時間：2023-06-05 15:44:00
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[關(guān)鍵詞]檔案管理模式；改革；時代需要
一、檔案管理模式的改革，是檔案發(fā)展的迫切需要，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)
檔案工作是一個基本的服務(wù)工作，為黨和政府的中心工作服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，為廣大人民群眾的根本利益服務(wù)，是檔案工作的可持續(xù)和諧發(fā)展的關(guān)鍵，是開創(chuàng)檔案工作新局面。《中國人民共和國檔案法》是社會主義檔案事業(yè)發(fā)展的法律保障。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定“中央和縣以上的各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收，收集，整理，轄區(qū)內(nèi)的檔案。
二、檔案管理模式改革是眾望所歸
改革開放以來，隨著社會文化的發(fā)展，檔案事業(yè)也在不斷的發(fā)展。檔案工作在促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展，參與先進(jìn)文化的建設(shè)，為人解惑，對創(chuàng)建和諧社會做了大量工作，排憂解難，大量的糾紛和矛盾，受到人民群眾的廣泛歡迎，取得了舉世矚目的成就。但是，目前的檔案管理模式已經(jīng)不能跟上社會發(fā)展的需求，缺陷越來越突出，已成為檔案工作發(fā)展的障礙。主要在以下幾個方面：一是小而全的管理模式，嚴(yán)重浪費(fèi)。大多數(shù)申請單位規(guī)模比較小，文件，檔案的形成量少，但麻雀雖小，各單位必須建立檔案室，所以需要至少占用1間辦公室，造成設(shè)備、人員的浪費(fèi)，二是工作不到位，管理水平低的。從目前的情況看，檔案室工作水平取決于單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案的意識、檔案工作質(zhì)量。檔案工作是一門專業(yè)，但絕大多數(shù)是兼職的檔案管理人員在做，檔案專業(yè)知識的缺乏，工作隊(duì)伍不穩(wěn)定，這些因素導(dǎo)致檔案工作水平低。現(xiàn)代管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，但目前情況對現(xiàn)代化管理有很大的阻力。因此，基本的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)擠占了檔案管理大多數(shù)時間，所以他們不能開展工作，提高工作水平。一部分沒有價值的檔案被劃定為入館的范圍，因此，在接收檔案時檔案館工作壓力非常大。三是現(xiàn)代化管理進(jìn)程緩慢。檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)具備的“身份”和“互換性”，只有水平的基本統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)資源共享。分散管理，單位管理水平參差不齊，實(shí)現(xiàn)資源共享是非常困難的，需要一個很長的時間。四是文件、檔案社會化困難。隨著社會的進(jìn)步，人民群眾日益增長的檔案意識，自我保護(hù)意識不斷加強(qiáng)，這將促進(jìn)檔案的利用率，不斷增加的需求。檔案管理難以達(dá)到科學(xué)管理的要求。因此，不能滿足高質(zhì)量的快速的服務(wù)。檔案管理模式改革，它不僅可以減少文件多向輸入，能滿足使用方便；可以節(jié)省人力、物力和財(cái)力，而且還可以減少檔案工作的壓力；可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)鑒定，檔案文件的合理分布，并能保證檔案質(zhì)量管理活動，根據(jù)實(shí)際法律科學(xué)跟蹤管理。檔案管理模式的高效，緊湊的改革，節(jié)約原則。松散的“小而全”的機(jī)關(guān)檔案室管理模式，快速轉(zhuǎn)化了密集的、科學(xué)、社會、管理模式的規(guī)模，從而大大提高了工作質(zhì)量，建立檔案工作更廣泛地為社會服務(wù)。檔案工作的生命力是使用，所以起點(diǎn)和檔案工作的立足點(diǎn)必須是檔案工作利用。舊的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)需要。我們應(yīng)該建立一個新的模式。檔案管理模式的變革，以適應(yīng)在一個關(guān)鍵時期改革和發(fā)展的客觀要求。它反映了人民的根本利益和共同愿望。
三、經(jīng)濟(jì)科技社會發(fā)展為檔案模式改革創(chuàng)造了條件
隨著經(jīng)濟(jì)全球化步伐的加快，科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，社會的全面進(jìn)步，創(chuàng)造對檔案管理模式改革的條件。通過各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，提供技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共享的金融和其它方面支持。檔案管理模式改革是一個檔案部門的新任務(wù)新時代的需求。文件的收集、識別、存儲、檢索、數(shù)字和發(fā)揮檔案管理的全過程，集約化，現(xiàn)代化水平大大提高，社會服務(wù)功能越來越多樣化，使檔案煥發(fā)出生機(jī)和活力。二是檔案文件已成為全社會關(guān)注和重視。多年來，檔案披著神秘外衣，普通市民可望不可及，日積月累，成為被遺忘的角落。檔案管理模式改革，走到社會。在政府方面，公民了解歷史的演變。三是體現(xiàn)以人為本的政府”的執(zhí)政理念，執(zhí)政為民”。這種以人為本理念的變化，重新塑造政府形象，讓老百姓真正感受到政府的關(guān)懷，形成了社會與政府之間的真正互動。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷完善，中國憲法監(jiān)督維護(hù)公民權(quán)利、知情權(quán)和其他合法的權(quán)利和利益的精神，信息管理將成為政府部門的法律功能。在同一時間。所有的社會領(lǐng)域也將更加廣泛的需求信息，他們希望政府規(guī)范和開放的信息集中，提供更權(quán)威的信息系統(tǒng)。面對這種情況，政府部門了解的信息需求，所有的有效途徑，提供更集中的、標(biāo)準(zhǔn)化的、權(quán)威的、系統(tǒng)的和有效的信息社會。檔案的主要部門作為政府對信息資源管理的客觀需要，面臨進(jìn)一步優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，起到“信息中心”的優(yōu)勢，積極促進(jìn)政府職能的轉(zhuǎn)變。
四、檔案管理模式的改革，必須在實(shí)踐中不斷完善
檔案資源是檔案工作的基礎(chǔ)。對檔案資源的有效整合。加強(qiáng)檔案部門的主導(dǎo)作用，實(shí)現(xiàn)多通道，寬領(lǐng)域的整合資源，使檔案工作更加有所作為。檔案工作的性質(zhì)，決定從事這一工作的要求，不僅要有過硬的專業(yè)知識，而且具有高度的責(zé)任心和事業(yè)心。因此，在實(shí)際工作中。要有一個對歷史負(fù)責(zé)任的態(tài)度，履行職責(zé)，起到記錄歷史，傳承文明的責(zé)任。
表面是國家檔案資源整合，實(shí)質(zhì)是檔案管理制度的創(chuàng)新，我國檔案工作，采取集中統(tǒng)一管理的原則。但我們也應(yīng)看到，檔案管理模式的改革，它是一種新的東西。在具體的工作中，不斷出現(xiàn)的新情況、新問題，需要我們在實(shí)踐中不斷探索。
總之，檔案管理模式改革應(yīng)堅(jiān)持以人為本，促進(jìn)文明開放和現(xiàn)代化管理水平，主要的問題在為全面建設(shè)小康社會，主動為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，贏得了檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
