時間：2023-06-13 16:14:29
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中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）23-0289-02
隨著電子計算機技術的飛速發展，計算機越來越廣泛地應用于人類社會活動的各個領域，各行各業都在利用計算機和網絡技術的優勢來加快自身信息化建設的步伐，人類社會活動中產生的電子文件越來越多。電子文件保管系統作為信息管理系統的一種，為檔案工作提供了自動化、系統化的管理手段，有效的電子檔案管理是實現人類社會性原始歷史記錄在信息時代得以真實、完整、可靠保管的有力保證，能夠快速、及時地滿足單位行使各項職能時對文件、檔案信息的需求。我們應當立足于檔案學、信息學以及管理學的交叉融合，順應并做好紙質檔案向電子檔案管理的轉變，適應網絡信息時代電子檔案管理的需要，探索電子檔案中所面臨的問題。
一、電子檔案形成的優越性
存儲空間小，電子檔案的形成可以有效地節約檔案占用空間。所有電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點，而且與紙質檔案管理方式是相通的。無限增長的紙質文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據極少量空間的優點能夠很好地解決這一矛盾。例如，一張光盤容量可達600―4 000MB，可存 35萬張打印紙上的文字信息或 10萬頁圖形信息；而且，如果不移動存儲載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言。相比之下，紙質文件的笨重就顯而易見了。電子檔案的加入，豐富了檔案管理體系，為傳統的檔案利用開辟了一條新路。
以XX發動機廠為例，每年歸檔的紙質會計類檔案就可高達五百余本，足以占用兩個標準文件柜。且需時刻做到防塵、防霉、防蟲，要求檔案庫必須有嚴格的空氣溫度、濕度，溫濕度過高或過低都會對紙質檔案造成損壞。相比較電子檔案來說，占用空間少、不會生霉等優點是紙質檔案無法企及的。
另外，電子檔案還具備操作方便，復制時不容易丟失信息的特點。形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。紙質文件復制或縮微品拷貝經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復制，由于是數字化的信息處理幾乎不存在這些問題，所以，完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區別。
1.具有多種表現形式。隨著多媒體電子計算機的應用，電子檔案的形態也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質檔案更加全面、形象、生動。
2.傳遞快捷、實現資源共享。一份紙質檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環境是計算機和網絡技術，因此可以不受這種限制。網絡上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區別非常明顯。而且，一個終端上的電子文件也可以同時發給若干個網絡終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使異地利用成為可能，消除了利用者的域隔閡，使利用者產生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約，利用者可以把獲得的信息隨心所欲地加工處理，變成自己所需要的信息產品。
3.電子檔案的形成可以提高檔案管理工作效率。電子檔案的產生，使計算機先進技術在檔案管理工作中的作用發揮得更充分。檔案人員可通過簡單的操作進行查詢和利用，從傳統的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，這將會推動檔案事業的發展，使檔案管理再上一個新臺階。
二、電子檔案存在的缺點
傳統的紙質文件一旦形成，原件中所包含的內容和形式就不再發生變化，只要抓好保管，就能確定檔案的原始性和真實性。與紙質文件不同的是，電子文件建立在高科技的基礎上，其內容和形式是相對獨立的，不僅內容易于刪改變化，并且可以儲存于不同的載體，人們無法從其所包含的內容、形式和載體特征確定電子文件的原始性、真實性以及是否完整等。
1.原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
2.真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3.完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4.安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
另外，收集過時的電子計算機軟硬件，提供利用，讀取那些過時的、技術記錄在載體上的信息內容，這就要廣泛收集、保管過時技術全套軟硬件，還必須保管操作這些過時技術的某些技能，還有老化和維護問題，代價十分昂貴。
綜上所述，電子檔案管理是檔案工作的一個新領域，針對現代化辦公條件下電子文件和電子檔案的大量產生，制定文檔一體化的管理模式是非常必要的。與傳統的歸檔移交相比，電子文件的收集可以說是在瞬間完成的。在整理方面，分類、立卷、編目這種檔案實體的整理工作將被多途徑的電子檢索方式代替，由于電子文件和載體的可分離性，其內容可不受載體的限制和束縛，所有的信息線索都可以借助計算機的邏輯判斷功能和運算速度，多途徑、多角度地組配，甚至可以網上立卷，根據不同需求按文件的不同特征組成各種虛擬卷。
三、電子檔案的維護
維護電子檔案的完整與安全是檔案工作者的基本職責之一，為保證電子文件的原始性、安全性和具有保存的價值，檔案部門必須重視電子檔案，嚴格制定電子文件的操作制度和安全保密制度，對電子文件實施全程監控，實行層層負責制，所有經辦人員在電子文件的形成、移交、提供和利用過程中都應履行簽字手續，并建立電子文件備份系統以防止其在利用過程中信息的損壞，采取定期復制以及定期對計算機病毒進行檢查、防治，對重要文件的存儲和傳輸實行加密技術處理等措施，以確保電子文件的完整與安全，實現文檔一體化的管理。
四、對檔案人員的要求
高技術的應用需要高技術的人才來管理。檔案教育應及時調整專業格局，從課程內容、教學方法和手段、教育層次和形式等方面全面更新。建立在高科技平臺上的電子文件、檔案必須由具備高科技素質的管理型和復合型人才隊伍來管理，因此在加強檔案管理人員隊伍建設中，除提高其政治素質、文化素質和檔案業務素質外，還應著重提高其計算機使用操作技能。在電子文件日益發展的今天，檔案人員要想管好它，必須了解形成電子文件的相應技術和設備，以及相應的電子計算機硬件技術。對在職人員進行各種形式的再教育，以適應技術發展的需要。應注意引進多方面的人才，將懂檔案業務，具有計算機專業知識的人員充實到檔案隊伍當中來，建立復合型多層次的專業技術隊伍。
以XX發動機廠為例，1994年，該廠共有專兼職檔案員20人，其中，本科畢業以上的1人，大專畢業以上3人，中專及以下的16人。隨著檔案的增加和專業對口的要求，到2013年，該廠共有專兼職檔案員50人，其中，本科及研究生畢業以上的40人，大專畢業的10人。排除近20年中檔案員正常退休，從這一數據中可以看出，現代化的檔案管理對人才的知識能力及水平也相應提高了要求。
五、電子檔案信息化建設應注意的問題
第一，注重檔案管理的安全性。在建設初期一定要注意電子檔案的保存，防止檔案的遺漏損失，保證歸信息的安全、完整。
第二，加快電子檔案信息化建設進程，對現有的信息化管理平臺進行有效集成。信息化是檔案管理信息化的基礎，有效集成的信息化管理系統是檔案管理信息化的平臺，在進行檔案信息化時，要充分考慮信息化水平，循序漸進，逐步推進。
