時間：2023-05-28 09:16:41
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【關鍵詞】醫院 人事檔案管理
做好醫院人事檔案管理不但可以不斷地提升一個醫院的管理水平，實現人事檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和醫療制度改革做出應有的貢獻。加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。在醫院人事檔案管理中明確檔案人員責任，維護人事檔案安全完整，確保人事檔案工作連續不斷有序進行，也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予人事檔案人員的職責。筆者認為人事檔案人員離崗離職之前認真做好檔案移交和做好醫院流動人員人事檔案管理工作在確保醫院人事檔案完整性中是兩個非常重要的環節。
1人事檔案管理的現狀
1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的
不斷改革發展，人才流動，醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案
管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2人事檔案人員離崗離職之前認真做好檔案移交
2.1《檔案工作業務建設規范》規定：“檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。”然而在實際工作中經常會忽視這一工作環節，存在如下問題：一是檔案交接不及時。二是檔案交接手續不嚴密。
2.2做好人事檔案交接工作，應采取如下措施：
1.2.1人事檔案交接要納入醫院的議事日程、工作程序和規章制度之中。做到人事檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的人事檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。
2.2.2人事檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，對于移交方來說在正式移交之前主要做到對所保管的人事檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數；對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統有序；按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格；撰寫人事檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做到了解移交單位職能活動內容和工作活動情況；向前任檔案人員了解檔案保管和人事檔案工作情況；必要時要了解或檢查人事檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。
3醫院流動人員人事檔案管理
3.1醫院流動人員出現檔案移交不及時，已辭職、辭退、解除勞動合同等流動人員人事檔案，有些沒有及時移交當地人才服務中心，有些沒有人事權的單位擅自保管流動人員人事檔案，造成部分流動人員人事檔案丟失、材料不齊全、手續不完備等情況。有些人由于種種原因不顧組織是否同意，舍棄檔案一走了之，新用人單位還可以在當地人事部門的幫助下為其重新建檔。人事費普遍過高，也是導致“棄檔”的重要原因。
3.2為了保證醫院流動人員人事檔案的真實性、嚴肅性，促進衛生事業單位人才合理流動時流動人員人事檔案的完整性、真實性，應該加強對其的管理，認真做到以下幾點。
3.2.1加大宣傳教育的力度，營造人事檔案規范化管理氛圍要加強領導，廣泛宣傳流動人員人事檔案管理的政策規定，提高檔案管理人員整體素質，建立檔案管理人員業務培訓機制，定期對檔案管理人員進行業務培訓，努力提高檔案管理人員的業務知識和管理水平。
3.2.2明確職責，理順關系。本著對流動人員高度負責的態度及時與他們進行溝通與協調，明確各自的人事檔案管理范圍。根據《流動人員人事檔案管理暫行規定》，專業技術人員和管理人員的檔案應當移交人才服務機構管理，并建議流動人員的人事檔案應當打破身份、學歷、職稱、行業等各種限制，由政府人事部門所屬的人才服務機構統一管理。同時強化流動人員人事檔案管理的公共服務職能，應以服務為主、適當收費的辦法減少“棄檔”現象。
4結論
人事檔案是反映個人經歷、德才能績、工作表現的真實歷史記錄。醫院人事檔案管理是為醫院人力資源管理和利用創造條件、提供相關人事數據和信息支持的重要活動，在醫院人才開發中起到了人才“信息庫”和“資政院”的重要作用。在醫院人事檔案管理工作中，增強檔案管理意識，更新人事檔案管理的服務理念，改進人事檔案管理方法，提高人事檔案管理人員素質，人事檔案人員離崗離職之前認真做好檔案移交和做好醫院流動人員人事檔案管理工作，盡可能地將個人人事信息客觀、真實、系統、全面地提供給組織人事管理部門，積極對人事檔案進行開發、挖掘和利用，使其發揮最大化地利用效力，將是人事檔案工作者努力的方向，也是今后醫院人事檔案改革的主導方向。
參考文獻：
【關鍵詞】醫院;人事檔案管理:信息管理
1人事檔案管理的現狀
人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。
1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的
不斷改革發展，人才流動，醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案
管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫院人事檔案管理的設想
