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第1篇

關(guān)鍵詞：電子文檔；管理；利用

電子文檔與傳統(tǒng)文檔在載體、使用和保存方式方面存在著諸多不同，給傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)了新問(wèn)題和挑戰(zhàn)。如何對(duì)電子文檔進(jìn)行科學(xué)有效的管理，更好地為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供服務(wù)，是擺在檔案管理工作者目前的一個(gè)嶄新的課題。

一、電子文檔的優(yōu)勢(shì)

首先是共享性的優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔是一種“有形的信息資源”，其利用的人數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)都受到限制，而且在保存上也存在著巨大風(fēng)險(xiǎn)。而電子文檔在虛擬的計(jì)算機(jī)環(huán)境下，成為了“無(wú)形的信息資源”，打破了紙質(zhì)文檔“有形”的觀念，使同一份文檔可以在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)被多個(gè)需求者以多種方式利用。其次是利用多樣性的優(yōu)勢(shì)。電子文檔利用的方式是多樣的，利用者可以結(jié)合自身所需，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文檔信息的利用效率。由于電子文檔的可操作性，利用者的利用空間變得更為廣闊了。一般紙質(zhì)文檔是不能對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行改變的，而電子文檔對(duì)內(nèi)容及格式的改動(dòng)是輕而易舉的。有了電子文檔可以更方便快速的對(duì)文件信息進(jìn)行分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制等，更好的滿(mǎn)足利用者的各種需求。最后電子文檔的充分有效利用有利于保護(hù)紙質(zhì)文檔的原件。將文檔數(shù)字化在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的環(huán)境下以數(shù)字化信息的形式的提供給文檔利用者，因?yàn)閿?shù)字化文檔的重復(fù)利用是無(wú)損耗性的，所以并不存在著重復(fù)利用會(huì)使電子文件損耗、老化的現(xiàn)像，使文檔的原件不會(huì)受損，如此一來(lái)電子文檔的利用很好的保護(hù)了文檔原件。在日常環(huán)境下，電子文檔的原件保護(hù)性遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)越于其他形式載體的文件。眾所周知，紙質(zhì)文檔上的信息會(huì)隨著利用次數(shù)的的增加，導(dǎo)致紙張載體被損耗，字跡也越來(lái)越老化，紙質(zhì)文檔的原件就很容易受到損失和破壞；但電子文檔卻與紙質(zhì)文檔不同，電子文檔的復(fù)制、打印不會(huì)對(duì)電子文檔的文件內(nèi)容造成損傷，正常的電子文檔利用行為不會(huì)對(duì)電子文檔的壽命產(chǎn)生任何影響，其原件仍保存在電子文檔的載體中，也不會(huì)受到影響。

二、電子文檔管理存在的問(wèn)題

（一）電子文檔與傳統(tǒng)文檔的保存有很大不同。傳統(tǒng)文檔只要避開(kāi)天災(zāi)人禍，遵守保管要求，一般情況下就可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存。而電子文檔則過(guò)多地依賴(lài)于軟硬件設(shè)備，如果沒(méi)有設(shè)備，就無(wú)法讀取，同時(shí)，電子文檔易被更改、易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、易遭病毒侵害等。這些都極大地影響了電子文檔的有效使用和長(zhǎng)期保存。

（二）計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代對(duì)電子文檔保存具有重大影響。隨著科技進(jìn)步，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更新?lián)Q代后，不少以前的老版本電子文檔無(wú)法在新的軟硬件環(huán)境下直接使用，給電子文檔的長(zhǎng)期有效使用增加了難度。例如：在軟件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)平臺(tái)中，如要使用DOS操作系統(tǒng)下形成的電子文檔，有的須遷移到上述平臺(tái)，或在上述平臺(tái)中仿真DOS環(huán)境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位計(jì)算機(jī)平臺(tái)中也存在著不同程度的兼容問(wèn)題。

（三）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與電子文檔管理系統(tǒng)不兼容，給電子文檔的歸檔和整理造成困難。采用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)辦公管理的單位，使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)多是本單位或上級(jí)主管部門(mén)設(shè)計(jì)的軟件，而單位檔案室的檔案管理系統(tǒng)，是由檔案行政管理部門(mén)推廣的、符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。二者的設(shè)計(jì)單位不同、采用的電子文檔格式不同，因此電子文檔須先轉(zhuǎn)為規(guī)定格式后才能歸檔，也增加了電子文檔歸檔的難度。

三、加強(qiáng)電子文檔管理的措施

（一）檔案工作者要端正思想。檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)到電子文檔與傳統(tǒng)文檔同樣重要，更要認(rèn)識(shí)到由于電子文檔自身的特點(diǎn)和局限性需要檔案管理人員付出更多的心血。電子文檔的管理要靠技術(shù)條件實(shí)現(xiàn)，其保管期限不僅取決于其內(nèi)容，還取決于載體壽命、計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期和電子文檔與計(jì)算機(jī)軟硬件的一致性。要統(tǒng)一電子文檔的軟硬件設(shè)施，對(duì)電子文檔的形成、收集、歸檔進(jìn)行全過(guò)程管理，并使管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。應(yīng)規(guī)定電子文檔歸檔的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求。確保電子文檔的真實(shí)性（內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與形成時(shí)的原始狀況一致）、完整性（內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和表明屬性的數(shù)據(jù)，包括格式、編排結(jié)構(gòu)、軟硬件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等無(wú)缺損）、有效性（可理解、可被利用、信息可識(shí)別、存儲(chǔ)系統(tǒng)可靠、載體完好和兼容）等。此外還要做好安全防護(hù)，保證電子文檔的內(nèi)容和載體安全。

（二）制定行之有效的管理制度和辦法。要明確規(guī)定電子文檔管理的有關(guān)要求，例如電子文檔格式：文字型電子文檔的通用格式為T(mén)XT、XML、RTF，掃描型電子文檔的通用格式為PDF、JPEG……對(duì)于通過(guò)其他途徑收集的不符合上述格式的電子文檔，具備轉(zhuǎn)換條件的要盡量轉(zhuǎn)換，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則將相關(guān)軟件一并收集。此外，要注明有關(guān)參數(shù)，如用CAD或繪圖等設(shè)備取得的圖形電子文檔，注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)；對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文檔，收集其軟件型號(hào)、名稱(chēng)、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。只有這樣，才能保證在操作系統(tǒng)和工具軟件版本升級(jí)的情況下仍能保持電子文檔的可處理性。

