時間：2023-06-06 15:36:52
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一、人事檔案管理中所存在的突出問題
對人事檔案管理的有效開展，不僅能夠使單位的人力資源管理工作得到進一步完善，而且對不斷優化技術人才的轉型管理等也有重要的推動作用。在實際的人事檔案管理工作過程中還存在一些較為突出的問題，比如個別工作人員沒有能夠充分履行自己的工作職能，而且對此也沒有產生足夠的重視，對檔案管理工作內容的理解過于片面化，誤認為檔案管理工作的內容就是簡單的抄寫以及對檔案的保管。在人事檔案的收集制度上沒能夠做到較為完善的履行，使人事檔案的利用價值沒有得到充分發揮。在人事檔案管理的具體手段上仍然沿用以前較為傳統的管理模式，不能較好的隨著社會發展需要而不斷創新。在一些單位中員工對基本的電腦知識以及日常的檔案管理軟件等專業技能都不具備，在查找檔案時還是沿用傳統的人工查找的方法，從而嚴重影響了檔案管理工作的效率和工作水平。
二、和諧管理理論的具體內容
在我們通常熟知的管理學理論中，其中一項非常重要的內容就是和諧管理理論，從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內部各個部分的內容在一定條件下保持在一種較為和諧的狀態，從而最終實現整體性的和諧。對人事檔案管理單位來說，通過一定的和諧管理理論手段，能夠使人力資源在管理能力上和服務水平上得到較快的發展和提升，隨著現代社會競爭壓力的增大，在日常的管理中將和諧管理理論作為自己工作的核心，并不斷將其進行消化吸收，對日常事務中有效解決突出問題具有重要的促進作用。具體來講和諧理論的內容主要體現在兩個方面：首先，所謂和諧管理就是要將各部分的因素不斷進行優化升級，這樣才能夠促進整體和諧的充分實現。具體是在檔案管理中不斷融入和諧管理的相關理論知識，并對其進行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準備。在和諧理論管理中，其所為的系統輸出簡單來講，就是在一定條件下，在還未對原先的自身精神狀態進行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而為最大化的服務狀態給表現出來的過程。第二，在和諧管理理論的知識構成中，其具體內容包含的價值。利益實際上是一種精神內在體現和效果的外在表現。人事檔案管理單位在其具體的工作職責中，對單位的組成成員進行管理，單位在一定條件下不僅要將一部分的物質手段和相關的生存手段提供給員工使用，同時還需要其自身的不斷努力，從而充分體現其自身價值，員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且對其精神境界的提高也起到一定的促進作用。在和諧管理理論的具體實施過程中，要不斷在其精神層面上尋找和諧成分，在日常管理工作中在追求工作效率的同時，還要從系統各成員的內心目標出發，從而實現效率的最大化。
三、人事檔案管理中和諧管理理論的應用
在日常的檔案管理工作中，通過對管理學中和諧管理理論及其所存在的問題等進行綜合分析，從中可以看出，為了在一定條件下發揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個方面加以重視：
(一)在日常管理工作中，加強對人事檔案管理機構工作職能的要求并不斷完善人事管理機構的工作職能，在人事檔案管理的崗位分工過程中要做到合理和準確，并將和諧管理理論知識運用到人事檔案管理的日常工作中來，從而在一定條件下對人事檔案管理機構組織進行有效保障，在一定環境下降低在人事檔案管理過程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康地開展。通過這種途徑可以有效地將外界準確及有效的信息提供給相關領導，從而可以幫助其較好地開展人事任免工作和獎懲措施。
(二)進一步加快人事檔案管理中的信息化進程，在具體的實施過程中要充分運用和諧理論知識，在工作過程中可以構建電子檔案數據庫，從而充分發揮人在主觀能動性上的先天優勢，也在一定條件下降低其在人事檔案管理過程中所造成的不良影響。隨著現代信息技術的不斷發展，在人事檔案管理領域出現的一種較為簡便的檔案管理方式就是電子檔案，但是電子檔案受到計算機硬件的影響較大。因此，在日常的工作管理當中，要不斷地合理地運用計算機技術，從而在具體的工作中能夠和現代化的辦公設備相協調。而通過運用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會更加方便和快捷，從而能夠較好地幫助單位領導層對員工做出正確的決策和分析。
(三)在日常工作中，要不斷地加強在人事管理中的程序交接流程，在人事檔案管理的交接過程中，其具體內容需要更加嚴謹，而其自身也存在著一種巨大的責任感。在人事檔案管理的和諧化融合中，需要在交接工作中嚴格按照相關程序來進行，從而更好地實現檔案的完美交接。
【關鍵詞】人事檔案管理 信息化 數字化
傳統的檔案信息存儲通常是以紙質文檔進行分類、存儲，再經過人工進行檢索和進行維護。且進行檔案備份需要大量的人力和物力，人工處理的過程中還需進行必要的糾錯。檔案信息化通過對傳統紙質文檔進行掃描再錄入到計算機存儲系統中，使得人事檔案管理更容易進行實時的同步備份，使得人事檔案管理的存儲空間更小，維護更加快捷、方便和安全[1]。
一、當前我國人事檔案管理的主要問題分析
