知識(shí)都能順利地實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移，只有可編碼的知識(shí)才能更好地為接收方所理解和接納；另一方面是指知識(shí)轉(zhuǎn)移往往需要在受控環(huán)境中進(jìn)行，這樣能保證知識(shí)轉(zhuǎn)移的效果和效率，還能更有效避免被動(dòng)的知識(shí)外溢。由此機(jī)構(gòu)需要設(shè)計(jì)可控的平臺(tái)系統(tǒng)，以保證對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的過程和結(jié)果進(jìn)行控制。

再次，知識(shí)轉(zhuǎn)移的過程具有增值性和創(chuàng)新性。知識(shí)轉(zhuǎn)移不只是一個(gè)被動(dòng)的接受和繼承的過程，而是一個(gè)創(chuàng)造性的同化和內(nèi)化的過程。知識(shí)通過轉(zhuǎn)移產(chǎn)生增值、裂變、聚合后，進(jìn)而就會(huì)形成新的知識(shí)。因而，知識(shí)轉(zhuǎn)移過程伴隨著知識(shí)使用價(jià)值的相應(yīng)回報(bào)，轉(zhuǎn)移完成后往往能達(dá)到知識(shí)供需雙方彼此雙贏，乃至多方共贏。

此外，知識(shí)轉(zhuǎn)移的對(duì)象更為廣泛和深刻。與傳統(tǒng)信息利用和傳播只關(guān)注顯性知識(shí)不同，知識(shí)轉(zhuǎn)移關(guān)注隱性知識(shí)的共享和擴(kuò)散。劉麗萍指出，知識(shí)具有“波粒二相性”。知識(shí)“粒”是指作為實(shí)體的知識(shí)(即顯性知識(shí))，知識(shí)的“波”是指作為過程的知識(shí)(即隱性知識(shí))。因知識(shí)轉(zhuǎn)移產(chǎn)生的作用有知識(shí)結(jié)果的轉(zhuǎn)移和知識(shí)過程的轉(zhuǎn)移，而后者的影響將會(huì)更持久、更深遠(yuǎn)。

1.2　檔案信息管理為咨詢公司知識(shí)轉(zhuǎn)移提供保障和支持

咨詢公司開展知識(shí)轉(zhuǎn)移活動(dòng)的前提是：擁有足量的、可靠的信息和知識(shí)儲(chǔ)備。因而對(duì)于咨詢公司來說，廣義的檔案信息管理不僅包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、文書檔案等，還包括根據(jù)其業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)導(dǎo)向建立的各類知識(shí)庫(kù)(即知識(shí)檔案)。在這個(gè)知識(shí)庫(kù)中不僅要有事實(shí)性的知識(shí)(Know-What)、原理性的知識(shí)(Know―Why)和技術(shù)性的知識(shí)(Know-How)，還要建立專家檔案。因?yàn)殡S著客戶需求專業(yè)化和精細(xì)化程度的提高，任何公司都難以獨(dú)立完成咨詢課題和任務(wù)，只有掌握了“誰(shuí)擁有知識(shí)(Know-Who)”，才能更好地實(shí)現(xiàn)知識(shí)轉(zhuǎn)移方與接受方的匹配。這對(duì)于中小型咨詢公司而言更是立命之本，楊文等在對(duì)福建36家管理咨詢公司進(jìn)行調(diào)研時(shí)發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)管理咨詢公司都無力聘請(qǐng)全職的管理咨詢師，只好聘請(qǐng)兼職顧問，在整個(gè)咨詢項(xiàng)目運(yùn)作過程中，管理咨詢公司負(fù)責(zé)接單，再“下單”給管理咨詢師“生產(chǎn)”，而后公司負(fù)責(zé)“交貨”及“客服”。

1.3　知識(shí)轉(zhuǎn)移有利于咨詢公司檔案管理的發(fā)展和價(jià)值實(shí)現(xiàn)

檔案信息管理是基礎(chǔ)性工作，事關(guān)咨詢公司的生存和可持續(xù)發(fā)展，而檔案管理本身也是一個(gè)承上啟下的過程，需要建立素質(zhì)優(yōu)良、繼往開來的檔案工作團(tuán)隊(duì)，在筆者塒中山卓力、佳信等幾家咨詢公司的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，由于員工流動(dòng)性較大，經(jīng)常導(dǎo)致公司業(yè)務(wù)開展存有難處和困境：一方面新上崗的檔案人員，對(duì)于原有檔案存放規(guī)律和技術(shù)不甚了解，相關(guān)信息無法及時(shí)查找；另一方面，大量的咨詢信息和客戶信息及時(shí)歸檔，存入知識(shí)庫(kù)，一旦業(yè)務(wù)員辭職或離職，這些重要信息也隨之而去，對(duì)公司損失頗大。而知識(shí)轉(zhuǎn)移的提出，對(duì)咨詢公司及其檔案管理工作的發(fā)展都是極為有益和有利的。

2　面向知識(shí)轉(zhuǎn)移的咨詢公司檔案信息管理維度分析

所謂管理維度，是在對(duì)管理活動(dòng)要素類型進(jìn)行剖析的基礎(chǔ)上，對(duì)管理活動(dòng)空間范圍和視角方位的具備程度、判斷條件和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的表示，即對(duì)管理活動(dòng)賴以存在的內(nèi)外條件予以判定、描述和評(píng)價(jià)的概念集合。管理維度的分析與構(gòu)架，一般要從兩個(gè)以上具有互斥性的視角進(jìn)行，這無論對(duì)于管理理論研究，還是管理活動(dòng)實(shí)踐的歸納和指導(dǎo)，都具有積極意義：一方面，有助于引導(dǎo)管理學(xué)研究的視角創(chuàng)新，一個(gè)新的管理維度的描繪，是建立在對(duì)管理活動(dòng)的要素、環(huán)節(jié)和生存空間的重新認(rèn)識(shí)和挖掘基礎(chǔ)之上的，必然帶來研究視角的重新發(fā)現(xiàn)和研究定位的修正，能拓展管理學(xué)的研究視野，推動(dòng)管理學(xué)研究理念的創(chuàng)新；另一方面，能直接提供新的分析方法和理論框架。對(duì)管理維度的描述實(shí)質(zhì)上是

對(duì)各類管理活動(dòng)的內(nèi)核分析，為分解和區(qū)別管理要素類型提供了思路和方法，并確定各類要素在管理中所司職責(zé)，管理維度的重新審視和劃分，正是管理模式重新構(gòu)建的前提和基礎(chǔ)，為其提供可資利用的方法和框架。

中國(guó)人民大學(xué)的胡鴻杰教授通過對(duì)管理活動(dòng)機(jī)理層面的考察，提出任何管理活動(dòng)都包括資源、方式和內(nèi)容三個(gè)主要維度：

所謂管理內(nèi)容，即指管理活動(dòng)的對(duì)象及其所要實(shí)現(xiàn)的職能和任務(wù)，對(duì)于某一特定的管理活動(dòng)和行為，其管理內(nèi)容既可以是具體的對(duì)象標(biāo)的，也可以是抽象的過程，還可以是具有更深內(nèi)涵的職能，特別是在許多宏觀的管理活動(dòng)中，對(duì)程序和職能的管理更是其日常工作的主要內(nèi)容。如檔案管理活動(dòng)中，檔案工作者和檔案信息自然都是管理內(nèi)容，而對(duì)文件案卷的收集、整理等過程也是管理內(nèi)容，此外檔案管理機(jī)構(gòu)的職能同樣還是管理內(nèi)容，只是考察的層面和范圍不同而已。

至于管理資源，一般認(rèn)為無非就是“人力、物力、財(cái)力”資源，再加上近年來比較吸引眼球的“信息資源”，這些理解和認(rèn)知比較通俗易懂，但也略顯粗淺和表象，對(duì)管理資源缺乏深層次的思考，只注意到了直觀的顯性資源，忽略了管理中的隱性資源，胡鴻杰教授則撰文指出，管理資源還可分為基礎(chǔ)性資源和“特有資源”兩個(gè)層次，前者有如人力資源、物力資源、財(cái)力資源和信息資源等，為管理活動(dòng)提供外在保障，后者諸如規(guī)則、權(quán)力、人脈和文化等，為管理提供內(nèi)在保障，管理活動(dòng)中兩類資源都是不可或缺的。

管理方式是指依據(jù)管理內(nèi)容的特點(diǎn)和要求，對(duì)管理資源進(jìn)行整合、配置的方法與途徑，依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)管理方式有不同劃分，如根據(jù)是否產(chǎn)生口語(yǔ)或書面語(yǔ)行為，可以分為言語(yǔ)型與非言語(yǔ)型管理方式；根據(jù)發(fā)生的場(chǎng)合，可分為直接型管理方式與媒介型管理方式；根據(jù)對(duì)資源處理的程度可分為一次管理和二次管理兩個(gè)不同層次的方式等。文件(檔案)方式是其中的言語(yǔ)型、媒介管理方式，是社會(huì)與機(jī)構(gòu)管理方式中最重要、最通用、最經(jīng)濟(jì)的一種，具有確定性、規(guī)范性、可控性等比較優(yōu)勢(shì)。

從這三個(gè)維度對(duì)檔案信息活動(dòng)進(jìn)行考察，不僅能引發(fā)對(duì)檔案管理活動(dòng)的重新認(rèn)識(shí)和把握，既有助于理解和深度挖掘檔案信息資源，又能凸顯其在管理中的保障作用，有利于減少或避免管理資源重復(fù)建設(shè)，一定程度上改變對(duì)管理資源的浪費(fèi)或漠視現(xiàn)象，從本源上促進(jìn)管理資源的最優(yōu)配置，還有助于管理方式的規(guī)范與創(chuàng)新，為解決當(dāng)前諸多社會(huì)管理問題提供新的思路和方法，具有實(shí)踐意義和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。三維度分析如圖1所示：

咨詢公司的檔案信息管理也同樣不能置身于這三維度空間之外，下面即依此分維度對(duì)其中的知識(shí)轉(zhuǎn)移相關(guān)問題進(jìn)行分析和探討。

2.1　內(nèi)容維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移

一般認(rèn)為，檔案信息管理的主要是文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等傳統(tǒng)內(nèi)容，這就有必要首先了解和明確檔案信息的特點(diǎn)。和寶榮教授指出檔案信息具有聯(lián)系性和積累性的特點(diǎn)，李國(guó)慶指出檔案信息作為信息資源的一個(gè)重要組成部分，除了具有信息的一般特點(diǎn)外，最大優(yōu)勢(shì)在于其真實(shí)性、可靠性、權(quán)威性和憑證性。在傳統(tǒng)環(huán)境下，這些特點(diǎn)通過固化在特定載體(如紙張)上予以保證，而數(shù)字環(huán)境下，則有賴于元數(shù)據(jù)信息了。當(dāng)然圖書與情報(bào)類信息也需要元數(shù)據(jù)，但不同的是，這一類的元數(shù)據(jù)信息主要用于知識(shí)的組織和檢索，主要關(guān)注知識(shí)載體形式和內(nèi)容分類關(guān)聯(lián)，而歸檔信息的元數(shù)據(jù)更側(cè)重于知識(shí)的來源信息及知識(shí)產(chǎn)生者的背景結(jié)構(gòu)，借此來保證知識(shí)源的可靠性。

szulanski認(rèn)為，在知識(shí)轉(zhuǎn)移的初始階段，知識(shí)源的可靠性、轉(zhuǎn)移的預(yù)期困難是影響知識(shí)轉(zhuǎn)移效率的重要因素。當(dāng)知識(shí)源的可靠性沒有得到確證，即當(dāng)知識(shí)源并不被認(rèn)為是可信賴的、講信用的或有見識(shí)的時(shí)候，知識(shí)源的知識(shí)轉(zhuǎn)移將非常困難，它的建議和示范將被質(zhì)疑并受到抵制，這也叫“知識(shí)作用的未實(shí)證性(unpmvenness)”。因而咨詢公司根據(jù)其業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)導(dǎo)向所建立的各類知識(shí)庫(kù)，為了確保其真實(shí)可靠，必須依據(jù)檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，自然也就是檔案信息管理內(nèi)容的重要組成。

