時間：2023-06-29 16:33:03
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇檔案管理的成效范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
一、傳統醫德檔案存在的問題
傳統醫德檔案管理仍舊停留在“一人一本”的紙質管理階段，通過人工進行檔案材料的收集、整理、分析和匯總，效率低下，耗費了大量人力物力；而且紙質醫德檔案不利于保存，容易損壞和丟失，在對醫德考評結果進行分析匯總時，既繁瑣又容易出錯，也不方便定位查找個人醫德信息。其次，紙質的醫德檔案不能及時記載醫務人員在醫德評價指標方面的獎懲情況，容易出現漏報。另外出于頁面的限制，有時會出現個人醫德總結記載不全的情況。
鑒于以上種種弊端，為更好適應現代化醫院管理的需求，運用信息化手段實現醫德檔案的無紙化、網絡化管理勢在必行。
二、我院醫德檔案信息化管理的具體實踐
我院高度重視醫德醫風建設工作，從2009年開始對全院醫務人員進行醫德考評，對傳統醫德檔案管理存在的問題有著深刻的認識，經過兩年的摸索和建設，于2011年開始正式投入使用醫德檔案信息化管理平臺。
（一）該平臺建立在醫院已有的OA辦公局域網上，具有良好的兼容能力和安全性，對計算機操作系統要求不高。平臺包括醫德考評登記、附加項登記、個人報告打印查詢、部門情況查詢、數據查詢與統計、管理通道等共六大模塊，其中醫德考評登記主要用于個人填寫醫德總結，并查看考評流程完成情況；附加項登記用于各授權職能部門對個人或科室醫德相關獎懲情況進行加扣分或“一票否決”，也可查看歷年來的醫德獎懲記錄；個人報告打印查詢方便醫務人員自行查看個人歷年來的醫德考評情況和輸出個人醫德檔案；部門情況查詢為科室管理者了解本科室內部人員的醫德綜合情況和明細提供了便捷的途徑；數據查詢和統計為醫德檔案管理人員進行數據的查詢、統計、分析和匯總等提供了直截了當的方式，大大簡化了工作過程；管理通道用于計算機中心系統維護人員對平臺的管理、維護和控制，根據醫德考評的新要求不斷調整和完善系統配置信息。
（二）醫德電子檔案重點在于對醫德內容的設置，該系統內共細分為7大項、121個小項，比較全面地涵蓋了醫德評價指標的各個方面。每個小項都根據工作職責開放權限給相應的職能部門，其擁有對該項目的解釋權和操作權。醫德檔案實行百分制，考評得分在90分以上（含90分），且扣分不超過10分為優秀；70分以上（含70分），且扣分不超過20分為良好；60分以上（含60分），且扣分不超過30分為一般；60分以下或扣分超過30分或有“一票否決”行為為較差。系統對考評得分進行自動判定和歸類，即時顯示考評結果等級。
（三）醫德平臺系統與人事信息系統直接關聯。對考評對象的姓名、性別、出生年月、文化程度、所在部門、技術職務、行政職務等基本信息在考評表內進行直接填充，跟隨人事信息的變動而實現實時更新，防止出現錯填和填報不實的情況；同時也方便各職能部門對個人或科室醫德獎懲情況進行加扣分等操作。
（四）平臺設置了不同等級的權限，分為一般權限、部門權限、管理者權限和超級管理員權限，以對應醫德考評自我評價、科室評價和單位評價的三個環節。對普通人員僅開放一般權限，用于個人醫德檔案的操作；各科室負責人增加部門權限，可對管理范圍內人員的醫德檔案進行審批、查詢和管理；管理者權限僅對各職能部門的具體責任人開放，可隨時記錄醫務人員的醫德表現；超級管理員權限只對醫德檔案管理員開放，負責進行后臺操作，可對填寫不符合要求的醫德檔案予以退回或刪除，提取未及時上報人員名單進行通報，查詢所有考評對象的醫德信息，最關鍵的是可以進行數據的匯總統計，從而實現醫務人員醫德狀況的記錄、歸檔、分析、比較、統計等全方位信息化管理。
三、實行醫德檔案信息化管理的成效
（一）醫德檔案信息化平臺的建立徹底改變了以往使用傳統紙質檔案建檔的繁瑣流程，管理者和員工根據系統的提示可以簡單、方便地完成整個考評過程。電子化醫德檔案順應了無紙化辦公的時展趨勢，減少了資源浪費，提高了工作效率，節約了人力成本。管理者可以在短時間內調閱了解醫院醫德醫風建設動態，并可基于系統進行數據挖掘分析，推進了醫德醫風建設的科學化、規范化和系統化管理進程。
（二）醫德檔案和獎懲記錄實行電子平臺集中管理，各職能部門可將日常監管和科室日常考核結果及時存檔，動態記錄每位醫務人員歷年來所受到的表彰、先進事跡、存在的問題等方方面面的信息，保證了醫德檔案的完整性、全面性和長期性。每位醫務人員都可以隨時通過個人賬戶登錄系統查詢個人歷年的醫德記錄和考評結果，清楚知曉醫德加扣分的緣由，真正體現醫德考評“公開、公平、公正”的原則，同時又能通過對比認識自身存在的不足，指導醫務人員確立提升職業道德素質的努力方向。
（三）我院自2011年率先在全市建立醫德檔案信息化管理平臺以來，醫德醫風建設取得長足進步，在歷年行風建設檢查中均得到省、市衛生部門的認可；員工的醫德醫風意識得到大大提高，醫療服務、醫療質量明顯提升。
四、關于完善醫德檔案信息化管理的建議
（一）將信息安全擺在首要位置。醫德檔案的信息化建設是一項比較大型的系統工程，包括總體設計、軟件開發、檔案整理、查詢管理等，醫德檔案電子信息化系統存在的危險因素大概可分為以下3種：（1）對系統硬件的破壞，包括來自自然災害和人為災害的威脅，如地震、火災等；還包括其他人為有意或無意的破壞，如盜竊、無意或惡意毀損等；（2）對系統軟件的破壞，如感染電腦病毒、木馬，遭受流量攻擊等；（3）系統上保存的數據或在網絡中傳輸的數據受到攻擊，如修改、刪除、破壞數據等。必須特別注重信息的安全與穩定，積極采取各種措施保證信息安全，如物理安全策略、訪問控制策略、網絡監測和鎖定控制、防火墻控制及數據備份等。
（二）拓展新的服務功能。醫德檔案信息系統可以嘗試與醫院的患者隨訪系統、第三方滿意度評價系統進行對接整合，甚至開設開放式評論專欄，將患者及家屬對就醫體驗的即時評價與該檔案平臺的考評結果相結合，從而更加真實、客觀地體現醫務人員的日常醫德醫風表現，從細微處著手，及時發現問題解決問題，不斷提高醫務人員的醫德醫風意識，讓醫院的服務質量和服務水平更上新臺階。
隨著科學技術的發展，先進的通信技術和計算機技術在我國得到了迅速發展，在計算機技術和通信技術飛速發展的基礎上，電子檔案管理方法在我國開始發展。在很長的一段時間內，受到經濟條件或者技術條件的限制，我國的許多高等院校在實施電子檔案管理的過程中遇到了挫折，例如，有的高等院校由于受到通信技術發展水平的限制而影響了采用電子檔案管理方法進行高效檔案管理的具體實施；也有的學校受到計算機資源的限制，由于沒有足夠的計算機去從事教學工作，購買或者分配來的計算機被高效的其他教育項目占據，真正分到高校中專門從事檔案管理部門的計算機數量非常少，根本無法滿足龐大的檔案管理工作的要求等等各方面的原因，最終導致了我國紙質檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理局面。
（一）紙質檔案和電子檔案并存階段的檔案管理理念