檔案工作是一個基本的服務(wù)工作，為黨和政府的中心工作服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，為廣大人民群眾的根本利益服務(wù)，是檔案工作的可持續(xù)和諧發(fā)展的關(guān)鍵，是開創(chuàng)檔案工作新局面。《中國人民共和國檔案法》是社會主義檔案事業(yè)發(fā)展的法律保障。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定“中央和縣以上的各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收，收集，整理，轄區(qū)內(nèi)的檔案。
二、檔案管理模式改革是眾望所歸
改革開放以來，隨著社會文化的發(fā)展，檔案事業(yè)也在不斷的發(fā)展。檔案工作在促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展，參與先進(jìn)文化的建設(shè)，為人解惑，對創(chuàng)建和諧社會做了大量工作，排憂解難，大量的糾紛和矛盾，受到人民群眾的廣泛歡迎，取得了舉世矚目的成就。但是，目前的檔案管理模式已經(jīng)不能跟上社會發(fā)展的需求，缺陷越來越突出，已成為檔案工作發(fā)展的障礙。主要在以下幾個方面：一是小而全的管理模式，嚴(yán)重浪費(fèi)。大多數(shù)申請單位規(guī)模比較小，文件，檔案的形成量少，但麻雀雖小，各單位必須建立檔案室，所以需要至少占用1間辦公室，造成設(shè)備、人員的浪費(fèi)，二是工作不到位，管理水平低的。從目前的情況看，檔案室工作水平取決于單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案的意識、檔案工作質(zhì)量。檔案工作是一門專業(yè)，但絕大多數(shù)是兼職的檔案管理人員在做，檔案專業(yè)知識的缺乏，工作隊(duì)伍不穩(wěn)定，這些因素導(dǎo)致檔案工作水平低。現(xiàn)代管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，但目前情況對現(xiàn)代化管理有很大的阻力。因此，基本的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)擠占了檔案管理大多數(shù)時間，所以他們不能開展工作，提高工作水平。一部分沒有價值的檔案被劃定為入館的范圍，因此，在接收檔案時檔案館工作壓力非常大。三是現(xiàn)代化管理進(jìn)程緩慢。檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)具備的“身份”和“互換性”，只有水平的基本統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)資源共享。分散管理，單位管理水平參差不齊，實(shí)現(xiàn)資源共享是非常困難的，需要一個很長的時間。四是文件、檔案社會化困難。隨著社會的進(jìn)步，人民群眾日益增長的檔案意識，自我保護(hù)意識不斷加強(qiáng)，這將促進(jìn)檔案的利用率，不斷增加的需求。檔案管理難以達(dá)到科學(xué)管理的要求。因此，不能滿足高質(zhì)量的快速的服務(wù)。檔案管理模式改革，它不僅可以減少文件多向輸入，能滿足使用方便；可以節(jié)省人力、物力和財(cái)力，而且還可以減少檔案工作的壓力；可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)鑒定，檔案文件的合理分布，并能保證檔案質(zhì)量管理活動，根據(jù)實(shí)際法律科學(xué)跟蹤管理。檔案管理模式的高效，緊湊的改革，節(jié)約原則。松散的“小而全”的機(jī)關(guān)檔案室管理模式，快速轉(zhuǎn)化了密集的、科學(xué)、社會、管理模式的規(guī)模，從而大大提高了工作質(zhì)量，建立檔案工作更廣泛地為社會服務(wù)。檔案工作的生命力是使用，所以起點(diǎn)和檔案工作的立足點(diǎn)必須是檔案工作利用。舊的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)需要。我們應(yīng)該建立一個新的模式。檔案管理模式的變革，以適應(yīng)在一個關(guān)鍵時期改革和發(fā)展的客觀要求。它反映了人民的根本利益和共同愿望。
三、經(jīng)濟(jì)科技社會發(fā)展為檔案模式改革創(chuàng)造了條件
隨著經(jīng)濟(jì)全球化步伐的加快，科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，社會的全面進(jìn)步，創(chuàng)造對檔案管理模式改革的條件。通過各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，提供技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共享的金融和其它方面支持。檔案管理模式改革是一個檔案部門的新任務(wù)新時代的需求。文件的收集、識別、存儲、檢索、數(shù)字和發(fā)揮檔案管理的全過程，集約化，現(xiàn)代化水平大大提高，社會服務(wù)功能越來越多樣化，使檔案煥發(fā)出生機(jī)和活力。二是檔案文件已成為全社會關(guān)注和重視。多年來，檔案披著神秘外衣，普通市民可望不可及，日積月累，成為被遺忘的角落。檔案管理模式改革，走到社會。在政府方面，公民了解歷史的演變。三是體現(xiàn)以人為本的政府”的執(zhí)政理念，執(zhí)政為民”。這種以人為本理念的變化，重新塑造政府形象，讓老百姓真正感受到政府的關(guān)懷，形成了社會與政府之間的真正互動。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷完善，中國憲法監(jiān)督維護(hù)公民權(quán)利、知情權(quán)和其他合法的權(quán)利和利益的精神，信息管理將成為政府部門的法律功能。在同一時間。所有的社會領(lǐng)域也將更加廣泛的需求信息，他們希望政府規(guī)范和開放的信息集中，提供更權(quán)威的信息系統(tǒng)。面對這種情況，政府部門了解的信息需求，所有的有效途徑，提供更集中的、標(biāo)準(zhǔn)化的、權(quán)威的、系統(tǒng)的和有效的信息社會。檔案的主要部門作為政府對信息資源管理的客觀需要，面臨進(jìn)一步優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，起到“信息中心”的優(yōu)勢，積極促進(jìn)政府職能的轉(zhuǎn)變。
四、檔案管理模式的改革，必須在實(shí)踐中不斷完善
檔案資源是檔案工作的基礎(chǔ)。對檔案資源的有效整合。加強(qiáng)檔案部門的主導(dǎo)作用，實(shí)現(xiàn)多通道，寬領(lǐng)域的整合資源，使檔案工作更加有所作為。檔案工作的性質(zhì)，決定從事這一工作的要求，不僅要有過硬的專業(yè)知識，而且具有高度的責(zé)任心和事業(yè)心。因此，在實(shí)際工作中。要有一個對歷史負(fù)責(zé)任的態(tài)度，履行職責(zé)，起到記錄歷史，傳承文明的責(zé)任。
一、檔案工作網(wǎng)絡(luò)中的兼職檔案員
在檔案工作網(wǎng)絡(luò)中,“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”的重視是一切工作的基礎(chǔ)。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組制訂方向、目標(biāo)、計(jì)劃,決定工作進(jìn)程,協(xié)調(diào)各方面關(guān)系。如果領(lǐng)導(dǎo)不重視,不為檔案工作人員提供必要的工作條件,不進(jìn)行有關(guān)協(xié)調(diào)工作,網(wǎng)絡(luò)上的其他具體工作人員就無法進(jìn)行正常的工作。最重要的是立卷單位的分管領(lǐng)導(dǎo),負(fù)責(zé)本單位檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo),協(xié)調(diào)指揮。如果立卷單位的分管領(lǐng)導(dǎo)“本位主義”嚴(yán)重,不配合全校檔案工作,或只圖自己方便,不向立卷人員提供相關(guān)應(yīng)歸檔材料,甚至利用職權(quán)阻止本單位兼職檔案員向綜合檔案室移交檔案,就肯定會妨礙全校檔案的集中統(tǒng)一管理,更談不上材料齊全,保證案卷質(zhì)量了。在這個網(wǎng)絡(luò)中,樞紐單位是綜合檔案室。綜合檔案室負(fù)責(zé)全校十大門類、各種載體的檔案的集中統(tǒng)一管理;鑒定檔案的保存價值;銷毀過期檔案;編制各種檢索工具;精心保管檔案,盡可能延長檔案壽命,保證每一份檔案的安全;統(tǒng)計(jì)檔案情況;編研檔案資料,努力為利用者提供方便、快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)決策和學(xué)校工作提供參考。
