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第1篇

【關鍵詞】基礎工作；檔案管理；現代化

一、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2、重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3、結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

4、范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

二、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理

傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。

2、應建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。

另外，在電子檔案使用過程中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規范化和程序化管理；相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

三、結語

在當代信息化迅速發展的今天，在加強檔案管理工作時，要根據檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通、管理。只有這樣，才能順應時代的發展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節約開發資源，又能提升信息時代檔案管理的層次和工作效率。

第2篇

關鍵詞：檔案管理；基礎工作；作用

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

前言

近些年來,隨著國民經濟和人們生活水平的飛速發展,人際之間的交流和交往也變得越來越密切。與此同時,檔案的重要性也逐漸現象了出來,成為企業工作的種種之中。檔案管理工作的優劣直接關系著企業工作的進度,同時也關系到每一個群體的基本信息和參考數據。就目前企業發展而言,檔案工作直接決定著一個員工的工作業績、獎金和職位的提升等。但是由于交往的密切性,使得目前檔案管理工作數據信息量龐大、工作系數難度高和管理人員現代化管理理念的完善。基于此,在目前檔案管理管理工作越來越受到人們的重視,其基礎管理也得到了人們的關注。

一、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

現代檔案管理中做好檔案管理基礎工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎工作直接影響現代檔案管理的標準化和規范化，因此需要進一步完善檔案管理基礎工作，提高現代檔案管理工作水平。

（1）、提高檔案管理的規范化和標準化

現代檔案管理的規范化和標準化是衡量檔案管理水平的重要指標，檔案管理基礎工作需要將檔案進行分卷整理，歸檔，將檔案進行分類管理。一些部門由于對檔案管理工作重視不足，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現有的檔案進行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規范化和標準化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎管理工作將檔案進行標題分類管理，對檔案的頁碼和信息進行了歸類和管理，提高了現代檔案管理的規范化水平。

（2）、確保檔案檢索的準確性

檔案管理基礎工作其中重要的一項內容就是進行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術的應用，檔案管理也逐漸采用信息技術，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時準確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準確輸人信息，如果其中一個環節出現問題，都難以找到準確找到檔案。

（3）、提高檔案的利用率

檔案管理基礎工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎工作中會對檔案按照輕重緩急進行分類，對于一些比較重要的檔案信息優先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對檔案的檢索進行完善，比如可以檢索關鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準地找到所需檔案信息。

二、檔案管理基礎工作現狀分析

（1）、缺少高素質的檔案管理人員

當前大多數單位的檔案信息管理人員年齡偏大，這種不合理的人員結構一定程度上影響了檔案信息管理水平。一方面年齡比較大的檔案管理人員對于新的檔案管理知識以及檔案管理系統并不熟悉，并且這些工作人員的學習這些新的知識存在一定的困難，影響檔案管理水平。另一方面缺少掌握先進管理知識和管理理念的檔案管理人員，在信息時代，檔案管理也逐漸采用信息化管理，檔案的存檔和檔案的檢索都可以借助信息系統，由于缺少掌握信息系統的工作人員，一定程度上影響了檔案管理信息化水平的提高。

（2）、檔案管理工作不規范

檔案的檔號是進行檔案基礎工作的重要途徑，而在我國目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專業基礎不扎實等原因，往往導致檔案管理不規范，例如：缺少目錄號、出現一卷多冊等情況、檔號的命名不規范，導致出現重名等現象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關檔案的及時查找；檔案標題不能準確全面地反映檔案基本內容，不利于檔案的定位和價值鑒定；還有一些檔案沒有卷內目錄和索引，僅靠標題查找，給檔案管理和檢索帶來極大難度；檔案管理不夠仔細，很多案卷出現缺頁、少頁、斷面等情況，尤其是一些存放時間較長的文檔，此類問題更加嚴重。

（3）、檔案管理現代化程度不高

目前，我國企業檔案還沒有完全具備實現計算機管理的充分條件，傳統的以人工整理和歸檔的現象普遍存在，檔案管理的現代化程度還不高。計算機信息技術在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎工作的效率，也不利于檔案和資料的及時、準確、全面查找。

