時間：2023-05-25 15:09:15
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合同作為體現簽約各方的真實意思表達，在建設項目管理中處于重要地位，在建設項目實施過程中，需要通過合同來完成建設項目的設計、采購、施工等建設內容；同時，合同也是建設項目檔案的重要組成內容。保證合同歸檔文件的真實性，是建設項目合同管理的基本出發點。
而若想在項目檔案驗收過程中對相關的合同管理進行有效審核，審核員應當對合同及合同管理、合同形式及相關內容等方面有比較全面的認識。本文以與建設項目竣工驗收相關的標準及規范中所提出的合同管理要求，結合近年來我們參與建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收的經驗與體會，對如何加強建設項目合同管理予以初步探討，希望有助于深化各方面對建設項目合同管理的認識。
一、合同及建設項目合同管理的基本概念
在討論合同管理時，應當理解“在合同法甚至民法上，協議基本上是合同的同義語”，由此可見所謂 “合同”與“協議”的含義本身就具有是在簽約各方協商一致的基礎上達成的，是指平等民事主體之間如政府機關、社會團體、企業、個人等自然人、法人或其他組織通過協商所達成的設立、變更、終止民事權利義務的的法律行為，同時，合同除了表示出一定的法律行為外，還可以表示由此種法律行為產生的法律關系。當我們在對建設單位的合同管理情況進行審核時，應當注意到關于合同的內涵含義，所以，當進行項目檔案驗收時，對以“合同”、“協議”、“備忘錄”等名義出現的文件，應當都按照合同來對待，體現了建設項目過程中建設單位與參建單位通過平等協商與相關單位（一般為企業）所建立的法律關系及所應當承擔及實施的法律行為。
進一步而言，當我們在項目檔案驗收及建設項目竣工驗收時，只要是屬于以上所述“合同”類型的文件，都應當注意其是否體現了合同所應當具備的法律行為及由此產生的法律關系。因此可以看出，建設項目合同管理的實質，體現出建設單位在建設項目進行過程中， 對項目合同的管理控制能力，而通過對合同管理情況的審查，可以對建設項目的實施過程予以公正的評價。
檔案與其它信息系統的最大區別之一，在于不僅可以提供真實的信息，還在于可以還原其在歸檔時的原始狀態，可以實現回溯性查找。建設單位在建設項目進行過程中所簽訂的招標、設計、施工、監理、設備采購以及職業衛生（勞動衛生）評估、安全評估等合同文件（合同檔案）成為評判建設單位所承擔的建設項目活動是否依規進行、合法有效的依據。
二、與建設項目合同管理相關的標準及規范性文件
自從我國改革開放以來，我國的法制化管理環境已經基本確立并且仍然在不斷完善中，依法對建設項目進行管理，是保證建設項目能夠實現建設目標的主要手段，為此，國家相關部門了一系列的標準及規范，以達到對建設項目進行有效管理的目的。因此有必要對這些在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收中需要執行的標準及規范予以充分認識，才能在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收中自覺有效地執行相關規定。這些需要關注的標準及規范主要有：
1.在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收中，《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）是使用最為廣泛的標準文件之一，在DA/T28中做出了以下明確規定：
6.8 合同要求
6.8.1建設項目中各方應以合同形式約定竣工圖編制和提交的責任；可在施工合同或設計合同中明確。也可單獨簽訂竣工圖編制合同。
6.8.2 由施工單位編制竣工圖的，應在設計合同中明確留作竣工圖用的施工圖套數（包括必須套數和主管機關要求套數），以及因修改增加新圖的責任：凡由設計單位編制竣工圖的，可單獨簽訂竣工圖編制合同。
6.8.3 施工合同中應明確施工單位提交建設單位項目檔案的名稱、內容、版本、套數、時間、費用、質量要求及違約責任。
6.8.4 監理合同中應明確監理單位對竣工文件審核和向建設單位提交監理檔案的責任?！?/p>
DA/T28中的這些條款，對編制竣工圖及建設項目的監理單位所應當承擔的合同義務做出了明確規定。
2.在2015年，國家檔案局和國防科工局的《國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理辦法》中，也對此做出了相應規定：“建設單位在制定招標文件、與參建單位簽訂合同（協議）時，應設立專門條款，明確相關單位的項目檔案管理職責及項目文件的形成、歸檔職責、歸檔范圍、質量要求、整理標準、歸檔套數、歸檔時間及違約責任?！?該規范性文件還進一步明確規定：“建設單位在支付合同款前，應審查參建單位的項目文件歸檔情況，對于未按合同（協議）要求提供項目檔案（文件材料）的，暫?；虿挥柚Ц丁！?/p>
另外，在《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》中也有類似的規定：“電子政務項目文件材料的收集、整理、歸檔應與項目建設進程同步實施。實施機構在項目建設初期通過制定歸檔制度、業務規范、合同條款、開展培訓、交底等方式，對文件的收集、整理、歸檔提出明確要求；在項目建設過程中，結合項目進程，對電子政務項目文件的收集、整理情況進行檢查；單項工程驗收、合同驗收時，應同步進行檔案驗收?！?/p>
對于項目檔案驗收的專家來說，掌握這些標準、規范性文件對合同管理的要求，是非常必要的。
三、審查建設單位合同管理時需要關注的內容
那么，在審查建設單位建設項目合同管理狀態時，應當關注哪些內容呢？或者說通過哪些方面的審查來評價建設單位的合同管理狀況呢？結合我們在建設項目驗收中的經驗來看，在評價建設單位的合同管理狀態時，可以從以下幾個方面進行。
1.與建設單位簽訂合同、建立起合同法律關系的資質方面
按照相關規定，在簽訂建設項目合同時，如果對參建單位的資質有相關要求時，則應當對合同主體的資質進行審核，如果與建設單位簽訂合同的另一方不具備所要求的資質，則導致所簽訂的合同無效。
例如，承擔建設項目招標項目的參建單位，應當具備相關的招標資質，如其資質證書規定其只擁有機電工程招標資質的單位，就不能承擔土木工程的招標項目；如果要求具有相關的保密資質時，也需要其提供相關的保密資質證明文件；或者應當是由具有甲級資質的咨詢單位進行的項目評估，就不能由僅僅具備乙級資質的單位來承擔。
2.建設項目合同文本的有效性方面
建設項目合同文本指具備相關資質的參建單位與建設單位所簽訂的合同（協議）是否具備讓合同（協議）產生效力的要素。如果合同（協議）文本不具備合同（協議）產生效力的要素，即使是簽訂合同（協議）的單位資質符合要求，合同（協議）同樣不會產生法律效力。這種讓合同（協議）產生雙方所希望的法律效力的要素被稱為合同（協議）的“生效要件”。
一般來說，合同（協議）的生效要件包括以下內容：
a簽約雙方具備獨立承擔合同義務的主體資格，如具備相關資質；
b合同（協議）表達了簽約雙方的真實意思；
c合同（協議）生效的時間；如在合同（協議）規定“本合同自雙方簽字之日起生效”的條款，但合同（協議）的文本中卻沒有簽字時間；
d合同（協議）所規定的條款不符合建設項目批復文件的要求或內容時，其合同（協議）實際上也屬于無效。
當然，導致合同（協議）無效的表現形式不止以上方面，但就我們的經驗看，這幾個方面是在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收過程中對項目合同（協議）進行審查時，經常出現的導致驗收組專家對合同（協議）的法律效力提出質疑的方面。
3.建設項目合同的整理組卷方面
建設單位的合同管理，包括對項目檔案的管理在內，因此，考察建設單位合同檔案的整理、組卷，也是建設項目檔案驗收的主要內容。通過查看合同檔案的案卷質量，同樣可以反映出建設單位項目管理及合同管理的情況。
查看合同檔案的案卷質量時，不僅要查看以上的內容，還應當對合同文件劃分、組卷等案卷質量的進行查看，主要考察其整理組卷是否符合檔案整理的基本要求，如是否與相關活動產生的文件一起組卷、合同的附件（技術協議、備忘錄等）是否與合同合并組卷等等。
特別需要強調的是，歸檔的合同應為原件。
四、建設單位合同歸檔制度實施情況
在考察建設單位的合同管理時，除了考察其合同檔案的案卷質量等方面，還應當對建設單位是否執行了相關標準或規范提出的合同管理要求情況進行考察，如相關標準規定：建設單位在與中標單位簽訂合同時，宜做出專門的歸檔文件內容，規定相關的項目文件收集整理條款，條款中是否提出了對建設項目歸檔文件的質量要求。
關鍵詞：企業合同；合同檔案；檔案管理
Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.
Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management
1 引言
