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一、大中專畢業生人事檔案管理現狀分析
大中專畢業生的人事檔案是全面考察學生多年來的學習、思想和生活狀況，也是為用人單位提供評價人才使用的重要客觀依據。但從人才中心所接轉的的大中專畢業生檔案情況來看：部分檔案存在材料不全、散亂、錯寄、自帶甚至拆封等現象，造成無論是給畢業生的就業還是后期政審、利用等都帶來了負面影響。其存在的問題主要表現為：1.人事檔案的散亂、缺失。大中專畢業生的人事檔案主要包括登記表、成績單、學年鑒定表、獎勵處分材料、黨團組織材料等等。但在畢業生檔案接收中經常出現檔案材料錯放、寄錯，甚至出現一些重要的報到證、黨團組織材料缺失等情況。由于沒有專門的人事檔案庫房以及專業的登記保管等，在收集大中專畢業生的人事檔案材料過程中出現雜亂無章的情況。同時，由于畢業生眾多，大多需要新建檔案，因此在存放過程中容易與其他畢業生檔案混裝在一起，存在檔案保管不規范現象。2.人事檔案的專業性、保密性不強。大中專畢業生的人事檔案需要嚴格依據國家檔案轉遞、管理規定要求執行，但現實中由于專職檔案管理人員少，畢業生在人事檔案轉遞過程中往往由輔導員、班主任甚至是學生代為轉遞，非專業人員的過多介入導致了人事檔案管理的專業性不強。此外，大中專畢業生在后期為了提高知識，參加相關的成人教育、遠程教育或自考，這些后添加的重要的檔案資料為了查閱、復印等在拆封后沒有及時密封，減弱了檔案的保密性和真實性。
二、大中專畢業生人事檔案管理的重要性
基于麥可思研究院的研究報告，《光明日報》于2015年7月20日的《2015年中國大學畢業生就業報告》公布的數據顯示：高職高專院校2014屆畢業生半年后的就業率為91.5%，比2013年提升了0.6個百分點，但2014年的高職高專院校的畢業生失業率為8.5%，每年有數十萬的畢業生處于待業狀態，因此，做好畢業生的人事檔案管理和開發工作意義重大。1.提高人力資源利用率。企事業單位招聘、選拔人才是一種人力資源的資本投資，是為了通過對人進行資本投入、提高人的職業技能或體能，增加勞動產生的一種投資行為。做好畢業生人事檔案管理可以有效將閑置、滯留在社會上的人力資源有效利用，避免人力資源浪費。2.擴大流動人員就業服務保障。大中專學生畢業后往往輾轉多個城市就業，根據《流動人員人事檔案管理暫行規定》的有關要求，需要做好流動人員流動人事檔案的轉遞、保管工作。一方面，各地人才流動服務中心因掌握著流動人員人事檔案，故占絕對優勢；另一方面，要充分調動企事業、教育以及勞動人事等部門的多方力量，共同參與就業人員人事檔案的建檔、轉遞工作，為流動人員就業做好服務。
三、大中專畢業生人事檔案管理對策
針對目前高職高專畢業生人事檔案管理的現狀，我們提出有效的解決措施，具體從以下幾個方面進行。
1.加強人事檔案重要性的宣傳與教育作為高職高專院校和人才服務機構，應該向畢業學生大力宣傳人事檔案的重要性，提升他們對人事檔案的認知度，在畢業之后充分做好相關的檔案轉接工作，掌握檔案的所在地;及時與人才服務機構保持長期的聯系，進而有效地降低檔案的遺失和銷毀率。
2.做好充分的聯絡，保證人事檔案的完整性人才服務機構要強化責任意識，對人事檔案進行規范化管理，對來了解檔案去向的學生，要細心地服務，并做好檔案的調取工作。對已報到的學生，應做好相關的手續辦理登記工作，并與學生之間取得長期的聯系。對不能及時將畢業生檔案轉出的，應與用人單位和學生本人保持聯系，以便后期將檔案轉入。一旦畢業生的信息發生改變，應與人才服務機構及時取得聯系，并且需將畢業之后的各項信息也納入到人事檔案，保證人事檔案的完整性，并提升它的利用價值。
3.提升人事檔案的轉接質量造成檔案遺失的主要原因是人檔分離，而根本原因就是辦理檔案轉移的程序繁瑣，浪費經歷和時間。因此人才服務機構在人事檔案的轉移辦理方面要及時，或實行遠程辦理服務，通過郵寄來完成相關的辦理，進而提升學生的檔案管理意識。
4.完善人事檔案管理制度人事服務機構是在滿足社會發展需求的基礎上誕生的，它也可以視為一種社會流動人才管理部門。而人事檔案就是實施管理的重要依據。因此，必須完善人事檔案管理制度，使人事服務機構、畢業生以及高職高專院校之間保持聯系，完善人事的內容，對人事檔案的管理與轉移進行全方位，有效提升人力資源利用率。
5.改進檔案管理部門的服務質量與服務內容一般情況下，高職高專畢業生的人事檔案主要由人才服務機構代為保管。因此，人才服務機構必須掌握社會對人事檔案內容和信息的需求，及時和學校溝通，并填充內容，使其信息具有完整性，進而提升檔案的價值。在服務的內容和機制上，使其更加全面和完善，如參加各類考試資格審核、黨團組織關系管理、轉正定級、養老保險以及聘用合同簽證等，這樣才能體現出檔案的真正價值，使學生紛紛加入到存檔的隊伍之中來。
6.用人單位應重視檔案的建設與延續企事業單位應將高職高專畢業生在各個階段的個人信息及時記錄進去，包含的內容主要為業績、綜合素質與能力、評價、工作中的表現、經權威部門認定的業績考核信息以及工作的變更等。使個人的信息能夠完全被社會最大化地掌握，并使檔案的內容一直處于動態和不斷豐富的過程，提升它的實用價值。
二、結語
一、檔案管理現狀
1.對檔案的重要性認識不夠
大中專畢業生大部分應聘到非國有制單位或自謀職業，由于這些單位沒有檔案管理權限，在接收畢業生時沒有接收其人事檔案關系，再加上個人不重視自己的檔案及在工作中形成的檔案材料，有的畢業生在畢業幾年后都不知道自己檔案關系的下落。產生這一現象的原因在于他們認為沒有檔案對他們將來的退休沒有影響，只要養老保險交夠一定的年限就可以辦理退休手續；流動人員只要不在國企工作，按照事業單位的工資制度給他們辦理的定級、升級等人事項目可謂畫蛇添足。
2.人檔分離逐漸成為普遍現象
在大量的流動人員中，尤其是年輕人對檔案的觀念發生了根本性的變化，只憑個人簡歷找到工作已經成為用人單位和應聘者認可的事情，大多數人認為檔案在他們求職及職業發展中不重要或用途不大。許多非公有制單位在招聘員工時并不關心其人事檔案。許多企業通常采取“合格不合格干了就知道”的方式評價并使用人才。
