時間：2023-06-07 15:58:00
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關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；檔案工作；規(guī)范化管理
檔案資料是國有企業(yè)重要的生產(chǎn)成果和信息資源，是國有企業(yè)歷史的總結(jié)和相關(guān)經(jīng)驗的積累，更是創(chuàng)新發(fā)展的重要參考依據(jù)。在新時代背景下，尤其是信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此檔案管理工作需要創(chuàng)新技術(shù)和方法，不斷推進(jìn)規(guī)范化和制度化管理，適應(yīng)國有企業(yè)管理信息化要求，才能為國有企業(yè)發(fā)展提供助力。
一、當(dāng)前國有企業(yè)檔案規(guī)范化管理存在的問題
（1）長久以來，很多國有企業(yè)認(rèn)為檔案管理并不重要，沒有直接的價值體現(xiàn)，所以對檔案工作也不重視。類似檔案管理的規(guī)劃、安全、人員配置，經(jīng)費預(yù)算等問題得不到應(yīng)有的重視，造成管理功能弱化，工作非常混亂。（2）因為對檔案管理的不重視，在國有企業(yè)“減員增效”等改革背景的前提下，許多職能管理部門人員要求精簡，檔案部門往往就首當(dāng)其沖。如檔案部門并入綜合部門下，檔案工作從業(yè)人員幾乎沒有專業(yè)人員，都是兼職人員，沒有接受過正規(guī)教育與培訓(xùn)，缺乏專業(yè)化管理理論知識和操作技能，勢必出現(xiàn)許多問題，也一定程度上限制了檔案的管理水平。而且在人員的聘用上也較為隨意，只要能簡單的操作就可以錄用，這些人員在工作中都是按老方法，按部就班，不具備主觀能動性去推動檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，大大降低了檔案的利用效率。（3）檔案管理是一項比較復(fù)雜的工作，有許多管理環(huán)節(jié)，如檔案資料的收集、整理、歸檔、存儲、借閱、銷毀等，每一個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的規(guī)范化要求。許多國有企業(yè)檔案管理缺乏規(guī)章制度，收集不齊全，歸檔混亂，紙質(zhì)資料存放不合理，借閱后不歸還，造成了檔案丟失，發(fā)霉受潮等情況，直接影響了檔案合理利用。（4）如今網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到國有企業(yè)日常管理工作中，但許多國有企業(yè)在檔案管理中還遵循著傳統(tǒng)的模式，缺乏現(xiàn)代化的管理工具，管理軟件功能滯后，加之沒有與企業(yè)辦公系統(tǒng)搭建起有效的網(wǎng)絡(luò)通道，導(dǎo)致目前國有企業(yè)檔案數(shù)字信息化水平偏低，檔案信息開發(fā)和充分利用也得不到深入，檔案的安全和保密也面臨挑戰(zhàn)。
二、提高檔案規(guī)范化管理的對策
1.納入公司制度，提高檔案意識
為了優(yōu)化檔案管理，提升規(guī)范化程度，首先是采取多種行之有效的措施，引導(dǎo)公司領(lǐng)導(dǎo)職工對檔案管理正確的認(rèn)識和思想上的重視。將檔案工作納入本企業(yè)的工作計劃、目標(biāo)管理和相關(guān)部門及人員的崗位職責(zé)，同企業(yè)各項工作同步發(fā)展。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一制度，制定由領(lǐng)導(dǎo)分管、綜合部門領(lǐng)導(dǎo)主管管的綜合管理制度，并且列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，這樣才能解決檔案管理中的實際問題，讓檔案管理發(fā)揮應(yīng)有的作用和價值。
2.提升人員素質(zhì)，適應(yīng)信息化需求
國有企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量。要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，提高工作人員的素質(zhì)，實現(xiàn)專業(yè)化的操作和技能勢在必行。為此，在檔案專業(yè)人員的選用上，要嚴(yán)把關(guān)口，選擇那些專業(yè)能力強(qiáng)，操作能力強(qiáng)的人才。更要加強(qiáng)培訓(xùn)，借鑒優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗，指導(dǎo)檔案從業(yè)人員工作，逐步培養(yǎng)規(guī)范化和信息化管理意識，進(jìn)而激發(fā)工作熱情，能主動掌握時代脈搏，樹立適應(yīng)形勢的主動服務(wù)理念。確保從業(yè)人員對資料信息的產(chǎn)生來源保持高度敏感，主動收集，調(diào)查了解用戶的潛在需要，針對性設(shè)計出不同的服務(wù)內(nèi)容和范圍，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平。
3.健全檔案制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理
在檔案的管理過程中，制度是確保規(guī)范化管理的基石，也是最強(qiáng)有力的保障。在每一個管理環(huán)節(jié)，都應(yīng)該構(gòu)建規(guī)范化與科學(xué)化的制度。在收集資料的過程中，要建立相應(yīng)的收集規(guī)范，明確部門和個人的職責(zé)，確保資料收集的完備；在資料的分類歸檔過程中，要建立詳細(xì)的分類法則，編號排序，這樣不但能清晰明確的把檔案分類完好，也便于以后的查閱利用；在檔案的保存過程中，完善檔案保管制度，加強(qiáng)庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對檔案造成的傷害；在檔案的應(yīng)用過程中，信息化時代前提下，檔案管理制度與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理密不可分的。在以國有企業(yè)良好的管理制度為依托，根據(jù)檔案信息化的要求，創(chuàng)新、規(guī)范化開發(fā)信息系統(tǒng)，積極主動整合檔案信息資源，保障其在應(yīng)用過程中能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需要，從而才能發(fā)揮出檔案的最佳效能。
