時間：2023-06-22 09:24:22
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一、高職檔案管理工作的制約因素
1.認識不足，重視程度不夠
檔案工作從主觀理念上不被重視，決策上沒有給予足夠支持。高職檔案工作是一項基礎性的管理與服務工作，大多停留在維持檔案日常的簡單管理上。學院對檔案信息化管理意識不強，宣傳力度不大，廣大教職工參與意愿淡漠，檔案資料收集與利用往往得不到認可和理解，同時也缺少對檔案工作的檢查和指導。
2.基礎薄弱，制度不夠完善
學院重視校園基礎設施、專業設計、教學科研和教師隊伍建設的投入，檔案信息網絡系統和檔案數字化設備的資金投入很少，館藏結構單一化，行業特色不突出。缺少標準的檔案管理軟件，文件資料進行調整和編目擺脫不了初級的手工作業的方式，導致教育教學工作中產生的大量的電子文件難以系統化歸檔處理。在檢索時，檔案管理人員也是通過人工翻閱查找所需資料，費時費力，工作效率底下。國家已經出臺了檔案管理的政策和法律法規，高職檔案管理沒有全面進入法制管理和科學管理的軌道，檔案管理制度有待進一步完善。
3.人才缺乏業務相對落后
高職檔案工作人員配備不合理，專職檔案員視為文件整理員的角色，檔案管理知識尚且不夠，嚴重缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本知識和技能，總體素質不高。急需懂專業知識又能掌握現代化信息技術的專門人才，學院對檔案工作人員的繼續教育培訓跟不上。
二、高職檔案管理工作創新策略
信息技術的迅猛發展對高職檔案工作提出了高標準和新要求。不斷創新檔案管理工作模式，才能適應和服務高職學院高素質技能型人才培養目標，滿足經濟社會發展需要。
1.強化創新意識轉變工作觀念
以檔案資源的開發利用程度和服務效果為中心工作環節，堅持“以人為本，服務至上”,拓展檔案工作思路，根據檔案利用者的需求心理，采取有針對性的、積極的、超前的、有預見性的服務。提高檔案管理工作的地位和作用，深入挖掘高職檔案的文化價值，開辟高職檔案管理發展的新途徑。
2.加強制度建設提高標準化水平
檔案工作的基本原則是“集中統一管理”。依據國家檔案管理法規制定適合學校貫徹執行的檔案管理制度，創新檔案管理機制，制定《檔案工作制度》《檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規范》等檔案立卷歸檔制度、檔案安全保密制度、檔案利用管理制度。引進競爭激勵機制，明確工作職責，實現檔案規范化管理。
3.創新技術手段精細檔案管理
電子檔案將將逐步取代傳統意義上的檔案，檔案也由單一的紙質載體變為磁帶、磁盤、膠片、光盤等多種形式。檔案館應加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。從研究解決檔案現代化管理與辦公自動化的銜接問題入手，加強檔案管理軟件開發，運用網絡、數碼等先進技術和手段，使檔案管理手段由舊變新、由慢變快，提高檔案工作效率和服務質量。
4.提升業務素質打造專業團隊
高職院校檔案工作者應該愛崗敬業，忠于職守，用現代管理的新技術、新理論武裝自己，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。鼓勵各種繼續教育課程的學習，定期請專家或專業檔案管理人員對兼職檔案員進行業務培訓，提升檔案人員專業素質，適時地編纂、出版各類檔案史料、文件匯編和畫冊，增強檔案人員運用專業理論解決實際問題的能力，認真地收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、轉遞移交，確保檔案的真實和完整。促進高職院校檔案文化建設的發展，同時也實現高職院校檔案服務于學院中心工作的追求。隨著數字化校園建設的逐漸深入，檔案價值越來越被重視和借鑒，圍繞教育改革需要，樹立檔案服務創新意識，作為國家示范性骨干高職院校，更新觀念，全面推進高校檔案信息化建設，實現高校檔案工作的跨越式發展任重而道遠。
作者:趙媛 單位:渤海船舶職業學院
參考文獻：
從國家應用信息基礎設施高度在統一框架中認識記錄與檔案管理信息化
1993年9月，美國政府正式宣布實施 “國家信息基礎設施”（簡稱NII），也稱為“信息高速公路”。之后，世界各國紛紛掀起了“國家信息基礎設施”的建設熱潮，我國的相應計劃稱作“中國國家信息基礎設施”（簡稱CNII）。從信息的流動和共享過程看，CNII的基本體系結構包括：信息源、高速信息通道、信息用戶終端設備和計算機控制管理系統四部分。從信息生態環境角度考慮，作者認為它由如下5個方面組成：（1）各類信息的采集、傳輸、存儲、處理、服務等所需的各類硬件設備及其它們互聯而成的網狀信息通信體系；（2）各類基礎性信息資源及資源庫；（3）各類基礎性應用系統，包括安全保障體系；（4）相關標準體系；（5）人力資源和組織架構，包括培訓、教育和研發體系。如果僅僅把基礎性通信網絡體系作為國家信息基礎設施，則難免會導致國家信息基礎設施建設缺乏完善的動力機制而僵化不前。國家信息基礎設施也是國家信息化戰略總體框架的基礎，所有專業領域的信息化工作在此基礎上展開。從專業業務角度考慮，記錄與檔案管理信息化和圖書管理、情報管理、交通、農業、城市管理等各類專業業務信息化具有同等重要的地位，都屬于應用層次的內容。從整個社會運動的總體框架考慮，記錄與檔案管理對所有專業應用具有基礎性支撐作用，是建立在國家信息通信網絡基礎設施之上的基礎應用支撐，應該作為國家應用信息基礎設施來建設。
我們知道，在人類所有的社會活動中，都要產生規模不等的記錄。從來源和規模來說，檔案是記錄的一個子集。但記錄中的大部分在時過境遷后將自然地或人為地丟棄，只有其中重要的部分被保存轉化為檔案。檔案與記錄之間有割舍不斷的聯系。雖然二者運動軌跡和價值體現方式有所差異，但運動形態大致相同。從客觀性、系統性和繼承性角度考慮，應該將二者置于統一的框架中來規劃和實施。
早期的信息化解決方案總是將二者分而治之。比如辦公自動化系統主要處理公文流轉部分的記錄管理，而檔案管理系統則專門處理檔案的信息化管理問題，很少有統一的公文檔案綜合管理系統。這一方面是由于記錄與檔案覆蓋范圍廣、問題較為復雜，另一方面是由于根本就沒有將二者置于統一的框架中來規劃和設計。其結果是造成公文信息和檔案信息相互割裂的信息孤島現象。文檔一體化的問題現在頗受重視，但比公文外延更廣泛的記錄，其與檔案的一體化管理目前仍然沒有得到足夠的重視。將記錄與檔案信息管理提升為國家應用信息基礎設施來認識，可以從全局出發，構建一個統一的、標準的記錄―公文―檔案管理體系，為信息時代的社會運動提供記錄管理基礎支撐。其優勢在于有效地消除信息孤島，形成完整一致的記錄―公文―檔案信息整合共享體系。其意義在于可極大地促進社會信息化進程，凸顯記錄、公文、檔案管理在國家信息化戰略中的基礎支撐地位，為各專業領域的信息化進程保駕護航。
記錄分布于各行各業、各種活動中，可謂無處不在，無時不生。一個統一的、標準化的國家記錄與檔案信息管理總體架構，對于整合各類應用系統大有裨益。構建統一的記錄與檔案信息管理框架，可以對各類信息資源按照作用和功能進行有效的分類。例如消遣類的花邊新聞積極意義很小，很快就會被淘汰而丟入信息垃圾堆中；而知識性、常識性的信息資源其積極意義較大，需要妥善保管并廣泛傳播；專利和具有知識產權性質的發明和創造性信息資源則要具備合理的使用規范約定；公文記錄屬于政務過程不可或缺的信息資源必須有效地保證其被高效準確地流轉和處理；檔案則是所有信息資源中極具價值的東西，要進行系統的分類歸檔，以備查考?？偠灾?，全部社會活動中的所有記錄，都按照其社會價值和功能進行分類，形成一個完整的記錄分類體系。在此分類體系的基礎上部署相應的信息管理策略。這個策略構成記錄與檔案管理信息基礎設施的基本信息層次體系。因此，記錄與檔案管理信息基礎設施具有系統分類社會記錄信息資源的作用。
