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關鍵詞：會計檔案；質量管理；過程方法
中圖分類號：F230 文獻標識碼：A文章編號：1006-4117（2012）03-0116-01
會計檔案是國家檔案信息資源的重要組成部分，在社會經濟發展中具有非常重要的作用。微觀上，它是制定一個單位財務計劃的數據源，又是進行科學經濟決策的信息源；宏觀上，它是研究社會經濟發展規律的文獻源，是有利于歷史研究的記憶庫，又是儲備會計工作經驗、智慧和技術的知識庫。會計檔案如此重要，但由于種種原因，我國會計檔案的管理現狀卻不容樂觀，存在著管理制度不健全、收集不完整，歸檔不及時、整理不規范、利用不充分等一系列問題，這些問題的存在嚴重影響了會計檔案作用的發揮。借鑒全面質量管理理論，分析會計檔案管理的基本流程，研究基于過程的質量控制方法，對會計檔案進行全過程質量管理，是當前加強會計檔案建設，提高會計檔案管理質量和效率的最值得嘗試的一種途徑，具有很強的理論價值和現實意義。
一、會計檔案質量管理的基本依據
（一）理論依據
檔案管理學的管理對象包括文書檔案、專門檔案和科技檔案。會計檔案是專門檔案的一個重要門類，檔案學的基本原理應當是會計檔案質量管理的重要理論依據之一，會計檔案管理必須始終堅持檔案管理的基本原理。會計檔案質量管理必須遵循全面質量管理理論的要求，強調會計檔案管理的全過程控制、全員參與與全方位質量管理。會計檔案質量控制方法的研究應當建立在對會計檔案管理流程分析，質量要素分析及崗位職責分析的基礎之上。
（二）法規標準依據
遵循法規標準的規定和要求，是保證會計檔案質量的根本途徑。會計檔案管理的相關法規標準主要包括1996年7月頒布的《中華人民共和國檔案法》、2000年頒布的《中華人民共和國會計法》、財政部、國家檔案局于1999年1月1日頒布的《會計檔案管理辦法》以及1978年頒布的《會計人員職權條例》。
（三）實踐依據
在充分依據檔案學基礎理論和全面質量管理理論的基礎之上，加強會計檔案質量管理還必須具體分析會計業務實踐活動的基本特點，把握會計檔案的形成發展規律，緊密結合會計檔案管理實踐，制定行之有效、具備較強實踐操作性的質量控制方案。
二、基于過程的會計檔案質量控制方法
根據全面質量管理理論的要求和過程方法的基本理念，應從全過程管理的角度對會計檔案管理各個階段的質量控制方法進行具體研究。
（一）會計檔案收集階段的質量控制
第一，嚴格依據歸檔范圍，確保檔案齊全完整。各立檔單位應結合本單位會計檔案形成的特點和規律，明確本單位會計檔案的歸檔范圍。第二，嚴格歸檔時間，確保檔案按時歸檔。會計檔案收集工作應嚴格遵照會計部門保管一年期滿應移交歸檔的規定，保證會計文件材料按時歸檔。第三，嚴格執行歸檔要求，確保檔案歸檔質量。各立檔單位根據會計檔案歸檔的宏觀規定以及本單位具體情況，制定明確而嚴格的具體要求，保會計檔案的歸檔質量。
（二）會計檔案鑒定階段的質量控制
第一，嚴格遵循標準規范，準確判定保管期限。各立檔單位鑒定人員要嚴格遵循相關標準規范，對檔案的保管期限進行準確判定。第二，全面掌握利用信息，合理處置到期檔案。繼續保存仍然具有利用價值的會計檔案，集中銷毀不再具有保存價值的會計檔案。第三，確保檔案安全保密，嚴格遵守銷毀流程。各立檔單位應指定專人銷毀檔案，檔案的銷毀應當嚴格遵守銷毀工作流程。
（三）會計檔案整理階段的質量控制
在會計檔案整理階段，第一，嚴格遵循分類方案，準確定位檔案屬性，各立檔單位要根據會計檔案整理階段的質量要求，合理確定分類方案；第二，準確揭示文件內容，完整填寫卷內文件目錄；第三，準確擬制案卷題名，規范案卷編號。依據分類方案，排列案卷，全面反映案卷內容，完整填寫案卷目錄。
（四）會計檔案利用階段的質量控制
第一，制度上，建立健全會計檔案的借閱制度、嚴格會計檔案借閱手續。各立檔單位應對檔案的利用范圍、利用方式、批準手續以及歸還案卷的檢查作出明確規定；第二，手段上，編制多種檢索工具、提高利用需求的反應速度。第三，功能上，拓展會計檔案的服務利用模式、滿足不同層次的利用需求。要探索會計檔案服務利用的多種途徑，根據利用者的不同需求，既可以提供會計檔案副本或復制品，也可以提供會計檔案原件，還可以通過電子網絡平臺或者提供會計檔案信息加工品，滿足利用者的不同利用需求。
作者單位：61786部隊
參考文獻：
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1.理論研究
自從企業內部控制管理理念提出以來，人們就很重視企業檔案，一些管理專家也都提出內控管理機制中必須要加強檔案管理。如法國管理學家亨利•法約爾認為對“管理機器”加以考察可以評估并指導企業進行改進，他所指的“管理機器”即為“包羅現在、過去和將來的記錄系統”，這里的記錄系統可以理解為企業檔案系統。而另一位管理學家盧卡•帕西奧利也強調必須關心內部的管理控制，還建議“備忘錄、日記賬和分類賬要編上號碼并注明日期，所有交易的文件都要詳盡完備并永久存檔，以及定期核查以便內部控制”，這是早期企業檔案管理與內部控制的雛形。可見在經典管理學家們眼中，完整的企業記錄和檔案系統是企業極為重要的管理依據和控制手段。當前，有學者對檔案管理與企業內部控制關系研究現狀進行了綜述分析(截至2014年1月)。作者以中國知網(CNKI)數據庫為基礎，檢索出有效中文文獻18篇，相關書籍1本；以EBSCO數據庫為基礎，檢索出有效英文文獻12篇，相關法規標準2部；加上我國頒布的《企業內部控制基本規范》(以下簡稱《基本規范》)以及《企業內部控制應用指引》，共計35份文獻。其中最早的是2000年美國的一份政府檔案，強調組織的檔案管理對組織內部控制的作用。隨著2002年美國《薩班斯-奧克斯利法案》(以下簡稱薩班斯法案)和2008年《基本規范》的相繼頒布，近年來對該課題的研究也逐漸增多。但總體來看，檔案管理與企業內部控制關系的研究還處于探索階段，研究成果數量比較少，研究方法比較單一，研究的深度、廣度和高度都有所欠缺，整體上并沒有形成完備的體系，尚存在諸多理論空白。
2.實踐發展
自2001年以來，國內外相繼出現了一系列大型上市公司的會計欺詐事件，如美國的安然、世通以及中國的銀廣夏等，這些都反映了企業控制的嚴重不力。其中安然事件后的一片混亂，促使美國頒布了薩班斯法案，該法案對于檔案材料的真實性、完整性都做了強制性要求，同時還要求檔案材料必須滿足信息披露的透明性和及時性。我國各界也逐漸認識到，作為市場經濟的主體，企業只有提高內部控制能力，使企業的各項活動和資源都能夠處于可控、優化狀態，才能提高其核心競爭力。2008年，我國財政部會同證監會、審計署、銀監會、保監會制訂了《基本規范》，隨后越來越多的企業也開始執行并制定適用、有效的內部控制制度。通過閱讀可以發現，《基本規范》中多個條款與企業檔案管理直接或者間接相關，檔案管理作為企業信息控制的關鍵，在企業內部控制過程中的重要性不言而喻，許多企業也逐漸認識到了這一點。如中國長城資產管理公司將檔案作為一個重要的控制點，建立了以“三鐵(即鐵規章鐵賬本鐵檔案)”為載體的內部控制制度，從根本上提高了控制效率，確保了長城公司各項工作在合規合法的前提下高效運轉。我公司在制定《內部控制手冊》時，也將相關的檔案管理制度納入其中。
二、檔案管理與企業內部控制的相互關系
《基本規范》第五條提出企業建立與實施有效的內部控制，應當包括五大要素，即內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督。其中“信息與溝通是企業及時、準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息，確保信息在企業內部、企業與外部之間進行有效溝通”，這里的信息包含了企業檔案信息，所謂“溝通”包含了檔案信息的傳遞、服務功能。可見，檔案管理與企業內部控制是緊密相關、不可分割的。
1.檔案管理對企業內部控制的作用
企業檔案是企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，它的原始記錄性決定了其基本價值，即具有參考作用和憑證作用。在企業內部控制過程中，這一作用的發揮顯得更加重要和明顯。檔案管理的對象是企業各項活動中形成的全部檔案信息，而檔案管理的最終目的是為用戶提供方便、有效的利用。可以說，在現代化企業管理中，檔案管理負責信息的匯集和回饋，通過接收檔案信息、提供信息服務的循環運行，參與到企業管理的各個階段，是企業信息控制的關鍵環節。企業檔案既是企業有形資產的記錄和憑證，也是專利權、商標權、知識產權等無形資產的依據和證明，在企業創新、企業管理和規避風險中具有不可替代的作用，并為規范企業管理、輔助生產經營、維護企業合法權益和企業職工利益、完善法制經濟、解決企業紛爭提供信息支持。可見，企業內部控制制度的有效運行，離不開完善的檔案管理工作。