在現今社會大環境下，企業為了維護自身的權益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關系的重要紐帶，不僅成為了企業進行經濟活動的重要文件，也是解決各種事務糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業合同檔案的管理，發揮其在現代企業管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據此，本文根據合同建立的必要性，結合目前企業合同管理中存在的問題對企業合同檔案的管理進行闡述。
2 企業合同檔案建立的必要性
企業合同是指該企業合同承辦部門為了實現某種經濟目的，依照合同法及其有關法規和規定，代表該企業與平等民事主體之間簽訂的設立、變更、終止民事權利與義務關系的書面協議。企業合同檔案是企業在經濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業合法權益，防范法律風險。作為一家核電企業集團下的二級子公司，涉及的合同大多數是以核電技術服務合同為主，與核電廠的運行和服務工作都密切相關。因此，做好本企業的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。
2.1 外部環境的影響
隨著經濟的迅速發展，全球大環境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發展核電，對本企業的發展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務的本企業，管理層在順應時展潮流，尊重客觀規律，增強法制法律觀念，處理國際關系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規則，增加自身合同風險化解能力，提高企業核心競爭力。而企業為維護自己的利益， 在生產經營，提供技術服務時會簽訂許多合同協議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產生合同檔案， 因此，企業需建立完善科學的合同檔案管理機制③。
2.2 內部發展的需求
企業每一項經濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數方根據國家法律和行政法規，遵循平等互利、協商一致的原則，為實現一定的經濟目的和明確相互間的權利義務而訂立的一種契約，它只適用于合同當事人，對合同當事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業的合同主要以技g服務為主，當然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現任何糾紛或問題，當事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業要發展，要保持穩定，遵照合同規章履行相應條款，必須要建立合同管理辦法⑤。
3 企業合同檔案管理中存在的問題
3.1 合同收集歸檔不及時
目前，企業合同中技術服務合同是由負責商務活動的部門進行管理，而采購合同是由業務需求部門自行負責?；旧?，合同審批流程是由合同承辦人負責，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經過一系列復雜的環節。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現文件遺失或保管不全等現象，從而導致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發生兩年后才歸檔的情況出現。
3.2 合同檔案的管理不規范
現國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規范和辦法，也就是說，對企業的合同檔案的管理缺乏相應宏觀性的依據文件和具有指導性的工作指南。企業對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發利用工作等沒有形成明確的規章制度，企業現僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔保書、抵（質）押書、資質證明書、法人授權委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉讓、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠遠不夠。
3.3 合同檔案質量有待加強
現階段，企業對文件的管理沒有專門的機構進行把控，雖然企業有設置質量管理機構，但其職責并不對企業的文件模板、格式、內容進行負責。部門里設置的質量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責范圍和工作要求企業沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規范、格式不齊全，合同編號出現重復等現象，也使得合同文本生成質量大打折扣。
4 深化企業合同檔案管理的工作思路
4.1 建立完善的合同檔案管理制度
企業合同檔案管理是企業生產、經營和管理等各項活動正常運轉的重要保障，也是當事人重要的法律憑證⑥。企業根據檔案相關規定，需制定一套與本企業相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構建和完善企業檔案管理體系，提高合同檔案管理的規范性。合同檔案管理規定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業合同檔案收集完整性、規范性和準確性。
按照國家對檔案工作實行“統一領導、統一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業的寶貴財富，是體現企業技術水平、經濟實力、資質、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規范。
4.2 規范企業合同檔案科學管理
現企業里的合同檔案是作為企業檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質量把控，明確文本格式和歸檔符合規范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關的附屬內容，以確保合同檔案的成套性、內容完整性和準確性。
在需要得到企業領導大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規范，并能有效利用，使管理層認識到企業合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發生事務糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發揮出來，能為企業在維護自身權益時起到關鍵性的重要作用，也就能讓領導管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結果會大不相同。為此，需要企業檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用⑧。
4.3 加快信息化建設，提升合同檔案管理的網絡化和信息化水平
“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏?！痹谛畔⒒焖侔l展的今天，通過檔案信息化建設，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、檔案利用網絡化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網絡連接手段提高資源利用率，實現信息資源共享。同樣，在企業合同管理工作中，采用先進的信息化技術，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現網絡平臺的在線處理和管理，完成實現合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發和利用合同檔案⑨。
企業在辦公平臺上納入了合同管理系統，從合同準備、訂立、執行和合同關閉等都實現了文件追蹤查詢，但其基礎信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質文件也要按照合同管理要求同步管理。
4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識
近年來，企業加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓力度，但對企業合同檔案方面的培訓相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關的法律知識和簽約技巧，增強企業經營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責任感；另一方面加強業務部門經辦人員的檔案意識和法律意識，為企業合同檔案的管理奠定良好的基礎。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態化，將宣傳滲透到日常工作中。
