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第1篇

一、建立個人健康檔案的必要性與重要性

個人健康檔案形成者，主要指醫(yī)院、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)、社會健康服務(wù)機(jī)構(gòu)等。檔案內(nèi)容，個人健康檔案不僅包括個人在醫(yī)院看病時候所用的病歷，還包括與個體健康有關(guān)在醫(yī)療、保健等過程中產(chǎn)生的更廣義信息資料。檔案的形式，主要有圖、檔、卡、冊、表。檔案的本質(zhì)即個人在醫(yī)療、保健等個人健康管理活動中形成原始的歷史記錄，它是醫(yī)療保健過程順利進(jìn)行的依據(jù)。個人健康檔案，就是個人身心健康（健康狀態(tài)、亞健康狀態(tài)的疾病預(yù)防與保護(hù)、非健康狀態(tài)的疾病治療等）過程的規(guī)范、科學(xué)記錄。它是以個人健康為核心、貫穿整個生命過程、涵蓋各種健康相關(guān)因素、實(shí)現(xiàn)信息多渠道動態(tài)收集、管理，滿足個人自身需要和健康管理的具有查考利用價(jià)值的不同載體和形式的歷史記錄。由此可見，個人健康檔案是個人自我保健過程中不可缺少的醫(yī)學(xué)資料，它記錄了每個人疾病的發(fā)生、發(fā)展、治療和轉(zhuǎn)歸的過程。建立健全公民個人健康檔案對完善我國公共衛(wèi)生和醫(yī)療服務(wù)體系、加強(qiáng)疾病防治和預(yù)防保健等工作具有重要意義。

二、個人健康檔案的內(nèi)容與獨(dú)特性

1、個人健康檔案的內(nèi)容

個人健康檔案不僅包括個人在醫(yī)院看病時候所用的病歷，還包括與個體健康有關(guān)在醫(yī)療、保健等過程中產(chǎn)生的更廣義信息資料。個人健康檔案可由個人基本信息、基本記錄和專項(xiàng)檔案等部分組成。個人基本信息包括姓名、年齡、性別、身份證號、職業(yè)、工作單位、教育程度、婚姻、民族等；基本記錄即個人健康行為記錄：如家族史、吸煙、飲酒、就醫(yī)行為以及個人各種化驗(yàn)及輔助檢查記錄、預(yù)防性記錄等；專項(xiàng)檔案指特殊疾患流程，是指對某一問題的進(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤隨訪的動態(tài)觀察記錄。包括癥狀、體征、用藥、轉(zhuǎn)會診結(jié)果等。

2、個人健康檔案的獨(dú)特性

2.1內(nèi)容的全面性與形式的多樣性。個人健康檔案不是簡單地將紙質(zhì)病歷記載的各項(xiàng)內(nèi)容輸入電腦，還記載了居民平時生活中的點(diǎn)滴健康相關(guān)信息，在任何時間、任何地點(diǎn)收集個人健康檔案，不僅能記錄病史、診斷治療情況可以完成以個人健康為中心的信息集成，而且也是在醫(yī)療過程中形成的所有文字、數(shù)據(jù)、圖表、影像等資料的有機(jī)整合。個人健康檔案的形式多種多樣，它以圖、卡、檔、表、冊等形式出現(xiàn)。

2.2內(nèi)容變化的動態(tài)性。一份完整的個人健康檔案記錄了個體從出生到死亡過程中在各個健康狀態(tài)下的所有生命體征的變化以及客觀反映疾病病情、檢查、診斷、治療情況及其轉(zhuǎn)歸的全過程記錄。它是一個動態(tài)連續(xù)且全面的記錄過程，并通過各種形式詳細(xì)地記錄健康信息的變化，從而為將來的醫(yī)療保健以及健康管理過程提供完整的醫(yī)療診斷依據(jù)。

2.3檢索使用的方便性與靈活性。傳統(tǒng)意義上的查閱檔案，必須是要先通過查找索引，找到相關(guān)索引一層層進(jìn)入后才能進(jìn)行翻閱，這不僅速度慢，勞動繁瑣，而且檢索的查全性和查準(zhǔn)性又無法得到保證。個人健康檔案以個人為單位，以特有的數(shù)據(jù)格式集中存儲，有利于迅速檢索查詢、調(diào)用處理各種信息，為科學(xué)研究、臨床提供全面可靠的資料，大大提高了檔案的利用效率。

2.4內(nèi)容的保密性。由于個人健康檔案記錄了大量的涉及個人隱私的信息，所以它的安全控制和保密性的要求就顯得很高。個人健康檔案涉及的隱私信息主要有注冊信息，包括姓名、年齡、性別、身份證號、職業(yè)等，有對于個人健康有關(guān)的某一問題的跟蹤動態(tài)觀察記錄，如就醫(yī)行為等，還有用戶的潛在信息，即基于個人信息從中發(fā)掘出來的潛在信息。

三、進(jìn)一步建立健全個人健康檔案管理制度

1、建立完善的管理流程和機(jī)制

首先是完善個人健康檔案的收集制度。個人要有自我保健意識，盡可能地將與自身健康相關(guān)的所有記錄全面、妥善地保管起來。各個衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)，如醫(yī)院、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心、社會健康服務(wù)機(jī)構(gòu)等要形成制度，從個人出生開始建立健康檔案，把個人健康資料納入各個醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)的檔案管理流程中。其次要確定個人健康檔案管理機(jī)構(gòu)。個人健康檔案是個人健康情況的原始記錄，具有從屬性與唯一性，其歸屬權(quán)屬于個人所有。醫(yī)院等健康機(jī)構(gòu)在受聘管理的期限內(nèi)，負(fù)有形成。收集、歸檔和妥善管理的職責(zé)，嚴(yán)禁健康檔案的散失。要根據(jù)有關(guān)規(guī)定在一定期限內(nèi)做好個人健康檔案的交接工作，保證檔案資料的完整性與延續(xù)性。再次是不斷探索好的管理方法和經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)一支高素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理人員隊(duì)伍，高校快捷地提供利用服務(wù)，最大限度地提高個人健康檔案的利用價(jià)值。

2、個人隱私安全與保護(hù)問題

隱私的基本涵義就是自然人對個人生活秘密和個人生活自由保有不受他人干涉的權(quán)利。個人健康檔案中有關(guān)個人信息完全屬于個人隱私，這種隱私權(quán)主要表現(xiàn)在個人對整個就醫(yī)、保健過程中檔案上記載的個人資訊或信息部分享有的支配權(quán)。目前，我國正在進(jìn)行醫(yī)療體制和社會保障機(jī)制的改革，醫(yī)療法制尚不健全，易患糾紛日益增多，作為醫(yī)療保障體系之一的個人健康檔案工作也應(yīng)納入法制軌道。如何有效保護(hù)個人隱私不被泄露，是保障個人利益的一個重要方面，應(yīng)該引起足夠的重視。個人健康檔案管理機(jī)構(gòu)要從提高服務(wù)質(zhì)量，建立起如醫(yī)患雙方密切的信任關(guān)系，抵消提供個人信息的顧慮；制訂完善的個人隱私制度與隱私保護(hù)技術(shù)；開展個人隱私保護(hù)教育，提高隱私保護(hù)意識與行業(yè)自律管理意識等幾個方面入手，將個人健康檔案的管理與保護(hù)個人隱私權(quán)相結(jié)合，走出一條符合我國國情的個人健康檔案管理之路。

