時間：2023-06-02 15:27:59
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【關鍵詞】內部管理；檔案規范化管理：機關事業單位
推進事業單位檔案規范化管理，一方面能夠促進事業單位的科學發展，從而在根本上提升事業單位的工作的精細度，規避決策性失誤的情況發生。另一方面，檔案的規范化管理還在一定程度上保存了社會資源與力量，能夠保證事業單位更有效率地開展工作，從而提高事業單位決策的合理性。因此本文將立足于事業單位檔案規范化管理中容易出現的問題，結合實際工作，提出具有參考價值的檔案規范化管理的對策，從而為我國社會各項工作的開展貢獻一份力量。
一、事業單位檔案管理中存在的問題
（一）對檔案管理工作不夠重視。傳統的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因為領導層未能全面地認識檔案管理工作，將其當成一個儲存性質的工作，沒有能夠認識到檔案管理工作與事業單位運轉之間的關系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無法達到檔案管理工作的要求，造成事業單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受事業單位工作模式的影響，而在事業單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴重影響檔案管理工作的人才交替，導致事業單位中檔案管理工作流于表面。
（二）管理模式不規范。科技的發展也帶動了其他領域工作的革新，相比傳統檔案管理工作，如今檔案管理工作更依賴計算機等高端媒體技術。一方面，計算機依靠其強大的儲存功能與信息處理能力，將事業單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，還規避了各種失誤，提升了事業單位檔案工作的精確化管理能力。但技術的革新在事業單位的檔案管理中卻暴露出一些問題，管理模式無法適應新型技術，成為事業單位檔案管理中的主要問題。相關工作人員沒能將多媒體技術完全的納入自身的工作之中，在許多工作環節，依舊使用著落后于新興技術的手段，造成人工與多媒體技術的工作內容重疊，管理模式很大程度上限制了事業單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費。
（三）檔案管理制度不健全。檔案管理制度不健全，表現在事業單位檔案管理制度無法全面地涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過程中，沒有全面地考察檔案管理工作的流程，因此導致檔案管理制度的制定工作脫離實際，缺乏對相關工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對某些特殊情況的處理方法，導致檔案管理制度無法行使其職能，也給相關工作人員的管理造成一定的影響。
二、事業單位檔案規范化管理的有關對策
（一）強化檔案規范化管理的重視程度。強化事業單位規范化管理的重視程度，首先要從領導層的認識出發。加強部門領導對事業單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高事業單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在事業單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在事業單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領導層的重視，是對檔案管理工作的有力的保障，在領導層的支持下，相關工作人員要進一步提升檔案規范化管理的工作水平，從而給事業單位的檔案管理工作提供組織保障。推動檔案管理制度規范化。檔案管理制度的規范化，是提升事業單位檔案規范化管理能力的重要途徑，也是事業單位開展檔案管理工作的基礎。因此要求相關工作人員能夠從實際出發，實事求是地進行檔案管理制度建設。需要從新形勢、新要求出發，針對當前的工作要求，與時俱進，從而推動事業單位檔案管理工作規范化。首先應當做的，是擴充檔案管理制度的內容，在事業單位工作的過程中，更新檔案管理工作的內容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合事業單位的總體目標，有側重地完善檔案管理制度，對現有的檔案管理制度進行清理，剔除過時的部分，保證檔案管理制度能夠與時俱進。促進檔案管理模式的規范化。檔案管理模式需要組織建設的保障，要求相關工作人員加強檔案管理信息化建設，配合新型的技術，不斷完善現代化檔案管理模式，從而提高事業單位檔案管理的工作效率。首先，要求相關工作人員建立互聯網檔案管理平臺，將檔案的收集、整理、歸檔工作轉移到互聯網平成。同時，還要針對多媒體技術的特點，不斷完善事業單位檔案管理的運行機制。從而在完善的工作模式下，提升檔案管理工作的深度與廣度。
（二）強化檔案管理體系規范化。進一步健全事業單位管理體系，需要事業單位內部各個部門的配合。加強檔案管理人員的能力建設，是強化檔案管理體系的重要途徑，通過有針對性的崗前培訓工作，能在一定程度上，增強檔案管理人員的專業素養，確保管理人員的素質符合事業單位運轉的需要，并且在工作的過程中，不斷拓展檔案管理工作在事業單位中的業務內容。從而提高事業單位協同體系的建設。
三、結語
綜上所述，檔案管理工作是事業單位合理運轉的核心，因此加強檔案管理規范化建設，能夠有效地提高事業單位的工作能力，使其在社會各項工作中，能夠保證高效地工作，促進事業單位的處理能力。
【參考文獻】
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【關鍵詞】事業單位；文書檔案；管理方法
事業單位的文書檔案是事業單位工作開展的依據之一，它記錄著事業單位的歷史進程，包括開始設立、人更、最終注銷等方面，事業單位工作的日常事務離不開文書檔案。這些材料對于查證、違法亂紀等不法行為都有著重要的作用。事業單位的文書檔案最終會被收錄到國家檔案中，是國家檔案資料里不可缺少的一部分。另外，社會發展對事業單位的發展也提出了一定的要求，文書檔案在必要的時候可以為社會有關機構提供信息，具有很高的價值。因此，如何規范管理文書檔案是擺在事業單位眼前的問題。
