時間：2023-06-07 15:58:05
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論文摘要：檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是21世紀(jì)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展、不斷創(chuàng)新的必然趨勢和歷史性任務(wù)。
隨著信息化浪潮涌現(xiàn)，信息化從理論方式技術(shù)手段，都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程，不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們要正視這種發(fā)展與變化，準(zhǔn)確地反握新時期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢、新要求，以檔案資源信息化推動檔案管理現(xiàn)代化。
近年來，雖然檔案工作得到較快的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化水平有一定的提高，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進水平相比，還有一定的差距，不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此，就采取各種措施，加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。
1檔案工作現(xiàn)代化的必要性
實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化是社會主義市場經(jīng)濟對檔案工作的要求。在建設(shè)社會主義市場經(jīng)濟的過程中，要從總體上提高現(xiàn)代化水平，必須摸清國際國內(nèi)的動態(tài)，了解過去和現(xiàn)狀，以及今后的發(fā)展趨勢，才能確定今后努力的目標(biāo)和方向。而要做到這一點，就要求檔案部門能迅速、準(zhǔn)確地提供現(xiàn)代化所需的檔案材料。面?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方法則無法滿足這種需要，春有采用現(xiàn)代化手段，才能在較短時間內(nèi)，迅速查閱到利用者所需要的檔案材料，及時提供利用。所以，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，是適應(yīng)我國實現(xiàn)現(xiàn)代化，趕超世界先進水平的必然要求。
實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量急劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。同時，利用者也對檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時地?zé)o遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài)，無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。面科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是電子計算機及通訊技術(shù)的廣泛應(yīng)用，能為實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。
2檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容
新時期檔案管理現(xiàn)代化是一個相對的、運態(tài)的、發(fā)展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時期檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正逐漸形成和發(fā)展。
2．1檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化
它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學(xué)技術(shù)裝備起來，實現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運用電訊設(shè)備、電子計算機技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如：廣泛使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計工作，并把電子計算機與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機結(jié)合起來，將會有效地實現(xiàn)檔案管理自動化。
2．2檔案工作組織與管理現(xiàn)代化
檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo)，運用管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學(xué)化、管理機構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實踐，在實踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。
2．3檔案干部知識化
由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識和業(yè)務(wù)知識的檔案專業(yè)干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進取的精神，還應(yīng)懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術(shù)操作和管理，在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。
2．4檔案資源信息化
在信息時代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導(dǎo)，以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息和系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)和傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，可以預(yù)見，在未來20年，檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。
2．5檔案保護現(xiàn)代化
