時間：2023-06-08 15:17:58
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鎮委、鎮政府把做好檔案管理工作，作為搞好自身建設、服務民眾、提高辦事效率的一項重要基礎性工作來抓，堅持檔案工作規范化、制度化、科學化管理，積極探索，努力實踐，不斷提高管理水平，做到了組卷合理，保管期限劃分準確，卷內文件排列有序，卷內目錄清晰，案卷標題明確，裝訂整齊規范，案卷排列科學, 使全鎮檔案管理工作取得了一定成效，為促進__鎮建設和鎮委、政府工作發揮了重要作用。截止目前，共整理檔案：文書檔案5152件，永久保管1456件；短期檔案3696件。其中，新整理2011文書檔案21盒，2012年文書檔案盒16盒。檔案室總面積45平方米，配備鐵質檔案柜4組，木質檔案柜10組。
1、領導高度重視，成立檔案工作領導小組。在組織建設上，切實加強對檔案工作的組織領導。鎮委、鎮政府把檔案管理工作列入重要議事日程，把提高檔案管理水平作為加強自身建設的一項重要工作來抓，并成立了檔案工作組織機構，納入了本鎮年度工作計劃中。一是明確分管領導，強化檔案工作責任意識，并做到定時檢查，定時總結，把檔案工作的決策貫徹好、落實好，把工作落到實處。成立了以副鎮長吳光偉同志任組長、黨政辦主任饒弟明同志為副組長的檔案管理工作領導小組。領導小組下設辦公室，由饒弟明任辦公室主任，具體負責機關檔案的收集、整理、保管、利用等相關工作。各村配備一名兼職檔案員，分別負責各村檔案收集、移交工作。二是加強學習，提高認識。今年以來，鎮委、鎮政府先后組織工作人員學習了《中華人民共和國檔案法》、《湖南省檔案管理條例》、《機關檔案工作條例》、《檔案管理違法違紀行為出風規定》和國家檔案局《機關檔案工作業務建設規范》以及本單位制定的檔案工作規章制度，積極參加上級相關部門組織的檔案工作人員培訓，組織召開各村兼職檔案員培訓會，加強對各村文件材料的收集、整理、歸檔，有效地保證了檔案工作的順利開展。
2、強化檔案安全工作，制定安全保管及制度。事前防范，制定檔案安全保管制度。要求：檔案工作人員要提高警惕，認真做好庫房的保衛、保密工作，確保庫房安全。檔案庫房應配備防盜、防火、防水濕、防高溫、防強光、防塵、防有害生物等必備設施。庫房標準溫度應控制在14—24攝氏度，相對濕度為45%—60%，為控制庫房溫濕度情況，應配備精確、可靠的溫濕度測量儀器，定期測量并建立登記制度。庫房應嚴格封閉，保證庫房內環境的相對穩定，并采取相應措施加以調整和控制。建立嚴格的進出庫制度，非檔案工作人員原則上不能進入檔案庫房。庫房內檔案柜應統一編號，排放有序，并與墻壁保持一定距離。檔案庫房必須具備防磁、防震、防靜電、防磁廠、防化學腐蝕等條件，符合溫度、濕度等要求。建立定期檢查制度，對庫房安全等情況定期進行檢查。庫房內不準存放其他物品，嚴禁存放易燃、易爆及易潮霉變物品。保持庫房衛生整潔，庫房中無人時必須關燈、關窗、上鎖。
定期進行安全自查，在自查的基礎上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進行重點檢查。對檢查中發現的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，防止發生各種危害檔案安的全事故。建立健全了檔案保管、利用、保護、保密等規章制度；同時，做好室內通風、防蟲工作。從自查情況來看，我鎮檔案無霉變、褪色、破損、蟲蛀、鼠咬、丟失等現象，切實做到了安全保管。截止目前，我鎮無檔案損毀、丟失、失泄密、將應歸檔文件占為己有等違反《檔案法》事件發生。
3、在業務建設上，嚴格把握每一個工作環節。為了切實提高檔案管理水平，我鎮認真對照《機關檔案工作業務建設規范》和《檔案工作專項檢查的通知》要求，逐一查找問題，從抓每一個細小工作環節質量的提高入手，按照缺什么補什么的辦法，有針對性地制定整改措施，加強整改，使檔案業務工作質量和管理水平得到了較大提高。一是各種門類檔案實行了集中統一保管，做到無積存未整理檔案。二是把好立卷質量關。組織精干力量，按照要求，對鎮委、鎮政府開展的重要活動、發生的重大事件和建設的重大項目等進行了收集整理，并立卷歸檔。三是把好文件裝訂關。我們對原有檔案、資料進行集中清理的同時，對所有資料進行規范整理，重新裝訂。四是在村檔案管理上，切實做好注重指導工作。定期召開村級檔案專門會議，傳達有關會議及文件精神；定期組織村資料的整理收集工作，對各村檔案管理工
1 當前社區檔案管理工作的基本情況
社區雖然是最基層的群眾組織機構，但也“麻雀雖小、五臟俱全”，“上面千條線，下面一根針”，方方面面的工作都需要社區來給予落實。這些客觀情況決定了，作為日常基礎性的社區檔案管理工作也有著一些鮮明的特點：
一是社區檔案管理工作存在兼職多、缺人手、變動頻等特點，導致履行日常檔案管理工作職責較難。總體上看，一個社區普遍不過十余人的規模，加之日常繁雜事務多，這就決定了檔案管理工作人員有三個特點：缺人手，絕大多數社區沒有安排專門的工作人員進行檔案管理，一般都是由相對清閑的人員兼任；身兼多職，有些檔案員還身兼婦聯主任、文書等職；人員的變動經常，一般檔案工作 1～2 年的居多，而且還有的社區一年人員要變動好幾次，有的基層單位考慮崗位時選擇一些待退休、待生小孩人員、身體多病的人員在崗，普遍將檔案管理崗位作為“臨時崗”。因為崗位變動頻繁，還有的工作人員甚至沒有經過專業培訓就上崗，有的業務剛入門后就被調整了工作崗位，檔案管理水平普遍不高。
二是社區檔案工作制度建設存在弱化現象，從而導致檔案管理規范化難以落實。各個社區都根據社區工作的自身特點，檔案室基本建立健全了從檔案儲存、保密、鑒定、借閱以及銷毀等各項管理制度，但這一系列制度的執行范圍不出檔案室，其它工作人員大多知之不清或執行不力，社區檔案機構如此進行制度建設，容易造成社區檔案規范化管理工作難以開展。
三是一些領導對社區檔案管理工作存有模糊認識，導致社區檔案工作存在著先天不足的現象。在基層有一些管理者對檔案管理工作缺乏應有的認識，往往說起來重要、做起來次要、忙起來不要。加之受編制體制等方面制約，大多數的社區沒設立獨立的檔案管理機構，一般檔案室都掛靠在上級單位辦公室進行管理，這就容易形成檔案管理職責不明、責任不清等現象。
四是社區檔案周邊服務功能開發不足，以致現有檔案難以發揮應有作用。社區檔案管理機構應該在上級部門的指導下，不但應該要開展社區檔案規劃、監督、協調和指導工作，而且還應當開展社區綜合信息的溝通交流和利用的工作。同時社區檔案部門還應該是檔案服務機關、服務社會、服務群眾的重要場所，但當前檔案管理人員對社區檔案機構重保管、輕利用的思想以及對檔案資源開發利用下功夫不深。放棄了檔案信息服務保障功能的開發，也就放棄了檔案與檔案工作“更上一層樓”的機會，從而會間接導致社區檔案機構工作地位的下降。
2 新時期社區檔案管理工作新的認識和定位
隨著各地加快推進和諧社會建設的進程，檔案管理工作也要不斷地適應新的歷史任務，加快推進服務形式與內容的多樣化，不僅要使檔案機構發展成為社區檔案安全保管基地，還要成為社區文化宣傳、社區文化休閑場所、鄉情教育園地和工作的管理中樞、社區檔案利用服務中心。
①新時期社區檔案工作任務以及要求。負責制定和實施相關的社區檔案工作的規劃和操作標準，負責管理范圍內的各種組織工作人員的專業培訓。要做好檔案法律、法規的普及和宣傳，增強社會的檔案意識。負責社區檔案的收集管理和開發。要做好對社區的國有企業、事業單位、行政村的檔案工作的監督與指導，還應督促管理轄區內居民服務工作的收集，指導其規范整理，從而成為社區檔案工作管理的中樞機構。
②社區檔案機構要在建設和諧社會進程中占有一席之地。作為社區檔案信息資源庫，檔案管理工作從領導決策、政策出臺、經驗總結、文化教育、文件公開等方面服務途徑多，服務范圍寬泛，能夠展現社區檔案價值的最大化，特別是在推進社會主義和諧社會建設進程中，社區檔案機構占有重要的一席之地。
③社區檔案機構要建設成為社區文化宣傳的教育園地。在社區檔案保存有眾多的檔案，它們載體多樣化、內容也十分豐富，許多珍貴的革命遺址遺跡、重要的歷史事件、眾多反應社會進步以及經濟發展的史實都保存在檔案室，社區檔案管理相關部門有責任對這些寶貴的歷史遺產以及精神文化財富進行開發，使其真正發揮出傳承文明、資政育人的作用，把檔案管理工作看作建設社區文化宣傳教育園地的重要組成部分。
④社區檔案機構要建設成為社區文化休閑的場所。應該把在社區檔案工作中記錄重大歷史事件或者反映本地區風土人情的檔案進行開發，對有關家族文化的家譜或者有關本地名人的檔案進行整理，特別是一些讓人感興趣的聲像、多媒體檔案，可以進一步豐富基層百姓的業務文化生活。
3 當前加強社區檔案管理工作的幾點意見
檔案管理工作同其它工作一樣，需要多方面的支持。從目前情況看，基層社區應盡力將檔案工作單列出來，在列入社區發展總體規劃的同時，成立功能完善的檔案管理機構，建立健全檔案管理規章制度，形成檔案管理工作的良好機制，推進社區檔案管理工作健康有序發展。
①社區檔案管理工作要列入社區發展總體規劃中，形成“一盤棋”思想?，F行的《基層檔案工作試行辦法》中也有規定：“各級黨委、人民政府應切實加強領導，把檔案工作列入工作計劃和發展規劃，納入分管領導目標管理責任制，切實解決檔案庫房、設備和工作人員等實際問題”。于此同時，在檔案建設的經費上應該加大投入，需要把檔案建設開支也加入到財政預算，還要使考核獎勵機制更加完善，要使檔案建設加入到社會的發展目標層面來評價、考核，從而為社區檔案事業又好又快的發展提供保障。
