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社會保險檔案是規范社會保險經辦操作的首要載體。社會保險經辦工作質量，直接影響社會保險制度是否能夠健康運行。社會保險檔案是社會保險辦理和服務的記載，是考量經辦工作是否依法進行的依據。無論是績效考核、內部控制和外部監督都需要依托檔案資料。
社會保險檔案是服務參保對象的重要媒介。社會保險也是用人單位保履行義務和參保人員繳納保險費用的一種歷史憑證，通過此憑證，社保人員享受社會保險繳納范圍內的各種權益。隨著社會保險事業的發展，廣大參保單位和職工對服務的質量要求越來越高，維權意識不斷增強，社會保險檔案的記錄與民眾的社會保障越來越密切，記錄著民眾享受社會保險的詳細內容，服務范圍將逐漸的擴大。
做好社會保險檔案工作是建立健全社會保障體系的重要保證。黨和國家提出要建立全覆蓋城鄉居民的社會保險體系，保障人民的基本生活，這是構建和諧社會的畢本內容，也是實現中國夢和改善民生的根本。做好社會保險檔案管理工作是提高社會保險部門服務質量的重要前提。社會保險檔案管理也是社會保險事業發展的重要歷史資料。通過對檔案資料的整理和分析，可以為保險行政部門制定保險費用的收繳和保險服務的方式提供一些珍貴的歷史資料，完善保險管理體制。
2 社會保險檔案管理中的主要問題
檔案管理制度亟待完善。社會保險項目管理制度的不斷健全，保險項目的門類增多，辦理社會保險的人數只能多，保險項目經辦機構所形成的的各種圖標、文件和憑證等數量越來越龐大，檔案管理的難度增大，管理的范圍增加，保管時間的延長和保存方式的多樣化等，缺少統一管理的標準和規范。在繁雜的檔案管理中，由于能力和技術有限，難免會出現各種問題。
檔案信息資源共享程度不高。社會保險辦理過程中需要大量的文件資料如身份證、死亡證和收入證明等都來自于其他社會職能部門。這些資料可以直接從這些部門單位的網上進行下載，大量的數據資料堆積造成了檔案資料的膨脹，部分單位部門的檔案信息形成封閉式的管理方式，檔案資料得不到有效利用，造成資源的浪費。同時檔案管理信息化程度不高，限制了檔案信息的閑置浪費。社會保險機構本身的信息化程度不高，限制著檔案資源的信息共享和信息利用。
檔案信息化管理水平較低。當前，檔案的存在形式主要是紙質為主，計算機信息檔案為輔。紙質的檔案占據了大量的空間，增加了檔案管理的成本，在檔案借閱是提供原件或進行復印時，很容易造成實體的損壞，紙質的檔案調閱非常繁瑣，檔案的使用效率比較低。
檔案資源利用不夠充分。社會保險檔案的管理方式比較單一，主要是檔案的整理、歸檔、閱覽、借出和復制。檔案僅僅在機構內部和參保人員之間進行傳遞和借閱，檔案跨部門之間的信息交流比較少，檔案的利用性你比較差。檔案管理技術的多媒體化、數字化和網絡信息化水平比較低，檔案的公開性和共享性難度大，檔案的保密水平不夠，不利用檔案信息的利用。
3 加強社會保險檔案管理的對策和建議
加強基礎設施建設。調整社保局辦公區布局，為建立檔案室和檔案查閱室預留足夠空間。投資足夠資金購置移動式檔案柜和其他設備。配備消防、通風、安全設備。購置檔案管理工作必需的硬件設備，如快速掃描儀、計算機等。研發和購置檔案管理軟件。進行電子檔案管理，在電腦公司協助下自行開發管理軟件從靈活就業人員社保檔案掃描存儲起步。移動硬盤構建的數據庫，存儲參保人基本信息（身份證號、檔案號、就業時間、繳費情況等）和人事檔案信息。
加強組織領導，建立健全檔案工作體系。檔案管理工作體系的建立，必須加強組織建設，形成統一領導和分級管理的方式，做好檔案管理各個環節的協調和溝通，正確有效的落實檔案管理工作目標。社會保險機構的各級主要領導要對檔案管理工作高度重視，關系檔案管理工作的現狀和未來發展趨勢，對檔案工作進行詳細、全面的部署，并將檔案管理工作納入員工考核的范圍之內。縣級以上的社會保險機構應該建立專門的檔案管理部門和科室，配置專門的人員進行管理，制定專門的管理規章和設置專門的領導機構。
完善制度規定，實現檔案管理制度化。為適應社會保險經辦管理模式，建立一套完備的業務檔案管理制度勢在必行。系統化、標準化的檔案管理流程和規章制度，可以大大促進檔案工作水平的提高。人力資源和社會保障部與國家檔案局正在制定《社會保險業務檔案管理規定》，準備出臺一套符合社會保險特點的專業檔案管理制度，將在科學界定社會保險經辦業務中所形成文件材料的歸檔范圍、保管期限和分類方式等方面，為全國制定框架性的管理依據。
推進資源建設，實現檔案管理信息化。積極發揮計算機管理的優勢，推進檔案信息化建設。選擇功能完善的檔案管理操作系統，可以實現檔案的輕松快捷著錄、完整高效統計和快速準確檢索。加強電子檔案管理，對于相關協議服務單位聯網結算，對通過Internet網上經辦產生的電子文件進行檔案管理，確保文件的原始性和法律效力。大力開展檔案數字化加工，對現存的紙質、實物檔案進行數字化加工處理，在業務窗口對檔案資料進行前端掃描。
