時間：2023-06-07 15:58:11
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—、引言
在一個企業中，檔案管理無疑是企業管理的一個子系統。對于非國有企業，能否探索出一條行之有效的檔案管理方法，其意義已經不僅僅在于是否有利于檔案學理論研宄的豐富和促進，更在于能否對該企業的生存和發展發揮其實際的事功。
我國對非國有企業檔案管理比較集中的探討始于上個世紀90年代，而有探討就必然有分歧。這種分歧既來自觀念上，也來自現實中。試以如下表述為例：對于眾多非國有企業，檔案行政管理部門應對它們進行調查、摸底、排隊，對不同行業、不同規模、不同經營方式的企業，做到心中有數，從而盡快制定、出臺一批地方檔案行政規章、管理標準、制度，盡量使企業不走彎路或少走彎路“抓執法檢查是最重要的一個環節”等等。筆者以為，這可以看作是傳統觀念的典型文本，是“計劃時代”“強勢政府”在檔案管理領域的精神延續。但是，實踐似乎在證明這種判斷對當代現實缺乏更宏觀和深入的分析。對當代中國而言，這是對政府的力量作了過于烏托邦，或者說過于樂觀的估計。其實在筆者看來，有學者指出的“理順關系”才是真正中的之語。雖然宄竟如何理順，這方面的研宄尚不夠深入，但有一點倒是達成了共識，即將法律監控作為國家對非國有企業控制的重要手段。猶為可貴的是，對于監控本身，有學者作出了清醒的認識和反思：監管中應堅持不干擾非國有企業生產經營活動，有利于促進非國有企業加強管理，提高經濟效益；有利于對國家和社會有保存價值檔案的安全保管，科學利用，合理流向。”“監控方法要靈活。……可以因地制宜，‘因企制宜’。”在這個意義上說，這種觀點不是袖手談經，卻體現了一種清醒、求實的色彩。
要談非國有企業的檔案管理工作，百轉千回，最終還是繞不過非國有企業檔案管理的原則和外部體制問題。事實證明，較為明確的、進一步探討這些問題的時機已然成熟。雖然如此，本文的目的并不在于提出一套具體、明確而放之四海皆準的操作程序，而僅在于對非國有企業檔案管理的原則和體制作一番同當下現實環境相契合的思考。
二、非國有企業檔案管理應遵循的原則
談及“原則”，不能不提及我國檔案工作的基本原則。1987年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法)規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。”這是用國家法律形式確定下來的我國檔案工作基本原則，是指導全國檔案工作的科學準則。既然如此，為什么在這里還要談‘非國有企業檔案管理應遵循的原則”？
筆者的本意是，前者的表述側重于宏觀層面，而這里談的“非國有企業檔案管理應遵循的原則”則更傾向于微觀視野。但是，不僅僅如此，更重要的在于1987年《檔案法》公布時所處的時代背景，即當時非國有企業無論從數量還是質量上在國民經濟體系中還僅僅處于“補充”的地位，質言之，國有企業大一統的局面并沒有被撼動。因此，“統一領導，分級管理”這樣的宏觀原則更多是對國有企業而言，其著眼點也不可能超越當時的社會現實。然而，當從產權到制度都與從前的國有企業迥異的非國有企業發展到今天成為一股不可忽視的力量時，我們顯然不宜再將原來的宏觀原則作過于教條和機械化的理解。因此，今天從微觀層面上提出“非國有企業檔案管理應遵循的原則”，可以說是改革深入發展的內在要求。這與其說是一種變革，毋寧說是一種發展、完善。
1、效益性原則
企業是以盈利為根本目的，從這個意義上說，市場經濟下的企業首要遵循的是效益原則。企業檔案管理講求效益性從根本上說是市場經濟的客觀要求和體現。
所謂效益，一是指管理成本最小，二是指收效最大。最合理、最富效益的管理模式，就是要在這一小一大間尋求一個最佳的平衡點。
效益性原則的貫徹過程，本身就是一個沖出偏見的過程一個審視成法的過程。如果能以國外企業的管理方式為鑒，那么日本的經驗讓人不無啟迪。日本實行的是政府主導下的市場經濟，既有別于英美式的自由市場經濟，也有別于西、北歐的社會市場經濟。日本民間企業在對重大事項進行決策時，一定要對投入資本額及預期收到的效果進行比較研宄。在實施“設置完備的檔案管理體制”時，日本的民間企業總希望獲取大大超過投入的成效。事實上，他們在實踐中很少走集中統一保管的道路，而是分散管理。民間企業按各自獨立的意志決策的管理方式，是日本社會適應現代化進程的一種制度選擇。
如果放到整個國家和社會的視野來考慮，效益性原則最終還涉及到非國有企業檔案管理的外部體制問題。在此背景之下，筆者愿意引入一個理論的參照系，即喬治。索羅斯在《開放社會：改革全球資本主義》—書中提出的關于一個開放社會的“基層化原則”。根據基層化原則，凡是由民間組織可以完成的事情不應該由政府來完成，凡是由個人或家庭可以完成的事情不應該由政府或民間組織來完成，其優越性正在于個人、民間以及其他基層單位能夠將決策和管理的合理性提升到最大限度，因為它們具備更為充分的人力、物力、動力以及知情程度來解決各自的問題。在這一思路下，除去企業和員工本身，各種官方色彩相對淡出的檔案中介機構、各種行業協會和檔案工作者協會將有所作為。關于這一體制問題，在后文還將進一步談及。
2、自主性原則
顧名思義，所謂自主性原則，即是由企業自身作為檔案管理的主體，企業檔案具體的收集、整理、保管、利用、機構設置、人員安排等由企業自己決定。筆者以為，這是由我國現行法律法規推導出的必然結論。
按照《中華人民共和國私營企業暫行條例》的規定：私營企業的資產屬于私人所有。”照此精神，非國有企業的檔案作為特殊財產，同其資產一樣也應該屬于資產的所有者擁有。道理不難理解，私營企業是以生產資料私有制為基礎的，而私營企業檔案是私營企業在從事生產、經營活動中形成的歷史記錄，它不是獨立產生的，是企業各項活動的伴生物。而把這個結論一般地推廣到整個非國有企業范疇，我們就完全可以說，產權制度的多樣性決定了檔案所有制的多樣性，企業產權歸誰所有，企業檔案也歸誰所有。從法理上講，此結論適用于《民法通則》關于財產權的一般規定。因此，非國有企業的所有者毫無疑問地享有其所有權、占有權、收益權和處分權，當然也包括檔案的管理權和很大程度上的處分權。
由此，曾有報章提到過的由檔案行政機關動員幫助非國有企業建檔的說法其實大有可斟酌之處。有求必應的“幫助”當在情理之中，越俎代庖的“動員”卻是師出無名。
然而，為什么上文只提到“很大程度上的處分權”呢？這是因為檔案作為企業活動的沉淀，同一般企業行為一樣，也在一定條件上具有經濟學上講的“外部性”一比如對檔案的第二價值的考慮，對國家安全的考慮。因此，《檔案法》第十六條有如下規定：集體所有和個人所有的對國家和社會具有保存價值的，或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或其他原因被認為可能導致檔案產生嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政部門有權采取代為保管等確保完整和安全的措施，必要時，可以收購或者征購。”一盡管有些問題有待在立法上進一步明確（這在后文的體制部分將會談及）一卻不妨礙我們作如下結論：非國有企業檔案管理的自主必然也是法律框架下的自主。