4.5 處理好合同檔案利用與保密的關系
《合同法》規定：當事人在訂立合同中知悉的商業秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當地使用該商業秘密給對方造成損失，應當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業秘密、技術秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據法律法規或交易規則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎上大力開發合同檔案資源，服務于企業的各項工作⑩。
5 結束語
在經濟快速發展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業經營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業經驗合同檔案的管理水平，最終提升企業業務糾紛法律抗風險能力。如果糾紛一旦發生，我們可以及時運用合同檔案記載的內容和原始依據，依法維護企業的合法權益，將企業發展壯大。
參考文獻
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關鍵詞：檔案管理；合同檔案；探討
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）03-0064-02
合同檔案記錄了企業在各類活動中與自然人、法人或其他組織就設立、變更、終止民事權利義務關系而形成的合同、協議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個獨特的特點，就是憑證性、規范性和時效性。合同作為企業對外經營活動的憑證性依據，具有規范的形式要求和嚴格的時效屬性，規范的合同管理是維護企業合法權益的重要保障，而合同檔案形成經歷環節較復雜，材料多，參與人員廣、履行時間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業合法利益的有力憑證和依據，如何使合同檔案更好地開發利用，是每個企業必須重視的課題。
一、健全規章制度，明確管理責任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關管理制度，明晰合同檔案管理責任，明確責任單位和責任人；目前企業的合同管理普遍是“誰主管誰負責、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會主動將應歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業維護經濟利益的重要法律依據，因此為保障企業合法權益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關鍵。
在市場條件下，企業為實現一定的經濟目的，明確相互權利義務關系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統一領導，分級管理的模式，企業法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環處理環節，合同管理主管部門應在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動與法律顧問部門就企業經營管理實際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負責，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時歸檔，企業合同檔案管理專責要做好統計、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規范合同檔案的分類整編，使企業檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網絡管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達到優質高效，具備規范性和時效性。
二、強化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補充協議或變更或解除合同協議、對方資信調查資料、來往文書、會議紀要、會談記錄、現場簽證、會簽單及合同招投標過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環節多、實施時間長，如大型建筑工程需要幾年時間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關會議紀要、簽證、變更等助證材料收集管理不規范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴重的會影響了合同結算、合同糾紛的解決，部分經濟合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業十幾年前進行一項大型技改工程，其中基礎工程抽沙回填。有關管理人員十幾年后被誣告，說當時該工程采取圍標，招投標造假，且在工程結算時隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機關到單位進行取證，查閱了當時合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標和簽署合同過程的影像檔案和會議紀要，整個工程起止過程材料十分齊全、準確，足以證明合同招投標過程主要是合法合規的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據材料（如設計變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機關認為該工程的合同檔案資料完整規范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規范性非常重要。
（二）明確、規范合同管理流程，保證合同檔案收集及時、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業工程程序、工作流程中規范各部門的工作行為，保證企業工作的規范化。合同主辦部門應及時收集、整理合同簽訂、履行等相關資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時合同主辦部門就將合同正本及相關資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應在規定時間（如10個工作日等）內取得對方簽章的正式合同文本，及時交合同歸口管理部門歸檔。履行時間長的合同當雙方主要權利與義務履行完畢后應及時交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內容的規范要求合同檔案的全面性與準確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質量。合同檔案的收集應及時才能保證其齊全完整，合同文本一經簽字、蓋章、公證后應實時歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數據資料等是確認雙方權利義務的重要憑證，合同主辦部門經辦人應隨時收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規范明確責任單位和責任人、健全責任網絡外，還要明確規范收集范圍。一般情況下，一般性合同應歸檔的材料包括以下幾個方面內容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術協議，方案書等。（4）變更、轉讓、終止等合同補充協議 （有補充協議的不可缺） 。（5）合同資信資質材料，包括：對方營業執照、資格證、特種經營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權委托書。（6）合同簽約依據性材料，包括：詢比價及招投標資料、意向書、備忘錄、會談記錄、中標單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產生的應歸檔）包括：送達回執或確認書、往來信函、電報、傳真、電子郵件、質量異議書、催款通知書等。（8）合同驗收材料，包括：合同竣工（交貨、發貨）確認單、驗收確認書、測試報告、工作報告、驗收報告。