改制企業中買斷工齡的職工，暫時未落實工作單位，人事檔案仍在原單位存放，在與原單位解除關系后將會涉及到補繳養老保險、出具就業狀況、辦理調動手續、報考研究生、評審專業技術職稱和出國政審等一系列證明時，原單位以已經與其解除勞動合同關系為由不予辦理。人事檔案的嚴肅性、準確性受到挑戰。
3.檔案失實現象嚴重
有些流動人員人事檔案中失實現象較為嚴重，特別是企業工人檔案，由于諸多原因導致檔案材料與實際年齡不符的現象時有發生，有的是因為填表時自己未在場，有的甚至是因為在轉工時實際年齡已超出轉工年齡界限，這些問題最終導致這些人的實際年齡已經到達退休年齡時卻辦不了退休，領不了退休金，有的甚至還得等上三五年。
流動人員在外地打工，畢業一年后不辦理轉正定級、糧戶關系落戶等一系列手續，其工作單位在調其檔案后會以缺少材料為由不予接收。
4.檔案多頭管理現象頻發
從現行的人事檔案管理體制來看，人事檔案分別由組織、人事部門、教育部門和企業事業等單位管理，難以形成統一規范的管理。甚至有的企事業單位將人事檔案看作是單位財產，把扣壓人事檔案作為阻止人才正常流動的手段，有的甚至在用人單位與當事人產生各種爭議和糾紛時，利用人事檔案管理權隨意添加或抽減檔案材料，給當事人造成不良后果。
二、人事檔案的作用
人事檔案對于所有求職者、就業者來說都具有至關重要的作用：
1.有助于人員擇業
畢業生、企業改制職工及自謀職業人員自主擇業，雖然非國有單位沒有管理人事檔案的權限，但有權到相關部門查閱招聘人員的人事檔案材料，更好地了解和掌握招聘人員的情況；本地生源到外省(市)就業的，需由聘用單位所在地的人事局或人才交流中心向本地人才交流中心調檔，經過審核檔案材料后為其辦理檔案的調轉手續。
2.有助于專業技術職稱的評定
評聘專業技術任職資格對畢業生、企業改制職工、流動人員都是干好專業技術工作能力水平的具體表現，所以初、中、高級專業技術任職資格逐級晉升的過程中也是以本人的檔案材料為基礎的。
3.有助于享受各種保險和辦理退休手續
就業人員按一定標準繳納養老保險、醫療保險等各種保險費，在達到法定退休年齡時，經考核檔案中記載的實際工齡、年齡以及與保險有關的證明后即可辦理退休手續。
4.有助于各項日常業務的辦理
除上述幾項外，畢業生考研、流動人員出國留學、企業改制職工辦理婚育等相關事宜，均需由檔案所在地的人事部門出具有關證明，然后到相關機構辦理手續。
三、對新型人事檔案管理制度的設想
1.明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質
在組織、人事部門成立人才交流機構之前，人事檔案一直是由組織人事部門集中統一管理的，在性質上屬于公共服務。出于深化機構改革和轉變職能的需要，由政府人事部門成立人才服務機構后，把流動人員檔案管理這類較為具體的事務性工作委托或授權給人才服務機構負責，應當進一步明確人事檔案的公共服務性的性質，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系。
2.提高企業決策者對人事檔案管理工作重要性的認識
利用多種渠道向企業決策者宣傳有關人事檔案知識，使他們明白人事檔案是反映員工綜合素質的一個重要方面，是用人單位選賢舉能的重要依據。人事檔案作為評價一個人最基本、最權威的證明材料，具有法律效用，參加養老保險統籌必須通過人事檔案中記載的工齡來確認，因此，人事檔案管理在現階段和今后一個相當長的時期，無論對單位和個人都有不可替代的作用。
3.發揮好人事檔案管理工作服務作用
摘 要 人事檔案具有現實性、真實性、動態性、機密性、權威性、流動性等的特點。當今社會，人才的流動性增強，部分大學生認為人事檔案并不重要，出現了很多“棄檔”“斷檔”現象，這樣的行為為自己以后的發展設下了“攔路虎”。
關鍵詞 大學生 檔案管理 誤區
人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、思想品德、學識能力、工作業績的，以個人為單位集中保存起來以備考查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。隨著社會的發展，人才的流動性日益加強，部分大學生認為人事檔案并不重要，因而出現了很多“棄檔”“斷檔”現象，殊不知，這樣的行為為自己以后的發展設下了“攔路虎”。
一、學籍檔案和人事檔案的關系
大學畢業生檔案是指通過參加全國統一考試并被錄取和順利完成學業的大中專院校學生的檔案，包括學籍檔案和人事檔案兩部分。
畢業生的人事檔案由學籍檔案轉換而來，是指畢業生畢業后，在其學籍檔案中放入該畢業生的報到證，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或委托的人才交流機構。這時的學籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂就業協議，然后履行相關畢業程序并取得報到證后，才得以實現。
二、大學畢業生檔案管理的現狀
我國的人事管理實行用人單位直接管理職工檔案和縣級以上人才市場人事檔案雙軌制。有資格保管人事檔案的用人單位有：國家機關 、全民事業單位、國有大中型企業、當地政府人事部門所屬的人才服務中心等。
對于升學和找到就業單位的畢業生，檔案直接轉遞到所就讀學校和用人單位的相關部門，而畢業生所就業單位不符合保管檔案條件或不愿保管員工檔案的，以及未就業即在畢業離校辦理派遣手續時，尚未落實就業單位，根據畢業生本人意愿，依據《人國普通高等學校本?？飘厴I生就業報到證》，將檔案及戶口轉至其入學前戶籍所在地人才交流中心要接收其人事檔案，公安部門為其辦理落戶手續。
另外，允許少數學生如支援西部建設的志愿者把檔案、戶口留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發放就業報到證。
三、大學生對檔案管理的認知與處理的誤區
從目前的情況看，大學生對學籍檔案與人事檔案二者間的關系認識并不太清楚，尤其是對人事檔案的認識和處理方式，還存在著諸多誤區。這主要體現在以下兩個方面：