②在社區的工作議事日程中應該加入檔案管理工作的內容，并且檔案管理機構應該相對獨立。檔案管理機構在建設的過程中，應該依托上一級主管部門建設的檔案管理機構，并安排一名社區負責人擔任檔案管理工作負責人，同時根據情況從社區人員中選配 1～2 名人員，做到專職專責。
③要在構建和諧外部大環境的基礎上，營造良好的社區檔案管理工作小環境。要使檔案管理工作開展的更好，應該在最大程度上保持相對穩定的工作人員崗位，可以通過晉升機會和優厚薪金的方法，加強對人員的崗位吸引力。于此同時，對工作人員應該定期進行相關的業務培訓，并且要具體崗位和職責對檔案人員進行考核，使工作人員每天都保持著高度的熱情度入到工作中。
接到省局《關于對社會主義新農村檔案管理情況的調查》（#檔發電<20__>6號）通知后,我局立即組織市、縣（區）檔案人員，對所轄范圍內新農村檔案的管理情況，采取交通沿線村與邊遠山區村相結合，經濟發達村與經濟比較落后村相結合，檔案管理示范村與檔案管理較差村相結合的辦法。抽組16人，深入到365個行政村，進行了現場查看、詢問和召開座談會等形式，開展了廣泛深入的調查。現將調查情況報告予后。
一、目前新農村檔案發展的基本現狀
我市轄6縣1區，102個鄉鎮，1522個行政村。已建檔1496個村,占總數的98.3%，未建檔的26個村，占總數的1.7%。從建檔的標準看，標準比較高的檔案室262個，中間水平的1234個，較差的26個。從檔案的主要內容看，有土地承包、林產林權、財務管理，計劃生育、戶籍管理、民政優撫、“兩勉一補”、農村低保、醫保、村委會記錄、照片、獎牌以及錦旗等檔案，總計22.1萬卷（件、冊、盒）,是一批真正反映“三農”問題的寶貴財富，是直接記錄人民群眾生活、生產、農業產品和農業科研的重要記錄，也是最直接為老百姓利用的重要服務載體。
它始建于建國初,是伴隨著社會主義制度誕生而產生的一級村級檔案室。它創建于合作化時期，停頓于“”期間，恢復整頓于改革開放初期，全面抓建于上世紀90年代至21世紀初，重點提高于“十一五”期間，走過了漫長曲折的57年歷程，積聚了一批龐大豐富的檔案群體，初步形成了有領導、有人員、有裝具、有管理的檔案管理雛形。它的發展狀大經歷了五個階段：第一階段是1949年--1995年。這46年是農村檔案自行發展的階段。第二階段是1995年--1996年。這兩年是農村普遍開展摸底調查，初步提出新農村建檔設想的階段。第三階段是1997年--1999年。這三年是農村抓點示范，普遍推廣，促進發展的起步階段。第四階段是20__年--20__年。這五年是實施整村推進，全面抓建，推動農村檔案全面發展的階段。第五階段是20__年至20__年。這四年是實施面上抓鞏固，點上抓提高，農村檔案管理全面提升的一個重要階段。通過五個階段的工作，摸清了農村檔案的現狀，理清了農村檔案工作的發展思路，提出了發展的規劃，破解了發展中的難題，有力地促進了農村檔案工作的全面發展。在我市農村出現了四種發展類型：第一類是培育了一批新農村典型示范檔案室。這類檔案室是“十一五”期間采取“三幫”（幫助整理、幫助裝具、幫助制定管理）措施，重點抓建培育的一批示范檔案室，它普遍達到了“五有”（有獨立檔案室、有鐵質檔案柜、有管理制度、有分管領導、有管理人員）、“四全”（檔案收集齊全、存放安全、檢索工具齊全、設備齊全）的標準。檔案的分類科學，期限劃分準確，案卷整潔，排列整齊，微機管理，防火、防盜、防水、防塵、防鼠等設備配套完備，管理的檔案都在600卷以上。達到這一標準的示范性檔案室全市有262個村。如崆峒區柳湖村、涇灘村、靜寧縣小山村、華亭縣神峪村、涇川縣的康家村等一批檔案室，都建立起了約30平方米的檔案室，而且檔案室均三室（檔案室、查閱室、利用室）分開，管理的檔案都在600卷以上，而文書、財務、產權登記，戶籍、計生工作、“兩勉一補”的檔案收集齊全，特別是柳湖村管理的900多卷檔案，自1950年至今未斷檔，檔案管理的特別規范。這些村大部分經濟條件都比較好，交通方便，也便于檔案部門派員指導。第二類是抓建了一批合格新農村檔案室。這部分檔案室全市有1496個村，一般都是上世紀90年代中后期至21世紀初，根據國家檔案局、農業部聯合制定下發的《關于做好農村檔案工作的通知》精神，在農村普遍推行村級建檔達標規范化管理，集中抓建的一批合格檔案室。這些檔案室總體處于“四有四不高”的現象，即有檔案室卻標準不高，有檔案裝具卻規格不高，有檔案存放卻質量不高，有制度上墻卻制作不精良，檔案管理處于一般化狀態。沒有獨立的檔案室，檔案室都在村部設立，柜子不統一，有鐵質的、有木質的，檔案室大部分是土木結構修建的。檔案的收集不完整，檔案的整理、裝訂時好時壞，不太一致。一些防火、防水、防塵、防光、防鼠的措施不齊全，管理的檔案都在300卷左右。如莊浪縣的李莊村、靈臺縣的水泉村、涇川縣的#溝村等檔案室，盡管都修建了檔案室，也存放著檔案，但管理方面的一些措施不夠到位，利用率不高，檔案的管理制度都很不健全。這些村大部分經濟條件一般化，交通也不是十確分便利，距縣城都在30公里左右，人均收入1500元，經濟條件都處于中間狀態。第三類是較差的新農村檔案室。這部分村全市有26個，檔案大部分是“家庭式”管理，基本上處于“三少三斷”的情況，即有形成的檔案，但在檔案室存放的很少，檔案年代斷接；有固定檔案室的很少，檔案隨人員更替分斷管理；有檢索工具的很少，續號斷編。檔案管理隨著檔案人員在流動。檔案人員更替檔案卻不移交，甚至有的隨著檔案人員的更換檔案隨之流失，這類檔案室管理的檔案都在100卷左右，有個別村至今無檔案。如莊浪縣水洛鎮李碾村，解放至
今未存一卷檔案，都隨著人員的變動，檔案自行銷毀。大多數村管理的檔案是“袋袋型”、“捆捆型”檔案，既沒有科學分類，也沒有期限劃分，以捆綁代替組卷裝訂。這類村大多數屬于偏僻山區，交通不便，經濟落后，檔案人員的文化程度偏低，如莊浪縣上洼村、涇川縣下梁村、靈臺縣清山村等少數村，一般距縣城50-60公里，非常閉塞，形成的檔案很少。第四類是在新農村中產生了一批新檔案。主要有五個方面，一是土地流轉承包過程中產生的合同資料。二是農村合作醫療工作中產生的農合會工作會議資料、與重點醫療機構簽訂的目標管理責任書、農會工作現場督查紀錄、新農合政策宣傳資料、參加農合農民花名冊。三是在新農村建設中產生的實施方案、村莊建設規劃、人畜飲水、林果基地、綠化造林，沼氣池建設。四是林權改革產生的荒山荒溝承包合同。五是農村勞動力轉移方面產生的勞務輸出統計表，勞務培訓花名冊等一批新檔案。二、目前農村檔案存在的主要問題
1、對農村檔案缺乏應有的重視和支持。農村檔案工作中存在的問題比較多，主要是農業部門不抓,主管部門不管。作為鄉鎮一級主管部門對農村檔案從不提及、不要求、不督促、放任自流。作為檔案部門力量不足，加之村級檔案不進館，在指導上也有輕視思想。致使農村檔案發展50多年來，起步維艱，進展緩慢，工作難度較大。
2、農村檔案發展不夠平衡。平涼1.1萬平方公里，農村占地面積0.9萬平方公里，其分布著1522個行政村。它們各自的經濟條件、自然條件、交通條件和人們的文化程度都相比差距較大，致使農村檔案千差萬別。一些比較偏遠、經濟困難的村，領導不夠重視，檔案的管理設施比較差；有些村的檔案隨著文書人員的流動，沒有集中管理，檔案的管理條件很差；有的村檔案收集不全，斷代斷號，殘缺不全，甚至有的捆綁亂堆，造成農村檔案管理不規范、不統一。
3、農村檔案管理缺乏經費保障。村級檔案室數量大，分布范圍廣，相距較遠。多年來，農業部門和主管部門在經費上不投入，主要靠村委會自籌資金解決設備，修建檔案室，檔案部門又無經費幫助。這樣造成經濟條件差的村也無法改變現有條件，只能靠“家庭式”存放管理。這是農村檔案發展緩慢的主要原因。
4、農村檔案人員業務不熟。農村檔案人員更替頻繁，文化素質低，長期存在著培訓工作跟不上的問題，加之國家近幾年對文件整理歸檔變動快，造成業務生疏，管理工作跟不上。
三、今后應加強農村檔案工作的意見
農村檔案資料是覆蓋農村所有被檔案記載過的人，也是建立方便所有農村人民群眾想利用的重要檔案體系。它是加強農業農村建設的重要智力支助，是保證農民政治、經濟、生活權力的重要證據，也是村務、政務公開的主要場所。今后加強農村檔案工作，應從三個方面著手：
1、應從政策上給予有力支持。國家和省檔案部門要與農業部門一起制定下發新農村建檔的具體政策規定，把農村檔案納入新農村建設規劃的總體布局，把農村檔案室和文化室提到相同的位置，明確新農村檔案工作是鄉鎮工作的一項重要職責建立抓農村檔案工作的新機制，列為年度工作目標的考核體系，經常督查、考核、加大管理。
2、應從經費上給予保障。新農村建檔應從新農村建設的專項經費中解決。農業部門具體提出實施的計劃，明確修建農村檔案室、配備裝具、防護措施的具體規定和經費開支專項辦法，這才是解決農村檔案工作的根本保證。
一、基本情況
目前，我單位現有專職檔案員1名，各業務科室兼職檔案員1名。 受客觀條件限制，我街道現檔案室、檔案柜等各種硬件條件嚴重不足。檔案室與辦公室公用辦公場所1間，檔案柜4個。現存檔案共 余件（卷），其中：文書檔案 件（永久 件、30年存檔期限 件，10年存檔期限 件）；照片檔案 冊，共計 張；實物檔案 件；電子檔案 盤；會計檔案 件；科技檔案 卷 ；專業檔案 卷。