2.企業內部控制對檔案管理的影響
企業的內部控制機制能夠有效記錄并監控企業所有活動信息，這對于企業檔案管理也具有積極的影響。首先，企業內部控制強化了檔案管理的規范性。依據內部控制制度的要求，檔案人員需對現有流程進行梳理，對現有記錄的合理、合規性進行重新確認，對遺留問題進行調整處理，對查閱記錄、借閱記錄、借閱臺賬及全部檔案目錄進行核對清理，進而確保各項信息的準確。其次，企業內部控制進一步確保了檔案信息的真實性和完整性。由于檔案的特殊性，內部控制過程中的檔案管理需設置兩個風險防控流程。一方面，在檔案文件材料歸檔時要認真履行交接手續，保證歸檔文件材料的原始性、完整性和真實性；另一方面在檔案文件材料的查閱借閱時，要認真履行查、借閱手續，確保檔案文件材料在此過程中不會發生更改、破損、丟失等情況。再次，企業內部控制完善了檔案管理流程。企業內部控制要求企業的文件材料及其信息自產生時就要處于有效的控制管理狀態，打破了文件與檔案管理的明顯界限，實現文件、檔案的全過程、系統控制管理，保證文件和檔案之間的連續性。同時由于信息是內部控制的重要因素之一，各部門的歸檔積極性也有所提高，由被動歸檔逐步轉變為主動歸檔。總之，企業檔案管理與內部控制工作之間是一種良好的促進和循環關系。做好企業檔案管理工作就能夠促進企業內控能力的提高，而企業的內控機制又反過來完善企業檔案管理工作。
三、企業內部控制過程中檔案管理的強化措施
企業內部控制是一個依賴信息反饋的過程，檔案作為信息的匯集中心，在控制過程中占有非常重要的地位。因此，從內部控制的角度出發，應該對檔案管理采取相應的強化措施，從而為企業內部控制提供信息保障，促進內部控制工作的有效運行。
1.加強與檔案管理相關的企業法律法規建設
我國有關檔案管理的法律法規和企業檔案管理規定為現代企業檔案管理提供了依據和標準，而《基本規范》為企業內部控制的合理性開展提供了指導和方法。通過分析檔案管理法律法規和內部控制基本規范可以發現，兩者具備相關性，企業內部控制的實現需要檔案管理的支持，然而《基本規范》中雖多處提到了“資料”“信息”“記錄”等，說明檔案管理的重要性，但在具體文字中卻仍未明確指出。同時在我國已頒布的涉及企業的法律中，也都沒有對檔案工作的明確規定。但是隨著企業內部控制的發展，我國社會檔案意識也在不斷提高。近兩年中央有關部委制定的針對上市公司內部控制的規章中，逐漸對檔案管理提出相關要求。在全國政協十一次會議上，曾任國家檔案局局長的毛福民委員提交了“關于在國家涉及企業的法律法規中對檔案管理作出明確規定”的提案，建議有關部門在制定、修改有關企業法律法規時，具體明確企業必須建立業務檔案和財務檔案，設立合理的保管期限，建立企業檔案工作制度，保持檔案原始性和完整性等企業檔案管理內容。明確企業檔案的重要性，加強與檔案管理相關的企業法律法規建設，這既是內部控制與檔案管理的相互影響與促進，也是從國家層面出發，建設企業內控與檔案管理長效合作機制的必然措施。
2.加強企業內部檔案制度建設，完善檔案管理體系
企業檔案管理體系是由多種要素構成的工作系統，一般包括檔案管理體制、檔案工作制度、檔案信息管理系統、主要業務內容、主要工作流程以及檔案人員和檔案管理設備設施等要素。其中檔案工作制度是企業關于檔案工作的一組集成配套的管理辦法、業務標準、操作細則，它是開展檔案管理的行動指南和業務尺度，是運行和控制檔案管理的標準和依據。《企業檔案工作規范》(DA/T42-2009)中將檔案工作制度的內容作為一個制度體系予以重點列出，并指出其構成內容包含“檔案工作規章”、“檔案管理制度”、“檔案業務規范”三項內容，說明企業檔案制度的重要性。目前，我國大多數企業的檔案制度相對完善，但隨著時間的推移以及內部控制工作的發展需求，檔案工作制度也要不斷修訂，從文件的產生、傳遞到歸檔，都要有明確的管理細則，權責分明，確保檔案的真實、完整，保證檔案工作的高效、規范。同時，還要建立有效的檢查措施，定期對制度的執行情況進行檢查，在實踐中自始至終對制度加以落實，從而滿足企業內部控制度對檔案管理的要求。
3.轉變檔案管理模式，實現工作流程重組
企業檔案是企業各項職能活動的產物，是隨著企業各項職能活動的開展而產生的。對企業內任何一個部門而言，它所產生的檔案是其各項行為活動的原始記錄，是其職能作用和工作績效的有力憑證，而內部控制正是針對企業各項活動開展的風險評價和審計監督。因此，各項活動中所產生的檔案是否完整系統，檔案管理是否科學有序，將直接影響到內部控制工作的有效性。在傳統管理環境下，企業檔案管理和文件管理以“歸檔”工作為接口銜接，檔案部門缺乏對歸檔前文件的有效控制，這也正是在內部控制過程中檔案管理所需要解決的主要問題。要實現企業檔案的有效管理，就應當增強企業檔案管理的靈活性、多樣性，將企業檔案管理的范圍擴展到企業文件材料形成之時，對檔案工作流程重組，構建正確的檔案管理模式，如文檔一體化或企業信息一體化管理。即打破對現有文件管理的思維定勢，從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，實現企業檔案管理前端控制管理的模式。這種模式要求檔案管理要與企業職能活動同步進行，控制監督歸檔前的文件管理活動，實現對文件到檔案的全過程控制，做好歸檔工作；同時還要重視對歸檔范圍和分類體系的重新審視，并與業務部門配合，做好企業重要活動檔案的跟蹤工作，及時收集易散落的文檔，真正使企業內控在良好的檔案信息記錄習慣和充足的檔案資源基礎上實現。
4.提高人員參與意識，加強團隊合作
檔案管理在企業內部控制過程中的地位非常重要，而一個企業的檔案意識則直接影響到檔案管理水平的高低。因此，要實現檔案管理在企業內部控制過程中的積極意義，必須從整體上提高企業的檔案意識。首先，對于企業管理層而言，要充分認識到檔案在企業內部控制中所起的關鍵性作用。由于企業檔案的形成、產生和最終歸宿均在企業內部，對外無明顯產品特性，所以往往容易被管理者忽視。但是隨著企業內控的發展，檔案在其過程中的參考和憑證作用越來越顯著，檔案管理在企業活動中的重要性也日益凸顯，管理層的重視將更有利于檔案工作的有序開展。其次，對于檔案管理人員而言，其對檔案現象的認知水平，是決定企業檔案管理水平的重要因素。因此要加強檔案管理人員對檔案工作內容和檔案工作相關領域內容的認識，提升檔案管理思想，學習現代企業制度和相關檔案管理知識，理解其職能在內部控制過程中的作用，從而在日常的檔案管理工作中完成好其分內職責，并促使檔案工作促進并支持企業內部控制的有效進行。最后，對于其他業務部門的工作人員而言，也要具備檔案意識，而這主要依靠檔案人員向企業員工進行宣講來實現。要使業務部門的工作人員認識到檔案是其各項行為活動的原始記錄，檔案管理與其職能活動的開展以及內部控制工作的進行都是緊密相關的。提高業務部門工作人員的檔案意識，有助于推進檔案管理與企業職能活動的同步運行，實現文檔一體化或企業信息一體化管理，從而促進檔案管理各個環節在企業內控體系中順利開展。
四、結語
中圖分類號：TE09 文獻標識碼：A
我國的資源稟賦是富煤、貧油、少氣，決定了我國的能源結構極不平衡，因此發展煤制油和煤化工項目是我國能源儲備戰略的核心內容之一。神華集團公司踐行的具有自主知識產權的煤直接液化、間接液化、煤制烯烴等世界領先的核心技術和規模最大的工業化示范裝置，逐步在全國范圍內推廣。
由于煤化工建設項目具有投資大、工期緊、項目復雜，涉及煤炭、煉化、土木、自備電廠等多行業、多專業的特點，每個項目產生的檔案都在2萬卷以上，幾十萬張圖紙，電子文件50萬條之多。為保證工程建設的順利建設，嚴格監控文件流轉，實現項目檔案的順利歸檔移交，神華集團探索了符合新型煤化工行業的項目檔案業務手冊和項目檔案分類標準，并在項目建設中加以應用，有效地支撐了神華煤化工項目建設、生產管理與運營、科技創新、技術升級和改造工作，也為探索和創新整個行業項目檔案管理體系，保證煤化工行業檔案管理的科學化、標準化、規范化有重要的指導作用，并填補了國內本行業的檔案管理空白。
