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第1篇

西方有句諺語(yǔ)，財(cái)富的一半是合同，合同在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中扮演著重要角色。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)具有種類繁多、數(shù)據(jù)量大等特點(diǎn)，這需要企業(yè)的管理者具備更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力，合同管理貫穿經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的整個(gè)流程，合同管理能力的高低則是管理者流程優(yōu)化能力的重要體現(xiàn)。合同管理具有兩個(gè)方面的作用。一是作為商務(wù)活動(dòng)的集合，包括前期考察、調(diào)研、談判、擬定文本、簽訂等環(huán)節(jié)；二是對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的監(jiān)督與控制，是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制的重要環(huán)節(jié)，包括對(duì)合同履行風(fēng)險(xiǎn)的控制，以及合同各環(huán)節(jié)的參與者的監(jiān)督。利用標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法進(jìn)行企業(yè)合同管理，可以更為有效地避免簽訂對(duì)企業(yè)不利的合同、提高合同管理工作效率。

二、當(dāng)前合同管理存在的主要問(wèn)題

1．企業(yè)管理者對(duì)合同管理的重視程度不夠。多數(shù)企業(yè)管理者重生產(chǎn)、重訂單、輕管理，尤其對(duì)合同管理不夠重視，有的企業(yè)沒(méi)有相關(guān)的合同管理制度，有的企業(yè)沒(méi)有專門負(fù)責(zé)合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關(guān)合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無(wú)序。企業(yè)管理者對(duì)合同管理工作的無(wú)視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無(wú)序。

2．合同審核不嚴(yán)，缺乏風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制。由于很多企業(yè)沒(méi)有專門負(fù)責(zé)合同審核的法律事務(wù)部門或企業(yè)法律顧問(wèn)，有些企業(yè)設(shè)立了法務(wù)部門，但企業(yè)法務(wù)部門的法律顧問(wèn)和各有關(guān)人員在合同管理中的具體責(zé)任和權(quán)限的規(guī)定不夠明確，不能充分或有效地發(fā)揮其作用。如在合同談判和簽訂時(shí)把關(guān)不嚴(yán)、合同條款表達(dá)含糊、法律或合規(guī)性審核不夠嚴(yán)格、合同履行監(jiān)督不到位等問(wèn)題，將會(huì)給企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)潛在風(fēng)險(xiǎn)。

3．合同的管理和履行效率低下。企業(yè)缺乏高效、科學(xué)的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環(huán)節(jié)無(wú)法緊密銜接，造成合同管理無(wú)序混亂，合同履行效率降低；合同履行過(guò)程中缺乏準(zhǔn)確高效監(jiān)督及反饋程序，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生消極影響。

4．缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。沒(méi)有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監(jiān)督的合同管理制度和統(tǒng)一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據(jù)；沒(méi)有按照一定的程序?qū)β男泻贤瑮l款的能力進(jìn)行評(píng)審，對(duì)于企業(yè)常用業(yè)務(wù)合同進(jìn)行文本格式化和通用條款優(yōu)化等標(biāo)準(zhǔn)化工作沒(méi)有開展。

三、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的必要性

合同管理也是一門科學(xué)，要尊重其內(nèi)在的發(fā)展規(guī)律，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，合同管理亟待建立科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系，使企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)用可行。

1．推行合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是經(jīng)濟(jì)和時(shí)展的客觀要求。各種經(jīng)濟(jì)合同客觀地反映著生產(chǎn)和流通的現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)情況，它作為聯(lián)系原材料采購(gòu)、生產(chǎn)加工、流通消費(fèi)各環(huán)節(jié)的紐帶與橋梁，在保障生產(chǎn)生活、經(jīng)濟(jì)發(fā)展順利進(jìn)行，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面，發(fā)揮了非常重要的作用。隨著經(jīng)濟(jì)管理體制改革的進(jìn)行，混合所有制和大數(shù)據(jù)引領(lǐng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)改革和發(fā)展活力不斷增強(qiáng)，各經(jīng)濟(jì)體之間的聯(lián)系愈加活躍，經(jīng)濟(jì)合同的數(shù)量也隨之增加，構(gòu)成了大數(shù)據(jù)時(shí)代經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要組成元素，社會(huì)經(jīng)濟(jì)和時(shí)代的發(fā)展，就客觀地向我們提出了合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的問(wèn)題。

2．合同管理的現(xiàn)狀是推行合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的潛在動(dòng)力。由于非標(biāo)準(zhǔn)化合同管理帶來(lái)諸多問(wèn)題，給經(jīng)濟(jì)合同的審核、履行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)帶來(lái)很大困難與不便。要做到提升經(jīng)濟(jì)合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實(shí)施合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標(biāo)準(zhǔn)化、內(nèi)容條款規(guī)范化，以及合同文本格式統(tǒng)一化。

3．合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過(guò)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，可把合同管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)容、業(yè)務(wù)間的銜接關(guān)系、各自承擔(dān)的責(zé)任、工作程序等用標(biāo)準(zhǔn)的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規(guī)范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。

四、合同管理標(biāo)準(zhǔn)體系的模式

企業(yè)合同管理紛繁復(fù)雜，在大體上可將標(biāo)準(zhǔn)體系劃分為管理和操作兩個(gè)層面：

1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標(biāo)準(zhǔn)》、《銷售（采購(gòu)）合同管理標(biāo)準(zhǔn)》、《特殊合同類管理標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)，這些管理標(biāo)準(zhǔn)分別對(duì)合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過(guò)程中的管理部門及其職責(zé)、管理方式及程序等做出明確規(guī)定。

2．操作層次包括《合同格式文本標(biāo)準(zhǔn)》、《合同要約推薦標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)，格式文本是企業(yè)結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，一般在積累總結(jié)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護(hù)自身合法權(quán)益，還能大大提高工作效率。

五、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的具體措施

1．合同管理制度的動(dòng)態(tài)化。制度是基礎(chǔ)，沒(méi)有制度，任何管理工作都是無(wú)本之木、無(wú)源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業(yè)都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒(méi)有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒(méi)有嚴(yán)格按照合同管理制度執(zhí)行，最后要看現(xiàn)有的制度是否適應(yīng)目前的企業(yè)合同管理，若不適應(yīng)，則要對(duì)制度進(jìn)行修改，將合同管理制度納入動(dòng)態(tài)化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發(fā)展、管理范圍和形勢(shì)的變化而改進(jìn)，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。

2．合同編碼體系的清晰化。一個(gè)企業(yè)的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號(hào)、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個(gè)能夠清晰地表達(dá)了合同承辦的主體，一個(gè)能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業(yè)的習(xí)慣性代號(hào)作為編碼，合同分類一般按照合同的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)分為銷售合同、采購(gòu)合同、技術(shù)合同、擔(dān)保合同等，合同分類看似簡(jiǎn)單，但直接關(guān)系到合同處理的方法，如果處理不好，會(huì)為以后的合同管理流程帶來(lái)很多不便。

3．合同審核流程的層次化。企業(yè)的合同管理要有一個(gè)明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責(zé)權(quán)清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權(quán)限具體化，由于合同履行和監(jiān)管也大多是由合同審核的參與人負(fù)責(zé)，通過(guò)完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進(jìn)而明確各層次在合同管理中的權(quán)限與職責(zé)。

4．合同檔案管理的日常化。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個(gè)與合同管理相關(guān)數(shù)據(jù)的歸集、整理的過(guò)程，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，合同數(shù)據(jù)更加復(fù)雜，應(yīng)當(dāng)更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關(guān)規(guī)定主動(dòng)收集合同相關(guān)數(shù)據(jù)，包括合同簽訂前的項(xiàng)目審批文件、考察、咨詢、談判會(huì)議記錄、法律及合規(guī)性審核等材料，合同履行過(guò)程中的標(biāo)的物簽收、核驗(yàn)、合同變更等材料，合同履行后的經(jīng)濟(jì)效果評(píng)價(jià)、合同總結(jié)等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態(tài)化管理，做到合同管理數(shù)據(jù)隨產(chǎn)生、隨收集，做到洽商記錄不過(guò)夜、合同備案和審核意見(jiàn)表填制不過(guò)夜。

5．合同管理相關(guān)崗位的互控化。合同管理相關(guān)崗位的工作是一個(gè)互相銜接、聯(lián)動(dòng)的體系，每個(gè)崗位雖然分工不同，但對(duì)其他崗位都有糾錯(cuò)、互控的責(zé)任和義務(wù)，這樣才能相互促進(jìn)，提升合同管理的水平。

6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規(guī)定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識(shí)和履行合同的自覺(jué)性，加強(qiáng)合同文本格式化的普及，也可大大減少經(jīng)濟(jì)合同糾紛。

7．合同管理的信息化。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進(jìn)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要保障，要應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段加強(qiáng)合同管理工作，開發(fā)適用企業(yè)自身的合同管理軟件系統(tǒng)，加強(qiáng)合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。

六、結(jié)束語(yǔ)

第2篇

首先，公司合同管理工作由商務(wù)部門、采購(gòu)部門、建造部門和辦公室按照各自業(yè)務(wù)分工分別承擔(dān)，各個(gè)合同承辦部門的工作接口、職責(zé)分工不夠清晰，尚待進(jìn)一步梳理及明確；其次，各個(gè)合同承辦部門分別建立各自的合同管理臺(tái)賬，數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，不利于公司決策層和管理層全面及時(shí)地了解公司合同簽訂及執(zhí)行情況；此外，各個(gè)合同承辦部門對(duì)合同收入支出掌握的信息不對(duì)稱，例如資金支付到賬情況、項(xiàng)目業(yè)主資金審批和拒付情況等信息分別由不同的部門掌握，信息交互效率低下，有時(shí)為了對(duì)賬花費(fèi)大量的時(shí)間和精力；公司合同管理仍然采用手工管理方式，產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，容易出錯(cuò)，急需合同管理信息化手段，提供強(qiáng)大的標(biāo)準(zhǔn)化定制流程，并對(duì)合同執(zhí)行狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。

2研究?jī)?nèi)容

（1）梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序，建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程

梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序、建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程旨在明確合同承辦部門及相關(guān)部門的職責(zé)和接口，全面完善合同管理制度。清晰的業(yè)務(wù)職責(zé)，健全的管理程序是建立合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。通過(guò)分別與各個(gè)合同承辦部門進(jìn)行面對(duì)面訪談，并組織相關(guān)部門召開專題研討會(huì)，從而明確相關(guān)部門的管理職責(zé)，細(xì)化實(shí)施細(xì)則，提高管理程序的可執(zhí)行性。例如明確各個(gè)合同承辦部門的業(yè)務(wù)范圍；各合同審批部門的職責(zé)；細(xì)化合同類型分類標(biāo)準(zhǔn)，完善合同類型分類實(shí)施細(xì)則，確保合同分類準(zhǔn)確等等。通過(guò)訪談和研討，同步完成相關(guān)管理流程和程序的新增或升版，從而建立合同管理平臺(tái)的綱領(lǐng)性程序文件和具體實(shí)施文件，完善合同管理制度，使現(xiàn)行程序體系覆蓋合同全過(guò)程各個(gè)階段的管理內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)。例如將合同執(zhí)行過(guò)程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同爭(zhēng)議"等內(nèi)容納入合同制度，并優(yōu)化合同簽約及審批授權(quán)制度等；統(tǒng)一合同管理業(yè)務(wù)表單格式，提高標(biāo)準(zhǔn)表單的使用率；統(tǒng)一合同評(píng)審會(huì)簽表、合同付款申請(qǐng)表等業(yè)務(wù)單據(jù)格式；建立標(biāo)準(zhǔn)合同模板庫(kù)，提高標(biāo)準(zhǔn)合同文本的使用率等等。

（2）以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺(tái)

以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺(tái)旨在根據(jù)合同管理流程和程序以及實(shí)際業(yè)務(wù)特點(diǎn)建立開發(fā)合同管理系統(tǒng)。在對(duì)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行詳盡調(diào)研，認(rèn)真組織討論的基礎(chǔ)上提出平臺(tái)建設(shè)思路，配合技術(shù)人員完成需求分析、軟件選型、項(xiàng)目開發(fā)等工作，達(dá)到信息化管理目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同全過(guò)程、全生命周期管理，覆蓋合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同執(zhí)行及合同關(guān)閉各個(gè)環(huán)節(jié)工作；規(guī)范固化合同管理業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)合同執(zhí)行監(jiān)控防控風(fēng)險(xiǎn)；實(shí)現(xiàn)合同數(shù)據(jù)多維度快捷查詢、統(tǒng)計(jì)與分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效支持；實(shí)現(xiàn)與公司相關(guān)信息系統(tǒng)如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)、門戶系統(tǒng)、文控系統(tǒng)、各成員單位合同相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)等的有效銜接，確保信息共享、數(shù)據(jù)同源；統(tǒng)一規(guī)范管理合同數(shù)據(jù)，一次管理重復(fù)使用。