一、事業單位文書檔案發展中出現的問題
（一）事業單位內相關人員缺少規范整理文書檔案的意識
一般來說，只要事業單位召開會議或者舉辦了某項活動，都應該由專職人員做及時的記錄。但在實際工作中，相關管理人員并沒有立足實際做深入的了解，資料收集不齊全，有時甚至出現了杜撰行為。而日常工作作為文書檔案其中一部分，更是沒有收到重視。這種不合理的歸檔意識和收集方式需要從根本上轉變，應付行為要不得。
（二）不僅事業單位負責管理文書檔案的相關人員缺乏正確的認識，就連領導干部也存在著觀念上的誤區
有領導這樣評價文書檔案整理工作：“文書檔案并不能為單位創造相應的經濟收益，還要派專人去負責，不就是一些抄抄寫寫的工作嘛，我們保證按時把檔案上交國家就可以了。”這就是典型的不負責任的態度。正是由于這種錯誤的觀念，造成了文書檔案出現漏洞、失實等問題。
（三）事業單位缺少專門的文書檔案記錄人員
“兼職”記錄的人員對如何整理、歸檔等程序缺乏必要的培訓，不免手忙腳亂，精力不夠。有時一個會議已經過去兩三個月了，相關人員才對會議進行“回憶式”記錄，具體細節都記不清了，常常是為了應付檢查才勉強完成，就這樣出現了漏洞。
（四）管理制度尚未健全
文書檔案的整理十分瑣碎，工作程序比較復雜，由于缺少足夠的重視和監督，導致檔案的管理體制不成熟。沒有相應的制度約束，那么拖拉、推諉的行為便無法制止，珍貴資料的缺失是國家的損失，而相應的負責人卻沒有為此承擔責任，這何嘗不是一種“助紂為虐”的行為？
二、為規范化管理事業單位文書檔案提出的建議
（一）轉變工作人員的觀念
目前事業單位缺少規范化整理文書檔案的觀念。有相關人員說過，文書檔案就像日記一樣，必須每天都要記錄，缺少一頁就代表劃去了一天，那么以后需要這一頁，就沒辦法找回來了。對此，筆者深表贊同。事業單位在快速發展中，不能只考慮經濟效益，還要注重綜合發展，不敷衍，不應付。
（二）設置專門管理人員
眾所周知，事業單位的崗位競爭非常激烈，多設置一個崗位就會對提高就業率貢獻一份力量。事業單位應該注重對專門的管理人員進行定期培訓，及時獲取信息，掌握新的技術。在聘請管理人員時應提高要求，聘請文化素質、心理素質都較高的專業人才，業務能力合格了才能對得起這個崗位，避免有人一知半解，影響檔案記錄工作。關于培訓，首先要使他們有正確的工作態度，把整理文書檔案看做一項很神圣的工作，樹立正確的理念。同時，必須學習現代信息技術，不能閉門造車，不斷學習才能提高業務水平。另外，事業單位要定期組織交流會，只有同行業的工作人員才能碰撞出火花，得到有用的經驗。
(三)學習先進的文書檔案管理技術
如今互聯網技術發展迅猛，文書檔案的管理不能只依靠傳統的方式，必須在互聯網中尋找新的方法。目前，辦公自動化系統越來越流行，在辦公室內收發文章都可以通過OA實現，這項技術不僅適用于辦公室，整理檔案時也可以應用的到。通過計算機收集、整理、歸納文書檔案，不僅簡化了工作人員的工作程序，還提高了工作效率，一舉兩得。電子文件和紙質文件互相補充，能夠有效地減少錯誤，有利于文書檔案的進一步發展。
(四）更新有關設備
只學習先進的技術是遠遠不夠的，事業單位應該推陳出新，原有的相對陳舊的設備要適時淘汰，購置新的設備。事業單位應該抓住科技發展的步伐，不能讓自己太過落后。如果僅僅依靠經濟效益判斷一個工作的重要性，那這個單位無法實現更高的發展水平，所以，要學會綜合考慮。如今，在其他行業都快速發展的形勢下，事業單位要想實現飛速發展就必須脫離原有的陳舊環境，脫去“長大褂”換上“中山裝”。
（五)完善監督工作
設置了專門管理人員不代表這項工作和其他工作人員無關了，文書檔案每天都要記錄，日常事務比較瑣碎，難免會出現錯誤，因此，其他工作人員要具備責任感，對文書檔案進行定期檢查，及時提出建議，便于修改。要加強對檔案的監督，尤其是財政檔案，就必須建立相應的監督管理部門，有效監督才能提高相應人員的警惕，避免出錯。同時，監督人員要學會篩選有用信息，不可大小事都上報給相關領導，這樣不僅沒有提高工作效率，還妨礙了領導的工作，導致文書檔案的記錄更加繁瑣。最后，要通過相關政策、措施等方式促進文書檔案管理工作的進一步發展，發揮監督的實際功能。
三、結束語
根據上文對事業單位文書檔案存在的問題和相應的解決措施可以看出，目前社會各界都還沒有推動文書檔案管理規范化的概念，更別說相應的行動了。事業單位因此損失的很多珍貴資料也無法找回，但我們可以做的就是在今后多加注意，加強管理，最大程度的減少損失。事業單位應該及時更新觀念，為促進文書檔案的發展做出努力。
參考文獻
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[2]王玲.淺談事業單位文書檔案的規范化管理[J].黑龍江史志，2015，11:120.
[3]甘宜英.淺談事業單位文書檔案的規范化管理[J].門窗，2014，04:285+287.
關鍵詞：事業單位；辦公室檔案；規范化管理；檔案管理
對于事業單位而言，辦公室重點在于管理單位各項事務，其為事業單位的發展發揮著指導作用。對于辦公室工作而言，檔案管理尤為關鍵，其完整記錄了辦公室的所有事務，能夠為單位提供準確、可靠的材料與信息。新形勢下，辦公室檔案管理工作已經難以適應新時期發展所需，且直接影響了辦公室相關職能的有效發揮。對此，相關部門應結合實際情況，全方位、多層次分析與總結，制定有效的檔案管理規范，進一步強化辦公室效能。
1辦公室檔案規范化管理的重要性
1.1有利于豐富管理形式
現階段，中國科學技術水平得到了顯著提升，在信息時代背景下，辦公室信息化建設已經成為必然趨勢，這也使得辦公室檔案管理形式日趨多樣化。相較于傳統方式，使用計算機管理辦公室檔案的效率更高，可有效提高檔案管理工作的科學性、規范性和系統性，進一步提高管理規范性。運用計算機可以快速收集、使用、管理和儲存檔案信息，促進了內部信息交流效率以及檔案利用、管理率提高。除此之外，運用信息化手段管理辦公室檔案，可提高管理效率，緩解工作人員壓力，從而促進管理人員提高工作質量[1]。
1.2可以促進檔案管理員提高素質
對于檔案規范化管理，事業單位應高度重視，并在培養人才上投入更多的精力，檔案管理人員在規范化管理辦公室檔案中發揮了極為重要的作用。人才素養直接影響著工作效率，轉變檔案工作的性質會對工作人員的能力造成影響，和以往的人工操作相比，當前規范化的檔案管理主要運用電子計算機操作[2]。工作軟件的改變對管理人員操作計算機的能力提出了較高的要求，這是此項工作中不可或缺的一項能力。如此，便在日常工作中促進了管理人員的素質以及個人價值和工作能力的提高。