此外，我國政治體制以條塊分割、縱橫交錯為特點，各部委縱向上管理相關領域的業務工作，各省區地方政府又分別管理各自區域內的相關事務。這種特征必然會在一定歷史時期形成信息煙囪、信息孤島現象。隨著信息化的不斷推進，信息孤島和信息煙囪問題日益嚴重，成為阻礙信息化進程的重要因素。信息整合和共享是當前信息化建設面臨的最大困難。從各類信息資源和應用系統中抽取出共性要素，并以此為線索進行信息整合和系統集成，是行之有效的策略。地理信息是所有信息資源的空間位置載體，安全保密是各類信息體系不可或缺的要素，而記錄與檔案管理又是各類業務正常運行和可持續發展的基礎。這些信息資源和應用系統具有極高的共享性和規范性，同時又為其他業務系統提供一致性的、基礎性的、特定功能支持。因此可以與其他信息資源和應用系統分離開，作為國家應用信息基礎設施來重點建設。這樣既可以保證統一性、標準性和規范性；又可以節約投資，減少浪費；更重要的是可以為信息整合和共享提供基礎性支撐。從宏觀規劃層面和系統設計角度看無疑也是科學合理的。因此，將記錄與檔案管理信息化和地理空間、安全保密信息化建設并列為國家應用信息基礎設施來規劃，是信息化進程的必然要求。值得注意的是，記錄與檔案管理信息基礎設施，本身也需要安全保密基礎設施的保障，安全保密是它的生命線，因此在進行記錄與檔案管理信息基礎設施建設時一定要切實保證信息安全。
國家記錄與檔案管理信息基礎設施的內容和組成
除了記錄和檔案內容外，與之相關的一系列軟硬件設施，也是國家記錄與檔案管理信息基礎設施的建設內容。我們知道，隨著信息化進程的不斷推進，一些曾經風靡一時的設備如留聲機、錄音機、電影放映機等相繼或正在地退出歷史舞臺，取而代之的是更先進的以計算機技術為支撐的新的電子設備。而這些設備及與其相配套的原始記錄，面臨損毀、丟失或者難以讀取等危險。這表明，記錄與檔案管理在硬件設備層面就存在極大的危險。從軟件層面看，老的數據格式不能被新版軟件系統所支持、各種廠家所提供的數據格式和軟件系統互不兼容等問題，使得肩負數據維護和管理重任的軟件系統也面臨不斷推陳出新所帶來的版本兼容問題。記錄管理的硬件、軟件淘汰更新問題，是一個普遍的社會現象，不是一個單位、一個組織所獨有的困難。解決這樣的問題需要從全社會角度、從國家信息化的總體體系架構去尋找方案。而這正是國家記錄與檔案管理信息基礎設施的意義所在。
值得慶幸的是，目前出現許多諸如網絡存儲、移動存儲等的硬件解決方案。有些單位正在積極地建立信息設備博物館，有的在積極建設歷史軟件庫。但由于記錄與檔案管理信息體系涉及全社會各領域、各行業、各機構，不僅包括硬件設備問題，也包括信息格式、信號制式和軟件版本問題，內容龐雜，協調難度極大，僅依賴個別單位、個別系統顯然難以奏效。只有從整個國家信息化總體框架著眼才能妥善解決。
從記錄與檔案信息基礎設施的組成要素看，它可由下列部分組成：記錄與檔案信息管理的硬件體系、記錄與檔案信息管理的應用軟件體系、記錄與檔案信息資源的內容與編目體系、相關的標準體系和政策法規、相應的人力資源與組織架構等。其中組織架構除傳統的檔案館、博物館、圖書館和各種文件中心、數據中心、設備博物館等之外，還包括與記錄與檔案管理有關的組織，如社團組織、公益性記錄管理團體等等。既要從一個完整的框架體系中去設計和構建國家記錄與檔案管理信息基礎設施，還要針對各個組成部分分別構建相應的法規體系和操作規程。這樣，我們就可以確保一個可靠的“國家記憶”機制。
國家信息基礎設施主要解決信息通訊問題，為信息社會構建信息高速公路。國家地理空間信息體系、國家信息安全保密體系、國家記錄與檔案信息管理體系是國家信息基礎設施之上基礎性信息應用和管理體系。這三個信息管理體系是所有領域各類業務信息化的基礎，因此要作為國家應用信息基礎設施來建設。記錄與檔案信息管理基礎設施是國家的記憶功能所在，是中華民族進入信息時代必須具備的記憶網絡支撐，應該受到應有的重視。?薈
參考文獻:
由國家科技計劃中安排實施，由單位或個人承擔，并在一定時間周期內進行的科學技術活動就叫國家科技計劃項目。1982年，國家出臺《“六五”國家科技攻關計劃》，標志我國科技計劃正式從科技規劃中獨立出來，到2014年，進入“十二五”時期。已有五大類，三十多種計劃支撐著國家各個領域的科技需求。這些科研活動中（管理及實施）形成了大量的、具有保存價值的各種原始記錄，承載信息的各種載體通過收集整理、歸檔、組卷的等活動形成的能夠反映科研活動過程全貌的有機文件組合體，即為國家科技計劃項目檔案（以下簡稱項目檔案）。作為組織機構在科技活動直接形成的、具有保存價值的信息記錄，科技檔案與一般的“技術資料”有本質的區別，是“一次”特定的科研活動中形成的原始的、完整的記錄，是人類改造自然的產物，是具有創造性的成果和財富，是珍貴的科學技術資源，對于促進科學技術的進步、生產的發展和生產力的提高，具有重要的現實作用，并且具有長遠的歷史查考價值。
二、課題制管理與項目檔案管理內容的變化
為集中科研優勢，保障國家科技計劃項目的創新與成功，2002年，國家科技計劃項目全面實行課題負責制，根據任務內容，鼓勵跨部門、跨學科選擇課題組成員，組成臨時的研發團隊，研發任務完成后，團隊即解散。研發團隊成為了項目檔案管理的主體單位，項目負責人同時作為項目檔案管理的責任人，承擔項目檔案管理的相關職責。
實現項目――課題管理模式后，檔案管理變為以項目為牽引，收集的檔案需體現項目管理的全過程，項目檔案不再是簡單的科技檔案，而是圍繞一個科研項目形成的全套科技文件的總稱，體現從申請立項到成果驗收全過程文件。包括了科技管理部門在管理過程形成的管理檔案，以及主持、承擔單位在研發過程中現成的管理檔案和科研檔案，這些檔案包括了傳統意義上的文書檔案、財務檔案和科技檔案（基建檔案、設備檔案、研發檔案等）。項目檔案所涉及的過程和類別改變了傳統的文書檔案、財務檔案、研發檔案、基建檔案、設備檔案的分類設置模式，打破了學科間的界限。對于國家科技計劃項目檔案管理，國家目前無相關的檔案管理規定，對于從事檔案工作的管理人員而言，項目檔案管理包括了行政和業務兩個的層面的融合管理，是對傳統檔案管理模式的變革和挑戰。
三、國家科技計劃項目檔案管理面臨的問題
（一）主體多元化使項目檔案管理過程復雜化。采用跨行業、跨單位組成大型的科研團隊后，項目的承擔單位由一家變為多家，項目管理及實施主體進一步多元化、復雜化。項目形成檔案的主體多元化，包括了各級管理部門、主持單位、合作單位、協作單位等多種職能、多種性質的單位。由于國家現行科技檔案管理模式對各主體之間的歸檔責任沒有明確規定，加上單位之間的競爭、知識產權保護等多種復雜的關系，項目檔案管理過程更進一步復雜化。