第2篇

我國人力資源和社會保障個人檔案由來已久，對社會發(fā)展起到一定的推動作用，但隨著科技水平的不斷進(jìn)步，個人檔案的管理工作并沒有跟上時代的步伐，缺乏現(xiàn)代化的管理，內(nèi)部的的組織制度、人員素質(zhì)等還有很大的進(jìn)步空間，這些都是新時期個人檔案管理所面臨的問題和挑戰(zhàn)。（一）監(jiān)管組織待完善，人員素質(zhì)待提高人力資源和社會保障個人檔案管理的內(nèi)部監(jiān)管能力有待提高，業(yè)務(wù)量大、任務(wù)重的工作特點(diǎn)，直接導(dǎo)致了內(nèi)部監(jiān)管組織的漏洞。此外，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高也是管理工作中的嚴(yán)重問題，由于檔案管理工作的特性，往往會出現(xiàn)正式職工編制不足，一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象，有的工作人員尚未取得相關(guān)的從業(yè)資格證書，難以保證個人檔案管理的工作質(zhì)量，進(jìn)而造成一些錯誤和問題，嚴(yán)重影響了人力資源和社會保障工作的穩(wěn)步發(fā)展。（二）信息化建設(shè)滯后，辦公效率較低下現(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)早已滲透到社會發(fā)展和人民生活的各個領(lǐng)域，且產(chǎn)生了巨大的推動與促進(jìn)作用，大大提高了現(xiàn)代辦公的效率跟質(zhì)量，然而在人力資源和社會保障個人檔案管理工作中，信息化的運(yùn)用尚未完全普及和完善，管理的系統(tǒng)信息無法共享，難以及時核實(shí)個人的相關(guān)信息，導(dǎo)致各種社會保障基金問題難以預(yù)防和查處，例如重復(fù)領(lǐng)取、漏報(bào)、瞞報(bào)等，不利于社會保障工作的合理有序進(jìn)行，加上缺乏信息化處理，辦公效率低下，大量工作積壓，導(dǎo)致許多信息的不大及時處理，大大阻礙了個人檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

二、人力資源和社會保障個人檔案管理的發(fā)展策略

為促進(jìn)我國人力資源和社會保障個人檔案管理適應(yīng)時展的要求，適應(yīng)人民群眾日益提高的生活標(biāo)準(zhǔn)，需要正式個人檔案管理存在的不足和缺陷，細(xì)致分析，從中把握問題的實(shí)質(zhì)并采取相應(yīng)的發(fā)展策略，只有如此，才能促進(jìn)人力資源管理水平的提高，保證社會保障的質(zhì)量，讓個人檔案管理更好地服務(wù)于社會。

（一）提高檔案人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)個人檔案管理要求工作人員有著扎實(shí)的檔案管理的理論知識，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，擁有高度的責(zé)任感、職業(yè)道德以及認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度。加強(qiáng)思想教育，充分認(rèn)識到檔案管理的重要性和實(shí)際意義，增強(qiáng)自身責(zé)任感榮譽(yù)感，提高工作效率，檔案人員還要掌握并熟練運(yùn)用數(shù)字化、信息化技術(shù)，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化知識，通過教育培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流等形式，不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，建立一支業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬、工作作風(fēng)優(yōu)良的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

（二）加強(qiáng)個人檔案管理制度建設(shè)建立一套系統(tǒng)全面、科學(xué)合理、操作性強(qiáng)的內(nèi)部管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評估、獎勵制度等，明確具體的責(zé)任制度，責(zé)任到人，科學(xué)設(shè)置業(yè)務(wù)科室和職責(zé)崗位，堅(jiān)持政務(wù)公開，進(jìn)一步規(guī)范工作流程，形成嚴(yán)格高效、統(tǒng)一規(guī)范的業(yè)務(wù)程序，加大監(jiān)督力度，全方位監(jiān)督管理，定期對個人檔案管理進(jìn)行審查，嚴(yán)肅處理違法亂紀(jì)行為，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理監(jiān)督的權(quán)威性和執(zhí)行力。不斷學(xué)習(xí)，吸取先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，及時調(diào)整不合時宜的規(guī)章制度，確保業(yè)務(wù)工作與時俱進(jìn)，促進(jìn)人力資源和社會保證個人檔案真正服務(wù)于民。

（三）建立現(xiàn)代化檔案管理模式加強(qiáng)人力資源和社會保障個人檔案管理的信息化建設(shè)，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督的作用，建立現(xiàn)代化的檔案管理模式。樹立檔案現(xiàn)代化管理的意識，加深對先進(jìn)檔案管理知識和方法的學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的個人檔案管理技能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。利用先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案，注重對網(wǎng)絡(luò)、對計(jì)算機(jī)的使用，使個人檔案管理數(shù)據(jù)化、信息化，發(fā)揮信息化優(yōu)勢，方便管理和監(jiān)督，提高工作效率，改變傳統(tǒng)復(fù)雜繁瑣、費(fèi)時費(fèi)力的工作狀態(tài)，既避免了人員分配不準(zhǔn)的現(xiàn)象，有降低了人為因素對檔案管理帶來的影響。

三、結(jié)語

第3篇

【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)生 檔案工作 “學(xué)生類”檔案

2008年9月教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡稱：27號令），首次明確將“學(xué)生類”檔案納入高校檔案工作的范疇。然而作為法規(guī)性、指導(dǎo)性文件，27號令并未頒布其實(shí)施細(xì)則，只指出“學(xué)生類”檔案的歸檔范圍。“學(xué)生類”檔案是否就是學(xué)生個人檔案，“學(xué)生類”檔案工作如何開展？

目前高校“學(xué)生類”檔案工作的現(xiàn)狀

1.國內(nèi)學(xué)者對 “學(xué)生類”檔案解析存在很大分歧

一部分學(xué)者認(rèn)為高校“學(xué)生類”檔案僅僅是指學(xué)生的個人檔案，也就是高校大一新生進(jìn)校時由招辦提供的，由學(xué)生管理部門或檔案機(jī)構(gòu)暫時管理的，學(xué)生畢業(yè)后又流轉(zhuǎn)到用人單位人事部門或是人才交流中心的學(xué)生人事檔案；而也有部分學(xué)者認(rèn)為“學(xué)生類”檔案要和高校其他檔案一樣要在檔案機(jī)構(gòu)長期保存；還有部分學(xué)者認(rèn)為，“學(xué)生類”檔案是由學(xué)生的個人檔案和十大類中涉及學(xué)生個人資料兩部分組成，其中學(xué)生個人檔案是可以理解為暫時保管，但在教學(xué)類中，如增加學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表等。