二、多措并舉，進一步做好檔案管理工作
（一）加強組織領導，健全檔案管理網絡。為加強對檔案工作的組織領導，我單位成立了檔案管理工作領導小組，負責對檔案工作的領導、監督、檢查和鑒定工作。綜合檔案室專職檔案管理人員，統一管理全單位文書、聲像、實物等各種檔案的收集、管理、整理、保管、移交及開發利用，指導和監督各科室檔案管理工作。各科室主要負責人為本科室檔案管理第一責任人，安排一名同志擔任兼職檔案員，負責收集、整理本科室已形成的文件材料，按規定時間向站檔案室移交應歸檔的文件材料，協助綜合檔案室做好有關檔案整理工作。
（二）健全管理制度、加強檔案規范管理。建立健全各項檔案管理制度，使檔案管理工作更加有組織、有計劃、有程序的開展。在原有《規章制度匯編》的基礎上，不斷完善、細化全單位檔案管理的各項要求，規范、充實了《檔案管理制度》的內容，加強了檔案收集、整理、移交、鑒定、統計、保管等各個環節管理工作。收集和整理做到齊全完整、分類清楚、編排有序，無當年積存零散文件；文件歸檔做到歸檔范圍明確、保管期限準確、檔案完整安全；在檔案移交上做到數據準確、及時上報、全面移交。不斷加強檔案的保管、鑒定、統計工作，檔案保管安全，從沒有出現過檔案失密、泄密、損壞等違反《檔案法》現象，檔案鑒定工作在正常的規范制度下進行。在現代化管理上，我單位配備了“檔案管理軟件”，實現了便捷、高效、安全的計算機檢索與查詢，較好地發揮了檔案現代化管理工具的作用，提高了檔案利用效率和效果。
（三）加強能力建設，提高檔案管理水平。我單位按檔案規范化管理標準，要求全體工作人員都參與檔案的收集、整理，理順內部關系，完善各個環節的工作，消除了各部門之間相互推諉、扯皮現象，解決了管理缺位、協調不暢的問題。一是加強自身建設，提高服務意識。我單位以轉變干部作風，加強行政效能建設為契機，認真學習上級文件和領導講話精神，不斷提高業務水平，并在加強檔案基礎建設、推進檔案管理創新、強化行政職能、提供檔案服務等方面做了大量工作。二是加強檔案法制建設，推進檔案事業發展沿著制度化、規范化方向邁進。我們認真組織相關人員學習《檔案法》和省、市有關檔案工作會議精神，在全單位干部職工中樹立檔案法律意識。在工作中增強檔案利用安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證了檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。定通過建立健全檔案保管、利用、保護、保密等規章制度，做到了檔案使用制度化、規范化。三是重視對檔案管理人員的培訓。除積極參加市檔案單位組織的業務培訓外，還組織檔案管理人員及各村（居）“兩委”到市檔案局學習經驗，交流心得，使檔案管理人員業務水平和工作能力有了明顯提高。
三、今后主要思路和打算
今后檔案工作重點做好以下幾項工作：
一是以《中華人民共和國檔案法》為指導，認真貫徹實施太原市、古交市的相關檔案管理制度，嚴格按照檔案管理的要求，不斷夯實檔案工作基礎，提高檔案服務水平。
病院檔案是病院在從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品打點、衛生行政打點以及其它各項勾當中形成的具有保留價值的各類文字、圖表、聲像以及其它分歧載體、分歧形式的歷史記實，是病院工作打算和抉擇妄想的靠得住依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。檔案打點是病院科學打點中主要的一環，是必需正視的基本性工作。當前，醫療更始日益深化，
病院打點工作面臨新的機緣和挑戰，那么新形勢下的病院檔案工作該若何成長才能更好地為醫療處事，是當前亟待解決的問題。
一、現行病院檔案打點中存在的問題
跟著現代化信息的成長，檔案在病院打點中的地位和浸染越來越被人們所正視，盡管如斯，作為病院打點的一個主要組成部門，病院檔案工作仍無法與日益成長的醫療、科研、教學工作相順應，首要默示在:
1、檔案意識不強，檔案操作率不高。具體工作中，不少同志，甚至率領干部，對檔案正視水平不夠，“重經營、輕檔案”的意識還很強，熟悉不到檔案工作在病院打點中的主要性和需要性。因為對檔案正視水平不夠，檔案信息資本開發不足，造成檔案操作率不高。
2、打點軌制不健全，檔案收集效率不高，打點分手，缺乏信息資本整體性。今朝絕年夜年夜都病院都擬定了較為健全的病院打點軌制和各級各類人員工作職責，而涉及檔案打點的軌制、職責、查核尺度卻較少，沒有統一規范的病院檔案打點模式。因為打點軌制不完美，有價值的文件材料得不到足夠的正視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息打點與檔案打點嚴重脫節，失蹤去了檔案工作的完整性，病院信息資本缺乏整合性，跟不上新時代成長的需要，晦氣于科學打點。
3、檔案打點人員素質參差不齊。今朝從事病院檔案打點的人員在專業素質、理論水平、文化水平等方面參差不齊，默示為人員配備隨意，流動性年夜，檔案打點人員多是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來，而檔案專業身世的人員較少，且存在著專業常識老化，常識面較窄，常識結構不合理，學歷偏低，思惟不美觀念和打點水平相對滯后等問題，與時代成長的要求懸殊較年夜，難以順應新形勢下的檔案事業成長。
4、重管輕用，檔案開發操作率低。因為檔案系統持久形成的封鎖或半封鎖情形的影響，良多檔案工作者仍然勾留在“重管輕用”的不美觀念上，檔案收集了、打點了，卻輕忽了最主要的信息資本的操作。檔案信息的開發和操作體例單一，形式陳舊，檔案室設備、手藝前提落伍，也造成了病院檔案開發操作工作裹足不前。
5、檔案工作硬件投入不足，檔案現代化打點水平不高。有些病院因為醫療用房嚴重，致使檔案用房狹小，不合適檔案保管的尺度，檔案打點設備陳舊，打點手藝落伍，雖然近年來跟著科學手藝的前進，計較機及收集手藝在病院打點被普遍運用，而運用計較機及收集手藝打點檔案的較少，根基還勾留在手工收集、檢索，信息量小，晦氣于檔案的收集操作和開發。
二、改善病院檔案打點的對策
1、增強率領、宣傳，增強檔案意識。率領正視是做好檔案打點工作的主要保證，是檔案實現科學打點的前提。院率領要把檔案打點納入病院成長和打點的主要內容來抓，與病院營業培植同步規劃、同步成長;要鼎力宣傳病院檔案打點的意義，增強檔案法令律例進修，使全院干部職工充實熟悉檔案的主要性，熟悉檔案與病院日常工作的慎密親密關系，更好地撐持檔案打點工作。
2、健全檔案打點軌制，規范檔案打點行為。檔案打點工作是一項嚴厲的、條理性很強的工作。成立完美的規章軌制，可以削減檔案打點的隨意性，保證檔案打點工作的健康、持續成長。病院要按照《檔案法》、《病院衛生檔案打點法子》等有關法令律例，連系本單元檔案工作現實，慢慢完美檔案打點的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房打點等各項規章軌制，使檔案工作的每個環節的運行都有章可循，都有明晰的要乞降軌制的約束。并將病院各個門類、分歧載體的檔案統一打點，統一查核，使檔案打點與醫療營業同步查核評價，同步成長。
3、增強培訓，提高檔案打點人員素質。提高專、兼職檔案打點人員的營業水平，締造前提吸引和培育一批具有現代科學常識和專業手藝的人才，同時增強對現職人員的營業培訓，或禮聘專家講學，或派出人員加入進修班、學位班。鼓舞激勵自學，把進修情形與人員的晉升、聘用掛鉤。
Abstract： The problems in medical record management of psychiatric hospital violate the original intention of medical service purchasers， resulting in information asymmetry and moral hazard. There are some problems in the reconstruction of medical record management， such as overemphasis on institutional development while underemphasis on practical use， lack of professional medical record management personnel， poor connection of electronic medical records， backward information construction， and lack of medical records classification management. Based on the analysis of problems in the management of psychiatric hospitals， this thesis puts forward the countermeasures to solve the problems of information asymmetry in the management of psychiatric hospitals.
