時間：2023-05-24 18:03:31
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇高校學籍檔案管理范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
關鍵詞：學籍管理；學籍檔案；規范化
學籍管理與檔案管理都是學校最基礎的管理工作。學校檔案中很重要的一部分就是學生學籍檔案。學籍管理、學籍檔案管理的規范化為學校教學的有序開展和學校的持續發展提供了有力保障。
一、學籍是對學生身份的確認，學籍狀
態反映著學生學習的過程與結果學籍是對學生身份的確認。只有通過高等學校學籍管理部門在“中國高等教育學生信息網”（以下簡稱“學信網”）注冊學籍，才能正式成為某高校的學生。只有注冊了學籍的學生，才能在修夠規定的年限且成績合格后，取得學歷證書。學籍狀態反映著學生學習的過程與結果。
（一）學生的各類學籍異動（休學、退學、轉學、留級、轉專業等），從一定程度上反映了學生的在校學習狀態。如休學，有的學生休學的原因為身體疾病，表示該部分學生在校期間，身體素質較差；有的學生休學的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學生心理素質較差。再以退學來說，有的學生退學的理由是經濟困難而放棄了學業；還有的學生退學的原因是無法在規定的年限內完成相應的學分，因而不得不選擇退學。這些學籍異動在一定程度上反映了學生的學習狀態。
（二）學生的各類獎懲信息直接反應了學生的在校表現。學生的各種獎勵，如三好學生、優秀學生干部、優秀團干等或反映出學生思想積極上進、或反映出在校學習成績優異、或反映出學生具有較強的組織協調能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學生違反校紀校規、或反映學生成績低劣。
（三）畢、結業結論，反映了最終的學習結果。在規定的年限內，修完規定的學分或規定的課程全部及格，將獲得畢業證書，相反，則只能結業離校。符合學位授予條件的學生，還被授予學位證書。畢業證書與學位證書則是對學生學習結果的最終宣判。因此，學籍確認了學生的身份，監控著學生的學習過程，反饋了學生的學習結果。
二、學籍檔案是學生學習身份與學習過程最有力的證據
學籍檔案主要包括：新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）、學生學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉學、退學等）、學生成績總表、學生學籍卡、學生獎懲材料、學歷學位證明材料。新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）顯示著學生參加升學考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業，甚至包括升學考試每門課程的分數。這些材料可以最有力地證明學生升學的有效性。學生的學籍卡記載了學生更為詳細的信息，包括學生的籍貫、生源地、社會關系、求學經歷、家庭住址等，更能有效證明學生的身份。學生的學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉專業、轉學、退學等），可以成為學生身份變動或學習期限變動的有力憑證。學生成績冊、各種獎懲材料，可以有效說明學生在校課程學習的好壞，平時表現的優劣。也成為用人單位選聘學生的重要參考資料。
三、學籍管理與學籍檔案管理相輔相成、相互促進
學籍管理與學籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進的。學籍管理的規范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規范化也有助于倒逼學籍管理的規范化。
（一）學籍管理的規范化有助于檔案材料的豐富與完善
學籍管理的規范化、制度化，必然會將每一項工作涉及的重要原始資料進行歸類存檔，必然有助于學籍檔案材料的豐富與完善。一個學生從入學到畢業，每一個階段、每一個重要事項都會留有一定的印記。如一入學，就有新生錄檢表、新生花名冊、新生登記表；最后畢業的時候，成績表、畢業生登記表及學歷學位證明的材料都會作為重要的原始資料進行存檔。學籍管理過程的規范化可以使學生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個負責的學籍管理人員在完成必要的學籍管理工作之后還需要把學生各類原始資料進行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當前更要著眼將來，為學生、學校的歷史負責。
（二）檔案管理的規范化有助于倒逼學籍管理的規范化
檔案管理的規范化制度化，必然會對歸檔條目進行細分，同時要求各對口部門按照條目及時將所屬材料進行按類歸檔。這樣必然倒逼學校各部門，包括學籍管理部門進行規范操作，同時保存原始資料。因為要存檔，學籍管理必要的程序就不能省去。任何有關學生學籍的操作必須按照規范的程序進行并留存記錄；因為要存檔，任何負責人在簽字的時候就必須得謹慎，違反國家或學校規定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會永遠記錄，簽發者必須承擔相應的責任。這樣，檔案的規范化、精細化管理倒逼學籍管理走向規范化。總之，學籍管理與學籍檔案的管理都是學校管理的基礎工作。沒有規矩不成方圓，在某種意義上，學籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學校有著規范的學籍管理、規范的檔案管理，才能為教學的有序開展與學校的持續發展提供保障。
作者:李志君 單位:山西大學教務處館員
參考文獻：
[1]成小芬.近二十年高校學籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學院學報,2014,(2).
[2].解穎嫻.高校學籍檔案管理存在問題與解決對策[J].宿州教育學院學報,2008,(1).
