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第1篇

    商業銀行開展持續審計包括：商業銀行運用內審經驗，開發計算機模型：將之嵌入到持續審計流程管理系統中去：內審人員按照持續審計任務開展常態化及時審計；定期進行產品和服務全風險覆蓋的內控審計，持續改進計算機模型。

    一、商業銀行運用內審經驗，開發計算機模型

    在該步驟主要運用的審計技術是審計重要性水平的測定（可結合PPS抽樣）和審計分析程序。運用的計算機技術主要是計算機編程。該步驟依據“持續審計”的定義來確定“相關被審計事項發生”的情況。下面結合實例進行分析。

    1.重要性模型。設計該模型主要考慮內審人員對于行內開展的各項業務重要性水平的認定，重要性水平可以設定為必審項和審計項兩類。第一類必審項重要性水平，比如內審人員認為單筆超過一千萬元的集中采購項目為重要且必須要審計，那么“集中采購子模型”就可以設定一千萬元為閾值，對于單筆集中采購項目標的超過一千萬元的，就可以自動篩選出來，持續審計流程系統將生成“及時審計任務單”，分配任務后，由內審人員全程跟蹤該集中采購項目，最后形成審計報告。第二類抽樣審計項重要性水平，可以結合風險控制重要性水平進行設計，設計后由計算機輔助進行PPS抽樣，確定具體的審計事項。比如“大額個貸重要性模型”的設計：風險控制要求，同一身份證號的客戶發生的所有個人住房貸款、消費貸款、助業貸款等，單筆或累計超過50萬元的，都需要兩個專職貸款負責人審批，且在設計“大額個貸重要性模型”時可將閾值設定為50萬元，該模型可以每周、每旬、每月運行一次，具體運行頻次由持續審計計劃決定，這樣確定的貸款可能有很多筆，因此，在設計“大額個貸重要性模型”編程時，編入計算機輔助PPS抽樣相關程序。

    2.審計經驗模型。設計該類模型的總體思想是：將銀行的案件、審計發現以及審計經驗，轉換為數據信息疑點，或者直接定位差錯。例如，疑似假個貸模型——同質子模型的設計主要是運用Match函數。不同的借款人客戶信息相同.如同一樓盤或汽車經銷商，有多個不同借款客戶為同一單位：多個客戶的聯系電話、個人貸款對賬單地址、家庭月收入、本人月收入相同；同一樓盤或汽車經銷商，三筆以上貸款連續拖欠期數相同：多名借款人是銷售商或員工；多筆貸款（不同客戶）還款來源于同一個人賬戶；多筆貸款（不同客戶）發放后轉入同一單位（非房地產公司、汽車經銷商）或個人賬戶。上述都是反常情況，有可能是假個貸.而上述情況是內審人員審計出假個貸或者是假個貸案發之后所總結出的假個貸數據特征。該子模型的設計思路是：比對客戶貸款信息，找出不同客戶的相同信息，從而找出高度同質性貸款，即疑似假個貸。

    該類模型是分析程序在內審中通過計算機程序運行實現，分析程序概念不再描述，主要是要找到“反常”數據（疑點）。分析程序還可以實現差錯的直接定位，比如“個人信貸資金流向投資市場模型”的設計思路：比對客戶發放貸款賬號與客戶本人及其密切關系人的證券、基金賬戶，在貸款發放之后兩賬戶的資金變化情況。該模型是信貸資金流向子模型，通過該模型，內審人員可以定位差錯，比如發現客戶A，發放貸款后10日內，將貸款全部轉至客戶A名下的證券賬戶。

    二、開發持續審計流程管理系統

    筆者認為持續審計流程管理系統應包括以下模塊：計算機模型及管理、任務管理模塊、電子審計工作底稿及報告模塊、質量控制復核模塊以及系統管理模塊。將持續審計流程管理系統與各業務系統、核心賬務處理系統進行對接，審計項目數據每日日結后，持續審計流程管理系統接收各業務系統、核心賬務處理系統數據，運行計算機模型，生成審計任務，任務分派后審計人員在電子審計工作底稿及報告模塊錄入相關審計證據、審計工作及審計報告，完成審計工作后，電子流任務交至質量控制系統復核。系統管理模塊主要是復雜系統的維護以及內審人員的權限配置。

    以“集中采購子模型”進行說明。計算機模型已開發出持續審計流程管理系統下的“計算機模型及管理模塊”已加載了該模型，且持續審計流程管理系統與本行的“集中采購管理系統”已對接，每日接收集中采購管理系統的數據，運行“集中采購子模型”，發現有無單筆超過一千萬元的集中采購項目。該項目的流程狀態是“立項通過”，如果符合，則將相關信息形成審計任務，內審分派崗位登錄該持續審計流程管理系統，在“任務管理模塊”下的“待分派審計項目”中可以看到，并進行分派；相應的內審人員登錄系統在“任務管理模塊”下的“待辦審計項目”中看到任務，接受該項任務，就可以在電子審計工作底稿及報告模塊錄入相關信息，完成之后按程序提交，任務將發送至內審質量控制部：質量控制工作人員登錄該系統，在“質量控制復核模塊”下的“待復核項目”中看到需復核的任務，并調閱審計工作底稿和審計報告：質量控制復核完成提交后，整個內審流程結束。

    開發持續審計流程管理系統運用的主要是流程管理理論，它通過計算機編程來實現審計業務的電子任務流程，其效果不僅使得內審的效率和質量有顯著的提高，而且也方便考核內審人員的工作效率。

    三、內審人員按照持續審計任務開展常態化及時審計

    在這個環節，內審人員登錄持續審計流程管理系統，在任務管理模塊下的“侍辦審計項目”中看到任務及其生成過程。與傳統內審不同的是，持續審計可以實現常規化及時跟蹤審計。如果商業銀行將柜面會計憑證、個人貸款檔案、公司類貸款檔案等會計憑證及資料電子化，形成電子檔案數據庫，內審人員就可以做到足不出戶進行審計。“待辦審計項目”接受任務后，持續審計流程管理系統賦予內審人員臨時權限，臨時權限用于遠程登錄電子檔案數據庫，獲取相關的資料。內審人員進行事后審計時，除非認為必須去業務經辦所在地實地查證，否則可以不下現場，從而可提高審計效率。紙質資料電子化主要是掃描等影像技術的運用、計算機輔助開發程序支持數據庫的建設以及查詢等功能的實現。

    四、定期進行產品和服務全風險 覆蓋的內控審計，持續改進計算機模型

第2篇

【關鍵詞】企業檔案；管理體系；建設措施

企業檔案對于企業自身的發展有著極其重要的作用，為此做好企業檔案的管理，加強企業檔案管理體系的建設就顯得非常必要，如何加強企業檔案管理體系的建設，成為了相關工作者急于探討解決的問題。基于此，本文就加強企業檔案管理體系建設的措施進行了探討，給出了一系列相應的措施，相信對有關方面的需要能有一定的幫助。

1.建立與完善檔案管理組織與制度體系，打好“依法治檔”攻堅戰

檔案管理組織與制度體系是檔案管理法治化的一把大刀，是“依法治檔”的根本保障。在組織體系中，特別要打破過去每個部門設立一名兼職檔案員的做法，尊重“誰形成誰移交”的原則，把形成檔案的所有崗位都列入檔案管理組織體系范圍，并且把每個部門的主要技術負責人指定為部門主要兼職檔案人員。新型的組織機制，注重檔案管理網絡功能的發揮與網絡結構的包容性，無論部門與人員如何調整都不會削弱網絡功能，強調責任到具體“崗位”與“人”，是檔案管理體系的組織基礎與人力保證。由于現代企業經營模式的綜合性和多樣性，所形成的檔案屬文書檔案的范疇，而建設工程檔案則屬于科技檔案的范疇，應按照檔案各自的形成規律和管理標準進行科學管理。結合企業實際編制檔案的分類方案，制定各類檔案的管理標準。并注重檔案信息的管理，用科學的方法和現代化的管理手段借助計算機技術，對檔案信息進行綜合管理，建立數字化全文數據庫，實現科學、方便、快捷的檔案管理和利用。