（3）明確商務(wù)合同平臺(tái)的使用責(zé)任，加大培訓(xùn)宣傳力度

培訓(xùn)的成功與否是合同管理系統(tǒng)能否成功上線的關(guān)鍵因素。培訓(xùn)工作首先將系統(tǒng)用戶進(jìn)行細(xì)分，然后針對(duì)不同層級(jí)的用戶進(jìn)行深度培訓(xùn)，從而最大程度確保各層級(jí)的系統(tǒng)用戶都可以有針對(duì)性的了解系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念并熟練操作系統(tǒng)。通過(guò)定期組織培訓(xùn)，在公司及項(xiàng)目部營(yíng)造了學(xué)習(xí)和使用商務(wù)合同平臺(tái)的良好氣氛，亦有助于提高員工的合同意識(shí)。

3研究成果

（一）梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序，建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程

（1）合同管理平臺(tái)信息化總體需求分析

從問(wèn)卷調(diào)查反饋的統(tǒng)計(jì)結(jié)果來(lái)看，各個(gè)合同承辦部門普遍認(rèn)為，盡早實(shí)現(xiàn)合同管理平臺(tái)的信息化十分重要，合同管理信息化和合同申請(qǐng)/支付管理信息化對(duì)工作效率提高最顯著，對(duì)業(yè)務(wù)增值貢獻(xiàn)最大，也較容易實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也是上線需求最迫切的兩項(xiàng)業(yè)務(wù)，希望合同管理平臺(tái)的操作能夠較為簡(jiǎn)捷，方便查找和使用。

（2）明確合同承辦部門職責(zé)，完善合同管理程序體系

經(jīng)程序文件查閱及與相關(guān)部門訪談，明確公司合同承辦部門共有四個(gè)，分別為商務(wù)部門、采購(gòu)部門、建造部門和辦公室，各個(gè)合同承辦部門所對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目部部門也有合同承辦的職責(zé)。經(jīng)與各個(gè)合同承辦部門溝通，系統(tǒng)性的將合同管理相關(guān)程序、制度，從合規(guī)性、適應(yīng)性、有效性等方面進(jìn)行綜合評(píng)審，促使合同承辦部門完成了相關(guān)管理程序的新增/升版工作。

（二）以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺(tái)

（1）成立合同管理系統(tǒng)實(shí)施工作團(tuán)隊(duì)

穩(wěn)定的、分工明確的工作團(tuán)隊(duì)是確保合同管理系統(tǒng)得以成功開發(fā)的保障。在集團(tuán)合同管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目實(shí)施工作組的領(lǐng)導(dǎo)下，公司組建了合同管理系統(tǒng)實(shí)施工作團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)指定，彼此相互配合，在項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，按照各自職責(zé)分工有計(jì)劃地實(shí)施系統(tǒng)開發(fā)。

（2）合同管理系統(tǒng)目標(biāo)需求及建設(shè)內(nèi)容

通過(guò)調(diào)研和討論，課題組總結(jié)出合同管理系統(tǒng)如下目標(biāo)需求，并由此分析得出合同管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容。

①合同全過(guò)程管理

通過(guò)合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同執(zhí)行、合同關(guān)閉四大環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了合同的全過(guò)程閉環(huán)管理。合同準(zhǔn)備階段，通過(guò)與相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行接口集成，確保合同相關(guān)數(shù)據(jù)同源，避免重復(fù)錄入；合同訂立，系統(tǒng)提供范本的管理，使得標(biāo)準(zhǔn)合同的起草更加方便快捷，減輕承辦人員的工作量；合同文本的在線審查審批，通過(guò)多級(jí)規(guī)范的審批流程，進(jìn)一步防控法律風(fēng)險(xiǎn)；合同文本在線打印，加密防偽，確保合同的唯一性；合同執(zhí)行中的支付申請(qǐng)，變更申請(qǐng)等，及時(shí)跟蹤合同的執(zhí)行情況，確保合同信息的完整性；合同關(guān)閉，是合同的終點(diǎn)，最終實(shí)現(xiàn)了合同的閉環(huán)管理。

②合同范本管理

通過(guò)系統(tǒng)，建立合同范本及合同制度文件的管理，通過(guò)系統(tǒng)對(duì)合同范本、相關(guān)制度文件進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了各種范本制度升級(jí)后的版本控制管理，并通過(guò)線上范本審核，確保范本及制度文件的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，為合同創(chuàng)建提供便捷，促進(jìn)并提高合同標(biāo)準(zhǔn)文本的使用頻率，減少審查審批工作量，降低合同簽訂中的各種風(fēng)險(xiǎn)。

③合同對(duì)方管理

建立合同管理系統(tǒng)的合同對(duì)方庫(kù)，并通過(guò)與采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)接，可接收供應(yīng)商信息，合同管理系統(tǒng)可自行錄入供應(yīng)商及客戶信息，實(shí)現(xiàn)完整的合同對(duì)方管理，對(duì)合同對(duì)方的相關(guān)資質(zhì)等進(jìn)行管理，有利于確保合同管理系統(tǒng)信息的完整性與獨(dú)立性，也確保了合同對(duì)方信息的統(tǒng)一和規(guī)范。

④項(xiàng)目信息維護(hù)

對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行基本信息的維護(hù)管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息與合同的關(guān)聯(lián)，并作為查詢統(tǒng)計(jì)分析的支持，滿足通過(guò)項(xiàng)目進(jìn)行合同數(shù)據(jù)的匯總與分析的需求。

⑤合同監(jiān)督檢查

集團(tuán)及公司合同管理部門、監(jiān)察審計(jì)部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具備相應(yīng)權(quán)限對(duì)管理范圍內(nèi)的合同進(jìn)行監(jiān)督和檢查，可以查詢與追蹤合同的審批情況及履行狀態(tài)，也可以對(duì)當(dāng)前的合同流程相關(guān)人員進(jìn)行預(yù)警提醒。

⑥合同監(jiān)控追蹤

集團(tuán)及公司合同管理部門及領(lǐng)導(dǎo)，可以實(shí)時(shí)查看與監(jiān)控權(quán)限范圍內(nèi)的合同運(yùn)行情況，包括查看所有運(yùn)行中的合同總數(shù)、異常情況及重點(diǎn)關(guān)注的事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)合同運(yùn)行信息的及時(shí)反饋、異常監(jiān)控與全面管理。

4結(jié)語(yǔ)

第3篇

目前醫(yī)院的合同管理仍采用傳統(tǒng)模式下的簡(jiǎn)化管理程序。在這種模式下對(duì)合同實(shí)行分級(jí)授權(quán)和審批制度，對(duì)不同金額和種類的合同，領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)級(jí)別不同。明確合同管理的職責(zé)分工。合同擬定與審核，審核與執(zhí)行崗位分離，形成制約監(jiān)督機(jī)制。各環(huán)節(jié)確認(rèn)前一環(huán)節(jié)簽字即可使合同流程運(yùn)轉(zhuǎn)下去。在合同量比較少的情況下這種模式雖然投入少，成本低，仍可以有效的管理，而且方式靈活，比較節(jié)約人力成本。但是當(dāng)合同數(shù)量多，類型繁復(fù)的時(shí)候各環(huán)節(jié)之間脫節(jié)的現(xiàn)象就顯現(xiàn)出來(lái)。整個(gè)合同管理流程長(zhǎng)，溝通不到位，影響合同履行質(zhì)量。當(dāng)相關(guān)崗位人員流動(dòng)的時(shí)候，容易出現(xiàn)交接不清的現(xiàn)象。同時(shí)，這種程序最大的缺點(diǎn)是缺少考核，也就是合同管理只能讓業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)下去，對(duì)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)的幫助不大，對(duì)今后訂立合同的借鑒意義不大，使合同管理流于形式，也是對(duì)各種有用信息的浪費(fèi)。

二、如何完善合同管理內(nèi)部控制制度

日常合同管理工作動(dòng)態(tài)性非常強(qiáng)，可是在如此大量且金額巨大的情況下，傳統(tǒng)方式對(duì)其進(jìn)行管理已經(jīng)非常吃力。因此需要完善合同管理內(nèi)部控制制度，達(dá)到合同管理流程順暢、合同履行到位、合同信息歸檔科學(xué)合理、同時(shí)做好對(duì)相關(guān)信息的評(píng)估和再利用。

1.要實(shí)現(xiàn)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

實(shí)現(xiàn)從申購(gòu)到履行以及合同履行后的評(píng)估都確定負(fù)責(zé)人、環(huán)節(jié)固定、流程明確，使合同管理形成一個(gè)閉合的環(huán)。標(biāo)準(zhǔn)化可以降低合同管理的溝通成本。在合同簽訂過(guò)程中經(jīng)常發(fā)生倒簽現(xiàn)象，因事先履行合同，需要付款時(shí)才補(bǔ)簽合同使合同管理失去防范和監(jiān)督做用，造成即使合同履行有瑕疵，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也容易忽略。標(biāo)準(zhǔn)化的程序可以防止合同倒簽。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化可以降低合同履行過(guò)程中發(fā)生的成本，保證所有環(huán)節(jié)上的人都能參與到合同中去。比起讓領(lǐng)導(dǎo)了解合同、在合同上簽字，更加重要的是讓合同執(zhí)行人對(duì)合同透徹理解，特別是在合同流程都以手工簽字完成的情況下，實(shí)際上每個(gè)環(huán)節(jié)的簽字人不一定完全理解所簽的內(nèi)容。這就造成前期調(diào)研以及進(jìn)行商務(wù)談判時(shí)，相關(guān)人員非常盡責(zé)，為了一個(gè)細(xì)節(jié)甚至微小的利益甲乙雙方多次談判，但在履行過(guò)程中，由于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒(méi)有注意到合同文本，憑借提出申購(gòu)時(shí)的需求描述以及主觀經(jīng)驗(yàn)，造成與合同真正標(biāo)的的質(zhì)量、數(shù)量、質(zhì)保期、履行方式等之間形成差異，影響了合同履行質(zhì)量。所以只有將合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人重視合同，對(duì)合同不折不扣的完成，才能徹底杜絕合同倒簽、履行不到位等現(xiàn)象。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的程序使合同相關(guān)人可以在任何一個(gè)環(huán)節(jié)通過(guò)反饋的方式了解進(jìn)度、細(xì)節(jié)等，有利于合同履行。

2.將前期論證與預(yù)算結(jié)合起來(lái)。

做預(yù)算只能是縱向的經(jīng)濟(jì)或經(jīng)營(yíng)商的預(yù)期和控制，但橫向與類似單位類似情況或市場(chǎng)行情的比較才是核心。杜絕申購(gòu)只是從部門需要出發(fā)，論證過(guò)于簡(jiǎn)單，對(duì)行情不夠了解的情況。根據(jù)建立供應(yīng)商庫(kù)以及主要設(shè)備信息庫(kù)，搜集同類地區(qū)同類設(shè)備等的招標(biāo)結(jié)果信息，掌握市場(chǎng)行情，使預(yù)算更加科學(xué)。力求每一份合同不但滿足每一次業(yè)務(wù)需求，同時(shí)也能對(duì)今后醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)有參考作用。

3.完善的信息系統(tǒng)是合同管理的必要條件。

第4篇

本文主要通過(guò)合同管理實(shí)踐工作，結(jié)合廣東、福建地區(qū)X銷售企業(yè)在2000年至近期的經(jīng)營(yíng)管理情況闡述合同管理如何與企業(yè)發(fā)展相結(jié)合，最終達(dá)到適應(yīng)市場(chǎng)變化的目的。總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提煉成果。有針對(duì)性的對(duì)廣東、福建地區(qū)迅速成長(zhǎng)的銷售型企業(yè)的合同管理提供參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】

銷售企業(yè)；合同管理；適應(yīng)市場(chǎng)

廣東、福建等省經(jīng)濟(jì)活躍、經(jīng)濟(jì)形式復(fù)雜多變，做為設(shè)立在該地區(qū)的銷售企業(yè)，隨近十幾年來(lái)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，快速發(fā)展。為適應(yīng)市場(chǎng)變化，企業(yè)需要積極開展多種方式的改革。本文以某企業(yè)廣東區(qū)公司在華南地區(qū)的分支機(jī)構(gòu)變化為例加以闡述。從2000年以來(lái)，該企業(yè)在華南地區(qū)跨省多次分立、整合。2004-2009年以華南區(qū)公司為主，管理本地區(qū)（廣東、福建、海南）業(yè)務(wù)，人員合并辦公。2010年后華南區(qū)公司各項(xiàng)工作重新分立為各省區(qū)公司管理。組織機(jī)構(gòu)先后經(jīng)歷了省市級(jí)管理方式―省級(jí)公司直接管理模式（組織扁平化、垂直管理）―省地市級(jí)管理方式三個(gè)階段模式。所轄地區(qū)也分別經(jīng)歷了各省獨(dú)立―廣東、福建、海南三省合并―廣東、海南兩合并加福建省獨(dú)立―各省獨(dú)立。公司內(nèi)部管理方式、管理地域范圍不斷變化、所處的經(jīng)濟(jì)環(huán)境復(fù)雜，需要從多方面不斷完善合同管理工作。