管理制度的發展滯后致使棄檔、死檔等現象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠的角度來看，我國人事制度的改革以及社會的發展隨著人才流動壁壘的減少。我國人事檔案實施社會化管理成為最終的必然方向。當前我國人事檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現象較為嚴重。甚至出現一些“自持檔案”的現象。隨著社會的發展，人事檔案本身的嚴肅性、準確性以及唯一性，逐漸已經被很多人視同為“雞肋”。
（一）“人檔分離”。由于傳統的人事檔案管理模式弊端叢生。隨著人才流動的特征，“人檔分離”現象屢見不鮮。很多人事檔案，已經無法真實的反映出當事人的狀態，久而久之，人事檔案就會隨著其分離的狀態從根本上達不到其應承擔的固有使命，從一定程度而言。這樣的人事檔案已經喪失了其應有的“檔案”的價值。人事檔案應能夠首先反映出當事人客觀真實的歷史記錄，而當前我國的“人檔分離”狀態本身也成為了我國當前人事檔案中的一種真實狀況的描述和反映。
（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網絡上，已經長期開始定期公示 “長期失去聯系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網及人力資源網站將很多這樣失去聯系超過5年且被公示又無人認領的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當前我國面臨的該類棄檔現象已經成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統計，當年在全國范圍內就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。我國至上世紀九十年代開始，隨著新的用工制度建立，加劇了我國人員流動性，企業職工檔案管理也逐漸開始與企業分離，很多曾經的“單位公職人員”隨著檔案管理逐漸與原單位的分離。逐漸顯現出其向“社會人”角色的一種轉變。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統一的城鎮企業職工基本養老保險等制度，辦理退休以及養老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。
隨著我國各地人才服務機構的托管檔案的增多，每年和檔案主人長期失去聯系的“死檔”數量不斷增加。交費率低且持續不繳費致使成為的“死檔”令人才中介機構頭痛不已，因為誰都不敢隨便銷毀或者故意丟棄這些人事檔案，就算這些當事人不來辦理相關手續，其檔案也不能隨意丟棄。各地的檔案部門將人事檔案視為“棄檔” 封存起來。而在封存期內，由于無任何當造成很大的影響。在當前我國現行的人事管理制度下，這些原本已經喪失“價值”的人事檔案，其余威仍在，由于我國特殊的人事制度背景下，特別是在國企、事業單位以及想進入國企或事業單位的人員而言，人事檔案將成為其入職前的必不可少的基礎資料之一。
二、我國人事檔案發展的方向和趨勢展望
（一）我國人事檔案管理的信息化方向。由于現有人事檔案中的很多當事人的個人經歷的記錄方式仍是紙張的保存，其檔案案卷具有唯一性，一旦遺失和損毀都將難以彌補，另外進行查詢和流轉效率低下已成為共識的普遍問題。隨著我國檔案事業的發展，我國政府職能的相關機構幾乎在每年的統籌和總結大會中都會提及人事檔案的信息化管理和數字化進程，然而我國在人事檔案利用和服務方面的數字化和網絡化方面盡管已經取得一些較為明顯的進展。但要在全國范圍內盡快形成統一的信息化、數字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發展的制約不足，但我國人事檔案管理實施的信息化、數字化進程已初現成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務”項目，這些項目將分類整理的紙質檔案進行電子掃描等信息化處理，形成與實物檔案內容相對應和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進入到“數字檔案庫”中查詢當事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當事人或查詢單位開設證明。
（二）我國人事檔案進行電子化、信息化以及數字化成為必然方向。隨著我國全國開展得一輪信息化檔案工作使得我國很多地區人事檔案已經實現了電子化，但與檔案研究領域的學者們的設想仍有一段顯著地差距，隨著我國人才流動的特征，當前很多單位和企業的人才其實際上過去的歷史行為以及個人信用記錄很難真正被現單位了解，而構建起一個“數字化”的人事檔案將有助與每一個用人單位都能夠及時客觀的了解到當事人的公共行為以及誠信記錄。“數字化”管理也已經成為了我國人事檔案管理現代化發展的必然要求。
三、總結
人事檔案管理數字化的好處使得用戶進行檔案檢索更加快捷和方便，在當今信息化網絡時代，如何利用互聯網實現高效的人事檔案目錄公布、開放，同時讓用戶可以借助互聯網進行交互應用已成為檔案管理人員所關心的最核心的問題。而傳統人事檔案運用網絡技術進行日常管理以及提升數字化應用水平和質量已成為了大勢所趨。
參考文獻：
[1]王露露.淺議干部人事檔案數字化工作[J].才智，2012，（21）：350.
