時間：2023-06-04 09:28:31
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（一）建筑工程檔案的概念
通常來說，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設計、施工中期和竣工驗收。而每一階段和過程的工作內容都應當記錄在案。具體來說，在建筑工程設計階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質條件、工程預算、招投標情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時，針對性記錄暖通、通風等具體設施和數據。這樣便能將施工中期各項情況反映出來，展現建設質量和標準。第三，竣工驗收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。
（二）建筑工程檔案的特點
檔案管理工作是一項系統化和科學化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項目各項生產環(huán)節(jié)文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個建筑工程的完整建設流程，還能真實客觀反映建筑工程的基本內容。一份完整科學的建筑工程檔案不僅對往后擴建改建有著重要參考作用，也是城市建設的憑據。而且，建筑工程檔案還能在火災等突發(fā)事故防范、重大災害險情預防上發(fā)揮作用。
二、建筑工程檔案管理的存在問題
（一）管理意識落后
現階段大部分建筑企業(yè)對于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識相當落后，甚至還出現對檔案管理現代化的不了解。此外，當下部分建筑企業(yè)在建筑工程檔案管理過程中依然運用傳統收工方式方法，無論是檔案的收集、儲存等都停留在傳統模式，完全沒有實現建筑工程檔案的現代化管理。
（二）管理資金缺乏
建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當下建筑工程檔案管理的重要問題。管理資金的缺乏將直接導致建筑工程檔案管理技術和設備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識的落后，也會使得建筑工程檔案形同虛設。
（三）管理人才缺乏
社會不斷發(fā)展，現代化、科學化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術手段，甚至有的建筑企業(yè)檔案管理人員并不是專業(yè)檔案管理人員，僅僅是一個兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應有的技能，科學化的建筑檔案管理更是無從說起。
三、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法
（一）革新管理意識
革新建筑檔案管理意識首先需要加強建筑企業(yè)領導的認識，提升企業(yè)對于檔案管理的重視程度。這是因為只有建筑企業(yè)領導認識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進行改善。所以，各建筑企業(yè)應當建立以企業(yè)領導為核心的檔案管理小組，加強建筑檔案管理重視，重新構建檔案管理意識。其次，各部門應當就建筑工程檔案管理人員進行管理意識強化和管理思想的培訓。另一方面，科學合理構建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標準和制度之下進行。
（二）加強人力物力和財力投入
加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應當加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設同步發(fā)展和建設。同時，保障建筑工程檔案管理的現代化建設，逐步實現辦公自動化。針對檔案管理也應發(fā)放專項資金，避免方案管理經費不足。有條件的企業(yè)還可以購買諸如計算機、掃描儀、傳真機、攝像機等現代化檔案管理設備。
（三）優(yōu)化管理人員素質
優(yōu)化建筑工程檔案管理人員素質應當從三個方面進行，第一，建筑工程檔案管理人員應當不斷加強檔案管理的基礎知識和專業(yè)知識學習，主要涵蓋檔案管理知識、相關法律知識、信息技術等。其次，增強管理人員的檔案管理責任意識，憑借檔案管理機構職能強化強化檔案管理人員隊伍健身，進而實現管理人員素質的優(yōu)化。第三，將檔案管理作為一種專職部門進行之后，管理人員還應當樹立愛崗敬業(yè)和樂于奉獻的精神，通過教育強化和檔案管理相關重要性知識的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業(yè)，為檔案管理服好務。
四、各部門檔案管理人員
（一）各部門檔案管理人員，應按照企業(yè)檔案管理者所發(fā)的制度或細則或交底的要求進行收集、整理、歸檔。
（二）各部門檔案管理人員，應自主去學習檔案相關的知識，工作中碰到不太清楚的及時請教企業(yè)檔案管理者或其他人員。
（三）各部門檔案管理人員，要在檔案形成的過程中經常檢查檔案，查看是否有發(fā)生錯誤的事，尤其是工程項目的資料，由于工程時間長，若不經常檢查檔案，完工后才發(fā)現有很多問題，那時要改則很不容易，一是因為當時經手的人員在完工時基本已經調動工作了，有的甚至已經離職了，二是經過時間那么長，很多情況都記得不是很清楚了，此時去補資料很有可能是造假的，所以在工程建設過程經常去檢查檔案，發(fā)現問題可及時進行改正，這樣既能保證檔案的真實性，又能保證檔案的準確性。
檔案管理工作的開展離不開先進的思想意識，而先進的思想意識的產生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業(yè)內部要提高對檔案管理工作的認識，并且定期的組織企業(yè)內部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進行學習，了解國家有關的法律法規(guī)，并且將檔案管理發(fā)揮政策的學習納入企業(yè)內部標準培訓流程當中。企業(yè)管理者在開展建筑工程項目中，要對于自身的檔案服務范圍進行拓展和跟蹤，積極地實現綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務。針對于企業(yè)檔案管理工作人員素質培訓上，要積極地組織相應的培訓活動，讓員工主動參與進去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業(yè)務水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項檔案資料及時地進行歸檔和提交，保證檔案資料的時效性。
2規(guī)范管理
建筑施工企業(yè)在開展檔案管理工作時，要對于相關的檔案管理行為進行規(guī)范化操作，通過制定一個統一的標準來執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實現規(guī)范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業(yè)的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經營管理、行政管理、生產技術、科研技術、設備、會計、工程建設、特殊等不同類別進行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關的存放、保密以及查閱條例，并嚴格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應的檢索目錄。
