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第1篇

辦公室檔案的管理在當(dāng)前較為復(fù)雜且快節(jié)奏的辦公室工作中越來(lái)越重要，為了提高辦公室檔案的管理效率，筆者在本文中簡(jiǎn)要介紹辦公室檔案管理的現(xiàn)狀和重要性，并著重提出提高檔案管理效率的幾點(diǎn)策略同大家共同探討。

【關(guān)鍵詞】

辦公室；檔案管理；重要性；策略

隨著我國(guó)企業(yè)單位辦公室工作的快速發(fā)展，企業(yè)工作對(duì)辦公室管理的完整性和連續(xù)性也有了更高層次的要求，而檔案管理的情況對(duì)提升企業(yè)單位內(nèi)部的工作質(zhì)量有著至關(guān)重要的影響，相關(guān)人員必須認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性并采取一定措施，才能確保檔案工作有序、有效進(jìn)行。提高辦公室檔案管理工作效率對(duì)于提高企業(yè)工作水平和服務(wù)質(zhì)量有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

隨著辦公室管理制度的不斷改善，當(dāng)下企業(yè)單位辦公室工作隊(duì)伍整合度的提升，相關(guān)企業(yè)單位均較大程度地?cái)U(kuò)大了檔案資料的利用范圍，通過(guò)增加指定工作人員數(shù)量的方法切實(shí)提升檔案管理的服務(wù)水準(zhǔn)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公室人才資源的優(yōu)化配置。但由于部分企業(yè)內(nèi)部仍然存在工作人員素質(zhì)低下、檔案管理手段陳舊以及管理信息化技術(shù)含量低的現(xiàn)象，企業(yè)只注重“一線”業(yè)務(wù)、忽視后勤與檔案工作的現(xiàn)象，企業(yè)檔案制度不健全，檔案門(mén)類(lèi)較多，達(dá)不到檔案管理的基本水準(zhǔn)，更談不上高水平的管理。因此仍然需要采取相關(guān)措施進(jìn)行解決，促進(jìn)檔案管理的效率提升。

二、做好辦公室檔案管理的重要性

辦公室的檔案管理工作在展現(xiàn)一個(gè)企業(yè)單位的成長(zhǎng)過(guò)程以及對(duì)其單位的未來(lái)發(fā)展和決策進(jìn)行有效指導(dǎo)等方面是很有意義的，是單位在開(kāi)展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理質(zhì)量直接影響著辦公室的工作效果，對(duì)于提升企業(yè)單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作十分有效，檔案管理對(duì)于企業(yè)單位工作模式選擇和資源配置起著決定性的作用。我們只有通過(guò)檔案管理，才能對(duì)管理者在制定企業(yè)規(guī)章制度或進(jìn)行相關(guān)決策時(shí)查閱到足夠的資料，并依據(jù)檔案資料更好地了解企業(yè)狀況做出選擇，為企業(yè)其它工作部門(mén)的效率保障做好基礎(chǔ)，從而提升企業(yè)單位的整體工作成效。

三、辦公室檔案管理效率提高的幾點(diǎn)策略

在掌握辦公室檔案管理的重要性后，對(duì)當(dāng)下部分企業(yè)單位存在的管理弊端，我們需要在正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的基礎(chǔ)上采取相關(guān)措施，針對(duì)性地解決實(shí)際問(wèn)題，便于我們更好地開(kāi)展辦公室的檔案管理工作。

（一）轉(zhuǎn)變管理理念。

辦公室的管理一旦停留在舊的階段，整個(gè)企業(yè)的發(fā)展將會(huì)失去積極性與生命力。因此，我們應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變管理觀念，將新鮮的管理理念貫徹到每一位工作人員的身上，找到當(dāng)下檔案管理的特點(diǎn)及規(guī)律，徹底改善傳統(tǒng)的管理方法，可以通過(guò)教育、宣傳等工作方法找到理念轉(zhuǎn)變的切入點(diǎn)，在辦公室開(kāi)展日常檔案管理工作的同時(shí)，也需要積極創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)聘任制方式的改變使辦公室檔案管理這項(xiàng)工作具有更好的工作動(dòng)力及發(fā)展?jié)摿Α?/p>

（二）加強(qiáng)管理手段。

企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)先進(jìn)手段與技術(shù)的學(xué)習(xí)，定期進(jìn)行現(xiàn)代化管理工作的交流與協(xié)調(diào)，還可以通過(guò)劃分區(qū)域、融入信息化管理手段的方法進(jìn)行管理，要銘記“技術(shù)才是硬道理”的發(fā)展理念，學(xué)會(huì)用現(xiàn)代化的科技手段進(jìn)行檔案管理的改革，還可通過(guò)建立管理中心、建立檔案管理軟件等方法來(lái)整合信息數(shù)據(jù)，通過(guò)將單位服務(wù)對(duì)象擴(kuò)大到社會(huì)，則可以通過(guò)檔案資源為不同個(gè)人與組織提供更為個(gè)性化以及特殊性的服務(wù)，以此更好地發(fā)揮檔案作用。

（三）創(chuàng)新管理體制。

管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個(gè)好的工作體制的管理下，才能進(jìn)而完善其他方面。我們應(yīng)當(dāng)不斷完善管理體制，增加管理手段，適當(dāng)建立賞罰制度來(lái)激發(fā)工作人員的積極性與創(chuàng)造性，有效對(duì)管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案的利用率，例如通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建立辦公室檔案服務(wù)反饋機(jī)制、開(kāi)發(fā)適合本校的檔案管理軟件系統(tǒng)等方法對(duì)辦公室檔案實(shí)現(xiàn)高效管理，以便使其所具有的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益得到進(jìn)一步提升，逐步改善檔案管理的規(guī)范性。

（四）重視人員管理。

企業(yè)單位必須不斷引進(jìn)高素質(zhì)的應(yīng)用型人才，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水準(zhǔn)，不斷拓寬資金來(lái)源，建立信息系統(tǒng)，才能提高工作人員的法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，減少工作失誤。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也需要在工作開(kāi)展的同時(shí)積極地樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，通過(guò)對(duì)自身檔案管理思想的不斷更新、對(duì)于檔案服務(wù)工作目標(biāo)的正確建立將檔案管理思想同時(shí)代及本單位現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求同步，以此保證檔案管理工作能夠更好地符合日常工作需求。培養(yǎng)一支一專(zhuān)多能的隊(duì)伍，能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的潛在工作能力和良好的工作精神開(kāi)發(fā)出來(lái)，從根本上配置資源，提升檔案的利用率。

四、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)對(duì)以上內(nèi)容的分析，我們對(duì)辦公室檔案管理的相關(guān)理論知識(shí)有了更深層次的了解，認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理與辦公室各項(xiàng)工作密切相關(guān)，在辦公室工作中起到重要作用。只有不斷提升辦公室檔案管理的工作效率，才能滿足辦公室工作管理的需求。相信在企業(yè)單位及相關(guān)工作人員的共同努力下，辦公室檔案管理的水平必定會(huì)得到一定程度的提升，真正實(shí)現(xiàn)辦公室管理的規(guī)范化、科學(xué)化，促進(jìn)企業(yè)單位的更高更快發(fā)展。

作者：宜玉琴 單位：陜西黃陵煤化工有限責(zé)任公司

【參考文獻(xiàn)】

[1]許莉莉.試析檔案資源的管理與運(yùn)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012.