一、項目檔案創新管理的總體特點
根據國家檔案局《國家重大建設工程建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002），參照中石化檔案分類規定，神華集團在多項現代煤化工工程建設中，探索和總結出的項目檔案創新管理科研成果，總體有以下特點：
（一）分類標準填補行業空白
按照“項目階段――文件內容/裝置/分裝置――文件內容/專業”分類原則，在國內率先編制了“煤制油煤化工基建檔案分類標準”，填補了國內新型煤化工行業基建檔案的分類標準的空白。
（二）流程化的管理方式
在國內率先共繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節點說明，實現項目各主體“傻瓜式”、“標準化”的操作，填補了國內新型煤化工行業文件流程化控制的空白。
（三）統一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項目文件歸檔總目錄”，將項目涉及的《國家標準》《地方標準》《行業標準》諸多文本、表格格式全面進行梳理，將所有文件全部整合到10個《標準》文號中，把項目建設形成的3500多個（種）歸檔文件統一對應到這1000多種標準格式中，做到了歸檔文件的模板化和標準化。
（四）規范文件編碼
構建了新型煤化工“項目文件編碼標準體系”，實行文件“獨立雙編碼”體系，即本項目各施工單位必須執行本項目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標準體系的編碼，實現了文件編號和檔號對應。
（五）實時同步歸檔
通過“項目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節點追蹤”的方法，實現項目文件的同步實時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉――審定――簽批――傳送――發放――接收”的時間節點，保證了流轉文件同步進行預歸檔。
（六）電子一體化管理
定制開發“項目管理系統（PIP）” 中的“項目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統（EDM）”的接口，實現電子文件“收集――歸檔”一體化。
（七）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項目檔案室、工廠檔案室、項目承包商、項目分包商、項目施工單位等之間9種管理界面關系和業務流程。
（八）檔案量化考核
制定“項目文控檔案考核辦法”，以“項目部+項目組+承包商”的模式，對文件控制質量、歸檔進度等幾十項考核內容進行分值量化打分，按權重比例納入項目整體考核體系中，在進度付款中予以考核兌現，保證了項目文件歸檔進度和質量。
二、項目檔案創新管理的主要做法
（一）煤制油、煤化工行業檔案分類標準體系的建立
從2002年煤制油、煤化工項目研發、建設開始，神華集團在充分借鑒《工業企業檔案分類試行規則》（國檔發〔1991〕20號）《國有企業文件材料歸檔辦法》（國檔發〔2004〕40號）中石化《石油化工工程建設交工技術文件規定》（SH3503/T-2001）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）等標準規范的基礎上，開展了一系列行之有效的檔案分類標準的研究工作。
建立了文件管理體系。從2004年開始，制訂了煤制油、煤化工的《項目前期和工程設計基礎資料管理規定》《工程技術文件出版管理規定》《商務文件控制及管理辦法》《采購文件管理規定》《工程設計文件管理規定》《施工交工資料管理歸檔》程序文件等14個文件控制性規定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和檔案管理制度的雛形。并針對項目建設、企業管理進行了多輪修改，目前已至第三版，以適應項目建設、公司檔案管理的發展需要。
建立了檔案管理制度體系。2009年根據項目建設的具體特點和經驗總結，制定了煤制油、煤化工的檔案管理制度體系，包括《公司檔案管理辦法》《檔案分類規則》《基建檔案管理辦法》《文書檔案管理辦法》《電子檔案管理辦法》《檔案考核管理辦法》《項目檔案管理規定》《聲像檔案管理辦法》《文件控制管理規定》《財務與審計檔案管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理辦法》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密工作制度》《文控檔案工作考核辦法》等制度。
建立新型的煤制油、煤化工行業檔案分類規則。在分類方法的選定方面，為保持檔號編制的一致性，在除了基本建設類和設備儀器類之外，對于其他大類的二級類目是以文件形成的“年度”來定義，其總體分類方法按照“時間――問題/機構-――保管期限”制定的，強調了歸檔文件的時效性，以便于歸檔管理和利用。
基本建設類和設備儀器類按照：“項目階段――文件內容/裝置/分裝置――文件內容/專業”的方式分類。其中，專業性不強的前期、綜合管理類按照是以“文件內容和性質”逐級細分；對于專業性強的技術類文件則以“裝置（或單位工程）和專業”綜合考慮進行劃分。
上述的分類原則，就把檔案分為二大部分。其中，對于最為復雜的基建、設備檔案，在充分研究分析、權衡后，將其分為四級類目進行劃定；其他大類全部按照三級類目進行劃定。這樣，既滿足了實踐工作中的需要，也保持了總體分類方案的一致性和穩定性。在分類表的編制方面：
第一，各級類目基本按照“問題兼顧機構”原則進行分類編制，避免類目交叉的情況出現。
第二，由于分類表不可能列舉所有文件內容，因此在文件范圍中，描述了文件的基本范圍，并按照序號確定了文件卷內的基本順序。如果出現表中非列入內容，則可以將文件序號順延即可，見圖1。
第三，為了立卷和利用方便，并結合分類的一致性，將“基本建設類”中的“科研項目類”文件劃入科學研究類中，避免此類文件的分散；將“基本建設類”中的“涉外類文件”分解到基建類相關類文件中，如涉外合同劃歸合同類管理文件中。
第四，為了便于使用，結合分類統一性，將類目編碼設定為2位數字（項目代碼為字母，案卷號為3位數字）；在各大類中的三級類目、四級類目中，每類開始都設置編碼00為綜合類，便于管理各大類聲像、實物類檔案。
第五，不考慮保管期限作為文件排列順序的影響因素。文件基本范圍中已經對文件基本排列順序劃定，沒有特殊情況不予改變。
第六，設定案卷在庫房中的排列方式。原則上，基本建設和科研項目類采用“項目――裝置――文件大類（二級類目）――案卷序號”排列，其他各大類文件按“年度――案卷檔號”排列存放。
第七，對基建檔案類目增加項目代號。考慮到基建、設備儀器類檔案中，文件類型往往復雜且數量龐大，結合實際工作經驗，增加基建檔案類目的項目代號，以便于利用。同時，為減少檔號層次，將項目代碼作為建設期的臨時性符號處理，不作為檔號的一個正式類目級來考慮定義，加以括號，見圖2 。
（二）流程化的實時歸檔方式
在國內率先繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節點說明，實現項目各主體“傻瓜式”“標準化”的操作，填補了國內新型煤化工行業文件流程化控制的空白。
通過“項目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節點追蹤”的方法，實現項目文件的同步實時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉――審定――簽批――傳送――發放――接收”的時間節點，保證了流轉文件同步進行預歸檔。
對較復雜的施工文件的歸檔流程管理和要求：
第一，施工管理部負責制定施工文件成冊表，并各項記錄的格式文本；各項目組負責審查施工文件所使用記錄表格的規范性、內容的真實性以及簽署是否完備，并根據施工節點，及時組織進行質量驗收，并履行相關的簽署手續，確保施工文件的及時歸檔。
第二，各項目組要審查承包商、監理單位施工過程照片的歸檔情況。施工文件（含監理文件）的形成要按照公司的統一格式，按照施工文件成冊表進行組卷，其內容包括施工記錄，質量驗收記錄，檢測、試驗報告，消防報驗、材料報驗、監理文件等。