1.3可以促進單位和部門提高管理水平
在事業單位的正常運營中，辦公室檔案發揮著極為重要的作用。除了對單位各種經濟業務、人動的信息進行如實記載，辦公室檔案還要注重保存單位發展歷程中重大的證據與史料。而規范化管理辦公室檔案，既能使檔案管理的流程得到優化，同時還能帶給單位良好的社會效益。當單位和其他部門展開合作時，需要借助檔案部門和合作方展開密切聯系與溝通，以確保雙方合作的有效性。所以，在管理辦公室檔案的過程中，規范化管理檔案，對促進單位部門工作效率提升極為有利，從而使檔案管理更加科學和準確。
2當前辦公室檔案管理工作中存在的問題
2.1缺少健全的制度
新形勢下，事業單位尚未就辦公室檔案管理制度制定健全的制度，造成辦公室工作效率不理想，對辦公室職能的發揮造成了極大的影響[3]。過去，事業單位在開展辦公室檔案管理工作時，只是一味地整理和歸檔檔案，并未運用先進的科技展開分類和管理。而且往往因管理制度不健全或辦公室人員違規操作，導致管理制度流于形式，致使辦公室諸多檔案資料丟失，對辦公室職能的發揮造成了極大的影響。
2.2忽視辦公室檔案管理
在實際工作中，檔案管理工作只是檔案管理部門的工作任務，在單位中往往被認為并非主要工作，僅僅只是一項基礎性工作，通常單位的領導者都在主要業務上投入了諸多精力，而忽視了檔案管理工作。大部分單位，對辦公室檔案管理工作的重要性認識不夠，在開展工作的過程中運用的仍是傳統的管理理念和模式。此外，在辦公室檔案管理中由于資金投入力度不夠，從而造成在檔案管理中缺乏健全的基礎設施，這在一定程度上威脅了辦公室檔案管理的安全，對有序開展辦公室檔案管理工作極為不利。
2.3缺少專業的檔案管理人員
縱觀事業單位管理體系，辦公室檔案管理是不可或缺的組成部分[4]。但是，現階段單位領導對于辦公室檔案管理工作的重視度較低，諸多事業單位均安排辦公室人員兼任檔案管理人員，因為這一類工作人員對檔案管理的基礎知識了解得較少，在技術操作方面不夠熟練，所以很多時候都無法規范管理辦公室檔案。同時，這些工作人員中大部分都并未接受過系統教育，且所掌握的檔案管理知識與技能均不夠專業，不熟悉辦公室檔案管理工作，同時在工作過程中也很容易出現問題，使得辦公室檔案管理工作職能無法充分發揮出來。
2.4缺少先進的管理設備
在檔案管理設備方面，事業單位未有較大的投入，對信息技術與科技產品的引進不及時，難以與時展保持同步。同時辦公設備十分落后，大部分單位依然采取的是人工管理模式，嚴重影響了辦公室檔案管理效率，加大了工作人員的工作量，使其在工作上耗費了較多時間。且在人為因素的影響下，也無法順利實現檔案工作規范化管理目標，甚至導致檔案管理缺乏秩序性。
3新時期加強辦公室檔案管理規范的措施
3.1高度重視檔案管理工作
若要真正做好事業單位辦公室檔案管理工作，就必須從根本上將部門領導與工作人員的認識改變，使其認識到檔案管理工作的重要性，運用諸多有效手段積極宣傳事業單位的現代化;檔案管理模式，使相關領導和工作人員可以充分了解到在單位整體工作發展中，檔案管理工作效率發揮的重要作用，并高度重視辦公室檔案管理工作，使每一位工作人員均可以積極對待此類工作。同時構建激勵機制，以堅實的基礎助力檔案管理工作的良好發展。辦公室檔案管理工作人員應和時展保持同步，立足于工作需求，積極促進自身檔案管理意識和相關法律意識的增強，特別是主要將自身保密意識加強，確保自身檔案管理觀念正確。工作人員要主動參加相關培訓活動，把更為豐富的檔案管理工作技能切實掌握好，促進自身工作素質水平提高，對檔案管理工作的重要性有更加充分的認識。
3.2構建合理科學的規章制度
健全的檔案管理制度是有序開展辦公室檔案管理工作的重要保障。事業單位只有構建合理、科學的規章制度，才能有效開展辦公室檔案管理工作。新形勢下，辦公室檔案管理工作要和時展保持同步，在對新的檔案管理制度進行制定的過程中，要將以往規章制度的束縛摒棄，積極創新制度的內容和形式，如此，才可以為檔案管理工作的開展提供重要的制度保證。除此之外，在對規章制度進行制定的過程中，要充分運用現代化手段，確保檔案管理制度更加完整、科學、安全[5]。構建檔案管理制度還要涉及檔案銷毀制度，應根據相關規定第一時間銷毀部分保存到期的檔案，為充分發揮辦公室檔案管理工作職能提供保障。
3.3提高辦公室檔案管理人員的綜合素質
辦公室檔案管理人員的綜合素質對檔案管理水平具有決定性影響。所以，為了確保檔案管理的質量，就必須有效提升檔案管理人員的素質。具體來說，一方面，要加強培訓檔案管理人員的檔案管理專業知識與技能，提升其水平；另一方面，要求檔案管理人員及時了解現代化的科學技術，可以熟練操作現代化設備。所以，單位領導在選拔辦公室檔案管理人員過程中一定要做到嚴格仔細，以制度為依據。當然，單位還要針對檔案管理人員展開專業培訓，幫助其將專業的管理知識與技能掌握，切實提高他們的綜合素質，如此，才可以順利實現辦公室檔案規范化管理的目標。
3.4采用現代化的管理手段促進檔案工作管理質量提升
檔案工作運行中，所運用的設備器材和技術手段、管理質量以及落實規范化的程度息息相關，其具有可把控性[6]。但通過當前實施的辦公室檔案管理體系可以看出，紙質檔案管理仍占較大比例，在意識不足、技術有限等問題的影響下，數字檔案建設方案還是只在小范圍內應用，對順利落實規范化管理工作造成了阻礙。所以，可以考慮從下述幾個方面入手，改進此類問題：首先，各單位需結合現代化技術革新需求，在檔案管理室中靈活應用計算機等現代化設備，并把現代化設備和紙質檔案管理工作聯系起來；其次，以不同形態的電子檔案為基礎，在信息技術發達的地區，有效采用以數字模式形成的電子信息檔案，此形態的電子檔案十分完整、便捷，實用性較高；最后，就信息技術發展落后的地區，可以借助再加工紙質檔案，將原件數字檔案形成。此手段可以不斷完善原有的紙質檔案，對檔案規范化管理意義較大。
一、檔案規范化管理存在的問題