第2篇

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；規(guī)范化

檔案管理是一項(xiàng)涉及面廣，涉及信息量大的工作。因此，事業(yè)單位辦公室檔案管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。做好檔案管理工作，有利于進(jìn)一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。

一、事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問(wèn)題

（1）檔案管理工作的重要性沒(méi)有得到重視。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息科技的進(jìn)步，對(duì)辦公室檔案管理工作也提出了新的要求。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檔案管理工作人員提出了新的考驗(yàn)，工作人員需要運(yùn)用相應(yīng)的辦公軟件協(xié)助完成檔案管理工作。在面對(duì)以上問(wèn)題的時(shí)候，有時(shí)凸顯出檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平不夠，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理技能，運(yùn)用現(xiàn)代辦公軟件的能力不足等問(wèn)題。因此，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，進(jìn)一步關(guān)注和解決檔案管理人員的素質(zhì)問(wèn)題，是事業(yè)單位檔案管理亟待解決的問(wèn)題之一。

（2）辦公室檔案管理信息化建設(shè)過(guò)緩，設(shè)施相對(duì)落后。現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加復(fù)雜化，種類(lèi)繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類(lèi)型要求采取不同的方式進(jìn)行整理和保管。國(guó)家檔案行政機(jī)構(gòu)倡導(dǎo)無(wú)紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設(shè)沒(méi)有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍以紙質(zhì)文件為主，使得對(duì)紙質(zhì)文件的依賴成為目前制度性的選擇。一些數(shù)字化信息處于隨機(jī)存儲(chǔ)狀態(tài)，有些被不定期銷(xiāo)毀，有些被存儲(chǔ)在臨時(shí)可移動(dòng)設(shè)備上，沒(méi)有建立系統(tǒng)管理模式。

（3）缺乏完善的檔案管理制度。目前多數(shù)事業(yè)單位沒(méi)有建立針對(duì)辦公室檔案管理的相應(yīng)制度和規(guī)范，即便有些單位對(duì)檔案有相關(guān)的管理規(guī)范，但由于制度混亂，大多只是流于形式。比如說(shuō)一些該銷(xiāo)毀的檔案，由于未定期銷(xiāo)毀，仍然保留在檔案室，這樣就大幅度增加了檔案查找的工作量，因而大大降低了實(shí)際操作中的執(zhí)行力。缺乏完善的檔案管理制度，致使檔案管理難以發(fā)揮真正的作用。

二、如何加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作

（1）提高對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度。做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對(duì)事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實(shí)際功效，使其充分認(rèn)識(shí)高效率的檔案管理工作對(duì)本單位整體工作的發(fā)展能夠起到極其重要的推動(dòng)作用。要提高對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，并全心支持改革，采取激勵(lì)措施，為檔案管理改革之路掃清障礙。同時(shí)，辦公室檔案管理人員應(yīng)跟隨社會(huì)的發(fā)展腳步，順應(yīng)時(shí)代的需求，不斷提高檔案管理意識(shí)和相關(guān)法律意識(shí)，尤其要增強(qiáng)辦公室檔案管理人員自身的保密意識(shí)，樹(shù)立正確的檔案管理觀念。積極參加檔案管理培訓(xùn)，掌握管理相關(guān)操作技能，提高自身素質(zhì)及檔案管理水平，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，提高對(duì)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)。

（2）加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)電子信息化檔案管理方式相較于紙質(zhì)文件管理方式來(lái)說(shuō)，更能凸顯前者超高的工作效率，而且加強(qiáng)了辦公室檔案管理的準(zhǔn)確性。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)和電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝粌?nèi)部的各種檔案分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行管理，對(duì)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行有序整理，而且不會(huì)造成辦公室資料長(zhǎng)期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力。這樣，在提高了檔案管理工作效率的同時(shí)，更能夠及時(shí)整理歸類(lèi)各類(lèi)檔案文件，使資料檢索變得更加準(zhǔn)確快捷。

（3）建立完善的檔案管理制度。對(duì)檔案管理體制進(jìn)行改革，提高辦公室檔案管理工作效率，強(qiáng)化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)。在倡導(dǎo)自主更新的時(shí)代洪流下，事業(yè)單位想長(zhǎng)久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式。辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)辦公室檔案管理工作制定相應(yīng)的適用于本單位的體制機(jī)制，只有科學(xué)管理，使檔案工作按照制度化去運(yùn)行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案工作的有序高效進(jìn)行。

檔案管理改革是事業(yè)單位管理改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容，事業(yè)單位檔案管理工作在單位中起著極其重要的作用，做好檔案管理工作對(duì)本單位整體工作的發(fā)展能夠起到推動(dòng)作用。通過(guò)提高對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)和建立完善的檔案管理制度，使得事業(yè)單位辦公室檔案管理更加規(guī)范化，從而推進(jìn)單位各項(xiàng)工作的有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙慧玉.淺析網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)入高校檔案管理[J].山東紡織經(jīng)濟(jì)，

2010（8）.