（9）合同終結表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內容外，還包括合同形成過程中的有關上級主管部門及政府（或相關部門）報批文件、批準證書、領導批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關材料以及每份文件的頁數等方面都應保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個項目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時根據合同統計臺賬與檔案移交清單認真核對，并檢查檔案質量。有合同管理軟件運行條件的單位可將電子文本實時邏輯歸檔，再按規定進行合同檔案實體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內相關資料的有機聯系，保證合同的完整性；應當充分利用原有的整理基礎，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負責合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統一交合同歸口管理部門整理。對單項合同（如采購、單項工程、融資借貸）及系統性較強的合同（如建筑、財務等），在整編中可多設一級類目，使合同檔案間關系更加清晰。檔案管理部門要肩負起合同檔案指導責任，指導相關業務人員按規范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開發利用，維護企業合法權益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統、方便、快捷的查詢信息系統相當重要。檔案管理部門應及時編制合同檔案檢索工具，及時有效地提供合同檔案利用服務。合同檔案的利用應制度化，按保密規定設定利用者權限，并按規定進行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現代數字化管理手段建立合同管理應用系統，并與檔案管理系統通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運轉效率，通過網絡實現瀏覽、快捷傳輸、實時歸檔、實現資源共享，便于服務企業的生產經營。
二是加強對企業管理人員業務和相關法律知識的培訓，增強工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實例的編寫是凸顯檔案價值，促進檔案工作的發展。
綜上所述，合同檔案的管理通過制度規范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關鍵點，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規范，對維護企業的合法權益，促進企業生產經營持續發展具有重要意義。
參考文獻：
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。是與其他法律關系主體之間設立、變更、終止、民事權利關系的局面文件，包括合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形的表現所載內容形式。合同管理是對企業各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎管理，合同管理也是企業管理的一個組成部分。
筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。
1.合同檔案的收集
合同的收集質量的好壞直接影響到合同檔案工作的質量。企業對合同的簽訂是統一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關職能部門進行了專題討論，并對招標項目合同承辦部門、貨物驗收和票據結算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責分工等問題作了進一步明確，對合同簽訂程序進行有序的結合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設工程等合同，由于工程規模大，時間跨度長，這對招標項目合同管理中出現的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。
企業合同收集的種類有企業買賣合同；財務審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設中心的建設工程合同；科技管理部的技術合同；企業法人委托合同；企業員工的行紀合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。
2.合同檔案的整理
收集是檔案工作的基礎，整理是檔案工作的升華，檔案科學的管理基礎在于檔案整理的科學性，整理的混亂必然導致管理的混亂和利用的困難。而要科學的整理立卷，科學的整理，關鍵要選擇適當的整理方法。根據國家檔案局版發的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發揮合同檔案的作用。筆者結合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機聯系，更加體現整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經濟價值。
2.1合同檔案按照年度分類法
廢棄立卷，以件當家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進行保角。保角采取環保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補充歸檔。
2.2編制合同檔案目錄
筆者認為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當今是電子信息飛速發展的時代，同時為了保持紙質檔案的安全完整。
2.3填寫備考表
備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補充、移出、變更等情況進行說明，對案卷的完整與完善的體現，在備考表中給予注明。
3.合同檔案的利用
關鍵詞：合同檔案；檔案管理；措施
隨著市場主體法制觀念的不斷增強，市場交易行為日趨規范，合同檔案數量與日俱增，在不同領域發揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬件，累計已達26萬余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經驗，也存在一些需要探討的細節問題。下面以中國聯通河南省分公司為例，從三個方面對合同檔案管理的做法進行梳理、探討。
1 合同檔案的收集
1.1 收集時間：合同檔案有其自身的形成和運動規律，有的合同在幾天或幾周內即可履行完約定事項，比如辦公用品的采購合同，有的合同履行時間較長，需要幾年甚至更長的時間，比如重大建設項目類合同等，這些特點決定了合同檔案的收集時間宜根據具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個歸檔年度內的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據合同履行進度，分階段收集履行周期較長的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時歸檔，提供復制件作為履行合同的依據；三是隨時收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。
1.2 收集內容：合同檔案的內容應包括合同審批、招投標、簽訂、履行、變更、終止、爭議解決等與合同有關的文件材料，不能局限于合同本身，應做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個方面：
1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關的技術背景資料、可行性論證、技術評價報告、招投標文件、審批文件、審簽單等。[2]
1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時應以正本為準，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應當將正本和副本同時歸檔保存。
1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補充協議、爭議解決、法律訴訟、備忘錄、項目驗收等。
1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內容、性質、管理模式等所決定，但應從源頭、過程進行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]
1.3.1 系統內合同的收集：對于通過合同管理系統進行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環節，沒有檔案人員的歸檔確認信息，合同無法進入履行環節和合同款的結算，為合同檔案的齊全完整提供了切實有效的管控手段。