2.目前絕大部分高校在27號令下發(fā)之后，“學(xué)生類”檔案管理工作并沒有實(shí)質(zhì)性進(jìn)展

27號令下發(fā)之前，學(xué)生檔案一般是指的學(xué)生個人檔案，一般是由高校的學(xué)生管理部門進(jìn)行管理，學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)并不參與管理。27號令頒布之后，“學(xué)生類”檔案與其他類十類檔案一同被納入高校檔案實(shí)體管理體系。然而，由于27號令并未出臺其實(shí)施細(xì)則，缺乏實(shí)際的、可操作性的措施，再加上學(xué)生檔案的產(chǎn)生部門較多，內(nèi)容又較為復(fù)雜，同時高校專職檔案人員數(shù)量較少。因此，目前絕大多數(shù)高校仍然是由學(xué)生管理部門管理學(xué)生的個人檔案。而檔案機(jī)構(gòu)并未對“學(xué)生類檔案”工作有實(shí)質(zhì)性開展。

從“檔案工作的最終目的”看“學(xué)生類”檔案內(nèi)涵

什么是“檔案”？自古以來不同的國家、學(xué)者對“檔案”具體定義的探討從來沒有停息過。但不同的國家和學(xué)者都不約而同地認(rèn)為，為利用者提供利用服務(wù)是檔案的工作的最終目的。國家檔案局局長楊冬權(quán)指出“做好檔案的社會服務(wù)是檔案工作的根本要求，是檔案工作的永恒的主題”。由此可見，高校學(xué)生產(chǎn)生的只要是對學(xué)校、學(xué)生和社會有利用價(jià)值的檔案材料都可以被稱為“學(xué)生類”檔案。為新時期指導(dǎo)高校檔案工作的法規(guī)性文獻(xiàn)，將“學(xué)生類”檔案納入高校檔案工作范疇，這是高校檔案機(jī)構(gòu)“以人為本” 服務(wù)學(xué)校、學(xué)生和社會的重要體現(xiàn)和新時代的要求。

做好“學(xué)生類”檔案工作的幾點(diǎn)建議

1.“學(xué)生類”檔案工作的順利開展，領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)心是關(guān)鍵

“學(xué)生類”檔案工作是一個長期過程，僅僅依靠檔案工作人員的努力是不夠的，還需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予關(guān)心和重視。27號令指出“高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)”。高校校長要批準(zhǔn)“學(xué)生類”檔案工作制度，要將“學(xué)生類”檔案工作“三納入”、“四同步”，并為“學(xué)生類”檔案工作提供充足的人力、物力和財(cái)力。

2.“學(xué)生類”檔案由高校檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理

27號令明確指出“高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)”。高校檔案機(jī)構(gòu)能更好地收集整理檔案和為利用者服務(wù)。一方面，高校檔案機(jī)構(gòu)在實(shí)際的工作中更了解學(xué)校、學(xué)生、社會對“學(xué)生類”檔案的需求，可以制訂出比較完善的“學(xué)生類”檔案工作制度；另一方面，高校檔案機(jī)構(gòu)工作人員在檔案意識和業(yè)務(wù)技能方面都普遍高于部門兼職檔案人員。

3.加強(qiáng)對“學(xué)生類“檔案的宣傳力度

近年來畢業(yè)生回母校查詢個人檔案、補(bǔ)辦學(xué)籍檔案等情況非常多。追究其原因，有的畢業(yè)生不清楚自己的個人檔案有沒有帶走，或自己或用人單位丟失；還有部分畢業(yè)生，檔案丟失后不知道怎么辦，在哪里補(bǔ)辦。可以看出，很多學(xué)生和用人單位對學(xué)生個人檔案不是很重視。高校應(yīng)該通過各種渠道宣傳“學(xué)生類”檔案的重要性：一方面，對內(nèi)加強(qiáng)對學(xué)生檔案意識教育；另一方面，對外通過高校網(wǎng)站、檔案機(jī)構(gòu)網(wǎng)站宣傳“學(xué)生類”檔案的內(nèi)容、價(jià)值、重要性等。

4.關(guān)口下移，加強(qiáng)對“學(xué)生類”檔案材料的收集和規(guī)范管理

“學(xué)生類”檔案涉及的學(xué)生檔案材料內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，需要有高校檔案機(jī)構(gòu)主導(dǎo)，學(xué)院各學(xué)生工作部門、管理部門共同協(xié)助才能做好。專職檔案人員要經(jīng)常深入相關(guān)“學(xué)生類”檔案產(chǎn)生部門，督促兼職檔案員做好平時歸檔材料的積累和整理，在歸檔前，逐一進(jìn)行手把手、面對面的技術(shù)指導(dǎo)與服務(wù)，針對問題及時提出解決方案，真正做到“關(guān)口前移，重心下移”，確保“學(xué)生類”檔案歸檔材料規(guī)范、齊全、完整。

為學(xué)校、學(xué)生、社會提供利用服務(wù)是開展“學(xué)生類”檔案工作的最終目的。高校檔案機(jī)構(gòu)和學(xué)者應(yīng)充分認(rèn)識到這一點(diǎn)，在實(shí)際工作中有意識地、自覺地開展和改進(jìn)“學(xué)生類”檔案工作方法，才能更好為學(xué)校、學(xué)生、社會服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉萍，楊俊.高校大類培養(yǎng)條件下的學(xué)生類檔案管理探討[J].長江大學(xué)學(xué)報(bào)（社會科學(xué)版），2009，4.

[2]王樂.職業(yè)院校學(xué)生檔案管理中存在的問題及對策[J].淮南職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，3.

第4篇

關(guān)鍵詞：高校；畢業(yè)生；檔案管理

中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1005—5312（2012）27—0240—01

一、高校畢業(yè)生檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)

1、學(xué)生檔案的內(nèi)容包括：學(xué)生個人檔案和學(xué)生整體檔案。學(xué)生個人檔案指面向?qū)W生個體設(shè)立的檔案，內(nèi)含學(xué)生本人簡歷和家庭主要成員及社會關(guān)系情況、畢業(yè)自我鑒定、學(xué)期成績、學(xué)年評語（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調(diào)查表、入團(tuán)志愿書、獎懲情況附件等。學(xué)生整體檔案是指面向全體學(xué)生包容學(xué)生個體的檔案，指學(xué)籍冊、招生花名冊、學(xué)生名冊，證書表冊，畢業(yè)證書發(fā)放登記表，畢業(yè)去向登記表、學(xué)科和非學(xué)科獲獎情況登記表，增減生名冊，學(xué)籍變動系列名冊，紀(jì)律、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達(dá)標(biāo)登記表等。

