時間：2023-06-25 16:09:55
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇行政檔案管理范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
第一，在高校做好人事檔案管理工作，不僅有利于保存黨和國家的寶貴文化財富，而且有利于高校檔案管理工作的順利進行。人事檔案是一個人的客觀的歷史記錄，特別是那些優秀人才以及專家學者高度集中的高校，人事檔案不僅對個人非常重要，而且對單位以及國家也是非常重要的。人事檔案是一個具有歷史價值以及文字財富的人文資源，所以做好人事檔案管理工作是非常重要的。
第二，做好高校人事檔案管理工作，能夠將高校人才的巨大優勢發揮出來。由于高校是人才高度集中的一個地方，這就要求人事檔案管理部門要對高校人才進行分類、分析，從而能夠解決高校人才的實際困難，最終能夠調動高校知識分子的積極性。在高校人事檔案管理工作中，要最大限度地發揮高校知識分子的潛能以及智慧，從而使得每一個知識分子能夠充分發揮自己的才能。
第三，做好高校人事檔案管理工作，能夠促進學校的教育改革以及發展。在高校人事檔案管理工作中，要密切聯系學校的各項改革。比如：勞動人事制度的改革以及人才的進出以及流動；有關提拔以及使用干部；培養以及配置相關的專業技術人員等工作。所以，在人事檔案管理工作中要注重采用科學的管理方法，從而能夠使得人事檔案管理工作對學校的教育改革以及和諧發展起著一個積極的推動作用。
二、高校人事檔案管理工作中存在的主要問題
目前，高校人事檔案管理工作存在一些問題。然而從總體上來說，高校人事檔案管理工作不能夠適應社會主義市場經濟的發展以及高校教育改革的需要，并且高校人事檔案管理工作中的問題主要表現在以下幾個方面：
首先，在人事檔案管理中，人事檔案的寶貴資源沒有得到充分的開發利用。目前，高校的人事檔案管理工作仍然停留在收集以及整理上，從而使得人事檔案不能夠充分地發揮其自身的作用。
其次，在人事檔案管理工作中，沒有充分發揮人事檔案的宣傳以及交流的作用。在高校人事檔案管理的工作中，由于在校內以及校外沒有進行相關的宣傳，從而使得人事檔案管理工作不能夠得到應有的重視。
再次，在人事檔案管理工作中，沒有充分發揮人事檔案的參謀作用。目前，雖然高校人事檔案中包含了豐富的內容，但是高校人事檔案沒有得到利用，從而使得高校人事檔案中出現了一些“死檔案”，最終不能夠對高校人才進行合理的管理。
最后，管理人員的素質以及設備的現代化水平存在著缺陷。目前，在高校人事檔案管理工作中，由于管理人員的素質參差不齊，這就要求高校要不斷提高管理人員的專業素質以及業務水平。除此之外，檔案管理設備的落后在一定程度上影響了人事檔案管理工作的質量。
三、加強高校人事檔案管理工作的有效措施
在高校人事檔案管理工作中，人事檔案管理工作不僅影響著個人以及部門的利益，而且影響著整個學校的利益。為了能夠充分發揮人事檔案管理的工作，這就要采取以下的措施來加強高校人事檔案的管理工作。
第一，要加強人事檔案管理的收集工作。目前，一部人的人事檔案管理中只有幾份簡歷表，然而這幾份簡單的簡歷表不能夠將一個人的實際情況充分地反映出來。在人事檔案管理的工作中，人事檔案的管理人員要抱著負責任的態度，在收集材料的時候要抱著為當事人負責任的態度，并且要不斷地為當事人的檔案進行資料填充，最終能夠使得當事人的人事檔案得到豐富。
第二，不斷提高人事檔案管理人員的專業素質以及能力。高校的人事檔案管理工作的負責人要不斷強化檔案管理人員的服務意識，并且要隨著時代的發展潮流進行相關的檔案管理工作，最終使得人事檔案管理工作能夠適應教育的改革以及發展。與此同時，學校的相關負責人要對人事檔案管理人員進行相關的政治教育，從而能夠使得人事檔案管理人員使用現代化管理設備的能力得到提高，并且能夠提高管理人員研究新情況、解決新問題的能力，最終能夠使得管理人員更好地服務于人事檔案管理工作。
第三，在人事檔案管理工作中，要促使檔案管理手段以及設備的現代化。高校人事檔案管理的手段以及設備要逐漸現代化，從而使得高校人事檔案管理工作能夠充分地發揮作用。第四，在人事檔案管理工作中，要根據檔案記錄的相關內容為學校進行策劃。目前，高校人事檔案的管理工作處于被動的地位。然而在以后的人事檔案管理工作中，要將“死檔案”變成“活檔案”，從而能夠根據我國的發展形勢以及學校的發展要求對人事檔案管理工作進行改革，最終使得人事檔案中的人力資源得到充分的發揮。
四、結語
企業行政管理部門是政令，管理辦公室事務、人力資源、財產管理的部門，其在工作中會產生大量有價值的文件，這部分文件就是文書檔案的前身。其中最常見和重要的是行政公文，行政公文是行政部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。它能為企業負責人在計劃或決策時提供參考作用，能為單位或個人在訴訟、解決紛爭時提供憑證的作用，所以，它是有價值的，必須得到很好的保存。企業的行政管理部門必須將辦理完畢的、按照有關規定將確定為檔案的那部分文件向檔案部門移交，檔案部門接收后必須按檔案管理的規定進行管理。
二、檔案管理人員必須具備全面的崗位知識
檔案管理人員要做好文書檔案的收集、分類整理、利用保管等工作必須要對文件的種類、運轉和檔案整理知識有所了解，才能掌握文件的完整性、準確性、有效性，才能真正做好檔案管理工作。通常所講的文件是指公文。公文的文種有黨、政之分，黨的公文文種有14種（決議、指示、公報、條例、規定、決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等），行政公文文種有13種（命令（令）、公告、通告、議案、決定、通知、通報、意見、報告、請示、批復、函、會議紀要等）。公文的寫作都有規范、嚴謹的格式。版頭是發文機關標識，居中套以紅色的大號字體，下方是發文字號，再下方為紅色橫隔線；發文字號，由機關代字+年份+序號組成；標題，由機關名稱、內容、文種三部分組成，小標宋體2號字，引用公文應當先引標題，后引發文字號，一份公文只能用一種文種，不能同時用兩種文種，“請示報告”、“關于…的通報的通知”是兩種文種，都是錯誤的用法；正文，始于主送機關名稱下一行，采用三號仿宋體字，文件的結構層次為：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”，每頁22行，每行28字，行距為固定值26磅；附件，在正文之后，下空一行，左空2個字符；發文日期使用漢字，零寫成〇；公文生效的標志，印章是公文制發單位對公文生效負責的憑證，鄭重蓋在日期上。收文的處理，簽收、審核、批辦、承辦、催辦、歸檔；發文的處理，草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發、歸檔等程序。檔案管理人員掌握上述基本知識后，要檢查接收的文件準確性，必要時可以指導行政工作。