第三，承包商、施工單位要有專人負責進行文件的統一編號，簽署要完備，字跡材料要符合歸檔要求（如藍黑、碳素），杜絕不符合歸檔要求的字跡材料（如純藍、紅色等）。
第四，施工文件的收集、積累要對文件數量、原件、簽署等有效性進行檢查、核對，在施工記錄文件進行報驗時，要加蓋“原件”章，在報驗返回時收集原件。經檢查合格后，進行接收并做好登記臺賬。
第五，監理單位、項目組要及時做好相應的報驗簽證工作，以確保施工記錄文件流轉及時、真實、有效。
第六，施工記錄文件在完成階段性工程（視工程具體情況完成分項或冬季施工撤場前）并辦理報驗簽證后，移交存放在項目檔案室一份原件，如因各項檢查需查閱施工文件時，一律在項目檔案室進行查閱；在完成分部工程質量驗收并辦理報驗簽證后，承包商、施工單位要及時進行整理、分類、組卷等整編工作，并歸檔在項目檔案室；在裝置中交一個月內，完成綜合卷、消防報驗、竣工圖的整理、歸檔工作，一并辦理歸檔移交手續，施工文件歸檔流程圖及文件控制臺賬，見圖3、表1。
（三）統一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項目文件歸檔總目錄”，將項目涉及的《國家標準》《地方標準》《行業標準》諸多文本、表格格式全面進行梳理，將所有文件全部整合到10個《標準》文號中，把項目建設形成的3500多個（種）歸檔文件統一對應到這1000多種標準格式中，做到了歸檔文件的模板化和標準化，見表2。
（四）規范文件編碼
構建了新型煤化工“項目文件編碼標準體系”，實行文件“獨立雙編碼”體系，即本項目各施工單位必須執行本項目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標準體系的編碼，實現了文件編號和檔號的對應。
例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含義是：寰球院（HQY）氣化裝置（QHZZ）土建專業（S1）第101份工程聯絡單（L）。
施工記錄冊代碼：用S1、S2、S3、S4、S5分別代表不同專業的施工記錄冊（專業代碼同上綜合冊）。
文件類別：工程聯絡單為L；記錄（非報審）為J；設計變更為B；（設計變更由設計院編號；如果設計院沒有編碼的，執行此編碼）。
承包商代碼：不限于三位。
單位工程代碼：土建、安裝單位工程分別為T、A。
子單位工程、分部、子分部工程代碼：根據實際情況，用數字依次排列表示，其中子單位、子分部若無，用0代替。
（五）電子一體化管理
定制開發“項目管理系統（PIP）” 中的“項目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統（EDM）”的接口，實現電子文件“收集-歸檔”一體化。見圖4。
（六）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項目檔案室、工廠檔案室、項目承包商、項目分包商、項目施工單位等之間9種管理界面關系和業務流程。
（七）量化考核檔案工作
制定“項目文控檔案考核辦法”，以“項目部+項目組+承包商”的模式，對文件控制質量、歸檔進度等幾十項考核內容進行分值量化打分考核，按權重比例納入項目整體考核體系中，在進度付款中予以考核兌現，保證了項目文件歸檔進度和質量。
例如：對承包商監理單位的考核打分表格，見表3。
三、項目檔案創新創新管理的實施效果
神華集團的煤制油、煤化工檔案分類標準已在神華直接液化項目、神華包頭煤制烯烴項目、神華829（間接液化項目）項目、神華CCS（二氧化碳捕獲技術）項目、神華寧煤MTP項目都得到了充分的應用，為項目建設、企業日常管理工作提供了強有力的支撐作用，為企業提供了便捷、高效的信息管理平臺。其主要應用效果如下：
第一，依靠煤制油煤化工原創性的檔案管理新模式，保證了投資達300多億的神華鄂爾多斯煤直接液化、包頭煤制烯烴兩個國家級重點建設項目的檔案專項分別于2009年和2012年順利通過國家檔案局的驗收，并列為檔案管理推廣項目。
第二，2010年，神華煤直接液化項目的檔案管理成果獲得煤炭協會管理創新二等獎。
第三，2011年，神華829間接液化項目、天然氣制氫項目通過檔案專項驗收。
第四，投資500億元的神華寧煤MTP項目都得到了充分的應用，國家檔案局正式驗收并予以肯定。
第五，2012年“30萬噸煤制油工程高濃度二氧化碳捕集與地質封存技術開發及示范CCS”項目檔案通過驗收。
第六，2013年《百萬噸級直接液化項目關鍵技術示范項目》通過科技部鑒定。
第七，到2013年，神華煤制油煤化工檔案管理部門為本單位申請的132項專利、在13個國家申請“神華一種煤直接液化技術”專利金獎和煤炭工業協會科學技術特等獎，成功提供了檔案利用服務。
第八，中煤集團公司的煤制油煤化工項目也大力應用本《手冊》進行檔案管理工作。
第九，該項目的應用，為本行業本公司節省了100多萬的培訓費用，為項目建設提供了有力的文件控制和檔案管理保障，為項目順利建設和生產正常運行提供強大的保障。
第十，為國家對項目的審計提供了有力的憑證作用。
文書是目前辦公室中一個非常重要的工作崗位，在機關單位的業務辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機關單位工作的開展，文書工作的職責也隨之變大，對于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機關的各種文書類型越來越多，版本的文書數量也越來越大，傳統的文書工作手工作業以及紙質檔案的辦公管理很難適應新時代的需求，很難滿足當前社會快速發展下人們對各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學的、方便的、自動的文書檔案管理辦法來推動并加快文書工作。現代科學技術的快速發展，計算機已經在社會的各個領域、各個行業中廣泛應用，通過計算機科學技術與互聯網技術來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進程，設計并開發專門的文書工作與文書檔案管理系統來加快各個企事業單位的辦公質量與效率，最終實現企事業單位的辦公的文書檔案管理自動化，這對于推動我國企事業單位辦公效率來說具有非常重要的現實意義。
2文書工作與文書檔案管理系統開發的作用
就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現狀來看，開展科學系統的文書工作與文書檔案管理系統，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書工作與文書檔案管理系統的開發彌補了傳統文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現檔案歸檔不及時、檔案管理標準低下等情況，這些現象的發生會導致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發專門的文書工作與文書檔案管理系統，可以很好地通過技術來實現嚴格的業務流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現文書檔案的管理，突破傳統人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。第二，文書工作與文書檔案管理系統的開發解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業單位是將文書與檔案進行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導致了當前文書檔案管理工作缺乏系統性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發揮其應用的作用。文書工作與文書檔案管理系統的實現將系統角色與文書檔案緊密聯系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進行嚴格管理，實現了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當造成的工作差距，真正體現了文書對檔案管理的作用。第三，文書工作與文書檔案管理系統通過科學的管理辦法彌補了傳統文書檔案管理中缺乏專業管理人才的缺陷。由于傳統的文書工作中，對檔案管理缺乏專業意識，所以并沒有設定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統的實現以嚴格的業務流程為導向，專業的數據算法為基礎來實現對文書檔案專業的管理辦法，從而彌補了普通系統用戶在文書檔案管理工作中專業技術上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質量，保障文書檔案管理工作的順利開展。