傳統(tǒng)意義上檔案保護現(xiàn)代化主要是指檔案庫房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學(xué)性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點內(nèi)容，而且，它不僅研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內(nèi)容的安全性、真實性與完整性。
2．6檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化也是檔案管理現(xiàn)代化的一項重要基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的，檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項工作能夠有機地聯(lián)系起來，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)和溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。
3檔案工作現(xiàn)代化的作用
利用計算機檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時間，提高服務(wù)質(zhì)量。
利用計算機和現(xiàn)代通訊設(shè)備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實的科學(xué)研究和各方面利用檔案信息的中心。
縮微技術(shù)與計算機的廣泛運用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計算機輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之"延年益壽"，留傳給子孫后代。
一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強調(diào)文件從始至終都是一個完整的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產(chǎn)生文件的機關(guān)、為發(fā)揮其原始價值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。
依據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構(gòu)來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構(gòu)便應(yīng)運而生了。國內(nèi)外學(xué)者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質(zhì)量降低進而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用導(dǎo)致檔案部門信息服務(wù)功能降低也導(dǎo)致了檔案部門地位的降低。
隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。
最早產(chǎn)生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學(xué)術(shù)界仍未取得完全一致的認(rèn)識。我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機構(gòu)構(gòu)成一個嚴(yán)密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機關(guān)檔案室。然而筆者認(rèn)為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構(gòu)的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。
檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。
一、公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。
二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；數(shù)字化；管理效率
0.前言
檔案管理信息化對檔案工作者提出了新的技能要求，檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時展的要求。數(shù)字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時間、空間的限制，在任何地點、時間只需有一網(wǎng)的電腦，就可以進入檔案管理系統(tǒng)查閱所需要的檔案信息。檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不僅是提高檔案利用率非常有效的手段，而且還能提高檔案的管理效率。
1.檔案工作的信息化
一是隨著社會的發(fā)展，公民的知情權(quán)在很大程度上得到提高。檔案信息的開發(fā)更多地關(guān)注現(xiàn)實和大眾需求，檔案工作者要有信息意識，應(yīng)具備對信息真?zhèn)芜M行準(zhǔn)確鑒別、區(qū)別對待的能力。二是現(xiàn)代傳媒技術(shù)的發(fā)展使檔案信息的傳播形式呈現(xiàn)出多樣性的特征。原有檔案信息的編輯速度不能適應(yīng)高速的信息傳播和應(yīng)用速度，這就需要檔案工作者具備在新的傳媒技術(shù)條件下對信息的有效檢索、評價、使用和傳播的能力。三是現(xiàn)代傳播手段給檔案信息傳播帶來了很大的便利，但網(wǎng)絡(luò)黑客技術(shù)、病毒、木馬等安全隱患一直存在。檔案工作者必須樹立信息安全意識，在傳播過程中，不僅要注意自身的保密工作，更要注意避免丟失信息造成信息遺漏。四是隨著公眾的檔案意識和信息意識的增強，利用檔案信息的用戶不再局限于專業(yè)人員和政務(wù)系統(tǒng)工作人員，因此信息傳播內(nèi)容要具備廣泛性與實用性。
2.檔案信息的數(shù)字化
檔案信息化建設(shè)作為一個系統(tǒng)工程，而檔案信息的數(shù)字化則是這個系統(tǒng)工程中的基礎(chǔ)部分，沒有檔案信息的數(shù)字化，檔案信息化建設(shè)就無從談起。