（二）科技項目檔案管理規范建設滯后。隨著國家大量科研計劃項目的開展，科技部先后出臺了一些列的管理規范，這些管理規范主要從科技行政部門的角度對項目管理過程提出要求，重點是科技項目的立項和驗收管理，對項目檔案的管理僅提出了要求但無相關的規范，國家科技計劃項目管理依然按原來的科技檔案管理模式進行。相比眾多的科研項目管理規范而言，我國現行國家級科技檔案管理標準僅5個：《科學技術檔案工作條例》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《科學技術研究課題檔案管理規范》、《國家高技術研究發展計劃（863）文檔材料管理辦法》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》。這些規范多是二、三十年前的標準，已不能滿足各種類別的國家科技計劃項目檔案管理的需求。在國家行業標準未及時制定的情況下，基層管理部門急需制定單位科研計劃項目檔案管理相關的規章制度。
（三）傳統科技檔案管理的模式的融合與變革。由于我國目前尚無統一的項目檔案管理模式，1998年前，國家科技計劃項目檔案是科技檔案的一部分。各管理主體在各自科技行業主管部門的業務主導下進行，形成了專業性、種類和類別多樣性、成套型和現實性等特點，這些特點的形成是科技檔案作為科技、生產活動的記錄和產物密不可分的。
傳統的科技檔案管理工作分為檔案事業（行政）管理和檔案業務管理兩個部分，檔案事業（行政）管理又稱為檔案宏觀管理，承擔這部分工作的是檔案行政管理部門和各級專業主管部門。檔案業務管理又稱為檔案微觀管理，是以科技檔案為對象的科技檔案管理工作，承擔這部分工作的是基層科技管理機構和科技專業檔案館，基本工作內容是科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和開發利用等項業務工作。
對于科研單位而言，科技檔案業務管理活動通常是單位科技管理部門和檔案管理部門共同參與管理下完成，文件的形成階段主要受控于科技管理部門，檔案管理部門負責制定相關的歸檔管理制度，形成的“科技文件”通過一定的歸檔制度收集、整理，鑒定后移交到檔案管理部門即形成“科技檔案”。事實上，受傳統管理模式的影響，在科研課題按項目管理模式實施后，課題組成員成為項目管理的主體，管理人員（科技、檔案）通常難以進入課題組，在項目實施（即形成檔案）的過程中，科技管理部門主要負責項目的管理、實施、考評等一些列重要過程，重點是課題計劃、進度、經費的管理，而檔案管理部門無任何實質上的管理“權力”，難以發揮管科研課題管理（即科技文件形成）過程中的宏觀管理功能，無法掌控“科技文件”的形成及流向，成為被動接收、埋頭整理、提供利用的“服務部門”。被動收集的科技檔案勢必存在不系統、不齊全完整、質量不盡人如意等諸多問題。在科研課題項目管理模式下，宏觀管理職能和微觀管理職能沒能在課題組、科技管理部門、檔案管理部門之間有效融合，難以發揮科技檔案管理職能，保障科研項目檔案的齊套性與完整性。
四、新形勢下國家科技計劃項目檔案管理應對措施
流體物理研究所是中國工程物理研究院下屬研究所，成立于1958年，現有研究人員830余人，主要從事核武器和高新技術武器的研制。成立之初，研制任務主要由國家下達，隨著我國科技體制改革的不斷深入和我所科研實力的逐漸增強，我所科研任務逐漸多元化，除主體任務外，每年承擔了各種類型國家科技計劃項目數十個。隨著國家科技計劃項目課題負責制的實施，主持跨單位合作的項目越來越多，如何做好這些項目檔案的管理，是基層科技檔案管理部門面臨的重要挑戰。根據近幾年國家科技計劃項目管理的經驗，筆者認為適應課題管理模式的變化，可以從調整科技文件歸檔范圍、完善歸檔制度、明確歸檔職責、適時分段收集控制歸檔幾個方面采取相應的管理措施保障項目檔案收集齊全和完整。
（一）打破傳統檔案分類，調整文件歸檔范圍。對于合作研制的國家科研計劃課題，除要求編制上報國家的資料及傳統科研技術檔案外，其他合作單位、協助單位在項目實施過程中產生的不同歸屬范圍的檔案也應納入主持單位檔案管理工作范疇，主要包括以下內容：
（1）科技管理部門在立項、驗收過程中產生的各種任務書、委托合同、項目驗收確認書、經費預算書、項目審計文件等，主持單位在項目管理過程中形成的招投標采購文件、管理合同、各種審批文件等傳統歸屬于文書檔案和財務檔案的文件。（2）建設單位在建設實驗室過程中形成的設計文件、施工文件、竣工圖、監理文件（下轉第206頁上接第239頁）、驗收文件等歸屬基建檔案的文件。（3）承擔單位在研發過接程中研制或采購試驗裝備形成的各種采購論證方案、安裝、調試總結、使用說明書、產品質量證明文件等歸屬設備檔案的文件。（4）試驗任務單位在項目完成過程中形成的各種研究試驗原始記錄數據、各種技術采集的電子數據等科研檔案、課題鑒定驗收過程中形成的成果鑒定檔案等。
（二）完善項目檔案管理制度建設。基于科技計劃項目的復雜性及其快速發展，而國家或行業層面檔案管理相關標準和制度相對滯后，基礎檔案管理部門及時制定相應的規章制度，將項目各階段產生的文件納入歸檔范圍，在課題實施之前明確提出檔案管理要求是管理好項目檔案的重要手段。通過近年的實施，這些歸檔管理制度在檔案收集管理過程中充分發揮了事前控制的效果，對項目檔案的收集管理起到了良好的促進作用。
（三）明確的檔案收集職責并分段控制歸檔。明確采用課題組或者科研團隊模式管理下的檔案收集歸檔責任，包括明確科研團隊與單位職能管理部門之間，各級行政管理部門與主持單位、合作單位、協作單位之間責任的劃分與落實問題。
對于單位內部管理部門、課題組之間責任的明確，通常采用單位規章制度、任命文件等方式。如我所由所辦統一管理全所檔案工作，除了明確制定各類科研課題歸檔管理實施細則外，還對每個科研項目均任命項目行政負責人、技術負責人、子課題負責人、項目管理員、項目檔案管理員等具體人員，各階段責任人依照規章制度負責承擔各階段文件的產生、審查、批準和歸檔工作。課題完成后，文件歸檔情況除通常的結題情況考核外，還納入部門年度目標考核，采用兩種方式將課題組與單位的職責結合起來，落實到具體的工作中。
論文摘要：本文從我國檔案事業起源、產生到不斷進步，從檔案材料種類，行政組織機構建設，管理制度完善，管理人員調遷，檔案庫建設，檔案利用編史修志成果等方面，回顧了我國自商代至明清主要朝代檔案事業發展的足跡。
隨著人類遠古歷史流傳，人類歷經如燧人氏鉆木取火，伏羲氏結網捕魚，神農氏種植五谷等傳說；歷經結繩記事、刻契記事、圖畫記事等的原始記事；歷經語言記錄符號——文字的產生；歷經國家、階級、文明的產生；檔案最終成為人類語言及活動的記錄。
據《說文》中記載，“史，記事者也，從右持中，中，正也”。所謂“中”意為“薄書”“凡官府薄書謂之中，薄書猶今之案卷也”。商代的“史官”是商文化、文字、書冊的統領者，是王命大政的決策、記載、下達及掌管者。即“史官”是當時神權的代言人和文化的壟斷者，同時他們又是商代檔案的形成者與管理者。其中聞名于世的商代甲骨檔案，包括：占卜刻辭、卜事刻辭、記事刻辭、表譜刻辭等四類，是我國現存最早、較系統的官府文書，是揭示商代歷史最豐富最直接可靠的原始材料，也是世界上絕無僅有的材料獨特、數量繁多、年代久遠的檔案，同時亦是中國古老文明的鮮明佐證。
到了西周時期，我國檔案工作比商朝有了進一步發展。“太史寮”以大史為首，及其下屬官員組成的官署機構，主要掌管起草文書、記載史事、保管國家典籍、策命諸侯卿大夫及其他事務。當時除了有專門的檔案機構，還有了比較細化的掌管王朝內外檔案的組織人員，即大史、小史、內史、御史和外史。此外西周的史官記注制度是我國古代歷史記載方面領先于世界的一種管理制度。而“金文檔案”又是我國歷史上繼商代甲骨檔案之后又一種特有的彌足珍貴的歷史檔案。