一是檔案不交人才交流機構托管。國家相關政策規定，畢業生畢業后暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年。有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構托管了。這N認識對大學畢業生的個人發展有著極不利的影響?，F在，企事業單位招聘員工、國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其檔案記載的相關資訊作為甄選人才的重要證據。學校免費保存的只是學籍檔案，不是真正發揮作用的人事檔案。
二是檔案無用。目前，隨著人事制度改革步伐的加快、社會就業方式和就業渠道的日益多元化，人們對檔案的重要性的認識在日漸減弱，檔案無用論日益泛濫，丟檔、棄檔現象屢屢發生。很多人認為人事檔案沒有用處，一些人干脆棄檔，將檔案丟在學校、人才市場或放在自己手中。
四、檔案管理不善的危害及補救
遺失人事檔案，或人事檔案不能得到有效補和更新，會對個人的生存與發展帶來許多麻煩或損失，主要表現在以下兩個方面：
一是影響個人利益。在辦理社會保險、領取失業金、養老金時，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、社保參保年限等都是主要依據。如退休時需要依據檔案認定個人出生時間，從而確定退休時間；需要確定個人參加工作時間，從而確定開始繳費或視同繳費的時間，以計算養老金金額和一系列有關事項。
二是影響個人的職場發展。畢業生的職稱、調動、深造、出國等人生大事，都依賴人事檔案的支撐。如，大學畢業后，學生檔案需要經過轉正定級后，才能成為干部檔案，才能正常調動，才能在未來領取養老金等，未辦這個手續，無法評職稱，無法調動。
如果出現“棄檔”“斷檔”，目前可以采取的補救措施有以下幾種：
1.“口袋檔案”（自己保管的檔案）主人要盡快向人才服務機構咨詢，若檔案袋被私自打開，里面的資料就得經相關部門核實，若檔案資料遺失，還要到原單位去補充和確認。
2.“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長期未辦理轉檔手續的，要與原單位協商，解決跳槽后的遺留問題，以便及時將檔案轉交。
3.對于那些不知檔案在何方的，則可以向學校、原戶籍所在地的人事部門及第一份工作的用人單位咨詢。
【關鍵詞】高校畢業生 人事檔案管理 對策與思考
隨著我國市場經濟的發展,我國教育體制和用人制度進行了相應的改革,國家培養人才的方式方法發生了很大變化,大中專畢業生的就業制度改革也不斷深入,打破了人才由國家培養,統一分配的傳統做法。取而代之的是供需見面、雙向選擇、擇優錄用的高校畢業生就業工作新機制。隨之而來的是高校畢業生的人事檔案管理的管理機構、檔案內容、轉遞渠道、管理方法、開發利用、重視程度等各方面出現了很多與市場經濟發展不協調的現象,出現了隨意涂改檔案內容、檔案自我管理、由于企業破產造成檔案丟失、企業員工不能辦理退休、因為檔案內容不全不能夠辦理社會保險繳納、轉移等諸多問題,大大制約了高校畢業生的就業與合理流動。近期,就進入我市就業的高校畢業生采取了座談交流會、書面統計和實地調查形式,對高校畢業生人事檔案管理的情況進行了深入調研。
1 我市高校畢業生檔案管理工作現狀
高等學校畢業生檔案是畢業生政治表現、學習成績、個人特長、身體狀況以及在校獎懲情況等綜合記錄,是用人單位了解畢業生,挑選人才,合理使用人才的重要依據。我市人力資源行政管理部門高度重視高校畢業生的人事檔案管理工作,東營市畢業生就業辦公室和東營市人才服務中心是專門負責我市生源畢業生和來我市就業的大中專畢業生就業服務的專門機構。主要服務范圍是學生報道、檔案轉遞、就業協議簽訂、就業培訓、創業扶持、三支一扶考試、職業介紹、社會保險繳納等一系列針對畢業生就業的管理與服務工作。2009年,我市接收高校畢業生共計有12108人,登記就業10590人,未就業1518人,就業率達到87.5%。
2 存在的主要問題
(1)管理機構不統一
我市現管理高校畢業生檔案的部門大致有五類機構:一是考取了機關事業單位的高校畢業生,由用人單位上級行政部門進行管理。二是未就業或到非公企業就業的高校畢業生由人力資源和社會保障部門所屬的人才服務中心和職業介紹中心管理;三是師范類高校畢業生由教育行政部門進行管理;四是具有人事管理權限的國家企業或國有控服企業,例如:國有四大銀行、商業銀行、保險機構、電力部門等。五是由于學校和學生個人的原因,還有相當數量的學生檔案目前還存放在原學校、學生個人手中或非公企業人力資源部。
(2)轉遞渠道不規范
現在高校畢業生的檔案大部分由學校直接寄往學生畢業前所簽約單位所在城市的高校畢業生就業機構,然后再由畢業生就業機構根據高校畢業生畢業生所簽約單位所在市縣區將其人事檔案轉遞至所在市縣區人才服務機構。有的高校為了就業率,直接將學生檔案寄往學生所簽約用工單位。過了幾個月這個學生要求到其它企業工作時,企業把檔案扣住,造成嚴重混亂。有一部分在學生畢業前將檔案讓學生自帶回家。有一部分學生檔案由于各種各樣的原因滯留在原就讀學校。
(3)檔案內容更新不及時、內容簡單、檔案內容與檔案相對人不統一,個別有不真實的檔案材料。筆者在整理檔案過程中,發現同是研究生畢業的學生,有的有畢業設計書(論文)和學位認定書,有的檔案沒有這類材料。有的一份人事檔案里面有兩名畢業生的人事檔案材料。還有的內容十分單一,就三五張紙,沒有任何參考價值,特別是高職類或技工類學校畢業生的檔案內容,很不完善。轉入人才服務機構的學生檔案,后續檔案材料不全面,無法依據檔案材料為其出具社會化證明材料。
(4)學生的檔案意識不強,認為“可有可無”。有的學生畢業十幾年了,還不知道自己的檔案在哪兒,也不知道評職稱、繳保險、考資格證等各項社會化人才服務項目,結果耽誤了自己的職業發展。
3 對策建議
(1)統一管理機構,從制度上避免高校畢業生檔案多頭管理的現狀。大部分高校畢業生畢業后分布在在非公有制企業,屬流動人員范疇。人發【1996】118號《流動人員人事檔案管理暫行規定》明確:流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務機構,其他任何單位和個人不得擅自管理流動人員人事檔案。流動人員人事檔案管理遵循“集中統一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監督和指導。此《規定》的頒布明確了高校畢業生檔案的管理機構就是各地人才服務機構,其他任何機構不得擅自管理高校畢業生人事檔案,這為高校畢業生人事檔案價值的實現提供了制度保證。下一步工作中必須加強人才流動服務機構的檔案管理職能,加強人才流動服務機構與畢業生就業部門的工作銜接,切實維護高校畢業生人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務體系,促進人才的合理流動。