（一）個別單位領導對檔案規范化管理工作認識不到位，存在敷衍的態度。單位工作中，領導重視程度直接關系到該工作的地位和發展。檔案工作作為一項基礎性的工作，已經有越來越多的單位將檔案工作列入了目標考核，對檔案工作的重視程度前所未有，但仍有少數單位為應付考核，完成規范化管理示范認定要求，采取聘用臨時人員和借調下級單位人員來完成檔案工作。聘用和借調人員本來是機關企事業單位工作中常見的一種方式，有利于鍛煉交流干部，提高工作能力，但檔案工作有其特殊性，且有長期性和基礎性的特點，需要工作人員日積月累的熟悉掌握，才能將工作做好。突擊性工作雖能解決暫時需要，但由于他們不掌握檔案工作的基礎業務知識和技能，不熟悉單位各部門工作情況和文件形成狀況及相互之間聯系，加之不同的工作態度，無法保證檔案收集、整理、歸檔等立卷質量，必將對以后檔案工作帶來很多缺陷。（二）部分單位檔案歸檔立卷制度貫徹不到位，未實現部門歸檔立卷。部門歸檔立卷制度是指在機關檔案工作中，各所屬部門必須自己收集、整理、編目本部門所產生的各門類載體檔案，并按時向機關綜合檔案室移交的制度。《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《機關檔案工作條例》中都明確規定應當歸檔的材料必須由業務部門或文書部門（也就是文件材料形成部門）收集，并完成整理立卷工作，然后交檔案部門集中統一保管。機關企事業單位在履行職能工作活動中形成的大量具有保存價值的文書檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案等不同載體形式的檔案，以及會計、人事、基建、紀檢等專業檔案，都要要求由單位文書部門或業務部門兼職檔案員進行整理和立卷，再移交檔案室。而實際工作中，我們發現，相當一部分單位未推行部門歸檔（立卷）制度，專職檔案員大量精力和時間都花在與各處室索要檔案以及檔案整理、編目、錄入、掃描、裝盒等具體工作上，往往去年的檔案剛剛整理上架完畢，又要開始進行今年的檔案收集、整理工作，突然某個部門又送來往年的檔案材料，專職檔案員每年陷入收集檔案、整理檔案、再收集、再整理的無限循環工作中。而省級單位的檔案部門還負有對市（縣）同系統機構檔案業務工作的監督和指導職責，省直機關專職檔案員對自身單位的檔案工作都疲于應付，自然沒有時間和精力對下級單位進行指導和監督，對本機關檔案進行宏觀管理，易造成系統整體工作水平的下降。（三）多數單位檔案管理制度不健全，無法滿足檔案工作發展需要。機關事業單位處科室數量多，但專職檔案員人數少，兼職檔案員具有人數多、流動快的特點。僅靠業務主管部門日常的幾次培訓很難提高其業務水平，依靠專職檔案員進行手把手的一個個教也不現實。因此，將檔案業務技能編制成業務文件進行指導能有效解決這個問題。在眾多的業務文件中，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》、《歸檔文件整理規則》以及《檔案分類方案》、《各門類檔案整理工作流程》、《檔案室基礎業務工作手冊》等是機關企事業單位檔案工作的基礎，是指導專兼職檔案員在檔案規范化管理中做好檔案工作的必要知識。但在實際工作中，我們發現，許多單位的專兼職檔案員不僅沒有按照上述規定執行并制定適合本部門檔案管理工作的相關業務文件，甚至對以上文件的具體內容規定都不掌握，又如何來指導和做好檔案工作。（四）檔案利用手續繁瑣，難以滿足服務社會的需要。目前利用檔案的方式主要有案室現場查閱、電話查閱、網絡查閱，而機關事業單位保管的文書檔案、民生檔案、電子檔案、專業檔案、科技檔案、知識產權檔案等等，涉及的種類和專業涵蓋各個領域，各種不同門類的檔案都有各自的利用范圍、法律效力、保密規定及利用權限，如何正確有效的提供利用是擺在各部門目前亟待解決的問題。（五）檔案信息化管理程度底，未實現文檔一體化要求。隨著辦公自動化（OA）系統的推進，電子政務系統形成的電子檔案的收集、整理、保管、利用等也給檔案工作帶來新挑戰。一方面新的電子政務推行，產生的大量電子數據，這些電子數據俗稱電子文件還不是嚴格意義上的電子檔案，他們怎么區分、如何歸檔、標準要求是什么等等都需要在實踐工作中不斷探索研究；再加之實際上，各部門機關電子文件格式與檔案數據格式不統一、辦公自動化（OA）系統與檔案管理系統數據接口不一致，無法實現無縫對接，文檔一體化要求無法實現，電子文件收集、加工、整理、保管、鑒定、利用等環節新問題層出不窮，導致檔案信息化建設嚴重滯后于現實社會需要。（六）檔案專兼職人員素質不高，隊伍不穩定，缺乏創新意識。由于受工作本身在單位內部實際地位、作用影響，以及單位領導主觀意識認識等影響，在挑選檔案專兼職人員和安排經費時，僅以能保管好檔案不至于丟失泄密為目的，導致檔案專職人員隊伍年齡偏大、知識老化，工作方式理念陳舊，進取心和創新能力不強，缺乏計算機等專業知識，難以適應新形勢下的檔案工作管理需求；而兼職人員隊伍雖然年紀輕，知識結構層次較高，但不熟悉檔案工作基礎知識，流動性快，思想不穩定，難以靜下心來鉆研業務，造成檔案工作服務水平偏低，檔案工作進一步被邊緣化，綜合檔案室成為弱勢階層。
二、解決問題的對策
（一）進一步完善檔案工作機制，加強檔案工作制度建設，用機制和制度來保障和規范檔案工作人員、編制、經費、項目、設施設備和數字化建設等的投入，確保開展檔案工作所必需的人財物不因領導意識的不重視或是領導的更替而影響，同時創新檔案工作的激勵機制，讓熱愛工作的人有勁頭、有奔頭。（二）重視檔案專兼職人員的隊伍建設，穩定檔案干部隊伍，加大基礎業務和現代化技術知識技能培訓力度，使培訓制度化、專業化，著力培養和儲備專業人才隊伍。機關事業單位必須采取措施，穩步提高檔案工作人員的待遇，關心他們的成長，統籌解決涉及他們切身利益的職務級別等問題，不能讓埋頭干事的檔案員吃虧，著力提高他們的政治素質和業務素質，充分調動工作的積極性和創造力，以適應檔案工作的新常態新形勢，從而提高工作和服務水平。（三）認真貫徹執行部門歸檔（立卷）制度，積極推行文檔一體化要求。單位應該建立主要領導或分管領導負責制、各處室負責人對各自處室檔案負總責，各兼職檔案員負責檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。將文件材料歸檔工作列入各處室目標責任并簽訂目標責任書以強化責任意識。同時要使檔案人員不但要熟練掌握計算機專業知識，而且要通曉電子文件的收集、整理、傳輸和歸檔工作要求，實現機關檔案文檔一體化要求。（四）要根據國家檔案局出臺的相關檔案工作規定及行業技術標準，制定適合本部門檔案工作發展需要的業務制度。要注重平時歸檔立卷工作，應對檔案收集過程、整理結果提出明確要求，在文件制作的質量、文件處理的程序化、制度化等方面提出要求，建立文書處理流程、歸檔范圍、保管期限、分類大綱、保管利用、安全管理等方面的規定、制度和辦法，通過業務文件進行指導，能減少培訓時間，節省人力、物力和財力，即使兼職檔案員流動較快，也能迅速讓新從事檔案工作的檔案員盡快掌握基本的檔案業務技能。