第3篇

一、辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）缺乏完善的制度。新時(shí)期，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作缺乏完善的制度保障，導(dǎo)致了辦公室工作效率低下，影響了辦公室職能的發(fā)揮。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作只是單一地對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸檔，沒(méi)有利用當(dāng)前最新的科技進(jìn)行管理、分類(lèi)，主要是由于管理制度不完善或是在執(zhí)行過(guò)程中辦公室人員不按規(guī)定進(jìn)行，使得管理制度成為一種擺設(shè)，造成了辦公室的很多檔案資料缺失，影響了辦公室職能的發(fā)揮。

（二）專(zhuān)業(yè)人員缺乏。辦公室檔案管理工作在事業(yè)單位工作中占據(jù)著非常重要的地位。但是在當(dāng)前的辦公室檔案管理工作中，很多的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有重視，導(dǎo)致了從事檔案管理工作的人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)不強(qiáng)，對(duì)新知識(shí)和新技術(shù)的接受能力缺乏，影響了辦公室檔案管理工作職能的發(fā)揮。

（三）檔案管理設(shè)備落后。當(dāng)前，由于事業(yè)單位在辦公室檔案管理工作中的資金投入較少，對(duì)于一些高科技和電子產(chǎn)品的引進(jìn)較慢，導(dǎo)致了辦公室設(shè)備的落后。辦公室檔案管理工作依然采用的是傳統(tǒng)的工作方式，這就給辦公室人員增加了工作量，這是導(dǎo)致檔案管理工作混亂的一個(gè)重要因素。

二、新時(shí)期加強(qiáng)辦公室檔案管理規(guī)范的措施

（一）建立科學(xué)合理的規(guī)章制度。制度建設(shè)是保障，只有建立了科學(xué)、合理的規(guī)章制度才能保證辦公室檔案管理工作的有效進(jìn)行。新時(shí)期，辦公室檔案管理工作要適應(yīng)時(shí)展的需求，在制定新的檔案管理制度的時(shí)候要摒棄原來(lái)規(guī)章制度的束縛，在制度的內(nèi)容和形式方面要做到創(chuàng)新，堅(jiān)決杜絕形式化現(xiàn)象，這樣才能保證檔案管理工作做到有據(jù)可循。另外，在制定規(guī)章制度的時(shí)候要充分將現(xiàn)代化的手段結(jié)合進(jìn)去，使檔案管理制度更具安全性、科學(xué)性、完整性。檔案管理制度的建立還要包括檔案銷(xiāo)毀制度，對(duì)于一些保存到期的檔案，要按照規(guī)定及時(shí)銷(xiāo)毀，保證辦公室檔案管理工作職能的發(fā)揮。

（二）加強(qiáng)辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定了檔案管理水平的高低，因此要提高相關(guān)人員的綜合素質(zhì)。首先，要加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)。其次，檔案管理人員還要具備現(xiàn)代化的操作手段。這就要求在選拔辦公室檔案管理人員時(shí)一定要嚴(yán)格。另一方面，為了提升辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)，必須要加強(qiáng)對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，讓他們時(shí)刻對(duì)知識(shí)進(jìn)行更新，尤其是計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的更新，這是因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)中，只有讓檔案管理人員掌握了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)知識(shí)才能促使檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。加強(qiáng)辦公室檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)代賦予我們的新要求。在新的形勢(shì)下，要實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，必須要將信息技術(shù)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化。電子檔案是信息時(shí)代下紙質(zhì)檔案的新發(fā)展，電子檔案由兩種形態(tài)構(gòu)成，一種是直接以數(shù)字模式產(chǎn)生的數(shù)字信息檔案，另一種是通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行再加工后形成的原件數(shù)字檔案。數(shù)字檔案是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的再現(xiàn)過(guò)程，但由于各地區(qū)信息化水平的不同，數(shù)字檔案建設(shè)很多還不完善，影響了辦公室檔案的發(fā)展。

三、檔案規(guī)范化管理的意義

（一）檔案的規(guī)范化管理是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的客觀要求。由于辦公室檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，通過(guò)規(guī)范檔案管理過(guò)程，能夠節(jié)省大量的勞動(dòng)力和時(shí)間，減少不必要的成本投入，同時(shí)還能提升檔案管理的工作效率。尤其是在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理更要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，這樣才能保證檔案管理工作的質(zhì)量，為其他部門(mén)提供最真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)，提高辦公室檔案管理的效率。

（二）規(guī)范檔案管理工作能夠促進(jìn)現(xiàn)代管理手段的豐富。辦公室檔案管理工作的規(guī)范化有效地提升了現(xiàn)代化技術(shù)的使用。在對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化的過(guò)程中，需要計(jì)算機(jī)的參與，這就提升了各部門(mén)之間信息交流的水平，同時(shí)也提升了檔案管理的利用效率。

第4篇

1 檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理信息化不全面

目前很多單位已經(jīng)開(kāi)展了檔案管理信息化建設(shè)，但普及不全面，發(fā)展不深入，特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的山區(qū)縣，例如本單位的部分檔案還在采用“有紙化辦公”的管理模式。“有紙化辦公”相對(duì)于當(dāng)前繁重的工作量、快速的工作節(jié)奏，其查找資料效率低，資料檔案不易保存等問(wèn)題凸顯。另外，一些會(huì)議記錄文件和一些年代久遠(yuǎn)的文件都沒(méi)有做信息化存檔工作，當(dāng)查閱舊文件檔案時(shí)需要大費(fèi)周章將文件調(diào)出，這也表明目前的信息化建設(shè)還不夠全面。

1.2 檔案查閱易造成污損

文書(shū)檔案主要材料是由紙質(zhì)構(gòu)成， 并進(jìn)行保管， 很多檔案資料年代比較久遠(yuǎn)， 價(jià)值相當(dāng)重要，由于各部門(mén)經(jīng)常需要對(duì)歸檔文件進(jìn)行查閱， 而且審閱文件的時(shí)間比較長(zhǎng)， 加上受到外部環(huán)境因素影響，難免會(huì)存在污損、丟失等情況，有些重要檔案如出現(xiàn)損毀， 極難找回替代文件， 會(huì)對(duì)成文書(shū)檔案管理工作做成影響和對(duì)文書(shū)資源造成損失。

1.3 檔案檢索效率不高

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，文書(shū)檔案由于涉及不同的部門(mén)，需要專(zhuān)人按照不同的要求對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)存放審查和編目， 工作非常繁鎖。 當(dāng)辦公人員需要進(jìn)行借閱文檔時(shí)， 一般采用人工檢索文件，首先要進(jìn)行辦理詳細(xì)的借閱登記手續(xù)，然后檔案管理員到檔案室查找，特別是對(duì)年代久遠(yuǎn)文件的檢索時(shí)，需要檔案管理員在塵封已久的檔案中查找，這樣一來(lái)耗費(fèi)大量時(shí)間、人力、物力。

2 檔案管理信息化的必要性

2.1 檔案管理信息化能提高工作效率

檔案管理大部分依托于人工編寫(xiě)，隨著檔案操作軟件的研發(fā)并應(yīng)用，人們可以輕松的利用各種計(jì)算機(jī)功能實(shí)現(xiàn)對(duì)公路檔案的編制、審核和備案。這種輕便的檔案管理方式不僅大大減輕了檔案員的工作量，提高了他們的積極性，還能減少檔案管理工作上的失誤，提高檔案的精準(zhǔn)性。

