時間：2023-06-08 15:17:40
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尤其是在高校體制改革和現代技術高速發展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學校科學管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環節。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發了《科學技術研究檔案管理暫行規定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。
一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容:
（一）科研項目檔案
科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因
（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。
（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。
（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態。
（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用高校科研檔案材料。
鑒于此，高校科研檔案中出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發展和信息資源的開發利用。
三、對加強高校科研檔案管理工作的幾點見解
（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。
（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。
（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。
（四）推廣科研檔案的開發利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題。“檔案的開發利用是企事業單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口。
同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高校科研檔案開發利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。
為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:
(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。
(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。
農業科技檔案是指在農業科研項目、設施、經費、試驗、人才、知識產權、成果轉化、政策法規等系統管理過程中，從考察、預備試驗到申請立項、執行、總結、結題、鑒定、成果申報及示范推廣活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據和圖片、聲像等各種形式和載體的文件材料。農業科研檔案，不僅記錄了農業科研的真實過程，也記錄了農業科技工作者從事科研活動的意圖、思想、數據、成果、得失等詳細情況，為以后的科研工作考查既往情況、總結經驗教訓、研究事物發展規律、從事發明創造、宣傳農業科技、普及農業科研成果等提供可靠的參考，是農業科研成果鑒定、專利申請、技術轉讓的重要依據，也是農業科研單位管理創新、技術創新和提高競爭力的一種重要智力資源[3]。因此，科研檔案管理工作是農業科研單位一項必不可少、具有較強專業性的工作。
2農業科研檔案管理的工作流程
農業科研檔案管理工作是對農業科研活動中直接形成的各種科技文件材料進行收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、開發和提供利用的一個流程性工作。檔案的收集是管理工作的起點，目的是積累豐富、真實的館藏資料，做到經常化、及時化，注重日積月累；整理是根據檔案的形成規律進行合理的分類、立卷、編制目錄，必須做到科學化、專業化，是檔案管理的核心；鑒定是做好檔案整理和管理的一項基礎性工作，首先應通過專家的論證，對收集的檔案做出客觀正確地評價，以確定收藏價值；保管是檔案管理的日常性工作，必須制度化、嚴格化，以確保檔案完好無損；查詢檢索是檔案管理與服務的主要手段，應快捷化、實用化，講求服務效率和質量；編研開發是體現檔案管理價值的重要途徑之一，必須做到有用化、長期化，注重實用實效。總之，科研檔案管理工作量大、面廣、專業性強，需要及時收集、堅持日常維護管理，是一項綜合性、系統化的管理工作。
3存在的問題
3.1檔案收集不及時、不齊全
農業科研檔案主要來自于田間開展的科研試驗及農業生產過程中的觀察、記載而直接形成的各種文字、圖片、錄像等材料，由于農業科研工作的特殊性，檔案來源比較分散，不能及時收集，加之科研人員和檔案管理人員檔案意識淡薄，身兼數職，人員變更等因素，常常造成科研材料不全或遺失。在科研項目上題、立項、試驗設計、生產過程中，檔案部門無法參與整個項目實施過程，檔案管理人員只能按科研人員提交的材料進行歸檔，缺乏全面、系統收集項目材料的途徑。不重視收集當年未鑒定驗收或申報專利，或成果周期性長的科研項目（或課題）的材料，科研材料分散在科研部門或科研人員手中，時間一長，容易丟失，這也是造成檔案的資源流失主要原因之一。
3.2管理人員兼職，手段落后，利用率低
根據國家《檔案法》的規定，科研單位應當設立檔案資料室，配備專職檔案管理人員。但對農業科研單位來說，檔案管理僅僅是一項輔工作，部分農業科研單位不太重視檔案管理工作，不專門設立檔案管理工作崗位和人員，多為兼職。但眾所周知，在農業科研項目實施過程中，必然會產生大量的科研數據、圖片、影像等資料，對這些資料隨意堆放，沒有專職人員進行日常管理，長期下去必然造成檔案管理的無序與混亂。同時由于兼職檔案管理人員工作精力有限，不能及時有序地收集、整理科研人員提供的材料，更無法利用有限的時間和精力來建立查詢檢索系統和進行編研開發工作。目前，部分農業科研單位科研檔案管理工作的初衷仍然是為保管而保管，重保管輕利用，不講求社會效益和經濟效益，作為農業科研檔案管理者不僅要熟悉檔案管理業務，而且要掌握一定的農業科技知識，并能夠熟練掌握計算機等現代化辦公設備應用。但多數農業科研單位檔案管理人員，無論是專職或兼職，農業科技知識欠缺，觀念陳舊，知識老化，加之人員更換頻繁，不經專業培訓，這些因素在一定程度上制約了農業科研檔案管理工作的規范化。