3信息化建設
企業(yè)的檔案管理工作開展，需要與時俱進地進行創(chuàng)新和改進，引入信息技術，實現檔案管理信息化是現階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業(yè)技術進步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競爭力的關鍵。通過對信息化技術的應用，構建一個科學的檔案信息管理平臺，可以實現對信息的充分利用，并且高質量、高效率地對檔案信息進行匯總管理，提高了檔案服務水平。隨著辦公自動化系統的應用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統的應用，可以實現對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機密檔案管理上，檔案信息管理系統可以實現對權限的有效分配，實現了檔案保密的功能。
檔案管理工作中，紙質文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進行數字化轉換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進行提高，并且對檔案信息的保管設備進行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關的審批，保證查閱檔案人員的查閱經過嚴格的授權，并嚴格遵守相關的保密要求。信息化建設的過程，可以有效地將傳統檔案管理工作中的不足和局限進行改進，提高了管理效率，并且實現了檔案信息的高效利用。
4做好檔案服務
檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業(yè)的經營生產提供服務。在檔案信息管理的過程中，也要重點關注對檔案信息的開發(fā)與利用。對建筑施工企業(yè)來說，檔案信息中包含了很多技術方面的信息，是企業(yè)施工過程中技術和經驗的匯總，是企業(yè)智慧的結晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進行科學地處理，并且及時地提供給相關部門進行利用。通過對于檔案的科學整理，可以有效地為企業(yè)技術創(chuàng)新提供科學依據。與此同時，很多榮譽、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關部門，也可以提高企業(yè)的市場競爭力，提高業(yè)務部門的業(yè)務開展效果。檔案管理工作的服務對象是整個企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標準的服務流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個部門對檔案資料的需求。
5結束語
摘要：隨著我國建筑行業(yè)的快速發(fā)展，建筑市場競爭越來越激烈，建筑企業(yè)為了在激烈的市場競爭中占取一席之地，不得不提高自身的工程質量和管理水平。本文主要從我國國有建筑企業(yè)的檔案管理的重要性以及當前國有建筑企業(yè)檔案管理面臨的問題及改進策略方面進行簡要分析和論述。
關鍵詞：國有建筑企業(yè)；檔案管理；問題；措施 建筑企業(yè)檔案管理隨著科學技術和信息技術的快速發(fā)展也在不斷地完善和更新。我國國有建筑企業(yè)一般工程項目巨大，項目的復雜程度高，其檔案管理起來也相對困難，雖然在檔案管理過程中采用了纖細的信息化管理方式，但是由于本身和外界各方面因素的影響使得當前國有建筑企業(yè)在檔案管理中還存在較多的問題。為了有效解決檔案管理中已經存在的問題以及面臨的問題，應該首先認識到國有企業(yè)檔案管理的重要性。
一、國有企業(yè)檔案管理的重要性分析
建筑工程竣工之后需要對工程質量進行評定，在評定過程中需要工程建設過程中的參考資料，而完整規(guī)范的建筑工程檔案則可以為其提供需要的參考資料。由此可推斷出建筑工程檔案在建筑工程建設中的重要作用：1.在城市規(guī)劃、建設和管理過程中，建筑工程檔案能夠為其提供相應的依據和參考，這樣，相關單位就可以根據以往的城市建設經驗，利用工程檔案中的豐富資源，對城市進行高效、合理的規(guī)劃和管理；2.竣工之后需要對工程進行維修管理、擴建和改建等工作，在此過程中相關人員可以依據規(guī)范而完善的建筑工程檔案提供的充分資料和信息數據，對后續(xù)工程進行完善和管理；3.建筑工程質量的高低以及施工質量是否達到標準要求，都需要參照建筑工程檔案，以工程檔案對實際工程質量進行分析，一方面可以促使建筑工程整體質量的提升，另一個方面還可以在一定程度上提高工程項目建設的經濟效益。因此，在整個建筑工程建設中加強和完善建筑工程檔案管理工作是十分必要的。
二、國有企業(yè)檔案管理的現狀和面臨的問題
（一）國有企業(yè)檔案散、亂、缺、散
由于我國國有企業(yè)中的檔案管理工作采用的是多頭管理方式，原本具有連接性的檔案卻分布在不同地方，這樣就導致檔案資料的分散；目前我國國有企業(yè)的分公司在收集檔案時，收集人員往往是固定在辦公室中對工程檔案進行收集的，由于其對建筑工程的施工流程等各方面實際情況不熟悉，使得收集的材料不完整，甚至有些企業(yè)在工程建設之前不進行適當的檢驗，工程竣工之后也不進行驗收，而是將工程過程中一些散亂的資料分次移交給檔案收集人員，從而導致檔案收集散亂、不規(guī)范；有些檔案收集人員的檔案鑒定水平較低，在整理檔案時缺乏相應的能力，使得管理的檔案不集中，較分散。
（二） 國有企業(yè)檔案管理的制度不夠健全和完善
國有企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，為了確保檔案管理與企業(yè)管理水平協調一致，檔案管理過程中應該采用信息化的管理方式，管理人員應該樹立新的管理觀念，采用新的管理體制，這樣才能提高企業(yè)檔案的管理水平和管理效率。然而，當前國有企業(yè)的檔案管理人員仍然沒有擺脫守舊的管理思想，在實際管理中不能將檔案管理工作融入到企業(yè)所有部門中去，相應的管理制度仍然不健全，信息化管理方法不完善。
（三） 人員設備不足
國有企業(yè)檔案管理過程中熱暖設備不足問題是一個較為普遍的問題，現行的工程檔案管理體制是由三個層次組成的，分別是：總公司檔案管理部門、分公司檔案管理部門和工程項目部資料室。其中總公司檔案管理部門和分公司檔案管理部門人員配備的較少，相應的設備也較為陳舊，甚至有些單位出現檔案庫房不足的問題，這將會在很大程度上影響檔案管理的安全性。工程項目部雖然配備了充足的人員，但是專業(yè)的資料管理人員卻幾乎沒有，相應的專業(yè)設備也甚是缺乏，這就可能導致一些重要的檔案資料丟失或毀滅。
（四） 檔案質量差
國有建筑企業(yè)檔案管理一般是有嚴格的質量規(guī)定的，但是就目前的實際情況來說，很多檔案質量并沒有達到規(guī)定質量的要求，甚至還有相當大的差距。例如，有的項目部為圖一時的簡單，在填寫原始資料時偷工減料，使得填寫的資料不完整；有些歸檔的資料沒有辦理完備的法律手續(xù)；有些工程項目的檔案資料與實際資料不符等。
三、國有企業(yè)檔案管理的改進措施
（一）依法治檔，不斷加強國有企業(yè)檔案管理
加強國有企業(yè)的檔案管理工作，應從三個方面著手：首先，檔案工作者應加強對檔案工作的認識，深入學習和掌握國家關于檔案的法律標準，經常與領導溝通，獲得領導的理解和重視，而企業(yè)也用加強對檔案工作的重視和領導，對檔案管理的人員配置、設備配備等予以保證；其次，應不斷提升檔案工作者依法管理檔案工作的能力，在加強自身法律法規(guī)培訓和學習的同時，加強檔案管理工作隊伍的建設；再者，建立完善的企業(yè)檔案管理制度，結合企業(yè)的實際情況，對檔案管理工作加強考核，從企業(yè)基層中貫徹落實依法治檔。