隨著醫院規模的不斷擴大，分院和經濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強對人事檔案管理目的和意義的認識醫院
人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。
2.2加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛生技術人員業務檔案建立衛生技術
人員檔案，對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況;學歷、學位證明;繼續教育及專業技術進修證明、證書;專業技術工作總結;參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。②專業技術資格任職材料:專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛生技術成果材料:著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價材料;參加專業學術會議的證書、證明;優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀;專業技術失誤差錯材料。衛生技術人員業務檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。
2.3.2實行人事，促進人事檔案的社會化開放式
管理人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。2.3.3建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理
系統建立有效的人力資源信息系統是實施醫院信息化管理系統的基礎，是實現醫院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人事信息系統，完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放，醫療保健系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4提高檔案管理人員的素質新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發計劃和企業文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為企業發展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫院要將檔案人員的培養納人醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
2，5加強人事檔案管理的現代化手段圖增加資金
投人，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。
人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規劃和戰略目標的設定，使我們認識到自身工作的價值及業績。總之，平衡計分卡通過指標分解讓職工參與管理指標的設立，讓員工都了解醫院的戰略規劃，認識到自身工作對醫院戰略及整體業績的作用，從而提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益。
【參考文獻】
人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分,它是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。隨著我國政治、經濟體制改革不斷深入,我國人事制度改革也不斷加大,人事檔案工作出現了許多新情況和新問題,人事檔案工作管理顯得尤為重要。
一 、人事檔案管理工作中存在的問題
人事檔案出現的各種問題,原因是多方面的、深層次的,也不是一兩個部門、一個地區的事,它是全社會共同要面對的問題,是社會發展到一定階段必然要出現的問題,關鍵是解決問題,要根據發展要求,賦予其新的生命力,更好地為經濟發展服務。人事檔案作為最原始的信用記錄,不能沒有,其功能不僅不能弱化,反而更要豐富,要強化。人事檔案管理工作中村子存在的問題有以下幾個方面:
(一)管理力量薄弱,管理水平偏低,管理方法落后。
隨著人事制度改革的逐步推進,機構調整、科室重組、人員競聘上崗,原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動、退休,大部分人員沒有經過專業檔案知識培訓,對檔案的管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解,檔案收集意識淡薄,而且大多數檔案人員身兼數職,對檔案工作精力投入不足,日常業務往往只是將材料放入檔案盒,沒有及時整理歸檔,嚴重影響了檔案管理水平。隨著當前企業規模不斷擴大,員工數量不斷增多,檔案數量也與日俱增,檔案管理難度增大,有關的管理措施未跟上。
(二)立卷不規范,案卷質量不高。
一是檔案材料內容填寫前后不一,如參工時間、出生日期等;二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙,但現在的公文材料、學歷材料等基本上是A4紙,紙張大小不同,致使有的表格超過裝訂線,給立卷工作帶來了麻煩;三是材料歸檔不準確。有點不該歸檔的材料歸了檔,而該歸檔的零散材料卻沒有歸檔;四是檔案材料短缺。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多,而反映個人的能力、技術特長等方面的內容少,這些都會直接影響案卷的質量。
(三)人事檔案管理的科學化、信息化程度不高。