4思考
4.1完善農業科技檔案管理制度
檔案管理制度不僅是檔案管理工作標準化、規范化的依據，而且是日常管理工作的操作指南。科研檔案管理制度主要包括科研檔案工作制度、科研文件管理規范、檔案部門工作規范等。科研檔案工作制度是根據國家法律、法規，對本單位形成的檔案的范圍、管理體制、管理分工、職責、檔案保密、檔案利用原則等所做的規定，是所有課題組、項目部和其它部門以及科技人員都要執行的規范性文件[3]。科研文件管理規范包括農業科研文件材料的歸檔范圍、分類方案、整理歸檔要求、鑒定標準等。檔案部門工作規范包括檔案工作人員崗位職責、檔案庫房管理制度、借閱制度、移交規則、交接手續、檔案利用制度、內部資料管理制度等操作規范性文件。制度建設具有根本性、長期性、穩定性，檔案管理人員要認真學習檔案法律法規，掌握黨和國家對檔案事業發展的基本要求，并依據檔案法律法規，進一步完善和加強科研檔案管理制度體系。
4.2明確農業科技檔案的歸檔范圍
農業科研文件材料的歸檔范圍，主要包括①科研準備階段的課題或項目審批文件、任務書、委托書、開題（立項）報告，調研報告，方案論證和協議書、合同等文件。②試驗研究階段的各種載體的試驗、觀察、測試、分析等重要原始記錄；田間記載數據、試驗報告、計算材料等以及設計文件、圖紙，關鍵技術、關鍵配方、工藝流程、技術路線和統計分析材料；研究階段的音像資料、技術說明、重要來往技術文件等。③總結鑒定驗收階段的研究工作總結、科研報告、科研論文、科研專著、查新報告、用戶使用意見、效益證明材料、專家評審意見、鑒定證書、鑒定會材料、推廣應用意見、參加人員名單，技術鑒定材料，科研投資，決算材料等。④成果和獎勵申報階段主要有成果和獎勵申報表與審批文件，獲獎及審批材料，專利申請、專利受理通知書、專利證書，推廣應用證明材料等。⑤推廣應用階段的推廣應用方案、總結，擴大生產的設計文件、工藝文件。⑥生產定型階段的鑒定材料、轉讓合同、協議書、用戶反饋意見等有保存備查價值的材料。
4.3加強科研檔案人員業務培訓
農業科研檔案管理工作有較強的專業性，要求從業人員必須具備一定的政治理論水平和農業科學技術知識，以及檔案專業知識技能。現代檔案管理不再局限于手工整理、裝訂、抄寫案卷題名、編目錄等簡單勞動，而豐富的專業知識、計算機操作技術和先進的管理理念，將是檔案管理人員必備的素質，也是衡量檔案管理水平的基本標準。因此首先要建立檔案管理工作人員培訓制度，開展業務培訓和職業教育，使檔案管理工作人員掌握檔案管理的新理論、新技能、新方法，精通農業科研檔案管理業務，熟練掌握計算機等現代化辦公設備的操作技術，提高農業科研檔案管理知識水平。其次要加強對農業科研檔案管理工作人員的管理。檔案管理工作人員應當忠于職守，遵紀守法，愛崗敬業，具備檔案管理專業知識，熟悉農業科研業務知識，并持有檔案管理資格證。對在檔案管理工作崗位上長期工作的同志，要激勵他們將長期從事檔案工作積累的實際經驗與改革發展的新要求結合起來，從舊傳統、舊觀念、舊框框中解脫出來，樹立市場觀念、競爭觀念、效益觀念和服務的思想。各有關部門和各科研單位應建立獎勵機制，對政治思想好、責任心強、有創新精神，并在工作中取得顯著成績的科技檔案工作人員給予表彰獎勵；對工作失職，違反規定，泄露機密，造成工作損失者，應視其情節輕重，給予懲處。
關鍵詞：科研檔案；管理；科研工作；創新
科研檔案的定義是從事科研的部門和工作人員在日常的科研工作中，利用各種方法和全部設備記錄下來的原始記錄資料。在國家頒布并實行相關的檔案法律法規后，以及科學技術的飛速進步，科研檔案的信息重要性日益提升，也利于科研檔案中各種重要信息和數據的傳播和共享。與此同時，科研檔案的管理體制也需要隨這時代的發展而進行改革和創新，科研檔案的體制要進一步得以健全和改進，檔案資料的收集、整理、歸檔和收藏也應該進一步加以完善，提高新式科研檔案管理工作的主動性。但是，根據我國目前的基本國情和科研工作的發展來說，我國科研檔案的管理工作還有很多需要改進的地方，比如部分科研資料不夠完整、詳細、系統。因此，從事檔案管理的科研人員要抓住科研工作中的每一個細節，從課題設定、人員器械、數據統計、科研成果等多個方面都加強檔案的收集和管理，實現科研檔案管理的科學性和系統性，為科研工作的質量和效率的提升作出貢獻。
一、科研檔案的特點
1.系統成套性
科研活動是一項非常規律的工作，科研活動是需要一環緊扣一環的有序開展的。所以說，科研檔案是由一些相互關聯比較緊密的文件和資料組成的，而不是一些毫無管理的數據和材料組成的。科研檔案主要的組成部分有科研項目的計劃、工作的有關資料和數據以及實驗成果的檢驗材料。
2.專業性
科研項目一般涉及的范圍非常廣泛，既包括自然人文科學，也包括理論實驗科學。科研檔案的專業性非常高，因為其包括多種方面的科學性知識，比如各種自然現象的規律和原因。科研檔案要具有非常權威的作用，所以要準確無誤的描述出各種科學知識和規律。3.階段性科研檔案還具有階段性的特點。雖然不同領域的科研工作所涉及到的理論知識大不相同，但是在不同的階段都有大同小異的特點，都包括了科研工作的設計、實驗、檢驗和總結等各個階段。
二、科學技術的創新
現如今，科學技術和國家經濟領域都在飛速進步，國家加大了科研工作的重視程度，科研檔案的數量也不斷提高。然而依然利用傳統的科研檔案的管理方式和體制已經行不通了，所以迫切需要對改革和創新現有的科研檔案的管理工作。在科學技術的創新方面，加強科研檔案管理方法主要有：首先要為制定出不同階段的計劃，補足現存于科研檔案管理工作中的薄弱部分；其次，可以運用先進的方法和科技理論來應對科研檔案管理中的問題，比如利用計算機和網絡技術不僅能提升工作效率，還能保證科研信息的安全，借此實現檔案管理的現代化和信息化；最后，建立起科研檔案的專用局域網絡，保證科研信息的絕對安全，促進科研信息的共享，實現科研檔案管理的數字化和科學化。
三、思維意識的創新
隨著計算機技術和網絡技術的飛速發展不斷的進步，已經大大促進了科研檔案的管理工作的創新。總之，只有將先進的科學技術不斷應用到實際管理工作中，才能有效促進科研檔案管理工作的改革和創新，進一步達到工作的科學化、數字化、信息化和規模化。在思維意識方面，具體來說：首先，要樹立起創新性的意識。以先進的科學技術理論為基礎，樹立起新型的管理方式和理念，培養現代化的檔案管理思想，在日常工作中注意總結出現的紕漏，實施科學的創新方法，進一步來推動科研檔案管理工作在理論和實際雙重方面的改革和創新。其次，要樹立起服務性的意識。科研檔案是給科研工作人員提供便利的，是為人服務的。如果能提高科研檔案工作的服務能力，就能有效推動科研工作的進步。最后，要樹立起價值性的意識。管理檔案的工作人員要時刻認識到檔案自身隱藏的巨大價值，發揮其最大的作用，將檔案的價值轉化為經濟效益和社會效益，滿足人們的需求，實現信息共享。