利用檔案資源，提高檔案服務水平。檔案管理的根本目的是利用。檔案利用是檔案生命力最直接、最有效的體現。積極開展檔案利用需求調研，確定服務對象和服務內容，提高檔案利用服務的針對性。及時續編檔案索引目錄，方便各類利用者調用檔案。深入挖掘信息資源，整理匯編政策經辦資料，向社會公開現行業務文件。建立社會保險檔案信息中心，與社會保險經辦窗口、勞動保障電話咨詢服務中心、勞動保障網等實現檔案信息共享，建立社會保險檔案服務網絡，為社會各界提供社會保險檔案信息服務。
加強檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質和技能 。基礎的知識、技能、政治素養、道德素養、管理能力，以及分析處理問題的能力等，通常情況下是從事檔案工作必須具備的能力。檔案業務工作的效率、水平和質量在一定程度上受到檔案人員綜合素質的高低的影響和制約，同時對檔案工作整體效能發揮重要的作用。但是，目前很多保險部門的檔案管理者的水平比較低下，服務意識差，主觀能動性不強。因此，一方面，檔案工作者必須加強業務培訓，掌握相關的專業知識，找到工作中的不足之處，并且提高自己的創新意識。另一方面，加強自身學習，因為信息化的現代，檔案管理也由簡單的手工操作，轉為現代化的管理密集知識型的工作。也只有具備高素質的，掌握現代科技的管理人員才能勝任。
1．醫療保險檔案特點分析
目前我國國內醫療單位的保險檔案涉及人員與種類眾多，尤其是在我國積極推進醫保改革的大環境下，醫療保險無論是覆蓋范圍、惠及人群都有了質的提升，在險種方面也有了新的突破，這意味著醫療保險檔案的管理難度、服務需求都有了提升，對于醫院檔案的專業管理水平與服務質量提出了更多更高的挑戰。受國內醫保改革影響，現行醫療保險檔案無論是內容、范圍還是服務層次上都趨于復雜，我國醫療保險檔案主要涉及醫、保、患、藥四個方面，其中醫代表國家制定的定點醫療機構，出具各種認證資料、結算憑證、醫療保險服務協議以及醫療消費清單等;保是指醫保經辦機構，除了提供一般綜合檔案之外，主要針對醫保相關業務提供各類相關檔案，對醫保單位進行審核;患主要是指患者群體的個人醫保賬戶、基本醫療信息、醫保相關手續與各種基金轉移等;藥主要是指各大指定藥店，檔案涉及內容包括醫保服務協議、藥費清單、結算憑證等。從上述四個方面所涵蓋的醫保檔案資料來看，檔案管理專業水平高、服務能力要求高，對新時期醫保檔案管理提出了挑戰。醫療保險檔案不僅僅是患者醫療保險的相關檔案，檔案是否齊全直接關系到廣大醫保對象的切實利益，關系到能否憑借這一憑證享受各種醫療保險服務，關系到醫院檔案工作的管理與醫療衛生服務工作，因此做好醫保檔案的管理有重要意義，管理中也要充分挖掘檔案的服務價值，推動我國醫保的進步。
2．提升醫療保險檔案管理水平的舉措
提升醫療保險檔案管理水平要緊跟目前信息化潮流，圍繞檔案管理信息化這一核心適應新形勢需要進行管理革新與改造，要積極引進相關信息技術，利用網絡、計算機、云計算、數據挖掘等技術對醫保檔案進行更加專業的高水平管理，從而最大限度發揮醫保檔案服務價值，真正做到管理中權責分明，管理舉措切實到位，減少管理工作中的風險與問題。在管理醫保檔案的過程中，要積極對現有各項規章制度進行完善與創新，打造堅實的管理基礎，緊抓管理人才隊伍建設、管理制度落實、技術升級等，達到提升業務水平的目的。通過切實可依的管理制度進行醫保檔案管理，以助于減少執行中各個流程的潛在問題，便于問責，做到高效管理，切實履行各類獎懲機制，保障檔案管理的順利開展。在加強醫保檔案管理的過程中，要積極做好硬件設施建設，為管理與服務創造良好的平臺與基礎，這也是得以持續推進醫保檔案工作進步的必要前提條件。醫保檔案實際管理工作中，要重視并切實落實管理硬件設施的建設，積極予以完善，在及時更新換代的情況下為管理、服務質量的提升予以支持。比如某地區醫保局在經費、資源緊張的情況下，對醫保檔案管理優先安排資料室，購置各類計算機設備等進行檔案管理，在后續的醫保檔案服務工作中發揮了極大的作用，保證了醫保檔案信息的及時開發與利用，提升了檔案管理的安全性，也為后續管理工作的創新與改革提供了有力保障。醫保檔案管理中要做好各類檔案的接收與歸檔工作，嚴格把關檔案質量，在醫保工作將檔案的合理管理與應用作為重點，從而為基礎業務的順利執行提供切實依據，通過規范化、程序化的運作最終實現流程優化。比如某地區醫保局在醫保檔案管理改革中積極探索管理科學化與制度化，在認清以往管理工作問題的基礎上探索綜合管理新模式，利用多項創新舉措對不同門類、載體的醫保檔案進行開發，從而極大地挖掘了醫保信息的服務價值，提升了醫療服務工作質量。在醫保檔案管理中首先要針對檔案內容與類別進行分門別類的管理，做好不同載體檔案的有序化管理，確保檔案按照正確的時間、順序與類別進行排列，減少管理中的丟失、損壞、遺漏、篡改等問題。