3文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設計
文書工作與文書檔案管理工作內容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現的文書工作與文書檔案管理系統則是要充分了解文書檔案管理工作內容，而后分析其在信息化轉變過程中需要實現的功能點，進而開發出對應的文書工作與文書檔案管理系統實現企事業單位的文書檔案管理工作。首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業單位的辦公室中，會與其他很多部門進行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應的文件之后，將其進行歸檔，而后進行文件著錄、案卷著錄進行統一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統的實現中，首先要實現的是文書檔案的電子化轉變。在傳統的工作模式中，常見的檔案大都以紙質的形式進行下發與傳輸，所以要實現紙質文檔的電子化轉變，通過添加掃描錄入接口來將傳統紙質檔案轉變成數字化數據來進行操作。當然，為了改變傳統的紙質檔案的工作模式，在實現的文書工作與文書檔案管理系統中添加登記入口，來實現對檔案的等級工作。同時，在系統中需要添加針對檔案的內容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內容進行修改和更正。其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進行歸還，所以在實現的文書工作與文書檔案管理系統要實現檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。基于上述考慮，在設計文書工作與文書檔案管理系統時需要完成企事業單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現各種功能優化傳統的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設計的文書工作與文書檔案管理系統功能結構框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統設定綜合查詢文書工作與文書檔案管理系統檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網上預訂網上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統計檔案狀態設定年鑒銷毀圖1文書工作與文書檔案管理系統框架結構圖如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等四個最為基本的功能。
3.1文書檔案管理模塊
文書檔案管理模塊是實現最基本的文書檔案管理功能，通過設計和實現以下功能點來實現文書檔案管理工作。1）檔案登記：系統實現檔案電子化、信息化、數字化的關鍵，在對發文登記、收文登記和登記進行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續的其他檔案管理的業務提供最為基本的數據。2）檔案掃描錄入：該功能主要是對傳統紙質檔案進行快速電子化轉變的功能，通過高速掃描儀等設備將紙質文檔掃描成固定格式的數字化文件，而后通過第三方穩定軟件將其轉化成可編輯、修改的文件進行存儲與管理，方便后期的業務的使用與處理。3）文件著錄主要是最初的檔案文件進行著錄處理，制作成相應的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創建案卷來將文書檔案進行統一分類，而后將相應的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統一管理。5）文件歸檔：主要實現是文書檔案的文件級著錄檔案創建，從而實現錄入的檔案的歸檔操作。6）檔案變更：主要是對文書檔案內容或案卷內容的修改與更正，根據實際的業務需要將其進行變更操作，從而更加滿足企事業單位的文書工作需求。7）年鑒銷毀：針對傳統的紙質檔案銷毀進行數據備份的功能，針對檔期的紙質檔案按照業務規定要進行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進行備份，并添加上已銷毀的標記，以備不時之需。
3.2文書檔案借閱與歸還
文書檔案借閱與歸還功能主要是實現其他人員對文書檔案的查詢、預訂、借閱、歸還的管理操作。1）網上查詢：為了實現文書檔案管理信息化轉變，在文書檔案進行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當前所有的文書檔案進行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據其狀態進行預訂或延遲操作。2）網上預訂：主要是對文書檔案預訂操作，當查詢到對應的檔案未被預訂或借出，就可以在網上進行預訂。3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態進行操作，文書人員可以根據實際的工作內容將文書檔案的狀態進行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標記其借閱狀態。在此，對文書檔案的借閱狀態進行設計，主要分為未預訂、已預訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態的變更來實現對文書檔案的查詢、預訂、借閱與歸還的操作。
3.3綜合查詢
綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進行查詢，如檔案的狀態匯總查詢，根據相應條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進行統一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統計表格，以圖表的形式形象化地展示其當前的基本狀態，極大地方便文書檔案管理工作的開展。3.4系統設定系統設定主要是對借閱人的管理以及文書檔案基本狀態的設定。
4總結
文書工作與文書檔案管理系統的設計，主要是以實際的文書檔案管理工作內容為需求，本著優化文書檔案管理工作流程和提升效率的原則，設計了檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等基本功能，從而滿足文書人員的基本工作需求，提升文書檔案管理的工作效率與質量。
作者:王琦 單位:南通市人民政府外事僑務辦公室
參考文獻：
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關鍵詞：社保檔案；管理；創新
社會保險檔案管理工作是社會保險事業的重要組成部分和基礎。在推進和諧社會建設和社會保險事業加快發展的新形勢下，檔案管理工作也面臨一些突出矛盾、困難和問題，直接影響這項工作的有效推進，不能發揮社會保險檔案及其管理部門的服務作用，不利于社會保險事業的發展和人民群眾基本權益的保障，應深入研究，推進工作創新，盡快解決問題。
1社保檔案管理存在的主要問題
應依法實施社會保險檔案的管理，依法管好用好社保檔案，讓社會保險檔案發揮積極作用，為人民提供更好的社會檔案服務。但當前社保檔案管理還存在著一些問題［1］。
1.1依法管理社保檔案意識不強