這一維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移主要在咨詢公司和客戶之間進(jìn)行，除了滿足用戶需求提供可靠的編碼化知識(shí)源之外，相應(yīng)背景信息共享與遷移也是十分必要的。

2.2　資源維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移

任何一種管理都是耗資源的，如前所述，既需要人力、物力、財(cái)力和信息等基礎(chǔ)性資源提供的外在保障，也需要權(quán)力、規(guī)則和文化等管理的“特有資源”提供內(nèi)在保障，管理活動(dòng)中這兩類資源都是具有支撐性的，缺一不可。咨詢公司檔案信息管理也離不開人、財(cái)、物等資源的保障，如設(shè)備和裝具的配備、人員的培訓(xùn)、信息的加工和服務(wù)等，同樣檔案管理水平的提升還需要權(quán)力、文化層面的支撐，如公司高層的重視和強(qiáng)調(diào)(特別是像北大縱橫等大型咨詢公司)，一則有利于各個(gè)部門的檔案信息整合；二則利用權(quán)力資源可以督促實(shí)現(xiàn)將存儲(chǔ)在員工個(gè)人電腦(乃至人腦)中的知識(shí)信息予以全面及時(shí)的轉(zhuǎn)移和歸檔，以豐富公司的財(cái)富和資本。

這一維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移主要在咨詢公司內(nèi)部進(jìn)行，不僅要在檔案信息管理人員中予以傳播與接納，如一方面要熟悉檔案工作需要哪些資源；另一方面也要掌握這些資源能在何處獲得，又該如何獲取。這類知識(shí)轉(zhuǎn)移更要推廣到公司業(yè)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，使他們形成概念、習(xí)得程序，最終養(yǎng)成大力支持檔案信息管理的習(xí)慣和氛圍。

2.3　方式維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移

咨詢公司檔案信息門類較多，其機(jī)密性高低不一，因而信息組織的方式和使用權(quán)限的控制存在較大的差異性。這就需要重視對(duì)檔案信息管理方式的知識(shí)轉(zhuǎn)移，以促進(jìn)機(jī)構(gòu)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。方式維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移重點(diǎn)和難點(diǎn)在于管理技能和經(jīng)驗(yàn)等隱性知識(shí)，檔案信息管理從原理上講是比較直觀和簡(jiǎn)單的，但是具體的操作需要長(zhǎng)期的經(jīng)驗(yàn)積累和技能熟悉，也絕非一朝一夕能做好的。

這一維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移還存在于咨詢公司和客戶之間，不過這主要是指開展檔案管理咨詢業(yè)務(wù)和有檔案管理專業(yè)優(yōu)勢(shì)的公司。如浙江省首家公司制檔案中介機(jī)構(gòu)――杭州偉邦檔案管理咨詢有限公司，就針對(duì)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位提供檔案咨詢與指導(dǎo)、檔案培訓(xùn)、檔案技術(shù)推廣、檔案人才租賃等相關(guān)的專業(yè)服務(wù)，而方式維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移即是此類公司的核心優(yōu)勢(shì)之一。

3　面向知識(shí)轉(zhuǎn)移的咨詢公司檔案信息管理實(shí)現(xiàn)策略

如上文分析可見，不僅檔案信息管理在咨詢公司知識(shí)轉(zhuǎn)移中起著基礎(chǔ)性和關(guān)鍵性的作用，關(guān)注知識(shí)轉(zhuǎn)移對(duì)于檔案信息管理也大有裨益，兩者互為依托、相互促進(jìn)。而實(shí)現(xiàn)面向知識(shí)轉(zhuǎn)移的咨詢公司檔案信息管理需要在以下幾方面予以強(qiáng)調(diào)和努力：

3.1　主動(dòng)調(diào)研掌握公司檔案管理中知識(shí)轉(zhuǎn)移內(nèi)容

首先是咨詢公司領(lǐng)導(dǎo)層要從宏觀上對(duì)檔案信息管理中的知識(shí)轉(zhuǎn)移有充分的認(rèn)識(shí)和把握，深入調(diào)研公司管理中知識(shí)轉(zhuǎn)移的層次和范圍，明確哪些顯性知識(shí)必須按照檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)和要求予以存儲(chǔ)、傳播和控制，哪些個(gè)體隱性知識(shí)應(yīng)該顯性化為組織知識(shí)并予以

及時(shí)存檔，把握檔案信息管理各個(gè)維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移內(nèi)涵和要求；具體操作執(zhí)行的檔案管理信息工作者更要積極主動(dòng)，對(duì)具有潛在價(jià)值、有必要作為檔案信息保存的知識(shí)，與業(yè)務(wù)人員共同商討，擬定歸檔范圍并明確共享權(quán)限，業(yè)務(wù)人員也要認(rèn)真配合，提出建設(shè)性意見和需求，以框定知識(shí)轉(zhuǎn)移的目標(biāo)和范圍。

3.2　優(yōu)化檔案信息管理中知識(shí)轉(zhuǎn)移的資源保障

所謂資源保障就是為知識(shí)轉(zhuǎn)移創(chuàng)造必要的軟硬件環(huán)境。一方面要在人、財(cái)、物等基礎(chǔ)性資源上對(duì)檔案信息管理予以必要配備和支持，在檔案信息管理人員梯隊(duì)建設(shè)上要引起足夠重視，盡早做好準(zhǔn)備，有計(jì)劃、有步驟引導(dǎo)檔案專業(yè)人員間的業(yè)務(wù)交流和知識(shí)轉(zhuǎn)移，讓新生力量在日常的檔案信息工作中充分習(xí)得管理技術(shù)和技能，避免突然的工作移交帶來的措手不及；另一方面要利用權(quán)力和公司文化等特殊資源，大力宣傳、積極引導(dǎo)和推動(dòng)各類檔案信息知識(shí)轉(zhuǎn)移，不僅在信息管理人員中，更要在業(yè)務(wù)部門里，形成健康的知識(shí)存檔和歸檔意識(shí)，培育良好的知識(shí)轉(zhuǎn)移的習(xí)慣和氛圍。

3.3　量身打造面向知識(shí)轉(zhuǎn)移的檔案信息管理系統(tǒng)

咨詢公司要著力開發(fā)和建設(shè)面向知識(shí)轉(zhuǎn)移的檔案信息管理系統(tǒng)，一方面要依據(jù)和符合本公司的客觀實(shí)際，另一方面也要保證系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和通用性。如在設(shè)計(jì)知識(shí)采集功能模塊時(shí)，要對(duì)本公司業(yè)務(wù)流程予以梳理和考察，在各關(guān)鍵環(huán)節(jié)中嵌入背景信息捕獲器，保證歸檔知識(shí)的可靠性和可用性；而在知識(shí)傳播功能模塊中，要實(shí)現(xiàn)目錄信息開放的同時(shí)，對(duì)知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行有效控制，這一方面是指利用技術(shù)手段嚴(yán)格控制資源使用權(quán)限；另一方面是指實(shí)現(xiàn)知識(shí)轉(zhuǎn)移環(huán)境的控制，以提高資源利用率和知識(shí)轉(zhuǎn)移效能。

3.4　有力控制、有序開發(fā)咨詢公司知識(shí)資產(chǎn)

在拓展和豐富檔案信息資源的類型、數(shù)量的同時(shí)，檔案管理人員要建立和完善公司資產(chǎn)檔案，特別是對(duì)無形資產(chǎn)的歸檔和建檔，不僅要及時(shí)接收和控制公司核心知識(shí)，保證其安全性和可用性，還要與業(yè)務(wù)人員積極配合，有條件地對(duì)之進(jìn)行開發(fā)和傳授，使之不斷增值和升值，增加知識(shí)轉(zhuǎn)移的吸引力和動(dòng)力。

3.5　創(chuàng)新咨詢公司檔案管理中知識(shí)轉(zhuǎn)移的路徑和方法

第2篇

一、高校教師綜合檔案的管理與利用現(xiàn)狀分析

1.高校教師綜合檔案的管理與利用現(xiàn)狀盡管在知識(shí)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，高校的人事管理、教學(xué)管理、科研管理等領(lǐng)域的數(shù)字化、信息系統(tǒng)化都已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，學(xué)生的選課、各類人員對(duì)教師的評(píng)價(jià)、學(xué)生課程考試成績(jī)的錄入與查詢等過程都是在網(wǎng)上直接完成，教師的授課計(jì)劃、科研成果的統(tǒng)計(jì)等都要求上交的是電子版。但是，高校的人事、教學(xué)、科研等各個(gè)管理部門的信息系統(tǒng)基本都是相對(duì)獨(dú)立，彼此互不兼容。結(jié)果就是，教師的各類檔案數(shù)據(jù)是分別存于不同的系統(tǒng)中，對(duì)利用與保管都存在不方便之處。即使對(duì)教師的同類檔案來說，也基本處于多級(jí)分散的保管模式。高校的教學(xué)、科研工作是多部門多級(jí)的分散管理體制，從而在相關(guān)檔案的收集與保管方式上也形成了多級(jí)多部門的分散管理模式。一般情況下，高校的教學(xué)與科研檔案，一部分由院（系或科室）級(jí)的教學(xué)與科研秘書處分別收集、整理、鑒定、保管，如教師的授課課程檔案、教師每年的科研成果等數(shù)據(jù)；一部分則由相關(guān)職能部門（即教學(xué)部門、科研部門等）在其職能活動(dòng)過程中直接收集形成。若干年后或每年，院（系或科室）級(jí)單位會(huì)將相關(guān)檔案上交主管部門或?qū)W校檔案館，各主管部門（即教學(xué)部門、科研部門等）若干年后也會(huì)再轉(zhuǎn)交學(xué)校檔案館。在利用方面，基本上只是在考核或評(píng)定職稱等過程時(shí)才有利用活動(dòng)產(chǎn)生，而且各部門的檔案，只是對(duì)部分管理級(jí)的用戶開放；檔案館盡管對(duì)學(xué)校用戶全面開放，但是有所限制，比如有的要收費(fèi)，有的有時(shí)間限制，而且其收錄的檔案本身不太齊全，尤其是科研檔案，多數(shù)根本就沒有建。所以，每到考核或評(píng)定職稱時(shí)，上到相關(guān)職能部門，下到教師個(gè)人，都分別忙于重新組織、查找相關(guān)資料，而相關(guān)的信息系統(tǒng)，比如教學(xué)檔案、科研檔案、檔案館等系統(tǒng)都無法提供全面、準(zhǔn)確、完整的相關(guān)材料。本人曾對(duì)熟悉的幾所高校做過一些調(diào)研，對(duì)教師的檔案管理模式基本類似上述的分散與多級(jí)保管方式，在其利用方面基本沒有主動(dòng)的作為。2.高校教師綜合檔案管理與利用中存在的問題（1）沒有形成對(duì)教師的所有檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一歸檔與專門管理的制度，沒有一個(gè)統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)。由于沒有形成對(duì)教師所有業(yè)務(wù)活動(dòng)過程的文檔進(jìn)行統(tǒng)一歸檔專門保管的制度，也就沒有一個(gè)統(tǒng)一的高校教師檔案信息管理平臺(tái)，使得高校教師檔案的統(tǒng)一管理與開發(fā)利用極為不便。現(xiàn)實(shí)中，高校檔案館很少真正有綜合的教師檔案這一類。對(duì)高校教師的教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案采取的是分部門且多級(jí)的管理模式。即使在信息化程度比較高的教學(xué)檔案管理這一塊，也是多級(jí)的分散保管，而且也基本沒有做到電子文檔的一體化管理。（2）分散多級(jí)保管模式造成資源浪費(fèi)嚴(yán)重。因?yàn)楦鞑块T之間數(shù)據(jù)管理模式不同，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不一致，移交檔案館的過程中有個(gè)格式轉(zhuǎn)換問題，格式轉(zhuǎn)換本身就是資源浪費(fèi)，同時(shí)還有可能造成數(shù)據(jù)丟失。（3）分散多級(jí)的保管模式導(dǎo)致高校教師檔案的利用率較低。高校有關(guān)人事、教學(xué)、科研等部門及其二級(jí)管理部門的信息保管主要為本部門的管理活動(dòng)服務(wù)，一般不對(duì)外，而檔案館的檔案收集又有時(shí)滯而且不全。所以，用戶使用教師檔案信息很不方便，教師檔案的利用率一直比較低。（4）分散多級(jí)的保管模式不利于高校教師檔案知識(shí)資源價(jià)值的整體發(fā)揮。現(xiàn)行的分散多級(jí)保管模式導(dǎo)致對(duì)高校教師檔案資源的整體構(gòu)建與管理進(jìn)行的研究也很少，盡管找出幾篇有關(guān)資源整合與一體化管理方面論文，但都只是研究教學(xué)檔案或人事檔案的文檔一體化管理，而教師的業(yè)務(wù)檔案是包括多方面的。分散保管的教師檔案是不便于對(duì)檔案中隱性知識(shí)的挖掘，即對(duì)檔案的深入整序的，同時(shí)也不利于對(duì)人才的整體評(píng)估與認(rèn)識(shí)。因?yàn)橹挥屑薪y(tǒng)一保管的教師檔案才能體現(xiàn)出個(gè)人或某部門甚至學(xué)校的教學(xué)、科研的整體水平與進(jìn)展過程。總之，高校教師檔案的分散多級(jí)管理模式不利于高校組織內(nèi)知識(shí)的融合、共享、創(chuàng)新與傳播，不利于其知識(shí)資源價(jià)值的充分發(fā)揮。