隨著科學技術手段的不斷更新,人事檔案信息管理系統已得到普遍采用,計算機信息的水平也在不斷提高,但計算機技術還沒有在人事檔案管理工作中廣泛運用,如檔案目錄等仍習慣于用手工操作,這樣既不利于檔案的保管,又影響工作效率。
(四)人事檔案利用工作水平較低。
對人事檔案管理者來說,無論是收集整理,還是鑒別、保管,都是為了提供檔案信息,服務于干部人事工作,為人事決策提供參考依據,其目的在于利用。當前的人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象,檔案服務開發意識差。即使是使用,范圍也有限,查閱的大部分內容是簡歷、職稱、學歷、工資情況等,而且是需要者找上門才提供利用,工作處于一種被動服務的狀態。
二、關于人事檔案管理的建議
(一)建立健全科學合理的人事檔案管理制度。
制度是做好工作的前提和保障,人事檔案的性質決定了檔案工作室一項瑣碎繁雜、非常嚴肅的工作。因此必須結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要,進一步建立和健全各項檔案管理制度,嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事。使檔案管理工作有規可循、有章可依。人事檔案管理活動中,對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度,必須要進行改革,及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度,使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據,舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴謹、科學;檔案的借閱應根據具體情況具體分析,對人力資源管理部門及其他部門應有所區別,注意檔案安全;檔案的更新應及時、準確、完整,尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。
(二)改進檔案的檢索與查閱方法。
改進檔案的檢索與查閱方法,實行計算機管理,提高檔案管理的信息化。對干干部人事檔案的檢索,無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行,這兩種方法均有一定的科學性,但用記起來費時,用起來繁鎖,工作效率低。為提高效率,可考慮采取以英文字母的順序號進行編排,便于記憶,利于查找,提高速度。同時,為提高檔案管理水平,可以采用計算機管理人事檔案信息,研究建立兩個系統:檢索系統和利用系統。同時,運行干部人事檔案原件管理系統,使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件,不僅可以提高查閱檔案的速度,同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。
(三)實行計算機管理,提高檔案管理的信息化。
人事檔案管理工作的科學化、現代化既包括管理手段的科學化、現代化,又包括管理理念的現代化、科學化。管理手段的科學化、現代化,最終是要在建立一個以員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統。而這個系統的初步要求則是建立人機結合的技術性管理系統,實現人事檔案的計算機管理,使查檔人員利用計算機在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件,不僅可以提高查閱檔案的速度,同時也有利于人事檔案的保密和安全。
(四)引進高素質人才,加強人員培訓,提高人員素質。
人才是事業的基礎,是社會前進、發展的動力,做好新形勢下的檔案管理工作必須有一支綜合素質和業務水平過硬的人事檔案管理的工作隊伍。對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經濟時代,檔案人員應當通過人事檔案主管部門的培訓考核取得崗位合格證后方能上崗。在現代化程度不斷提高的今天,引進高素質的檔案人才是檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時,也應注重對現有檔案人員的培訓,使其適應新形勢下的新要求,從而全面提高檔案管理人員的素質。
(五)增強服務意識,積極主動的提供利用。
人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供,所以人事檔案管理人員應認清形勢,擺正位置,端正態度,增強服務意識,改變長期以來坐等上門的被動服務方式,增強服務意識,積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。人事檔案管理服務于人力資源管理,促進人力資源管理,是人力資源管理工作的基礎。
(六)、利用現代化管理手段。
我院是一所功能齊全、設施完備、集醫療、教學、科研、預防、保健、康復為一體的綜合型二級甲等醫院，全縣基本醫療保險定點醫院，1998年被授予國際愛嬰醫院，1999年被確定為國際緊急求援中心網絡醫院，被全國政協、國家衛生部、中華醫院管理學會授予“全國百姓放心示范醫院”稱號。在職職工有610人，擁有一支高素質的醫療衛生人才隊伍，其中碩士2人，中高級職稱人員316人。醫院人力資源部對人員的基本資料的歸檔案管理，讓領導對每位職工有一個合乎實際的了解和掌握，為醫院選拔人才、使用人才、評估人才、考核人才提供著重要的依據，借助人事檔案傳達的人才信息，以達到知人善任和人盡其才。
目前醫院人事檔案管理工作中存在以下幾個問題：
一、檔案資料不齊全：人事個人檔案以履歷表、職務變動、工資變動為主，這些資料不能全面反映醫務人員個人能力、業績等情況。