關鍵詞：高校；學籍；管理
1 引言
高校學籍檔案記載了一個學生在校時的基本情況，不僅能夠反映其德智體美各方面的綜合素質，也是其教育過程中達到知識水準的基本信用憑證。高校逐步認識到學生檔案的科學管理對于高校自身和學生發展的意義，從教育科研、教學、學生管理各個角度來看，加強學生學籍檔案管理具有一定的現實價值。然而，不少高校的管理手段和理念仍比較落后，不能滿足社會發展和高校發展的需要，加強檔案管理并使其發揮相應的作用，是學籍檔案人員所應關注的問題。
2 我國高校學籍檔案管理的現狀分析
（一）高校學籍檔案管理制度不夠完善
目前，在高校學籍管理方面，并沒有一個統一的標準，也沒有一個符合實際情況、可以遵循的管理規章制度。在高校內部，每個部分都希望采用最適合自己的管理方式，導致檔案在歸檔的時候出現問題。在管理上權責不夠明確，有的時候管理檔案的工作人員并不了解學生的真實情況，與實際工作脫節，無法保證一些材料能夠真實準確的歸檔。一些學生為了更好的就業，不惜在檔案上造假，有時一個班級出現多個學生會主席，學校有時為了使畢業生獲得就業就會，甚至將一些學生處分的材料扣除，正是由于缺乏制度上的統一領導，造成了檔案失真，學籍檔案和畢業生的誠實信用度下降。
（二）高校學籍檔案管理的方法不夠科學
由于管理制度的欠缺，導致一些高校的檔案管理方法也比較落后。只要體現在兩個方面，一是學籍檔案的編排比較混亂，有的學院按照學生的專業來分，有的學院按照學生的專業交叉編排、有的學院按照學生的畢業年份來分，總之沒有形成一個相對統一的標準，形成相對規范的做法。另外，一些學籍檔案的組卷和裝訂也不夠規范，缺少總的案卷目錄，一旦有卷宗缺失或者被改動，工作人員很難發現，電子檔案學籍管理正在逐步普及，但是很多高校并沒有嚴格施行。
（三）高校學籍檔案管理人員的素質參差不齊
學籍檔案管理是一項比較復雜的綜合性工作，很多管理人員并沒有意識到這一問題，而是認為檔案管理就是簡單的材料堆砌，而不需要進行系統的分析。其實，在實際工作中。通過學生檔案的記錄信息和去留情況，不斷開發有效信息，可以更好的為學校教學服務。但是相關的管理人員很少受到過這一方面的專業培訓，沒有沒使用過計算機等技術輔助完成工作，簡介造成了學籍檔案管理水平的落后。
3 我國高校學籍檔案管理應采取的對策
（一）加強高校學籍檔案管理的意識
目前高校學籍管理所涉及到的學院和專業繁多，很容易造成管理上的混亂，因此，要提高對學籍檔案管理的重視，不斷制定并完善更加健全的管理制度。很多高校在不同地點開設了分校，學生的成分也比較復雜，管理的時間跨度變大，更需要學校的領導對學籍檔案管理統籌規劃，將檔案管理正規化，嚴格制定檔案管理的流程，努力實現檔案歸檔的真實性，一旦查找可以快速獲得有效的信息。在日常的工作中，做到管理有章可循。建立透明的監督機制，明確權責，一旦出現問題，可以有效的解決。
（二）引進更加先進的檔案管理方法
一般來說，學籍檔案包括入學注冊、成績考核、畢業證書等材料，是一個學生學習和生活的最原始記錄，也是教學和學校管理的重要部分。隨著市場經濟對高校畢業生的就業影響越來越大，學生的原始資料對于就業單位來說具有一定的參考價值，成為了企業選聘人才的重要參考之一。為了更好的指導高校的教學、科研工作，應當引進更加先進的檔案管理方法，講究檔案分類，便于信息的查找。不僅從學校的角度進行一個統一的編號，同時，分配到不同學院，也應當遵循相同的規律實現信息的管理。要學習一些先進的管理方法，如利用計算機軟件檔案信息記錄分析，分析數據，發現學校在教學之中出現的問題。
（三）加強高校學籍檔案人員的素質
檔案管理人員既要了解學籍管理的政策、方針，也要熟悉基礎的業務操作。與傳統的檔案管理相比，如今更需要掌握電子管理技術，同時由于信息技術的更新換代，要求學籍檔案人員加大對單位內從業人員的繼續教育力度，增加相關的素質培訓和業務能力訓練，對管理人員的素質提出更高的需求。除了日常性的操作，管理人員應當根據高校自身的需求制定科學的管理模式，多管齊下，真正實現科學的學籍管理。這就需要高校加強對相關人員的培訓，不斷提升其管理能力和水平。
4 結語
隨著競爭越來越激烈，高校為了提升自身的核心競爭力，不僅要從教師的教學、科研，學生的就業等方面發力，也需要不斷提升管理的能力和細節。積極探索，善于思考，將高校的學籍檔案管理落到實處，不斷滿足社會的發展和高校的需求。
參考文獻
[關鍵詞] 學籍檔案 研究生 檔案管理
筆者根據高校院系的實際情況,就研究生學籍檔案管理工作中存在的問題進行分析,探討對應措施,以形成更具規范與便利的檔案管理模式。
一、學籍檔案管理是院系研究生管理的重要內容
研究生學籍檔案管理是對學生從入學到畢業的整個培養教育過程的質量考核管理，它包括學生的入學與注冊、成績、紀律與考勤、獎勵與處分、轉專業與轉學、休學與復學、退學、畢業與就業等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學業等方面的表現，是人事檔案的一個重要組成部分，對其繼續深造或走入工作崗位關系極大。因此，學籍檔案管理是高校學生在校管理內容的核心內容之一,與學生利益包括其離校后的利益密切相關，受到學生的密切關注。做好學籍管理工作，提高學籍管理現代化水平，是研究生管理工作的重要內容。
隨著高校招生數的擴大、辦學形式的多樣化、因公（私）出國（境）的學生數增加、就業渠道多樣化形勢的發展，越來越多的用人單位或部門重視利用學籍檔案來了解畢業生的情況。一方面，畢業生個人在找工作或出國深造時需向聘用單位或國外高校提供其自身的學籍材料；另一方面，用人單位或其他部門為了辨別所招人員的個人信息真偽而需要確認檔案。因此，學籍檔案利用率不斷上升的趨勢給學籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰。
二、加強和改進研究生學籍檔案管理工作的思考
目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養方案出發進行不同的管理，但有的沒有形成規范的學籍檔案管理制度。由于研究生學籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學至畢業有三到四年甚至更長時間，學籍檔案形成時間跨度大，包括在學期間培養過程的重要材料，沒有規范的管理制度，會出現歸檔不全的問題；又由于研究生教學分散在各院系，院系在立卷整理過程中，容易出現檔案質量參差不齊的情況。
在一些高校中，院系研究生學籍檔案管理，主要有以下問題：
1.研究生入學前檔案資料分散
每年報考研究生的學生，被通知調檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業證書兩次寄檔過程，容易疏忽造成學生檔案丟失或在交接過程中的脫節。又由于考生所在單位有的沒有及時將檔案寄往學生將就讀學校，或者將檔案寄到了非直接負責的檔案管理部門。這樣就使得一些學生在不同階段的檔案，存放在不同的學校，造成學生檔案不完整，不能統一進行規范管理。