一、高校人事檔案收集工作中存在的問題
1、觀念上，人事檔案在人們心目中一直較為神秘。
檔案資料重歷史、重政審，輕顯示、輕成績。由于歷史原因和習慣勢力的影響，檔案材料中的個人經歷、資歷的記載，偏重于政治，且歷史結論多，內容多是套話、官話，言之無物，大同小異；而對個人能力及業績的現實材料卻不能及時收集歸檔。從整體而言，不能全面客觀地反映高校干部及教師隊伍的最新素質，所以，可利用的價值不大。
2、管理方式上，高校人事檔案的管理一直沿襲了傳統的管理辦法。
由于各項制度不健全，檔案人員大多是兼職管理，對檔案材料收集重視不夠，產生了有失真材料的出現。同時過去高校人事檔案管理長期處于一種封閉狀態，未能建立健全人事檔案收集審核歸檔制度，加之人員隊伍不穩定，只是人事檔案長時間沒有收集整理也無人問津。在材料方面，有的認識部門也沒有審查、核實、嚴格把關，對送來的材料塞入檔案袋了事，使部分材料出現了失實甚至虛假的內容，給今后的工作帶來很多的麻煩。不僅破壞了人事檔案的有機整體，也大大降低了他的使用價值。
3、檔案意識淡漠
由于歷史的原因，教職工中普遍存在檔案意識淡漠，對檔案工作的重要意義和作用認識不足，不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來源。隨著高校不斷發展對教職工學歷學位要求不斷提高，教師外出進修、培訓、攻讀學位、出國留學的機會不斷增多，在此過程中，有的教師不知道要把形成的諸如入學、結業、畢業生登記表等人事檔案的材料應及時地交到人事檔案管理部門存檔，長時間存放在個人身邊，久而久之，造成人事檔案材料遺失或破損現象，影響了檔案的準確性和完整性。
4、材料缺漏嚴重
隨著近幾年人事制度的改革和高校的快速發展，對人才的關注成為高校求生存求發展的重心。于是紛紛吸納了許多高學歷、高職稱的人才，但在日常管理中發現，引進的這些人當中大部分檔案材料缺漏，不是缺入黨（團）材料，就是差年度考核表、學歷學位材料、專業職務申報表、工資變動表等。究其原因，就是由于近幾年機構編制和用人制度的改革，各單位管理檔案的人員變動頻繁，走的人沒來得及跟新來的人交接工作，新來的人還沒來得及學習檔案業務，造成對檔案業務知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門或向哪個管檔部門報送哪些材料，致使人事檔案中材料短缺嚴重。有的檔案材料形成單位諸如職稱審批機關、獎勵審批機關，不知道將材料移送管檔部門，認為應由本單位保管；還有的單位甚至對收集的材料不及時整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時，內容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于人事檔案的管理一直是以被動的方式進行收集，即檔案管理人員坐等相關職能部門將人事檔案送到檔案室，由于歸檔制度的不健全，執行不嚴格，也是造成檔案材料收集不完整原因之一。
5、管理人員業務不熟
由于組織人事干部平時工作繁忙少有時間參加專業知識的學習，造成管理人員業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務缺乏了解，造成一些人事檔案材料填寫不夠規范，存在著不該進而進檔、該進而不進檔，用紙規格和書寫工具也不夠規范，裝訂順序比較混亂，加之人事檔案材料收集制度不夠健全，致使一些別有用心的人為了達到某種目的，進行改檔或偽造人事檔案等，嚴重影響了檔案的真實性，給人才的評價與任用帶來諸多困難，使檔案失去反映客觀情況的價值。
二、加強高校人事檔案收集工作的對策
1、加大宣傳力度，增強教職工的檔案意識
人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎性工作，同時也是一項與全體教職工切身利益息息相關的工作。把人事檔案管好，用好是一項非常重要的工作。加大檔案宣傳力度，增強教職工的檔案意識，是做好高校檔案工作的前提和保障。針對目前教職工檔案意識淡漠的現狀，我們必須進一步加大檔案宣傳力度，可采取一些喜聞樂見的方式進行宣傳，主動把與教職工切身利益相關的檔案知識送到他們手中，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和做好高校人事檔案工作的自覺性，同時也可以在校內各級部門建立兼職檔案員制度，并派專人作為兼職檔案員，保持人員的穩定。人事檔案部門定期對他們進行有關檔案知識的培訓，責成他們負責本部門人事檔案工作的宣傳，把檔案工作與教職工個人前途發展緊密聯系在一起，以喚起教職工們對檔案工作的意識，讓檔案工作為高校教育事業發展發揮積極作用。
2、加強檔案材料收集力度，保證檔案的完整性
收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎。隨著政治經濟體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革，對教職工的考察、考核、學歷、學位、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來新的更高的要求。比如人才流動，檔案未隨著人員流動轉移等，也給收集材料增大了難度。因此，建議檔案管理人員在收集檔案材料時：一方面應做到內部收集與外部收集相結合，在收到從外單位調入的人員檔案時，要認真清理、核實，發現有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，千方百計與外單位聯系，及時追補和不斷補充新的資料。另一方面，檔案收集工作應變被動為主動。被動收集往往造成一些檔案材料的收集不全，檔案管理人員只有主動出擊，把收集工作做得更細、更好，做到主動與校內各部門聯系，收集各種相關材料，形成人事檔案材料收集網，保證歸檔材料齊全完整。
