時間：2023-06-01 15:26:45
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇人事檔案數字化建設范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
當今，現代信息技術迅猛發展，成熟的數字化技術已經普及到各行各業。加快數字化建設成為我國現代化建設的國家戰略。因此，以數字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經濟建設服務，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數字化建設勢在必行。但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業，近期雖使用了計算機，但由于其內容的保密性，推廣情況較差，造成其數字化程度對比同時期其他領域相對落后。現存的信息形式沒有統一規范，信息記錄的流程不科學，使得信息內容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。具體情況有如下幾點。
1.1人事檔案管理軟件的開發滯后，泛用性不強人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發處于無政府狀態，沒有統一的規范文件，各地方自行開發的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數字化進程的推進。
1.2人事檔案管理的標準化、規范化程度低人事檔案管理數字化建設的前提是基礎工作內容規范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業務管理基礎較差，案卷保存質量不高，人事檔案管理無統一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區、部門，使數字化建設的全面實施困難重重。1.3人事檔案管理的方式落后人事檔案管理的技術標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術的特點和發展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設備形式出現，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能適應人事檔案數字化的要求。
1.4人事檔案管理人員的素質不高數字化的信息系統管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術的復合型人才奇缺。
2人事檔案管理數字化建設的目標
既然人事檔案管理數字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現有設備實現信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現代化的數字化信息管理網絡系統，系統具體要求如下。
2.1日常業務管理實現日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計和查閱等業務內容，應主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統維護。
2.2數字化檔案采集數字化檔案采集系統應主要負責對紙質檔案材料的數字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數據審核3大功能，并可利用現化代網絡技術實現多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現高效、快捷的檔案數字化采集。
2.3數字化檔案網上查閱數字化檔案查閱系統是以專用資源網為網絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統內部實現本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統安全方面，有如下三點設計：
（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權。
（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。
（3）信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。
3檔案管理數字化信息系統建設應注意的問題
3.1應用軟件應統一應選用中央組織部推行的，建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，避免造成數據結構混亂和上下級數據無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關采集標準，統一文件格式。同時，對系統所涉及到的其他應用項目，也要制定統一標準，確保信息共享的兼容性。
3.2應使用先進技術構建數字化系統建立數字化信息系統會使用到數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。在建立數據庫時，應采用分布式多媒體數據庫，克服圖像和視頻數據容量大引起的調用速度慢等問題，以便在信息數據大量增加情況下，保證信息的調用、管理、更新和存儲。應注重數據源采集和后期制作的質量控制，宜采用高清掃描儀、數字杜比和DVD技術錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質量。要預先考慮利用互聯網與上級組織人事部門連接，滿足應用軟件實時升級的需要。
3.3數字化信息系統建設的計劃與完善要根據系統建設的迫切程度、資金、網絡規模等情況制定工作計劃和建設目標。
（1）擬定數字化信息系統的基本框架，選定或開發系統應用軟件。
（2）進行資料數據的采集與錄入，建立規范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。
（3）在試運行的基礎上完善、改進和提高，收集整理出現的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。
（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎上，推廣成功經驗，提高覆蓋率。
3.4突出多部門、多方位聯動，加強上下級和相關部門間的協調外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內部則涉及多個管理職能部門，信息內容包括班子建設、管理、任免、檔案、教育、統計、考核和考察進而黨員統計等方面。因此，數字化信息系統建設必須突出多部門協作、多方位聯動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權限和義務，形成規范、有序、統一的運行機制。