關于醫保檔案的建檔工作，要著重對目錄進行梳理與編寫，確保目錄清晰可查，檔案裝訂整潔牢固，以此達到提升醫保檔案整理質量的目的。另外，對于醫保檔案要加強管理監督與核查，將工作監督與考核列入必要的日常管理中，經常組織對檔案的梳理、核查等工作，確保檔案工作無疏漏。對檔案管理工作人員要定期組織培訓與教育，提升其職業道德水平與專業管理水準，積極組織各種醫保檔案管理交流的工作會議，聯合多個部門加強監督與考核，從而及時發現并處理管理工作中的各項問題，達到提升管理水平的目的。加強醫保檔案服務能力建設。醫保檔案的服務對象主要為各級參保單位與參保人員，要積極樹立人本化觀念，將僵硬死板的醫保檔案管理打造成為從參保單位與人員實際需求出發、符合他們醫保保險業務需求的新服務模式，為其提供便捷、快速、高質量的檔案服務，利用信息化、計算機等做到醫保信息的隨時查詢與共享，并且與各大醫療結構聯合共同建立專門的醫保網站，以確保醫保檔案得以最大限度地發揮服務功能與價值。考慮到醫保檔案的服務價值，要切身挖掘檔案本身信息的服務潛力，積極與社會各界溝通發掘醫保檔案管理與運用的各類問題，并及時提出合理的改善舉措予以解決，通過各類交流工作會議推動檔案信息的深挖掘與深加工，為醫保行業的決策與發展提供參考。為確保醫保制度的順利運行，未來要進一步研究參保人員結構、醫保基金投資、不同地區醫保水平與變化、醫保待遇變化規律等諸多內容，這些都必須以完善、準確的醫保檔案為基礎才能進行研究，因此為保障醫保制度的順利推行，必須做好醫保檔案的管理，從而確保我國醫療保險服務現狀得到進一步改善，實現平穩健康的過渡與發展。
3．結束語
【關鍵詞】社會保險；檔案管理；重要意義
【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672—5158（2012）08—0281-02
一、社會保險檔案管理現狀
隨著我國社會經濟的飛速發展，社保制度不管進行改革，人們對保險事業的認識不斷提高，要求加入社會保險的人員逐年擴大，社保檔案數量劇增。根據權威部門統計，到2008年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為25556萬人，比2008年末增加了1852萬人，預計到2013年，全國城鎮基本養老保險參保人數超過5.44億，基本醫療保險參保人數超過4.6億，失業保險參保人數超過5.3億，工傷保險參保人數超過1.5億，生育保險參保人數超過5.2億。參加社會保險的人數增長過快，傳統的社會保險檔案管理模式已經不適應社保事業發展的要求。然而，由于體制的原因，我國公民個人社保檔案隸屬多個管理部門，社會保險檔案管理工作存在著許多不足，只有不斷創新，才能煥發生機。
二、社會保險檔案管理的重要性
加強社會保險的檔案管理，是適應我國社會保險形勢發展的需要。社會保險的檔案管理工作關系著每個參保人的根本利益，社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能。一個參保人從辦理參保手續之日起，到離退休結束領取保險金，中間還有可能面臨失業，人員的合理流動等諸多環節，需要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續，如此龐大的社會系統工程，若無具有創新的、行之有效的、完整準確的個人資料管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會的安全穩定。社會保險檔案管理工作要善于創新，以利于社保部門提高業務質量和辦事效率。只有從檔案資料的收集、整理到歸檔要形成一套行之有效的管理體系，社會保險檔案管理工作才能跟上社會形勢發展的步伐。
三、社會保險檔案管理要不斷創新
（一）形成制度，依法辦事。社會保險檔案管理工作要依法、依規辦事。國家應要依據《檔案法》，《保密法》等政策法規，盡快制定社會保險檔案管理工作辦法，將社會保險檔案工作納入規范化管理。要對社會保險檔案存儲的內容及范圍、檔案室的配套設備、檔案管理人員的職責等作出較為詳實的規定，社保檔案管理要有分類大綱和保管期限。要求各有關部門形成檔案的收集、整理、保管、移交、存檔的成熟的流水程序，做到既利于完成工作，又符合檔案管理要求。社會保險檔案管理部門都要制定出相應的管理制度，從而構建一套符合實際的社會保險檔案管理制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔，以徹底改變社會保險檔案管理上的無序狀態，逐步形成全國統一、上下協調一致的社會保險檔案管理體系，使社會保險檔案管理工作能適應社會保險發展的需要，更好的為參保人員服務。