第2篇

運(yùn)動(dòng)員檔案是運(yùn)動(dòng)員在不同階段有收藏價(jià)值的信息的集合，常見(jiàn)的運(yùn)動(dòng)員登記表、登記批準(zhǔn)文件、運(yùn)動(dòng)員成績(jī)冊(cè)、訓(xùn)練檢查與評(píng)定等，都屬于運(yùn)動(dòng)員檔案管理的范疇。與以框架、卷盒、卷冊(cè)等保存的運(yùn)動(dòng)員紙質(zhì)檔案相比，運(yùn)動(dòng)員電子檔案是以電子元器件為載體、以數(shù)字編碼形式顯示的電子文件，它屬于電子信息的一種。電子檔案對(duì)技術(shù)和設(shè)備的要求較高，檔案的保存、讀取和傳輸都必須依靠電子設(shè)備和軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。不過(guò)電子檔案也有其顯著優(yōu)勢(shì)，它便于存儲(chǔ)和保管，可以進(jìn)行跨時(shí)空、跨載體傳播，傳輸方便，共享性高，可供多次重復(fù)利用，這直接提高了檔案管理效率。原先需要沉重的紙墨來(lái)記錄的運(yùn)動(dòng)員指導(dǎo)性文件、訓(xùn)練資料、運(yùn)動(dòng)員技術(shù)水平和成績(jī)等資料、運(yùn)動(dòng)員技術(shù)考評(píng)狀況等，都可以光盤(pán)、磁盤(pán)等電子存儲(chǔ)形式存儲(chǔ)起來(lái)。常見(jiàn)的運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理方法有時(shí)間分類(lèi)法、機(jī)構(gòu)分類(lèi)法和技術(shù)項(xiàng)目分類(lèi)法等。近年來(lái)，隨著我國(guó)體育事業(yè)的發(fā)展，我國(guó)運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理水平不斷提高，電子檔案管理在國(guó)家高水平體育后備人才基地建設(shè)和高水平運(yùn)動(dòng)員科學(xué)訓(xùn)練管理中的重要性不斷凸顯，這就要求體育檔案管理人員必須加大信息化管理知識(shí)學(xué)習(xí)，以提高運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理的信息化水平。

2新時(shí)期運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理存在的問(wèn)題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，檔案信息化程度低

雖說(shuō)我國(guó)經(jīng)濟(jì)體育管理水平不斷提高，但是，許多體校和運(yùn)動(dòng)隊(duì)都缺乏體育信息化建設(shè)意識(shí)，技術(shù)化管理思想淡薄，在檔案管理方面的投入也較少，致使檔案管理部門(mén)技術(shù)基礎(chǔ)薄弱，設(shè)備短缺，運(yùn)動(dòng)員檔案管理只好沿用傳統(tǒng)方法，以紙質(zhì)檔案和手工管理為主。一些運(yùn)動(dòng)員人才庫(kù)雖然也在運(yùn)動(dòng)員檔案信息化建設(shè)上做出了諸多努力，但是由于我國(guó)運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理工作起步晚、發(fā)展慢，運(yùn)動(dòng)員檔案管理模式不成熟，電子檔案管理存在諸多漏洞。

2.2電子檔案管理體系不健全

就目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理處于兩難局面。一方面，運(yùn)動(dòng)員層次多、訓(xùn)練類(lèi)型也較多，這對(duì)運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理來(lái)說(shuō)是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。另一方面，我國(guó)運(yùn)動(dòng)員管理信息化體系還不夠健全，如我國(guó)還沒(méi)有完善的有關(guān)運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理的法律法規(guī)，并且電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不科學(xué)、不統(tǒng)一，許多運(yùn)動(dòng)員的電子檔案在生成過(guò)程中常常會(huì)遇到刪改、丟失等問(wèn)題，電子檔案材料的真實(shí)性也沒(méi)法保證。再則，檔案部門(mén)在電子檔案管理方面缺乏有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，沒(méi)有制定長(zhǎng)期管理規(guī)劃，檔案的安全和長(zhǎng)久性都有待加強(qiáng)。

2.3缺乏專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理人才

缺乏專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理人才，是許多檔案部門(mén)、運(yùn)動(dòng)員檔案庫(kù)在運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理中遇到的主要問(wèn)題。如許多體校都沒(méi)有按運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理工作要求配備專(zhuān)門(mén)的電子檔案管理人才，運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理都由專(zhuān)業(yè)運(yùn)動(dòng)員兼任，精通檔案管理人員大多不具備專(zhuān)業(yè)的體育知識(shí)，而專(zhuān)業(yè)運(yùn)動(dòng)員出身的檔案管理人員但是在信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和運(yùn)用上都有所欠缺，致使電子技術(shù)在檔案管理中的作用難以體現(xiàn)出來(lái)。

3運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理優(yōu)化策略

3.1提高認(rèn)識(shí)，革新檔案管理模式

在電子技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，體育主管部門(mén)應(yīng)對(duì)運(yùn)動(dòng)員人才庫(kù)提高認(rèn)識(shí)，明確自身職責(zé)，做好運(yùn)動(dòng)員電子檔案分管工作，并以電子技術(shù)為核心，結(jié)合運(yùn)動(dòng)員檔案管理特點(diǎn)，分析、預(yù)測(cè)運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理工作的作用和價(jià)值，建立運(yùn)動(dòng)員檔案歸檔范圍和管理制度，探索運(yùn)動(dòng)員檔案管理新路徑。這就要求體育主管部門(mén)、運(yùn)動(dòng)員人才庫(kù)盡快將運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理工作提升日程，運(yùn)用電子數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、電子掃描技術(shù)等，對(duì)運(yùn)動(dòng)員檔案中的各種信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、對(duì)比和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，盡快建立系統(tǒng)性、智能化的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，加大檔案信息化管理投入，借助電子技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理手法革新，實(shí)現(xiàn)運(yùn)動(dòng)員檔案管理工作的自動(dòng)化、信息化。

3.2完善電子檔案管理規(guī)范

在社會(huì)主義新時(shí)期，運(yùn)動(dòng)員電子檔案數(shù)量會(huì)大量增加，這就要求體育主管部門(mén)加強(qiáng)電子檔案法律建設(shè)，完善電子檔案管理法規(guī)、規(guī)范運(yùn)動(dòng)電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，就運(yùn)動(dòng)員電子檔案生成、歸檔、保管、利用中應(yīng)注意的問(wèn)題做出明確規(guī)范，以確保運(yùn)動(dòng)員電子檔案信息的可靠性。運(yùn)動(dòng)員人才庫(kù)則要盡快研制、開(kāi)發(fā)，采用數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、可以兼容的檔案管理軟件，同時(shí)嚴(yán)格依據(jù)運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理法規(guī)，制定科學(xué)的運(yùn)動(dòng)員電子檔案工作計(jì)劃，規(guī)范運(yùn)動(dòng)員電子檔案積累、整理、鑒定、歸檔、保存等基礎(chǔ)工作，逐步提高運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理水平。

3.3組建高素質(zhì)的電子檔案管理隊(duì)伍

運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理具有一定的特殊性，要想解決電子檔案管理人才不足問(wèn)題，體校和運(yùn)動(dòng)員人才庫(kù)要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)運(yùn)動(dòng)員人才庫(kù)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，以滿(mǎn)足新時(shí)期運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理需求。具體來(lái)說(shuō)，體校和運(yùn)動(dòng)員人才庫(kù)首先要加大專(zhuān)業(yè)電子檔案管理人才引進(jìn)力度，用薪酬和人性化管理留住人。其次，開(kāi)展檔案管理人員專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)教育和技能培訓(xùn)，對(duì)原有檔案管理培訓(xùn)體系進(jìn)行升級(jí)，要求檔案管理人員通過(guò)自主學(xué)習(xí)、組織培訓(xùn)等途徑，全面了解檔案信息系統(tǒng)的功能和特性，不斷提高電子檔案管理水平。