四、管理機制的創新
在現如今的數字信息時代，科研檔案也應順應時代的要求，要實現科研檔案的科學化、數字化、信息化和規模化。要想走在檔案管理的正確發展方向上，就要針對自身的管理機制進行改革和創新，進一步完善和規范檔案管理機制。只有樹立其標準化的管理制度，以此為目標推動科研檔案管理機制的規范化發展，才能有利于科研工作的正常開展，為科研工作作出貢獻。在事先對檔案的實際管理工作進行調研后，然后再結合實際情況建立其階段性的科研檔案管理工作的規范制度，以此作為檔案管理工作的參考標準和衡量手段，這是實現科研檔案管理創新的重要方法，是推動檔案管理工作發展的重要基礎。
五、人才培養的創新
對于科研檔案的管理工作來說，人為因素依然是管理工作最關鍵的部分。因此，加強管理人員的綜合素質和專業知識，提高管理人員的工作態度和積極性。隨著時代的發展，對于檔案管理工作來說也迎來了更多更高的要求，科研工作人員的能力也應隨之提高。如今的科研檔案管理人員要有先進的科學技術理論基礎，要有與時俱進和腳踏實地的精神，要對自身工作重視并熱愛等種種優良素質。另外，在人才培養方面，應對時代的要求，不僅需要培養出綜合能力出眾的人才，還要對新生技術和理論有出色的學習和運用能力。比如可以靈活掌握計算機技術，方便檔案的管理，建立局域網絡實現資源信息的共享。在培養人才的同時還要建立一套完備的培訓體系，保證為科研方面的各項工作源源不斷的提供高素質、高能力的科研人才。
六、結語
科研檔案工作是需要廣大科研檔案管理人員不斷探索、不斷創新、不斷完善的，管理人員要從內心重視工作，積極有效開展行動，在實踐中不斷開拓進取，順應新時代的發展潮流，也滿足新時代的要求，做到與時俱進，站在時代的前沿，不斷創新和發展科研檔案的管理工作。
作者:白媛媛 陶娟 單位:北京市射線應用研究中心 寧夏藝術職業學院
參考文獻
[1]李燕.檔案管理現代化的現狀與對策分析[J].管理觀察，2014，（29）：43-44.
1.在檔案信息化視角下，科研檔案管理存在的問題
經過閱讀大量的文獻，對科研檔案管理存在的問題進行分類并標明比重，從表1中，可以明顯看出科研檔案管理存在的最大問題便是“軟硬件設施”，其次是檔案的收集和整理，對檔案的錯誤認識及保密工作，下面，將一一解釋下面問題。
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對科研檔案工作的錯誤認識在科研單位，具體從事研究項目的科研人員對檔案的認識模糊，將科技檔案的收集和提交排除在科研工作之外，甚至不了解需要歸檔的范疇、要求和重要性。在科研工作中，注重課題申報、立項、實施，但不能同時積極進行科技檔案的整理，經常推遲檔案提交，即便提交也不完整[1]。
1.2科研檔案收集和整理中的問題在科研檔案提交時，特別容易走入兩個誤區。一種是粗略收集，缺漏現象較明顯，在名義上提交的檔案名都有，但實際上質量較差或缺少重要原始記錄；另一種是收集廣而全，將歸檔范圍之外的資料也放進科研檔案中，從而主次不分，查閱和利用困難。由于信息時代的到來，科研檔案的形式和存儲介質越來越趨于多樣化，在收集的過程中，會無意識地忽視錄音、錄像、照片、磁盤、光盤等。最后是指實體檔案的收集和管理容易被忽略。主要表現在隨意堆放實體檔案，不注意管理和維護。
1.3檔案設施建設中的問題在一些科研機構中，由于一些限制如人員和場地等，檔案數量也較少，因此在設施配置配置方面很多都采取將就的態度。在有些單位甚至都沒有標準的檔案管理庫房，僅使用數間辦公室代用；不能按檔案標準來實現辦公、閱覽、庫房三分開；對于專門檔案柜和密集架，也僅使用普通兩節柜來代替存放；在有些單位，甚至連“八防”設施也不全；對于檔案設施必要的辦公設備、監控設施等也不能達到要求。
1.4在檔案信息化建設中，易出現的問題在檔案信息化建設的過程中，存在以下幾個誤區。一是對于檔案信息化的理解較片面。在科研單位中，科研檔案管理人員將檔案信息化僅僅理解為紙質檔案的數字化掃描和網絡化。二是認為一切都以“信息化”為重。在有些科研單位中，科研檔案管理人員認為只有“信息化”了，就可以疏于檔案的收集、整理、鑒定、保管等基礎工作，造成首末倒置。三是認為檔案信息化建設勞民傷財的觀念。對于檔案信息化必要的設施則采取能拖就拖的態度，不愿意投資。
2.科研院所檔案信息化管理的措施和建議
2.1完善安全措施有網絡的地方，就會存在很多不安全因素，再加上電子檔案容易被盜，所以要建立一個安全防范措施設置文件保密措施即采用身份認證、權限認證的方式控制檔案登陸系統，安裝殺毒軟件定期對計算機進行殺毒并且對檔案和數據進行及時的備份防止黑客或者其他人員侵入系統。
2.2健全檔案管理體系科研院所要加強對檔案信息化建設的領導、檢查與監督：落實專門機構或專人負責，加強領導、統一規劃，主管部門在對科研院所進行評估的時候，要將檔案工作作為重要的評估內容，以督促其做好檔案信息化工作[2]。
2.3提高工作人員的技能和水平傳統管理模式已經不能再適應科研院所對檔案的利用和需求了，主要是因為所耗費的成本的較高，因此要改變傳統的檔案管理模式就必須提高檔案管理人員的技能和水平。首先對他們進行培訓，主要與檔案信息化管理方面有關，這樣不僅讓他們熟悉有關檔案信息化管理方面的操作，并且在工作能夠運用自如，另外也要讓他們樹立起職業道德和工作責任心，更新管理理念。
【關鍵詞】醫院科研檔案 管理
中圖分類號：R197.323 文獻標識碼：B 文章編號：1005-0515（2011）7-339-02
醫院科研檔案是醫院在科研工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫院的寶貴財富。醫院科研檔案是醫院管理工作中的憑據，是醫學科學研究的基礎，是醫院進行宣傳教育的生動資料。醫院科研檔案記載著這個醫院科研發展史上的優秀成果，對研究本醫院的科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定科研發展方向的好教材。所以，加強對這一信息的管理有著極其重要的意義。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院科研檔案管理, 是醫院科研檔案實行現代化管理的根本任務。 醫院如何適應社會主義市場經濟體制，轉變檔案管理模式，加強檔案規范化管理，就必須在調查醫院科研檔案管理的基礎上，了解醫院科研檔案管理工作的現狀和存在的問題，簡析其原因，并相應地采取一些對策，才能更好地做好新時期醫院科研檔案管理工作。現就醫院科研檔案管理的現狀與對策談一下筆者的觀點。