2、學(xué)生檔案材料形成的時間多階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性或準(zhǔn)季節(jié)性的。隨著高校事業(yè)的發(fā)展，高校實(shí)行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來源不一，學(xué)制有長有短，形成的學(xué)生檔案材料也不一致。

3、學(xué)生檔案具有學(xué)生管理工作的重要特點(diǎn)。其目標(biāo)非常明確，對內(nèi)，便于加強(qiáng)對學(xué)生在校時學(xué)籍、業(yè)績、思想政治、獎懲管理；對外，則服務(wù)于社會，為社會人才系統(tǒng)注入文字信息。

二、高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

（一）畢業(yè)生對檔案的重視程度不夠

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，一些畢業(yè)生就認(rèn)為個人檔案“沒什么用了”，另一些就業(yè)于私營企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。

（二）檔案管理不規(guī)范

檔案管理部門只照搬規(guī)定辦事，沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動不及時；另外，建檔干事和輔導(dǎo)員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題。

（三）檔案管理手段落后

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計(jì)算機(jī)管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。

三、完善高校畢業(yè)生檔案管理工作的思路及對策

（一）提高對畢業(yè)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識

一是加強(qiáng)宣傳力度，提高畢業(yè)生對其個人檔案重要性的認(rèn)識。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)檔案的管理知識，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識到，畢業(yè)生檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。

二是加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高建（管）檔人員素質(zhì)。新時期學(xué)生管理工作面臨許多新問題，同時也給畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認(rèn)識到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。

三是要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時保管。

（二）加強(qiáng)對畢業(yè)生檔案的科學(xué)規(guī)范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。

二是要加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照學(xué)院有關(guān)文件精神，結(jié)合本校實(shí)際制定相應(yīng)的制度，全面收集學(xué)生在校期間的表現(xiàn)材料，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料。

三是要實(shí)行專門統(tǒng)一管理。建立專門的畢業(yè)生檔案庫，將所有畢業(yè)生的檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員班級、系部、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

采用先進(jìn)的信息化手段加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理，建立畢業(yè)生電子檔案庫，實(shí)行畢業(yè)生檔案網(wǎng)上查詢，提高管理效率和水平。充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，建立畢業(yè)生網(wǎng)站、QQ群等，將不屬于個人隱私的檔案內(nèi)容上網(wǎng)，對需要保密檔案文件信息進(jìn)行加密處理，對允許閱讀的用戶，當(dāng)身份鑒別確認(rèn)后方可進(jìn)行解密處理讀出相應(yīng)的數(shù)據(jù)。用人單位可以通過上網(wǎng)查詢并利用，實(shí)行異地信息、檔案的交流、查詢，減少畢業(yè)生在學(xué)校、工作單位、人才市場多次往返奔跑，使畢業(yè)生檔案管理更加規(guī)范、有序、方便。

第5篇

一、大學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀及問題

大學(xué)生檔案對于高校畢業(yè)生來說非常重要，它反映了大學(xué)生在校期間的重要信息。大學(xué)生在校期間檔案又被稱為學(xué)籍檔案，當(dāng)他們畢業(yè)后將轉(zhuǎn)化為人事檔案。人事檔案相比于學(xué)籍檔案，涵蓋內(nèi)容更加廣泛，不僅有在校期間的記錄，也包含著就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)報(bào)到證等重要內(nèi)容。一般情況下，大學(xué)生畢業(yè)后，檔案將轉(zhuǎn)入畢業(yè)生就業(yè)單位的人力資源部，或委托所在地的人力資源中心等機(jī)構(gòu)托管。盡管大學(xué)生檔案管理具有非常重要的意義，但還是存在許多問題。首先，大學(xué)生本人缺乏對個人檔案重要性的認(rèn)識。畢業(yè)后學(xué)校把檔案直接發(fā)到本人所簽約單位或者委托人事檔案管理部門，而大學(xué)生本人卻從來未去這些部門報(bào)到過，導(dǎo)致這些部門無法核實(shí)信息后進(jìn)行存檔。往往在過去了幾年甚至十幾年后需要時才想到去查閱，導(dǎo)致檔案存放地點(diǎn)不明確，沒有相關(guān)手續(xù)查閱自己的檔案，更嚴(yán)重的是多年的業(yè)績、成果等有價(jià)值的資料都無法續(xù)存在個人檔案中，以至于影響到職位晉級、社保繳納、工齡計(jì)算、退休工資等等。其次，檔案內(nèi)容不規(guī)范，無法統(tǒng)一管理。主要表現(xiàn)檔案材料收集不全，如畢業(yè)生登記表無本人簽名，甚至有的沒有學(xué)校公章。學(xué)生成績單沒有教務(wù)部門的蓋章，甚至有些檔案使用的是復(fù)印件，形成的檔案材料沒有標(biāo)明日期，無法排序，有的缺少報(bào)到證。總之，大學(xué)生檔案內(nèi)容五花八門，各學(xué)校沒有統(tǒng)一的規(guī)范，材料類型繁多，有價(jià)值的材料不夠豐富和全面。由于很多用人單位非常看中大學(xué)畢業(yè)生的個人素養(yǎng)，而在大學(xué)生檔案中，缺乏大學(xué)生道德操守以及相關(guān)創(chuàng)新能力的證明，這不僅不能全面反映大學(xué)生的素質(zhì)和水平，也影響著大學(xué)畢業(yè)生走向工作崗位后升職加薪等個人利益。最后，管理方法陳舊。在大學(xué)生檔案管理的過程中，工作人員沒有充分地意識到先進(jìn)的管理方法的重要作用，依然采用傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案管理方式，這就導(dǎo)致大學(xué)生檔案管理工作效率不高。隨著大學(xué)生擴(kuò)招規(guī)模的越來越大，大學(xué)生檔案管理所要管理的檔案數(shù)量的增加，大學(xué)生檔案管理的工作效率亟待需要提高。負(fù)責(zé)檔案管理的人員用的還是老思路、老方法，這些人不具備檔案管理的新知識，往往還會出現(xiàn)不知道哪些材料應(yīng)該歸檔、應(yīng)該蓋哪種類型的公章等基本問題，造成人事檔案出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量問題。