【論文關鍵詞】電子檔案 電子檔案管理 電子檔案利用
【論文摘要】當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
一、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。
3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。
二、加強電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。
1、加強電子檔案管理，有利于節省人力物力
在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
2、加強電子檔案管理，有利于提高服務質量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。 轉貼于
3、加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求
隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。
1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源
要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。
2、規范檔案利用方式，避免不可挽回損失
電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。
4、加強工作人員管理，提高檔案保護意識
電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
四、小結
現代社會正在跨入“信息時代”，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應其規律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。
【參考文獻】
[1] 余慧玲. 試論電子檔案的歸檔、保管與利用[J]. 韶關學院學報·社會科學， 2009，30(7).
【關鍵詞】電子檔案；檔案管理
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）08-079-01
隨著信息數字化的快速發展，檔案的載體經歷了從紙質檔案到電子檔案的演變，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案逐漸成了檔案管理重要形式，做好電子檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內容。電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰，檔案工作者只有對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。
一、電子檔案所引發的問題
首先，電子檔案真實性難以保障。因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷電子檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。
其次，電子檔案完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件編輯時，如不及時保存，經常會因為斷電等原因導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
最后，電子檔案對元數據和背景信息有很強的依賴性。一方面電子檔案的元數據必須依附在文件信息中，否則將無法恢復電子文件的原貌。另一方面，電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網絡上進行，操作者互不見面，體現背景關系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補充這部分背景信息，將會給將來的檔案的有效利用帶來隱患。
二、如何做好電子檔案管理的措施
1.采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據保存。
2.要完善體制，建立統一的電子文件管理標準。首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。
3.要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而對電子文件進行特定的保護。而且由于計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點，使得對系統中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。電子檔案需傳輸時，要使用局域網，讓電子檔案只能在局域網的范圍內傳輸，給電子檔案的傳輸控制在一個IP地址范圍內，防止檔案流向外網。比較常用的辦法是設置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內的ip地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設置防火墻的方法，對網絡數據進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。
4.要根據電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質各個環節的溝通、管理。只有這樣才能向社會提供有利的信息資源，才能順應時代的發展，最終做到既能節約開發資源又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。
（一）做好電子檔案使用中的控制與管理
首先要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。
（二）優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍
電子政務無論從廣義上還是狹義上理解，都離不開對電子文件的管理。而當代文件管理所依據的一個重要理論就是文件連續體理論。它起源于20世紀80年代，是繼傳統的文件生命周期理論之后，又一被國際檔案界所廣泛接收的文件管理理論。該理論認為：文件演化為檔案的過程是一個連續的過程，即從文件創建（包括創建之前的文件管理系統的設計）到作為檔案保管和利用是一個一致的、連續的管理過程。文件連續體模型見下圖。
根據文件連續體理論，文件管理者與檔案工作者可以在文件連續運動的任何階段對文件進行管理，以達到他們各自的、但又是協調一致的目的。這樣檔案工作者就可以提前至文件連續體的前端，即文件創建的起始端，對文件進行管理，如檔案工作者在文件管理系統設計時就介入工作，在文件創建時就對文件進行鑒定，在確保文件能夠長期保管的條件下對文件進行保管等等，以保證文件在它們存在的整個過程中得到適當的管理。這種管理其本質就是前端控制管理，對電子檔案管理來說，尤其需要這樣性質的管理。
電子檔案是需要前端控制管理的。這是因為電子檔案如采用后端控制的管理，那么從電子文件的整個管理過程來看，只是進行了半程管理。因為在后端控制管理情況下，電子文件是在其移交到檔案部門后才對它們進行管理，這實際上就是沿襲紙張檔案的管理模式，這種管理模式是根據傳統的文件生命周期理論來設計的，但將這種后端管理模式用于電子檔案管理，在實踐中就暴露出了許多問題，其中最大的問題就是無法解決電子檔案的憑證性的問題，因為電子檔案特點之一是載體與信息的可分離性，因此，其信息很容易在載體上被刪改，這樣等到電子文件歸檔之后再去控制管理，那么在這之前的電子檔案在文件階段是否被篡改過，其在文件階段的處理、運作的背景信息是否完整等這樣具有憑證價值的信息就很難確定，很難控制，由此，運用這種后端控制管理模式來管理電子檔案，也就很難使電子檔案具有憑證價值，這也就是為什么傳統的文件生命周期理論要讓位于當代文件連續體理論的原因之一。