3結語
關鍵詞：高校人事檔案數字化
1 概述
高校人事檔案是高校教職員工在科研、教學、行政等日常工作中形成的真實的反映教職工的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料。對于個人而言，是人一生真實軌跡的描述；對于組織而言，是考察、了解職工品德和素質的重要憑證。因此人事檔案的保存、保護、管理對于個人和組織而言都具有重要的意義。在我國大部分高校檔案館，人事檔案的管理方式相對滯后，主要存在是傳統手工的借閱與保存，而這種傳統的借閱與保存最大的弊端就是檔案人員頻繁的接觸原始檔案造成的人為有意無意的破壞，甚至泄露職工的人事檔案，很不適應現代人事檔案工作的需要。
2 高校人事檔案管理現狀
2.1 改進傳統管理方式，提高工作效率
現階段高校人事檔案的提供、利用還是以原始紙質檔案為主體。檔案管理人員的管理重心只是放在對原始檔案能夠不丟失、不遺漏。特別是有些人事的檔案裝訂還采取老式的線裝方式，這就不可避免的造成了人事檔案在遞增和使用過程中被迫頻繁拆裝檔案的行為，直接造成了對檔案原本的人為傷害，降低了工作效率。
2.2 加強人事檔案數據庫系統的應用性
目前各個高校在構建人事檔案數字化平臺的過程中，著重發力點都限于對人事檔案中關鍵信息的提取、包括檔案人庫、借閱、在庫、出庫的電子記錄。而真正能做到將檔案原件以電子副本的形式完成的保存在數據庫中，少之又少。一方面是由于這是一項極其龐大的數據工程，另一方面在這個過程中產生的風險性對于高校的人事檔案館是一個不小的挑戰。高校人事檔案管理模式一直沿用傳統的人工管理方式，由于原始紙質的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現經常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。因次，迫切需要對紙質原始檔案材料進行數字化和信息化管理，有必要搭建學院人事檔案數字化平臺。而數字化平臺中的數據庫副本利用，有效的阻止了傳統查詢紙質檔案中發生的篡改、丟失、破壞的現象的發生，而且電子副本的存在，在原始檔案遭到可能性的破壞也是很好的留存依據，所以建立數字檔案迫在眉睫。
3 我院建立人事檔案管理數字化平臺的意義
長春職業技術學院目前現有在庫教師人事檔案全部為紙質材料。管理模式一直沿用傳統的人工管理方式，由于原始紙質的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到我院各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現經常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。
3.1 數字化管理平臺的建立是實現了從手工檢索到計算機檢索的轉變，有助于提高人事檔案工作的效率和水平。
人事檔案數字化平臺建立之后，借閱檔案人員登錄數字化平臺，向管理員發出申請，檔案人員同意授權后，根據檢索式查詢所需的人事檔案的電子副本，減少了對原始紙質檔案的接觸頻率，有利于紙質檔案的保護，按照原始查詢查閱人事檔案的程序和流程，查詢一份人事檔案需要經過領導授權――下庫查詢――檔案復印――領導審核，大約20分鐘時間。我院人事處辦公地點將于現在A樓變遷新樓，而檔案室還依然保留在A樓，兩樓地理往返步行約15分鐘，這樣查詢一份檔案的時間最快也在35分鐘左右，如果沒有設有人事檔案數字庫，在此基礎上浪費的人員精力和管理物力將無法估計。而人事檔案數字化平臺的建立使得檔案管理人員只需在平臺后臺通過系統處理并發線程的檔案查閱請求，大大解放了人工，實現了一人多處理線程的可能。
3.2 數字化管理平臺的建立能夠“師”盡其才。
數字化管理平臺中記錄的真實信息，方便對高校教職工進行統計分析，為學院的評優、評職提供了快速、高效的查詢方式和現代化的渠道。為配合高校建設，人事檔案管理除了秉承原有的原則外，還要加上優化效能，因此人事檔案電子化的趨勢不可阻擋。作為人事處數字化，信息化建設工程的一部分，配合未來申請的在職教師職工信息庫，兩庫融合，使得人事處從新進教師的入職入庫，到在職教師的晉職評聘，到退休教職工的信息保障成為了完整的一條數字化信息鏈。
3.3 數字化管理平臺的建立適合高校無紙化辦公發展的要求，使高校人事管理各項事務日臻科學化和規范化。
該數字化平臺將集全校教職員工檔案數字化管理（數字化收集、整理、保管人員檔案資料）、員工信息查詢統計管理（統計、檢索人員有關信息）、文件檔案管理（起草有關人事、工資文件，收集、整理、保管有關文件）、薪酬分配（根據國家單位有關政策和規定核算人員工資）、為管理領導提供所需的有關文件、統計信息、人員情況、參考意見為一體，根據學院人才成長的規律和學校的任務，對學院各級各類人員個性化和職業化的進行規劃與組織。
3.4 我院建立人事檔案數字化平臺可行性分析
我院人事檔案數字化平臺的項目從得到了院里領導的大力重視，保證在人力、物力給予最大的支持。項目組組長是具有多年人事工作經驗及其項目領導經驗的中青年領導，能夠保證項目運行和實施，并且有能力解決項目過程中困難和風險。項目組成員的配置以青年教師為主，集中了計算機類專家、檔案類人員、及其本院人事處有豐富的業務經驗的行政人員。項目立項前，項目組成員進行了反復的論證和實踐考察及其專家咨詢，指定了科學的、詳實的可行性分析及其項目實施方案。并對項目實施過程中可能預見的風險做出了解決的預案。對項目組的成員進行專業化的培訓，使得整個項目能過效率專業的進行。
人事檔案數字化平臺中的師資信息化平臺的基礎模塊設計已經完成，并且在人事處工作中正常運行了一年，在此次項目過程的工作是對模塊接口的升級。在已經開展兩個月項目運行中，呈現出極佳的運行狀態。數字化檔案信息系統已經進入系統設計程度。
參考文獻：
[1]王魯等.高校師資信息管理系統.云南省教委信息中心，1996.
[2]潘錦平.軟件系統開發技術.西安:西安電子科技大學出版社，1995.
關鍵詞：檔案管理;數字化;管理
檔案管理數字化在實現的過程中具有較強的技術性特點，其中包含了計算機技術、信息技術、多媒體技術、網絡技術、安全技術等多種類型的新型技術。因此，技術的不斷發展與完善是檔案管理數字化的重要基礎條件，這些技術的發展、普及及研發力度在一定程度上決定著檔案管理數字化的進程。
1檔案管理數字化的可行性分析
1.1檔案管理的現狀分析
1.1.1管理制度的調查與分析
實現檔案管理數字化需要建立數字化建設組織保證，建立數字化建設科學管理體系與規則制度，建立數字化建設規范，建立相關人員職責明細等，檔案部門應該對這些情況進行明確與了解。
1.1.2硬件方而的調查與分析
檔案管理數字化的實現需要建立在一定的物質基礎上，主要包括數字化工作硬件條件與硬件設施，例如計算機等附屬設施配置、網絡設施建設等。
1.1.3技術方而的調查與分析
檔案管理數字化的實現需要一定的技術保證，數字化工作具有較強的技術性特點，需要計算機技術、網絡技術、信息技術等多種高新科技的支持。檔案部門應該對自身的實際情況進行調查與了解，依據自身的技術力量制定數字化實施方案。
1.1.4人才方而的調查與分析