1 加強學習，增強意識
加強檔案法規的學習、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是檔案管理人員及領導干部的檔案管理意識。科研檔案管理是醫院管理的重要組成部分，領導重視是做好科研檔案管理的前提，要把科研檔案管理納入重要議事日程，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。要大力宣傳科研檔案工作，使醫院領導、中層干部、職工都能充分認識科研檔案的重要性，更好地支持科研檔案管理工作。醫院以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院科研檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現檔案管理可有可無的認識。并且由于受到人員、設施、經費等方面的限制，科研檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級干部對科研檔案工作的認識，才能使科研檔案工作順利開展。
2 重視科研檔案的利用
科研檔案管理的最終目的就是便于大家利用，因此，科研檔案管理人員要樹立服務意識，使醫院的科研檔案為臨床醫療、教學、科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強科研檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高科研檔案的利用率，充分發揮其社會效益。
3 健全制度，加強培訓，提高科研檔案管理人員素質
建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是科研檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，科研檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的科研檔案管理體系，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的科研檔案統一管理，使科研檔案管理與醫療業務同步考核、同步發展。科研檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要充實科研檔案管理人員并將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高科研檔案管理人員素質。通過專業培訓、繼續教育、進修學習等提高業務和知識水平，不斷總結探索檔案管理工作及業務發展，推動檔案管理水平的提高。
4 開發科研檔案資源，實現科研檔案的現代化管理
科研檔案資源的開發利用是科研檔案管理的主要目的，通過深層次、多渠道地開發科研檔案信息資源，提高科研檔案的使用價值，為醫院業務、醫院管理及患者服務。同時，通過利用科研檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益，提高科研檔案在醫院管理中的地位和作用，促進科研檔案建設。
要實現科研檔案現代化管理。一是要加強科研檔案的保管設施，如設置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設施；二是要加強科研檔案現代化管理，利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現代化管理手段之一是計算機管理，將科研檔案內容按行政管理、業務管理、科研教學、基本建設、儀器設備、財會等分門別類地輸入計算機，這具有檢索快捷、方便、高效等優點，使查檔案材料費時費力的原始勞動變成在幾分鐘甚至數十秒鐘便可解決的問題。這樣既是人類勞動能力的解決，更是工作質量的飛躍。可以使科研檔案信息在現代化機器設備中迅捷、準確、方便地再現，使科研檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。 三是要配備整套科研檔案掃描系統，改革單純由人工錄入資料的相對落后的做法，提高科研檔案管理的質量和檔案管理工作的效率，注重對現代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經驗，使醫院科研檔案管理更加現代化、規范化。
科研檔案管理工作做好了，一方面為醫院高層管理人員及時了解醫院整體科研狀況，適時調整科研管理策略提供準確依據，為決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定醫院科研成果，為醫院與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好科研檔案管理工作，不斷地更新科研檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的科研檔案管理手段，以全面、真實地反映醫院整體科研發展狀況和經營成果。科研檔案管理成果同醫院經營管理的有機結合決定了醫院資源配置的取向和模式，決定著醫院的經營版圖和未來發展，對于實現醫院經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好科研檔案管理工作對于促進醫院的全面發展、不斷提升醫院在市場經濟中的競爭力具有重要意義。
參考文獻
關鍵詞：企業 科研 設備 檔案管理
1.企業科研檔案管理
科研檔案是在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，是科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是單位的寶貴財富，在科研工作中發揮著知識儲備、創新技術的作用。
1.1搞好科研檔案的保密工作
由于科研檔案的安全直接關系到單位的安全和經濟發展的成敗，因此，為了維護科研檔案的安全，確保科技秘密萬無一失，必須做好科研檔案的保密工作：
（1）通過加強科研檔案保密法制教育，使檔案領導干部及其他人員掌握管理科技秘密的法律知識和相關技能，是依法管理單位科技秘密不可缺少的重要條件。
（2）深入開展以普及科研檔案保密法律常識為主要內容的保密法制宣傳教育活動。
（3）從工作實際出發，制定和充實完善科研檔案保密制度。