對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理主要有三種方式：第一種是通過計算機人工錄入；第二種是通過掃描儀掃描由字符識別軟件（OCR）識別，制成文本文件；第三種是將檔案文件的每一頁看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由數(shù)碼照相機或掃描儀按頁拍照或掃入計算機制成圖形文件。前兩種方式占據(jù)空間小，是一種真正意義上的全文數(shù)字化，但紙質(zhì)檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時采用前兩種方式就會暴露出如下致命弱點：采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時還不能馬上勝任此項工作，差錯率大且核對困難，投入大，收效慢；用OCR字符識別的準(zhǔn)確率低，尤其對于手寫體字跡或印刷質(zhì)量稍差的字跡；而第三種方式實現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓(xùn)，即可操作機器，且工作可以定量化，差錯率相對較低，即便有一些錯掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。如果能采用先進的高速掃描機，那么對檔案信息數(shù)字化無疑是如虎添翼。另外，還因為圖像掃描保持了檔案原件本來面目，可以使利用者在看到文字內(nèi)容的同時，也能看到紙質(zhì)檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開展一些更深入的研究。對于實物檔案則可以通過用數(shù)碼相機對實物進行拍照， 以數(shù)字圖像的形式存儲到計算機存儲設(shè)備中。
對于聲像檔案的數(shù)字化主要包含兩方面內(nèi)容：一是將普通攝像機拍攝的模擬視頻信號可以通過專門的視頻采集設(shè)備將之?dāng)?shù)字化，并加工成數(shù)字視頻檔案；二是指通過數(shù)碼攝像機拍攝下來的錄像，本身就是數(shù)字視頻，輸入到計算機直接就可以通過視頻編輯軟件加工成數(shù)字化視頻檔案。
通過運用計算機技術(shù)與多媒體技術(shù)，所有的檔案信息都能以數(shù)字化的形式存儲，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強化；而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介，給長期以來沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標(biāo)簽”。
3.數(shù)字化檔案信息的管理
我國各級各類企業(yè)檔案部門開展檔案管理數(shù)字化的實踐與探索始于20世紀(jì)90年代，隨著計算機、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化的應(yīng)用技術(shù)和水平也隨之不斷發(fā)展和提高，大致可以歸納為三方面的發(fā)展方向。第一、檔案文件目錄信息檢索系統(tǒng)的建立與應(yīng)用。檔案文件目錄信息檢索系統(tǒng)的應(yīng)用，應(yīng)該說是計算機技術(shù)與檔案工作的最早結(jié)合點。由于檔案館（室）的庫藏檔案數(shù)量巨大，檔案的利用頻繁，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案部門利用計算機技術(shù)進行檔案目錄或?qū)ｎ}文件級目錄著錄，以達(dá)到快速檢索的目的，檢索工具的數(shù)字化帶來的優(yōu)勢盡顯無遺。第二、“文檔一體化”管理。1992年國家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，許多檔案部門嘗試?yán)糜嬎銠C技術(shù)實現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時到文件辦結(jié)歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過程。“文檔一體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比，避免應(yīng)歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質(zhì)量。第三、檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)。我國檔案工作數(shù)字化管理起步時間較晚，目前還是以針對上述檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理為主，停留在檔案工作數(shù)字化管理的初級階段，數(shù)字化管理的優(yōu)勢和潛能并未充分發(fā)掘出來。檔案工作作數(shù)字化管理系統(tǒng)實際上是一個可以涵蓋檔案行政管理和業(yè)務(wù)管理、檔案信息開發(fā)利用工作等諸方面的大型的系統(tǒng)工程，如檔案自動編目和自動檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理、計算機輔助立卷、檔案自動標(biāo)引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動化、檔案庫房保護技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是檔案管理智能化、自動化的具體體現(xiàn)，更是檔案管理數(shù)字化全面實現(xiàn)的基礎(chǔ)。
4.檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化實現(xiàn)信息的高度共享
檔案信息只有在傳遞過程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價值，以往信息存在于一次文獻即檔案原件或經(jīng)過處理的二次文獻范疇內(nèi)。人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、靜電復(fù)制或拍攝等形式來獲取需要的信息。但檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能。數(shù)字化了的檔案信息在傳遞過程中可以同時進行多向傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且通過因特網(wǎng)可以方便地進行遠(yuǎn)程傳遞，不受時間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時間任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。
檔案信息傳輸平臺應(yīng)首先構(gòu)建的是檔案館局域網(wǎng)也可稱為內(nèi)網(wǎng)，一般的要求是在遵循統(tǒng)一的通信協(xié)議前提下，通過網(wǎng)絡(luò)連線將各個部門和所屬各單位檔案部門的計算機資源整合在一起。各部門和各單位的個體計算機通過網(wǎng)絡(luò)共享網(wǎng)絡(luò)信息資源，同時為檔案館核心數(shù)據(jù)庫提供檔案信息。其次是構(gòu)建外網(wǎng)、公眾網(wǎng)等，可使檔案信息通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進入信息交流的大動脈——互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案資源的共享。
檔案信息化建設(shè)的最終目的就是要切實加強檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，使檔案信息資源實現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，以滿足社會各方面日益增長的利用檔案信息的迫切需要。