4.加強(qiáng)軟件開發(fā)，提升信息化水平
檔案管理的最終目的是檔案的開發(fā)和利用，是自身價值得以實現(xiàn)的直接手段和重要體現(xiàn)。新形勢下的檔案開發(fā)和利用，更是以信息資源的開發(fā)和利用得以實現(xiàn)的。應(yīng)重點做好檔案的編目、編研工作，編制適合國有企業(yè)實際情況的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整提供、滿足檔案利用工作的需求。國有企業(yè)應(yīng)通過定制開發(fā)適合自身文化的信息管理系統(tǒng)，借助軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)工作流程來支持、執(zhí)行和管理公司的各項職能業(yè)務(wù)活動。在國有企業(yè)定制開發(fā)信息管理系統(tǒng)的同時，建立具有國有企業(yè)特點、匹配自身需求的檔案管理軟件，與企業(yè)其他辦公軟件緊密結(jié)合，架構(gòu)起一個由網(wǎng)絡(luò)連接來實現(xiàn)的綜合數(shù)據(jù)庫，共享信息數(shù)據(jù)。行政辦公、生產(chǎn)經(jīng)營和業(yè)務(wù)審批的工作流程與文檔一體化工作流程緊密集合起來，產(chǎn)生新的文件方式——電子文件，形成了一套從文件的生成、流轉(zhuǎn)到歸檔的全新流程，精簡工作冗余，提高工作效率，達(dá)到協(xié)同辦公的目的。在促進(jìn)檔案管理工作的革新的同時，對檔案安全管理的要求也更加嚴(yán)苛，在硬件環(huán)節(jié)上，通過設(shè)置防護(hù)墻等技術(shù)手段，阻隔不安全因素保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行；在工作環(huán)節(jié)中，通過對工作流程、文件傳遞以及保管保密等方式加強(qiáng)管理，確保信息的安全可靠。綜上所述，在科技快速發(fā)展的今天，檔案資料的管理方式必須堅持與時俱進(jìn)，革新管理的手段和技術(shù)，提高檔案管理的質(zhì)量和利用效率，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。檔案管理作為一個國有企業(yè)管理活動的不可或缺組成部分，只有不斷的重視，培養(yǎng)專業(yè)人才，建立完善的制度保障體系，應(yīng)用信息化系統(tǒng)提高檔案的開發(fā)和利用，實施檔案工作的常態(tài)化管理，不僅可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為國有企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，這樣才能實現(xiàn)檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理。
參考文獻(xiàn)
[1]顧玉紅.加快檔案信息化建設(shè)提升檔案管理水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（22）：129-130.
【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)檔案;規(guī)范化管理;管理措施
1前言
增強(qiáng)對于房產(chǎn)檔案的規(guī)范化管理是特別重要的，由于房產(chǎn)檔案直接記錄著房產(chǎn)權(quán)屬的有關(guān)信息，并且所記錄的東西有著一定的法律效力，這是一項很難被取代的工作。通過對于房產(chǎn)檔案資料的分析能夠明確房屋產(chǎn)權(quán)所包括的所有的信息以及房屋產(chǎn)權(quán)的有關(guān)問題，因此房產(chǎn)檔案里面所記錄的東西專業(yè)性比較強(qiáng)。由于時間的持續(xù)變化，由于存在交易、繼承、贈與這幾項行為，進(jìn)而就會產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)的變化，當(dāng)進(jìn)行城市建設(shè)的時候，由于存在房屋拆遷、房屋翻建和房屋分割這樣幾種情況，因此房屋的有關(guān)信息會發(fā)生相應(yīng)的變化。因此就需要房產(chǎn)檔案采取動態(tài)管理的形式，這樣可以及時的更新以及補(bǔ)充房屋信息，進(jìn)而使得房產(chǎn)檔案得到更加可靠的保障。
2房地產(chǎn)檔案的含義
房地產(chǎn)檔案主要就是依靠房地產(chǎn)行政部門開展相應(yīng)的管理工作，通過一些照片文字資料這樣的材料能夠明確房屋的使用權(quán)，并且能夠明確土地的使用情況和房屋的狀態(tài)，這對于房地產(chǎn)行業(yè)來說是特別重要的。當(dāng)開始管理檔案工作的時候就是意味著對于檔案進(jìn)行收集。當(dāng)收集檔案的時候，需要保障資料的完整性，并且需要對于產(chǎn)權(quán)發(fā)生的變化以及變更的情況進(jìn)行記錄，并且需要進(jìn)行整理，進(jìn)而確保信息的完整性，這樣使得房屋檔案的價值能夠得到更加明顯的體現(xiàn)。由于城鎮(zhèn)化進(jìn)程的增快，大多數(shù)的農(nóng)村居民選擇在在縣城或者是市里買房子。根據(jù)國家的標(biāo)準(zhǔn)，房屋產(chǎn)權(quán)需要對應(yīng)相應(yīng)的房屋檔案。要是戶主發(fā)生了變化，有關(guān)的檔案管理人員的任務(wù)就會增加。現(xiàn)階段我們國家的房產(chǎn)管理水平是比較落后的，所以需要進(jìn)行補(bǔ)充以及完善。
3房屋檔案管理的情況
3.1現(xiàn)階段檔案管理形式比較落后