二、檔案材料內容重復：如出生年月、參加工作時間、文化程度、工作經歷等信息，重復填寫的內容較多。考核性、鑒定性材料中程式化定性描述過多。
三、檔案管理不規范：因為對人事檔案的不重視，就存在人事檔案管理規章制度不健全或有章不循等問題的發生；而紙質檔案在借閱利用后經常造成污染、破壞、缺損或遺失；因庫房條件的限制，較難避免霉變、氧化、蟲蛀及鼠類的破壞。
四、檔案利用價值不高：由于人事檔案內容的不齊全，無法反映出本人德、能、勤、績、執業資格、職稱評聘、職務升降等方面的情況，不能客觀地反映本人的真實全貌，其利用價值被相應變低，從而導致醫院對人事檔案管理意識的進一步淡薄。
近年來，隨著醫療衛生事業的不斷發展，醫院領導班子越來越重視人力資源的開發與管理，向醫院人事檔案工作提出了新的要求，如何更好地為深化醫院內部管理體制改革提供服務，是人事檔案管理工作者需要正確面對和認真思考的重要問題。
1 加強人事檔案的收集：人事檔案材料的收集工作是做好人事檔案工作的基礎，也是豐富人事檔案內容和開展提供利用工作的根本前提。首先對醫院人事檔案進行分類，包括個人履歷、考核、學歷、職稱評聘、政審、獎懲、任免、工資等，內容多，涉及面廣。檔案材料的形成除個人提供外，還可由辦公室、黨委、醫務部、護理部等部門提供。檔案管理人員應主動與材料形成部門聯系，掌握材料形成規律，做好平時經常性的收集歸檔工作。對收集到的檔案材料從手續是否完善，表述是否準確、精練，觀點是否明確方面進行認真細致地鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期進行糾正再歸檔；對于不屬于歸檔范圍的材料及時退回給相關部門，做到不散失、不積壓。對收集的人事檔案材料要及時裝訂入卷歸檔，裝訂檔案要做到整齊、美觀。
2 改進檔案管理辦法：以往由于條件有限，醫院人事檔案目錄一直是手寫，查閱檔案極不方便。隨著科學技術的不斷深入和發展，電子技術突飛猛進，改進檔案的檢索方式，檔案的現代化管理已提上日程。實行計算機管理人事檔案信息，有利于提高檔案管理水平和工作效率，也為推動醫院人力資源管理和醫院發展，加快步伐，在醫療、科研、教學及聘任、選拔人才等方面將發揮出更大的作用。
3 人事檔案制度化管理：人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會使我們無章可循、無所適從。因此，我院要參照國家有關法律法規，結合本單位工作的實際情況，建立起一整套檔案管理制度，使人事檔案管理制度化、規范化。醫院人事檔案工作人員要嚴格遵守和落實檔案管理制度，建立查、借閱檔案登記本、檔案轉入轉出登記本、檔案庫房溫濕度登記本、銷毀檔案登記本，及時辦理登記手續，醫院檔案工作領導小組要督促檔案制度的落實，及時發現問題及時解決。
【關鍵詞】干部人事檔案；管理；利用；創新
在現實中，人事檔案管理往往容易被企業單位所忽視，隨著新時期黨的新要求部署，對干部人事檔案管理和利用提出了新的要求，更高的標準，越來越重視人事檔案的管理，現行的一些人事檔案管理和檔案利用方面的不足逐漸凸現出來。
一、 干部人事檔案，管理與利用中主要存在的問題
（一）始終未能認識到檔案管理的重要性。長久以來，檔案管理人員甚至企業未對人事檔案管理予以足夠的重視，認為檔案管理不過是保存曾經的歷史信息記錄，甚至個別的新員工不知道有個人檔案的存在，也不知哪些該歸檔，從領導到具體的管理人員也存在得過且過的思想，導致長期不重視人事檔案，管理制度不嚴，人事檔案工作長期處于不被重視，被動應付的狀況。
（二）管理人員配置不足。目前許多單位的人事檔案管理人員都是兼職，沒有專職人員分管人事檔案工作，管檔人員平時沒有時間整理檔案，只在需要時才會去檔案室查閱，加之長時間的無專人管理，致使企業或單位的檔案管理工作根本無法達到標準化的要求。檔案存放凌亂、部分檔案內容缺失等問題更是常見，甚至有部分材料根本未經專業處理，只是機械地放入歸檔，入檔不及時，沒有分類、歸檔、鑒別。在平時工作中也常出現以往檔案歸檔不及時，導致部分檔案在使用時所查無據，影響工作中的使用。
（三）檔案交接方面的問題。首先，檔案交接不及時，部分單位根本未對檔案交接工作給予足夠的重視，領導也未能做到嚴格把關。于是，常常出現人員離崗，其檔案仍在原單位的情況出現。此外，由于未能及時辦理檔案交接手續，致使檔案數量、檔案真實性等問題責任不清，長此以往便會產生歷史遺留問題，更是無法得到有效解決。其次是檔案交接手續的不規范。根據檔案管理的相關規定，檔案交接是一項責任極其重大且不容一絲馬虎的工作，且應指定專人負責檔案的交接工作。然而現實是，由于基層單位檔案管理人員職位的頻繁變更或離崗，為方便起見，管理人員的交接未能按照規定程度來執行，該查不查、該簽字不簽字等現象更是屢見不鮮。再次是對檔案交接工作的監管不嚴格。按照檔案管理的相關規定，檔案交接過程必須接受領導的監督，待領導確認并簽名后方可生效。然而部分單位領導將檔案交接的監督工作視為其他事務，認為這是檔案人員之間的事而與自身無關。從而面對檔案交接工作，往往只是簽個字，沒有遵循首問負責制，甚至從不過問檔案交接的準備工作。1.人事檔案內容失真。在人事檔案審核工作中，經常發F個人檔案內容中出生年月公歷、農歷隨意填寫，有的出生年月隨意更改，有的檔案中甚至有多個年齡，嚴重影響檔案質量。又如：參加工作時間填寫不一致，由于本人不負責任地隨意填寫，給相關部門帶來不便，使得相關部門需投入人力、物力、時間去甄別鑒定。2. 人事檔案材料不全。由于人們對人事檔案不重視，覺得履歷表、年度考核表經常填，有的人在填寫表格時，不根據要求填寫；有的人不知道應及時將學歷、培訓、職稱等材料存放單位的人事部門人事檔案中，導致個人檔案材料內容不全。
（四）人事檔案的管理手段落后。目前，我國大部分單位在人事管理方面，雖啟用了電子數據庫，并能通過數據庫進行查找管理。然而針對電子信息檔案的管理卻無任何措施。隨著時代的不斷發展，企業或單位必須建立相應的電子信息檔案，如此才能滿足現代社會發展的需求。
二、 加強人事檔案管理的幾點措施