在制度體系中，首先要對國家、地區與行業的規范作全面深入的總結與梳理，在尊重國家規范的前提下，從行業的角度，結合企業自身的特點進行制訂與修訂。要突出在信息化背景下“收集是檔案第一要務”“簡化整理”“注重服務功能”，強調規范的實際可操作性。宏觀層面修訂《檔案管理辦法》，微觀層面修訂各類檔案的收集、整理、保管、利用、考核等全過程的檔案管理規范體系，制訂側重于企業信息化、檔案數字化、資源整合與共享的檔案信息化管理規范體系，以及檔案管理的各類制度體系。對于信息化的新產物――數碼照片、視頻文件的管理，結合實踐，進行科學創新，制訂《照片與視頻檔案管理規范》。制度體系建設是一項長期的工作，要不斷去探索、發現、改進、優化制度中存在的問題，并記錄下來，積累到一定程度集中修訂與完善，保障制度的有效發揮，堅決打好“依法治檔”的攻堅戰。

2.創建信息時代檔案流程管理體系，避免制度流于形式與表面

在傳統檔案管理中，往往制度流于形式，工作銜接上不協調，細節上缺乏具體的操作方法，存在責任不明、有令不行、執行不力等問題，致使檔案收集難、管理難等問題。在日常管理中，很多時候職能部門并不是不愿管或不愿配合，而是缺乏具體的落實與操作細則去指導實踐。流程就是執行力，是規范的具體落實，而規范又是流程管理的執法依據，兩者相輔相成。流程管理就是將檔案管理的目標進行逐個分解，并具體落實在流程上面，各個環節緊密聯系，有嚴格的先后順序，讓處于流程環節中的所有人都懂得，檔案的事務分別由誰來做、怎么做以及如何做好的標準就一目了然。檔案流程化管理，有利于職責清楚、責任分明，消除了人浮于事、扯皮推諉、執行不力的痼疾，徹底消除原有工作環節之間的摩擦，大大提高檔案管理的效率與管理品質。房地產的檔案現代化管理也是如此的。房地產檔案管理要朝著現代化信息化的發展， 要吧電子管理工程建設起來， 把電子信息技術運用到各種檔案考核，檔案管理之中去。

3.定期下達《歸檔任務書》，打破制度的框框，解決檔案收集難

收集是檔案的第一要務，是傳統檔案工作中的難點。《歸檔任務書》是把各門類檔案所要收集的資料集中匯編并明細，將責任落實到崗位與人。《歸檔任務書》打破了規范的條條框框，尤其在業務操作上缺乏靈活性以及其內容與形式在辦法、規范中所不能表達的地方，講究實用性與可操作性，是對管理規范的重要補充，是流程管理的進一步細化與落實，是檔案管理體系的重要組成部分。它緊緊圍繞“收集是檔案工作第一要務”的宗旨，做到“檔案收集全覆蓋”“責任落實全到位”“歸檔資料全明細”，每年根據企業發展的實際情況修訂、編制成冊，并在頭年12月份定期下達，可以徹底解決檔案收集難的問題。

《歸檔任務書》主要包括收集范圍明細表、歸檔文件要求、移交時間及移交要求。特別是收集范圍用各類明細表的形式，羅列重要檔案項目資料的詳細清單，讓部門人員有針對性地去收集。

4.實現規范化操作，規范檔案管理操作流程

（1）要對檔案管理的流程有明確的認識，結合企業的內外因素，全面掌握企業的業務進行情況，對企業業務的了解不能停留在表面，還要更加深入全面的分析，以了解業務活動的方方面面，對企業的業務活動爛熟于心，對其面臨的問題，問題的對策等等也要下足功夫。

（2）要確定檔案的來源，也就是說確定檔案在哪些業務過程中形成，這是檔案整理歸檔的依據，要切實重視起來，避免出現問題。

（3）就要按照一系列流程完成企業檔案管理的程序，檔案管理工作要做到細心、認真，發現錯誤及時糾正，以保證檔案具有實用價值。

房地產企業要想做大做強，就一定不能忽視管理的重要性，我們不難看出，一個企業的生死存亡往往就決定于一個企業的管理水平的高低，企業要樹立正確的認識，將管理貫徹企業生產經營的始終，對于房地產企業來說，檔案管理應當引起足夠的重視，作為企業管理活動中的重要一環，其作用不容小覷。俗話說，千里之堤毀于蟻穴，一個小小的紕漏就可能引發大的危機，所以對企業來說要不斷提高檔案管理水平，使其為實現企業利潤的最大化服務。

5.全面整合檔案資源，構建檔案信息網絡化與共享

服務整合檔案資源，實現網絡共享，是檔案工作的最終目的與方向。它是以檔案管理系統軟件為橋梁，通過電子數據的導入、與企業主要業務系統之間的接口鏈接開發等手段，實現檔案資源的全面整合，通過條目檢索與全文檢索，實現檔案資源的共享服務。房地產企業檔案管理的過程， 需要尋求多個企業的合作， 行業的合作也將為房地產檔案管理提供更多的發展空間。各企業在合作的過程之中， 可以互相學習， 吸收各自的發展經驗和優勢， 提高自身的競爭力。

在信息化的現代企業，要配置適合信息量大、傳播速度快、網絡化的檔案管理的軟硬件設施設備，開發檔案管理系統與企業主要業務系統的關聯接口，通過創建數字化檔案室與檔案登記備份，實現傳統檔案、企業各業務系統，各類電子文件等檔案資源的全面整合與網絡共享服務，構建檔案信息的網絡化收集、管理、存儲、服務等各環節的管理體系。

6.結語

綜上所述，加強企業檔案管理體系的建設對企業自身的發展有著極大的促進作用，因此，我們就需要通過有效的途徑，采取有效的措施，做好檔案管理體系相應的工作，以完善和提高檔案管理體系的建設，從而在一定程度上促進企業的發展。 [科]

【參考文獻】

第3篇

在這種大數據浪潮下，2011年企業級軟件市場出現軟硬一體化趨勢。軟硬一體化可以為用戶簡化IT架構、消除復雜性、提高性能、加快部署。軟硬件集成的一體化設備正在進入企業級用戶的選型列表：6月，Oracle宣稱其已經在全球范圍內成功部署超過1000臺Oracle Exadata數據庫云服務器；SAP 超越ERP，推出面向數據源的、靈活、多用途的內存應用設備――HANA 整合了基于硬件優化的SAP軟件模塊，基于實時的和歷史的業務數據進行計算、分析；IBM也同樣看好一體化，年中，IBM宣布Netezza在全球已有超過500個用戶……

當然，在應用軟件市場，平臺化、移動應用仍舊是關注焦點，而靈活軟件架構、提升用戶體驗、支撐業務創新也是軟件提升重點所在。

IBM Business Process Manager V7.5 業務流程管理平臺

IBM Business Process Manager V7.5 是一個綜合的BPM平臺，集成了業界領先的以人為中心的業務流程管理平臺 WebSphere Lombardi 和以 SOA 集成為中心的業務流程管理平臺 WPS。它能夠實現對業務流程的全面可視性和管理功能，包含針對流程設計、執行、監控和優化的工具，其設計能夠使流程所有者和企業用戶直接參與到業務流程的改善。高度集成的功能性和流暢的設計使其與其他IBM產品之間的互操作性達到了新的高度，并且還可以從最初的單一項目輕松地擴展為企業級的BPM部署計劃。它具備簡捷、強大、洞察力和掌控力等核心優勢，能夠幫助企業更快部署、整合并優化業務流程管理平臺，成功實現業務轉型。

采用即拆即用的方式或者方便可定制的配置，IBM Business Process Manager易于部署和使用，幫助用戶快速實現價值并提高生產力。IBM Business Process Manager具備市場領先的功能，并將它們集成在足夠簡單的統一平臺上，讓各種不同的流程角色參與其中，同時又足夠強大，方便根據需求進行擴展，從而為整個企業的轉型提供支持。IBM Business Process Manager包含一整套升級的BPM功能，為不同企業提供全面自動化和改善業務流程的集成式彈性平臺，其市場領先的功能包括：通過為所有流程參與人員提供可視性，持續改進流程，實現業務流程優化；提供聯合視圖，用于實時執行任務、管理工作事項、跟蹤性能和對事件作出響應，從而提高工作效率；流程專家能夠進行實時分析，并優化業務流程。