三、行政管理人員必須確保文件的質量
（一）對水行政執法檔案管理工作重視不夠有些領導同志把執法工作的重點放在抓行政執法的過程上和抓行政執法的效果上，他們并不了解水行政執法檔案管理工作的重要意義，往往忽視了水行政執法后的執法檔案資料的收集、整理工作，因此對水行政執法檔案管理工作投入的人力、物力、財力也就不足，從而造成水行政執法檔案管理工作無法良性開展。
（二）執法人員素質有待提高根據河南省水政監察總隊對河南省24個支隊和154個大隊的調查結果顯示：水政監察大隊的人員（3832人）中，中專以上學歷為2017，占總人數的52.6%；大專以上學歷為1497人，占總人數的39.1%；本科以上學歷為318，占總人數的8.4%。從學歷結構看，本科以上學歷人數較少，大專以上學歷的人數比例也不足50%，學歷結構有待于進一步優化。有的大隊雖然引進了文書檔案管理專業的人員，但在案卷的整理和法律文書方面的知識還不足，需要展開專門的培訓。
（三）經驗交流欠缺檔案利用不足要想提高水行政執法檔案管理工作水平，各個水政監察大隊之間就要不斷地進行經驗交流，只有通過經常性的經驗交流才能找出本單位在水行政執法檔案管理方面的差距和不足，也才能總結出本單位在水行政執法檔案管理工作方面的經驗。通過經驗交流會促進各個水政監察大隊在水行政執法檔案管理工作水平的提高。另外，只有不斷利用水行政執法檔案，才能提高領導同志對水行政執法檔案管理工作重要性的認識，從而加大對水行政執法檔案管理工作的投入力度。
二、加強現代水行政執法檔案管理工作的辦法及措施
（一）強化責任，提高認識要加大對水行政執法檔案資料管理的重視力度。各級各類水行政監察機構要把水行政執法檔案資料管理和利用工作提升到重要的辦事日程上來。明確各個水行政監察機構的水行政執法檔案資料管理責任，經常組織檢查組進行檢查通報。對水行政執法檔案資料管理不力、不善的要責令整改，并對整改方案進行監督和指導。
（二）嚴格執行水行政執法檔案資料管理規定要想使水行政執法檔案資料的管理更好地服務于水行政執法工作，就要嚴格執行檔案資料管理規定。根據《關于印發水行政執法文書檔案管理辦法》中對水行政執法文書檔案資料管理的有關規定，要對各種檔案資料立卷歸檔進行嚴格的要求，認真收集、積累、整理水行政執法檔案資料，然后分門別類進行歸檔，使所有的水行政執法資料都達到統一格式、統一標準。
（三）水行政執法檔案資料整理應按章有序進行水行政執法檔案資料整理與分類應按照水行政執法檔案形成規律和特點，將水行政執法檔案分成一定的類別和屬類。保持水行政執法檔案資料的有機聯系，使其有系統、有條理地反映執法活動的歷史面貌。劃分類別和屬類的標準要一致，層次要清楚，條理要明晰，不按年度分類，只按項目分類。
（四）強化水行政監察人員的業務培訓水行政監察執法人員中有些人未經過專項培訓，監察執法隊伍中即懂專業又懂法律的人才比較缺乏，部分執法人員在執法過程中，法律知識掌握不夠，業務不熟悉，造成執法水平較低。一些案例告訴我們，因對執法證據收集程序、步驟的不熟悉，造成執法過程不規范，不能把案件辦成鐵案。因此，必須經常開展執法人員業務培訓，規范執法程序，提高水行政監察執法人員的業務素質和執法水平。
（五）應建立“案件首問負責制”和“案卷檔案調用管理制度”對每一起違法案件都要明確主要經辦人員，經辦人員同時負責案卷、證據的整理，并負責及時將案卷移交給檔案管理人員。案卷檔案的調用和管理必須明確專人負責，并有專門場所保管案卷，做好調卷記錄，要做到“專人、專柜、專室”。
三、結束語
醫院行政檔案的定義可以從廣義和狹義兩個方面進行闡述，廣義的行政檔案就是醫院在經營過程中所產生的具有價值和意義的各種資料，而狹義的行政檔案則是醫院在進行行政管理工作時所產生的具有行政特征的檔案，屬于文書檔案，主要包括公文、規章制度以及計劃等內容。醫院行政檔案特征分為下面幾種：其一，歷史性，行政檔案并不屬于正在形成的產物，而是由過去形成，行政檔案把過去、現在和未來融合到了一起，具有連續性和統一性特點；其二，社會性，行政檔案是在實踐中慢慢構成的，檔案中所包含的內容就是各種實踐記錄；其三，原始記錄性，這是行政檔案最顯著的一項特征，同時也是行政檔案同其它檔案的不同之處，在管理行政檔案過程中，任何方法都不會對檔案特征造成影響，檔案本質就是要把事實的事件記錄下來，體現出記錄的意義和作用。
二、人性化管理理念及在醫院檔案管理中的價值
人性化管理理念屬于一種新型管理理念，同時也是一個不斷發展過程，其理念核心就在于以人為本，主要作用就是要充分激發員工的主動性和潛力，重視員工的主體性地位。人性化管理理念另一大作用在于穩定人與人之間的關系，加強對人的尊重，進而擴展到增強醫院效益的范疇上，通過科學的發展規劃，實現有組織、有紀律的發展。依托人性化管理理念來進行醫院行政檔案管理，其重點就在于尊重員工、信任員工，把“以人為本”作為核心理念，其主要價值體現在下面幾個方面：其一，對檔案工作的優化；其二，對檔案工作氛圍的優化；其三，對檔案工作人員的管理。
三、依托人性化管理理念實現醫院行政檔案管理的策略
（一）完善人性化管理制度
醫院行政檔案管理的制度主要包括歸檔、保密以及借閱制度等，這些制度都需要進行再次審核，保證其符合人性化管理理念，使人們在查閱、借閱時能夠保持一種良好心情，營造出一種和諧的環境，也可以開展咨詢等活動，以此提高檔案管理的整體效益。上述這些工作的前提是檔案管理人員必須要具備較強專業技能，通過學習不斷完善自己的整體能力，擴大知識面，盡可能使查閱者獲得更多資料；同時檔案管理人員還要加強思維創新，增強管理檔案的效率，提高管理利益。
（二）重視檔案室的建設工作
醫院檔案室中包括了醫院所有的檔案，是對檔案進行集中管理的地方，對于醫院來講，檔案室是非常重要的場所之一，不僅是檔案管理工作的核心，同時也是醫院經營者的助手，更是增強醫院工作效率的重要因素，因此醫院必須要重視檔案室的建設工作?？傮w來看，檔案室的價值體現在下面幾個方面：首先，檔案室能夠實現檔案的開發工作，為醫院更好發展提供服務；其次，檔案室能夠更加科學的管理醫院所有資料；最后，檔案室能夠對醫院所有部門檔案進行管理。
（三）加強檔案信息化建設
現如今科學技術發展越來越快，在醫院檔案管理中也發揮出非常重要的作用，紙質類型檔案都已經逐步被電子文件檔案所取代，已經被非常廣泛的應用。傳統紙質類型檔案具有分散的特點，管理難度比較高，不能妥善管理，所以當前的一項重要工作就是統一檔案管理，電子文件是必不可少的。電子文件檔案在歸檔時要保證完整、真實，其主要內容包括兩個部分，其一，對醫院長久發展起到重要意義的文件要永久保存，例如醫院制度、規定以及各種文件等；其二，醫院日?；顒游募L期保存，通常時間為15年到50年，也就是對醫院發展起到一定參考作用的文件。