而依據當代文件連續體理論對電子檔案采用前端控制管理，就可從檔案管理的要求出發，對電子檔案的控制與管理提前到電子文件的設計與創建之時，即在電子文件起始端就對電子文件進行控制與管理。這樣就可由電子檔案后控制的半程管理擴大到全程管理，即文檔一體化管理。實現這一管理模式后，電子文件從其產生的第一步起至以后文件運行的每一階段都可根據檔案管理的要求去對其進行控制，從而保證了電子文件在歸檔時是能夠符合檔案管理要求的，使電子檔案具有原始性并具有憑證價值。
從國際檔案理事會的電子文件管理策略看電子政務與電子檔案管理的關系
20世紀90年代，國際檔案理事會電子文件委員會在調研了世界上國家級和省級的100多個檔案館后所制定的《電子文件管理指南》（1997）中提出了四項電子文件管理的基本策略，應該說這四項基本策略是比較全面的，它是把電子文件的管理分為四個階段，即：電子文件設計階段、創建階段、管理階段和利用階段，然后，分別提出管理策略：
1．電子文件設計階段的管理策略：即檔案部門對電子文件的管理應該介入電子文件的整個生命周期，以確保電子文件產生和保管符合可靠性、憑證性和可保管性的原則。
這里所說的檔案部門“應該介入”并不是指檔案部門在整個文件生命周期對涉及有關電子文件的所有行為負責，而是指要在整個文件生命周期中推進電子文件的標準化管理和實踐，也就是說，檔案部門的職能要擴展到整個文件生命周期。
2．電子文件創建階段的管理策略：檔案部門應該確保電子文件的創建者所創建和保存的電子文件是可靠的、具有憑證價值的和可保管的性能。
這條策略并不是要檔案部門包辦文件創建人員的責職，也不是指文件創建人員不能勝任管理文件，而是指檔案人員應該就如何創建符合檔案部門需求的電子文件對文件創建人員進行指導、傳授方法。
3．電子文件管理階段的策略：檔案部門必須管理電子文件的鑒定過程并對電子文件實施智力控制，即對電子文件實施有效的著錄。
4．電子文件利用階段的策略：檔案部門必須明確地提出電子文件保管和利用的需求，以確保電子文件的有效性、利用性和可理解性。
從以上這四條電子文件管理的基本策略中我們可以清晰地看出，在進行電子政務建設時，所產生的電子文件要能夠成為電子檔案，檔案部門就必須將其職能延伸至文件部門，與文件部門共同對電子文件進行前端管理、全程管理和文檔一體化管理。
從國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》看電子政務與電子檔案管理的關系
雖然20世紀80年代有了文件連續體理論，20世紀90年代又有了電子文件管理策略，但它們并沒有提出具體的可操作的步驟、方法與工具。如在實際電子政務建設中，政府部門如何將文件管理系統設計成符合檔案管理要求的文件管理系統，這便是一個關鍵問題。
2001年9月，由國際標準化組織頒布實施的國際上第一個關于文件管理的標準――國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》，就在國際層面上為各國政府部門的文件管理提供了可操作的步驟、方法與工具。該標準的頒布實施在國際上引起極大的反響。目前該國際標準已被采用為國家標準的有：美國、英國、法國、德國、澳大利亞、新西蘭和加拿大等。
國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》共分為兩個部分，第一部分提出了如何系統而有效地對文件進行管理的宏觀框架，文件管理的要求和文件管理系統的設計等一般的規定；第二部分提出了如何將第一部分內容加以實施的詳細的指南，例如如何建立文件管理的政策和進行職責分工，如何進行文件管理系統的設計，如何對文件進行處理、控制、分類、存貯和利用等等，提供了一系列的實際指導。
在該標準的第一部分，首先提出了作為文件應具有的如下特征：
1． 文件應該正確地反映所要傳達的內容、所決定的事項和所采取的行動，文件應該能夠滿足相關事務處理的需要，并可用來作為說明與解釋的依據。
2． 文件的內容應始終與記錄下來的事務處理的元數據相鏈接，如文件結構元數據、背景信息元數據及相關文件元數據。
3． 文件應具有真實性，其能夠證明文件中所記錄的事務處理，能夠證明文件形成的責任者，以及文件形成的時間。
4． 文件應具有可靠性，其內容應是可信的，能夠完整準確地表達其所證明的事務處理、事務活動和情況。
5． 文件應具有完整性，其構成部分應是完整齊全的，而沒有被非法篡改過。
6． 文件應具有可利用性，可被查詢、檢索、顯示和解讀，并能夠在事務活動和機構職能背景下能夠被確認。
很顯然，文件的這些特征與檔案的憑證性要求是完全一致的，甚至可以說，如果一份文件具有了如上特征，就可以認為這份文件具有了檔案的憑證價值。也正是由于該國際標準的制定充分考慮了檔案的要求，所以引起了許多國家文件管理機構和檔案部門的高度重視。
在2002年10月，聯合國教科文組織提出了一份報告《電子文件的真實性》，這份報告從保存人類遺產角度專門強調：根據國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》所提出的文件的特征，檔案工作人員必須要在電子文件產生之前參與電子文件管理系統的設計，以保證電子文件應具有的檔案的憑證性。
美國國家檔案局在2003年7月提出的《美國國家檔案館戰略發展指南》中也強調了在政府文件管理中實施《ISO 15489 信息與文件 文件管理》的重要性，并提出了《美國文件管理重新設計方案》。
澳大利亞檔案館則向政府部門提出建議：在設計、開發文件管理系統時要充分考慮《ISO 15489 信息與文件 文件管理》標準，并按該標準進行實施。
英國檔案館則正在進行一項為期二年的研究項目：《ISO 15489 對文件管理的影響》。
可見，在電子政務的建設中，實施電子文件的檔案管理，這已成為文件部門和檔案部門的共同認識，其實這不僅是文件部門與檔案部門工作職責的需要，而且更重要的是人類保存自身歷史遺產的需要，是人類社會自身發展的需要，而國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》則為實現這一點在國際層面上提供了實施的規范與技術。
關于電子政務與電子檔案管理關系的思考
從以上的分析中，我們可以看出電子政務與電子檔案關系至少可以歸納為以下幾點：
1． 電子政務是電子檔案管理的源頭；
2． 電子檔案管理是電子政務的效率所在。
由于有了以上兩點，因此：
3． 電子檔案管理是電子政務建設不可缺少的重要內容；
4． 電子政務建設在本質上涵蓋了電子檔案的管理。
所以，任何在理論或實踐上將電子政務與電子檔案隔裂開來都是不科學的。
由此，為了實現在電子政務中的電子檔案管理，從電子政務角度講應該：
1． 在電子政務的系統設計時，應有電子檔案管理的設計；
2． 在電子政務的建設時，應有檔案部門人員的參與；
3． 在電子政務的實施時，應有檔案部門人員的指導。
而從電子檔案管理角度講：
1． 檔案部門應轉變觀念、擴大職能，參與電子政務的建設；
2． 檔案人員應更新知識，從而有能力參與電子政務的建設；
3． 檔案標準的制定應能適應電子政務的需要。
但是，從目前我國電子政務建設與電子檔案管理關系上看：
1． 在理論上，研究還缺乏深入的研究，其研究成果還跟不上我國電子政務迅速發展的實際，差距還很大；
2． 在實踐上，制定的標準還很不適應電子政務發展的需要，如2002年最新頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》還只是一個電子文件后端控制管理模式的標準，不能適應我國電子政務建設電子檔案前端控制管理模式的需要。