二、高校教師綜合一體化管理

1．高校教師綜合檔案一體化管理的基本內(nèi)涵如前所述，高校教師綜合檔案分散多級(jí)的保管現(xiàn)狀，存在諸多問題。改進(jìn)的基本思路應(yīng)該是充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，尤其是數(shù)字化與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校教師綜合檔案數(shù)據(jù)的一體化管理與利用。一體化的基本內(nèi)涵包括三個(gè)方面：其一，教師個(gè)人各類文檔數(shù)據(jù)的一體化管理，即通過制定標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的建檔與歸檔制度，將教師個(gè)人的人事、教學(xué)、科研等方面文檔數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一保管，以方便利用；其二，教師各類業(yè)務(wù)文件的制作、形成到歸檔過程的一體化管理。主要是指依托校園網(wǎng)及相關(guān)信息管理技術(shù)，對(duì)教師的各類業(yè)務(wù)檔案文件的形成過程實(shí)施全程控制，然后直接經(jīng)網(wǎng)絡(luò)鑒定、上傳、歸檔、入庫(kù)，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案的全程電子化管理，做到從各類文件的初級(jí)制作（包括教師個(gè)人或各級(jí)管理部門）到審批、傳達(dá)、實(shí)施、歸檔等過程的文檔一體化管理，以減少中間過程的重復(fù)勞動(dòng)及數(shù)據(jù)的丟失；其三，教師個(gè)人綜合檔案數(shù)據(jù)在一定范圍內(nèi)公開、共享與利用的一體化管理。主要指依托校園網(wǎng)及相關(guān)技術(shù)與制度，實(shí)現(xiàn)在高校內(nèi)部的某些范圍內(nèi)對(duì)高校教師個(gè)人檔案數(shù)據(jù)的共享與開發(fā)利用。實(shí)現(xiàn)途徑應(yīng)該是開發(fā)出能一體化管理教師個(gè)人基本信息及各類業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的綜合檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)的用戶應(yīng)涵蓋形成檔案并可能利用檔案的一般教師、學(xué)生、各級(jí)職能管理部門與各級(jí)研究部門等，但共享與利用的權(quán)限或范圍可依用戶身份不同而專門制定。2．高校教師綜合檔案一體化管理的實(shí)現(xiàn)方略實(shí)現(xiàn)并達(dá)到上述三個(gè)一體化管理的目標(biāo)，既要有行政管理制度方面的保障，也要有具體技術(shù)方案的支持，還要有高校各個(gè)職能部門及其管理人員與教師個(gè)人的積極配合。但最主要的還是要構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一、相對(duì)規(guī)范的信息管理平臺(tái)與管理制度。其實(shí)施要點(diǎn)包括：首先，要制定對(duì)高校教師所有業(yè)務(wù)活動(dòng)過程統(tǒng)一建檔、系統(tǒng)保管的專門檔案管理制度，這是實(shí)現(xiàn)高校教師綜合檔案一體化管理的第一步。其次，綜合運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)技術(shù)、系統(tǒng)集成技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，組織專門機(jī)構(gòu)、專職人員，開發(fā)高校教師綜合文檔管理信息系統(tǒng)。從現(xiàn)實(shí)層面上來說，高校教師的各類檔案應(yīng)該分別保存在不同的已有信息系統(tǒng)中，其自動(dòng)化、信息化程度應(yīng)該還比較高，比如教學(xué)信息有教務(wù)管理信息系統(tǒng)，人事檔案有人事檔案管理信息系統(tǒng)等等。所以，實(shí)施高校教師綜合檔案一體化管理的關(guān)鍵措施是要在各子系統(tǒng)（如教務(wù)管理信息系統(tǒng)、人事信息管理系統(tǒng)、科研信息管理系統(tǒng)等）的基礎(chǔ)上，應(yīng)用系統(tǒng)集成技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，即能一體化管理高校教師個(gè)人及其各類業(yè)務(wù)文檔的綜合文檔管理信息系統(tǒng)。這一過程可由高校指定相關(guān)管理部門（如高校檔案館或圖書館）與有軟件開發(fā)能力的信息公司合作完成，開發(fā)的關(guān)鍵技術(shù)是系統(tǒng)集成技術(shù)與數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)技術(shù)。系統(tǒng)的開發(fā)過程必須在文檔一體化管理理論、電子文件生命周期理論的指導(dǎo)下，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)技術(shù)、信息系統(tǒng)集成技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，針對(duì)高校教師業(yè)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)構(gòu)成（包括教師個(gè)人的人事、教學(xué)、科研等方面數(shù)據(jù)）及各類文檔的形成過程，分析并規(guī)劃系統(tǒng)的整體構(gòu)成及功能結(jié)構(gòu)，包括各子系統(tǒng)的構(gòu)成與功能結(jié)構(gòu)，進(jìn)而建構(gòu)系統(tǒng)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)模型并實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)劃，最終完成系統(tǒng)的集成及其相關(guān)軟件的開發(fā)、調(diào)試、實(shí)現(xiàn)等。該系統(tǒng)應(yīng)該具備：利用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)原理統(tǒng)一保管教師個(gè)人基本信息及其所有業(yè)務(wù)活動(dòng)過程的各類檔案數(shù)據(jù)的功能；有完備的檔案檢索功能，既包括對(duì)個(gè)人各類檔案數(shù)據(jù)的分別檢索功能，也包括對(duì)某教師所有檔案數(shù)據(jù)的綜合檢索功能，還包括對(duì)某個(gè)時(shí)段某類檔案或某部門某類檔案等的統(tǒng)計(jì)檢索功能（可以針對(duì)考核或人才評(píng)估等的具體要求設(shè)定）等；有嚴(yán)格的用戶類型及其權(quán)限管理措施。最后，在考慮檔案數(shù)據(jù)的特定保護(hù)需求的情況下，在數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)階段，充分運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)保護(hù)技術(shù)與原理，設(shè)計(jì)并規(guī)劃系統(tǒng)各類文檔數(shù)據(jù)的全程控制以及數(shù)據(jù)的安全保密與數(shù)據(jù)共享的平衡控制機(jī)制。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的安全保護(hù)措施包括許多方面，此處主要是指：一是通過數(shù)據(jù)模型設(shè)計(jì)階段的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)操作、數(shù)據(jù)完整性約束等三個(gè)基本要素的統(tǒng)一設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一控制的機(jī)制，最終實(shí)施對(duì)各類教師業(yè)務(wù)文檔的全稱控制；二是通過對(duì)系統(tǒng)各類用戶及其權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃、管理，形成對(duì)系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的安全與完整性的統(tǒng)一控制，最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)保管的保密要求與共享利用的平衡。其中第一方面的控制，主要由軟件開發(fā)者與數(shù)據(jù)庫(kù)管理員共同設(shè)計(jì)完成，相關(guān)內(nèi)容的論述將在后續(xù)文章中完成，此處重點(diǎn)談?wù)劦诙矫娴目刂啤５谝唬槍?duì)各類教師業(yè)務(wù)檔案的形成過程，明確各類參與建檔、保管甚至利用檔案的系統(tǒng)用戶類型（包括教師本人，各院的教學(xué)與科研秘書，各職能部門的相關(guān)檔案管理人員等）；第二，明確各類用戶在系統(tǒng)運(yùn)行過程中的職責(zé)與任務(wù)，包括要完成的相關(guān)數(shù)據(jù)的上傳、鑒定、歸檔等過程任務(wù)等；第三，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)的安全保護(hù)措施，對(duì)各類用戶進(jìn)行統(tǒng)一的權(quán)限控制與管理。包括對(duì)系統(tǒng)用戶的名稱與密碼的統(tǒng)一管理，對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行過程中各類系統(tǒng)用戶的身份識(shí)別（以保證系統(tǒng)用戶的合法性），對(duì)進(jìn)入系統(tǒng)的所有合法用戶的審計(jì)與跟蹤（以保證合法用戶對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的合理使用）等；第四，在上述措施下，還要制定針對(duì)檔案保管、查詢、借閱等過程的具體限定措施，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)各類用戶對(duì)權(quán)限范圍內(nèi)相關(guān)數(shù)據(jù)的共享與利用。

單位：熊志云單位：湖北大學(xué)

第3篇

學(xué)者覃兆劌從“雙元價(jià)值”的角度分析，認(rèn)為檔案價(jià)值分工具價(jià)值和信息價(jià)值兩部分。前者作為一種行為方式，人類的初衷在于它的結(jié)構(gòu)形式所賦予的功能被稱為工具價(jià)值；后者作為記錄或者文獻(xiàn)歸屬的實(shí)體，其內(nèi)容的價(jià)值被稱為信息價(jià)值。工具價(jià)值是一種普遍意義的價(jià)值，而信息價(jià)值是一種個(gè)性價(jià)值；工具價(jià)值是檔案的社會(huì)屬性，信息價(jià)值是檔案的自然屬性。1969年，美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家加爾布雷斯(Galbraith，1969)提出知識(shí)資本(intellectualcapital)的概念，到了20世紀(jì)90年代，管理學(xué)界出現(xiàn)了知識(shí)管理的提法，在知識(shí)管理時(shí)代里，檔案的工具價(jià)值由于技術(shù)和理論的發(fā)展更加彰顯，檔案的信息價(jià)值也得以更加重視。對(duì)檔案界一個(gè)最意味深長(zhǎng)的意義在于：檔案知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)性加劇，知識(shí)共享成為時(shí)代追求。