（五）在機關檔案信息化進程中實施標準化、規范化、科學化管理，加強軟件和硬件建設力度，建立健全機關檔案信息安全保障體系。必須嚴格執行國家相關技術標準，滿足數字檔案資源數據和格式規范統一，數據共享安全等要求。目前國家檔案局已正式出臺《電子文件元數據方案》、《電子文件長期保存格式需求》和《基于XML的電子文件封裝格式》三個檔案行業標準，為信息化建設打下初步基礎。辦公自動化（OA）系統以及檔案管理系統應該在前期開發時就應該以這些標準為依據，從數據的最前端規范，讓檔案專業人員參與OA系統開發，按檔案管理要求和特點提出系統需求，真正實現辦公自動化（OA）系統與檔案管理軟件的無縫對接，實現文檔一體化。（六）要加強檔案工作創新服務，強化檔案服務意識，提高檔案工作為機關各項重點工作服務的能力。檔案工作者只有轉變保守思想，開拓檔案工作利用新方式，創新積極服務觀念，充分利用檔案網絡快捷、方便的優勢，積極開發網絡利用、自助査詢等新模式，充分發揮檔案的信息作用，保證檔案信息及時、有效地為領導及機關各項重要工作服務，才能體現檔案工作的核心價值競爭力。
作者:周知勇 單位:云南省檔案局
參考文獻:
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1、事業單位檔案工作中存在的問題
1.1 還未充分認識到檔案工作的重要性
事業單位的檔案工作屬于服務性范疇,常常會被單位領導層所忽視。有的單位目前還未充分認識到檔案工作的重要性,缺乏科學合理的檔案意識,監督力量薄弱,在檔案工作中的人財物需求以及檔案整理歸檔時間方面沒有提供足夠的保障。還有的單位未及時把檔案工作歸列到年度目標考核范疇中,就算涵蓋在目標考評中,該項工作也僅僅作為一種軟指標而存在,缺乏相關的硬性規定,得不到領導者應有的重視。對于極為關鍵的業務檔案未做到及時有效的整理、歸檔就送至檔案室中,雖然這樣極大的方便了職能科室相關資料的查詢,但根據國家明確規定的檔案管理規范化要求,此做法是不合理的。
1.2 檔案工作的保管條件較弱
當前,在社會經濟的不斷發展下,有很多部門的檔案保管條件都相繼提高,然而,在一些事業單位中,其檔案保管條件十分的薄弱,根本與檔案管理中提出的要求不相符,毫無規范統一性而言。有的事業單位檔案室中所用的設施設備十分的陳舊,檔案資料全部籠統的堆放在一個地方,這樣,將不可避免的導致檔案資料破壞與丟失現象的發生。
1.3 檔案管理者的業務水平低
檔案管理除了具有較強的政策性特征外,其還具備了專業性、技術性特征,所以,要求從事檔案工作的人員必須有思想道德素養及專業素質。然而實際情況卻是,有的事業單位中從事檔案工作的人員缺乏專業性,職責權限模糊;有的事業單位檔案工作者由于實際擔任了多個崗位工作,根本沒有足夠的時間和精力來進行檔案管理;有的事業單位檔案工作者由于在業務上經常出現變動及缺乏業務素質,沒有加強檔案的管理,上級檢查中存在敷衍行為。
2、實現事業單位檔案規范化目標的策略
2.1 增強認識,構建切實可行的檔案工作機制
單位領導者要充分認識檔案工作的重要性,安排組織專業部門貫徹落實檔案工作責任制,并把檔案工作納入到部分考核中來,認真全面的編制檔案長期規劃,聘請專業的檔案工作者,構建完善的檔案管理體系。檔案工作涉及面廣,構建完善的檔案管理工作制度是單位檔案工作實現標準化、規范化目標的前提。嚴格根據相關規定,結合單位實況,編制高效的檔案管理制度,實施規范化的管理。此外,強化規章制度的執行力度,并將執行制度與檔案崗位責任制相掛鉤,以當做對檔案工作者業績考核、評比及獎勵的重要參照物。根據統一的制度、標準做好檔案管理工作,總結經驗,健全各制度,從而保證檔案工作的規范化。
2.2 強化檔案室設施設備的投入,提高檔案保管條件
具體應做到以下三點:首先,強化檔案室設施設備的投入,根據檔案管理要求,不斷提高檔案室的保管條件,防止實際中出現“亂七八糟”的檔案室,實現統一、規范的檔案室。其次,健全制度,構建專門的檔案管理網絡,安排組織一批涵蓋了分管領導、各科室主管負責人及部門檔案工作者的檔案管理隊伍。各司其責,嚴格執行制度。最后,將剛性與柔性兩種管理有機的結合起來,以構建一個良好氛圍的規范性檔案工作環境。
2.3 提高檔案工作者的素質
對于檔案工作者來說,不僅要有較高的業務水平,還必須具有較高的管理能力及科學合理的服務意識。緊跟現代社會步伐,摒棄傳統觀念,編制新方法、新思路,有效處理新問題,不再局限于過去的條條框框與管理模式,不斷創新檔案業務。同時,要求做好檔案工作者的教育培訓工作,要側重于實用性。實際培訓時,應根據現代檔案工作的發展情況,采用“走出去,請進來”等培訓方式,以確保檔案工作者及時有效的了解檔案整理歸檔工作流程,掌握好檔案業務。最后,做好檔案工作者再教育工作,以讓檔案工作者充分全面熟知檔案方面的專業知識及先進技術,增強檔案管理效率,清楚的知道單位檔案的具體數量、類型等情況,促進檔案工作的規范化。
一、完善管理制度，建立網絡系統
檔案管理工作在事業單位中普遍存在，一般而言檔案管理工作主要是對事業單位內部人員的檔案進行統一的收集與整合，以方便事業單位對企業內部人員的控制與管理。在進行事業單位檔案規范化建設的過程中建立起有效的管理制度是關鍵，具體而言包括以下幾個方面：（1）完善管理制度。檔案管理工作在事業單位中一般缺乏有效的發展空間，很少有事業單位會關注單位內部檔案管理制度的創新與完善，因此大部分事業單位的檔案管理工作在制度上都存在缺失。鑒于此，有關工作人員應積極的對事業單位檔案管理制度進行一定的完善，使得有關工作人員可以在制度的規范下進行具體的工作。這是事業單位檔案規范化建設的基礎。（2）建立網絡系統。隨著現代科技的發展，網絡技術也融入到了社會生活的方方面面。因此在進行檔案管理的過程中，有關人員也應將網絡技術應用其中建立起有效的網絡檔案管理體系，將檔案管理部門與單位其他管理部分有機的聯系到一起，提高事業單位檔案管理與應用的效率。
二、搞好管理分類，做好檔案歸檔
檔案在進行管理的過程中要進行一系列的工作，而檔案分類是其中最主要的工作之一。在實際的工作過程中有關工作人員應搞好檔案的分類管理，做好檔案的歸檔工作。檔案的分類管理一般要按照檔案的內容，檔案的先后順序，檔案的實際情況等進行分類，這些分類有利于檔案的查詢，對于檔案的提取與應用有著一定的幫助作用。因此在進行檔案分類的過程中，有關人員應對檔案的分類進行嚴格的規定，并采取科學的分類方法確定具體的檔案類型。除了檔案的分類外，檔案的歸檔也是檔案管理中的重要環節。因此為了保障檔案歸檔的質量，防止檔案在借閱的過程中丟失，有關事業單位應針對檔案的歸檔建立起有效的規章制度，以明確檔案調取與歸檔的程序，減少檔案歸檔過程中問題的出現。