（二）建立對國有企業(yè)檔案損失責任追究制度
建立國有企業(yè)檔案損失責任追求制度，實質上就是針對國有企業(yè)檔案的重要性，在加強檔案管理工作的同時，重視檔案管理對公司各項建設的服務，全方位完善企業(yè)檔案的管理工作。在完善綜合檔案室制度的過程中，向下屬公司推行二級檔案管理制度，通過在綜合檔案室實行年檢考核制度，而在二級檔案管理制度部門實行年度考核，這樣，便可以及時發(fā)現檔案中存在的問題并及時采取措施對問題加以解決。
（三）不斷強化建檔工作是檔案管理的基礎
針對目前國有企業(yè)檔案管理中的“散”、“亂”、“缺”問題，應該采取相應的解決措施，針對“散”的問題可以采用“收”的方法，通過構建檔案管理機構對現有檔案和新建檔案進行接收和保管；針對“亂”的問題可以通過聘用檔案管理專業(yè)技術人員對國有企業(yè)信息資源進行整合和整理，可以稱之為“整”的方法；針對“缺”的問題，可以采用“查”的方式對問題加以解決，具體做法是由相關檔案管理負責行業(yè)檔案的收集、整理、鑒定的指導工作，然后相關單位做好檔案移接工作，相互之間明確責任。
（四） 提高檔案質量
檔案質量的提高可以從三個方面著手，首先是項目經理的檔案質量提高的意識，其次是建立健全相應的規(guī)章制度，最后是加強檔案管理過程的監(jiān)督。在檔案管理工作中，項目經理的主要責任是組織、協調和管理各部門的工作，由此項目經濟的檔案質量意識的提高是非常關鍵的；工程檔案管理作為一個動態(tài)的管理過程，僅僅依靠單個部門或者個人是不可能對這一過程進行全面管理，必須建立建立健全相應的工作制度和加強檔案管理的全過程監(jiān)督，保證全過程檔案的連續(xù)性和完整性。
結語：總而言之，國有建筑企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，在實際管理工作中，檔案工作者必須認識到檔案管理的重要性，及時發(fā)現檔案管理中已經存在和即將面臨的問題，并針對這些問題及時采取相應的解決策略和方法。
參考文獻：
[1]陳姍姍.論檔案管理在建筑企業(yè)的作用及管理策略[J]. 企業(yè)家天地(理論版). 2011(03)
關鍵詞：檔案；創(chuàng)新；管理；對策
一、前言
近年來，城市建設迅猛發(fā)展，建筑施工企業(yè)施工項目不斷增加，形成了大量的基建檔案資料。作為建筑施工項目管理的重要組成部分，基建檔案反映了建設工程施工過程、管理過程、質量狀況，也是建筑工程后期維修，擴建、改造的重要檔案資料，可由檔案資料總結出改進提升施工管理經驗，進一步提升企業(yè)核心競爭力，基建檔案的妥善保管和利用，勢必為企業(yè)高效發(fā)展的提供助力。
二、基建檔案管理工作中存在的問題
1.基建檔案歸檔不及時
按照制度規(guī)定，一般情況下工程檔案資料應從工程項目竣工驗收之日起3個月內向檔案室移交，但實際操作中卻很難在規(guī)定期限內實現。工程建設過程中，各類資料分散在不同人員手中，過程中未系統性形成檔案資料，當工程即將完工時，大部分工作人員都陸續(xù)撤離了施工現場，資料一時難以找齊；另外，基層項目上一般只配置資料員而沒有配置專職檔案管理人員，導致后方專職檔案管理人員很難了解到前方施工項目哪些已經具備移交條件，致使檔案接收工作處于被動狀態(tài)。
2.基建檔案資料不齊全，復印件比重偏高
檔案資料不齊全不完整，是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目管理較好的單位歸檔率能達到百分之八十至九十，過程管理較差的施工單位甚至存在施工許可證、安裝及質量證明文件不齊全，施工主材進場合格證、主材實驗文件等工程檔案缺失的情況。有些項目原件制作份數不夠，在滿付業(yè)主單位和城建檔案館后，交本單位檔案室只有復印件，曾經對四川華西集團公司承包部移交的一個項目工程檔案做過一次統計，復印件率達到62%。而復印件在法律訴訟中不被認可，因此，高復印件不利于日后工程檔案利用、企業(yè)經濟利益的維護。
3.歸檔文件質量有待提高
移交的工程檔案質量有待提高，很多資料中施工記錄不真實、不準確、不規(guī)范，部分資料有明顯事后補填痕跡，有些資料存在工作人員隨意代簽現象，導致資料歸檔后失去了利用價值。
三、出現上述問題的原因
1.施工單位對檔案歸檔工作重視程度不夠
（1）思想重視程度不夠。在很多企業(yè)里，檔案管理工作“講起來重要，心里面次要，做起來不要”的現象相當普遍，由于資料整理瑣碎，施工現場工作繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，資料整理處于被動應付狀態(tài)，不認真進行督導檢查，到移交階段時才發(fā)現工程檔案管理一塌糊涂，資料大量缺失，無法彌補。（2）追求經濟利益，人員配備不足。有些企業(yè)連起碼的專職檔案管理人員還未配備，還有些企業(yè)只是辦事員兼職或代管；個別企業(yè)領導還把本單位的檔案員當作“吃閑飯，不創(chuàng)收”的閑雜人員，收入待遇列為二等公民，嚴重打擊檔案人員的工作積極性。
2.缺少管理機制和相關制度，日常管理混亂
現行的工程檔案規(guī)范與制度較多側重建設單位和城建單位的歸檔范圍和要求，對于施工單位來說，檔案缺少統一的制度、標準和要求。施工單位在竣工后為了盡快辦理結算，將完整的檔案資料移交業(yè)主及城建檔案館，造成本單位檔案室無法收集到完整的檔案資料。在項目建設過程中，專業(yè)檔案管理人員對現場資料員缺少必要的業(yè)務指導，導致資料員不了解本單位檔案室應該保存哪些資料，有些項目施工工期較長，人員變動頻繁，重要資料存在遺失或被帶走的可能，導致資料收集不齊全。
3.缺少復合型檔案管理人才
資料員有一定的建筑工程專業(yè)的知識，但缺乏檔案管理業(yè)務知識，只進行資料收集，而不能形成檔案，資料收集和歸檔不能較好地結合起來，影響了建筑工程文件檔案的整編與管理。
四、做好基建檔案管理工作的方法
1.企業(yè)重視檔案管理工作
目前建筑市場競爭激烈，提高經濟效益為企業(yè)的當務之急，檔案工作短期利益不明顯，致使檔案工作在建筑施工企業(yè)里得不到重視。現階段，工程實體的質量越來越受到國家各級部門的重視，竣工檔案的重要作用也日顯突出，企業(yè)要長期發(fā)展，必須保管好工程檔案資料，改變觀念，確立檔案是企業(yè)的重要資產的觀念，投入必需的人力、物力、財力，過程中做好檔案工作，實行領導負責制，切實加強領導協調作用，提高重視程度，立足長遠，以維護企業(yè)經濟利益。
2.建立健全制度建設
健全的檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎，為了加強對工程建設各階段資料的有序管理，保證歸檔資料及竣工圖紙的準確、齊全、規(guī)范，提高檔案管理人員工作規(guī)范性，企業(yè)應根據國家對現場施工檔案的具體法規(guī)要求，結合企業(yè)自身特點，制定與企業(yè)發(fā)展相適應的檔案管理制度，實現制度管檔。
3.創(chuàng)新檔案管理模式