2.2 檔案管理信息化能優(yōu)化資源配置

大多數(shù)單位對(duì)檔案的管理還停留在紙質(zhì)的要求上，很多檔案資料包括上級(jí)批文、會(huì)議紀(jì)要、相關(guān)部門(mén)通知等都是通過(guò)紙質(zhì)的形式表現(xiàn)出來(lái)。一些重大的項(xiàng)目在后期交檔的時(shí)候，都是把檔案資料用車(chē)子的形式推進(jìn)檔案館。這不僅加重了檔案員的工作量，還造成紙質(zhì)資源的浪費(fèi)。通過(guò)信息化改革，可能一個(gè)項(xiàng)目的資料放在一個(gè)小小的優(yōu)盤(pán)里就可以，方便交檔歸檔。而且這種存儲(chǔ)方式能加大檔案信息的存儲(chǔ)量，實(shí)現(xiàn)資源的合理優(yōu)化使用。

2.3 檔案信息化管理能提升檢索功能

很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文書(shū)檔案，然后放到專(zhuān)門(mén)的檔案室。但是這并不意味著這些檔案就可以放置在檔案室里，后期還是有很大的用處。通過(guò)建立信息化的檔案管理模式，開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)檔案管理的電子系統(tǒng)，能方便對(duì)檔案的查閱和檢索，極大的提高了檔案的利用價(jià)值。

3 信息化檔案管理應(yīng)用

3.1 建立檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化

檔案管理的信息化建設(shè)的前提是要進(jìn)行信息的數(shù)字化改革與建設(shè)。不僅要將現(xiàn)有的書(shū)面紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)存為電子文件檔案，還要建立檔案信息庫(kù)。這樣一來(lái)，能夠同時(shí)擁有紙質(zhì)和電子兩種文書(shū)檔案信息，解決了記錄信息少以及工作效率過(guò)于低下的問(wèn)題，還能夠滿足單位各部門(mén)部門(mén)對(duì)于檔案信息和資源的需求，能夠保證問(wèn)題解決與決策的及時(shí)性與有效性。此外，單位檔案信息庫(kù)應(yīng)當(dāng)及時(shí)的進(jìn)行資料信息的補(bǔ)充完善與整體信息庫(kù)的更新與維護(hù)等，保證信息庫(kù)的資料全面且有效。

本單位利用OA辦公系統(tǒng)，按照級(jí)別分類(lèi)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。首先按時(shí)間進(jìn)行一級(jí)劃分，劃分為永久、30年、10年三種檔案保存類(lèi)型。其次進(jìn)行二級(jí)劃分，按照行政級(jí)別由上級(jí)到下級(jí)進(jìn)行存放，如按照肇公，肇公養(yǎng)，肇公財(cái)，肇公基、縣委、縣府辦等分類(lèi)，形成收件管理的歸檔。對(duì)于發(fā)件管理，按照發(fā)件的文號(hào)，編制《發(fā)文匯集》，建立年度發(fā)件文件信息庫(kù)。

3.2 檔案系統(tǒng)無(wú)縫連接，提高工作效率

傳統(tǒng)的文件檢索模式是人工檢索，這對(duì)工作的時(shí)效性大打折扣。通過(guò)檔案管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)的無(wú)縫連接，辦公室檔案管理部門(mén)能夠充分的利用檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，進(jìn)行無(wú)阻礙的信息傳遞。單位檔案與信息的獲得渠道大大的拓寬，各部門(mén)能夠通過(guò)OA辦公系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行查閱和最新消息進(jìn)行收取，有利于管理部門(mén)與人員工作效率的提高。

在本單位中，每當(dāng)辦公人員對(duì)檔案查閱時(shí)，檔案管理員通過(guò)檔案管理系統(tǒng)直接連接到所需查閱的文件，取出電子文檔利用OA辦公系統(tǒng)傳輸給查閱者，同時(shí)OA辦公系統(tǒng)會(huì)及時(shí)對(duì)查閱者身份、查閱時(shí)間、查閱文件進(jìn)行記錄，建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣的方式，不但在面對(duì)多人查閱同一文件時(shí)得到了極大的方便，能夠同時(shí)滿足多人查閱，而且不會(huì)造成檔案文件的損壞、丟失等現(xiàn)象。

第5篇

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；不足；完善策略在

經(jīng)年累月的管理工作中，各個(gè)崗位開(kāi)展的工作都與辦公室檔案有著密切聯(lián)系。從現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作的狀況來(lái)看，仍舊存在著諸多管理方面的不足，以往的辦公室檔案管理方式不能滿足企業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展形式下的需要，導(dǎo)致各方面工作在進(jìn)展中有一定限度的阻礙。因此，有必要完善辦公室檔案管理，促進(jìn)企業(yè)健康積極發(fā)展。

一、辦公室檔案管理基本概念

所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對(duì)企業(yè)中的人員情況與事件進(jìn)行詳細(xì)記錄與備案，且將記錄的資料分類(lèi)，做好排擋，按照不同編號(hào)合理保存。其中不同的文書(shū)檔案有其不同格式、保存方式以及時(shí)效性，因此檔案的管理人員應(yīng)該對(duì)企業(yè)檔案定期進(jìn)行歸納與清除。

二、辦公室檔案管理中存在的缺陷

不管企業(yè)從屬于何種類(lèi)別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因?yàn)槭艿讲粩喔碌目茖W(xué)技術(shù)的沖擊，以往傳統(tǒng)的管理方式在向新的管理方式過(guò)渡中存在諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（一）檔案管理人員認(rèn)識(shí)程度不足。因?yàn)檗k公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與時(shí)代變化速度轉(zhuǎn)變管理理念，不能及時(shí)吸收新的管理手段與策略。同時(shí)由于管理從業(yè)人員缺乏專(zhuān)業(yè)且系統(tǒng)的檔案知識(shí)，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類(lèi)、保存中會(huì)存在諸多缺陷。在實(shí)際管理工作中若管理人員的職業(yè)責(zé)任感與思想道德達(dá)不到應(yīng)有高度，那么極有可能會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（二）管理人員的管理方式與企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程不相符。社會(huì)的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細(xì)化，對(duì)檔案管理工作的精密性要求也越來(lái)越高，管理工作量加大，各種類(lèi)型的檔案管理方法、形式以及內(nèi)容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢(shì)。為了迎合社會(huì)發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時(shí)代的影響下也有了新的任務(wù)與要求，但目前的某些部門(mén)中，檔案管理方法無(wú)法真正貼合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需要。在具體管理中不能運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備對(duì)檔案歸類(lèi)與云端儲(chǔ)存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導(dǎo)致檔案管理工作效率無(wú)法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類(lèi)、儲(chǔ)存中還會(huì)出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。（三）檔案管理軟硬件設(shè)施較為落后。在檔案管理中，一些具有時(shí)效性的文件要求進(jìn)行自動(dòng)化管理。企業(yè)引進(jìn)管理軟硬件設(shè)備需要經(jīng)費(fèi)，在實(shí)際的管理工作中，企業(yè)能夠給檔案工作劃撥的經(jīng)費(fèi)有限。