4結(jié)語(yǔ)

第3篇

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；電子檔案；管理；應(yīng)用

一、電子檔案管理應(yīng)用現(xiàn)狀及問(wèn)題

電子檔案是指能夠由計(jì)算機(jī)直接進(jìn)行處理保存的政府和企業(yè)形成的具有價(jià)值的文獻(xiàn)資料，它不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，其儲(chǔ)存介質(zhì)是硬盤(pán)、優(yōu)盤(pán)和磁盤(pán)等。這也就要求不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的管理方式。電子文檔的管理人員必須對(duì)電子文檔有深刻的認(rèn)識(shí)，才能更好地完成電子文檔管理作業(yè)。

電子文檔是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是近幾年隨著信息技術(shù)的發(fā)展所興起的，所以相應(yīng)的管理方法和政策還不盡完善。而更好地進(jìn)行電子檔案管理工作的重要前提就是能夠清楚的對(duì)當(dāng)前電子檔案管理工作所存在的問(wèn)題有清楚的認(rèn)知，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的解決方案。筆者通過(guò)研讀文獻(xiàn)及進(jìn)行調(diào)研，歸納出電子檔案管理主要存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：

（一）電子檔案管理規(guī)章制度的落后。由于電子文檔在近幾年剛剛興起，所以相對(duì)應(yīng)的制度和法律并不完善。這就造成了在對(duì)電子文件和電子文檔進(jìn)行管理時(shí)，沒(méi)有一個(gè)可靠統(tǒng)一的法律制度作為保障。電子檔案的管理不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案只需在收集、價(jià)值評(píng)定和保管時(shí)進(jìn)行妥善的管理和處理，其完整性和真實(shí)性基本就能夠得到保障。但由于電子文檔的的特殊性質(zhì)，如果在對(duì)電子文檔進(jìn)行處理的某一步驟出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)對(duì)其真實(shí)性和時(shí)效性產(chǎn)生威脅。因此，在當(dāng)前的信息時(shí)代背景下，應(yīng)該盡快加強(qiáng)電子檔案管理相關(guān)制度的建設(shè)。

（二）電子檔案的管理得不到全方位安全保護(hù)。在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，其安全性面臨的威脅來(lái)自于很多因素，而不是某一特定的主要因素在起作用。這就要求重視電子文檔在形成、處理和歸檔涉及到的每一環(huán)節(jié)，對(duì)其進(jìn)行全方位的保護(hù)。而且威脅電子文檔管理的因素不止操作因素，還有一些人為因素。因此應(yīng)該對(duì)電子文檔管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)以及加強(qiáng)其在日常操作過(guò)程中的監(jiān)督，以此來(lái)減少由于人為操作造成的對(duì)于電子文檔安全性的威脅。但是現(xiàn)在電子文檔管理仍然采用哪里有病哪里進(jìn)行醫(yī)治的措施，導(dǎo)致了沒(méi)有充足的電子檔案安全保護(hù)能力。

（三）電子文檔管理粗糙。目前由于電子檔案管理的相應(yīng)軟件和制度還不夠健全以及運(yùn)行不夠標(biāo)準(zhǔn)。雖然一些有關(guān)的檔案管理部門(mén)對(duì)于本企業(yè)電子檔案的管理制定了專(zhuān)門(mén)的管理制度，但也僅僅只是針對(duì)電子檔案在某一環(huán)節(jié)的某一方面，尤其偏重于對(duì)于電子檔案的收集和整理。但在電子檔案的保密管控處于粗糙化管理階段，這也就導(dǎo)致了電子文檔的機(jī)密性不能得到很好的保障。

（四）缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人才。由于電子檔案的特殊性，要求其管理人員不僅要擁有扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，還要能夠?qū)τ?jì)算機(jī)軟件進(jìn)行熟練的使用。但是由于電子檔案剛剛興起，相應(yīng)的對(duì)于電子檔案專(zhuān)業(yè)管理人員的培訓(xùn)課程設(shè)置還不夠完善和合理，也就導(dǎo)致了現(xiàn)在的電子檔案管理人員對(duì)于電子檔案管理的基本理論知識(shí)掌握的很扎實(shí)，但對(duì)于相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件并不能很好地進(jìn)行操作。專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理人員是現(xiàn)在社會(huì)上的一大缺口。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）降低工作強(qiáng)度，提高工作效率。由于電子檔案管理的一系列操作都是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理，這就大大增加了檔案的處理速度。而且計(jì)算機(jī)具有能夠同時(shí)快速處理一定數(shù)量的數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，大大縮短了文檔的管理周期，提高了工作效率。而且由于電子文檔主要都是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和操作的，相對(duì)于傳統(tǒng)文檔由人力做主導(dǎo)，這就大大的降低了工作人員的工作強(qiáng)度，工作人員現(xiàn)在只需點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)，就能夠完成之前需要很長(zhǎng)時(shí)間才能完成的工作。從而有效地提高了管理水平，便于電子文檔的檢索利用。

（二）有效防止管理過(guò)程中的遺漏。因?yàn)閷?duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔進(jìn)行管理時(shí)，這些操作都是通過(guò)人力完成，就存在著可能整理不全面或歸檔的遺漏情況，而且出現(xiàn)此種情況時(shí)，檔案管理人員只能對(duì)已經(jīng)封裝好的檔案進(jìn)行拆裝重做，增加了工作量。但要是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理時(shí)，文檔是服務(wù)器直接進(jìn)行處理，很難發(fā)生漏掉某一文檔的情況，而且為了查缺補(bǔ)漏，檔案管理人員只需點(diǎn)幾下鼠標(biāo)，就能完成相應(yīng)的操作，省時(shí)省力，提高了工作人員的效率。

（三）有效提高了文檔的保密性。之前對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)的文檔進(jìn)行查閱時(shí)，是將包含查閱內(nèi)容的整個(gè)問(wèn)卷提供給相應(yīng)人T，這就導(dǎo)致了其他與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文檔存在著泄密的危險(xiǎn)，這一操作不符合文檔管理的保密性要求。但是如果由檔案管理人員翻閱出相應(yīng)內(nèi)容并監(jiān)督查閱人員查閱，又相應(yīng)地增加了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。如果是電子檔案，就無(wú)需擔(dān)心這一問(wèn)題。在檔案查閱者請(qǐng)求查閱某一檔案時(shí)，要對(duì)其進(jìn)行身份認(rèn)證和權(quán)限管理，即要求得到檔案管理人員審核通過(guò)時(shí)才能進(jìn)行查閱，而且只能查閱其要求內(nèi)容，這就更高效地滿(mǎn)足了檔案管理的保密性要求。