[關(guān)鍵詞]檔案 公司發(fā)展 現(xiàn)代化 管理
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）10-0331-01
雖然檔案管理工作現(xiàn)階段取得了許多新突破，建立完善了檔案管理的各項規(guī)章制度，初步建立了檔案目錄計算機檢索功能，提高了工作效率，但仍存在許多問題：
一、開放意識與創(chuàng)新意識不強
檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現(xiàn)狀”、“不講求社會效益和經(jīng)濟效益”等舊觀念。
二、許多基層單位重“藏”輕“用”
一些部門在工作中，忽視了檔案的作用，檔案信息資源開發(fā)不足，造成大量信息資源閑置。
三、檔案收集工作缺乏力度
收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作處于被動地位，一般是移交什么就接收什么，應(yīng)該歸檔的材料散失在個人手中，檔案缺失嚴(yán)重。
四、檔案管理與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象
由于公司檔案資源不夠豐富。只注重產(chǎn)品、基建、設(shè)備、人事、文書等檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集整理，影響了公司檔案的系統(tǒng)性和完整性；檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代或者缺失現(xiàn)象。
五、檔案管理人員少，專業(yè)素質(zhì)不高、工作積極性不高
檔案專業(yè)人員所占比例小，多數(shù)為傳統(tǒng)檔案工作“傳、幫、帶”的“繼任者”或長期沿襲下來的工作經(jīng)驗。許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時展，缺乏創(chuàng)新和活力。
通觀檔案工作中諸多問題，不難發(fā)現(xiàn)，要想檔案管理工作走上系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化的道路，必須從以下幾方面入手：
（一）要有效地推進檔案的系統(tǒng)化管理
需要建立新的檔案工作機制，進行部門整合，設(shè)立檔案中心，加強檔案行政管理部門在公司行政管理職能的組織地位。檔案中心應(yīng)在傳統(tǒng)的產(chǎn)品、會計、人事等檔案管理職能中增設(shè)底圖保管職能和曬圖職能，這樣集中統(tǒng)一管理，藍(lán)底不分家，檔案中心直接掌握曬制底圖的部門、數(shù)量、流向，全程監(jiān)控公司技術(shù)檔案資料完整與安全，防止失密和泄密，檔案中心具有檔案實體保管和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)雙重職能。
（二）完善檔案管理制度
要想企業(yè)走的更遠(yuǎn)、更穩(wěn)，必須有完善的制度做支撐，要從領(lǐng)導(dǎo)、部門、員工三方面進行努力：
1、要有效地推進檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，最關(guān)鍵的是領(lǐng)導(dǎo)要有重視檔案的意識。單位領(lǐng)導(dǎo)或主管和分管檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)參與上級部門組織召開的檔案方面的宣傳會、培訓(xùn)會、經(jīng)驗交流會，從而增加對檔案的了解，檔案意識就會進一步提高。才能帶頭去遵守檔案管理制度，為員工樹立標(biāo)桿，這才是推進檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的重中之重。
2、要有效地推進檔案的規(guī)范化管理，必須要建立健全檔案中心管理制度和與各相關(guān)部門之間的工作制度。做到有章可循，有法可依。具體有以下兩方面：
（1）內(nèi)部管理。建立健全納入檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制度、目標(biāo)管理制度、綜合計劃制度，使檔案管理的各項工作環(huán)節(jié)都按一定的標(biāo)準(zhǔn)來進行。如制定案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使分類組卷達(dá)到最佳水平；制定檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，以確保進室質(zhì)量；制定整理、鑒定、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn)，使各項管理工作規(guī)范化、統(tǒng)一化。建立健全檔案管理工作流程管理制度。通過抓好各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，對檔案工作管理質(zhì)量的提高具有重要意義。
（2）外部協(xié)調(diào)。督促和領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門制定檔案工作制度，明確目標(biāo)，督促相關(guān)業(yè)務(wù)人員對檔案工作人員進行文件的解讀和培訓(xùn)。督促和領(lǐng)導(dǎo)本單位收文、行文機構(gòu)向檔案室歸檔工作，賦予檔案工作人員指導(dǎo)行為和歸檔的權(quán)利，保證檔案工作的順利進行。同時，建立與相關(guān)部門的資源共享制度。每個人的人事檔案是動態(tài)的不斷變化的，人事部門隨時會產(chǎn)生任免、調(diào)資等歸檔材料需要及時放入個人檔案袋中，面對檔案工作人員少，工作量大的情況，對這些材料進行整理、編號的過程是一個重復(fù)費力的環(huán)節(jié)。如果人事部門信息庫增加“人事檔案號”項目，使打印出來的人事檔案材料直接帶上檔案號，可以大大提高工作效率
3、要有效地推進檔案的正規(guī)化管理，必須要加強檔案工作人員的管理和培訓(xùn)：
（1）檔案工作人員必須要有較高的政治素質(zhì)，要有埋頭苦干、無私奉獻的高尚的道德情操，必須忠誠可靠，意志堅定，嚴(yán)守公司秘密，這是由檔案工作的性質(zhì)和特點決定的。檔案工作人員也要履行《檔案法》賦予的權(quán)利，對檔案的前期控制工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查。
（2）適時舉辦檔案基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo)，另一方面，組織檔案管理人員到先進單位學(xué)習(xí)檔案管理先進經(jīng)驗和操作技能，以促進檔案工作健康、平衡發(fā)展。
綜上所述，要想有效的推進檔案工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化管理，需要領(lǐng)導(dǎo)、員工、職能部門三方面的努力，缺一不可。