（4）、檔案案宗不科學

在檔案管理工作中,案宗是最為關鍵的一部分,但是由于在目前檔案管理體系中,我們對于檔案案宗的認識不夠,造成了檔案管理工作中還存在著諸多的問題與缺陷,在應用的過程中對于整個館藏內容和龐大的案卷數量而言存在著十分復雜的問題和隱患,這些問題的存在是一個極為欠缺的工作模式,也是目前工作中對于整個檔案管理質量較為欠缺的一環。

三、檔案管理基礎工作完善措施

（1）、提高檔案管理工作人員素質

工作人員素質的提高是息息相關的，檔案管理基礎工作水平的提高與由于當前檔案管理基礎工作人員的年齡結構不合理，一定程度上影響了檔案管理的水平。今后需要進一步提高檔案管理基礎工作人員的素質。一方面需要改善檔案管理工作人員隊伍的年齡結構，增加一些年輕的檔案管理工作人員，增加檔案管理人員隊伍的活力。單位可以引進一些掌握新的檔案管理知識的工作人員，這樣有助于引進一些現代化的管理方法，提高檔案管理基礎工作水平。另一方面加強現有工作人員的培訓，向他們傳授一些新的檔案管理知識，不斷提高人員素質。同時鼓勵工作人員加強自身學習，通過學習檔案管理知識和信息技術，實現檔案的信息化管理，提高工作效率和工作準確率。

（2）、加強檔案管理工作

首先，從組織上加強檔案管理工作建設，明確專門的檔案工作分管領導，并定期進行監督和抽查；建立專業的檔案工作機構，配備具備良好專業知識的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結合現代檔案管理的需求，制定嚴格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強檔案校核力度，實行歸檔審查和借閱等級審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質量，明確檔案工作職責，建立健全工作規章、管理制度和業務規范，并建立相關的獎懲和考核制度。

（3）、加快檔案基礎工作的現代化步伐

計算機信息技術在檔案基礎管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案關鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎工作的配合，通過目錄、索引、關鍵詞檢索等方式，進一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎工作的現代化步伐，首先應該逐步實現檔案管理的數字化和網絡化，降低人工出錯的概率，提升勞動效率和準確度，其次，應該積極推行和使用各類新型計算機信息技術，重新組合案卷、統一分類號、規范檔案的題名，建立以計算機檢索為核心技術的檔案信息化管理系統。

（4）、重新組合案卷，實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

四、結語

現代檔案管理方法是滿足現有社會需要的一個重要進步,為保證現代檔案管理工作的效率,提高檔案管理的利用效率,檔案管理工作人員需要從基礎做起,全面有效的提高檔案管理工作的基礎質量,以現代化科學技術為標準進行深入系統的分析,從而實現檔案管理的綜合性控制要求，以期更好地為現代檔案管理服務，推動社會的進步和發展。

參考文獻

[1]周宇飛.在現代檔案管理中檔案管理基礎工作的重要性研究[J].辦公室業務,2013,11:83.

[2]馬雪松.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].中國新技術新產品,2011,12:244.

第3篇

【關鍵詞】企業管理 基礎檔案 管理

0.引言

對于企業來說，企業基礎檔案的重要性是不言而喻的，它作為一種信息資源，作為企業的科研、技術、生產和經營等活動的真實記錄，同時也是企業管理中的重要組成部分。如果沒有信息、數字以及資料管理就很難在這個瞬息萬變的市場中捕捉機會，另外，企業保護知識產權的基礎性措施之一也是基礎檔案管理。在發生知識產權的糾紛時，企業基礎檔案往往能起到非常重要。所以，在日常的工作中各企業應該注意各種檔案材料的收集和積累，并且一定要按照要求進行科學的分類和整理，統一管理本企業各種載體、各種類型的基礎檔案，使基礎檔案得到有效利用。

1..現階段基礎檔案管理存在的薄弱環節

1.1.對基礎檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分基礎檔案人員都是處于默默無聞的工作狀態中，部分領導干部也對基礎檔案工作的重視不夠，認為基礎檔案工作不會對企業的生存發展起到什么作用，只是一般保管性、事務性的工作，只要做到不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了，甚至還出現了重要檔案找不到根底的現象。