3、加強人事檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員自身素質
為保證人事檔案工作能夠適應高校的快速發展，就需要建立一支具有高素質的檔案管理隊伍。首先，要讓檔案管理人員具有專業知識。在短時間內要提高高校檔案管理人員的素質，從各種渠道引進具有檔案管理經驗的人才從事高校檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。其次，要加強對現有檔案管理人員繼續學習的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強計算機知識及人事檔案管理系統軟件知識的學習與掌握。隨著人事檔案管理的信息化建設的發展，檔案管理人員還要加強專業素養，這樣才能夠使檔案管理人員成為既懂專業知識，又可以適應信息化要求的合格檔案管理人才，也才能夠為高校的檔案管理與服務水平的提高提供保證。面對二十一世紀的檔案工作，為適應崗位發展的需要，必須拓寬知識面，學習技術，學習相關領域的知識，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。在檔案員業務培訓方面要繼續開展崗位培訓工作：按照先培訓后上崗，先培訓后轉崗的原則，把培訓的著力點放在提高檔案人員工作能力和工作技能上；要把崗位培訓工作納入科學化、制度化和規范化發展的軌道。要積極開展檔案人員繼續教育，繼續教育是對在職專業技術人員的知識、技能進行補充、增新、拓寬和提高，是高層次的追加教育，對提高專業技術人員的創新能力和專業技術水平有著重要意義。在加強檔案員的政治思想教育和職業道德教育的方面，要求檔案員必須真正做到“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”；選配工作有責任心、事業心強的人員來充實學校檔案工作崗位；增加智力投資，定期開展培訓，加強檔案工作人員自身業務建設。一方面學習檔案專業知識理論，另一方面學習現代化管理知識和先進技術設備的操作技能，更新知識，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，使檔案工作人員能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實實地做好檔案工作，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。
4、加大投入，建立檔案信息化建設的支撐體系。
針對高校檔案管理技術相對落后的實際,有計劃、有步驟地加大投入，完善基礎設施，以加強檔案管理的技術裝備。由于高校檔案管理的核心問題是信息資源庫的建設，首先，信息化建設要建立高校人事檔案信息通用數據庫，實現人事檔案數字化，把人事檔案原始材料通過電子設備轉換成數字模式存儲到磁盤等存儲設備上，通過相應管理軟件或網絡對其進行管理、使用，提高檔案管理效率，實現人事檔案信息價值，為高校決策層提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事檔案數據庫管理系統。高效地利用人事檔案信息通用數據庫中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過計算機實現信息化管理。三是建設高校人事檔案信息網站，建立起以人事檔案信息通用數據庫為核心，以人事檔案數據庫管理系統為服務手段的高校人事檔案信息網站，通過網站將檔案信息服務直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動。
一、人事檔案管理中所存在的突出問題
人事檔案管理的有效開展，不僅能夠使單位的人力資源管理工作得到完善，而且對于不斷優化技術人才結構等都具有重要的推動作用。當前，在檔案管理的具體工作過程中，還存在一些較為突出的問題。主要是：個別單位的工作人員沒有能夠充分認識到人事檔案管理的工作職能，對此沒有產生足夠的重視，對人事檔案管理工作的內容過于片面化，誤認為人事檔案管理就是簡單的抄寫以及對檔案的保管；在人事檔案收集制度上沒能夠做到較為完善的履行，使人事檔案的利用價值沒有得到充分發揮；在人事檔案管理的具體手段上，仍然沿用著以前較為傳統的管理模式，不能隨著社會發展需要而進行不斷創新；在一些單位當中員工對基本的電腦知識以及日常的檔案管理軟件等專業技能都不具備，在查找檔案時還是沿用傳統的人工查找的方法，嚴重影響了人事檔案管理的效率和工作水平。
二、和諧管理理論的具體內容
在我們通常熟知的管理學理論當中，其中一項非常重要的內容就是和諧管理理論。從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內部組成的各個部分內容，努力在一定條件下保持在較為和諧的狀態，從而最終實現整體性的功能。對于人事檔案管理單位來說，隨著現代社會激烈競爭壓力的增大，通過一定的和諧管理理論手段，并不斷的將其消化吸收，在日常管理中將和諧管理理論融會貫通在自己工作當中，使人力資源在管理能力和服務水平上得到較快發展和提升，對于有效解決突出問題、構建和諧勞動關系具有重要的促進作用。具體來講，和諧管理理論的內容主要體現在兩個方面：