3． 對國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》還少有研究，在我國電子政務建設還沒有引起重視，而該國際標準的頒布在國際上卻掀起了一股風暴，引起極大的反響。
由于以上原因，造成了在我國電子政務建設中，檔案部門還只是形式上參與，而在實踐中卻很少參與，可是，我國每年在電子政務上的投資卻高達幾十億、甚至上百億，在這樣情況下，又怎能保證這樣的電子政務建設其文件管理是能夠符合電子檔案管理的實際要求的呢？！
結論
電子文件是能被計算機系統識別、處理，并按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質上，并可以在網絡上傳遞的數字代碼序列。在計算機顯示器或者打印機上看到的文字、圖紙等構成的電子文件形態，只不過是電子文件的某種輸出形式而已。過去、現在和將來，使用紙墨、照片形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業信息，都可以利用計算機進行處理。而且電子文件越來越被政府機關、社會團體以及個人廣泛地認識和應用，成為勢不可擋的潮流。
一、電子檔案的整理
目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。
1．科技電子文件歸檔?？萍茧娮游募n案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。
(1)基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
(2)設備檔案。企業引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展，國內設計院設計的產品也逐步實行了CAD設計，而且企業的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。
2．文書電子檔案整理。一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一，按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二，將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。
二、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。
1．軟磁盤的保護
(1)目前市場上存在各種各樣的產品，所以在選購軟磁盤時要根據內容的特點選相應的種類。
(2)把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到一年，就讀不出數據。
(3)規范保管條件。要求軟磁盤存放在無塵、無腐蝕氣體無強磁場干擾、無震動和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在40％~50％，溫度控制在14℃~24℃。
(4)加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。
(5)對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。
(6)在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。
2．光盤的保護
(1)規范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。
(2)保持良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14℃~24℃，相對濕度40％~65％。
(3)注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤，定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。
【關鍵詞】電子檔案管理； 紙質檔案管理； 安全管理； 措施
隨著電子政務、電子商務的廣泛應用，使得文件的存儲形式發生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質文件，成為了一種最為重要的檔案存儲形式。為了更加有效地保護珍貴的歷史資料，有保存價值的紙質資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當前，電子檔案由于技術水平、技術力量方面的欠缺，與紙質檔案管理相比相關的保護技術還不是很完善。為了很好地應對新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對紙質檔案、電子檔案兩者的管理現狀、保護技術差異進行深入的分析，并提出具有實際可行性的電子檔案保存對策，最后找到一個適合電子檔案管理的現代化管理模式。
一、電子檔案與紙質檔案在保管中的差異
（一）管理觀念上的差異。檔案的一個重要環節就是對電子文件進行歸檔，過去缺乏專業知識和專業設備，沒有引起高度關注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長期以來，檔案管理主要采用傳統的紙質檔案管理思維模式，想要進行電子檔案認識的轉變，就必須要構建新的電子檔案管理運用思想模式，把“后現代管理觀念”運用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質檔案的“現代管理觀念”。
（二）保存壽命的差異。紙質文件的字跡、制成材料及字跡材料將會永遠的成為一體。它的內部因素、保護環境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內部因素、保護環境對它的使用壽命有影響，但起到關鍵影響的要數技術革新。電子文件的形成就要依賴于計算機將載體和信息結合，它的識別也需要通過計算機。
（三）保護措施的差異。當前，防和治是紙質檔案最為重要的保護措施。防指的是減少或杜絕不利因素對檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護環境的保護措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長久保存因素的檔案，盡可能修復損壞檔案，使其恢復原貌，同時，加強檔案抵御不利因素的能力。電子檔案與紙質檔案在保存環境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長期使用，不僅要注重保存環境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據展開維護。
（四）自然保存環境對載體影響的差異。電子檔案和紙質檔案在載體性質上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環境要求。
1.溫、濕度影響的差異。電子檔案和紙質檔案有著不同的載體性質，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談談溫度和濕度是如何影響紙張的，高溫高濕可以加快紙張的水解―氧化反應，內部化學反應使得紙張的字跡材料發生洇化、擴散的現象。而溫度和濕度對電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時會加快各種因素的作用，進而使得制品發脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長期處于高溫環境，它可能就會發生變形。此外，溫度的變化也會造成聚酯盤基膨脹或收縮，進行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩定性都受到影響。光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發生變形。一旦光盤表面發生細微彎曲，數據讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當處于濕度大的保存環境，磁性載體涂層粘合劑容易發生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形，極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結論：溫度、濕度對紙質檔案、電子檔案都有著不同程度的影響。