首先，相關工作人員必須革新自身的工作理念，對檔案管理工作予以高度的重視。人事檔案是企業或單位人事管理的重要檔案，應引起各級領導乃至全社會的高度重視，現在黨和國家對人事檔案管理越來越重視，制度越來越嚴格，宣傳力度越來越親民，革新工作理念，高度重視人事檔案管理工作，保證檔案管理工作的規范化。
論文摘要：人事檔案的管理工作是人事工作的一個重要部分， 為人事工作的決策提供可靠的依據，為合理調配使用人力資源提供可靠的信息參考。新時代、新世紀的企業變革使它面臨新的挑戰和變革，出現各種各樣的問題。本文通過分析企業機制變革過程中人事檔案管理存在的問題，，提出解決人事檔案管理工作困境的對策，以使其能更好地為企業發展提供幫助。
人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了 顯著的成績。但是隨著社會主義市場經濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發揮為經濟社會服務的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。
1 當前企業人事檔案管理存在的問題
企業人事檔案管理工作在長期的實踐中，積累了豐富的經驗，形成了一定的管理模式。但舊的企業人事檔案管理模式與市場經濟體制環境下企業發展對人才管理的需求不相適應的種種弊端已顯露出來。具體可以總結為：
1.1 企業人事檔案單一的管理模式與企業職工層次的多樣性不適應。
目前，我國企業人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式適合本單位內部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業職工層次的多樣性決定了企業的人事檔案管理方法要與之相適應。企業人事檔案還是要堅持統一由人事部門管理，以及企業人事檔案工作也必須由企業各級組織、人事部門根據自己的管理權限負責某一級的人事檔案的管理方式已經沒有辦法再適應企業職工的這種多樣性的特點了。
1.2 僵化的企業人事檔案管理體制與企業靈活的用人機制不適應。
隨著市場經濟體制的建立，人們的思想觀念發生了重大改變，企業在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業對員工的約束主要是靠合同、協議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現了許多員工為求個人發展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現了“死檔棄檔”、“人檔脫節”、“人質檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業人才流動較快，使現行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發揮其服務功能，因而也難以適應這類型企業靈活的用人機制需要。
1.3 企業人事檔案的內容不夠完備。
現代企業制度最明顯的特征是“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”，人事檔案管理制度作為其中的一項內容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等。企業是以最大限度激發員工創造力，達到最佳的經濟效益作為目標，這跟一般的機關干部的做法還是有很大的區別，所以企業的人事檔案除目前的基本內容以外，還應結合企業自身管理需求充實一些內容。同時，通過調整企業人事檔案的內容構成，才能形成具有企業自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。
1.4 檔案管理人員素質薄弱
由于受傳統觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業務素質不高，難以勝任檔案工作。隨著當前企業規模不斷擴大，員工數量不斷增多，檔案數量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關的管理措施未跟上。
1.5 檔案利用價值不高
由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業內部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業人事檔案利用率的降低。
2 適應現代企業發展要求，改進人事檔案管理工作的對策
2.1 建立健全科學合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴謹、科學;檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全;檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。
2.2 建立科學的人事檔案分類系統，充實檔案內容
人事檔案的內容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質、社會責任、職業特點、素質要求、任用方式、考核內容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內容上也必然存在著較大的差異。國家公務員的檔案體現了政治要求，專業技術人員的檔案側重于服務社會、創新技術的業績記載，中介組織人員的檔案體現其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內容可以進入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態。根據這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類管理人事檔案。根據不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。