歷史演進到春秋戰國時期，代表當時階級勢力的文書檔案無論從內容到形式都有了較大發展。其中包括專門檔案、日常政務文書及民用契券，主要種類有刑書、計書、上書、盟書、璽書、遺書、符、節、檄文、券等。另外，文書檔案工作逐漸由傳統史官任內分離出來，被一批專門掌管文書檔案的官員所代替。這表明了社會的發展與進步，由奴隸社會向封建社會轉化，同時也是職官分工的歷史進步。
秦朝，在其他諸侯列國的先進文化影響下，其文書檔案管理工作得以迅速發展完善。至秦文公以后達到歷史較高水平。而且秦的文書檔案制度的制定是在全國統一文字的基礎上得以實施。并且其文書檔案工作緊密圍繞鞏固發展專制的封建皇權，從而大大促進了古代文書檔案工作的進程。
兩漢時期的檔案和檔案工作，隨著中國封建社會的發展得到進步。這一時期的公務文書的種類和用途增加許多，在文書處理方面，逐步形成了從中央到地方一整套文書工作制度，保證了文書檔案的順利傳遞，有利維護了封建國家機器的正常運轉。兩漢時期，當時政權重視加強檔案文化典籍的收集、累積和利用，促進了這一時期文化的高度發展和繁榮。
魏晉南北朝時期，中國又進入動蕩戰亂時代。在中央，檔案工作形成中書、門下、尚書三省分治的中樞系統，建立了中央文書檔案的工作系統。同時隨著各國文書檔案工作系統的建立和加強，各國文書檔案工作人員日益增加，先后設置有尚書、都令史、令史、書令史……官吏多達五六十種，名目之多創歷史之最。但這一時期各國皆重視檔案典籍的收藏與營養汲取。然而由于長期的社會動亂，大量的檔案典籍又造成很大破壞。令人欣慰的是，這一時期隨著我國四大發明之一造紙技術的發展，以及筆、墨等書寫材料的改進，不僅促進了我國書法和文具制造工藝的提升，而且為文書檔案工作的發展提供了良好的物質技術條件，因而檔案工作得到了進一步提高和發展。
隨著歷史的發展，我國社會進入空前繁榮的唐代。唐代的檔案工作中，確立了文書檔案“中書出令、門下審議、尚書執行”的三省分權運行體制。三省分權制度，保證了文書運行的認真準確、避免了任何一方的獨權，有效維護了國家機器的正常運轉。至隋唐，文檔官吏進一步專職化，由于當時科舉制度的誕生，選官用吏兩相分離，最終形成等級森嚴的官吏制度。而作為文書檔案人員的“令吏”，地位低微而又不易升遷。隨著國家機構的不斷完善，文書檔案的管理制度和律令亦比前代更加系統完備。對檔案的收集歸檔，整理鑒定，銷毀利用等方面都做了明文規定。貞觀三年（公元629年），唐太宗組史館，設館官修史書，他深明“以史為鑒”；“以古為鏡，可以知興替”的道理，因而通過修史編制來加強鞏固政治統治。并且這種設置史館的官修史書制度，一直延伸到清朝民國。唐代征集檔案史書編纂的成就主要體現在，二十四史中的《晉書》、《梁書》、《陳書》、《北齊書》、《周書》、《隋書》、《南史》及《北史》，皆成書于唐的史館。
宋代的文書檔案種類，除一般政務文書外，其專門檔案有“賦役檔案”、“律法檔案”和“例”。宋朝檔案目前基本無存。由于宋代政治腐化，封建官僚日益腐朽墮落，一切政事“以例從事”，“例”即所謂檔案，因而掌管檔案的官吏無疑成為處理政事中不可或缺的人員。因此宋代文書檔案人員，盡管職位不高，但在各級政權機關中的作用卻比唐朝重要。宋代的檔案工作機構中，有“事中”，“中書舍人”，“翰林學士”“司諫”，“錄事”，“主事”，“令史”，“書令史”等檔案官員。宋代的文書工作制度日益完善，以法律的形式加以約束，文書和檔案工作也有了初步分工，兩方面的工作都有了較大發展。另外宋朝建立了專門用于保管皇帝的詔令、譜系、典籍、詩文等檔案的帝王檔案庫。兩宋時期共建了十一座皇帝檔案典籍庫，分別收藏各朝皇帝的檔案。這也是檔案機構發展的一個標志，一個轉折點。宋朝代表檔案保管工作發展水平的另一個重要標志，是架閣庫的普遍設置。架閣庫不僅是檔案保管裝具的變革，也是宋代各級政權機關保存文書檔案的專職機構，同時也創立了一整套檔案管理制度。它開創了廣泛意義上普遍保存文書檔案的途徑，是中國檔案史上的重大變革，也是現代機關檔案室的基本雛形。這一時期編史修志的重要成就，是歷史上著名的司馬光編纂的《資治通鑒》和鄭樵編著的《通志》。
明代的文書工作制度日趨健全。檔案工作機構的設置也由分散趨于統一進一步發展。明朝建立的屬中國檔案史上規模空前的專門檔案庫--后湖黃冊庫，用于保管全國賦役檔案。它具有專門工作人員、獨立管理經費和嚴格的管理制度。檔案保管數量繁多，庫房存儲面積巨大，為十六世紀早期世界所罕見。另一皇家檔案庫的代表--皇史，全部為磚石結構，堅固耐用，恒溫恒濕，有利于檔案的永久保護。是當時我國勞動人民高超建筑水平和智慧的結晶。
清朝的檔案，絕大部分為政府官文，數量愈加浩繁，名稱種類復雜。其檔案管理制度有了進一步發展和健全，建立了包括“一案一卷”的立卷制度；按文種、問題分類的整理制度；編目登記制度；檔案匯抄制度；檔案清理修繕制度等，至此檔案工作的整個過程得到完善和提高。
處于半封建半殖民地的近代中國，國敗民衰，傷痕累累，歷史檔案文物失竊頻頻。從殷商甲骨、兩漢竹簡到唐代佛像經卷；從敦煌莫高窟到圓明園；從斯坦因到八國聯軍；從到帝國列強發動的歷次……然而政治的動亂，列強的蹂躪，終究不能阻斷中華民族文化事業的進程與發展，一些文化教育團體的涌現崛起，故宮歷史博物館文獻館，中央研究院歷史語言研究所，社會科學院研究所，清華大學歷史系，北京大學“明清史料整理會”等，他們憑著對歷史、對民族、對子孫高度負責的精神，對明清歷史檔案進行了含辛茹苦的收集、整理、鑒定、研究，不僅有效保護了國家歷史文化精髓，同時有利促進了中國檔案學的進一步發展與提高。
回顧國家檔案事業史發展歷程，從原始記事到檔案起源，從國家、階級、社會的產生，到檔案的形成、發展，它伴隨著人類歷史的發展而發展，隨著人類文化的進步而進步。在當今全球高度信息化背景下，我們將推進國家檔案事業信息化建設和現代化管理進程的步伐，不斷促進我國檔案事業全面協調可持續發展。
參考文獻
關鍵詞：檔案管理社會
一、提高認識，是搞好檔案利用工作的前提
1、建立集中統一的檔案管理網絡
加強對國土檔案工作的集中統一管理是國土檔案齊全、完整、規范的重要保證1。檔案服務行為必須堅持為民，作為社會主義制度下的檔案部門必須堅持為人民服務，樹立“用戶至上”的觀念，要對利用者負責到底，急利用者所急，想利用者所想。為社會提供盡可能多的有價值的信息資料。要有主人翁精神，要有明確的服務方向和強烈的服務意識。服務行為必須文明，要有準確、親切、友好的服務用語，要有熱情、謙遜、耐心的服務態度。
2、轉變利用者對檔案利用工作的看法
過去檔案采取半封閉式的管理方式，使社會上很大一部分人對檔案的社會性和內容不甚了解，不知道檔案中包含著他們需要的珍貴的資料，敬而遠之，這些看法在一定程度上影響了檔案的利用。隨著近年來人們對檔案工作的逐步認識，查詢檔案的人員越來越多，檔案的作用是難以替代的，已成為人們的共識。
二、加強檔案基礎工作，是搞好檔案利用工作的關鍵
1、按照我省土地檔案管理目標認定的各項業務建設要求，扎扎實實地抓好基礎業務建設2。在國土資源管理工作中，檔案的形成要規范化、檔案的整理要系統化、檔案的保護要科學化、檔案的管理要現代化。另一方面要積極探索對電子檔案管理的新辦法，加強檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整，以擺脫我們目前還在靠手工操作查找文檔的局面，擁有豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質量的檔案，才能更好的提供利用。
2、完善檔案檢索工具。能否快速準確的提供國土資源檔案檔案，為利用者服務，在很大程度上取決有無完善的檢索工具3。編研各種檢索工具并熟練掌握，使檢索速度和查準率不斷提高，為查詢者提供快捷的服務。