（四）提高檔案人員的業務技能
醫院行政檔案人員一方面要具備管理、哲學、法律等專業知識，另一方面還要能夠靈活運用各種管理軟件，不斷豐富自己的知識面，盡可能增強工作效率。醫院必須要保證所有檔案工作人員都具有較強的專業能力，可以采取績效評定方式來提高員工的熱情，通過人性化管理方式創建一支高效的檔案工作隊伍。另外在工作過程中，醫院經營者也要以人性化作為核心的管理方式，站在檔案管理人員角度來思考問題，滿足員工需求，以此增強工作人員的主動性，進而有效提高檔案管理的效率。
（五）增強對檔案工作人員的培訓
通過調查能夠發現，導致醫院檔案管理水平不能有效提高最重要的原因就是檔案工作人才缺乏，針對這一現象，在檔案人員質量文件中已經做了明確的規定，所以醫院管理人員必須要把培訓檔案人員的工作重視起來，加強工作人員的素質及道德，把人員內在潛力充分的激發出來，增強其主觀能動性，真正做到“忠于職守、公正服務”的基本要求。
（六）行政檔案的充分利用
行政檔案包含了醫院在管理方面的所有環節，對于醫院發展中所面臨的問題都能夠從行政檔案中獲得解決對策，體現了非常重要的價值和意義，具有豐富性、可靠性特點。但是就目前情況來看，我國很多醫院對于行政檔案還沒有充分的重視起來，沒有認識到檔案所具有的重要價值，普遍存在“重保管、輕利用”的現象，沒有把行政檔案具有的指導作用充分發揮出來。因此必須要增強對檔案的管理理念，有效保存行政檔案，發揮其價值和意義。
四、總結
行政單位各類檔案是指在行政單位各項活動中，對行政活動，科研項目、行政管理以及人事管理等等信息和資料，通過文字、圖片、聲音、影像等其他方式進行記錄，保存下來的載體。而行政單位各類檔案管理就是對這些載體進行有效的管理。行政單位各類檔案形成主要包括以下幾個方面：首先，我國的文化已經有了幾千年的歷史，在發展過程中蘊藏著大量的政治思想、文化以及技術等內容，也為行政單位各類檔案的建立打下了基礎。其次，在現代行政單位的治療過程中，通過接診、診斷、治療以及康復善后工作的全過程，也孕育著行政單位各類檔案的形成。
行政單位的檔案管理記載著行政單位發展的歷史過程，既是工作研究的基礎，也是各項事業活動正常有序展開的基本前提，更是行政單位進行宣傳和教育的生動的并且具有說服力的資料。行政單位的檔案既為行政單位服務，也為社會服務，更為人民服務。行政單位各類檔案管理是行政單位管理工作的重要部分，做好行政單位各類檔案管理工作，有利于提高行政單位的工作效率和工作質量，是維護行政單位歷史面貌和推動行政單位發展的必要條件和重要工作。在行政單位管理過程中，檔案管理工作是非常重要的一個環節，也是行政單位發展的基礎性工作之一。行政單位各類檔案關系到行政單位各項工作的決策性，它記錄著行政單位各種工作事跡或者科研項目的優秀成果，為行政單位的經營活動和發展，提供了基礎性資料，是行政單位管理和計劃制定的基礎依據。行政單位各類檔案完善與否體現了這家行政單位管理制度的規范性、科學性和基礎性，同時還關系到行政單位面向社會的形象，因此行政單位管理中必須重視對檔案的管理，它對行政單位的整體發展發揮著不可替代的作用。行政單位各類檔案涉及范圍較廣，管理十分復雜，如何有效提高檔案管理水平，對廣大行政單位各類檔案管理人員是一種挑戰，因此在現階段行政單位體制改革的大旗下，我們要敢于轉換思路，不斷創新，為推動行政單位各類檔案管理工作的發展，創造良好的發展機遇。
一、行政單位各類檔案管理發展現狀及存在的問題
隨著社會發展速度的加快，我國人民生活質量有了顯著的提高，對行政單位的服務質量的要求也變的越來越嚴格了，目前行政單位管理水平整體發展速度呈現跨越式發展，自行政單位體制改革以后，不管從硬件還是軟件方面與原先相比都發生了翻天覆地的變化，取得了許多優秀的成果，尤其作為行政單位基礎工作的檔案管理方面，管理理念和管理方法都有了很大的改善，各大行政單位建立了行政單位各類檔案體系，實行了信息化管理，有效地推動了行政單位的發展，但是我們也看到，目前行政單位各類檔案管理中仍存在著一些難題，有待我們去解決，主要體現如下：
（一）重視程度不足，管理理念落后
目前，很多行政單位對檔案管理工作的重視力度不足，行政單位的主要精力仍然只是單純的放到了經營、行政、科研等方面，對作為行政單位基礎管理的檔案工作只是一帶而過，簡單的認為檔案管理就是對行政資料進行立卷、歸檔以及保存。行政單位對檔案管理的投入甚少，使得行政單位各類檔案管理軟、硬件設施陳舊，工作環境較差，這種落后的管理觀念，嚴重影響這行政單位各類檔案管理工作的發展速度。
（二）缺乏有效的檔案管理制度
有的行政單位雖然對檔案管理加強了重視，但是在行政單位各類檔案管理制度建設方面，做的仍然不夠到位，存在制度內容的制定缺乏科學性、實際性和可行性。例如，首先，對檔案信息建立的實效性、準確性等方面缺乏統一的標準作為規范，導致行政單位各類檔案管理工作比較盲目。其次，對檔案管理工作的職責范圍、崗位設定方面，存在不夠明確的問題，使得責任不能到人，出現互相推諉現象，給工作的推進帶來了一定的阻礙。第三，在檔案管理工作流程方面，缺乏科學的評測，使得各檔案崗位銜接工作存在很多漏洞，造成各種糾紛的發生。
（三）行政單位各類檔案管理人員管理能力較差
現階段，行政單位各類檔案管理人員的管理理念、業務能力以及文化水平等方面各不相同，但從整體形式看檔案管理素質較差。一方面，是由于行政單位對檔案管理人才的培養機制不重視，把職工教育和選拔的重點放到了行政、科研、經營等方面。另一方面，檔案管理人員自身觀點理念的錯誤，自認為檔案管理崗位屬于行政單位二、三線工作，于是自暴自棄，缺乏對工作業務學習的進取心，只是墨守成規的開展工作。
二、推動行政單位各類檔案管理的有效措施和方法
通過對上述行政單位各類檔案管理中存在問題進行的分析，讓我們感到發展行政單位各類檔案管理工作，仍然任重而道遠，那么如何有效推動行政單位各類檔案管理工作呢，我認為應當從以下幾個方面入手：
（一）加大檔案管理重視力度，轉變落后的管理觀念
思想上得到了足夠的重視，是推進行政單位各類檔案管理工作向前快速發展的基礎，首先，要轉變傳統落后的只重經營，而輕管理的觀念，行政單位管理人員要充分認識到檔案管理基礎工作的重要性，對檔案工作對行政單位發展的作用有一個正確的認識，將行政單位各類檔案管理正式歸入行政單位各項的重點工作之中，并給予落實。其次，加強對檔案管理工作的投資，在硬件方面引進國內外先進的檔案管理設備，改造行政單位各類檔案管理環境，實現行政單位各類檔案管理的信息化。在軟件方面，加強現代行政單位各類檔案管理理念的學習，并迅速掌握，與行政單位實際情況相結合，應用到現實工作中，快速推動行政單位各類檔案工作的發展。