2.3 加快人事檔案管理工作的科學化、現代化進程
人事檔案管理工作的科學化、現代化既包括管理手段的科學化、現代化，又包括管理理念的現代化、科學化。管理手段的科學化、現代化，最終是要在企業中建立一個以企業員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統。而這個系統的初步要求則是建立人機結合的技術性管理系統，實現人事檔案的計算機管理。
2.4 引進高素質人才，加強人員培訓，提高人員素質
人才是企業前進、發展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經濟時代，在現代化程度不斷提高的今天，引進高素質的檔案人才是企業檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時，企業也應注重對現有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高企業檔案管理人員的素質。
2.5 增強服務意識，積極主動的提供利用
人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。人事檔案管理服務于人力資源管理，促進企業人力資源管理，是企業知識管理的基礎。
2.6 建立人事檔案的網絡化管理模式，增強人事檔案的信息服務
一、不斷更新管理理念，切實重視檔案管理工作
一些單位領導對人事檔案管理工作重視不夠，認為人事檔案管理無足輕重，把人事檔案管理作為附屬性工作。在這種錯誤意識的影響下，相當一部分單位忽視人事檔案管理工作，檔案工作沒有計劃，檔案管理沒有安排，檔案管理工作得不到應有的保障。同時個別檔案管理工作人員責任心淡薄，檔案管理工作常常處于被動應付的狀態，嚴重制約著人事檔案工作服務功能的正常發揮。為此要進一步更新領導的工作理念，從傳統的認識誤區中走出來，充分認識人事檔案管理的重要性，把人事檔案管理作為干部人事工作的一項重要基礎性工作來抓，不斷強化檔案管理意識，把握人事檔案的社會價值，本著對組織和個人高度負責的態度，進一步加強人事檔案管理工作。要不斷完善人事檔案工作責任制和獎懲機制，對于工作完成出色的給予獎勵，對工作不力的予以相應懲處，不斷強化檔案工作人員的責任心，提高工作積極性。要突出工作重點，找準檔案管理工作重心，實現檔案工作從約束管理向服務管理的轉變。要把人事檔案的工作重點轉移到服務單位的改革發展上來，要從服務干部工作大局出發，認真做好人事檔案管理工作。
二、加強檔案管理隊伍建設，提升檔案管理人員素質
人事檔案信息化建設的一個關鍵因素就是建設一支高素質的檔案信息化管理人才，優秀的檔案管理人才是檔案信息化建設的重中之重。目前個別單位缺乏高素質的人事檔案管理專業隊伍，人事檔案管理人員大多年齡偏大、專業素質不高、信息技術能力較差，不能適應人事檔案信息化建設發展的要求。一些單位把人事檔案管理工作片面化、簡單化，不把優秀專業人才放在檔案管理工作崗位，也不根據人事檔案的特點來配備合適的檔案人員，專職人員相對短缺，并且多采用兼職這種形式來應付，嚴重影響了人事檔案管理水平的提高。為適應形勢發展的需要，必須大力加強檔案管理專業隊伍建設，要認真按照《干部檔案工作條例》的有關規定，進一步加強人事檔案工作的隊伍建設，選擇政治素質高、事業心責任心強、作風公道正派的黨員干部從事人事檔案管理工作，要根據長遠的需要，以發展的眼光選用合適的管理人員負責人事檔案工作。檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專業知識能力，更要具有創新意識、創新能力及熟練應用現代化管理設備的能力。既要熟悉人事工作、檔案管理，又要具備熟練應用計算機網絡技術等業務素質和能力。要加強檔案工作隊伍建設，構建吸納、留住優秀人才的工作激勵機制，加大培訓力度，不斷提高檔案管理人員的專業素質和業務技能，優化知識結構，發揮他們的工作積極性和創造性。確保檔案工作者的素質與現代化檔案工作要求相適應。
三、完善檔案工作制度，加強檔案基礎建設
目前一些單位領導對人事檔案管理工作重視不夠，管理制度不健全，檔案保管場所、經費和人員投入不夠，檔案管理工作得不到應有的保障，嚴重制約了檔案管理工作的正常開展。為切實加強檔案管理工作，必須建立完善檔案管理規章制度和業務規范指導體系。人事檔案管理工作是一個動態發展過程，在人事檔案材料的收集整編、檔案材料的鑒別利用、檔案移交和轉遞、檔案登記借閱和檢查等各個環節中都要建立相關的管理制度，并在實際工作中不斷修訂完善，確保人事工作的政策性和紀律性、人事檔案內容的連續性和完整性、歸檔材料的真實性和科學性。要加大現代化管理進程中軟硬件的投入力度，嚴格按照《干部檔案工作條例》規定，建立高標準的、防火防潮防盜專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜，要在庫房內設置空調、通風、去濕、滅火等設備，庫房設施要做到“六防”，即防火、防光、防潮、防盜、防蛀、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。要加快檔案保護的現代化，為社會提供高速快捷和全方位的專業服務。
四、創新工作機制，規范檔案收集利用工作