在此有必要再次提及上文提到的“基層化原則”。根據索羅斯的解釋，基層化的含義是，由于難以確定什么是公共利益，因此決策必須在盡可能低的層面上作出，層次越低，因大一統決策帶來的風險也越小，而管理成本也越小，效率卻高。@這里講的基層化原則不僅僅適用于政府系統，而且也適用于經濟、文化和其他領域對檔案管理而言，非國有企業的自主管理正是這一原則的集中體現。道理很簡單由于權力過分集中的管理模式對管理對象而言往往具有一損倶損的風險性；而另一方面，過度的垂直控制將動用極大的資源，降低國家行政的效率。這樣，既不可能降低高度集權的管理成本和風險，相反還掣肘了基層單位的效率和靈活性。在不可能對每一個企業的運作情況和檔案信息進行細細甄別的情況下，非國有企業檔案的自主管理理所當然是明智之舉。
3、靈活性原則
所謂靈活性原則，筆者以為至少包含三層意思。其一便是管理方式的靈活。方式由環境決定，非國有企業成千上萬，情況各不相同。各企業規模不同，具體軟硬件環境也不同，管理檔案的方式也就不盡相同。哲學有一個重要觀點，即任何真理都有其適用條件和適用范圍。抽象地談某一種檔案管理的具體模式的優劣并不能給實踐帶來多少指導意義。試想，如果面對的是一個小企業，本身產生檔案不多，卻要求其照搬傳統國有企業的檔案管理模式，專門的檔案機構和專職的檔案人員一應倶全，集中統一，層層控制，按時移交，定時鑒定，從理論上看好則好矣，卻未免可笑。推而言之，企業不僅有規模的不同，更有行業特點的差異，其管理方式或分散，或集中，不必強求一律，但求得當。
靈活性原則的第二層意思，指的是保管地點的靈活。保管地點的選擇離不開軟硬件具體條件的制約。檔案到底放在哪兒，首先要看的是條件，其次看的是成本。近年來流行講跟國際接軌，檔案界亦不免披歐風，沐美雨，甚至言必稱“托管機構”“文件中心”。但如果立足于具體條件思量，我們當說，外來的文件中心固然有新潮之意，自家的“敝帚自珍”未必就應該鄙夷。甚至傳統的檔案館室固然是以堂堂之陣，樹正正之旗，但又何妨辦公室保險柜的方寸之間能夠以簡約求便利，以平拙攝神奇？
管理對象的多元要求具體管理手段的多元，這是靈活性的第三層含義。科技圖紙、文書文件、財務報表、人事資料、信用憑證、技術成果，諸如此類，林林總總，不一而足，要的就是個區別對待，量體裁衣。而檔案不同載體的出現，更是無時無刻不在呼喚著管理手段的靈活與創新，呼喚著管理的手段既有彈性又統攝自如。
據日本檔案學者大谷明史介紹，“日本企業的檔案管理體制除少數外，一般都不是集中統一保管型，而是分散管理型。……盡管整個企業沒有形成集中統一保管檔案的管理體制，但企業的經營管理活動，都能依據各部門妥善保管的檔案正常開展工作。如果將此當作對集中統一保管模式的非議自然不免迂腐，但如果把這看成是對企業檔案管理靈活性和多樣化趨勢的注腳，筆者則加以認同。
歸納、提煉和抽象有時是一把雙刃劍，在條縷分析的同時不免產生某種人為意義上的割裂。效益性原則、自主性原則和靈活性原則，雖然是在不同角度和不同層面上作出的分析和強調，然而并不能掩蓋其中意蘊的重疊與交叉。筆者以為，無論是對國家社會來講，還是于單個企業而言，效益性原則是其根本。從某種程度上說，效益性原則是因，自主性原則和靈活性原則是果；效益性原則是里，自主性原則和靈活性原則是表。后兩者是前者的客觀要求。所謂開放社會的基層化原則則可視為三者總的參照系。這就是效益性、自主性和靈活性三大原則的辨證關系。
三、非國有企業檔案管理工作的外部體制
所謂非國有企業檔案管理的外部體制，指的是一個國家之內管理全部非國有企業檔案和檔案工作的方式和組織制度。它與單個企業檔案的內部管理模式相對，在外延上包括各類與非國有企業檔案有關的機構的設置、隸屬關系、職權關系等，更明確一點說，指的是檔案行政管理部門、企業以及其他機構和組織之間的關系問題。事實證明，非國有企業內部檔案管理模式的選擇和運行，在很大程度上受制于外部的檔案管理體制。
筆者以為，今天的非國有企業檔案管理體制，應當是：以自主管理為基礎，以法律監控為框架，以民間檔案組織為后盾，集中管理與分散管理相結合。
對民間性質的檔案組織應當鼓勵。
可以說，隨著社會主義市場經濟體制的逐步確立，以往在政治、經濟、文化諸領域推行的中央集權制結構開始松動，國家與社會的界分開始顯現，國家對社會資源的控制減弱，公民自主性得到提升，各種民間性質的組織或曰非政府組織（NGO)的興起于是成為必然。這樣的社會中介組織是個人、團體（企業、行業）自由和權利的基礎，是國家與社會、團體、個人間的聯系中介和溝通管道，是維持社會穩定的“穩壓器”。
關鍵詞：電子;檔案;管理;原則;體系
我國檔案工作的基本原則對于電子檔案的管理同樣具有宏觀指導作用，紙質檔案管理的一些業務原則在電子檔案管理中也具有生命力。電子檔案管理應該納入我國現行的檔案管理體系，由各級檔案管理部門分別集中管理。
1．電子檔案管理原則
電子檔案是指具有保存價值的、已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數和其他相關數據。
隨著計算機技術的廣泛應用，機關、團體、企事業單位在管理、生產和科學技術等活動中形成了越來越多的電子文件。這種文件存儲在特定介質上并加以命名，需要時，只要指出其文件名，即可將文件調出來供閱讀或打印用，將電子文件歸檔后即形成電子檔案。在電子檔案中，全部信息是以數字式代碼加以存儲的，信息的編碼和解碼過程都由計算機完成，利用時須借助計算機等機器設備轉換成原有的文字或圖像形態，因此人們亦將電子檔案稱為“機讀檔案”或“數字式檔案”。根據電子檔案的特點，在其管理活動中還應遵循以下原則。
1．1完整性原則
隨著計算機技術的普及，機關電子文件的制作可由各部門甚至個人獨立完成，從而使電子文件的分布呈分散化趨勢。此外，在電子文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件實體”的概念將不再存在。這種分散化和非實體化特征，使得對電子文件完整性的把握不像紙質文件那樣直觀，因此在電子檔案管理的各個環節要采取相應措施確保其完整齊全。不僅存儲在電子文件介質上信息要完整，與其相關的程序、軟件以及紙質文件也應完整無缺地歸檔和接收進館。
1．2可讀性原則
目前各機關使用的計算機硬件和軟件不同，由此生成的電子文件的存儲格式也不相同。計算機技術的迅速發展，造成了硬件、軟件的不斷更新換代，新設備對舊設備有時也不具有兼容性。由于電子文件在存儲和識讀方面對系統的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統后，有些文件就會變成無法識讀的“死文件”。因此，在電子檔案管理中要特別注意確保其可讀性。例如：在收集范圍中，除了反映機關工作活動的記錄外，還必須包括這些記錄的支持軟件；在收集要求中，除了對信息內容方面的要求外，還包括對信息格式方面的要求；鑒定工作除了對其內容進行價值分析外，也要對其可讀性進行技術分析等。總之，每一個管理環節都要對日后的檔案利用負責，要保證檔案長期的可識讀性。
1．3可靠性原則