Oracle Exadata 數據庫云服務器

Oracle Exadata 數據庫云服務器是一個由數據庫軟件、硬件服務器和存儲設備組成的軟件和硬件集成式系統，采用業界標準硬件組件以及Sun公司的FlashFire技術、Oracle數據庫11g第2版、Oracle真正應用集群和Oracle Exadata存儲軟件，配備40Gb InfiniBand內部連接，具有最佳OLAP性能（如數據倉庫應用等）和最高速的聯機交易處理（OLTP）性能。

Oracle Exadata 數據庫云服務器被甲骨文稱之為“經過預調測的系統”，軟件和硬件能以一種優化的方式協調一致地運行，并以一種預集成的工作狀態提供給客戶，減少其總硬件量，同時降低環境復雜性，降低客戶總體擁有成本。Oracle Exadata 數據庫云服務器所適合的數據庫應用場景包括：數據倉庫、商務智能（BI）類系統、交易系統類系統、混合負載類系統、數據中心。為適應管理從小型到大型系列數據庫的部署需求，甲骨文為客戶提供各種配置的選擇。目前Oracle Exadata 數據庫云服務器的配置有4種：Oracle Exadata X2-8全架、Oracle Exadata X2-2 四分之一架、半架和全架系統。

Oracle Exadata 數據庫云服務器憑借其快速的查詢吞吐、高速的磁盤吞吐以及更大的數據容量等特性，可以在數據倉庫、商務智能系統的環境下，大規模并行地快速處理海量數據，更加完整地收集、管理和分析業務數據，助力企業決策者做出更好的決定。

SAP內存計算設備 (SAP HANA)

HANA 是一款面向數據源的、靈活、多用途的內存應用設備，整合了基于硬件優化的SAP軟件模塊，通過SAP主要硬件合作伙伴提供給客戶。HANA可以基于實時的和歷史的業務數據創建靈活的分析模型，以前所未有的速度對大量分散數據進行實時信息分析，創新應用程序，實現業務和戰略價值。

卓越的性能 在不影響ERP和其他運營系統的性能的情況下，企業可以利用SAP HANA直接訪問運營數據，并可以近乎實時地將主要交易表格同步到內存中，以便在分析或查找時能夠輕松對這些表進行訪問。這種高效的建模流程支持提供明細項目的直接訪問模型，也支持更復雜的流程的分析模型。SAP HANA提供從概念到分析的完整的、高效工作流程，可以訪問任何數據，添加了易用的建模經驗來進一步提高業務用戶的自主性，提供標準接口。SAP BusinessObjects的全部商務智能工具可以直接使用SAP HANA內存數據。

巨大的收益SAP HANA提供多用途內存應用設備，企業可以利用它即時掌握業務運營情況，對所有可用的數據進行分析，并對快速變化的業務環境做出迅速響應。SAP HANA幫助企業：

實時制定決策 快速輕松創建即席業務視圖，訪問實時分析；

提高業務績效 加快計劃、預測、定價、供應等方面的事務信息流速度；

獲得更多洞察力 消除分析大批量數據的限制；

結構化和非結構化數據 提高業務生產力，面向業務設計和使用分析模型，通過業務自助服務功能降低對IT的依賴，可使用任何來源的數據；

提高IT效率 高效管理不斷增長的數據量和復雜性，降低架構成本。

Teradata Database 14數據庫

Teradata Database 14是業界最為智能的高性能數據庫之一，可以自動完成工作負載管理、壓縮決策、虛擬分區和時序條件等系列任務的多項耗時功能，極大地改善數據倉庫的整體性能和易管理性，幫助企業應對在大數據時代IT所面臨的復雜性、應用程序組合的擴展、安全壓力的增大和工作負載的膨脹等難題，打造更快、更智能和更直觀的分析環境。

除專業商業分析師和 IT 員工對此系統進行操作，該數據庫本身還在其工作負載管理、安全性、數據遷移、壓縮和時序功能中內置智能自動化功能。

工作負載管理 它引入虛擬分區功能，可在一家公司內的團隊或業務部門之間分配系統資源，設置用戶優先級后， Teradata數據庫就會根據“確定的優先順序”跨系統動態管理資源，確保工作負載獲得適當支持。該功能支持的數據包括海量傳統數據和來自社交媒體、網絡互動、電子商務、傳感器、機器和移動設備的新生大數據。

壓縮冷數據 它通過增強混合式存儲的使用，實現更智能的多溫度數據管理。它可在不同驅動器間自動遷移、壓縮或解壓數據，從而獲取最佳性能和存儲效用的智能虛擬存儲解決方案，避免數據轉化為無效數據。

增強型時序功能 新版Teradata數據庫 繼續擴展和增強時間感知的時序功能，用戶可以捕捉和跟蹤業務數據進化歷史的演變。Teradata 數據庫可創建任意時間點的業務全景圖，現已擴展至全球。

安全性 新版 Teradata Row Level Security 支持安全性能，只允許獲得了相應授權的人員訪問不同級別的信息。

另外，新版Teradata數據庫對遷移功能進行擴展，可從其他性能較差的平臺中輕松遷移應用程序和數據，并對新出現的大數據問題進行無縫處理。

北京航星永志科技綜合檔案管理解決方案

2011年度中國檔案信息化最佳解決方案――北京航星永志科技綜合檔案管理解決方案面向企事業單位，涵蓋檔案全面業務工作，圍繞“以業務應用為核心、基于標準與服務、知識引領發展”理念，滿足檔案使用者和管理者的需求。綜合檔案管理解決方案以綜合檔案資源庫建設為基礎，以分級安全利用為目的。其中，檔案資源庫主要用于實現“大檔案”模式檔案資源的統一存儲、標準規范管理及數據服務應用。該資源庫存儲海量的檔案信息管理平臺的各種數據，包括檔案目錄、原文、音視頻等。資源庫的設計引用OAIS的數據標準及規范，通過檔案資源中心、業務信息中心及知識應用中心的建設實現全方位檔案資源的集中管理。檔案資源中心實現整個檔案信息資源管理平臺檔案資源的統一存儲與管理；業務信息中心體現檔案管理的動態管理；知識應用中心實現輔助決策型數據的集中管理。

綜合檔案管理解決方案的功能特點包括：檔案綜合應用的統一門戶、多維度的檔案查詢及全文檢索、面向檔案全生命周期的資源管理、流程一體化的檔案業務應用與審批、信息化的檔案庫房與外包管理、協同一體化的個人工作臺、便捷化的檔案編研輔助工具、以內容管理為核心的檔案信息采集與、全面的統計分析與決策參考、多樣化的數據采集工具及光盤離線應用、靈活的系統配置與業務構建、基于構件化的應用支撐平臺、三維安全體系與分級權限應用。

Microsoft Dynamics CRM 2011客戶關系管理解決方案

Microsoft Dynamics CRM 2011是一套完整的客戶關系管理解決方案，為各種規模的企業提供熟悉、智能、靈活的解決方案，包含強大的銷售、市場營銷和客戶服務管理功能，并可提供諸多擴展CRM應用，幫助企業發現、贏得更多商機，提供優質的產品和服務，發展長久而穩固的客戶關系。Microsoft Dynamics CRM 2011具有超強的可配置性、可擴展性、與現有應用程序和數據庫的互操作性，通過以下方式為企業提高生產效率：

超熟悉：繼續采用被用戶熟知的界面，使其獲得自然、易用的體驗，提升工作效率，降低培訓成本。通過新一代微軟Outlook客戶端、瀏覽器或移動設備都可登錄，可根據客戶需求定制，使用戶能夠簡單快速訪問所需信息。

高智能：能實時分析業務狀況，精準進行分析預測。通過向導型過程對話框、企業內部績效和目標管理及實時儀表盤，向銷售、服務及營銷專業人員提供最新信息，幫助他們有效工作。

更靈活：靈活的可定制及快速部署特性以及基于xRM的平臺架構使企業或組織隨需應變，打造適用的個性化解決方案，提高開發人員的工作效率，降低成本。

11月，Microsoft Dynamics CRM 服務更新，為客戶提供社交、云計算、移動應用等功能。微軟將幫助企業將社交從一種社會化娛樂轉變為推動有效化與智能化的客戶及合作伙伴關系進程的得力工具。憑借社交技術在微軟產品家族中的廣泛應用，Microsoft Dynamics CRM迎來全世界3萬個組織的逾200萬用戶。