（二）建立健全的檔案管理制度，強化科學、規范性的管理
行政單位各類檔案管理工作的有效開展，需要制度進行約束、規范與管理，建立健全行政單位各類檔案管理制度是推進行政單位各類檔案管理發展的必須。行政單位各類檔案管理制度的建立應當首先根據國家有關部門頒布的《檔案法》和《行政單位衛生檔案管理辦法》等相關規定作為指導，結合行政單位自身檔案工作的特點，進行制定。內容一般涉及到行政單位信息檔案立檔、入檔、保養管理制度、行政單位各類檔案崗位及工作流程管理制度、行政人員考核檔案管理制度、工作風氣檔案制度、行政人才檔案管理制度等等方面。同時為了加強落實管理制度的執行，需要有嚴格的考核管理制度作為基礎。通過建立一系列切實可行的管理制度，實現行政單位各類檔案規范化、制度化、科學化的管理。
（三）加強行政單位檔案人員技能素質的培養
首先，行政單位管理人員應當將檔案管理教育正式納入年度行政單位職工培訓大綱，將對檔案管理職工培訓工作當做重點教學工作去抓。其次，引進目前先進的行政單位各類檔案管理理念和方法，使檔案管理人員能夠迅速掌握，不斷更新他們的知識，使其保持管理理念和技術能力的新鮮性。第三，建立人才選拔機制，對檔案管理人員進行定期考核，做到優勝劣汰，促進檔案管理人員自我學習的意識。
參考文獻
而我們現今的檔案管理已經開始全面應用數字化管理模式，檔案是重要的資源載體，隨著數字化技術的應用，各個部門中凡是涉及到檔案管理的都開始進行電子儲存，包括了行政后勤檔案管理。行政后勤的檔案管理最初的目的是為了向需求者提供資源共享的服務，而計算機技術的應用使得人們在查閱資源以及共享過程中省去了大量的查找工作。云計算的出現也正是人類在越來越繁重的工作中發明的便捷技術，應用好該種技術有利于行政后勤檔案管理后期的穩步發展。
1 云計算的技術特點以及發展現狀
云計算的技術特點以及信息服務的框架是其中的應用程序以及軟件不需要運行在個人電腦終端里，而是以互聯網為基礎的大規模計算機集群來承擔這個任務。，這種方式對于用戶而言，既方便快捷，同時也可以確保一定的安全性。在這種基本設備的設置以及創設理念下，云計算技術大致具有以下幾個具體特征：
1.1 數據存儲更加方便、安全
云計算技術是將數據集中存儲在一個集群網絡中，這種存儲方式加上一系列嚴格的權限管理協議來掌控網絡資源的共享，借助網絡的支持和便利，行政后勤的檔案管理資料可以通過網絡體系在任意的終端上獲取想要得到的資源。這種集群網絡式存儲可以避免因為存儲在單個網絡終端中的資源由于該設備受到一些外在或內在因素而造成的損壞，降低了數據資源丟失的可能性，同時又使得資源的共享變得更加方便、快捷。
1.2 資源的合理分配
計算機技術中，一般能夠擁有強大計算能力的計算設備都是一些大型的服務期或者集群計算機，以個人客戶端為載體的計算機是不符合這種計算功能的，但是無論是企業還是個人都不能夠時刻利用這種大型服務器的計算功能，為了便捷用戶以及保護資源，最有效的辦法就是通過互聯網將所有的資源都集中在計算云中提供給用戶使用。這種方式既降低了用戶的使用成本，達到了資源共享的目的，減少資源浪費，同時額優化資源配置保護了環境。
1.3 先進技術理念為用戶帶來了個性化服務
云計算的技術理念以用戶為中心，將為用戶提供更個性化服務作為云計算的根本出發點。云計算的出現，在用戶操作方面大為降低難度，只需要通過網絡連接，對其終端使用的設備要求也降低了，用戶在利用云計算功能的時候不需要具備強大的操作技術，只需要將自身的意圖輸入進去，隨后一些復雜的過程全由計算云來實現，使用戶操作起來便捷省心，也提高了用戶的做事效率。
云計算的技術目前已經被廣泛的采用，并由幾家軟件公司開始著手推廣應用，無論是從技術帶動社會進步的方面還是提高人們工作效率方面，都能夠看到未來云計算技術將會自行政后勤檔案管理中發揮其絕對的優勢。
2 云計算在行政后勤檔案管理中的應用策略
檔案資源是人類社會發展以及文明進步的重要文字載體，對信息資源的存儲以及共享十分重要。行政后勤檔案在實行數字化之后也開始重視云計算技術的應用，通過互聯網技術獎所有的存儲以及服務站連接成一個“檔案云”，便于后期的查閱、分享。
2.1 從基礎設施而言，云計算技術的應用降低了單個終端的硬件要求
隨著信息化時代的到來，雖然很多單位中的行政后勤檔案管理都開始實行數字化管理模式，但是由于各個單位對于這些基礎設備的投入大小有差別，因而導致終端的硬件設備質量不一。云計算在應用中對于終端硬件的要求不高，因而可以有效的避免這種質量和性能分布不均勻的現象，經濟實力比較強的部門通過云計算技術的應用，在工作操作中無形的會帶動經濟實力較弱部門的發展，從而對于降低單位在基礎設備方面的投入成本。
2.2 從資源共享的角度而言，云計算技術的應用有效的滿足了用戶共享資源的需求
行政后勤檔案管理的根本依據在于存儲一些有必要記錄的數據資料并且能夠便于今后的查閱，在有需要的時候方便進行資源的共享。在以往的檔案管理中，大多數的資源都是依靠紙質存檔，在有需要的時候不便于進行共享，而且容易導致資料的丟失。使用云計算的技術可以很好的規避這類問題，為用戶提供個性化服務。
2.3 從資源的安全性角度而言，云計算功能具備較強的防御功能
在云計算技術出來之前，信息資源的存儲以及共享對于終端用戶的設備要求很高，即使如此，在設備遭受到病毒攻擊的時候其防御力較差，容易導致數據資源的破壞，而互聯網與安全協議之間的規定則是將檔案管理的資源統一存儲在檔案云中，這樣當一個用戶終端遭到破會后會保證自其它設備上找到原由資源，通過復制便能夠挽回丟失的損失，加大的便利了信息交流和獲取途徑。
3 云計算在行政后勤檔案管理應用中遇到的挑戰及應對策略
云計算雖然擁有諸多的優勢但仍然避免不了一些問題的存在和沖擊。首先便是網絡安全問題，云計算借助的技術和體系就是互聯網網絡，而凡是借助互聯網網絡的終端都不可避免會遇到病毒及黑客等問題，行政后勤檔案資料都是公司內部資料，如果遭到破壞或者泄露都會給公司造成一定的損失。
其次就是執行的國際標準問題，即運行協議和接口問題?？梢钥吹浆F在社會上的很多產品就算其生產廠家不同，但是都會有一個統一的標準，就是因為該標準的存在才會方便很多用戶購買產品后很好的去使用，而現在的問題就是怎么才能算是統一標準的云計算。云計算的存在是為了方便用戶更好的進行檔案的存儲，因此對于其統一標準的執行最好是建立在以用戶服務為根本出發點。
在云計算技術的應用中，適當的投入是很必要的，雖然在使用過程中難免會存在一定的困難及挑戰，但是面臨挑戰應該勇敢的超越而不是退縮，以下就是針對挑戰提出的幾點有針對性的對策分析：
3.1 完善基礎設施建設
雖然云計算技術對于用戶終端設施的要求不高，但這并不意味著不需要對硬件、軟件進行一定的資金投入，特別是這種服務性質的行業，必須要滿足客戶的需求，因此基礎建設資金投入很重要。