1.1知識(shí)管理下技術(shù)和理論的發(fā)展更加突出了檔案的工具價(jià)值。第一，技術(shù)發(fā)展拓展了檔案的處理空間。檔案電子化之前，對(duì)檔案的處理主要是對(duì)實(shí)物檔案的存儲(chǔ)，由于實(shí)物檔案本身重量大，搬運(yùn)、移挪都很不方便，因此，一些重要的檔案都是重保存輕利用。而且即使被利用，開發(fā)程度也很低，僅限于復(fù)印和翻印。技術(shù)的發(fā)展帶來了知識(shí)存儲(chǔ)翻天覆地的變化，信息處理設(shè)備的普及極大地釋放了檔案管理的空間，檔案的生命周期得到大幅度延伸。電子化的存儲(chǔ)方式重新賦予了檔案管理新的職能，正如在第十五屆國(guó)際檔案大會(huì)上達(dá)成的共識(shí)一樣：檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該在管理和知識(shí)中定位，在觀念更新和技術(shù)革新中起到有意義的帶頭作用。第二，知識(shí)管理理念有助于實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的共享。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)、共享和組織文化，是通過吸納組織有效信息和對(duì)信息的再開發(fā)來實(shí)現(xiàn)組織的知識(shí)塑造，以達(dá)成組織運(yùn)轉(zhuǎn)更有效的目的。檔案是知識(shí)的重要組成部分，檔案自有的公共性決定了檔案知識(shí)的共享性，特別是檔案電子化的普及為知識(shí)積累和知識(shí)共享提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐，加速了檔案知識(shí)共享的進(jìn)程。

1.2知識(shí)管理背景下檔案信息價(jià)值被更加充分認(rèn)可。第一，檔案知識(shí)屬性發(fā)生改變：由文獻(xiàn)走向答案。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代以前，檔案學(xué)界普遍認(rèn)為檔案是“知識(shí)存貯的一種載體”，并且也已認(rèn)識(shí)到“貯存和傳播知識(shí)的檔案財(cái)富，無愧為人類社會(huì)進(jìn)行精神再生產(chǎn)和物質(zhì)再生產(chǎn)的一種智力資源”。步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)已成為重要的戰(zhàn)略資源，甚至被認(rèn)為是“唯一有意義的資源”。檔案知識(shí)管理不但要為用戶提供相關(guān)的文獻(xiàn)資料，更重要的是要為用戶千方百計(jì)地提供解決問題的答案(知識(shí))。正如麗貝卡•巴克利所說：“我們不需要更多的文獻(xiàn)，我們需要的是更多的答案。毫無疑問，關(guān)注知識(shí)服務(wù)，是檔案管理理論與實(shí)踐應(yīng)該探討的問題，它將是檔案專業(yè)職能定位的新起點(diǎn)。”第二，電子文檔的普及擴(kuò)大了檔案的內(nèi)涵。電子文檔的出現(xiàn)使文件與檔案之間的區(qū)別極大縮小，客觀上使得檔案的內(nèi)涵得到極大擴(kuò)大，由此也促發(fā)了檔案界和社會(huì)對(duì)檔案知識(shí)屬性和知識(shí)價(jià)值的新思考。英國(guó)知識(shí)管理大師安妮•布魯金在《企業(yè)記憶——知識(shí)管理戰(zhàn)略》一書中指出，檔案資源在知識(shí)管理中的核心地位以及知識(shí)管理為檔案管理實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了前所未有的空間，能否從檔案中獲取有用的信息和資源已經(jīng)成為是否具備較高學(xué)習(xí)能力和信息處理能力的標(biāo)志，檔案不再是堆積在一起的泛黃的故紙，而是閃耀著智慧的資源庫(kù)。可以說，在知識(shí)管理背景下，檔案的使用日益便利和充分，技術(shù)發(fā)展拓寬了檔案的使用空間，而知識(shí)管理理論的不斷推進(jìn)使檔案知識(shí)共享深入人心。正是由于充分認(rèn)識(shí)到檔案價(jià)值，更多人想從檔案中找到想要的問題答案，檔案管理者才需要不斷供給更加優(yōu)質(zhì)的檔案知識(shí)資源。一旦這種供給跟不上社會(huì)的需求，將會(huì)陷入一種競(jìng)爭(zhēng)性索取的狀態(tài)，這種狀態(tài)又將放大檔案知識(shí)的價(jià)值，引發(fā)更加嚴(yán)重的索取。

2競(jìng)爭(zhēng)的本質(zhì)

從檔案“雙元價(jià)值”的角度分析知識(shí)管理時(shí)代下的檔案價(jià)值，檔案的工具價(jià)值也即檔案的社會(huì)屬性屬于檔案利用的向度，反映了人們對(duì)檔案開發(fā)利用的程度；而檔案的自然屬性卻反映了知識(shí)的本初價(jià)值。檔案在起源上來說是人類對(duì)憑證信息的合目的的控制，這里的“控制”，強(qiáng)調(diào)了檔案從根本上是一種功能，人們可以借以維護(hù)憑證信息的證據(jù)力，其表現(xiàn)為有利于顯示其憑證價(jià)值的資源組織、價(jià)值鑒定、保管和利用；“合目的”強(qiáng)調(diào)了人類借助檔案功能的心理需求以及管理技術(shù)上的主觀能動(dòng)性，其表現(xiàn)為鮮明的時(shí)代特征；“憑證信息”則是對(duì)通常定義中“原始記錄”或“原生性”的拓展。所以，檔案的工具價(jià)值是檔案屬性的根本，而在知識(shí)管理時(shí)代下，我們需要更加放大檔案的工具價(jià)值，更加充分地開發(fā)檔案使用價(jià)值，這樣才會(huì)符合檔案的時(shí)代定位，才能在基于知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)的語(yǔ)境下獲得更多的知識(shí)。而依據(jù)對(duì)目前存在的檔案競(jìng)爭(zhēng)性問題的分析，顯然，我們對(duì)檔案知識(shí)的開發(fā)還未到位，檔案知識(shí)供給并不能滿足人們對(duì)知識(shí)的渴望。故此，我們可以說，對(duì)檔案知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)性索取，其實(shí)質(zhì)是：檔案部門對(duì)檔案的開發(fā)并沒有跟得上社會(huì)需求，檔案知識(shí)供給短缺，導(dǎo)致無法實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享。

3緩解競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享的建議

供給和需求是資源的必然邏輯，尤其是當(dāng)知識(shí)成為資本后，對(duì)知識(shí)的追逐更加強(qiáng)勁。在知識(shí)管理背景下，檔案使用者或大眾需要更多的檔案知識(shí)，同時(shí)日新月異的信息處理技術(shù)也便利了檔案管理者對(duì)檔案的開發(fā)，可以說，擴(kuò)大檔案知識(shí)供給順應(yīng)時(shí)勢(shì)，而我們要做到的就是順勢(shì)而為。對(duì)于檔案知識(shí)開發(fā)而言，在知識(shí)管理時(shí)代下，檔案管理者們更需要提高自身管理水平，緊跟時(shí)代要求，掌握更多的信息技術(shù)開發(fā)本領(lǐng)，拓寬視野，最大限度開發(fā)檔案價(jià)值，更充足供給檔案信息價(jià)值，以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的共享。

3.1提高檔案管理人員管理水平，契合社會(huì)需要。知識(shí)管理以前的檔案管理重點(diǎn)工作是保管檔案，知識(shí)管理背景下的檔案管理則是更快地從紛繁復(fù)雜的檔案中開發(fā)出有價(jià)值的信息和知識(shí)，并加以利用和共享。檔案管理人員已經(jīng)轉(zhuǎn)化為知識(shí)的提供者和篩選者，成為組織中不可缺少的知識(shí)管理者、學(xué)習(xí)資源提供者。而檔案的共享趨勢(shì)使檔案管理者由幕后站到臺(tái)前，由保管信息到開發(fā)信息，這些變化促使檔案管理者掌握更多的知識(shí)，不僅具備檔案專業(yè)知識(shí)技能，更要掌握檔案機(jī)構(gòu)的歷史沿革、發(fā)展趨勢(shì)、管理流程、未來動(dòng)向以及其他組織的發(fā)展動(dòng)態(tài)。在對(duì)檔案的篩選利用中還要求理解社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)，政府的政策意向和本組織運(yùn)行發(fā)展的關(guān)聯(lián)性，這已經(jīng)使得檔案管理人員成為一個(gè)具備發(fā)展戰(zhàn)略眼光、管理學(xué)知識(shí)、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、檔案學(xué)知識(shí)的復(fù)合型人才。只有這樣，才能和社會(huì)需求的檔案管理人員的素質(zhì)相契合。

3.2重視檔案知識(shí)開發(fā)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源供給。知識(shí)開發(fā)是利用多種處理技術(shù)對(duì)所獲取的知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲(chǔ)、整合的過程，使無序的知識(shí)轉(zhuǎn)化為適合于組織利用的知識(shí)體系。對(duì)檔案的開發(fā)一方面要注重知識(shí)的采集，一方面注重知識(shí)的開發(fā)。對(duì)檔案知識(shí)的采集需要檔案管理人員從浩瀚的檔案資源中找到當(dāng)今社會(huì)所需要的信息知識(shí)，這需要知識(shí)開發(fā)人員具備寬廣的視野、深邃的眼光和敏銳的嗅覺去采集知識(shí)，找到社會(huì)需要的檔案知識(shí)；知識(shí)開發(fā)則是對(duì)采集到的知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲(chǔ)、整合的過程，使無序的知識(shí)轉(zhuǎn)化為適合于組織利用的知識(shí)體系，重新發(fā)現(xiàn)檔案知識(shí)的價(jià)值，運(yùn)用于社會(huì)。這就要求檔案管理人員緊跟時(shí)展要求，運(yùn)用檔案管理技術(shù)和理論開發(fā)更多的優(yōu)質(zhì)檔案知識(shí)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的資源供給，滿足社會(huì)需求，為實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享打下質(zhì)量基礎(chǔ)。

第4篇

關(guān)鍵詞：人事制度；人事檔案管理；特點(diǎn)；影響

作為人事制度改革中的重要內(nèi)容，人事檔案管理質(zhì)量的高低會(huì)嚴(yán)重影響到人事制度改革的順利實(shí)施，所以，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，充分認(rèn)識(shí)到人事制度改革的現(xiàn)實(shí)意義，根據(jù)社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)，合理進(jìn)行人事檔案管理工作，不斷提高人事檔案管理工作的效果，為人事制度改革的順利推進(jìn)打下良好的基礎(chǔ)，逐漸受到事業(yè)單位的關(guān)注。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理的熱點(diǎn)

1.與員工的切身利益息息相關(guān)