二、解決問題的對策

第6篇

1.1保證人事檔案的真實(shí)性、完整性

個人檔案內(nèi)容的真實(shí)性是進(jìn)行人事檔案工作的前提基礎(chǔ)，這對后續(xù)工作有著重要的意義。檔案的真實(shí)及完整性充分體現(xiàn)了職工干部的工作狀態(tài)及精神面貌，也可以使相關(guān)部門提拔有能力的干部時，進(jìn)行準(zhǔn)確的定位及相關(guān)評估，做出更接近個人實(shí)際情況的判斷。因此可以看得出來，這個關(guān)系到每個人自身利益的人事檔案，更是關(guān)乎個人仕途的人事檔案。這樣具有重要性的人事檔案其內(nèi)容的真實(shí)性是非常重要的，一旦因?yàn)闄n案內(nèi)容的不真實(shí)，影響了真正具有能力和水平的人在仕途上面的發(fā)展，這不僅僅對有能力的人是一項(xiàng)損失，更是對社會的嚴(yán)重?fù)p失，使社會沒有能夠充分發(fā)揮培養(yǎng)人才的目的，發(fā)揮其社會價(jià)值。這就要求從事檔案管理的相關(guān)人員認(rèn)真對有關(guān)人員的檔案進(jìn)行核實(shí)、整理，使其個人檔案能夠充分反映這個人的實(shí)際工作能力和水平。但值得注意的是，將所有檔案資料整理入冊并不意味著檔案整理工作就此順利結(jié)束，檔案是隨著個人的工作經(jīng)歷及事業(yè)發(fā)展所改變的，因此對個人檔案的管理要隨時改變、隨時建立，使個人的檔案完善，把個人的閱歷及經(jīng)歷都體現(xiàn)在個人檔案中，這樣個人的檔案也就隨之豐富起來。

1.2實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的目的

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的既定目標(biāo)，是在檔案管理工作方面實(shí)現(xiàn)質(zhì)的進(jìn)步。這一定程度上使目前人事制度的管理實(shí)現(xiàn)體制化、規(guī)范化、科學(xué)化的道路。這也為社會的建設(shè)提供了有利的資源和保障。為此進(jìn)行人事檔案的管理工作有幾點(diǎn)亟需注意[2]。

1.2.1按程序歸檔

檔案內(nèi)資料的收集及整理要按照程序進(jìn)行，把材料整理后歸檔。按照個人工作經(jīng)驗(yàn)及歷程將相關(guān)證明材料納入個人的人事檔案中，在個人檔案中能夠突出本人的實(shí)際業(yè)務(wù)水平的資料都要放入其中，以待在以后選拔干部的時候作為一項(xiàng)有力的參考依據(jù)。并且要做到檔案的更新要及時，隨時變動隨時更新，緊跟個人的社會腳步，同步個人業(yè)績。整理完相關(guān)資料要按照有關(guān)要求，將檔案交給檔案存放處進(jìn)行檔案存檔的管理，對于檔案內(nèi)容要求字跡清晰，手續(xù)完備，并且對于組織上形成的證明材料需要有相應(yīng)的組織印章、任免資料以及聘用信息。如有審批表等一系列文件需要有相應(yīng)批準(zhǔn)機(jī)關(guān)的單位名稱、時間及文件編號等信息。個人書寫的證明材料需要本人簽名及資料形成的時間，需要一一將這些材料按照歸檔程序裝入檔案。

1.2.2檔案規(guī)范化整理

檔案管理的工作人員要做到對人事檔案規(guī)范管理，對人事檔案定期進(jìn)行核實(shí)及整理，及時糾正有問題的檔案，如不該納入人事檔案的資料應(yīng)該剔除，缺少的人事檔案資料需要補(bǔ)充進(jìn)去，如發(fā)現(xiàn)虛假資料需要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，對檔案的真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格審查，杜絕虛假資料。一旦發(fā)現(xiàn)問題需要及時上報(bào)，向相關(guān)部門反應(yīng)情況，按照規(guī)定進(jìn)行處理。

1.2.3建立符合標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施

檔案管理的相關(guān)設(shè)施進(jìn)行升級及更新，追隨社會的步伐及大眾的需求。要配備專門的庫房進(jìn)行管理，設(shè)置專門的檔案盒、檔案紙及打孔機(jī)等相關(guān)配備用品。還要配置除去空氣中的濕氣的空調(diào)，以防止紙質(zhì)的檔案發(fā)霉等情況發(fā)生。而且還要配置專門的防火、防蟲等設(shè)施，保證人事檔案的安全性。

2增強(qiáng)檔案信息化管理水平

提高檔案的管理水平及能力是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的最高目標(biāo)，可以充分利用人事檔案對個人工作經(jīng)歷的整理為人事部門的工作提供便利。為提升工作效率及管理水平，當(dāng)務(wù)之急就是要使檔案管理加快信息化進(jìn)程。要使計(jì)算機(jī)在檔案管理過程中發(fā)揮其自身優(yōu)勢。建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)電子信息化的檔案管理。建立個人的檔案系統(tǒng)及人事檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)各省市的聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用及查詢。這樣就可以對人事檔案進(jìn)行動態(tài)跟蹤，省時省力，便于管理人員的輸入與信息的提取，實(shí)現(xiàn)將固定的人事資料變成可以靈活更新的動態(tài)化信息。設(shè)置專人專戶的賬號信息，可以確保檔案的真實(shí)性，內(nèi)容準(zhǔn)確可靠。

3增強(qiáng)檔案管理人員整體素質(zhì)

第7篇

一、大學(xué)生畢業(yè)檔案現(xiàn)狀

每個人的人事檔案，重要性和身份證幾乎相當(dāng)，個人檔案記載著一個人的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、、工作表現(xiàn)等，表明一個人的一生人事檔案關(guān)系。畢業(yè)后要定級轉(zhuǎn)正、申報(bào)職稱、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)，以及職務(wù)晉級、婚姻等有關(guān)證明，都要用個人檔案。許多檔案管理部門都有一批沉寂數(shù)年的檔案，大學(xué)生畢業(yè)后往往兩三年不理會檔案，也不來辦任何手續(xù)，“往年這種情況很多，但近年來勞動合同簽訂的要求提高，簽合同必須有檔案跟隨，所以反而促進(jìn)了檔案的流動。”市人社局工作人員介紹，但找不到檔案的馬大哈依然不少，畢業(yè)后忙于工作，等到用檔案的時候卻總也找不到，尤其是一些畢業(yè)生丟失了報(bào)到證，增加了尋找檔案的難度。此外，網(wǎng)上簽約信息也能提供方向指引，但某些公司手續(xù)不全導(dǎo)致信息有遺漏，有時候也幫不上忙。另外，一些高校為了方便畢業(yè)生，按照畢業(yè)生提供的單位、城市信息寄送檔案，可畢業(yè)生突然又換了工作，將寄送檔案的事情拋在腦后，等尋找的時候增加了難度。許多大學(xué)生畢業(yè)后工作不穩(wěn)定，為圖方便將檔案留在自己手中，最終成了“死檔”。也有人誤以為檔案會自動跟人走，對其漠不關(guān)心，最終使自己的檔案成了“棄檔”。市人社局有關(guān)負(fù)責(zé)人提醒畢業(yè)生應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況落實(shí)檔案，如果在民營企業(yè)或是合資企業(yè)工作，無論本地籍或是外地籍最好將檔案放到正規(guī)單位管理，在外地工作的學(xué)生也應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)移至工作地檔案管理中心，以免造成棄檔。