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2、依法治檔，建章立制。法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求，檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3、加強業(yè)務(wù)，提高能力。檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還應(yīng)要求檔案員真正堅持“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實”理念。加強檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員，運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)、提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步、推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
4、穩(wěn)定隊伍，改善條件。要采取切實措施，建立一支有較好政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的相對穩(wěn)定的檔案干部隊伍。專職檔案干部屬專業(yè)人員，與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對待，按有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調(diào)動。檔案部門的經(jīng)費，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，從學(xué)校經(jīng)費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便于開展工作。檔案館（室）的庫房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)校基本建設(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。
5、注重收集，科學(xué)管理。學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學(xué)校文件材料收集整理，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，要強化文書管理，抓好學(xué)校活動所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對有請示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。檔案人員在復(fù)印文件材料時，對有價值且需要歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)留下原件，以備日后歸檔。同時，要按照檔案管理的要求，在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫，做好檔案的編目、檢索、編研工作，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供檔案利用工作的需要。
6、提供服務(wù)，開發(fā)利用。檔案管理的根本目的在于檔案利用。學(xué)校檔案信息資源的開發(fā)與利用，要堅持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準(zhǔn)確、迅速。強化學(xué)校檔案室的服務(wù)功能，努力開發(fā)其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學(xué)校特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學(xué)化、管理機構(gòu)高效化、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，不斷增強檔案室的綜合服務(wù)功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。
1.1創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)
以往施行的檔案管理機制的重點第一是方便搜索，使用，第二是保障檔案安全。檔案管理體系縱向運用前進時，會體現(xiàn)和別的運用體系綜合的狀況，例如文檔管理整體性。針對這種綜合，要用革新思想來解決好各個部分的沖突。并且電腦體系以及網(wǎng)絡(luò)自身在安全部分都存在不足，硬件：人為亦或者自然災(zāi)難；軟件：受到病毒侵入。并且還沒有有關(guān)的內(nèi)部手段進行管理、安全思想脆弱等要素，容易讓網(wǎng)絡(luò)不法分子趁虛而入。
1.2標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)
因為檔案本身的繁瑣性，國內(nèi)政府的檔案管理系統(tǒng)十分繁瑣，不集中管理比較突顯。因為多處管理，各自有各自的規(guī)則，導(dǎo)致了管理規(guī)范化統(tǒng)一難。檔案方面依據(jù)的法律法規(guī)較少，乃至對達(dá)50年歷史的檔案一定要密封級別都沒有相關(guān)的法律根據(jù)，導(dǎo)致很多的檔案由于密級狀況沒辦法施展其作用。
1.3技術(shù)支持不全面
一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。
2如何改進檔案信息化管理工作
2.1轉(zhuǎn)變管理模式
伴隨著現(xiàn)代化管理措施以及裝置的引入，尤其是電腦、縮微、光盤、多媒體等技術(shù)的前進為現(xiàn)在檔案管理的前進供應(yīng)了優(yōu)越的條件，現(xiàn)在措施推動以往的檔案管理形式面對著新的前進。現(xiàn)在，檔案管理作業(yè)的關(guān)鍵也符合數(shù)字化管理的需求，檔案管理從以前的實物改變到信息能源的管理，使用信息為管理宗旨，對產(chǎn)生的各類檔案開展數(shù)字化制作，使用現(xiàn)代化措施對檔案信息能源開展管理。檔案使用信息化能夠多次重復(fù)、多平臺的使用，必須經(jīng)過信息化，才能夠完成檔案信息能源的運用價值，可以為經(jīng)濟前進、科學(xué)技術(shù)前進等方面供應(yīng)更加完整、更加便利、更加高效的服務(wù)；可以創(chuàng)建出更高的社會以及經(jīng)濟利益，促進其成為將來信息社會前進的珍貴戰(zhàn)術(shù)能源。
2.2加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