(2)統一轉遞渠道,從源頭上杜絕高校畢業生檔案管理混亂的局面?，F在高校畢業生就業或未就業都必須在高校畢業生就業信息網上注冊個人信息后,才能夠離開學校。所以各級各類學校、各級畢業生就業管理部門要充分利用高校畢業生就業信息網,在學生網上注冊時,提前告知學生將其人事檔案轉遞到工作單位所在地人才服務機構或戶籍所在地人才服務機構,其他任何機構不得接收學生檔案。然后各級人才服務中心再根據實際情況再細分到縣區人才服務機構。這樣就不會出現學生找檔案,檔案找不到當事人的情況。學生畢業后,用到人事檔案時,會自覺到當地人才服務機構來完善、查詢、利用自己的人事檔案,充分發揮人事檔案的價值。
(3)提高檔案意識,拓寬服務內容,發揮檔案價值。高校畢業生人事檔案是人才信息的重要載體,準確、齊全、完整的畢業生人事檔案,歷史全面地記載著畢業生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息,是反映畢業生綜合素質的最重要依據。所以各級各類學校要重視學生在校期間的表現,本著對社會負責、對學生負責的態度,及時準確的將學生本人的各類檔案材料歸檔。為學生走向社會做好做一些必要的準備。比如學生在校期間的榮譽、參加社會活動的證明、畢業論文設計等等,為用人單位提供必要的參考。人才服務機構也應該適應新形勢發展,就需要對人事檔案的內容進行調整,不僅要繼續保留傳統和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等內容,更要突出創建反映個人專長、知識水平、業務能力、職業道德等個性化的內容。創建能力檔案,重點記載個人文化程度、專業水平、繼續教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。
[關鍵詞]人事檔案；管理；棄檔：材料
據統計，全國至少有60萬“棄檔族”，60萬這個數字與每年超過千萬的流動人員大軍相比，尚不及其百分之一，但棄檔這種現象給中國的人事檔案制度帶來的思考卻是深層次的。所謂“棄檔”，這主要是指存檔人長期不繳納存檔費用或存檔人完全不理會檔案，也包括一部分自持檔案者，在檔案管理部門看來也就是檔案成了“死檔”。本文將針對高校人事檔案管理工作存在的問題進行分析，提出人事檔案管理的解決措施。
一、高校人事檔案管理存在的問題
(一)檔案材料填寫不規范
高校人事檔案是師生個人經歷、思想道德表現、工作能力、工作成績、學習情況、健康情況，以及所受到的獎勵和處罰等情況的歷史記錄。大多數學生根本不知道平時填寫的履歷材料最終將放入檔案袋里，因此他們在填寫姓名、出生年月、參加工作時間時隨意性太強。除此之外，從現存的檔案材料來看，雖然規定材料統一使用16開辦公用紙，但各高校印制的紙張大小不同，致使有的表格超過裝訂線，給檔案的保存和整理帶來了麻煩。
(二)檔案材料不全，內容失真
材料是檔案管理工作的主要對象，是開展各項業務的基本條件。由于歷史原因，我國現存的檔案材料反映個人經歷、家庭情況以及社會關系的較多。這些材料大多注重過去，重歷史而輕現實，反映個人現狀的東西，如個人能力、技術專長、德才表現、工作成績等方面的內容較少。而在書寫檔案過程中，抽象語言較多，具體、動態的東西比較少，甚至還有一些虛假的東西摻雜其中。這些情況具體反映了檔案的嚴肅性和權威性還有欠缺之處，致使檔案本身的價值和作用就難以得到完全體現。
(三)檔案管理手段落后
在科技、信息高速發展的時代，信息管理和技術相聯系的做法已經成為追求高工作效率的重要手段。但是由于受到各種舊觀念和人力、物力、財力等因素的影響，致使管理方法和管理手段還比較落后，不適應當前經濟和社會發展的需要。首先，檔案信息的儲存主要以紙張為主，未能實現計算機電子存檔。其次，檔案材料的采集和管理基本上靠手工操作，缺乏基本的管理設備和先進的管理手段。再次，大部分高校的院系沒有設置專門的檔案室，造成檔案丟失的現象時有發生。最后，檔案的傳遞未能實現網絡化，需要的資料不能及時提供，使得檔案管理具有一定的滯后性。
二、存在問題的原因
(一)檔案意識淡薄
高校未能在學生畢業之前加強對檔案的認識，導致大多數學生對自己的檔案不關心，不重視，最后還出現“棄檔”這種現象。緊接著就是畢業生在畢業之際，忙于尋找理想的工作崗位，對檔案存放就不會有過多的考慮。特別是在外打工的高校畢業生來說，由于用人單位只重視畢業證和個人能力而不重視個人檔案，導致高校畢業生也只重視畢業證，而不重視自己的檔案。由于這種對人事檔案的重視程度不夠，導致高層次人才中無檔人員逐漸增多，檔案管理過程中出現的“人檔分離”、“人質檔案”、“棄檔”等現象越來越多，給人事檔案管理帶來新的挑戰。
(二)檔案的作用體現不明顯
在目前階段，檔案作為個人身份的一種象征，其作用還是毋庸置疑的。某人才中心的陳處長指出，盡管檔案的某些功能在弱化，但其作用在兩方面還是有所體現：一是辦理社會保險，如養老保險、失業保險等，無論在原單位供職的人還是從辭退職后另求新職者，在交納養老保險金和退休后保險金的發放問題上，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、受保時間等都成為主要依據。二是辦理自費出國手續之用。中國出入境管理條例中明確規定，必須對自費出國人員進行身份認定、政審等程序。有些人因人事檔案斷檔，不能出具有效證明，會導致出國手續辦理不暢通或不予辦理。那些因棄個人檔案而出現斷檔的人，就會在實際的利益上遭受損失。
(三)流動檔案不斷增加