1.2.基礎檔案管理力量薄弱，管理手段落后

大多數基礎檔案管理人員身兼數職，導致對基礎檔案工作的投入精力十分不足；或沒有得到專業的培訓、對基本常識不清楚，導致其業務水平比較低；甚至有些基礎檔案管理人員沒有任何從事管理基礎檔案工作的經驗，抱著草草應對，應付了事的態度，只是在基礎檔案盒中歸置放入日常的事務材料，以應付上級的驗收檢查。但是如果不能將重要的文件按照要求及時嚴格的整理歸檔，就會對今利用基礎檔案甚至企業發展造成非常嚴重的后果。

2.基礎檔案管理對企業發展的重要性

2.1.企業基礎檔案是企業日常活動的資料庫

檔案記錄著企業成長的點點滴滴，一個企業從創立到發展，涉及到科技圖紙、文件文書、財務報表、人事資料、信用憑證、科技成果等大量資料，包括文件、圖文、錄音、影像和實物等等。將這些資料整理保存起來并加以利用就是檔案管理。它不僅僅是企業生產經營活動的簡單記錄，更能體現出企業發展的規律和未來發展的方向。企業的日常活動，例如做決策、出方案，往往都要查找歷史數據，進行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進行。

2.2.有效的企業基礎檔案管理可以防患企業商業秘密的外泄

企業檔案無不涉及商業機密，在市場競爭日益激烈的今天，企業與企業之間，國內企業與國外企業之間，收集信息，利用情報，獲取對方的檔案資料，是出奇制勝、打敗對手、占領市場的重要手段之一。如果沒有統一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。相反，如果企業的檔案得到公司的重視，管理上規范有序，管理人員的保密意識強，則能夠有效地防止企業的商業機密外泄，保護公司的利益。

2.3.基礎檔案管理可以簡化工作程序，提高工作效率

企業管理千頭萬緒，但不論是技術研究、人力資源、行政管理、業務經營、采購物流以及財務資金等等都與事務性工作離不開（簽章蓋印、信函交寄、文印收發、企業檔案）。如果沒有做好檔案的收集和整理工作，一旦以后工作發生問題就無從查證。工作人員從一開始就要有檔案記錄保存的習慣，形成科學規范的檔案管理流程，這樣有程序有制度的逐級辦理，有利于工作的明確分工，權責分明，從而有效提高工作效率。

3.如何更好地在企業管理中更好地發揮基礎檔案管理

3.1.強化企業工作人員的基礎檔案意識

當前，在市場經濟條件下，人們對基礎檔案工作的重要性及其作用還認識不足。這就要求企業領導者從全局出發，既重視基礎檔案的基礎設施建設，又重視基礎檔案工作的深化管理和有效利用，使基礎檔案管理工作深人人心。促使基礎檔案人員和企業工作人員積極配合，通力合作，取長補短。一方面企業工作人員嚴格按照程序認真積累文件材料，及時整理、鑒定和歸檔。基礎檔案人員則應對基礎檔案工作各個環節提出要求，指導和協助各部門做好立卷歸檔工作，發現和研究工作的新內容、新問題，正確樹立基礎檔案的價值觀、時效觀、動態觀，增強效益意識、信息意識、服務意識，在實踐中要積極主動地探索新的途徑，使基礎檔案管理的水平得以提高，為企業的經濟建設添磚加瓦。

3.2.全面提高基礎檔案人員的綜合素質

基礎檔案人員的技能和素質要求正隨著我國市場經濟體制的逐步建立而越來越高，基礎檔案的管理人員知識結構單一與傳統的管理基礎檔案的方法，已經無法完全的適應時展的新要求。因此，全面提高基礎檔案人員的綜合素質就顯得尤為重要和迫切。

3.2.1.倡導行業精神

基礎檔案工作的行業精神是基礎檔案工作者所表現的烙盡職守，不圖名利，無私奉獻的行為風范它是推動基礎檔案人員自覺提高自身素質的“源動力”，一個人只有樹立了正確的世界觀、人生觀和價值觀，只有全身心投人到本職工作中，愛崗敬業，才能產生渴求知識，吸收“能源”的動機。所以引導廣大基礎檔案人員不斷加強職業道德修養，樹立扎根基礎檔案工作，專心致志搞好基礎檔案工作的行業風尚。