關鍵詞：信息不對稱；精神?？漆t院；病案管理
Key words： information asymmetry；psychiatric hospital；medical records management
中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）14-0011-03
0 引言
信息不對稱指的是在交易過程中，交易雙方對交易標的等信息擁有的程度存在差異。擁有信息多的一方在交易中往往處于有利地位，擁有信息少的一方在交易中往往處于不利地位。交易中存在的不對稱信息可能會導致逆向選擇問題。一般而言，在交易中，商品或服務的賣方往往擁有較多的信息。
醫院檔案是醫院在從事醫療管理以及科、教、研各類活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像和其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院實現可持續發展的重要決策依據和制定規劃與計劃、指導并協調各項工作正常運行的參考資料。[1]醫院檔案管理包括醫院黨政管理、醫療技術、科研、教學、基本建設、儀器設備、財會檔案等7類[2]。本文所研究的醫院檔案僅指記錄患者病情的病案。
醫院提供的醫療服務具有準公共產品的特征。在醫療服務交易的過程中，醫生是信息的使用者，患者是信息的擁有者。醫生與患者的信息交流包括直接信息交流與間接信息交流兩部分，前者主要表現為患者在就診的過程中，將自己的病情對醫生予以陳述，后者主要表現為醫院通過各項醫療檢查所建立的檢查及影像資料。這種直接交流的記錄與影像檢查的資料就構成了醫患之間的文獻信息。醫患之間的信息交流如圖1所示。
精神?？漆t院為病患提供精神醫療診治服務，服務具有典型的特殊性。在精神患者診治的過程中，醫院是服務的賣方，患者是服務的買方。精神?？漆t院的病患檔案管理工作非常重要。主要體現在以下幾方面。
第一，由于精神健康疾病的特殊性，其診療過程往往要持續較長的一段時間。所以，精神專科醫院的病案保管、使用、維護將貫穿患者診療的全過程。
第二，因精神健康疾病的復發性，醫院在病案的后續管理以及對病患的跟蹤康復服務治療方面也發揮著重要作用。
第三，由于社會經濟發展存在歷史局限性，精神疾病患者在就業、生活等各個方面存在社會歧視，所以，更好的對病患檔案進行保護，將有利于保護病患的隱私，更好實現社會公平。
第四，通過建立醫院檔案管理平臺引入社監督，引導精神疾病患者及其家屬這個特殊的消費群體對醫院服務、醫生技能進行評價，這將促使醫院服務質量的提升。
精神疾病服務過程中的信息不對稱主要體現在兩個方面。首先是患者作為病情陳述主體和就診主體同一的情況時，家屬或作為病情陳述主體和就診主體相異的情況時，往往均不能陳述全部病因及病情。就導致了精神?？漆t院醫療服務過程中，購買服務的一方――患者或家屬擁有更多的信息，而提供服務的一方――醫院擁有較少的信息。在診療也就是交易的過程中醫院一方就存在劣勢，無法準確診斷病情，從而無法提供優質服務。而對于患者或家屬而言，他們往往認為自己已經為醫療服務支付了足夠的診療費用，而診療的效果卻與支付的費用不匹配，多數情況下將這種不滿意的交易后果歸結為醫院的服務不到位。這種情況會導致越來越少的人相信醫院的醫療水平和服務，從而出現逆向選擇。第二種信息不對稱表現在患者就診后的病案管理與使用上，由于醫院存在管理漏洞、政府存在監管漏洞，患者的病案資料的部分信息會被少數醫務人員專賣給第三方以牟利。這種發生在交易后的市場信息不對稱就是道德風險。這種違背患者或家屬本意的專賣信息風險或早或晚導致醫患之間的不信任或利益沖突。解決沖突的有效途徑就是政府或司法的介入，從交易的角度或經濟學的角度看，這將破環市場機制的主導作用，增加交易的社會成本，從而進一步惡化市場環境。其作用機制如圖2所示。
1 精神?？漆t院病患檔案管理中存在的問題
精神專科醫院提供的是準公共物品，服務的對象是精神疾病患者，服務對象與服務內容均與普通醫患關系存在一定差異。就病患檔案管理而言，發生在服務交易之后，容易產生道德風險、引起法律糾紛、損害醫院信譽，不利于醫院持續健康發展。精神?？漆t院病患檔案管理中主要存在以下問題：
①病案管理重建輕用，未發揮檔案的應有作用。
醫院比較重視患者的各項檢查資料的病案建設，但精神疾病患者的診療康復往往是一個長期的過程，一方面，醫院應當充分利用病案這個載體追蹤病患的康復過程，分析病情，提供更優質服務。另一方面，通過大量的病案分析研究，為醫療科研工作者提供數據服務，分析精神疾病發病、診療、康復的整個過程，為全社會的精神健康與疾病預防提供有價值的咨詢和借鑒。第三，通過大量的病案分析，為領導者提供決策咨詢服務，更好加強醫院的管理，許多醫院將病患首次就診后的病案束之高閣，沒有充分挖掘病案的價值。
②缺乏與職業技能匹配的專職檔案管理人員。
精神?？漆t院中普遍存在病案管理人員專業素質缺乏，沒有動態性提高病案管理人員執業技能的制度安排。一些醫院沒有專業病案管理人員，將患者病案與其他檔案放在一起管理。大專院校設置了檔案管理專業，卻沒有單獨設置病案管理專業，病案管理復雜、專業技術要求高，精神專業醫院的病案管理更具有特殊性，普通檔案管理專業培養的人才顯然無法滿足精神專科醫院病案管理的要求。一些精神?？漆t院雖然設置了專職檔案管理人員，但檔案員素質低，只能對病案進行簡單整理工作，不具備對病案進行價值分析的能力。隨著社會經濟的發展，病患及家屬對于隱私的保護、優質的診療服務提出了越來越高的要求，維權意識日趨強烈，從外部給醫院帶來了加強病案管理工作的壓力。以前那種只注重存放，不注重整理、歸類、分析的管理方法已經不能適應新形勢的要求。
③電子病案的銜接存在問題。
一些精神?？漆t院采購了現代化的信息管理手段后，電子病案的使用得到了極大推廣。但電子病案的啟用僅僅在現代化信息系統啟用后，之前的諸多病案并沒有電子病案，記載患者就診及病情和諸多檢查結果的主要是紙質病案。這就導致了病人病案的完整性、系統性、銜接性存在一定的問題。在同一家醫院就診或跨醫院就診無法調取完整的就診病案。還有許多醫院的病人病案既有文本病案又有電子病案，手寫與電腦輸入并存，患者經過多次就診、檢查，經過的部門、環節眾多，傳遞手續五花八門，既有患者及其家屬自取的情況，也有醫務人員傳遞的情況。這樣極易造成文本病案的保管不善，文本病案與電子病案之間也就存在了差異，患者或家屬無法準確掌握自身的病情及診療狀況。醫生在就診過程中可以選擇性使用建立文本病案或電腦病案，這種隨意性也增添了病案的不完整性。尤其當病人跨醫院或跨科室就診時，新醫院或部門的醫務人員無法準確掌握病人之前的就診情況，新醫生也就無法為病人提供精準的醫療服務。
④信息化建設與使用有待加強。
一些精神專科醫院的信息化建設不足，無法為病案的保管、整理、分類、利用提供有效率的平臺。一些精神?？漆t院雖然建立了信息化診療系統，但在實施過程中，并沒有從制度上要求醫生必須建立、保管、使用電子病案。這一方面造成了醫院信息化資源的浪費，另一方面降低了醫療服務的質量。精神?？漆t院之間的信息化共享水平普遍較低，相互之間的病案、檢查資料無法共享或不能互認，增加了患者的就診成本，延誤了患者就診時間，浪費了社會資源。一些精神?？漆t院的信息化硬件建設過度，為每名醫生配備電腦，當班醫生與休息醫生之間無法共享一套信息化設備，極大提高了醫院的運營成本，造成了醫療資源的浪費。
⑤未建立分級病案管理制度。
隨著精神疾病患者人數的增加以及就診過程的延長，大量病案堆積如山。許多醫院連病案保管室都沒有設置，病案分布在不同部門，既有文本病案也有電子病案，缺乏基本的保管。一些醫院雖然設置了病案保管室，但并]有對病案進行分類管理，病患及家屬取用等待的時間長，查找不方便。沒有按照病人的具體情況，例如科室、輕重病患者、病類、就診年限等進行分類整理與保管。沒有建立病案閱視權限審核制度。不同科室、級別的醫務人員越權調用病人的案例時有發生，侵害了病人的合法權益，損害了醫院的聲譽。從未分類的病案中挖掘有價值的信息成本高、難度大。
此外，調查發現，病患及其家屬的文化水平、經濟能力、生活環境等因素與病人的患病情況有著顯著的相關性。一般而言，文化水平低、經濟能力差、生活壓力大的人群患有精神疾病的概率高。而這部分人群的法律意識淡薄、維權意識不強。一些病案被少數不良醫務工作者專賣給第三方機構來牟利，助長了醫院檔案管理工作懈怠之風。所以，提高病患及家屬的維權意識刻不容緩。