在紙質檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，整合管理是此檔案管理階段最為主要的管理理念。所謂整合管理理念是指在高等院校進行檔案管理的過程中，將檔案的紙質文件和電子文件進行整合管理，使他們成為一一對應的關系，由于以紙質文件為材料的檔案管理和以電子形式保存的檔案管理方法各有優劣點，以紙質形式形成的檔案可以實現隨時隨地的查看，但是工作量比較大，只要檔案管理妥當就不會存在文件丟失的情況；以電子檔案形式保存的檔案查閱起來非常方便，只需要在保存檔案的計算機中輸入關鍵詞進行搜索即可，省時省力，但是電子檔案的查閱必須由電力保障和計算機運行正常為前提。不同的檔案管理形式具有不同的優缺點，在當時我國在諸多原因的影響下，選擇了以紙質檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理模式，將紙質檔案和電子檔案一并進行保存。在紙質文件和電子文件并存的檔案管理階段，我國普遍的認為紙質檔案和電子檔案具有相同的價值和說服力，二者都被承認，都可以作為證明自己的有效憑據。
（二）紙質檔案與電子檔案并存的檔案管理階段主要采用的管理方式
“雙套卷”是在紙質檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中經常出現的詞匯，所謂“雙套卷”是指電子檔案和紙質檔案構成的兩份相同的檔案信息。在紙質檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，在檔案管理方式上有兩種，一是將現有的人為書寫的紙質檔案通過掃描儀等先進設備轉化為計算機可以進行識別和編輯的電子檔案；二是將已經存儲在計算機中的電子檔案通過打印機等設備傳輸轉化為紙質文件，供人們使用和保存。眾所周知，在我們的戶口管理過程中，我們每個人都會對應一個號碼，這個號碼是一一對應的也是唯一的，如果在戶口管理的過程中出現兩個人擁有相同的號碼則說明戶口在管理過程中出現了錯誤。同樣高等院校的檔案管理也是如此，每個高等院校的學生都對應著唯一的檔案號碼，每個學生的檔案號碼是不變的，也就是說無論是采用電子形式保存的電子檔案還是以紙質形式保存的檔案，其檔案號碼是一樣的，檔案的內容信息也是完全吻合的，當然由于紙質檔案在制作過程中存在一定的滯后性，所以當電子檔案和紙質檔案存在微小的偏差時也是有可能的。
二、以電子檔案為主的檔案管理方式
隨著科學技術的不斷發展和信息化程度的不斷提高，我國的許多高等院校為了節省時間、提高辦公效率都建立了屬于自己的OA網和各式各樣的管理系統，例如財務管理系統、教務管理系統、科研管理系統等等。近幾年，隨著電子簽名技術的發展，以電子檔案為主的檔案管理方式正在迅速發展。在計算機技術和通信技術的大力支持下，我國的數據處理技術也取得了飛速發展。采用電子檔案為主的檔案管理形式可以將各個部門形成的檔案進行匯總，具體來講就是每所高等院校都建有自己的檔案管理數據庫，當分管部門對學生的檔案形成可靠的電子文件以后，可以通過本校的專用網絡系統，將個人檔案發送到學校的檔案數據管理庫中，實現檔案的匯總與融合。同時采用這種檔案管理形式，可以使學生的檔案在管理形式上統一化、正規化，在學校的檔案管理過程中，專門從事檔案管理工作的學校教務人員會對學生的檔案進行實時監控，統一管理，有效防止不法分子對既定的檔案進行修改，使之失去建設意義。采用電子檔案為主的檔案管理方式在管理形式上主要是通過網絡交流，制作學生檔案的分管部門在檔案制作完成后將檔案文件通過某一接口將檔案傳送至固定的服務器，由檔案管理部門進行統一管理，上傳到服務器上的學生檔案被事先編制好的歸檔程序按照一定的規律進行邏輯歸檔和物力歸檔，以確保電子檔案存放的完整性和規律性，便于需要提檔的學生進行實時提檔。采用電子檔案的形式進行檔案管理可以實現電子檔案在網絡上的及時提供和利用，檔案管理部門可以將制作好的檔案按照需要分發給學生，例如，當我們快要大學畢業時，我們都需要擁有自己的成績單檔案，學校就會將我們的成績單逐個的發到我們的郵箱中供我們打印和使用。電子檔案具有快速、準確的優點，大大提高了我國高等院校檔案管理的效率。
三、結語
關鍵詞:高等學校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理
《高等學校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎修訂的，共七章四十三條，2008年9月1日正式實施。修訂后的新《管理辦法》，從高等學校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述，對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高的標準，充分體現國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位，為高校檔案工作的發展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。
一、新《管理辦法》的幾點變化
1.擴大適用范圍，把成人高校納入辦法適用對象
21世紀的高等教育事業蓬勃發展，除普通高校外，成人高等學校、高職高專學校和民辦學校也不斷得到發展，而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分，很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學校已經不能適應高等教育的發展現狀和要求。所以新《管理辦法》擴大了適用范圍，涵蓋了各級各類的高等學校，有利于促進所有高等學校檔案工作的發展。
新《管理辦法》明確規定“本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校”，特別把成人高等學校列出，這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向，有利于規范成人高校的管理。根據新《管理辦法》，成人高校可以重新修訂本學校的檔案工作管理辦法，這為提升學校的管理能級、規范檔案管理工作和促進學校更加科學發展奠定了堅實的基礎。
2.明確了高校檔案的管理體制和學校領導的機制
新《管理辦法》規范了高校檔案工作的領導體制，規定“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作”，“國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查”，確定了政府教育行政部門對高等學校檔案工作的業務指導、監督和檢查職責，明確了高校檔案工作的領導關系和業務指導關系，領導體制層次清晰、責任明確，操作性強，有利于高校檔案管理工作的開展。
檔案管理工作既是一項基礎性工作，又是一項服務性工作。要做好這項工作，學校領導必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學校校長是高校檔案工作的第一責任人，強化了學校主要領導在高校檔案工作中的責任，《管理辦法》還規定“遇有特殊情況，應當立即向校長報告”。這些規定的推出有助于高校領導更新觀念，增強檔案意識，了解本校檔案工作的現狀，統籌全校檔案事業發展規劃，把檔案工作作為學校管理工作的重要事情來抓。
3.規范了檔案管理制度和檔案人員的職責
新《管理辦法》重新劃分了適應于學校檔案工作的11類歸檔范圍，這樣可以使學校檔案工作朝著規范化的目標發展，使學校檔案的歸檔內容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學校“應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”，以評促進檔案建設;“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”，強化學校各部門立卷制度。