在傳統的檔案管理中，企業(yè)相關部門移交多少資料檔案室就接收多少資料，不移交就視為沒有，這種管理模式的弊端在于檔案管理員責任心不夠，造成項目檔案資料收集不齊全。站在服務企業(yè)發(fā)展角度上看，必須要發(fā)揮檔案室信息中心的作用，檔案管理工作需要改變以往被動接收的檔案管理的模式，創(chuàng)新檔案管理手段，強化過程控制，加快檔案管理實施，采用管理與服務的模式。（1）前期介入控制檔案部門專業(yè)人員要提前介入施工項目過程管理。在工程準備階段，檔案專業(yè)人員要深入基層，到施工項目部交底檔案管理注意事項，把檔案管理方面的規(guī)定、要求向資料員和相關部門進行宣傳，制定工程檔案歸檔程序手冊，明確施工各階段檔案收集范圍及歸檔份數及具體要求。落實責任，做到預防為主，避免檔案資料移交時出現大量復印件。（2）中期跟蹤服務基建檔案的收集與工程進度同步，檔案人員應及時了解工程計劃、規(guī)模、進展，資料員變動等，經常與項目上兼職檔案員溝通聯系，采取追蹤、分階段收集、強制性收集等方法，使檔案的跟蹤收集工作從工程動工開始就與工程同步進行，避免出現檔案缺失現象。（3）后期監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查是做好檔案管理工作不可或缺的一個環(huán)節(jié)，其目的不僅僅在于檢查檔案歸檔情況及質量，更在于強化施工項目部及兼職檔案人員對檔案工作重要性的認識，固化檔案管理模式，進而提高檔案管理工作水平。（4）實行獎懲激勵機制激勵機制產生效應遠遠大于管理本身，企業(yè)可以組織考評，建立獎懲分明的激勵機制，對檔案工作做得好的單位給予經濟上的獎勵，對管理混亂的單位實行處罰，或實行單位內部的歸檔保證金制度，可以充分調動各方對檔案管理的積極性，提升各單位對檔案管理的重視程度。4.加強培訓力度，培養(yǎng)復合型人才檔案管理工作是一項科學性、管理性工作，檔案管理人員需要高業(yè)務能力、高責任心的職業(yè)素養(yǎng)。施工現場多為資料員擔當兼職檔案管理員，缺少檔案管理專業(yè)能力，資料員要做好工程項目檔案管理工作，就必須加強檔案管理專業(yè)知識的培訓與學習，并對其進行考核，培訓出既懂建筑專業(yè)知識，有豐富現場項目資料收集經驗，又了解檔案管理的復合型人才。
五、結束語
綜上所述，建筑工程檔案資料的有效管理是整個建設項目不可缺少的重要組成部分，施工企業(yè)做好基建檔案管理工作，需要單位領導層的高度重視，需要專業(yè)檔案人員轉變思路，勇于創(chuàng)新管理模式，深入基層強化管理，還需要現場資料員提升檔案整編職業(yè)素質并做好配合工作。
作者:陳明 單位:四川華西集團有限公司
參考文獻:
1工程項目檔案的特點
工程項目的獨特性、整體性、多方參與性、周期性、動態(tài)性等特點，決定了工程項目檔案具有專業(yè)性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點。
1.1專業(yè)性強
每一項工程項目都有自身的獨特性，需要與之適應的專業(yè)的參與，因而是一項專業(yè)性和技術性很強的工作。就鐵路建設項目而言，其涉及的專業(yè)技術活動主要是建筑施工活動，整個項目涉及勘察、設計、基建、科研、設備安裝等活動。因而，項目文檔作為項目建設開展的記錄材料，相應地具有鮮明的專業(yè)性特征，不同專業(yè)的技術文件不能混淆在一起。
1.2成套性強
成套性是工程項目檔案的重要特點，因而在項目文檔的收集整理中要力求做到齊全完整。工程項目檔案的成套性特點是由建設項目的整體性決定的。對于一個具體的建設項目而言，項目從最初的立項、審批、招投標到設計、施工、竣工，是一個完整的過程。項目文檔真實地記錄了這個過程，具有成套性。具體來說，項目文檔包括項目前期文件、項目設計文件、項目施工文件、項目監(jiān)理文件和項目竣工驗收文件等一系列的材料，這一系列材料共同反映了建設項目的全貌。施工技術文件一般從部分到整體的按分項、分部、單位工程積累。施工企業(yè)在建設項目中主要作為施工方參與，在施工活動中本身也存在文檔完整性管理的要求，同時所產生的施工文件也是項目文件總體的重要組成部分，應有效地做好施工技術文件的積累工作，從而保證施工文件本身乃至整個建設項目的成套性。
1.3形成分散
建設項目本身也是一個龐大的工程，涉及的單位和部門多，具有多方參與性，使得項目文檔的形成具有分散性。這種建筑施工企業(yè)工程項目檔案管理需求探析楊啟燕（中國鐵建股份有限公司檔案館）分散性體現在兩個方面：一是項目文檔形成于多方，如建設單位、勘察設計單位、施工單位、監(jiān)理單位等；二是項目文檔散存在各方的相關職能管理具體實施部門，如行政部門、計劃財務部門、技術部門等。分散性特點對項目文檔的管理是一個巨大的挑戰(zhàn)，不僅要求參與方的文檔專職人員做好本方的相關文檔的收集整理工作，還要求承辦方總攬全局，確保各方文檔都符合要求。
1.4階段性強
建設項目的時間跨度長，具有一定的生命周期，整個項目的開展包括施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段，從而在每一階段都形成了大量的項目文檔。因而，從宏觀上看，建設項目文檔具有階段性的特點。只有在項目實施的每一階段，有針對性地同步管理好項目文檔，才能避免因建設項目周期長、項目文檔數量大而導致的項目文檔脫節(jié)、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點，同時相互間又有密不可分的聯系，這就需要對不同階段的文檔有針對性地進行整理分類，同時保持不同階段的文檔間的有機聯系。
1.5變更頻繁
建設項目從提出到開工、建設、試運行、驗收，到之后的維護與拆除，一直處于動態(tài)之中。項目文檔因項目的動態(tài)性而具有可變性。如在項目施工過程中，經常出現變更設計，需要對施工設計文件進行修改和補充，以適應施工要求；在項目使用和維護階段，隨著使用部門的需要及生產經營的轉變，其所有權性質、結構等方面也有可能發(fā)生相應的變化，從而引起建設項目文檔的變化。可變性是建設項目文檔不同于其他文檔的顯著特征，只有保持項目文檔與項目的同步變化，才能確保項目文檔的準確與完整。
1.6種類多樣
建設項目文檔具有多樣性的特點。首先，在載體上具有多樣性。建設項目文檔的載體，不僅有傳統的紙質載體，還有感光材料、磁介質、光盤等。載體的多樣性，使得項目文檔呈現出紙質文件、圖紙、照片、錄音錄像文件、縮微品、電子文件等多種形態(tài)。其次，在內容上具有多樣性。建設項目文檔反映了建設項目活動的開展，而建設項目的開展涉及到行政、財務、技術等部門，從而形成文書、會計、技術多類文檔。建設項目文檔的多樣性，反映了項目文檔管理工作的繁雜性。項目文檔管理工作應注重對各種載體和各種內容文檔的收集整理。
2傳統建設項目文檔管理方式存在的問題
由于建設項目文檔的專業(yè)性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點，對建設項目文檔的管理工作提出了較高的要求。然而，傳統的項目文檔管理方法是一種分散的、封閉的、靜態(tài)的、手工的方法，存在很多問題，難以實現高質量的項目文檔管理，這在一定程度上影響了項目的實施與維護。具體來說，傳統的文檔管理存在以下四個方面的問題。
2.1手工管理效率低下、準確性差
傳統的項目文檔管理工作都是采用手工方式，即文檔形成、收集、整理、檢索等工作都是單純地由人工進行操作和管理，效率低下。然而，建設項目文檔數量巨大，又受人、財、物方面的限制，這無疑是對建設項目文檔管理工作的雪上加霜。即使配備充足的人、才、物，也無法從根本上改變傳統文檔管理工作的低效率狀態(tài)，此外還有過分占用資源之嫌。建設項目施工文件的載體為紙質，在傳統項目管理模式下完全由人工來填寫，但文件形成與整理過程中因紙質、筆墨、計算、簽名、報表順序、保管等造成的錯誤時有發(fā)生，使施工文件的規(guī)范性和準確性受到影響。有的項目存在施工員或測量員等第一填表責任人不按照觀測測量的現場記錄進行填表，如分項工程驗收評定表的數據與測量記錄表數據不一致，而復核人與相關負責人不認真檢查核對就隨意簽名過關的情況時有發(fā)生。同時一些建設項目，也發(fā)現存在施工與監(jiān)理方有關責任人在施檢表格簽名欄代簽冒簽現象。個別施工單位人員還存在違規(guī)更改檢測數據的情況，甚至還發(fā)現監(jiān)理平行實驗與抽檢資料存在數據不準確的現象。
2.2項目文檔收集不全
建設項目涉及的責任者眾多，周期長，因而，項目文檔工作無論是在橫向的責任者維度上，還是縱向的時間維度上，都處于分散的狀態(tài)，這在很大程度上造成了項目文檔的收集不全。從橫向來看，建設項目具有多方參與性，參與方資質不一，對于項目文檔工作的意識水平也有高有低。有的參與方忙于項目建設，平時不注意工程資料的收集工作，到了工程結束后才應付竣工驗收，造成文檔的缺損；有的參與方對于應收集的文檔沒有明確的認識，對各種內容和各種載體的項目文檔的收集不全不準確，造成文檔的遺漏。從縱向上來看，建設項目不是一蹴而就的，項目從最初的提出到竣工，以及后期的維護，要經歷一個漫長的過程，與之同時，項目文檔工作也有了很長的時間跨度。在這個漫長的過程中，稍有疏忽，就會造成“空檔”，導致項目文檔的收集不全。