由于信息技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，信息化手法以及信息化技術(shù)在有關(guān)的行業(yè)里面得到了廣泛的使用，并且在大多數(shù)的領(lǐng)域里面都得到了廣泛的使用。不過現(xiàn)階段的房產(chǎn)檔案管理還是采取相對落后的管理形式，并且沒有及時的補(bǔ)充先進(jìn)的理念，采取的還是傳統(tǒng)的管理形式。在這種全新的形式中，所存在的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機(jī)技術(shù)得到了廣泛的發(fā)展，使用這些新型技術(shù)進(jìn)行管理的時候，能夠有效地增強(qiáng)檔案管理的效率，并且可以降低失誤。不過現(xiàn)階段檔案管理里面還是沒有一個比較系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，所以很難滿足現(xiàn)階段發(fā)展的需求。
3.2檔案管理體系不完整
為了確保房產(chǎn)檔案管理的規(guī)范性以及高效性，就需要成立一個比較系統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。不過通過對于我們國家的房產(chǎn)檔案管理的分析能夠看出，現(xiàn)階段還沒有一個比較系統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)、近段時間，我們國家的社會經(jīng)濟(jì)得到了顯著的發(fā)展，并且現(xiàn)階段房屋拆遷的現(xiàn)象越來越普遍，所以在進(jìn)行檔案管理的時候，需要明確檔案管理的重要程度，不過在進(jìn)行管理的時候還沒有成立一個比較完整的管理體系。因為管理體系的不完整，進(jìn)而在進(jìn)行檔案管理的時候，有些內(nèi)容得不到應(yīng)用的管理，還有就是大多數(shù)的管理工作沒有根據(jù)有關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，所以大多數(shù)的操作是不正確的。
4改善房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的方法
4.1落實好房產(chǎn)檔案的收集工作以及整理工作
現(xiàn)階段房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理最重要的環(huán)節(jié)就是收集工作，并且對于整個工作來說也是特別重要的，現(xiàn)階段需要確保房產(chǎn)檔案資料的完整性以及真實性，如此才可以給之后的工作提供更加可靠的保障。當(dāng)進(jìn)行收集房產(chǎn)檔案資料的時候，需要按照有關(guān)的規(guī)定進(jìn)行收集，并且需要把所登記的資料按照有關(guān)的登記形式進(jìn)行整理，進(jìn)而有利于進(jìn)行保管，這樣可以建立比較系統(tǒng)的資料庫。
4.2增強(qiáng)房產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)
由于科學(xué)技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，之前的管理形式以及管理手法很難滿足房產(chǎn)檔案管理的需求，因此需要借助計算機(jī)軟件開展相應(yīng)的檔案管理工作。使用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)這樣的新型設(shè)備能夠更好的進(jìn)行檔案的檢索工作以及存儲工作。并且建立一個比較系統(tǒng)的檔案分析系統(tǒng)也是特別重要的，對于數(shù)據(jù)的研究能夠明確房地產(chǎn)發(fā)展的趨勢，并且可以幫助管理者進(jìn)行決策，這樣可以確保房地產(chǎn)能夠得到更好地發(fā)展。
4.3增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)水平
現(xiàn)階段在增強(qiáng)檔案管理人員的水平的時候，有關(guān)的復(fù)雜部門需要按期對于房產(chǎn)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，除了檔案管理的知識，也需要培訓(xùn)法律方面的知識，最主要的就是培養(yǎng)熟悉計算機(jī)技術(shù)的綜合性人才。需要明確的是現(xiàn)階段的房產(chǎn)檔案管理工作比較復(fù)雜，所以需要管理人員有著足夠的耐心，進(jìn)而保障管理工作能夠順利的進(jìn)行。現(xiàn)階段對于綜合性人才的需求是比較多的，并且大多數(shù)的企業(yè)聯(lián)系是比較密切的，能夠互相影響。當(dāng)招聘管理人員的時候，需要增加對于管理人員綜合素質(zhì)的重視程度，其中涉及到了豐富的知識，要是不能滿足需要就會影響到檔案管理工作。
5結(jié)語
現(xiàn)階段房產(chǎn)檔案對于城市的有關(guān)房產(chǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行了詳細(xì)的整合，并且對于房屋的信息進(jìn)行了比較詳細(xì)的總結(jié)以及整理，方案檔案可以幫助我們得到更加準(zhǔn)確的房屋信息。現(xiàn)階段需要增強(qiáng)對于房產(chǎn)檔案的管理，這樣給城市房產(chǎn)管理工作提供更加可靠的保障。要想房屋檔案管理工作得到更可靠的保障，就需要使用更加先進(jìn)的管理形式，這樣尅更加詳細(xì)的補(bǔ)充房屋的信息，進(jìn)而確保檔案資料的完整性以及真實性。
作者:許英彬 單位:訥河市房產(chǎn)管理局
參考文獻(xiàn)：
［1］鄭丹寧.加強(qiáng)房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的有效措施［J］.城建檔案，2016（12）：45~46.
［2］王春蓮.加強(qiáng)房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的有效措施［J］.科技展望，2017（15）：266.
［3］全曉虹.加強(qiáng)房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的措施探討［J］.科技展望，2016（04）：242.