3.2.2.更新知識結構

新時期基礎檔案工作也面臨著機遇和挑戰，一個好基礎檔案工作者，除有扎實的理論素養和深厚的基礎檔案專業基礎知識外，還必須全面學習掌握新知識，拓寬自己的知識領域，結合基礎檔案工作特點，掌握并靈活運用現代化技術和技能，不斷提高綜合分析能力和編研開發水平，從而成為有知識、懂業務、會管理，勝任本職工作的行家里手。

3.3.適時有效地利用基礎檔案

（1）超前性

要及時準確地掌握資料信息，將科研、生產、經營等實際工作緊密相連，圍繞工作熱點、難點以及重點問題提供基礎檔案資料，為領導的科學決策提供依據。

（2）系統性

全面系統地提供基礎檔案信息，并主動為相關部門提供系統的完備的基礎檔案資料，盡可能地滿足科研、管理和生產的需要。

（3）實用性

開發利用基礎檔案資源要根據本企業的特點進行，力求保質保量，及時高效為企業提供服務。

（4）深人性

基礎檔案工作者必須深人到企業經濟建設領域，企業發展到哪里，基礎檔案工作就延伸到哪里，使之與生產、科研、建設項目同步進行。

3.4.深化基礎檔案管理

（1）實現科學化的基礎檔案管理的基礎以及重要前提都是建立健全文件等資料的歸檔制度，做好文件等資料的歸檔工作需要形成制度，明確職責并落實到位。

（2）基礎檔案工作的起點和基礎都是收集好、組卷好文件材料，要求每個部門與工作人員做起，進行一次全面的清理和整理，以保證各個類別材料齊全、完整。而組卷工作則應遵循：

1）順序原則，一個案卷文件材料是一個類別的全部，并按形成時間順序組卷；

2）代表性原則，將最能反映工作概況的文件放在全部案卷之首，而封面的標題應是最能準確揭示卷內文件材料的具體內容；

3）美觀原則，整齊干凈，破損的材料加以修補，厚的材料組成兩卷或數卷，太薄的材料幾個類別可以組成一卷；

4）內在聯系原則，同類文件可以分聲像、圖片、文字等形式分別組卷、保管，但相關基礎檔案標號要保持一致；

5）經常性原則，即堅持平日歸卷，及時歸卷，不散失一份文件材料。

4.結束語

總之，充分有效地利用檔案資源，對于每一個優秀的企業或企業集團，制定發展戰略，進行科學決策，開辟新的市場，超越競爭對手等，都具有十分重要的意義。企業應該根據本公司的實際能力和要求不同程度地加強企業檔案管理水平，為企業其他業務做好基礎，做好保障工作。

【參考文獻】

第4篇

檔案管理基礎工作是檔案管理工作的重要組成部分，它在檔案的規范程度和查找的準確度上都是不可或缺的，但在一些企業里檔案管理系統還存在一些問題。

1.1檔案管理人員對基礎工作不重視

檔案管理基礎工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對此應付了事。在一些企業里對檔案的認識程度不夠，無法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現缺失、分類不明等現象。檔案管理對企業是非常重要的，基礎工作做的不好導致檔案無法調取，就會對今后的檔案整理工作造成一定的影響。

1.2檔案的分類不合理

很多企業在檔案管理中出現分類不合理的現象，分類標準太過單一。有些檔案在分類時致使簡單的按照時間分類，完全沒有考慮內容，使得在檢索時非常麻煩常會檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標注不全，使得檔案缺頁或者排序不當造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會出現各種問題。

1.3檔案的編號缺失或不準確

檔案編號也是檔案管理的重要部分，在一些企業中檔案管理還是按照傳統的進行編號，使得許多新的內容無法準確表達。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設計目錄，使得很多檔案無法被準確定義，丟失的部分無法確定，已經存在的部分無法排序，影響檔案的分類和內容的確定。