1.2實現科研檔案管理的現代化
利用現代化技術，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。特別是科研檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。
1.3提高科研檔案人員業務素質
掌握現代化管理技能，提高綜合素質。以前，科研檔案材料的形成從調研起到項目的完成都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。所以，科研檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。
2.企業設備檔案管理
企業設備檔案,主要包括企業的機器設備和儀器、儀表等的圖紙、圖表、運行記錄、檢修記錄以及與設備有關的技術文件材料、新購設備的開箱資料,如合格證、安裝說明書、使用維護說明書、備品備件清單等。特別是設備圖紙、檢修記錄等為設備的改造、大修及每月的生產檢修的備件計劃、故障診斷、隱患整改等能提供科學的依據。企業設備檔案管理主要內容是設備文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用等。企業設備檔案管理工作制約著設備的使用效益。
2.1企業設備檔案管理的問題表現
在實際工作中,許多企業對設備檔案管理重視不夠,使設備檔案不能很好的服務于生產,主要表現在：檔案意識淡薄、設備檔案材料收集難、管理制度貫徹不力。
2.2企業設備檔案管理的對策措施
（1）領導的重視是關健。領導對檔案工作的價值和認識程度,決定著他們對檔案工作的態度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此檔案部門要加強宣傳力度,要經常向領導匯報檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對企業的益處,啟發領導重視檔案工作,特別是借助一些利用檔案的典型事例,使領導認識到檔案的重要性。力爭把設備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程,明確規定各有關人員設備檔案管理職責，同時列入績效考核并嚴格執行。
（2）建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎上,各部門還要配備專兼職檔案人員,建立檔案管理網絡,明確職責并嚴格貫徹執行。檔案部門要主動與設備管理和設備使用部門溝通,以便及時跟蹤了解設備檔案情況，避免檔案的遺失,并主動進行文件材料的收集歸檔工作，確保設備檔案完整、準確。
（3）及時收集檔案材料。一臺設備在使用過程中,必然要形成使用、檢修紀錄、更新、改造圖紙等。只要這臺設備還在使用過程中，它就要不斷地產生新的文件材料,直到設備的使用期結束,設備檔案才停止。檔案管理人員只有了解和掌握設備使用和變化的全過程,才能全面地做好設備檔案收集工作。
（4）對圖紙的修改要嚴格審批。圖紙修改主要有兩個方面：一是設備項目施工完成后，因施工單位依據現場情況編制竣工資料，其中有部分圖紙涉及變更的；另一方面是生產技術人員對每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動。技術人員要對已存檔竣工圖依規定的編制方法作相應的修改、補充和說明，使之符合現場實際情況。當設計變更時,必須按照有關規定及時修改原底圖或補充繪制新圖,做好設計變更技術文件材料的配套管理，確保設備檔案的完整、準確、系統。對生產需要變更的一些備件圖紙，技術人員必須填寫變更通知單，對變更原因及新改圖紙圖號要予以確認,并經主管設備部門領導簽字才能歸檔。檔案人員更應及時了解設計變更情況并作好記錄,避免對外提供已作廢了的或已修改過的錯誤圖紙,為以后的技術改造和設備檢修帶來不必要的麻煩和損失。
參考文獻：
關鍵詞：醫療檔案信息共享；科研檔案；重要價值；現狀問題；管理對策
檔案是準確、完整記錄歷史信息的重要資源，在醫院檔案管理體系中，科研檔案是十分重要的構成部分，可以真實、具體地反映醫院科研工作的基本狀況，為醫院科研管理工作提供高質量的信息服務，推動醫院科研項目順利進行，對醫療衛生水平的提升極為有利。在醫療檔案信息共享的時代環境下，醫院相關人員應正確深刻領會科研檔案管理工作的重要作用，明確醫療檔案信息共享背景下科研檔案管理工作要求，在實踐中以多元化舉措全面提升科研檔案管理水平，不斷提升科研檔案信息資源的利用價值，為醫院科研事業和醫療衛生事業的發展提供信息資源助力。
一、醫療檔案信息共享背景下科研檔案共享管理的重要作用概述
在醫療檔案信息共享背景下，科研檔案管理者應基于醫院檔案工作發展實際，積極推動科研檔案共享管理工作開展，既可以大幅度提升醫院科研檔案信息資源利用價值，又可以為高質高效地開展科研項目提供信息支撐，以此推動醫院檔案管理現代化、信息化發展。1.有效控制醫療科研成本醫療科研項目的有序進行，可以實現醫療科研檔案信息共享目標，進而可以為醫療科研人員展開科研工作提供大量有價值的文獻資源和檔案信息資源支撐，且便于科研工作人員借鑒科研檔案資料中記錄的工作經驗，有針對性地優化科研工作，從而可以保障科研項目順利進行的同時，有效降低科研成本。在此過程中，醫療科研檔案信息資源利用率大幅度提升，對醫療科研事業的發展具有積極的促進作用。2.提高科研檔案資源利用率和價值醫療科研檔案信息資源的共享，可以為科研工作的優化開展提供有價值的信息資源支撐，從而有利于醫療科研工作效率和質量的全面提升，進而可以為醫院各項工作的高效率開展提供優質服務，使醫療科研檔案信息資源的利用率和價值得以全面提高，最終有利于醫療科研工作的現代化發展。3.推動管理工作現代化發展醫療科研檔案管理工作的目的在于挖掘有價值的科研資料，為醫務人員臨床科研工作提供資源支持，進而整體提升醫院綜合服務水平。在當代網絡信息環境中，積極探索基于信息網絡技術手段的醫療科研檔案信息化共享管理模式，可以為醫療工作人員參與臨床科研工作提供大量有價值的信息參考，在提高科研檔案信息服務水平的同時，有利于科研檔案信息資源價值的提升，使得醫療科研工作能夠高質量、有序進行，最終有利于全面提升醫療綜合服務水平。
二、醫療檔案信息共享背景下科研檔案管理現狀問題分析