1.3.2 系統外合同的收集：對于通過傳統方式簽訂的系統外合同，在合同簽字蓋章環節由負責合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經辦人應登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負責移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時留存一份歸檔。
2 合同檔案的整理
2.1 合同檔案的分類?，F行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個單獨的一級類目進行管理，但不同規模、不同性質的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個單獨門類，并在檔案管理系統中設置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認為，合同檔案管理應遵循現行檔案分類大綱，按問題或機構將其歸入不同的類目，不宜單獨作為一個獨立門類進行管理，以維護現有分類方案的嚴整性，避免出現“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現象。同時，為便于合同檔案的日常管理和開發利用工作，可借鑒文書檔案中的發文匯集管理模式，將合同及其相關文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號排列，進行獨立管理。這樣既不改變現行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統計和利用，同時保證了工程、科研、設備等檔案的完整性和成套性。
2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價值為依據，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標準不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標，合同條款規定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據之一。再次，合同標的涉及設備、土地等使用年限應作為考量因素。最后，考慮合同續簽優惠條件等因素，根據設備的更新換代情況適當延長合同檔案的保管期限。比如，再次采購同類型設備或其升級換代產品，可給予合同總價15%的優惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應當有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法?？梢?，盡管鑒定合同價值并無具體標準可循，但只要善于綜合各方面信息，運用全面的、辯證的、動態的觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。
2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時，無論按機構還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進行整理。其次，按照結論性文件在前，依據性文件在后的原則排序，不宜簡單機械地按文件形成時間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當于正式公文的定稿，應將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機聯系、主次分明、條理清晰。
2.4 變更、續簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時，由于一定法律事實的出現而使合同內容發生改變。文書檔案中合同歸檔時一般以年度為單位，對于跨年度簽訂合同變更或補充協議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統計；二是原有檔案有統一的編號，插入文件時將造成編號的混亂；三是增加新歸檔合同需要調整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補充協議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關聯合同檔號及存放位置。
2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫
2.5.1 文件編號。不同單位的合同簽訂都有自己獨立的合同審批流程和合同號的編制規則，填寫文件編號時，應以本單位的合同號為準，而不是合同他方編制的合同號。
2.5.2 責任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責任者為兩個或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責任者應填寫合同他方，便于查詢和管理。
2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯合行文，以最后一個合法簽訂人簽署的日期為準，因為只有合同各方全部簽字蓋章后合同才能正式生效。
3. 合同檔案的信息化建設
3.1 合同管理系統中電子印章的技術處理方法。一些合同量較大的單位都建設了合同管理系統，通過系統審簽合同有利于嚴格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方沒有使用系統，也可能使用不同的系統，不太可能使用同一系統進行同一合同的審簽，合同簽署環節加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實現，應通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。
3.2 檔案管理系統中合同檔案的模塊設置。根據前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨門類進行管理，但在檔案管理系統中設置獨立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因為文書、科技等類型檔案的著錄項目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權簽約代表、合同對方等。但在編制檔號時，仍然按照所歸入的門類正常編號，并在備考表注明參見號。
3.3 合同檔案的數字化管理。合同檔案的數字化管理即利用OCR、存儲、數據庫等技術手段，通過數據交換、轉存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉化為數字化的檔案信息，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現資源共享的工作機制。主要途徑如下：
3.3.1 搭建系統橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設了網絡版合同系統和檔案管理系統，通過建立聯網的系統間數據交換接口，實現已辦結合同數據自動轉換、存儲到檔案管理系統，直接實現合同檔案的數字化管理。
3.3.2 下載轉存數據。對于因經濟、技術等原因無法建立系統間數據交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉存到檔案管理系統，以實現合同檔案的數字化管理。
3.3.3 掃描掛接數據。通過掃描、拍攝等方式，將紙質載體的合同轉化為電子合同，并進行技術加工和處理，通過批量數據掛接方式，實現合同檔案的數字化管理。
結語：SOX（薩班斯）內控檢查和內部審計越來越嚴格，對境內外上市企業合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強化合同檔案規范化管理，有助于提升企業基礎管理水平。
參考文獻：
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[3]儲玲.試論合同檔案必須實現全面質量管理[J].機電兵船檔案，2009（5）：33～34.
論文關鍵詞：合同檔案,歸類,管理,措施
1 企業合同檔案的特征
要想分析企業合同檔案的分類管理，就必須掌握企業合同檔案的特征，具體包括以下幾點。
1.1 法律性
人類社會中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對于經濟社會而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內容包括合同變更、簽訂和終止整個過程，因此，合同檔案具有法律特征。
1.2 憑證性