三、完善辦公室檔案管理工作的對(duì)策

在企業(yè)辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業(yè)應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備、轉(zhuǎn)變管理人員觀念、優(yōu)化管理工作，促進(jìn)資源共享，對(duì)存在的不足加以改進(jìn)與完善。（一）增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，制定且完善管理制度。在眾多的企業(yè)中，大多數(shù)都存在著對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)不到位或是忽視管理工作的現(xiàn)象。因此企業(yè)與管理領(lǐng)導(dǎo)與員工應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)管理工作的重視程度，不斷汲取先進(jìn)的管理方法，增強(qiáng)自身的管理水平，轉(zhuǎn)變適應(yīng)時(shí)代與企業(yè)未來(lái)發(fā)展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，繼而增強(qiáng)企業(yè)各個(gè)部門(mén)工作效益，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，促進(jìn)企業(yè)蓬勃發(fā)展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該明確不同類(lèi)別檔案的管理流程；規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)程序，使用現(xiàn)代化信息管理設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，優(yōu)化管理工作。針對(duì)機(jī)密性文件應(yīng)該做好保密工作，在軟硬件設(shè)備中做好加密處理并設(shè)置使用權(quán)限。（二）踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法。檔案管理工作量越來(lái)越大，行業(yè)分工也越來(lái)越細(xì)致化，為了降低檔案在編制、分類(lèi)、整體、儲(chǔ)存等工作流程中出現(xiàn)的失誤頻率，極其有必要踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法，將計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備與軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為發(fā)展的基礎(chǔ)條件，創(chuàng)建不同形式的管理機(jī)制體系，進(jìn)而能夠更好地滿足不同種類(lèi)的檔案管理。在創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理體系中，應(yīng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸納到數(shù)字化管理工作中，通過(guò)不同形式的文件增強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。企業(yè)中的各個(gè)管理部門(mén)同時(shí)還能打破時(shí)間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案文件的云端共享，方便調(diào)用與儲(chǔ)存，以此種方式來(lái)提高檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值，并且不斷豐富檔案管理工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的數(shù)字化，企業(yè)應(yīng)該將其作為重點(diǎn)工作來(lái)抓，也只有這樣，才能迎合時(shí)展需求，推動(dòng)企業(yè)走在時(shí)代的前端，在同行業(yè)中站穩(wěn)腳跟。

四、結(jié)語(yǔ)

為了有效發(fā)揮辦公室檔案管理工作的重要作用，企業(yè)應(yīng)在日常的管理工作中積極汲取高效的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)其中存在的不足合理解決，繼而保證辦公室檔案管理高效且有序開(kāi)展。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)該積極采取有效辦法提升管理人員的基本素質(zhì)，提高專(zhuān)業(yè)技能水平，汲取先進(jìn)管理模式，促進(jìn)檔案管理工作的自動(dòng)化、信息化、創(chuàng)新化，促進(jìn)資源共享，緊跟企業(yè)發(fā)展步伐。

作者:李軍 單位:萊州市婦幼保健院

【參考文獻(xiàn)】

[1]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(5):171-172.

第6篇

（一）文書(shū)檔案主要是以紙質(zhì)或其他載體

記錄發(fā)生的事件、過(guò)程記載、物品存檔、關(guān)鍵文件為管理對(duì)象文書(shū)檔案的管理重點(diǎn)主要在于收集和保存資料。分門(mén)別類(lèi)的存放，此階段的工作重心應(yīng)放在收集、管理、編目編冊(cè)、保存等方面。

（二）文書(shū)檔案載體的多樣性

文書(shū)檔案涉及方面眾多，是單位發(fā)展進(jìn)程中的真實(shí)反映和記錄，行政管理、科技檔案、新設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案等都是文書(shū)檔案所涉及的內(nèi)容。由于文檔內(nèi)容豐富多樣。所以文書(shū)檔案的保存載體也具有多樣性。例如：照片、錄音、錄像、協(xié)議、合同、責(zé)任書(shū)各類(lèi)文件以及各種電子檔案等等。

（三）文書(shū)工作與文書(shū)檔案之間的聯(lián)系

文書(shū)工作包括文件的整理收集、立卷和歸檔，文書(shū)檔案的管理包括文件的書(shū)寫(xiě)材料、文件的格式、是否及時(shí)歸檔等。文書(shū)工作可以說(shuō)是檔案工作的基礎(chǔ)和前提條件，文書(shū)工作的全過(guò)程也是辦公室文書(shū)檔案形成的過(guò)程。

二、關(guān)于醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題概述

（一）醫(yī)院文書(shū)檔案管理的投入過(guò)低

由于醫(yī)療用房的緊張，醫(yī)院存放檔案的地方也十分有限；醫(yī)院文書(shū)檔案職責(zé)不明,管理不完善，醫(yī)院文書(shū)檔案與醫(yī)療病歷檔案的存放于檔案庫(kù)房的存放相混合，與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)。醫(yī)院文書(shū)管理的信息效率過(guò)低。

（二）醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案意識(shí)薄弱

長(zhǎng)久以來(lái)醫(yī)院多偏重病案檔案，醫(yī)院文書(shū)與文書(shū)檔案相對(duì)于病案檔案來(lái)說(shuō),醫(yī)院文書(shū)檔案的相對(duì)重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認(rèn)為文書(shū)檔案沒(méi)有存在的價(jià)值,相關(guān)的科室對(duì)于文書(shū)檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費(fèi)程度極其嚴(yán)重，不能達(dá)到預(yù)想的可觀狀況。

（三）醫(yī)院在文書(shū)與檔案工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象現(xiàn)下的檔案管理模式下存在這許多的不規(guī)范現(xiàn)象。例如：版記不全、文件使用不當(dāng)、分類(lèi)不明確、用紙不達(dá)標(biāo)、辦理程序不規(guī)范、原稿文件缺損、裝訂不規(guī)范等現(xiàn)象。