信息網絡時代，醫療檔案信息共享是實現檔案資源利用價值增值和檔案管理水平提升的主流趨勢，對醫療檔案管理工作的開展產生了重大影響。事實上，當下的醫療科研檔案管理工作中信息共享存在諸多缺陷和不足，使得科研檔案信息資源價值增值難以成為現實，總結醫療科研檔案管理現狀問題，集中體現在以下幾個方面：1.信息化建設落后于醫療技術發展在科技發展支持下，醫療技術成果日新月異，尤其是信息化技術、數字化技術等普及應用在醫療衛生領域，為醫療科研檔案信息資源共享和高效傳遞創造了良好的技術環境。但不可否認的是大部分中小型醫療衛生機構在檔案數字化建設工作方面，建設成效不高，即使在醫療科研檔案管理領域引進信息化技術手段，也由于檔案管理人員缺乏先進的檔案管理理念，沒有正確深入地認識信息技術在檔案管理領域中應用的積極作用，使得其在科研檔案管理工作中對信息技術發展思想觀念僵化，觀念守舊，不利于醫療科研檔案信息化建設水平的提升。在醫療檔案信息共享背景下，醫療技術水平的提高與醫療科研成果的支持密切相關，一旦在信息化環境中沒有加快推進醫療檔案管理信息化建設，單純憑借紙質科研檔案，顯然難以實現醫療科研信息資源的高度共享，直接影響科研成果轉化的同時，對醫療技術的進步與創新極為不利。2.科研檔案缺乏規范性科研項目活動是醫療機構的重要工作之一，與醫療技術水平提升密切相關，始終在醫療臨床經驗總結、醫療技術創新、推動醫療衛生機構發展等方面發揮著重要作用。因此，醫療科研檔案管理標準化和規范化發展的重要性是不言而喻的，原因在于缺乏規范性的科研檔案管理，不僅會影響科研工作的有序進行，還會對科研成果的轉化產生不利影響，最終會影響醫療技術水平的提升。事實上，當前我國醫療科研檔案管理存在諸多缺陷和不足，其中科研檔案缺失規范性是突出問題之一，主要原因在于相關醫療機構在運營中一味重視科研工作，片面地認為科研工作是提高醫療技術水平的重要手段，但科研檔案工作只是簡單記錄科研工作內容，缺乏實用價值，這使得相關醫療機構在科研檔案管理工作中，未能嚴格按照要求來規范做好科研檔案收集與整理工作，從而出現科研檔案資料收集不完整，科研檔案信息失真等問題，難以提高科研成果準確性的同時，使得科研成果喪失了利用價值，還會影響科研檔案信息資源的后續利用，最終影響醫療技術水平的提升，不利于我國醫療事業的健康、持續發展。3.科研檔案管理人員業務能力和素養有待提高現階段，醫療科研檔案管理人員的素質存在一定的差異性，集中體現在科研檔案管理業務能力和素養等方面，使得醫療科研檔案管理工作難以高質高效開展。與此同時，科研檔案管理人員由于缺乏相應的業務能力和素養，在具體的工作中未能嚴格按照規范要求來展開科研檔案管理工作，使得科研檔案管理工作缺乏質量和效率，難以發揮科研檔案信息資源的利用價值。不僅如此，當前從事醫療科研檔案管理工作的人員，絕大部分是兼職人員，并非專業領域出身，從而存在巨大的人員流動問題，難以全面了解醫療科研檔案，且無法建立穩定性高、綜合素質高的檔案管理隊伍，直接影響科研檔案管理水平。此外，由于相關醫療機構缺乏穩定性高的專業檔案管理隊伍，不僅難以解決醫療檔案管理中的具體問題，還難以在科研檔案管理理念上與時俱進，與新時代科研檔案管理事業發展觀念相悖，最終會影響科研檔案管理質量和效率，不利于科研檔案信息資源價值的充分發揮。
三、基于醫療檔案信息共享背景下的科研檔案管理對策分析
如前所述，在醫療科研檔案信息共享背景下，醫療科研檔案管理工作存在一定的缺陷，集中體現在信息化建設水平不高、檔案管理人員缺乏較高的綜合素質等，不利于醫療科研檔案信息資源價值的充分發揮。因此，相關醫療機構應基于醫療檔案信息共享對科研檔案管理工作的具體要求，并立足于科研檔案管理實際，從建設高效信息化平臺、加強監督、規范化管理科研檔案等方面入手，不斷提高醫療科研檔案管理效率和質量。1.建設高效的科研檔案管理信息化平臺在醫療衛生領域，科研檔案管理工作高質高效開展，以及信息化建設進程的加快推進，都需要醫療機構相關領導和檔案管理者的高度重視和支持。因此，醫療領域的領導者應該在思想層面重新認識科研檔案管理信息化建設的重要性，在深入理解科研檔案管理信息化建設優勢的基礎上，立足于醫療機構發展實際，基于醫療機構長遠發展目標、醫療檔案信息共享等，重視信息化管理系統建設，進一步加強信息化平臺建設，并要將科研檔案管理工作納入醫療機構常態化管理工作范疇，不斷提高科研檔案管理信息化建設質量和效率。在實踐中，相關醫療機構應基于醫療科研檔案特點建立高效的信息化管理平臺，并要同步配套建設軟硬件設施。在硬件方面，相關醫療機構應配套完善的相關存儲和交流設備。在軟件方面，相關醫療機構應建立開發高效率的網絡軟件支撐平臺，并要結合醫療科研檔案事業發展需求，開發系統功能完善的軟件，具體包括操作、管理等軟件。通過完善建設科研檔案管理軟硬件設備設施，助力提升科研檔案管理信息化平臺的專業性和應用性，為醫療科研工作高效開展提供豐富的資源，切實提高醫療檔案信息的共享程度，彰顯科研檔案管理工作的價值，推動科研檔案事業健康、長遠發展。此外，在科研檔案管理信息化平臺建設與應用的大前提下，可以快速推動新醫療成果及醫療技術在更大范圍內推廣應用，不斷提升科技轉化為生產力的速度，以此提高科研成果利用率，從而既有利于醫療科研檔案事業的發展，又有利于醫療行業整體技術水平的提升。2.實現檔案管理的規范化科研檔案管理規范化是醫療科研檔案信息高度共享，并充分發揮科研檔案信息資源價值的重要保障和基礎。針對當前醫療科研檔案管理缺乏規范性的實際問題，應加強多方監督，實現科研檔案管理的規范化。首先，以時展和醫療檔案信息共享要求為立足點，牢固樹立科研檔案價值最大化的管理意識和觀念，加快推進科研檔案數字化建設，不斷完善新形勢下科研檔案歸檔范圍、構成要件等系統建設，使得科研檔案應歸盡歸，以此保證科研檔案的完整性和準確性，進而為科研檔案后續利用創造良好的條件，有效提高科研檔案信息資源利用率。其次，以科研檔案信息共享平臺為基礎，實現科研檔案的全面公開、透明，鼓勵科研檔案信息交流與利用。最后，加強科研部門與檔案管理部門之間的合作與交流，明確責任。針對醫療科研部門，在開展科研活動的過程中，還要重視科研檔案資料的收集與整理，旨在保障科研檔案資料的完整性、真實性。科研檔案管理部門應在科研項目進行中，采取定期和不定期相結合方式，抽查科研文件資料，一方面可以有效把控科研檔案資料的完整性和準確性，另一方面可以及時發現并指出科研檔案工作中的缺陷和不足，便于科研部門和檔案管理部門共同確保科研檔案工作的規范性，進而為醫療科研檔案信息的高度共享提供支持，最終為科研檔案事業的健康、長遠發展夯實基礎。3.創新科研檔案管理，提高科研檔案信息資源利用率首先，相關醫療機構要積極創新科研檔案管理信息化平臺，以傳統科研檔案管理功能為基礎，深入開發科研檔案管理利用價值，建立多樣化科研檔案信息數據庫，完整呈現科研項目數據、成果和科研過程信息等，并要在數字化檔案資源的支持下，提供便捷且多元化的檔案信息查閱服務。其次，創新和豐富科研檔案利用模式。