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，為了滿足人力資源的管理需求，很多事業(yè)單位建制定了專門的人事檔案管理制度，并且根據(jù)員工身份、職責(zé)的差異，建立起基層檔案和領(lǐng)導(dǎo)檔案。但是，沒有正式工作的農(nóng)村居民和城鎮(zhèn)待業(yè)人員，一生也不會(huì)擁有人事檔案。所以，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人事檔案不僅僅能夠決定我國(guó)公民的身份和職責(zé)，而且管理著個(gè)人晉升、調(diào)動(dòng)、社會(huì)保險(xiǎn)和事業(yè)單位福利以及退休等方面，甚至?xí)绊懙絾T工子女的工作。因而，人事檔案可以說是員工身份和職責(zé)的象征，與員工的自身利益密切相關(guān)。

2.能夠控制員工的行為

雖然人事檔案記錄了員工的工作經(jīng)歷，但是，卻不是由員工個(gè)人管理和保存，只有用人單位才能夠調(diào)動(dòng)人事檔案，員工本人以及其他的事業(yè)單位沒有權(quán)利去調(diào)用人事檔案。而且，在進(jìn)行人事檔案制度改革之前，我國(guó)主要是采用員工與人事檔案互不分離的管理制度，所以人事檔案會(huì)隨著員工變動(dòng)的情況進(jìn)行改變，反之，如果人事檔案沒有遷移，那么員工將無法進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)。人事檔案是員工的社會(huì)象征，對(duì)于員工有著非常重大的意義，所以，員工必須服從事業(yè)單位的安排，不得擅自離開自己的工作崗位，從而限制了員工的流動(dòng)。

二、新時(shí)期人事檔案管理的特點(diǎn)

1.國(guó)企員工可以“無檔入職”

在人事管理制度改革和發(fā)展的情況下，以前的終身聘任制度已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，人事檔案的存在價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，員工也不再一味的依附于企業(yè)生存，有無人事檔案已經(jīng)不再會(huì)影響到下崗工人的再就業(yè)。

2.個(gè)人“無檔就業(yè)”的意愿得以實(shí)現(xiàn)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢(shì)下，社會(huì)對(duì)于各類人才的需求也不斷提高，人事檔案管理制度也隨之興起，在聘用工作人員時(shí)，事業(yè)單位更加側(cè)重于員工的綜合素質(zhì)。而員工會(huì)與事業(yè)單位簽訂勞動(dòng)合同，不再受到傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理制度的約束，有一定的選擇權(quán)利，可以促進(jìn)人才的流動(dòng)。

三、人事制度改革對(duì)人事檔案管理造成的影響

1.打破人事檔案對(duì)于員工的束縛

目前，事業(yè)單位通常會(huì)采用合同契約制度進(jìn)行人事檔案管理，打破了傳統(tǒng)的人事檔案對(duì)于人才的限制，使得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制下人才的配置更加地合理，因?yàn)楹贤跫s制度不僅打破了傳統(tǒng)的社會(huì)身份階級(jí)的觀念，避免了傳統(tǒng)的終身聘任制用人機(jī)制的弊端，而且能夠充分發(fā)揮人才的優(yōu)勢(shì)，讓員工能夠有足夠的時(shí)間和大量的空間去選擇、研究自己真正擅長(zhǎng)的領(lǐng)域。

2.破除了以前的身份象征

傳統(tǒng)的人事檔案會(huì)很細(xì)致、具體的規(guī)定個(gè)人身份，并且根據(jù)人員的身份給予不同的待遇，這種分類方式，比較片面、武斷，難以充分挖掘人才的潛力。而當(dāng)前的人事檔案管理制度打破了原有機(jī)制的限制，可以充分體現(xiàn)出因人而異、因人制宜的管理方式，具有科學(xué)性和公平性，能夠最大限度的發(fā)揮人才的積極作用。

3.積極完善檔案資料中的個(gè)人信息

在社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下，人事檔案信息的公開程度不斷提高，所以，在管理過程中，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，事業(yè)單位需要及時(shí)收集和整理個(gè)人信息，避免信息內(nèi)容的失真、重復(fù)，在記錄過程中，精細(xì)、真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄個(gè)人信息，全面反映出個(gè)人的真實(shí)情況，以便于檔案資料的使用。

4.建立專門的人事管理機(jī)構(gòu)

近年來，隨著時(shí)代的發(fā)展變化，社會(huì)人員的流動(dòng)越來越快，而原有的人事檔案管理已經(jīng)難以滿足檔案的管理需求，所以，需要認(rèn)真考慮成立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，讓專業(yè)的工作人員進(jìn)行管理，并且需要加強(qiáng)監(jiān)督力度，確保管理人員人員能夠及時(shí)收檔、入檔、歸檔，不斷提高管理人員的工作效率，從而有效解決檔案管理中出現(xiàn)的一系列問題。總之，人事制度改革是一項(xiàng)復(fù)雜而長(zhǎng)期的改革工程，會(huì)涉及到事業(yè)單位的眾多部門，所以，需要樹立科學(xué)的管理意識(shí)，慎重對(duì)待檔案管理工作，不斷提高人事制度管理工作的質(zhì)量，為人事制度的改革打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而推動(dòng)人事制度改革工作的順利實(shí)施。

參考文獻(xiàn)

[1]李巧美.人事制度改革對(duì)人事檔案管理的影響探討[J].人才資源開發(fā),2016(6):161-162

[2]陳柏茹.分析人事制度改革對(duì)人事檔案管理的影響[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(16):81-82

第5篇

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理、企業(yè)檔案、影響方向、方式區(qū)別

中圖分類號(hào)： G472.4文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

一、知識(shí)管理服務(wù)與傳統(tǒng)管理服務(wù)的區(qū)別1. 知識(shí)服務(wù)首先是一種觀念，一種認(rèn)識(shí)和組織服務(wù)的理念。即以信息知識(shí)的搜尋、組織、重組的知識(shí)和能力為基礎(chǔ)，根據(jù)企業(yè)決策者、經(jīng)營(yíng)者、管理者的問題和企業(yè)環(huán)境融入他們解決問題的過程中，提供能夠有效支持知識(shí)應(yīng)用和知識(shí)創(chuàng)新的服務(wù)。從觀念上看，它與傳統(tǒng)的信息服務(wù)不同。2. 知識(shí)服務(wù)是對(duì)企業(yè)的決策者、經(jīng)營(yíng)者、管理者的目標(biāo)驅(qū)動(dòng)的服務(wù)。它關(guān)注的焦點(diǎn)和最后的評(píng)價(jià)不在于是否提供了信息，而在于是否通過服務(wù)解決了企業(yè)的決策者、經(jīng)營(yíng)者、管理者的問題。而傳統(tǒng)的信息服務(wù)的基點(diǎn)、重點(diǎn)、終點(diǎn)都是信息資源的獲取和傳遞。3. 知識(shí)服務(wù)是面向知識(shí)內(nèi)容的服務(wù)。它非常重視的是對(duì)企業(yè)的決策者、經(jīng)營(yíng)者、管理者的需求的分析，根據(jù)問題確定他們的需求，通過對(duì)信息的分析和重組來形成恰好符合需要的知識(shí)產(chǎn)品，并能夠?qū)χR(shí)產(chǎn)品的質(zhì)量和它對(duì)企業(yè)生存、發(fā)展的實(shí)用性、可行性進(jìn)行評(píng)價(jià)。而傳統(tǒng)的信息服務(wù)則只是基于簡(jiǎn)單的、文獻(xiàn)物理式獲取的服務(wù)。 4.知識(shí)服務(wù)是面向解決方案的服務(wù)。它關(guān)心并致力于幫助企業(yè)的決策者、經(jīng)營(yíng)者、管理者找到解決方案的辦法。信息和知識(shí)的作用最主要的體現(xiàn)是對(duì)解決方案的貢獻(xiàn)，解決方案的形成過程，又是一個(gè)對(duì)信息和知識(shí)不斷查詢、分析、組織的過程。知識(shí)服務(wù)將圍繞著解決企業(yè)生存、發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)的方案的形成和完善而發(fā)展，而傳統(tǒng)的信息服務(wù)則只是滿足于對(duì)具體信息、數(shù)據(jù)或文獻(xiàn)的提供。 5.知識(shí)服務(wù)是貫穿于對(duì)企業(yè)決策者、經(jīng)營(yíng)者、管理者解決問題的整個(gè)過程的服務(wù)。這種知識(shí)服務(wù)應(yīng)貫穿于企業(yè)的決策者、經(jīng)營(yíng)者、管理者進(jìn)行知識(shí)捕獲、分析、重組、應(yīng)用的整個(gè)過程的全程式服務(wù)，應(yīng)根據(jù)他們的需求動(dòng)態(tài)地、連續(xù)地組織服務(wù)，而不像傳統(tǒng)信息服務(wù)那樣以固有的模式、固有的過程或固有的內(nèi)容的服務(wù)。6. 知識(shí)服務(wù)是面向企業(yè)增值的服務(wù)。它關(guān)注和強(qiáng)調(diào)利用自己獨(dú)特的知識(shí)和能力，對(duì)現(xiàn)有資料進(jìn)行加工形成新的具有獨(dú)特價(jià)值的信息產(chǎn)品，為企業(yè)的決策者、經(jīng)營(yíng)者、管理者解決其知識(shí)和能力所不能解決的問題。通過知識(shí)和專業(yè)能力來為企業(yè)的決策者、經(jīng)營(yíng)者、管理者創(chuàng)造價(jià)值，通過顯著提高他們的知識(shí)應(yīng)用和知識(shí)創(chuàng)新效率來實(shí)現(xiàn)價(jià)值，通過直接介入利用知識(shí)的創(chuàng)新過程的最困難部分和關(guān)鍵部分來提高價(jià)值，而不僅僅是像傳統(tǒng)的信息服務(wù)那樣基于資源占有，機(jī)構(gòu)的物理式的積累、規(guī)模生產(chǎn)等來體現(xiàn)價(jià)值。

二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中知識(shí)服務(wù)的方式1. 知識(shí)服務(wù)是融入對(duì)企業(yè)的決策者、經(jīng)營(yíng)者、管理者之中和對(duì)他們決策過程的服務(wù)，而不是基于信息機(jī)構(gòu)的服務(wù)，也不是游離于對(duì)企業(yè)利用者之外的服務(wù)。它將需求服務(wù)人員和企業(yè)的決策者、經(jīng)營(yíng)者、管理者之間的聯(lián)系更明確、更緊密，要求建立起一種針對(duì)企業(yè)的具體的利用者或利用過程的服務(wù)責(zé)任制。2. 知識(shí)服務(wù)將是基于專業(yè)和個(gè)人化的服務(wù)。專業(yè)化要求按照具體專業(yè)或課題領(lǐng)域、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)來組織和實(shí)施服務(wù)，保證對(duì)企業(yè)服務(wù)的對(duì)象，企業(yè)環(huán)境的把握；保證知識(shí)服務(wù)的質(zhì)量；個(gè)人化，要求針對(duì)個(gè)別的企業(yè)決策者、經(jīng)營(yíng)者、管理者的具體需要和過程提供知識(shí)服務(wù)，保障對(duì)服務(wù)對(duì)象的了解和聯(lián)系，保障對(duì)服務(wù)對(duì)象的決策過程的跟蹤和全面信息服務(wù)。3. 知識(shí)服務(wù)將是基于集成的服務(wù)而不是依靠大而全的系統(tǒng)服務(wù)。它應(yīng)當(dāng)通過系統(tǒng)集成、服務(wù)集成等多種方式聯(lián)合、協(xié)調(diào)，利用多種知識(shí)、資源、人員、系統(tǒng)、服務(wù)來組織和提供對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的知識(shí)服務(wù)。4. 知識(shí)服務(wù)將是基于自主和創(chuàng)新的服務(wù)，不再是標(biāo)準(zhǔn)化和事務(wù)性工作。它要求知識(shí)服務(wù)的人員根據(jù)實(shí)際情況動(dòng)態(tài)地搜尋、選擇、分析、利用各種知識(shí)，動(dòng)態(tài)地設(shè)計(jì)、組織、安排、協(xié)調(diào)有關(guān)服務(wù)工作和服務(wù)目標(biāo)，要求具有自主的管理意識(shí)和權(quán)利，具有創(chuàng)新精神、研究能力和管理能力。