2 市場經濟條件下精神專科醫院病案管理工作思考
精神專科醫院提供的是準公共產品，醫療服務市場具有一定的競爭性，作為交易的主體一方，為了使醫院長遠的經濟效益和社會效益具有一致性，為使醫院經濟效益和社會效益最大化，醫院作為服務供給主體應當積極進行供給側改革，提供優質醫療服務。就病案管理工作提出以下改革建議：
第一，動態性建設患者病案，充分挖掘病案的潛在價值，為提供更優質醫療服務做準備。
隨著社會經濟生活的節奏加快，精神疾病的患者呈逐年遞增的趨勢，精神?？漆t院的病案應當不斷的整理、補充、更新、使用。醫院各科室之間應當相互協調配合，建立一整套科學、有效、低成本檔案管理與使用制度。尤其需要注意的是患者病案保管、挖掘與使用應當與醫院其他檔案的管理區分開，因為病案管理是醫院檔案管理的核心。
第二，配備高素質的專兼職檔案管理員。
檔案管理員崗位的設置使得檔案工作有了歸口處，能夠做到權責明確、管理科學。對檔案管理員進行科學的崗位設置，規范檔案管理工作，使得檔案管理工作規范化、流程化。工作規范主要體現在檔案的收集、分類、歸檔、成卷、查閱與外借時，必須有專人的分工、經過一定的工作流程與交接手續等制度[3]。同時，將醫院檔案管理員崗位納入醫院醫護人員考核獎懲系統，設立相應的工作獎懲、職位晉升機制。使他們不僅能對病案進行保管、整理、分類，還能對病案進行價值挖掘，為提升醫院的軟實力做貢獻。在當前條件下，由社會和醫院共同對病案管理員進行系統、專業化的培養可以提高精神?？漆t院病案管理人員的專業素質。
第三，積極推進“互聯網+醫療”體系建設，建設現代化信息平臺。
精神?？漆t院的信息平臺應當是開放的。對內起到很好的管理作用，對外方便患者查詢醫院的各類信息，消除患者就診過程中的信息不完全狀況，除此之外，還可以通過醫院歷史展示、名醫展示、優秀事跡展示等窗口創立醫院優質品牌，增強醫院競爭力。就病案管理工作而言，應當要求在保護患者隱私和合法授權流程的基礎上實現醫院內部各科室之間電子病案的信息共享，這樣有助于醫院作為一個整體為患者提供一體化優質診療服務。另外，諸如患者血液、影像檢查等項目應當實現同行醫院間的共享，有助于降低患者就醫成本，實現社會效益。此外，患者通過信息平臺，通過身份驗證查詢自己的診療過程，開展對醫護人員評價，這為精神?？漆t院低成本引入了外部監督力量，公平合理的客戶評價機制有利于實現醫院內部醫護人員的良性競爭。
第四，對病案進行分類、分級管理。
通過對病案的整理，按照一定的標準，例如病情、科室、年限等對病案進行分類分級管理。利用現有信息平臺將以往紙質病案轉化成電子病案，使得患者的病案更具銜接性和系統性。對醫護人員調用病案信息和患者及家屬調用病案信息進行分類、分級授權查詢或調用的方式進行管理，這樣可以有效保護病患隱私，讓病患及家屬安心、放心，不擔心自己的病案信息會泄露出去，同時也加強了醫院內部管理，堵住了信息泄露的制度漏洞。這樣也就消除了醫療服務結束后可能出現的道德風險。長期堅持病案信息調用授權管理制度，還有利于提升醫院的聲譽。在分類、分級的基礎上，進行病案的價值挖掘，時間段、工作量少、成本低，為決策者提供科學決策咨詢創造了良好條件。
參考文獻：
[1]王波.醫院檔案管理存在的問題與對策思考[J].淮海工學院學報，2011（9）：101-103.
市社會保險業務檔案管理達標驗收工作領導小組：
按照市人力社保局、市檔案局《關于開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作的通知》（渝人社發〔2013〕136號）精神，結合社會保險業務檔案達標驗收內容和標準，我局高度重視，精心組織，完善檔案管理制度，加強基礎設施建設，規范檔案收集整理，充分有效利用服務，達到了社保業務檔案驗收要求，現將我局社會保險業務檔案管理達標驗收自查情況報告如下：
一、組織管理
（一）管理辦法
1.制定了社保業務檔案管理辦法。我局根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力資源和社會保障部、國家檔案局第3號令），以及市人力社保局、檔案局下發的《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）等規定，結合工作實際，制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發〔2013〕7號）。
2.明確了社保業務檔案管理工作的分管領導和工作部門。為加強社保業務檔案管理工作的領導，我局成立了以局長為組長，副局長為副組長，各科室負責人為成員的“重慶市xxx區社保局社會保險業務檔案管理工作領導小組”（涪社保函〔2013〕5號）和“重慶市xxx區社保局社會保險業務檔案達標驗收工作領導小組”（涪社保函〔2012〕14號），明確由辦公室具體負責社保業務檔案管理日常事務工作和業務檔案達標驗收工作。各業務科室確定1名兼職檔案工作人員，具體負責本科室業務檔案管理工作的相關事務。
3.將社保業務檔案管理工作納入了重要工作議事日程。我局歷來對社保業務檔案管理工作高度重視，年初《社保經辦工作要點》（涪社保發〔2012〕7號）明確提出社保業務檔案管理工作計劃，同時多次召開局長辦公會和局辦公會議專題研究部署檔案管理工作（見辦公會議記錄），分管領導定期或不定期檢查檔案管理情況，發現問題及時研究解決，年終將業務檔案管理工作納入全局工作目標考核，并認真進行總結，做到了年初有布置，平時有檢查，年終有總結考核。
4.將業務檔案工作納入了單位年度工作計劃和發展規劃。我局已將業務檔案管理工作納入了年度工作計劃，把此項工作列為單位重點工作之一，寫入年初《社保經辦工作要點》。同時，結合人力資源和社會保障事業發展“十二五”規劃，制定了《社會保險業務檔案管理工作發展規劃》（涪社保發〔2013〕5號）。
此項標準分5分，自查得分5分。
（二）檔案人員
1.配備了專兼職檔案工作人員。我局現有專兼職檔案工作人員13人，其中局辦公室配有專職檔案工作人員3人，各業務科室配有兼職檔案工作人員共10人。檔案工作人員數量能夠適應業務檔案工作任務的需要（見檔案人員花名冊）。
2.檔案工作人員遵章守紀。我局建立健全了檔案管理各項規章制度，規范了工作流程，明確了工作職責，制定了管理措施，檔案管理人員忠于職守，遵紀守法，嚴格按制度辦事，未發生違反檔案法律法規的行為。
3.檔案工作人員具有大專文化。我局13名專兼職檔案工作人員均具有大專文化以上學歷，其中本科學歷6人，大專學歷7人。
4.檔案工作人員隊伍穩定。我局自建立了新的業務檔案管理網絡后，保證了檔案管理工作人員的相對穩定。目前，我局3名專職檔案工作人員中，從事檔案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼職檔案人員均從事檔案管理工作1年以上。
5.檔案工作人員積極參加學習培訓。為不斷提高檔案人員的業務素質和專業技能，我局有計劃地組織了專兼職檔案人員業務培訓。每年選派部分人員參加區檔案局組織的學習培訓，共培訓10人次，參加市局業務檔案培訓3人次，到**區學習交流1次（4人），到市局檔案管理科學習交流1次（4人），我局組織各科室負責人和專兼職檔案工作人員參加 “檔案軟件操作培訓”2次，組織全局職工參加“社會保險業務檔案培訓”1次（見學習培訓記錄）。
此項標準分8分，自查得分8分。
（三）管理措施
1.崗位職責。我局制定了《重慶市xxx區社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發〔2013〕4號），明確了主要領導、分管領導、各科室負責人、專職檔案管理員、兼職檔案管理員崗位職責。
2.工作流程。我局制定了《重慶市xxx區社會保險局業務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發〔2013〕8號），在檔案室顯目位置上墻，實現了檔案管理工作的條理性、規范性，增強了檔案管理工作的透明性和可操作性。
3.經辦流程。我局嚴格按照市局制定的養老、工傷、生育保險業務經辦操作規程，將業務檔案收集歸檔列入各項具體業務經辦工作程序，對每項具體業務經辦資料依序收集歸檔，確保每項經辦業務資料歸檔齊全完整。