中標麒麟安全操作系統

中標麒麟安全操作系統V5采用SELinux安全子系統框架，按三權分立機制提供權限集管理功能，并可根據用戶需求對系統安全進行定制。系統提供統一的安全管理中心（SMC），支持安全管理模式切換、核心數據加密存儲、特權用戶管理、基于雙因子認證體系的身份鑒別、進程級最小權限、結合角色基于類型的訪問控制、網絡安全防護、細粒度的安全審計、安全刪除等多項安全功能，為政府和企業用戶提供全方位的安全保護。

集中式安全管理 系統采用SELinux作為安全操作系統的子系統，并將系統超級用戶劃分成為具有不同權限的三個管理員角色，即安全管理員、系統管理員以及審計管理員，并提供了一套圖形化、集中式的安全管理軟件――SMC，從主機防護、數據防護、應用防護以及網絡防護四個方面集中管理系統。

高強度訪問控制SELinux在Linux中實現了高強度的強制訪問控制（MAC）體制，提供基于機密性和完整性的信息隔離，能對抗欺騙和試圖旁路安全機制的威脅，限制了因惡意代碼和應用程序缺陷而造成的危害。SELinux支持多種安全策略模型，支持策略的靈活改變，使用類型增強（TE）、基于角色的訪問控制（RBAC）和多級安全技術（MLS）保證系統安全。

第4篇

電子歸檔

歸檔流程。勘測工程從初始登記到檔案歸檔，經過了“任務受理外業作業內業處理多重質量監控工程歸檔（案卷整理）檔案質量控制檔案資源建庫更新基本地形圖數據庫檔案利用”流程。作業部門首先使用“勘測工程項目管理信息系統”初始登記，獲取任務號，納入院項目管理流程；然后使用“城市勘測電子檔案分發服務系統”，收集資料，利用已有成果，實施外業作業、內業處理，形成電子文件和紙質資料，經質量監控合格后提交用戶，同時將原始記錄等檔案資料提交檔案部門。檔案人員接收紙質資料和電子文件，驗收、鑒別資料的及時性、完整性、準確性和一致性，檢查資料是否完備、內容是否一致及文件幅面、格式是否符合標準；合格的歸檔資料進行整理和立卷，根據工程信息配賦案卷信息，屬案卷變更的任務用已有檔案號，新案卷建立新歸檔信息；對完成案卷整理的檔案實施質量控制，確保案卷和電子檔案的正確性和規范性；成品紙質檔案入庫管理，電子檔案進行數據入庫；同步進入“城市勘測電子檔案流程管理系統”，記錄整個檔案管理流程。

檔案分類。勘測工程檔案的一個鮮明特點就是借閱、利用頻率高。為提高工程檔案的檢索、使用效率，我們參照國家標準，制定了勘測工程檔案號編制規則。檔案號由分類號、年度、任務號和分卷號四部分組成，中間以“.”號隔開，分類號描述工程檔案類別，分為“E1”測繪工程檔案、“E2”巖土工程檔案和“E3”基礎地理信息檔案三大類；年度號表示任務受理年份；任務號以四位數值表示(不足四位者，前補零)；分卷號即案卷的分卷代號。如，2001年的第78個地形圖測量任務，其檔案號為“E141.2001.0078.1”。

紙質歸檔。由于城市勘測檔案的雙套制歸檔要求，紙質資料歸檔仍是重要的檔案工作之一，采用傳統手工方式進行，歸檔范圍主要包括技術設計書、利用資料、計算資料、成果表、點之記、變更記錄表和成果圖等。驗收后，按傳統方法整理、裝訂、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄表和備考表、登記卷內目錄、編制案卷封面、裝盒入庫。同時，檔案工作人員依據不同權限在“城市勘測電子檔案流程管理系統”中同步填寫工程信息、作業信息、案卷目錄、管理信息和利用信息等元數據，當然大部分信息可以從“勘測工程項目管理信息系統”中自動遷移過來，盡量減少手工錄入工作量。

電子歸檔。電子歸檔除依紙質歸檔流程外，還有其特殊性。勘測工程電子文件歸檔的整理、驗收采用人機交互方式完成，不僅要鑒定電子文件的完整性、正確性，更要保證電子文件與紙質檔案的一致。檔案人員利用專門軟件整理電子文件，生成工程信息文件，記錄工程的任務和案卷信息，包括表示工程位置與范圍的坐標和相關文件名稱；然后將工程信息文件與工程任務文件夾整合在一起，按順序、分任務案卷刻入光盤，存入庫房，光盤的案卷編號根據刻錄的工程檔案號編制。歸檔電子文件再由專業人員導入數據庫，建立檔案資源庫，從而為“城市勘測電子檔案分發服務系統”構建資源數據，實現勘測工程電子檔案的檢索與分發利用。

歸檔質量控制

1. 歸檔常見問題

勘測工程檔案驗收和工程信息錄入受到作業人員自身操作水平、作業習慣與經驗的影響，人工操作自由度較大，都可能出現質量問題。大多質量問題是由于數據錄入不規范、不嚴謹造成的。通過質量控制的實踐和分析，現羅列出勘測工程歸檔常出現的問題：

(1)歸檔資料不完整，作業部門提交的成果有缺漏。

(2)歸檔資料內容錯誤、缺漏，如資料中必須填寫的內容沒有填寫或填寫不完整。

(3)歸檔文件內容不一致，特別是紙質資料和電子文件不一致(包括圖形)。

(4)工程屬性錯誤，主要是指整理電子文件時生成的工程信息文件中屬性錄入不合規范要求，有：①重復性錄入，如出現多條相同工程記錄；②必填屬性缺漏或空白；③格式錯誤，如工程日期、檔案總張數、坐標等出現非數字字符，檔案號未按標準格式錄入等；④邏輯性錯誤，即具有邏輯關系的屬性間發生錯誤，如工程開始日期比結束日期晚，結束日期大于歸檔日期；⑤相關聯的屬性沒有一致，主要是檔案號與任務號中的年度、類別和流水號不相同。

(5)電子文件缺漏或錯放，導致工程任務夾中電子文件與工程信息的記錄不一致，出現缺漏、文件命名不統一等情況。

2. 質量檢查機制

檔案資料中心針對上述問題，建立了一套較合理的質量檢查機制，主要包括：

(1)完整性檢查：檢查作業部門提交的紙質資料和電子文件是否完備，有無缺漏，紙質資料檢查由人工完成，電子文件采用人機交互方式。

(2)準確性檢查：檢查紙質資料和電子文件的內容是否正確、是否與工程任務相符，格式是否符合標準，檢查方式與(1)相同。

(3)一致性檢查：人機交互完成，主要是將紙質資料與電子文件進行一一比對，檢查兩者是否相同，特別是圖紙和電子圖的比較，需運用AutoCAD專業軟件。

(4)電子檔案屬性規范性檢查：檢查工程信息文件各屬性是否正確。利用“工程電子檔案質量檢查”軟件自動完成，針對上述常出現的問題，主要包括重復性檢查、格式檢查、邏輯性檢查和屬性一致性檢查等。

(5)電子文件一致性檢查：檢查相關電子文件是否和工程信息中羅列的電子文件名稱一致，從而避免工程電子文件的缺漏或錯放。同樣由“工程電子檔案質量檢查軟件”自動實現。

(6)數據庫檢查：將電子檔案導入數據庫后，利用數據庫高級語言的聚類分析、字符串處理、數學和邏輯函數查詢、統計出各種數據，從全庫整體角度檢查錯誤。這是一種高級的自動化檢查機制，需要具有一定數據庫管理基礎的檔案員完成。

3. 電子檔案質量檢查軟件的實現

針對勘測工程電子檔案的特點和檔案工作的流程，我們檔案資料中心研發了“電子檔案質量檢查軟件”，利用計算機完成電子檔案質量的自動檢查。“電子檔案質量檢查軟件”是針對工程信息文件與電子工程文件夾整合模式，在環境下開發，實現電子檔案屬性合法性和文件一致性檢查。軟件操作簡單，指定工程信息文件和存儲電子文件的工程文件夾，程序將自動讀取信息文件中各工程項目，提取屬性信息，檢索相關電子文件，并按照“重復性檢查格式規范檢查邏輯性檢查屬性一致性檢查電子文件一致性檢查”步驟檢查，同時以進度條動態顯示檢查進度。最后的檢查結果直接顯示在窗口結果欄中，也可導出保存。