（二）社會保險檔案微機化、數字化管理。為適應社會保險發展的需要，各級社會保險部門要解放思想，學習不同地區的先進經驗，購置微機設備，招聘專業微機人員，配備專門的微機檔案室，實行社會保險檔案微機化管理。社會保險檔案微機化在一個行政區域要盡力做到工作統一進行，以便為下一步計算機聯網及共享社會保險檔案數據奠定基礎。社會保險改革之初，在辦理過程中使用過大量的紙質材料或證明，例如各類保單合同以及各種需要存檔備查的檔案資料等，數量多，占空間大，給保存查閱工作帶來諸多不便，現在可以將這些材料進行電腦掃描儲存，將紙質檔案轉變成數字檔案，以此提高社會保險檔案保存查閱的工作效率。
（三）搞好人員培訓。社保檔案管理人員素質決定著工作的成敗，社會保險檔案工作是一項政策性、業務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識，具備基本的計算機實際操作能力，以適應社保檔案工作發展的需要。為此社保部門應與檔案行政管理部門加強聯系，緊密合作，積極組織社保檔案人員進行定期培訓，開展經驗交流。把社保人員培訓作為一項長期工作來抓，不斷提高社保檔案管理隊伍的業務技能。
（四）管理統一
社保檔案管理必須建立全國統一的管理辦法，全國上下一盤棋，結束社保檔案管理分散問題。在中央的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理處，國家依法負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、規章制度。社保檔案管理處在全國各地設置分支機構，負責公民社保檔案內容的定期增加和更新。在全國實行參保個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統一，做到參加社會保險人員“一號管理”，專人專號，從發放的勞動保險號碼上就可以反映出公民的收入和保障費的繳納情況，有利于社保信息的查詢。
參考文獻
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在新時期要規范社會養老保險業務的檔案管理工作，要保證養老保險業務檔案的真實、完整和安全，為參保個人及社會有關方面提供優質高效服務，對開展社會保險、完善社會保障體系，提高養老保險保障性的功能，這對于社會養老保險業務的發展，具有重要意義。近年來的實踐表明，在檔案服務工作趨于信息化、網絡化的今天，原有的社會養老保險檔案管理工作已經不適應當前的需要，顯然，社會保險事業檔案管理的發展是客觀形勢的要求。因此，在新形勢下，社會養老保險對檔案管理工作有著更高標準，推動社會養老保險業務檔案管理工作適應社會保險事業發展，已勢在必行。
二、新時期社會養老保險業務檔案管理的問題
新時期社會養老保險業務檔案管理問題，要利用計算機和網絡使檔案管理提高到一個高的檔次，在具體的實施中，要注意以下幾個方面的問題。
1.新時期社會養老保險業務與檔案管理制度問題
盡管國家已出臺一些檔案管理的法律、法規，但由于對養老保險業務檔案規范化管理尚處于“初級階段”，使得養老保險業務檔案管理的制度不夠完善。檔案分類不清，導致重要檔案遺失或者歸納錯誤的發生；格式欠規范，檔案材料紙張形式各異，裝訂不規范，給檔案歸類與查閱帶來許多麻煩；保存或調閱無硬性規定，不僅嚴重影響社會保險工作正常開展，也增大了舞弊和錯誤疏漏發生的可能。
2.新時期社會保險與檔案管理軟硬件設施問題
社會保險業務與檔案管理軟硬件設施投入不足。一些單位不能配備專門的社會養老保險檔案室，且設備配置簡陋，缺乏應有的防潮、防蛀、防盜、保密、存儲、檢索設備，導致檔案在管理方面存在安全隱患，更談不上檔案管理的現代化、信息化。據調查，目前大多數的社會養老保險業務檔案仍未完全實現電子信息化管理，使得檔案的查閱很不方便，再加上目前社會保險業務量的日益龐大，傳統的社會保險業務檔案管理方式已經無法滿足參保單位和參保人員的查閱、核對需求，使參保單位和參保人員，對社會保險業務辦理的效率和質量產生質疑，影響社會養老保險機構形象。
3.新時期社會養老保險業務與檔案管理人員問題
社會養老保險業務與檔案管理人員專業素質有待提高。不少負責養老保險檔案管理工作的人員往往是兼職人員，很少有時間參加專業知識的培訓，更沒有時間學習、補充和更新養老保險檔案專業知識和其他相關技能，對檔案的重要性、歸檔要求，檔案材料的收集、整理、編目、裝訂等業務缺乏了解。這種現象的惡性循環，勢必會導致檔案管理人員不能專注于檔案管理工作，服務質量也就難以令人滿意。
三、新時期提高社會養老保險檔案管理的對策
提高社會養老保險業務檔案管理水平的對策，設計做好社會養老保險業務檔案管理的基礎，因此，社會養老保險業務的檔案管理工作，要以人為本，負起責任，因此在新時期要積極對社會養老保險檔案管理，利用高科技手段創新，提高社會養老保險檔案管理的對策，要從下面幾方面做起。
1.健全制度標準與檔案管理規范化