1 公司合同管理制度制定

在華南區(qū)管理時(shí)期，最早結(jié)合總公司制度制定華南區(qū)合同管理制度，廣東區(qū)合同管理制度是結(jié)合本區(qū)當(dāng)前的實(shí)際情況，在原華南區(qū)制度基礎(chǔ)上修訂制定。并同時(shí)制定《合同管理權(quán)限及合同審查審批程序》。現(xiàn)行制度建立統(tǒng)一授權(quán)、歸口把關(guān)、各負(fù)其責(zé)、相對(duì)集中的合同管理體制。公司所屬各地市公司、公司本部各部門應(yīng)嚴(yán)格按照各自的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作。

1.1建立統(tǒng)一管理、各負(fù)其責(zé)、相對(duì)集中的管理體制

改變?cè)瓉?lái)的多部門管理，按相對(duì)集中歸口把關(guān)、相對(duì)集中的方式管理。原來(lái)的由各主要業(yè)務(wù)部門各自承辦合同、審核合同、簽訂合同、履行合同的即做運(yùn)動(dòng)員、又做裁判員的模式，變?yōu)橄鄬?duì)集中統(tǒng)一管理后，成為現(xiàn)在的由公司所屬各地市公司、機(jī)關(guān)各處室應(yīng)嚴(yán)格按照各自的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行合同的論證、審查、簽訂、履行、監(jiān)管等工作，形成職責(zé)清晰，工作明確、有效監(jiān)督、規(guī)范控制的合同管理體制。

制度明確規(guī)定訂立書面合同的標(biāo)準(zhǔn)要求。從基本環(huán)節(jié)控制風(fēng)險(xiǎn)。

1.2“各負(fù)其責(zé)”，嚴(yán)格“三項(xiàng)審查”制度

按照“事前預(yù)防、統(tǒng)一授權(quán)、相對(duì)集中管理、分專業(yè)審查把關(guān)、各負(fù)其責(zé)、全過(guò)程監(jiān)督”的原則，公司所有合同在簽訂之前，必須由各業(yè)務(wù)主管部門分別對(duì)合同項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)合理性、可行性、合法性、嚴(yán)密性、規(guī)范性、立項(xiàng)依據(jù)、資金渠道、技術(shù)質(zhì)量要求等方面進(jìn)行審查；公司法律部門及合同管理人員對(duì)合同的簽訂、履行、變更和終止等進(jìn)行統(tǒng)一管理和監(jiān)督。

公司簽訂合同實(shí)行分專業(yè)歸口審查、各負(fù)其責(zé)的管理體制，包括法律審查、專業(yè)技術(shù)審查、經(jīng)濟(jì)商務(wù)審查。對(duì)未履行三項(xiàng)審查及審批手續(xù)的全同，一律不得簽訂。

1.3公司合同審核以公司本部、地市分公司兩級(jí)為審核主體

針對(duì)銷售公司最基層單位人員工作性質(zhì)側(cè)重具體銷售業(yè)務(wù)，法律專業(yè)人員極少，工作管理中心不同于省、市級(jí)管理性公司的特點(diǎn)。將合同審核的管理性工作上移至省市級(jí)分公司，即減少基層工作負(fù)擔(dān)，又縮短合同審批流程、提高合同審批效率，符合各級(jí)工作側(cè)重點(diǎn)。

1.4加強(qiáng)新業(yè)務(wù)、高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目的法律審查

對(duì)于招投標(biāo)類合同、投資類高風(fēng)險(xiǎn)合同，公司制度明確規(guī)定：“立項(xiàng)、選商、談判、會(huì)審、簽訂的程序進(jìn)行。”“對(duì)合同項(xiàng)目進(jìn)行必要的考察、論證、落實(shí)資金渠道、項(xiàng)目計(jì)劃等保證合同全面履行的條件。”“對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信情況進(jìn)行審查。”“進(jìn)行合同談判、組織招標(biāo)、投標(biāo)”。

1.5公司合同管理與招投標(biāo)工作緊密結(jié)合

廣東區(qū)公司招投標(biāo)管理制度規(guī)定：“招標(biāo)人應(yīng)與中標(biāo)人簽訂書面合同”。

廣東區(qū)公司充分發(fā)揮合同管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，在合同管理信息系統(tǒng)設(shè)置伊始，即將所有列入招標(biāo)類別的合同審查流程設(shè)置招投標(biāo)審核。所有相關(guān)合同，必須首先在合同管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行招投標(biāo)審核，達(dá)到招投標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)而未通過(guò)招投標(biāo)審核的合同將被退回，從而避免產(chǎn)生規(guī)避招標(biāo)、虛假招標(biāo)的情況發(fā)生。

2 合同管理信息化推廣

以制度做保障，積極、快速推動(dòng)合同信息化管理。

把合同管理進(jìn)行網(wǎng)上審查審批等內(nèi)容明確寫入現(xiàn)行制度中。三省合并管理時(shí)期，合同數(shù)量大，公司合同管理工作也處于起步階段。但按上級(jí)公司的總體安排，借助于當(dāng)時(shí)的垂直管理、專業(yè)線分工的集中、統(tǒng)一特點(diǎn)，大力推動(dòng)合同管理全面網(wǎng)絡(luò)化、信息化的工作，積極組織多種形式的人員培訓(xùn)，強(qiáng)化合同信息系統(tǒng)的終端用戶使用。加強(qiáng)與當(dāng)時(shí)三省各專業(yè)線、各區(qū)域和各相關(guān)處室的溝通協(xié)調(diào)，各專業(yè)線從初期的不適應(yīng)信息管理方式至形成習(xí)慣、到支持認(rèn)可合同管理信息系統(tǒng)，認(rèn)識(shí)到管理三省各級(jí)合同，合同管理信息系統(tǒng)有著無(wú)法比擬的時(shí)間、空間優(yōu)勢(shì)，即節(jié)約人力物力成本，又提高工作效率。使公司成為當(dāng)時(shí)最早一批合同全面上線的企業(yè)之一，系統(tǒng)使用覆蓋廣東、福建、海南三省分公司，用戶數(shù)量超過(guò)550個(gè)，合同系統(tǒng)運(yùn)行合同管理范圍下至零售網(wǎng)點(diǎn)合同上至省級(jí)公司投資項(xiàng)目，合同運(yùn)行數(shù)量達(dá)30057份。

3 合同管理細(xì)致與效率平衡

作為一個(gè)大型企業(yè)，合同管理的細(xì)致性和對(duì)控制風(fēng)險(xiǎn)的高要求往往與合同簽訂效率相互制約。需要企業(yè)對(duì)合同管理審批環(huán)節(jié)的流程優(yōu)化常抓不懈。公司的流程優(yōu)化是從“娃娃”抓起的，基礎(chǔ)好，也更易治理。從合同流程設(shè)置伊始，便充分考慮到實(shí)際工作需要、工作效率要求，以滿足于瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)變化要求為目的。除重大合同外，合同審核流程簡(jiǎn)潔、無(wú)重復(fù)的專業(yè)技術(shù)性審核。公司重視做好平時(shí)的預(yù)防工作，避免頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，日常治理的效果顯著。

合同管理信息系統(tǒng)初始化的早期，流程即是一級(jí)審核即可完成三項(xiàng)重要審查，效率高為特點(diǎn)。公司的現(xiàn)行管理制度同時(shí)也明確“歸口審查、各負(fù)其責(zé)”，在現(xiàn)在行制度的同時(shí)，也有明確的《合同審查權(quán)限及審查審批流程》，即避免了審查審批流程的事后確定的隨意性，也免于造成流程不定的相互推委。

區(qū)分不同類別、不同性質(zhì)、不同情況的合同，本著實(shí)際情況，按工作需要進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。關(guān)聯(lián)交易合同、有標(biāo)準(zhǔn)文本的合同 、對(duì)時(shí)限性要求高的合同，符合三項(xiàng)審查及審批要求為上限要求。一般只通過(guò)一級(jí)審核，少用二級(jí)審核，避免相同專業(yè)性、技術(shù)性重復(fù)審查。

使用標(biāo)準(zhǔn)文本、金額較小、對(duì)時(shí)限性要求高、法律關(guān)系簡(jiǎn)單的合同，如：公司主要產(chǎn)品銷售、主要產(chǎn)品采購(gòu)、零售網(wǎng)點(diǎn)銷售、零售網(wǎng)點(diǎn)維修、零售網(wǎng)點(diǎn)房屋租賃等合同，實(shí)行一級(jí)審查審批，只在二級(jí)分公司完成三項(xiàng)審查和審批即可簽訂，通常不同性質(zhì)的審核節(jié)點(diǎn)4個(gè)，在承辦人及時(shí)督辦的情況下，能夠在短時(shí)間內(nèi)完成所有審查審批環(huán)節(jié)并簽訂。對(duì)于其它法律關(guān)系簡(jiǎn)單的買賣、租賃、技術(shù)服務(wù)等合同審查審批合同審核節(jié)點(diǎn)總數(shù)一般為5個(gè)，金額小的4個(gè)。只有投資建設(shè)類的合同，法律關(guān)系復(fù)雜、金額大、無(wú)固定的標(biāo)準(zhǔn)文本，而實(shí)行二級(jí)審核，以嚴(yán)控各種風(fēng)險(xiǎn)。

日常控制流程延長(zhǎng)，由于部分工作部門的內(nèi)部工作分工需要，時(shí)常有相關(guān)部門要求增加流程審核要求。日久天長(zhǎng)，流程便會(huì)逐漸加長(zhǎng)。為控制這一情況發(fā)生。公司流程變化、調(diào)整實(shí)行審核制，流程調(diào)整由主要負(fù)責(zé)人審批，方可增加。同時(shí)，不定時(shí)安排合同審核流程檢查瘦身。達(dá)到日常控制體重，效果好于超重后服藥減肥。

4 應(yīng)急合同審核控制

銷售企業(yè)面向市場(chǎng)，工作難免需要應(yīng)對(duì)“突發(fā)事件”，對(duì)時(shí)間及價(jià)格波動(dòng)異常敏感的合同也需要應(yīng)對(duì)這類“突發(fā)事件”。這客觀上造成了個(gè)別合同事前審核不充分，事后補(bǔ)辦。隨著公司規(guī)模擴(kuò)大，各類人員的加入，這類情況也隨之復(fù)雜。為控制這一情況，公司將其納入二級(jí)單位主要負(fù)責(zé)人的人事業(yè)績(jī)指標(biāo)考核范圍。自上而下，重視合同提前充分審批簽訂的必要性和重要性，最大限度減少這一情況發(fā)生幾率。

5 合同管理薄弱環(huán)節(jié)強(qiáng)化

履行控制，尋找最薄弱環(huán)節(jié)，明確職責(zé)。

合同履行是一個(gè)時(shí)時(shí)變化、需要不斷更新的動(dòng)態(tài)管理。合同的履行環(huán)節(jié)分散、不易集中；部分履行時(shí)間長(zhǎng)、地域分散、履行承辦人員更疊、銜接不順暢。要求合同履行的直接管理部門有高度的相關(guān)性和責(zé)任感。合同履行歷來(lái)是合同管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)控制的關(guān)鍵點(diǎn)。廣東區(qū)現(xiàn)行合同管理制度，結(jié)合廣東區(qū)工作實(shí)際，明確“合同承辦單位全面負(fù)責(zé)合同履行”。做為銷售企業(yè)，合同承辦單位通過(guò)是該合同的需求部門，也是該合同的執(zhí)行部門。直接掌握合同的全部履行過(guò)程，做為履行的責(zé)任部門，責(zé)無(wú)旁貸。

第5篇

〔關(guān)鍵詞〕醫(yī)療設(shè)備；互聯(lián)網(wǎng)+；合同管理；信息化

1現(xiàn)行醫(yī)療設(shè)備合同管理存在的問(wèn)題

現(xiàn)行醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的合同管理大致可以分為科室申請(qǐng)階段、論證招標(biāo)階段、合同訂立階段、合同履行階段[3]。在合同管理中的前兩個(gè)階段，醫(yī)院各部門投入了大量的人力、物力，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院利益的最大化付出了很多努力。但是，在確定設(shè)備供應(yīng)商后的兩個(gè)階段，醫(yī)療設(shè)備合同管理出現(xiàn)了較多、較煩瑣的問(wèn)題，而醫(yī)院管理層未給予足夠的重視，降低了醫(yī)院采購(gòu)醫(yī)療設(shè)備的效率[4]。其存在的主要問(wèn)題如下。