《管理辦法》要求“立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷、編制頁號或者件號，制作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向學校檔案機構移交”，規定了各部門負責檔案工作人員的具體職責，保證學校各項管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。
4.增加了“學生類”檔案管理內容
高等學校的主體是教師和學生，原《管理辦法》片面強調了學校管理、教師和教學，而忽視了學生和學習。教育以學生為本，學生以學習為本，新《管理辦法》對此進行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學生類”檔案的保管內容，具體內容“主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案，畢業生登記表等”。學生類檔案要求從學生入校開始到學生畢業結束，檔案中的記錄要伴隨學生在校學習的整個過程。把學生類檔案正式寫進檔案管理辦法中，把學生、學校和對社會有價值的檔案并列起來，充分說明了學生管理檔案在學校檔案工作中的重要性，體現了學校對學生的人性化管理。
5.從經費、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設
隨著社會信息化的發展，數字校園的建設、數字檔案館建設勢在必行，新《管理辦法》明確規定“高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館(室)建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”。
新《管理辦法》在檔案機構的管理職責上明確規定:“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作。”提出了高等學校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”，突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質、錄音帶、錄像帶、實物等傳統檔案載體的局限，突出了電子或數字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位，這符合時展的要求。在檔案的利用方面規定:“應當設立專門的閱覽室，編制必要的檢索工具，提供開放檔案目錄、全宗指南，檔案館指南、計算機查詢系統等，為社會利用檔案創造便利條件”。
6.從職務聘任、待遇補助等方面彰顯對檔案工作者的人文關懷
新《管理辦法》中明確規定“高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。”這個規定可以從根本上改變目前成人高等學校檔案機構工作人員，因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發展的局面，為成人高校檔案工作發展的人才需要奠定了基礎。
對長期接觸有毒害物質的檔案工作人員，“保障其依法享有工傷社會保險待遇及其他有關待遇，并可以按照有關規定予以補助”，這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因為長期接觸有毒害物質的高校檔案工作人員建立職業保障和依法取得補助得到了落實，體現了以人為本的檔案科學發展觀以及對高校檔案工作者的人文關懷。
二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響
目前，成人高校檔案管理工作的發展與教育發展的實際需要還存在著一定的差距，特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比，成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規定和新要求，加強成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點。
1.改變檔案管理模式，適應成人高等教育事業改革發展的需要
在當前科學技術迅猛發展，知識經濟和信息化浪潮日益發展的背景下，成人高等教育學校建設開始出現新的局面，使原有的檔案門類、數量和內容遠遠不能滿足教育發展的需要。隨著成人教育改革和發展形勢的需要，檔案工作重點應由以往收集、整理、保管為主轉向以開發、利用和服務為主，提高檔案的利用，擴大服務功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源，只有重視開發利用，不斷拓展業務范圍和服務領域，才能充分發揮信息資源的優勢。
2.加強檔案管理人員的隊伍建設，提高檔案人員的業務素質
要實現成人高校檔案的科學化管理，關鍵要提高檔案管理人員的素質。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修養，使之能熱愛檔案管理工作，有強烈的事業心、責任感和良好的職業道德修養。同時，要加強對檔案管理人員的業務技能培訓，不斷為其提供接受繼續教育的機會、更新檔案專業知識，通過系統學習，使之在專業的深度與廣度上都有較大的提高，在管理實踐中能夠具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力，能夠積極開展檔案利用工作，為成人高校的發展和評估提供詳實的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發展與改革工作的需要。
3.大力加強電子檔案管理，不斷探索檔案管理現代化的新途徑
隨著人類進入信息時代，檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發生了根本變化;隨著教育的改革與發展，成人高等教育檔案資料呈現出復雜、繁瑣、量大的特點，這對高校檔案機構提出了新要求，必須應用現代化信息技術手段實現對成人高校檔案的管理，實現檔案資源和檔案管理的信息化。針對網絡和計算機的普遍使用，成人高校可以利用教育主管部門的專門教育教務管理軟件，從錄取新生開始，將學生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數據庫，將在讀學生的學籍信息輸入到互聯網以便于檢索，將學生在校期間的學科、專業、成績檔案等信息化管理。同時，成人高校要適應檔案管理發展的趨勢，對形成的重要文件建立紙質文本和電子檔案雙備份，減少紙質檔案的使用，努力做好檔案信息管理系統的使用、維護和安全工作。
總之，成人高校的檔案是衡量學校教育管理水平和教學質量的重要標志之一，也是學校開展教育教學、科研的重要信息來源與決策的依據。因此，作為成人教育檔案工作者，要按照法制化的要求不斷走上正規，不斷加強檔案管理意識，加強檔案的開發和利用，實現檔案的數字化管理，充分發揮成人教育檔案功能，為推動成人高等教育檔案事業的發展和促進學校各項工作做好服務和保障工作。
參考文獻
[1]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點思考[J].紹興文理學院學報，2006，(12):136-137.