（四）大大提高了檔案質(zhì)量。能夠使檔案得到合理而有效的利用是檔案管理工作的根本目的。而要提供給檔案查閱者更有參考和利用價(jià)值的文檔，就必須提高檔案內(nèi)容的質(zhì)量。但是由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行存檔時(shí)， 是根據(jù)檔案管理人員或相關(guān)部門(mén)人為設(shè)定一些標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存檔，很難對(duì)檔案的整理和歸檔制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這也就造成檔案的質(zhì)量良莠不齊，大大降低了檔案的借鑒和參考價(jià)值。而且在對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，繁雜冗余的工作占用了檔案管理人員的大量時(shí)間，使得檔案管理人員沒(méi)有充足的時(shí)間來(lái)提升自身的素質(zhì)，使得檔案的質(zhì)量受到了很大的影響。但是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作卻有效解決了檔案的質(zhì)量問(wèn)題，而且可以通過(guò)計(jì)算機(jī)可以對(duì)檔案的價(jià)值設(shè)定全面的標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行篩選操作，大大提高了檔案的質(zhì)量，而且使得工作人員從復(fù)雜的工作中抽取出來(lái)，有更多的時(shí)間和精力提高自己的工作素質(zhì)。

三、如何做好電子檔案管理應(yīng)用

（一）建立完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和體制。為了使電子檔案的管理有法可依，應(yīng)該建立完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和體制，從根本上保證電子檔案管理的規(guī)范性。在對(duì)電子檔案管理的制度進(jìn)行制定時(shí)，首先應(yīng)該將文件管理和電子文檔兩者進(jìn)行統(tǒng)一的管理，因?yàn)殡娮游募请娮游臋n的基礎(chǔ)組成部分，只有先從基礎(chǔ)上進(jìn)行規(guī)范操作，才能更有效地保證電子文檔的規(guī)范、正確和真實(shí)。然后將電子文檔的前期管理工作納入到檔案管理部門(mén)的職責(zé)，在統(tǒng)一的指導(dǎo)和監(jiān)督下確保文檔的整個(gè)操作環(huán)節(jié)的規(guī)范。最后，檔案接收部門(mén)也應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的檢測(cè)規(guī)范，保證電子文檔的原始和真實(shí)。

（二）嚴(yán)格控制電子檔案的轉(zhuǎn)換性。由于電子文檔是通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行操作的，就需要其能夠在不同的載體之間進(jìn)行相互轉(zhuǎn)換。所以電子檔案的可轉(zhuǎn)換性是保證電子檔案能夠得到長(zhǎng)期保存的基本條件。但是由于電子文件存在著內(nèi)容既使被修改也毫無(wú)痕跡的特點(diǎn)，且對(duì)電子文檔只需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的復(fù)制和粘貼工作就能夠做到對(duì)其內(nèi)容的傳播，從而使電子文檔的真實(shí)和原始無(wú)法得到充分保障。這就需要我們對(duì)電子文檔進(jìn)行更復(fù)雜和高級(jí)的操作。而且電子文檔的承載介質(zhì)存在著易老化的缺點(diǎn)，這就需要在一定時(shí)期之后對(duì)電子文檔進(jìn)行轉(zhuǎn)化保存。以上這些，都對(duì)電子文檔的轉(zhuǎn)換性提出了更高的要求。

（三）做好管理過(guò)程中的管控。要想做好對(duì)電子檔案管理的操作，不僅應(yīng)在其他外部條件上加強(qiáng)規(guī)范，也需要檔案管理人員根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，有針對(duì)性地制定出一套更加適用于本企業(yè)電子檔案管理的制度，以此來(lái)規(guī)范電子檔案管理過(guò)程中的操作，做好過(guò)程控制。首先，應(yīng)該設(shè)定檔案管理權(quán)限，即規(guī)定哪些人或哪些部門(mén)對(duì)哪些內(nèi)容有相應(yīng)的操作或查閱權(quán)限。然后，要做好文檔傳播過(guò)程的監(jiān)控，保證文檔不能進(jìn)行拷貝以及傳播之后不改變其原始性。最后，要加強(qiáng)電子檔案使用過(guò)程中的監(jiān)控，對(duì)文檔信息的安全等級(jí)進(jìn)行分層次加密，而且要對(duì)文檔查閱有紀(jì)錄，方便日后的查閱監(jiān)控。

（四）優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。在電子檔案發(fā)展越來(lái)越快速的今天，企業(yè)和社會(huì)的首要任務(wù)就是培養(yǎng)一批既懂檔案管理知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理人才。可以從以下兩個(gè)方面入手，一方面，各大高校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息時(shí)代下的電子檔案人才的培養(yǎng)，從根本上解決人才缺失的問(wèn)題；另一方面，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理人員的引進(jìn)，來(lái)保證現(xiàn)階段企業(yè)電子檔案能夠得到完善管理。另外，企業(yè)又要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部原有檔案管理人員的培訓(xùn)，使其能夠盡快熟悉電子檔案管理工作。因此，企業(yè)和社會(huì)應(yīng)該根據(jù)信息化需要，改變單一型的檔案管理結(jié)構(gòu)，建立一支適用信息時(shí)代的高素質(zhì)、高技能的電子檔案管理人才隊(duì)伍，來(lái)保證電子檔案管理的高效進(jìn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

電子檔案管理把推動(dòng)檔案信息化、數(shù)字化和高效化作為其工作的主要目標(biāo)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，不僅要注意電子檔案的本質(zhì)特點(diǎn)，還要加快電子檔案管理相關(guān)的技術(shù)和硬件建設(shè)，建立完整的電子檔案管理制度，培B高素質(zhì)的信息化電子檔案管理人才，加強(qiáng)電子檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)過(guò)程的相互銜接以及加強(qiáng)電子檔案管理有關(guān)部門(mén)的高效和及時(shí)溝通。只有這樣，才能在信息化高速發(fā)展的今天，快速準(zhǔn)確地向社會(huì)和國(guó)家提供更有價(jià)值的檔案。

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第4篇

一、中專(zhuān)學(xué)校電子檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，根據(jù)電子檔案管理實(shí)際的發(fā)展情況來(lái)看，其自身存在以下幾個(gè)方面的特征：

（一）工作過(guò)量

立足于中專(zhuān)學(xué)校自身發(fā)展的需求來(lái)看，每年都會(huì)有大量的應(yīng)屆畢業(yè)生和新生的檔案變化，檔案變動(dòng)的單位以千萬(wàn)進(jìn)行衡量;同時(shí)，會(huì)出現(xiàn)部分學(xué)生選擇出國(guó)留學(xué)，或是直接就業(yè)的情況，增加了檔案管理的難度;另外還存在許多跨地域的檔案變動(dòng)，以及相應(yīng)的維護(hù)、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力與財(cái)力，導(dǎo)致了檔案管理的工作過(guò)量。

（二）信息化水平過(guò)低

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，電子檔案管理的科技水平也要求得到相應(yīng)的提高。科學(xué)技術(shù)的便捷性、有效性，在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中卻沒(méi)有很好的體現(xiàn)，也無(wú)法發(fā)揮它的高效性。大部分中專(zhuān)學(xué)校仍然采取的是紙質(zhì)的檔案管理方法，這種傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足學(xué)校的需求。目前，中專(zhuān)學(xué)校的電子檔案管理還在初步發(fā)展階段，有關(guān)管理人員還不能全面了解電子檔案管理的重要性、便捷性，還不能靈活使用電子檔案管理，無(wú)法發(fā)揮它的作用性。

（三）變動(dòng)量過(guò)于頻繁

中專(zhuān)學(xué)校每一年都會(huì)有大量的學(xué)生畢業(yè)或是入學(xué)，就這樣的情況來(lái)看，具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，因此檔案需要不斷的輸入或輸出，過(guò)于頻繁。