3.2 制定安全監測環節和相關技術
考慮到檔案資源的安全性問題，使用用戶可以在登錄前設置相應的賬號和密碼，以防被他人隨意登錄而造成資源的泄露。而針對檔案內部管理，則需要設置更好的涉密信息以及攔截的方式，防止資源的泄露。
3.3 制動監督和管理機制
網絡安全和管理問題一直都是信息化時代中的首要問題，因此可以在網絡中制定相應的監督機制，加強各環節的相互監督，在一定程度上保障運行的安全性。
【關鍵詞】依法行政；行政管理；執法
計劃經濟時期，檔案實行行政式管理主要憑借指令性的業務指導來完成，檔案要想發揮行政管理職能則必須依據行政命令才能實行。所以在計劃經濟時期，指令性的業務指導有效推動了檔案事業的健康發展。在計劃經濟時期，人們雖然也將其理解為業務指導，但都意識到這種類型的業務指導帶有明顯的強制性，因此，在一定意義上可以說，也可以將其認為是法和命令，要求下級部門一定要無條件執行，依靠行政性命令檔案工作才能有效進行，帶有一定的強制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門當中，在計劃經濟時期全部行政機關都帶有這樣的特點。
我國實行改革開放已經30多年了，當前已經發展為社會主義市場經濟時期，政府式的行政管理已與當前發展的時代不相適應。因此，依法行政得到了人們的認可。在這種變化當中，首當其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實行，國家推出了《檔案法》，進一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務。當前人們也高度重視依法行政的實施，重新認識到檔案行政管理職能，計劃經濟時期的指令性業務指導已與當前時展不相適應，因此務必實行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門，也不再屬于一個固定的部門，同時承擔著業務指導與法規的制訂工作。但由于受到傳統意識的影響，人們的日常行動還沒有體現這種認識，特別是在當前的基層，指令性的業務指導依然占有較為重要的成分。
一、法定的檔案行政管理職能簡釋
依據《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負責管理本地的檔案事業，同時具有指導與監督當地機關、團體、企業事業單位檔案工作的責任?！睆闹锌梢悦鞔_，檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務，但不是管理實體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個單位一個部門，更不能管理當中的某一個人。也可以這樣說，檔案行政管理主要負責與檔案工作有關的工作和事。而管理不重視結果，重點關注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點指導一個系統一個單位的檔案管理工作，主要是提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學管理內部檔案實體。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務工作，但卻得不到相關部門的認可。
二、 如何才能做好檔案行政管理工作
（一）檔案行政管理必須依法行政。在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點。在依法行政過程中，當中的依法包括《檔案法》，但還包括關系到檔案事務的一切法律法規。《檔案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，需要提出的是其中的內容和要求原則化嚴重，不具備明確的操作措施，所以在實行檔案行政管理過程中，就不可避免地應用一切關系到檔案事務的法律法規，只有做到上述這些，才能順利開展各項工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統計數字顯示，在河南省與“檔案”有關的法律法規就有17部之多。這些與檔案管理有關的法律法規全部適用于檔案行政管理工作。在實際開展檔案行政管理工作中發揮這些涉及到檔案事務法律法規的作用，可以有效解決檔案實際管理過程中出現的“不到位”問題。
（二）檔案行政管理必須遵循分級管理的原則。依據《檔案法》要求，檔案行政管理要實行“統一領導，分級管理”，同時明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權限。所以，在實際檔案行政管理工作中一定要依據法律規定去落實，不然就有可能出現“越位”現象。如在實際工作過程中，在業務考核指標中把村級建檔工作下發到各級檔案管理部門，如果縣級檔案管理部門將其理解為一項重要的檔案管理工作，要實行親自入村開展指導與幫助，但其實這種做法不符合上述管理規定，沒有遵守自身行政管理職能的規定，屬于管理中的“越位”。而應該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎，對鄉鎮、民政部門的檔案機構工作進行指導與監督。也可以這樣認為，在實際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據，同時結合與檔案管理工作有關的法律法規開展規范性管理。真正做到分級管理，實現對檔案管理部門的指導與監督工作，做到這一點，檔案行政管理工作就不會出現“越位”現象。
在當前的檔案行政管理部門當中，都設置有業務指導與法規科，要求業務指導部門不適宜再沿用當前名稱，可以改為檔案管理指導處與檔案指導處，主要工作就是在檔案管理工作中進行指導、獎勵、培訓、宣傳、教育等，不再帶有強制性特點。法規處的主要職責是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執法監督等，制訂檔案業務標準、規范、政策等文件，還具有一定的強制性特點。
（三）增加機構，加強內部監督。要想實現依法行政的目的，首先要做好內部監督工作。在一定條件下，可以設置檔案執法處，也可以稱為“檔案執法隊”，主要負責強制性工作，其中，可以自行處理一些違法案件。法規處的主要職責就是檔案行政監督、審核執法隊處理一些案件的情況、制訂業務標準等，負責監督同級檔案館的工作、監督下一級檔案部門的工作、進行行政監督等。檔案管理指導處的主要任務就是執行一些非強制性指導命令。
【參考文獻】
[1]楊凱.淺議轉變檔案行政管理職能的動因[J].檔案管理. 2013（01） .