檔案管理數字化實際上是一項大文化工程，在對其進行建設的過程中一方而需要高素質的管理人才，另一方而需要計算機等專業技術人才、法律人才等。檔案部門要對當前的檔案管理水平進行評估，全而的了解自身的數字化建設能力。
1.2檔案管理數字化的實施目標
通過對檔案管理數字化可行性的分析，具備了實現檔案管理數字化建設的檔案部門應該成立數字化建設領導小組，對數字化的實施目標進行制定，提出建設的長遠目標與階段性目標。在實施目標制定的過程中，要將檔案管理的現狀與未來的發展趨勢作為依據，既要與實際情況相結合，又要高屋建瓴，與未來的發展趨勢相協調。
1.3檔案管理數字化的實施要素
在檔案管理數字化的實施目標確定之后，要依據實施目標實現實時要素的確定。在整個的數字化實施方案中，實施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數字化建設中的重點發展項目與領域，例如檔案目標數字化建設項目、數字化檔案信息局域網與廣域網服務項目等。不同的實施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據實際情況選擇適合的評估方法，例如指標體系方法、概述性描述方法等。
1.4檔案管理數字化建設的保障系統
檔案管理數字化建設的保障系統指的是數字化實施過程中的管理體制、運行體制與投入保障體制三個方而。保障系統為檔案管理數值化的實施提供了組織機構、規章制度、物質基礎、技術支持等方而的保障。檔案管理數字化建設保障系統的建立為數字化方案的實施提供了有利的保障。
2傳統人事檔案管理的缺點討論
2.1檔案更改時出現的文件轉移、收集等出現的問題
我國人事檔案管理系統存在的歷史較為悠久，一份簡單的人事檔案轉變能夠涉及到許多的方面，要進行多個不同部門之間的信息更替。但是，現階段的我國，由于長久以來的檔案封閉管理方式，且眾多的上級人員沒有真正的意識到檔案的特殊性，進而長期忽略對人事檔案的管理，造成收集的人事檔案存在較大的不完整性，進一步增大了我國事業單位檔案管理的難度。另外，在工作人員出現人事轉移命令時，由于不同企業單位或者工作部門之間的工作存在著較大的差異性，兩者的檔案交接需要較長的時間和長期的傳輸過程，會有丟失、損壞、被盜等風險。
2.2對人事檔案的內容進行更新、修改時出現的問題
現階段我國的事業單位編制制度，使我國的事業單位工作人員大多是由具有較高學歷的優秀人才組成。但我國現如今的人事檔案管理卻不能體現每個工作人員的科研情況。在每個工作人員的人事檔案中，大多數的檔案內容均為較為簡單的學歷、家庭信息，對參加工作已久的人員的工作情況卻沒有較大的體現。因此，現階段的人事檔案內容更新時，應當多增加關于工作人員參與工作時體現出來的，關于工作能力以及對待工作態度等情況的詳細介紹，幫助后期參閱人員獲得更好的關于工作人員的信息。另外，在現階段的人事檔案管理中，由于多是使用紙質文件進行管理。在進行文件轉移的途中，容易被有心人士調換、修改人事檔案內容來進行犯罪活動，給人事檔案管理帶來不便。
2.3對認識檔案進行歸檔收集時出現的問題
過去傳統的人事檔案在進行歸檔手機任務時，由于工作人員較少，人事部門的管理人員能夠較好的根據檔案管理的同一規定對檔案材料進行收集，如使用統一大小、材料、厚度的紙張進行檔案的書寫等；但現如今，由于每年都有著大量的優秀人才需求，事業單位年年新增大量的工作人員，這種情況使人事管理人員的工作量大大提高，最后沒有多余的精力再進行同一標準的檔案分類收集。這樣看來，過去較為傳統的通過紙質文件進行檔案管理的方式已經不適應現代社會的發展了，我們亟需改變這種方式，減少人事管理人員的工作強度。
3人事檔案管理問題的應對策略
3.1對傳統的人事檔案管理制度進行改革
我們已經知道，過去傳統的人事檔案管理制度已經不適應現代社會的快速發展，我們應當對傳統人事檔案管理制度進行一個全新的更新，推陳出新。例如：在收集人事檔案的期間，檔案收集人員應該對需要收集的數據內容有著明確的了解，清晰的確定檔案數據來源的真偽及來源途徑的可靠性。另外，在甄別檔案的內容時，要確保取用的內容是有用的而舍棄掉沒用的信息。其他部門調閱檔案時，我們應當對調閱人的權力進行嚴謹的考核，避免檔案內容的意外泄漏。
3.2盡快轉變人事檔案內容管理的方式
由于現階段的人事檔案管理方式，檔案內容并不能進行聯網更新，因此，許多人就利用這個漏洞進行不法的行為。這樣使人事檔案的管理失去了它本來的意義，也不存在可靠性了。比如：某些人員為了獲取更高的職位或者薪水，私自更改自己參與工作的時間，或者提高了自己的受教育程度，這些不法行為很難得到證實，也導致了越來越多的人員利用這種行為獲取不法利益。所以，要想更好的管理好人事檔案的內容，就要加強管理人員的甄別能力，定期對人事部門的檔案進行多部門的取證，另外，一旦發現不合格的檔案，立即對有關人員進行檢查并及時銷毀。
4提高對人事檔案信息資源的整合
社會的發展離不開科學技術的不斷發展，而科學技術的發展在很大程度上依賴于專業人才的綜合素質，對于現代社會來說，人力資源的開發與應用是現階段人事管理部門的主要任務之一。一個單位中就是該是科技人才薈萃，是專業技術人員是推動一個單位發展的重要表現。因此，對于人力資源管理起著非常重要作用的人事檔案亟需通過改革創新來改造自己。對事業單位的人事檔案管理信息資源進行開發利用，為企業發展服務是十分現階段的首要發展任務。（1）人事部門應該主動積極向企業中的各部門提供工作人員的信息數據。要更好的發展一個部門，離不開各個員工的積極努力，但是，如何獲得每個員工的專業能力程度是一個需要解決的問題。在現階段的工作中，人事檔案管理部門應當積極主動的將每個工作人員的信息數據以及相應的變更提供給其他部門，以便部門更好的安排每個員工的工作崗位，獲得更近一步的發展。通過這樣的努力，每個工作人員才能都參與到企業單位的發展中，為其做出更好的貢獻。（2）人事檔案部門應該改變自身意識，從管理部門向服務部門轉變。對于傳統的事業單位來說，人事檔案管理部門原先是作為一個行政管理部門存在于其中，行使的是管理職責而非服務職責，但是這不利于事業單位idea發展。現階段，人事檔案管理部門的相關人員應當盡快轉變自身的意識，認識到自己的服務職責，端正自己的態度，為其他部門提供更好的人事信息。（3）提高團結合作的意識，和其他部門共同發展事業單位。在現代社會中，知識的儲量極大的影響經濟的收入。事業單位是一個整體，由不同的部門來組成，每個部門之間都有著聯系。人事檔案管理部門最為管理全部人事檔案的部門，更需要加強自身與其他的聯系，為事業單位的進一步發展做出貢獻。
5結束語
隨著科技的不斷發展，人們對檔案的需求、期望以及檔案信息白身性質都發生了重大的改變，檔案管理而臨著重大的發展機遇與挑戰。面對這種新的情況，檔案管理人員應該明確檔案管理的發展趨勢，通過檔案管理數字化的實現來應對新形勢的變化，適應檔案事業發展的需求。檔案管理數字化是檔案管理發展的必由之路，在實現的過程中必須對其可行性進行重點分析，在可行性分析的基礎上制定實施目標與實施方案，確保數字化的順利實現。
作者:孫艷艷 單位:煙臺市環境衛生管理處
參考文獻：
[1]盛年紅.檔案信息化管理的必要性[J].機電兵船檔案,2007(05).