可靠性是檔案的生命。由于電子文件易于修改并可不留痕跡、文件的簽署以及進入網絡后信息的控制需要專門技術等原因，人們對電子文件的證據性、可靠性問題尚存有很大的疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規范外，文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要的。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，不僅要把住收集關，確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復制、調閱等各個環節遵守操作規程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。
2．電子檔案管理體系
電子檔案管理應該納入我國現行的檔案管理體系，由各級檔案管理部門分別集中管理。目前，在對電子檔案進行管理的起步階段需要注意以下問題：
2．1集中統一管理電子檔案的問題
近年來，隨著辦公自動化(OA)和計算機輔助設計(CAD)、計算機輔助制造(CAM)技術的普及，使用計算機制作文件的機關越來越多，大部分機關將電子文件轉換成紙質文件，經正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門；也就是說，大部分電子文件沒有歸檔，處于分散保存狀態。從檔案工作的發展看，各機關檔案室應當積極創造條件將具有保存價值的電子文件歸檔，實行對電子檔案的集中統一管理。檔案館也需要對接收電子檔案的問題開展調查研究、前期論證和創造軟硬件技術環境。電子檔案的統一管理有利于對這部分數字化信息的檢索、利用和共享，有利于各機關、各地區對于電子檔案管理進行全面的統籌規劃，有利于加速檔案工作的現代化進程。
2．2紙質文件和電子文件雙套歸檔問題
目前大部分機關將電子文件轉換成紙質文件歸檔保存，是因為在電子文件的證據性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在這樣那樣的問題。在這些問題沒有得到有效地解決之前，這種紙質文件和電子文件“同時服役”的狀況有存在的合理性和必要性：一方面，在沒有充分的技術保障和科學的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質文件歸檔保存。另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義。這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質轉換時期不可避免的一種現象，不應看作不必要的重復。可以預見，紙質文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續相當一個時期。隨著技術的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉化為檔案，但多種介質檔案并存的狀況將長期存在。雙套歸檔帶來的直接影響是需要分別建立兩個管理系統，二者既有聯系，又各有特點，這給各級檔案管理部門提出了許多新的課題。電子檔案的管理原則上應納入現行的檔案管理體系，能夠并軌的就實行并軌。
2．3實行文件、檔案一體化管理問題
在計算機信息系統中，文件與檔案的界限難以截然分清，電子文件的大量出現及其長久保存的需要將促使多年來提倡的文件、檔案一體化管理進入實質性階段。事實上，將電子文件和電子檔案分而管之無論在理論上還是實踐中都是難以成立的。在對電子文件的全程管理中，計算機軟硬件的配置、網絡和節點的規劃、文件格式和數據庫結構的確定以及索引的編制等都需要從文件形成階段開始統籌設計，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數據等大量的“檔案管理性工作”也需要在文件的形成或運轉階段進行，因此電子文件管理必須選擇文件、檔案一體化模式。
這種一體化絕不是文件管理與檔案管理的簡單相加，而是在全程管理和前端控制原則指導下對整個管理流程的重構。根據具體情況，有些單位還可實行包括情報、資料在內的電子信息一體化管理。
參考文獻
一、來源原則在電子檔案時代對電子檔案管理的意義和作用
1.來源原則體現了電子文件形成的相互關系
檔案實體根據來源原則的要求進行劃分，為了保證檔案實體之間的相互關聯，證明檔案之間并不是孤立存在的個體，就需要明確該檔案產生的來源，是由何人在何種環境下產生的，遵循來源原則才能將上述的問題搞清楚，每份文件之間或多或少都存在某種聯系，要想弄清其中的關系，我們必須要以來源原則為依托，保留相關的歷史文件，不能將檔案工作看作是雜亂無章的，毫無頭緒的管理工作。當前的檔案管理人員已經普遍認識到這點問題，所以在實際的工作中，注重關聯性，將相似的、存在聯系的檔案規放在一起，這樣不僅能夠便于查找，也在無形之中體現出了檔案管理的來源原則。
2.來源原則仍是現代電子文件管理應遵循的基本原理
來源原則曾經深受美國相關工作者的重視，他們認為來源原則在所有檔案管理原則中的地位不可動搖，究其原因，是由于來源原則具有一般原則不具備的優勢。其一，文件的完整性在該原則的幫助下得以保留；其二，更加體現出文件的重要性，使得文件的證據性得以保留；其三，為相關檔案工作者在整理、編目檔案的工作中提供可行性更強的指導方針。雖然來源原則在各個國家的應用方面存在差異，但是總的核心思想是一致的，即“來源”。其承載著檔案管理的理論與實踐。在來源原則發展的過程中，并不是一帆風順的，其同樣承受過大眾的不認可，眾多批評性的指責，但是這些批評的聲音并不是針對來源原則本身的，而是涉及到如何應用這一原則的。
3.來源原則在電子文件檢索系統設計和應用上具有無可替代的指導作用
我們認識到在過去的檔案管理發展歷程中，來源原則只應用在實際的檔案管理中，并沒有涉及到電子化的管理，所以我們并不清楚來源原則是否同樣能夠應用于電子檔案管理中。在1988年的國際檔案大會中提到了這樣的一個觀點，即檔案管理的進步并不會影響到傳統檔案管理中的某些原則，這其中就包括來源原則。在后一階段的大會中還指出，來源原則經過了眾多考驗才成為檔案管理的基本原則，所以電子檔案的管理中依然適用來源原則，并且還能保證信息的完整與可靠性。其中具有兩個相對重要的原則，其一是外在的方面，其二是內在的方面，也就是要正確分析檔案的內容。
4.來源原則在電子文件時代仍是基本原則
雖然電子時代的到來為來源原則帶來一定沖擊，但是仍然不能撼動其核心地位。相關人員可以將電子信息管理作為一項新的挑戰，檔案管理的發展不僅局限在同一個地區，在歐洲、美洲等眾多國家均有發源地，無論在哪個國家，來源原則都能夠輕易地應對檔案管理工作中遇到的挑戰與難題，他們在不同的角度印證了來源原則的價值，并且將其發展下去，賦予檔案管理工作嶄新的生命力。所以在電子時代到來的這一階段，仍然可以適用來源原則，檔案管理人員積極的將文件進行保管，進而對其編目與使用。此時，同樣不能忘記來源原則的性質，它并不是一個抽象的概念，而是在特殊的工作中所產生的某一實際概念。
二、來源原則在電子檔案運行和管理中應用
1.同一“來源”等同于文件的形成者及其組織機構。但在電子文件大量出現并迅猛發展的情況下，隨著“重新組合”的概念和“海量處理”的操作日益普及和簡便，文件形成結構、文件發生和流轉權限乃至文件信息經常被重新組合，特別是那些來源不再嚴格對應于現存的機關或組織機構的大量電子文件，如何正確判定其來源變成為亟待解決的現實問題。