行政法是調整國家行政管理中各種社會關系的法律規范的總和，行政法的“重心是控制和規范行政權，保護行政相對人的合法權益”。[1]《檔案法》（包括《檔案法實施辦法》）是行政法，但是，檔案界對《檔案法》約束控制檔案行政管理權力的認識不足，這不僅不利于依法治檔，也不利于檔案行政管理依法行政，應該引起檔案界同仁的重視。
1 對《檔案法》的認識與實施
《檔案法》的頒布實施之初，對《檔案法》的認識還是比較到位的。在《檔案工作》雜志1987年第10期的社論中指出：“我國《檔案法》具有顯明的社會性，它不只是為檔案部門行使權力的一種立法，而且是立足于國家和著眼于讓會，……正確地調節國家與集體和個人之間正當利益的行為規范。各級檔案部門和檔案工作者，必須明確，在法律面前不僅應當和其他普通公民一樣享有完全平等的權利，而且，從自身工作職責而言，應當具有更加嚴格的遵法義務和高度的遵法意識。這就要求，我們必須認真學習《檔案法》，全面理解其精神實質，而且，要以身作則，……自覺地樹立嚴格依法辦事的法制觀念。要虛心接受人民群眾的監督，……使自己成為執行《檔案法》的模范。”[2]1987年9月7日印發的《國家檔案局關于認真貫徹執行<中華人民共和國檔案法>的通知》中也強調：“各級檔案部門在開展檔案工作中，要依法辦事，制定各種規章制度必須以《檔案法》為準繩；處理一切檔案事務必須遵循《檔案法》的原則，絕不能超越《檔案法》允許的范圍。”[3]從中看出，當時，已認識到《檔案法》既賦予了檔案行政管理部門一定的權力，又將其控制約束在一定的范圍內，并強調檔案行政管理部門要依法辦事，不能超越《檔案法》允許的范圍，做執行《檔案法》的模范。然而，隨后的認識卻發生了變化，形成幾乎“一邊倒”的現象，就是基本上把《檔案法》作為管理檔案事業的權力工具來看待，最典型的是把《檔案法》當“武器”的觀點。據對知網檢索，在“檔案及博物館”學科中以“《檔案法》”并且包含“武器”為檢索詞，以“全文”為檢索項進行檢索，共檢索到相關文獻815篇，時間從1987年一直持續到2012年。這里，隨手摘錄幾段：
把《檔案法》當“武器”的認識，最早是1987年王慶成提出的，他認為：“《檔案法》作為法律是檔案工作者手中的一種武器。”[4]
1988年，石懷川認為：“《中華人民共和國檔案法》的頒布施行，……為我們檔案工作者依法行使職權，發展檔案事業給予了思想武器和法律武器。”[5]
2002年，張姣榮認為：“《檔案法》是搞好檔案工作的有效武器。”[6]
到2012年，依然有人認為：“《檔案法》是我國檔案事業的準繩，……又是各級檔案部門和廣大檔案工作者做好檔案工作的有力武器。”[7]
從上述來看，把《檔案法》當做“武器”的認識在檔案界很普遍，這種認識值得商榷。所謂“武器”，是用來對付敵人，把《檔案法》當做“武器”，實際上，有把檔案行政管理相對人當“敵人”來對付之嫌。“‘武器’從來是對別人不對自己，而《檔案法》對各級檔案行政管理部門和各級各類檔案館也都有規定和約束，它們都是《檔案法》管理的對象，把《檔案法》當做武器，實際上，是將檔案行政管理者自己置于《檔案法》的約束之外了。”[8]明顯地有違于行政法“控制和規范行政權”的重心。
把《檔案法》當做“武器”來使用的典型做法，就是把《檔案法》當手電筒只照別人，不照自己。應該說在《檔案法》實施之初，1988年由國家檔案局、國務院法制局組成聯合檢查組進行的執法檢查與國家檔案局對《檔案法》的認識是相一致的。那次檔案執法檢查的對象包括“各級機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作，各級檔案行政管理部門的工作，各級各類檔案館的工作”。[9]“那次檔案執法是‘手電筒’，也是‘鏡子’，照別人，也照自己。”然而，“那次全國性的檢查后，各地在檔案執法實踐中，出現了檢查范圍的‘縮水’。漸漸縮小為只對所轄區域內各級機關、團體、企業事業單位和其他組織的檢查。檔案行政管理部門和國家綜合檔案館從被檢查的范圍內退出，不再是檔案執法的對象。檔案執法成了‘手電筒’，只照別人，不照自己”。[10]以至于“某些檔案人員至今仍有一種誤解，‘依法治檔’就是我用法來治人”，[11]從而導致檔案行政管理部門一直游離于《檔案法》的約束控制之外。
檔案界對《檔案法》約束控制檔案行政管理權力的認識不足，也可從文獻中反映出來。據對知網檢索，在“檔案及博物館”學科中分別以“對檔案局執法檢查”、“對檔案行政管理部門執法檢查”或以“《檔案法》”并且包含“行政權制約”、“控制行政權力”、“控制行政權”、“行政權力約束”、“行政權約束”為檢索詞，以“全文”為檢索項進行檢索，檢索到期刊相關文獻均為0篇。從中看出對這個問題，無論是實踐還是理論研究都基本處于空白。
2 《檔案法》對檔案行政管理權力的約束
《檔案法》對檔案行政管理權力的約束主要有兩個方面，一是《檔案法》本身的約束，二是要遵從行政法基本原則的約束。就《檔案法》對檔案行政管理權力的具體約束，可分為兩個方面：
2.1 管理范圍的約束。管理的范圍又分為“事”和“物”兩個方面
2.1.1 管理“事”的范圍。《檔案法》第六條規定：“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。”《實施辦法》第八條第三款規定：“監督、指導本行政區域內的檔案工作，依法查處檔案違法行為。”第四款規定：“組織、指導本行政區域內檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓。”也就是說，《檔案法》將檔案行政管理“事”的范圍限制在檔案工作、檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓這些方面。
轉貼于
2.1. 2 管理“物”的范圍。管理的“物”就是“檔案”，需要說明一下，檔案行政管理不直接管理“檔案”，而是，通過管理擁有檔案的檔案行政管理相對人的檔案事務來管理的。《檔案法》調整的檔案范圍，即《檔案法》第二條的規定：“本法所稱的檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治……活動直接形成的對國家和社會有保存價值的……歷史記錄。”就是說，檔案行政管理部門管理“物”的范圍是那些產生和保管“對國家和社會有保存價值的”檔案的國家機構、社會組織以及個人的檔案事務。