關鍵詞：人事檔案；網絡化；人才
一、實行檔案網絡化管理的必要性
簡單的說，人事檔案網絡化管理就是通過將人事檔案信息數字化，建立分屬于各級人事檔案管理中心的數據庫，然后將孤立的數據庫連接成網絡，為社會提供網絡化的調檔查檔等服務。人事檔案網絡化管理是建立在信息科學技術和社會經濟發展基礎的，實行檔案網絡化管理十分必要。
（一）實行人事檔案網絡化管理是優化人才資源配置和實現人才強國戰略的客觀要求。以馬克思關于生產力和人的發展理論為基礎，人才強國戰略具有以人為本的重要特點。人才資源在社會的各種資源中是最寶貴的資源，也是經濟社會發展的動力源泉。人才資源的開發是其他一切資源開發的前提條件。當前我國高等教育已基本實現了由精英教育向大眾化的轉變。據預計，十二五期間，應屆高校畢業生年均規模將達到近700萬人，人才流動性也明顯加快。要實現人才強國戰略，就要建立科學的人才選拔機制，保證選撥程序的公平公正、真實可信，杜絕檔案信息失真的現象。要促進人才的合理流動，引導各類人才向農村、基層、邊遠地區和艱苦行業流動，促進人才在城鄉、區域、行業間的合理流動和優化配置，離不開檔案的網絡化。人事檔案網絡化管理，利用集中管理的制度優勢和網絡技術優勢，通過數據挖掘技術，將符合要求的人事檔案信息以多媒體的形式匯集，借助于計算機統計分析，為人才選撥提供科學的建議，同時為制定教育、就業等宏觀調控政策提供及時有效的政策支持。
（二）實行人事檔案網絡化管理是打牢檔案信息化建設基礎和推動信息化戰略的重要一環。人事檔案信息化就是充分利用信息技術，開發利用檔案信息資源，促進檔案信息交流和人才資源優化配置，推動經濟社會發展轉型的歷史進程。全國檔案信息化建設實施綱要中強調，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，為改革開放和現代化建設服務。當前，以“數字校園”和電子政務為代表的數字化建設浪潮在高校和政府部門方興未艾。部分高校更是將檔案信息化納入了“數字校園”的建設格局，在實際工作中取得了很好的效果，在局域網建設方面積累了大量經驗，走在了檔案信息化建設的前列。清華大學檔案館自2002年以來在原單機人事檔案Foxpro數據庫管理的基礎上，研發了網絡版的人事檔案管理信息系統THPA-MIS。該系統是在清華大學檔案館人事檔案部內部建立了計算機局域網應用環境，借助計算機和數據庫管理技術，實現人事檔案目錄信息的計算機化和網絡化管理[1]。 在高等教育大眾化時代，高校做為人事檔案形成的搖籃，在人事檔案信息化建設中的地位舉足輕重。雖然在數字化建設中取得了一些成效，但是問題更不容忽視。由于各個高校自身條件不同，數字化建設快慢不一，其內部數據庫和局域網沒有統一標準。如果等到數字化建設全部完成再去推行網絡化建設，勢必會因標準不一致無法有效共享數據庫資源而導致重復建設，浪費大量人力、物力和財力。因此應抓住數字化建設的契機，及時建立統一標準，使人事檔案信息數字化和網絡化建設同步推行，用網絡化推動標準化。
（三）實行人事檔案網絡化管理是提高人事檔案優質服務的最佳選擇。近年來，我國事業單位改革步伐加快， 2011年全國已經基本實現了事業單位聘用制度的全覆蓋。聘用合同制的推行，突破了傳統的事業單位鐵飯碗體制，使能者盡其才。事業單位改革是人事管理機制的進步，為人才合理流動提供了制度保障，同時也使流動人員的隊伍進一步擴大，也要求人事檔案能夠更加靈活的流轉，更加詳實的反映人才各個方面的能力，對傳統的人事檔案服務體制提出了嚴峻的挑戰。只有利用網絡信息技術，通過人事檔案網絡化管理，才能提高效率，為社會提供優質的服務，滿足社會需求。
人事檔案網絡化管理是在人才強國戰略和國家信息化發展戰略雙重背景下提出的一個構想。人事檔案的網絡化管理有助于實現人才強國戰略提出的加快人事制度改革，促進人才合理流動，統籌人才，實現人才的最優化配置。而國家信息化發展戰略為這一目標的實現提供了宏觀的思路，既利用信息技術，通過網絡化管理，開發人力資源，實現人才的最優化配置。
一、當前醫院人事檔案管理工作的現狀及問題
（一）管理載體傳統老舊
“無紙化辦公”的新風已在強調節約公司成本和追求現代科學管理的現代公司的擁護下發展良好，但作為事業性質的醫療機構，尤其是屬于國家事業單位的公辦醫院，財政支持使其對于辦公用紙這類“小事”覺得不值一提。當前還有很多醫院的人事檔案管理材料為紙質材料。紙質材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后質量會大打折扣。
（二）管理路徑不夠通暢
檔案管理涉及各行各業，尤其是人事檔案設計的范圍更廣，在電子技術飛速發展的時代，檔案熟悉花管理也成為必然。由于紙質材料的信息傳遞單一性，紙質材料的信息只能通過人工轉移、物物交接甚至需要親自抄寫的傳統方式傳遞，因而其管理路徑不夠通暢。
（三）管理意識稍顯薄弱
人事檔案管理中的重要一環便是管理意識，由于人事檔案管理不具有直接產生經濟效益的作用，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后且不易進步的。
（四）管理人員素質較低
首先，醫院的人事檔案管理人員在聘用上屬于能力較弱型，扮演著“文件袋保管員”的角色，工作能力、工作效率較低；其次，醫院對于人事檔案管理的忽略直接導致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現時很少主動學習。
（五）管理效率嚴重低下
綜合以上幾點，當前大部分醫院的人事檔案管理還處在“人—紙”階段，絕大多數工作都是人工操作，傳遞性差，準確性低。查詢、轉移、歸類、審核的過程中經常出現“一步錯步步錯”的情況，甚至造成人事檔案損壞，嚴重影響人事檔案管理效率。
二、醫院人事檔案數字化管理的基本要求