1.4檔案管理缺少高素質的檔案管理人員

在許多企業中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結構是不合理的。年齡大的人對新知識接受能力差，很多高新的信息管理方法都無法理解和應用，無法正確使用新的檔案管理系統。缺乏應用信息技術的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對新事物學習快，探索性強，能更好的操作信息管理系統，推進檔案管理系統的現代化。

二、如何加強檔案管理基礎工作的有效性

檔案管理基礎工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對檔案管理的規范性準確性及有效性都有積極的意義。為了實現檔案管理的現代化就要正確對待檔案管理的基礎工作。切實的落實好每一步。

2.1提高工作人員對檔案管理基礎工作的認識

在現實的工作中企業要加強對檔案管理基礎工作重要性的培訓，讓檔案管理人員清晰的認識到這份工作的重要，在觀念上強化基礎工作不容馬虎。在實際操作中也要做到準確規范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴格認真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質要高要求，在繁瑣的工作中能堅持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個企業的正規程度。

2.2加強檔案管理的標準，使其更正規化系統化

檔案管理中重要的就是對檔案進行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統一的標準，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細致，關鍵詞區分更完善，就能大幅度提升查找的準確性和便捷性。建立關聯數據庫，加速檔案檢索速度。一個完善系統的檔案基礎工作是檔案管理工作系統高效運行的保障。當然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現代化發展的。那么引進現代化的信息技術和管理手段建立一套全面的檔案管理標準才能規范檔案管理基礎工作。有了較高標準的要求，檔案管理人員對檔案的管理會更認真，有利于提高檔案管理的查準率。標準一旦設立就要嚴格執行，否則就形同虛設。

2.3強化檔案管理信息系統

信息技術的快速發展使得它在檔案管理系統中發揮著重要的作用，檔案信息大多已經變成數字信息化。但信息管理系統還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現信息化的管理模式就要完善信息管理系統。首先在信息管理上要優化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設置關鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設置檢索信息時要優先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統那就要不斷地進行更新，保持與現代技術的同步性，實現檔案管理工作的現代化。

2.4加大檔案管理的安全性

檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補漏，做到檔案管理心中有數。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎工作做好了才能保證檔案管理準確嚴密。

三、結語

第5篇

關鍵詞：基礎工作;檔案;管理;現代化

檔案管理是一項系統的工作，不僅需要應用先進的管理技術，還需要利用專業的設備，只有對管理方法進行不斷的創新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質量，保證檔案的合理利用。為了促進檔案管理的現代化發展，相關工作部門需要做好基礎工作，解決檔案管理基礎工作中存在的問題，應該建立完善的檔案保管系統，提高檔案管理人員的服務質量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進檔案管理工作的現代化。

1 檔案管理基礎工作存在的問題

隨著社會的不斷發展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴建工作，要增加檔案館的容量。我國很多檔案館存儲的資料都比較雜，館藏的數量比較大，案卷的數量比較多，而且時間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務就是單純的對檔案資料進行保管。很多檔案管理員的專業性比較差，沒有經過專業的培訓，也沒有掌握檔案管理的技術與技巧，在日常工作中，缺乏創新意識，而且服務熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準則，這使得我國檔案基礎工作水平比較低。

在很多檔案館中，都存在檔案管理不規范的問題，有的檔案沒有目錄號，存在一卷多冊的現象，在檔號設置時存在不規范操作的情況。有的案卷標題不規范，在制定標題時沒有考慮案卷的內容，標題無法準確反映案卷的內容，這些標題一般都存在缺少基本要素或者要素設計不準確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標題無法涵蓋檔案的全部內容，在檢索的過程中，不利于提高檔案的利用率，而且會浪費用戶較多的時間。有的檔案還存在案卷頁碼不統一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統一的標準進行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時間越長，其館藏的數量越多，而且存在的問題也越嚴重，為了改善我國檔案館基礎工作較差的現狀，管理部門應該引進先進的技術與設備，提高工作的效率與質量。

2 加強檔案管理基礎水平

2.1 做好普查以及檔案整理工作

在對檔案館的案卷進行收集與整理時，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對檔案館中沒有任何利用價值的案卷進行剔除，要定期對檔案進行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現案卷重復或者檔案丟失的問題。在對案卷進行普查的過程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價值。