2.灰塵影響的差異?；覊m給紙張帶來的負面影響是很多的，包括機械磨損、帶來霉菌及使紙張粘結成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來的載體損壞主要來自三個方面：一是物理損壞，二是化學損壞，三是生物損壞。物理損壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀；化學損壞主要由灰塵中的化學成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見；生物損壞主要是因為灰塵作為霉菌的培養基、繁殖地而引發了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機酸對磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數據發生丟失。
3.外來磁場和機械振動影響的差異。對紙質檔案來說，機械振動、磁場對其是沒有影響的。對電子檔案來說，機械振動、磁場對其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應強度決定著信息的記錄和讀取。當磁性涂層剩磁消失時，磁體載體記錄的信息將消失不見。磁性載體極易受到外來磁場的作用，其結果就是磁性涂層剩磁發生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個客觀事實是，生存的環境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動機、電視機等。因此，進行電子檔案保存時，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內或金屬盒內，要盡可能地避免外磁場影響、避免強烈的機械震動。
（五）管理人員素質要求的差異。與紙質檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴格的技術、理論要求，這就要求電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統檔案管理知識，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術。
二、 電子檔案的安全管理策略
（一）改善電子檔案宏觀管理的對策。主要有以下3點：
1.加快相關標準的制定。當前，電子檔案管理需要相對復雜的技術環境，因而采用更加科學、更加標準的管理方法，這樣管理起來才會更加全面、細致。為了推進電子檔案管理，我國制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理》要求和《電子文件歸檔及電子檔案管理規范》標準，前者規范了CAD電子文件的光盤存儲和保管，后者對電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進行了細致的規定。
2.加強電子檔案的安全防護工作。電子檔案管理的一個重中之重就是電子檔案的安全防護工作，一是要想做好安全防護工作就需要嚴格把關信息存儲載體制成材料，電子檔案制成材料的質量直接關系到電子檔案載體的保存壽命的長短。二是從環境和設備的安全、良好的室內環境、機器設備和磁介質處于適宜溫度環境等方面保證計算機網絡系統的實體安全。三是從使用權限、文件屬性、登錄限制等方面保證計算機網絡系統的運行安全，這樣的話就有利于服務器文件、數據的保護。四是重視、做好數據庫備份與恢復工作，確保數據庫、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網絡攻擊等方面預防病毒。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來磁盤、光盤，在使用時要進行病毒檢測，看是否存在病毒。
3.加強對電子檔案管理知識的培訓。近年來，社會更加青睞于辦公自動化，隨之帶來了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統的紙質檔案管理知識，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識，如此才能很好地順應時代潮流，促進電子檔案的安全管理。相關檔案管理部門應該加強自身業務訓練，對檔案人員電子文件和電子檔案管理知識的培訓。同時，組織檔案人員去相關單位學習、交流，取長補短，促進好的經驗推廣，從而培養更多高素質、高能力的檔案人員。
（二） 改善電子文件微觀管理的對策。主要有以下3點：
1.檔案管理工作提前介入電子文件的運作和管理中。由于電子文件的獨特特征，檔案管理的要求應該向前延伸到文件管理工作中。我國檔案部門為了實現公文辦理和檔案保管分段管理目標，正積極采取有針對性的策略。要想實現電子文件的連續管理就必須有科學的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運行、歸檔應由相關負責人統一協調，并制定相關人員或專門機構負責；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過程中需要定時對相關數據、設備環境進行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數據進行統一歸檔；長期保管的電子文件與對應的紙質檔案需要統一歸檔；對已歸檔的電子文件采取科學的技術管理措施和制定嚴格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實性、完整性得到保障。
2.電子文件采取分布式管理。電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統方法進行集中管理，那樣的話會帶來許多不必要的麻煩，如設備的頻繁更新會造成資金的浪費，此外，當設備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。再如網絡可以實現電子文件的及時歸檔，而集中管理是定期管理，會帶來成本增加、效率降低等一系列負面影響，正是因為這些問題的存在，國外更多地采用“電子文件的分布式保管”。當前，我國電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認可。但一些辦公自動化網絡實現了分布式管理，電子文件的實時歸檔也運用了這樣的方式。
3.電子檔案真實性問題的解決。電子文件可以被不留痕跡地改動、隨意地更換載體，因而要想實現電子檔案的真實管理就需要采取一些有針對性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數電子簽章。2004年4月，國務院信息化辦公室向中國電子信息產業發展研究院（CCID）簽發了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務書，電子簽章具有法律效應，電子合同、電子文件的形式要與相關規定的書面形式要求相符，這樣電子形式的要約和承諾才具有真實性。
三、結語