隨著高校招生人數不斷增加，每年接受的檔案也成倍增加，導致管理的工作更加沉重復雜。檔案的增加一方面使得高學歷、高職稱人才競爭愈加激烈，另一方面也使得高學歷、高職稱人才的流動越來越頻繁。在人才流動的過程中，部分單位采取扣檔的方法想留住人才，而又有部分單位采取不要檔案或者重建檔案的方法來吸引人才，加之部分人才檔案意識薄弱，最后導致檔案管理權限不清，職責不明，人事部門很難進行有效的管理。
三、高校人事管理檔案問題解決對策
(一)加強宣傳力度，增強對人事檔案的認識
首先，高校領導和相關部門要予以高度重視，大力宣傳《檔案法》，普及檔案知識，把檔案法制建設納入普法宣傳計劃；加大檔案管理資源投入，改善基本條件，加強和完善基礎設施建設，建立人事檔案專用庫房，做到檔案室、閱檔室、辦公室“三分開”：加強對人事檔案工作的領導，建立人事檔案管理領導小組，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導、督促：建立健全檔案管理工作考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核管理。其次，作為高校畢業生檔案的人才服務機構應該努力做好咨詢服務工作，利用多渠道向高校畢業生宣傳有關人才服務機構人事檔案的管理業務：對落實了就業單位但檔案不能及時或無法轉出的高校畢業生，要做好與其本人和用人單位的聯絡，請他們將工作后形成的檔案材料及時轉移到檔案管理地。最后，高校畢業生要及時向就業單位的人事部門咨詢，辦理好相關手續。
(二)提高高校管理人員的素質
作為人事檔案的工作人員，要充分認識到本職工作的重要性，要不斷地完善自己的專業知識和業務水平，通過不斷的學習提高自己管理能力，及時遞交檔案，積極、主動地開展檔案工作。首先，高校應該對檔案管理人員進行業務培訓，讓他們系熟悉人事檔案工作環節和基本要求。其次，檔案管理人員在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中要保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。最后，高校應該組織檔案考察小組，隨時檢查檔案人員掌握的專業素質和政治素質。管理人員除了具有熟練應用計算機、網絡的能力，還必須能夠結合檔案管理中出現的新問題，修改程序系統，實現高效、動態管理，積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷發展的高校教育提供有利的人力資源。
(三)加強檔案管理現代化和信息化建設
隨著社會的發展，人才流動的數量和質量也會逐漸提高，在更大的范圍內實現信息化的檔案管理方式已經是必然趨勢。首先，人事檔案管理要應用計算機技術編制各種檢索工具，實現人事檔案數字化，建立人事檔案信息庫，充分利用計算機把人事檔案原始材料通過電子設備轉換成數字模式存儲到磁盤等存儲設備上，方便進行檔案的登記、統計、查閱等工作，使人事檔案管理實現信息化、網絡化。其次，通過網絡平臺，檔案人員可以直接進行信息采集與核對，有關部門可隨時將本部門形成的重要電子文件通過校園網或其他局域網發送到檔案室，或直接將數據信息向檔案室數據庫錄入檔案室也可定期到各部門的專門文件夾中采集歸檔資料。最后，高校應該建立人事檔案信息管理網站，以人事檔案信息通用數據庫為核心，以人事檔案數據庫管理系統為服務手段的高校人事檔案信息網站，通過網站將檔案信息服務直接面向用戶形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動，還可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，以實現人事檔案信息資源的有效共享。
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關鍵詞：人事檔案，人檔分離，人事制度
一、人事檔案管理存在的問題
自謀職業，造成畢業生就業單位的不確定性及變動頻繁，也給人事檔案管理帶來了許多困難。而有些學校或用人單位為了圖省事，無視檔案保密原則，讓畢業生將檔案自揣于身，檔案亂放、涂改、遺失現象屢見不鮮。人事檔案摘要是一些領導以權謀私，部分檔案管理人員政治覺悟、職業道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。
（一）整理不規范。
整理人事檔案是一項細致的技術性較強的工作，《干部檔案整理工作細則》要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用”的目的。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。博士論文，人事制度。博士論文，人事制度。
盡管我們對人的評價標準始終是又紅又專、德才兼備，即從政治和業務兩個方面來全面反映一個人的基本情況。然而，事實上由于受“左”的思想影響，我們總是會自覺不自覺地將政治作為唯一的標準來評價人，并且將政治思想與品德作風、工作表現分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業務觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴格把屬于反映個人政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、實績貢獻等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側重于政治思想表現材
料的收集，能反映個人業務能力的活的材料相對較少，即使有數量也有限或者補充不及時。
(二)人檔分離現象日趨嚴重，“無頭檔案”增多。
隨著人事制度改革的深化，人才流動日趨頻繁，人檔分離現象也日趨增多，其中最突出的表現是大量“無頭檔案”的出現。“無頭檔案”是指查不到當事人下落的人事檔案，這種檔案主要產生于下述情況:
第一、人員主管機關變動與檔案的流動未同步進行。產生此種情況的原因有二:一是人事管理部門工作制度不健全，人員調動長期不通知人事檔案管理部門，等人事檔案管理部門發現時，人員已不知去向;二是工作機構或人員大規模急劇變化，造成一些人員的去向不明。
第二、轉遞工作不準確。在人事檔案轉遞過程中經常出現的問題有:
1、在工作調動時，由于社會上不正之風的影響，少數人以不正當的渠道進入接收單位，手續不規范。不是先調檔案后調人，或調檔與調人同步進行，而是先調人后調檔，人調入后，轉檔的事就拖下來了，接收單位沒有及時索要檔案，轉出單位也未能及時將檔案轉出;或是先調檔后調人，但檔案轉出后，調人的事要么遇到人事凍結，要么本人又不愿調出仍留原單位工作，而轉出的檔案又未及時索回，時間拖久了，就造成人與檔案的脫節。
2、有的人事干部對工作不負責任，在檔案轉遞時，不按規定的渠道和方式轉檔，而將檔案直接轉至基層單位，甚至交由本人自帶，因此檔案材料的丟失、錯遞現象時有發生。
3、在大中專畢業生畢業時，有部分學生在就業方案確定后又重新改派，而檔案卻未能及時改轉。
4、個別檔案管理人員工作不仔細，轉遞時對接收單位名稱書寫不清楚，或書寫不準確，接收單位在接收時不仔細核對，誤收誤存，成了“無頭檔案”。
三、解決對策
“無頭檔案”的存在給人事檔案管理工作帶來了極大的麻煩，嚴重影響了人事檔案工作的質量，因此積極預防和妥善處理“無頭檔案”顯得十分重要。
（一）防止“無頭檔案”產生的措施
為了防止“無頭檔案”的產生，各單位人事檔案管理部門必須健全制度，堵塞漏洞，通?？刹扇∫韵麓胧?人事檔案管理部門要與有關人事管理部門建立聯系制度，及時獲得人員工作和職務變動的準確信息，包括人員調出的時間、調入單位的名稱、主管機關的名稱、調動的原因、是否為正式調動等，然后及時將檔案轉入該人員新的主管部門，使檔案與人員流動同步進行。
第一，機關人事檔案管理工作人員要樹立高度的工作責任心，充分認識人事檔案工作的重要性，及時傳遞，認真細致、準確詳細地書寫轉遞檔案通知單和收文機關名稱，杜絕誤轉現象的發生。第二，建立嚴格的人事檔案收進轉出登記制度和定期檢查核對制度。博士論文，人事制度。檔案的進出登記，是檔案流轉的真實記錄，是檢查核對和確定檔案來龍去脈的依據。檢查核對制度，是驗證收進轉出檔案是否準確無誤的手段。要認真進行登記，定期檢查核對，就能及時堵死轉遞和保管工作中的漏洞，從而防止“無頭檔案”的產生。具體而言，要做到以下幾點:
(1)在人事調動或職務變動時，有關單位應及時將其任免通知告訴人事檔案管理部門。檔案管理部門應密切配合，加強聯系，及時催問或索要檔案。轉遞檔案時，必須按照“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細填寫。收到檔案的單位經核對無誤后，立即做好入庫登記，并在回執上簽名蓋章。回執在一個月內未退回者，轉出單位應主動催問，以防檔案丟失。
(2)大中專畢業生就業方案確定后，畢業生所在學校應及時將檔案隨同就業名冊同時轉遞到所去單位所在地的縣(市)組織人事部門，在交接檔案時，應與就業名冊逐一對照，登記注冊，做到有檔無人不簽收，有人無檔不分配，重新改分或錯轉的檔案要認真核查，及時改轉。
(3)轉出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位和個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出。檔案接收人員在驗收時，如發現材料不齊或丟失，要設法查找或索取必要的組織證明。博士論文，人事制度。
(4)檔案轉遞時，必須嚴格密封，以機密件通過機要渠道轉送或派專人送取，并要簽字注冊。嚴禁公開郵寄或自帶，以保證檔案在轉遞過程中的絕對安全。
（二）對“無頭檔案”的處理
處置“無頭檔案”是一項重要而繁瑣的工作，關系到對人的使用以至人的政治生命問題，必須嚴肅認真，謹慎對待，其處置的辦法是:第一，認真鑒別檔案材料的保存價值。博士論文，人事制度。機關檔案管理工作人員在處置“無頭檔案”時，必須依據有關規定，鑒別判定檔案材料是否具有保存價值。對一般性簡歷登記表格和作為組織參考性的人事檔案，可以登記造冊，報領導批準后銷毀。對重要的有保存價值的人事檔案，要繼續保存，或查清下落，轉給有關部門。
第二，仔細分析，認真查閱檔案人的下落。可以通過人事檔案的形成部門、當事人原來工作單位、甚至愛人、子女或社會關系等線索進行查詢，查詢時一般由查詢機關提供被查人的基本情況，讓有關單位查復。博士論文，人事制度。
第三，經過多方查詢，確實找不到下落的“無頭檔案”，根據規定可轉當事人原籍檔案館保存。當事人人事檔案不齊全的部門，可以向當事人原籍檔案館查詢。
參考文獻
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論文摘要：我國人事檔案管理目前主要存在人事檔案內容失真、材料不全、管理政出多門、檔案利用范圍狹窄等一系列問題，筆者以為要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。
一、我國人事檔案管理中存在的主要問題
（一）人事檔案內容失真真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。
（二）人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。
（三）人事檔案管理政出多門現有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業服務中心、教育部門所屬畢業生就業指導中心、企事業單位的主管部門以及有人事管理權的國有企事業單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業生就業體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。