[關鍵詞]建設工程；聲像檔案；管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.22.093
[中圖分類號]G276 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）22-0-02
建設工程聲像檔案涉及城建工作的各個方面，包括城市規劃、市政工程、園林綠化與交通建O等，其載體形式更是多種多樣，如照片、磁帶、幻燈片、光盤與磁盤等，因此建設工程聲像檔案的管理難度相當大。如何妥善解決聲像檔案管理中存在的問題，提高檔案歸檔、管理、使用的效率，成為當前城市建設中亟待解決的重要課題。
1 建設工程聲像檔案概述
建設工程聲像檔案是指在城市規劃、建設、管理過程中產生的具有記錄價值的聲音、圖像或影像材料，這些檔案材料真實、全面地記錄了城市建設和發展的整個進程，是城市建設成就的最直觀體現，在宣傳城市文化、塑造城市形象以及城市改造修復中具有不可替代的重要作用。
2 建設工程聲像檔案管理存在的問題
2.1 檔案拍攝得不到應有配合
建設工程聲像檔案所涉范圍廣、內容雜，且需要對工程項目進行較長時間的跟蹤拍攝，故工作量相當大。在此情況下，部分城建工程項目的實施者或建設單位對該項工作不夠重視，沒有制訂完善的聲像拍攝計劃，并且不愿意配合相關部門的工作，導致城建檔案部門無法及時、全面地掌握相關工程建設信息，白白錯失了許多珍貴的拍攝機會。
2.2 檔案收集、整理困難
由于城建聲像拍攝的工作量非常大，城建檔案部門難以兼顧所有的建設項目，因此部分拍攝工作需要交給相關單位獨自完成，但這些單位大多缺乏專業的拍攝技巧或器材，所拍攝聲像材料的質量非常差，還有個別單位將拍攝材料據為己有，不愿意向城建檔案部門移交，導致這些檔案的安全性缺乏保障。此外，部分拍攝單位不了解城建聲像拍攝的工作方式和要求，對拍攝時間、拍攝人物、拍攝內容等未做詳細的注釋說明，經常是拍完就放到一邊，又不及時移交歸檔，時間一長，沒人能記得起這些檔案的來龍去脈，給后續的整理和使用造成了很大的不便。
2.3 人員設備不足
建設工程聲像檔案能否長期保存并實現有效的開發利用，與拍攝器材的性能、儲存載體的品質以及拍攝人員的專業水平有很大的關系。首先，城建聲像拍攝不光要拍人，也要拍物，尤其是一些重要的建筑、街道、公園等，必須有配套且完善的拍攝器材，才能順利地完成拍攝工作，但當前很多城建檔案部門的設備條件并不理想，難以滿足城建聲像拍攝需求。其次，當前城建檔案部門中專職負責聲像拍攝的技術人員嚴重不足，多數人員屬于兼職，且檔案部門很少組織專業的技能培訓活動，導致各項城建聲像拍攝工作難以正常開展。
2.4 檔案編研滯后
檔案編研是挖掘檔案信息價值的重要手段之一，通過檔案編研工作的開展，能夠向社會提供更加系統、條理且便于傳播使用的檔案信息產品。但當前建設工程聲像檔案編研工作十分滯后，鮮少有城建檔案部門設置專門的編研機構，即便設置了編研機構，也大多是兼職人員，缺少專業技術骨干，且組織管理也不到位，導致檔案編研工作的進展不暢。
3 建設工程聲像檔案的有效管理
3.1 增強建設工程聲像檔案管理意識
首先，要加大對城建檔案管理相關法律法規的宣傳力度，尤其是相關領導要充分認識到建設工程聲像檔案在反映城市建設進程與歷史變遷方面的重要作用，積極地利用現代化手段加強城市建設的動態跟蹤與管理，保證城建聲像檔案管理工作有序實施下去。其次，不同的部門之間要密切配合，統一管理步調。建議城建檔案部門主動加強與城建項目審批、管理等相關部門的溝通和聯系，聯合制定并出臺相關文件規范，營造齊抓共管的良好工作局面，為本地區建設工程聲像檔案管理工作的開展奠定基礎保障。
3.2 完善建設工程聲像檔案管理制度
建設工程聲像檔案的涉及面廣、牽扯部門多，尤其是一些地方重點建設項目，通常是由政府牽頭實施，涉及部門單位眾多，這使建設工程聲像檔案管理面臨著很大的實際困難。對此，應盡快制定一套切實可行的建設工程聲像檔案管理制度，此外，各聲像檔案的形成單位也應該制定相應的規章條例，規范聲像檔案拍攝管理活動，確保檔案能夠穩定生成、及時移交，杜絕檔案流失、檔案私有化等現象的發生。
3.3 加大建設工程聲像檔案管理投入
首先，要加大基礎硬件投入，配備先進的攝錄器材，滿足聲像檔案拍攝需求，從源頭上保證建設工程聲像檔案的拍攝質量。其次，加強聲像檔案專用庫房建設，購置足量的檔案裝具，確保聲像檔案專柜專放，同時要優化庫房環境，做到恒溫、恒濕、防塵、防蛀與避光，減緩聲像檔案老化，延長檔案使用壽命。再次，要加大檔案管理力度，定期做好巡檢工作，及時發現聲像檔案管理問題，防止聲像檔案出現損壞。
3.4 培養建設工程聲像檔案管理人才
建設工程聲像檔案管理的工作量非常大，技術含量也比較高，這就要求盡快建立一支專業理論扎實、業務素質過硬的建設工程聲像檔案管理隊伍，以切實滿足城建聲像檔案拍攝管理需求。首先，要定期組織城建檔案部門及檔案形成單位的聲像檔案管理人員參加各種培訓教育活動，通過下發學習資料、集中培訓講解、舉辦專題講座等方式，使之掌握相應的檔案專業知識與業務技能，促進檔案形成、保管等環節的規范化，為提高檔案質量奠定重要保障。其次，相關聲像檔案管理人員也要加強自我學習，樹立進取意識，主動接觸并掌握一些聲像檔案工作方面的新知識、新技能。
3.5 加大建設工程聲像檔案編研力度
首先，要一改當前關門編研、閉館自守的工作模式，積極向社會征詢檔案編研意見，準確把握檔案編研需求，拓寬檔案編研思路，同時將現行的紙質編研方式向聲音、影像等多種載體形式并存的多元化編研格局擴展，實現編研工作的高層次發展。其次，要積極引進信息化編研技術，利用信息網絡系統輔助檔案編研活動，如計算機技術、多媒體技術、數碼影像技術等，促進檔案編研產品的電子化、網絡化，并利用網絡渠道實現編研成果的傳播、利用和反饋，真正通過編研活動發揮出建設工程聲像檔案的最大價值。
4 結 語
建設工程聲像檔案是城市建設工作有序開展的重要保障，針對當前建設工程聲像檔案管理中存在的問題，應通過增強管理意識、完善管理制度、加大管理投入、培養管理人才、加大編研力度等方式，不斷提高建設工程聲像檔案的管理效率和水平，為現代城市建設做出應有貢獻。
主要參考文獻
[1]貝育芳.淺談珠海城建聲像檔案工作的建設[J].城建檔案，2015（6）.