2.學籍檔案管理制度不完善
許多高校對研究生學籍管理制度還不夠完善，檔案意識不強，要求不嚴。存在檔案材料不齊全，價值不高的問題。研究生缺乏學籍注冊意識的現象較為普遍。造成學籍注冊、學籍異動記載不全等現象；有的對學生受到處分和取消處分，從休學到復學等等都缺乏登記，使學籍管理難以發揮制約、監督和服務的作用，甚至無法給研究生培養、教學提供科學的、可靠的信息。
3.學籍檔案管理模式和手段落后
目前，多數高校學籍檔案管理的信息化程度較高，已實現系統化。但也有一些學校院系研究生學籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統的手工操作，保管技術簡陋單一，與科學化、信息化的要求差距甚大，難以適應研究生教育和培養的需要。有的院系雖自主研發或購買了校內學生日常教務及管理系統，但僅能滿足日常管理的需要。特別是數據庫類型不能兼容，難以保證學籍信息的實效性和準確性，給學生查詢和核對造成極大不便。
三、加強與改進學籍檔案管理工作的舉措
研究生學籍檔案，是研究生在學校期間學習情況的綜合反映，是個人起步的人事檔案資料，我們應該從人事干部檔案管理的高度來認識和看待研究生的學籍檔案管理。加強和改進研究生學籍檔案管理工作，規范與完善研究生學籍檔案管理制度，應受到每一位學籍管理工作人員的重視。針對目前高校存在的問題，提出從新生入學報到、網上信息的錄入、課堂教學管理、檔案資料的歸檔和加強研究生學籍管理工作的領導的舉措。
1.及時了解和掌握研究生新生信息
要求新生根據錄取通知書內的相關信息提前寄給院系，內容：提供個人相關的基本信息、照片、學費、保險等。報到后及時錄入個人信息卡。院系在一個月內做完對每位新生個人信息的審核確認，在二個月內學生完成體檢和個人學習計劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個人檔案。
2.實行檔案網絡化管理
隨著檔案信息逐漸走向數字化和網絡化，要加強培養熟悉檔案業務和計算機管理的專業人才，改革檔案工作程序，加速網絡化進程。為方便教師及時了解學生以及學生了解自己的成績情況、網上選課、課程安排等，必須加強研究生個人信息、個人培養計劃的網上錄入管理及學生考試成績教師網上錄入的信息化管理工作。同時，要不斷增加經費投入，改善檔案管理設施和條件，使檔案工作向規范化、科學化方向發展。
3.完善研究生個人檔案資料的歸檔
研究生個人檔案中，包含有研究生入學前資料、黨團材料、畢業生登記表、畢業生體檢表、報到證白聯、學位申請書、研究生信息表、學年小結表、研究生階段成績單、獎勵材料、處罰材料等。這些資料需要系統整理，分類組卷，仔細抄寫，力求規范，存檔備查。
研究生學籍檔案屬于機要類材料，歸檔后查閱、轉寄都必須嚴格按照管理辦法執行。研究生成績、畢業答辯材料等重要資料歸檔應一式兩份，一份交由學校檔案館長久保存，另一份入研究生個人檔案，以保證研究生學習階段資料的完整。一旦學生的學籍異動申請生效，學籍管理部門應在作好相關數據的信息化記錄的同時，以書面的形式及時告知相關學院，建立起學籍管理部門、相關學院、個人檔案三方存留的管理機制。
4.增強檔案意識，加強對研究生學籍檔案工作的領導
研究生學籍檔案工作涉及學院各部門，光靠檔案人員負責是遠遠不夠的，必須依靠院系領導的重視和全體教師的共同認識和努力。因此，加強領導，增強全員檔案意識是搞好研究生學籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學院的年度計劃，由明確的崗位目標責任制，規范考核辦法。檔案人員在提高自身素質和服務質量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。
四、結語
研究生的學籍檔案管理是一個較為系統和復雜的過程管理，必須增強檔案意識，加強領導，樹立以學生為中心的理念，以科學的信息化手段改進學籍管理方式，進一步完善研究生的學籍檔案管理工作，實現學籍檔案管理的規范化和系統化。
參考文獻：
[1]孫榮平, 劉樹生. 淺析高校學籍檔案的管理與完善[ J] . 黑 龍江教育, 2005, ( 3) : 13- 17.
針對學籍檔案的管理，在過去都是要通過大量的儲存空間來進行管理工作。其中的信息內容就包括了相應的考試成績數據、社團實踐數據、社會實踐活動等的數據。而因為在進行教學中的各種生活瑣碎繁瑣且數據量較大，這就導致了在進行學籍檔案管理的時候，就容易出現錯誤。
伴隨著信息化的進程，學籍系統的改革也就有了現實意義的存在必要，這不論是在空間結構上還是在存儲的管理上都有一定的效應。而針對這些我們進行以下的討論從而說明，數字化信息系統對于高校學籍檔案管理的重要性。
1 檔案數字化的現實存在意義
首先我們應該理解的是數據檔案的現實意義，所謂的數據檔案，就是指在計算機數據庫中進行學籍檔案統計，然后通過計算機技術、多媒體技術等多種尖端科技進行存檔管理。而這樣的數據管理，不論是在統籌還是在運行中，計算機應用技術都可以十分輕便的將工作任務輕松的完成。而最重要的是，在過去對于學籍檔案，每個學校每年都會有數以萬計的檔案調入和調出，這對于教育系統來說，都是十分繁瑣的問題。但是隨著信息化的到來，僅僅只需要比原來要小的多的一個硬盤或者一個數據庫就可以錄入大量的數據，同時幾臺電腦就可以完成所有的數據處理任務。
2 高校學籍檔案的信息化管理含義
首先，數字信息化的管理模式提高了工作的效率，這一點，在進行了信息化管理的行業都已經體現出來了。在進行高等教育的過程中，由于所需要的數據比較龐大，所以這就造成了高校學生的信息數據量出現了前所未有的擴大，而近些年高校教育也針對社會實踐進行了相應的改革，這對于原本資源管理就比較緊張的學籍檔案管理工作來說，就更加重了其工作的任務量。面對新的行情，信息化的存在意義就有了歷史性的意義了，最簡單的說，就是原本需要三人進行的工作，現在僅僅需要一個人就可以完成，如，在過去需要三個管理人員進行分工的調查、錄入、管理工作，但是現在僅僅一個管理員坐在電腦前就可以通過信息系統進行認證和管理，這樣就大大的提高了檔案數據管理的工作效率。
其次，網絡化的管理方式針對資源方面，實現了更為便捷的資源共享。在進行學籍檔案管理的歷史中，由于高校涉及的學科比較廣，所以針對同校不同院，這就不屬于一個檔案管理儲存，那么在展開分析的過程就會出現很嚴重的拖延。再簡單點的說就是，假如某高校的分屬院校在其他的城市招生教育，那么在沒有數字化的學籍管理，那么在進行人員調配過程中，就會出現拖延，而原來需呀三天五天才能完成的任務，現在可能僅僅需要一天或者幾分鐘就能夠完成了。其主要原因就是數字化的學籍檔案管理實現了同屬院校的信息共享，這樣在不同位置可以通用一個數據庫，這就可以為教育工作完成相應的教學任務。