4.獎懲考核。我局將檔案管理工作與分管領導、科室負責人、業務檔案管理人員、業務經辦人員年度考核評比掛鉤。對全面完成檔案管理工作目標任務的，年終依據本局有關規定進行表彰，并在評先評優、提職晉級等方面給予優先考慮；對違反檔案管理制度，未按規定立卷歸檔或未按時限要求移交檔案等，實行一票否決，取消所在科室和相關責任人年度評優評先資格，并追究相關科室負責人及工作人員責任。
5.監督指導。我局印發的《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》第二十六條中明確了“各街道、鄉鎮社保所涉及的社會保險業務檔案，由區社保局進行監督和指導，確保檔案的完整與安全”。同時，我局定期對各街道、鄉鎮社保所的城鄉居民養老保險業務檔案進行監督指導，并將城鄉居民養老保險業務檔案管理工作作為對各街道、鄉鎮社保所年終考核的條件之一。
此項標準分7分，自查得分7分。
二、設施建設
（一）檔案用房
1.檔案專用庫房。為適應檔案管理工作的需要，我局于2011年8月即開始規劃改建檔案室，改建后，我局檔案專用庫房面積為300平方米，能夠容納接收全部社會保險業務檔案。
2.業務檔案庫房面積。我局現有檔案專用庫房300平方米，其中200平方米用于存放業務檔案。目前，業務檔案存放量為365245件（卷、冊）17244盒，庫房面積符合達標規定的標準。
3.檔案庫房安全管理。我局檔案庫房安裝了防火防盜門、全球監控攝像頭、吸頂式中央空調、除濕機、溫濕度表、除塵器、臭氧消毒機、防磁柜、落地式氣溶膠自動滅火裝置、消防報警監控系統等設施設備，為檔案庫房安全提供了有力保證。因此，檔案庫房不存在安全隱患。
4.檔案庫房衛生。按照我局《檔案庫房安全管理制度》和《檔案管理巡視檢查制度》對檔案庫房衛生提出的明確管理要求，我局檔案庫房無雜物堆放，定期或不定期打掃衛生，常年保持庫房整潔、干凈。
5.檔案室區域劃分。我局檔案室劃分為檔案人員辦公室、檔案查閱室、檔案整理室和檔案庫房4個區域，實現了庫房、辦公室、查閱室三分開。
此項標準分10分，自查得分10分。
（二）檔案用具
1.業務檔案柜架。我局檔案室庫房安裝的是檔案密集架，共71列，其中6列用于存放文書檔案，12列用于存放會計檔案，11列用于存放企業退休人員檔案，33列用于存放2011年（含）前的社保業務檔案，9列用于存放2012年（含）及以后的社保業務檔案。
2.業務檔案備用柜架。我局存放2012年（含）及以后的社保業務檔案所用的9列檔案密集架，目前只使用了1列，其余8列作為備用柜架。
3.檔案裝具。我局使用的業務檔案裝具分兩類，前一類為2011年（含）以前的業務檔案，其檔案盒規格為340mmX240mmX40mm(長X寬X厚)，主要考慮的是便于裝個人養老保險、城鄉居民養老保險和“三類人員”養老保險產生的用檔案袋所裝的人頭檔案。另一類為2012年（含）以后的業務檔案，其檔案盒式樣嚴格按照《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》的規定和要求進行印制。檔案盒規格為310mmX220mmX60mm(長X寬X厚)，正面有“重慶市**區社會保險局”標識，背脊和封面印有全宗號、年度、類別、保管期限、起止件號、盒號等信息。符合國家和市上有關規定。
此項標準分5分，自查得分5分。
（三）設施設備
1.“九防”要求。我局檔案保管達到了“九防”要求。一是庫房安裝了防火防盜門，庫房內安裝了2臺全球監控攝像頭，達到了防盜要求；二是檔案庫房設在底樓，防止了陽光直射和紫外線輻射，達到了防光要求；三是庫房四周設有通風口，安裝了4臺吸頂式中央空調，達到了通風和防高溫的要求；四是庫房內配備了8臺落地式氣溶膠自動滅火裝置，安裝了消防報警監控系統，達到了防火要求；五是地磚下鋪設了防潮層，安裝了6臺除濕機，加上4臺吸頂式中央空調，達到了防潮要求；六是配備了吸塵器，達到了防塵要求；七是配備了防磁柜，達到了防磁要求；八是定期投放滅鼠藥，達到了防鼠要求；九是配備了臭氧消毒機，加上定期投放殺蟲藥，達到了防蟲要求。
2.辦公設施設備。我局檔案室辦公設施設備齊備，包括6臺計算機、2臺打印機、2臺掃描儀、1臺復印機、1臺多功能鉆孔裝訂機、2臺移動式DVD光盤刻錄機、1臺數碼攝像機和1臺數碼照相機，滿足檔案管理工作需要。
3.檔案管理軟件。為實現檔案管理信息化和數字化，促進辦公自動化，我局購買了科怡檔案管理信息系統應用軟件，用于業務檔案信息化管理，實現了辦公自動化。
此項標準分10分，自查得分10分。
三、專業建設
（一）相關制度
為加強檔案管理工作，使檔案工作做到有章可循、有據可依，我局根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力社保部、國家檔案局第3號令）和《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）等規定文件精神，先后制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發〔2013〕7號）、《重慶市xxx區社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發〔2013〕4號）、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案庫房安全管理制度》、《檔案設備維護使用制度》、《檔案管理巡視檢查制度》、《業務檔案內部控制管理制度》等檔案管理制度和工作職責，制定了《重慶市xxx區社會保險局業務檔案分類實施方案》（涪社保發〔2013〕9號）、《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發〔2013〕8號）、《重慶市xxx區社會保險局檔案立卷說明》、《重慶市xxx區社會保險局檔案材料歸檔和不歸檔的范圍》等工作規范，推動了全局檔案工作的有序開展。
此項標準分5分，自查得分5分。
（二）歸檔
1.業務檔案歸檔工作。我局2012年業務檔案歸檔工作在今年一季度前已完成。6月初《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》出臺后，我局按照新辦法規定和市局要求，對2012年業務檔案進行了整改，于9月下旬完成了歸檔入庫工作。
2.業務檔案移交工作。我局業務經辦過程中形成的檔案材料，均由各業務科室統一整理、裝訂、組盒、錄入。當年整理好的業務檔案、檔案目錄及電子數據清單造冊后，在次年一季度前移交局辦公室，辦公室驗收后入庫上架（見檔案移交清單）。
3.平時按件整理工作。我局嚴格執行了《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》，業務經辦人員堅持每件業務辦理完畢即及時將該業務資料收集齊全，按照主表在前、附件在后；審核結果在前、依據在后；重要憑證材料在前、次要在后的要求用不銹鋼釘（兩顆）裝訂成件，定期交本科室兼職檔案人員分類保管。在按件整理中，各業務科室負責人、專兼職檔案人員根據工作職責，隨時對業務經辦人員進行檢查、指導、督促，以確保業務檔案資料的齊全、完整和安全。
此項標準分7分，自查得分7分。
（三）收集
1.業務檔案資料收集。通過專兼職檔案管理人員的嚴格管理，我局業務檔案資料實現了隨時收集，及時整理，定期移交，保證了檔案資料的齊全完整。
2.業務檔案電子文件收集。按檔案管理規定，我局業務經辦環節中產生的有關信息數據定期制作成光盤，移交局辦公室歸檔管理。目前，業務臺賬和計算機數據均實現了光盤保存，歸檔的光盤存放于防磁柜內，共有業務檔案電子光盤49張。
此項標準分6分，自查得分6分。
（四）整理
1.業務檔案整理。我局嚴格按照市局下發的《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》、《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》和《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》的規定和要求，對2012年度業務檔案進行了整改。重新整理后的業務檔案，其“件”的組成和件內文件材料排列合理，保管期限劃分準確，歸檔章蓋制、檔案盒封面填寫、備考表填寫規范，裝訂結實完整。同時，我局對新辦法出**按老辦法整理的業務檔案進行了清理，規范了檔案盒裝具，使之達到了整齊劃一、美觀整潔。