首先，所謂和諧管理，需要將各個要素進行不斷優化升級，才能夠促進整體和諧的充分實現。在具體的人事檔案管理中不斷融入和諧管理的相關理論知識，對其進行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準備。在和諧理論管理中，其所謂的系統輸出，簡單來講就是在一定條件下，在還沒有對原先的自身精神狀態進行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而將最大化服務狀態表現出來的過程。
其次，在和諧管理理論知識構成中，其具體內容包含的利益價值，實際上是一種精神內在體現和效果的外在表現。人事檔案管理單位在其具體的工作職責中，對其單位的組成成員進行管理，在一定條件下不僅要將一部分的物質手段和相關的生存手段提供給員工使用，與此同時還需要其自身的不斷努力，從而充分體現其自身價值。員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且在對其精神境界的提高也起到一定的促進作用。
三、人事檔案管理中和諧管理理論的應用
在日常的檔案管理工作中，通過對管理學中和諧管理理論的以及其所存在的問題等進行綜合分析后可以看出，為了在一定條件下發揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個方面加以對和諧管理理論的重視和應用。
（1）進一步提高人事檔案工作的科學化水平。在日常的管理工作中，提高對人事檔案管理機構工作的要求，并不斷完善人事管理機構的工作職能。在人事檔案管理崗位分工過程中，做到合理和準確，并將和諧管理理論知識運用到人事檔案管理的日常工作中來，對人事檔案管理機構組織進行有效保障，降低在人事檔案管理過程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康的開展。通過這種途徑可以有效的將外界準確及有效的信息提供給相關的領導，從而幫助他們較好的開展人事任免工作和獎懲措施。
（2）進一步加大人事檔案管理中的信息化進程，在具體的實施過程中要充分運用和諧理論知識，在工作過程中可以構建電子檔案的數據庫，充分發揮人在主觀能動性上的先天優勢，在一定條件下降低其在人事檔案管理過程中所造成的不良影響。隨著現代信息技術的不斷發展，在人事檔案管理領域出現的一種較為簡便的檔案管理方式就是電子式檔案，但是電子式檔案受到計算機硬件的影響較大。因此，在日常工作管理當中，要不斷的合理的運用電子計算機技術，從而在具體的工作中能夠和現代化辦公設備相協調。通過運用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會更加方便和快捷，從而能夠較好的幫助單位領導層對員工做出正確的決策和分析。
（3）在日常工作中，要不斷的加強在人事管理中的程序交接流程的規范，在人事檔案管理的交接過程中，具體內容需要更加的嚴謹，自身也存在著一種巨大的責任感。在人事檔案管理的和諧化融合中，需要在交接工作中，嚴格按照相關程序來進行，從而更好地實現檔案的完美交接。
（4）在和諧管理理論的推動下，要不斷的加強人事檔案管理的日常保存工作。在人事檔案管理的保存工作中，需要將其具體的原則內容充分貫徹進來。保存工作中=要根據單位的實際情況來進行分析，從而做到與其相關管理制度和規范制定的合理性和準確性。通過以往的實踐我們就能看出，通過科學準確的人事檔案管理保存工作，對單位職工以及領導能夠起到重要的監督作用，從而引導他們更好地開展人事檔案管理日常工作，更好地發揮好人力資源的優勢。
【關鍵詞】信息化手段；強化；檔案管理；設想
一、現狀分析
目前，公司干部職工（不含中層以上干部）檔案計3290卷，其中干部人事檔案971卷。在職職工檔案1886卷，離退休干部檔案913卷，辭世干部檔案419卷。公司設兼職人事檔案管理員1名，負責干部人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、入庫、排架、轉遞、提供利用以及檔案的保管保護。長期以來，干部人事檔案管理基本上是屬于傳統的、封閉的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，檔案工作長期處于繁雜、冗長的拆、裝、查、找的狀況，尚未充分發揮先進的現代代技術手段，傳統的管理模式使干部人事檔案管理工作落后于時展的需要，既不利于檔案的保管利用，又影響工作效率。在檔案內容上，受傳統的人事檔案內容的影響，還有人認為人事檔案主要是記載個人思想政治及隱私方面內容的檔案，僅供組織考察了解時所用。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學歷等1O項材料有空缺，尤其是一些表彰和處分材料散失較多。對職工業務能力、專業特長及科研的成果、論文論著、獲獎情況、工作業績等材料記載得較少。在管理手段上，公司使用的檔案管理軟件尚停留于單一的、淺層的、初級的狀態和水平，對檔案的編輯、查找、檢索還一直采取手工形式進行，沒有利用計算機技術來實現文檔一體化管理，更談不上對檔案的數字化加工和檔案信息利用的網絡化管理，致使人事檔案在使用過程中不能以最快的速度、最簡捷方式查找相關人的資料，極大了影響工作效率。
二、外部形勢分析
據了解，市場上已經出現數字化干部人事檔案管理相關產品，并且多省市組織部及檔案管理單位已經實現了干部人事檔案的數字化管理。（包括：山東省委組織部、濰坊市委組織部、濟寧市委組織部、濱州市委組織部、淄博市委組織部、東營市委組織部、泰安市委組織部、臨沂市委組織部、日照市委組織部、上述各市地縣區委組織部、內蒙古區委組織部、遼寧省委組織部、黑龍江省委組織部、遼源市委組織部、鞍山市委組織部、大慶市委組織部、商丘市委組織部、北京懷柔組織部、承德市委組織部、遼寧省近200家省直管檔單位、鞍山公安局、鞍山師范學院、濰坊市教育局、濰坊學院、淄博市公安局、淄博市教育局、淄博式建設局等單位）。