（四）醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有待提高

目前，我國(guó)的檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍在理論水平、文化水平、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書(shū)檔案管理方面的必要專(zhuān)業(yè)知識(shí)，責(zé)任心主人翁意識(shí)的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現(xiàn)象，不符合辦公室文書(shū)檔案管理的規(guī)范準(zhǔn)則。

三、針對(duì)醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理工作的一些優(yōu)化措施

（一）強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范銜接實(shí)現(xiàn)文書(shū)、檔案工作一體化，要求文書(shū)人員嚴(yán)格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質(zhì)量關(guān)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，在公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)整理立卷及歸檔。

（二）提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和管理意識(shí)醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)理論，充實(shí)和提高自己的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)。做到與時(shí)俱進(jìn)，辦公現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，信息社會(huì)必然導(dǎo)致大量的電子文件的出現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化。文書(shū)檔案管理人員則需要努力成為管理型、復(fù)合型和技術(shù)性的專(zhuān)業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理人才。

（三）提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作人員的積極性

健全相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作。把握好人員的變動(dòng)和調(diào)入關(guān)，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作人員的責(zé)任感。充分調(diào)動(dòng)辦公室文書(shū)檔案管理人員的工作熱情，提高實(shí)事求是的工作態(tài)度，及時(shí)對(duì)從事相關(guān)文書(shū)檔案管理的人員進(jìn)行相關(guān)的待遇到位。

（四）建立醫(yī)院文書(shū)歸檔的制度

具體到一個(gè)立檔單位，不僅要真實(shí)、客觀，要有歸檔的時(shí)間、范圍、要求，保證文件的完整。文書(shū)檔案整理的內(nèi)容：檔案的系統(tǒng)化（檔案的分類(lèi)、案卷的排列、檔號(hào)的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。

四、結(jié)束語(yǔ)

第7篇

在（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦公室的檔案管理中，其在進(jìn)行規(guī)范化管理過(guò)程中還存在著各種各樣的問(wèn)題，使得在辦公室中對(duì)檔案管理難以發(fā)揮出檔案作為一種信息資源所具有的作用，而規(guī)范檔案的管理則可在一定程度上充分的發(fā)揮出檔案的信息資源作用，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。因此，本文對(duì)在（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦公室中檔案管理的規(guī)范化對(duì)策進(jìn)行探討，為有效的利用檔案資源做好準(zhǔn)備工作。

2提高（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案的管理意識(shí)

2．1擋案管理必須與時(shí)俱進(jìn)

要想使（醫(yī)療機(jī)構(gòu)〉新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦公室中的檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，就必須不斷的提高管理員自身的思想道德與業(yè)務(wù)水平。就目前來(lái)說(shuō)，缺乏專(zhuān)業(yè)性、學(xué)歷低與等，直接導(dǎo)致資料的長(zhǎng)期積壓與不歸類(lèi)整理，進(jìn)而使得檔案的保存、査找與利用都比較困難，乃至無(wú)法充分發(fā)揮檔案的重要作用⑴。

2．2樹(shù)立安全管理檔案的意識(shí)

安全管理檔案是對(duì)檔案實(shí)物的防范，其主要包括：注意防火、注意防盜、注意防潮等。電子檔案則需要注重設(shè)備系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行，做好檔案的備份，相關(guān)的工作人員在調(diào)取或提供檔案之后需要將其保管好。此外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平加以培訓(xùn)，使其能更好的勝任這份工作。

3對(duì)檔案信息資源進(jìn)行幵發(fā)利用的途徑

3．1加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的源頭管理

加強(qiáng)源頭管理是指在檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用時(shí)的一些構(gòu)建工作，首先，進(jìn)一步提升相關(guān)人員的處理水平，對(duì)檔案信＆資源的質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)。進(jìn)而使得檔案信良資源的利用價(jià)值得以提高。對(duì)于已經(jīng)搜集匯總的檔案，檔案管理工作人員需要科學(xué)保存，以此來(lái)保證檔案信良資源具備完整性與可用性。并且只有加強(qiáng)對(duì)檔案信＿資源的源頭管理，才能實(shí)現(xiàn)優(yōu)良的循環(huán)系統(tǒng)，進(jìn)而為用戶提供及時(shí)準(zhǔn)確地的信良資源。加強(qiáng)源頭管理需要醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理部門(mén)來(lái)完成，各個(gè)科室也必須協(xié)調(diào)配合，年終考評(píng)中加入各個(gè)科室擋案管理的工作水平，也是一種提髙（醫(yī)護(hù)人員）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作人員積極性和責(zé)任心的手段。第二，進(jìn)一步提高工作人員的綜合素質(zhì)能力。并加大資金的投人，才能充分的開(kāi)發(fā)并利用檔案信氤資源。

3.2抓住重與，大力突破

對(duì)于（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案的管理方式要與時(shí)俱進(jìn)，擋案管理人員需要依據(jù)具體清況來(lái)抓住重點(diǎn)、大力突破。首先，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)信tf化的構(gòu)建，并加快對(duì)檔案管理信良化的構(gòu)建進(jìn)度。以專(zhuān)題分類(lèi)與流程簡(jiǎn)化以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、通過(guò)突破重兵來(lái)完成經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的雙贏。第二，對(duì)（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案信E管理建立自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)。若檔案都記錄在一個(gè)系統(tǒng)，那對(duì)檔案的管理也將變得簡(jiǎn)單化。規(guī)范化的電子文件歸檔與管理流程能夠保證檔案信良資源的完整性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字信息化以及系統(tǒng)化。

3.3由點(diǎn)及面，層層遞進(jìn)

加強(qiáng)對(duì)（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦公室檔案進(jìn)行管理需用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來(lái)看待，是否有完整科學(xué)的制度來(lái)充分幵發(fā)利用（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案的信良資源，（這與醫(yī)療機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益有著一定的關(guān)聯(lián)。）由點(diǎn)及面、層層遞進(jìn)的進(jìn)行檔案管理工作，可以持續(xù)發(fā)展（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理事業(yè)。首先，各科室應(yīng)展開(kāi)建設(shè)檔案資源信氣化的工作。第二，在推進(jìn)檔案資源信良化的建設(shè)中不斷的＆結(jié)經(jīng)驗(yàn)，理清？路與創(chuàng)新管理方式。第三，要一步一步完成檔案信氧資源的建設(shè)，不能急于求成。以此讓?zhuān)ㄡt(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理工作得以科學(xué)持續(xù)的發(fā)展。