2.業務檔案分類上架。我局2011年（含）前業務檔案按照“科室—險種”分類整理上架，2012年（含）及以后的業務檔案按照新辦法規定的“年度—類別”分類整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的業務檔案外，其余業務檔案分別按要求分類整理后，移交局檔案室集中統一保管，不存在業務檔案零散存放問題。
3.業務檔案排列存放。我局制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案分類實施方案》（涪社保發〔2013〕9號），業務檔案上架按照“年度—類別—保管期限—險種”進行分類排列存放，符合《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》規定。
此項標準分10分，自查得分10分。
（五）保管
1.全宗卷。區檔案局為我局分配的全宗號為“160”。為建立規范的全宗卷，在區檔案局的指導下，我局編寫了全宗介紹、組織機構沿革、分類方案、檔案整理說明、歸檔范圍與保管期限等資料，建立了檔案人員、檔案接收、檔案數量、檔案設備等檔案統計臺帳。
2.業務檔案存放示意圖。我局按檔案存放順序制作了《重慶市xxx區社會保險局檔案存放示意圖》，按照要求在檔案庫房內懸掛上墻。
3.庫房溫濕度。為及時掌握檔案庫房溫濕度情況，我局在庫房內四周配置了4臺電子溫濕度計表，由專職檔案人員每天檢查并做好溫濕度記錄；為控制好庫房內溫濕度，保持庫房通風良好，我們還配備了4臺吸頂式中央空調，6臺除濕機，保證了庫房溫度和相對濕度在國家規定標準范圍之內。
4.檔案檢查。我局專職檔案員嚴格執行《檔案保管制度》規定，定期對庫房檔案進行全面檢查、清點，避免檔案破損、丟失、霉變等問題的發生。
5.檔案修復。我局在檔案整理工作中，對需要修復的業務檔案材料及時進行了修復和托裱，采取了有效的保護措施，保證了檔案材料的整潔、完整。
此項標準分5分，自查得分5分。
（六）鑒定銷毀統計
1.鑒定機構。我局成立了社會保險業務檔案鑒定工作領導小組（涪社保函〔2013〕6號），負責檔案鑒定銷毀工作。
2.業務檔案鑒定銷毀。我局建立了《檔案鑒定銷毀制度》，對超過保管期限的會計憑證檔案，經請示區審計局、財政局答復，暫不能作銷毀處理。對超過保管期限的業務檔案，我局擬在規范工作和達標驗收工作完成后，組織人員按照鑒定銷毀程序進行清理、鑒定，對有保存價值需繼續保存的檔案重新確定保管年限，對應銷毀的檔案建立《檔案銷毀清冊》后，按規定銷毀備案。
3.業務檔案登記臺賬。我局嚴格執行了《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》和《檔案統計制度》，做到了業務檔案進出登記及時，統計臺賬數據準確，賬物相符。2013年檔案室共接收業務檔案365245件（卷、冊）17244盒，其中，2011年（含）前業務檔案335223件（卷、冊）16576盒，2012年度業務檔案30022件668盒。
4.業務檔案統計報表。我局建立了《業務檔案統計表》、《各類別業務檔案統計表》、《全局檔案統計表》、《歷年檔案統計表》、《檔案設施設備登記表》、《檔案接收登記表》、《檔案異動登記表》，報表符合要求。
此項標準分4分，自查得分4分。
（七）移交
1.檔案移交。我局文書檔案按規定已向區檔案局作了移交，業務檔案經請示區檔案局同意，暫不向區檔案館移交。
2.檔案移交手續。因區檔案館場地受限，加之全市未對社保業務檔案移交作出統一規定，因此，我局尚未向區檔案館移交業務檔案，暫無移交手續。
3.人員調動移交手續。我局檔案管理員崗位職責中明確規定，“檔案員工作調動或離崗，要及時履行交接手續。”到目前為止，我局檔案管理人員未發生工作調動情況。
此項標準分3分，自查得分3分。
四、利用服務
（一）檢索工具
1.歸檔文件目錄。我局的檔案管理信息系統軟件具有強大的檢索功能，我們利用計算機軟件對庫藏檔案按照不同門類、載體和保管期限分別編制了歸檔文件目錄。
2.計算機管理。我局室藏檔案全部實現了計算機管理，通過檔案管理信息系統可以檢索各類業務檔案。
3.歸檔文件目錄打印。為滿足檔案管理的需要，我局按《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》規定的“社保業務檔案歸檔文件目錄”格式和內容，編制打印了各年度的紙質業務檔案歸檔文件目錄。
4.歸檔文件目錄內容。我局編制的歸檔文件目錄項目包括件號、責任者、代碼、題名、日期、頁數和備注等7項內容，符合《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》的規定和要求。
5.電子化管理。我局配備了2臺掃描儀，從今年1月份起開始啟動了業務檔案電子掃描工作。但由于該項工作需耗費大量人力、財力、物力，而社保經辦工作任務繁重，經費緊張，人員不足等原因，業務檔案電子掃描工作進展緩慢。目前，我局正積極協調相關部門，爭取人員和經費的支持，以推動業務檔案電子掃描工作，盡快實現業務檔案電子化管理。
此項標準分8分，自查得分8分。
（二）利用
1.調檔。我局專職檔案人員均經過培訓上崗，在我局專門從事檔案管理工作多年，熟悉室藏，能夠通過手工檢索和計算機檢索兩種方式迅速調取所需業務檔案，調卷迅速準確。
2.查閱利用登記。我局嚴格執行了《檔案查閱利用制度》，凡借閱檔案的，必須履行審批、登記手續。凡查閱檔案的，必須提供有效證件，說明查閱目的，檔案管理人員及時填寫檔案查閱登記表，做好檔案利用效果記載，未經批準，任何人不得復印、借閱檔案資料。
3.利用典型事例材料。今年，我局依據《檔案查閱登記記錄》，結合利用效果反饋情況，對檔案利用過程中效果顯著的典型事例進行了收集整理，共編制了利用典型事例29例。
4.網上查詢利用。我局建立了辦公自動化網絡，業務檔案管理系統可通過局域網與各業務科室互聯互通，支持各業務科室實現網上查詢利用。
此項標準分5分，自查得分5分。
(三)查詢
1.查詢系統。我局隨著“金保工程”建設，建立了完善的參保信息查詢系統，工作日期間免費提供查詢服務。
2.查詢服務。重慶市社會保障信息查詢系統，能夠為參保人員提供養老保險個人賬戶、養老保險繳費、養老金待遇政策、工傷鑒定、工傷生育待遇政策，以及其他相關社保政策法規等信息咨詢，基本滿足了參保人員的各種信息需求。同時，我局專屬的網絡信息平臺也可為單位或個人提供參保信息和相關政策查詢。另外，我局還在各樓層業務經辦大廳設立了咨詢服務窗口，方便參保單位和個人查詢、咨詢業務。
此項標準分2分，自查得分2分。
綜上所述，我局社保業務檔案組織管理職責明確，設施建設符合要求，專業建設規范有序，利用服務充分有效，達到了驗收標準，自查得分100分，自評等級為優秀。
特此報告
自查評分表
重慶市xxx區社會保險局
關鍵詞：農業機械；電子檔案；發展
中圖分類號：S220.1 文獻標識碼：A
農業機械以及駕駛（操作）人員的技術檔案管理是農機安全監理工作中重要的組成部分，是農機安全監理機構對農業機械以及駕駛（操作）人員實施科學管理、正確決策的基礎。隨著我國經濟快速發展，為促使農業機械化快速普及，并得到蓬勃發展，按照國家提出的農業機械化目標，落實“以科技支撐、以科技引領”農業機械化發展的具體工作，以加強標準化、規范化、制度化的管理水平，強化農業機械及駕駛（操作）人員技術檔案的管理和具體實施農業機械以及農機電子檔案系統的開發和應用，為農業機械檔案管理工作提供必然條件。
1 紙質檔案與電子檔案相輔相成
檔案管理信息化是開展實際工作的需要。紙質檔案是電子檔案的基礎，同時電子檔案也是檔案發展的需要，兩者關系相輔相成，在現代檔案工作中，缺一不可，但是電子檔案尤其優越性，更能適合現代化工作的需要，因為電子檔案具有處理快、查找不復雜、傳輸速度節省時間的優勢，根據這些優勢要求，現在檔案管理信息化必然離不開電子檔案，所以紙質檔案與電子檔案兩者相互補充，才能更好地完成電子檔案管理工作。
2 農機電子檔案管理系統現狀
2.1 電子檔案規范化管理程度不夠，崗位職責不明確