1.1合同管理不規(guī)范

醫(yī)院缺乏對(duì)合同管理的頂層設(shè)計(jì)，缺乏統(tǒng)一的合同管理?xiàng)l例，而且在很多采購(gòu)環(huán)節(jié)，醫(yī)院并未嚴(yán)格執(zhí)行合同要求內(nèi)容，缺乏對(duì)合同履行狀態(tài)的有效跟蹤和反饋。

1.2審核流程冗長(zhǎng)

醫(yī)院合同審核流程較長(zhǎng)，且涉及臨床和多個(gè)行政部門，整個(gè)采購(gòu)過(guò)程需要多個(gè)部門審核簽字，增加了合同的時(shí)間消耗。

1.3缺乏集中歸口管理

目前醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備合同管理涉及多個(gè)部門，多個(gè)部門之間缺乏有效的溝通，各部門間針對(duì)合同管理的義務(wù)和責(zé)任定義不明確，降低了合同管理工作的效率，而且難以追究合同管理中的責(zé)任。

1.4無(wú)格式化合同

醫(yī)院缺乏格式化合同作為參考，增加了締約成本，降低了交易活動(dòng)的效益，浪費(fèi)了交易時(shí)間，增加了醫(yī)院在采購(gòu)過(guò)程中的交易風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)出現(xiàn)合同糾紛時(shí)，醫(yī)院易處于被動(dòng)位置。

1.5信息化程度不高

醫(yī)院現(xiàn)行合同管理的信息化程度較低，醫(yī)院仍沿用傳統(tǒng)的對(duì)上級(jí)報(bào)告、對(duì)下級(jí)檢查的做法，缺乏對(duì)合同的動(dòng)態(tài)全過(guò)程監(jiān)管，縱向的信息溝通渠道也比較少，管控的效率較低。

2醫(yī)院合同管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用

目前，我院雖然建立了基于辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的合同管理模塊，但是其存在功能單一，與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)融合不夠，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)療設(shè)備合同的統(tǒng)計(jì)分析，不能與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息交互等缺點(diǎn)。我院利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備合同管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，在系統(tǒng)中提供范本管理、流程審批、移動(dòng)化以及一站式審批等功能，幫助醫(yī)院提高合同管理各環(huán)節(jié)的效率，減少工作量，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。

2.1信息維護(hù)模塊

2.1.1范本管理

醫(yī)院涉及的主要合同類型（如設(shè)備采購(gòu)類、維修保養(yǎng)類、基建工程類等），應(yīng)該逐步建立符合自身實(shí)際情況的合同范本庫(kù)，實(shí)現(xiàn)合同條款的標(biāo)準(zhǔn)化[5]。醫(yī)院針對(duì)不同合同類型，需要制定適用于本院不同類型設(shè)備采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)合同。不同類型合同范本中應(yīng)包含標(biāo)的、驗(yàn)收、保修、違約及賠償、配置清單、高值備件、消耗品的報(bào)價(jià)等主要內(nèi)容。

2.1.2用戶與角色管理

在web端系統(tǒng)中和移動(dòng)端APP中設(shè)計(jì)用戶與角色管理模塊，確保醫(yī)療設(shè)備合同管理各環(huán)節(jié)的用戶與角色能夠根據(jù)提前設(shè)定的使用權(quán)限，調(diào)用相應(yīng)的程序；針對(duì)醫(yī)療設(shè)備的供應(yīng)商，需要記錄供應(yīng)商服務(wù)態(tài)度和信用評(píng)價(jià)，并具有彈窗提醒與凸顯功能，方便為選擇供應(yīng)商的綜合分析階段提供參考依據(jù)；組建具有相關(guān)資質(zhì)的專家?guī)欤ㄟ^(guò)隨機(jī)抽選專家，提高招投標(biāo)工作中的公平性和公正性[6]。

2.1.3公共字典管理

通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，搭建供應(yīng)商登記系統(tǒng)，設(shè)置相應(yīng)的字典信息（包含品牌、設(shè)備廠商、規(guī)格、型號(hào)、產(chǎn)地、市場(chǎng)參考價(jià)格等），供應(yīng)商需要登入該系統(tǒng)，自主登記相關(guān)信息，獲得醫(yī)院相關(guān)管理人員審核通過(guò)后，才能參與采購(gòu)項(xiàng)目招標(biāo)和瀏覽醫(yī)院采購(gòu)信息。

2.2招標(biāo)管理模塊

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的使用部門提出設(shè)備需求草案，經(jīng)過(guò)醫(yī)院器材科匯總后，組織醫(yī)院評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)申請(qǐng)草案進(jìn)行評(píng)估，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際和年度設(shè)備總預(yù)算編制采購(gòu)計(jì)劃方案，提請(qǐng)醫(yī)院辦公會(huì)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的購(gòu)置計(jì)劃進(jìn)入平臺(tái)采購(gòu)流程，招標(biāo)管理模塊可根據(jù)所需設(shè)備的參數(shù)、規(guī)格自動(dòng)生成招標(biāo)文書，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)部門也可以根據(jù)需求完善招標(biāo)文書內(nèi)容。招標(biāo)文書通過(guò)web端系統(tǒng)中的外網(wǎng)端口和移動(dòng)端APP進(jìn)行。廠商根據(jù)招標(biāo)文書要求，通過(guò)系統(tǒng)上傳商務(wù)文件信息，系統(tǒng)自動(dòng)審核廠商信息。web端系統(tǒng)和移動(dòng)端APP同時(shí)記錄招標(biāo)文件、技術(shù)咨詢等信息，方便后續(xù)操作和審批查詢。專家?guī)斐蓡T通過(guò)web端系統(tǒng)或移動(dòng)端APP進(jìn)行評(píng)標(biāo)工作，系統(tǒng)自動(dòng)記錄專家?guī)斐蓡T的評(píng)標(biāo)分?jǐn)?shù)，并統(tǒng)計(jì)投票結(jié)果，評(píng)標(biāo)結(jié)果生效后，通過(guò)web端系統(tǒng)和移動(dòng)端APP及時(shí)招標(biāo)結(jié)果進(jìn)行公示，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)全過(guò)程的信息公開透明[6]。

2.3審批管理模塊

醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)完成后進(jìn)入合同審批階段，包含合同發(fā)起、會(huì)審、流轉(zhuǎn)、審批、修改報(bào)批、簽訂等環(huán)節(jié)，其中需要嚴(yán)格把控“合同審核”環(huán)節(jié)[7]。合同上傳前，系統(tǒng)自動(dòng)分配合同編號(hào)。合同上傳過(guò)程中，設(shè)備需求科室通過(guò)合同范本庫(kù)，選擇相應(yīng)的合同文本。合同范本庫(kù)以外其他類型合同，設(shè)備需求科室可上傳合同文本，系統(tǒng)通過(guò)文本抽取技術(shù)，自動(dòng)提取合同名稱、合同標(biāo)的、合同金額等合同內(nèi)容。完整的合同審批流程則需要經(jīng)過(guò)設(shè)備需求科室、器材科、國(guó)資辦、財(cái)務(wù)處、審計(jì)科等部門審核，最后經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)簽字生效[8]。整個(gè)流程采用電子簽名形式進(jìn)行確認(rèn)，嚴(yán)格授權(quán)審批權(quán)限，保障信息安全。

2.4合同執(zhí)行管理模塊

醫(yī)療設(shè)備合同管理的最終目的是促使合同雙方嚴(yán)格執(zhí)行合同內(nèi)容，在對(duì)紙版合同進(jìn)行信息化管理后，如何有效執(zhí)行合同，也是合同管理的重要環(huán)節(jié)[9]。通過(guò)移動(dòng)端APP，識(shí)別合同編號(hào)，生成二維碼，使用標(biāo)簽打印機(jī)打印并粘貼在設(shè)備銘牌處。在合同的每個(gè)執(zhí)行環(huán)節(jié)，都必須掃描二維碼進(jìn)行驗(yàn)證，對(duì)設(shè)備信息進(jìn)行識(shí)別、修改、完善、確認(rèn)。針對(duì)設(shè)備入庫(kù)、返廠維修等情況都應(yīng)設(shè)有提醒功能，每個(gè)環(huán)節(jié)的信息都會(huì)被記錄和上傳在系統(tǒng)平臺(tái)上，實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)督和管理，以確保嚴(yán)格執(zhí)行合同條款[10]。

2.5存檔管理模塊

醫(yī)療設(shè)備合同的存檔是醫(yī)院合同管理的重要環(huán)節(jié)，方便今后合同的查找、賬目核對(duì)和審查審計(jì)等工作。通過(guò)web端系統(tǒng)，可以自動(dòng)生成并導(dǎo)出PDF格式電子版本合同；紙制合同則在合同首頁(yè)根據(jù)合同編號(hào)，生成二維碼，便于識(shí)別查找。存檔則由參與醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)各環(huán)節(jié)的部門和院辦、檔案科，同時(shí)永久保存電子版本和紙質(zhì)版本合同。

2.6應(yīng)用效果

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)設(shè)計(jì)的醫(yī)療設(shè)備合同管理平臺(tái)，醫(yī)院實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療設(shè)備合同管理的信息化和流程化，使參與醫(yī)療設(shè)備合同的各職能部門告別了煩瑣的紙質(zhì)合同的整理、歸納、交接，降低了時(shí)間和空間成本，提升了工作效率，有效避免了醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備合同管理中出現(xiàn)的遺失、漏報(bào)、錯(cuò)報(bào)等問(wèn)題。

3小結(jié)

傳統(tǒng)的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備合同管理方式存在諸多問(wèn)題，已經(jīng)不能滿足醫(yī)院精細(xì)化管理的需求，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的醫(yī)療設(shè)備合同管理是傳統(tǒng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備合同管理和現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，其具有可多方監(jiān)督、高效、便捷等優(yōu)點(diǎn)。醫(yī)院構(gòu)建基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的醫(yī)療設(shè)備合同管理方案，能夠打通醫(yī)院和供應(yīng)商、醫(yī)院各部門之間的交互環(huán)節(jié)。通過(guò)平臺(tái)，供應(yīng)商信息由供應(yīng)商上傳至系統(tǒng)，減少了醫(yī)院的人力和物力支出，提高了業(yè)務(wù)效率；電子化招標(biāo)流程和審批流程，增加了公平性和透明度；設(shè)備二維碼管理，保證了設(shè)備入庫(kù)、維保的及時(shí)性；紙質(zhì)版和電子版合同的同時(shí)存檔，方便了今后的查詢和核對(duì)工作。

［參考文獻(xiàn)］

［1］邵勤，嚴(yán)郁，朱偉，等.醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的問(wèn)題及對(duì)策[J].醫(yī)療裝備，2018，31（5）：77-78.

［2］朱勁松.互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療模式：內(nèi)涵與系統(tǒng)架構(gòu)[J].中國(guó)醫(yī)院管理，2016，36（1）：38-40.