2.2 保證案卷整理的規范性

檔案管理工作需要利用先進的設備，在利用計算機技術后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對案卷進行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲的規范性。對缺少明確信息和編碼不正確的案卷進行細致的檢查，做到案卷的形式規范化。

2.3 統一分類號

在整個檔案管理工作中，對檔案進行統一分類是非常重要的。工作人員應該在遵守相關的法律法規的前提下，根據實際情況的不同，運用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關工作人員對這項工作有充足的認識，加強校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統一的標準。達到相對規范的效果。這也是為以后的計算機錄入工作打好基礎。

2.4 規范題名

和檔案管理工作中的分類號一樣，對檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過程中，一定要規范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進行后期的查證;將題名不規范不全面的檔案進行檢查和補充。盡量提高案卷題名的規范化要求，保證檢索的查準率。

3 推進檔案管理現代化

3.1 分清主次

進行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會服務，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求。對于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價值大的案卷，有些則是相對來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應用計算機管理的時候，對重要的檔案優先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。

3.2 著錄分級次

在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進行文件級著錄。這樣既節約了時間、人力、與財力又提高了效率。

3.3 利用好檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標引;而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。

3.4 使用“關鍵詞”

“主題詞”雖然有規范統一的功效，卻同時存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認為，可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內容的詞匯、關鍵詞進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時間，提高效率。

檔案管理事業在發展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時，要做好剔除工作，對利用價值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進先進的設備以及管理理念，一定要保證檔案基礎工作的質量，這樣才能提高檔案館的現代化發展水平。檔案管理人員要重視基礎工作，要保證操作的規范性，對傳統的管理方法進行創新，以及避免出現檔案丟失或者檔案標題不明的問題，檔案管理人員要加強日常的學習，提高專業技術，這樣才能推進檔案管理工作現代化建設。

參考文獻

[1]王赴京.探析如何做好基建檔案管理[J].河北企業，2014（4）.

第6篇

關鍵詞：基礎工作；檔案管理；現代化

1、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

由于我國檔案管理工作在應用的過程中一直處于一種被控制的狀態，因此在我國的檔案管理中存在著多種不足與各種不且實際的問題。總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是在改革開放之前監理的，是以繁雜的書卷為主要形式的管理過程，在這種管理制度中，其信息量繁雜，處理麻煩是其主要的特點，其中更是由于各種檔案的繁雜使得其中工作的過程中容易在成各種檔案信息的丟失。再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況，這就形成了當前檔案管理基礎差的原因與過程。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。

二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。

五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

2、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

在當前社會發展過程中，人們逐漸認識檔案管理的重要性，通過信息技術與計算技術來不斷的完善和改變檔案管理過程中存在的多種問題與方式。在管理過程中通過先進的科學技術和設備來對檔案實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求。在管理過程中通過計算機技術對檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

一.全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

二.重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。

三.結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

四.統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

五.規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

3、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

一.分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理是一個系統化的工作過程，在工作之中要通過各種方式的轉變來進行檔案管理中的改革。檔案管理的目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。通過對計算機技術的不斷利用來提高檔案管理過程中的效率和管理方式的轉變。計算機與信息技術的發展為檔案管理提供了前提和基礎。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

第7篇

關鍵詞：改革；檔案管理；服務

一、我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面存在不足呢

檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。檔案管理人員對檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；由于受專業和時間限制檔案交接手續不嚴密，重視不夠，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。主要問題集中反映在以下幾個方面：

1、大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。 檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。

2、檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。檔案交接手續不嚴密，重視不夠。

3、組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

4、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現電力檔案管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、選用準確的文件

選用準確的文件是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行檔案管理時出現重復與低效率的情況等問題。

1、優化館藏、科學保管，提高電力檔案利用效率

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行電力管理檔案后的利用效率。

2、健全檔案管理制度

健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。建章立制，有章可循，規范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉入、轉出登記簿，職工檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到檔案的依據作用。積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業心、責任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入檔案，把好質量關。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整，充分認識到職工檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，提高業務素質。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護檔案的真實性、可靠性、完整性。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上電力管理檔案又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案電力管理工作有很大的提高。

3、規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

4、健全規范化和科學化的工作程序

由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。分清輕重緩急，循序漸進 ，檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現電力管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

三、結束語

加強電力檔案管理的發展，使檔案工作有新的進展和突破，就要形成一整套新的檔案思想、檔案觀念抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖破原有的思路、模式，才能適應檔案事業的發展，才能符合電力檔案管理的需要。

參考文獻：

[1] 夏燕玲. 檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J]. 云南檔案, 2010,(03) .