2.2 具體管理權的約束。《檔案法》對檔案行政管理權力約束控制的具體條款并不多，也不太明顯，但這并不等于沒有約束控制。按照行政法對行政管理機關“法無規定不可為”的基本原則，《檔案法》對檔案行政管理部門賦予了一定的權力就等于約束限制了權力，檔案行政管理部門只能行使《檔案法》規定的權力，超出規定的權力范圍，就有違法之嫌。下面，就主要的具體管理權作以闡述。
2.2.1 對監督和指導權的約束?！稒n案法》第六條規定了監督和指導的權力，對此，《中華人民共和國檔案法實施辦法釋解》中的解釋為：監督是指“通過對法律、法規、規章實施情況的檢查，督促有關方面依法做好檔案工作”。指導是指“通過業務上的輔導、咨詢、政策的闡釋，使有關方面做好檔案工作”。[12]這實質上是對監督和指導的權力進行了約束限制。尤其對“指導”權力的約束是非常明顯的，這里的“指導”與常說的“業務指導”大相徑庭，是指行政指導。
2.2.2 對查處檔案違法行為的約束?！稒n案法實施辦法》第八條第三款規定，“依法查處檔案違法行為”，這就要求檔案行政管理部門在查處檔案違法行為時，要程序合法、規范，要以法律為準繩依法查處。這里的法不僅指《檔案法》，還包括其他相關法律，主要是相關行政法律。
2.2.3對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務的管理約束。對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務的管理不能像國有檔案的檔案事務那樣細，管到“集中管理”、“定期向檔案館移交檔案”等。只能按照《檔案法》第十六條規定來管理，即“對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時，可以收購或者征購”。實際是在限制檔案行政管理部門管理非國有檔案所有者的檔案事務的程度。
2.2.4 對行政強制權的約束?！稒n案法》第十六條對集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值的檔案，采取代為保管、收購或者征購的規定，是《檔案法》中唯一的行政強制項目，并對其行使限制了條件。雖然條件比較籠統需要細化，但表明不能隨便行使這一權力。
3 超越《檔案法》對檔案行政管理權力約束的現象
3.1 擴大管理范圍現象。以《湖南省民營企業檔案管理暫行辦法》為例，該《辦法》第二條規定：“本辦法所稱民營企業檔案，是指民營企業在生產、經營、管理等各項活動中直接形成的具有保存價值的……歷史記錄。”按照《檔案法》的規定，檔案行政管理部門對非國有檔案只管其中那些“對國家和社會有保存價值的”檔案事務，具體管理程度范圍應該限制在第十六條的范圍內。該《辦法》明顯的是越權擴大了管理范圍。其他一些地方檔案行政管理部門制定的《民營企業檔案管理辦法》、《家庭檔案管理辦法》、《社區檔案管理辦法》、《村級檔案管理辦法》基本大致相同，而且有些連立法依據的條款都沒有。
3.2 擴大管理權限現象
3.2.1 擴大對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務管理權限現象。還以《湖南省民營企業檔案管理暫行辦法》為例，該《辦法》對民營企業的檔案的管理如建立檔案機構、明確檔案管理部門與人員、實行集中統一管理、檔案工作部門的職責、分類、歸檔時間等都作了規定。明顯超出了《檔案法》第十六條的范圍，是越權擴大了管理權力。再以《哈爾濱市家庭檔案管理辦法（試行）》為例，該《辦法》第五條規定：“家庭應確定一名家庭成員負責家庭檔案的收集、整理、保管和利用，學習掌握必要的檔案法律知識和檔案管理技能，定期整理家庭檔案，并向家庭成員通報家庭檔案整理情況。”這明顯地超出了《檔案法》的管理權限范圍，顯然，有侵犯公民權利、干涉公民對家庭事務處置權之嫌。
3.2.2 “指導”權力的擴大。對于“指導”，檔案行政管理部門至今很少是按照“通過業務上的輔導、咨詢、政策的闡釋，使有關方面做好檔案工作”的要求去進行的，多數情況下，還是按照計劃經濟時代的“業務指導”方式去行使“指導”權的，“業務指導”的權力明顯地超過“行政指導”的權限，而且，在現在還有擴張的趨勢，最明顯的表現，就是將業務指導與檔案執法相結合。有的是“執法與業務‘合力’增強”，使“業務指導更有權威了”；[13]有的是“檔案業務指導工作必須借助檔案行政執法來促進，兩者應緊密結合”。[14]這些做法，實際是在超越《檔案法》的約束擴大“指導”權力。
3.2.3 超越《檔案法》權限的現象。在現實中，超越《檔案法》權限的現象時常發生，甚至引起了行政訴訟，最典型的是湖南省芷江縣村民狀告縣檔案局案。案由是：芷江縣檔案局“芷檔法字[1999]o1號”《關于宣布芷江檔案館保存的126號全宗125號案卷第138頁和140頁檔案后添寫部分不具有法律效力的通告》（簡稱“1號通告”），致使村民以失去15畝山地所有權為由，向縣人民法院提起檔案行政訴訟。經法院審理，縣檔案局敗訴。法院作出判決的理由是縣檔案局的“1號通告”“運用法律錯誤”。“檔案行政管理部門應當依法行政，而縣檔案局作出添寫的檔案內容無效的宣布，法律依據不足。”[15]其原因就是該縣檔案局超越了法定職責權限。
4 控制約束行政管理權力的趨勢
依法行政的首要標志就是要加強對行政權的控制，隨著依法行政的深入，對行政管理權力控制約束也越來越嚴。一是從立法上，行政立法正由部門立法向專家學者立法轉變；二是限制行政許可。依據《行政許可法》和行政審批制度改革的有關規定，國家檔案局按照要求分三批取消33項國家檔案局行政審批項目，到2004年只保留行政許可項目3項和非行政許可審批項目3項。許可項目在逐漸減少。從這種趨勢看，無論《檔案法》如何修改，擴大檔案行政管理部門行政權力的可能性是不大的，而控制約束的可能性會增大。
轉貼于
一、當前杭州市檔案資源建設的現狀
(一)檔案資源來源的固定性。全市各級國家綜合檔案館館藏檔案的來源，主要是靠按國家檔案館接受檔案進館標準要求，把機關、企事業單位形成的檔案收集進館來實現的。目前，基本形成了以各級各類檔案室為基礎，各級國家檔案館為主體，其他檔案所有者為補充的建設格局和構造體系。根據接收進館時間，截至2004年共有428家單位檔案被接收進館。
(二)檔案資源、館藏內容的擴展性。全市各級國家綜合檔案館已著眼于在社會需求上下功夫，擴大檔案收征集范圍，改善檔案收藏結構，增加了社會活動等方面的鮮活內容，及時開辟檔案資源采集渠道，及時收集一些重大活動檔案材料，開展現行文件收集和服務，大力加強社區和“三農”檔案工作等，這些工作的有效開展，使檔案資源建設觸角由歷史向現實延伸，由管理機關向社會基層組織延伸，由單一的機關紙質文書向多種類型多種載體文件材料延伸。為國家檔案資源注入了新成分、新要素。