三、提高檔案管理水平，是做好檔案利用的途徑
1、逐步實現檔案管理現代化
隨著科學技術的飛速發展，人類進入了信息化時代，檔案管理現代化也是必然趨勢。這對檔案服務具有重要意義。國土資源檔案管理現代化將極大的提高檢索速度和檢索“兩率”，還可以減少檔案原件的使用，最大限度的延長檔案的壽命。我們要有計劃、有步驟的逐步實現公開文件計算機查詢和網上查詢，同時，加強區域公開文件信息共享建設，構建共享信息網絡。
2、 加強國土資源檔案人員的學習
檔案管理人員要適應新時代的要求，跟上發展的步伐，客觀上對國土檔案工作人員的素質提出了更高的要求，我們從事國土檔案工作的人員，專業知識與其它單位的檔案人員更單一。為達到國土檔案整理規范化的要求，我局檔案管理人員進行了正規的培訓，講解了國土檔案工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時，按照國土檔案管理要求，我們的培訓也對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化作了詳細的講解。使大家在工作上有的放矢，為以后的工作注意積累資料4。此次培訓為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化有―個切實的保障。
3、 加強管理，健全制度，確保國土資源檔案的安全
要加強國土資源檔案管理工作，關鍵是要有切實可行的規章制度，用制度管人、管事。各級國土資源檔案管理部門都應該建立健全檔案歸檔、保管、保密、利用等各項制度，使各項工作有章可循。但光有制度不實施也不行，制定出來的制度如果不加以實施，那就是一紙空文。因此必須采取措施，使制定出來的制度能夠得到實施，使各項管理措施落到實處。
首先要完善并落實檔案的歸檔制度，使屬于歸檔范圍的各種國土資源文件材料都能按規定及時向檔案部門移交，確保國土資源檔案的系統、完整；其次要落實檔案管理人員的崗位責任制。各類測繪成果材料、地理信息數據和地質礦產檔案材料的接收、整理、歸檔、保管、分發以及圖紙材料的提供利用和跟蹤管理應由專人負責；然后要嚴格檔案的借閱審批制度。國土資源檔案相當部分列為機密、秘密級檔案，不能對外公開使用。凡是帶密級的文件材料，都要嚴格按照國家、省和主管部門的有關規定進行管理。檔案對外提供服務必須嚴格履行審批手續，對違反保密制度造成泄密的，要根據情節輕重按有關法規和制度規定，追究當事人的責任；最后，加強檔案的安全保管，對重要圖件和數據材料作好備份，并與原始圖件材料分開保管，有條件的應實行異地備份制度，保證萬無一失5。
參考文獻：
[1]王慶寶等,1999，檔案提供利用之我見,山東檔案,濟南。
[2]郭志敏等，2001，淺議規范檔案服務行為，山東檔案，濟南。
[3]萬麗等，2009，談如何提高國土資源檔案管理與利用，《黑龍江科技信息》，黑龍江。
[關鍵詞]國土資源 檔案管理 經濟建設 意義
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）04-0331-01
國土檔案是記錄國家土地資源的重要文件，在國土檔案中，對于國土面積的規劃，城市和農村的國土使用情況，國土面積的所有權問題和國土面積將來的規劃方案都有詳細地記錄，在今后的國家規劃和經濟建設中有著重要的使用價值，隨著我國經濟的不斷發展，國土的使用情況也發生這較大的變化，因此，在今后的工作中要做好國土資源檔案管理工作，以便更好的為經濟建設服務。
一、加強國土資源檔案管理對于經濟建設的意義
隨著市場經濟的不斷發展，房地產事業和農村農業經濟的不斷進步，國家的土地資源的利用和使用權問題不斷的發生變化，為了適應當前社會的經濟建設需要，必須要加強國土資源檔案管理，發揮其管理功能。
1、從宏觀角度看，國土資源檔案記錄的是我國的國土使用歷史，對于城鄉建設、經濟建設的土地使用情況都進行了詳細的概括，在土地的所有權上也有具體的記錄。在以往的經濟建設中，不僅能夠摸索到土地資源的建設規律，還能參考以往的建設經驗規劃后期的建設工作，由于國土資源記錄詳細，在后期的經濟建設中，相關工作人員能夠根據真實可靠的數據進行科學的規劃，更好的發展經濟特區和主體經濟的建設，為農村和城市的土地優化利用提供基礎數據的支持。
2、從微觀角度看，我國的城市和農村的土地使用方面正在發生這變化，人們的生活水平提高后，對住房有了更高的要求，政府在舊城區和農村的房屋拆遷和重建中也列入了日后的經濟建設規劃中，較多的房屋拆遷就涉及到了住房使用地的變更，住房面積的變更以及住房產權人的變更，甚至會引起土地使用糾紛的現象，國土資源檔案要對復雜的使用情況進行具體的記錄，便于日后的房屋產權轉讓和政府的日后經濟管理。因此，從居民使用國土資源的小方面看，也時刻關系著國家的經濟建設問題，對于保持社會穩定，保證經濟建設的穩定有著重要的意義。
二、我國國土檔案管理中存在的問題
雖然從整體上來說，我國國土檔案管理是比較完善的，但是仍然存在一定的問題，特別是在一些經濟欠發達地區，由于管理機制不合理以及硬件設施不完善，影響了國土檔案管理的效果。
1、對國土檔案管理工作認識不足，相關檔案管理人員地位不高
較多的社會工作人員對于國土資源的檔案管理工作沒有深刻的認識，較多人認為是閑置的工作，只是對國家的國土使用文件進行歸檔和看管工作，因而，在不同的社會工作形式中形成了地位不高的現象，一些社會偏見，造成了工作人員的不積極和怠慢問題，而實際的國土資源檔案管理十分復雜，特別是近年來國家經濟的不斷發展，無論是在農村還是在城市，居住環境的改造，生產廠區的建設工作都在不斷的進行，由于人口的眾多，檔案資料的收集和管理工作也就更加的復雜，較多工作人員若沒有細心和專業的工作態度，很難完成檔案資料的準確性歸檔，對于后期的土地建設工作也會造成影響。
2、有的領導對檔案管理不重視，檔案收集程序不全
有的領導比較重視土地交易業務，但是對土地檔案管理不重視。他們對檔案的重要性沒有清晰的認識，認為土地交易的文書檔案不一定需要歸檔。這就對檔案的正常收集程序造成影響，出現文書無法歸檔，有的檔案文件無法找到的情況。
3、有的檔案管理人員的職業素質不高，檔案管理能力不強
由于人們認為檔案管理是一個比較輕松的工作，對檔案管理人員的工作要求不高，在招聘檔案管理人員時篩選不嚴，導致部分檔案管理人員專業知識不足、工作不夠細心；再加上領導不注重對檔案管理人員進行培訓，使其職業素質難以得到提升，影響其工作能力與效果。
三、加強國土檔案管理的方法
1、加大對國土檔案信息系統建設，實現國土檔案的信息化、規范化、科學化管理
（1）充分利用現代信息化技術，建立完善的國土檔案信息管理平臺，提高檔案管理的效率。隨著現代信息技術的發展，原有的檔案管理方法已經不能滿足現代經的發展要求。因此要利用好現有的現代信息技術，對檔案進行電子管理，搭建一個系統性的檔案管理信息平臺，既便于檔案信息的查找管理，又能提高檔案信息統計效率。
（2）檔案管理實行立卷制度，實現檔案的規范化管理。首先在檔案立卷時，必須進行“三查三看”：一是查看材料齊全與否，是否符合規范；二是看檔案內有沒有金屬物品，裝訂是否合格；三是查看檔案分類是否正確，并對檔案的目錄、頁號等進行檢查。然后在檔案交接的過程中要對檔案進行仔細核對，交接雙方簽字驗收。
（3）建立國土檔案管理長效機制，對檔案進行科學管理。以往在國土檔案管理的過程中，由于人員變動或是其他因素，導致檔案管理比較混亂。因此需要建立一個長效檔案管理機制，實現檔案管理的有序進行，提高檔案管理的水平。