[關鍵詞]現代遠程教育 檔案管理 以人為本 檔案數據庫
學員檔案管理是高校遠程教育管理工作的一項不可缺少的工作，這項工作做得好壞將直接影響到學員的切身利益，影響到檔案憑證作用的有效發揮。而現代遠程教育的普及，給學員檔案管理帶來了難度。
一、現代遠程教育及其學員檔案
現代遠程教育是指學員和教師、學員和教育機構之間主要采用多種媒體手段進行教學和通信聯系的教育形式。學員可以不受空間和時間的限制進行學習，受教育者可以擴展到全社會。由于參加現代遠程教育的主要對象是成人學員，其在檔案管理方面具有流動性、分散性、廣泛性、模糊性等特點。
二、現代遠程教育學員檔案管理存在的問題
現代遠程教育由于其興起時間較短，在學員檔案管理方面不存在不少問題。
1.檔案管理觀念落后
遠程教育管理工作者的檔案意識淡薄，對學員檔案管理工作缺乏正確的認識，導致責任心不強，給學員填寫歸檔材料時不積極主動，材料不完整、不規范等，給學員就業或晉升埋下了隱患。
2.檔案管理內容不完善
首先，在現代遠程教育下，大多數學校建立的學員檔案仍只包括報名表、審核表、入學通知、注冊表、花名冊、成績冊、學籍卡、學員證、準考證等證件和文字資料，沒有形成電子檔案。其次，能夠反映學員綜合素質的各種材料也還未進入歸檔的范圍，比如，學員在校期間，許多評先評優材料應該進入學員檔案的沒有進入學員檔案。又如，因為就業壓力較大，某些部門為了學員能順利就業，一些處分文件就沒有進入學員檔案。由此，檔案材料無法具體地反映學員綜合素質。另外，有些學員在填寫檔案材料時不認真、不仔細，有的字跡潦草且模糊不清、有的不按要求書寫，使用圓珠筆，有的項目填寫不全、不準確，有的基于連名字都寫錯或寫別名等。這些不符合要求的做法，造成了檔案材料質量不高、不規范。
3.檔案管理模式陳舊
如今，高校遠程教育學員檔案管理基本上還采用傳統的、原始的、手工操作的實體管理模式。隨著遠程教育招生人數的擴大，學員檔案也隨之不斷遞增，加上存放時間短、流動快、分配去向廣、投寄單位多等特點，層層疊疊的檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成，致使信息資源得不到充分開發利用，不能為用人單位及時有效地提供所需信息。由于不實行計算機管理檔案，就不能使學員檔案材料信息化，也就沒有開發、利用可談，檔案將成為死檔。
4.檔案管理隊伍薄弱
高校檔案管理隊伍作為高校學員服務工作的重要組成部分，檔案管理隊伍的建設未得到應有的重視與加強，高等遠程教育這方面的問題更為突出。據調查，由于人力、物力所限，許多學校的辦學條件還不能盡如人意，教管人員緊缺，信息技術掌握的還不適應試點工作的要求：有的學校由教師和輔導員兼任學籍檔案管理工作，工作頭緒多，忙于應付，沒有時間也無力探討研究學籍電子檔案工作，有時甚至影響了檔案管理工作；有些即便是有專職的學員檔案管理人員，也是一個人或者兩個人，少數幾個檔案管理人員根本滿足不了高校學員人數激增的現狀；同時，即使有專職的檔案建設和管理人員，也大多是非專業的檔案管理人員，專業知識缺乏。
以上狀況與我國高校遠程教育發展和社會用人要求相脫離，建立內容豐富、具有個性的學員檔案的重要作用迫在眉睫。
轉貼于
三、加強現代遠程教育學員檔案管理的建議
1.樹立“以人為本”的檔案管理觀
以人為本的學員檔案管理，就是要從學員的特點或實際出發，從尊重學員的人格和尊嚴出發、從服務學員的成長成才的過程出發，學員檔案管理員工作的方法、手段、規章、措施，對學員講話的方式技巧等都要體現學員是主體、是與學員檔案管理員具有平等人格的服務對象，學員的學習、發展、自尊等需要應當成為學員檔案管理員工作的出發點和歸宿。以人為本就是要把學員檔案管理工作和學員就業、終極價值聯系起來，使服務育人真正成為人的教育。
2.完善學員檔案內容
從現行管理情況來看，高校遠程教育學員檔案應包學校對學員的考察、錄用、培養、教育和學員德、智、體、美、勞等方面的第一手材料，既要涵蓋學員素質的全貌，也要體現當代大學員的時代風貌。學員素質檔案內容應分為兩大類，一類是學員人事檔案，一類是素質拓展檔案。這兩項內容涉及學員在校期間各方面的記錄。
另外，在形式上，學員檔案應包括文字檔案與電子檔案。學員檔案還應該按專業、類別分層次建檔，有學科、年級等集體檔案，也有學員個人檔案。學員檔案個體化與集體化的相互轉變，使學員檔案的主體型、多邊型、多角型展現在管理者和學員的面前，為促進學習、研究教學、搞好管理提供了快速、便捷。
3.建立遠程教育學員檔案數據庫
網絡化已成為時代的主旋律，網絡技術的應用更推動了檔案事業的發展。檔案數據庫的建立是網絡時代的要求，是實現數字化檔案館一個重要步驟，也為其它門類檔案的數字化提供了一種可行的模式。建立學員檔案數據庫能提高學員檔案的管理效率、檢索速度和查準率，如果沿用傳統的手工目錄查詢學員的檔案已經不能適應當前形勢發展的要求。
4.提高檔案管理人員素質
檔案人員的素質包括職業道德素質與業務素質。職業道德可以概括為：履行職責、保護歷史資料、保守機密、周到服務。在業務素質方面，由于設備的現代化、檔案種類及載體的多樣化，檔案管理水平的不斷提高，學員檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還應熟悉并掌握檔案學、檔案管理學、檔案保護技術等專業知識，隨著電子文件等多種新型載體的大量出現，要掌握計算機、光盤存貯、縮微技術及網絡技術等先進的管理手段，這樣才能使學員檔案管理從經驗管理、科學管理，過渡到現代化管理。
總之，現代遠程教育以新的教育形式和特有的優勢，向人們展示著強大的生命力和廣闊的前景，其辦學的開放性、社會性以及基層教學班的分散性和學員對象的差異性給整個檔案管理工作提出了新的要求。完善學員檔案，正確認識學員檔案工作的重要性，真正實現以人為本的管理，對于提高現代遠程教育的管理服務水平有著重要意義。
參考文獻
［1］王燕.略論以人為本與高校學員檔案管理.中國西部科技雜志，2007，（4）.