2.將“來源”等同于制發文件的資格權限。然而現實工作中往往存在著“授權”現象，比如跨部門之間需要授權制發機關名義的公文等，如果電子文件系統不對這種權限加以辨別，便難以劃分來源。
3.鑒定電子文件的來源和證據價值，須保存文件的所有原始信息。計算機輔助文件管理計劃以原文本為基礎，要求每份文件都配有簡介說明，并要求著錄項目覆蓋所有的相關信息。加拿大國家檔案館在這方面進行了有益的嘗試：該館將館藏電子檔案分為兩類，電子純文本信息（如電子郵件、文字處理文件、備忘錄）和非純文本信息（數據庫、圖標、記錄單等）。并根據文件的不同來源，制定了不同的整理著錄規則，主要內容包括：其一，關于文件形成者的信息，如組織機構、文件存放地點、成文日期及接收、存貯文件的日期等數據；其二，關于自動化系統結構的信息，包括數據的目標準則和使用工具等；其三，關于數據內容的信息，即數據的編目與相關聯系，現有的檢索工具、代碼一覽表等；其四、關于電子文件結構的技術著錄：文號、硬件與應用軟件、利用的狀況等。至此，我們不難發現，只有遵守來源原則，才能保持文件之間固有的歷史聯系。否則，檔案工作就會是任意的、主觀的和缺乏原則的。要確定電子文件和檔案的來源，不可僅要求完整地保護全宗與文件系列和按照原始順序進行分類歸檔。要使電子文件及其運行遵循來源原則，必須正確說明電子文件及其之間的原始聯系。同時，在分析文件形成者職能的基礎上對電子文件進行管理是遠遠不夠的，運用來源原則意味著檔案工作者要識別和保護電子文件的原始結構，了解其在整個生命周期中文件組合的變化。
[關鍵詞] 項目檔案；全程管理；固定資產投資
[作者簡介] 徐禮祥，中國電子科技集團公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）12-0017-0003
固定資產項目投資對于促進我國國民經濟建設，確保生產能力，提高生產技術具有重要作用。近年來我國加大了對固定資產項目的投資，伴隨著固定資產投資項目的建設，產生了大量的固定資產投資項目檔案（下稱項目檔案），項目檔案具有數量大、種類繁、載體多、內容復雜等特點。由于項目檔案是項目建設的原始記錄和真實反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國家對項目檔案管理要求越來越嚴格，要求在項目竣工驗收前進行檔案專項驗收，沒有經過項目檔案專項驗收或者項目檔案專項驗收不合格不能進行項目竣工驗收，給項目檔案管理帶來了嚴峻的挑戰。
項目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產投資項目管理的重要組成部分，所以項目檔案管理既涉及到項目建設人員也涉及到檔案工作人員。目前項目檔案管理分工中項目建設人員負責項目文件的形成，而檔案工作人員負責項目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項目檔案形成前項目文件的控制，同時由于項目建設人員缺乏檔案管理工作的專業素質和對項目檔案管理不夠重視，很難保證項目檔案的歸檔率、完整率、準確率。在項目檔案管理中運用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個項目管理的生命周期，對于提高項目檔案管理質量具有重要作用。
一、實施項目檔案全程管理原則的意義
項目檔案全程管理原則要求在項目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關”把檔案管理要求納入項目計劃中，對項目檔案實現全程有效控制。項目建設初期檔案工作人員積極參與項目管理，提出檔案管理要求；項目建設過程中全程跟蹤，檢查指導項目文件資料管理工作；項目竣工檔案專項驗收前，進行檔案初檢，為項目檔案驗收嚴格把關；對歸檔后的項目檔案實行科學管理和利用。
（一）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質量
項目建設人員往往只注重項目建設本身，對項目建設過程中附帶產生的文件資料沒有足夠重視。同時，由于項目建設人員文件資料和檔案保管意識薄弱，缺乏專業的檔案管理知識，對形成項目文件資料的格式、版本、載體沒有嚴格的要求，導致歸檔項目文件質量較低。如大量歸檔項目文件為復印件，項目文件內容由鉛筆書寫，歸檔項目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項目文件形成前，對項目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項目文件歸檔時發現項目檔案存在的問題，實行事后補救措施。所以，項目檔案實行全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質量。
（二）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔完整性
固定資產投資項目包括項目立項、可行性研究、勘察設計、施工、生產準備、竣工投產等階段，在每個階段中產生的重要項目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產投資項目建設周期一般較長，短則2～3年，長則5～6年。這些特點對項目檔案完整性要求提出了重要挑戰，如果僅僅通過被動地接收歸檔項目文件，而不實行全程管理原則，融入整個項目管理過程中，很難做到項目檔案管理完整和齊套。通過全程管理原則，檔案工作人員明確每個階段需歸檔的項目文件材料，并向項目管理人員提出要求，注重平時積累，有計劃地收集項目文件，避免在項目竣工檔案驗收時臨時收集各階段需歸檔的項目文件。
（三）全程管理原則有利于提高項目檔案管理規范性
固定資產投資項目建設過程中涉及到項目建設單位、設計單位、施工單位和監理單位，每個單位對項目文件管理和項目檔案管理的要求和規范存在不一致，這就導致同一個項目中形成的項目檔案形態存在很大差異，沒有統一的模板和標準。解決項目檔案規范性問題只有通過項目建設單位檔案部門全程參與項目管理，與設計單位、施工單位和監理單位溝通協調，制定本項目統一的項目文件和項目檔案管理規范。并在項目建設工程中全程的監督、檢查、指導各單位對規范的執行，嚴格按照規范實行項目文件管理和項目檔案管理，提高項目檔案管理的規范性。
（四）全程管理原則有利于促進項目檔案的開發利用
項目檔案管理實行全程管理原則，檔案工作人員從項目立項開始參加項目管理，并通過檔案管理制度的宣傳、貫徹、監督、執行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質量和完整性，更有利于提高整個項目組的檔案意識。項目組檔案意識的提高，對項目檔案價值有了充分的了解，有利于項目建設中和項目結束后，項目組查詢利用項目檔案，發揮項目檔案應有的價值。檔案工作人員缺乏固定資產投資項目建設的專業知識，制約了項目檔案的提供利用和檔案信息開發，檔案人員全程參與項目建設，熟悉項目管理專業意識，有利于檔案工作人員主動提供檔案查詢服務，有利于檔案工作人員對項目檔案進行二次開發。
二、全程管理原則在項目檔案管理中的應用