2、加強國土檔案管理隊伍建設，提高檔案管理工作人員的素質
（1）加強對檔案管理人員的篩選，強化檔案管理人員的工作職責。在對檔案管理人員進行篩選時，要從多方面進行考核，篩選一批政治思想過硬、工作細心、態度端正、業務能力強的工作人員。在完成篩選后，要保持各個崗位工作人員的穩定性，不隨意更換檔案管理人員，明確檔案管理人員的工作職責，提高其工作責任心。
（2）加強檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的工作能力。由于傳統的工作模式忽視了對檔案管理人員的培訓，使檔案管理人員的工作能力以及理論素養無法及時跟上時代變化。因此一方面要加強對檔案管理人員的培訓，比如說集中學習、專家講課來提高檔案管理人員的工作能力；另一方面員工要注意自我學習培訓，提高自身的工作能力。
（3）對檔案管理人員進行思想教育，提高其團結合作的精神、嚴于律己的精神，嚴格遵守檔案管理的保密紀律規定，不泄露任何檔案內容。
結語：隨著經濟發展，加強對國土檔案的管理已經變得越來越重要，而且國土檔案管理是一個長期細致的基礎性工作，為了更好的服務于經濟建設，我們必須加強國土檔案的管理。要加大對國土檔案信息系統建設，實現國土檔案的信息化、規范化、科學化管理，提高檔案信息的利用率，打造一個思想堅定、業務素質過硬的檔案管理隊伍，為我國經濟建設作出更大的貢獻。
參考文獻：
關鍵詞 檔案管理 社會保障事業 人才培養
社會保障檔案不僅是其工作的重要管理對象，也是能夠全面體現廣大享受社會保障福利內容的重要依據，能夠反映出待遇的真實內容和具體情況?？梢哉f，加強檔案管理工作不僅是維系社會保障事業的重要基礎與平臺，更能成為推動其發展的重要力量。如何通過檔案管理來實現對于社會保障中的發展的推動，將是本文所要研究的重要問題。
一、加大檔案管理工作力度，充分發揮思想意識對于工作的能動作用
在充分認識檔案管理對于加強社會保障事業發展的重要意義的前提下，就需要加大對于檔案管理的工作力度，這種力度主要包括兩個方面：
一是加大對于檔案工作的宣傳力度，要廣泛利用各種宣傳渠道、充分發揮思想意識對于工作積極性的能動作用，使更多的人充分意識到，加強檔案管理能夠推動社會保障事業更加便捷、穩定地展開，為維系廣大社會群眾的利益提供更加強有力的保障。而且，對于思想意識以及重要性認知程度的提升，不應局限在社會保障管理中心檔案管理服務人員的身上，而是要面向全社會，尤其是與檔案管理工作、與社會保障福利事業存在關聯性的企業或者單位積極宣傳檔案管理工作的重要性，爭取政府以及黨政機關管理層面對于檔案管理工作的重視與支持，從而獲得其工作過程中所需的軟硬件設施、檔案存放以及信息化建設所需的場地支持。
二是要在現有的工作平臺和設施基礎上，加大對于資金和管理人員的投入，充分解決傳統管理模式下所存在的庫房緊張、資金短缺、設備老化等問題，為完善檔案管理工作創造更多有利的環境與條件，以自覺性、科技化以及縝密性的思維來從事檔案管理工作，進一步推動社會保障事業的發展。
二、建立健全檔案管理制度，有效保障社會保障事業的運營基礎
檔案管理工作本身是一項極其繁瑣的過程，為了使其能夠以更加縝密、全面和深入的服務于社會保障工作，使其在每一個環節當中都能發揮其應有的作用，就必須全面規范檔案管理的各個步驟的各項細節，建立全面而系統的檔案管理制度，使廣大工作人員在每一個細節都有據可依、有步可循?？梢猿浞直心壳皣乙呀涱C布的檔案管理和信息保密類法律以及各項社會保障措施的政策內容，將社會保障環節中所涉及的檔案，從內容分類以及保管期限上做出明確的劃分以及有針對性的管理要求，并形成一定的綱領性文件，能夠保障廣大工作人員在從事檔案管理的過程中，有章可循、有制可依。同時，要將檔案業務的相關流程包括檔案收集、錄入、編號入庫，后期的調檔、移交和分寸方面的內容進行程序化的規定；定期對檔案數據進行統計和盤點，并形成一定的文字匯報內容，及時反映檔案庫存以及分類、轉移和封存情況，嚴格遵循檔案管理制度，并保持社會保障各個管理部門之間的消息流通和業務關聯，避免造成檔案信息的冗余和浪費。
三、加強人才培訓，構建多樣化、立體化的復式人才結構隊伍
檔案管理工作歸根到底是由人負責展開和進行的，因此要想讓其產生對于社會保障事業積極的推動力量，就必須加強對于現任檔案管理工作人員的業務培訓，提升其綜合素質，同時注意對高技術和管理人才的引入，充分構建起以高端人才為先導、以工作業務培訓為輔助的立體化、復式人才結構隊伍。具體來說，首先，要全面培養工作人員的思想積極性，保障其工作態度和熱情，只有能夠以飽滿的狀態投入到檔案管理工作當中，才有可能將其做好、做完善，反之消極工作、懈怠任務必然不利于工作的順利展開。其次，加強對于現有檔案管理人員在服務理念、信息化建設、網絡技術運營以及法律政策方面的培訓。隨著當前社會的不斷發展，社會保障工作不再是單一性的工作內容，其與其他行業之間充滿了關聯性，也正是這種聯系性的存在，促使檔案管理工作人員必須充實地武裝自己，全面提升個人的綜合素質，才能解決檔案管理過程中可能會面臨的各類問題，提升工作效率和服務質量。第三，加強檔案管理人員的團隊建設，以團隊的氛圍來提升每個人的工作意識與狀態，通過先進思想、作風的建設以及各種政策內容的傳輸實現穩定管理隊伍，保障各項工作能夠有條不紊、持續連貫地展開。
四、推進檔案管理相應的法律法規落實，助力全國范圍內社會保障網絡體系的形成
隨著當前信息科技的快速發展，網絡化以及信息技術化已經逐漸入駐檔案管理領域，也讓網絡平臺和資源共享的問題出現在檔案管理的過程中。但是由于檔案信息本身涉及具體的人事信息和個人隱私，如何保障其更好地服務于社會保障事業，同時又能以較為安全的狀態維護廣大群眾的合法權益，就成為了法制化國家以及法務流程所必須探討和思索的問題。對此，筆者認為廣大社會保障中心全面總結以往工作，尤其是在檔案管理方面所面臨的安全隱患和不穩定因素，并以文字形式呈報立法機關或政府單位，為其制定有關檔案管理安全方面的法律或是對其內容進行補充和修正提供廣泛實踐參考，保障全國范圍內社會保障網絡體系能夠穩定運營。從立法的角度來說，還應定期對檔案管理進行一定的調研和統計，針對不斷變化的社會發展主題以及社會保障政策，有針對性地將檔案收集、管理、網絡平臺共享，可對外公開信息范圍的限制進行明確說明和統一要求，將其作為重要的輔法務文件，為廣大工作人員提供重要的參考和指示。
綜上所述，檔案管理工作作為當前社會保障事業的重要組成部分，加強對其的管理和運營將有助于維護廣大群眾的基本權益，從而實現全社會范圍內各項社會福利事業以及保障措施的穩步推進和運營。而要想充分發揮這樣一種推動作用，首先，要加大檔案管理工作力度，充分發揮思想意識對于工作的能動作用。其次，要建立健全檔案管理制度，有效保障社會保障事業的運營基礎。第三，要加強人才培訓，構建多樣化、立體化的復式人才結構隊伍。最后，還需要推進檔案管理相應的法律法規落實，助力全國范圍內社會保障網絡體系的形成。同時，必須注意的是，檔案管理工作現有的檔案管理人員要基于目前檔案管理發展現狀，向社會以及政府的廣大人員積極宣傳其作用和重要性，爭取到更多的資金以及政策的支持，為其穩定發展和長久運行提供有力的保障與基礎。
（作者單位為大理白族自治州人力資源和社會保障局信息中心）
參考文獻
[1] 劉靜.社保檔案管理是社會保障事業的基礎工程[J].山東人力資源和社會保障， 2013（05）：40-41.