［2］史淑琴.試論高校遠程教育學員學籍檔案的管理.科教文匯，2007，（03）.
［3］王鍵，陳愛.關于建立與管理高校學員檔案的思考.大眾科技，2006，（2）.
［4］劉美玲.對高校學員檔案管理工作的思考.科技情報開發與經濟，2005，（14）.
［5］黎瑾，廖少玲.淺談高校學籍檔案管理人員的素質.中華醫學實踐雜志，2005，（5）.
關鍵詞：成人教育；學籍檔案；存在問題；解決措施
一、成人教育學籍檔案的特點
1、學籍檔案本身對外提供的資料應具有真實可靠的特點，成人教育學籍檔案以其特有的原始性，真實性記錄了學生在校期間學習發展全過程，它不僅記錄了這一階段的成功和失敗，而且是成人教育教學和學生管理工作的重要組成部分[1]。用人單位可以通過學籍檔案來了解學生的基本學習情況及品德狀況，第一時間客觀的了解學生的相關信息和資料，以此作為基本依據來選拔人才及培養人才。
2、成人教育的學生教育層次高低不同，有本科生可能還有高中生，年齡結構較復雜，有青年人甚至還有老年人，對于不同領域，不同階段的學生，學校開設了相應的課程，而這些課程種類繁多，致使所學教材不同，教學方式難以統一，學籍檔案的管理也很難統一化。
3、有很多成人教育學校是附屬于普通成人高校的，這些學校比較重視普通高校的學籍檔案，忽略成人教育學生的檔案，再加上地理位置距離本部學校比較遠，所以管理方面比較松散，管理措施相對落后，使成人教育學籍檔案比較混亂且不規范。
4、成人教育的辦學形式多樣化，自考、函授、夜大等均屬于成人教育的辦學模式，各種方式下的學院入學時間、教育方式以及畢業時間等都不統一，導致學籍檔案的記載較為片面，內在聯系不強。
5、現今存在一些用人單位在選拔及培養人才時過分注重學歷，常常忽略一個人的過去的學習情況及工作水平，使學生的學籍檔案利用率降低，沒有對學籍檔案管理提出需求，極大地影響檔案工作者的積極性，降低了學籍檔案管理的效率。
二、成人教育學籍檔案管理中主要的問題
1、未認識到學籍檔案的重要性，缺乏管理意識
我國成人教育的起步較晚，由于社會當時正處于教育改革的初級階段并且本身教學模式的復雜性，使得成人教育學籍檔案管理系統一直未完善。成人教育開展的初級階段，由于對成人教育缺乏重視以及資金、管理的不到位，很多學籍檔案沒有及時整理、歸檔并移交檔案管理部門，長久下來越積越多，檔案管理人員意識單薄，沒有認真處理，導致很多學生的檔案混亂、零散、記載不全，使得檔案沒有機會發揮它的潛在價值，檔案管理工作無法順利進行。由此可見，提高對檔案的重視度，加強檔案管理意識對檔案的合理管理是至關重要的。有人認為，在市場經濟條件下檔案作用不大，這種觀點顯然對成人教育學籍檔案的重要性缺乏認識，在一定程度上制約檔案管理工作的開展和有效利用[2]。
2、學籍檔案管理的模式阻礙教育改革發展
隨著我國信息化和經濟化時代的飛速前進，傳統的成人教育學籍檔案管理模式及制度已經跟不上新時期的教育改革政策的腳步，隨著教育改革的不斷深化，成人教育高校對其教育計劃及專業結構進行全新調整，同時不斷探索、實施新的檔案管理技術，新的檔案管理模式的研發迫在眉睫，只有建立新的檔案管理模式，形成新的檔案管理制度及政策才能從根本上保證學籍檔案的質量，提高學籍檔案的利用價值，只有推出新的檔案管理手段及方法才可以杜絕檔案在送往檔案管理部門或人事部門的時候拆檔、泄密等不合規定的現象發生。
3、用人單位對學籍檔案的重視度不夠，學籍檔案的潛在價值無法開發
很多用人單位在招納選拔人才時，都把目光主要投放在畢業證及學位證上，狹隘的認為得到這兩個證的學生就是相對優秀的學生了，常常忽略學籍檔案的存在價值。其實，這兩個證只是完成教育的必要憑證，并不能證明該學生的學習能力及專業水平，這種“重證”的風氣就無形中為那些假證的經營者提供了平臺，有些學生想不勞而獲，花些錢做了假的畢業證、學位證來作為參加工作的敲門磚，由于用人單位沒有真的證件在手與之相比較且現在的造假手段越來越高明，根本沒有辦法客觀的判別人才的真偽及了解他的真才實學，可是，用人單位很少能考慮到通過學生的學籍檔案來對其核查，致使學籍檔案的潛在價值沒有得到發揮。
三、成人教育學籍檔案管理的有效措施
1、強化檔案管理意識，提高檔案管理水平
學生的學籍檔案是學生參加工作時的一個基本資料，它能客觀、真實的反應學生的綜合能力及素養，作為用人單位考察的憑證。學生的檔案管理水平不僅影響著用人單位對所需人才的了解認識及合理使用，同時影響整個學校的檔案管理完整度。因此，檔案管理人員應該認真學習《檔案法》及有關政策法規，加大檔案法規的宣傳教育力度，充分樹立檔案意識，真正從思想上認識到學籍檔案管理工作的重要性[3]，糾正對檔案管理工作的偏見和誤解，積極利用檔案資源推進高校成人教育的發展。
2、優化并統一成人教育檔案管理制度
任何制度的實行及舉措的實施若想成功，都必須達到系統的統一，只有上下一致、全局統一的執行該制度，此項措施在得以真正的落實。因此，成人教育學籍檔案主管部門應該制一套系統的標準，將各個檔案管理部門的基礎工作、技術水平以及操作程序統一化、明朗化，大到何種資料以何種方式收入檔案，小到檔案歸檔后所用紙張的材料及大小、表格的形式及規格，健全檔案管理所有程序的相關制度，讓管理人員不再無章可循、無據可依，在遵從規定、服從整體的思想下合理管理成人教育的學籍檔案，實現檔案管理模式的最優化。
3、用現代化手段管理成人教育學籍檔案