行政事業單位在我國社會中發揮重要影響，其屬于智力密集類型企業單位，企業工作人員是企業作為寶貴財富和資源，在企業發展中發揮重要影響。在設疑發展情況下，企業需要做好人力資源管理工作，把工作人員檔案歸納處理，降低人力資源管理工作壓力和難度，提高事檔案資源管理工作效率，保證人事檔案管理質量。
1、弊端闡述
行政事業單位在發展中，人事檔案管理工作意義重大。其對企業的發展，對企業日常管理工作，和團隊建設等等工作影響大，可以為行政事業單位日常管理工作和團隊建設提供理論依據，實現資源合理應用目標，行政事業單位可以依據人事檔案對工作人員升值，開展工作調整、對工作人員工作考核和績效考核等等工作影響較大。但是當下我國企業在人事檔案管理工作中存在自身弊端，特別是當下行政單位中，人事檔案管理難度較大，阻礙企業發展，需要加以完善和及時處理。下文將詳細對人事檔案管理弊端進行分析和研究。
1.1人事檔案管理意識弊端
人事檔案管理管理意識低、觀念關注度不高，是影響人事檔案管理有序開展主要問題之一。行政事業單位管理人員發展中，較為關注行政事業單位自身經濟發展，認為人事檔案管理不重要，沒有實際價值，對政事業單位長遠發展沒有實際意義。政事業單位主要管理負責人員存在這一思維誤區，導致下級管理工作人員對人事檔案認知度不高，行為散漫，人事檔案管理財務支出較少，人力資源和財力無法保證，降低管理效率。其次，由于管理意識薄弱，行政事業單位沒有建立合理化管理目標和管理關注方案，管理工作人員在關注期間，沒有標準依據，關注效率低下，沒有方向[1]。
1.2信息化技術弊端
現階段行政事業單位信息技術技術水平低下，由于政事業單位主要負債人員和管理人員對政事業單位忽視，沒有引進先進科學技術開展管理關注，導致在實際管理環節，依據人力資源手工開展管理關注，降低工作人員關注積極性，影響管理關注有序開展。其次，工作人員自身關注能力低下，人事檔案管理團隊構建缺失凝聚力，由于個人工作能力低下，影響整個團隊工作能力，一些工作人員在關注中，沒有結合人事檔案特點，開展管理關注，缺失管理科學性和規范性[2]。
2、政事業單位人事檔案管理工作有序開展
2.1提高對人事檔案管理關注重視度
行政事業單位需要樹立全新發展目標，結合市場經濟發展特點，建立全面人事檔案管理方案和目標，提高對人事檔案管理關注重視度和關注度，在單位內部和管理部門宣傳，增加工作人員認知度，讓關注人員了解自身想法，利于工作人員全面貫徹檔案管理關注要求，有方向開展管理關注。其次，行政事業單位也需要給予人事管理這工作人力支持和物力支持，優化制度弊端，構建一個一體化制度體系，為工作人員實際管理工作提供理論依據和制度保障，使得行政人事管理工作朝向標準化方向發展[3]。
2.2提高信息化應用水平
信息技術是當下社會不同企業人力資源和人事檔案管理的主要方法，行政事業單位也要提高對信息技術關注，利用信息化技術開展人事檔案管理工作，提高 人事檔案管理工作有序開展。詳細來說，其主要包括兩個不同方面信息化建設，其一：做好信息化硬件建設工作。行政事業單位需要增加財務支出力度，大力采購 信息裝置和設備，引進先進技術和設備，為工作人員營造良好工作條件。例如：行政事業單位可以購買掃描設備、電腦設備等等。把傳統紙文本形式運作為電子文檔形式，實現數字化建設目標，其二：行政事業單位完善軟件系統建設，構建人事檔案管理體系，保證體系建設合理性[4]。
2.3完善團隊建設，提高工作人員工作能力
人事檔案管理工作人員是主要工作人員，和檔案管理質量和效果具有較大影響。為了實現行政事業單位人事檔案管理目標，首先要完善團隊建設，構建一個高效率、高凝聚力、高素養人事檔案管理團隊。樹立科學合理人事檔案管理團隊建設目標，建立培訓和教育目標，對工作人員及時培訓和教育，分析培訓需求，分析工作人員工作水平和能力，合理配置工作人員，保證每個工作人員可以在滿足自身需求，可以充分發揮自身能力崗位中，完善工作人員工作弊端。其次。為了做好人力資源布置工作，行政事業單位在工作人員開展工作時，對工作人員工作行為監督管理，發現工作人員存在行為弊端，及時指導和教育。為了提高工作人員工作積極性，行政事業單位可以建立獎懲制度，對工作積極性高，表現好工作人員獎勵，在行政事業單位內部培養骨干，為工作人員提高全新發展機遇[5]。
關鍵詞：人事檔案；信息化管理；必要性；措施
人事檔案指的是在開展人事管控活動的時候，用以記載和反饋個體情況的資料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵出發等方面的原始記錄。
一、加強人事檔案信息化管理的必要性
1、滿足人事檔案使用要求的需要。人事檔案信息數據庫、人事信息查詢、檢索、統計分析，可以在短時間內生成各種不一樣的表格，不過人事機構在考核的時候，多是檢查工作者的簡歷等內容，此類信息是當前的數據庫不能夠提供的。要想合理的開發出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實基礎工作，在檔案日常工作方面盡量實行微機化操作，借助電腦等將圖片等變為數據，確保資料信息化，建立起完善的干部人事檔案數據庫系統，利用干部檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統計等工作，保護實體檔案全文數據庫建設的實效性、真實性和正確性是非常重要的。建立全文數據庫，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便地查閱以及打印了。