再次，科學化的管理方式在一定程度上保證了檔案的完整性。我們在以往的教學管理中也難免會遇到一些檔案遺失的問題，那么在進行紙質檔案管理中，不可能做到每一份都進行備份，從而在某一個同學在原始檔案文件遺失以后，在進行補檔的時候也僅僅只能證明其曾在這里進修過。但是，數據化管理的學籍檔案，就可以完全的彌補這項缺點。因為數據檔案的保存只需要一個簡單的數據庫，可能數據庫比較龐大，但是現在科學化的進程中，對于這一點完全可以忽視。而當紙質檔案遺失以后，還可以通過數字檔案進行完整的拷貝打印，從而保證了在學生檔案的后期管理中，完成相應的任務管理。
最后，先進的現代化技術，降低了管理成本。我們在進行高校的學籍檔案管理中，因為過去的管理模式需要大量的人力物力，進行檔案的管理的存儲，但是由于現在的數據管理介入，都簡化了其中的大量問題，這樣在無形之中其實為我們的工作減輕了很大的負擔，同時也降低了大量的成本。
3 在進行檔案數據管理中遇到的問題
在日常的數據管理中，我們不得不說仍存在著很多的問題，這里進行一定的總結和分析。
首先，在進行管理中，由于數字化水平無法達到目標要求。當今數字化檔案管理，已經被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當的重視這一個管理模式，但是我國數字化時代開始的比較晚，所以相對的數字技術還不是十分的發達，在進行管理中，很多問題都不能有效的解決。與此同時在進行這項管理中，也存在著一定的風險。面對數據庫崩潰、黑客等問題，都可能會出現一定的危機。
其次，在進行管理中，缺乏這一類能夠勝任任務的數據管理人才。我們可以理解的是，這類人才對于數據管理和檔案管理，都具有相應的知識儲備和經驗，在進行相應的工作中，可以很好的完成這樣的工作，但是由于我國發展較晚，這類人才緊缺，也就導致了無法將這項任務在短時間內妥善完成。
再次，學籍檔案系統并不完善。現在我國的高校在對學籍檔案工作的數據庫建設中都已經做出了相應的努力，但是即便如此，學籍檔案管理系統到今天為止，仍舊不是很完善。這一點，在很長一段時間內都無法改善。
最后，高校學籍檔案的信息化建設還不夠充分。現在，即便很多的高校已開始有了建設信息化的檔案管理機構，可是在進行實施的過程中，仍舊由于沒有經驗，無從開始進行。而在進行這項改革中，其主要的問題還有就是學校的投入資金不能夠完成這項任務，這就導致了現在的高校學籍檔案管理系統不能夠很快的架設完成。
4 建設數字化的學籍檔案管理措施
如何構建合理科學的數字化學籍檔案管理系統，對于學校對于社會都是一個迫切的需求。那么針對上面的問題，我們進行如下的應對策略，應該可以在一定程度上完成 這項建設任務。
首先，投入資金進行相應的人才培訓和基礎設施建設，這樣在根本就可以解決硬件設施不齊備的問題。
【關鍵詞】高校 學籍 檔案管理 發展
隨著市場經濟的人才市場不斷擴大，對高校的畢業分配影響越來越大，而高校的學籍檔案憑著數量多、利用率高與專業領域廣等優勢，受到了社會廣泛的認同及應用，與其他門類的檔案相比，學籍檔案價值的優越性更大，但在現代高校中，學籍檔案管理還存在一些不足之處，需要采取相應的對策給予解決，以促進高校學籍檔案的管理發展。
1.高校學籍檔案內涵
高校學籍檔案作為學校檔案的重要構成，主要指的是學生通過考試合格，并有招生辦正規錄取，且辦理入學手續之后，獲得正式學籍的高校學生，字入學開始至畢業離校間所形成的具有利用價值的查考原始資料。其內容主要包含高考成績單、入學通知書、學生登記表、學年成績單、學籍卡與獎懲材料等。學籍檔案具有法律憑證、提供原始資料支撐與人才模式改進的參考等作用，也為用人單位的人才選拔提供了相關的咨詢服務功能，因此，加強高校學籍檔案的合理管理是必要的。
2.高校學籍檔案管理存在的一些不足之處
2.1學籍檔案的重要性認識不足
在高校管理中，學籍檔案管理所發揮的作用是隱性、潛在與滯后的，很容易被高校領導所忽略，強化學籍檔案管理水平，是需要資金投入的，但投入和回報間沒有立竿見影之效果，所以，常常被學校的領導忽視，高校領導應該充分地重視學籍檔案，并做好檔案的管理工作。
2.2學籍檔案管理不規范
在學籍檔案的管理方面，存在不規范性，有些高校并未將學籍檔案管理歸入檔案館的統一管理當中，僅是從屬于教務處或者學生處，尤其在民辦高校中，一些學校為了減少辦學成本，并沒有建立檔案館，學籍檔案僅是由教務處的某位教師進行管理，并且民辦高校的教師流動性大，僅靠教師個人責任心是無法保證檔案管理的安全性與完整性的。
2.3檔案管理方式滯后
有些高校的檔案管理方式依然應用的是手工管理，隨著我國高校招生規模越來越大，高校人數的不斷增多，僅依靠傳統手工管理方法已不能滿足應用者要求，檔案管理任務繁重，手工管理效率低，致使很多檔案材料無法有效利用。
2.4相關人員不穩定，開發利用不足
在高校學籍檔案管理中，檔案資料層次多、種類多、工作量大且事物繁忙，檔案管理部門通常處在從屬地位，無法得到領導重視，這使得檔案管理人員的隊伍不夠穩定。學籍檔案方面的開發利用會受到一定限制，像無現代化的檔案管理軟件、信息資源匱乏，業務熟練的技術人員缺乏，受學籍檔案的保密性制約，檔案利用具有小范圍的局限性，而且學籍檔案管理大多僅停留于簡單整理、收集與歸檔方面，之后，束之高閣，檔案信息的加工性不夠，其作用未得到充分發揮。
3.高校學籍檔案的管理發展對策
3.1加強學籍檔案管理的重視性
在高校學籍檔案方面，應加強高校領導、學生本人與各部門領導對其認識與重視，并自覺收集與更新學籍檔案，因高校的學籍檔案形式多樣、種類多及構成復雜，這對檔案資料的收集整理、歸檔與管理等方面帶來了一定難度，校領導應加強學籍檔案管理與建設工作的重視，并在人財物配備方面給予支持，對檔案的辦公與管理環境進行改善，并讓學籍檔案管理更為規范與制度，正規科學的學籍檔案管理應建立在完善的規章制度上。
3.2加強檔案管理制度的完善
完善的檔案管理制度是學籍合理管理的基礎，只有不斷規范學籍管理制度，在各教學系下，對高校檔案管理部門實施統一的標準、合理的過程管理與監督檢查等目標管理，并且歸位于高校的檔案管理部門。在新管理模式下，學籍管理應圍繞學校中心工作，像畢業生就業、學校招生、政治思想教育與教育教學管理等，在服務為主的教育思想下，加大高校的學籍檔案服務功能，對學籍的管理數據與內容進行開放，以提升高校的學籍管理效率。
3.3改變學籍檔案的管理方式
要提升高校學籍的檔案管理工作，改變原來的手工管理方式，讓檔案管理人員能夠從繁雜事務當中解脫出來，就應充分運用現代化技術，引進現代化與信息化的管理軟件，有效實現高校學籍檔案管理的網絡化與電子化，以減輕檔案管理人員的勞動量，提升管理工作效率，在信息化檔案管理中，要做好注冊、目錄、受托權與屬性的保密工作，利用權限設置，加強檔案資料的完整安全性。
3.4強化學籍檔案人員的隊伍建設