要想做好電子檔案的安全保護及管理工作，需要對紙質檔案和電子檔案的差異有一定程度的了解。此外，不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據創建獨特的保管方法、技術和標準。只有這樣，才能說明認識到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質檔案管理的重要性。當社會上出現大量電子檔案時，不僅重視電子檔案管理，也重視紙質檔案管理，合理、科學地開發各類檔案資源，不僅可以為社會提供更優質的服務，還將促進電子檔案時代檔案事業的發展。
【參考文獻】
［關鍵詞］檔案管理；檔案安全；實體檔案；電子檔案
檔案指國家機構、企業社會組織和個人從事各項經濟社會活動直接形成的具有保存價值的文字、聲像等不同載體的歷史記錄。檔案是歷史的真實記錄和全面反映，是積累和傳播知識的重要載體，是開展科學研究和工作的可靠依據，是規范管理的基礎，是建立信用的工具，是維護團體和個人權益的重要保障，更是推動科學文化發展的根本。檔案的安全是檔案管理的核心，能否安全有效管理實體及電子檔案是發揮檔案作用的關鍵。只有完整、真實、準確地收集有價值的檔案，規范、合理地保管和保存原始檔案，科學地分類并做好登記工作，才能最大限度地發掘利用檔案的價值。
一、實體檔案的特點及安全管理
（一）實體檔案的特點
實體檔案相對電子檔案而言，實體檔案專業性強。實體檔案記錄著具有不同專業性質的內容，要保證實體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業務知識，科學管理檔案。實體檔案具有成套性。實體檔案涵蓋了記錄社會活動的全部內容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用。實體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質、簡帛、簡牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標本實物等，這是實體檔案最顯著特點。
（二）實體檔案的安全管理
要堅持常規安全管理。根據檔案的性質，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對檔案進行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據材質不同，有針對性地分類進行溫度、濕度的監控，減少環境因素對檔案的侵蝕。定期對庫房進行全面檢查，對老化、破損、褪色、霉變等受損的實體檔案，需要利用科學手段及時進行搶救，并對檔案數字化信息進行異地、多地、多材質備份。檔案工作人員須對珍貴、重要的檔案進行復制，并用復制件代替原件提供利用。要執行檔案安全借閱制度。要做好全面、系統、安全地保存檔案資料，建立有序、完整的檔案制度，制定完善的借閱登記、利用效果登記和及時歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內使用，確需借出者，應嚴格履行借閱手續，并自覺遵守借閱時間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫登記制度，定期清點核對，做到出入庫登記與檔案實體相符，確保檔案去留有跡可循。要樹立高度的安全管理意識。這是檔案安全管理的重要因素。保證館藏檔案的完整、安全，杜絕一切檔案介質和檔案內容的損毀、丟失、泄密事件的發生，是檔案工作的永久主題。工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等每個環節都要認真、細致，維護好檔案的完整。維護安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命，還要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。檔案管理人員不只是對檔案進行收集、登記的簡單工作，要掌握大量的檔案保存、修復知識，會利用現代化的信息技術使檔案在安全的前提下發揮最大的社會價值。要加強檔案安全體系等建設。要全面開展檔案安全體系的建設。加強檔案管理體系的理論研究；執行相關國家政策和法律法規；做好人員、技術、經濟保障等。檔案安全工作，實行總監負責制，領導重視全員參與，專人負責；并與上級檔案管理體系保持高度一致，與同一層次的檔案管理機構做好協調和配合，避免出現銜接松散、管理縫隙和漏洞。
二、電子檔案的特點及安全管理
（一）電子檔案的特點
電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案的產生，使檔案工作方式、安全管理的對象、安全設施及技術設備都在發生變化。檔案以電子文件形式歸檔、保存、管理、應用正成為檔案工作的重要組成部分。電子檔案有其自己的特點。操作便捷，效率提升。在檔案歸檔時形成的電子文件，按照檔案管理規范將其增加、刪除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕跡，確保檔案頁面的整潔。與其文件處理系統融合可使檔案目錄信息自動生成，大大降低了檔案管理人員的工作量，提升工作效率。傳遞快捷、實現資源共享。電子檔案的處理環境是計算機和網絡終端，為此不受時間和空間的限制。存儲空間小，容量無限大。電子檔案占據極少量空間，幾乎無重量和體積可言。表現形式多樣、全面、形象、生動、安全。[1]
（二）電子檔案的安全管理
自然災害、電磁干擾、電源故障、設備被盜被毀及人為操作失誤等多種因素仍時刻威脅著檔案的安全，但電子檔案的安全威脅還不僅于此。電子檔案在網絡環境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都有可能存在一些安全漏洞，造成檔案泄密、信息被竊取、被改寫或被刪除等嚴重后果。在電子檔案安全系統中，應該準備好預防方案和緊急應對的方法，加快構建應急檔案的長效機制，以保證檔案信息的安全性。[2]電子檔案安全管理，首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責任心和思想覺悟，加強其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動時，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對于利用檔案信息者，先要確認其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權，在工作人員的管控下進行電子檔案的瀏覽、使用和復制。并嚴格規定存儲介質的使用范圍，杜絕病毒感染的渠道和通過存儲介質泄密的可能。為了保障電子檔案的唯一性和真實性，電子檔案的內容須預先進行加密處理。在完善的合作存取控制下，防止在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息的遺失。電子檔案存儲設備必須存放在加密管理的機房內，只允許指定負責人員進入。檔案工作，是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，是為社會、企業提供現代化建設史料研究，開展各項工作的根據和條件。隨著科技的發展，檔案的形式和管理方法都在不斷發生著變化。
電子檔案只是在檔案的發展變化中出現的新的形式，也存在著它的有限性和安全問題。如何科學、合理地將實體檔案與電子檔案的管理相結合，充分發揮各自的優勢，是值得檔案管理人員思考的問題。檔案工作者肩負著“為黨管檔、為國守史”的歷史重任，應始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，合理構建三維檔案安全管理系統，主動適應新形勢，提升檔案安全保障的能力，及時采取更加有效的安防措施，切實保障檔案實體安全和信息安全。[3]
作者:姜艷麗 單位:大慶油田礦區服務事業部
〔參考文獻〕
[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別[J].管理與財富，2008，（9）：19-20.