目前全國大部分地區仍然沒有建立好一套完整的電子檔案管理制度，不能很好的落實崗位責任制，使檔案從收集、整理、備份等一系列工作缺乏制度化約束。
2.2 檔案信息化、科學化管理程度不高
目前仍然沒有全面的普及檔案電子信息化管理，有的甚至沒有建立起農技建立信息網絡系統，不能很好的為農機檔案管理人員進行服務。
2.3 上級領導對農機檔案管理重視不足
當前，各地區普遍缺乏專業的農機檔案管理人員，有的地方甚至出現無人管理或臨時代管現象，造成農機檔案丟失。而專職管理農機檔案的人員，大多數都不是專業的檔案管理人員，沒有參加過任何業務培訓，不熟悉檔案工作的業務流程。有的出現領導不重視，人動頻繁，造成檔案管理人員責任心不強、借出檔案不能及時歸檔等現象，這些人為的造成了檔案材料的不完整性和不確切性。
3 農機檔案管理存在的問題
3.1 個別單位重視不夠
目前，很多縣市的檔案管理工作分工不明確，出現兼職管理、無人管理、多人管理的現象頻繁出現，導致農業機械檔案管理混亂，出現檔案丟失、查詢困難的局面。
3.2 檔案信息沒有完全發揮作用
農機檔案為農機人事工作和經濟建設服務，多數是被動提供信息，查閱的大部分內容是農業機械的自然情況、購買者信息、補貼信息等，為農機工作決策提供依據。受傳統觀念影響，提供利用檔案主要方式是坐等上門服務，缺乏主動參與意識。
3.3 管理維護水平較低
有的農機檔案管理人員信息因更新不及時而不全面，需要與檔案進行核對后才能提供。有的農機檔案管理人員信息需要鑒別才能確認，如干部學歷信息需要組織、人事、教育等部門認真核實，一旦工作不細就形成了錯誤信息。多數單位對農機信息應用較少，只能做一些簡單查詢、報表之類的工作，而與農機工作的綜合評價等工作聯系不緊密。主要原因是信息系統不夠完善，信息功能不夠強大。
4 強加農機電子檔案管理的措施
4.1 加強組織領導，強化責任
按照《中華人民共和國檔案法》規定在設計歸檔范圍、分類標準、立卷要求、移交手續、工作職責及保管、借閱、記錄、統計等方面監理繾綣農機檔案管理制度，嚴格按照農業部“三個規范”的要求，建立農機檔案室，實行“誰負責、誰簽字”的原則，確保檔案內容規范、完整。
4.2 加強基礎建設，強化環境管理
加強農機電子檔案管理的電子設備，如：電腦、打印機、照相機、復印機等辦公器材，確保硬件設施提檔升級。檔案室內需具備滅火器、防蟲劑等專用的檔案管理用品，切實做好防盜、防火、防蛀工作，保證了農機監理檔案安全。
4.3 定期開展檔案清查，確保檔案真實完整
在加強源頭管理的基礎上，定期對所有農機監理業務檔案進行全面檢查、清理、整理，及時對存在的問題、缺少資料的檔案進行查漏補缺，進一步健全和完善農業機械及其駕駛操作人員總臺帳和分臺帳。
4.4 加強信息化建設，完善電子檔案臺賬
將農機駕駛員、農機車輛檔案全部實行微機化管理，確保紙質、電子檔案完整相符。
4.5 強化管理，加強信息員隊伍建設
組織信息化工作是一項專業性很強的工作，必須有政治強、業務精的專業人才作保障。堅持政治標準與業務標準并重，選好配強組工信息員，把政治素質好、責任心強、懂技術、會管理的工作人員選配到信息化工作崗位。組織干部要切實轉變觀念，自覺樹立信息化意識，積極學習信息技術，充分利用信息平臺，提高農機檔案管理工作效率和質量。
參考文獻
[1] 王瑞新，闞建華，朱云才.新型農業機械推廣探討[J].上海農業科技，2006（5）：26-27.
[2] 楊鎖紅.涇川縣農業機械安全生產管理現狀及對策[J].農業開發與裝備，2009（10）：32-34.
[3] 黃和祥，劉守祥.我國農業機械化發展過程、影響因素及對策[J].農機化研究，2005（3）：39-40，43.
一、加深意識強化領導，切實把檔案安全管理工作擺上重要議事日程
始終把檔案安全管理工作當作一項重要的工作抓實抓好，一是不斷增強干部職工的檔案安全意識，緊繃一根弦。局務會議、全局干部職工會議經常部署和強調檔案安全管理工作，增強檔案管理人員的安全意識和責任意識，確保檔案設施建設、檔案安全利用及檔案信息系統的安全管理，定期研究檔案安全管理工作，及時解決檔案安全管理中的存在問題。二是加強領導，確保責任落實到位。成立檔案安全管理工作領導小組。由局長任組長，分管副局長任副組長，保管利用股全體人員為小組成員，嚴格檔案查閱、調檔審批權限和檔案庫房安全責任，做到明確分工，責任到人，層層落實。三是把檔案安全管理工作和社會治安綜合治理，創建文明單位等工作有機結合起來，把檔案安全管理工作列入綜治目標責任制和文明單位創建內容。四是把檔案安全管理工作作為檔案執法檢查活動的一項重要內容，結合鄉鎮檔案室達標創建活動，縣直單位檔案登記工作，重點建設項目檔案登記等工作有機結合起來，把檔案安全管理工作貫徹到各項業務工作當中。
二、健全制度完善細節，不斷提高檔案安全管理應急水平
一是建立健全檔案安全管理的各項規章制度。出臺了《縣檔案館檔案安全管理實施辦法》、《縣檔案館預防災害和突發事件應急預案》。二是建立并實行檔案館安全值班制度，每天安排一名工作人員值班負責全館“八防”措施落實情況的巡查，及時消除不安全隱患。三是加強對縣直機關和鄉鎮檔案的安全管理工作，在每年的汛期都將省、市有關加強檔案安全管理的明傳電報轉發各單位，對存在重大檔案安全隱患的單位及時下發整改通知書。四是建立健全檔案利用的各項規章制度，保障檔案利用環節的安全。明確規定提供利用檔案必須在檔案查閱室且檔案管理人員始終在場的情況下進行，確保檔案利用的絕對安全，對無法保證利用安全的檔案，一律不予提供利用。嚴格檔案查閱利用的手續和登記制度，查檔人員必須持有效身份證、工作證或單位介紹信查檔，并進行查檔登記；接待查檔的工作人員要遵守保密制度，按照規定進出入庫房，并做好登記；出入庫的案卷專人清點，查閱場所專人管理，查閱過程全程監控，避免利用者對檔案隨意涂劃、折疊、篡改或損毀；未經檔案部門允許，利用者不得攝制、翻印、復制和公布檔案；借閱檔案者，須經局（館）長批準，并辦理借閱手續，限期歸還，未經局（館）長批準，檔案原件不準外借離館。五加強檔案數據信息管理和利用安全，完善數據庫安全管理制度。對計算機及系統管理實行專人負責，對檔案數據的保存、公開、操作、利用等嚴格按照國家安全保密規定執行，確保數據庫安全。
三、加大投入完善設施，不斷改進檔案安全管理條件
一是將原來蟲蛀、破損又不規范的木質檔案箱全部更換成鐵質檔案箱和密集柜，既改善了檔案的保管條件又方便了檔案的調閱；二是為全部庫房安裝空調，實現對庫房溫濕度的人工控制；三是加強對檔案實體的安全管理，對新進館檔案全部進行消毒殺蟲處理，對館藏破損較嚴重的檔案也正在進行分批消毒殺蟲，確保檔案實體的安全；四是在二樓庫房走廊及查閱利用室安裝了3個監控攝像頭，實現了對出入庫人員和查閱利用檔案情況的實時監控；五是為每個庫房配備了溫濕度計，改變了過去每層庫房配備1個溫濕度計計量不準的問題；六是堅持定期檢查館藏檔案的保管情況，并做好安全檢查記錄，及時發現危害檔案安全的因素，做好防蟲藥劑的補充等工作。七是做好對破損檔案的搶救工作，組織專人對地籍檔案，民國檔案進行檢查清點，發現破損檔案逐卷逐頁做好登記，并根據破損程度分別輕重緩急做好搶救工作，到目前止，已累計搶救破損檔案200多卷，3000多頁。
四、建立崗位責任制，消除不安全的隱患，確保館藏檔案安全。
建立了崗位責任制，加大對檔案安全管理各項規章制度的貫徹落實力度，凡屬涉及檔案安全保管的人員都有明確的管理職責，每一項涉及檔案保管利用的環節都有人進行嚴格把關，檔案庫房有專人負責。一是對接收進館的檔案堅持先消毒后入庫，庫房內嚴禁煙火；定期打掃衛生，保持庫房整潔；定期放置殺蟲藥劑；二是明確分工，由檔案利用股固定專人每天對庫房的溫濕度進行記錄，若庫房發現溫濕度異常，及時采取措施對其進行調控；定期檢查檔案的保管狀況，對破損、擴散的檔案指定專人及時進行修補、復制，并做好登記。三是明確職責，做好館藏檔案的管理保護和提供利用工作，對館藏檔案定期或不定期的進行鑒定，對照檢索工具進行核對，發現有案卷下落不明時及時查找，對因工作需要外借的檔案及時收回，對破損檔案一經發現及時搶救、修裱或復制。四是認真抓好隊伍建設，始終把檔案安全放在工作的第一位，認真貫徹執行《檔案法》以及國家有關檔案工作的方針政策，定期做好檔案法規、制度、規定的宣傳工作，增強全體干部職工的檔案意識和安全意識，檔案管理更趨合理化、規范化、科學化。