一些單位缺乏依法管理社保檔案意識，存在造假現象，嚴重違法違紀，加重了社會保險檔案管理的不規范，影響社會保險事業的發展。辦理退休時，有很多人想蒙混過關，用假檔案或假材料辦理退休，給社保檔案的管理帶來了很多問題。社保檔案管理法治意識薄弱，導致檔案管理工作惡性循環，不利于維護相關法律的嚴肅性，不利于構建法治社會［2］。
1.2社保檔案管理體制不順
社保涉及的范圍廣，流程復雜，包括社會保險、社會福利、社會救助等，從程序方面包括申報、審查、繳納費用、保費發放以及權益維護等，這些不同的內容和程序，構成了大量的檔案管理工作。不同社保檔案由于歸屬不同、體制不順，在管理過程中會遇到很大的問題。雖然我們引進了先進的電子檔案管理系統，但是由于社保檔案管理方面的電子軟件開發不成熟，實際工作中存在電子檔案管理與紙質檔案管理兩種形式，導致電子檔案管理不能得到充分的利用。在電子檔案管理過程中，由于信息網絡的開放性特點，可能會出現泄密、更改信息等不良現象。
1.3一些社保檔案管理人員不適應工作需要
雖然我國頒布了相關的法律法規和業務規范，在很大程度上對社保檔案管理進行了規范，但是對于檔案管理的具體工作流程，沒有統一的規范，社保檔案管理人員業務素質整體上不高，只會對社保檔案進行基本的收納，并不能做好必要的管理［3］。尤其是引入電子檔案管理，很多檔案管理人員缺乏計算機管理技能，不適應工作需要。一些社保檔案管理人員基本素質低，法律意識淡薄，在工作中出現社保檔案分類不明、劃分保管期限不當等問題，個別人員甚至受金錢等誘惑，進行檔案造假。
2社保檔案的價值和作用
2.1是維護參保人員權益的基本依據
社會保險檔案是參保人員維系自身利益的法律憑據。當自身的利益受到損害時，憑借社會保險檔案可以維護自身利益，也是決定參保對象能否有資格享受社會各種補助等權益的憑據。社保檔案管理部門應創新服務方式，管好用好社保檔案，為社保業務和社保對象提供更好的服務，充分發揮社保檔案和社保檔案管理部門的重要職能作用。
2.2有助于維護社會和諧穩定
社會保險檔案的管理有利于社會的穩定和諧，社會保險檔案是整個民生檔案的關鍵組成部分［4］。社會保障體系建設是現階段構建社會主義和諧社會的重要內容，管好社保檔案，可以有效推動社保事業的穩定健康發展，促進民生問題的解決。如果在管理過程中出現了差錯，嚴重的會危害到參保群體的基本利益，引起社會波動。對社保檔案進行有效管理，可以讓參保人得到必要的保障，促進社會穩定。
3社保檔案管理的創新途徑
3.1大力宣傳社保檔案作用
要在廣大干部群眾中組織多種多樣的檔案法律法規宣傳教育活動，大力宣傳檔案管理工作的重要性以及檔案利用的價值，提高全社會對社保檔案管理重要性的了解和認識。在宣傳過程中應對管理人員和公眾進行《檔案法》等相關法律法規進的宣傳，例如社保電子檔案可以作為證據在刑事訴訟中發揮作用，為人民提供相關的保障［5］。《檔案法》規定，一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、社會事業單位和公民都有保護檔案的義務，各單位都應將檔案工作納入重要議事日程，定期聽取檔案工作匯報，及時解決檔案管理過程中出現的問題。
3.2推進社保檔案管理信息化
針對當前檔案管理實際工作中存在電子檔案和紙質檔案兩種管理方式的問題，結合社會信息化的發展，應進一步提升檔案管理水平，讓社會保險檔案管理更為便捷高效；應利用信息技術條件，社會社保檔案管理部門可以對社保檔案的信息進行利用和共享，讓社保管理信息發揮更大的作用。對社會保險檔案進行電子化或者數字化管理，有利于節省空間，提升管理效率。應加大人力物力財力投入，加快推進社保檔案管理信息化，提升檔案管理信息化水平。
3.3完善社保檔案管理制度
針對社會保險檔案管理中存在的問題，進一步建立健全社保檔案管理制度，使優化和整合檔案資源，用網絡技術、數據技術管理檔案，為民生服務等都有章可循。應加強對社保檔案管理人員的法制教育，使其了解法律規定，真正懂法、守法、用法，依法管理社保檔案。
本文在分析OA系統與檔案系統流程的基礎上，發現文件、檔案一體化管理的主要問題是辦公自動化系統與其檔案管理系統互不兼容的問題，針對該問題結合文件、檔案一體化管理系統的發展趨勢給出了解決該問題的方法，即第二種類型與第三種類型，并提出未來的發展趨勢為第三種類型。
【關鍵詞】
檔案管理；辦公自動化；資源整合
1引言
當前，信息化建設已經成為提升管理水平的重要手段，建立安全、高效的檔案管理系統，成為信息化建設中的重要任務。辦公自動化（OA）的廣泛應用給檔案資源的整合帶來很大影響，同時也帶來了機遇[1]。
2OA系統與檔案管理系統的需求分析
2.1OA系統基本流程針對高校中各種各樣的應用系統，其中最重要的就是辦公自動化（OA）系統。傳統的OA系統其主要功能是公文的處理與流轉。現代的OA系統是內嵌了眾多的業務活動功能，并集成了眾多的業務系統的綜合性辦公自動化系統[2]。其中工作流技術仍然是OA系統的核心技術，發文管理、收文管理這兩個模塊的文檔需要進行歸檔。
2.2檔案管理基本流程檔案管理系統用于對單位運行過程中生成的一系列文檔進行統一管理，檔案管理功能模塊中的文書檔案模塊，需要從OA系統中導入數據。傳統的方式將OA系統的文件預歸檔，然后通過人工方式錄入到檔案管理系統中，這種方式效率低下，且容易出錯。造成該問題的主要原因是由于高校辦公自動化系統與其檔案管理系統互不兼容[3]。
3文件、檔案一體化管理的發展過程
在解決辦公自動化系統與其檔案管理系統互不兼容的問題上，我們主要分析文件管理（RM）系統、（OA）系統的關系與檔案管理（AM）系統的關系，通過分析得出檔案一體化管理系統的發展趨勢。其發展過程經歷了如下三個過程：
3.1第一種類型AM系統獨立于OA系統之外該系統的特點為不能掛接于單位內部網，不能實現網絡查詢、檢索和瀏覽。單位的AM系統獨立于與OA系統之外，文件管理RM模塊內嵌于OA系統中，負責管理OA系統的文件，AM系統負責管理檔案；所需的文件不能從OA系統直接導入到AM系統，AM系統對歸檔文件需要進行重新錄入。
3.2第二種類型AM系統與OA系統采用接口聯接此類型是解決兩系統兼容性時，現在大多數單位采用的方法。AM系統的管理對象主要來自兩部分：①從OA系統預歸檔而來的電子檔案；②檔案館中的實體檔案經數字化處理后的電子檔案。第一部分電子檔案由OA系統中RM模塊管理，第二部分電子檔案則由AM系統管理，并在OA系統與AM系統之間設有數據接口，數據可以從OA系統直接導入AM系統。此類AM系統適應了網絡環境的要求，已經開始從對檔案實體的管理轉變為對檔案信息的管理。但是還存在兩大缺陷：①沒有對文件、檔案進行一體化的全過程管理。②檔案信息的網絡化服務功能較弱。
3.3第三種類型RM&AM系統內嵌于OA系統該系統的特點為RM&AM系統內嵌于OA系統。RM系統是一個中心模塊，就是說業務人員在其他管理模塊中生成的電子文件都要受到RM管理模塊的管理。文檔管理系統包括文檔生成、文檔維護、文檔利用和基礎數據維護等幾個子模塊。將整個電子文件管理流程分為以下兩個部分：①管理人員通過生成文檔、審批與文檔、文檔分發、文檔歸檔、文檔利用、文檔維護等模塊來完成文件從生成、審批、到歸檔保存、維護的整個過程；②管理人員通過基礎數據維護模塊及其他模塊來完成對上述管理過程的全程監控。電子文件管理的關鍵元數據就是基礎數據，電子文件在生成、審批、到歸檔保存、維護過程中將陸續生成相應的元數據值[4]。三種類型的AM、RM系統與OA系統的關系比較如表1。由此可以看出在解決辦公自動化系統與其檔案管理系統互不兼容的問題上現階段采取的主要方式是采用第二種類型，但為了使兩個系統能更好的兼容第三種方式是未來的發展方向。
4總結
本文在分析OA系統與檔案系統流程的基礎上，發現文件、檔案一體化管理的主要問題是辦公自動化系統與其檔案管理系統互不兼容的問題，針對該問題結合文件、檔案一體化管理系統的發展趨勢給出了解決該問題的方法，即第二種類型與第三種類型，并提出未來的發展趨勢為第三種類型。
參考文獻
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檔案管理工作是事業單位運營的最基本工作，做好這一項工作，能夠幫助事業單位更好地運行和發展，在新的信息發展形勢下，檔案管理工作也要符合新的信息化發展模式。目前我國的事業單位在檔案管理上還存在著很多問題，如何對檔案管理工作進行完善和改革，是新形勢下事業單位檔案管理工作發展的方向，也是提高檔案管理效率的關鍵。
二、新形勢下事業單位檔案管理改革的必要性