在檔案工作網(wǎng)絡(luò)中,最為關(guān)鍵的是兼職檔案員。檔案工作的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、利用、編研環(huán)節(jié)中,收集和整理是檔案的形成環(huán)節(jié)。也就是說,只有經(jīng)過收集和整理(分類、編頁、填寫卷內(nèi)目錄和備考表、裝訂、擬寫案卷題名),才能形成檔案,而這最為關(guān)鍵、最為基礎(chǔ)的兩項(xiàng)工作是由兼職檔案員來完成的。因此,文件的形成是否規(guī)范、各類檔案的收集是否完整、分類是否科學(xué)、案卷質(zhì)量是否達(dá)標(biāo),都直接影響全校檔案工作的水平。如果沒有一支過硬的兼職檔案員隊(duì)伍,檔案工作肯定是搞不好的。
目前來說,兼職檔案員的文化知識、年齡結(jié)構(gòu)層次差別很大,其特點(diǎn)是兼職任務(wù)多,日常工作繁雜,處理文件時間少,工作變化頻繁,專業(yè)知識少,難以專心搞好歸檔工作。由于檔案工作效果難以立竿見影,不易引起大家的重視,而常被其他工作擠掉。他們默默無聞地做著分類、編頁等繁瑣工作,卻又不被別人理解。而且,兼職檔案員絕大多數(shù)沒學(xué)過檔案專業(yè),所以業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低,新手尤其如此,這直接影響著檔案工作的質(zhì)量。但他們的優(yōu)點(diǎn)是基本素質(zhì)較好,文化程度高,學(xué)習(xí)熱情高,因此,有計(jì)劃、有針對性地培養(yǎng)、建設(shè)一支高素質(zhì)的能夠適應(yīng)現(xiàn)代化高校檔案工作需要的兼職檔案干部隊(duì)伍,不僅是當(dāng)務(wù)之急,而且也是可以做到的。
二、加強(qiáng)兼職檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)
(一)積極爭取領(lǐng)導(dǎo)重視,加強(qiáng)對兼職檔案干部的專業(yè)思想教育
一般來說,兼職檔案員工作主動性較差,究其原因,一是對檔案工作的重要性認(rèn)識不足,二是日常的文書檔案工作得不到大家的理解和支持。為此,“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”和立卷單位分管領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心和支持兼職檔案員的工作,進(jìn)行職業(yè)教育,鼓勵他們樹立專業(yè)思想,想方設(shè)法為兼職檔案員做好文檔工作提供時間、創(chuàng)造條件,調(diào)動其工作積極性,喚起工作熱情。
(二)開展各種形式的宣傳工作,增強(qiáng)兼職檔案員的檔案意識
增強(qiáng)檔案意識不但要加大宣傳力度,還要注意形式的多樣化。例如為使《檔案法》、《山東省檔案條例》更加深入人心,我們先后舉辦了兩次《檔案法》知識考試,把《檔案法》、《山東省檔案條例》及有關(guān)宣傳材料發(fā)到每一個兼職檔案員和立卷單位分管領(lǐng)導(dǎo)的手中,做到人手一份;不定期的在校報上登載檔案知識,并通過校報及時報道檔案工作新動態(tài)。通過持久的宣傳工作,全校教職工普遍對檔案和檔案工作有了新的認(rèn)識。在學(xué)校里形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理,一級抓一級,上下齊努力的良好大環(huán)境。
(三)努力提高兼職檔案干部的專業(yè)知識和實(shí)際操作能力
1、舉辦培訓(xùn)班,對兼職檔案員進(jìn)行集中培訓(xùn)
針對兼職檔案員日常工作繁多、工作變動頻繁、新手多、專業(yè)水平低等特點(diǎn),要有目的地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。首先要循序漸進(jìn),加強(qiáng)專業(yè)基礎(chǔ)知識教育和基本應(yīng)用技能的教育,適當(dāng)減少純理論知識的介紹,急需什么講什么,切實(shí)提高專業(yè)知識水平。針對不斷更換的新上崗兼職檔案員要進(jìn)行檔案管理的基本知識和基本技能、實(shí)際操作方法、文件價值鑒定的原則和方法等內(nèi)容的培訓(xùn);針對不同門類檔案的實(shí)體管理要進(jìn)行教學(xué)檔案、黨政管理檔案、實(shí)物檔案、多媒體檔案等的培訓(xùn)。
但是如果培訓(xùn)方法不當(dāng),要求不嚴(yán),學(xué)習(xí)后不復(fù)習(xí)又不實(shí)踐,不久便會忘記,到用時又不會,肯定影響工作。因此,對于一年一次的立卷工作來講,檔案室指導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)不怕麻煩,每年都在立卷前組織一次專門培訓(xùn),以保證立卷工作順利進(jìn)行。在培訓(xùn)方法上,我們可以采取“模擬啟發(fā)式教學(xué)法”,就是先舉例教學(xué),再模擬實(shí)踐,后啟發(fā)引導(dǎo)。改變過去那種在培訓(xùn)班上滿堂灌,照本宣科和平鋪直敘的講課方法,二是通過大量的實(shí)例,講述立卷知識,在文檔人員對立卷工作具有感性認(rèn)識的基礎(chǔ)上,擬制大量文件標(biāo)題,讓文檔人員根據(jù)實(shí)例進(jìn)行模擬立卷,指導(dǎo)人員根據(jù)實(shí)例進(jìn)行綜合,結(jié)合不同單位的特點(diǎn)進(jìn)行啟發(fā)性引導(dǎo),使兼職檔案員能夠根據(jù)本單位情況掌握文件材料的收集、分類、立卷等工作程序和基本要求,全面掌握立卷的方法和技能。
2、設(shè)立指導(dǎo)熱線,深入基層,解決立卷中的實(shí)際問題
設(shè)立指導(dǎo)熱線電話和電子郵箱,可以更方便快捷地解決廣大兼職檔案員工作中的問題,有效的緩解歸檔工作壓力,提高工作效率。在加強(qiáng)檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論培訓(xùn)及業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的同時,檔案室指導(dǎo)人員要經(jīng)常深入各立卷部門,從文件的分類、組卷到擬寫案卷標(biāo)題等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都主動進(jìn)行幫助,解決疑難問題,面對面、手把手地指導(dǎo)。經(jīng)常進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),不但使原有的兼職檔案員能按要求獨(dú)立完成每年的立卷歸檔工作,而且能使新兼任的同志較快地掌握文書處理、分類、立卷等基本技能。
3、做好重點(diǎn)項(xiàng)目、重大活動和突發(fā)事件檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作
及時指定專人跟蹤指導(dǎo)學(xué)校重點(diǎn)項(xiàng)目、重大活動和突發(fā)事件檔案的歸檔工作,積極主動聯(lián)系歸檔文件的相關(guān)事宜。特別是對于學(xué)校多個部門共同組成的臨時工作小組和專項(xiàng)活動形成的文件,檔案室及時進(jìn)行歸檔范圍制定和歸檔文件整理的指導(dǎo)和培訓(xùn)工作。做到特殊事件特殊對待,最大限度地做好各項(xiàng)重點(diǎn)項(xiàng)目、重大活動和突發(fā)事件檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
4、強(qiáng)化競爭機(jī)制,獎優(yōu)罰劣
1.1人事檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)