二、大學(xué)生畢業(yè)生檔案去向

畢業(yè)生參加工作后，檔案有三類去處可能：第一類，檔案隨個人到了新的單位；第二類，自己把檔案存放人才交流中心；第三類，本人把檔案暫時存放到了學(xué)校。各類方式存檔都有其獨(dú)具之處的，具體存放哪里需要依照各地實(shí)際情況或者未來歸劃來實(shí)行。新的單位，高校畢業(yè)學(xué)生將《就業(yè)協(xié)議書》交給將要畢業(yè)學(xué)校，由學(xué)校人事部門統(tǒng)一到畢業(yè)學(xué)生人社部門辦理畢業(yè)學(xué)生就業(yè)派遣證。需要轉(zhuǎn)移戶口的高校畢業(yè)學(xué)生，還應(yīng)該持就業(yè)派遣證、畢業(yè)證書等資料到戶口所在地辦理戶口轉(zhuǎn)遷證。如果需要辦理手續(xù)的，由畢業(yè)學(xué)校一起拿到人才交流中心，經(jīng)整理、核對，符合要求的，整理完手續(xù)齊全存檔。要辦理戶口的，持手續(xù)齊全存檔、復(fù)印畢業(yè)證、戶口準(zhǔn)遷證、小二寸照片等在新工作單位或人才交流中心辦理新的手續(xù)。招聘新的單位無集體戶口的，直接遷入省或市（區(qū)）的人社部門人才交流中心集體戶口。新的單位可能有一些原因不能接納你的個人檔案，或本人自愿做一個不受約束自由職業(yè)者，可以把你個人檔案存在各地人才交流中心，優(yōu)點(diǎn)是去留隨便，而且晉級、評職稱、各種保險(xiǎn)等不缺，由于人才交流中心只管個人的檔案不用人，在你要一步深造或換想工作時不會因?yàn)闄n案轉(zhuǎn)交困難而受到限制。缺點(diǎn)是人個和新的用人單位只能簽定勞動合同，這等于給別人打工，你所在的打工單位因?yàn)槟憧赡茈S時走人的不確定性而減少你的福利；另外在出示各類和檔案相關(guān)的證明時，需要去人才交流中心，如果人才交流中心和新的工作不在同一城市，也許會浪費(fèi)你的時間；還有每一年都應(yīng)該交一定的檔案存入費(fèi)。

三、做好大學(xué)生畢業(yè)檔案管理工作的建議

第8篇

（承德市人力資源和社會保障局，河北 承德 067000）

摘　要：人力資源和社會保險(xiǎn)個人檔案管理是將有關(guān)人力資源和社會保障檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。人力資源檔案管理就是推動人力資源的信息資源，因此為了加速人力資源的流動，必須加強(qiáng)人力資源的檔案管理工作，這樣才會使人力資源得到充分的利用。

關(guān)鍵詞 ：人力資源和社會保障；檔案管理

中圖分類號：C962文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1000-8772（2015）07-0196-02

收稿日期：2015-02-12

作者簡介：董麗芳（1978-），女，河北承德人，本科，檔案館員；研究方向：檔案管理；人力資源社會保障的檔案管理。

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，人民生活水平的日益提高，社會保障工作日趨完善，社會保障基金規(guī)模急劇擴(kuò)大，人力資源和社會保障個人檔案管理工作在當(dāng)代社會顯得尤為重要，其在受到越來越重視的同時，自身的缺陷與制度的不完善也逐漸體現(xiàn)出來。在新形勢下為了解決好人力資源和社會保障個人檔案管理工作遇到的新問題和新情況，就需要不斷增強(qiáng)管理工作的能力和水平。

人力資源和社會保險(xiǎn)個人檔案管理是將有關(guān)人力資源和社會保障檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。對于做好人力資源和社會保障整體工作至關(guān)重要，尤其是大批國有企業(yè)改制，員工與企業(yè)解除勞動關(guān)系后給個人檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，再加上一些用人較少的微小企業(yè)為了減少管理成本，往往更喜歡人事檔案管理，人與檔案脫節(jié)的問題也比較突出，如何適應(yīng)新形勢下人力資源和社會保障個人檔案管理工作遇到的新情況和新問題，不斷加強(qiáng)人力資源和社會保障個人檔案管理工作，為黨和政府做好人力資源和社會保障工作提供完整、科學(xué)、詳實(shí)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是人力資源和社會保險(xiǎn)個人檔案管理工作者面臨的重要任務(wù)。

一、人力資源和社會保險(xiǎn)檔案管理存在的問題

（一）對勞動保險(xiǎn)檔案管理重視不夠

勞動保障檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，管理檔案的硬件投入不足，有的地方部門由于檔案歸檔不及時，檔案保存工作不到位，甚至出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

（二）社會保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制不健全

社會保險(xiǎn)檔案由于涉及的面比較廣泛，不同的類別社會保障檔案分別由不同的部門管理，管理出現(xiàn)了多方管理，而且部門之間溝通困難、不及時，一個人的資料由不同機(jī)構(gòu)管理，不能形成完整的檔案信息，這就加重了管理的負(fù)擔(dān)，同時給單位帶來不必要的麻煩。

（三）檔案資料收集難、歸檔不齊全

由于在日常管理檔案工作存在各自為陣的現(xiàn)象，致使檔案工作人員在收集和整理檔案材料時，往往收不齊，收不到，致使一些有價(jià)值的必須歸檔的資料被遺漏，給檔案工作造成損失。例如，自謀職業(yè)者或靈活就業(yè)人員參保檔案因?yàn)槲醇皶r建檔或歸檔不夠及時，就存在跨年度移交和歸檔保管，查閱困難的問題。又如平常業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員為了查詢方便不及時移交資料，致使這些對今后工作具有查考利用價(jià)值的“真品”散存在業(yè)務(wù)承辦部門，有的甚至流落在個人手中，只為局部和自己暫時使用考慮，沒有為全局的發(fā)展與建設(shè)考慮，致使部分檔案有空缺現(xiàn)象，這樣就影響了檔案的完整性，影響了利用工作，最終對服務(wù)日常工作造成不利。

（四）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

近年來，社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)雖然按照上級部門具體要求，積極開展檔案升級工作，健全了檔案機(jī)構(gòu)，明確了專兼職檔案員，建立了以辦公室為主體，有關(guān)職能部門配合的上下統(tǒng)一聯(lián)系的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。但在實(shí)際工作中，這種網(wǎng)絡(luò)體系“名存實(shí)亡”，使作用沒有更好地發(fā)揮出來，究其原因可以從兩個方面來看：一是專職檔案員調(diào)換頻繁，精力不能集中，部分檔案管理人員有看攤守業(yè)思想，沒有積極收集資料，更沒有積極主動地指導(dǎo)或參與業(yè)務(wù)科室檔案整理；另一方面從業(yè)務(wù)科室管理工作來看，覺得身為兼職檔案員，認(rèn)為只要把現(xiàn)有的業(yè)務(wù)工作資料簡單地收集后裝訂整齊就行了，不清楚哪些資料應(yīng)該上交檔案室，也不明白怎樣整理才算科學(xué)規(guī)范。所以，上下并沒有真正形成協(xié)調(diào)指導(dǎo)關(guān)系，這為以后的檔案管理工作進(jìn)一步走向規(guī)范造成不利。