人力資源作為首要資源，要推動學籍檔案管理的發展，需要提升相關人員的素質水平，向相關人員提供相關的業務培訓教育，并鼓勵管理人員進行自學，以不斷提高自身的業務素質與責任心。
3.5加強學籍檔案管理的開發利用
隨著高校教育的深入改革，學籍檔案信息資源越來越受到人們的重視，高校學籍檔案資源能否充分利用，直接影響著高校管理工作是否被社會所認可與接收，為了充分發掘學籍檔案的信息資源，應加大編研工作，形成教研管的一體化。并且創造舒適優雅的環境，以拓寬高校學籍的檔案利用空間。科學檢索體系與查詢系統，能夠有效滿足需求者的要求，提高信息使用效率，從而有效發揮學籍檔案信息的作用，推動檔案管理的高水平高效率發展。
4.結語
隨著高校招生規模的擴大，市場人才競爭的日益激烈，高校學籍檔案所發揮的作用越來越大，高校加強學籍檔案管理水平的提高是很有必要的，不僅能為高校管理工作開展提供參考依據，還能為社會人才選拔提供可靠的原始資料，完善高校的學籍檔案管理，強化信息資源充分的開發利用，可有效促進高校管理工作對社會發展與高校發展的適應性。
參考文獻：
[1]陳靜.初探高校學籍檔案管理的有效措施[J].管理觀察，2011（30）
關鍵詞：學籍檔案；管理；完整性；諸多問題；對策
一、高校學籍檔案管理工作中存在的問題
（一）高校領導的重視度不夠，管理較為分散
雖然學籍檔案在高校檔案中占據著十分重要的地位，但是還有很多高校的領導沒有認識到學籍檔案管理的重要性，將全部的注意力放在教學、學生管理等方面，忽略學籍檔案管理，這就導致該方面的管理較為分散。由于領導不注重學籍檔案管理，所以在日常工作中也不會為教職工強調學籍檔案管理的重要性，教職工以及檔案管理者學籍檔案管理的意識低下，這對于學籍檔案管理工作的更好開展帶來了阻礙。同時，檔案辦公設備老舊不能及時更新，無法為檔案管理部門配備足夠的經費等，都不利于學籍檔案管理效率的提升。
（二）缺乏科學健全的學籍檔案管理制度
近年來，雖然我國政府根據時代的發展變化出臺了一系列高校學生管理方面的規章和制度，為高校更好地開展學籍檔案管理提供了參考，但是學籍檔案的實際管理中仍然存在很多問題。比如學籍檔案材料涉及到招生就業處、學生處、組織部以及各個教學院系等，如何對這些部門的學籍檔案管理工作進行統一，不同部門所產生的學生信息如何歸檔等都沒有進行清晰化規定，這就導致學籍檔案管理不完善，沒有嚴格規范的制度來約束，造成材料缺失、毀損等。同時，很多高校自身也沒有根據實際發展情況制定健全的學籍檔案管理制度，無法對該方面的工作進行約束，如此勢必會導致檔案管理者對學籍檔案管理的重要性認識不足，無法提升學籍檔案管理的效果。
（三）信息化水平較低
高校學籍檔案管理屬于一項系統化、復雜化的工作，涉及到學生生活以及學習的方方面面，是對學生整個大學生涯情況的綜合反映，所以學籍檔案管理者的工作量通常都比較大。而當前還有很多高校沒有積極引入信息化技術，在開展學籍檔案管理的時候還是采用傳統的手工方式，如此勢必會導致學籍檔案管理者面臨著沉重的工作壓力，而且還容易導致錯誤的存在，不利于學習檔案管理水平的提升。還有一些高校雖然引入了信息化技術，但是系統并沒有隨著高校的發展而及時更新，較為落后老化，缺乏有效性，導致檔案管理面臨著重重困難。學籍檔案管理工作并不僅僅是檔案管理部門單方面的工作，其需要其它各個部門的有效配合，而很多高校學籍檔案管理部門并沒有與財務部門、學生處等實現聯合網絡化辦公，這也會導致學籍檔案管理面臨較大困難。
（四）檔案管理者綜合技能有待提升
學籍檔案管理工作具有較強的程序性和專業性，并不是每個人都能夠勝任的，這就要求高校要做好學籍檔案管理人才隊伍的構建，確保管理者隊伍結構較為科學，并做好分工。但是縱觀當前我國高校發現，很多高校領導都不注重學籍檔案管理人員的引入工作，僅僅是隨機分配一些人員來開展該方面的工作，并且不注重對檔案管理者進行培訓，導致他們的綜合素質欠佳。再加之檔案管理工作任務繁重，所以很難形成穩定的專業隊伍，影響了學籍檔案管理工作的良好開展。
二、解決高校學籍檔案管理工作問題的對策
（一）提升重視度，優化管理
高校領導應當認識到學籍檔案管理的重要性，明確學籍檔案的地位，要將該方面的工作納入到重要議事日程中，將各類活動與學籍檔案工作協同部署，并將其列入各級領導班子的重要管理內容中，定期開展該方面的考核，不斷提升各個管理層對學籍檔案的重視度。還要對各個級別管理者的思想進行統一，推動學籍檔案管理工作有規劃、有組織、有紀律地開展，形成齊抓共管的良好局面。同時，還要鼓勵各個級別領導或者院系負責人與檔案管理工作室聯系，定期將自身的檔案信息輸送到檔案室，促進學籍檔案更加完整、全面。另外，為了推動學籍檔案更加全面，還可以補充一些學生學習過程中的資料，比如外語四、六級成績單、學生實踐記錄、實習綜合評定意見以及畢業答辯信息等。如此能夠使檔案資料更加清晰全面地呈現學生的狀況，為用人單位錄用人才提供參考依據。
（二）構建科學化的學籍檔案管理制度
一方面我國政府應當出臺更為詳細化的高校學籍檔案管理規章制度，為高校更好地開展學籍檔案管理提供強有力的參考和借鑒。另一方面高校自身也應當結合國家該方面的規范、綜合自身院校的實際情況制定出學籍檔案管理的運行模塊、工作程序和實施細則，推動學籍檔案管理更加高效，不斷提升管理的針對性。要從制度上入手對學籍檔案管理工作進行把關，全面提升管理質量，制定整理、歸檔以及移交等各個方面的制度。同時，要認識到不同學生的學習能力以及學習目的不同，存在多元化的現象，應當實施超前性和彈性化的學籍檔案管理制度，通過科學化的學籍管理，更好地推動學生發揮自身的個性潛力，激發學生的創造性、積極性和主動性，促進學生綜合素質的全面提升。
（三）加強信息化建設
信息化已經成為了當前時展的重要趨勢，各行各業都逐漸開始向信息化方向邁進，高校學籍檔案管理部門也應當積極引入信息化設備，并做好軟件的購買，推動學籍檔案管理更加科學，跟隨時代的步伐。通過信息化建設，能夠促進高校學籍檔案管理效率的全面提升，增強檔案的完整性，并且還能夠減輕檔案管理者的工作壓力，所以做好信息化建設尤為重要。第一，高校應當結合自身學籍檔案管理的現實情況進行計算機設備以及掃描儀等信息化設備的引入，同時，還要引入與日常學籍檔案管理工作相符合的軟件系統，做好管理模塊的設定，推動檔案管理者利用信息化系統更好地開展檔案管理工作。第二，要定期對檔案管理系統進行更新和維護，確保系統能夠正常運行，為檔案管理工作的順利開展奠定基礎。第三，可以構建檔案管理信息庫，將高校各個院系以及部門的檔案存放在信息庫中，以便于相關人員進行檔案信息的運用，推動檔案管理更加高效。信息庫中可以存放學生在校期間的表現、學習成績、實踐情況等各個方面的內容，更為完整、全面地反映學生的情況。
（四）不斷提升學籍檔案管理者的綜合素質