成人教育學籍檔案具有資料容量大、種類多、程序繁瑣的特點，隨著信息時代的到來，把信息技術引入學習工作的各個領域是我們適應信息社會的必要手段。高等成人教育學籍檔案管理機構應該積極開發一項先進的檔案管理軟件，該軟件應該具有存儲、傳遞及保密的功能，設置不同的權限，將學生的學籍信息傳到檔案管理軟件上，檔案管理部門可以通過軟件隨時管理學生檔案，學生和用人單位可根據需要通過該軟件了解相關信息，利用自動化手段實現成人教育學籍檔案管理的高效率。
四、結束語
知識改變命運的今天，我們要重視人才，保護人才，教育改革在重視普通高校的同時應該提高對成人教育的重視。成人教育學籍檔案管理的科學、合理化是保證接受成人教育學員資料的完整性及有效性的主要措施，學籍檔案管理部門應該采取各種手段提高成人教育高校的檔案事業，使學籍檔案為每位接受成人教育的學生提供走向工作崗位的有力保障，使其與學校的各項事業同步發展。
參考文獻
[1].楊曙光.成人教育學籍檔案的特點、問題及有效管理[J].繼續教育研究.2005(4)
關鍵詞：高校學生；誠信檔案；管理研究
近年來，各大高校高度重視學生的誠信教育、社會信用教育，通過推動思政課改革，建立健全學生誠信教育長效機制，開展學生誠信教育活動等一系列舉措，多措并舉，以制度化和常態化為誠信教育、社會信用教育保駕護航。誠信檔案是學生走向社會邁向成功的通行證和身份信用證明。隨著信息時代的到來和不斷深化，高校學生檔案的管理手段正在從過去的紙質檔案管理，逐步向以計算機為手段的管理方式轉變，尤其是在日益嚴峻的就業形勢下，高校學生檔案的誠信度受到了越來越密切的關注。因此，新形勢下高校學生誠信檔案建設成為越來越迫切的現實問題。
一、高校學生誠信教育的現狀
高校校園中，大學生簽訂各種形式的“承諾書”， 《生源地信用助學貸款還款承諾書》、《遵守考試紀律承諾書》、《家庭經濟困難學生緩交學費承諾書》等多種形式的誠信契約，制約著學生各個方面的言行。部分高校通過宣傳欄、橫幅、展臺、廣播，以及校園網進行誠信教育，烘托誠信氛圍。高校教育工作者對誠信教育內容設置正在逐步完善，對教育理念不斷進行深入探討，在方式方法上也逐漸克服原有的重理論、輕實踐、重灌輸、輕引導的弊端，逐漸開始重視對當代大學生誠信教育的時代性和層次性，重視受教育者主體作用的發揮情況。但是，大學生的誠信缺失行為仍然較為突出。國家信用助學貸款的違約率雖然有所降低，每學年學期末總是有學生考試作弊，在高校家庭經濟困難學生的認定工作中，同樣存在被審查出來的非貧困學生開具假證明材料的情況。大學生誠信教育機制的關鍵在于建立高等學校學生誠信檔案，完善高等學校學生誠信檔案的使用及管理工作，完備失信行為的懲罰和激勵機制。
二、高校學生誠信檔案建設存在的問題
我國最初要建立誠信檔案的目的之一，是為了保證國家助學貸款制度的順利實施，主要是解決經濟信用問題，后面逐步延伸到學習狀況誠信、生活誠信、繳費誠信、學術誠信及網絡誠信等。誠信檔案主要涉及哪些內容，又應該怎樣評判，沒有一個統一明確的標準，這樣就使得誠信檔案內容范圍不一，評判標準的差異也導致了誠信檔案的可信度沒有統一的標準、準確的范圍，最終給誠信檔案的實施帶來困難.或者僅僅流于形式。很多學生對誠信檔案的認識存在一定的偏差。首先，部分大學生對誠信檔案的作用和功能表示懷疑。他們認為建立高校學生誠信檔案不一定能夠提升大學生的道德素質和誠信水平。其次，有部分學生對誠信檔案不以為然，甚至對誠信檔案不了解。再次，有部分學生認為某些誠信檔案涉及到了個人信息問題，在公布和利用時會與自己的隱私保護問題產生沖突。學生在看到自己不良記錄時.總是想借口個人隱私而本能地進行保護，這也從側面體現了部分大學生對自己的誠信行為缺乏信心，也是誠信意識淡薄的體現。目前我國大學生誠信檔案還沒有一個完備的統一的體系，其管理機構隨意性也較大，導致了誠信檔案管理處于？昆亂、松散狀態。在誠信檔案的問題上，學校主管部門的隨意性也是比較大.有的由學生管理部門負責，有的由學生檔案部門負責，甚至出現了多個部門保管的局面。由于各部門職責分工不明確，嚴重破壞了大學生誠信檔案的系統性和整體性，使得誠信檔案的建立十分隨意，同時也大大降低了誠信檔案應有的功效。此外，大學生誠信檔案的最終歸屬問題還存在爭議，是歸屬于學籍檔案，還是人事檔案，還是單獨設立，仍沒有最終的定論。
三、高校學生誠信檔案管理對策
（一）依規管理與“動態”管理相結合
建立健全高校學生誠信檔案構建及管理的規章制度，進一步明確失信的懲罰機制和守信的激勵制度，明確誠信檔案內容，科學、合理地構建誠信檔案管理體系，細化誠信檔案分工。在依據誠信檔案管理規章制度加強誠信檔案管理體系建設的同時，要做到“動態”管理，學生誠信檔案“動態”管理，定期對誠信檔案進行完善，體現誠信檔案管理的正規性、時效性、嚴肅性和公平與公正，誠信檔案管理體系“動態”管理，要時刻加強體系建設的科學性，就要堅持與時俱進，在硬件與軟件管理上“推陳出新”。
（二）“多態”管理與開放管理相結合
“多態”管理即紙質誠信檔案管理和電子誠信檔案管理，紙質誠信檔案管理利于誠信檔案的審核、備案工作，電子誠信檔案管理利于各部門之間的協調管理，利于誠信檔案的上報、匯總、監管工作。同時，充分利用網絡科技手段，開設電子誠信檔案管理系統及其數據庫公共查詢端口，高校內部各管理部門、招聘企業、用人單位等可根據授權管理等級進行不同級別的開放查詢，全面掌握高校學生的誠信情況。
（三）明確學生誠信資料的收集渠道
學生誠信資料的來源主要有兩個方面，一是學校內部的相關職能部門及學校全體，一是學校外部相關單位。在學校學生處（學生工作部）可以收集到辦理助學貸款學生的相關信息；通過學校財務處可以收集到學生繳費及支付學雜費的情況；通過學工處還可以了解到學生家庭經濟情況；通過教務部門可以查閱相關的學生成績情況、學生考試狀況、完成論文作業及出勤情況等；通過圖書館部門可以了解學生的借閱圖書情況；通過后勤公寓管理部門還可以了解部分學生在寢室的情況等。這些都是在學習內部職能部門收集到的資料。我們還可以通過學校外面的相關單位了解學生誠信狀況。