(三)檔案資源的共享性。全市各級檔案館積極應用現代信息技術進行檔案管理現代化的探索與實踐，應用數字化技術手段與網絡工具提高開發檔案資源的能力與水平，積極利用現有的檔案資源，營建檔案資源共享的政策與環境，逐步搭建網上檔案館檢索平臺，實現檔案資源的合理配置，并為檔案資源的社會共享提供了有效的技術保障和實現手段。據不完全統計，目前全市14個綜合檔案館保存889641卷又133533件檔案，各級各類檔案室還保存1061287卷又748743件檔案。市檔案館每年利用檔案達2000余人次，11000多卷次，各城區檔案館利用檔案基本每年為600多人次，利用檔案3000余卷次，各級國家綜合檔案館都有自己的網站，這些都為今后建立城市檔案資源中心打下了基礎。
二．在檔案資源管理機制上杭州市與外市的比較
雖然全市各級國家綜合檔案館在豐富官藏、改善館藏結構上取得了一定的成效，但這僅僅局限在館藏體系固定構成以及補充檔案資源工作上，長期以來檔案館對機關單位形成的專業、專門檔案一概沒有接收，這就造成了全宗檔案的割裂，檔案館收集進館的館藏檔案很難做到能夠反映出一定時期一定地區社會歷史發展的基本面貌。尤其是傳統的檔案管理體制，使一個地區的檔案資源，包括城建檔案、房地產檔案、國土資源檔案、規劃信息檔案及其他專門檔案分散在多個部門、多處地方存放保管，這種情況也使一個城市的檔案資源很難得到有效共享，所擁有的館庫及保管設施很難得到充分利用。特別是很難擔負起為黨和政府決策，為社會各界和廣大群眾對檔案資料需求提供快捷、準確、方便的全方位服務。由于管理機制問題，全市的行政執法也受到不同程度的影響，重復履行監督指導職能。通過調研，我們認為，深圳、順德實行“三檔合一”的新體制，有獨特的三大優勢：
第一，統一了管理，減少了重復，避免了扯皮。尤其是重點建設項目檔案實行統一管理后，各建設單位就只須對國家綜合檔案館一家，減少了以往各自存放同一檔案的重復管理。同時，由于綜合檔案館和城建檔案館合為一家，也避免了過去兩家相互扯皮，爭收檔案之弊。
第二，整合了資源，豐富了綜合檔案館館藏。實行“三檔合一”管理體制后，綜合檔案館所保管的檔案除了黨政機關產生的文書檔案和少數專門檔案外，還包括全市、區的城建檔案和房地產檔案，檔案門類得到極大的豐富，數量也得到增長。至2003年底，該館館藏檔案達如余萬卷，形成了頗具規模的檔案資料庫，方便了檔案資源共享。
第三，檔案工作進一步融入社會各個領域。城建、房地產檔案并人綜合檔案館后，到市區檔案館查閱利用檔案、移交檔案、咨詢檔案工作及有關政策、法規事宜等的辦事人員比以前大為增多，檔案部門與建設、規劃國土部門及其他經濟、司法部門的業務往來也隨之增多，檔案部門進一步打破封閉，加強了與各機關、團體和社會各界的相互了解，更加緊密地融人當地經濟和社會發展，給檔案館工作和本地區檔案事業的可持續發展注入了新的活力。
三、構建多元化的檔案資源結構，樹立“大檔案”意識
浙江省委、省政府，杭州市委、市政府近年相繼出臺了《關于加強新時期檔案工作的意見》，對新時期檔案事業發展和檔案工作提出了新的要求。“我們根據國家檔案局制定的《全國檔案館網設置原則和布局方案》，合理確定國家檔案資源的歸屬和流向。區、縣(市)一般只設一個綜合檔案館，不設部門(專業)檔案館……”并提出了要建立城市檔案中心，構建多元化檔案資源結構，科學整合檔案資源。這無疑為我們在新時期加強檔案事業發展提供了條件，創造了良好的政策環境。
(一)更新檔案管理理念。全面建設小康社會的實踐活動對檔案工作提出了越來越廣泛的需求，檔案部門要滿足這種日益增長的需求，必須不斷解放思想，逐步確立資源優勢和公共文化理念，到更廣闊的領域和行業中開辟新的檔案資源采集渠道，千方百計地為國家檔案資源注入新成分、新要素。檔案館作為永久保管檔案的基地，其館藏檔案應反映出一定時期本地區社會發展的基本歷史面貌。依據檔案法分級負責收集保管一定行政區域內形成的檔案，要改變綜合檔案館以接收黨政檔案為主的現象。要增強綜合檔案館在檔案資源建設中的核心地位，與各級專業檔案館聯手統一管理。將檔案資源建設納入到整個社會的文化事業框架中。
(二)整合檔案資源，增強大檔案整體意識。全市的檔案資料是一個整體，所以全市檔案系統要打破“圍墻”，整合資源，優勢互補，上下聯動，充分挖掘和利用全市的館藏資源，使檔案資源的運用活起來。加強國家檔案資源的整體建設，要清楚界定各類檔案館的收集范圍和檔案流向?！凇敖y一領導，分級管理”的檔案工作體制下，實現現有國家檔案資源的有效配置，以適應檔案資源社會共享的需要。逐步實現檔案物理資源、數據資源、應用系統整合，體現檔案信息的系統性、有效性與共享性。
(三)創新“大檔案”管理模式。要推進體制創新，發揮檔案集合效應，方便社會公眾利用。根據精簡、統一、高效的原則，推進檔案管理體制改革，積極探索建立城市檔案中心和機關檔案中心的新模式。從檔案管理體制、服務方式等環節人手，實現檔案管理模式的創新。
作為檔案事業這一整體，在機構設置上應有一套合理的層級體系和管理規范，處理好專業(專門)檔案館與同級綜合檔案館的關系，遏制住綜合檔案館功能“弱化”的勢頭，增強其在檔案資源社會共享中的核心地位。要在優化檔案工作制度與創新檔案工作理念的前提下明確檔案部門和人員的合理分工與協作關系，不斷提高工作效率，理順與其他部門的關系，尋求工作上相互支持配合。
四、促進檔案資源管理標準化，規范化
檔案服務內涵要有新改進，要加強檔案資源建設，通過法定途徑把新形成的檔案資源源源不斷地補充到國家檔案資源庫中，并搞好鑒定工作，把更多應開放檔案向社會開放。要加大檔案資源管理標準化、規范化建設力度。目前各級國家檔案行政管理部門在業務上履行指導職能，對國家專業專門檔案館、部門檔案館、企事業檔案館，應按綜合檔案館的管理標準規范管理。有條件的甚至可以在體制上實行統一管理的前提下，充分發揮主觀能動性，統一接收重大事件檔案以及專業專門檔案，通過各種形式的征收集，把檔案館檔案資源建設提高到一個新水平，這樣才能更好地面向社會，服務大眾。
總之，國家綜合檔案館幾十年發展之路，其經驗與教訓證明，在縣級甚至市(地)級，實行由一館多種檔案的實體合一統管，既可解決綜合檔案館與各專業檔案館(室)之間的有形無形矛盾，又可從根本上解決一些主要專業檔案的流向問題，使這些重要的專業檔案歸到國家綜合檔案館中統管。
檔案資源的流向與歸宿。應遵循“區域覆蓋”和“就近服務”的原則，一個地區內的機構(尤其是國家機構)形成的檔案，都應該集中到該地區的國家綜合檔案館統管。為當地經濟建設和各項事業服務，成為當地社會公益事業的一部分。