學籍檔案管理者的綜合素質高低直接影響了學籍檔案管理的效果，因此對其加強綜合素質培養，構建專業化的學籍檔案管理者隊伍尤為重要。第一，高校應當做好學籍檔案管理者聘用把關，從源頭上加強管理，避免選用綜合素質低的人員開展檔案管理工作。要對應聘人員進行綜合考核，選擇綜合技能高的人員。第二，要定期對現有的學籍檔案管理人員進行培訓。高校學籍檔案管理工作涉及到計算機學、管理學以及統計學等各個方面的知識，管理者應當具有較高的專業化技能，所以高校該方面的負責人應當對其進行教育和培訓，積極灌輸有關知識和技能，提升學籍檔案管理的有效性。比如，可以聘請經驗豐富的學籍檔案管理者到校為本校的學籍檔案管理者培訓管理技能、傳授管理經驗等。還可以聘請計算機專家到校為檔案管理者傳授計算機技能等，促進檔案管理人員更好地運用計算機開展學籍檔案管理工作。第三，要做好工作分配，合理確定工作職責，并根據具體的工作量進行人員配備，避免為檔案管理人員安排過多的工作、打消其工作的積極性。還要定期對學籍檔案管理者進行考核，選擇工作優秀的人員，并對其進行獎勵和表揚，積極調動其它工作者的工作積極性。
三、結束語
高校學籍檔案管理工作是一項細致化、復雜化的工作，要想提升學籍檔案管理的質量和效率，必須要提升該項工作的重視度，制定健全的管理制度，并且還要加強信息化建設，提升學籍檔案管理者的綜合技能。雖然當前隨著社會的快速發展，我國高校領導對學籍檔案管理工作的重視度在不斷提升，但是總體來看，該方面的工作仍然不是十分順利，學籍檔案管理面臨著一些問題，只有對這些問題進行科學化解決，才能夠推動學籍檔案管理走向更加規范的方向。
【參考文獻】
[1]梁亮.分析高校學籍管理工作中存在的問題及對策——以民辦高校為例[J].智庫時代,2018(39):88+91.
[2]金梅.網絡教務環境中的高校學籍檔案管理研究[J].高教學刊,2017(18):145-148.
關鍵詞：遠程教育；學籍檔案；高校；成人；管理
伴隨著改革開放的不斷深入，我們國家的教育事業在步入二十一世紀之后，迎來了發展的重要階段。在新時代的大背景之下，我們國家人民的思想有了很大的轉變。并且教育方式和教育理念也發生了很大的改變。就遠程教育學院來說，學生的學籍檔案，可以說是檔案管理工作中一個重要的部分。在社會誠信體系建設新形勢下，利用現有技術完善學籍檔案管理制度，促使學籍檔案管理工作科學化是十分必要的。因此，對高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究有鮮明的現實意義。
一、建立科學化學生信息檔案的程序
對于高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究，首先我們便要從學生學籍檔案管理的本質出發。而學生學籍檔案管理工作簡單的來說，其實應該是規劃于管理范疇下的管理工作。因此，對高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究也就是從管理學角度出發，對其方方面面進行研究，最終給出一套完整的科學性建議。既然需要從管理角度入手，那么我們首先應該考慮的便是管理體制的問題。眾所周知，管理體制是管理工作的基本所在，因此要使高校成人遠程教育學籍檔案管理工作具有科學性，那么高校成人遠程教育學籍檔案管理體制便要具有科學性。我們根據現階段高校成人遠程教育學籍檔案管理工作的實際情況，立足于管理學理論，結合時代特色，建立的科學化學生信息檔案程序如下：
（一）建立科學管理體系
我們可以清楚的認識到這樣一個問題，如果教學檔案管理工作人員檔案管理意識較差，不能及時的做到檔案收集與整理，則會造成部分檔案信息流失，從而造成巨大的資源損失。針對這一問題，我們建議各個高校遠程教育機構，要對學校的檔案管理工作，及檔案管理相關工作進行規范。例如，學校必須在新生入校時，統一組織學生進行學籍登記卡的填寫，要求對于相關信息填寫時，字跡工整、清晰、準確、無涂改，填寫內容要符合規定，并且要完整，杜絕漏字等問題，要求學生統一使用近期彩色免冠照片。在信息填寫完成之后，需要將原始信息錄入到教學平臺之中，讓學生的檔案管理可以形成紙質檔案與電子檔案雙軌并行的管理體系，利用計算機網絡技術建立完整的學籍檔案庫[1]。
（二）建立遠程教育學生學籍檔案數據庫
遠程教育學生學籍檔案數據庫是學生原文檔案庫和信息化檔案庫的綜合體，為了方便學生學籍管理工作的進行，我們有必要使學生原文檔案庫和信息化檔案庫建立起聯系，簡單的來說是，我們希望可以從大量的原文檔案中快速的瀏覽查詢到我們需要的學生檔案信息。基于此種原因，所以我們應該設計一個學籍檔案數據庫管理系統，來對學生的檔案的全部信息進行有效、科學的管理。學生學籍檔案庫是以學生個體為基本單位的“學籍袋”。其基本內容主要的包括了學生的畢業照、學生學籍信息表等材料。而較為常見的檔案數據庫是指全文數據庫和目錄數據庫兩種。學籍檔案數據庫雖然也是由兩部分組成，但是主要是由原文數據庫和學生信息數據庫所構成。在學籍檔案數據庫中我們將學生的學號作為原文數據庫和學生信息數據庫的“紐帶”。并且將學生原始的檔案信息數字化，將檔案原文以圖像文件的形式有序地存入計算機，查閱時直接在計算機上調閱檔案信息。只有基于計算機網絡技術和移動互聯技術我們才認為學生學籍檔案數據庫可以更加的高效、穩性及科學化[2]。
（三）建立健全管理制度
學籍檔案建設、管理、及利用工作涉及到學生的切身利益，因此我們要求各個學校的管理者要引起高度重視，并且要和各個部門相互協調，積極配合。學校職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責等各項規章制度，做到有章可循，有據可依，照章辦事[3]。
二、努力實現學籍檔案管理的現代化
為使高校成人遠程教育學籍檔案管理具有科學性，我們便應該結合當下時展，結合信息化時代的特色，努力將學籍檔案管理轉變成現代化[4]。因此學籍檔案管理者必須從思想觀念上要摒棄落后的觀念，打破傳統的工作格局、模式、要充分地認識學籍檔案及學籍檔案工作在市場經濟建設中的重要作用，以靈活多樣的形式、有針對性的同社會各界開展多種形式的服務，不斷開拓新的工作思路，提高管理人員的整體素質，適應當前改革開放和新技術革命的潮流[5]。
三、結論
高校學生學籍檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要組成部分，是高校可持續發展的根本所在。因此就高校發展來說，任何時候我們都不能忽視對于學生學籍檔案管理工作的建設。學生的學籍檔案是學校對學生在校期間進行管理、考核具有鮮明價值的記錄，是高校的重要資源資源之一。就遠程教育學校本身來說，學生學籍檔案將會反應學生在校期間的綜合表現情況，對于高校人才培養、人才教育、人才選拔更是具有不可估量的作用。因此各個高校成人遠程教育機構應該引起相關的注意。
作者:魏燕 單位:廣東科學技術職業學院
參考文獻：
[1]邢建民,陳亮.完善高校成人教育學籍檔案管理之我見[J].咸陽師范學院學報,2005,04:82-83+96.