人事檔案管理需要有一套完備的檔案收集歸檔和整編工作管理制度。然而一些單位沒有這樣的制度，收集歸檔工作被動、不及時的現象時有發生，人事檔案管理形同虛設。同時檔案利用存在著一定的局限性，人事檔案內容過于單一，人事檔案履歷表的填寫過于簡單，內容過于程式化，缺乏全方位了解干部情況的個性化檔案材料，難以全面反映干部的真實狀況，在干部人事任免、工作調動、職務晉升、職稱評聘等工作中的影響力不強、執行力不夠，人事檔案應有的考察依據功效不能得到充分的發揮，檔案信息資源在服務社會發展的功能和作用沒有很好的顯現出來。另外干部人事檔案管理和利用的方式和手段存在著一定的局限性，檔案管理的信息化水平較低，人事檔案管理工作效率低下。為此，我們要進一步完善檔案材料收集的長效機制，把普通收集與定向收集、長期性收集與突擊性收集結合起來，完善科學、合理、有效的檔案收集機制。收集材料是基礎，隨著干部制度改革的不斷深化，考察考核、學歷培訓、職務聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。要發揮檔案工作者的主動性，進一步疏通和拓展檔案材料的來源渠道，將各種材料及時收集歸檔，確保檔案資料的真實性和收集過程的規范性。要充分利用現代化信息技術手段，及時處理不符合歸檔要求的材料，利用現代技術手段及時督促監管檔案材料的辦理進程。同時創新檔案利用方法，充分挖掘檔案功能的發揮，提高檔案的利用價值，不斷豐富檔案內涵，在檔案中增加全面的反映干部真實情況的內容。要合理開發利用干部人事檔案資源優勢，建立健全檔案資源的系統化管理與利用的運作機制，發揮檔案提供考察依據的有效作用。要創新干部人事檔案管理的方式方法，積極構建以現代信息技術為依托的干部人事檔案信息平臺，提高檔案的管理與利用的效率，實現全面、動態化管理，不斷提高檔案工作的效率和質量。
五、全面推進檔案信息化建設，提高檔案管理效能
一、事業單位人事檔案具有舉足輕重的作用
21 世紀的競爭是人才的競爭，現代管理理論強調管理的核心是人的管理。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了反應的“人”的歷史和現狀的基礎信息，真實地記述了檔案人的個人經歷、德才表現及發展過程。因此，人事檔案對于每個人來說都非常重要，它是一個人生命軌跡的證明，個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等，都需要檔案中的信息來體現，作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權益都無法得以保障。一是對用人單位的作用。檔案的作用主要體現在為單位人事部門提供依據。檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案可以清楚地了解一個人的過去。特別是事業單位要做到知人善任、選賢舉能，必須通過考察現狀與查閱檔案材料中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料來對一個人進行綜合的評價和估量。因此用人單位在人員錄用、晉級、考核時，都會經常使用檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全面準確地了解個人的情況，為正確選人用人起到了重要參考作用。二是檔案對個人的作用。當前，對于普通人檔案的作用僅僅體現在憑證作用上。但是在當今人才流動頻繁的時代，檔案對于每個人來說就顯得十分重要了。無論是就業、考研、公招、公考、出國政審還是評職晉級、社會保險、入黨入團、退休手續辦理以及各項證明的出具等手續都將以檔案材料的審核為重要依據。所以說人事檔案在一個單位的管理和每個人的一生中具有舉足輕重的作用。
二、人事檔案管理中存在的問題
（1）人事檔案管理手段落后。人力資源管理要求人事檔案規范化管理，能夠及時有效地提供各種檔案信息，為人力資源管理提供服務。但是，目前的人事檔案管理仍沿用傳統的管理模式，以手工操作、檢索為主，管理人員滿足于“看攤守點”，缺乏創新和競爭。這些情況嚴重制約了人力資源的開發，難以為現代人力資源開發、使用提供有效的服務。
（2）檔案管理的硬件設施相對薄弱。有的單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀、個別單位的檔案夾都被蟲蛀多處小孔，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。
（3）管理機制呆板。一方面檔案材料收集制度過分“行政”化。材料收集是人事檔案管理的重點和難點，目前，主要是依賴于政府的行政手段，但隨著政府職能的轉變，這項工作的難度將越來越大。另一方面，目前人事檔案管理工作中材料收集范圍和如何對進檔材料進行鑒別等各項制度與新《條例》對人才考察任用時需提供材料提出的新要求不相適應。新《條例》對個人經歷和基本情況的要求更加明確和細化。另外，對離任審計、任前公示等材料應如何收集，收集時應注意哪些問題，在制度上沒有明確，在實踐中缺乏可操作性。
（4）檔案管理人員素質不高、管理制度執行不夠好。近幾年管檔人員工作變動頻繁，新手較多，專業知識缺乏，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，在接、轉調出、轉入、工資、退休時需要查檔案時不能嚴格履行手續按規定辦事，部門與管檔單位協調不夠，各做各的，需要用檔案時，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，這就很容易造成個人檔案材料造假、銷毀、丟失、涂改等問題，給檔案管理工作帶來很多的問題。規范人事檔案管理，為現代人事資源提供有效服務隨著社會規范化、誠信化程度的不斷提高和信息化時代的到來，人事檔案作為人力資源管理的憑證、參考和依據，必須引起重視，積極拓展管理職能，更新人事檔案管理理念。采取切實有效措施，全面提高人事檔案管理水平，為合理開發、使用人才，加強個人誠信提供強有力的保障。
三、規范人事檔案管理，為現代人力資資源提供有效服務
（1）加快人事檔案工作科學化、現代化進程。隨著時代的發展，檔案材料越積越多，傳統的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高。建立人事檔案現代化信息管理系統勢在必行。人事檔案現代化信息管理系統是以員工個人人事信息為基礎的信息聯網系統，通過微機終端和系統互聯，可以實現個人信息微機檢索和聯網查詢，及時更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務，更好地為單位各項事業的發展做出貢獻。