第6篇

徐榮  李萬(wàn)紅  王瑞華

（中國(guó)石油天然氣管道局第三工程分公司 河南 鄭州451450）

摘要：事后合同是一種特殊合同成立形式，法律稱之為“履行接受”，是權(quán)力義務(wù)雙方經(jīng)過(guò)磋商，對(duì)合同要素達(dá)成共識(shí)，在履約行為開始或完畢后，針對(duì)先前權(quán)力義務(wù)的口頭承諾簽訂正式合同的行為。事后合同在建筑施工企業(yè)中屢見(jiàn)不鮮，并且給權(quán)利義務(wù)雙方造成了很大的法律風(fēng)險(xiǎn)。本文通過(guò)對(duì)建筑施工企業(yè)大量事后合同的成因進(jìn)行剖析，并對(duì)施工企業(yè)如何進(jìn)行事后合同的管控，進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：事后合同 危害 成因 管控

一、事后合同的危害

合同是合同雙方權(quán)利義務(wù)的根本保障，可以避免不必要的糾紛，維護(hù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。總是有些經(jīng)營(yíng)管理者在管理實(shí)踐中忽視遵循合同管理流程的重要性，不及時(shí)簽訂合同，導(dǎo)致合同履行的風(fēng)險(xiǎn)加大，企業(yè)利益受到危害。

1、事后合同容易發(fā)生合同糾紛。合同是約束權(quán)力義務(wù)雙方行為的標(biāo)尺，規(guī)定著雙方的權(quán)利及責(zé)任。在履行合同前，應(yīng)該就這些關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，并訂立書面合同，從而保證在履約過(guò)程中雙方的行為有章可循。但在事后合同中，雙方按照事前的口頭約定履行權(quán)利義務(wù)，由于記憶存在偏差，雙方往往都按照對(duì)自己有利的理解或記憶內(nèi)容去闡述原先口頭商定的內(nèi)容，造成商量好的內(nèi)容又發(fā)生分歧。由于無(wú)文字性條約的約束，履約過(guò)程中雙方又各自按照有利于自己的理解而行事，使對(duì)方的利益得不到保障，而受損一方又因?yàn)闆](méi)有書面的證據(jù)而使受損利益得不到保護(hù)。

2、事后合同影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)和決策。在企業(yè)管理程序中，如果不簽訂合同，財(cái)務(wù)就不能入賬，因此在各類財(cái)務(wù)報(bào)表中就無(wú)法顯示這些信息，也就無(wú)法真實(shí)的反應(yīng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況。在做企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策時(shí)，如果管理信息不真實(shí)，就極易導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策失誤。

3、事后合同威脅企業(yè)聲譽(yù)。如果在事后合同簽訂時(shí)，雙方對(duì)之前的非書面表述發(fā)生異議爭(zhēng)執(zhí)，不僅因?yàn)槿狈娲_定的文字界定而難以明辨曲直，而且給事后合同的簽訂乃至合同糾紛的判斷帶來(lái)很大困難。如果糾紛解決不當(dāng)，不僅危害企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，而且還會(huì)給企業(yè)的聲譽(yù)造成很大損害。

4、對(duì)合同相對(duì)人資質(zhì)審查不嚴(yán)，容易上當(dāng)受騙。在簽訂合同時(shí)，合同雙方一般會(huì)比較謹(jǐn)慎，對(duì)合同相對(duì)人做仔細(xì)調(diào)查，比如對(duì)方的資質(zhì)、商業(yè)信譽(yù)、履約能力等。此外，對(duì)合同條款往往精雕細(xì)琢，反復(fù)斟酌，大大降低了履約風(fēng)險(xiǎn)。如果不簽訂合同，就可能會(huì)對(duì)合同相對(duì)人審查不嚴(yán)，或是口頭條款協(xié)商不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)加大。有些不法之徒會(huì)利用這樣的機(jī)會(huì)招搖撞騙，使另一方的合法權(quán)益得到侵害，甚至遭受經(jīng)濟(jì)損失。

5、糾紛發(fā)生后，不易辨清是非，為正確解決糾紛帶來(lái)了困難。合同是辨別雙方權(quán)利義務(wù)的依據(jù)，沒(méi)有合同，及時(shí)存在合法權(quán)利受到侵害的事實(shí)，也會(huì)因?yàn)闆](méi)有有力證據(jù)證明自己的合法權(quán)利，從而遭受損失。同時(shí)，司法機(jī)關(guān)也可能因?yàn)樽C據(jù)不充分而為糾紛處理帶來(lái)諸多麻煩。

二、事后合同的成因

既然事后合同的存在對(duì)實(shí)際工作有那么多的危害，為什么還是屢見(jiàn)不鮮呢？究其原因，主要有一下幾點(diǎn)。

1、合同管理制度的缺陷：

施工企業(yè)在合同管理流程設(shè)計(jì)時(shí)，沒(méi)有采用科學(xué)有效的方法，使得流程設(shè)置不合理，不同類型的合同沒(méi)有分門別類設(shè)置流程。此外，流程設(shè)計(jì)中管理環(huán)節(jié)過(guò)多、管理鏈條過(guò)長(zhǎng)，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)作時(shí)間考慮不夠以至于合同流程不適應(yīng)企業(yè)運(yùn)作的效率需求，或不能滿足成功處理業(yè)務(wù)的時(shí)限；對(duì)在合同評(píng)審中可能遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)不足，缺乏應(yīng)變預(yù)案，問(wèn)題發(fā)生后，不能及時(shí)有效的處理，形成決策討論時(shí)間過(guò)長(zhǎng)造成延誤業(yè)務(wù)，甚至合同評(píng)審流程停滯；企業(yè)自身沒(méi)有規(guī)范的合同標(biāo)準(zhǔn)文本，或有標(biāo)準(zhǔn)文本但標(biāo)準(zhǔn)文本適用性差，不能滿足實(shí)際應(yīng)用需要。

2、合同業(yè)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)低：

業(yè)務(wù)人員對(duì)企業(yè)合同管理規(guī)章制度不夠熟悉、業(yè)務(wù)生疏，配合意識(shí)差，對(duì)于合同的審核流程有畏難情緒，采取拖延、逃避的做法；管理理念淡漠，責(zé)任心差，導(dǎo)致合同簽訂的相關(guān)資料提供滯后，為了不影響項(xiàng)目的整體運(yùn)作節(jié)奏，項(xiàng)目管理決策者只能選擇事后合同的運(yùn)作方式。

3、基層項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)合同管理意識(shí)淡薄、管理粗放：

基層項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)在思想意識(shí)上對(duì)企業(yè)合同管理制度缺乏理解，有意無(wú)意的抵觸。在施工項(xiàng)目管理方面，缺乏計(jì)劃性和預(yù)見(jiàn)性，過(guò)分強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目突發(fā)事項(xiàng)的偶然性，掩蓋項(xiàng)目管理的粗放無(wú)序。

4、企業(yè)上層管理部門缺乏服務(wù)意識(shí)：

企業(yè)上層合同管理部門存在官僚思想，缺乏為項(xiàng)目一線服務(wù)意識(shí)，合同評(píng)審?fù)涎訒r(shí)間長(zhǎng)，對(duì)合同條款反復(fù)修改，不提出如何修改而能適合項(xiàng)目管理實(shí)際情況的建設(shè)性意見(jiàn)促進(jìn)管理質(zhì)量提升，而是在評(píng)審中往往提出脫離管理現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題，阻撓合同平生流程的順暢進(jìn)行，以顯示自己的權(quán)威。

5、企業(yè)在合同管理考核制度上不嚴(yán)格：

企業(yè)對(duì)合同管理方面沒(méi)有建立切實(shí)可行的獎(jiǎng)懲制度，或者有獎(jiǎng)懲制度而沒(méi)有“嚴(yán)考核，硬兌現(xiàn)”。導(dǎo)致大量事后合同出現(xiàn)而沒(méi)有追究相關(guān)負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任。

6、事件的不可預(yù)測(cè)性、緊急性、偶發(fā)性，導(dǎo)致實(shí)施前來(lái)不及簽合同：

有些項(xiàng)目由于發(fā)生突然，例如搶險(xiǎn)、救急一類的工作，事情一發(fā)生就必須立刻采取措施。如果先履行合同手續(xù)再采取措施，勢(shì)必貽誤時(shí)機(jī)。因此，對(duì)于此類事件采取先施工后簽訂合同的方式，保證在事發(fā)第一時(shí)間就采取必要措施。

三、如何有效減少事后合同：

既然事后合同存在一定的法律、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，在實(shí)際業(yè)務(wù)操作中必須采取行之有效的措施避免事后合同的發(fā)生。

1、提高業(yè)務(wù)人員的合同管理意識(shí)以及業(yè)務(wù)水平。

提高合同管理業(yè)務(wù)人員的法律意識(shí)以及合同管理意識(shí)，通過(guò)培訓(xùn)等手段提高業(yè)務(wù)人員的知識(shí)水平，樹立“業(yè)務(wù)未動(dòng)、法律先行”的管理理念，明確合同管理人員必須了解、掌握法律事務(wù)。通常情況下，企業(yè)可以采取普法培訓(xùn)或業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)的形式，使業(yè)務(wù)人員認(rèn)識(shí)到簽訂書面合同的重要性和積極作用。提高業(yè)務(wù)人員能力，培養(yǎng)具有專業(yè)素養(yǎng)的合同管理業(yè)務(wù)人員，制作“業(yè)務(wù)辦理簡(jiǎn)明指導(dǎo)”一類的手冊(cè)，為業(yè)務(wù)流程生疏的管理管理者提供幫助。手冊(cè)內(nèi)容中應(yīng)包括合同法、相關(guān)司法解釋及企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)規(guī)章制度等，明確合同必須簽、何時(shí)簽、怎么簽，避免人為因素造成事后合同給公司經(jīng)營(yíng)帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)。

2、內(nèi)控管理是經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中規(guī)范管理、防范風(fēng)險(xiǎn)的有效手段。

內(nèi)控體系的建立可以使合同管理規(guī)范化、制度化、高效化、流程化。明確合同管理中各環(huán)節(jié)可能存在的主要風(fēng)險(xiǎn)，提出風(fēng)險(xiǎn)的控制措施。按照現(xiàn)有合同管理制度、內(nèi)控制度、合同管理流程的具體規(guī)定做好日常合同管理工作。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)建立一套符合項(xiàng)目管理實(shí)際的合同評(píng)審流程，對(duì)不同內(nèi)容、不同金額的合同采用不同的評(píng)審級(jí)別和流程，使合同評(píng)審流程簡(jiǎn)約化、條理化。因時(shí)因地制宜，不斷完善合同管理相關(guān)制度建設(shè)，加強(qiáng)合同管理流程化建設(shè)，梳理不同業(yè)務(wù)類型涉及的合同流程，增強(qiáng)其可操作性，充分發(fā)揮內(nèi)控管理的事前防范功能。

3、借助信息手段提升效率。

最大程度發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，借助現(xiàn)代化的經(jīng)營(yíng)管理手段，通過(guò)合同管理平臺(tái)，加快合同評(píng)審的效率，提高合同審核速度，減少合同審核人之間的流轉(zhuǎn)時(shí)間。簡(jiǎn)化合同審批管理程序，減少重復(fù)、無(wú)效的管理環(huán)節(jié)，提高合同審批效率，盡快完成合同審批，保證合同的及時(shí)簽訂。

4、建立合同范本、靈活運(yùn)用。

針對(duì)企業(yè)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)制定合同范本，逐步形成企業(yè)所獨(dú)有、適應(yīng)本企業(yè)實(shí)際管理需要的“合同范本體系”，充分發(fā)揮合同范本的作用。日常性的業(yè)務(wù)盡量使用規(guī)范文本，減少合同審核的壓力，縮短審批時(shí)間。完善企業(yè)合同標(biāo)準(zhǔn)文本體系，能盡可能覆蓋企業(yè)的各方面業(yè)務(wù)，合同標(biāo)準(zhǔn)文本要根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況預(yù)設(shè)靈活選項(xiàng)，便于在不同合同內(nèi)容中使用。

5、建立健全責(zé)任追究制度。

明確合同管理者的責(zé)、權(quán)、利，通過(guò)制定有效的獎(jiǎng)懲制度、考核制度，加強(qiáng)合同業(yè)務(wù)管理。定期組織考核，對(duì)合同管理工作中容易出現(xiàn)失誤的環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)隨意簽訂事后合同的行為進(jìn)行批評(píng)，并進(jìn)行處罰。

6、加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，提高企業(yè)員工思想素質(zhì)。

員工思想素質(zhì)建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)是企業(yè)高層管理人員素質(zhì)建設(shè)，提高全員的責(zé)任心，樹立為一線服務(wù)意識(shí)，能切實(shí)提高合同評(píng)審效率。

第7篇

無(wú)論是大型國(guó)有企業(yè)還是中小民營(yíng)企業(yè)，都必須牢固的堅(jiān)持“合同管理與信用建設(shè)并行”的方針，借此提振企業(yè)內(nèi)部管理與控制的“士氣”，保障企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的穩(wěn)步推進(jìn)。例如，企業(yè)在加強(qiáng)合同管理的過(guò)程中必須實(shí)施“全過(guò)程監(jiān)控”，開展分權(quán)管理，著力提升合同的有效性，強(qiáng)化企業(yè)的信用和誠(chéng)信。從資格審查到招投標(biāo)任務(wù)的開展，到合同協(xié)議的擬定，再到合同的評(píng)審、簽字蓋章，最后到合同的生效……這整個(gè)的過(guò)程都是企業(yè)合同管理的內(nèi)容，也是企業(yè)信用的直接體現(xiàn)。無(wú)疑，堅(jiān)持合同管理，注重細(xì)節(jié)的監(jiān)督與控制，一方面是企業(yè)內(nèi)控的基本需要，另一方面也是企業(yè)信用體系建設(shè)的根本需求。在市場(chǎng)化融合程度越來(lái)越深的今天，企業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持“誠(chéng)信與信用”并立的方針，而合同管理就是其中的重要手段。無(wú)論是健全合同管理機(jī)構(gòu)，還是完善合同管理制度，其最終目的都是不斷強(qiáng)化企業(yè)的信用與品牌美譽(yù)度，最終提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