[2]周稚藝.完善高校成人教育學籍檔案管理之我見[J].哈爾濱金融高等專科學校學報,2008,02:83-84.
[3]吳月琴.高校成人教育函授站學籍檔案管理存在的問題及對策[J].成功(教育),2013,06:159.
關鍵詞：高校學籍檔案管理 問題 對策
學籍檔案的建立是一個時間跨度比較長也比較復雜的過程。它真實的反應了學生在校期間的情況，也是學生及學校發展的見證。學籍檔案是一種很有價值的信息資源，它具有數量多、利用率高、涉及專業廣的優勢，對其進行開發利用有利于提高學校的教學管理水平，在畢業分配、就業服務等方面也發揮著重要作用。
一、高校學籍檔案管理的現狀及問題
（一）在學籍檔案管理上意識淡薄
由于學籍檔案在畢業分配時起著業務檔案的作用，越來越多的企業開始重視利用學籍檔案來擇優錄取人才。但是，很多高校的學籍檔案材料太單薄，用人單位不能了解到學生的實際情況，或者了解到的情況不是用人單位所關注的。這樣一來就出現了“供需矛盾”，學籍檔案不能滿足用人單位的需求，這就會直接影響到學生的就業。
（二）管理體制及方式上存在問題
在管理體制方面，主要的表現是管理權屬不清。沒有明確相應的管理職責，在管理上比較隨意，有時候會造成管理脫節的情況，在檔案內容及相關材料的歸檔方面存在著比較嚴重的問題。在管理方式上，很多高校并沒有一個統一標準，學校各部門在管理學籍檔案方面都只采用自己最為習慣或最適合本部門的管理方式，這樣一來在最后歸檔時就會比較混亂，容易造成檔案資料的不完整或達不到要求的標準。
（三）檔案管理人員素質不高
部分學籍檔案管理人員的專業素質不高，不具備從事檔案管理工作的能力及素養，同時檔案管理人員也不固定。由于業務能力和素質偏低，對學籍檔案的作用、特點及價值認識不清，在工作中也缺乏創新意識，主動性不強，工作效率也較低。這樣一來，就發揮不了學籍檔案在教學研究、學生管理方面的作用，對學校的發展也產生了一些不利的影響。
（四）學籍檔案存在“失真”現象
受社會不正之風的影響，或者出于現實的需要，抑或是管理上的疏漏，高校學籍檔案出現了很多虛假情況。最為明顯的表現就是在就業招聘中，有時候同一個班級會出現多個班長或學生會主席，在學生檔案中學生干部泛濫成災，隨意編造各種榮譽和獲獎經歷。這樣就大大降低了學籍檔案的使用價值和誠信度，其后果是十分嚴重的。
（五）學籍檔案的信息收集不及時
高校學籍檔案在產生和形成過程中具有明顯的分散性，要做好檔案管理工作，收集和整理是基礎，也是關鍵。在現階段不及時對檔案進行收集的現象比較普遍。
（六）開發利用不夠
對學籍檔案進行開發利用主要存在以下問題：第一，在開發利用時受到條件上的限制；第二，對學籍檔案的管理過于簡單，沒有從中提煉出對教學、管理、決策有用的結論性數據；第三，學籍檔案的利用范圍受到了限制。
二、提高學籍檔案管理水平的對策和建議
（一）對學籍檔案管理工作提高認識并加強領導
由于學籍檔案涉及的人最多，涉及的面也最廣，因此，要做好高校學籍檔案管理，需要領導的高度重視，這樣才能有效增強老師和學生的檔案意識。在具體管理上，要由一名校領導分管學籍檔案工作，在收集、整體檔案時要有專人負責，嚴格按照檔案管理要求進行書寫和歸檔。學校各部門提供的檔案材料要保證其及時性、準確性以及完整性。
（二）建立健全學籍檔案管理體制，改善管理方式和手段
在檔案管理上要做到制度化和規范化，必須做好以下兩個方面的工作：其一，建立健全學籍管理體制。要形成由校領導、教務處長、學籍管理人員積極參與實施的學籍管理工作體系。其二，在學籍管理上制定統一的標準，完善操作規范和制度。在歸檔范圍、卷內目錄、表格的尺寸和形式等方面要保證科學、合理。同時在檢查校對、保管保密、去假存真和管理職責上要有相應的操作規范和制度保障，實現學籍管理的制度化和規范化。
（三）加強檔案管理人員的隊伍建設
隨著現代信息技術的發展，學籍檔案已逐漸實現了電子化管理。在進行文件歸檔、檔案管理以及數據處理工作時需要檔案工作者具備較高的業務素質和管理水平，這樣才能符合現代學籍檔案管理的要求，才能實現管理科學化，服務優質化。因此，要加強檔案管理隊伍的建設，培養一批業務能力強、管理水平高的檔案管理工作者。
（四）對學籍檔案進行嚴格管理，做好信息采集工作，維護其真實性和完整性
從學生入學開始，就要對各種手續從嚴把關，仔細檢查和保管學籍管理驗證材料，通過加大處罰力度等手段杜絕亂發學歷證書的現象。檔案管理人員要具備良好的職業素質和敬業精神，認真工作，不徇私情，做好信息收集和整理工作，努力維護學籍檔案的真實性和完整性。
（五）加大開發利用力度，做好社會化服務
通過統計學生成績的優良度和合格率、分析各專業畢業生的就業率以及分析學生的選課率等活動為高校的教學、管理提供有價值的參考信息。在學生就業方面，要做好社會化服務，為企事業單位提供完整、詳盡、真實的學生檔案信息，為選聘人才和學生就業創造條件。
（六）提高檔案管理的現代化水平
使用計算機技術進行管理可以大大降低檔案管理者的工作強度，能夠有效彌補手工管理的不足和缺陷，使檔案管理更加方便、準確和快捷。另外，新的管理手段必然會有新的工作流程和模式，檔案管理人員要努力提高自己的工作水平和能力，在對學籍檔案使用計算機管理的基礎上通過上網建站等方式提高學籍檔案的社會效益。
綜上所述，高校學籍檔案是高校教學發展進程的原始見證，是學生在校學習和實踐的真實記錄。現階段高校學籍檔案管理存在著管理意識淡薄、管理體制不健全、檔案失真、檔案信息收集不及時、業務人員素質偏低等問題，針對這些情況，高校管理者應該采取積極有效的措施來加以解決，這樣才能提高學校的教學及管理水平，完善社會化服務職能。
參考文獻：
[1]李玉萍.高校學籍檔案管理的問題與對策分析[N].齊齊哈爾醫學院學報，2008（17）.