三、嚴格檔案整理，堅持科學管理
檔案在進行存放的過程中，要進行一定的整理針對不同的需要對檔案的存放地點，存放方式等進行更改，同時還要對一些受損檔案進行修復，對一些過期檔案進行集中處理。因此為了有效的搞好檔案的整理工作，有關工作人員應嚴格檔案整理工作，對檔案管理工作進行細化，針對檔案管理工作中出現的問題進行有效的修正，采用更加科學的方式進行檔案的管理。并針對檔案的重要程度以及檔案的時間順序等進行合理的整理。
四、加強法律宣傳，搞好保密工作
檔案中涉及到了事業單位工作人員的各項隱私信息，因此事業單位在對檔案進行管理的過程中，應對檔案的管理工作給予足夠的重視，避免因檔案管理不善而造成事業單位員工隱私信息外泄的情況。首先，事業單位應加強法律的宣傳，使得檔案管理人員可以對檔案管理的重要性產生認識，提高檔案管理的規范程度。其次，檔案管理人員應在檔案保密工作上下工夫，制定出有效的檔案保密條款，對于檔案的取閱，檔案信息的公布等進行嚴格的控制，以此減少檔案信息外泄的情況。最后，有關檔案管理人員在對檔案進行銷毀的過程中，應保障銷毀的徹底性，要在多人監督的情況下進行粉碎銷毀或者燃燒銷毀，杜絕一切可能造成檔案信息外流的機會。
五、完善檔案室建設，注重服務質量
紙質檔案需要一定的存放空間，檔案越多占有的空間面積越大，同時由于紙質檔案容易受到外界因素影響，經常會產生發霉，受潮的現象。因此有關事業單位應對檔案的存放地點進行合理的選擇，建立起符合存放要求的檔案室，完善檔案室的建設，避免檔案因存放不當造成檔案的損壞。除此之外，檔案室管理人員的工作能力也與檔案存放的質量有著密切的關系，因此有關檔案管理人員應積極的學習檔案管理知識，吸取周圍工作人員的工作經驗，注重提高服務的質量，使得事業單位檔案管理工作可以取得長足的進步。
六、建立電子檔案，實現信息管理
紙質的檔案在存放以及查閱等方面都存在著一定的局限性，因此隨著現代科技的發展，建立電子檔案成為了事業單位檔案管理的主要工作。在進行工在的過程中，有關管理人員通過信息錄入的方式，將紙質檔案轉化為電子檔案存放在計算機中，并利用網絡技術與各部分進行連通，方便各部分的查閱，有效的提高了檔案管理工作的速度，促進了事業單位檔案規范化建設的進程。
行政事業單位在我國社會中發揮重要影響，其屬于智力密集類型企業單位，企業工作人員是企業作為寶貴財富和資源，在企業發展中發揮重要影響。在設疑發展情況下，企業需要做好人力資源管理工作，把工作人員檔案歸納處理，降低人力資源管理工作壓力和難度，提高事檔案資源管理工作效率，保證人事檔案管理質量。
1、弊端闡述
行政事業單位在發展中，人事檔案管理工作意義重大。其對企業的發展，對企業日常管理工作，和團隊建設等等工作影響大，可以為行政事業單位日常管理工作和團隊建設提供理論依據，實現資源合理應用目標，行政事業單位可以依據人事檔案對工作人員升值，開展工作調整、對工作人員工作考核和績效考核等等工作影響較大。但是當下我國企業在人事檔案管理工作中存在自身弊端，特別是當下行政單位中，人事檔案管理難度較大，阻礙企業發展，需要加以完善和及時處理。下文將詳細對人事檔案管理弊端進行分析和研究。
1.1人事檔案管理意識弊端
人事檔案管理管理意識低、觀念關注度不高，是影響人事檔案管理有序開展主要問題之一。行政事業單位管理人員發展中，較為關注行政事業單位自身經濟發展，認為人事檔案管理不重要，沒有實際價值，對政事業單位長遠發展沒有實際意義。政事業單位主要管理負責人員存在這一思維誤區，導致下級管理工作人員對人事檔案認知度不高，行為散漫，人事檔案管理財務支出較少，人力資源和財力無法保證，降低管理效率。其次，由于管理意識薄弱，行政事業單位沒有建立合理化管理目標和管理關注方案，管理工作人員在關注期間，沒有標準依據，關注效率低下，沒有方向[1]。
1.2信息化技術弊端
現階段行政事業單位信息技術技術水平低下，由于政事業單位主要負債人員和管理人員對政事業單位忽視，沒有引進先進科學技術開展管理關注，導致在實際管理環節，依據人力資源手工開展管理關注，降低工作人員關注積極性，影響管理關注有序開展。其次，工作人員自身關注能力低下，人事檔案管理團隊構建缺失凝聚力，由于個人工作能力低下，影響整個團隊工作能力，一些工作人員在關注中，沒有結合人事檔案特點，開展管理關注，缺失管理科學性和規范性[2]。
2、政事業單位人事檔案管理工作有序開展
2.1提高對人事檔案管理關注重視度
行政事業單位需要樹立全新發展目標，結合市場經濟發展特點，建立全面人事檔案管理方案和目標，提高對人事檔案管理關注重視度和關注度，在單位內部和管理部門宣傳，增加工作人員認知度，讓關注人員了解自身想法，利于工作人員全面貫徹檔案管理關注要求，有方向開展管理關注。其次，行政事業單位也需要給予人事管理這工作人力支持和物力支持，優化制度弊端，構建一個一體化制度體系，為工作人員實際管理工作提供理論依據和制度保障，使得行政人事管理工作朝向標準化方向發展[3]。
2.2提高信息化應用水平
信息技術是當下社會不同企業人力資源和人事檔案管理的主要方法，行政事業單位也要提高對信息技術關注，利用信息化技術開展人事檔案管理工作，提高 人事檔案管理工作有序開展。詳細來說，其主要包括兩個不同方面信息化建設，其一：做好信息化硬件建設工作。行政事業單位需要增加財務支出力度，大力采購 信息裝置和設備，引進先進技術和設備，為工作人員營造良好工作條件。例如：行政事業單位可以購買掃描設備、電腦設備等等。把傳統紙文本形式運作為電子文檔形式，實現數字化建設目標，其二：行政事業單位完善軟件系統建設，構建人事檔案管理體系，保證體系建設合理性[4]。
2.3完善團隊建設，提高工作人員工作能力
人事檔案管理工作人員是主要工作人員，和檔案管理質量和效果具有較大影響。為了實現行政事業單位人事檔案管理目標，首先要完善團隊建設，構建一個高效率、高凝聚力、高素養人事檔案管理團隊。樹立科學合理人事檔案管理團隊建設目標，建立培訓和教育目標，對工作人員及時培訓和教育，分析培訓需求，分析工作人員工作水平和能力，合理配置工作人員，保證每個工作人員可以在滿足自身需求，可以充分發揮自身能力崗位中，完善工作人員工作弊端。其次。為了做好人力資源布置工作，行政事業單位在工作人員開展工作時，對工作人員工作行為監督管理，發現工作人員存在行為弊端，及時指導和教育。為了提高工作人員工作積極性，行政事業單位可以建立獎懲制度，對工作積極性高，表現好工作人員獎勵，在行政事業單位內部培養骨干，為工作人員提高全新發展機遇[5]。