21世紀是數字化信息時代，利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作可以在傳統人事檔案管理出現的嚴重病癥上補一劑良藥。數字化信息開展工作既要求被管理物的數字化，更要求管理者的數字化，因此，利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作對人事檔案管理的雙方主體都提出了更高的要求。
（一）醫院人事檔案管理者的數字化
俗話說“事在人為”。倘若配備先進的管理設備而沒有先進的管理人才同樣達不到預期效果，因此要先將醫院人事檔案管理者數字化。目前我國醫院人事檔案管理者老齡化嚴重，計算機水平普遍較低，很多尚處于只會開機、打開文件夾和網頁的階段，因此要及時更新換代，培養、儲備檔案管理和計算機水平都較高的復合型人才。
（二）醫院人事檔案設備的數字化
與醫院人事檔案管理者的數字化相比，設備的現代化要求看似比較容易，其實不然。科學的管理系統、管理軟件的重要性眾所周知。要積極引進先進的管理設備，只有提高人事檔案管理的客觀條件方能提高水平。
（三）醫院人事檔案與管理者二者的數字化信息標準統一化
數字化信息的有效利用一定要建立在標準統一的基礎上。比如數據庫標準統一化有利于醫院科室之間、部門之間、院所之間的數據體系更完整；應用技術標準統一化有利于整個醫院人事檔案技術處理可以做到無縫銜接；管理標準統一化有利于醫療體系人事管理系統之間的相互交流；信息統計標準統一化有利于進一步提高醫院人事檔案管理效率。
三、醫院人事檔案數字化管理的實現路徑
（一）打開思想，改變思路，高度重視
當前醫院人事檔案管理工作的傳統老舊很大程度上歸結于醫院對于人事檔案管理工作的不重視，忽視了人事檔案管理工作對于一個組織的隱性能量，故而對其軟硬件、人工的水平和素質要求偏低。改變這種情況必須要從思想抓起，人事檔案是醫院的寶貴財富，提高醫院人事檔案管理工作的思想重視程度，對于其工作的需求提供必要的條件。
（二）新老交接，提高標準，培養人才
老一輩醫院人事檔案工作者的確在之前多年的工作中貢獻過卓著力量，對他們給予充分肯定的基礎上也要看到時代在發展，科技在進步，長江后浪推前浪的現象已經逼迫醫院的人事檔案管理水平需要高水平、高素質、專業化的管理人員為我們的管理工作添磚加瓦。要對醫院人事檔案管理工作崗位提出更高的工作要求，提高醫院人事檔案管理工作人員的綜合素質。可通過專業人事檔案管理培訓來提高人事檔案管理人員的專業素養，包括新時期人事檔案管理的專業知識、計算機操作、業務技能和信息安全學習，其中計算機操作即使最基礎的要求也是最關鍵的技術手段核心，努力培養合適的新型人才。
（三）兩件更新，兩手都抓，兩手都硬
硬件和軟件的科技含量和技術含量直接關系醫院人事檔案管理工作的水平高低。人事檔案信息數字化管理對計算機核心技術的依賴性較高，硬件設備和軟件系統的匹配同樣不容忽視。首先，要加強對人事檔案信息的環境管理，信息技術和計算機軟件對外部環境有一定要求；其次，科學技術更新換代的速度非常快，計算機軟件必將經常更新。然而軟件技術的更新卻有可能與硬件設施不匹配，從而導致原有數據的流失，不利于人事檔案管理。
（四）隊伍建設，注重安全，注意穩定
建設一支高水平、高素質、專業化的醫院數字化信息人事檔案管理工作團隊實屬不易。隊伍建設前應確保數字化信息崗位人員的安全意識是否滿足崗位要求，數字化工作是一項充滿安全保密性的工作，需要團隊的整體性和安全性；其次，由于醫院屬性較為特殊，人事檔案管理隊伍建成之后盡量確保管理人員的相對穩定，在不必要換崗和流動的前提下盡可能保證醫院人事檔案人員的相對穩定，既有利于熟悉業務，又有利于隊伍的穩定性。
四、實現醫院人事檔案數字化管理需要創新
現代化人事檔案管理需要新的人事檔案管理模式.基于建立國家人事檔案管理中心的構想,本文提出了未來人事檔案管理“三位一體”模式,即國家人事檔案管理中心集中進行傳統人事檔案管理、數字化人事檔案管理和人事檔案網絡共享管理。
（一）建立醫院人事檔案數字化管理云數據庫
《關于改變傳統人事檔案管理制度的建議》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云數據”技術也已應用多年，但是至今這些先進的管理理念和數據處理技術都沒能在醫院人事檔案管理工作中體現出應有的作用。建立醫院人事檔案數字化管理云數據庫已成為利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作創新的首要創新點。
（二）建立醫院人事檔案網格化交叉體系
以傳統的醫院人事檔案母系統為基礎，建立涵蓋醫療人員戶籍、社保、成長、信用等方面的子系統，并完成網格化信息交叉。體系的完善既幫助醫院人事信息的全面匯總，又可幫助醫院內部人才的選拔和干部的任用。
（三）學習利用新技術新方法
信息技術發展雖然迅猛，但由于信息技術引入人事檔案管理領域起步較晚，各項工作的信息化進程并沒有借成熟的信息與電子技術而加快。我們應當吸取經驗教訓，努力學習其他領域或者其他國家的先進技術，用在我國醫院人事檔案數字化工作中。軟件上可使用大區域通用的高級別人事檔案管理系統，數據標準統一，數據轉換流暢，提高醫院人事檔案工作效率。硬件上可依據實際需求和工作環境情況選擇配置相應的數碼產品幫助人事檔案數據信息電子化。技術上引進先進技術，如射頻、芯片、磁條等數據存儲、讀取技術，既可以幫助大量電子信息的處理又可以保障信息的安全性和存儲的長期性。
五、利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作需注意的問題
（一）與時俱進，不斷進步
利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作具有長期性、延伸性、進步性。需要長期不斷的與時俱進、跟進學習，同時要勇于超越現有技術，愿意摸索，敢于突破。要緊緊盯住時代最前沿的數字化信息技術發展成果，將其運用到醫院人事檔案管理實踐之中。這其中既是一個環境更新、人員學習的復雜過程，也需要醫院對于此項工作的政策支持和財力幫助。