1 內容管理
隨著高校擴招以及校企合作的擴大，傳統的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計算機、網絡、服務器等現代信息技術對學籍內容進行管理，不僅能夠將學生的各項檔案信息轉化成數據，建立起資源檔案庫，還能方便校方統計和調用。
學籍檔案內容管理是一個內涵豐富的概念，其內容包括多種形式，對于學籍檔案而言，主要包括元數據與數據的關系。內容管理的具體實施是在管理目標的要求下，進行內容建模、元數據提取、設定元數據信息、設定管理內容之間的關系。以學生體檢表為例，其元數據主要包括學生姓名、學號、入學時間、專業、班級，數據主要有體檢項目、體檢結果等，建模后的體檢元數據與數據的關系如表1所示。另外，復雜的元數據可能具有層次結構，可以通過多個相互關聯的表實現。由此可見，表1進行檔案元數據的存放，圖1進行關系型數據庫系統的管理，通過資源服務器進行內容的存儲，并通過應用服務器向外提供服務。
通過學籍檔案管理系統還可以實現在線學籍管理系統的有機整合。具體做法是通過在現有的在線學籍管理系統中添加動態學籍檔案生成模塊(可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇)，然后利用從關系數據庫中提取的元數據直接生成電子檔案和元數據信息，再經由內容管理系統的應用程序編程接口，在元數據服務器和資源服務器中進行存儲。這一系統的整合大大節約了人力、物力，提高了自動化處理效率。
2 載體管理
我國高校學籍檔案一般包括紙質材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規定應保持各類材料質地優良、無破損、聲像清晰和干凈整潔。在現實中，往往由于入學教育的缺失、學籍管理手段的落后以及學籍管理決策功能不足等原因，導致高校學籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學籍管理、隨意更改學籍信息等，在一定程度上影響了學生管理和學校的教學秩序。傳統的紙質檔案目前仍在大規模應用，如錄取表、學籍卡、成績表、畢業生審批登記表等，這些檔案資料在經多次查閱、復印后會出現不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計算機技術的發展而產生的新質文件，通過編碼和解碼進行數字形式的信息呈現，其生成、存儲、讀取的載體是計算機和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網絡進行異地傳輸，具有高度共享性，不受時間和地點的限制。只要保存技術到位，不易產生損毀，并能無限復制。可見，雖然紙質檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發展方向。
在制作電子檔案管理時應當注意以下問題：(1)將紙質檔案文件轉換成電子文件時，必須與紙質等文件之間建立起準確、可靠的標識關系;(2)采取嚴格的加密認證等措施，切實保證電子文件不被非正常使用和改動;(3)做好備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留;(4)收集用文字處理技術形成的電子文件時應注明文件存儲格式和屬性;(5)收集圖形、視頻電子文件時，應注意其壓縮算法和相關軟件。
此外，還要注意電子檔案保存的有效性：(1)每年對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記;(2)按時進行抽樣機讀檢驗;(3)進行設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性;(4)每隔四年，對磁性載體上的電子檔案進行一次轉存。
3 使用管理
在信息化社會中，信息服務越來越普遍，傳統的檔案服務方式應不斷改革和發展。高校檔案管理人員應將過去那種檔案查詢的服務模式轉變為檔案信息的開發利用模式。學籍檔案的應用者可以按照系統用戶分為學籍檔案申請者和學籍檔案使用者，其中申請者主要是指學生本人，使用者指的是接受申請的單位。通過現代信息使用管理技術，可以分別進行使用，既方便申請者查閱和申請調取某些檔案信息，也能方便校方進行查閱、統計和管理。
檔案管理者的工作重心應轉移到引導用戶檢索上來。首先，將檔案信息設置索引編號，進行重新歸檔。其次，對用戶進行檢索培訓和引導。值得一提的是，目前二維碼的應用是非常廣泛的，在學籍管理系統中也可以進行開發利用，雖然在高校系統中二維碼還屬于一個新領域，但相信不久的將來將會有廣泛應用。例如畢業生的身份識別模塊，它是特別針對需要獲取學籍檔案的畢業生而設計的。由于學號是一一對應的，是學生的唯一標識，因此管理系統可以將學號作為索引檢索學籍檔案數據庫，學生所輸入的提示信息如果與數據庫中的信息完全一致，則能生成一個屬于該學生的唯一二維碼，這個二維碼保存了該畢業生的所有個人信息，還能連接到該生的入學名冊、成績單、畢業證、學位證等的驗證界面上。要進一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對二維碼的認可度，還要加強檔案門戶網站的建設。
基于目前的學籍檔案管理系統，以學生申請網上下載成績單為例，學生調取成績單的程序如下：(1)學生本人登陸學校網站，通過驗證個人信息(用戶名和密碼)，進入學籍檔案管理系統，填寫下載成績單的申請表; (2 )驗證通過后，網絡服務器向元數據庫服務器申請訪問令牌(包括檔案地址和時間有效期等信息);(3)元數據服務器將訪問令牌傳遞給網絡服務器;(4)網絡服務器按照申請者填寫的信息將內容訪問令牌分發給檔案使用者;(5)檔案使用者向資源服務器索取成績單;(6)資源服務器將成績單返回給檔案使用者。
同樣道理，校方管理者如需調取檔案信息也按照類似步驟進行，既方便又科學，尤其是現在新的教學模式和課外實踐課程的增多給學籍管理帶來了很大難度，利用現代信息技術進行管理則能化難為簡。