人事檔案是我國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關(guān)證明時，都需要使用檔案。高校學(xué)生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。對于事業(yè)單位來說，人事檔案相當(dāng)重要。人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當(dāng)事人已調(diào)往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅(jiān)持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門[1]。
1.2人事檔案管理與人力資源的關(guān)系
人事檔案管理是人力資源管理在新時代的新要求，也是人力資源管理的組成部分，企業(yè)是人事檔案記錄了員工的各種檔案與信息。這是人力資源管理的必然要求。只有充分利用這些信息，在進(jìn)入人力資源工作的時候我們才能選拔出最優(yōu)秀的人才，最適合的人選。同時，這些人事檔案的收集和集中，也體現(xiàn)了我國對人才和人力資源工作的重視，同時使部門和企業(yè)更好更快地發(fā)展[2]。
1.3人事檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀與提升意見
我國人事檔案管理的做的技術(shù)化水平還是偏低，沒有一套系統(tǒng)的人事檔案管理辦法，而且存在弄虛作假，使用不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象，對此我們應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案管理的技術(shù)水平，提升保密工作，提升檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化升級，運(yùn)用數(shù)字化的專業(yè)技術(shù)，提升人力資源檔案的管理水平。對此我們給出以下幾點(diǎn)建議，首先，企業(yè)和部門應(yīng)該對人才進(jìn)行深入的了解，對人才的生活檔案和技術(shù)檔案進(jìn)行一步步的記錄，樹立良好的人事檔案管理理念。其次，明確制度，加強(qiáng)技術(shù)支持和投入，使人事檔案管理更加制度化，科技化。最后我們要積極學(xué)習(xí)國內(nèi)外的先進(jìn)理念，融為己用，使得自身人事檔案管理水平得到進(jìn)步，為人才選拔打下良好基礎(chǔ)。
2.國內(nèi)外人力資源檔案管理給我們的啟示
2.1國外人力資源檔案管理方法
在美國，人力資源管理一般分成兩類，一類是是公立的人力資源檔案管理，一類是私立的人力資源檔案管理。他們分管著不同的部門，公立人力資源管理主要的管理范圍是政府的公職人員、公務(wù)員等國家部門的職員，而私立的人力資源檔案管理主要分管銀行、公司等私人企業(yè)的人力資源檔案。在公立的人力資源檔案管理方面，美國有著自己獨(dú)特的途徑。凡是在政府內(nèi)的公職人員，都會經(jīng)過考核，任命，培訓(xùn)，退休等步驟。而在美國的各個州也有他們自己不同的管理方案，這些方案都會匯總到一個叫人力資源檔案管理辦公室的地方，對人才進(jìn)行集中的選拔[3]。
而私人人力資源檔案管理工作則更加的復(fù)雜，私人的人力資源管理模式是企業(yè)化，私人化的。在這里，它包括了一個員工從入職到離職甚至是死亡的一切過程，這些檔案中還包括員工的社保賬號，身份賬號還有銀行的信用情況，這些檔案與資料可以幫助經(jīng)理對員工進(jìn)行深入的了解與考察，而且檔案本身不會接觸到他的所有者，保證了檔案的公平公正。
在法國，這種情況又有所不同，法國的公務(wù)員制度是從上到下分級的檔案記錄制度，沒有公共和私人之分，這套人力資源管理檔案系統(tǒng)記錄了公務(wù)員甚至是員工從生到死的一切檔案信息，這種集中管理模式也值得我們國家借鑒。
2.2國內(nèi)人力資源檔案管理的特點(diǎn)
我國人事檔案的存儲由幾方面組成，如任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內(nèi)容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌[4]。
1.對人事檔案管理工作不重視。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步，人事檔案管理工作的重要性逐漸顯現(xiàn)出來，此項(xiàng)工作對企業(yè)的短期發(fā)展和長遠(yuǎn)發(fā)展都有著非常直觀的影響，例如，在企業(yè)技術(shù)部門中，只能在某一領(lǐng)域中為企業(yè)提供短期的技術(shù)便利，而隨著技術(shù)發(fā)展，就必須對技術(shù)進(jìn)行升級，因此其能夠影響的范圍和力度都比較有限。而人事檔案管理工作能夠在非常長的工作周期內(nèi)對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生潛移默化的影響，非常值得企業(yè)重視。
2.人事檔案管理力度不足。在現(xiàn)階段的人事檔案管理工作中，還存在許多不足，例如，人事檔案管理工作者的專業(yè)水平不高，沒有足夠的專業(yè)知識應(yīng)對人事檔案管理中的各項(xiàng)工作，這可能導(dǎo)致檔案丟失。另外，部分企業(yè)聘用的人事檔案管理工作人員往往是兼職人員，沒有將大部分的精力投入到這項(xiàng)工作中，在一定程度上限制了人事檔案管理工作作用的發(fā)揮，也給企業(yè)的人動帶來一定阻礙。除此之外，一部分人事檔案管理工作人員的安全意識不高，不能很好地保護(hù)檔案，導(dǎo)致檔案常常會面臨潮濕、火災(zāi)的威脅，甚至造成檔案丟失。
3.人事檔案整理不及時。部分檔案管理人員不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，不能很好地完成本職工作，導(dǎo)致人事檔案整理不及時。除此之外，在收集檔案時，檔案管理工作人員要確保檔案的真實(shí)性，對存在異議的檔案要進(jìn)行及時調(diào)查，保證檔案及時歸檔。另外，及時剔除滿是空話套話、應(yīng)付上級的檔案信息。
4.檔案被長時間擱置。隨著經(jīng)濟(jì)競爭不斷加劇，人才的競爭也越來越激烈，人才的質(zhì)量和數(shù)量往往會對事業(yè)單位的發(fā)展造成非常直接的影響。人才的競爭一直都是各個企業(yè)的核心工作，想要及時完成人才競爭，就需要一個非常完善的人才關(guān)系體系，而人事檔案管理工作就能夠很好地完成這一點(diǎn)，但在一些事業(yè)單位之中，雖然擁有健全的人事檔案管理系統(tǒng)，卻不能起到應(yīng)有的作用，往往處于擱置的狀態(tài)，喪失了原有的意義，白白浪費(fèi)人力和物力。
二、企業(yè)檔案管理工作的新要求
1.提升人事檔案管理工作人員的積極性。人事檔案是企業(yè)工作人員信息的載體，是人才信息的主要來源，是企業(yè)先賢舉能、知人善任的重要依據(jù)，對企業(yè)及單位的長久發(fā)展有重要意義。但是大部分人對人事檔案管理工作沒有足夠的認(rèn)識。應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視，注重對人事檔案管理的資金、人力投入，對檔案管理所需的硬件、軟件設(shè)備設(shè)施加以完善，加強(qiáng)管理和宣傳工作，動員企業(yè)上下積極參與、積極支持人事檔案管理工作，提升人事檔案信息的效用與質(zhì)量。
2.建設(shè)統(tǒng)一的檔案檔案管理制度。統(tǒng)一的人事管理制度，從一定程度來說規(guī)范了工作的程序，降低了管理工作的主觀性及隨意性，以一定的程序、工作方法、考核標(biāo)準(zhǔn)對檔案管理提出嚴(yán)格要求，提高檔案管理工作的質(zhì)量。此外，為節(jié)省企業(yè)的物力及人力資源，提升人事管理工作的水平，可以結(jié)合人事制度、轉(zhuǎn)崗分流制度、用人制度等，應(yīng)用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度，以保證人事檔案的安全及完整性，對社會查閱、利用人事檔案提供一定便利，降低人事檔案的管理成本。