全程管理原則有利于提高項目檔案管理水平，但全程管理是一項原則，在項目檔案管理中的具體應用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認為，可以通過前端控制、合同管理、制度建設和人才培養來貫徹執行全程管理原則。
（一）通過前端控制貫徹全程管理原則
檔案工作人員一般不參與項目的調研、立項、評估、可行性研究和上報審批等前期工作，在項目實施的各個環節，檔案管理人員也沒有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導致有些項目檔案沒有及時得到檔案部門指導，難以達到規范要求。全程管理原則要求項目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項目檔案的系統性、完整性和準確性，必須加強前端控制，從項目文件材料形成的源頭進行控制。檔案工作人員從項目立項開始就參與其中，制定項目檔案管理制度，并監督貫徹執行。在項目開工之前，組織相關工作人員進行檔案業務培訓，增加項目建設人員檔案管理意識和檔案管理業務能力。
（二）通過合同管理貫徹全程管理原則
通過合同約束參建單位項目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發展趨勢。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定：“在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任。”將項目檔案納入合同中進行管理，與項目參建單位簽訂合同時，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質量和歸檔時間，明確各方責任，必要時建立檔案質押金制度。建設單位要充分發揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設單位的項目檔案資料齊全、完整、準確。
（三）通過檔案管理制度建設貫徹全程管理原則
項目檔案管理制度對于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過項目檔案管理制度的貫徹執行，把項目檔案管理意識融入到項目建設的每個階段和每個項目建設人員的思想中，在項目建設活動中，就會主動按照要求進行檔案管理工作。
有的單位沒有項目檔案管理制度，或者只有項目檔案管理制度，而沒有落實到具體的項目檔案管理活動中。相關單位需要根據《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《重大建設項目檔案驗收辦法》和《建設工程文件歸檔整理規范》等相關規章制度建立本單位的項目檔案管理制度。同時，針對不同的項目，根據每個項目的特點，制定符合本項目檔案管理實際情況的項目檔案管理辦法，明確本項目文件材料的歸檔范圍、歸檔計劃和歸檔質量，約束項目參建單位和項目建設人員。項目檔案管理制度的建設，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項目檔案管理制度的執行，檔案工作人員在項目檔案管理制度執行中，具有模范帶頭作用，負責項目檔案管理制度的宣傳落實工作，并監督制度的貫徹執行，實現對項目檔案全程管理原則。
（四）通過檔案人才建設貫徹全程管理原則
項目檔案管理過程中，檔案管理人員希望管理好項目檔案，但由于缺乏土建、設備、工藝、監理等相關專業知識，往往只能被動接收項目檔案，對所接收的項目檔案的準確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實現系統性的整理。而項目建設人員缺乏檔案管理意識和檔案管理的專業知識，不能實現項目文件資料歸檔的完整性和準確性。通過在項目建設人員中任命兼職檔案員，對兼職檔案員進行檔案管理業務培訓，提高其檔案管理意識和檔案業務能力，有助于項目檔案歸檔前管理，確保了項目檔案的完整性和準確性，同時兼職檔案員可以彌補專職檔案工作人員對項目專業知識的缺乏。兼職檔案員偏重于項目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項目檔案歸檔后的管理工作，通過專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協作，實現了項目檔案全程管理原則，提高檔案的準確性、有效性和系統性。
三、結 語
檔案管理是固定資產投資項目管理工作的重要組成部分，是建設項目的重要內容。一個項目建成后留下兩個有形的東西，一個是工程實體，另一個就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個有機整體。通過全程管理原則，加強項目檔案管理，有利于提高項目檔案完整性、準確性和系統性，有利于固定資產投資項目通過檔案專項驗收，有利于項目檔案的開發和利用，實現項目檔案的真正價值。
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（1）參與檔案理論和業務的研究；
（2）擔任檔案的收集、整理，編制一般的檢索工具和專題資料等工作；
（3）對館藏檔案有初步的了解，能根據利用者提供的線索，查到所需要的檔案；
（4）參加編輯檔案材料的工作；
（5）擔任檔案專業的業務指導工作，能正確掌握檔案業務方針、政策，正確掌握調查研究的基本方法，能解決業務工作中的一般問題；
（6）參加培訓檔案專業干部的教學組織和輔導工作。
館員職責：
（1）獨立進行檔案理論與業務的研究；
（2）獨立擬訂區、縣、局級機關檔案管理的計劃、方案；
（3）獨立從事或組織指導檔案業務工作，獨立進行調查研究，總結推廣典型經驗，能發現和解決檔案工作中的問題；
（4）獨立完成檔案材料編輯工作；
（5）了解館藏檔案，根據利用者的需要，系統地按專題提供檔案材料；
（6）?制定檔案工作的規章制度、辦法，提出檔案工作業務計劃，并組織實施；
1 重視民政檔案的利用，提高管理功效
民政檔案管理工作的開展，與民生有著密切的關聯，是維護社會穩定、促進經濟持續發展的關鍵。民政部門的有關領導要提高對于檔案管理工作的重視程度，組建檔案管理控制隊伍，對于檔案管理工作的機制進行全面研究，對檔案管理工作中存在的問題進行及時有效的解決，讓各項管理制度和任務得到更加深入地落實，為檔案管理工作的開展奠定一個良好的基礎，更好地發揮檔案管理工作的功效。
2 對于檔案利用效率進行改善，提高檔案資料利用的規范性與可控性
民政部門的工作與廣大人民群眾的基礎利益有著密切的關聯，并且檔案資源具有不可再生和不可替代的性質。針對檔案管理工作的具體特點，檔案管理部門要對檔案管理工作的制度進行調整和完善，并嚴格地履行各類工作規范，依據檔案利用制度來開展日常檔案資料的收集、歸檔、借閱、保管、保密、移交及銷毀等，讓民政檔案資料管理更加完整、全面、真實。
3 以科學的管理思路和形式來開展檔案管理工作，提高檔案管理工作的科學性