（二）牢記根本，不忘初心
高校人事檔案信息化建設是指各高校的領導及有關部門的高度重視下，統一規劃和組織采取一切有效措施和途經，充分應用計算機通信及網絡等信息技術，對潛在于高校人事檔案中的信息資源（非保密性的人事檔案信息）進行整理、開發、管理并提供利用服務，實現高校人事檔案信息資源向社會效益和人才效益的轉化。高校人事檔案雖然是個人學習和工作經歷的原始記錄,但我國檔案法明確規定:人事檔案屬于國家,是國家信息資源的一部分。每位職工的人事檔案記載的信息都是與其切身利益密切相關的,在職工的職稱評聘、工資晉升、基層選拔人才以及人事糾紛等方面都發揮著重要的作用。因此，可以看出人事檔案的使用頻率非常高，傳統的高校人事檔案工作無法適應新時期的發展要求，迫切需要網絡環境下地方高校人事檔案信息化建設，從而為人事部門的工作提供系統、有序、及時的人事信息，有利于優化地方高校整體的人力資源結構，實現資源共享，進一步提升地方高校人事檔案整體管理水平很有必要。
2地方高校人事檔案管理的現狀分析
2.1人事檔案意識薄弱
一直以來，地方高校教師和部分中高層行政領導對人事檔案管理工作重視程度不夠，認為與教學、科研工作沒有直接聯系，不能為高校創造經濟效益，只在干部晉升、人員調動或學生畢業時才會被人想起。這種認識直接導致了地方高校上至管理部門，下至教師，對人事檔案的管理漠不關心，使地方高校人事管理陷入一個管理盲區。
2.2人事檔案管理制度不完善
大多數地方高校在人事檔案的建設與管理方而沒有形成符合本學校的人事管理的相關制度和規定，僅僅把國家、省市的文件進行一番改頭換面,這樣形成的制度既缺乏可操作性，又沒有明確的針對性，對地方高校的人事檔案管理起不到明顯的促進作。有的高校雖然制定了相應的制度，但由于管理不規范，在工作中無法加以落實，也直接影響了檔案管理工作的制度化、規范化發展。
2.3地方高校人事檔案管理工作沒有很好地實現信息化支撐，難以實現網絡環境下信息采集、共享
有的地方高校即使建有基于網絡的人事檔案管理平臺，所采用的技術大多很落后，有的甚至是被淘汰技術，先進的技術和理念都沒有得到很好的應用。主要原因就是，重視硬件建設輕視軟件、系統管理平臺建設的現象比較嚴重。管理平臺的欠缺或低水平建設導致了地方高校內部、高校與高校之間的信息共享率極低，甚至是“零”。
2.4人事檔案管理隊伍建設落后，無法達到科學管理要求
由于部分地方高校人事檔案管理人員都以兼職為主,檔案管理專業畢業的極少。專兼職檔案人員接受檔案管理專業知識培訓的不多,缺乏系統的檔案理論知識和基本技能。甚至有的不會使用掃描儀和檔案管理專業軟件等，無法開展信息咨詢、網絡檢索等服務，難以制作數字檔案。在高校人事檔案管理隊伍建設方面，十分缺乏既懂檔案管理又懂現代化科學技術的復合型人才，這樣直接導致在網絡環境下數字化檔案的接收、傳遞、存儲、利用一體化等的應用，阻礙地方高校人事檔案信息化建設，嚴重影響著人事檔案管理的規范化、科學化、現代化進程。
3地方高校人事檔案管理信息化實施途徑探索
3.1地方高校各級領導的重視,是做好人事檔案管理工作的前提
首先領導要定期了解人事檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強督促、檢查與指導，確保檔案工作有人抓、有人管、有人落實。其次充分利用網絡信息平臺，依托校園網，建立自己的檔案網站和網頁，占領網絡這個宣傳陣地，開展檔案信息服務的窗口，這是新世紀檔案宣傳工作的新形式，也是未來檔案宣傳工作的主要陣地。三是地方高校應不定期聯合舉辦檔案專業知識講座、宣傳欄等，廣泛開展檔案宣傳，讓更多的師生員工了解專業知識，關心并積極參與到單位和個人的檔案管理中來。通過以上形式，可增強地方高校領導、教職工檔案意識，擴大檔案工作社會影響力，推動高校人事檔案事業發展的重要途經。
3.2建章立制規范管理，是地方高校人事檔案管理工作制度化、規范化的關鍵
在認真貫徹執行《檔案法》《人事制度管理條例》等的法律法規文件，同時根據國家組織、人事、教育部門與國家檔案部門的人才需要，以及人事檔案的特殊性和高校人才集中等具體情況聯合制訂統一的、專門的地方高校人事檔案政策法規，建立健全科學合理且符合地方高校實際的人事檔案管理制度，此外，統一地方高校人事檔案信息化建設標準，如：制訂統一的數字化、網絡化標準以及設備配備、庫房設施和保護條件等標準，是實現地方高校人事檔案制度化、標準化、規范化的必然要求。
3.3以信息技術做支撐，努力實現地方高校人事檔案原有、現有資源數字化，實現資源共享
地方高校人事檔案管理信息化的目標是檔案內容數字化、信息資源網絡化、利用方式便捷化。為實現此目標，必須要有先進的技術做支撐和地方高校之間的相互支持配合，并在實踐中及時引入前沿的信息技術加以改進。目前，此方法的支撐技術已經非常成熟。檔案管理部門應對一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實現數字化處理，并形成多媒體數據庫。同時加緊系統平臺建設、標準建設，在堅持安全保密的原則下，建立訪問查詢權限，發揮檔案信息資源服務作用，先實現高校內部信息查詢等共用共享、再實現地方高校之間的互聯互通。軟、硬件平臺要立足自主共同研發，保證立卷、歸檔、保管、借閱、編研、移交等過程逐步全程實現數字化、網絡化、數據庫化，形成數據庫群，進而提高地方高校人事檔案資料的使用效率。
3.4加強地方高校檔案管理工作信息化人員隊伍建設，是檔案管理信息化建設的保障
首先，要有高度的責任感，良好的職業道德，樂于奉獻的精神，扎實的檔案管理知識和科學知識。二是，熟練掌握現代化科學技術和先進的檔案管理專業技能。三是，加強地方高校人事檔案信息化隊伍建設，培養能掌握數據庫、信息管理等技術的復合性人才。這種專業技術型的檔案管理人員不僅能夠熟練掌握業務知識、操作業務流程，而且還能不斷更新升級軟件，變被動運用為主動開發，實現人事檔案工作從簡單管理型服務轉變研究開發型服務，為地方高校人事檔案管理邁向現代化、高層次打好堅實的基礎。