三、知識(shí)管理是企業(yè)檔案工作走出困境的方向

傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作要適應(yīng)外部環(huán)境的變化、走出當(dāng)前面臨的困境，唯有進(jìn)行根本性的變革和創(chuàng)新。而根本性的變革和創(chuàng)新需要有先進(jìn)的管理理念與管理模式指導(dǎo)。而能夠指導(dǎo)企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的管理理念與管理模式就是知識(shí)管理。因?yàn)橹R(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理范式，它能從各個(gè)層面為企業(yè)檔案工作創(chuàng)新提供新的思維。

1、知識(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理范式

當(dāng)前，全球最根本的社會(huì)經(jīng)濟(jì)背景、時(shí)展潮流是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是直接依賴知識(shí)和信息的生產(chǎn)、分配和使用的經(jīng)濟(jì)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)成為了關(guān)鍵的經(jīng)濟(jì)資源和比較優(yōu)勢(shì)的主導(dǎo)的、甚至可能是唯一的源泉。知識(shí)經(jīng)濟(jì)作為一種完全不同于農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)、工業(yè)經(jīng)濟(jì)的全新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對(duì)應(yīng)。“因?yàn)橹R(shí)社會(huì)是一個(gè)組織的社會(huì)，其中心器官是管理。僅僅管理就能使今日的所有知識(shí)成為有效。”知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)通過知識(shí)應(yīng)用、知識(shí)創(chuàng)新，充分發(fā)揮知識(shí)在經(jīng)濟(jì)生活中的作用，最大限度地實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，順應(yīng)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)這種“空前關(guān)注知識(shí)的價(jià)值”的要求，因而成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理范式。

2、知識(shí)管理是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的方向

知識(shí)管理是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)知識(shí)進(jìn)行積累、組織、評(píng)價(jià)、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新，以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理的出發(fā)點(diǎn)是知識(shí)是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，知識(shí)管理的根本目的是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值、提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，知識(shí)管理的基本活動(dòng)是知識(shí)的積累、組織、評(píng)價(jià)、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新，知識(shí)管理的技術(shù)支撐是現(xiàn)代信息技術(shù)。作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理范式，知識(shí)管理必然為包括檔案工作在內(nèi)的企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)提供創(chuàng)新的思路和視角。

3、知識(shí)管理的根本目的

檔案管理不能只重視檔案的收集、整理和保管，而應(yīng)該從關(guān)注對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)移到關(guān)注對(duì)檔案所存儲(chǔ)的信息、所蘊(yùn)含的知識(shí)的管理。在檔案收集過程中，應(yīng)該不僅確保正式文件的歸檔，而且加強(qiáng)隱性知識(shí)的記錄與收集，加強(qiáng)非正式文件、外部信息的收集，從而將檔案收集活動(dòng)拓展為知識(shí)積累活動(dòng)。在檔案整理過程中，應(yīng)該在檔案實(shí)體分類的基礎(chǔ)上，按照用戶的檢索偏好與利用習(xí)慣，進(jìn)行多維度、深層次的檔案內(nèi)容分類（知識(shí)分類），從而使檔案整理活動(dòng)演進(jìn)為知識(shí)組織活動(dòng)。在檔案鑒定過程中，應(yīng)該不僅重視檔案的憑證性價(jià)值、長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值和保存價(jià)值，而且關(guān)注檔案的情報(bào)性價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和利用價(jià)值，從而使檔案鑒定活動(dòng)創(chuàng)新為知識(shí)評(píng)價(jià)活動(dòng)。在檔案服務(wù)過程中，應(yīng)該貫徹以用戶為中心的理念，通過信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化手段，開展主動(dòng)服務(wù)、個(gè)性化服務(wù)、全過程服務(wù)與超前服務(wù)，努力為用戶提供具體的知識(shí)與問題解決方案（而不僅僅是檔案實(shí)體本身），從而將檔案服務(wù)活動(dòng)提升為知識(shí)服務(wù)活動(dòng)。

四、總結(jié)：

說到知識(shí)資源管理，就不得不說一說知識(shí)管理。從知識(shí)管理審視企業(yè)檔案工作，可以促使企業(yè)檔案工作很好地適應(yīng)外部環(huán)境變化的要求，通過挖掘企業(yè)檔案的知識(shí)價(jià)值，為企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)服務(wù)，為提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù)，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度建立和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的要求；通過應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以應(yīng)對(duì)電子文件涌現(xiàn)的沖擊；從而最終走出當(dāng)前面臨的困境，進(jìn)而取得利潤(rùn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲，張輯哲《.檔案學(xué)概論》(第二版)[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社，2006:282

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第6篇

【關(guān)鍵詞】圖紙檔案；電子化；問題

長(zhǎng)久以來，檔案管理工作不被人們所重視，因?yàn)楣芾碚哒J(rèn)為檔案管理僅僅是對(duì)于案件或人事的保存，因而檔案管理工作不能發(fā)展自身優(yōu)勢(shì)為企業(yè)帶來利潤(rùn)。隨著管理者觀念的轉(zhuǎn)變，檔案管理越來越受到人們的重視，其中圖紙檔案是檔案中最多的成分，在實(shí)踐中合理開展圖紙檔案的電子化管理不僅能加強(qiáng)檔案科學(xué)化管理，還能保證檔案的秘密化保存，在關(guān)鍵時(shí)刻被管理者所用。電子化管理檔案可以為管理者的決策做出依據(jù)，為企業(yè)帶來利潤(rùn)，加快企業(yè)發(fā)展腳步。

1 電子化管理技術(shù)

由于傳統(tǒng)的圖紙檔案存在不易保存，且對(duì)其編目、整理、保管、檢索時(shí)常遇諸多不便，中原油田檔案管理處對(duì)其所保存的圖紙檔案進(jìn)行了電子化管理的嘗試。現(xiàn)將其所用技術(shù)簡(jiǎn)述如下：

1.1 合理運(yùn)用圖形掃描

通過手動(dòng)及自動(dòng)參數(shù)設(shè)置進(jìn)行技術(shù)開發(fā)，形成針對(duì)蘭曬圖、清繪圖、鉛筆草圖及受潮變形圖的綜合掃描技術(shù)，以保證蘭曬圖的掃描質(zhì)量。運(yùn)用二維自適應(yīng)閾值掃描技術(shù)，較好地解決了鉛筆草圖掃描難的問題；運(yùn)用自動(dòng)電子扭曲拄術(shù)，解決了受潮變形圖掃描的輸入圖形失真的難題。該處早期保管的圖紙文件由于長(zhǎng)期卷放，有些圖紙發(fā)黃變脆，發(fā)生粘連，將這些重要的圖紙檔案利用上述方法掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)變成電子文件，可以永久保存。

1.2 光柵圖處理技術(shù)在電子化管理技術(shù)中的運(yùn)用

該項(xiàng)技術(shù)用于對(duì)掃描過程中不能消除或不能徹底消除的光柵圖質(zhì)量缺陷作最后修正，以提高光柵圖質(zhì)量，并為自動(dòng)矢量化準(zhǔn)確識(shí)別光柵圖的圖元細(xì)節(jié)作準(zhǔn)備；光柵圖處理技術(shù)，可完成光柵圖的角度旋轉(zhuǎn)，傾斜校正，消蘭去污，光柵圖分割，局部提取與合并，光柵圖透明疊加，光柵圖的編輯，為舊圖翻新、衍生及重復(fù)利用提供了技術(shù)方法。利用此項(xiàng)技術(shù)可以將保存的白圖、膠片圖、地形圖等圖紙翻新或進(jìn)行電子化處理。

1.3 開展光柵圖矢量化技術(shù)

此項(xiàng)技術(shù)可完成光柵圖到矢量圖的轉(zhuǎn)換，采用自動(dòng)矢量化和手動(dòng)矢量化方式，完成光柵圖線條及區(qū)域的輪廓線、中心線輪廓線及中心線的矢量化追蹤，文字的模式識(shí)別，形成在工種及專用領(lǐng)域內(nèi)廣泛使用的矢量圖的雛形。

1.4 開展矢量處理技術(shù)

這項(xiàng)技術(shù)利用矢量加工程序提供繪圖工具及命令，對(duì)已矢量化的矢量原始圖形的矢量實(shí)體進(jìn)行編輯、區(qū)域平滑填充等，生成供繪圖儀輸出的完美的矢量圖。

1.5 光柵矢量混合處理變動(dòng)對(duì)象

此項(xiàng)技術(shù)可對(duì)光柵圖局部需要變動(dòng)的對(duì)象做手工矢量化，而其余部分仍以光柵圖像格式保留，并以光柵矢量混合方式輸出。該項(xiàng)技術(shù)可快速生成圖形，常用于報(bào)告插圖。

1.6 圖像的輸出

利用大幅面彩色噴墨繪圖儀完成AO以下幅面的彩色掛圖、彩色圖冊(cè)（雙面/單面）的成套繪制出版。

2 圖紙檔案電子化管理的缺陷與不足

2.1 組卷分類混亂。一個(gè)企業(yè)有多種各個(gè)部門的卷宗，按照不同時(shí)段、不同類型的分類各種各樣。多種卷宗沒有一個(gè)統(tǒng)一的分類，會(huì)導(dǎo)致主題與內(nèi)容不明確，還會(huì)導(dǎo)致組卷的重復(fù)與缺漏。所以按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類卷宗，不僅可以使檔案案卷的科學(xué)性規(guī)劃，還能保證案卷不丟失、不重復(fù)，因而在方便使用。

2.2 由于電子文件易于修改并可不留痕跡，因此，在進(jìn)行整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作中應(yīng)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子圖形檔案的可靠性。

2.3 由于早期受計(jì)算機(jī)軟、硬件環(huán)境的限制，使制作形成的圖紙文件沒有足夠的存儲(chǔ)空間來存儲(chǔ)電子圖形文件，應(yīng)優(yōu)先將利用較頻繁的圖紙檔案利用掃描儀掃人計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)儲(chǔ)在光盤上保存。

2.4 電子文件不同于普通圖紙文件，它不需要防腐等防護(hù)措施，它需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防御。如果計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)中病毒，很有可能導(dǎo)致對(duì)于圖紙檔案的損壞或缺失。只有保證計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)本身的平穩(wěn)運(yùn)行才能保證圖紙檔案的完整的保存。

2.5 為了延長(zhǎng)光盤的使用壽命，有條件的單位可使用“空氣夾層”型光盤，此種結(jié)構(gòu)光盤的記錄介質(zhì)位于兩個(gè)盤基的中間，密封性好.或避免灰塵、水分、熱、有害氣體對(duì)記錄介質(zhì)的直接影響。

2.6 安全系統(tǒng)不夠先進(jìn)，由于管理者對(duì)檔案秘密化管理意識(shí)不強(qiáng)，在電子化保存圖紙檔案時(shí)沒有設(shè)置密碼，很容易加大非法分子進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案機(jī)密進(jìn)行泄露或損壞，而一旦檔案被損壞，很難重新健全相關(guān)圖紙檔案。所以設(shè)置進(jìn)入密碼，以防非法分子進(jìn)入相關(guān)管理系統(tǒng)，保證檔案的秘密性。