該軟件已檢查了1999～2006年18000多個工程檔案，查出錯誤約200個，檢查錯誤率約為1.11％，使電子檔案的質量得到了有效保障。

結語

在規范檔案工作流程的同時，我們將檔案工作與生產管理同步規劃，初步實現了檔案的全過程管理和前端控制，并利用先進的數據庫平臺和實用的應用系統完成檔案相關工作。這些工作的開展和新技術的探索，已取得初步成效：

1. 初步形成了一套規范的勘測電子檔案的工作流程，通過基于網絡的流程管理系統規范檔案的全過程管理，并建立了獎懲機制。

2. 在檔案工作中貫徹和強化質量控制理念，使用先進的技術手段以保證電子檔案的正確性，為檔案的再利用奠定基礎。

第5篇

關鍵詞：用電 自動化 共享 無筆化

中圖分類號：TM73 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2013）08-0211-01

客戶服務中心直接面向用電客戶，是供電企業面向社會、用電客戶的窗口，用電營業主管著電量電費的抄、核、收工作，是供電企業實現經濟效益的財力來源點。因此，用電營業的管理水平就直接體現了一個企業的管理水平，影響著供電企業的經濟和社會效益。因而建立一個面向公司領導決策層、科室管理層、基層操作層等三個層次的大型用電管理信息網絡。實現全公司用電管理科學化、信息代碼化、報表統一化、文檔規范化，改善和提高全公司用電管理現代化水平已勢在必行。

1 用電MIS系統的基本功能及規劃設計和特點

1.1 用電MIS系統的規劃設計

首先要根據供電企業自身的管理和科技實際，有計劃按照分步設計的原則，實現用電管理“一口對外”、“業務一條龍”、“無筆化作業”，使用電管理系統化、制度化、規范化、自動化，以提高工作效率、管理質量、服務質量及自動化水平，逐步滿足供電企業用電管理信息系統的技術功能及業務需求，分階段進行。

達到以先進、實用、可靠、高效為系統目標；以界面友好，操作方便，科學合理，高效安全為客戶目標；以結構合理，開放靈活，全面共享，穩定可靠為技術目標。但必須堅持“五統一原則”，即統一規劃和設計、統一開發和運行環境、統一硬件和軟件配置、統一使用系統軟件和應用軟件、統一數據采集標準。

我公司已運行用電營業管理信息系統多年，系統目前包括營業管理、計量管理、計費管理、收費管理、市場管理、用檢管理、決策管理、系統管理等8個子系統和電話語音查詢系統、觸摸屏查詢系統等2個輔助子系統，還在此基礎上開發了銀電聯網和卡表預付費收費系統，達到了預期目標，實現了客戶就近銀行繳費和購電。這幾個子系統基本上包攬了供電企業主要用電營業業務，實現了用電營業無筆化。

1.2 用電信息系統規劃設計的指導思想及依據

用電管理信息是反映供電企業經營活動并對企業管理產生影響的用電業務、電費數據、計量裝置及其他客戶用電資料的統稱。它淋漓展現了經濟運動的客觀性和反映經濟變化的真實性，并從中可以反映全供電區域用電量的發展趨勢，為正確的經營決策提供科學依據。

根據國家電網公司信息化工作規劃和山東電力信息化工作規劃要求，本著“統一領導、統一規劃、統一標準”開展用電管理信息系統的規劃設計與建設工作。信息系統的設計以‘實用、先進、可靠、高效’為原則。

開發用電信息管理系統的最終目的是以經濟、合理的投資在較短時間和較少消耗的前提下，獲得一個強功能、高質量、高效、實用、可靠、易維護的系統，達到數據高度共享和唯一、準確，并能夠實現與其它子系統的集成，實現圖文數據傳輸。

1.3 開發用電信息管理系統，系統應具備的特點

（1）多檔歸一：系統應為供電企業建立一整套客戶用電基礎檔案，使得用電營業、電能計量、電費管理、用電檢查及電力市場管理、客戶服務等業務的用戶檔案實現規范化、唯一化管理，實現數據高度共享，提高工作效率和效益。（2）全過程流程管理：系統應提供流程管理、崗位管理功能，使供電企業的業務流程規范化。（3）系統維護參數化：系統管理應提供全面的系統參數設置，使得崗位、業務流程、電費計算參數、考核時限等均可通過參數設置，方便系統維護，增強系統的靈活性。（4）編碼標準化：系統應基于科學性、系統性、可擴展性、綜合實用性、規范性的原則設計系統編碼，保證系統信息的規范化。（5）嚴格的業務管理：由于用電業務的特殊要求，在業務流程中，系統應提供各級領導、專工審批、審核功能，使管理更加嚴格化、規范化。（6）多層次輔助決策：應通過各負責人對用電營業的全部信息按專業進行定期的統計匯總，根據網絡上保存的歷史數據，利用各種數學方法，分析有關經濟技術指標的變化趨勢，能為中、上層管理提供多層次輔助決策信息。（7）嚴格的安全設計：應用系統除應在操作系統、數據庫管理系統實行安全控制之外，還應通過管理系統的操作員來限定各操作員的使用權限，對數據庫采取雙重登錄、雙重加密方式，提高系統的安全性。

2 系統的功能及拓展功能

系統的所有功能應能夠覆蓋供電公司用電管理部門的主要業務過程，并對用電部門的各個業務流程、環節、處理過程、工程施工進行統一的數據管理，將用電管理部門從業擴報裝受理-->報裝流程管理-->電能計量-->電量電費及數據統計分析、報表打印等業務形成一個有機的整體，提高用電管理部門的綜合管理能力；可以與銀行聯網，實現電費自動劃撥，縮短電費回收周期；采用多媒體電話語音、瀏覽器（WEB）等新技術，提高全方位的客戶服務功能；公司領導和各級領導可通過系統了解全部用電業務運行情況，可得到可靠的分析數據，為領導提供輔決策；提高用電部門的工作效率和服務質量。

第6篇

數字檔案館與電子文件中心關系復雜，我們必須加強對二者關系的分析，才能更好的促進二者的發展。基于此，筆者就此作出以下幾點分析。

1 分析數字檔案館與電子文件中心關系

1.1數字檔案館與電子文件中心既有關系的分析

數字檔案館是目前社會最好的信息化檔案形式，在沒有完善的建立數字檔案館的前提下，應先采用電子文件中心，作為數字檔案館的開門鑰匙。電子文件中心在連接數字檔案館和電子政務各系統的過程中間，解決了目前我國數字檔案館還不能完善的在線接收與存取難題，電子文件中心就可以成為數字檔案館的紐帶，成為電子政務各系統的橋梁，使其數字檔案館得到更快的發展。

1.2數字檔案館與電子文件中心潛在關系的分析

雖然數字檔案館和電子文件中心在使用的過程中再到外表都沒有太大的差異。不管是從其身的本質來看，還是從未來的發展角度來看，都是目前電子時代新型的文檔管理系統。其二者都是電子文件管理系統的配件，研究的最終目的也是管理好電子文件。但作為檔案界的文檔管理機構，也是需要不斷的創新和發展，沖破老式的管理檔案的一種工作職責。秉承不斷創新，不斷改進，建設成為方便、快捷的一套完整的運作系統。

在二者并沒有太大的差異后，為什么在名稱上卻各不同呢？其實只是由于不同的角度和周圍事物的關聯而取的不一樣的名稱。從平時運用的情況來看，公共的互聯網網絡以數字的方法來為使用者傳輸檔案，其進行查找的方法都是通過數字檔案館來提供，主要傾注于社會需要;而電子文件中心則是把大部份的功能存放在了電子政務網中，主要運用到政府方面的精密電子文件的存放，且可連接網絡傳輸一些文件，信息的接收功能，主要傾向于電子政務。一者面向政府的電子政務，另一者其靠攏社會的大眾，都只是一個文件管理系統。

2 數字檔案館和電子文件中心后續的發展與建設

2.1理順文件和管理系統

電子文件中心和數字檔案館是我國精密的文件管理系統，為了能更好的得到建設與使用，首先要制止目前外伸式的技術運用方式，從系統的本質來研究數字檔案館和電子文件中心的內部價值。在電子文件中心和數字檔案館的互相矛盾下，電子文件管理的難題出現于沒有真正清晰的運作過程。為了解決以后文檔整理時受到的局部限制，必須要整理出一套關于整體文件流程的一個清晰思路之上，才能達到所有文件一體的整體鏈接。要想真正的把文件管理的流程理順，必須要從文件運作的整個過程來進行探索和分析，對于電子文件的管理必須要進行全面性的研究，要從科學的角度來進行所有文件流程的一個整合，把文件從開始到結尾，從使用到存放，達到擁有一套清晰的思路來管理整個系統。