3.建設(shè)完善信息化、科學(xué)化人事檔案管理體系。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，能夠有效提高企業(yè)人事檔案管理工作的效率，對數(shù)量多、復(fù)雜性高的檔案也有較強(qiáng)的處理能力，其效果對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升非常有幫助。在建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的過程中，要注意管理系統(tǒng)的科學(xué)性，結(jié)合現(xiàn)階段的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)人事資源檔案管理的高效性。檔案管理工作人員可以運(yùn)用相機(jī)、掃描儀等高科技工具，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)、形象、直觀的人事檔案，增強(qiáng)人事檔案的可查閱性。
4.建設(shè)素質(zhì)較高的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理工作產(chǎn)生直接影響，業(yè)務(wù)能力、職業(yè)水平也是建設(shè)高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)的重要舉措。在這種形勢下，要積極提高企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)水平，加強(qiáng)培訓(xùn)，積極投入相關(guān)的人力和物力，提升員工質(zhì)量。與此同時，要認(rèn)識到高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)對企業(yè)的作用，最大程度地提升企業(yè)綜合效益。
三、結(jié)語
當(dāng)前，個人為了獲得更好的工資待遇，使得企業(yè)之間的人員流動性較強(qiáng)，企業(yè)自身也需要進(jìn)行有效的人力資源管理，保證內(nèi)部人員都在合理的工作崗位上，才能保證在復(fù)雜競爭環(huán)境中更好的發(fā)展［1］。因此企業(yè)需要進(jìn)行有效的人力資源管理，而人力資源管理工作，需要以人事檔案管理為依托，所以，當(dāng)前人力資源管理對人事檔案管理工作提出了新要求。
二、人事檔案管理對人力資源管理的意義
(一)給人力資源管理提供真實(shí)信息
有效的人事資源檔案管理能夠讓企業(yè)對人力資源有更加準(zhǔn)確的把握，尤其是當(dāng)企業(yè)分析自身人才需求時，需要有效的借助人事檔案管理才能進(jìn)行，因此，高效的人事檔案管理，可以幫助企業(yè)有效的分析企業(yè)需要哪種人才，并且輔助企業(yè)進(jìn)行人才資源計(jì)劃的制定［2］。
(二)了解人力資源需求
借助人事檔案管理進(jìn)行分析還可以讓企業(yè)對自身人力資源需求進(jìn)行精準(zhǔn)的預(yù)測，通過人事檔案管理的數(shù)據(jù)，簡化人力資源管理中復(fù)雜的工作步驟，提升人力資源管理效率。對于企業(yè)而言，必須要對每個員工的未來工作能力進(jìn)行預(yù)測，通過人事管理提供的數(shù)據(jù)和資料，了解員工過往的工作經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)，對員工進(jìn)行正確的調(diào)度和調(diào)配，才能最大化的發(fā)揮出每個人員的優(yōu)勢和特長，減少人力資源上的浪費(fèi)并避免人才流失。通過人事檔案管理，可以促進(jìn)企業(yè)之間、部門之間的認(rèn)識流動，避免冗員和缺職，讓人員處于最適合他們的崗位，最大化的發(fā)揮他們的能力。
三、企業(yè)人事檔案管理工作中還存在的問題
(一)管理人員水平不足
社會經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，企業(yè)競爭環(huán)境的復(fù)雜變化，讓企業(yè)內(nèi)部的人力資源管理變得更加復(fù)雜。同時，人力資源管理本身就是一項(xiàng)對人員要求很高的工作，需要人員具有極強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，才能在復(fù)雜的工作中高效合理的完成工作［3］。由于我國過去企業(yè)的專業(yè)化程度不夠，使得人力資源管理人員水平不足，人員的專業(yè)程度低，另外，為了應(yīng)對當(dāng)前的新形勢、使用新技術(shù)，人員綜合能力不足的問題已經(jīng)日漸凸顯出來。
(二)管理技術(shù)不足
現(xiàn)在在進(jìn)行檔案工作時，已經(jīng)可以使用計(jì)算機(jī)，通過計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的運(yùn)算能力和處理能力，可以讓許多以前困難的工作變得簡單很多。但是，由于企業(yè)人員的水平不足，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)的優(yōu)越性無法實(shí)質(zhì)上的發(fā)揮出來。同時，一些軟件操作復(fù)雜，不適合人員使用。有一些企業(yè)為了進(jìn)行成本控制，并沒有在人事檔案工作上投入太多資金，使得無論是計(jì)算機(jī)的硬件還是軟件，都沒有獲得有效的更新，計(jì)算機(jī)難以應(yīng)對日常的工作業(yè)務(wù)。最終造成檔案管理的技術(shù)不足，工作不夠高效和準(zhǔn)確。
(三)管理制度不完善
有效的管理制度是才能將企業(yè)的人事檔案管理支撐起來，但是對于企業(yè)而言，由于缺乏重視以及專業(yè)的人員缺失，缺少或者無法有效的制度。對于一項(xiàng)工作而言，制度一方面對員工們的行為進(jìn)行著約束，另一方面也給他們進(jìn)行著指導(dǎo)［4］。員工可以根據(jù)制度中的一些標(biāo)準(zhǔn)和要求來安排自己的工作，尤其是人事檔案管理上，必須通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，才能讓數(shù)據(jù)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化，保證檔案的可靠性和可查閱性。很多企業(yè)由于管理制度不完善，使得人事管理很難發(fā)揮出應(yīng)有的作用。又因?yàn)槿瞬挪蛔悖M(jìn)一步增加了人事檔案管理的混亂。
(四)管理方式與工作不符
當(dāng)前在我國經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的地區(qū)中，一些企業(yè)已經(jīng)進(jìn)行了檔案管理工作的建設(shè)，保證檔案管理工作能夠與新經(jīng)濟(jì)形勢相適應(yīng)。但是在一些經(jīng)濟(jì)水平不足的地方，仍然采用著傳統(tǒng)的檔案管理方式，比如依舊使用人工方式進(jìn)行檔案管理，沒有根據(jù)時代對檔案管理進(jìn)行改革［5］。產(chǎn)生這種問題的原因，主要是因?yàn)榻?jīng)濟(jì)落后的地區(qū)，企業(yè)的管理者思想不夠開化，不愿意接受全新的工作方式。另外，許多企業(yè)認(rèn)為使用新技術(shù)的投入，會增加企業(yè)的運(yùn)營成本。其實(shí)，新技術(shù)往往可以有效的促進(jìn)成本的降低，因?yàn)橛?jì)算機(jī)可以降低人員的投入，減少檔案管理的人工費(fèi)用，另外，還能有效提升檔案管理的準(zhǔn)確性，間接地為企業(yè)減少因?yàn)殄e誤而產(chǎn)生的損失。對于擴(kuò)張的企業(yè)而言，企業(yè)內(nèi)的檔案管理人員的工作量會增加，同時由于檔案管理是一個寬泛而且復(fù)雜的工作，就會造成檔案管理的低效，不利于企業(yè)擴(kuò)張。
(五)資料真實(shí)性不足、管理機(jī)制死板
有很多企業(yè)人事檔案的材料缺少真實(shí)性和準(zhǔn)確性，其內(nèi)容多夸大其詞，甚少體現(xiàn)員工的不足和過失。這樣不準(zhǔn)確的內(nèi)容，會造成企業(yè)無法把員工安排在合理的崗位上。比較普遍的現(xiàn)象是材料對于個人狀況的前后記錄不同，情況不真實(shí)。現(xiàn)在，很多人為了得到更高的薪水和福利待遇，會跳槽選擇新工作，使得人員流動較為頻繁。這樣的背景下，經(jīng)常會出現(xiàn)一些“死檔”、“棄檔”、人檔脫節(jié)等情況，這種情況的大量出現(xiàn)，與企業(yè)的認(rèn)識檔案管理過于死板關(guān)系密切。
四、對人事檔案管理的新要求
(一)人事檔案管理方式的要求