第一章總則
第二條本省行政區域內國家檔案館的規劃、建設、管理，適用本辦法。
第三條本辦法所稱國家檔案館，包括綜合檔案館和專門檔案館。
綜合檔案館負責收集和管理本行政區域國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的多種門類的檔案，并向社會提供檔案利用服務。
專門檔案館負責收集和管理某一專業領域或者某種特殊載體形態的檔案，并向社會提供檔案利用服務。
第四條國家檔案館是公共服務機構，依法履行保存歷史記錄、提供檔案利用、開展社會教育、推進政務信息公開的職能。
第五條國家檔案館應當全面收集檔案，反映歷史真實，確保檔案的完整、準確和安全，方便社會利用，依法履行保密義務。
第六條縣級以上人民政府應當加強對國家檔案館工作的領導，將檔案事業納入國民經濟和社會發展計劃，保障檔案事業發展所需經費，并列入年度預算。
第二章檔案資源建設
第八條縣級以上人民政府應當按照統籌規劃、合理布局、分級管理的原則和國家、省有關檔案館網布局的要求設置國家檔案館。
省、設區的市、縣（市、區）設置綜合檔案館。省、設區的市根據需要可以設置專門檔案館，也可以與綜合檔案館合設。城市建設檔案館的設置按有關法規、規章的規定執行。
設置國家檔案館必須符合國家和省規定的條件，經同級檔案行政管理部門審核同意后，報本級人民政府批準。設置國家檔案館的具體條件和申請審核程序，由省檔案行政管理部門商省級有關部門制定，報省人民政府批準后實施。
第九條 國家檔案館應當按照職責，擬定檔案資料收集的具體范圍，報同級檔案行政管理部門核準后實施。
第十條 綜合檔案館應當根據國家有關規定確定向本館移交檔案的單位范圍。有關單位應當按規定向綜合檔案館移交具有長久保存價值的各種門類和形態的檔案。法律、法規另有規定的，從其規定。
第十一條國家檔案館應當按照規定的期限接收檔案。因特殊情況，需要提前或者延期接收檔案的，按照國家和本省有關規定執行。
第十二條各綜合檔案館應當按照政府信息公開的有關規定,向社會提供現行文件查詢等服務。各級行政機關和有關單位應當按照規定，及時向本級人民政府設立的綜合檔案館移交有關文件和資料。
第十三條縣級以上人民政府應當將檔案的信息化、網絡化建設納入電子政務和信息化規劃。
國家檔案館應當加強電子文件的接收工作，加快傳統載體檔案的數字化，實現檔案的信息化、網絡化。
第十四條綜合檔案館應當建立本行政區域的電子檔案目錄中心。向綜合檔案館移交檔案的單位以及專門檔案館應當定期向綜合檔案館報送電子檔案目錄。
電子檔案目錄格式標準由省檔案行政管理部門按電子政務要求和規范制定。
第十五條非國家所有的檔案資料，對國家和社會具有重要保存價值的，鼓勵檔案資料所有人向國家檔案館捐贈或者寄存；國家檔案館接受捐贈的，應當向捐贈者頒發捐贈證書，并可以給予一定獎勵。
第三章檔案開放與利用
第十七條國家檔案館的下列館藏檔案,應當向社會開放，涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私以及按國家規定不宜開放的除外：
（一）建國以前形成的檔案；
（二）建國以后形成的檔案，時間已滿30年的；
（三）屬于政府信息公開范圍的檔案；
（四）經濟、科學、技術、文化等活動形成的檔案；
（五）重大活動檔案，進館滿6個月的。
國家檔案館開放個人捐贈的檔案，應當征得捐贈人同意。
第十八條國家檔案館開放檔案，應當組織鑒定小組對擬開放的檔案進行鑒定；經鑒定符合開放條件，并經同級檔案行政管理部門審核同意的，一律予以開放。
第二十一條公民和社會組織確需利用國家檔案館未開放檔案的，應當向國家檔案館提出書面申請，國家檔案館應當在2個工作日內作出是否提供利用的書面答復；在規定期限內不能作出答復的，經館長批準，可以適當延長期限，但最長不得超過7個工作日，延長期限的理由應當書面告知申請人。
第二十二條國家檔案館提供檔案利用服務不得收費；但為公民和社會組織提供復制檔案、郵寄檔案復制件及其他發生工本費用服務的，可以按規定收取費用。
第二十三條任何單位、個人利用或者公布國家檔案館館藏檔案，應當遵守有關知識產權保護的法律、法規、規章，不得損害國家利益和他人的合法權益。
公民和社會組織利用國家檔案館未開放檔案，未經國家檔案館同意，不得以任何形式公開傳播。
第四章保障和管理
第二十五條縣級以上人民政府應當將國家檔案館建設列入城市建設和文化基礎設施建設總體規劃，優先安排國家檔案館建設用地。
國家檔案館的建筑設計和規模按照國家和省有關規定確定。
國家檔案館的建筑設計方案應當在報規劃審批前征求省檔案行政管理部門的意見。
第二十六條國家檔案館應當根據其功能要求，配備與其規模和業務管理工作相適應的專業技術和管理人員。國家檔案館主管業務的負責人應當具有中級以上專業技術資格或大學本科以上文化程度。
國家檔案館應當建立科學的管理制度，按規定配置相應的設備設施，加強檔案的保護和管理。
第二十九條國家檔案館信息化建設應當遵守國家有關規定，確保檔案信息安全。
第五章法律責任
第三十三條違反本辦法，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責令限期改正；情節嚴重的，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予行政處分或者紀律處分：
（一）設置專門檔案館不符合本辦法規定的；
（二）不按本辦法規定向綜合檔案館報送電子檔案目錄的；
（三）不按本辦法規定向綜合檔案館報送政府已公開文件及其他相關信息資料的；
（四）國家檔案館違反本辦法規定收取服務費用的；
（五）國家檔案館的檔案利用服務設施不符合規定要求的；
[關鍵詞]聲像檔案；國有企業；問題；措施
[中圖分類號]F274 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2013）26-0074-02
隨著社會的發展，企業市場競爭日趨激烈，科技在現代大型國有企業中的管理應用越來越多，檔案作為原始材料的記錄、歸檔、保存，隨著日處理信息量的與日俱增，產生了大量以照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為新型載體并輔以文字說明對歷史進行記錄的聲像檔案。這些聲像檔案是本單位發展歷程中重要事件的記錄與反映，具有很強的保存和參考利用價值。因此，聲像檔案管理是當代企業管理的重要組成部分，對企業的成長、發展有重要的影響。
1 國有企業聲像檔案管理存在的問題
1.1 聲像設備與企業規模不符
在一些大型國有企業中，雖然企業規模很大，但不同程度的出現從事聲像檔案管理的設備缺乏、陳舊老化、性能不匹配、質量不過關、利用不合理等顯現。造成很多聲像資料現場無法記錄或是有設備而無法正常工作，失去許多寶貴資料保存的機會。有的雖然當場保存下來，等到進行聲像歸檔的時候，發現質量出現重大問題，無法有效存檔。有的設備則因為質量不達標，聲像保存不合理，保存期期間，發生質量變化，使得內容沒到更換設備，進行二次存檔的時候，設備就報廢了。還有一些企業，超越現實，為了凸顯企業的實力，或是為了金錢利益，購買了許多先進的設備，放在家里當展覽品或是充當企業的固定自產，而在企業的聲像檔案管理過程中卻沒有發揮真實作用。所以當前國有企業中聲像檔案產生部門聲像設備質量參差不齊。
1.2 聲像設備與工作人員素質不搭配