一、一標(biāo)單位在6月底前完成復(fù)查準(zhǔn)備工作，7月迎接區(qū)檔案局檢查，市檔案局檢查的具體時間將由市檔案局決定后，檔案局電話通知各單位。
二、二標(biāo)和三標(biāo)單位在8月底前完成復(fù)查準(zhǔn)備工作，9月迎接區(qū)檔案局檢查，年底迎接市檔案局檢查。
三、被納入檢查范圍的行業(yè)主管部門以及有下屬機(jī)構(gòu)被納入檢查范圍的主管部門，要依法履行《檔案法》所賦予的法律責(zé)任，加強(qiáng)對所屬機(jī)構(gòu)及本系統(tǒng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督、指導(dǎo)。主管部門在8月底前（一標(biāo)單位在6月底前）安排時間對其所屬機(jī)構(gòu)開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、組織評比及復(fù)查預(yù)檢工作，并將檢查指導(dǎo)記錄、通知、簡報、通報等文字依據(jù)于8月底前（一標(biāo)單位在6月底前）報送檔案局，該文字依據(jù)將同時納入該單位的檔案規(guī)范化管理復(fù)查、行政執(zhí)法檢查及2013年年度績效考核內(nèi)容。
1、凡是達(dá)三標(biāo)的單位，下屬單位必須全部建檔；達(dá)二標(biāo)的單位，下屬單位必須全部達(dá)三標(biāo)以上；達(dá)一標(biāo)的單位，下屬單位必須有50%以上的單位達(dá)二標(biāo)以上、其余的單位達(dá)三標(biāo)。
2、下屬單位復(fù)查不合格的，主管部門在2013年度績效考核中此項不得分。
3、未對所屬單位、本系統(tǒng)開展監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、評比檢查且無文字依據(jù)的，主管部門在2013年度績效考核中此項不得分。
其中，區(qū)教育局抓好所屬學(xué)校的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；區(qū)衛(wèi)生局抓好疾控中心、衛(wèi)生監(jiān)督管理、婦幼保健院所的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，區(qū)人力資源和社會保障局抓好社會保障體系（社保、醫(yī)保、失業(yè)保險、就業(yè)）檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；區(qū)財政局抓好國庫支付中心的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；區(qū)城管局抓好環(huán)衛(wèi)、河門口公園的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；區(qū)司法局抓好公證處的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；格里坪鎮(zhèn)抓好所屬村、社區(qū)的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；各街道抓好所屬社區(qū)的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。
一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提
公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。
二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞:保險;檔案;管理
中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1006－0049－(2016)11－0242－01
社會保險檔案的管理是一項復(fù)雜的工作，它關(guān)系到每一個與保險有關(guān)的人，千千萬萬的個人保險構(gòu)成了整個社會龐大的保險信息庫，只有保險檔案管理工作做到規(guī)范有序，分類整齊，才能在個體信息查找時快速準(zhǔn)確的提取出來，有條不紊地解決問題，由此可見，建立健全一個規(guī)范化、系統(tǒng)化的保險檔案管理系統(tǒng)是非常有必要的。
一、現(xiàn)在保險檔案管理中的不足之處
(一)檔案意識淡薄
很多單位都不重視檔案管理，只把重心放在業(yè)務(wù)工作上，認(rèn)為檔案管理不能帶來收益，因此不愿意在這方面投入過多的人力物力，招聘一些沒有專業(yè)知識的員工來管理檔案，在基礎(chǔ)設(shè)施的配備上更是不會投資更多的資金，這就使得檔案管理雜亂無章，沒有明確系統(tǒng)的保存目錄，隨意保存，容易丟失，雖然整理保存時很容易，但是對這些檔案進(jìn)行管理就非常困難，查找時更是麻煩，降低了保險單位的工作效率。
(二)檔案管理制度不完善
很多社會保險檔案管理部門都不能完全貫徹落實國家檔案管理規(guī)定，因為沒有人意識到檔案管理工作的重要性，也沒有人強(qiáng)制其執(zhí)行，再加上社會保險檔案管理制度不健全，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全，丟失、涂改、損毀社會保險檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生，［1］各個單位之間沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行困難，這也是現(xiàn)在保險檔案管理的又一大問題。
二、加強(qiáng)檔案工作的管理措施
(一)提高檔案管理的意識
深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，樹立保險檔案意識，保險檔案從形成到使用再到歸檔，在其“一生”中發(fā)揮著不同的作用，檔案管理就是充分發(fā)揮檔案在歸檔后的作用，是對以往工作的記錄，是對日后工作的指導(dǎo)，這樣才能夠積累經(jīng)驗，尋找不足，及時調(diào)整，對檔案工作的提升有很大意義。
(二)引進(jìn)專業(yè)人才和基礎(chǔ)設(shè)施
順應(yīng)現(xiàn)代社會的要求，檔案管理應(yīng)該進(jìn)行信息化處理，這就需要保險事業(yè)管理單位加大投入，招聘有專業(yè)知識的人才，精通檔案管理知識，熟悉《檔案法》，懂得計算機(jī)技術(shù);另外引進(jìn)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，這樣專業(yè)人員才能發(fā)揮最大的價值，建立健全該事業(yè)單位的保險管理體系，目錄詳細(xì)，條理清晰，便于保存和查找，節(jié)省時間，提高工作效率。
(三)加強(qiáng)對檔案工作者的管理
檔案工作者要有不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)步的意識，更新自己的知識存儲，向最先進(jìn)、最有創(chuàng)意的檔案管理單位學(xué)習(xí)，激發(fā)潛能，發(fā)掘價值，努力使自己成為單位需要的復(fù)合型人才。保險事業(yè)管理單位也應(yīng)該定期組織培訓(xùn)，請有成績、有權(quán)威的人來單位做講座，向檔案工作者傳授知識，樹立榜樣，使他們意識到自己身上的責(zé)任，意識到廣闊的上升空間，增加工作人員前進(jìn)的動力。此外，還可以建立獎懲制度，激勵檔案工作者向更加優(yōu)秀的方向發(fā)展，多勞多得，創(chuàng)造更大的價值。
(四)完善檔案管理制度