在實際工作中，應盡可能地實現保存文檔的同時將其歸檔，從根本上解決了電子文件的管理難題，這樣也有利于電子文件中心未來的發展與建設。按照這樣的思路來進行實施下去，電子文件的管理將要進行文件整體的再造。檔案管理機構將要從傳統的職能管理方式向流程管理方式改變，從全流程管理式的模式來整理政務電子文件，即可解決了職能模式的有限運作模式，也加強了機構電子文件的精密。因此，不是因為檔案機構的改進，而是因為電子文件中心經過全新的變革，將出現一套新的新型管理系統。

2.2管理、技術、服務功能的整合

目前的電子文件中心和數字檔案館系統在使用的過程中都不是很完善：電子文件中心系統的運用偏向于政務服務，為保管長期文件的功能非常薄弱：而數字檔案館的運用則偏向于社會大眾服務，且前端管理很薄弱。為長久的使用考慮，必須要將其弊端進行改善。

未來的電子文件中心應是建立在目前的傳統檔案館、信息中心、數字檔案館、電子文件中心等文檔管理機構上面，于管理、技術、服務功能于一身，可以同時使用在社會和政府的文檔管理機構。一者實現了方便社會大眾對政府政務信息的共同的使用，連接了國家政府的在運作中的一個了解，即可對有價值的電子文件進行集中、收集、存放、都能得到統一整合。二者用檔案管理的模式，如紙質的文件也會通過電子文件中心保存為永久的電子文件，提供了社會大眾查詢服務得到了一站式的方便服務。

2.3整體的運作系統的建設

目前的我國數字檔案館和電子文件中心都是以以前的檔案管理機構，對傳統的檔案管理進行的一個部分功能的進化，進行的一個地域式的職能檔案管理，有著各領域式的檔案管理的傳統模式，并沒有得到共享。造成數字檔案館和電子文件中心無法得到統一、對未來的建設也受到了一定的影響。從對二者的長期的發展和建設來看，必須先要打破地域式的傳統運作方法。整理各地域的運作關系，建立起一體的運作模式。從本質上統一運作模式，為所有的應用軟件、交流平臺、信息數據庫、網絡連接等嚴格要求的規定來進行其操作；為構建全面統一的網絡，搭建一個可以隨意瀏覽資源的一個渠道。統一的管理資源，整合文檔信息資源，提高共享的程度，是合并機構職能的一項重要方針

2.4電子文件一體化的管理

電子文件中心的建設是對電子文件管理有著存放、交換、中轉、歸檔可以一體的進行。從根本上講，電子文件從開始編輯起就可以進行管理所有的信息和文件。統一以后可以成為文件的保存、交換、文件的利用中心。成為信息、文件、檔案、為一體的文件管理系統。

第7篇

【關鍵詞】 電能計量;信息化管理

一、電能計量信息化管理的發展進程

電能量計量功能已成為繼SCADA、AGC功能之后電網調度自動化的又一個基本功能,并在電能作為商品走向市場的進程中發揮著重要的作用。其發展進程分2個階段:(1)電能量的采集和統計處理僅作為SCADA/RTU中的一項功能。由于受當時設備的能力限制,其采集的精度和數據均存在不少問題,只能作為SCADA系統監視電網運行工況之用。(2)國外知名廠商先后推出獨立于原SCADA/RTU系統的電能量計量系統。國內在20世紀90年代后期推出了自行研制的電能量計量系統,其特點是采用了獨立的主站系統,專門的電能量遠方終端,采用了專用通道、專用的通信規約來進行電能量的采集,計算和統計考核,以適應電力市場的商業化運作的需求。

二、如何促進電能計量信息化管理

(一)系統功能模塊設計

根據系統功能的需求,在功能上應該將系統主要劃分為5個子系統,即關口計量裝置管理、計量標準裝置管理、計量人員信息管理、計量器具質量管理、系統權限和流程管理。

(二)電能計量信息系統的各部分具體實現的功能

1.關口計量裝置管理。子系統實現關口計量裝置管理的流程化、信息化和網絡化,主要功能包括運行管理、庫存管理、流程管理、統計查詢和文件,實現從設計選型、采購、安裝、調試、運行和維護到最終報廢的全生命周期管理流程,并及時處理、傳遞和反饋關口計量監督信息,實現動態監督管理,以促進關口計量監督規范化、系統化,從而確保關口計量公平、公正、公開。

2.電能計量標準裝置器管理。電能計量裝置器包括電能表、TA、TV,及計量箱(屏)等在內的電能計量設備。該模塊應能實現電能計量器具資產的動態管理,即對各種計量器具裝置進行臺賬管理,其審批和考核都要一定的流程,對于記錄、修改、打印資產卡片、查詢、刪除都要有具體的實行功能。一是電力用戶檔案管理;二是計量點信息管理。

3.系統權限流程管理。該模塊應實現電能計量的權限和角色管理。主要是對電能計量的異動情況進行登記:(1)有功、無功及多功能電能表的輪換、新裝、拆除、倍率分界等業務,并記錄應換應校日期、工作日期、工作人員,根據計量點和電能表的情況記錄有關的總、峰、平、谷的起止碼及換表時因2次回路少計電量等信息。(2)根據計量點的具體情況最多可記錄三相TA、TV的相關業務,對計量點上的TA、TV的新裝、拆除、輪換業務的各項數據記錄。包括工作日期、數據更換等。(3)失壓計時儀的新裝、輪換、拆除等業務發生的相關數據記錄。(4)高壓計量箱的新裝、拆裝、輪換等業務,并記錄各種業務數據。(5)建立日志管理和計量故障信息管理,便于進行登錄查詢和錯誤查詢。登記用戶計量點故障發生的各項數據,如故障類型、差錯電量等;打印、查詢故障登記表、故障明細表等。

4.計量器具質量管理。(1)計量點設備現場校驗。現場校驗包括電能表的現場校驗和互感器的現場校驗。在實際工作中對高中電能計量設備的校驗是十分重要的,利于提高電能計量的服務質量。記錄電能表的現場校驗數據,包括功率因數、誤差、短路電量、UIP、自動設置二次校驗的時間等;統計電能表的校驗歷次記錄;記錄二次壓降及TA、TV的比差、角差等;計算計量點的電能表、互感器的合成誤差;查詢和打印電能表、互感器當前及歷次的校驗情況。(2)電能計量標準信息管理。標準設備資產管理用于登記所屬標準設備資產,包括各項銘牌參數和技術數據及標準設備的歷次送檢記錄等,查詢打印標準設備臺賬、清單等。(3)統計報表管理。統計報表管理主要針對電能計量器具的統計、計量標準清單、流轉登記表、電能計量器具分類賬等進行統一管理;還有很多年度、季度清單,一些工作流程計劃表,這些統計報表都可以實現信息化管理。

5.計量人員管理。在計量人員管理中包括對計量人員的培訓、考試內容、成績等的記錄和管理,還將考核結果與年終評價相結合,方便領導對計量人員做出綜合地評價。這個系統還包括授獎情況、人員基本信息、技術人員管理體系文件、登記出勤等,都可以在信息管理中體現出來。

電能計量信息化管理是一項長期而艱巨的任務,其強大的優勢是明顯的,不但實現了電能計量的流程化、信息化和網絡化,而且保證了統計數據的真實性、有效性、及時性,提高了管理效率和管理水平。隨著科技和社會的不斷發展,應該不斷的總結和完善電能計量的信息化管理,努力為保障社會和經濟的發展做出貢獻。

參考文獻

第8篇

關鍵詞：工程檔案管理模式 企業集團 信息化

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1007-3973（2013）012-286-02

隨著信息化的迅猛發展，國內企業集團為提高競爭力，逐步加強對企業人、財、物的集約化管理，優化各項業務流程，減少機構設置，實現集團管控，提高工作效率，對于以工程項目建設為主營業務的企業集團來講，加強企業集團工程檔案的集中統一管理是增強企業競爭力，創建“百年老店”奠定基礎。