電子電腦措施是現(xiàn)在新措施改革的先進措施。電子電腦擁有計算數(shù)據(jù)塊、精準(zhǔn)度高，儲存資料以及邏輯辨別性能高并且主動開始計算等特征，在文件的管理上，使用電腦開展資料的收取、搜索、讀閱、奉還，還有辨別到時間需要消滅的資料等檔案的管理作業(yè)。在檔案管理中，使用電腦進行檔案的搜集、收拾、編寫搜索方式、實質(zhì)簡介以及編寫內(nèi)目次，還能夠供應(yīng)庫房使用。在特別檔案作業(yè)中，例如編寫大規(guī)模搜索工具、為檔案的研發(fā)作業(yè)供應(yīng)服務(wù)和檔案計算等作業(yè)。所以第一先把電子電腦裝置到硬件上，提升各種檔案管理室使用電腦以及網(wǎng)絡(luò)措施的運用水平，慢慢提升檔案信息化程度。第二要創(chuàng)建以及健全局域網(wǎng)絡(luò)。使每一項作業(yè)都網(wǎng)絡(luò)化，增強檔案的使用。
2.3建立有效的信息系統(tǒng)
首先，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。在電子檔案使用過程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
2.4提高檔案工作者專業(yè)素質(zhì)
現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊伍是至關(guān)重要的：首先，檔案管理者必須具多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)及檔案自動化管理等有關(guān)專業(yè)知識和基本技能。再次，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造及培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法建立復(fù)合型人才群體和梯隊型人才結(jié)構(gòu)。
3結(jié)束語
關(guān)鍵詞：船舶檔案管理；新理念；信息化
中圖分類號:F407.474 文獻標(biāo)識碼：A
引言
隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的迅猛進步，我們社會已經(jīng)金熱了信息化的時代。在此時代背景下，加強信息化建設(shè)以成為各行各業(yè)的必然要求。船舶檔案能夠較為準(zhǔn)確的反映航道及水運的發(fā)展軌跡。因此，加強船舶檔案管理的信息化建設(shè)對航道的維護、建設(shè)等具有更加重要的作用。
一、創(chuàng)新檔案管理理念，實現(xiàn)船舶檔案管理信息化的積極作用
（一）提高船舶檔案管理的辦公效率
在傳統(tǒng)的手工式檔案管理中檔案的收集、整理、保管、分類等各個環(huán)節(jié)都需要人工的參與，而眾所周知人工參與的過程中出現(xiàn)失誤的幾率較大，對檔案管理造成了極壞的影響。而實現(xiàn)船舶檔案管理信息化則可在一定程度上有效保證信息錄入的準(zhǔn)確性，進而達(dá)到節(jié)省時間的目的，使檔案管理工作的辦公效率得到明顯提高。
（二）信息化管理有利于船舶信息資源間的共享
傳統(tǒng)手工式的檔案大多僅有一份，復(fù)制或抄寫較為困難，對需求信息的查找也較為困難，因此在管理上難以實現(xiàn)船舶信息資源的共享。而實現(xiàn)了船舶管理的信息化后，對計算機、網(wǎng)絡(luò)、大型數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的應(yīng)用就使船舶檔案的管理顯得更加便利，資源之間的共享就更加方便。
（三）信息化管理有利于船舶檔案的穩(wěn)定性保存
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存方面的穩(wěn)定性不夠高，尤其是紙質(zhì)的信息特別容易受到外界環(huán)境如火災(zāi)、水災(zāi)、腐蝕、蟲鼠嚙咬等嚴(yán)重影響。即使不受外界環(huán)境的影響，經(jīng)過較長時間后紙質(zhì)檔案必然會出現(xiàn)各種自然損耗現(xiàn)象。但是，檔案的信息化管理則可以使檔案信息與檔案載體之間實現(xiàn)異質(zhì)分離，以便于信息化檔案的長久保存和及實的查詢利用。
（四）信息化管理有助于提高船舶信息傳遞的速度及安全性
在日常的檔案管理工作中，文件之間的相互傳遞通常采用傳統(tǒng)的郵政系統(tǒng)手段，一方面?zhèn)魉蜁r間會受到距離長短的限制，另一方面還常常會發(fā)生工作人員將某些文件在傳遞過程中丟失或延誤的情況，給檔案管理人員的歸檔工作及其他人員的檢索利用帶來很大的不便。而利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行管理，則可以直接通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，有效地提高了文件傳遞的安全性和及時性。
二、創(chuàng)新檔案管理理念，實現(xiàn)船舶管理信息化的有效措施
（一）深化對船舶檔案管理的認(rèn)識，加強組織領(lǐng)導(dǎo)
要想創(chuàng)新檔案管理理念，實現(xiàn)船舶檔案管理信息化，首先應(yīng)當(dāng)深化相關(guān)工作人員對船舶檔案管理的認(rèn)識。這就要求各局、分局及船間的各級領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管領(lǐng)導(dǎo)必須加強檔案管理的責(zé)任意識，充分認(rèn)識到船舶檔案管理在航道事業(yè)發(fā)展過程中的重要意義。其次，應(yīng)加大船舶檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)的資金投入，為檔案室配置計算機、打印機、掃描儀、復(fù)印機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。
（二）建立健全船舶檔案的三級管理機制
除深化對檔案管理的認(rèn)識外，建立健全船舶檔案的三級管理機制也是創(chuàng)新檔案管理理念、實現(xiàn)船舶檔案管理信息化的關(guān)鍵所在。這就要求船舶信息化管理工作必須明確各級管理人員的職責(zé)，實現(xiàn)管理的制度化、規(guī)范化。其一，明確檔案管理督導(dǎo)員職責(zé)，即制訂相關(guān)管理規(guī)定及規(guī)章制度，負(fù)責(zé)各種資料、報告、文件的收集整理和歸檔管理；制訂船舶維修、保養(yǎng)方案、計劃，督促員工按操作規(guī)程行駛船艇和按規(guī)定對船舶進行保養(yǎng)、維修；制訂各種應(yīng)急方案，掌握天氣變化情況，正確指揮船艇機動，保證船舶在緊急狀態(tài)下按正確方法操縱，確保船艇安全等。其二明確船舶管理員的職責(zé)，即定期對船舶狀況進行排查，并將檢查的結(jié)果及時歸檔；加強對船舶動態(tài)監(jiān)控，及時對駛?cè)敕沁\營水域附近的船舶、違反安全管理規(guī)定的船舶發(fā)出警告并及時采取有效措施；發(fā)生水上交通事故立即向船務(wù)部主管領(lǐng)導(dǎo)報告并接受海事部門的調(diào)查處理等。其三明確船舶崗位人員職責(zé)，即協(xié)助檔案管理員將各個傳播的信息落實到位，確保信息的準(zhǔn)確度；對于存在安全隱患或重大不安全因素，及時匯報并進行整改或停止作業(yè)，并及時記錄相關(guān)信息；協(xié)助健全各種管理制度等。
（三）進一步推進船舶檔案管理的現(xiàn)代化進程