健全制度標準，扎實推進檔案管理規范化。建立覆蓋全部環節的檔案管理制度，在判定文件材料的來源形式和查考價值的基礎上，制定相應的檔案管理辦法、檔案業務流程、檔案分類方案。依據國家頒發的《中華人民共和國檔案法》《社會保險業務檔案管理規定（試行）》《歸檔文件整理規則》等有關檔案的法律法規，從社保處養老保險工作實際出發，建立健全《檔案立卷歸檔制度》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案統計制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案移交制度》等一整套檔案管理制度，做到有章可循、規范管理，從而使社會養老保險業務各門類檔案資料實現集中、統一管理，做到從立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲處罰等每個環節都有據可依，為規范有序、科學高效地開展養老保險檔案管理工作奠定良好的基礎。
2.夯實基礎建設與推進檔案集中管理
夯實基礎建設，全面推進檔案集中安全管理。積極爭取單位領導對社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決養老保險檔案管理工作中存在的人員匱乏、資金短缺、設備不足等實際問題。加大經費投入，提供物質保障，實行檔案室、閱檔室、辦公室三分開，購置金屬密集架、防磁柜、計算機、掃描儀，配備吸塵器、滅火器和溫濕度計等應有設備，確保達到“八防”標準。實行檔案集中管理原則，確保保管利用過程中檔案實體和數據的安全。積極發揮計算機管理的優勢，推進檔案信息化建設，購置檔案管理軟件，按要求建立詳細的檢索查詢系統，努力提升檔案服務效率。
3.加強隊伍建設與提升檔案管理人員素質
加強隊伍建設，不斷提升檔案管理人員素質。只有具備高素質檔案人員，才能更好地適應新形勢下檔案管理工作。在明確檔案工作分管領導的基礎上，將檔案工作與業務經辦工作同時部署，納入每年的年初計劃，納入工作考核范圍，制定崗位責任和工作標準，要求專職檔案員和兼職檔案員必須具備較高的政治素質、高尚的職業道德、大膽的創新精神、嚴謹的工作作風和過硬的業務技能。加強對養老保險檔案管理人員的崗位培訓和繼續教育，拓展檔案人員的思維、知識面，不斷提高養老保險檔案業務水平。此外，還要認真做好養老保險檔案工作人員計算機應用的理論和技能培訓，提高社保處養老保險檔案管理現代化水平，加快推進檔案信息化建設，充分利用檔案資源信息為領導決策提供依據，為參保單位和參保個人提供優質便捷的服務。
四、結語
（一）有利于密切聯系群眾信息化時代的顯著特征是具有較強的交互性，同樣一條信息會在無限延伸中反復閱讀。我們可以利用這一特征，密切聯系群眾，在信息網絡中建立新的交流方式，主動將規定與條例傳達給群眾，積極回應群眾的訴求。
（二）有利于提升社會保險檔案管理的效能利用信息網絡技術，一方面我們可以實現社會保險檔案管理信息與社會公眾的有效對接，從而能夠有效地避免信息傳遞的失真；另一方面，我們可以運用計算機網絡的處理信息與存儲信息的技術，將人力從繁瑣的手工操作中解放出來，從而提高社會保險檔案管理的工作效能，達到協同高效的管理水平。
（三）有利于優化服務水準信息化轉變了傳統社會保險檔案管理單一與被動的服務模式，突破了時空限制，整合了信息資源，豐富了服務內容，讓人民群眾享受到了公開透明的優質服務，從而拓展社會保險檔案管理的服務內涵，優化服務水準。
二、社會保險檔案管理信息化的特點
（一）對象的復雜化互聯網的快速發展將越來越多的人融入到虛擬社會之中，由于其具有高度的自由、開放、匿名等特征，為社會保險檔案的管理帶來了挑戰。因此，信息管理不僅是社會保險檔案信息化的組成部分，也是社會保險檔案信息化的難點所在。
（二）管理開放化傳統的社會保險檔案管理是一種層級化的封閉式管理模式，容易形成官僚化和低效化的弊端。一方面，信息源部門的權力不斷得到強化；另一方面，群眾由于難以獲得信息而處于劣勢。而在信息化時代，得益于互聯網的開放體系，極大地降低了門檻，群眾很容易就能夠與社會保險檔案管理信息實現“無障礙”對接。
（三）信息互動化互動化是信息化時代的另一個重要特征，社會保險檔案管理的信息互動化就是要借助互聯網技術更加廣泛地傾聽民意，回應民聲。同時也要借助于微博、微信等新媒介，不斷地創新管理方式，提高管理效能。
三、社會保險檔案管理信息數據庫的建立
隨著我國社會保險制度的不斷健全以及社會保險范圍逐漸擴大，為切實解決社會保險檔案管理工作中出現的內容多、關系雜、管理難等問題，有學者在上世紀90年代就提出了建立社會保險檔案管理系統的建議，以提高檔案管理的有效性。
（一）被保險人社會保險號信息數據庫在社會保險系統信息源中，每一個被保險人都應具有社會保險號，并應當相應地建立數據庫，以提高服務效能：一方面，社會保險號數據庫可以自動地為每一個新參加社會保險的被保險人分配可用的被保險號；另一方面，通過社會保險號數據庫可以更加快捷準確地查閱被保險人的檔案信息。