在市場競爭日益激烈的背景下，會引發較多的經濟糾紛。合同既是當事人履行合同義務和權利的憑證，又是法院及仲裁機構處理和解決糾紛的一種法律依據。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。
1.3 規范特征
合同的簽訂、變更和終止等環節，必須要在合同法允許的范圍內執行，也因此，賦予了合同檔案規范的特征。就合同的內容和形式等方面而言，合同法均有明確規定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內容方面，對合同的當事人姓名、數量、價款和住所等一般條款做了明確規定；還特別規定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應的法律效益。將合同作為檔案保存時，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護當事人的合法權益。
1.4 相關文件多
企業合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個有關材料，例如，簽訂前的洽談、招投標，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請函、招標書、投標書、評標報告、會議紀要、議價單、會簽審批表及解除協議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。
1.5 合同檔案數量多
與行政機關相比，一個完備的企業，每年內制定的合同檔案相對較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業合同檔案的管理。
2 合同檔案集分式歸類方法分析
2.1 以集分式歸類原則為中心
從舊版及新版電力企業檔案分類表來看，主要是依據科技檔案和文書檔案進行歸類，科技檔案包括電力生產、科研項目和建設項目準備。而文書檔案包括行政管理和經營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統計管理。對合同檔案進行歸類時，要以集分式分類原則為中心，依據《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。
2.2 集分式分類表
根據我國合同法有關規定，適用于企業的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運輸合同，委托合同，技術合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術合同及建設工程合同9種。依據有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號。
有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規定中，確定其規則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規定中，未確定其規則及名稱的合同。本科會計畢業論文
2.3 分類表的使用法方法
將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號以及件號共同組成檔號，年度為簽訂合同的年份，與合同相對應的具體分類號碼為分類號，件號是在相同年度、相同分類號中，按照合同簽訂時間順序制定的流水號。“—”作為代碼間裂解符號，代碼用阿拉伯數值0～9標注。例如：2014—62—002，該檔號表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。
3 合同檔案歸類管理的注意事項
在把合同方案轉交至檔案室前，企業要安排一個部門，做好辦理合同的相關工作，防止出現辦理人員和部門相對分散，無法做好合同材料收集工作。
對合同編號實行統一編制，并由合同主辦部門負責，從而有助于合同材料的統計、保管和利用。要按照相關原則編制合同編號。諸如，將合同分為幾大類，同時采用特定符號標記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據時間順序，在類別號里編制流水號。獨立性是各個合同編號的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號排列法，對未移交的合同材料進行保管，從而實現簡便、快捷地查找相關合同材料。
移交前，由合同主辦部門統一負責收集合同材料，并保管好。相關文件多和合同檔案數量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時，要將與合同有關的一切文件資料進行收集。檔案室要監督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協調，確保合同檔案的完整性。
合同主辦部門在規定時間內，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉移至檔案室。對于此類檔案，先由合同主辦部門進行收集和保管，待合同辦理時間確定后，轉交至檔案室。
4 結語
企業合同檔案管理，對企業的發展起到極其重要的作用。傳統合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統計管理。對于企業合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實現對于企業合同檔案的有效管理。由此得出結論，在企業合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實用，更符合企業合同管理的需求，能夠在企業合同檔案的查找、使用及統計中達到顯著效果。
參考文獻
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1 現階段企業檔案管理工作中的問題
（一）合同檔案管理工作不受企業重視
目前很多企業的領導重視業績高于一切，以為檔案管理就是結束工作后的收集資料，也沒有專設檔案部門，這種不重視企業檔案管理工作，沒有完善的合同管理制度，對于合同管理過程中出現的問題沒有及時認真的產生防范意識，導致部門和個人都沒有明確的崗位責任心，更加沒有監督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導致不必要的經濟損失。此外，現在的合同管理人員大多是兼職，不是專業的合同人員，他們對自己的工作性質存在認知偏差，缺乏對于合同管理工作的基本認識，他們的合同管理知識體系不完善，甚至沒有任何專業知識。正因為如此，他們在收集完檔案資料后，很少會及時歸納整理，經常會出現由于不及時歸檔合同資料導致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過于頻繁也是合同檔案管理工作錯誤頻發的原因之一。
（二）合同檔案資料收集困難
有效的合同包括當事人信息、標的、數量、質量、價款、履行方式、違約責任、解決爭議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復雜環節。出于對自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側重點，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責任方達成共識，并在合同上簽字，使合同產生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長，流程復雜等特點，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風險，不利于部門開展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會產生合同檔案收集中斷、或是意見不統一又要重復協商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時性、規范性得不到有效保障。
（三）合同檔案管理工作不夠規范
大部分中小企業沒有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業合同管理中，合同內容不完整成為了普遍?F象。有些合同承辦人沒有基本的合同法知識，法律知識體系不完善，也是導致合同內容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規范，對合同檔案的質量也有影響，合同承辦人不盡責，缺乏責任心，在工作中經常會出現地址、數字、格式等可以避免的人為錯誤。在實際合同管理中，管理人員多會依照自已的思維和習慣來對合同檔案進行歸納和分類，沒有依托相應的合同管理專業制度，這會加重日后檢索的困難，使需要歸檔的合同檔案條目不清，難于整理。
2 企業檔案管理工作改進意見
（一）統一企業合同檔案的歸檔范圍和分類方法