4結語
【關鍵詞】人事檔案；數字化；管理
【中圖分類號】C270【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0452-01
0.引言
人事檔案作為組織人才信息的重要載體，它不僅是組織對一個人進行全面考察和了解的重要參考依據，也是記載一個人經歷的準確完整信息。隨著現代信息技術的廣泛應用，使人事檔案信息數字化管理得到了極大的便利條件的同時，也提出了諸多問題和挑戰。
一、人事檔案數字化管理面臨的問題
1.人事檔案信息安全性容易受到威脅
在信息化條件下，雖然人事檔案信息管理便利性得到了較為明顯的體現，但是其信息安全性同時受到了一定的威脅。第一，人事檔案信息管理人員自身素質不高，其安全意識和保密意識較弱，特別是對于一些向公眾進行的信息缺少嚴格審查和管理，在缺少計算機安全知識和網絡安全知識的情況下，操作人員的信息管理操作程序不規范，數據備份不及時；第二，由于在現代網絡技術中，電腦病毒橫行，或者是一些黑客對信息管理系統的惡意攻擊。
2.人事檔案信息保管環境較為嚴格
在傳統人事檔案信息保管過程中，主要是以紙質材料的保管為主，隨著現代科學技術的發展，紙質檔案材料保管技術也越來越成熟，其保管環境已經得到突破性的發展。但是，由于數字化人事檔案信息主要是光盤或U 盤，而人事檔案信息保存和使用的壽命也主要是取決于信息保存載體壽命的長短。
隨著現代信息技術的快速發展，人事檔案保管信息載體的更新換代速度也在不斷加快，同時也帶來了使用和保管不穩定的問題。而且，人事檔案信息數字化保管中使用的光盤和 U 盤，其保存條件更為苛刻，保存環境要求更高，容易受到外來磁場、有害氣體、灰塵、濕度、光線等外界干擾因素的影響，造成信息丟失等問題。
3.人事檔案信息數字化管理所依賴的計算機軟件技術更新換代較快
人事檔案信息數字化管理的重要基礎是其所依賴的配套設備、應用軟件對數字信息轉換程序、操作系統等，這也是人事檔案數字化信息在讀出和檢索等方面的技術基礎。但是，隨著現代科學技術更新換代速度的不斷加快，計算機升級速度也隨之提高，造成計算機軟件和硬件系統之間可能出現不匹配的問題，可能產生存儲在光盤和 U 盤上的信息出現無法讀出，以及新的操作軟件和原有操作軟件無法有效轉換等問題。
4.人事檔案信息管理人員素質較低
在傳統人事檔案管理中，人員需要具備專業性的檔案管理技術，即可勝任檔案管理工作的要求，但是在現代信息技術條件下，人事檔案信息數字化管理技術的發展對人事檔案信息管理人員的素質提出了一個更高的要求。他們不僅僅是要具備一些專門的人事檔案管理知識，而且還要具備掌握網絡信息技術的技能，對一些專門的操作系統軟件要求熟練掌握。
雖然我國有許多組織人事檔案管理部門已經看到這種發展趨勢，而且也補充了一些信息技術專業人才進入檔案管理人員隊伍。但是，從總體上來看，我國人事檔案信息數字化管理的專業技術人才較為缺乏，特別是對于那些既懂得人事檔案管理專業知識，又懂得計算機網絡技術和通訊技術的專業復合人才尤為缺乏。
5.人事檔案信息真實性維護較為困難
人事檔案信息數字化管理技術的發展對于人事檔案管理來說，既帶來了極大的便利，也對信息真實性的確認造成了極大的影響。因為傳統人事檔案信息的修改和復制都會留下較為明顯的痕跡，容易進行辨認。然而，在信息化管理條件下，人事檔案信息的修改、移動、復制和重新編輯等程序，都不容易留下痕跡，從而造成人事數字化檔案在真實性方面難以得到有效體現和保持。
二、人事檔案信息數字化管理完善對策
針對人事檔案信息數字化管理中所面臨的五個方面的問題，可以從以下幾個方面采取措施，加以完善。
1. 選擇適合人事檔案信息數字化管理的操作系統
操作系統作為現代人事檔案信息數字化管理的軟件基礎，需要和硬件相互匹配。針軟對件技術和操作系統的這個特征，在對人事檔案信息數字化管理操作系統進行選擇的時候，一定要注意該系統在技術方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。該系統相關信息和數據在進行轉移的過程中，是否具有安全性；該系統在進行更新的時候，必須要安全可靠。操作系統在進行技術更新換代的時候會因為新的操作系統存在安全隱患而造成數據被竊取的可能；該系統必須具有系統仿真安全性。人事檔案信息在進行數字化復制或者是保存的時候，要求具有較高的軟件基礎，避免使人事檔案信息被輕易所復制，從而確保該系統具有系統仿真性。
2. 合理選擇人事檔案信息數字化管理的載體
載體作為人事檔案信息數字化管理的硬件基礎，其在人事檔案信息數字化管理中具有直接影響作用，所以要能夠在與傳統人事檔案管理載體相結合的基礎上，合理選擇人事檔案數字化管理載體。在對載體進行選擇的過程中，首先需要考慮的第一要素是人事檔案信息相關數據是否具有安全性和不可更改性，以及載體壽命長短的問題，這與許多組織所考慮的速度和便捷因素是有較大不同的。
3.加強人事檔案信息數字化管理的安全性
在市場經濟條件下，我國人事檔案管理部門的職能已經越來越多向服務方向開始進行轉變，人事檔案信息管理部門必須要能夠盡可能多地進行人事檔案共享系統的建設，盡可能多地對人事檔案信息進行公開，從而實現人事檔案信息的共享。所以說，在市場經濟條件下，人事檔案信息的共享性和安全性是一對難以調和的矛盾。
在這樣的條件下，我國人事檔案管理部門一方面要能夠以法律為依據，主要是以計算機病毒防治管理辦法、保密法、檔案法等相關法律法規為基礎，重點建設人事檔案信息計算機網絡管理安全保障體系。其次，人事檔案信息數字化管理部門要能夠加強安全性教育，要能夠把人事檔案信息安全性教育作為一項長效機制來抓。再次，人事檔案信息管理部門一定要能夠采用正版殺毒軟件，定期對本組織人事檔案管理系統進行防毒和殺毒，從而確保人事檔案信息的安全性。最后，要能夠對傳統人事檔案信息保管方法和現代人事檔案信息管理方法進行有效結合，對于一些非保密信息可以采取數字化方式進行保存，但是對于在一定級別以上的人事檔案則采取傳統方式進行保存，從而實現人事檔案信息管理的效率和安全的有效統一。