3.4加大物質(zhì)與技術(shù)的保障力度

檔案管理的一些工作環(huán)境與存儲(chǔ)空間以及設(shè)備等都是物質(zhì)的保障。專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作人員、具備先進(jìn)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才是技術(shù)的保障，能夠?yàn)闄n案信息管理提供更好的服務(wù)，物質(zhì)保障、技術(shù)保障都不可缺。想要確保檔案管理工作具有長(zhǎng)效性，必須在檔案的管理上加大物質(zhì)與技術(shù)的投資。

3.5完善檔案信良與資源的開(kāi)發(fā)利用體系檔案建立的目的是為（病人）

參合群眾以及各定與醫(yī)療機(jī)構(gòu)提供服務(wù)。所以，檔案管理工作人員的義務(wù)便是進(jìn)一步開(kāi)發(fā)并利用擋案信良資源。對(duì)于檔案信良的搜集以及整理，管理人員起到很大的作用。檔案信營(yíng)、資源的開(kāi)發(fā)與合理利用是檔案管理工作的最終目的。檔案工作人員對(duì)信息資源進(jìn)行搜集整理、編輯加工是檔案被合理利用的關(guān)鍵。

4結(jié)語(yǔ)

第8篇

一、辦公室檔案管理基本概念

所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對(duì)企業(yè)中的人員情況與事件進(jìn)行詳細(xì)記錄與備案，且將記錄的資料分類(lèi)，做好排擋，按照不同編號(hào)合理保存。其中不同的文書(shū)檔案有其不同格式、保存方式以及時(shí)效性，因此檔案的管理人員應(yīng)該對(duì)企業(yè)檔案定期進(jìn)行歸納與清除。

二、辦公室檔案管理中存在的缺陷

不管企業(yè)從屬于何種類(lèi)別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因?yàn)槭艿讲粩喔碌目茖W(xué)技術(shù)的沖擊，以往傳統(tǒng)的管理方式在向新的管理方式過(guò)渡中存在諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理人員認(rèn)識(shí)程度不足。因?yàn)檗k公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與時(shí)代變化速度轉(zhuǎn)變管理理念，不能及時(shí)吸收新的管理手段與策略。同時(shí)由于管理從業(yè)人員缺乏專(zhuān)業(yè)且系統(tǒng)的檔案知識(shí)，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類(lèi)、保存中會(huì)存在諸多缺陷。在實(shí)際管理工作中若管理人員的職業(yè)責(zé)任感與思想道德達(dá)不到應(yīng)有高度，那么極有可能會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）管理人員的管理方式與企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程不相符。社會(huì)的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細(xì)化，對(duì)檔案管理工作的精密性要求也越來(lái)越高，管理工作量加大，各種類(lèi)型的檔案管理方法、形式以及內(nèi)容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢(shì)。為了迎合社會(huì)發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時(shí)代的影響下也有了新的任務(wù)與要求，但目前的某些部門(mén)中，檔案管理方法無(wú)法真正貼合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需要。在具體管理中不能運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備對(duì)檔案歸類(lèi)與云端儲(chǔ)存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導(dǎo)致檔案管理工作效率無(wú)法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類(lèi)、儲(chǔ)存中還會(huì)出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。

（三）檔案管理軟硬件設(shè)施較為落后。在檔案管理中，一些具有時(shí)效性的文件要求進(jìn)行自動(dòng)化管理。企業(yè)引進(jìn)管理軟硬件設(shè)備需要經(jīng)費(fèi)，在實(shí)際的管理工作中，企業(yè)能夠給檔案工作劃撥的經(jīng)費(fèi)有限。

三、完善辦公室檔案管理工作的對(duì)策

在企業(yè)辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業(yè)應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備、轉(zhuǎn)變管理人員觀念、優(yōu)化管理工作，促進(jìn)資源共享，對(duì)存在的不足加以改進(jìn)與完善。

（一）增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，制定且完善管理制度。在眾多的企業(yè)中，大多數(shù)都存在著對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)不到位或是忽視管理工作的現(xiàn)象。因此企業(yè)與管理領(lǐng)導(dǎo)與員工應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)管理工作的重視程度，不斷汲取先進(jìn)的管理方法，增強(qiáng)自身的管理水平，轉(zhuǎn)變適應(yīng)時(shí)代與企業(yè)未來(lái)發(fā)展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，繼而增強(qiáng)企業(yè)各個(gè)部門(mén)工作效益，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，促進(jìn)企業(yè)蓬勃發(fā)展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該明確不同類(lèi)別檔案的管理流程；規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)程序，使用現(xiàn)代化信息管理設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，優(yōu)化管理工作。針對(duì)機(jī)密性文件應(yīng)該做好保密工作，在軟硬件設(shè)備中做好加密處理并設(shè)置使用權(quán)限。

（二）踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法。?n案管理工作量越來(lái)越大，行業(yè)分工也越來(lái)越細(xì)致化，為了降低檔案在編制、分類(lèi)、整體、儲(chǔ)存等工作流程中出現(xiàn)的失誤頻率，極其有必要踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法，將計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備與軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為發(fā)展的基礎(chǔ)條件，創(chuàng)建不同形式的管理機(jī)制體系，進(jìn)而能夠更好地滿足不同種類(lèi)的檔案管理。在創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理體系中，應(yīng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸納到數(shù)字化管理工作中，通過(guò)不同形式的文件增強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。

企業(yè)中的各個(gè)管理部門(mén)同時(shí)還能打破時(shí)間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案文件的云端共享，方便調(diào)用與儲(chǔ)存，以此種方式來(lái)提高檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值，并且不斷豐富檔案管理工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的數(shù)字化，企業(yè)應(yīng)該將其作為重點(diǎn)工作來(lái)抓，也只有這樣，才能迎合時(shí)展需求，推動(dòng)企業(yè)走在時(shí)代的前端，在同行業(yè)中站穩(wěn)腳跟。

第9篇

一、增強(qiáng)辦公室檔案意識(shí)，完善檔案日常管理制度

首先，大多數(shù)單位都忽視了辦公室檔案管理工作，檔案管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致工作很難取得進(jìn)步。所以，單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)辦公室檔案管理工作的重要性，努力改進(jìn)檔案管理工作，有機(jī)結(jié)合檔案管理目標(biāo)，正確樹(shù)立檔案管理理念，堅(jiān)持完善檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理的崗位責(zé)任制。如：?jiǎn)挝豢梢罁?jù)辦公室檔案管理工作實(shí)際，積極成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確制定檔案崗位目標(biāo)和職責(zé)，并把工作目標(biāo)層層分解開(kāi)，把責(zé)任落實(shí)到每一位檔案管理人員身上，并把檔案管理工作實(shí)效納入人員的績(jī)效考核范圍，逐漸在單位內(nèi)部形成有序的、不推脫的辦公室檔案管理工作新局面。又如：?jiǎn)挝豢稍趦?nèi)部組織開(kāi)展知識(shí)競(jìng)賽、座談會(huì)等短期性的辦公室檔案管理宣傳工作，強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)及人員的檔案管理意識(shí)，確保辦公室檔案管理工作能得到有效的改進(jìn)和提升。