第8篇

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的否則輸入的數據與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。

那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

1全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

5規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可 以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

4用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率

第9篇

一、提高認識，加強領導重視

當今，有很多人甚至是領導對檔案工作不夠重視，認為檔案工作在一個單位可有可無，這種觀點不正確的。檔案管理對本單位甚至是國家檔案材料是至觀重要的。首先，作為一名檔案工作者要熱愛本職工作，要有高度的工作責任感，把自己的檔案工作做好、做細，在領導和群眾心目中留下一個好的印象，提高檔案管理認識，多學習，經常上網查閱相關的知識配備相關專業書籍，把自己的工作常記于心，要有對工作負責的態度，規范地、標準的記錄每一次檔案。其次，把本單位一些相關的文件、材料給領導看，經常和同事、領導探討、研究，逐漸使領導重視檔案管理。以自己的工作行為影響他們，使檔案管理這項工作在領導心目中占據一定的位置。

二、加大資金投入，檔案管理趨于現代化

首先檔案管理現代化要求做到管理規范化。檔案的整理工作雜、亂，沒有一定的檔案管理基礎的工作人員是很難做好這項工作。檔案管理要達到的目標是方便檢索、快速的調入調出，因此，要建立相應的規章制度，讓檔案管理有章可循。同時加強檔案管理工作人員的業務培訓，讓每一位檔案管理人員能做到“五化標準”即：“標準化、規范化，系統化，精細化、美觀化”。檔案資料的收集、整理等環節都按一定的程序進行。

其次，檔案管理現代化還要求管理科學化。檔案資料內容繁雜要能夠做到將各類型檔案科學歸類，排列有序，便于查找，翻閱，同時也注意新資料的收集積累。

檔案不可隨意擺放，一定要歸類存檔，正確保存，力求資料整理規范，精細。可以經常邀請上級業務部門的領導進行現場業務指導。對存在的問題及時查找，并及時改正。對于不同類型的檔案的存取一定要格按照程序，按照規章制度進行，出入均有詳細登記。

第三，在信息化的今天檔案管理工作要實現現代化尤其要加強硬件設施建設。

為了進一步實現檔案管理的現代化，加快檔案信息化進程，我們要加大硬件設施建設，按要求配齊配全相應的計算機、掃描儀、打印機等，做到硬件達標。同時利用計算機選用或者研發操作簡便的檔案管理軟件。將檔案科學歸類，逐一進行登記記錄，實現檔案管理的數字化。還要強化檔案的網絡建設，要充分發網絡的優勢，實現資源共享，進一步推進檔案工作的信息化、現代化建設。

三、提高檔案管理人員的自身素質，實行專業化管理

先進的管理手段要求有優秀的管理人員。隨著社會的發展，單位人員需求步伐的加快，檔案管理工作的內容也在逐漸增加，所以檔案管理人員素質的高低直接關系到檔案工作管理的效率。為了提高檔案管理人員的自身素質，增強他們的專業化水平，就應該多方面的對檔案管理人員進行有針對性的培訓。要加強檔案管理人員對先進的管理設備的使用，如計算機、防潮系統等軟件的應用。我們的社會正朝著信息化和技術化邁進，對檔案管理工作也提出了新的要求，所以作為一名檔案管理人員一定要熟練掌握計算機、管理軟件系統的熟練操作，更新管理理念，及時優化檔案管理人員自身的知識結構，保證他們能夠熟練的運用現代化的技術和方法對檔案進行專業化的管理，只有檔案管理人員的自身素質提高了，才能有效發揮檔案的管理作用，才能減少了檔案管理工作的繁、雜、亂的局面，有效提高檔案管理的工作效率。

四、整章建制，規范檔案管理標準