4.提升人事檔案管理隊伍人員素質
人事檔案管理工作的規范化是實現檔案管理信息數字化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現人事檔案工作規范化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化與檔案工作規范化同行的工作指導思想。
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙人事檔案工作實現規范化的最大問題。實現人事檔案工作規范化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。“以我為主”的立卷歸檔工作是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。這要求我們在實際工作中要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三要注意有效地維護全宗的完整性。這樣在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化管理奠定堅實的工作基礎。
人事檔案信息數字化管理所依賴的計算機軟件技術隨著時代的發展更新較快。人事檔案信息數字化管理得以正常運行來源于所依賴的與之相匹配的相關設備、應用軟件、操作系統等，這也是人事檔案數字化信息在讀出和檢索等方面的技術基礎。可是，現代科學技術的更新換代速度日新月異，計算機升級速度不斷更新，從而致使計算機軟件和硬件系統之間不斷的出現不匹配的問題，可能會讓存儲在u盤和光盤上的信息無法讀出，有時新的操作軟件和原來的操作軟件沒法有效轉換等等問題，使得人事檔案信息數字化管理面臨著較為嚴峻的問題和挑戰。
針對這樣的問題和狀況，在對人事檔案信息數字化管理操作系統進行選擇的時候，一定要注意該系統在技術方面是否符合時代的要求以及是否具有前瞻性。
首先是安全性。即選擇操作管理系統時注意該系統相關信息和數據在進行轉移的過程中，安全性是否可靠。由于現代人事檔案信息在運行的過程中，不同的存儲載體的特性有很大程度上的不同，這將會對原有信息的完整性和真實性產生很大的影響，所以該系統的操作技術必須要能夠考慮安全方面的因素，避免產生數據丟失或者數據失真的問題。
其次是可靠性。即選擇操作管理系統時注意該系統在進行更新的時候，必須是安全的和可靠的。操作系統會因其他原因而進行更新，在進行技術更新換代的同時也會因為新的操作系統不穩定和不成熟而存在不同程度的安全隱患，從而造成數據被竊取的問題。所以，人事檔案信息數字化管理系統要有一個十分完善的操作技術才可靠，避免人事檔案信息外泄帶來不必要的麻煩和損失。
數據庫建設缺乏系統性數據庫建設是實現人事檔案數字信息化的關鍵。當前，人事檔案數據庫建設依然存在諸多弊端。首先，數據庫信息量不足，數據真實性不高，質量低下，嚴重降低了數據庫的查全率和查準率；其次，大部分單位的職稱評審軟件、工資調整軟件、人事檔案管理軟件存在沖突，數據庫通用性不強，難以實現高度的資源共享，因此便無法體現出數字信息化技術在檔案管理中的優勢；最后，數據庫本該屬于動態的過程，但由于相關人員無法及時進行數據更新，導致數據無法真實反映客觀情況等問題。
二、實現人事檔案數字信息化建設的途徑
（一）加大科學規劃投入力度
各單位要加大對人事檔案信息化建設的資金投入，加大基礎設施建設的投資力度，全面推動人事檔案的現代化發展。加強基礎設施的建設；構建完善的安全防御體系；引進最新的軟件系統，開發符合自身發展需要的專門檔案管理軟件；構建人事檔案信息檢索體系，充分發揮人事檔案在職稱評審、人員聘用以及調動升遷等方面的重要作用，為實現本單位人事檔案的可持續發展創造優越條件。
（二）加大數據庫建設力度
首先，加快目錄數據庫建設。以每個人名分設一個人事檔案條目，條目承載內容具體包括姓名、性別、職稱和檔號等。目錄數據庫的建設是實現人事檔案管理信息化的起點，姓名和檔號是最基本的數據信息，將其存入電子媒介，以此來建立目錄數據庫，可為檔案查閱創造便利。其次，加快全文數據庫建設。人事檔案數字信息化建設是個漫長的過程，要循序漸進，逐步開展。要建立人事檔案全文數據庫，在進行重點科室檔案全文數字化的基礎上，逐步實現全單位的檔案全文數字化建設。以電子掃描的形式，依照人事檔案十大類別順序，逐步將數據信息存入電子媒介，實現人事檔案全文數據全面入庫。再次，加快基本內容信息庫建設。依據人事檔案十大類別的信息內容加以信息整理，將每個目錄的基本信息加以歸納。采用專門的人事檔案管理軟件，按照目錄逐一添加基本信息，以此建立人事檔案基本內容信息庫，不斷拓展檔案查閱和開發利用的功能作用。最后，加快人事專題信息庫建設。將副高以上職稱的人員基本信息進行匯總，建立專門信息庫；將榮獲省市級殊榮人員的基本信息進行匯總，建立獲獎人員信息庫；將工作人員的學術成果目錄進行匯總，建立學術成果目錄信息庫，并逐步將其完善為學術成果內容數據庫。
（三）加大人才培養力度
人事檔案管理信息化建設的關鍵是培養一支德才兼備的專業人員隊伍，以實現人事檔案工作人員需要長時期的知識積累和現代化技術培訓。目前檔案管理人員隊伍存在素質較低和極不穩定的現狀，勢必會影響人事檔案管理工作的持續性。所以，要站在長遠角度來考慮問題，確保人事檔案管理隊伍的穩定性。加強同人事檔案干部的交流與互動，及時解決他們工作和生活中遇到的問題，讓他們安心工作，全力推進人事檔案管理數字信息化建設的可持續發展。
三、結語