管理制度是保證人事管理有效性的核心，并且能夠有效促進(jìn)人員水平的提升。所以應(yīng)該結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需求和運(yùn)營狀況，以及企業(yè)未來的發(fā)展策略和方向，建立完善的人事檔案管理制度，從而明確人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，以及部門內(nèi)每個崗位的職責(zé)。日常的管理工作中，必須要求檔案管理人員清楚檔案的調(diào)閱記錄、歸檔記錄、保存期限等等，并且對企業(yè)的檔案進(jìn)行定期整理，銷毀超過期限的檔案，保證員工信息的準(zhǔn)確和真實(shí)。企業(yè)要把管理制度和現(xiàn)代的管理手段相結(jié)合，促進(jìn)管理部門對新技術(shù)的而使用，提升管理部門的工作效率和準(zhǔn)確性。
(二)檔案管理人員的素質(zhì)要求
無論是制度還是技術(shù)，都需要水平足夠的人員進(jìn)行使用才能發(fā)揮出它們的潛力。鑒于企業(yè)當(dāng)前人事檔案管理人員水平的不足，這就要求企業(yè)中的人事檔案管理人員提升個人素質(zhì)水平。企業(yè)可以通過對他們進(jìn)行有效的培訓(xùn)，促進(jìn)他們的進(jìn)步，從而讓管理人員能夠理解全新的管理制度。在招聘人員時，需要根據(jù)工作需要進(jìn)行嚴(yán)格的要求，保證人員的專業(yè)程度，還需要對人員進(jìn)行定期考核，督促他們提高自身的業(yè)務(wù)水平。另一方面，檔案的管理人員還需要有足夠的責(zé)任心，從而提升他們工作的質(zhì)量，企業(yè)還需要要求檔案管理人員具備更高的合作意識，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理部門工作的順利開展。同時可以給企業(yè)打造一個高效的、科學(xué)的人事檔案系統(tǒng)，企業(yè)可以借助計(jì)算機(jī)有效提升檔案管理的水平。人事檔案管理部門可以建立一套查詢系統(tǒng)，讓高層能夠更好的對員工的情況進(jìn)行查看。同時，還要提升計(jì)算機(jī)的保密性，確保人事管理系統(tǒng)的不會丟失檔案信息，因此要聘請專業(yè)的技術(shù)人員，對企業(yè)的檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，防止信息泄露。
(三)評估方面的要求
企業(yè)在開展人力資源管理時，需要根據(jù)企業(yè)文化、企業(yè)的策略，根據(jù)科學(xué)理論，合理的進(jìn)行人是檔案管理，通過建立不同層次的評估模式，來實(shí)現(xiàn)人員評估的多元化。尤其是要將單一考核制度轉(zhuǎn)變成多元考核制度，多元化的了解員工，對員工進(jìn)行不同角度的評估，更好的發(fā)現(xiàn)一個員工的價值。對于檔案管理部門而言也需要提供多元化的資料保證評估的有效開展.五、結(jié)束語有效的人事檔案管理對于企業(yè)發(fā)展是必須的，而每個時代都需要對這項(xiàng)工作進(jìn)行調(diào)整。為了保證人事檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)更好的服務(wù)，無論是制度、技術(shù)、還是人員素養(yǎng)，都需要比之前更加完備，保證企業(yè)能有更加美好的明天。
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一、檔案管理工作改革的困難和重點(diǎn)
（一）檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)。每年，巨大的檔案變動、更新、調(diào)取和維護(hù)工作確實(shí)是檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時。現(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致許多檔案在交接時出現(xiàn)錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因?yàn)闄n案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補(bǔ)是很復(fù)雜和費(fèi)時的，會嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進(jìn)行。有關(guān)部門應(yīng)著力加強(qiáng)檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性管理，在交接時，交接雙方都應(yīng)認(rèn)真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。檔案管理工作者更應(yīng)該負(fù)起重要責(zé)任，告知調(diào)取和變動檔案的人員相關(guān)規(guī)定，敬告擅自調(diào)取或是刪改檔案的嚴(yán)重后果和所應(yīng)負(fù)起的法律責(zé)任，做到完成本職工作的基礎(chǔ)上，時刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。
（二）許多檔案管理工作者沒有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。很多人由于缺乏對檔案的重要性認(rèn)識，在面對檔案工作時只是應(yīng)付而已，甚至對本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應(yīng)用性，等到真正需要檔案時，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。
（三）當(dāng)前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化。這么多年來，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費(fèi)大量的人力物力，而且對于檔案的準(zhǔn)確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預(yù)知的事件很容易導(dǎo)致信息的丟失，造成嚴(yán)重的后果。當(dāng)前的檔案管理工作急需引進(jìn)現(xiàn)代化和信息化較強(qiáng)的技術(shù)來應(yīng)帶這種局勢，比如電子信息技術(shù)的應(yīng)用。
二、檔案管理工作的對策及思考
（一）強(qiáng)化檔案管理意識，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。同時在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個單位都應(yīng)配備單獨(dú)隱蔽的檔案庫房，庫房內(nèi)加裝空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在檔案管理程序中引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，比如建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。與此同時，應(yīng)提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動其工作主動性，從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完備、及時歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。只有這樣，才能滿足當(dāng)今檔案管理工作的需要，從容面對龐大復(fù)雜的檔案材料和一系列檔案補(bǔ)充調(diào)取工作。
（二）檔案交接嚴(yán)格按程序進(jìn)行。檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真，所以交接時應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認(rèn)真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進(jìn)行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。
關(guān)鍵詞：人事檔案；發(fā)展階段；分析