2.3文件管理滯后，文件變更不同步
工程實踐中，施工文件編制多嚴重滯后于工程實際進度，沒有做到同步編制歸檔，使施工文件的真實性難以保證。由于建設項目從開工到竣工驗收的時間跨度比較長，施工單位從文件形成到匯總整理的時間跨度也大，施工文件長期散存在各施工單位手上，客觀上存在各種利益考慮下施工文件散失或被篡改的可能，個別項目甚至發(fā)生過因為工程款糾紛，分包單位扣留應歸檔施工文件的情況。項目文檔是項目建設的記錄文本資料，只有保持與項目建設的一致性，才具有真實性、可追溯性，才能為日后維護企業(yè)的合法權益提供可靠的依據。然而，傳統項目文檔工作的封閉性導致的溝通不暢，卻給項目文檔的“真實性和可追溯性”帶來了嚴重的影響。在項目施工過程中，經常會出現變更設計的情況，項目文檔管理人員只是被動地接收和埋頭整理，無法對建設項目的變更情況進行跟蹤和檢查，就無法了解項目的變更情況，不能及時對相關施工文件進行修改和補充，從而導致項目文檔的“失真”，不能在關鍵時刻發(fā)揮應有的憑證和參考作用。
2.4項目文檔不規(guī)范，質量管理難度大
建設項目的多方參與性與文檔管理人員的業(yè)務水平不穩(wěn)定性，導致了項目文檔的不規(guī)范。多方參與，對于項目文檔管理工作的協調性有較高要求。施工單位內部相關部門和人員相互間的溝通協調、銜接不夠，使得各方對于項目建設文檔管理的要求不一，影響了項目文檔的規(guī)范性。建設項目的文檔管理人員的穩(wěn)定性與素質直接影響著項目文檔管理工作的規(guī)范性。由于有的參與方的項目文檔管理人員流動性大，或未設專職的文檔管理人員，只是由兼職人員或在項目完工后臨時抽調人員整理項目文檔，這就無法保障項目文檔管理人員的素質符合要求，從而造成項目文檔的不規(guī)范。由于施工文件收集整理的工作量較大，各單位的人力投入相對不足，造成文件和施工進度不同步的現象，進一步使質量管理流程“施工自檢工程報驗監(jiān)理復檢質量認可”失去意義。資料整理的滯后勢必又導致工程質量評定工作的進一步滯后，質量評定的二次填表與計算也增加了評定工作中的錯誤，質量評定的滯后反過來又影響了建設單位對施工質量進行及時的監(jiān)控。鐵路建設項目點多線長面廣，無法依賴施工、監(jiān)理或建設單位任何一方去實施全面的施工質量控制，而施工文件作為施工狀況的真實記錄與實際反映，應該成為施工質量控制非常重要而有效的管理工具，這部分文件在項目竣工驗收后，還將長期成為項目后評價乃至應急搶險時最需要的檔案依據與法律憑證。由此可見，傳統的項目文檔管理方法無法滿足項目文檔管理的需求，需要我們建立一種全新的視角，采用先進信息化技術來彌補其不足，針對項目文檔的特點，有的放矢地做好相關的管理工作，為建設項目的開展和維護起到信息支撐的作用。
3建設項目檔案管理需求
根據上述的問題分析，可見施工文件質量面臨著諸多挑戰(zhàn)。如果施工文件的形成和交換仍然停留在手工模式下，則數據準確性欠佳、孤立存儲、施工文件與工程不同步、無法有效輔助項目分析管理的現狀就無法改善，施工文件就會陷入為了編制而形成、為了驗收而存檔的困境。為了避免這些問題，施工單位項目檔案管理應滿足以下需求：高效智能的現場記錄管理、項目文檔全過程管理、項目文檔動態(tài)化管理、項目文檔規(guī)范化管理。
3.1高效智能的現場記錄管理
施工原始記錄是施工過程、施工工藝及施工質量控制情況的真實反映，由施工員在施工現場據實填記，不得追記補改，是質量保證與追溯的重要依據。然而由于資料員和兼職檔案員所具有的檔案管理專業(yè)知識有限，且工作量往往較大，其手工整理、著錄等工作不夠規(guī)范、準確，而且有可能面臨科學、合理組卷、擬訂案卷標題等挑戰(zhàn)。利用項目文檔管理系統代替資料員和兼職檔案員做部分工作，將部分文檔管理活動自動化、智能化，不僅可以提高工作效率，而且有助于提高文檔管理的規(guī)范性和準確性。
3.2項目文檔全過程管理
為保證施工文件質量的完整、準確、安全、有效，要求對施工文件進行全生命周期管理，即從文件及其數據的采集、形成到交換、歸檔實行全過程管理。對大量施工原始記錄、質量檢驗、工程監(jiān)理、驗收評定等各方面的數據的處理，要能夠實現對質量事故的記錄與跟蹤，類似事故報告、統計分析等均可通過網絡直接進行，以便工作效率得到極大提高，保證質量管理。
3.3項目文檔動態(tài)化管理
應用信息系統并不能自動解決所有問題，還必須建立在工程項目自身的全程動態(tài)管理基礎上。按照國家建設項目文件歸檔質量控制要求，需要按照“三納入”與“四同步”要求。從前端控制的角度，“三納入”是指把建設項目文件材料的形成、積累和歸檔納入領導工作議事日程和工作程序，納入各項工作計劃，納入有關人員的經濟責任制或崗位責任制。從全程管理的角度，“四同步”是指下達項目開工任務與提出施工文件材料要求同步，檢查項目計劃進度與檢查施工文件材料的形成情況同步，驗收、評定工程項目與驗收、評定施工文件質量同步，工程款支付與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。
3.4項目文檔規(guī)范化管理
摘要：筆者根據自己在建筑企業(yè)檔案管理的親身體驗，就當前建企業(yè)檔案管理中存在的普遍問題，針對性的提出了創(chuàng)新檔案管理工作基本思路和基本原則（即整體性原則、服務性原則和社會化原則，）精辟的論證了建筑施工企業(yè)檔案管理工作要有出路，就務必加強檔案管理的觀念創(chuàng)新、技術創(chuàng)新和知識創(chuàng)新。
本人在從業(yè)的國有建筑施工企業(yè)任辦公室主任，企業(yè)的建筑檔案管理為分管工作之一，在多年的實際工作和調查研究中發(fā)現，大多數建筑企業(yè)的檔案管理工作存在諸多共性的問題，集中表現在檔案歸集不全面、隊伍建設相對薄弱、信息化建與形勢需要不配套設等方面，這些問題的存在，嚴重影響到企業(yè)檔案為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展及社會發(fā)展應有作用的發(fā)揮。
存在的問題和不足
一、管理的方式簡陋粗糙。當前，多數國有建筑企業(yè)在檔案管理的方式上，習慣于微觀管理為主，而宏觀管理相對薄弱，對管理對象及行業(yè)的復雜性、多樣性缺乏足夠的認識；在工作重點上，對新領域檔案工作研究不夠；在管理手段上，習慣于使用行政手段，而較少使用法制手段、經濟手段；在管理體制上，不能適應社會多元化的要求，上下銜接，內外溝通的工作機制有待于進一步促進形成。由于管理上的被動，造成了對全局性和局部性情況掌握不靈、史料鑒定滯后，電子文件、信息化管理無從下手等問題，使檔案室成為各類檔案資料的“倉庫”，檔案人員成為“倉庫保管員”。
二、檔案管理隊伍薄弱。當前社會，任何管理隊伍建設的其重心不在于人數，在于其知識結構，對于檔案管理是同樣的道理。通過對系統內兄弟單位的了解和統計，當前國有建筑施工企業(yè)檔案隊伍在隊伍人數上或多或少，在知識結構上則參差不齊，普遍存在“三多三少”現象，即：檔案專業(yè)人員多，其他專業(yè)人員少；一般管理人員多，深層次管理人員少；工作型人員多，創(chuàng)新型人員少。因此，如何以新的觀念和新的方式，全方位發(fā)掘、選擇、培養(yǎng)檔案人才，建立檔案人才庫，并不斷采用新的模式，為企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新提供知識支持，已成為建筑施工企業(yè)檔案工作亟待解決的問題。