2、人事檔案信息管理可以提高利用效率。應該在確保信息高度私密的前提之下，借助信息技術，尋求新的措施，積極利用檔案，發揮出信息的作用，將死板的檔案變為靈活的信息，為社會法發展貢獻力量。切實完善檔案信息，添加一些能夠體現個人特性以及專業水平的內容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和員工的流動速率保持一致。人事檔案管理應該對人事檔案信息實行動態化管理，探索建立電子人事檔案的新途徑，通過現代化手段建立人才業績跟蹤系統，不斷提升人事檔案的價值。
3、人事檔案信息管理可以實現資源共享。實施人事檔案現代化管理，首先是在人事管理機構中設置信息中心，履行人事管理信息化的指導和技術支持職能。建立規章，規范人事信息流動渠道，使信息中心成為人事信息的唯一收集和者。人事管理工作的基礎是對人事信息資料的依賴，人事信息資料信息量大，動態變化頻繁、信息交流面廣，建立科學合理的人事信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設和檔案管理結合起來，把基礎信息與衍生信息、靜態信息和動態信息統一起來。要想獲取上述的目標，就要確保擁有充足的技術工作者，而那些既了解人事資料，又對信息知識很熟悉的工作者是組建團隊的首要選擇。要想真正實現信息化管理，首先也是必須要做的就是合理的使用網絡技術，解決好信息共享問題。要想體現出網絡的優勢，就必須將信息中心當成樞紐，將權限授予信息使用人，確保信息服務能夠持續循環。
二、加強人事檔案信息化管理的措施
1、強化人事檔案管理的信息化意識。要想提高人事檔案信息化管理水平，首先就要讓檔案工作人員接受人事檔案管理信息化的觀念，強化他們人事檔案管理信息化的意識，只有有了意識，才會付諸于行動，因此，可以對人事檔案管理人員進行信息化意識的培養，營造信息化管理的氛圍，工作人員對人事檔案管理的信息化有深入的理解和認識，才有可能從根本上改變了工作人員思想觀念，使得傳統的人工管理檔案更加順利的轉變為人事檔案的信息化管理，為人事檔案管理的信息化建設打好思想基礎。
2、完善人事檔案信息化管理的設備基礎。先進的信息管理設備是對人事檔案進行信息化管理的物質基礎，為了提高人事檔案管理的信息化建設水平，企業或政府單位一定要加大對人事檔案管理的經費投入力度，為檔案管理部門購買先進的管理設備，改善、優化網絡環境，形成一個設備齊全，且能滿足檔案信息化管理要求的管理設備系統，有了優越的環境基礎和技術支持，人事檔案管理的工作效率將會大大提高，人事檔案管理的信息化建設進程的步伐也會加快。
3、提高檔案管理人員的專業素質。人事檔案的管理的主體是相關的工作人員，他們是對人事檔案進行管理的主宰，決定著人事檔案管理信息化進程的速度，要想提高人事檔案管理的建設水平，一定要想辦法提高檔案管理人員的專業素質，提高他們的理論水平，對他們進行一定的計算機操作技術、信息管理技術等相關的培訓，幫助他們熟悉網絡環境操作，還可以引進一些檔案信息管理的專業人才，他們擁有深厚的理論基礎和高水平的管理技術，創新意識強，在他們的帶動下，實現人事檔案管理的專業化，加快人事檔案管理信息化進程。
4、實現所有檔案數據化。有了思想基礎、物質基礎以及專業與技術基礎作保證，人事檔案管理的信息化建設接下來要做的，就是把所有的檔案都形成信息數據，現在的人事檔案管理部門存在著大量的紙質檔案，需要經過工作人員的努力，把這些材料的原始信息都經過掃描、錄入電腦，還需要設計一個合理的、完善的人事檔案管理系統，將單位內的所有人的檔案進行統一的信息化管理，通過資源共享，在全國范圍內，所有企業的人事檔案數據之間可以互相參考，建立起全國性質的人事檔案信息管理系統，提高人事檔案信息化管理的建設水平和高度。
結束語
綜上所述，加強人事檔案進行信息化管理，可以提高檔案管理工作人員的工作效率，實現檔案資源的共享，方便了企業對人力資源的管理和有效利用。
參考文獻
[1]許慧麗.關于對人事檔案管理的創新研究[J].黑龍江史志.2014（1）
1.檔案管理不夠標準化、規范化。檔案是一項重要的工作，尤其是干部人事檔案，更是重中之重。這就要求我們的檔案管理單位對干部檔案存放管理工作要做到規范有致，不容馬虎。但是許多單位在檔案管理方面不夠標準化、規范化，這樣不僅影響了檔案的存放質量，也拉低了相關部門的工作效率，對檔案在社會應用和科學有效管理方法上的創新造成了阻礙。
2.檔案管理的現代化推進較為遲緩。由于社會文明的進步和科技產業的發展，目前人事檔案已經進入了一個新的階段，不僅建成了現今的信息管理系統，而且在個人基本資料方面也逐步取代了紙質檔案。但是系統的智能化程度畢竟有限，所以在某些方面還有待開發，比如說對干部年齡的階段分布、教育程度、所學專業等方面，系統只會做簡單檢索和制表。在面對諸如所聘職工篩查、統計報告等領域則顯得無能為力，不能夠較為科學地為人事管理工作服務。除此之外，在最基本的資料匯集和使用上還存在較大缺陷，容易在資料更新時造成遺漏，不能保證檔案管理部門接收到第一手信息，給檔案在信息流通領域造成困難。此外，某些重要信息諸如教育程度等內容的缺失將會給檔案的內容完整性造成缺陷。
3.檔案管理人員綜合素質有待提高。檔案管理工作對從業人員的基本素質有很高的要求。尤其是在新時期條件下，官員的任職條件和人員資料管理方法都有了新的內容，提高檔案管理從業人員的總體素質和能力顯得尤為重要。但現階段檔案管理部門所聘用的職工業務水平還跟不上現代檔案管理的要求，行業內從業人員也缺少培訓和互相交流的機會。