科研檔案信息資源的多樣化，使得科研檔案信息資源具有海量化的特征，只有加強科研檔案信息的多元化處理，才能為相關醫療機構今后科研項目的高效開展提供大量信息資源，最終有利于科研事業的發展，并有利于科研檔案信息資源利用率的提高。最后，拓展科研檔案應用范圍。醫療科研檔案應用價值集中體現在提升醫療技術水平、提升醫療服務水平、醫校教學實踐等方面，這要求積極科研檔案管理部門積極創新科研檔案管理，切實發揮科研檔案信息利用價值，最大限度提高科研檔案信息資源利用率。4.基于醫療檔案信息要求來提升檔案管理人員綜合素養相關醫療機構要想提高科研檔案管理水平，應強調信息化優勢在科研檔案管理中的充分發揮，為醫療科研人員提供更加全面且準確的科研信息資源，這無形中對科研檔案管理人員的綜合素養提出了更高的要求。因此，相關醫療機構應對科研檔案管理人員進行系統且全面的針對性培訓，具體包括計算機、部門交流與協作、檔案業務等培訓，以期通過專業且深度的針對性培訓，持續提高科研檔案管理人員的綜合素質，使其綜合素質滿足于醫療檔案信息共享背景下的科研檔案管理工作需求，切實提高科研檔案管理水平，不斷提高科研檔案信息資源的利用率。
四、結語
綜上所述，在醫療檔案信息共享背景下，相關醫療科研檔案管理工作面臨新的高標準要求，要求正確認識科研檔案管理工作中的缺陷，積極從建設高效的科研檔案管理信息化平臺、實現檔案管理的規范化等方面入手，不斷提升科研檔案管理信息化水平，為科研檔案信息共享提供支持，有效提高科研檔案信息資源價值，推動醫療檔案事業和醫療衛生事業健康、持續發展。
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論文摘要:高校科研檔案反映了一所大學的學術水平和實力。科學有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價值，有助于高校的持續發展和促進地方經濟社會的進步。理清科研檔案管理的思路，將有利于更好地開展科研檔案管理工作。
科研檔案是人們在從事科學活動中形成的，并經過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。科研檔案管理工作是高校科研活動的基礎和真實記載，直接反映著一個高校的學術水平，是一所高校實力的憑證，對學校的教學和科研工作的可持續性發展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現代技術高速發展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學校科學管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環節。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發了《科學技術研究檔案管理暫行規定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。
一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容:
（一）科研項目檔案
科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因
（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。
（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。
（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態。
（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用高校科研檔案材料。
鑒于此，高校科研檔案中出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發展和信息資源的開發利用。
三、對加強高校科研檔案管理工作的幾點見解
（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。
（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。
（四）推廣科研檔案的開發利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題。“檔案的開發利用是企事業單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口。
同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高校科研檔案開發利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。
為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:
(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。
(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。
(3)在利用有著作權保護的學術檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內利用,應與著作權所有者簽訂著作權許可使用證,或征得本人的同意。
總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高校科技人員的檔案意識，做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現代化管理水平，讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發揮應用的積極作用。
參考文獻：
1、關月英.高校科研檔案管理工作初探[J].新疆醫科大學學報，2007.10.30（10）
【關鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質檔案；電子檔案；整合利用