數字化時代的到來讓很多數據的應用和儲存變得更加方便，是新時代的信息發展方向，應用新的技術改革事業單位的傳統檔案管理方式，也可以提高檔案管理工作的效率，提高事業單位的工作質量。事業單位的檔案管理改革是建立在信息技術的基礎之上的，通過對檔案的數字化和信息化處理，能夠充分發揮檔案的管理職能，事業單位的檔案管理工作信息化與效率是息息相關的。
在互聯網技術不斷發展的時代下，各項信息處理的技術也在不斷地完善，比如云計算技術，這種高效率的信息管理方式在社會各個領域的應用也逐漸廣泛，同樣身為信息管理的事業單位檔案管理工作也應當將新的技術運用到工作中，適應社會的科技發展。不但事業單位檔案管理工作處于改革的期間，事業單位的體制也處于改革時期，改革需要運用新的信息化技術，建立信息化發展的平臺，因此加強對檔案管理的改革也是推進單位體制改革的有效方式。另外傳統的檔案保存方法具有易丟失、易損壞、查找不便的缺點，新的檔案管理方式能夠加強對檔案的保存力度。因此新形勢下事業單位檔案管理改革是非常有必要的。
三、新形勢下事業單位檔案管理的現狀
（一）對檔案管理工作認識不到位
受傳統檔案管理工作觀念的影響，一些事業單位的管理者沒有認識到檔案管理工作改革的必要性，把單位的發展重心都放在了如何提供社會服務上，沒有意識到檔案管理的重要性。很多事業單位的管理人員和工作人員，包括檔案管理的工作人員認為檔案管理工作不能給單位的發展帶來經濟效益，這種整體的不正確意識導致在事業單位的發展過程中疏忽了對檔案的管理工作，造成對檔案管理工作的人力物力資源投入不合理，影響了檔案管理工作的效率。[1]
（二）檔案管理方式不科學
現代的科學技術不斷發展，信息的處理、儲存、傳播的方式也在逐漸現代化，在計算機技術的支持下，檔案管理工作應當變得更加先進快捷，創建檔案管理系統來幫助管理者進行檔案管理工作。在實際的檔案管理過程中，盡管大多數事業單位都采用了計算機系統來制定管理體系，但一些時候并沒有對檔案系統的數據進行更新，檔案管理者也是缺乏檔案管理的意識和專業素質，使得電子信息技術沒有很好地應用在檔案管理中，造成檔案管理方式不科學。
（三）檔案管理工作人員的專業素質不高
檔案管理工作是一項有較強操作體系的工作，對從事的管理人員專業程度要求也是非常高的，工作人員要具備檔案管理工作的專業知識，掌握專業的管理方式和技巧，檔案管理的工作具有一定的枯燥性和單調性，需要管理者在工作時適應這樣的工作環境，培養仔細程度和耐心。由于檔案管理工作不受事業單位的重視，對檔案管理的工作人員審核沒有那么嚴格，導致了很多工作人?T的專業素質都達不到良好管理檔案的要求，對檔案分類和整理缺乏專業性的認知，導致檔案的歸納、整理、保管等操作方式不規范，降低了檔案管理工作的效率。[2]
四、新形勢下事業單位檔案管理的改革措施
（一）完善檔案管理的業務流程
完善檔案管理的業務流程指要對檔案管理的流程進行重構，分析在檔案管理流程中每個環節的設計和工作效率，發現整個體系中存在的問題，并針對問題進行對該項環節的優化，通過信息技術實現對檔案管理也無流程的升級和改造革。新形勢下對信息管理提出的要求是從本質上改革，因此事業單位的檔案業務流程改革也要從本質上進行。
第一要優化業務流程，完善檔案管理內部部門之間的業務銜接工作流程，梳理好檔案管理部門與其他事業單位部門之間的業務流程關系，動員全體員工投入到完善檔案管理業務流程的工作中來。對各項的檔案管理工作流程進行審核，如檔案的錄入、編排、維護、更新、查找、監管工作，對每個環節都要進行合理的規劃。第二，規范業務流程的標準，標準化在檔案管理工作流程制定中是非常有必要的，通過標準化的規定將檔案管理流程的體系固定下來，根據檔案管理的發展需求和實際情況，來分配職責和管理資源，明確每一位管理員工的職責和所在崗位所負責的范圍，將長遠發展的理念應用到對標準化流程的制定中。[3]
（二）擴展檔案管理服務能力
首先要對服務的功能進行擴展，原有的檔案服務功能大多數只是對信息的檢索和查看，在信息化技術不斷發展的時代中，檔案的服務功能要借助信息技術進行擴展，可以開發數據的整理功能，讓檔案數據能夠執自行的按類別規整、自動篩選、與其他信息建立一個清晰的對比模型，為需求者提供更多的服務。在檔案的服務過程中可以增加其他的服務功能，比如說根據所查找數據提供相應的檔案信息，在檢索中設置高級檢索，讓使用者能夠根據數據發生的年份或者是方向查找到一類的檔案信息，做到更加迅速地找到需要的具體信息，對檔案的檢索功能更好地運用。其次要擴展服務的內容，傳統的檔案服務都是等需求者有需要時自己使用，檔案管理提供的只是一個數據倉庫，在新的服務模式中應當改善被動服務的局限性，逐漸朝著主動提供服務的方向發展。
（三）構建檔案管理平臺
構建檔案管理平臺分為兩個方面，第一個方面是加強硬件上的建設，檔案管理的平臺可以以事業單位發展的平臺為依托，建立屬于自己的發展平臺，結合檔案管理的職責設計具有針對性的功能平臺，建立更加科學更加快捷的檔案管理平臺，同時考慮事業單位對于檔案管理的實際需求，制定符合檔案管理發展目標的平臺。第二方面是實現對資源的整合，資源的整合可以通過各類的整理軟件來實現，檔案管理工作的改革也是要利用好這些整理辦公軟件來進行的，將檔案的管理工作融入整個的檔案平臺中來，借助管理平臺實現對檔案資源的整合，使檔案管理工作發揮最大的效益。
五、結語
一、當前企業會計檔案管理工作的現狀
1.會計檔案管理工作形式不斷豐富。隨著電算化環境下會計檔案管理工作的不斷深入，檔案管理工作的形式持續豐富，主要表現在以下幾個方面：第一，檔案管理人員結構發生變化。財務部門不僅僅是由專業財務、會計人員組成，還需要了解一定財務知識的程序開發員、系統操作員、系統維護員和系統管理員等共同完成企業會計檔案管理工作。第二，會計檔案管理的業務處理范圍變大。電算化會計檔案除了保存會計憑證、會計賬簿和會計報表等主要資料外，還需要設計計算機系統可以識別的各種代碼、程序文件和數據結構文件等，例如用戶使用手冊、操作規范、科目代碼、計算公式等內容。這些項目雖然不是傳統會計核算體系的一部分，但它們是電算化會計檔案管理必不可少的前提條件，是對電算化會計系統進行維護、排除故障、降低風險的基礎，是新環境下會計檔案管理的新范疇。2.會計檔案管理人員職能不斷變化。會計檔案管理人員之間的授權批準控制是內部控制的重要組成部分。在傳統會計檔案管理中，每一項經濟業務的發生和確認、計量、記錄、報告的各個環節都需要經過具有相應權限管理人員的審核和簽章，不得越權審批。在會計電算化的環境下，檔案管理人員的職能劃分出現了巨大變化。由于電算化功能的高度集中，導致在以會計電算化系統為主的業務處理中管理人員職能集中，尤其是一些會計人員的職能由會計核算向會計管理轉變，某些會計人員既負責數據資料的輸入，又負責數據資料的輸出和報送，一人兼任多職，架空了授權審批程序。因此，需要加強企業內部控制，控制檔案管理人員對數據資料的輸入輸出管理，強化管理人員職責分離和授權審批的流程，降低因電子檔案易于復制、修改和刪除等不安全因素對會計檔案的可靠性造成的威脅和舞弊風險。3.會計檔案管理的法規制度尚不完善。《檔案法》是檔案工作的基本法律，對企業檔案管理工作制定了明確的法律規定。《會計法》也對會計檔案管理做出規定“：各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案并妥善保管。其中會計檔案的保管期限和銷毀辦法由國務院財政部門制定。”同時，由國家檔案局和財政部聯合的《會計檔案管理辦法》也指出：“會計檔案管理工作的指導、監督和檢查由各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責。”然而，這些規定被一些企業錯誤地理解為檔案管理工作由企業會計部門負責人分管而非檔案管理負責人分管，從而削弱了企業內部檔案部門的職責，難以真正起到指導、監督、檢查會計人員的工作，使得單位內部建立的會計檔案工作的規章制度流于形式，在實際工作中經常發生企業會計檔案不正當地被失竊、損毀，甚至在發生法律糾紛時，會計檔案被當事企業雙方搶奪、銷毀。因此，在以法治為特征的市場經濟條件下，會計檔案管理法律法規的不完善不健全難以保證企業和社會的健康有序發展。
二、《企業內部控制基本規范》對加強會計檔案管理工作的影響