就目前的情況來看，多數企業的檔案管理工作沒有專業的隊伍建設，聲像檔案管理的人員更是稀缺。這種稀缺大多走向兩個極端。第一種情況是，聲像檔案管理隊伍建設人員龐大，但是真正懂聲像處理的人很少，許多都是企業領導們安插的與企業或是領導層有利益關系的人或是某個部門領導相關親戚朋友的人，綜合素質不高，所以，雖然有很多企業，檔案管理的人員很多，但是面對企業中許多設備卻不能有效的利用。有的設備使用人員連電子聲像產品的基本知識都不具備，不明確手中的設備如何使用，更別說靈活運用，發揮產品的最佳性能了。每當有任務的時候，無法讓設備發揮處于最佳工作狀態，造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。第二種情況是，企業的上層領導檔案管理意識淡薄，企業就沒有檔案管理這一崗位，讓辦公室或是其他部門的人員兼職檔案管理，這就更別提企業關于聲像檔案管理的情況了。更談不上專業人才隊伍建設。作為一個兼職人員，如何能具備高素質的聲像檔案管理知識呢。第三種情況是，企業人也有，設備也有，但是設備老化，跟不上更新，企業領導不愿意把錢花費在企業檔案管理上，導致企業的聲像管理工作一直落后于時代的發展。
1.3 管理制度不健全，沒有集中統一管理
根據對一些大型國有企業的調查和部分員工們的反饋，多數企業針對檔案管理沒有制定成型的文件，聲像檔案管理較為混亂，在聲像資料管理方面更是沒有統一的聲像檔案管理制度和標準以及歸檔要求，缺少必要的管理；有的企業雖然建立了一定的管理制度，因缺乏有效的保障措施，很難落到實處，導致聲像檔案難以及時完整的歸檔；有的科室工作人員不去收取，從來不知道主動送達檔案室；有的科室好則一年一次移交檔案室，且移交內容不夠全面。部分企業由于沒有健全的管理制度，企業對管理人員的素質、保管條件等都沒有具體的說明和要求，導致工作人員工作怠慢，檔案庫房的保管環境無人過問，許多聲像檔案資料因為歸檔不及時或是管理不嚴格部分珍貴聲像檔案流落民間，收集歸檔困難；部分因為保存環境惡化，無人過問，造成設備質量改變，聲像內容質量被破壞，縮短其保管壽命，有的甚至內容損壞丟失，無法挽回。
1.4 工作人員聲像檔案管理意識滯后
在國有企業里，受公有財產和私有財產觀念和思維的影響，有的企業集體沒有聲像檔案管理的觀念，許多東西該歸檔不歸檔，導致一些企業珍貴聲像檔案流落民間，收集歸檔困難。部分檔案雖然已收集，但因為重視程度不高，工作不認真或是保護不到位，檔案人物、事件很難加以考究或根本無法考究；有的企業雖然領導重視，但從事檔案管理人員的管理意識嚴重滯后于現代企業發展的管理需求，缺乏全局觀念，更沒有保密意識，根本就沒有主動去收集、收藏檔案的意識。非檔案管理部門的人，許多工作人員為了自己的工作需要，將部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室或檔案館統一保存，隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全不完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。有的企業因為工作人員知識欠缺，許多人對檔案的范疇模糊不清，有人以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而對于在日常公務活動中的內容、聲像內容等不是檔案收集的范圍之內。嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。
2 國有企業加強聲像檔案管理工作的措施
2.1 增強意識，提高重視
聲像檔案管理工作，不是某一個人或是某一個部門的事情，而是企業全體員工，從上到下所有人的共同事情，只有所有人都提高了聲像檔案對企業發展重要性的認識，才能在全廠有效地維護好聲像檔案管理工作。第一，領導層必須認識到聲像檔案的歸檔對企業穩定成長和延續發展的重要性，并在員工中普及這種意識，重視檔案管理部門的重要性，吸納專業人員，配備有效的聲像設備，定期培訓，加強聲像檔案管理隊伍建設。在企業內部制定有效的文件，約束全體員工遵守聲像檔案管理的各項條例；第二，作為檔案管理人員來講，要認識到自身部門的工作，對企業未來發展產生的作用和影響，提高工作熱情，主動做好各種聲像資料的收藏、歸檔；第三，全體工作人員要增強檔案管理重要性認識，自覺遵守規定，主動配合檔案部門的工作，在各個活動中，收集、記錄聲像檔案資料，及時送到檔案室存檔。
2.2 保持聲像檔案管理工作與企業發展同步進行
聲像檔案管理只有與企業同步協調發展，才能發揮聲像檔案的價值。設備要與時代主流相吻合，要與工作人員的水平相適應，要充分發揮聲像檔案管理工作者的價值，要把設備、人員與企業的日常公共活動有效的搭配在一起，要使資料處理、收集、保管的人緊密配合。聲像檔案管理是為企業發展的服務性保障工作，企業的領導不能漠視不管或是讓聲像檔案管理部門消極成長，也不要以公謀私，企業需要配備什么性質的設備、人員，就建設什么樣的部門，要隨著企業市場化發展的需求變化而變化。也不能沒有設備等著獲取第二手資料，這不利于企業信息存檔。另外也并不需要擺闊，非要用進口的。只要企業的檔案管理部門和領導們客觀地保持聲像檔案管理工作與企業的整體發展同步進行，就能使與企業相關的資料得到有效的保存，對企業的發展歷史軌跡有一個很好的記錄。
2.3 制定辦法，狠抓制度落實，加強管理
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，提高大家的重視，防止資料丟失或是歸檔不及時，必須制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作。第一建立相應的管理制度，強化規范管理，對與企業相關的各類聲像材料，從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，從借閱到歸還或是信息查詢等必須制定一套嚴格的管理制度，使每一份聲像檔案按分類有序存放，防止分散流失或是設備破壞，杜絕相關東西歸為己有。對公司制定的制度，要制定有效的配套措施進行懲罰，狠抓落實，讓有關法規和制度落到實處，確保聲像檔案歸檔質量。第二加強監督，相互促進，不同國有企業，有一定的差異性，每個企業可以根據企業的特點建立相應的監督體制，讓每一個人都不能怠慢，讓每一個人都有約束，沒有特權就沒有個人空間。
2.4 強化保護措施，建設安全的保護環境
聲像檔案一般都是保存企業發展成長過程中不同時間段的人物和事跡，保存時間比較長，經歷的自然或是人為的環境比較復雜。要長時間完好無損地保證質量，必須具備恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等良好的保存環境。受企業自身的能力和條件的約束，目前國有企業中聲像檔案保存條件能達到上述要求的幾乎沒有，今后相當長的一段時間內也很難達到。結合實際，采取有效措施，力求妥善保管是當務之急。當前聲像檔案可采取獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；并格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
2.5 加強措施，疏通渠道，完善聲像檔案
檔案是一個企業成長軌跡的生動記錄，聲像檔案更是給人一種直觀的現場景象，聲像檔案的記錄的完善性是每一個檔案管理人員的心愿。企業檔案人員應詳細了解本企業的發展歷史，認真整理存檔資料，并采取積極措施對企業發展過程中丟失的聲像資料進行尋找、收集，通過宣傳，號召民間捐贈、義務收集、爭取企業資金支持有償收集等多種渠道和方式來收集珍貴聲像檔案資料及相關的人物、事件說明材料，完善聲像檔案因各種原因造成的損失。
3 結 論