社會保險檔案管理要向著規(guī)范化、數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展，充分利用現(xiàn)在的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)帶來的便利，建立保險檔案數(shù)據(jù)庫，對保險的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，系統(tǒng)地傳到該數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)資源共享、自助查詢，方便人民的使用，也減輕了檔案工作者的工作量。與此同時，還要規(guī)范對紙質(zhì)檔案的管理，避免紙質(zhì)檔案的損壞、丟失，按照時間和類別分類存放，尤其是一些重要文件，一定要小心保管，妥善處理。當(dāng)然，保險檔案紙質(zhì)資料也不能一直存放，需要定期對這些檔案進(jìn)行查看，除保單送達(dá)回執(zhí)檔案保存期限為2年外，其他業(yè)務(wù)檔案白保險合同終止之日起，原則上至少要保存10年才可銷毀。［2］在這一過程中要嚴(yán)格遵守銷毀流程，對保險檔案進(jìn)行逐一核查，確定其已經(jīng)沒有效力，再由專門人員簽字，統(tǒng)一進(jìn)行銷毀，以此減少檔案管理工作者的工作量。
(五)組織力量，不斷創(chuàng)新
現(xiàn)代化的檔案管理方式是適應(yīng)時展潮流的趨勢，保險檔案的管理也要與時俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，根據(jù)自身單位的規(guī)模與需求，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系對保險檔案進(jìn)行搜集、整理、存檔，創(chuàng)建保存和查找的橋梁，創(chuàng)新理念，保證工作質(zhì)量。
三、對保險檔案管理工作未來的展望
(一)執(zhí)行依法治檔
《檔案法》是具有權(quán)威性的檔案立法，檔案工作人員應(yīng)該以此為出發(fā)點，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查檔案的前期控制。［3］在未來的工作中，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》，對保險檔案管理工作給予合理的法律權(quán)限，增強(qiáng)檔案管理的法律意識，提高工作人員的政治、文化及業(yè)務(wù)修養(yǎng)，對有違法、失職等問題的工作人員追究法律責(zé)任或行政處分，從而實現(xiàn)檔案管理工作的高效、公正。
(二)開發(fā)運(yùn)用檔案
對保險檔案進(jìn)行搜集整理是最基本的一步，之后要對分類后的檔案做分析和預(yù)測，成為有參考價值的信息資源，為日后的工作積累經(jīng)驗。此外，創(chuàng)建更加便捷的查找咨詢方式，比如通過電腦版、手機(jī)版的保險檔案管理體系向廣大人民群眾開放，人們可以隨時隨地查詢自己的保險信息，服務(wù)人民，提高社會效益。
四、結(jié)論
隨著社會的快速發(fā)展，系統(tǒng)的、數(shù)字化的保險檔案管理才能滿足信息化時代的要求，要促進(jìn)社會保險檔案管理體系的完善，要從以下幾個方面進(jìn)行優(yōu)化:領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)重視檔案管理，投入資金，引進(jìn)專業(yè)人才和基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)對檔案工作者的管理，定期組織講座，不斷完善保險檔案管理制度。此外，要推進(jìn)依法治檔的執(zhí)行，開發(fā)運(yùn)用檔案，發(fā)掘其內(nèi)在價值。
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一、農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀
農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案按照保管方式分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。按照業(yè)務(wù)種類分為農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案和農(nóng)機(jī)駕駛?cè)藱n案。檔案具體內(nèi)容應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照農(nóng)業(yè)部“兩個規(guī)定、兩個規(guī)范”相關(guān)規(guī)定首存保管。內(nèi)蒙古呼倫貝爾市自2008年在全市范圍內(nèi)開展業(yè)務(wù)規(guī)范化提升建設(shè)工作，經(jīng)過十余年的努力全市農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)規(guī)范化水平長足發(fā)展，取得實績。目前呼倫貝爾市共有農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案14.98萬份，農(nóng)機(jī)駕駛?cè)藱n案13.13萬份。全部實行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，信息化和規(guī)范化水平不斷提高。但我們也看到，在檔案管理規(guī)范化水平不斷提高的同時，農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作出現(xiàn)了很多新形勢、新變化，導(dǎo)致基層工作仍然存在著很多不足和困難。
二、存在問題和困難
1.業(yè)務(wù)檔案管理人員素養(yǎng)偏低、知識更新較慢
2018年新規(guī)定規(guī)范實施以來該市農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)及檔案管理工作移交旗市區(qū)（縣級）農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)構(gòu)，基層檔案管理工作由此起步，檔案管理人員多為業(yè)務(wù)人員兼職、檔案知識匱乏。加之原有的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不斷提升，檔案管理形式和內(nèi)容逐漸復(fù)雜，特別是實現(xiàn)數(shù)字化平臺管理以來，很多原有檔案管理人員知識老化，不能有效掌握和推進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案管理數(shù)字化發(fā)展，亟待知識更新和本領(lǐng)提高。
2.檔案管理設(shè)施不足、裝備落后
基層農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)存在“重業(yè)務(wù)、輕檔案管理”的思想，認(rèn)為檔案管理工作無足輕重、“難見成績”，導(dǎo)致檔案管理工作資金、裝備投入不足，檔案管理設(shè)備陳舊、條件簡陋，不足以達(dá)到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化要求。實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理數(shù)字化平臺管理以后，由于缺少電子檔案所需的設(shè)備，對電子檔案安全造成一定隱患，同時造成檔案管理數(shù)字化平臺不能充分發(fā)揮效能。
3.存在業(yè)務(wù)檔案不規(guī)范情況