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進步，進一步推進船舶檔案管理的現(xiàn)代化進程則顯得十分重要。這就要求船舶檔案管理必須進一步引進科學(xué)的管理思想，并不斷創(chuàng)新管理方式。尤其是面對信息網(wǎng)絡(luò)時代的沖擊，盡快使船舶檔案管理脫離傳統(tǒng)的手工管理逐步變成計算機管理，運用計算機加強船舶技術(shù)檔案管理的收集、傳遞、開發(fā)和利用，充分發(fā)揮計算機技術(shù)在檔案管理中的積極作用。如利用計算機條碼技術(shù)將各個船只的機械設(shè)備進行編碼，然后統(tǒng)一錄入計算機數(shù)據(jù)庫。這樣就可以利用數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)對各個船只的使用情況、維修保養(yǎng)情況等進行匯總、整理和管理，以提高檔案管理的質(zhì)量及效果。
（四）加大對船舶信息的開發(fā)力度
加強檔案信息化管理的目的就是方便日后對信息的利用。因此，加大檔案部門對船舶技術(shù)檔案的利用率及對信息的開發(fā)力度，也可以加快檔案管理的信息化建設(shè)。這就要求船舶檔案管理人員在日常工作中堅持服務(wù)的宗旨，針對航道生產(chǎn)及船舶運營的特點，不斷擴充檔案服務(wù)的內(nèi)容及領(lǐng)域，并提高檔案服務(wù)額質(zhì)量和水平。
（五）引進并培養(yǎng)檔案信息化管理的人才
提高船舶設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)也是實現(xiàn)船舶技術(shù)檔案管理信息化的重要方面。因此，檔案管理部門必須重視工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，可定期組織開展一些檔案管理的學(xué)術(shù)交流活動， 邀請檔案管理專家來局講座、指導(dǎo)，或組織檔案管理人員到先進單位參觀學(xué)習(xí)。其次，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，使檔案管理工作人員要有高度的政治責(zé)任心、政治敏銳性和嚴(yán)明的政治紀(jì)律， 避免失密和泄密現(xiàn)象的發(fā)生。再者，應(yīng)提高檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。尤其是深造計算機應(yīng)用及檔案管理的能力，以保證檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定。
結(jié)語
綜上所述，創(chuàng)新檔案管理李奶奶，實現(xiàn)船舶檔案管理的信息化建設(shè)對船舶行業(yè)的進一步發(fā)展具有重要意義。因此，我們必須從深化認(rèn)識，引進和培養(yǎng)信息化管理人才，建立健全三級管理制度等方面不斷探究實現(xiàn)船舶管理信息化的有效途徑。
參考文獻
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一、檔案管理的特性
檔案是人們在社會活動中?e累和保存下來的歷史記錄，由于社會活動的復(fù)雜性，歷史上存留下來的檔案不計其數(shù)，管理工作的本質(zhì)就是進行較長期的管理。正是由于檔案管理的長期性、重要性，所以必須要針對檔案保管工作加以研究。但是在實際的檔案管理工作過程中，由于有著多個不同的工作層而，并且每個不同層而所呈現(xiàn)出的特性也有所差異，從某種程度上來說，檔案管理本身限制了檔案在社會中的流通性，自身有著較為封閉的特性，這直接導(dǎo)致檔案管理工作中有著利用、保管的矛盾性存在。人們不斷尋找許多更合理的管理方法，使其更好地服務(wù)社會，這就需要通過新的視角和高度重新審視當(dāng)前檔案管理的熱點問題。
二、檔案管理現(xiàn)代化的背景以及必要性
檔案管理現(xiàn)代化就是指管理者秉承著現(xiàn)代管理理論科學(xué)，以現(xiàn)代的管理方式與手段為基礎(chǔ)，利用先進的科學(xué)設(shè)備與技術(shù)，管理員充分發(fā)揮自身的主動性、創(chuàng)造性、積極性，進而對檔案的管理以往的傳統(tǒng)管理方式進行改革，讓檔案管理完成到現(xiàn)代化、智能化、系統(tǒng)化的轉(zhuǎn)變。基于社會經(jīng)濟不斷進步的基礎(chǔ)上，現(xiàn)代科學(xué)計算機技術(shù)也得到了長足的發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐漸的應(yīng)用于各行各業(yè)的各個領(lǐng)域中。
在當(dāng)前社會飛速發(fā)展的過程中，通過檔案管理現(xiàn)代化管理工作的執(zhí)行，實際上有著至關(guān)重要的作用，首先，能夠高效、安全的直接通過互聯(lián)網(wǎng)電子形式的方式來對于檔案信息加以收集和管理，各個方面的信息檔案能夠更加便利的進行查閱，同時還能夠持續(xù)性的對檔案本身管理環(huán)境加以改善，最大限度的降低?n案信息所需要的存儲空間，這對于現(xiàn)代社會中大量檔案原件檔案管理起到了.定的促進作用。
三、檔案管理現(xiàn)代化
檔案管理現(xiàn)代化主要是管理人員基于現(xiàn)代化理論科學(xué)，通過有效管控方式，借助先進設(shè)備以及技術(shù)系統(tǒng)，全面激發(fā)管理人員主動積極性以及創(chuàng)新實踐能力，進而全面更新傳統(tǒng)檔案管理模式，令其向著現(xiàn)代化、系統(tǒng)性、智能化方向不斷發(fā)展。在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的同時，現(xiàn)代科技實現(xiàn)長足進步，特別是網(wǎng)絡(luò)信息手段更廣泛的滲透至各行業(yè)領(lǐng)域。伴隨現(xiàn)代社會信息化水平的提升，檔案管理也面臨更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)與考驗，而信息檔案則漸漸通過多重形式展現(xiàn)，總量不斷增加，令檔案管理難度以及任務(wù)量明顯增長，對調(diào)檔工作也提出了高標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案管理現(xiàn)代化體現(xiàn)了重要的現(xiàn)實意義，可有效合理的匯總搜集電子檔案信息，便利的查閱檔案內(nèi)容，優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，合理縮減存儲空間，對原件檔案管理體現(xiàn)了有效的影響作用。
四、檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用分析
（一）整分合原理