1 企業集團體制改革下建立科學的工程檔案管理模式的必要性與緊迫性

1.1 企業集團專業化、集約化發展對工程檔案管理的影響

企業集團在追求高效發展過程中會產生機構的新設、撤銷、業務范圍的擴大或縮小、合并重組等多種情況，給工程檔案管理帶來重大影響，涉及工程檔案的歸檔、移交、權限設置等問題。新設、撤銷單位的檔案處理問題相對簡單，檔案歸屬問題比較單一。而機構合并重組相對復雜，以兩個機構（A和B）的合并重組為例，主要產生情況如圖1所示。

如圖1所示，I圖顯示一個機構全部并入另一個機構；II圖顯示兩個機構中部分業務重新組建成一個新機構，或一個機構的部分業務并入另一個機構；III圖顯示兩個機構同時并入另一個機構，成為該機構的兩個相對獨立的部門；IV圖顯示兩個機構在發生II圖所顯示的變化后，并入另一個機構。C機構代表原有機構、新設機構或是經過業務變化后的機構。

通過圖1分析，機構合并重組現象雖然復雜，但給工程檔案管理工作產生的本質影響突出表現在數據遷移、檔案權限的變更。

1.2 有待于進一步加強工程檔案數字化、信息化工作

由于人員缺乏，工作效率亟需提高，對信息資源的利用要求也越來越高，因此，必須加強工程檔案數字化、信息化建設。在某些企業集團，工程檔案的部分前期文件產生于集團總部，作為文書檔案進入檔案數據庫，致使很多工程檔案的前期文件數字化問題成為歷史遺留問題，工程電子檔案失去成套性這一本質特點。為避免對某些文件，如工程檔案前期文件重復進行數字化加工，加強各項業務管理系統與檔案管理系統的集成、檔案數字化、信息化工作成為完成工程檔案管理工作的內在要求。

1.3 電子檔案管理成為時展趨勢

2011年11月28日，美國總統奧巴馬簽署了總統備忘錄，要求國家檔案和文件管理署（NARA）、管理與預算辦公室（OMB）和司法部（DOJ）盡快制定并頒布《檔案管理指令》，推動聯邦政府進行“以推進電子檔案發展為核心”的檔案管理改革。2012年8月24日，奧巴馬又簽署了《電子文件管理方案》，強調美國政府自2019年，必須建立數字檔案館。其中，自2013年，各機關、單位應將現在所有的紙質檔案數字化，所有的電子文件納入電子文件的接收系統；自2017年，聯邦政府不再接收任何紙質檔案。總之，從整個國際發展趨勢看，未來的社會，美國、加拿大等國家從2017年開始，將實現無紙化辦公。可見加強電子檔案的管理將成為時展的必然選擇。

2 工程檔案管理模式現狀分析

工程檔案主要包括工程前期文件（招投標文件、設計文件），施工檔案、竣工檔案（竣工圖）、監理檔案、運行維修檔案等等，建設單位應將工程檔案向企業集團檔案館移交的同時移交電子檔案。但目前，工程檔案存在的問題主要有：

（1）檔案管理存在薄弱環節，如工程前期文件中，存在缺少缺少文件附件，文件丟失；缺乏對工程檔案的前端控制，造成檔案不完整，存保管分散等情況。

（2）工程檔案管理人員與檔案形成人員缺乏必要的溝通，造成無法按照工程進度實現檔案及時歸檔。

（3）工程前期文件數字化問題難以解決，究其原因在于未加強對工程檔案的科學管理，實現各系統間的集成。

3 建立科學的工程檔案管理模式的措施

3.1 基本原則

（1）將工程檔案管理納入企業集團管理體系，堅持依法治檔。將工程檔案管理工作納入基層單位主要負責人年度業績考核指標，增強領導對檔案工作的重視，明確工程檔案管理職責和檔案歸檔范圍，確保工程檔案的齊全、安全。

（2）電子檔案由企業集團數字檔案館統一集中管理。按照信息化要求，建設集團數字檔案館，所有應歸檔的工程電子檔案統一由數字檔案館集中管理，統一部署、規劃。充分利用網絡化、數字化技術，實現檔案資源共享，保證集團各單位對工程檔案資源方便、快捷利用，提高工作效率。

3.2 轉變觀念，樹立思維集團化的理念

理念是行動的先導，企業集團的發展需要檔案信息資源的堅強支撐。工程檔案信息資源的建設應緊緊圍繞集團工程建設業務，為集團的發展提供服務。因此，檔案工作者必須樹立思維集團化思想。思維集團化要求工程檔案工作以企業集團大局為重，以集團各單位為考慮對象，統一工程檔案管理工作的標準。只有這樣，才能使集團自上而下形成一致的工程檔案工作標準，促進整個集團工程檔案工作的發展。工程檔案是企業集團工程建設的真實記錄，是工程創優、企業申請資質的重要憑證，是企業創建“百年老店”的基石，因此，工程檔案形成后，應由企業集團檔案館統一保管。

3.3 建立健全機構，理順關系

建立“企業集團檔案館――二級單位檔案館（中心）――基層檔案部門（兼職檔案人員）――全員參與”的工程檔案管理模式，各級檔案館的主要職責：

（1）充分發揮企業集團檔案館的示范引領作用。隨著企業集團集約化管理建設的深入，工程檔案管理工作難度不斷加強。在二級單位檔案業務專業人才不足的情況下，為更有效的加強工程檔案管理，踐行檔案服務理念，充分發揮企業集團檔案館人才技術優勢，在其指導下成立工程檔案服務中心，定期開展檔案培訓、業務指導，培養工程檔案專業人才。

（2）二級單位建立檔案館（中心）進行檔案集約化管理，根據各單位負責的工程項目，制定工程檔案的歸檔范圍等相關制度，做好與工程項目參建單位的溝通與協調，加強對工程檔案工作的業務指導，負責工程檔案的收集保管、查詢利用，而非具體的檔案整理工作。

（3）根據工程項目建設的需要，從實際出發，設立基層檔案管理部門（兼職檔案員）。基層檔案管理部門（兼職檔案員）應切實履行工程檔案管理職責，認真負責工程檔案的管理。

（4）通過對工程檔案價值的宣傳，培養全員的檔案意識，確保工程檔案的齊全、完整。

3.4 實現工程檔案業務專業化、標準化

制定檔案分類體系與歸檔范圍，形成制度。如在檔案分類體系中，明確不同種類檔案間參見號，使檔案工作者明確不同檔案種類間的關系，不僅適應了工程前期文件作為文書檔案歸檔管理，將復印件歸入工程檔案中的問題，也便于查找工程檔案原件。

成立檔案業務標準研究組，對企業集團各單位工程檔案業務標準情況進行調研，制定工程檔案業務標準，形成制度，為實現企業集團工程檔案業務統一管理、信息化建設奠定基礎。無論實體檔案還是電子檔案，亟需解決以下問題：

檔號的編制最為關鍵、重要。為實現對工程電子檔案的集中統一管理，應按一定規則制定新的檔號編制規則，如根據企業集團各單位的排列順序，為每個單位編制全宗號，以避免造成檔號重復現象；隨著企業集團專業化、集約化發展，機構設置走向扁平化，因此，應重新審定工程項目檔案的歸檔范圍、來源單位及檔案最終歸屬等要素。

3.5 加強工程檔案業務流程控制

加強對工程檔案管理業務流程控制，將工程檔案工作納入到整個工程項目管理工作，實現同步部署、同步歸檔，相互制約，相互促進。

工程檔案管理應與工程項目建設同步，根據工程建設的進度收集、整理歸檔工程檔案。制定工程檔案的歸檔范圍、保管期限、來源單位，是企業重視檔案管理、依法治檔的表現，是重大工程檔案管理的切入點，是確保重大工程檔案收集的完整性、系統性和準確性的有效辦法，這就要求加強對工程檔案的前端控制。例如，一項工程項目醞釀之初，工程檔案管理人員就應該介入其中，對各階段應形成的工程文件（特別要注意那些復雜多樣、頭緒眾多的文件）的數量、質量、工程文件的收集、歸檔等工作的負責人作出明確規定，寫入合同，堅持依法治檔。