合同檔案的分類整理說白了就是合同的分類整理，以項目建設企業為例，合同可以分為勘察、設計、設備采購、建安施工和監理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設計、采購、建安工程、監理、技術服務和其他等。再將合同文件按照合同前期準備文件、合同簽訂文件、合同執行文件分成三個類型。
另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現代化的數據庫及信息索引技術可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內容等信息。
（二）明確企業合同檔案的責任人和責任部門
根據《企業檔案工作規范》中的規定，本項目負責人和企業內負責本項目的各承辦或職能部門，有責任保證本項目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統性；項目文件形成者和企業內負責本項目的各承辦或職能部門，應負責收集合同文件，并對合同文件的完整性、準確性和成果質量負責；需要歸檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時負責整理和收集，并對其整理質量負責。
合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業未來的發展，企業領導應重視合同檔案管理工作，制定切實可行的追責制度，將合同檔案管理職責明確到部門及崗位職責上去，明確獎懲制度，對于出現問題的部門及個人予以適當的懲罰，對于業績優秀的人員應予以嘉獎，以此來調動員工的主觀積極性，培養更多熱愛檔案事業的年輕人。
（三）加強合同歸檔管理人員專業技能培訓
企業管理人員應該定期給合同歸檔管理人員提供培訓，逐步完善員工的法律知識和合同管理知識，提高員工業務綜合水平。要求員工定期匯報工作情況，保證領導能夠及時發現檔案管理工作中存在的問題和隱患，提早解決。同時將績效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎金、晉級評定掛鉤，加強合同管理人員的崗位責任心和自信心，增強員工主觀能動性。此外，企業的合同歸檔管理人員應盡可能保持固定，培養專業人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續性。
合同管理人員本身也要積極提高自身綜合業務水平，把握原則，懂得斡旋，當不同的合作單位之間，企業各部門之間，特別是領導與項目負責人之間存在意見分歧時，要勤跑腿，多動嘴，按照主要領導的主張去溝通，在溝通中求大同存小異。其次要變被動服務為主動服務，將滿足用戶的需求擺在首位。
關鍵詞：農村土地流轉；檔案管理；信息化管理；制度化
隨著社會經濟的發展，農村生產結構也在逐漸發生變化，土地作為生產資料在遵循家庭承包經營為基礎、統分結合的雙層經營體制的情況下也隨之發生自由承包或流轉以解放生產力優化資源配置。因此，農村土地流轉合同檔案管理務必以《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）及《檔案法實施辦法》為基礎和指導，根據當地的實際情況尋找一種合法、合情的檔案管理辦法。
一、農村土地流轉合同檔案管理亟須規范化
土地是我國農村重要的生產資料，隨著經濟結構的變化，農村土地流轉現象越來越多，城鄉建設頻繁征占用農戶承包地，農戶土地承包狀況時常發生變動，這就使得相關合同和檔案管理工作規范化顯得尤為重要，一方面關系到切實維護農民的正當權益，另一方面有助于促進黨的農村土地承包政策的落實與貫徹，事關農民土地承包權益的維護保障。
調查顯示，由于種種原因，當前許多地方農村土地流轉檔案的管理不夠規范化，保護措施疲軟，諸如：有的地方不能對相關合同和檔案材料及時立宗歸檔，可能導致信息遺失；還有工作人員變動時對檔案資料交接不到位，也容易造成信息遺漏和檔案損失；再者就是傳統的書面辦公中存在的材料填寫不規范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現出當前許多地方的土地流轉合同管理沒有跟上社會經濟的發展步伐，不符合《檔案法》的規定，更與農村土地承包管理規范化和制度化的精神相悖，甚至帶來實際的消極影響，給維護農民土地承包權益工作帶來重大影響。
二、如何完善農村土地流轉檔案管理工作
各級單位要充分認識到農村土地流轉合同規范管理的緊迫性，在國家相關法律法規的基礎上探索契合當地實情的管理方式，加強責任意識和憂患防范意識，以期確保檔案的完整與安全，為妥善解決農村土地流轉和經營中的糾紛、依法維護農民土地流轉權益奠定基礎。
1.普及檔案管理法制知識，提升管理能力
檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制，要注意宣傳法制知識。首先，要進行分級培訓。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點知識和案例進行全面化的分級培訓，加深大家對《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理條例》以及土地流轉相關法律法規的理解和認識，促進各單位依法開展檔案工作。其次，要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學習法制內容后進行全面的考核，考核合格后領取《法制培訓合格證》，然后才能參加檔案管理工作，這樣一來就可以將法律學習培訓納入全員崗位培訓內容，在綜合培訓中加強法律知識的培訓，以增強全員的法律意識。
2.明確管理責任，嚴格依法歸檔
各級單位對土地流轉合同檔案管理有不同的針對對象和責任，明確管理權限和責任是規范管理的基礎，只有這樣才能落實依法歸檔，才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責任的相互推諉。比如，簽訂五年或五年以上土地流轉合同的，必須一式五份，縣、鄉、村、當事人各存一份，還有一份由鄉鎮管理機構集中向當地綜合檔案館移交備份實行一體化管理。另外，土地流轉過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管，不得遺失。
一般來說，目前土地流轉相關歸檔中的土地承包經營權登記申請書、農村承包土地調整方案批件、土地承包經營權登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經營權權屬證明文件、現場勘界確認材料、公告材料、登記核準文件、登記臺賬、權屬變更登記材料、登記發證原始材料、登記管理信息系統備份等交由縣級人民政府農村土地承包管理部門歸檔保存；土地承包工作小組名單、承包土地調整方案、土地承包方案、土地流轉委托書等檔案材料，由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座，責任由歸，防止管理上越俎代庖造成混亂，杜絕責任追究中李代桃僵等不規范的事情發生。
3.嚴審檔案質量，規范收集整理
傳統的檔案大多是手寫體，其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規范管理中，土地流轉相關合同務必經過嚴審確保材料真實有效，要求數據準確、字跡工整、圖譜易讀，落款、日期及公章簽字等清晰明確，具有可標識性和合法性；紙質合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫，紙張及裝訂要嚴格按照檔案保護的要求，不易損壞和失散。
及時收集整理歸檔才能確保合同檔案的準確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度，責任到人，及時將合同信息及相關材料進行收集整理，完成歸檔。任何單位及個人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢，合同整理歸檔后，應編制目錄以備查詢。
4.注意安全保管，完善信息管理
合同和檔案的原始材料一般都是紙質媒介，如果遇到潮濕、水浸、燃燒等就會完全損壞，所以檔案管理要切實做好安全工作，具體做法如下：（1）土地流轉檔案管理設置專櫥，分專人負責，防止人為損壞、遺失；（2）做好各種防范措施，切實做好防蟲、防火、防水、防化學藥品、防污染等工作，防止非人為的破壞和損失；（3）不具有保管權限的檔案盒材料應及時交由相關法定部門進行保管，不具備保管條件的單位，應及時完善條件或暫交由上級部門協助保管。比如，縣、鄉（鎮）兩級檔案須依法在保管一定期限后及時、完整地向縣級國家綜合檔案館移交。
以上是筆者對農村土地流轉合同檔案規范化管理必要性的認識及策略要點。筆者認為檔案管理除了科學、合法的管理制度以外，我們還要建立健全監督檢查機制，尤其要加大對鄉（鎮）和村級檔案工作的指導督查力度，防止土地承包檔案損毀和丟失。對檔案管理不善和違規反紀行為要依法追究民事或刑事責任。
參考文獻：
[1]南京市檔案局.加強土地承包經營權流轉合同檔案管理[J].蘭臺世界，2010（09）.
[2]房山區經管站.“農村土地承包管理工作座談會”典型材料之一：房山區認真落實《農村土地承包法》加強承包合同規范化管理[N].中國農業信息網，2012-02-01.