關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；優劣；綜合
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）05-00-01
在網絡技術和信息技術飛速發展的大環境下，電子檔案無可替代地成為檔案管理的重要形式，但電子檔案受電腦的控制，存在一定的缺陷，這時就需要紙質檔案來補充，將兩者有機結合，使之優勢互補，對檔案管理具有重要的現實意義。
一、電子檔案管理相對于紙質檔案管理的優勢
1.管理效率的提升。電子檔案使檔案信息資源迅速聚集，讓檔案信息資源得到高效利用。檔案真實地記錄了人類的社會活動，檔案完整程度越高，連續性越強，其質量和價值就越大。反之則其價值就會降低。傳統紙質檔案信息的保存、交流和傳遞實際是通過其載體的保存、交流和傳遞實現的。這樣不管從體制、方式，還是手段，都給檔案信息的積聚和統一管理帶來很大障礙，檔案連續性、完整性和積聚性的效應就無法實現，使得紙質檔案易分散，不便集中統一管理。[1]電子檔案信息的承載介質發生了根本性變化，能集成多元化信息，做到圖文并茂，三維立體顯示，使當時的活動真實地再現出來。這些信息可以通過磁帶、磁盤、光盤得以保存，甚至脫離載體貯存在計算機系統內，而且信息可以遷移，使生產和管理效率得到極大的提高。電子檔案的這種優勢大大改善了紙質檔案不便于集中統一管理的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。例如，在過去的高考中，全國各地的考生資料和填報志愿信息，都必須將紙質檔案收集好，并在全國各地的范圍內進行運輸和傳遞，費時費力，進行查閱時也必須逐項翻閱，效率低下，而隨著科技的發展，電子檔案的投遞極大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的資料上傳后，北京院校立即可以在網上查閱到，完全省去了檔案運輸、分發的繁瑣環節，極大地提高了管理效率。
2.存儲空間的壓縮。紙質檔案雖然穩定、永久、直觀和方便閱讀，但其占用空間大，信息存儲量少，而且檔案載體在頻繁的利用中會受到很大損壞。電子檔案高密性的存貯特點讓信息收集對象更廣、收集范圍更寬、收集空間更大，使檔案信息能系統、科學、及時地服務于社會。電子檔案載體（包括磁盤、磁帶、光盤等）信息存貯量是以往各種信息介質無法比擬的。例如，目前一張普通的光盤容量可達600MB-4 000MB，僅用60片光盤可以貯存30萬卷的檔案信息，這相當于一個中等規模的省級檔案館的貯存量，60片光盤僅用一個書包就可裝完，而30萬卷的檔案信息換成紙質檔案則將把600立方米的空間擠得滿滿當當。
3.資源共享的實現。傳統紙質檔案使檔案信息資源受到極大的限制，很多時候，眾多的用戶無法同時享用某一檔案資源。電子檔案以數字化形態存在，方便信息資源共享，突破了地域、行業、國界的限制，使全世界不同種族、膚色、信仰、語言的民族暢通便捷地交流，縮小不同地區、國家間的距離障礙，使資源共享范圍得到極大地擴展，滿足更多人對檔案資源的利用需求。例如，過去人們為了查閱某項資料，只有去圖書館進行借閱，高峰期還要排隊等候他人歸還，極不方便，而電子檔案的出現，實現了眾多用戶可借助互聯網同時查閱同一份資料，而且理論上用戶人數可以實現到無限多。
二、電子檔案管理相對于紙質檔案管理的劣勢
電子檔案與紙質檔案都是人類在社會實踐活動中用來指導現實工作的信息傳輸工具。但相對于比較成熟完善的紙質檔案管理，電子檔案也有著自身的劣勢。
1.載體壽命有待驗證。紙張是紙質檔案的主要載體，人類對保護紙張壽命的技術已很成熟。紙質檔案的壽命可以達到上百年乃至上千年。電子檔案載體材料通常是磁性物質和光盤。磁性物質材料易出現退磁、消磁等現象，一般只有3-5年的壽命。光盤主要由金屬、石英、高分子聚合物構成，利用激光存取信息，其壽命或許有70年左右，但還需等進一步驗證才得以知曉是否有70年壽命。
2.環境的要求嚴格電子檔案與紙質檔案載體都會受到自然環境的影響，只是影響程度不相同而已。紙質檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會出現霉菌、色斑或紙張老化，但科學的防范措施能減輕水解和氧化反應的危害程度。[2]相對于紙質檔案，電子檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會使電子檔案載體發生氧化反應而變形，或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，或使載體老化、變質、磁粉脫落導致電子檔案載體上紀錄的信息無法被計算機系統讀出，從而使電子檔案信息失去保存價值。
3.安全保護困難。紙質檔案的安全保護實際上就是對紙張的保護。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破損紙張、恢復擴散字跡、進行一些必要的縮微復制等工作，紙質檔案就得意長期保存。電子檔案的安全保護工作就比較困難，它的安全與載體的壽命、環境因素、系統本身脆弱、電腦病毒等等一系列因素的影響。如，電子檔案信息在聯機狀態時，上網的載體沒有處于嚴密的保護狀態下，很容易受到網上黑客的攻擊。
4.原始性保存不易。紙質檔案看得見，摸得著，它以最直觀的形式展現了信息的原始性。而電子檔案的信息與載體可分“家”，信息與載體不一定結合在一起，使得信息的大小、貯存空間、位置都不確定，致使電子檔案的原始性不易被認可。此外，電子檔案載體的不同也會使其內容有所變化。比如，文本檔案經過不同的格式復制轉換后，檔案信息的原始性就很難被人們所接受。
三、電子檔案與紙質檔案的綜合管理