這些都是電子檔案管理的現(xiàn)狀，也是降低其高效性的主要原因。

二、電子檔案管理應(yīng)用到中專(zhuān)學(xué)校檔案管理中的有效措施

根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點(diǎn)，以及在中專(zhuān)學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個(gè)方面入手：

（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專(zhuān)學(xué)校中的安全性

第一，提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專(zhuān)一性，及時(shí)進(jìn)行在線(xiàn)升級(jí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行護(hù)理，保持存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性;第二，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況;第三，開(kāi)啟防火墻模式，進(jìn)行指紋識(shí)別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實(shí)提高電子檔案管理在使用過(guò)程中的安全性，保證電子信息不會(huì)再輸送時(shí)發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專(zhuān)學(xué)校中的安全性，要不斷強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)，及時(shí)更新升級(jí)，提高電子檔案管理的安全性能。

（二）建立健全規(guī)章制度，使中專(zhuān)電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展

建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動(dòng)中專(zhuān)學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，強(qiáng)化其安全使用意識(shí)，幫助其樹(shù)立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用;其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專(zhuān)學(xué)校的過(guò)程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識(shí)別制度等，保證電子檔案管理的安全性;再次，在實(shí)際的操作過(guò)程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動(dòng)電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對(duì)其存儲(chǔ)類(lèi)型、使用方法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)存儲(chǔ)、操作、處理等各個(gè)流程中進(jìn)行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅(jiān)決不允許在電子檔案管理的過(guò)程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時(shí)，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進(jìn)行。

（三）強(qiáng)化電子檔案管理所需設(shè)備，提高對(duì)中專(zhuān)學(xué)校的軟件、硬件管理

電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲(chǔ)內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時(shí)，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲(chǔ)的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤(pán)的形式;另一方面，選用先進(jìn)化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護(hù)制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實(shí)實(shí)際的操作過(guò)程中，及時(shí)更新軟件，保證中專(zhuān)學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。

（四）強(qiáng)化中專(zhuān)學(xué)校電子檔案管理操作人員的專(zhuān)業(yè)水平

中專(zhuān)學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識(shí)，具備一定的專(zhuān)業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專(zhuān)學(xué)校要對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，切實(shí)加強(qiáng)他們的操作技能，把握電子檔案管理的實(shí)際要求，促進(jìn)他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對(duì)電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長(zhǎng)期培訓(xùn)的方法，也能進(jìn)行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。

第5篇

【摘要】

檔案管理工作作為當(dāng)前醫(yī)院管理的重要組成部分，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，有著其獨(dú)特而重要的意義。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案已迫在眉睫。本文通過(guò)對(duì)電子文件管理的現(xiàn)狀、存在問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行探討，推進(jìn)電子檔案的管理。

【關(guān)鍵詞】

檔案管理；電子文件

隨著醫(yī)院現(xiàn)代化的建設(shè)，辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步擴(kuò)展和深化，特別是電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，過(guò)去用紙墨形成的個(gè)人履歷表、工資變動(dòng)等信息都可用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，由此而產(chǎn)生電子文件。對(duì)電子文件進(jìn)行及時(shí)的收集和歸檔并使之得到長(zhǎng)期保存，是檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

1.電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

1.1電子檔案的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)

（1）便于傳輸和共享性。使同一份文件可以在同一時(shí)間，不同地點(diǎn)，被不同利用者共享。

（2）多樣性。利用者可以結(jié)合自身所需，利用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文件信息的利用效率。

（3）經(jīng)濟(jì)環(huán)保性。利用者可以直接在計(jì)算機(jī)上閱讀電子文件，而不必在紙張上閱讀，這樣紙張的用量少了，使檔案管理的發(fā)展更經(jīng)濟(jì)環(huán)保。

（4）保護(hù)原件性。因?yàn)閿?shù)字化檔案的重復(fù)利用是無(wú)損耗性的，所以并不存在著重復(fù)利用會(huì)使電子文件損耗、老化的現(xiàn)像。

1.2 電子檔案的劣勢(shì)特點(diǎn)

（1）不穩(wěn)定性。電子檔案在利用過(guò)程中，其信息內(nèi)容是很容易被修改和被破壞。

（2）對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性。必須借助一定的計(jì)算機(jī)或相似的設(shè)備才能進(jìn)行，對(duì)計(jì)算機(jī)等設(shè)備有很強(qiáng)的依賴(lài)性。

（3）不安全性。由于一些不法份子利用非法技術(shù)侵襲保存檔案的計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)中的檔案很容易就會(huì)被竊取，從而導(dǎo)致珍貴檔案泄漏出去。

2.醫(yī)院電子檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理職責(zé)不明確，管理線(xiàn)條多

醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專(zhuān)門(mén)的病案室管理，而臨床的一些X線(xiàn)檔案、病理切片檔案、檢驗(yàn)檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則由信息科管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成了多部門(mén)管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理線(xiàn)條多，管理不到位的現(xiàn)象。

2.2 醫(yī)院電子檔案管理的意識(shí)和制度不健全

有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實(shí)際運(yùn)行效果不夠理想，不少部門(mén)人員檔案意識(shí)較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。同時(shí)，由于對(duì)醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及范疇還不夠明確，導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對(duì)落后，跟不上檔案管理的需求。

2.3 電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍

目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時(shí)由于電子檔案需要依賴(lài)計(jì)算機(jī)貯存，科室在日常計(jì)算機(jī)管理時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時(shí)如何對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識(shí)均十分匱乏，導(dǎo)致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。

2.4 檔案管理硬件不能滿(mǎn)足要求

醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣，計(jì)算機(jī)在醫(yī)院已廣泛應(yīng)用，部分科室已經(jīng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，但全院網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應(yīng)的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相對(duì)較少，導(dǎo)致電子檔案管理往往不能滿(mǎn)足要求。

3.提高醫(yī)院電子檔案管理的對(duì)策

3.1 建立完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過(guò)三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線(xiàn)條及要求，這種管理模式有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時(shí)有利于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)多元化信息資源的共享及權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。

3.2 制定相應(yīng)的電子檔案管理制度

要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動(dòng)態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行管理。

3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高認(rèn)識(shí)

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和了解醫(yī)療活動(dòng)的規(guī)律、工作流程、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識(shí)。特別是對(duì)于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)管理安全等技術(shù)的應(yīng)用，需要檔案管理人員需要及時(shí)更新自己的知識(shí)才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。

3.4 加大檔案管理的投入

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優(yōu)越的計(jì)算機(jī)、軟件，刻錄儀器及選擇科學(xué)的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡(luò)安全的軟件，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，保障電子檔案的正常、有序運(yùn)行。

隨著科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進(jìn)，緊跟時(shí)代的步伐，檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作，以滿(mǎn)足醫(yī)院對(duì)檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

［1］蔣莉君.談醫(yī)院檔案管理.西部醫(yī)學(xué)，2008（20）02：444445

［2］李婷花.談醫(yī)院檔案管理中的幾個(gè)問(wèn)題.山西檔案，2009增刊：5455

第6篇

根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點(diǎn)，以及在中專(zhuān)學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個(gè)方面入手：