（二）被保險人基本信息數據庫被保險人基本信息數據庫應當包括姓名、性別、出生地、出生日期、身份證號碼、參加工作時間、參加保險時間、退休時間等基本信息，上述信息錄入之后，所有信息都將歸檔，以便提高服務效能。
（三）企事業單位信息數據庫為每一個企事業單位建立專有的識別代碼，同時為其建立信息數據庫，并應詳細記錄企業基本信息、繳納社會保險費用狀況、社會保險支付狀況、社會保險賬目、被保險人信息等，以便為信息庫提供佐助信息。
（四）社會保險信息數據庫由于一個被保險人只允許有一份社會保險檔案，而且被保險人的社會保險可能會隨著職業的變化而發生轉換，所以建立社會保險信息數據庫就可以避免發生檔案重復。社會保險信息數據庫要錄入每一個被保險人的所有社保數據，應當準確保存被保險人的個人保險歷史、繳納保險費用時間、繳納保險金額、目前工資狀況、被保險人暫時的或固定的保險金額等信息，既有助于企事業單位核對保險賬單，又有助于被保險人核對保險信息，還有助于政府部門核算保險金額。
四、總結
一、推行統一的行業標準
醫保檔案的歸檔受到很多因素的影響，其中最主要的是檔案材料、打印質量等。但目前面臨檔案管理工作面臨醫院票據、出院小結等材料規格不統一和打印質量不統一的情況。如跨省市就醫，使得不同醫院的票據規格不同，大小不一的票據和報銷材料給檔案管理帶來了很大的難題。再如，由于打印設備不同，出現紙張的字跡不清楚或難以辨別。針對以上問題，要推行統一的行業標準，一是規定發票及報銷材料的紙張大小、形狀以及紙張的材質；二是嚴格要求打印材料的質量，使用統一的激光打印技術，既保證打印字跡的清晰和質量，同時也保證打印材料的長期保存。
二、加大信息化醫保材料的歸檔
近年來，隨著我國醫保制度的推行，醫保結算的材料也逐漸增多，給檔案管理帶來了很大的工作量。另外，不斷增加的醫療檔案材料需要更大的儲藏空間，出現嚴重的漲庫情況。此外，傳統的檔案庫房多由辦公用房改造而來，各種功能、設備已經無法滿足時展的需求，而且隔熱、防火和防潮情況也不理想。因此，檔案管理部門要加大信息化醫保材料的歸檔，可以通過掃描材料進行歸檔的，可以將掃描后的原材料退還給參保人，從而緩解檔案室紙質檔案的存放量，緩解漲庫情況。另外，要改善檔案室的規模和條件，使用專業且規范的檔案室，使其滿足現代醫保檔案發展的需求，做好隔熱、防火和防潮，保證紙質檔案的長期保存。
三、提升信息化醫保結算服務
信息化時代的到來，給醫保結算業務提供了發展的契機。在信息化程度不高的時期，我國醫保檔案采用傳統的歸檔模式，主要方式是參保人想要了解自己的檔案信息，在醫保業務窗口是無法查詢的，需要到檔案室進行查詢，檔案庫工作人員為參保人提供所需的復印材料。這種傳統的檔案管理模式，已經無法滿足現代社會的發展需要，檔案管理部門進行業務創新，從而適應檔案管理的新趨勢。因此，信息化為醫保結算提供了便捷方式，醫保結算可以借助新的支付方式，擴大醫療機構的范圍，多開設定點報銷場所和異地報銷方式，實行跨省市和區域的直接結算方式。借助信息化的醫保結算方式，可以減少醫保部門的工作量，也減少了醫保檔案管理的環節，減輕了檔案歸檔的壓力。同時，為參保人提供更優質、更便捷的服務。
四、擴大、整合醫保檔案信息化
大數據時代給醫保檔案管理工作提供了發展的平臺，雖然龐大的數據和廣泛的數據庫容納了更多的醫保檔案，但目前的醫保檔案管理數據庫建設還不完善，主要問題是沒有實現全面的數據融合，出現檔案數據標準化程度低、技術割裂和管理的碎片化，這些都是制約新時期大數據醫保檔案管理的因素。因此，要加快推進醫保檔案管理的信息化，從醫保檔案的收集開始，完善立卷、保管、利用和移交各環節，建立醫保檔案管理信息化系統，實現跨區域和省份的醫保檔案管理平臺。
五、加強防范意識，做好保密工作
網絡時代，個人隱私問題是最大的網絡安全問題，我們經常從新聞上可以看到，個人信息泄露給人們的生活和工作帶來了一定的危機。醫保檔案涉及參保人的個人隱私，做好大數據網絡維護工作顯得十分重要。這就要求醫保檔案管理部門有專業的網絡安全維護人員，定時做好網絡維護，加強檔案信息保護能力，預防病毒侵襲造成的參保人信息泄露。另外，還要預防信息丟失和誤刪的情況出現，做好醫保檔案的備份和加密，制定嚴格的懲罰機制，做好責任到人，切實保障醫保檔案管理工作的有效開展。隨著國家的發展，人民的生活水平和生活質量顯著提高，推動著醫保的進一步發展，醫保檔案管理是對醫保實施效果的一種反映。新形勢下，推動中國特色醫保體系的建設，要構建全國統一的醫保系統，推行統一的行業標準，做好醫保檔案管理工作，為參保人員提供便捷的服務。
參考資料：
[1]鄭德利.醫療保險檔案管理在新形勢下的強化策略[J].辦公室業務，2019(12):139.
[2]吳瓊，劉環，蘭坤，高欣.新媒體在遠程醫療檔案管理工作中的應用分析[J].通訊世界，2019，26(05):312-313.
[3]鄭海紅.醫療保險檔案管理與服務能力的提升分析[J].才智，2019(08):225.