農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)辦理過程中，存在未達(dá)到相關(guān)要求，以致業(yè)務(wù)檔案出現(xiàn)瑕疵、缺漏，雖然數(shù)量較少，但嚴(yán)重影響后期檔案使用中的效率，甚至造成嚴(yán)重的錯誤。
三、解決辦法和建議
1.加強(qiáng)監(jiān)理業(yè)務(wù)規(guī)范化，推進(jìn)檔案管理建設(shè)工作
嚴(yán)格按照農(nóng)業(yè)部“兩個規(guī)定、兩個規(guī)范”的要求建立、收存、管理檔案資料，堅決杜絕監(jiān)理業(yè)務(wù)辦理過程中資料缺失、手續(xù)不全等現(xiàn)象造成的原始檔案資料不規(guī)范。要以農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)高度規(guī)范化確保檔案管理資料完整、合規(guī)。各級農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)部門，特別是基層農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，要充分重視農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作對農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作的基礎(chǔ)和重要作用。將檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作相結(jié)合，使業(yè)務(wù)檔案管理工作“前置化”，以檔案管理的高標(biāo)準(zhǔn)要求反推農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)規(guī)范化工作提升，以檔案管理工作的高標(biāo)準(zhǔn)要求催生農(nóng)機(jī)監(jiān)理部門責(zé)任落實和業(yè)務(wù)規(guī)范“內(nèi)動力”，進(jìn)而提升農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管整體水平。
2.提升檔案管理人員素質(zhì)
對檔案管理人員進(jìn)行檔案管理知識、數(shù)字化管理知識和業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員特別是基層人員綜合素養(yǎng)，培養(yǎng)一批業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬、技術(shù)本領(lǐng)高超，具有高度責(zé)任感的農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理專門人才。對業(yè)務(wù)檔案管理工作開展常態(tài)化考評，建立工作機(jī)制，對檔案管理工作實行責(zé)任制管理。
3.提高檔案管理硬件設(shè)備水平
完成好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作，裝備設(shè)施是基礎(chǔ)支撐。需要按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)配備充足的檔案管理設(shè)備并及時更新，為電子檔案提供相應(yīng)的設(shè)備、軟件支撐，在確保電子檔案安全性的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮其使用價值，實現(xiàn)便捷、準(zhǔn)確、安全的資源共享。
關(guān)鍵詞：醫(yī)療機(jī)構(gòu)；黨建工作；檔案；管理
檔案是衛(wèi)生行業(yè)黨建工作的重要記錄，里面記錄著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展情況，對加快醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，提供了強(qiáng)有力的保證。隨著社會的發(fā)展，人們對醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)提出了更高的要求，要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)黨建工作檔案管理工作更加規(guī)范，并加強(qiáng)黨建檔案的收集和整理，充分發(fā)揮黨建檔案的重要性，使檔案在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中發(fā)揮出重要的作用。本文結(jié)合醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)前的發(fā)展情況，對如何提高黨建工作檔案規(guī)范化管理進(jìn)行了闡述。
1醫(yī)療機(jī)構(gòu)黨建工作檔案的重要性
醫(yī)療機(jī)構(gòu)主要是為百姓服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，能夠保證人們的身體健康，黨建工作作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的重要組成部分，為了使其在醫(yī)療行業(yè)中發(fā)揮重要的作用，需要結(jié)合黨建工作在醫(yī)療機(jī)構(gòu)實施的概況，加強(qiáng)對醫(yī)療衛(wèi)生體質(zhì)改革，緊緊抓住黨建工作主線，充分發(fā)揮黨建工作在衛(wèi)生行業(yè)中的重要作用，提高黨員干部的思想政治素質(zhì)，改進(jìn)醫(yī)療服務(wù)，提高醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。
2醫(yī)療機(jī)構(gòu)黨建工作檔案管理存在的問題
醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)是我國的一項重要行業(yè)，對確保人們的健康具有重要作用。黨建檔案是醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)中的重要內(nèi)容，但是在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)內(nèi)部，存在著對醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)認(rèn)識程度不足、黨建檔案不規(guī)范和不完整的情況，無法充分發(fā)揮黨建工作的重要作用。主要表現(xiàn)為：第一，黨建工作內(nèi)容不明確，存在片面性，黨建檔案建設(shè)不規(guī)范和不全面；第二，黨建工作內(nèi)容劃分不明確，沒有及時對檔案進(jìn)行記錄，導(dǎo)致查閱不方便，有價值的檔案沒能得到收集和整理；第三，醫(yī)療機(jī)構(gòu)基層黨支部工作人員沒有意識到檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案收集效率不高；第四，醫(yī)療機(jī)構(gòu)還在使用傳統(tǒng)的檔案管理制度，導(dǎo)致黨建檔案特色不突出。
3醫(yī)療機(jī)構(gòu)黨建工作檔案規(guī)范化管理方法
3.1加強(qiáng)對檔案管理人員培訓(xùn)，完善黨建工作檔案管理制度