（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專(zhuān)學(xué)校中的安全性第一

提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專(zhuān)一性，及時(shí)進(jìn)行在線(xiàn)升級(jí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行護(hù)理，保持存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開(kāi)啟防火墻模式，進(jìn)行指紋識(shí)別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實(shí)提高電子檔案管理在使用過(guò)程中的安全性，保證電子信息不會(huì)再輸送時(shí)發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專(zhuān)學(xué)校中的安全性，要不斷強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)，及時(shí)更新升級(jí)，提高電子檔案管理的安全性能。

（二）建立健全規(guī)章制度，使中專(zhuān)電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展

建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動(dòng)中專(zhuān)學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，強(qiáng)化其安全使用意識(shí)，幫助其樹(shù)立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專(zhuān)學(xué)校的過(guò)程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識(shí)別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實(shí)際的操作過(guò)程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動(dòng)電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對(duì)其存儲(chǔ)類(lèi)型、使用方法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)存儲(chǔ)、操作、處理等各個(gè)流程中進(jìn)行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅(jiān)決不允許在電子檔案管理的過(guò)程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時(shí)，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進(jìn)行。

（三）強(qiáng)化電子檔案管理所需設(shè)備

提高對(duì)中專(zhuān)學(xué)校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲(chǔ)內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時(shí)，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲(chǔ)的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤(pán)的形式；另一方面，選用先進(jìn)化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護(hù)制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實(shí)實(shí)際的操作過(guò)程中，及時(shí)更新軟件，保證中專(zhuān)學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。

（四）強(qiáng)化中專(zhuān)學(xué)校電子檔案管理操作人員的專(zhuān)業(yè)水平

中專(zhuān)學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識(shí)，具備一定的專(zhuān)業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專(zhuān)學(xué)校要對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，切實(shí)加強(qiáng)他們的操作技能，把握電子檔案管理的實(shí)際要求，促進(jìn)他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對(duì)電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長(zhǎng)期培訓(xùn)的方法，也能進(jìn)行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。

二、結(jié)語(yǔ)

第7篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；電子化；信息檢索

檔案電子化指的是利用電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息手段對(duì)檔案、文獻(xiàn)等進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)和加工，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提供高效信息檢索功能。現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，信息數(shù)據(jù)的不斷更新且呈爆炸式增長(zhǎng)，為企業(yè)發(fā)展長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)，檔案電子化管理是必然趨勢(shì)，其不僅能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，節(jié)約檔案管理成本，還能為檔案二次開(kāi)發(fā)打下良好基礎(chǔ)[1]。然而檔案電子化也會(huì)帶來(lái)一些不可忽視的問(wèn)題，比如信息安全、管理標(biāo)準(zhǔn)等。筆者將結(jié)合本單位檔案電子化管理的實(shí)際情況進(jìn)行探討。

一、 檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)

1、 管理便利

檔案電子化管理過(guò)程中，所有的檔案信息的存儲(chǔ)，都是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，檔案的內(nèi)容可以囊括文字、圖像、音像、影像，以多媒體的形式進(jìn)行保存。在信息錄入的過(guò)程中，可以進(jìn)行復(fù)制、黏貼、剪切等操作，大大節(jié)省時(shí)間，有些內(nèi)容還可以直接導(dǎo)入，避免人工輸入時(shí)的疏忽大意而產(chǎn)生錯(cuò)誤。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，在檔案館外面也可以進(jìn)行檔案管理。

2、 查閱簡(jiǎn)易

檔案電子化管理以數(shù)據(jù)庫(kù)的方式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行處理，大大方便了檔案的查詢(xún)和檢索，提高檔案信息查詢(xún)效率，特別是可以利用網(wǎng)絡(luò)登陸數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣管理員就可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱。

3、 傳遞和保密

電子化的檔案都在系統(tǒng)里面可以進(jìn)行獨(dú)立查詢(xún)，避免了傳統(tǒng)檔案?jìng)鬟f中單個(gè)檔案?jìng)鬟f困難且容易丟失的問(wèn)題，在傳遞的過(guò)程中可以通過(guò)檢索后直接提取所需要的檔案，不會(huì)對(duì)檔案本身造成任何影響，也不會(huì)擔(dān)心檔案會(huì)丟失。另外檔案管理系統(tǒng)可以設(shè)定檔案管理權(quán)限，大大提高檔案保密性。

4、 存儲(chǔ)和共享

電子檔案的存儲(chǔ)要相較于傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)更為便利和長(zhǎng)久，電子檔案一般采用光盤(pán)、磁盤(pán)來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)，其保存時(shí)間可以達(dá)到幾百年，而紙質(zhì)文檔則不可能存儲(chǔ)這么久。存儲(chǔ)空間和存儲(chǔ)量也是傳統(tǒng)檔案不可比擬的。電子檔案的存儲(chǔ)相較紙質(zhì)文檔更為便利也就促進(jìn)了檔案的共享，為檔案共享提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。筆者所在企業(yè)由于技術(shù)性比較強(qiáng)，檔案信息中存在著大量的技術(shù)檔案，比如有關(guān)設(shè)備的技術(shù)改造方面的、有關(guān)設(shè)備維修方面的信息，就要求檔案管理系統(tǒng)能夠提供強(qiáng)大的共享功能，利于檔案的二次利用。

二、 檔案電子化管理面臨的問(wèn)題

1、安全性問(wèn)題

不管是傳統(tǒng)的檔案管理，還是電子化檔案管理，檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。我們?cè)诮n案電子化管理系統(tǒng)時(shí)，由于客觀或主觀的原因而沒(méi)有及時(shí)的為檔案電子化系統(tǒng)提供強(qiáng)有力的安全保障，缺乏專(zhuān)門(mén)的人才來(lái)對(duì)檔案安全性進(jìn)行管理。另外檔案電子化管理依靠的是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在這方面的欠缺也會(huì)導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的安全性缺乏保障，檔案管理系統(tǒng)漏洞頻頻，為不法分子提供了可以攻擊和危害檔案安全的入口。這些都是檔案管理過(guò)程中可能存在的檔案安全隱患，從不同程度上威脅了檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和保密性[2]。

2、管理標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題

建立于數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)之上的檔案管理系統(tǒng)，在建設(shè)的過(guò)程中就會(huì)要求考慮檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，以方便檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索和使用。但是我國(guó)由于檔案電子化管理起步晚，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)落后，盡管?chē)?guó)家相關(guān)部門(mén)也出臺(tái)了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但是各個(gè)企業(yè)都會(huì)針對(duì)自身特點(diǎn)而去重新建立一套管理標(biāo)準(zhǔn)，造成管理標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)混亂，給檔案管理帶來(lái)了一定的阻礙。

3、二次利用問(wèn)題

檔案管理的目的不僅僅只是存儲(chǔ)檔案，更為重要的是對(duì)檔案信息的二次利用，發(fā)揮檔案的信息價(jià)值，特別是像我們這樣的技術(shù)性強(qiáng)的企業(yè)，檔案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理標(biāo)準(zhǔn)的混亂，也對(duì)檔案的二次利用產(chǎn)生了極大的影響。