關鍵詞:企業用工;勞動合同;風險
當前，全國大多數供電企業在勞動用工方面日趨規范，但隨著《勞動合同法》的實施，給企業的人力資源管理帶來了一場全新的革命，《勞動合同法》要求企業從勞動合同的訂立、履行、變更直至解除、終止都采用書面化管理，否則將面臨巨大用工風險。新形勢下，企業如何在勞動合同管理環節重新構造一個全新的精細化管理模式，以適用勞動合同法的要求，降低用工風險，這已經成為企業人力資源管理工作中的重中之重。
1、企業用工風險
1.1 用工機制風險
《勞動合同法》規定，勞動者在該用人單位連續工作滿10年的，“連續訂立二次固定期限勞動合同”等條件的，便可與該用人單位簽訂“無固定期限勞動合同”。這樣，企業將面臨“無固定期限勞動合同”用工比例的逐年上升，固定期勞動合同的期限從過去的短期化調整為中長期，勞動合同長期化趨勢不可逆轉的局面。由此，用人單位長期習慣于用勞動合同終止來調整勞動關系的方式已不適用。穩定就業的確對和諧穩定的勞動關系有益，但會減弱企業用工機制的活力，使企業競爭力減弱。
1.2 用工成本風險
這里指的用工成本風險是企業因勞動合同終止需支付的經濟補償金和新增的企業違規成本風險。
1)勞動合同終止成本風險
由于新法規定，企業終止合同需要支付經濟補償金，并且補償金基數由原來的終止前12個月的平均實得收入(扣除個人稅與費)調整為終止前12個月的平均收入(含稅與費)，而這個經濟補償金總是隱性存在，企業始終存在風險。
可能會有人認為，既然合同終止會產生經濟補償，那么企業不終止合同不是就可免除補償了。這是一個誤解，企業不終止合同，經濟補償只是暫緩發生而已。另外，大量的勞務派遣員工通過勞務派遣單位支付的經濟補償金也不能忽視，因為勞務派遣人員的勞動合同終止補償金是同樣適用法律規定的。
2)新增的企業違規成本風險
以下五項內容，都是新增的企業違規的成本風險。
(1)自用工之日起滿一個月未滿一年未簽訂書面勞動合同，用人單位應當向勞動者每月支付2倍工資。
(2)用人單位違反規定不與勞動者訂立無固定期限勞動合同的，自應當訂立無固定期限勞動合同之日起向勞動者每月支付2倍工資。
(3)用人單位違法解除勞動合同可能向勞動者支付雙倍補償金。
(4)用人單位不按法律規定支付勞動報酬、加班工資或經濟補償金，要按50%以上100%以下加付賠償金。
(5)用人單位有違法行為，導致勞動者解除合同，用人單位要支付經濟補償。
1.3 用工管理風險
用工管理風險是指用人單位用工管理不到位或用工管理不嚴造成的風險。
1)用工管理不到位產生風險
(1)不簽勞動合同就用工;(2)本企業工齡未連續計算;(3)非全日制用工不簽勞動合同;(4)合同到期不續簽。
2)用工管理制度不嚴產生風險
(1)規章制度不健全;(2)內容不合法;(3)缺少民主程序;(4)制度未使勞動者知曉;(5)制度缺乏操作性。
2、化解企業用工風險措施
2.1 化解用工機制風險
用人單位必須牢固樹立人力資源是企業第一資源的理念，以人為本，處理好靈活的用工機制與控制好無固定期勞動合同增長的關系。
1)嚴格把好招聘關
把好招聘關是勞動合同管理的開始，企業一定要樹立“招聘合適的人到合適的崗位”的理念，特別是在招聘錄用前書面告知員工錄用條件和做好考核錄用工作，絕對不能只看履歷，或讓應聘者經受心理測試等，忽視了招聘管理，放松了用工第一關，使企業喪失了試用期內單方解除權。
2)采用形式多樣的靈活用工
在法律允許的范圍內，盡可能保持用工機制的靈活性。進行崗位分析，有的崗位可以訂立完成一定工作為期限的勞動合同，有的崗位可以采用非全日制形式、外包形式、勞務派遣形式等形式多樣的靈活用工。
3)根據崗位性質和企業不同實際需求簽訂勞動合同
在企業發展不同階段，勞動合同管理有不同的側重點。企業可根據崗位性質和企業實際需求與員工簽訂勞動合同。再者，企業的性質也有不同，有勞動密集型企業，高新技術企業等，其崗位不同，對人員的需求也是不同的。因此，在市場經濟條件下，企業不可能都與勞動者簽訂無固定期限勞動合同。建議可對專業性較強的骨干崗位簽訂3至5年甚至更長期勞動合同，對替代性較強的熟練崗位也要按企業實際需求簽訂，期限也可3至5年或較長一點，合同期滿后，除少數人員留用外可終止合同。
4)控制好無固定期勞動合同
企業為了靈活用工，形成員工“能進能出，能上能下”的競爭機制，必須控制增長的無固定期限勞動合同。根據上述某上市公司測算，管理、技術崗位、班組長和技術工種崗位的可替代性較弱，無固定期合同可適當控制在70%以內;可替代性較強熟練崗位，無固定期限合同可控制在30%以內。企業總計無固定期合同比例一般控制在50%左右為好，以保持用人機制的相對靈活性。
2.2 化解用工成本風險
1)計提“終止準備金”，消化“終止”成本
勞動合同終止補償是在勞動合同期滿終止時發生，是潛在的用工成本。因此，企業可以通過設置勞動合同“終止準備金”來合理消化“終止”成本。企業可根據當年的平均工資計提1個月工資作終止準備金。如2008年1月1日之前訂立的勞動合同，企業終止補償2008年1月1日之后的年限。2008年1月1日之后訂立的勞動合同期滿終止的，企業終止補償該員工在本企業全部工作年限。計提“終止準備金”將勞動合同期滿終止時發生的一次性補償成本合理地分攤至每年用工成本，客觀反映企業的盈利能力。
2)杜絕違規成本發生
企業應依法規范用工，建立先訂勞動合同后用工和續簽合同領導審核制度，防止用工超過1個月未訂立勞動合同和違反規定不與員工訂立無固定期合同情況發生;按勞動合同或集體合同約定支付勞動報酬、加班工資;依法為員工繳納社會保險。企業依法履行義務和行使權利，杜絕違規成本發生。
2.3 化解用工管理風險
1)依法建立和完善勞動規章制度
企業應結合實際，建立合法合理的規章制度，健全勞動合同管理、考勤管理、招聘、年休假、保險福利、勞動定額、崗位標準與考核、獎懲等規章制度，不僅保障員工享有勞動權利、履行勞動義務，同時也保障企業依法行使管理權。企業在建立或修訂涉及職工切身利益的規章制度時應當依法經過民主程序和告知義務，保護好企業的合法權益。
2)加強勞動合同管理
企業必須建立勞動管理臺帳，勞動合同簽訂、變更、終止、解除臺帳;員工培訓記錄臺帳;員工考勤統計臺帳;員工醫療期管理臺帳;員工年休假臺帳;人事管理臺帳等，提高勞動合同管理水平，杜絕用工管理不到位和用工管理制度不嚴等弊病，化解用工風險。
3)加大勞動用工自查自糾
企業在用工時依法進行自我約束、自我監督，開展自查自糾可以及時糾正錯誤用工行為，減少企業損失。從用工基本狀況、勞動合同訂立、工作時間和工資支付、社會保險繳費、規章制度制定和完善等方面檢查，還可聘請專業單位檢查。自查中發現的問題要及時整改，以免造成損失。