［關鍵詞］事業單位；規范化；人事檔案；問題；措施
0.引言
檔案管理是事業單位人力資源部的重要工作，人事檔案材料涉及每個事業單位員工的基本信息，通過人事檔案的調取，事業單位能夠判斷是否對單位內部人員進行考核、培訓、升遷、加薪。另外，事業單位檔案管理水平也能夠有效反映單位的人力資源狀況，其管理是否規范、高效也決定著檔案資料是否能夠發揮其應有的作用，因此加強事業單位人事檔案管理工作的規范化尤為重要。
1.加強事業單位人事檔案管理規范化的重要意義
1．1規范化的管理有利于提高檔案管理效率
隨著我國市場經濟的快速發展，尤其是企業單位用人制度的改革，事業單位用人也采取合同制的方式吸納優秀人才，在事業單位的長期運行過程中，會有大量人員的流動，人員檔案材料成為事業單位了解人才狀況、實施人才調動的主要依據，因此建立規范化、高效化的人才檔案管理機制顯得尤為重要。對人事檔案進行規范化管理能夠有效提高人事材料的使用率，第一時間掌握所需要的人事材料；事業單位人事檔案的規范化管理也能夠確保人事檔案的真實性、準確性，一旦工作中需要查閱就能夠按照流程快速地找出相關資料，減少查閱時間，提高查閱效率，節省大量人力，確保事業單位工作的順利實施。
1．2人事檔案規范化管理，能夠反映事業單位發展狀況
人事檔案記錄了事業單位人員的整個流動過程，能夠見證事業單位每個時期的人員情況，反映事業單位當時的發展狀況。事業單位的發展是由小到大，由薄弱到雄厚的，而隨著事業單位的發展壯大，其人員流動以及規模也會不斷擴張，從側面也就反映了事業單位的發展狀況，這是事業單位的潛在資本，對于事業單位進行人才培訓，篩選符合事業單位發展的人才具有重要指導意義，能夠為事業單位發展提供人才基礎。
1．3規范人事檔案有利于優化人才選擇機制，吸納人才
首先，人事檔案記錄了每個人員的入職、發展、升遷、離職等基本情況，對于事業單位篩選人才具有重要意義。通過人事檔案記錄，事業單位能夠判斷自己需要哪種類型的人才，這樣在招聘新人的過程中，事業單位就會按照這些要求進行招聘，有利于人才的吸納；其次，通過人事檔案，事業單位能夠發現現有人才中存在的不足和問題，這樣就能夠根據這些問題開展集中化的培訓，提高事業單位內部人員的整體素質；最后，事業單位還能夠根據人事檔案記錄對人員進行崗位調動，對表現良好，能力突出的人員進行表彰和升遷，對表現不好，能力一般的進行再次培訓，對不思進取，影響惡劣的人員進行開除，提高事業單位人員的整體工作效率和綜合素質。
2.事業單位檔案管理中存在的問題
2．1規范化管理意識薄弱，缺乏高效的檔案管理意識
在事業單位發展過程中，盡管事業單位的規模以及生產力水平在不斷提高，但是在人事檔案的管理方面卻沒有提高，主要是因為管理人員沒有重視到檔案管理的重要性，在管理過程中存在疏忽漏洞現象，在檔案管理過程中，不能對檔案管理人員進行及時的培訓，沒有順應科技發展的要求更新檔案管理設備，這些都是檔案管理意識薄弱所引起的。
2．2受傳統檔案管理模式的影響，檔案管理存在不規范性
檔案管理工作是一個長期而持續性的工作，因此在長期的管理過程中會形成慣性，一旦養成固定的管理習慣再想改變就比較困難。在事業單位的發展過程中，傳統檔案管理方式影響較深，管理方法比較陳舊，檔案管理基本依靠人工完成，辦事效率低，難以跟上信息時代的發展步伐；另外，在管理過程中往往存在許多漏洞，從檔案的安全保密、檔案借閱、原始檔案的備份等環節都沒有形成統一有序的規章制度，因此檔案管理也十分不規范。
2．3檔案管理人員專業化水平不高，規范化有待提高
在事業單位的檔案管理工作中，很多檔案管理人員都不是檔案管理專業的管理人員，大多都是從單位內部選擇的，沒有一定的檔案管理經驗和基礎，根據事業單位需求而進行的檔案管理，管理意識薄弱，管理規范性不高，尤其是隨著事業單位的不斷發展，人員流動的加大，對檔案管理的專業化、規范化要求更高，但是很多事業單位為了降低管理成本，沒有對檔案管理人員進行補充，這也加劇了管理的混亂。另外，事業單位檔案管理制度比較簡單，沒有完整的檔案管理制度和操作依據，檔案人員編制較為隨意，這些都是影響檔案管理規范化不能實施的重要影響因素。
3.提高事業單位檔案管理規范化的措施
3．1重視檔案規范化管理的宣傳教育，強化管理人員管理意識
實現規范化的檔案管理模式，首先就要做好檔案規范化的宣傳教育工作，將精細化管理理念引入到檔案管理工作當中，提高管理人員的精細化管理意識。在檔案管理工作中，要加強對檔案的宣傳教育講解，提高內部人員的重視度，讓檔案管理人員意識到檔案管理對事業單位發展的重要意義，加強檔案工作的收集和利用工作。首先，可以豐富檔案信息的收集渠道，建立完善的檔案信息收集體系，以事業單位內部各部門為主，做好每個部門人事檔案的信息整理和完善，建立高效的人事檔案收集渠道；其次，建立檔案材料的聯動機制，將事業單位人員的基本信息納入到檔案信息的收集中，如工資、工作時間、家庭情況、學歷、職稱、獎罰狀況等，只有如此才能完善檔案管理機制；最后，要將檔案管理工作納入到事業單位年度考核工作當中，只有這樣才能進一步強化檔案管理意識，提高檔案管理的規范化。
3．2優化檔案管理機制，為實現規范化管理奠定理論基礎
健全檔案管理機制是實現規范化管理的基礎和保障，因此要對檔案管理機制進行優化，通過崗位責任劃分、工作內容要求、部門協作、組織保障等方面進行完善。首先，對檔案管理制度進行公布，確保檔案管理制度能夠落實到位，確定檔案管理的主要人員，并由負責人對檔案管理進行監督管理；其次，召開檔案管理規范化會議，通過管理制度的制定、管理人員的升級等確定一個較為規范化的檔案管理機制，保障檔案實施的規范化運行；再次，做好檔案管理的宣傳工作，要求各部門與檔案管理部門做好協調，確保檔案材料收集的準確性、檔案資料使用的便捷性、檔案借閱的安全性等；最后，責任落實到位，對檔案管理工作進行監督管理，確保人事檔案管理的安全性、規范性、科學性、高效性。
3．3提高檔案材料收集、整理的規范化操作水平