作為社會公共服務部門中的重要角色之一，民政部門的檔案管理工作是非常重要的。在相關管理工作開展的過程中，要樹立負責任的態度，積極地為廣大人民群眾提供完善的服務。結合當前社會的熱點問題，對于檔案資源的利用情況進行不斷地完善，對于檔案管理工作進行深入調研，提高對于日常婚姻登記、收養、優待撫恤、城鄉居民最低生活保障、復退軍人接收安置等方面的原始檔案資料的管理水平，為民政檔案管理利用的深度提高奠定堅實基礎。結合當前檔案管理工作的具體需求，檔案管理信息化建設的開展也是非常重要的。檔案管理工作的開展是民政工作開展的重要基礎和支持，同時也是提高民政管理水平和工作成效的重要保證。在檔案資料利用機制的構建上，要將電子檔案的管理利用作為其中的一個重點內容，對于檔案信息資料的內容進行不斷豐富，通過提供多樣化的信息資料服務，讓民政檔案的資料和參考作用得到更好地發揮。在檔案管理利用的過程中，也要對于管理方式進行不斷地完善，通過創新利用形式和途徑，讓民政檔案的民生價值得到最大限度地利用。
4 積極開展和落實人才的培養和隊伍建設工作
民政檔案的利用水平受到檔案管理人員的自身素質的影響。只有有效地提高檔案管理人員的綜合素質水平，才能更好地提高檔案利用的規范化、科學化、高效化水平，同時提高檔案資源的整體質量和利用效果，讓檔案資源的價值得到有效的發揮。在檔案管理隊伍建設上，要確保在崗人員具有較強的業務素質能力，提高在崗人員的責任感，打造一個專業的檔案管理氛圍和風氣。在日常檔案管理工作開展中，也要積極組織和落實相關的學習培訓工作，組織檔案管理人員對檔案管理的有關法律法規進行學習，并通過交流來更好地學習和汲取檔案管理利用經驗。另外，民政部門也要積極做好宣傳和推廣工作，提高不同部門對于民政檔案管理工作的支持配合程度，讓檔案資料的收集和管理效率得到更好地提高，促進檔案管理工作標準化建設，讓檔案管理更加現代化、科學化，從而提高民政檔案資源的利用效果。
輸電施工、運檢與維護工程是電力企業檔案信息系統的必要部分，輸電工程項目檔案是工程立項、設計、施工和監理等整個工程的原始記錄，是工程進度與質量是否與合同一致、是否達到相關標準及工程運行、改造和維修的法律憑證，是工程建設交付使用的必備資料。輸電施工、運檢與維護工程具有實時性，打破了傳統檔案的特性范疇，不僅反映輸電工程施工質量和水平，還能體現工程管理水平，是企業發展過程的真實記錄與歷史見證，對于輸電企業的決策和管理以及生產的安全性有重要參考價值，特別是對于項目的合法性和隱蔽工程的維護與完善，檔案的作用與地位是十分顯著的。踐行輸電檔案管理，檔案管理制度尚需繼續健全與完善[4]81，檔案管理尚需規范，檔案保管條件與電子化程度有待改善與提高，檔案管理人員的綜合素質與學習能力尚需不間斷地通過各種方式培訓加強[5]19。信息化人才缺乏是輸電工程檔案管理普遍存在的問題，是檔案信息化的障礙。如何利用檔案信息，輔助工程項目的控制和管理，提高工程項目的管理效率，提高預測控制風險的能力，保證工程質量及降低工程成本是時下輸電工程檔案管理更高的標準與目標。
二、輸電工程檔案管理的機遇與挑戰
信息技術為電力檔案管理的規范化、電子化提供技術支持，如何將信息技術應用到電力企業的檔案管理中，已成為重要的科研課題[6]39。計算機技術的運用對工程項目檔案資料的科學利用及步入數字信息化管理起到了重要作用。利用計算機技術、網絡技術、數據庫技術，實現內部數據共享的系統工程，是系統建立數字檔案的契機，是輸電工程檔案管理系統性提高的前提，是完善電力工程檔案的有利條件。信息資源的系統化管理納入檔案管理，擴大檔案管理范圍與功能。電力企業信息化水平和電力企業正努力實施的以信息化帶動管理，以管理促進信息化的管理模式，是提升輸電工程檔案管理功能的機遇，是保障檔案信息的準確性與真實性，提高利用率的必要條件。輸電工程檔案具有一定的專業性，源于輸電工程檔案的構建體系，不同行業、部門、專業建立工程檔案的出發點及標準存在一定的差異，使得接收工作復雜，極易造成資料的散失，資料難免有遺漏，準確性、真實性、完整性不易達到規范要求[7]78。輸電工程檔案管理的規范化、電子化、數字化是未來發展的必然趨勢[8]27，輸電工程施工企業檔案管理的標準化，給企業與社會帶來諸多便利的同時，檔案信息保密問題所存在的安全隱患[9]147，也是我們必須面對的挑戰，云計算服務平臺在數據存儲安全方面具有無法比擬的優勢，可有效地解決數據安全存儲等問題[10]76。
三、輸電工程檔案管理的組卷原則
案卷是具有“關聯”的文件組合而成的檔案保管單位。來源原則是檔案的分類單元，來源原則在檔案檢索中具有重要作用，來源原則是檔案整理的基本原則。來源原則可以有效地恢復已被破壞和被分散在不同卷宗中檔案的順序。尊重全宗原則是來源原則產生的標志。檔案管理原則在實踐中不斷演繹與發展，信息技術的廣泛應用使單一來源原則再次受到沖擊，突破了實體機關與案卷唯一對應的傳統模式，現代機構的頻繁變動也使按照機構來源劃分全宗面臨新的挑戰，新來源觀應運而生，受到業界的關注。自由來源為來源共同性基礎上的事由共同性，對專門檔案整理具有指導意義。來源原則的實質是事由原則，事由原則是專門檔案的整理原則[11]25。事由聯系沒有客觀的界限，是檔案形成過程中事由類同性所具有的聯系。廣義來源聯系與狹義事由聯系從本質上來說統一于“有機聯系”[12]84，廣義來源聯系是電子文件時代“新來源觀”的產物。檔案整理的本質是為了保持檔案材料之間的有機聯系，便于更好地保管與利用。有機聯系并不只有來源聯系，最緊密的聯系也并不只是來源聯系，在尊重檔案形成規律的前提下，任何有機聯系都可成為檔案的分類原則。來源原則與事由原則都有各自獨立的適用范圍，踐行來源聯系進行組卷，割裂了輸電建設項目檔案與其建設過程之間的聯系，應以有機聯系在整個檔案集合中最為明顯的原則為依據。輸電建設項目按照項目來組成一個案卷，是最簡便也是最理想的，當某一項目形成的科技文件超過案卷組合度時，如何將同一項目的檔案材料整理成多個案卷，需要參考建設項目檔案的特點。輸電建設項目按階段組卷形成的檔案有更深層的聯系，但它不是項目檔案案卷組織的統一模式，最緊密的有機聯系是指導組卷方式的正確理念。借鑒檔案管理原則，不糾結、不拘泥于各種原則的紛爭之中，結合輸電檔案的特點組卷、建檔，充分運用來源聯系和事由聯系，編制多維聯系的實用性、安全性輸電檔案是最科學的。明確了組卷原則，建檔過程要注意區分不同的工程項目及項目階段，工程檔案收集和整理要與建設進程同步，統一歸檔要求，明確歸檔文件材料內容，在工程竣工階段，建設單位要對設計、施工、監理單位移交的文件材料進行鑒定，提出移交的時限和質量要求。在施工過程中，定期檢查施工現場，收集施工照片記錄，列為電子版資料歸檔。
四、輸電工程檔案管理的正確思路與具體措施