二、加強(qiáng)合同管理的組織機(jī)構(gòu)與制度建設(shè)，豐富企業(yè)信用建設(shè)內(nèi)涵

前面已經(jīng)提到，企業(yè)的信用建設(shè)的重要路徑就是合同管理，二者都是企業(yè)內(nèi)部管理與控制的重要組成部分。在實(shí)際的工作中，企業(yè)的信用建設(shè)與合同管理是密不可分的，后者為前者提供了強(qiáng)大的支撐。在合同管理方面，企業(yè)首先要堅(jiān)持組織機(jī)構(gòu)、相關(guān)部門的建設(shè)，構(gòu)建完整、有效的組織體系，打造一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍；其次，企業(yè)要建立健全合同管理規(guī)章制度，形成周密的制度化機(jī)制，為日常合同管理及應(yīng)急工作提供基礎(chǔ)保證。在合同管理組織機(jī)構(gòu)建設(shè)與制度建設(shè)的基礎(chǔ)上，企業(yè)的信用建設(shè)才能不斷取得進(jìn)步。

例如，眾所周知，組織機(jī)構(gòu)的建設(shè)是創(chuàng)建“重合同守信用”企業(yè)的組織保證。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)必須進(jìn)一步強(qiáng)化了對(duì)信用、合同工作的組織管理，要?jiǎng)?chuàng)建以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心的多層次的合同管理組織體系，由企業(yè)核心領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)，形成層次分明的組織管理體系。另外，要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況，組建一支兼職合同管理員隊(duì)伍，并對(duì)其開展專業(yè)的培訓(xùn)，形成企業(yè)合同管理由管理機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)和管理人員經(jīng)辦負(fù)責(zé)的有效運(yùn)行機(jī)制。只有這樣，企業(yè)的合同信用管理機(jī)構(gòu)才能不斷健全，合同管理人員才能逐步到位，企業(yè)的整個(gè)信用合同管理架構(gòu)也可以基本確立，從而為企業(yè)信用建設(shè)提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)保障。

三、堅(jiān)持“流程化”與“標(biāo)準(zhǔn)化”合同管理，夯實(shí)企業(yè)信用基礎(chǔ)

企業(yè)經(jīng)營(yíng)、發(fā)展過(guò)程中的每一份合同，都是企業(yè)信用記錄的展示，都會(huì)成為企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的規(guī)范與參照。也就是說(shuō)，企業(yè)的合同管理其實(shí)就是企業(yè)信用建設(shè)的外延，合同管理的好壞直接影響信用體系建設(shè)的成敗。首先，企業(yè)要開展“流程化”合同管理，即將合同的執(zhí)行、落實(shí)作為一個(gè)系統(tǒng)工程，切實(shí)提升合同管理的效能與效率，彰顯企業(yè)的執(zhí)行能力，為信用積累提供依據(jù)；其次，合同管理要堅(jiān)持“標(biāo)準(zhǔn)化”原則，即合同的管理、操作應(yīng)該嚴(yán)格依照標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)章完成，這樣才能體現(xiàn)合同管理的科學(xué)化水平。

例如，企業(yè)要在嚴(yán)格執(zhí)行合同管理制度的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持信用建設(shè)，將合同的執(zhí)行與財(cái)務(wù)部門的工作對(duì)接起來(lái)，形成上下聯(lián)動(dòng)的管理機(jī)制，切實(shí)保障合同管理的有效、有序。此外，要努力做好合同監(jiān)管工作，要突出重點(diǎn)，加強(qiáng)監(jiān)管，摒棄過(guò)去那種對(duì)合同的訂立、履行和糾紛處理的全面監(jiān)管模式。企業(yè)要把有限的監(jiān)管力量集中到對(duì)合同的重點(diǎn)監(jiān)管和查處上來(lái)，形成以合同監(jiān)管、管理帶動(dòng)企業(yè)信用建設(shè)的有效機(jī)制，不斷改善企業(yè)的信用狀況。總之，企業(yè)將“流程化”、“標(biāo)準(zhǔn)化”的合同管理納入到信用體系建設(shè)的進(jìn)程中，既是企業(yè)內(nèi)部控制的需要，也是企業(yè)培育核心競(jìng)爭(zhēng)力的需要。

四、總結(jié)

第8篇

關(guān)鍵詞：合同 管理流程 風(fēng)險(xiǎn) 控制

中圖分類號(hào)：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2016）12（b）-0214-02

關(guān)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、運(yùn)營(yíng)管理工作，其合同管理屬于系統(tǒng)，結(jié)合有效地管理流程與方法，對(duì)企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行合理防控。從本質(zhì)上講，合同管理屬于企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理的范疇，而企業(yè)運(yùn)營(yíng)期間所存在的風(fēng)險(xiǎn)、制因因素均會(huì)對(duì)合同管理工作產(chǎn)生制約，使企業(yè)內(nèi)部控制工作呈現(xiàn)作用下降的趨勢(shì)，同時(shí)更會(huì)使企業(yè)的發(fā)展受到嚴(yán)重阻礙。基于此，該文對(duì)建筑企業(yè)合同管理流程進(jìn)行分析，結(jié)合其存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)提出控制對(duì)策。

1 企業(yè)合同管理流程

在企業(yè)建筑項(xiàng)目運(yùn)行期間，可通過(guò)對(duì)合同管理的方式，對(duì)其施工質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格控制。具體的合同管理流程為：起草和審批、洽談、簽訂、存檔與分發(fā)、交底以及工作履行，下文對(duì)合同管理各個(gè)流程進(jìn)行重點(diǎn)闡述。

1.1 起草和審批

合同起草一般由企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理部門負(fù)責(zé)，根據(jù)建筑雙方對(duì)合約的建議，編制與之相對(duì)應(yīng)的合同模板；經(jīng)過(guò)供應(yīng)部門、人力資源部門以及財(cái)務(wù)部門對(duì)合同條款的全面審核，移交至上級(jí)管理部門，完成合同審批工作，并經(jīng)過(guò)企業(yè)管理者簽字、蓋章后，合同各項(xiàng)內(nèi)容方可執(zhí)行。在此期間，合同管理工作主要從以下兩點(diǎn)進(jìn)行分析：首先，合同起草人員需對(duì)建筑項(xiàng)目中標(biāo)情況、企業(yè)雙方判斷結(jié)果進(jìn)行充分分析，并以此為依據(jù)，對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行編寫。其次，在合同中所涉及的各類資料數(shù)據(jù)，均應(yīng)由企業(yè)供應(yīng)部門和財(cái)務(wù)部門、工程部門、人力資源部門與監(jiān)督部門開展系統(tǒng)化審批與簽字工作，同時(shí)在合同審批期間，還應(yīng)按照規(guī)定的審批流程，切忌不可出現(xiàn)越級(jí)審批行為。

1.2 洽談、簽訂

合同管理中，洽談工作屬于重要流程環(huán)節(jié)，其應(yīng)在建筑雙方洽談前，對(duì)洽談目標(biāo)進(jìn)行確定，通過(guò)對(duì)自身與對(duì)方底線的判斷，在必要的情況，做出相應(yīng)的讓步，從而才能在合同洽談流程中占據(jù)主導(dǎo)性地位。同時(shí)合同條款應(yīng)具備明確和完整、用詞準(zhǔn)確以及責(zé)任細(xì)化的特點(diǎn)。在洽談工作結(jié)束后，依據(jù)企業(yè)雙方的洽談結(jié)果，由運(yùn)營(yíng)部門對(duì)合同條款進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，最終將合同矯治部門經(jīng)理審核，再移交董事長(zhǎng)對(duì)合同進(jìn)行審批和簽字，致使該項(xiàng)合同具有法律效益。另外在合同審批后，由企業(yè)雙方代表完成合同簽訂工作，一般情況下，合同簽訂中應(yīng)要求雙方共同簽字蓋章，若在特殊情況下，不可同時(shí)完成合同簽訂工作，應(yīng)避免一方先行簽字蓋章行為的出現(xiàn)。

1.3 存檔與分發(fā)、交底以及工作履行

存檔：對(duì)建筑合同實(shí)施存檔備案工作，其主要依建筑類型、功能以及簽訂時(shí)間的差異，對(duì)其進(jìn)行分類存檔，以便于后期查閱。分發(fā)：在合同簽訂與存檔工作后，合同所涉及的相關(guān)資料信息，應(yīng)分發(fā)至企業(yè)各個(gè)部門中，在此過(guò)程中，還應(yīng)關(guān)注資料清單的執(zhí)行情況。交底：通過(guò)對(duì)合同條款細(xì)節(jié)化的闡述，使相關(guān)設(shè)計(jì)人員、施工人員以及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能夠準(zhǔn)確地對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行判斷，并認(rèn)識(shí)到自身職責(zé)的重要性，做好建筑工程施工質(zhì)量、施工安全的強(qiáng)制化管理，其中，所涉及的部門由項(xiàng)目部門和工程部門、財(cái)務(wù)部門以及供應(yīng)部門等。工作履行：工作履行情況，對(duì)合同管理質(zhì)量有著直接影響。若要更好地確保合同履行效果，應(yīng)通過(guò)對(duì)合同注意事項(xiàng)明確的方式，針對(duì)合同履行中存在的矛盾糾紛問(wèn)題，進(jìn)行全方位控制，確保建筑工程整體施工質(zhì)量。

2 合同管理風(fēng)險(xiǎn)

在企業(yè)建筑合同管理工作中，常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，主要由外部因素、對(duì)方因素以及自身因素所導(dǎo)致，其中外部因素是指：國(guó)家關(guān)于建筑行業(yè)建設(shè)方針、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)宏觀調(diào)控政策、法律法規(guī)等外界制因；對(duì)方因素是指：對(duì)方蓄意違約、對(duì)方技術(shù)水平與生產(chǎn)能力較差、財(cái)務(wù)資金周轉(zhuǎn)失衡等；自身因素是指：合同管理人員素質(zhì)水平、管理能力與企業(yè)負(fù)責(zé)人經(jīng)濟(jì)決策能力、設(shè)計(jì)水平等。上述風(fēng)險(xiǎn)制因因素的存在，促使企業(yè)在進(jìn)行建筑合同管理工作中，存在準(zhǔn)備風(fēng)險(xiǎn)、簽署風(fēng)險(xiǎn)、履行風(fēng)險(xiǎn)與管理風(fēng)險(xiǎn)4種。

2.1 準(zhǔn)備風(fēng)險(xiǎn)

合同準(zhǔn)備階段，存在管理風(fēng)險(xiǎn)為策劃風(fēng)險(xiǎn)、調(diào)查風(fēng)險(xiǎn)和合同對(duì)象風(fēng)險(xiǎn)、談判風(fēng)險(xiǎn)、文本風(fēng)險(xiǎn)與審核風(fēng)險(xiǎn)六種。策劃風(fēng)險(xiǎn)為：合同內(nèi)容設(shè)定不符合企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、合同內(nèi)容與實(shí)際建筑項(xiàng)目之間出現(xiàn)嚴(yán)重偏差、對(duì)合同內(nèi)容法律問(wèn)題出現(xiàn)有意規(guī)避行為；調(diào)查風(fēng)險(xiǎn)：未按照客觀公正原則、對(duì)調(diào)查對(duì)的信譽(yù)度與合同履行情況過(guò)于高估；合同對(duì)象風(fēng)險(xiǎn)：合同對(duì)象自身素質(zhì)水平不足、將合同履行能力較強(qiáng)的合同對(duì)象排除；談判風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)施工材料、施工工藝以及機(jī)械設(shè)備等產(chǎn)品規(guī)格與性能考慮不周，使自身利益受損；文本風(fēng)險(xiǎn)：合同條款缺少完整性、精準(zhǔn)性以及文字明晰性的特點(diǎn)，促使合同對(duì)象在合同履行期間出現(xiàn)誤解的狀況；審核風(fēng)險(xiǎn)：審核人員專業(yè)技能缺失、工作責(zé)任認(rèn)識(shí)不足，使其無(wú)法發(fā)現(xiàn)合同內(nèi)容與條款中存在的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 簽署風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)于企業(yè)而言，在建筑合同簽署期間，也易發(fā)生相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，需引起企業(yè)管理者的高度重視，如超出規(guī)定簽署時(shí)間、印章措施、未按規(guī)定流程存檔與合同條款被惡意篡改等。對(duì)此，可采用企業(yè)部門職責(zé)細(xì)化、印章嚴(yán)格管理、程序化與專業(yè)化合同簽署的方式，對(duì)合同簽署風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效控制，確保企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)利益。

2.3 履行風(fēng)險(xiǎn)