（2）加大對檔案管理工作的投入力度。要建立由公共財政全額提供經費的投入機制，從而以機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性為基礎，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構。另一方面，檔案管理所在的單位要建立定期的投入機制，在建立檔案管理相應設施和提供服務的經費來源方面，可采取“以檔養檔、適當收費”的辦法，補充檔案管理經費不足的問題，以確保檔案管理工作的有效開展。
［關鍵詞］醫院 人事檔案 管理設想
一、人事檔案管理的現狀
人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件，是促進人才合理流動、合理配置和合理使用的重要依據。但由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以目前醫院的人事檔案管理工作也存在不少問題。
1． 人事檔案管理制度相對落后
由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善（在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案），他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
2． 人事檔案管理方式和手段相對落后
人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
二、醫院人事檔案管理的設想
隨著醫院規模的不斷擴大，分院和經濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事管理（含檔案）的整體管理水平。
1． 增強對人事檔案管理目的和意義的認識
醫院人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。
2． 加強和完善人事檔案管理制度，實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
3． 加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此人事檔案是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
（1）建立衛生技術人員業務檔案
建立衛生技術人員檔案對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括：①基礎材料：個人基本情況；學歷、學位證明；繼續教育及專業技術進修證明、證書；專業技術工作總結；參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。②專業技術資格任職材料：專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表；專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛生技術成果材料：著作專題研究報告，學術論文（分級），專業技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料：“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價材料；參加專業學術會議的證書、證明；優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀；專業技術失誤差錯材料。衛生技術人員業務檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。
（2）實行人事，促進人事檔案的社會化
開放式管理人事是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。
（3）建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理
人力資源信息系統是實施醫院信息化管理系統的基礎，是實現醫院行政管理一體化的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人事信息系統，完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放，醫療保健系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。
4．提高檔案管理人員的素質
在改革開放的新形勢下，要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發和企業文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為企業發展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫院要將檔案人員的培養納人醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
5．加強人事檔案管理的現代化手段
增加資金投人，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備檔次，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。
參考文獻：
［1］唐微微，李秀艷.醫院專業技術人員業務檔案管理初探［J］.中國醫院管理，2006，21（4）：50.