三、檔案信息服務落后。檔案管理是信息開發(fā)利用的基礎，信息資源的開發(fā)和利用是檔案管理的最終目的。檔案的生命在于應用，而目前國有建筑施工企業(yè)檔案工作在提供各類信息利用與服務方面，無論是案卷檢索的方便性、材料編研的針對性、信息傳遞的快捷性、服務手段的多樣性或服務的主動性、協作性等方面均存在許多不足。如不少單位的檔案編研、利用仍是手工操作，有的單位網絡檔案信息化管理甚至尚未起步。由此可見，國有建筑施工企業(yè)檔案工作的服務水平與信息化管理的要求差距較大。
國有建筑施工企業(yè)檔案工作創(chuàng)新
一、創(chuàng)新檔案工作的幾項原則。同志指出：“創(chuàng)新是民族進步的靈魂。”建筑施工企業(yè)檔案工作的根本出路也在于創(chuàng)新。創(chuàng)新，就應該準確把握創(chuàng)新的基本原則，真正做到檔案工作既能夠緊密結合現實情況，又能夠符合時展的必然趨勢。
1、整體性原則。建筑施工企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新，必須緊緊圍繞企業(yè)改革、發(fā)展、穩(wěn)定這個大局來展開，要把研究檔案工作自身的形成、生長、發(fā)展規(guī)律置于企業(yè)改革、發(fā)展、穩(wěn)定之中，要在服從和服務于企業(yè)改革、發(fā)展、穩(wěn)定之中尋求檔案工作自身的創(chuàng)新與突破，并著力解決企業(yè)急需的熱點、疑點、難點問題。只有這樣，企業(yè)檔案工作才能在創(chuàng)新中贏得主動，爭取支持，提高地位，實現發(fā)展。否則就難免陷入“孤芳自賞”的尷尬境地，甚至偏離創(chuàng)新的方向。
2、服務性原則。服務于企業(yè)建設是建筑施工企業(yè)檔案工作永恒的主題。當前，我國已經加入WTO，企業(yè)面臨著優(yōu)化現代企業(yè)制度、調整生產經營結構、開拓國內外市場、加強新時期黨建和思想政治工作、強化民主管理職能等一系列重大而深層次的問題，這既是對建筑施工企業(yè)檔案工作提出的嚴峻課題，也是建筑施工企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的極好機遇。因此，建筑施工企業(yè)檔案工作只有牢固樹立主動服務的意識，發(fā)揮“鑒古喻今”的不可替代的作用，為企業(yè)的中心工作及時提供能夠促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的各種信息，才能尋求自身的定位與發(fā)展。
3、社會化原則。建筑施工企業(yè)檔案工作的基本功能，不僅包括法定的職能，而且還包括相關的社會功效。隨著知識信息社會的到來，社會進步進程的加快。
無論是社會、企事業(yè)單位，還是個體，都對信息資源有大量的、全方位的需求。建筑施工企業(yè)檔案工作作為整個社會信息資源的組成部分，就應該從原有的封閉狀態(tài)中走出來，在不違背保密、保管期限等前提下調整服務思路，建立新的優(yōu)質服務體系，采用有償或無償相結合的辦法，向整個社會、單位及個體使用者開放，從而使建筑施工企業(yè)檔案在推進社會進步中發(fā)揮重要作用。
二、國有建筑施工企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的途徑。建筑施工企業(yè)的檔案工作創(chuàng)新重點應從以下幾個方面下功夫。
1、前提是創(chuàng)新觀念。長期以來，國有建筑施工企業(yè)檔案工作在實踐中創(chuàng)造和積累了許多好的經驗和方法，收到了應有的效果。但也要看到，在新的歷史時期，確有一部分經驗陳舊過時了，需要改革，需要創(chuàng)新。人的意識決定了行動。沒有觀念創(chuàng)新這個前提，檔案管理工作創(chuàng)新都會成為空談。
世界在變化，我們的思想也要隨之變化。如不破除“按部就班”“照章辦事”的舊觀念，就難以有所作為。因此，檔案人員要不斷解放思想，做到“不唯上、不唯書”，敢于在實踐中抓住新機遇，探索新途徑。要積極吸收當今世界上先進的管理經驗，真正走出一條適合自身發(fā)展的新路子。概括地講，國有建筑施工企業(yè)檔案工作要從過去傳統的封閉型和半封閉型向開放型、社會化轉變，要從計劃經濟體制下的手工作業(yè)型向市場經濟條件下的現代化管理型轉變，同時，還要對現存的檔案理論進行大膽改革。只有在觀念上不斷更新并在實踐中大膽創(chuàng)新，才能贏得建筑施工企業(yè)檔案工作的主動權。
摘 要 眾所周知，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項重要基礎工作，是企業(yè)行政管理、經營管理、生產技術管理等必不可少的組成部分，搞好檔案工作對企業(yè)的發(fā)展有很重要的作用，企業(yè)只有重視檔案管理工作，穩(wěn)定人員，結合自身檔案特點，管好、用好檔案，為企業(yè)生產經營服務，才會促進企業(yè)檔案工作迅速的發(fā)展。
關鍵詞 工程企業(yè) 檔案管理 地位意義
一、工程企業(yè)檔案管理的重要地位與意義
一般的檔案管理，通常情況下，人們比較清晰，對其重要性的認識也基本上形成了一致的共識。但是，在工程管理檔案管理的問題上，許多人的認識還是模糊不清的，甚至是步入歧途的錯誤認識，需要有一個撥亂反正的過程。
1.工程檔案是一種重要的信息資源。作為企業(yè)生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應有的重要作用。規(guī)范化、科學化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業(yè)務特點、體現公司規(guī)范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項綜合業(yè)務、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風險起到一定的必備作用。
2.工程檔案的管理模式是在實踐中自然發(fā)展的。傳統的企業(yè)文件檔案管理模式，是以保存在工作中產生的原始信息記錄為主要內容，以實現歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，企業(yè)對其所需信息的控制，已經開始從庫房管理模式轉向資源管理模式，信息管理的要
3.不可忽視工程檔案管理與一般檔案管理規(guī)則的共同規(guī)則。工程檔案管理不同于一般的檔案管理，有自身獨特的一整套制度、規(guī)則、辦法，二者是不能混為一談的。但是同時也必須看到，工程檔案與一般的檔案管理之間并不存在不能逾越的一條鴻溝，二者之間是相通的。工程檔案是一般檔案的組成部分，是包含與反包含的關系。比如，大部分企業(yè)在其自身的信息自動化建設中一般采取的是由局部到總體的工作線路，普遍缺少總體規(guī)劃，所以往往容易導致各個管理系統之間標準不一，接口不順，連動不靈，傳遞不暢；同時，不少企業(yè)在開展信息自動化建設過程中，過分依賴自動化管理的技術系統，缺乏對數據質量與系統功能之間辯證關系的正確理解，經常導致自動化管理體系與手工管理并行，甚至相互掣肘的尷尬局面。
上述情形，在一般檔案管理過程中出現是正常的，不足為怪，實際上，在工程檔案管理過程中，同樣也會出現類似的問題和矛盾，以至于常常影響企業(yè)的計劃、決策、指揮、生產、經營等項工作處于各行其是，互不溝通的狀態(tài)，很容易導致管理混亂，重復投入，工作成本無意義提高等問題的出現。
二、努力建立現代新興的工程檔案管理理念
這是一個討論了很長時間的命題。以比較規(guī)范的企業(yè)文檔管理為基礎，通過積極有效的數據清理、信息管理規(guī)范建設，信息流動渠道的設計與關鍵環(huán)節(jié)確定等項具體工作，借助于信息自動化管理平臺，實現企業(yè)的信息產生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動化監(jiān)控功能，提高信息利用的效率，將企業(yè)信息管理的事后模式，改造為企業(yè)信息資源培植與管理的即時模式，充分實現企業(yè)信息在企業(yè)活動中應有的支持作用。