合同違約風(fēng)險(xiǎn)、變更風(fēng)險(xiǎn)、轉(zhuǎn)讓風(fēng)險(xiǎn)與終止風(fēng)險(xiǎn)，是當(dāng)前企業(yè)合同履行階段中較為常見(jiàn)的管理風(fēng)險(xiǎn)類型。針對(duì)此，應(yīng)事先做好合同對(duì)象的調(diào)查工作，結(jié)合準(zhǔn)對(duì)象的歷史合同履行狀態(tài)，判斷其是否會(huì)在項(xiàng)目建設(shè)期間，出現(xiàn)合同違約與轉(zhuǎn)讓的問(wèn)題，若準(zhǔn)合同對(duì)象不符合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的需求，需在未開展項(xiàng)目建設(shè)前期，對(duì)其進(jìn)行更換。同時(shí)針對(duì)合同變更與終止問(wèn)題，可選用施工項(xiàng)目實(shí)際完成情況，實(shí)時(shí)報(bào)道原則，對(duì)項(xiàng)目合同進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化控制。

2.4 管理風(fēng)險(xiǎn)

合同管理環(huán)節(jié)，存在的管理風(fēng)險(xiǎn)為：歸檔風(fēng)險(xiǎn)與執(zhí)行效果評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)，如合同所涉及的機(jī)密泄露、合同盜用或?yàn)E用狀況頻繁出現(xiàn)、執(zhí)行評(píng)價(jià)管理體制不健全等。對(duì)此，應(yīng)采用合同不定期檢查或查閱的方式，加之對(duì)準(zhǔn)合同對(duì)象調(diào)查和結(jié)果反饋，構(gòu)建健全且完善地評(píng)價(jià)體制，針對(duì)準(zhǔn)合同對(duì)象出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)遺失問(wèn)題進(jìn)行嚴(yán)格控制。

3 有效地合同管理風(fēng)險(xiǎn)解決對(duì)策

3.1 風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避

風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避是當(dāng)前企業(yè)解決合同管理風(fēng)險(xiǎn)行之有效地手段，一般適用于風(fēng)險(xiǎn)承受能力相對(duì)較差的企業(yè)中。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避屬于事前風(fēng)險(xiǎn)控制的方式，其主要分為試探風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)和拒絕風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)兩種形式。首先，試探風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)：在針對(duì)建筑工程項(xiàng)目合同風(fēng)險(xiǎn)防控工作中即為常見(jiàn)，其主要依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)企業(yè)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行判斷，結(jié)合合同條款的設(shè)定，判斷企業(yè)能夠承擔(dān)合同管理風(fēng)險(xiǎn)的范圍。其次，拒絕風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)：在針對(duì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作中，若企業(yè)缺少風(fēng)險(xiǎn)降低的手段與能力，為了維持自身的穩(wěn)定發(fā)展，可采用拒絕簽訂合同的方式，規(guī)避合同管理風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)

企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)手段，主要依據(jù)外界的作用，將合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制在標(biāo)準(zhǔn)的范圍內(nèi)，在此期間，風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)的方式分為兩種：一種是公司擔(dān)保；另一種是風(fēng)險(xiǎn)分散。其中公司擔(dān)保為：企業(yè)在已知的情況下，無(wú)法對(duì)預(yù)期合同管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，而采取的風(fēng)險(xiǎn)防控手段；風(fēng)險(xiǎn)分散：企業(yè)選用合同拆分的方式，對(duì)當(dāng)前企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行合理分配，畝實(shí)現(xiàn)管理風(fēng)險(xiǎn)降低的目的。在企業(yè)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)期間，公司擔(dān)保、風(fēng)險(xiǎn)分散屬于企業(yè)常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)防控手段，不僅可降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)，還能促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的提升。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)對(duì)企業(yè)合同管理工作的分析，可知在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)運(yùn)營(yíng)期間，合同管理屬于日常工作管理的核心內(nèi)容，同時(shí)也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工程建設(shè)的基礎(chǔ)。結(jié)合合同管理風(fēng)險(xiǎn)，采取有效地風(fēng)險(xiǎn)防控措施，可有效地降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升，同時(shí)還可強(qiáng)化企業(yè)合同管理工作的重要性，促進(jìn)企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力的提高。

參考文獻(xiàn)

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[4] 趙燕.淺析工程合同管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)[J].中國(guó)科技投資，2014（A6）：307.

第9篇

一 、引言

隨著我國(guó)信息化飛速發(fā)展和工作精準(zhǔn)管理程度的不斷提高，一些大型（尤其是發(fā)電企業(yè)）企業(yè)均已開始重視信息化管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工管理的必要性，開始進(jìn)行信息化系統(tǒng)建設(shè)的統(tǒng)籌目標(biāo)。國(guó)華公司于2003年開始統(tǒng)籌建設(shè)信息化系統(tǒng)平臺(tái)，經(jīng)過(guò)10余年的信息化建設(shè)發(fā)展，已成功建設(shè)了多個(gè)信息化系統(tǒng)，并在不同的業(yè)務(wù)范圍中起到至關(guān)重要的作用，如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)、BFS++管理系統(tǒng)和基建管理系統(tǒng)等。隨著國(guó)華公司管理精細(xì)化不斷提高，信息化管理需求不斷提升。按照國(guó)華公司信息化的管理要求和統(tǒng)籌目標(biāo)，以公司業(yè)務(wù)需求內(nèi)容為導(dǎo)向，全面建設(shè)合同管理、費(fèi)用中心、影像中心和銀企互聯(lián)信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公司從業(yè)務(wù)到賬務(wù)的信息化管理目標(biāo)，達(dá)到業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、流程規(guī)范化、信息自動(dòng)化的管理水平。

二、系統(tǒng)概況

財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)（合同管理、費(fèi)用中心、銀企互聯(lián)、影像中心）介紹

如下圖所看到的，合同管理、費(fèi)用中心、影像系統(tǒng)、銀企互聯(lián)是四個(gè)獨(dú)立建設(shè)的信息系統(tǒng)平臺(tái)，都用于不同的業(yè)務(wù)模型。與國(guó)華公司現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)無(wú)縫集成，使國(guó)華公司信息化系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)鏈，將信息數(shù)據(jù)不斷的流轉(zhuǎn)直到業(yè)務(wù)生命周期完結(jié)。在整個(gè)流轉(zhuǎn)過(guò)程中不論組織、項(xiàng)目、合同、職務(wù)、人員能夠得到相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢和分析。使日常業(yè)務(wù)發(fā)生的盲區(qū)逐漸縮小，直至消失。

1.合同管理

（1）合同管理需求

合同管理信息系統(tǒng)主要為改變企業(yè)合同紙質(zhì)管理凌亂的現(xiàn)狀和打破部門間信息數(shù)據(jù)的壁壘，將合同整體進(jìn)行信息化，數(shù)字化和統(tǒng)一化的管理。從預(yù)算、需求計(jì)劃到采購(gòu)過(guò)程管理、合同簽訂、執(zhí)行完成，每一個(gè)環(huán)?中的信息緊密聯(lián)系，預(yù)算信息嚴(yán)格進(jìn)行事前控制，事后分析。并且自動(dòng)生成的網(wǎng)上可視化審批流程，更大程度地減少了合同相關(guān)環(huán)節(jié)的等待。完成業(yè)務(wù)自動(dòng)生成賬務(wù)的管理思路，并自動(dòng)根據(jù)業(yè)務(wù)信息化數(shù)據(jù)完成決策分析報(bào)表。整體加強(qiáng)了合同管理業(yè)務(wù)流程的規(guī)范、分析決策的支持、企業(yè)核心的競(jìng)爭(zhēng)力、合同流程的監(jiān)控力度和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（2）合同管理詳細(xì)功能介紹

合同費(fèi)用預(yù)算管理。合同費(fèi)用類型與財(cái)務(wù)預(yù)算關(guān)聯(lián)，當(dāng)超合同費(fèi)用預(yù)算時(shí)，進(jìn)行預(yù)警，使合同管理工作由淺層被動(dòng)管理向深層寬幅度主動(dòng)管理，實(shí)現(xiàn)合同費(fèi)用預(yù)算控制。

合同項(xiàng)目計(jì)劃管理。項(xiàng)目計(jì)劃的制定依據(jù)計(jì)劃類別、總金額、項(xiàng)目類型等進(jìn)行制定，形成詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃單。按崗位職責(zé)、人員分權(quán)限設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)流程可定制化。項(xiàng)目計(jì)劃由兩部分構(gòu)成，一部分根據(jù)（SCM）采購(gòu)訂單編號(hào)在合同工作臺(tái)生成合同，另一部分委外、人工直接在合同模塊項(xiàng)目計(jì)劃手工填入形成。

合同臺(tái)賬審批管理。審批流依據(jù)合同費(fèi)用類型及金額大小而制定，審批流設(shè)置結(jié)合各電廠授權(quán)手冊(cè)靈活定制。不同階段審批依據(jù)崗位、職責(zé)、人員相關(guān)聯(lián)，分配不同的權(quán)限進(jìn)行管理設(shè)計(jì)。合同管理系統(tǒng)中實(shí)時(shí)顯示最新的審批流轉(zhuǎn)狀態(tài)，審批階段控制分“同意”“退回”“修改”三種，且保存顯示審批歷史記錄，包括修改痕跡。審批簽字可采用“手寫簽字”或“電子簽字”。

合同付款管理。合同付款包括預(yù)付款、進(jìn)度款、結(jié)算款、質(zhì)保金等，合同結(jié)算由合同的經(jīng)辦人帶合同、發(fā)票及驗(yàn)收單到財(cái)務(wù)進(jìn)行結(jié)算。基建工程一般分多次結(jié)算，人工、委外一般在驗(yàn)收后一次性結(jié)算。合同付款各階段都顯示是否已付款標(biāo)識(shí)，且付款審批通過(guò)后（驗(yàn)證資金計(jì)劃），根據(jù)發(fā)票上已關(guān)聯(lián)的供應(yīng)商、金額及發(fā)票時(shí)間進(jìn)行付款，并在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中創(chuàng)建分錄、打印憑證。

2.費(fèi)用中心

（1）費(fèi)用中心需求

費(fèi)用中心信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)對(duì)員工費(fèi)用報(bào)銷體系的數(shù)字化、信息化和統(tǒng)一化的管理，實(shí)現(xiàn)了員工單據(jù)填寫的合理性、高效性和規(guī)范性。做到了預(yù)算的事前申請(qǐng)、事中控制和事后分析。與合同管理模塊結(jié)合完成企業(yè)經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)業(yè)務(wù)的全面管控。并且自動(dòng)財(cái)務(wù)憑證生成和自動(dòng)生成的網(wǎng)上可視化審批流程，更大程度地減少了報(bào)銷單據(jù)的等待。費(fèi)用中心信息系統(tǒng)整體加強(qiáng)了企業(yè)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范、預(yù)算費(fèi)用的監(jiān)控力度和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（2）費(fèi)用中心詳細(xì)功能介紹

個(gè)人業(yè)務(wù)處理。提供在線填單功能，即個(gè)人根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)類型進(jìn)行填寫；業(yè)務(wù)單據(jù)包括借款單、、還款單、費(fèi)用報(bào)銷單、差旅費(fèi)報(bào)銷單等；在提交單據(jù)未經(jīng)審批之前，個(gè)人可以撤消；提交單據(jù)后，系統(tǒng)自動(dòng)生成唯一的單據(jù)號(hào)碼。

提供個(gè)人業(yè)務(wù)查詢功能，支持：查詢個(gè)人所有申請(qǐng)的單據(jù)，支持多維、組合、各種條件查詢；查詢個(gè)人審批過(guò)的所有單據(jù)，支持組合查詢；查詢個(gè)人單據(jù)的審批狀態(tài)；單擊查詢出的記錄可查看具體單據(jù)的情況。

領(lǐng)導(dǎo)審批處理。提供領(lǐng)導(dǎo)審批功能，即領(lǐng)導(dǎo)登錄系統(tǒng)默認(rèn)界面為待審批業(yè)務(wù)清單界面，可點(diǎn)擊查詢每條單據(jù)具體情況；領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)情況審批是否同意單據(jù)；如同意，根據(jù)流程設(shè)定，單據(jù)將轉(zhuǎn)至上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或轉(zhuǎn)至?xí)灢块T審批，或到財(cái)務(wù)審批；如不同意，可附說(shuō)明單據(jù)將返回提交人；領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)多條單據(jù)進(jìn)行批處理審批。

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理。提供生成記賬憑證功能。單據(jù)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)人員定期可以通過(guò)本系統(tǒng)直接生成記賬憑證。生成的記賬憑證滿足賬務(wù)核算系統(tǒng)的要求；本系統(tǒng)處理的常規(guī)單據(jù)能無(wú)縫生成憑證，生成憑證后不再需要修改；生成憑證中應(yīng)包括科目、摘要、金額、個(gè)人往來(lái)、項(xiàng)目等基本信息；財(cái)務(wù)人員可以單張或批量生成憑證。