（四）人事檔案利用范圍狹窄人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現狀來看，由于人事檔案強調保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機關、國有企事業單位，利用最多的主要是傳統人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經濟體制改革的深入，非公有制經濟的迅速發展非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時，隨著國有企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，國有企事業單位人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業生要面向市場自主擇業，這些變化主要是通過市場機制的作用使國有企事業單位人員、大中專畢業生流向非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等，而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統人事檔案的利用制度不能適應現代人力資源開發的需要。人事檔案的利用應當延伸到非公有制經濟組織、社會化中介組織甚至外資企業，人事檔案的利用頻率應當適應人才流動的頻率，這是一個具有重大現實意義的問題。
二、改革我國人事檔案管理的幾點建議
（一）提高檔案管理人員素質人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。
（二）完善人事檔案管理制度人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。
（三）采用信息化管理手段信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。
（四）建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制要改革現行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機構、勞動部門所屬就業服務機構、教育部門所屬畢業生就業指導機構以及政府其它部門所屬的相應機構承擔的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業單位的人事檔案管理權重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統一的人事檔案管理中心，除公務員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業單位人員(包括改制破產的企事業單位置換身份后的人員)、大中專畢業生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應設立為不以盈利為目的的公益型事業單位，在建立檔案管理相應設施和提供服務的經費來源方面，從初始設置的“以檔養檔、適當收費”逐步過渡到由公共財政全額提供經費，從而以機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性為基礎，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構。
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關鍵詞干部人事檔案部門協作規范性
干部人事檔案是個人經歷的記錄，是對個人思想品德、業務能力和工作情況的反映。它是各級組織歷史地、全面地考察了解和選拔任用干部的一個重要依據，也是維護干部個人某些合法權益的重要憑證。干部人事檔案規范性既包括檔案內部材料填寫規范、材料真實和完整，也包括干部檔案分類、編碼、目錄等外在形式符合統一規范。當前某些干部人事檔案存在材料不全、涂改造假、分類不明等不規范現象，影響了檔案作用的發揮，也損害了干部人事檔案的權威性。當下促進干部人事檔案規范性，有利于維護干部人事檔案的嚴肅性和公信力，充分發揮干部人事檔案在人事工作中的重要基礎性作用。干部人事檔案主要包括十大類材料：履歷材料、自傳材料、考核鑒定材料、學歷職稱材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免等材料以及其他對考察了解干部有參考價值的材料。干部人事檔案中的大部分材料都是組織及各部門有意識形成的歸檔材料，在材料形成之初就確定了它的歸檔性，做好材料的審核和保存工作并且做到及時歸檔是各相關部門義不容辭的責任。從干部人事檔案的豐富內容來看，干部人事檔案材料的形成涉及多個部門，“干部人事檔案收集歸檔規定的檔案材料內容，一部分是在學校形成學生檔案，有一部分是組織人事部門形成的，也有各級部門單位形成的材料。材料形成單位不統一，材料分散在各地、各部門?！盵1]因此，實現干部人事檔案的規范性，就必須加強各個部門的協作。
1組織人事部門
組織人事部門是干部人事檔案材料形成的主體部門，涉及干部人事檔案材料的多個方面。首先，《干部履歷表》是組織部要求干部填寫的一份非常重要的材料，主要包括干部出生日期、黨團關系、學歷、工作經歷、獎懲情況、親屬關系等基本信息。因為《干部履歷表》最后要經過基層組織審核蓋章，所以它的可信度非常高，目前很多地方的房產公證必須需要《干部履歷表》中的親屬關系證明才能辦理，這從側面說明了它的重要性。但是，隨著單位干部的不斷增多，目前很多組織人事部門對于《干部履歷表》的審核工作并沒有做到細致到位，很多重要信息如出生時間、工作時間等與其他材料記載不一致的情況時有發生。因此，各級組織人事部門要切實發揮審核的職責，確?！陡刹柯臍v表》內容的真實性。此外，自1999年全國統一填寫過一次《干部履歷表》之后，便沒有統一填寫過，經過十多年的時間，很多干部的黨團關系、工作和學習經歷、職稱、父母、配偶和子女信息可能都發生了較大變化，長時間的信息滯后性影響了干部人事檔案的利用。鑒于此，各組織部門應形成一種機制，每隔幾年就及時組織和敦促本單位人員嚴格按照規范填寫《干部履歷表》，保證檔案信息的及時更新。其次，工資變動表格是人事部門必須嚴謹制作完成的重要材料，它涉及每個人的切身利益。大學生的畢業生轉正考核定級表是證明大學生參加工作時間和干部身份的有力證據，而在當今的干部檔案審核工作中發現很多人的檔案中都沒有這張表格，對于確定工齡造成了困擾。完整的工資變動表也可以從側面體現在不同單位的工作時間、級別及待遇等變化，是維護個人合法權益的重要保障。