要想充分展現(xiàn)出檔案管理的重要性，提高檔案管理的效率，需要結(jié)合檔案管理的實際情況及檔案管理原理的要求，對檔案管理做好系統(tǒng)化和合理化的規(guī)劃工作，并對檔案管理人員的工作內(nèi)容進行明確的分工，明確自身的職能，將各個分工的事項進行有機的結(jié)合。從狹義的角度對檔案管理工作進行分析可知，檔案管理工作包括存儲、整理、收集、編研、統(tǒng)計及整理等方面的工作內(nèi)容。從廣義的角度對檔案管理工作進行分析可知，主要包括學(xué)會、宣傳出版、檔案館工作等方面的工作內(nèi)容。為了充分展現(xiàn)出檔案管理的重要性，提高檔案管理的工作效率，確保檔案管理的可靠性，要求檔案管理部門人員需要明確自身的職責(zé)，對實際的檔案管理工作進行分析，制定出合理的檔案管理工作目標(biāo)，提升檔案管理效果，減少檔案管理人員的工作量。檔案管理目標(biāo)是檔案管理人員希望能夠達(dá)到的理想檔案管理程度，是檔案管理人員工作的主要方向，有助于提高檔案管理工作的績效水平。各檔案管理部門在制定完檔案管理目標(biāo)后，要求每個檔案管理人員明確自身的職責(zé)和工作任務(wù)，做好明確的分工工作，提高檔案管理工作的組織性。
（二）系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理是檔案管理諸多原理的理淪基礎(chǔ)，其主要含義是指在檔案管理過程中將所有檔案管理的工作內(nèi)容科學(xué)地匯聚成一個整體，通過對整體工作內(nèi)容的劃分和整合來實現(xiàn)對檔案管理工作內(nèi)容的有效規(guī)劃，充分地發(fā)揮檔案管理過程中侮一個工作環(huán)節(jié)的作用，清除掉檔案管理工作中重復(fù)和不必要的內(nèi)容，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更進一步促進檔案管理工作的有序進行和健康發(fā)展。
（三）反饋
反饋是實行檔案管理現(xiàn)代化的指路明燈。檔案管理工作的信息反饋在于肯定檔案工作的自身價值。要將檔案信息所輸出的經(jīng)濟效益、社會效益全方位的進行反饋，才能認(rèn)識到檔案工作的重要作用。檔案信息輸出后，一方面承受著社會的檢驗，一方面被社會所利用，實行統(tǒng)一化的管理，簡化反饋程序，有利于檔案管理的改進與完善。
（四）加強管理的重視程度
加強對檔案管理的重視程度格外重要，只有從思想上重視檔案管理工作，才能夠管理好檔案。檔案管理的目的就是通過對各類檔案進行整理和分類，從而為經(jīng)濟社會各方面發(fā)展提供理論和政策依據(jù)。重視檔案管理，對檔案進行系統(tǒng)化的控制，能夠最大程度的節(jié)約人力成本，提升管理效率，為社會服務(wù)，為國家發(fā)展作出貢獻。
關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理
檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達(dá)到長期保存檔案信息，實現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展探索階段，在實施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資源的合理利用。
一、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析
（一）對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識
檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認(rèn)識，未認(rèn)識到信息技術(shù)對檔案管理的影響，信息技術(shù)對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率；二是實現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識是影響檔案管理效率的因素之一。
（二）對運用信息資源存在錯誤觀念
對運用信息資源存在錯誤觀念是影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認(rèn)為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務(wù)大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。
（三）檔案部門信息化水平存在差異
由于各地的經(jīng)濟水平不同，檔案部門的信息化施設(shè)以及管理人員的專業(yè)能力都會存在一定的差距，導(dǎo)致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計算機輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機操作，無法實現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。
二、加強檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考
（一）加強電子文件的管理
隨著計算機檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。
（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案
建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開計算機設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。
（三）提高信息化管理手段
提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點提供信息，組織信息，從而達(dá)到提高信息化管理手段的目的。
（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要需要做到以下幾點：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡(luò)上對檔案進行儲存、接收，并對檔案格式進行修改等工作，需要管理人員具備計算機知識與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)較強的管理人員。二是定期進行培訓(xùn)，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學(xué)習(xí)，以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓(xùn)可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時俱進，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是建立競爭機制，合理設(shè)置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加深對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的了解，提高信息化建設(shè)與檔案管理的能力。總之，對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考是具有重要價值的。
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