3.銀企互聯(lián)

（1）銀企互聯(lián)需求

銀企互聯(lián)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與國(guó)內(nèi)商業(yè)網(wǎng)上銀行系統(tǒng)的無(wú)縫連接，完成資金預(yù)算的實(shí)時(shí)控制，供應(yīng)商信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理和自動(dòng)生成付款信息明細(xì)與歷史記錄，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)的狀態(tài)信息共享和閉環(huán)操作，將財(cái)務(wù)人員從繁雜的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、審核和錄入工作中解脫出來(lái)，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度和規(guī)避資金支付風(fēng)險(xiǎn)，提高財(cái)務(wù)操作的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

（2）銀企互聯(lián)詳細(xì)功能介紹

銀行支付管理。銀企直聯(lián)系統(tǒng)直接涉及資金安全，并作為公司核心財(cái)務(wù)系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)的重要接口，把安全性放在系統(tǒng)建設(shè)的首位來(lái)考慮。利用多種先進(jìn)的安全控制技術(shù)，結(jié)合公司自身的內(nèi)部控制體系與相關(guān)管理制度的建設(shè)，充分保證設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、應(yīng)用和數(shù)據(jù)的安全，同時(shí)控制內(nèi)外部、前后臺(tái)等多方面的安全性，確保交易處理的絕對(duì)安全。實(shí)現(xiàn)和主要銀行的直連，建立與銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)時(shí)連接通道，利用該通道向銀行發(fā)送交易指令和接收數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)集中高效的資金支付和調(diào)撥。

資金數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)查詢和對(duì)賬管理。基于銀企直聯(lián)系統(tǒng)，實(shí)時(shí)獲取資金賬戶數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地對(duì)企?I所有賬戶的資金變動(dòng)情況進(jìn)行有效監(jiān)控，并實(shí)現(xiàn)銀企自動(dòng)對(duì)賬。賬務(wù)信息銀企同步，銀企互聯(lián)有機(jī)連接了企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)和銀行業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，整合了雙方的系統(tǒng)資源，解決了長(zhǎng)期困擾企業(yè)的銀企賬務(wù)信息不一致問(wèn)題。

建立與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)間的信息接口。建立與費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)、基礎(chǔ)核算系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息快速準(zhǔn)確傳遞，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高財(cái)務(wù)工作效率。可對(duì)銀行提供電子對(duì)賬單進(jìn)行查詢與展示。展示按照指定格式顯示，方便對(duì)賬操作。

4.影像中心

（1）影像中心系統(tǒng)需求

影像中心系統(tǒng)是企業(yè)信息化標(biāo)準(zhǔn)化的一部分，主要是將業(yè)務(wù)流程中附件進(jìn)行統(tǒng)一管理。加強(qiáng)企業(yè)各部門原始憑證的上傳效率，為業(yè)務(wù)全流程提供支持和依據(jù)，財(cái)務(wù)可以根據(jù)條形碼管理掃描原始附件快速地找到系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程，有效地提高了財(cái)務(wù)處理效率和紙質(zhì)憑證和信息化系統(tǒng)的相互追溯功能。

（2）影像中心系統(tǒng)詳細(xì)功能介紹

原始單據(jù)掃描管理。將原始發(fā)票和其他相應(yīng)的附件，通過(guò)高拍功能生成影像后，傳入到影像管理系統(tǒng)，并掛入合同結(jié)算單中，隨后打印出系統(tǒng)自動(dòng)生成的條形碼粘貼到附件上。將收集的紙質(zhì)票據(jù)通過(guò)高拍儀轉(zhuǎn)換為電子圖像數(shù)據(jù)，將電子圖像數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行同步傳遞。同時(shí)根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)建立圖像索引，圖像能夠方便地進(jìn)行檢索，有效地提高辦公效率。

條形碼管理。系統(tǒng)依照高拍儀設(shè)備編號(hào)規(guī)則自動(dòng)生成實(shí)物條形碼，實(shí)物條形碼對(duì)系統(tǒng)單據(jù)號(hào)起到補(bǔ)充說(shuō)明的作用。財(cái)務(wù)部門使用掃描槍對(duì)原始單據(jù)上的條形碼進(jìn)行掃描，此時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)找到對(duì)應(yīng)的合同結(jié)算單或付款單，進(jìn)行自動(dòng)生成憑證操作。

憑證查詢管理。將合同、對(duì)賬單、發(fā)票等都掃描管理，財(cái)務(wù)部人員可以通過(guò)掃描原始單據(jù)上的條形碼，自動(dòng)找到過(guò)賬后的憑證進(jìn)行打印查詢。所以通過(guò)發(fā)票號(hào)、合同號(hào)、對(duì)賬單號(hào)等任何一個(gè)信息都可以查詢到相關(guān)的檔案。通過(guò)此功能，一次查詢就可以將整個(gè)業(yè)務(wù)鏈產(chǎn)生的所有檔案全部進(jìn)行顯示調(diào)閱，極大地改善了審計(jì)查檔和調(diào)檔的問(wèn)題。

三、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的意義和成果

國(guó)華公司合同管理、費(fèi)用中心、銀企互聯(lián)、影像中心信息系統(tǒng)的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)從手工管理轉(zhuǎn)到信息化管理的過(guò)程，將各階段的業(yè)務(wù)信息透明、公開的共享給相應(yīng)職責(zé)的崗位責(zé)任人，使分散在各部門業(yè)務(wù)事項(xiàng)緊密關(guān)聯(lián)，形成了一條標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)鏈，使業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確、規(guī)范。

合同管理、費(fèi)用中心、銀企互聯(lián)和影像中心與國(guó)華公司現(xiàn)有的ERP管理系統(tǒng)進(jìn)行了無(wú)縫結(jié)合，將信息數(shù)據(jù)共享使用，加強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)的相互流轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，減少了人為的基礎(chǔ)信息維護(hù)，加強(qiáng)我公司的各部門之間的聯(lián)動(dòng)性。

合同管理、費(fèi)用中心、銀企互聯(lián)和影像中心信息系統(tǒng)在國(guó)華公司成功的使用后，解決了公司日常管理上許多困難點(diǎn)。如：減少了日常的統(tǒng)計(jì)工作量、預(yù)算的控制風(fēng)險(xiǎn)和人為的信息錯(cuò)誤，加強(qiáng)了流程的規(guī)范化和數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化等。

1.合同管理

（1）實(shí)現(xiàn)了日常合同中預(yù)算的接口管理，完全達(dá)到預(yù)算在合同管理中的事前預(yù)警、事中控制和事后分析的效果。

（2）實(shí)現(xiàn)合同的全生命周期的管理，從需求計(jì)劃到合同會(huì)簽再到合同完結(jié)，在合同管理信息系統(tǒng)中每個(gè)環(huán)節(jié)都有清晰的生命軌跡。打破了公司各部門信息屏障，使業(yè)務(wù)更加標(biāo)準(zhǔn)、流程更加規(guī)范和信息更加準(zhǔn)確。

（3）實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上審批管理，在合同管理信息系統(tǒng)中能夠事前預(yù)置審批流程，經(jīng)辦人提交審批后，自動(dòng)按照預(yù)置的審批流程發(fā)送審批到對(duì)應(yīng)的審批人進(jìn)行決策審批，決策人可以在審批權(quán)限下看到業(yè)務(wù)事項(xiàng)信息，為決策人提供詳細(xì)的決策信息。

（4）實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)自動(dòng)生成賬務(wù)憑證管理，在合同管理信息系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)人員可以通過(guò)業(yè)務(wù)事項(xiàng)審批通過(guò)的信息自動(dòng)生成到財(cái)務(wù)的GL/AP系統(tǒng)生成相應(yīng)的賬務(wù)信息，減少了人工記賬的風(fēng)險(xiǎn)和保證了會(huì)計(jì)自動(dòng)化的標(biāo)準(zhǔn)。

（5）實(shí)現(xiàn)了合同管理各環(huán)節(jié)的追溯功能，在合同管理中可以根據(jù)某一環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行前后流程的追溯，使相關(guān)人員能夠?qū)崟r(shí)地了解到合同全生命周期的詳細(xì)過(guò)程。對(duì)我公司發(fā)生的人員流動(dòng)、崗位交接等人動(dòng)起到了關(guān)鍵作用。

（6）實(shí)現(xiàn)了合同管理報(bào)表查詢，根據(jù)合同管理信息系統(tǒng)的強(qiáng)大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，使用報(bào)表工具開發(fā)客戶定制報(bào)表，方便日常信息的統(tǒng)計(jì)查詢和明細(xì)查詢。為公司合同管理部門提供管理上的決策支持。

2.費(fèi)用中心

（1）實(shí)現(xiàn)了日常費(fèi)用中預(yù)算的接口管理，完全達(dá)到預(yù)算在員工費(fèi)用日常報(bào)銷中的事前預(yù)警、事中控制和事后分析的效果。

（2）實(shí)現(xiàn)了員工自助報(bào)銷管理，員工可以根據(jù)日常事項(xiàng)，進(jìn)行自助式的業(yè)務(wù)處理，如：借款、費(fèi)用申請(qǐng)、費(fèi)用報(bào)銷和還款功能，根據(jù)自身的實(shí)際情況發(fā)起業(yè)務(wù)流程直到業(yè)務(wù)辦理完成。

（3）實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上審批管理，在費(fèi)用中心信息系統(tǒng)中能夠事前預(yù)置審批流程，經(jīng)辦人提交審批后，自動(dòng)按照預(yù)置的審批流程發(fā)送審批到對(duì)應(yīng)的審批人進(jìn)行決策審批，決策人可以在審批權(quán)限下看到業(yè)務(wù)事項(xiàng)信息，為決策人提供詳細(xì)的決策信息。

（4）實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)自動(dòng)生成賬務(wù)憑證管理，在費(fèi)用中心信息系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)人員可以通過(guò)業(yè)務(wù)事項(xiàng)審批通過(guò)的信息自動(dòng)生成到財(cái)務(wù)的GL/AP系統(tǒng)生成相應(yīng)的賬務(wù)信息，減少了人工記賬的風(fēng)險(xiǎn)和保證了會(huì)計(jì)自動(dòng)化的標(biāo)準(zhǔn)。

（5）實(shí)現(xiàn)了員工自助查詢功能，員工可以根據(jù)費(fèi)用中心信息系統(tǒng)查詢到自己的費(fèi)用事項(xiàng)辦理的整個(gè)過(guò)程和現(xiàn)單據(jù)狀態(tài)。直至財(cái)務(wù)生成憑證為止。

（6）實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用中心管理報(bào)表查詢，根據(jù)費(fèi)用中心信息系統(tǒng)的強(qiáng)大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，使用報(bào)表工具開發(fā)客戶定制報(bào)表，方便日常報(bào)銷信息的統(tǒng)計(jì)查詢和明細(xì)查詢。為公司統(tǒng)計(jì)費(fèi)用發(fā)生情況帶來(lái)了方便。

3.銀企互聯(lián)

（1）銀企互聯(lián)系統(tǒng)的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了 ERP系統(tǒng)付款數(shù)據(jù)與銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)的無(wú)縫連接，有效地減少了出納的工作量，和傳統(tǒng)的出納相比，提高了工作效率。

（2）實(shí)現(xiàn)了從憑證創(chuàng)建（總賬+應(yīng)付）到付款信息電子數(shù)據(jù)的全流程傳遞與跟蹤管理，整個(gè)支付流程閉環(huán)在系統(tǒng)中完成，降低了人為操作失誤帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

（3）功能模塊通過(guò)會(huì)計(jì)人員、資金管理人員權(quán)限劃分，實(shí)現(xiàn)了付款管理從憑證制證、發(fā)起付款、支付一級(jí)審核與二級(jí)審批的四級(jí)管理，極大提高了付款管理的準(zhǔn)確性，降低了財(cái)務(wù)人員舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

（4）實(shí)現(xiàn)安全性訪問(wèn)支付功能，在保證付款數(shù)據(jù)安全的情況下，實(shí)現(xiàn)了付款業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)的狀態(tài)信息共享。

（5）在銀企互聯(lián)模塊中設(shè)置了付款相關(guān)數(shù)據(jù)信息的狀態(tài)監(jiān)控與查詢功能，實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)算管理、現(xiàn)金流管理與支付管理的無(wú)縫連接和集成，有效提升了資金管理效率。

（6）在銀企互聯(lián)模塊中根據(jù)上級(jí)單位及公司領(lǐng)導(dǎo)管理意圖定制了分析管理報(bào)表，提升了公司資金支付管理的決策支持能力。

4.影像中心