4、法制問(wèn)題

我國(guó)現(xiàn)有檔案方面的法律法規(guī)還不能滿(mǎn)足快速發(fā)展的檔案電子化管理的需求，法律依據(jù)不足，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理方面的違紀(jì)違法事件而無(wú)法進(jìn)行處理，如檔案沒(méi)有及時(shí)更新或者檔案泄密等，這在一定程度上降低了檔案管理的規(guī)范性和安全性。

三、 檔案電子化管理優(yōu)化對(duì)策

1、加強(qiáng)檔案電子化管理的重視力度

檔案電子化管理系統(tǒng)的建設(shè)需要企業(yè)的高度重視，只有企業(yè)所有人都認(rèn)識(shí)到檔案電子化管理的重要性，才能把檔案管理做好做實(shí)。企業(yè)應(yīng)該加大投入，不僅在物質(zhì)資源上，更要在人力資源上，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)，才能實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理的放好發(fā)展。

2、加強(qiáng)檔案電子化管理的安全建設(shè)

安全性問(wèn)題是檔案管理的核心，所以在檔案電子化管理系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，要做好安全性保障，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。要建立一套安全性能強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，降低被攻擊的可能性；更要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍安全方面的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的安全防護(hù)能力和意識(shí)。另外，對(duì)于檔案管理，要設(shè)立有效的管理權(quán)限，對(duì)于不同的用戶(hù)采用分級(jí)管理方式，設(shè)定其可以進(jìn)行的操作，通過(guò)權(quán)限來(lái)確保檔案的保密性和安全性，降低檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。

3、加強(qiáng)檔案電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

檔案電子化管理系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，檔案管理系統(tǒng)的高效使用，有賴(lài)于所有用戶(hù)在同一個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行操作，這就要求檔案管理部門(mén)建立一套適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將企業(yè)的各個(gè)部門(mén)都銜接到一起，防止脫節(jié)。并且盡量與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相吻合，以提高本系統(tǒng)的普適性。

4、加強(qiáng)檔案電子化管理的法制建設(shè)

為了促進(jìn)檔案電子化管理的規(guī)范性、安全性和高效率，國(guó)家相關(guān)部門(mén)必須針對(duì)檔案電子化管理建立相關(guān)法律法規(guī)，企業(yè)必須要求所有的檔案管理人員依照法律法規(guī)來(lái)進(jìn)行檔案管理，并結(jié)合企業(yè)自身檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題和漏洞，在國(guó)家制定的法律法規(guī)上進(jìn)行補(bǔ)充和修正，以確保檔案管理科學(xué)地、高效地開(kāi)展。

四、 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案電子化管理是今后檔案管理的趨勢(shì)，但是其健康成長(zhǎng)還要依靠企業(yè)所有的檔案管理人員的積極貢獻(xiàn)，不斷提升自身的檔案管理能力和意識(shí)，在科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)和體系下進(jìn)行檔案管理，才能杜絕在檔案電子化管理中出現(xiàn)各類(lèi)疑難問(wèn)題，加快企業(yè)檔案電子化管理進(jìn)程，為企業(yè)發(fā)展打下更好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

第8篇

【關(guān)鍵詞】檔案管理；系統(tǒng)設(shè)計(jì)

隨著時(shí)間的推進(jìn)，檔案管理的文件也隨之越來(lái)越多，如何對(duì)復(fù)雜多樣的檔案文件進(jìn)行高效、科學(xué)的管理，增加檔案管理工作的效率，滿(mǎn)足其他部門(mén)工作對(duì)檔案文件的需要，是現(xiàn)代檔案管理部門(mén)當(dāng)下的首要工作內(nèi)容，更是檔案管理工作的主要目的。特別是對(duì)于電子文件檔案來(lái)說(shuō)，電子文件檔案的管理更為復(fù)雜、繁瑣，建立一個(gè)有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)非常關(guān)鍵。本文將對(duì)電子文件檔案管理進(jìn)行闡述，并分析如何設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)。

對(duì)于一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的開(kāi)展成果不僅會(huì)對(duì)這個(gè)國(guó)家的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生影響，也會(huì)對(duì)政治和文化等方面產(chǎn)生影響。檔案管理工作的發(fā)展，會(huì)隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而發(fā)展，內(nèi)容也會(huì)隨之不斷增多，檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)的增多，促進(jìn)了檔案管理方法的改進(jìn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點(diǎn)，電子文件檔案也隨之而生。一般來(lái)說(shuō)，檔案管理對(duì)于檔案文件的保密性和安全性有一定的要求。電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，所以對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，要對(duì)電子文件檔案進(jìn)行有效的管理，就需要建立一個(gè)健全的電子文件檔案管理系統(tǒng)。本文將根據(jù)電子文件檔案管理的工作的特點(diǎn)要求，對(duì)于電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)提出個(gè)人建議，希望能夠?qū)﹄娮游募n案管理系統(tǒng)的建立有所幫助。

1.電子文件檔案管理工作的概述

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點(diǎn)，電子文件檔案也隨之而生。檔案管理是檔案管理部門(mén)的工作人員對(duì)需要進(jìn)行存儲(chǔ)的一些文件檔案資料通過(guò)收集整理，然后進(jìn)行歸納分類(lèi)，再進(jìn)行收藏保管的活動(dòng)，最終目的是為了在工作中需要借閱參考檔案文件的其他部門(mén)提供工作上的幫助。電子文件檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理從宏觀上來(lái)講，主要工作內(nèi)容大同小異，但是從微觀上來(lái)講又有許許多多的差別，比如其載體不再是紙質(zhì)材料，其形成與管理都是依靠信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，形式多種多樣又較為分散，管理起來(lái)具有一定的難度性。

一般檔案管理都有一定的保密性要求，尤其是對(duì)電子文件檔案來(lái)說(shuō)，無(wú)論是從收集、儲(chǔ)存、保管，還是從服務(wù)于檔案利用者、交接等方面來(lái)說(shuō)，電子文件檔案依附于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，其管理在安全保密性方面的保障要求也比較高，檔案管理部門(mén)的工作人員要確保電子文件檔案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及計(jì)算機(jī)故障等不確定因素造成的電子文件檔案泄露、丟失等問(wèn)題的發(fā)生。

總的來(lái)說(shuō)，電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，所以對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，要對(duì)電子文件檔案進(jìn)行有效的管理，就需要建立一個(gè)健全的電子文件檔案管理系統(tǒng)。

2.電子文件檔案管理存在的問(wèn)題

電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，是一種新的文件檔案資料形式，由于發(fā)展的時(shí)間較短，經(jīng)驗(yàn)相對(duì)不足，所以在目前的電子文件檔案的管理工作中存在著一些題有待改善：

1.電子文件檔案在形成與收集過(guò)程中容易發(fā)生被篡改、刪除、遺漏等問(wèn)題，對(duì)于其是否是原始的電子文件檔案，又是否具有真實(shí)性都很難得到判斷。

2.電子文件檔案的形成與收集過(guò)程中依靠的是信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、硬件設(shè)施、軟件等載體，這些載體的安全性較難掌控，存在一定的安全隱患，比如載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問(wèn)題都可能使電子文件檔案出現(xiàn)遺失、損毀、泄露等現(xiàn)象，所以要永久性?xún)?chǔ)存電子文件檔案面臨著一定的考驗(yàn)。