（五）檔案升級工作重名不重利，檔案利用效率低。

有的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只是把檔案升級工作當(dāng)做上級工作任務(wù)，不得不重視檔案升級工作，花費(fèi)人力、物力、財(cái)力，使管理工作達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，但僅僅停留在升級達(dá)標(biāo)，卻沒有把檔案管理工作作為一項(xiàng)常態(tài)性工作。個別單位在達(dá)標(biāo)升級工作中只重視硬件建設(shè)而忽視軟件建設(shè)，投入大量資金購置檔案用品和檔案保護(hù)設(shè)備，對檔案室加以“包裝”，而沒有真正按照管理辦法歸檔整理，存在缺、漏現(xiàn)象，顯得“只可遠(yuǎn)觀而不可細(xì)瞧”。總的看來，目前的社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作滿足日益復(fù)雜繁重的工作需要仍然有欠缺，檔案發(fā)揮的作用似乎有些單薄。

二、加強(qiáng)社會保險(xiǎn)檔案管理的對策

（一）大力宣傳檔案法規(guī)，強(qiáng)化檔案意識，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資料的收集。首先，各級領(lǐng)導(dǎo)要身先士卒，將檔案工作與其它各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作放在同等重要地位，將其納入日常工作規(guī)劃，將檔案工作列為目標(biāo)管理考核項(xiàng)目之中，做到主要領(lǐng)導(dǎo)親自過問，分管領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)。其次，不能放松檔案宣傳工作，要充分認(rèn)識到新形勢下社會保障檔案管理工作的重要地位和作用，加強(qiáng)對檔案工作的重要性、現(xiàn)實(shí)意義的宣傳，讓廣大干部真正懂得檔案管理的目的、要求和方法，不斷提高廣大干部參與檔案管理工作的主動性、積極性、自覺性，督促各科室主動上交歸檔資料。再次，動員和組織全體工作人員參與檔案工作，加（下轉(zhuǎn)203頁）（上接195頁）強(qiáng)對日常各類文件資料的收集、保管，注意為日后積累史料。對不能立即收集的，要做好清理和交接登記，掌握資料的著落，便于以后的整理歸檔。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案人員擔(dān)負(fù)著對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等基本工作，加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)也是搞好檔案工作的首要前提。要挑選合格的干部擔(dān)任檔案員，檔案人員必須在思想上具有高度的責(zé)任心、政治警惕性和嚴(yán)格的紀(jì)律性，在業(yè)務(wù)上要求做到熟、精、勤。檔案工作人員要轉(zhuǎn)變觀念，消除等待調(diào)卷利用檔案的思想，要積極思考如何更好的開發(fā)利用檔案信息資源，提高檔案利用效率。二是加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)理論知識和實(shí)際工作能力。此外，檔案工作人員還應(yīng)注重計(jì)算機(jī)管理檔案等各種知識的培訓(xùn)，以便適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)的發(fā)展。三是要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)體系作用，專職檔案員一方面主動收集散存在科室和個人手中的檔案資料，做到不缺不漏；另一方面，經(jīng)常與業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)檔案工作人員加強(qiáng)聯(lián)系，不僅在業(yè)務(wù)上給予指導(dǎo)，而且在具體操作上積極參與，使科室檔案和機(jī)關(guān)檔案同時進(jìn)行規(guī)范化管理。四是開展經(jīng)驗(yàn)交流，提高檔案管理水平，互相取長補(bǔ)短，開闊視野，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，探討研究檔案知識，總結(jié)教訓(xùn)，改進(jìn)工作不足，提高工作效率。

（三）加強(qiáng)檔案管理達(dá)標(biāo)升級工作，真正做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。實(shí)踐證明，各級社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)開展檔案管理達(dá)標(biāo)升級活動對于增強(qiáng)社保經(jīng)辦人員的檔案意識，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理有著明顯的推進(jìn)作用，它也是發(fā)展檔案事業(yè)的一種有效的手段和途徑。標(biāo)準(zhǔn)化即嚴(yán)格按照文件規(guī)定，各個環(huán)節(jié)都要達(dá)到升級標(biāo)準(zhǔn)；規(guī)范化即健全規(guī)章制度，規(guī)范管理檔案；科學(xué)化即采取有效歸檔方法，結(jié)合部門自身實(shí)際需要制定的“三合一”制度，逐步形成一個門類比較齊全、管理有序的綜合檔案規(guī)范體系；現(xiàn)代化即改善檔案保管條件，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，為規(guī)范化管理檔案提供必要條件。同時，把檔案管理升級工作納入綜合工作目標(biāo)考核中去，讓社會保險(xiǎn)檔案事業(yè)與社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展。

（四）充分發(fā)揮檔案作用，為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。一是歸檔資料要齊全，這樣才能保證查借檔案內(nèi)容的廣泛性。二是建立各項(xiàng)查借閱制度，編制檢索工作，為查找和利用檔案提供方便。三是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，利用微機(jī)管理檔案，全面、準(zhǔn)確、快速的提供檔案資料，充分發(fā)揮檔案為業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作服務(wù)的作用。四是收集檔案利用的實(shí)際效益，促進(jìn)檔案利用率的提高。

社會保險(xiǎn)檔案管理工作今后應(yīng)更好地服從和服務(wù)社會保險(xiǎn)工作的大局，從社會保險(xiǎn)檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)，全面貫徹落實(shí)《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》及有關(guān)法規(guī)，積極配合檔案行政管理部門，以實(shí)現(xiàn)檔案制度化、規(guī)范化、信息化、專業(yè)化管理為目標(biāo)，以實(shí)行檔案綜合管理為手段，進(jìn)一步提高社會保險(xiǎn)檔案的管理水平，不斷推動社會保險(xiǎn)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 鍋彩虹；淺議保定市社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理[J]；青春歲月；

2010年07期.