1.檔案事業(yè)管理是指對國家或地區(qū)檔案事業(yè)實行有組織有計劃的領導或監(jiān)督、指導，并協調其內部關系和外部關系的工作。有必要了解其中的主要內容，如：根據本國的社會制度確定檔案事業(yè)管理原則和檔案事業(yè)管理體制；依據國家的法律和政策，制訂檔案法規(guī)和檔案工作方針、政策；調查統計檔案事業(yè)發(fā)展狀況，制訂長期和短期規(guī)劃，并組織實施；按照檔案法律、行政法規(guī)、規(guī)章，對檔案館和檔案室的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導等等。
2.熟悉工程企業(yè)檔案管理的基本模式。檔案管理模式包擴集中統一管理和分散管理兩種。按照集中程度又可分為三種：檔案集中統一、檔案分級管理、檔案分散管理。
三、致力于完善工程檔案管理的相應措施
1.探索區(qū)域性檔案管理中心的管理方法。建設區(qū)域性的人事檔案管理中心，就是建立保管包括黨政機關、企事業(yè)單位在內的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心，并運用先進的現代化手段對人事檔案進行系統、科學的管理和開發(fā)利用，使其更好為現代化建設服務。
2.完善企業(yè)工程檔案內容制度的修訂。切實從企業(yè)人力資源管理和利用的角度出發(fā)，把反映個人業(yè)務水平、技術專長、工作業(yè)績、個人信用、職業(yè)培訓、違法記錄等方面的內容納入人事檔案中去，適當采用定量指標考核作為對個人工作業(yè)績和態(tài)度的記錄，突出個人能力的發(fā)展，提高人事檔案信息的利用價值。
3.加強對工程檔案工作進行考核評估。結合企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系，探索市場化的企業(yè)人力資源評估體系和人事檔案評估體系，是形成公平、公正、公開的人才競爭機制，為企業(yè)人力資源的開發(fā)帶來直接的效益。具體可從以下三個方面考慮：一是借助主管部門執(zhí)行力，定期考核。二是中介機構測評制度；三是個人監(jiān)督制度要到位。
參考文獻：
關鍵詞:建筑設計企業(yè);檔案管理;問題;策略
中圖分類號：G353.11文獻標識碼：A 文章編號：
引言
在建筑設計企業(yè)，科技檔案管理在工程管理中其重要性是不言而喻的。首先，檔案管理員要按照歸檔制度的規(guī)定及時收集應歸檔的資料，做到即收即歸，保持其檔案的完整性和準確性; 其次，在科技檔案的收集，整理，分類，編目中對其已歸檔的檔案應該進行再次開發(fā)，最大化挖掘這些成果的內在價值，并對已歸檔的檔案資源進行再次利用，即按用戶要求及時準確的提供所需要的服務。筆者在檔案管理工作中，將其中有價值的科技資料充分提供給所需用戶加以利用，從而實現了檔案資源的潛在效能，使其體現出更多的價值，并逐步實現了檔案管理與開發(fā)利用的良性循環(huán)。
1.建筑設計檔案管理工作的特點
建筑工程設計檔案是按照基本建筑程序逐漸形成的，有著以下特點：
1.1工程設計形成的文件材料和載體是多樣化的，檔案資料內容主要為設計過程中的文字、圖片、電子數據，文件材料有手抄件、打印件、復印傳真件。建筑設計是一個完整的建筑設計工程過程，這個過程產生全部檔案資料是與建筑工程設計密不可分的。在建筑設計過程中，每一個階段形成的文件材料是與專業(yè)技術直接相關的，是專業(yè)活動的記錄，文件資料具有本專業(yè)特點又相互緊密相聯。
1.2建筑設計過程中，根據不同的設計階段所整編的設計檔案，如在設計前期的設計任務書、設計合同、設計條件及要求、自然條件勘察報告；設計過程有階段性圖紙：規(guī)劃設計圖紙、方案設計圖紙、初步設計圖紙、施工圖設計圖紙、竣工圖圖紙，資料有：結構計算書、工程概預算書、各個階段報審的上級單位批文、圖紙審查意見及回復、設計質量記錄等檔案。建筑設計項目的建設過程，受工程性質，重要程度，工程規(guī)模大小，建筑設計技術復雜程度，經濟狀況，政策導向等因素的影響，其周期長短不同。
2. 建筑設計企業(yè)檔案管理的主要內容
科技檔案的管理是指對科學技術檔案實體進行管理和信息開發(fā)利用的一項專門工作，它包括收集，整理，鑒定，保留，統計和提供利用等多項內容。
2.1 項目檔案管理
對于企業(yè)而言，項目檔案直接記錄著該企業(yè)相關項目的具體設計過程，也是設計人員具體研究活動和實際探索過程的真實記載，從項目的立項、方案設計、初步設計、施工圖設計、施工配合等多方面的技術資料，如圖紙、圖表、文件材料、計算材料、照片、影片以及各種錄音、錄像、光盤等進行管理，具有專業(yè)性、成套性、階段性、更改性和紀實性。
2.2 項目文書管理
建筑設計企業(yè)的項目文書主要涉及該企業(yè)的科研活動記錄，這部分科技檔案主要記錄和存儲建筑設計項目的整個過程及相關經驗，涵蓋了一個項目的立項、階段性總結、以及課題、成果管理等技術資料信息，是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料。
2.3 項目成果管理
項目成果指的是建筑設計部門成果的匯總、成果的相關統計查詢、設計人員的獲獎專利以及技術轉讓協議等。
3. 科技檔案管理存在的主要問題
筆者在日常檔案管理工作中發(fā)現，一些傳統的檔案管理模式已經不利于檔案資源的綜合開發(fā)和利用，在向設計人員提供檔案的再次利用過程中往往會發(fā)現一些亟待解決問題。
3.1 重收集，輕歸檔
對于建筑設計類企業(yè)而言，科技檔案資源的價值不但包括了其憑證作用，而且還有著不能忽視的再次利用價值。在傳統管理中，檔案的憑證作用得到了充分重視，管理者出于歸檔要求的考慮，丟棄了一些有價值的資源。例如，由于只收集歸檔材料的原件，導致一些重要的技術文件流失，在很大程度上降低了檔案資源的利用價值。
3.2 重管理，輕建設
庫存的科技檔案是建筑設計企業(yè)的主要信息庫，其潛在的開發(fā)和應用價值是巨大的。只有保障檔案資源的完整性及系統性，才能為資源進一步開發(fā)利用提供便利。在實際的管理過程中，部分檔案工作人員由于不具備較強的工程技術專業(yè)知識或檔案管理理念，導致難以保障歸檔資源的完整性和準確性，尤其是一些體現了設計項目來龍去脈的專業(yè)性很強的科技檔案，由于技術類文件的不齊備容易造成該科技檔案難以從全局反映該項目的技術過程。不能更好地發(fā)揮再次利用的作用。
3.3 重保存，輕選擇
由于建筑設計企業(yè)行業(yè)的特殊性，科技檔案管理人員一般并無機會親身參與建筑項目的實際管理，其職責僅為對接收的檔案資源進行管理。而當一個項目結束之后，科技檔案管理人員由于對該項目沒有整體觀念，無法選擇應該入庫保存的檔案資源及歸檔成果的最終性。從而容易導致一部分重要科技檔案沒能及時移交檔案室，造成一些應該歸檔保存的技術資料未能及時入庫，有的甚至出現丟失。或者同一階段的成果出現多個版本，不能保障再檔案利用的準確性。
4.加強建筑設計企業(yè)科技檔案管理的對策
4.1 提升科技檔案管理的科學水平
建筑設計部門項目檔案的產生是與一個具體項目的執(zhí)行流程息息相關的，隨著一個項目的進行，在不同的階段會生成不同的文件，因此檔案管理人員只有通過跟蹤該項目的全部過程，才能夠把項目從立項到驗收過程中獲得研究活動的情況收集完整。建筑設計部門的項目檔案是設計的軟成果，在項目竣工之后，項目檔案是績效評估的重要依據和前提，所以提升檔案管理的科學化水平就顯得至關重要。應該將項目檔案作為整個項目管理不可或缺的一個有機組成部分，通過設置專門的專職管理崗位、配備專業(yè)的人力資源進行管理，以提升其科學文化水平。應該將項目檔案的管理視為企業(yè)管理的重要內容，只有在管理中引入科學而高效的方法，結合實際積極創(chuàng)新，才能最終保證項目整體的綜合效益。
4.2 提高科技檔案管理人員綜合素質