成都市市、縣兩級社保經辦機構按照《規定》的要求，通過制定業務檔案規范化管理工作方案、檔案管理實施辦法、實施細則等措施，不僅將社會保險業務檔案的規范化管理工作納入了年度工作計劃和發展規劃之中，而且納入了目標管理。市、縣兩級社保經辦機構還成立了由局領導為組長、相關處（科）室負責人為成員的業務檔案規范化管理工作領導小組，負責領導和組織單位社會保險業務檔案的規范化管理工作。根據工作方案和管理辦法，結合社會保險業務檔案工作實際，各單位都配備了政治可靠、忠于職守、熟悉業務、相對穩定、文化水平高（大專以上學歷）的專兼職檔案管理人員，建立了檔案管理網絡和業務檔案工作流程，明確了分管領導和業務檔案人員的崗位職責，并將業務檔案工作列入社會保險業務經辦工作程序，與業務工作同布置、同落實。在實際工作中，則由領導小組辦公室主任和專職檔案管理人員對各處（科）室業務檔案工作進行監督指導，各處（科）室兼職檔案管理員負責對本部門形成的業務檔案材料進行收集、整理。此外，成都市檔案局、市社保局、市醫保局聯合成立了社會保險業務檔案規范化管理驗收工作領導小組，由雙方領導為組長，相關處室負責人為成員，指導開展全市社會保險業務檔案規范化管理工作。
二、以制度建設促進社會保險業務檔案的設施建設
成都市根據《規定》的要求，結合社會保險業務檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年來加大了對社會保險業務檔案設備設施的投入，為業務檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上，市社保局業務檔案庫房250余平方米，做到了檔案庫房、檔案查閱室和辦公室三分開。大多數縣（市、區）社保經辦機構檔案庫房也達到了40平方米/萬卷的標準，能夠容納近期應接收的社會保險業務檔案。其中，龍泉驛區人社局建立了檔案管理中心，集中統一管理社會保險業務檔案，中心建筑面積達400余平方米，除做到“三室分開”外，還設置了檔案整理等業務用房。在檔案設備設施配置上，各社保經辦機構均配備了符合國家要求的檔案柜（架）和檔案裝具，并按照檔案安全管理的“九防”要求，配備了溫濕度計、空調、除濕機、滅火器、防盜門窗等設備設施；配備了計算機、打印機、刻錄機、復印機、掃描儀等現代化辦公設備。這些設備和設施，從物質上確保了社會保險業務檔案的安全保管和有效利用。
三、以制度建設促進社會保險業務檔案的業務建設
為提升社會保險業務檔案管理的專業化水平，成都市本著對歷史負責，為現實服務的宗旨，按照《規定》和四川省人社廳、四川省檔案局對社會保險業務檔案工作規范化建設的有關要求，市人社局和市檔案局聯合印發了《成都市〈社會保險業務檔案管理規定（試行）〉實施細則》，要求市、縣兩級社保經辦機構通過建立社會保險業務檔案收集、整理、保管、保密、統計、鑒定、銷毀、移交等制度，加強社會保險業務檔案管理業務建設工作。在收集方面，該《實施細則》要求各社保經辦機構定期對各種門類、載體檔案和相關資料進行收集，確保各種業務檔案材料歸檔及時、完整。在整理方面，按照《實施細則》的要求，全市統一制定了社會保險業務檔案分類整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通過市、縣兩級檔案行政管理部門加強督促指導，嚴把業務檔案整理質量關。在保管方面，《實施細則》要求全市各社保經辦機構對各門類、載體業務檔案材料進行集中統一管理，除了按照保管期限、年度、類別排列外，還要做到業務檔案存放位置的指引標識清楚。同時，各社保經辦機構檔案管理人員還須定期對業務檔案的保管情況進行檢查，確保檔案的規范、安全管理。
四、以制度建設促進社會保險業務檔案的利用服務
為方便群眾查閱利用社會保險業務檔案，成都市市、縣兩級社保經辦機構按照《規定》的要求，修訂完善了社會保險業務檔案查閱利用制度。目前，全市社保經辦機構已全部使用統一的文檔一體化管理系統對社會保險業務檔案進行管理，都建立了業務檔案目錄數據庫，編制了規范的業務檔案檢索工具，實現了快速、準確查閱業務檔案的目的。成都市人社局還開通了社會保險業務網上經辦系統，參保單位和個人不僅可以在網上辦理參保登記、信息變更、網銀繳費等業務，還可以查詢社保信息、歷年繳費標準、業務辦理情況等。
五、以制度建設促進社會保險業務檔案的問題整改
一、什么是醫療保險檔案
醫療保險是我國社會主義保障制度中重要的組成部分，醫療保險檔案是醫療保險組織機構在保險賠付工作中，記錄下紙質文字、電子文檔等擁有保存的記錄，不僅是醫療保險事業的真實記錄，同時也還是個人直接使用的原始資源。醫保檔案是維護參保人員合法權益的重要憑證。每個參保者從辦理參保手續之日起，直至死亡，數十年的參保繳費、待遇享受，都需要建立完整的醫保檔案來記錄。另外，醫保檔案也是領導作出科學決策的重要依據。隨著醫保事業的不斷發展，檔案數量的增多，檔案承載的信息量也在不斷增加，醫保各項政策的制定、調整、完善都需要充分、完整、高質量的資料，領導如果在決策前準確掌握了第一手資料，就能開闊決策視野、增強決策的前瞻性、提高決策的效率，從而作出符合實際的、科學的、切實可行的決策。醫保檔案管理越科學，為領導提供的文件和數據越充分，參考價值也就越高。
社會保險業務檔案的保存分為定期保存和永久保存兩種，定期保存期限為最低保存期限，永久保存期限為100年。
二、目前醫療保險檔案管理存在的不足