改革開放以來，隨著中國的迅速發展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多。科研項目，即開展科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內，依據規范完成。在現實生活中，紙質檔案已經不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經占據重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經逐漸取代紙質檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質檔案和電子檔案的優缺點，并適當對其加以利用。
一、電子檔案與紙質檔案的優缺點
（一）電子檔案的優缺點。隨著當代科學技術的飛速發展，許多行業隨之進入了全新的時代。當代的各行各業以及生活中處處離不開科學技術的滲入。檔案管理工作也有了全新的發展。在信息發展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業中，還是在社會交流與國際聯系中，互聯網都發揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果。總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經達到數億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節約大量時間，最大程度地發揮其共享他人資源的優勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產業的發展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現在構建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構建的同時，相關工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關鍵步驟，相關工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴重威脅，當今社會科技發展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴格做好防盜措施，設立嚴密的防盜網絡，保護電子檔案完整不被侵害。
（二）紙質檔案的優缺點。科研項目中的檔案管理仍然離不開紙質檔案的幫助，科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料都離不開紙質檔案的使用。大量的紙質檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質檔案。除此之外，在書寫上，紙質檔案能夠直觀、簡明地表現出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質檔案占據空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質檔案的廣泛使用，需要對其紙質進行篩選，并且妥善保存、管理。
二、電子檔案與紙質檔案的整合與利用
（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發展促進了紙質檔案的進一步發展，同時，由于電子檔案的產生也進一步代替紙質檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質檔案管理，還能夠高效地實現電子檔案和紙質檔案的轉化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質檔案的相互轉化關系中，相關工作人員要充分發揮電子檔案和紙質檔案各自的優勢，對于紙質檔案應加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質檔案的聯系，使得只要輸入有效關鍵字就可以準確無誤地對紙質檔案進行搜索。就科研項目的長遠發展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質檔案必將共同發展，只有將電子檔案和紙質檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯系，電子檔案為紙質檔案梳理位置及信息，紙質檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內容。兩者相輔相成，共同發展，不僅可以發揮各自的最大優勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續健康發展服務。
（二）電子檔案與紙質檔案的整合利用。科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質檔案的優缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。電子檔案、紙質檔案兩者的優缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應盡量結合兩者優缺點整合利用過程，相關人員要盡最大努力對檔案的優點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現兩方面優勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發揮更大的優勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學性，其在科技方面的優勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當的法律效力，此方面不可替代的優勢要加以保留。將兩者的優勢結合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優化。
三、結束語
在高速發展的信息時代，電子檔案管理已經是檔案管理工作的發展趨勢，但每一項文化遺產必然有它不可取代的優勢，因此電子檔案和紙質檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發展構成了完整的檔案管理系統，檔案管理人員只有結合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質檔案，促進檔案管理工作進一步科學化、規范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。
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