從電子檔案與紙質檔案的優劣比較中，不難得出結論：電子檔案與紙質檔案必然會長期并存協同發展。面對這種形勢作為檔案工作者就要把電子檔案管理和紙質檔案管理相結合，進行集中統一管理。對于管理人員，電子檔案和紙質檔案管理和控制要有專業人員；管理流程上，電子文件、紙質文件必須在統一的管理流程當中；信息資源的開發利用上，電子文件和傳統文件信息資源必需綜合開發利用。
由于電子檔案與紙質檔案管理上存在著顯著的差異，要設計一套能同時管理這兩種類型檔案的管理系統并非易事，需要我們檔案工作者以及相關技術人員的共同努力。
參考文獻：
[1]陳招娣.電子文件管理的幾點思考[J].蘭臺世界，20011（9）：15.
【關鍵詞】高校；檔案管理；電子檔案；應用；淺析
將電子檔案應用到高校檔案管理中，實際上也是信息社會發展的必然結果，相應的也使得高校相關檔案管理工作的內容也發生了變化。雖然電子檔案的重要性不言而喻，但是很多的高校卻并沒有引起高度的關注和重視。正是由于對其缺乏一定的認識和了解，加上部分人員的電子檔案應用意識的欠缺，從而使得高校的檔案管理工作存在諸多的問題，同時也造成了類似檔案內容流失、檔案資料不全等問題的頻繁出現。在這樣的情形之下，高校電子檔案的應用價值則難以得到體現，最終必然使得大量人力和物力資源被浪費，并且也不利高校教學事業的發展。
一、高校檔案管理中電子檔案的應用問題
（一）相關電子檔案管理人員的素質低下。隨著社會的進步和我國高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是電子檔案管理人員的素質低下，這也就使得他們難以做好相關電子檔案的管理工作。雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓，因此在檔案管理中無法及時對相關材料進行收錄和整理，進而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應用，而這樣只會加大后期相關資料管理和查詢的難度。
（二）電子檔案應用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀互聯網時代，學校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現在技術資金的投入上。在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設施的建設上，比如教學樓、食堂、宿舍等公共設施等建設方面，以致于沒有足夠的資金應用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負責人卻不能根據實際需要統籌安排資金，盲目購置各類數字化資源與設備，這無疑也造成了巨大的資源浪費。雖然電子檔案應用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發展產生了諸多的阻礙。
二、加強電子檔案在高校檔案管理中的應用
（一）提高電子檔案管理人員的素質。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用逐漸加強，同時也就對相關的電子檔案管理人員提出了相應的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負責人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質和能力。主要體現在以下兩大方面：一是要具備專業的電子檔案相關管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。二是要具備較高的政治素養。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養，就可能導致信息的外漏，并做出一些損害學校利益的事情。因此高校在招聘相關現職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。
（二）加大對電子檔案應用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用趨勢逐漸有所加強，在信息化技術的時代，加大技術資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進電子檔案管理工作的發展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現代化設備的購置資金投入。比如利用計算機進行檢索則更加便捷；通過微縮技術、掃描技術等則能對檔案資料進行有效的保護。也只有利用現代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現代化的設備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現代化的管理模式。總而言之，作為高校，在對電子檔案應用進行資金配置的時候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學性。
三、結語
雖然高校檔案管理室只是存儲相關資料的一個地方，但是只要對這些資料加以合理利用，則能展現其存在的價值和意義。尤其是隨著社會的不斷發展和變化，人們對于高校電子檔案的應用重視性也逐漸有所加大，相應的也意味著相關工作人員肩負更大的使命和責任?？傊?，借用電子檔案的應用來保障高校檔案管理工作的順利開展，才能確保每一位師生的利益不受侵犯。
【參考文獻】
[1]楊小華,唐日梅.關于高校人事檔案管理工作的幾點認識[J].沈陽建筑大學學報2006(01).