1.對醫保檔案重視程度不夠，專業水平太低。目前有些基層醫保檔案管理方面的工作人員對檔案的重要性認識不足，關于檔案管理方面的知識更是積累不夠。比如，有些工作人員僅僅為了自己工作方便經常將一些重要的醫保檔案資料隨意存放在科室里，導致日常許多有價值的檔案丟失或者損壞。還有些檔案管理人員的業務能力太差，缺乏檔案管理方面的基礎知識，需要系統的培訓。還有許多外界的新做法和新經驗在現實工作中得不到及時的學習和借鑒，急需加強與同行業同專業的交流與合作。大部分檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展。
2.醫保檔案管理制度不健全。基層醫療保險檔案管理工作中，有的沒有建立檔案工作的規章制度，有的雖然建了規章制度，但制度不健全，且執行得不好。有的甚至沒有設立檔案室，更沒有明確的專職檔案人員;存檔及借閱檔案手續不健全，造成檔案文件材料丟失現象時有發生。另外有的醫保經辦機構對醫保檔案內容劃定標準不明確，管理范圍未統一，大多是根據各自的理解和實踐進行分類管理，使許多應該納入管理的檔案沒有及時納入歸檔范圍，造成不可挽回的損失。
3.檔案利用率低，整合能力較弱。目前，基層醫保檔案對于為領導決策提供依據方面并沒有發揮其應有的效用，僅僅是單一地為了參保人偶爾查閱復印服務，并沒有真正的把檔案資源合理整合，總結出一套行之有效的開發利用方法。特別是未能發揮檔案本身的文獻庫效應，讓檔案資源形成“館藏文化”，沒有極大規模地實現其時效性、綜合性的特征。所以檔案在利用率上很低，檔案資源未發揮最大效用。
三、加強醫療保險檔案管理的措施
關于醫療保險檔案管理事婁中所存在的不足，建議應當從以下幾個方面入手展開完善。伴隨著我國社會迅速發展的腳步，醫療保險檔案管理不管是從管理方式，或是審核標準都有了長足的發展和變化。隨著醫療保險檔案管理工作的精細化，工作的內容也逐漸的增加了許多。在今后的發展過程中還需要不斷的改進當前的管理方式，逐漸的適應社會發展。從事醫療保險檔案管理的工作人員還需要繼續深入強化意識，充分認識到醫療保險檔案管理工作的重要性，特別是單位負責人，必須得把檔案相關的工作加入到議事日程當中去，對現有的工作人員展開培訓教育，提高職工的責任感和對社會做出貢獻的成就感，從而達到提高服務質量的目的。
擁有一個完善的制度才是制約管理最根本的途徑，在醫療保險檔案管理中依然需要制定高標準、高要求的制度，提高各種行為的約束力。醫療保險檔案管理存在著流動性大的特點，所以還需要根據社會的發展而做出相應的改動，參保人員區域的流動性是一個很大的特點，這些人的參保工作一直以來都是一個問題，國家還需要不斷對流動性大的參保人員怎樣進行參保的問題進行完善，體現醫療保險優勢的重要性。在醫療保險檔案管理檔案制度的建設中需要依照《檔案法》進行規定，明確描述每一項規定，保證制度的科學性和可行性。
一、農村養老保險檔案管理面臨的主要問題
1.對農村養老保險檔案管理缺乏重視。很多部門對于農村養老保險缺乏足夠的認識，忽視了農村養老保險檔案管理工作，導致與城市相比，農村養老保險檔案管理工作十分落后，沒有嚴格的管理制度和規范，農民的利益難以得到有效保障和維護，使得農民感到十分不公平。
2.缺乏資金投入。與城市相比，農村經濟發展相對緩慢，當地政府對于農村養老保險檔案管理方面資金投入不足，是阻礙目前農村養老保險檔案管理工作發展的主要問題。盡管近年來，國家日益增加了農村保障項目和檔案管理的扶持資金，但仍然難以滿足農村保險檔案管理的資金需求。對于很多農村來說，養老保險檔案管理所需資金是由當地相關部門進行撥款的，如果社保機構資金短缺，便沒有足夠的資金進行供給。在這種情況下，農村養老保險檔案管理難以跟上時展腳步，檔案管理水平提高緩慢。
3.檔案管理制度不完善。隨著農民對于養老保險的認識不斷加深，越來越多的農民選擇參加養老保險，很多農村的養老保險日益得到普及和覆蓋，對檔案進行科學有效管理就顯得越來越重要，必須不斷健全檔案管理機制，構建完善的檔案管理體系，為農民提供養老保障。然而，幾年來，由于檔案管理制度缺失，導致很多檔案管理沒有法律規范和制度依據。這也在一定程度上導致很多部門在制定養老保險檔案管理相關政策和文件時，按照自己的意愿和想法進行，不公開，不透明，缺乏輿論監督機制，檔案管理工作往往流于形式，難以落到實處。
二、強化農村社會養老保險檔案管理的有效對策
1.構建完善的農村養老保險檔案管理網絡系統。農村養老保險檔案管理工作關系到農民的切身利益，具有很強的政策性，需要縣級以及鄉鎮級多個政府部門進行密切合作，統籌規劃，共同管理和安排好農村養老保險檔案管理工作。及時引入互聯網技術，構建完善的農村養老保險檔案管理網絡系統，對于提高檔案管理工作的效率具有十分重要的意義。首先，縣級檔案局應該從更高的層面上對農村養老保險檔案進行科學規范，并對其加強監督和指導。其次，無論是人力資源部門，還是社會保障部門，都應該將檔案管理納入管理體系，對檔案管理做好組織和協調工作，打好基礎，構建完善的檔案管理網絡系統。第三，對于鄉鎮級農保處來說，需要對檔案管理工作進行細化，組織一個農村養老保險檔案部門，將具體的檔案管理事宜安排到日常工作中去，調動檔案管理人員工作的積極性和主動性，加強收集和整理，并對其進行科學分類和保管，使檔案管理工作真正能夠有效順利的開展。
2.制定管理制度。目前，針對農村養老保險檔案管理中存在的問題，應根據國家對于檔案管理的相關規定和政策制定嚴格的制度。約束和規范農村養老保險檔案的管理行為，使檔案管理工作有章可循，為其提供健全的制度保障和法律依據，使檔案管理人員能夠意識到檔案管理工作的重要性，更加積極地投入到工作中去，妥善保管和處理好檔案工作，提高檔案工作質量，發揮檔案作用。