[2] 鍋彩虹；淺議保定市社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理[J]；青春歲月；

第9篇

一、高職院校現(xiàn)今檔案管理狀況

當(dāng)今社會，部分高職院校已經(jīng)開始信息化管理檔案，但在這個過程中，仍有許許多多的不足之處，技術(shù)人員的缺乏使大量工作沒有辦法開展，這也成為了高職院校的一大漏洞。當(dāng)前，懂得檔案管理信息化建設(shè)的人才較少，缺乏專職的技術(shù)人員。一些工作人員缺少專業(yè)知識和基本的技能，更沒有接受過專業(yè)的檔案信息管理的教育，這些都一直制約著檔案信息化的進(jìn)程。同時，檔案管理的設(shè)備也是拖延進(jìn)程的一個原因。雖然部分高職院校已經(jīng)開始啟用信息化管理檔案，但設(shè)備不足，技術(shù)手段落后，檔案部門所使用的計(jì)算機(jī)比較陳舊，系統(tǒng)早已老化，甚至都沒有一個系統(tǒng)的管理軟件。但尤為重要的一點(diǎn)就是，高職院校并沒有意識到檔案信息化管理的重要性，因?yàn)樵诟呗氃夯窘ㄔO(shè)、師資力量和設(shè)備等方面，檔案信息化管理并不是被院校擺在很重要的位置，從而忽略了這個看似不重要實(shí)則很重要的一項(xiàng)進(jìn)程。

二、高職院校成立信息化檔案管理的必要性

在這個信息時代，高職院校的信息化檔案管理建設(shè)有著舉足輕重的位置，以上通過對高職院校的檔案現(xiàn)狀進(jìn)行分析后，我們充分認(rèn)識到了檔案信息化建設(shè)對高職院校的重要作用。高職院校的信息化建設(shè)是很重要的一項(xiàng)工作，它標(biāo)志著院校走向科技化的偉大進(jìn)程，也標(biāo)志著人類的進(jìn)步。高職院校主要的兩種檔案管理運(yùn)行穩(wěn)定，能促進(jìn)院校不斷發(fā)展。高職院校學(xué)生個人信息檔案管理對學(xué)生而言，是非常重要的。學(xué)生的個人檔案、成績等都掌握在學(xué)校的管理庫里。學(xué)生個人檔案的安全與完整是學(xué)生最關(guān)心的事情，學(xué)生可以看到自己發(fā)展過程中的不足并反思自己的錯誤，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。而學(xué)校發(fā)展檔案的管理，對學(xué)校來說是非常重要的，它的作用和學(xué)生個人檔案對學(xué)生的重要性是一樣的。學(xué)校歷年來的發(fā)展進(jìn)程全部在檔案資料庫里，從檔案中學(xué)校可以看到學(xué)校發(fā)展歷程中的優(yōu)劣，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)加以改正，促進(jìn)學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展。檔案管理信息化的同時，我們可以看到檔案功能的全面與完善，相對于過去只有登記、錄入等單一管理方式，如今的檔案管理更具有凝聚力。我們之所以要推廣高職院校進(jìn)行信息化管理檔案，就是因?yàn)樵诋?dāng)今，檔案自動化的管理建設(shè)已經(jīng)初見成效，并且大勢所趨，這必將是各大院校以后必須實(shí)行的一項(xiàng)準(zhǔn)則。檔案信息化的管理方式，將是時代的趨勢，所以建立完善的信息化檔案管理是非常有必要的。

三、實(shí)施檔案管理信息化的具體措施

（一）檔案信息數(shù)字化――管理建設(shè)。檔案管理信息化打破了傳統(tǒng)檔案管理的形式，用電子記錄形式代替了傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄的形式，在一定程度上方便了檔案管理員的工作，增加了辦事效率。對于檔案管理信息化，我們首先要采取的措施就對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的管理，把傳統(tǒng)紙質(zhì)、聲像文件通過信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將其轉(zhuǎn)換為電子檔案，進(jìn)行系統(tǒng)有序的編號，組成有規(guī)律可循的檔案信息庫。通過關(guān)鍵字的搜索，能夠快速有效地查找到對應(yīng)資料，使需要查找的信息一目了然，內(nèi)容全面。例如，將學(xué)生個人信息輸入到信息庫里，通過搜索該學(xué)生姓名，即可查找到該學(xué)生所有資料。對學(xué)校發(fā)展檔案管理的建設(shè)也是如此，這樣可以在最短的時間內(nèi)，通過關(guān)鍵字搜索獲取最多、最全的信息，既方便又快捷。

（二）檔案信息數(shù)字化――網(wǎng)站建設(shè)。現(xiàn)如今，網(wǎng)站作為人們?nèi)粘Ｉ钪薪?jīng)常用到的工具在生活中起著重要作用。檔案僅僅數(shù)字化還不夠，因?yàn)閿?shù)字化僅僅供內(nèi)部管理人員使用，檔案資源的利用率大大降低，且如若僅僅由檔案管理人員掌握檔案信息，學(xué)生或?qū)W校對自己檔案的查詢也將會增加檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)，且在一定程度上浪費(fèi)了學(xué)生或?qū)W校工作人員的時間。檔案進(jìn)行網(wǎng)站建設(shè)，給予學(xué)生及學(xué)校工作人員一個固定的賬號與密碼，使學(xué)生能夠自己通過網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)資料，節(jié)省時間的同時也降低了檔案管理員的工作強(qiáng)度，使其能夠?qū)n案管理有進(jìn)一步的研究，更好地造福院校。檔案網(wǎng)站建設(shè)的主頁需要提供基本端口，這個端口需集服務(wù)、宣傳與交流為一體，方便學(xué)生能夠快速了解學(xué)校的發(fā)展歷程及其他內(nèi)容。

（三）信息數(shù)字化管理中應(yīng)注意的問題。1.檔案管理信息化，并不是完全取代傳統(tǒng)檔案管理，只是在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化，但并不是取代。傳統(tǒng)檔案管理與信息化管理相互依賴，傳統(tǒng)檔案管理作為基礎(chǔ)，在一定程度上影響著信息化管理。2.檔案管理信息化分目錄與全文，但無論是哪一個，在進(jìn)行數(shù)字化的過程中都會有諸多問題，例如技術(shù)問題、合作問題等。3.檔案信息管理需要有安全保障。數(shù)據(jù)的管理與使用，必須設(shè)定一定的權(quán)限。數(shù)據(jù)管理者必須經(jīng)過嚴(yán)格挑選與考察，確保對信息化檔案管理技術(shù)掌握熟練，避免誤操作現(xiàn)象發(fā)生。對于檔案查詢者的權(quán)限，則應(yīng)考慮其是否是院校學(xué)生或老師，避免被校外不良分子利用。4.檔案信息需定期備份。管理員進(jìn)行定期備份能夠保證數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)，保證系統(tǒng)盡快恢復(fù)運(yùn)行。

三、高職院校的檔案信息管理應(yīng)注意的環(huán)節(jié)和遵循原則

高職院校的檔案管理，需要從以下幾個環(huán)節(jié)出發(fā)：一是高職院校從自身實(shí)際出發(fā)，一定要避免盲目建設(shè)。二是高職院校的檔案信息應(yīng)有系統(tǒng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理信息化進(jìn)入科學(xué)化和制度化的正規(guī)管理模式。三是處理好院校系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的交流性和兼容性，這樣將更便于資源的有效利用。

高職院校同時也要遵循以下幾個原則：一是為了使高職院校的檔案信息充分被利用，我們要將利用率高的資源信息進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化。二是優(yōu)先選擇比較稀有的高職院校檔案集中進(jìn)行數(shù)字化的管理，使稀有檔案的珍貴性得到完全保護(hù)。三是通過篩選，選擇具有代表性的、有特色的檔案信息進(jìn)行資源共享，對外開放。這樣，檔案的資源開放性也充分地被體現(xiàn)出來。