3.電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

為了更好地對(duì)電子文件檔案進(jìn)行管理，更好地服務(wù)于檔案利用者，設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)一個(gè)完善、安全有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)是當(dāng)下檔案管理部門(mén)的一大任務(wù)。通過(guò)西方學(xué)者的研究分析得出，文件檔案可以分為文檔階段、文件階段、檔案階段這三個(gè)不同的生命周期，電子文件檔案管理系統(tǒng)的建立可以參照這三個(gè)階段的不同特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)：

1.電子文檔管理系統(tǒng)。由于電子文檔的載體與紙質(zhì)文檔的載體不同，所以在收集過(guò)程中可能會(huì)有被改動(dòng)、遺失或者被惡意刪除等現(xiàn)象存在。所以為了保證電子文檔的真實(shí)完整性，在這一環(huán)節(jié)中要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格審核。

2.電子文件管理系統(tǒng)。在保證電子文檔的真實(shí)完整性后，檔案管理部門(mén)的工作人員就要建立電子文件管理系統(tǒng)，對(duì)收集的電子文檔進(jìn)行合理分類(lèi)、整理，然后儲(chǔ)存。對(duì)電子文檔的分類(lèi)、整理要尊重規(guī)律符合邏輯思維，才能提高工作效率。

3.檔案信息管理系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)主要的是保證電子文件檔案管理的永久性和安全性。檔案信息管理系統(tǒng)要對(duì)電子文件檔案進(jìn)行維護(hù)、備份，防止載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問(wèn)題導(dǎo)致電子文件檔案出現(xiàn)遺失、損毀、泄露等現(xiàn)象。

第9篇

一、事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）方便、高效、快捷

檔案管理工作作為事業(yè)單位最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，在電子檔案管理工作中，充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這不僅減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且檔案管理效率有了較大的提升。在電子檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，不僅檔案?jìng)鬟f成本降低，而且網(wǎng)絡(luò)傳輸速率有了大幅度的提高。而且電子檔案管理工作中，信息的集中性及綜合性集于一體，這樣信息在查詢(xún)過(guò)程中遺漏的可能性較小，電子存儲(chǔ)時(shí)多采用表格的形式，為信息查詢(xún)提供了更便利的條件。另外，電子檔案信息在電腦及存儲(chǔ)介質(zhì)上進(jìn)行保存，信息不易丟失和毀損，有效的提高了檔案信息的安全性。

（二）提高了檔案信息的利用率

檔案管理工作的最終目的是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。這就需要不僅在具備充足的信息量，而且要具備完善的文檔卷宗。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作中，檔案立卷時(shí)采用的都是紙張，立卷時(shí)工作人員根據(jù)自己怪信息的理解來(lái)進(jìn)行操作，這就導(dǎo)致各份文檔卷宗標(biāo)準(zhǔn)很難統(tǒng)一，給檔案信息的質(zhì)量和使用價(jià)值帶來(lái)較大的影響。電子檔案的出現(xiàn)，利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，這不僅使立卷工作有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且立卷工作量得以減輕，工作人員有了更多的時(shí)間來(lái)對(duì)提高自身的檔案管理水平，而且檔案信息的利用率也有了大幅度的提升。

二、強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理的策略

（一）建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

為了使電子檔案管理走出無(wú)序管理的狀態(tài)，必須建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、高效化管理。國(guó)內(nèi)大部分工商局雖然已經(jīng)建立了企業(yè)電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，各分局的電子檔案信息缺乏聯(lián)系，難以實(shí)現(xiàn)全市范圍內(nèi)的企業(yè)電子檔案的集中調(diào)閱，電子檔案的流通存在障礙，無(wú)法進(jìn)行集中管理。可見(jiàn)，完善的電子檔案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發(fā)揮電子檔案高效快捷優(yōu)勢(shì)，提高工作效率的基礎(chǔ)。電子檔案管理規(guī)章制度要對(duì)電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環(huán)節(jié)都做出明確詳細(xì)的規(guī)定，事業(yè)單位可以根據(jù)單位職能和單位檔案的特點(diǎn)進(jìn)行完善補(bǔ)充。

（二）加大資金投入，改善檔案管理環(huán)境

事業(yè)單位電子檔案管理工作中，對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備具有較高的要求，特別是在當(dāng)前技術(shù)快速發(fā)展過(guò)程中，設(shè)備升級(jí)換代較快，電子檔案工作條件和設(shè)備的改善需要大量的資金支持，這就要求事業(yè)單位對(duì)于電子檔案管理工作要加大資金的投入，進(jìn)一步對(duì)電子檔案管理環(huán)境進(jìn)行改善，使事業(yè)單位電子檔案能夠更好的與現(xiàn)代化管理要求相適應(yīng)。同時(shí)事業(yè)單位還需要協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計(jì)，開(kāi)發(fā)出通用性的檔案管理軟件，以此來(lái)有效的提高檔案管理的水平，確保電子檔案管理工作中人力、物力及財(cái)力的節(jié)約。

（三）培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員

檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)程度決定了電子檔案管理水平。培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員首先要把人員流動(dòng)性控制在合理范圍，由于電子檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)，內(nèi)容繁雜，需要通過(guò)實(shí)踐積累豐富管理經(jīng)驗(yàn)的工作，所以要避免過(guò)于頻繁的人員流動(dòng)，保持電子檔案管理工作的長(zhǎng)期性、延續(xù)性。其次，管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)職業(yè)道德，熟悉信息技術(shù)，把自己培養(yǎng)成綜合素質(zhì)高的復(fù)合型人才，適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的要求。

（四）加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的管理

電子檔案管理質(zhì)量的提高，離不開(kāi)軟件及硬件這些基礎(chǔ)性設(shè)施，因此在電子檔案管理工作中，所配備的軟件及硬件要保證其性能的穩(wěn)定性及技術(shù)的成熟度，所采用的軟件及系統(tǒng)要具有較強(qiáng)的安全性和可靠性，避免使用一些盜版及未知來(lái)源的系統(tǒng)。在具體使用過(guò)程中，要具備高度的安全意識(shí)，定期進(jìn)行殺毒及安全體檢，設(shè)置障防火墻和殺毒軟件，并做好定期升級(jí)工作。

（五）確保電子檔案管理工作的安全性

電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識(shí)。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩(wěn)定性，電腦自身硬件問(wèn)題，斷電，網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會(huì)對(duì)電子檔案的生成、存儲(chǔ)、共享帶來(lái)?yè)p壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩(wěn)定的因素就要求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識(shí)。及時(shí)對(duì)辦公軟件修護(hù)和升級(jí)，對(duì)電腦硬件及時(shí)檢修，輸入信息之后養(yǎng)成及時(shí)保存的習(xí)慣，加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的投入，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)管理，做到網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)，做到計(jì)算機(jī)的定期更新和升級(jí)，防止病毒的入侵。另外，要進(jìn)一步對(duì)電子檔案管理法律法規(guī)進(jìn)行完善，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，從而為電子檔案信息的安全奠定良好的基礎(chǔ)。