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，行業(yè)之間的競爭日趨激烈，對人才的要求也在不斷提高，而人才的流動性大也是市場經(jīng)濟(jì)所衍生出的主要問題。針對人才流動的問題必須建立完善的人事檔案管理機(jī)制，提升對人事檔案管理的認(rèn)識高度，將“與時俱進(jìn)”的指導(dǎo)思想融入到人事檔案管理當(dāng)中，不斷開拓思路解決人事檔案工作中所出現(xiàn)的問題，形成一定的人事檔案管理的工作流程與模式，用科學(xué)的發(fā)展觀實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。
1.我國現(xiàn)代人事檔案管理新的特點(diǎn)
1.1在思想認(rèn)識層面弱化了檔案管理的重要性
計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代，人們的檔案觀念相對較深，這主要是源于這個時期人事檔案在某種程度影響著個人一生的政治命運(yùn)或經(jīng)濟(jì)命脈，人事檔案在某種程度上也被披上了神秘的外衣，使人們誤以為人事檔案只有位高權(quán)重的人才能享有，對人事檔案存在一種敬畏的心理。但伴隨著改革開放的深化，市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展非常迅猛，公眾對人事檔案的認(rèn)識逐漸淡化。由于經(jīng)濟(jì)市場中市場成分的多樣化，使得人們在從業(yè)問題上有了更加的空間，企業(yè)與求職者之間形成雙向選擇，很多人也就逐漸忽視了檔案的重要性，對檔案的認(rèn)識不再像傳統(tǒng)觀念那么神秘，人們自主選擇職業(yè)，這種自主意識也在市場的競爭中逐漸顯現(xiàn)出來。如很多職場“馬”跳槽到更好的位置而主動放棄檔案，也有很多剛從校門走出的大學(xué)生為了得到更好的工作而放棄檔案等等。這種對檔案認(rèn)識的弱化，是人們認(rèn)為人事檔案已經(jīng)不再那么重要，只要擁有高職高薪，檔案可有可無；并且也確實(shí)有很大一部分人放棄檔案，檔案庫中形成“棄檔”、“死檔”的現(xiàn)象也比較普遍。這種對檔案認(rèn)識的誤區(qū)，是對傳統(tǒng)人事檔案的扭曲認(rèn)識。
1.2在管理模式層面人事檔案管理相對分散
傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是按照管理權(quán)限進(jìn)行劃分，逐層對人事檔案實(shí)行管理的，在調(diào)取檔案時需要由各單位逐級的向上層主管部門提交申請，進(jìn)而取得個人的人事檔案。但在市場經(jīng)濟(jì)的沖擊下，國家對很多國有企業(yè)和事業(yè)單位實(shí)行改制轉(zhuǎn)軌，大量廠礦和事業(yè)單位的職工買斷工齡或下崗分流，終止了與原單位的關(guān)系，對這部分人群的檔案管理工作成為一個難點(diǎn)，由于數(shù)量比較龐大，而且人員流動性較強(qiáng)，因而必須引起有關(guān)部門的高度重視。據(jù)了解，有很多下崗人員在退休后，因?yàn)檎也坏綑n案而不能辦理退休，三番五次去檔案館尋求幫助，但檔案館只負(fù)責(zé)檔案的歸檔和保存，對這部分人的檔案可謂愛莫能助。針對這種情況，從個人的角度分析，辛苦一輩子終于到了退休的年齡卻因?yàn)闄n案缺失而不能退休，在遭受經(jīng)濟(jì)損失的同時對心理也會產(chǎn)生很大的負(fù)面影響；從社會的角度分析，這種檔案管理模式也不利于維護(hù)社會的和諧穩(wěn)定的局面。
1.3在內(nèi)容信息層面人事檔案管理存在缺失
按照有關(guān)規(guī)定，傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容要求基本分為履歷、自傳、各類鑒定、考核、政審材料、入黨（團(tuán)）材料、獎懲材料、各類審批表（任免、職稱、學(xué)位、工資、離退休等）等十大類材料。但市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷加深，原有檔案內(nèi)容中的個人經(jīng)歷與社會實(shí)踐不能滿足當(dāng)前人事檔案管理的要求，其所涵蓋的內(nèi)容在某種程度上存在缺失，并不能對個人行為進(jìn)行更為完整的記錄，使得人事檔案只具有參考價值，并且其內(nèi)容的參考性也逐漸被弱化。如傳統(tǒng)檔案主要是考察個人的政治經(jīng)歷，并且重復(fù)性較高；而像各類考核、鑒定等反映人性本質(zhì)的內(nèi)容相對缺失，如健康檔案、業(yè)績檔案、誠信檔案等都沒有在人事檔案中得以體現(xiàn)，這也不利于企業(yè)尋找和發(fā)掘所需要的各方面人才，對優(yōu)化人力資源配置產(chǎn)生不利影響。
2.新時期人事管理的革新要求
2.1在思想上樹立正確的人事檔案管理理念
針對人事檔案的管理，我們要從思想上給予正確的認(rèn)識，樹立正確的檔案管理理念，不但要重視其歷史鑒定的作用，更要突出個人實(shí)力與能力的展現(xiàn)。這也使得我們必須改變傳統(tǒng)模式中過分強(qiáng)化檔案作用的觀念，但也不能扭曲的理解為人事檔案在社會主義市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天毫無作用可言。在國家政策法規(guī)的限定下，人事檔案仍然存在一定的作用，在某些方面的作用還非常重要。如養(yǎng)老保險、職稱評定以及離退休等等，如果沒有人事檔案，在辦理過程中會造成很多麻煩，甚至無法辦理。因此，我們必須從思想上認(rèn)識到檔案管理的重要性，強(qiáng)化將檔案管理在實(shí)際生活中的作用。
2.2在模式上實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部管理與社會化委托管理的“雙管齊下”
市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得很多工人走出廠礦自謀生路，成為社會單元，對人事檔案管理的管理模式采用單位內(nèi)部管理與社會化委托管理相結(jié)合的道路，實(shí)現(xiàn)“雙管齊下”。即在法律法規(guī)的限定范圍內(nèi)，采用有各單位或主管部門進(jìn)行管理的同時，還可以通過市場化運(yùn)作通過委托人的方式進(jìn)行托管，兩種方式并舉能夠更好的加強(qiáng)和完善人事檔案管理，對在經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌中流入社會的失業(yè)下崗職工以及買斷工齡的人群，通過市場機(jī)制將檔案交由人才交流中心進(jìn)行管理；或?qū)n案直接交由人事檔案局進(jìn)行歸檔，使公眾能夠隨時調(diào)取檔案。這種單位內(nèi)部管理與社會化委托的方式相結(jié)合，對組建完整的檔案管理構(gòu)架有積極的促進(jìn)作用。
2.3在內(nèi)容上要力求實(shí)現(xiàn)檔案管理的“與時俱進(jìn)”
傳統(tǒng)人事檔案的建立受特定歷史時期的影響，在建檔過程中存在不實(shí)之處，如“此人不宜重用”等不實(shí)的內(nèi)容，使得部分人才在求職中四處碰壁，針對這些檔案必須用科學(xué)的發(fā)展觀來對待。我國處在社會主義市場經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型期，人才流動性大，競爭更加激烈，使得人力資源配置必須拋棄傳統(tǒng)人事檔案沿襲下來的弊端。在人才的聘用與引進(jìn)過程中，需要通過一定時限的“試用期”來對人才實(shí)現(xiàn)全面的了解，如果人事檔案能夠囊括個人更為完整的信息與內(nèi)容，能夠使檔案信息更加直觀的呈現(xiàn)在用人單位面前，這對人才的聘用與引進(jìn)有著非常積極的促進(jìn)作用。
3.小結(jié)
若要使人事檔案管理上升到新的臺階，就必須抓住有利時機(jī)，不斷的對人事檔案管理工作實(shí)施創(chuàng)新。只有打破傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，使人事檔案管理更加全面和系統(tǒng)，才能滿足當(dāng)前公眾對人事檔案管理的需求，以求達(dá)到人事檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化，將人事檔案管理的價值充分的發(fā)揮出來。（作者單位：平頂山學(xué)院）
參考文獻(xiàn)：
[1]時勝春.加強(qiáng)人事檔案管理的必要性及措施[J].魅力中國2009（30）