要實現科技檔案的科學管理，人力資源的綜合素質是一個重要因素，只有高素質的檔案管理人員才能夠適應科技檔案的可持續(xù)發(fā)展。因此，科技檔案管理的領導者應積極提升管理人員的專業(yè)素質和綜合素質，一方面，積極建立學習型團隊，結合實際通過各類培訓方式提升科技檔案管理人員的整體素質，使他們適應科技檔案現代化管理的需求; 另一方面，還要積極組織科技檔案人員不定期到外面參加本專業(yè)的技術學習、多與同行企業(yè)就檔案管理工作方面的工作進行技術交流，開闊他們的視野，鼓勵他們把培訓與自學的方式結合起來，不斷提升自身業(yè)務素質。
4.3 完善項目檔案管理機制
為使檔案管理適應企業(yè)發(fā)展需要，就必須通過完善項目檔案管理機制來持續(xù)提升檔案的管理質量水平。客觀地講，當前不少部門的檔案管理監(jiān)督機制和責任機制還遠遠沒有構建起來，難以形成對檔案管理者的嚴格約束，容易導致科學化管理水平下降，因此必須采用各種有效措施對檔案管理機制進行合理調節(jié)。首先應抓住人的要素，通過構建檔案管理責任制，使檔案管理部門所有人員的崗位責任得到明確。其次應制定科學的檔案管理流程，并組織監(jiān)督其實施。為了盡可能提升檔案管理水平，實現效益的最大化，就必須構建完整的管理機制對檔案形成和開發(fā)利用的全周期進行科學管理，從而保證其有效使用率。
5.結語
在建筑設計企業(yè)，科技檔案的收集及管理工作是十分重要的，檔案管理做好了，可以最大限度地挖掘該企業(yè)的科技資源，并將它們轉化為現實的生產力，提升該企業(yè)的核心競爭力，從而逐步構建具有較強科技實力的技術文檔與數據資源; 此外，通過開發(fā)利用建筑設計企業(yè)的檔案信息資源，還能夠促進和發(fā)揮該企業(yè)科技成果的經濟效益，使科研成果的保護力度與開發(fā)利用程度均得到有效的提高。
參考文獻：
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【關鍵詞】檔案管理；信息化；體系
信息時代的到來，使人們的工作和生活越來越依賴信息的獲取，檔案作為歷史信息的主要來源，越來越引起人們的重視，檔案信息載體也隨著時代的現代化進程，發(fā)生了深刻變化，從過去單純紙質、實物存檔方式發(fā)展到現今多種載體存檔，特別檔案信息數字化使檔案存儲電子化、檔案檢索自動化、檔案利用網絡化、檔案管理現代化成為現實，極大地推動了企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展。
平煤神馬建工集團土建處成立于1957年，是國家一級總承包企業(yè)，擁有各類專業(yè)技術人才600多人，其中高級職稱180多人，國家一級注冊建造師、造價師等各類注冊人員50多名，持證項目經理80多名，施工設備500多套，擁有豫西南最大的鋼結構公司和混凝土公司，具備年施工30億元規(guī)模的能力，綜合實力連續(xù)兩年位列全國煤炭系統建筑施工企業(yè)第一名。先后建設了平頂山礦區(qū)30余對大中型礦井，10余座大型選煤廠，6座焦化項目的地面生產建筑，承建了平頂山市行政服務綜合樓、內蒙神華煤制烯烴項目、內蒙王家塔洗煤廠、新疆八一鋼鐵、內蒙神木洗煤廠、中平能化尼龍化工公司精己二酸、鄭州海聯大廈、鄭州山頂地產御鑫城、鄭州富士康公寓、濟源豫光金鉛等一大批項目。目前，工程項目遍布內蒙、山西、陜西、新疆、寧夏、山東等地。并與神華集團、北京華宇工程有限公司、中煤國際武漢設計研究院、天津大地工程技術有限公司、新疆八一鋼鐵、河南濟源豫光金鉛等大客戶結成戰(zhàn)略合作伙伴關系。
一、我國企業(yè)檔案數字化建設的現狀
隨著我國社會主義市場經濟的發(fā)展，企業(yè)面臨著激烈的市場競爭，人們的工作生活節(jié)奏加快，通過各種渠道快速獲取所需信息成為企業(yè)生產經營和人們工作生活中的重要內容，電視、廣播、網絡、報刊、通訊等各種傳媒為社會各界快速傳遞信息，受到人們的廣泛關注，但是作為信息記載媒介之一的檔案信息卻沒有得到應有的關注，這是檔案的性質所決定的。由于它保存的是“歷史”信息，是“完成時”而不是“現在時”，需求迫切程度有限，不能直接為企業(yè)創(chuàng)造經濟效益，因此造成在一些企業(yè)得不到領導的充分重視。在某些領導心目中，檔案數字化建設不如生產經營重要，不如辦公自動化（OA）重要，是件可以等可以拖的事，因此造成企業(yè)檔案數字化建設經費不足，硬件設施落后，高素質檔案人才匱乏，檔案人員知識結構陳舊的現象普遍存在。企業(yè)檔案數字化建設遠落后于政府、事業(yè)單位檔案的數字化建設進程。
根據目前我國大多數企業(yè)檔案數字化建設的發(fā)展現狀，筆者認為急需解決的問題有以下幾點：
（一） 解決企業(yè)領導對檔案數字化建設認識不足的問題
為使企業(yè)領導充分重視檔案數字化建設工作，檔案人員首先要轉變觀念，加強學習，提高素質，了解檔案數字化建設的先進之處，做到不閉關自守，主動出擊，利用傳統檔案管理的不足之處和當前建設現代化企業(yè)的要求，向企業(yè)管理層宣傳檔案數字化建設的重要性和緊迫性，只有實現了企業(yè)領導對檔案數字化建設工作觀念的轉變，才能得到領導對我們工作的充分理解和支持，才能使檔案數字化建設在資金和硬件設施等方面獲得保障。
（二） 解決企業(yè)檔案信息化建設滯后問題
企業(yè)檔案信息化建設由于種種客觀原因，往往滯后于企業(yè)其他信息化建設水平，企業(yè)愿意自己辦刊物，辦網站，卻總是在檔案數字化建設問題上止步不前，檔案管理部門要想盡快實現檔案管理現代化，就必須開動腦筋想辦法，尋找機會推動這項工作的開展。
（三） 解決企業(yè)檔案數字化建設中標準化問題
我國企業(yè)檔案管理工作基本上還處于各自為政的狀態(tài)，檔案管理規(guī)范各不相同，嚴重影響企業(yè)檔案數字化建設的整體水平。由于檔案數字化存儲格式標準不統一，檔案管理軟件缺乏規(guī)范，硬件設施參差不齊，網絡架構的自成一體等原因，造成數字化檔案信息共享困難，通用性、開發(fā)性差，導致檔案資源利用率不高，制約了企業(yè)檔案數字化建設的發(fā)展。有的企業(yè)在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發(fā)現一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導致檔案建設資源的浪費，影響企業(yè)對檔案數字化建設的信心。
二、檔案信息化管理的主要內容
檔案的信息化管理是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發(fā)展并指導著具體工作。其主要內容包括：
（一） 檔案資源技術信息化。
在信息時代，信息化已成為各行各業(yè)現代化的核心與主導，檔案資源信息化將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉化成數字化信息，實現檔案資源的合理配置與有序、進行信息化有效開發(fā)利用，實現檔案資源的社會共享。由此可見，信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案信息化管理的核心內容，其主要內容包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發(fā)應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。
（二）管理人員素質現代化。
信息時代檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷改革，對檔案管理人員在業(yè)務知識、科學技術知識及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還要有一個結構合理的人才群體。檔案管理人員要有一個合理的比例，有較好的知識結構、年齡結構、素質結構等。