二、新時期檔案管理的策略
新時期條件下，知識和信息不斷交匯，社會的快速發展致使現階段的檔案管理制度已不能滿足社會需求。因此，我們必須加快檔案管理工作的轉型，創新制度、拓展思路，切實向滿足社會需求方向邁進。
1.促進檔案管理工作的規范化與標準化。干部人事檔案的主要作用不僅體現在選拔任用干部方面，還體現在官員的日常調換、職稱考評、薪資待遇等角度。目前，我國在檔案管理進程上還有很長的一段路要走。在推進檔案管理現代化的道路上，我們要充分運用相關的法律條文和規范細則，來提升檔案管理行業的整體水平和規范化程度。
2.促進檔案管理工作的現代化進程。在檔案管理現代化進程中，我們必須按部就班地推進管理工作不斷向前。首先，要完善平臺，讓資料信息可以自由傳播，讓當代的信息傳輸能力得以發揮作用，逐步推進檔案管理的智能化，能夠對官員和有關部門加以區分認證，給其更加廣泛的權限，以方便檢索所需資料；其次，運用國內外最新的研究成果，做好日常的檔案資料備份工作和丟失數據后的恢復。第三，制定細則來規范日常作業流程，尤其是在資料的錄入和日常所用工具方面的規范細則，以此來降低錯誤的發生率。最后，實現干部信息日常管理的動態化和科學化，始終保持其數據庫的準確性和可靠性，為相關部門的統計和審查做好保障。
人事檔案的管理即人事檔案的收集、整理、鑒定以及統計等活動對醫院人力資源工作正常開展具有非常重要的作用。醫院引進的人才也應該經過其人事檔案管理的數據庫進行操作。人事檔案管理工作理念就是“以人為本”，并將人事檔案管理人員的素質及能力的培養作為人才培養的基礎，再依據醫院的日常工作特點及發展的要求進行人才的引進、并實現人才資源合理配置[1]。然而，目前我國醫院在人事檔案管理方面仍較為落后，并沒有隨著社會經濟的進步而及時更新，所采用的傳統管理方式效率低下、已經不能適應目前醫院發展的需要。因此，在醫院人事檔案管理工作中積極進行管理思路的創新和探究，對促進人事檔案管理工作的現代化進程和醫院的可持續發展非常必要。
1 傳統醫院人事檔案管理存在的問題
目前，有很大一部分醫院尤其是小醫院的基礎設施不全，沒有設立單獨的檔案儲存管理室。通常情況下，將檔案材料放在人力資源部的辦公室里，安全性低、易遭蟲蛀，且保密性差、很容易導致重要信息的泄漏[2]。醫院里的有一部分檔案管理人員并沒有受到過專業知識培訓，對檔案管理的作用及意義也不甚了解，導致工作主動性差；還有一些檔案管理人員雖然具備相應的專業知識，但管理水平卻有待提高，仍采用人工檢索的方式，在檔案管理及應用方面沒有合理的操作規程，效率很低，且常常會導致檔案損害情況的發生[3]。另外，醫院人事檔案管理人員的還存在檔案意識較薄弱的問題，隨著時間的推移和人才的積累，檔案數量也越來越多，如果在管理方式上不能及時探索出創新思路，勢必造成檔案的管理質量愈加低下。
2 人事檔案管理創新思路探究
2.1 加強教育培訓，提高檔案管理人員的素質及水平
醫院人事檔案管理人員由于缺乏一定的知識水平和專業技能，且檔案意識較為淡薄，這些都是影響其業務水平低下、工作積極性低的主要原因之一。事實上，檔案管理室一項技術性很強的工作，并不是按照一定流程機械的操作就可以做好的。隨著現代化技術在檔案管理工作中的逐步應用，也對醫院人事檔案管理人員提出了更高的專業技能的要求，不僅需要能夠熟練操作軟件，更要注重自身的專業知識提升[4]。醫院在對人事檔案管理人員進行培訓教育時，應該針對不同人員的特點、量身定制相應的培訓方案，如可以對相關人員以輪崗、輪流的方式進行教育。培訓結束后，可以舉辦一次業務知識的競賽，讓檔案管理人員在激烈競爭中不斷提高專業技能和管理水平，同時還能在一定程度上激發相關人員的工作積極性。
2.2 加快檔案現代化信息管理進程推進
進行檔案管理創新思路的探究就需要跟得上時代的步伐，逐步推進檔案現代化信息管理進程，實現各種信息、資源的共享，不僅利于醫院內部溝通交流，還能使醫院人事檔案管理的意義最大程度的展現出來。人事檔案管理實現信息化之后，各個部門之間的資料傳送步驟就變得簡便快捷，其電子信息化管理的儲量很大、速度快、計算準確，能夠明顯提高工作效率。加快檔案現代化信息管理進程推進，首先要完善醫院人事檔案管理的電子信息化系統，將檔案信息實現分區管理。還應將檔案室、計算機室、辦公室分開設置，并通過計算機系統實現聯系。計算機室和檔案室均安裝防輻射的基礎設施，在最大程度上減少電磁的干擾和降低設備發生損壞的可能性。此外，檔案電子信息化進程的不斷推進就必然要求將以往儲藏的紙質檔案資源轉化為電子資源，即將人事檔案的具體信息全部輸入到計算機內。盡管工作量比較大，但對以后的醫院人事檔案管理提供了很大的便利，因此醫院應該加大此方面的人力、物力的投入，加快紙質檔案文件的掃描機輸入，同時要保證信息的準確性。最終形成信息整理、查詢及維護為一體的完整的人事檔案管理數據庫，隨著醫院的不斷發展、壯大、數據庫的建立能夠使各個部門的工作配合地更默契，進而提升整體的工作效率，并將會對醫院的成本控制和經濟效益的增長具有很大的促進作用。
2.3 不斷推行醫院人事檔案管理新模式
隨著醫療事業的飛速發展和醫院人員的流動性增強，都使得醫院工作復雜度的提升了不少，傳統的人事檔案管理模式已經不能適應當今醫院的日常管理工作需要和不斷發展的要求。近些年來，一些醫院開始實施人事檔案的制度，這也是提升醫院人事檔案管理水平的重要途徑之一[5]。實施人事檔案的制度首先要健全檔案管理制度，選擇有足夠資歷和誠信度的人事檔案結構進行合作，并在合作過程中不斷完善有關內容，確保人事檔案管理工作按照醫院的發展需要進行。此外，也要保證雙方管理網絡的暢通，在保證不泄密的前提下，方便醫院更規范高效地實施人力資源管理工作。