關(guān)鍵詞：高校檔案；管理人員；素質(zhì)要求
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）025-000-01
隨著社會的不斷發(fā)展，以及現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用都在不斷發(fā)展，面對著我國經(jīng)濟(jì)、政治、文化發(fā)展的新趨勢，國家檔案局在高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的法規(guī)性文獻(xiàn)中對高校的檔案管理人員的個人素質(zhì)提出了新的要求。
一、高校檔案的工作要求不斷升級
（一）檔案的類型不斷的變化
正如大家所熟知的，高校檔案的使用者均為高校中任教的教師或者行政人員，其他的社會工作人員的使用較少。但是伴隨著現(xiàn)在大家對檔案意識的加強(qiáng)，各類經(jīng)濟(jì)、政治性的組織甚至個人都對檔案額使用有著同樣的需求。比如在學(xué)校周邊進(jìn)行的工程建設(shè)就有機(jī)會接觸到學(xué)校的檔案資料，另外在高校內(nèi)部現(xiàn)在還有大量的學(xué)歷、學(xué)籍的認(rèn)證服務(wù)都在證明著我們對檔案需求在不斷地變化著。
（二）檔案的工作量增加
隨著我國高等教育的迅猛發(fā)展以及我國改革開飯的不斷加深，高校的中建設(shè)工程、科研項(xiàng)目和其他重要的工作內(nèi)容的增加，現(xiàn)如今的檔案管理者的工作量要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于之前任何時期。大量的活動、項(xiàng)目和工程所累積的工作量對于高校的檔案管理者也在不斷的發(fā)出新的挑戰(zhàn)。
（三）檔案的載體在不斷的升級
隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，大量的信息不斷的涌入生活，可以看出紙質(zhì)的文件已經(jīng)不能滿足高校檔案管理的需要。伴隨著大量的信息文件、電子數(shù)據(jù)、視頻傳播等途徑的產(chǎn)生，高校檔案的記錄的載體已經(jīng)在朝向多元化方面發(fā)展。同時檔案管理也深受電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的影響，以前全靠手寫、剪貼、裝訂的舊式方法已經(jīng)不能滿足當(dāng)代社會的信息高速發(fā)展的需求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件所建立的檔案系統(tǒng)正在飽受高速發(fā)展的新載體的挑戰(zhàn)。
（四）檔案的工作需求有了更深的延伸
舊日的紙質(zhì)記錄方法在忠實(shí)的記載著高校的發(fā)展歷程，很難加以延伸利用。而面對現(xiàn)如今的對信息量如此強(qiáng)烈的社會發(fā)展，已經(jīng)在不斷的要求高校檔案的工作應(yīng)適應(yīng)社會的發(fā)展。同時為我們提供更多的所需信息，因此高校的檔案管理工作的只能做出更廣闊的延伸，那么檔案的管理人員如何做好自己角色定位成為現(xiàn)階段面臨的一個新問題。
（五）檔案管理的環(huán)境在不斷改變
正因?yàn)楦咝τ跈n案信息管理的不斷重視，檔案管理所在的環(huán)境也隨之改變，高校更多的愿意納入經(jīng)費(fèi)預(yù)算進(jìn)行檔案工作環(huán)境的整改。面臨著這樣的發(fā)展機(jī)遇，檔案工作的新要求也在變化和提升著，這就對檔案管理工作的管理的能力提出一個個新的考驗(yàn)。
二、高校檔案管理者的必備素質(zhì)
（一）需擁有較強(qiáng)的政治、思想素質(zhì)
教育部在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中對于檔案管理工作者提出明確的要求：檔案管理著要忠于職守、愛崗敬業(yè)且遵紀(jì)守法。并且要具備社會上各類其他專業(yè)的工作人員所應(yīng)具備的政治素質(zhì)，要堅(jiān)持恪守四項(xiàng)原則：要熱愛黨，愛社會主義，愛祖國和人民，堅(jiān)持恪守國家的法律法規(guī)和方針政策，不為名利，遵守紀(jì)律，講道德，不計(jì)較私利。在管理檔案時要嚴(yán)格維護(hù)檔案的真實(shí)性、保密性和政治性。要求對于涉及到國家秘密的檔案信息守口如瓶、恪守誠信。同時要履行好作為檔案管理者的服務(wù)性，應(yīng)具備較強(qiáng)的奉獻(xiàn)精神和忘我精神，甘于平凡且樂于奉獻(xiàn)。
（二）需要更廣闊的知識層面
在這個高速發(fā)展的信息化時代，對于檔案管理員的要求不僅僅局限于精神層面，還有對于知識層面的需求，需要懂得檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、文書學(xué)等，還要熟知對于中外檔案的專業(yè)基本知識，熟悉黨和國家的相關(guān)政策和方針，而且要熟悉自己的業(yè)務(wù)工作，從而加深自己的工作層次，這樣才能在工作中做到得心應(yīng)手。
（三）需掌握相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息知識
現(xiàn)如今已經(jīng)是信息全面普及的時代，不僅在行行業(yè)業(yè)中有所應(yīng)用，而在高校的檔案管理方面也是得到了更深層次的應(yīng)用，現(xiàn)階段的高校的檔案管理基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了資料的數(shù)據(jù)庫管理。所以這就要求檔案的管理工作人員必須要掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)硬件、軟件以及各類操作系統(tǒng)的層層知識。而且現(xiàn)在能夠利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的管理、分類以及迅速定位已經(jīng)成為了高校檔案管理者的一項(xiàng)必備的技能。
（四）需掌握較強(qiáng)的外語水平
在知識經(jīng)濟(jì)已經(jīng)全球化發(fā)展的現(xiàn)如今，信息的交流可以打破國家間、地域間的局限。尤其是英語這門語言所占有的信息成分，所以要想作為一個合格的檔案管理者，要想更加有效的利用現(xiàn)代的科技手段進(jìn)行綜合性的分析、編排檔案信息，就必須要掌握好較高的外語水平，尤其是英語水平。而且現(xiàn)在各高校均有大量的學(xué)生要出國深造，這就需要辦理相應(yīng)的英文材料，如果不能掌握較好的外語水平，在檔案管理工作中將會面臨著相當(dāng)多的矛盾。
（五）需有較強(qiáng)的綜合運(yùn)用檔案素質(zhì)
隨著計(jì)算機(jī)管理的越發(fā)廣泛的應(yīng)用在檔案管理中，檔案管理的相關(guān)部門在收集檔案時，不只關(guān)注紙質(zhì)材料，更加關(guān)注的是電子資源的利用。檔案管理工作者不僅只是整天忙于收集、整理、裝訂進(jìn)行這些繁瑣的工作，而更要把精力放在對于檔案材料的研究和管理上，要積極的將檔案的資源的建設(shè)為核心，以開發(fā)檔案信息的利用為目標(biāo)，加快數(shù)字化、信息網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，從而積極的持續(xù)且高效的引導(dǎo)檔案事業(yè)健康發(fā)展，為學(xué)校和社會的進(jìn)步提供高校的服務(wù)。
三、結(jié)語
綜上所述，隨著現(xiàn)階段我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，高校不斷承擔(dān)著科研、育人、服務(wù)社會、傳承文化等重任，檔案管理則是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)任務(wù)之一。那么，要想作為一個合格的檔案管理者，就要始終適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展，不斷地充實(shí)自己，拓展自己的綜合素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)自身的社會價值。
參考文獻(xiàn)：
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