在人事檔案管理過程中，最基礎的工作就是檔案材料的收集與整理，只有確保這個過程規范化才能確保檔案材料的完整性、準確性、規范性。檔案材料收集整理工作是長期的，貫穿于事業單位發展的整個時期，因此提高資料收集、整理的規范性尤為重要，要做到這點，首先，要對信息收集內容進行嚴格審核，拓展信息收集渠道，根據人事特點及時有效地收集一手資料，對于資料不全或者信息不足的檔案做好備注，后期進行完善和補充；其次，對材料的收集過程以及材料的整理過程進行嚴格監督，定期進行檢查，確保材料的真實性；再次，對收集的材料進行歸類整理，便于檔案的查找和使用；最后，根據事業單位要求以及國家檔案管理要求對檔案管理標準和信息收集范圍進行確定，不斷完善和補充檔案信息，提高檔案管理效率，做好檔案統計分析，提高管理的規范化水平。
3．4推進檔案管理的信息化水平，提高管理效率
檔案信息化的發展不僅能夠提高檔案管理的規范化水平，也能提高檔案材料的使用效率，因此，推進檔案管理的信息化水平尤為重要。信息化管理的最大優勢就是規范化、便捷化、快速化，能夠在短時間內通過搜索引擎找出所要查找的檔案材料，另外還能夠實現網絡化管理，可以將傳統紙質檔案數據信息數據化，通過大數據處理提高檔案信息的數據傳遞性，從而建立網絡化檔案管理體系。網絡化檔案管理就是檔案管理標準化的具體體現，在檔案信息數據化的轉化過程中，會通過統一的操作模式，統一的處理體系，實現檔案信息的統一化管理。在推進檔案信息化建設的過程中，首先，要完善檔案信息化管理的基礎設備，加大基礎設備的投入，如購買必要的電腦、數據處理器等；其次，要構建自己的檔案信息化管理體系，完善體系建設，提高電子信息化的使用效率；最后，建立完善的檔案網絡信息化規章制度，確保信息化建設的規范性、科學性、高效性。4結語人事檔案管理的規范化能夠有效提高事業單位的管理水平，對事業單位的發展具有重要意義，因此要不斷提高檔案管理的規范化水平。在大數據時代的背景下，事業單位也要加快網絡化檔案管理體系的建設力度，結合事業單位發展的具體情況，不斷優化檔案管理的規范化。
【關鍵詞】檔案資料 規范化管理 方法 發展
檔案管理工作無論是內容還是形式都是企事業單位的有機組成部分，但是就目前很多部門來說，對檔案管理不夠重視，導致檔案資料的管理非常的混亂，當需要查閱和借閱檔案資料的時候，由于管理的不規范直接導致檔案資料的殘缺、利用率偏低等，一定程度上限制了企事業單位的發展。為此，新形勢下，我們必須重視檔案資料的管理，不斷的創新工作方法，結合現代技術提升檔案資料的管理水平，確保檔案資料的管理規范化，為企事業單位的發展提供助力。
一、思想上給與重視，提升認知水平
在我國，檔案資料的規范化管理起步較晚，主要原因是對檔案資料的認知不到位，很多的企事業單位認為檔案資料工作不重要，也沒有直接的價值體現，另外甚至覺得檔案資料的管理如畫蛇添足般，顯得多此一舉，為此，檔案資料管理部門無論是地位、權利還是工作環境都較為惡劣，很長一段時間我國企事業單位的檔案資料管理非常的混亂，沒有專業的人員管理。為了優化檔案資料的管理，提升管理的規范化程度，首先就要給予思想上的重視和正確的認知。檔案資料管理已經成為企事業單位管理活動的有機組成部分，起到的作用也是顯而易見的，特別是在當下，它的作用越來越明顯，為此，在人員聘用和培養上、在設備采購和管理上，在檔案資料的管理與利用上都要構建相應的管理規范，實現規范化管理，讓檔案管理發揮應有的作用和價值。
二、與時俱進，確保檔案資料管理的現代化
隨著社會的發展，企事業單位產生的檔案資料越來越多，存在的形式也是五花八門，那么對于不同類型和不同內容的檔案資料要分門別類的就行規范化管理就顯得非常的繁瑣和復雜，為此，當下的檔案資料管理應該與時俱進，不斷的革新管理觀念和管理技術，提升檔案資料管理規范化的水平。實現檔案資料管理的現代化是實現規范化管理的基礎保障。隨著信息技術的發展、網絡技術的普及，一些新的檔案資料管理設備與系統應運而生，為檔案資料的現代化管理提供了一定的技術保障。為了實現檔案資料的現代化管理，檔案管理部門要革新管理系統，購買一些必備的管理設備，比如計算機、存儲器、管理系統、錄影機、打字復印機等。在采用計算機網絡化管理的時候，注意檔案資料的安全等。
三、構建管理制度，實現檔案管理的規范化和制度化管理
檔案資料的管理較為繁瑣，管理的環節也較多，有檔案資料的收集、整理、歸檔、封存、存儲、借閱、銷毀等，每一個環節又牽扯到很多的內容，如果不能構建一定的管理制度，那么檔案資料的管理操作是很難進行的，所謂無規矩不成方圓。在檔案資料的管理中，制度是確保管理規范化的基礎，也是最強的力量支持。對于檔案資料的管理制度來說，牽扯到每一個檔案資料的管理環節，每一個環節都應該構建齊全的規范化與科學化的制度。比如在檔案資料的分類歸檔中，要對檔案資料進行詳細的分類，進行編號排序，按照一定的標準進行排版，這樣不但清晰明了的把檔案資料進行了分類，也為檔案資料的利用提供了便利條件。再如，在檔案資料的查閱和借閱上，要有一定的規章制度，這樣既能保障檔案資料的安全，又能提升檔案資料的利用效率。
四、提升檔案從業人員的素質，提高檔案資料管理的質量
對于檔案資料管理來說，工作是枯燥乏味的，以往由于對檔案資料管理的不重視，幾乎沒有專業的人員，很多都是兼職人員，在檔案資料的管理中缺乏專業化的操作與管理勢必會出現很多的問題，也一定程度上限制了檔案資料管理的水平。由于不重視檔案資料管理，在人員的聘用上也較為寬泛，只要能簡單的操作都可以錄用，而這些人員在工作中又不能實現檔案資料管理的規范化與科學化，大大降低了檔案資料管理和利用的效率。為此，要想實現檔案資料的規范化管理，提升工作人員的素質勢在必行。既然檔案資料管理的作用日趨重要，那么實現專業化的操作與管理就成為大勢所趨，形勢所迫。為此，在檔案資料管理人員的錄用上，要把好關口，選擇那些專業能力強，操作能力強，專業對口的人才。對于檔案管理人員來說，還要對他們進行一定的培訓，這個培訓的內容要視工作而定，包括崗前培訓、在職培訓、離職培訓等。在工作中，要檔案資料從業人員思想上重視自身的工作，正確的看待和認識檔案資料管理的重要性，與此同時引導他們樹立積極的工作態度和工作熱情，只有這樣他們才會努力工作，提升工作質量。
新形勢下，檔案資料的管理越來越重要，我們必須采取有力的措施，革新管理的技術和手段，提升檔案資料管理的質量和利用效率。檔案管理作為企事業單位管理活動的有機組成部分，應該得到重視，但是檔案資料管理的規范化是一個長久的系統化工程，它不是一蹴而就的，所以必須實現檔案資料的常態化管理，只有這樣才能真正的做到檔案資料的規范化與科學化管理。
參考文獻：
[1]黃雪.如何實現檔案規范化管理思路探析[J].黑龍江史志 ，2013，（06）.