首先，需要檔案管理人員從思想上意識到檔案規(guī)范化管理的重要性，強(qiáng)化黨建檔案的收集和整理意識。其次，加強(qiáng)對檔案管理人員培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使檔案管理人員明確黨建檔案的目的，熟知條目建立的流程，為黨建檔案的規(guī)范化管理提供前提條件。最后，建立健全的黨建工作檔案管理制度，確保黨建工作的規(guī)范化，對醫(yī)療機(jī)構(gòu)的黨建檔案實施情況進(jìn)行了解，制定出一套科學(xué)、系統(tǒng)和可操作性較強(qiáng)的檔案管理制度，增強(qiáng)檔案材料的收集和整理，減少檔案管理工作的隨意性。
3.2設(shè)立科學(xué)合理的歸檔科目
醫(yī)療機(jī)構(gòu)人員需要對黨建檔案進(jìn)行科學(xué)分類，確保檔案分類的清晰性，在大科目下進(jìn)行小科目分類，方便檔案查閱，從而有助于黨建工作的總結(jié)和檢查。同時，黨建機(jī)構(gòu)人員工作時還需要細(xì)心、仔細(xì)，加強(qiáng)對醫(yī)院日常檔案的收集和整理，確保黨建檔案資料的齊全性和完善性。機(jī)構(gòu)人員可將黨建檔案的收集和整理作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的一項基礎(chǔ)性工作，確保黨建工作檔案的規(guī)范性，充分發(fā)揮黨建檔案的重要參考價值。
3.3重視黨建工作特色檔案收集
醫(yī)療機(jī)構(gòu)是廣大人民群眾重點關(guān)注的機(jī)構(gòu)，需要注重黨建工作的特色化管理，將黨建工作作為提供健康服務(wù)的特色機(jī)構(gòu)，黨建工作的一切工作內(nèi)容都需要圍繞“以患者為中心”和“為患者服務(wù)”而展開，將黨建檔案管理作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的特色檔案管理。為了更好地展現(xiàn)檔案的特色性，組織醫(yī)務(wù)人員需要在基層開展義診活動，加強(qiáng)對醫(yī)療結(jié)構(gòu)檔案的宣傳，確保檔案管理的優(yōu)質(zhì)性。
3.4建立電子檔案
醫(yī)療機(jī)構(gòu)要想確保檔案管理的規(guī)范化，必須摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，將科學(xué)技術(shù)融入檔案管理中，建立電子檔案，促進(jìn)信息技術(shù)的發(fā)展，強(qiáng)化現(xiàn)代化管理手段，推動檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。電子檔案是科學(xué)技術(shù)的產(chǎn)物，相對于紙質(zhì)檔案具有記錄方便和準(zhǔn)確率高等特點，能夠及時記錄醫(yī)療機(jī)構(gòu)中活動的影像。醫(yī)療機(jī)構(gòu)人員需要結(jié)合醫(yī)院黨建檔案的實際情況，建立電子黨建工作檔案，確保檔案信息記錄的及時性和時效性，促進(jìn)檔案檢索的便捷性，使電子檔案取得良好的應(yīng)用效果，實現(xiàn)資源共享。
4結(jié)語
醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)作為人們普遍關(guān)注的行業(yè)，需要意識到黨建工作檔案規(guī)范化管理的重要性，本文通過對當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)黨建工作的開展情況進(jìn)行研究，并結(jié)合醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展特點，將檔案作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的重要信息資源，為黨建工作提供翔實的史料和重要的依據(jù)，以期保持黨建的特色，保障衛(wèi)生行業(yè)的健康發(fā)展。
作者:孟理偲 單位:恩施州中心醫(yī)院
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檔案館管理體系的核心便是檔案管理，加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化管理一方面可以有效做好檔案征集工作，不斷地豐富館藏；另一方面也可以推動檔案管理工作持續(xù)、有序的進(jìn)行。要做好檔案工作，需要利用相關(guān)的法律法規(guī)規(guī)范化管理檔案的征集工作。因此，新時期下，各檔案館在開展檔案征集工作的同時，應(yīng)出臺和完善相關(guān)的檔案征集管理條例和辦法，對檔案進(jìn)行有效地利用和保護(hù)，從而才能更好的保證檔案工作的順利開展。
1.檔案工作中存在的問題簡析
1.1嚴(yán)重缺乏檔案征集的意識
受傳統(tǒng)觀念的影響，當(dāng)前我國檔案工作人員仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式“重視收集、輕征集”。一些工作人員缺乏主動征集檔案的意識，不愿主動走出去拓寬征集渠道，工作積極性不高，嚴(yán)重制約了檔案征集工作的順利進(jìn)行。此外，由于對檔案管理工作的重要性缺乏宣傳，導(dǎo)致社會群眾及一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案征集工作的認(rèn)識不到位，不愿配合或支持這項工作。
1.2缺乏完善的檔案征集機(jī)制
新時期下，隨著相繼出臺《檔案法》及其《實施辦法》，同時一些地區(qū)也根據(jù)實際情況制定了相應(yīng)的規(guī)定，在一定程度上有效地促進(jìn)了檔案征集工作的發(fā)展。但由于缺乏完善的檔案收集、征集方面的法律制度，部分相關(guān)法律法規(guī)存在模糊不清的狀況，缺乏健全完善的相關(guān)組織保障體系，從而嚴(yán)重阻礙了征集工作的發(fā)展進(jìn)度。
1.3檔案征集方式較滯后
當(dāng)前我國各級檔案館為了確保檔案工作的順利開展，在檔案征集工作方面花費的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到經(jīng)費、庫房等方面的限制，檔案征集方式仍然以主動宣傳、被動接受為主的方式，沒有采取新的手段，因此，在很大程度上減少了征集渠道，也不能與民間、市場相聯(lián)系，不能全面了解檔案資料情況。
2.對檔案工作規(guī)范化管理的探討
為了對檔案工作加強(qiáng)規(guī)范化管理，檔案工作人員必須采取措施，嚴(yán)格規(guī)范檔案征集工作中的各個工作步驟和工作流程，制定相關(guān)的規(guī)定和制度，作為檔案征集工作管理的依據(jù)。只有從源頭上規(guī)范化了檔案的征集工作，才能從根本上保證檔案工作的規(guī)范化管理。
2.1制定合理可行的工作計劃
在檔案征集工作的整個流程中，提前制定合理可行的工作計劃對整個征集工作的順利開展有著重要的指引作用，是評估和鑒定征集對象的重要依據(jù)之一。一般來說，檔案征集計劃的主要內(nèi)容包括征集的方式、原則、標(biāo)準(zhǔn)及范圍等，檔案工作人員應(yīng)該熟悉并明確每個階段的征集目標(biāo)，包括明確征集的重點以及整個征集過程的各項經(jīng)費預(yù)算等。征集的檔案應(yīng)交由征集人員進(jìn)行分類歸檔管理，由本單位的財務(wù)人員實行對檔案的接收。檔案工作人員應(yīng)根據(jù)征集對象的評估報告、征集檔案的審批表、持有人簽訂的征集協(xié)議、征集過程中的經(jīng)費支付憑證、專家鑒定回憶的會議記錄及檔案點交記錄表等方面對檔案進(jìn)行歸檔。
2.2提出征集意向，做好檔案評估