業務流程管理強調將工程檔案管理的整個過程看成是一項復雜的流程，即將收集、整理等檔案管理的六大環節看成一個系統。從而運用業務流程管理的原理、方法實現對工程檔案的科學管理。如根據工程進度、進度控制方法設計工程檔案管理方案。同時，工程檔案產生于工程項目建設的各相關領域，加強對工程檔案的管理則有助于推動工程項目的進度控制、質量控制、全程控制，為工程項目的順利完成提供參考、資料，達到以工程項目建設業務為中心，利用工程檔案來控制業務流程及業務的規范性，滿足業務需求，在強化業務管理的同時加強檔案管理。

3.6 實現工程檔案管理系統與各項業務系統的集成

第9篇

關鍵詞:A公司;采購成本;現狀;對策

中圖分類號:F23

文獻標識碼:A

文章編號:1672-3198(2010)08-0163-02

有效控制采購成本并使之不斷下降,是企業不斷降低產品成本、增加利潤的重要且有效的手段之一。特別是在采購的作用被更為廣泛和清晰認知的趨勢下,降低采購成本,成為采購人員提供企業附加值最直接的方式。

1 A公司簡介及采購現狀介紹

A公司是一家智能建筑與數字社區的全面服務商,面向辦公樓宇、住宅社區、工廠、校園、醫院、行政中心、賓館酒點和市政工程等不同行業,專業從事智能建筑系統的策劃、咨詢、設計、施工、集成、采購及服務,是國內規模最大、資質最全的智能建筑服務商之一。

對于A公司來說,采購成本要占產品總成本的60%。在產品成本構成中,采購的原材料及零部件成本占企業總成本的比重隨行業的不同而不同,大約在30%～90%之間,平均水平在60%以上。從世界范圍來看,對于一個典型的企業來說,一般采購成本占60%,人力資源投入占20%,各種費用占15%。因此可以清楚地看到,采購成本是A公司成本控制中的主體和核心部分,采購成本控制是企業成本控制中最有價值的部分。

2 A公司采購成本優勢、劣勢分析

2.1 A公司采購成本之優勢

(1)材料實現零庫存。

A公司使用的材料等物資通過直供的方式,不僅保障了物資供應,也保證了物資的質量,為A公司生產的長周期安全穩定運行創造了有利的條件。由于實行物資的直供方式,材料等物資已實現了零庫存。

(2)商代儲代銷。

在材料等物資實行直供的基礎上,A公司在易耗品上實行代儲代銷的形式組織物資供應。代儲代銷是一種新型的物資流通模式,由于A公司物資采購的量大,品種多,許多材料的供貨周期長,實行代儲代銷方式后,使A物資供應的效率有明顯提高。實行物資供應代儲代銷后,A公司沒有發生一起因質量問題而退貨,或因備貨不定、交貨不及時而影響生產的現象。

2.2 采購成本之劣勢

(1)流動資金周轉不靈。

流動資金是一個企業賴以生存的“血液”,合理有效的管理,可以有利的保證資金的持續,快速的周轉。企業應加強現金的日常管理,其目的是防止現金閑置與流失,保證其安全完整并且有效的發揮其作用。保證企業現金最佳持有額度,既有利于企業盈利也可以有效避免財務危機,為了有效管理和使用手中的現金,確定現金的最佳持有額度是必要的,一旦貨幣持有量超過該額度,應將多余部分迅速追加用于生產經營和從事短期投資、償還債務,而當現金持有量低于該額度時,即使有盈利的有價證券,企業也不應貿然投資。一個企業來講,最核心的就是現金流量,一旦資金周轉不靈,往往直接威脅到企業的生存。

就目前A公司的采購來說:因過去的貨款沒有付清,現在供貨商壓著貨不發。因為安照合同付期限早已超過。可是直到現在也沒有付清。因些,現在要現結貨款。因些,資金如周轉不靈企業往往很被動。

(2)沒有建立價格檔案和價格評價體系。

企業采購部門要對所有采購材料建立價格檔案,對每一批采購物品的報價,應首先與歸檔的材料價格進行比較,分析價格差異的原因。如果不建立價格檔案和評價體系,就不能依照供應價格信息來分析、評價現有的價格水平,及時對歸檔的價格檔案進行評價和更新。而目前A公司并沒有建立相應的價格檔案盒價格評價體系。

(3)沒有建立采購成本數據庫,對采購品種沒有進行分類管理。

在采購管理領域,20/80原則體現的非常明顯,企業80%的采購成本通常會集中在20%的采購品類上,因此應當對采購品種進行分類管理。企業如果不重視區分采購品類的重要性,就會使生產與采購的協調難度加大,容易出現扯皮現象,缺乏良好的監督機制。同時分供方優化的工作無法系統地開展,采購部門容易陷入日常的業務,使管理資源得不到優化配置。

(4)采購組織機構和流程的不規范。

由于采購職能的分散,總部采購部門的缺失,導致采購工作的協調性較差。集團型企業采購部的定位往往不明確,同時內部的物料劃分缺乏統一清晰的標準。

采購部戰略采購與操作采購職能分工不明確,采購人員大部分時間用于處理事務性工作,采購部與相關部門在溝通、協調方面存在較大障礙,不能有充分發揮采購部的采購職能。同時采購部門很少參與新產品開發,新產品的供應商開發往往由技術部門負責產品開發和選擇供應商;采購部門被動執行采購任務,很難推動產品規格的合理化。

3 A公司采購對策方案

3.1 流動資金合理規劃

做好企業的自身工作。除了不斷加強對短期財務的管理,特別是對存貨的管理、應收款的管理,不斷提高資金的使用效益,在優化結構、技術升級、管理創新、挖掘內部潛力等方面付出更大的努力以外,更為重要的是盡快建立一套補充、積累、管理流動資金的長效穩定機制,改變生產經營單純依靠銀行貸款的做法,把一定比例的自有資金用作流動資金,不斷嘗試新的補充流動資金的渠道(如股權融資、債權融資等),樹立一種籌集、使用、管理流動資金的全新觀念。

3.2 建立價格檔案和價格評價體系

企業采購部門要對所有采購材料建立價格檔案,對每一批采購物品的報價,應首先與歸檔的材料價格進行比較,分析價格差異的原因。如無特殊原因,原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平,否則要作出詳細的說明。對于重點材料的價格,要建立價格評價體系,由公司有關部門組成價格評價組,定期收集有關的供應價格信息,來分析、評價現有的價格水平,并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。這種評議視情況可一季度或半年進行一次。

3.3 建立采購成本數據庫,對采購品種進行分類

在采購中,采購管理者首先應當考慮的是采購品種的分類,找出占80%采購成本的20%核心品類,然后考慮這些材料的采購數量、采購需求預測、采購物資的規格、定價因素、供應商地點、供應商的表現等采購管理類別。

3.4 規范采購組織機構和流程

(1)與企業內外部的協同。

企業的采購要實現高效就需要企業各業務部門的協同配合,包括設計開發部門、生產部門、財務部門等。采購模式的優化過程中要注重采購部門與其他相關部門(尤其是生產部門)的流程重組,逐漸從注重功能集合向注重流程重組上轉移,加強采購流程在企業內部的溝通和協調,充分發揮采購職能。采購作業不僅需要與企業內部協同,而且更重要的是與外部供應商企業協同。這種協同不僅包括與供應商在庫存、需求等方面通過信息的共享及時調整采購計劃及執行過程,更為重要的是與供應商的全程協同,即在產品研發過程當中和供應商進行同步開發。此外,注重對采購價格的協同以保持最佳的價格競爭優勢。

(2)實行合理的采購流程管理。

在流程管理方面,應注重企業采購流程管理,加強生產計劃、物料需求計劃和采購之間的協調運作。加強核心采購流程的設計,降低采購工作的隨意性。以年度采購計劃預算編制流程為例,如果沒有明確的采購計劃,缺乏對采購需求的分析和對供應商的培養,就會導致大量的常規采購變成突發性的臨時采購,使生產成本大幅上升。

(3)健全采購績效評估體系。

通過健全采購績效評估體系并持續進行評估,可以及時有效地發現采購作業中的問題,制訂改善措施和解決方案,確保采購目標的實現和績效的提升。對于績效評估體系的健全,可建立包括采購(計劃完成及時率)、物料質量(來料合格率)、采購成本(價格差額比率)、采購周期、供應(供應準確率)、服務滿意度等指標體系來評估。

參考文獻

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