3 案件科學(xué)管理的措施

3.1 統(tǒng)一分類，加快檢閱速率

隨著計(jì)算機(jī)行業(yè)的發(fā)展，統(tǒng)一分類號(hào)操作變得方便快捷。所以相關(guān)工作人員利用現(xiàn)代化管理知識(shí)，應(yīng)統(tǒng)一分類號(hào)，保證案卷的合理性與統(tǒng)一性，做到檔案的不丟失、不重復(fù)，方便尋找與使用。管理人員應(yīng)更新管理觀念，加大對(duì)檔案管理工作的投資，配備先進(jìn)的硬件軟件設(shè)施，使檔案管理工作有序的進(jìn)行。

3.2 加強(qiáng)對(duì)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)

要使案件能夠被清楚、真實(shí)的收集整理，必須保證案件電子化管理中的各個(gè)關(guān)節(jié)環(huán)環(huán)緊扣，這就要求了檔案管理工作人員認(rèn)真、踏實(shí)的工作，并且自身有著豐富的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備。如今國(guó)有企業(yè)的案件檔案管理工作人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，無法掌握專業(yè)知識(shí)，做好本職工作，所以強(qiáng)化專業(yè)培訓(xùn)，提高團(tuán)隊(duì)專業(yè)素質(zhì)成為了檔案管理工作的核心。培養(yǎng)專業(yè)化人才，加強(qiáng)圖紙檔案電子化管理。

3.3 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)可操作性，確保歸檔質(zhì)量

要確保案件檔案的真實(shí)性與可靠性，要做到明確歸檔方式與時(shí)間、嚴(yán)格保證歸檔檔案的質(zhì)量、按個(gè)按照歸檔程序歸檔，減少操作失誤，填寫歸檔的說明，為檔案提供依據(jù)。認(rèn)真整理好每一分案件，減少案件在歸檔時(shí)因操作失誤給企業(yè)帶來的不便。

4 結(jié)束語(yǔ)

圖紙檔案不僅可以記錄企業(yè)發(fā)生的典型案例或者公司員工的重要信息，還是一種對(duì)信息的處理與分享。它在企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)科研、大學(xué)生就業(yè)以及干部考察等方面起著重要的作用。規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的檔案管理是必不可少的一部分。電子化的檔案管理能夠有效地提高企業(yè)的人力資源管理水平，所以有效的提高檔案管理效率是提高企業(yè)整體的核心，直接影響到了企業(yè)的發(fā)展。總而言之，檔案管理在社會(huì)進(jìn)步的同時(shí)也在進(jìn)步，檔案管理者要想使檔案管理機(jī)制實(shí)現(xiàn)科學(xué)化，順應(yīng)時(shí)代的腳步，就必須轉(zhuǎn)變觀念，開展圖紙檔案電子化管理。

【參考文獻(xiàn)】

第7篇

【摘要】隨著政府和用人單位對(duì)人事制度的改革，人事制度面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在人事活動(dòng)中非常重要的檔案管理制度也存在著一定的問題。就此，筆者針對(duì)人事制度改革對(duì)人事檔案管理的影響進(jìn)行了分析和探討。

關(guān)鍵詞 人事制度改革；人事檔案管理；影響

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革，我國(guó)的人才需求量急劇增加，用人單位進(jìn)行了大量的人員招聘活動(dòng)，相比而言，以往的人事管理制度已經(jīng)無法滿足現(xiàn)有的需求，人事制度改革的步伐也逐步加強(qiáng)，人事制度的改革使得人事檔案管理產(chǎn)生了一些與之相關(guān)的問題。

一、人事制度改革前人事檔案管理的主要特點(diǎn)

（一）人事檔案是員工身份的象征。人事檔案是通過各種人事活動(dòng)記錄個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的過程，這些檔案是以個(gè)人為單位的備考查的文件資料，它記錄了從人員的選拔、使用過程中的一系列過程——個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀態(tài)及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。在現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)制度下，根據(jù)身份的不同人事檔案可分為工人檔案和干部檔案，部分城鎮(zhèn)居民因?yàn)闆]有工作或工作不穩(wěn)定等問題，往往是沒有人事檔案的。在過去，人事檔案決定個(gè)人的社會(huì)身份，人事檔案所記錄的內(nèi)容決定個(gè)人的晉升、調(diào)動(dòng)工作、招工、公費(fèi)醫(yī)療、加薪、福利待遇及退休等情況。人事檔案也間接關(guān)系到員工子女工作等問題，人事檔案不僅是個(gè)人身份的象征，還極大程度的與個(gè)人切身利益相關(guān)。

（二）人事檔案是控制員工的重要工具。人事檔案不是由個(gè)人進(jìn)行保管的，它由用人單位進(jìn)行管理，一般來說，能調(diào)動(dòng)人事檔案的只有用人單位，檔案本人是無權(quán)調(diào)用的。我國(guó)的檔案管理制度是“人檔合一，人走檔隨”，檔案是根據(jù)個(gè)人的生活、學(xué)習(xí)、工作地點(diǎn)而改變的，如果人事檔案不能遷移的話，個(gè)人所呆的地理位置就很難改變，這是極其不利于個(gè)人發(fā)展的。人事檔案如此重要，卻由用人單位進(jìn)行管理，個(gè)人的去留也不得不服從于單位，這限制了人員的流動(dòng)，使得用人單位和人員的關(guān)系比較僵化，不利于企業(yè)人事管理，企業(yè)的發(fā)展都是以人為本的，人員與企業(yè)管理存在矛盾會(huì)阻礙企業(yè)的正常平穩(wěn)發(fā)展。

二、人事檔案管理制度隨社會(huì)發(fā)展出現(xiàn)的新特征

（一） 國(guó)有企業(yè)員工可以“無檔生存”。隨著人事管理制度的改革和發(fā)展，過去那種終身聘任制度已經(jīng)不再適宜，員工對(duì)企業(yè)的依附感也逐步降低，那些下崗工有無人事檔案已經(jīng)不再完全影響他們另謀出路，人事檔案存在的價(jià)值已經(jīng)不如計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代那么強(qiáng)烈。

（二）個(gè)人可根據(jù)實(shí)際情況選擇“無檔擇業(yè)”。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在逐步發(fā)展，對(duì)人才的量和人才的質(zhì)有了巨大的變化，新的用人機(jī)制也由此產(chǎn)生，企業(yè)的用人需求也變成注重員工的能力和素養(yǎng)，合同的形式建立起了契約關(guān)系，為員工與用人單位所采用，過去那樣綁死在人事檔案上的情況開始變少，這不僅促進(jìn)了社會(huì)人才的流動(dòng)，也使得人員的工作更加自由民主。

三、 人事檔案管理的相關(guān)問題

（一）人事檔案信息反映問題。原有的人事檔案中非常注重個(gè)人的政治行為，個(gè)人的政治歷史、組織鑒定、社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容的收集非常具體詳盡，而個(gè)人的現(xiàn)實(shí)情況，個(gè)人具體專業(yè)能力、特長(zhǎng)特點(diǎn)、業(yè)務(wù)業(yè)績(jī)等卻缺少足夠的整理歸納，描述一個(gè)人的全貌在人事檔案中無法體現(xiàn)，有效的信息無法從部分使用者或有針對(duì)性的使用者中體現(xiàn)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度下對(duì)相關(guān)人才的需求無法滿足，人事檔案的使用效率無法體現(xiàn)。

（二）人事制度與法律相互影響。人事檔案制度規(guī)定有些違背了公民的知情權(quán)，比如：任何人不得查閱或是借閱自己或直系親屬的檔案，這與憲法中公民享有知情權(quán)的權(quán)利不相符合。封閉式的人事檔案管理沒有具體的處理辦法，健全建立相關(guān)制度是現(xiàn)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和發(fā)展模式下必須加強(qiáng)的任務(wù)之一。

（三）服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，缺乏進(jìn)取精神。人事檔案工作要涉及的內(nèi)容非常多，現(xiàn)在各級(jí)檔案管理水平不足，檔案管理?xiàng)l件差異較大，防盜、防火、防潮等措施在檔案管理中不夠完善，存放保管人事檔案的環(huán)境有較大隱患。同時(shí)，落后的人事檔案管理制度也是非常影響人事檔案管理發(fā)展的。雖然現(xiàn)代化信息技術(shù)迅猛發(fā)展，解決了非常多的人事管理工作，給生活帶來了便利，但由于人事檔案沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化信息管理，信息并不能得到全面的交流和共享，加之人事檔案管理人員的要求無法有具體規(guī)定，專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能水平不到位，人事檔案管理工作量大、整理繁瑣不便，使得工作人員缺乏足夠的熱情，檔案信息的利用效果取決于檔案服務(wù)人員的態(tài)度，工作人員態(tài)度消極怠慢，缺乏開拓進(jìn)取的精神使得人事檔案管理工作效率低下，工作進(jìn)程緩慢。

（四）傳統(tǒng)人事檔案管理制度的弊端。國(guó)企事業(yè)單位中聚集了大量的高素質(zhì)、高水平人才，這是人力資源中最寶貴的財(cái)富和資源。一些人因?qū)W習(xí)、生活或工作興趣等緣故需要進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)時(shí)，用人單位常常通過強(qiáng)壓個(gè)人人事檔案來阻礙人員流動(dòng)，這種現(xiàn)象非常不可取，不僅限制了人才的發(fā)展，而且企業(yè)的聲譽(yù)和地位會(huì)受到一些不良影響。同時(shí)，這也制約了社會(huì)人才的合理流動(dòng)和優(yōu)化配置。用人單位在對(duì)人才進(jìn)行評(píng)定時(shí)，缺乏科學(xué)合理的評(píng)價(jià)體系，大部分是依據(jù)人事檔案中記錄的內(nèi)容，這是非常片面的舉措，員工的專業(yè)技能、貢獻(xiàn)情況、業(yè)績(jī)水平并沒有得到具體體現(xiàn)，從而使得員工在待遇和晉升方面產(chǎn)生了極大的不公平，這種不客觀的評(píng)定打擊了員工的工作積極性，阻礙了員工工作能力的正常發(fā)揮。

（五）社會(huì)轉(zhuǎn)型期造成人員管理制度混亂。現(xiàn)在社會(huì)對(duì)人才的重視程度越來越高，很多用人單位通過大量的手段和優(yōu)惠政策來吸引人才的參與加盟。許多單位不愿放走那些高層次的人才，限制人員的流動(dòng)是通過截留人事檔案的方式進(jìn)行的。企業(yè)采取三不要政策（遷移戶口、人事檔案、調(diào)離手續(xù)）的辦法來吸引人才，太過急于求成，造成了很多優(yōu)質(zhì)人才出現(xiàn)“棄檔”現(xiàn)象，人才市場(chǎng)管理的隱患由此產(chǎn)生。在一定程度上，這些現(xiàn)象，造成了人才市場(chǎng)的混亂，產(chǎn)生了部分欺詐行為，許多人員不與原單位解除勞動(dòng)合同就另謀其他職位，分內(nèi)工作并沒有交接到位，給原單位經(jīng)濟(jì)效益和工作的正常開展造成了不良后果。而有部分人，為了獲得更好的就業(yè)機(jī)會(huì)，不惜出賣原單位的商業(yè)機(jī)密，這些可恥行為就是因?yàn)槿耸聶n案管理制度不規(guī)范不健全造成的。