在檔案征集前，應(yīng)由兩名以上的檔案征集人員以書面的形式提出征集檔案的意向，并準(zhǔn)備好相關(guān)的征集材料，主要包括檔案征集意向書、檔案征集申請表、征集對象原件及相關(guān)材料。通過上交檔案征集意向書，可以確認(rèn)征集對象的持有人是否完全自愿地出讓征集對象，為了更好的提出意向，必須認(rèn)真記錄清楚征集對象的基本情況描述和持有人所提出的要求，將征集對象的名稱、所屬年代、出產(chǎn)地及數(shù)量等基本情況明確記錄在案，對持有人所提出的要求包括對所有權(quán)的分配情況等也應(yīng)一并記錄。除此以外，為了確保檔案征集的后續(xù)工作有序的進(jìn)行，工作人員還應(yīng)登記持有人的有效聯(lián)系方式并請對方確認(rèn)簽名。檔案征集表的準(zhǔn)備，一方面便于征集人員提出征集的意見和建議，另一方面也便于更好地確定評估專家。
2.3召開專家鑒定會
檔案工作人員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備好專家鑒定會的材料，主要材料包括檔案征集的意向書、申請表、征集對象的圖片和資料及征集對象的評估報告。從檔案征集專家?guī)熘谐槿〈舜舞b定會的鑒定人員，最后以專家對征集對象的鑒定會會議紀(jì)要形成文件，其中應(yīng)包括對征集價格方面的建議。由檔案整理人員將歸檔所需要的資料移交給業(yè)務(wù)檔案管理部門。在移交資料的時候，應(yīng)將征集對象的圖片和相關(guān)資料、檔案征集申請表和意向書的正本、征集對象專家鑒定會會議紀(jì)要及征集對象評估報告正本等按照程序移交給業(yè)務(wù)檔案管理部門。
為了認(rèn)真貫徹省政府辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省檔案局《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》（試行）的通知（川辦函[2005]103號）及省檔案局關(guān)于實施《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》的有關(guān)問題的意見（川檔發(fā)[2005]22號）文件精神，推動全市檔案工作的健康發(fā)展，現(xiàn)結(jié)合我市實際，提出如下貫徹意見：
一、提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。檔案工作規(guī)范化管理是繼檔案工作升級、目標(biāo)管理后的又一重大舉措，是檔案工作堅持與時俱進(jìn)的體現(xiàn)，是檔案工作由部門管理向政府明確要求的重大轉(zhuǎn)變，是政府機(jī)關(guān)貫徹檔案法的基本要求，是推動全市檔案工作邁上新臺階，更好地為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)的重要舉措。各級檔案行政管理部門要充分認(rèn)識開展檔案工作規(guī)范化管理的重大意義，深刻理解和把握規(guī)范化管理的標(biāo)準(zhǔn)和操作辦法，加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，確保工作的有序開展和質(zhì)量。
二、明確任務(wù)，統(tǒng)一要求。省檔案局關(guān)于檔案工作規(guī)范化管理的總體要求是：從2005年起，三年內(nèi)，檔案館全部實現(xiàn)規(guī)范化管理，三分之二達(dá)到省二級以上；機(jī)關(guān)、科技事業(yè)單位全部實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理；五年內(nèi)，有條件的非國有企業(yè)實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理。
為了積極穩(wěn)妥地推進(jìn)全市檔案工作規(guī)范化管理，保證工作質(zhì)量，我市由市檔案局統(tǒng)一組織對縣（區(qū)）機(jī)關(guān)、企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理省二級以上的考評，縣（區(qū)）檔案局組織省三級的考評。
復(fù)查是確保檔案工作等級水平的有效手段。我市將從2005年至2007年期間，對按照《四川省機(jī)關(guān)檔案工作等級標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行考評的單位進(jìn)行全面復(fù)查，按照《四川省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》重新確定檔案管理等級，并進(jìn)行重新頒證和換牌，復(fù)查工作采取分級負(fù)責(zé)的辦法進(jìn)行，市檔案局對市級單位進(jìn)行復(fù)查，各縣（區(qū)）檔案局對縣（區(qū)）所屬單位進(jìn)行復(fù)查。對已實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的單位要通過定期或不定期復(fù)查，確保檔案工作不滑坡，市檔案局將對各縣（區(qū)）復(fù)查情況進(jìn)行抽查。
《四川省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》中檔案館標(biāo)準(zhǔn)適用于本行政區(qū)域內(nèi)的國家綜合檔案館、專門檔案館，機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、商業(yè)金融流通企業(yè)、中小學(xué)校、文化事業(yè)單位，企業(yè)、科技事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)適用于工業(yè)企業(yè)、大專院校、職教、衛(wèi)生、科研、設(shè)計等單位。
各級檔案行政管理部門要按照省政府的要求，緊緊依靠當(dāng)?shù)卣浞诌\(yùn)用政府行政職能，明確開展檔案工作規(guī)范化管理的措施，積極加以落實。要加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，三年內(nèi)按照40%、30%、30%的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的進(jìn)度，確保各地檔案工作規(guī)范化管理步伐與省檔案局的總體要求相適應(yīng)。
三、堅持標(biāo)準(zhǔn)，把握內(nèi)涵。《四川省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》是開展檔案工作規(guī)范化管理的有效載體，各級各單位必須不折不扣地貫徹執(zhí)行。各級檔案行政管理部門要對本行政區(qū)域內(nèi)已達(dá)標(biāo)升級單位進(jìn)行新標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，使各單位充分把握標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)涵，嚴(yán)格按照要求開展工作。
為了保證工作的質(zhì)量，我市統(tǒng)一規(guī)定：1、省三級必須配備計算機(jī)及檔案管理軟件，省二級以上必須有檔案專用庫房，配備去濕機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、防磁柜等設(shè)備。2、所有單位都必須開展檔案計算機(jī)管理，市級單位統(tǒng)一使用思源檔案管理軟件，各縣（區(qū)）可自行決定本行政區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一使用的檔案管理軟件。3、在開展檔案工作規(guī)范化管理之前三年內(nèi)，不得有違反檔案法事件發(fā)生。