各級人事部門要切實做好工資表制作工作，記錄好工資變動情況，尤其要做好入職和離職的工資表，并及時歸檔。再次，招工登記表、聘用合同、入伍登記表、轉干審批表、任免表等都是個人經歷的重要記錄，是確定工作時間、工作內容及干部身份等事項的關鍵證據，如果這些檔案材料不完整或沒有歸入個人的檔案，那么個人的這些履歷就很難得到證明，要想重新證明這些履歷可能要大費周折。比如，當年有過“上山下鄉”的知青經歷的人，檔案中缺少了知青下鄉審批表，后來國家政策規定知青經歷算工齡，他們要想證明這段經歷，就必須到當地進行證明，如果當地的戶籍檔案等相關檔案沒有保存好，而且一些當事人也聯系不到的話，就很難證明他們的知青經歷。組織人事部門的檔案工作關系到每個人的切身利益，組織人事部門必須切實提高檔案意識，重視檔案工作，把相關文件材料做規范，保存好并及時將檔案材料移交到干部人事檔案管理部門。同時，組織人事部門也要加強對個人在重視干部人事檔案方面的教育，讓本單位職工充分認識到自身檔案的重要性，如實規范填寫相關表格材料，并及時將個人取得的相關資格證書、獎勵證書等復印件交組織存檔管理。
2高校學生工作管理部門
學籍檔案是干部人事檔案至關重要的一部分，報考登記表、成績表、畢業生登記表、學位授予表等都是證明干部本人從錄取到畢業學歷學位真實性的必要條件，報考登記表記錄了報考錄取信息，成績表記錄了學業情況，畢業生登記表記錄了畢業信息，學位授予表記錄了學位獲得情況，任何一份材料的缺失都會影響當事人學歷學位的完整性，高校學生工作管理部門務必規范設計學籍材料，認真做好學籍檔案的歸檔工作。從當前的干部人事檔案工作實踐來講，干部人事檔案中學位授予表缺失的情況比較常見，有些高校在工作中沒有意識到學位授予表的重要性，尤其是在本科生的學位授予中沒有制作這一張表格，也就更談不上將學位授予表歸入個人檔案了。而從干部人事檔案的規范性來講，如果只有畢業生登記表而沒有學位授予表，就代表當事人只取得了畢業證書而沒有取得學位證書，這就對那些本來共同取得畢業證和學位證的人的學歷學位信息造成了缺失和破壞，也使得組織在考察個人時無法將取得單證的人和取得雙證的人區分開來，影響了干部人事檔案的利用。高校學生工作管理部門所保管的學生檔案是干部人事檔案的前身，高校學生工作相關部門一方面必須參考和借鑒其他高校的經驗，合理規范地設計學籍材料，使之在放入檔案時能夠完整全面地記錄學生的學籍信息；另一方面必須在學生畢業時將其所有的相關歸檔材料歸入個人檔案，并按照轉遞地址及時進行郵寄。高校學生工作管理部門規范地做好學生檔案的工作，能夠為干部人事檔案規范化打下良好的基礎。
3干部人事檔案管理部門
干部人事檔案管理部門是主管部門，也是協調其他各個部門的關鍵部門，對外要主動加強與各檔案材料相關部門的溝通聯系，加強對各單位兼職檔案管理員的培訓，做好溝通和培訓工作；對內要加強自身的學習和管理，不斷提升業務素質。
3.1接收新檔案時把好檢查關
干部人事檔案管理部門在接收新檔案時，應該認真核查檔案目錄與檔案材料的對應情況，如發現有缺失的情況及時向檔案原來的管理部門聯系查找，避免因時間過長而難以查找的麻煩。再者，干部人事檔案管理部門要安排專人發函補材料，新接收的檔案目錄與內容雖然對應，但仍有缺失的材料，不能因為不是本部門造成的材料缺失就放任不管，而是要增強敬業精神，本著檔案現在歸我單位管理就將其規范化管理的態度，及時發函到檔案材料的出處單位進行補充，保證每一卷干部人事檔案的材料都齊全完整。
3.2接收檔案材料時做好登記工作
干部人事檔案材料的產生處于一個動態的過程，檔案隨著個人社會實踐活動的不斷變化而增加新的材料，“干部人事檔案會隨著干部身份的確立而確立，會隨著干部職務的變化、干部經歷的豐富而不斷增加新的內容，即使干部退休了，還會有工資、獎勵、處分、死亡等材料的形成?！盵2]干部人事檔案材料產生的動態性也決定了收集檔案材料始終處于動態的過程中，為了保證檔案材料在歸檔和接收時交接明確，要做好接收材料的登記工作，歸檔人和接收人均需簽字并注明時間，這樣可以做到有據可查，如果出現材料丟失的現象可以明確責任人，追究其相關責任，防止推諉扯皮的現象，同時也可以從側面增強檔案管理人的責任感，使其妥善保管好檔案材料。檔案材料移交和接受過程的規范化有利于保障干部人事檔案材料的完整性。
3.3材料放入檔案時做到及時仔細
檔案材料在收到之后，如果不及時分別放入個人檔案，會造成材料堆積難以查找的問題，為了干部人事檔案利用起來能夠高效便捷，管理部門應該在收到散材料后定期及時地將材料歸入個人檔案。在放檔案材料時要認真核查檔案材料的份數以及當事人的姓名、出生日期等基本信息，防止檔案材料錯放問題的發生。
3.4整理檔案做到標準規范
整理干部人事檔案時，要認真對待每一個環節。首先，要認真鑒定材料的真偽，在碰到復制件時尤其要注意查看是否加蓋原出處或組織人事部門的公章，對于不符合歸檔要求的文件材料要進行補辦或重辦，對于多余的材料要抽出。其次，要嚴格按照干部人事檔案的十大類進行材料的分類，并且在每頁材料上編寫頁碼，在每份材料的右上角編寫序號，字跡大小適中工整。再者，在對檔案材料進行打孔時，要細致翻看材料中每一頁的頁邊距是否足夠，防止打孔打到材料內容上的現象?？傊砀刹咳耸聶n案要嚴格按照中央組織部印發的《干部檔案工作條例》的要求，真正做到“認真鑒定、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條例、精煉、實用的要求?！蔽覈肆Y源豐富，隨著市場經濟的發展，人員流動情況越來越多，隨之而來的干部檔案轉遞工作也越來越頻繁。如果干部檔案在某個單位時不規范，干部工作幾經變動之后，也會為后面的單位整理檔案帶來麻煩。人員流動加速，對干部檔案的完整性和規范性提出了更大的挑戰，這就需要全國各級單位都要切實做好干部檔案工作。只有這樣，從本單位寄出的干部檔案到新單位才可以很容易地上架，從外單位寄來的檔案也可以很輕松地被利用起來，彼此之間可以省去很多麻煩，提高工作效率。因此，各級相關部門，要增強檔案意識，充分認識干部人事檔案工作的重要性，切實加強領導，自上而下從源頭上將保證干部人事檔案規范性落到實處。
參考文獻
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