面對輸電工程檔案管理的機遇與挑戰，如何更好地解決其存在的問題？尊重和維護檔案的本質特性，保持檔案之間的有機聯系是檔案整理工作的根本性原則，觀念的改變是當代輸電工程檔案管理的核心前提，建立完善的管理體系，保持各建設單位與運營、維護單位的有效溝通是輸電工程檔案管理的保障，健全的檔案管理制度是檔案安全與充分發揮其作用的必要條件，而強化檔案管理的標準化、規范化，強調檔案管理的及時性是加快檔案建設步伐的正確思路，利用現代化的管理工具，不斷踐行檔案管理的電子化、數字化，向前看，把握未來每一個輸電工程項目文件資料的完整性是行之有效的方法。什么樣的指導思想能更好發揮輸電工程檔案管理的功能?踐行輸電工程檔案管理，樹立檔案管理為利用服務的效益理念，向管理要效益；樹立技術為需求服務的科技理念，加強信息軟件系統升級及管理創新，實現工程檔案管理模式與管理思想與時俱進；樹立系統工程的整體理念，把系統工程的整體理念和綜合性技術人才培養貫穿于檔案建設的全過程；夯實輸電工程檔案管理的根基，輸電工程檔案的功能將彰顯廣達。有了正確的理念，有了開啟輸電工程檔案建設和運行之門的人才，如何正確使用檔案管理工具，加快檔案建設步伐？在符合國家相關法規和企業檔案管理要求的前提下，強化檔案管理制度的嚴肅性、權威性及公正性，制定適應輸電工程施工企業特點的具有較強可操作性的規章制度，在規章制度允許的范圍內，不斷完善檔案的規范化管理；加強檔案的收集、整理工作；強化教育和培訓；推進電子文檔的積累、保管與利用，遵循“利用為本、常用為上”的思路，同步建設檔案目錄和全文數據庫，適應電子文件歸檔的發展趨勢。電子文件帶來的挑戰要求檔案管理工作進行根本性的質變，我國當前實行的雙套制歸檔策略時間越長，越不利于電子文件管理工作的與時俱進[13]41。實現從傳統的檔案管理一步到規范化、電子化的跳躍，必將面臨一定的險灘與溝壑，然而跳躍的結果，會使我們的電力企業實現立項、設計、施工、維護、運營、管理的一體化，電力檔案管理的功能有質的突破，成為企業的樞紐、企業的技術與成本信息與控制平臺。有了平臺，有了機遇，輸電工程項目檔案管理如何能舞出精彩篇章？歷史是鏡子，實踐是真理，適應變革，完善標準，與時俱進是必由之路。綜觀歷史，傳統的檔案管理原理面對專門檔案與文書檔案整理原則的巨大差異，在不斷適應變革的環境中得以完善和發展，“主體全宗”、“客體全宗”的提出，就是對“來源聯系”和“事由聯系”的充分運用。文件連續體理論在認識文件運動的線性、階段性、整體性的基礎上，研究了文件運動的非線性、橫向性、回流性、跳躍性等異常現象，盡管文件運動理論在實踐的指導性方面有一定的局限性，但這些理論的發展對增強我們的信念，把握踐行工作的方向有著重要意義。應對變革，我們正積極行動，多維聯系體系的建立，標準規范的不斷出臺，使我們能夠感知領導的決心與魄力。要克服由于時間跨度造成的信息的缺失及不準確等問題，提高檔案管理工作者的技能勢在必行，掌握相關的專業知識，同時還需具備檔案管技理能，熟悉檔案管理知識的同時，還要熟悉國家及行業的法規、標準及規定。與此同時，電網專業的檔案員培訓應常抓不懈，常年實施培訓以適應檔案管理發展的需求，提高檔案管理水平。踐行輸電工程管理，必須重視現場施工檢查與指導工作的時效性，確保歸檔的輸電電網工程項目檔案正確地記錄工程施工過程與結果，確保歸檔的輸電電網工程項目檔案的全面性與準確性、及時性。踐行輸電工程檔案管理，管理者要熟悉項目施工文檔所包含內容，為確保施工材料的齊全和真實性，應堅持時實構成的原則，堅持事前控制、事中控制、事后把關驗收的程序。具體文件收集按施工資料的形成順序分類，可行性研究階段的文檔、招投標文件、項目設計文檔、物資供應文檔、項目施工文檔、項目監理文檔等，由相關機構分別構成與匯聚，施工資料的組卷應嚴格按國家電網公司編制的輸變電工程檔案管理實施細則進行。踐行輸電工程的檔案管理，在保密的前提下發揮檔案信息作用是永恒主題。眾所周知，檔案利用給科研人員帶來方便的同時，也給那些想方設法竊取技術機密的不法分子帶來可乘之機，稍有疏忽就會給國家的安全和利益帶來危害，這就是檔案的“雙重性”。檔案的“雙重性”為輸電科技檔案開發利用帶來挑戰，使得其在信息交流與保密之間的界限尺度難以把握。如何解決充分利用與技術安全保密的矛盾？提高檔案管理人員保密意識及綜合素質是關鍵；當然沒有保密意識不能勝任，只具有保密意識也是不夠的，綜合素質是解決問題的保障。主觀條件具備是一方面，客觀條件制約必不可少，建立健全保密制度是做好輸電檔案保密工作的基礎和前提，是實現法制化、規范化管理的必要條件。加強信息化建設中保密安全應對措施，嚴格確保單位內部局域網與外部互聯網實現徹底的物理隔離，嚴禁計算機通過各種形式連接互聯網和其他公共信息網；并應嚴格落實各級人員責任制，定期進行網上信息檢查，做好網絡的動態管理。具備較強的保密意識，不斷更新的專業技能，檔案管理者才能做到保密工作與檔案管理的有機結合，正確解決電力檔案保密與充分利用電力檔案的矛盾。踐行輸電工程的檔案管理，合理測評體系的構建與完善，是電力檔案發展和電力工程項目建設與維護的質量保障[14]57。通過合同管理強化項目檔案管理，建立健全檔案管理測評體系，利用云計算實現建設工程檔案的全過程監管，輸電工程檔案管理才會按設計的軌道前行。
五、輸電工程檔案管理的未來
關鍵詞：檔案管理；科學水平；有效途徑；功能化發展
一、引言
檔案管理工作以各種檔案信息的收集、整理、保管、利用等為主要內容，與我們的工作和生活息息相關，這就要求不斷提高檔案管理的科學化。隨著科學技術的發展，特別是網絡信息時代的到來，如何從不同的角度和技術層面來提高檔案管理的科學化水平，已經成為我國當前檔案管理工作亟待解決的重要課題之一。
二、提高檔案管理科學化水平的必要性
提高檔案管理科學化水平要在科學理論的指導下，用科學的方法推進，以制度為保障，以達到檔案管理的制度化、科學化、現代化，最大程度提高檔案管理的科學水平[1]。
提高科學水平是檔案管理的時代要求：隨著時代的發展檔案管理的任務也將越來越重、信息化服務功能要求也越來越高，因此提高檔案管理科學化水平的要求日益緊迫。
提高檔案管理科學水平是國家文化軟實力的需求：民族文化是國家凝聚力和創造力的源泉，是綜合國力競爭的部分，而檔案作為文化傳承的載體，也是文化軟實力建設的重要組成部分，因此不斷提高檔案管理科學水平迫在眉睫。
提高檔案管理科學水平是網絡信息化發展趨勢的需求：在社會經濟繁榮發展的當今社會，信息技術飛速發展，信息技術已經應用到各行各業，為人們的生活和工作帶來了極大的便利。將信息技術運用于檔案管理的日常工作中來，可以很大程度上豐富檔案管理的渠道、載體以及存儲空間等，可以極大的提高檔案管理的高效化，因此提高檔案管理科學水平是網絡信息化發展的需求。同時提高檔案管理科學水平更是檔案管理其自身健康發展的需求。
三、提高檔案管理科學水平所必須遵循的原則
（一）服務原則
檔案信息的價值在過去往往只有管理人員才掌握，同時由于其自身所籠罩的神秘色彩致使大部分人都認為檔案資料是很神秘的東西。其實不然，檔案資料以及信息不僅僅局限于國家有關部門才能解除，也是為大眾服務的一種工具，提高檔案管理科學水平應在提升檔案資料服務性的原則下展開。
（二）發展原則
經濟在發展，時代在進步，科學技術也在飛速推進。因此，提高檔案管理科學水平也應該注重科學技術發展的內在規律，顧忌科學技術內外在因素，從不同角度分析當前的科學技術發展的總體趨勢，并在現有的檔案管理技術基礎上開發新技術。檔案管理科學水平要定位高遠，不斷發展。
（三）參與人員高素質原則
檔案管理工作的主體是人才，提升人的素質是提升檔案管理科學水平的重要因素，無論是在崗的工作人員，還是檔案管理后勤保障人員，尤其是檔案管理的高層管理人員，都應隨著科學技術水平的提高而提升自身的綜合素質和掌握駕馭科學技術的能力，只有綜合素質提高了才能夠把科學管理的效果充分發揮出來，只有掌握了科學技術的能力，才會更高效的提高檔案管理科學水平，并使其體現出真正的意義。
四、提高檔案管理科學水平的有效途徑
（一）加強制度建設
加強檔案管理制度體系建設是提高檔案管理科W水平的重要途徑[2]。完善規章制度建設，建立起檔案管理的相關制度，才能使得整個檔案管理工作規范化、制度化、標準化，才能高效的推動檔案管理的自主創新。同時完善的制度可對檔案管理形成嚴格的約束，也是提高科學水平的政策導向。人大、黨政有關部門應把把推進檔案管理事業的科學化發展納入到中長期發展規劃綱要當中。