其次，進(jìn)一步完善辦公室檔案的日常管理工作。檔案管理制度的建立和完善，首先應(yīng)明確檔案管理工作流程，并統(tǒng)一建立檔案人員的約束與監(jiān)督機(jī)制，避免人員出現(xiàn)不規(guī)范操作[1]。同時(shí)，辦公室檔案管理跟日常的文件管理之間聯(lián)系密切，可在實(shí)際工作過(guò)程中一起管理。如單獨(dú)建立文件資料管理辦公室，根據(jù)文件資料的類(lèi)別、時(shí)期等分別存放好，并貼上標(biāo)簽，為日后查找提供方便。檔案，檔案保管室的安全性應(yīng)得到保障，特別是針對(duì)一些重要的文件資料，應(yīng)做好加密工作，把它們單獨(dú)存放起來(lái)。保密級(jí)別不同的文件資料應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)相應(yīng)的保密期限，如果文件資料的保密必要性已經(jīng)喪失，就應(yīng)做好記錄，并整理好，且應(yīng)要求兩名檔案人員同時(shí)參與保密辦公室檔案的管理工作，以便能相互監(jiān)督，確保辦公室檔案管理工作能有序進(jìn)行，真正把安全工作落到實(shí)處。

二、加強(qiáng)辦公室檔案收集，提高檔案人員素質(zhì)水平

首先，單位應(yīng)加強(qiáng)辦公室檔案的收集工作。在辦公室檔案管理工作中，資料的收集是最重要的也是最基礎(chǔ)的工作，所以只能對(duì)檔案收集工作進(jìn)行規(guī)范和加強(qiáng)，才能取得理想的辦公室檔案管理效果。一是單位的檔案文書(shū)資料應(yīng)分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行收集和保管，收集的文件資料應(yīng)格式規(guī)范、字跡清晰，并進(jìn)行妥善保管;二是進(jìn)一步規(guī)范文件資料的收集與使用程序，如對(duì)各種文件資料的選用、正文提料、文字編號(hào)、主題詞、附件等統(tǒng)一開(kāi)展規(guī)范工作，并嚴(yán)格按照檔案管理制度來(lái)執(zhí)行，為整理、使用辦公室檔案提供方便;三是科學(xué)建立檔案檢索制度，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)完善辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的網(wǎng)上管理，做好目錄編號(hào)工作，提高辦公室檔案收集效率。

其次，組織開(kāi)展檔案管理人員培訓(xùn)工作，提高人員素質(zhì)水平。辦公室檔案管理工作始終都需要每一名辦公室檔案管理人員在日常工作中去落實(shí)，而隨著管理技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的持續(xù)提升，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提升迫在眉睫。然而很多單位從事辦公室檔案管理的人員并不具備專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案的立卷、分類(lèi)等都是不得要領(lǐng)、一知半解，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平跟信息時(shí)代的辦公室檔案管理要求存在較大差距。為提高人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，單位應(yīng)從不同方面做出改進(jìn)：一是促使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理工作的重要意義，通過(guò)采取各項(xiàng)激勵(lì)措施來(lái)提高人員工作積極性;二是時(shí)常組織開(kāi)展一些教育培訓(xùn)活動(dòng)，在豐富檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí)促使他們掌握更多先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，確保他們能在日常的辦公室檔案管理工作過(guò)程中熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效提高工作效率。特別是在越來(lái)越泛濫的網(wǎng)絡(luò)病毒、技術(shù)水平越來(lái)越高的計(jì)算機(jī)黑客等的入侵下，網(wǎng)絡(luò)安全事故時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重威脅著單位辦公室檔案信息的安全性，所以人員不斷提高專(zhuān)業(yè)檔案管理意識(shí)和操作技能水平是異常關(guān)鍵的[2]。

三、推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，加快實(shí)現(xiàn)信息資源共享

首先，加快辦公室檔案數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)速度。單位應(yīng)逐年制定辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)計(jì)劃，并加強(qiáng)檢查和監(jiān)督，確保能有序開(kāi)展辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作。單位應(yīng)以用戶需求為導(dǎo)向，在追求利益的前提下著眼未來(lái)，同步推進(jìn)辦公室檔案的鑒定與數(shù)字化建設(shè)，盡早構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄[3]。同時(shí)，要加大投入，在單位各級(jí)檔案部門(mén)形成協(xié)作機(jī)制，集中一切能集中的力量來(lái)促進(jìn)開(kāi)展辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作，強(qiáng)化單位在檔案信息資源產(chǎn)生過(guò)程中的主體責(zé)任，尤其要嚴(yán)格遵循檔案信息資源誰(shuí)生產(chǎn)、誰(shuí)負(fù)責(zé)的基本原則，加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度。另外，單位應(yīng)堅(jiān)持實(shí)行辦公室檔案的雙套歸檔制度，即紙質(zhì)檔案與電子檔案，通過(guò)選用光盤(pán)刻錄、網(wǎng)上傳輸兩種方式來(lái)實(shí)現(xiàn)手書(shū)形式檔案以外的所有辦公室文件資料的電子化歸檔，并針對(duì)檔案信息資源實(shí)施圖形文件、文本文件并存制度，促使檔案全文檢索目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，全面提高辦公室檔案的查準(zhǔn)率、查全率等，最終順利改進(jìn)辦公室檔案管理工作。

其次，加快實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息資源共享。單位應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家新出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)，把技術(shù)壁壘打破，統(tǒng)一建立檔案信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)單位及時(shí)融合網(wǎng)上辦公應(yīng)用系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案信息的生成、整理與歸檔，使辦公室電子檔案信息的入口保持暢通。與此同時(shí)，辦公室檔案管理工作應(yīng)以服務(wù)單位發(fā)展為重點(diǎn)，探索在單位區(qū)域內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，遵循先重點(diǎn)后一般、先易后難的原則，以單位需求為導(dǎo)向制定辦公室檔案信息資源的共享目錄，注重提高辦公室檔案管理工作的實(shí)效性。如單位可建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，利用單位的局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)電子信息的網(wǎng)上傳輸，一體化管理各種辦公室檔案信息資源，真正實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，加快改進(jìn)信息時(shí)代的辦公室檔案管理工作。