四、人事檔案管理的改革措施

現(xiàn)在，社會(huì)各方都在尋求好的辦法來解決傳統(tǒng)人事檔案管理制度中的弊端。比較好的理念有兩種，一種是建立公開的人事檔案社會(huì)化管理制度，就是進(jìn)行社會(huì)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，將人事檔案、戶籍檔案、人事制度協(xié)調(diào)進(jìn)行，這種方法比較靈活方便。另一種方法是從社會(huì)外部解決，提出科學(xué)合理的人事制度改革，在兩種理念的結(jié)合下，開展良好和諧的人事管理制度。

（一） 減低人事檔案對(duì)人的制約限制。現(xiàn)行的人事制度中比較普遍的實(shí)施措施是合同契約制度，傳統(tǒng)的人事檔案對(duì)人才的束縛已經(jīng)逐漸消退，市場(chǎng)作用下對(duì)人才的優(yōu)化配置非常重要，這不僅可以打破傳統(tǒng)的社會(huì)身份階級(jí)觀念，減少過去用人機(jī)制的終身聘任制，讓員工有充分的時(shí)間和空間選擇自己真正擅長(zhǎng)的領(lǐng)域進(jìn)行研究，最大限度發(fā)揮人才的優(yōu)勢(shì)。

（二）身份象征由此破除。傳統(tǒng)的人事檔案對(duì)個(gè)人身份劃定太過具體，人員的身份享受不同的待遇。這是非常不公平、不科學(xué)的分類，現(xiàn)在制度下強(qiáng)制打破原有機(jī)制非常有利于現(xiàn)有人事檔案的管理，因人制宜、因崗制宜是現(xiàn)在人事制度最明確的體現(xiàn)。

（三）人事檔案信息的完善。人事檔案的信息公開程度在社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下越發(fā)強(qiáng)烈，在此情況下，人事檔案管理應(yīng)該順勢(shì)發(fā)展，及時(shí)收集個(gè)人有效人事檔案信息，避免信息重復(fù)或陳舊，在記錄過程中做到真實(shí)、準(zhǔn)確、精細(xì)，反映個(gè)人全貌需要全面具體真實(shí)，不造假。

（四）人事檔案管理機(jī)構(gòu)需要建立。社會(huì)人員流動(dòng)在當(dāng)代社會(huì)發(fā)展中越來越快，原有的人事檔案管理無法保證正常的人員檔案管理。可以考慮新成立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，由專業(yè)的人員進(jìn)行負(fù)責(zé)管理，加強(qiáng)檔案的監(jiān)督體制，有利于提高檔案管理的工作效率，從而解決檔案管理中不公平不科學(xué)的一系列問題。

參考文獻(xiàn)：

[1]王曉.人事檔案管理的問題與對(duì)策[J].檔案學(xué)通訊，2013（2）.

第8篇

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案知識(shí)管理管理體制生命周期

一、新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)背景

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識(shí)別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識(shí)管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對(duì)電子檔案管理特點(diǎn)相應(yīng)調(diào)整。20世紀(jì)對(duì)檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個(gè)整體過程、檔案整體運(yùn)動(dòng)過程由于檔案價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干個(gè)階段、不同階段的檔案與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間具有內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運(yùn)動(dòng)階段的前后銜接和相互影響，為實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。

二、新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式

1.信息一體化管理

信息一體化管理，其實(shí)就是指企業(yè)的檔案工作、情報(bào)工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機(jī)構(gòu)一般稱為信息中心。信息中心在為企業(yè)服務(wù)的過程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時(shí)的信息，又要注重超前性、預(yù)測(cè)性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場(chǎng)信譽(yù)和增強(qiáng)企業(yè)的社會(huì)效益提供詳實(shí)、可靠、生動(dòng)的憑證;另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的信息，并進(jìn)行篩選、匯編，為企業(yè)的科學(xué)決策和管理提供含量較高的有價(jià)值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術(shù)基礎(chǔ)較好的大型企業(yè)，在原有圖書機(jī)構(gòu)、檔案機(jī)構(gòu)或情報(bào)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上構(gòu)建統(tǒng)一的信息管理實(shí)體機(jī)構(gòu)。這種管理模式便于建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)行現(xiàn)代化管理，同時(shí)也有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用。

2.檔案一體化管理

檔案一體化是我國(guó)文件和檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對(duì)文件工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來說主要包含以下幾個(gè)方面：

(1)檔案一體化的目標(biāo)

實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程的全面控制和科學(xué)管理。科學(xué)的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，在文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過程中，既加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個(gè)不同文件職能機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。

(2)檔案一體化的原則

在實(shí)行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實(shí)行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個(gè)完整的過程。在這個(gè)過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對(duì)整個(gè)管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合；集成管理原則，集成管理是對(duì)管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關(guān)作業(yè)密度，減少重復(fù)而降低功耗，提高管理效率。

(3)文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容

文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對(duì)電子文件就是在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，就應(yīng)當(dāng)樹立檔案管理意識(shí)，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對(duì)檔案運(yùn)動(dòng)流程實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對(duì)文件、檔案信息進(jìn)行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。

(4)文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障

文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)。檔案一體化管理不只是理論上設(shè)想的一種管理思路和模式，更多是實(shí)踐中需要實(shí)施的一種管理方法和手段，它需要強(qiáng)大的技術(shù)支持。首先，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和推廣簡(jiǎn)化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質(zhì)。其次，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)改變了文件運(yùn)轉(zhuǎn)的的方式和特點(diǎn)。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實(shí)現(xiàn)的技術(shù)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

第9篇

關(guān)鍵詞：素質(zhì)；技能；管理；問題

1 提高檔案管理人員思想素質(zhì)

學(xué)習(xí)和熟悉國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)，增強(qiáng)開拓意識(shí)，多學(xué)習(xí)跟檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識(shí)，充實(shí)自己的業(yè)務(wù)水平，更要靈活運(yùn)用和掌握管理理論與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。以滿足不同層次信息的需求，同時(shí)維護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性。

2 提高檔案人員在工作中的專業(yè)技能

隨著社會(huì)日益進(jìn)步和一些法律法規(guī)的出臺(tái)對(duì)檔案工作的要求，要有重點(diǎn)、有目的地培養(yǎng)檔案人員知識(shí)與技能。事業(yè)單位的檔案管理人員，都是由辦公室、財(cái)務(wù)、政工的人員兼職工作，各個(gè)科室管理各個(gè)科室的檔案工作，沒有專業(yè)檔案人員統(tǒng)一管理。檔案管理員也是兼職的，沒有相對(duì)過硬的業(yè)務(wù)技能，平時(shí)檔案管理部門可以加強(qiáng)檔案方面的培訓(xùn)，一般可采用集中培訓(xùn)和自學(xué)等多種方式，掌握多項(xiàng)檔案方面的裝訂、整理等技能，以適用新形勢(shì)下的業(yè)務(wù)工作需要。

3 加強(qiáng)檔案的日常管理 。

1、建立一人一檔制。首先是人事檔案的管理，將每一位職工的檔案整理齊全，每次調(diào)整工資、年度考核表、職稱評(píng)審、榮譽(yù)等跟檔案有關(guān)的資料，要全部裝訂在個(gè)人檔案內(nèi)，確保個(gè)人檔案資料的完整性。其次工資檔案以電子表格和紙質(zhì)的形式雙向存檔，包括歷年歷次的調(diào)資、職稱、崗位設(shè)置、競(jìng)聘情況，建立一人一檔，加上目錄這樣檢索方便，一目了然，可作為職工成長(zhǎng)電子檔案?jìng)洳椤Ｗ詈笕粘Ｊ瞻l(fā)文件的管理，按規(guī)定進(jìn)行文件的裝訂整理保管，特別對(duì)保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)進(jìn)行傳閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍；不準(zhǔn)擅自復(fù)印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室；確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并要妥善保管。借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后，要及時(shí)歸還。

2、加強(qiáng)存儲(chǔ)設(shè)備管理。管理好檔案工作是現(xiàn)代信息的產(chǎn)物，對(duì)今后查閱工作帶來更加便捷的服務(wù)。今年來對(duì)城市建設(shè)檔案具有重要的科技價(jià)值、文化價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值，城建檔案的有效利用不僅能夠創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，還能促進(jìn)城市的發(fā)展與建設(shè)。信息時(shí)代背景下，面臨新的變化，城建檔案的運(yùn)用出現(xiàn)了許多新的困境，如缺乏信息化建設(shè)、保密 程度低等。通過建立專業(yè)隊(duì)伍，完善相關(guān)法律法規(guī)，并借助社會(huì)力量，可以在一定程度上促進(jìn)城建檔案的運(yùn)用與發(fā)展。一個(gè)單位的檔案工作，是建立現(xiàn)代化的信息管理的新時(shí)代，對(duì)其今后的檔案工作發(fā)展起到更廣更先進(jìn)的道路。

4 檔案管理工作中存在的問題

1、對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。在一些事業(yè)單位兼職的檔案人員只要做到自己保管的檔案做到不丟失、不泄密，對(duì)外來需要查詢的資料，能提供數(shù)據(jù)就可以了，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理任務(wù)檔案工作沒有“含金量”，就是個(gè)保管而已，從很大程度上阻礙了檔案工作的發(fā)展。

2、對(duì)檔案管理工作存在薄弱環(huán)節(jié)。由于檔案管理人員沒有相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，也沒有進(jìn)行專門的業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的資料收集和整理歸檔等業(yè)務(wù)不太熟悉，也不知道哪種是長(zhǎng)期保存、哪種是限期保存，怎樣進(jìn)行專業(yè)裝訂保管，平時(shí)也是根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)摸索工作，也沒有投入相當(dāng)精力去學(xué)習(xí)和探索相關(guān)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，把自己覺得需要保管檔案資料只是放入檔案盒，根本沒做整理歸檔，做好查詢目錄登記工作，在日常工作中影響了查閱檔案的簡(jiǎn)單性和清晰性。

3、對(duì)檔案管理工作配備的硬件設(shè)施不完善。事業(yè)單位的檔案基本都是擺放在各個(gè)科室中負(fù)責(zé)管理，沒有配備專業(yè)的檔案硬件設(shè)施環(huán)境，有的單位雖然配備了專用檔案室，也是邊邊角角地方，有的檔案室通風(fēng)設(shè)施不完善，防光、防火、防潮、防有害氣體、防蟲、防盜設(shè)備不配套，容易引起檔案材料的霉變和蟲蛀等不安全因素，有的單位管檔工具和檔案夾基本工具都無法購(gòu)置齊全。 也影響檔案擺放的美觀整潔及完整。

5 檔案管理工作的應(yīng)對(duì)機(jī)制

1、加強(qiáng)檔案管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。單位檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。作為檔案工作人員，一定要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)和參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高整理檔案管理技能。

2、采用信息化管理策略。因傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存不僅會(huì)占用大量空間，收發(fā)和查找也很繁瑣，而且隨著時(shí)間的推移，很容易因?yàn)榧埖睦匣蛘呦x蛀問題帶來檔案信息的缺失或部分字跡不完整的問題。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理，可以減少檔案工作查詢工作的繁瑣性和重復(fù)性。那就需要我們盡可能地運(yùn)用當(dāng)代新科技，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理很多領(lǐng)域都已使用計(jì)算機(jī)，現(xiàn)在在國(guó)內(nèi)有些領(lǐng)域，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化是今天信息化時(shí)展的必然趨勢(shì)。