（二）提高檔案管理的信息化水平
隨著網絡普及以及科學技術的不斷發展，在新時代的大背景下，檔案管理也應緊跟發展的腳步，推動檔案管理朝著現代化科學化的方向不斷發展[3]。在檔案管理工作中配備專業的管理設備，創建檔案管理信息數據庫，并可針對不同的單位或者部門建立單獨的檔案信息平臺，做到統一入庫信息共享，進而可以實現檔案信息的快速的處理、檢索、分析和保存，進而提升檔案管理水平，降低檔案管理的工作量。
（三）轉換服務方式
在實際工作中，特別是科學化技術的融入，檔案管理工作的服務方式和理念也應隨之發生改變，直接要求檔案管理部門從信息提供和保存者轉換為檔案信息信息服務的咨詢者。因此，應在傳統的服務模式的基礎上應提升檔案服務的能力和水平，還可通過創建的網絡檔案信息咨詢平臺，打破區域空間的界限，提供檔案資料的跨區域咨詢。
五、結語
在信息化和現代化背景下，通過建立網絡創建檔案管理信息數據庫，并針對不同的單位或者部門建立單獨的檔案信息平臺，做到統一入庫信息共享，這將成為檔案管理未來發展的方向，值得廣大檔案管理研究者和參與者的廣泛關注。
參考文獻：
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關鍵詞 民營企業 檔案管理 模式 創新
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A
1 民營企業檔案管理的原則
1.1 靈活實用的原則
民營企業所開展的工作是為了更好地獲取經濟利益為目的的，因此檔案管理工作的開展就必須遵循靈活實用的原則，以便更好地為企業的經濟建設服務。對檔案的管理是為了方便將來高層管理人員對已有信息的查找和利用，若在檔案管理中存在著很多繁瑣的問題將影響管理者的決策。
1.2 存儲信息真實的原則
信息以決策的依據，正確真實的信息是管理者做出科學決策的前提，保證信息的真實性也是企業社會責任的體現。在檔案中若存在著虛假的信息，不僅會使決策失誤還會嚴重影響企業的社會形象。
1.3 信息全面的原則
信息的全面包括大范圍的全面也包括小范圍的全面。所謂大范圍的全面就是指檔案需要有各個部門的信息，各個主體的信息。比如企業自身的文化建設信息、企業的政策、財務部、人事部、銷售部等部門的信息、供貨商及客戶的信息等多個主體。小范圍的檔案是就一個主體而言的多個方面，拿銷售部門來說就需要具體到銷售人員的具體信息、銷售業績的信息等。
2 民營企業檔案管理的問題
2.1 對檔案管理的意識薄弱
一般民營企業的規模較小，認為對檔案進行管理是不必要的工作，只會浪費企業的財力和時間。在中國目前的社會環境中，管理層對企業檔案管理的不重視，是企業檔案管理存在問題的根本原因。而民營企業工作人員的流動性較大，客戶的穩定性不強也是企業管理者認為檔案管理不重要的另一個原因。另一方面，檔案管理問題的潛伏期較長，檔案管理的漏洞所帶來的危害通常在數年甚至是十多年之后才會出現，因此在短時間內管理者無法意識到檔案管理存在的必要性。
2.2 管理方式的單一性
雖然說部分民營企業開展了檔案管理的工作，但是就他們的管理模式上而言，存在著過度單一管理不科學的問題。民營企業為了盡量節約成本，受經濟條件的限制并沒有引進先進的現代化的檔案管理設備，在檔案管理上還是采取比較傳統的手段，以紙質資料藏館的方式對現有的檔案進行管理。這種方式的工作量較大，一般還是需要人工進行填寫，修改與查找，在工作的過程中工作量較大，而且還容易出現遺漏，導致人事資料和客戶信息的遺漏，將會嚴重影響企業的發展。
2.3 管理體系的不完善
管理意識的缺乏必然會導致管理體系的混亂與缺失，一個企業需要進行檔案管理的信息很多，包括企業的戰略信息、人力資源的招聘、企業文化、客戶資料的管理等多個方面。絕大多數的企業始終一味地堅持“以客戶為中心”的思想或者是“以員工為中心”的思想而顧此失彼，導致管理的內容不完整。
2.4 檔案管理人員的專業素質不強
據江蘇省檔案局的調查顯示，江蘇省民營企業里從事檔案管理工作的人員有64.5%并不是檔案管理專業的人才，甚至還有部分人員并不是管理類專業畢業的人才，也有一小部分管理人員并不具備高等教育的學歷。在現代化的檔案管理要求下，僅僅依靠過去的管理經驗是遠不夠的，必須具有現代化的管理知識與思想才能做好現代的檔案管理。
3 企業檔案管理的優化
為了適應現代化企業發展的需要，必須對企業檔案管理的模式進行創新和優化，使企業在競爭中處于優勢地位。
3.1 擴大宣傳、促進重視
政府部門要幫助民營企業樹立檔案管理的危機意識，讓民營企業的管理者認識到企業檔案管理的缺陷會造成的問題，擴大檔案管理的宣傳力度。比如在當地的電視媒體上以公益廣告的形式提醒民營企業的管理者重視檔案（下轉第141頁）（上接第104頁）管理；在報紙傳媒上以專版的形式介紹民營企業的檔案管理，可以是成功的經驗也可以是某一企業失敗的教訓；在政府的網站上公布加強民營企業檔案管理的要求，并向各民營企業下發文件，強制其做好檔案管理，定期對民營企業的檔案管理工作進行考核，對于不合格的給予一定的處罰。
3.2 運用現代化的管理設備
現代民營企業的檔案管理已基本上不再是對人的依賴，而是對信息化技術的依賴，因此民營企業必須購入現代化的檔案管理設備增強管理的可靠性。在傳統的模式中，對檔案的管理完全依賴于管理者，當這名管理者離職之后，對現有檔案的查詢就會帶來很大的困難，而且管理的效率也極其低下。
3.3 優化管理方式
不同規模的民營企業可以采取不同的管理方式。大型民營企可以采取集中統一管理模式和協作式管理模式，開展時間久，管理高標準、嚴要求，相應的管理理念及方式更科學完善，這樣的管理模式可以更好地為大型民營企業的檔案現狀服務，大型民營企業檔案管理基礎堅實，大型民營企業作為管理榜樣需要嚴格認真對待管理模式的選擇；中型民營企業可以采取分散管理模式，根據中民營企業自身的實際情況和對經濟效益追求的總體目標，分散管理模式管理形態獨特的共存性與漸進性，可以使檔案資源的實體管理、檔案信息管理與檔案知識管理等科學化、系統化，將檔案管理的責任和權力都交給下級部門，責任明確地對檔案進行管理，不但符合中型民營企業的綜合實力，還滿足中小型民營企業的現狀及對經濟效益追求的近期目標，為企業的管理和利用服務；小型民營企業可以采取社會化管理模式，社會化管理機構擁有科學系統的管理規范及制度，具有高素質的專業從業人員，相關管理設施及設備也與時俱進地更新，小型民營企業的檔案存放在這樣的機構中可以得到專業管理，由于中小型民營企業無論是檔案資源的數量、類型，還是檔案管理的實力都是其檔案工作開展的障礙，檔案意識的提高使小型民營企業必須根據企業的這種現狀找到與之相符的檔案管理模式，社會化檔案管理模式無論是對企業規模、企業實力的要求都與小型企業實際情況相符合。
3.4 完善檔案管理體制
對檔案管理體制的完善需要兩個主題的共同努力，首先是政府部門應該完善相應的法律體系，為民營企業的檔案管理提供法律保障與工作指導。另一方就是企業本身應該根據自己的規模和性質對檔案管理的類型進行合理的選擇，健全自身的管理體制，使檔案深入每一個細節；企業還需要的是建立檔案管理的績效考核制度，對檔案的管理工作進行監督和考核，以此來保證檔案管理工作質量的可靠性。