總之，建立健全高校學生誠信檔案管理體系已迫在眉睫，高校學生誠信檔案的構建及管理也是當下和未來社會誠信制度建設的迫切需要。加強誠信檔案構建和管理工作對于構建和諧社會、創建文明校園、培養優秀人才具有巨大的促進作用。
參考文獻：
1完善檔案管理制度，建立同步管理機制
當前，許多工程建設的單位檔案意識薄弱，對工程建設檔案工作缺乏應有的重視，存在“重建設、輕檔案”的思想，沒有認識到工程檔案是項目建設和管理的重要依據，缺乏歷史責任感。尤其在工程項目的勘探、審批、立項前期工作中，檔案管理人員沒有介入前，在工程準備過程中形成的文件材料又比較分散，有的在學校文書處理部門，有的在規劃部門，還有的在工程項目管理部門。這些分散的資料如果不及時收集，隨著時間的推移，會加大這部分文件資料的收集難度，甚至丟失。
為確保基建工程檔案及時、準確、完整，必須建立事前介入控制，事中監督檢查，事后嚴格把關的全程動態管理機制。工程進度到哪個階段，檔案收集和管理工作跟蹤到哪個階段。因此，主管項目的領導要高度重視，建立工程建設與檔案管理的長效機制。特別是在施工階段，由于施工任務重，參建單位往往比較重視工程建設的進度、質量、資金等問題，而忽視了檔案工作，等到工程要竣工驗收時，才投入大量的人力、物力，突擊補充檔案資料，以應付竣工驗收。致使工程檔案的成套性、準確性、真實性得不到保障，從而影響工程檔案的利用。只有將工程檔案管理用法律文書的形式規定下來，作為硬任務列入工程條款中，引起參建單位的足夠重視，才能保證檔案資料的完整性、準確性和及時性。
2提高檔案人員的業務素質，加強崗位培訓
一個單位基建檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規章制度健全與否、主管領導的重視程度、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關系。建設單位自立項建設開始，就應組織其學習、強化崗前培訓，貫徹國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規及辦法。促使施工單位增強建檔、歸檔意識，掌握工程檔案資料歸檔整理標準、收集范圍、歸檔要求等。檔案人員只有不斷調整知識結構，掌握基本的識圖和基建工程業務流程，歸檔范圍、分類原則等，才能做到統一要求、統一標準、統一格式。
3嚴把審核關，確保檔案移交的完整、準確
由于基建檔案具有成套性、專業性、形成周期長、涉及部門多等特點，使基建檔案的收集工作具有相當難度。另外基建檔案相對而言除了我們所觀察到的地面以上的建筑物以外，還包括隱蔽工程、地下管網等，這些工程多隱藏于地下或墻體內，具有不可見性，這種不可見性往往導致相關檔案收集時的疏漏或缺失。在建設工程文件歸檔前，工程技術人員與檔案人員應嚴格把關，認真審核，把不合要求的文件拒之門外。
1)文件是否是原件:歸檔中不能使用復印件，只有原件才具有法律效力，才能作為維權的憑證和依據。
2)文件的簽名、蓋章手續是否完備，文件的內容是否填寫完整，有的材料和圖紙不注明日期，有的有日期卻無原始簽名和印章，讓人難以分辨真偽。
3)隱蔽工程驗收記錄是否準確、整理是否規范。由于是地下工程，如沒有完整詳細的記錄，會給日后線路的維修、改造帶來很多的麻煩。
4)文件中數據是否存在涂改現象，這些都不利于基建檔案的保存和利用。
5)竣工圖編制是否規范，有些單位用施工圖代替竣工圖，圖中也無任何標識說明該圖有無變動情況。圖實不符，竣工圖也就失去了應有的價值。
關鍵詞：檔案；建筑工程；管理
中圖分類號：TU198文獻標識碼： A
建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。
1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。
2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。
3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。
4.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。
5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。
6.充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發展方向。近幾年，上海水利投資建設公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。
各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。
7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。
總之，當前，我國的建筑市場面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。
參考文獻
[1]馮惠玲，張輯哲；《檔案學概論》[M]，中國人民大學出版社，2001年版。