1.推進企業會計電算化與檔案管理工作的融合。《企業內部控制基本規范》第四十一條指出“：企業應當利用信息技術促進信息的集成與共享，充分發揮信息技術在信息與溝通中的作用。企業應當加強對信息系統開發與維護、訪問與變更、數據輸入與輸出、文件儲存與保管、網絡安全等方面的控制，保證信息系統安全穩定運行。”電算化會計檔案主要包括儲存在計算機硬盤中的會計資料，以光盤或其他磁性介質存儲的會計資料，這些會計資料一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等一系列數據。電算化會計檔案的管理工作是每個單位的一項重要工作，是形成企業會計信息系統的基礎。截至2011年，全國已有80%的單位實現電算化會計檔案的要求，加強電算化會計檔案的管理成為每個單位面臨的重要挑戰。企業在建設信息化電子檔案過程中，要加強對信息數據資料的整理、篩選和編輯能力，從而高效地利用會計信息。同時，在實現紙質檔案及時、規范、完整歸檔的基礎上，進一步建立健全電子檔案的邏輯歸檔和物理歸檔的制度和措施，確保企業不同版本電算化系統的兼容，從而確保檔案信息的可識、可讀、可用，實現紙質檔案和電子檔案的完整和一致，最終實現企業會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的不斷融合，實現信息技術在企業管理中應用廣度與深度不斷推進。2.健全企業電子會計檔案管理的內部控制流程。《企業內部控制基本規范》第七條指出“：企業應當運用信息技術加強內部控制，建立與經營管理相適應的信息系統，促進內部控制流程與信息系統的有機結合，實現對業務和事項的自動控制，減少或消除人為操縱因素。”會計憑證、會計賬簿和會計報表，可以了解企業經濟活動的來龍去脈，反映企業對財經法規的遵守情況。第一，制定規范的歸檔流程。計算機系統開發程序、數據結構程序、相關代碼等資料都應視為電算化會計檔案的一部分予以保存；計算機中的會計資料在未打印成紙質文檔前應妥善保管，不得隨意損毀。第二，制度規范的保管流程。按照《會計檔案管理辦法》的規定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，根據不同需求，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。電子檔案保存方式為只讀，并作備份分別存儲。對光盤、磁盤等載體進行編號，由專人保管，存儲于防塵、防熱、防磁、防潮、防火環境中，進行定期檢查，確保檔案可用性。使用光盤、磁帶、磁盤、膠片等介質保存會計檔案的還需報財政部、國家檔案局備案。第三，制定規范的備份流程。在電子信息化環境下，檔案管理人員應定期將數據資料備份到多種介質上，并對備份時間、人員和載體進行詳細記錄和定期檢查，防止信息丟失。3.加強會計檔案管理工作中的授權審批制度。《企業內部控制基本規范》第三十條指出“：授權審批控制要求企業根據常規授權和特別授權的規定，明確各崗位辦理業務和事項的權限范圍、審批程序和相應責任。企業應當編制常規授權的權限指引，規范特別授權的范圍、權限、程序和責任，嚴格控制特別授權。常規授權是指企業在日常經營管理活動中按照既定的職責和程序進行的授權。特別授權是指企業在特殊情況、特定條件下進行的授權。企業各級管理人員應當在授權范圍內行使職權和承擔責任。”企業會計檔案管理的各項內容要規定不同的權限，普通數據資料可實現大范圍共享，涉及企業機密的數據資料需要一定權限才可查閱。針對電子會計檔案易于被修改、破壞且不會留下痕跡的特點，應從計算機程序角度出發，加強數據的輸入、輸出控制，設置密碼口令和恢復機制，加強操作記錄的控制功能；同時，實行不相容職位相分離，不同崗位賦予不同權限，防止越權操作，例如設置主管、系統程序員、系統維護員等崗位，完善不同崗位間的授權審批制度。4.完善會計檔案管理的法律法規建設。《企業內部控制基本規范》第三十一條指出“：會計系統控制要求企業嚴格執行國家統一的會計準則制度，加強會計基礎工作，明確會計憑證、會計賬簿和財務會計報告的處理程序，保證會計資料真實完整。”企業檔案管理人員要與財務負責人溝通交流，認真完成會計檔案指導、監督和檢查工作，對非法隱匿、損毀的會計檔案和檔案信息失真、虛假披露現象開展檢查，對會計檔案信息加強管理并進行會計工作評估。一方面，需要進一步強調《檔案法》的權威性，明確不同門類檔案管理工作的法律責任，另一方面，在《會計法》等具體法規中涉及會計檔案管理工作的具體規章制度要與《檔案法》實現統一。因此，需要根據我國的國情，根據不斷發展變化的社會經濟，對相關規章制度進行修訂和完善，使會計檔案管理法律法規真正成為具有可操作性、指導性和約束力的條文，真正做到有法可依、有法必依。
作者：宋俊霞 許志平 單位：邯鄲職業技術學院
引言
對目前的檔案管理工作而言，信息技術的應用，仍然處于使用的初級階段，在我國，對于信息技術廣泛使用的優點已經被人們所認知，但是在檔案管理過程中，信息技術的使用優勢并沒有被詳盡的開發，因此檔案管理工作對于任何企事業單位而言，雖然非常重要，大部分企事業單位卻沒有能夠切實地領會檔案管理工作和現代企業管理之間的互動關系，使得檔案管理工作的重要性被突出，電子化信息化特點卻不明顯。
一、信息技術與檔案管理結合必要性
1.海量信息處理的需要
現代社會生活節奏加快，企事業單位的發展及業務與銷售工作緊密相關，海量的客戶信息、銷售輔助內容、企業內部管理消耗等，都為檔案工作帶來了更大的挑戰。傳統的手工檔案記錄已經不能滿足現代企事業單位的發展需求，信息技術最大的特點就是能夠借助網絡實現信息的交互記錄和儲存，對于檔案管理而言，信息的儲存是檔案工作的第一步必要工作流程。通過信息的應用可以建立起電子化的檔案管理庫，為企事業單位內部信息的讀取、應用和共享提供了便捷的可能。
2.實現數據共享的需求
現代化的信息化管理是能夠為同一個企事業單位內部各個不同部門更好地進行數據共享服務的過程。檔案管理工作中最重要的功用就是將各項資料和信息數據便捷的進行整理儲存，并且快速運用。在現代化信息技?g與檔案工作緊密結合的過程中，其基本工作效率可以大力提升，人員的人力資源利用量也大大減少，使得信息儲存共享和再度使用成為可能，在檔案的管理工作中，信息化的讀取非常便捷，因此檔案的查詢不再是一種瑣碎麻煩的事情，在具體資料的管理工作中，檔案數據的讀取方便，對于檔案的應用更快捷，對于檔案的記錄工作也就變得更加有意義。
3.延長檔案壽命需要
傳統的紙質檔案承載的信息量是非常有限的，而且儲存起來浪費時間，浪費空間，又非常容易受到自然因素和嚴重的人為事故影響，會導致許多寶貴的檔案信息被破壞。檔案在企事業單位的工作流程中起到非常重要的作用，尤其是人事檔案和財務檔案如果被大規模損壞，就可能會對企事業單位造成嚴重的影響和損失。企業使用的信息技術和互聯網技術儲存的檔案信息可以建立起專門的電子化檔案儲存系統，并進行多個備份的儲存，因此珍貴的大數據可以通過高效的保存和備份策略保存和應用，因此有利于進一步的存儲。并且在實際的使用過程中，可以將信息通過其他的技術途徑，如光盤儲存、電子掃描等方式將傳統檔案中的特殊數據保存甚至還原。
二、信息技術檔案管理中的應用策略
在檔案管理應用中，大量地應用信息技術具有明顯的優勢，也為現代化的檔案管理工作的效率提升提供了有力的技術支持，因此為了采用更好的技術發展手段來確保檔案管理工作的高效性，就應該設計能夠滿足現代化檔案電子管理要求的技術體系，使用行之有效的信息技術手段，為企業和單位創造出更加高效和準確的檔案管理保障。
1.檔案管理工作的硬件準備
信息化技術必須依托于完善的硬件和局域網，只有完善局域網和信息儲存手段，才能夠為企事業單位的專業性的信息分類整理、利用和收集的過程，提供必要的硬件基礎。強大的信息支持系統，不僅可以有效地保證電子化檔案的管理過程準確有效，而且能夠全面地提升檔案工作的處理效率，可以多元化的實現企業內部的快速信息反饋和共享機制，為企業的現代化溝通和合作提供使用檔案信息的基礎。
2.對檔案管理人員實施培訓
信息化的檔案管理是一種重要的歸納總結技術，因此傳統的檔案管理人員的技術手段和信息技術水平，已經不能滿足現代的檔案電子化管理需求。尤其是老牌國有企業或大型集團性企業的檔案管理工作，本身是一個需要檔案管理復合型人才進行綜合服務的體系化過程。這就需要檔案管理工作和信息技術體系的快速完善和發展能夠同步進行，因此，企事業單位必須要保證各管理人員在技術水平上，能夠與檔案電子化管理技術保持同步。定期對于當管理人員進行有針對性的培訓，使所有管理人員都能夠滿足黨管理的基礎性需求，并且在不斷的工作過程中提升自身的檔案管理素質。
3.提升信息化檔案管理重視度
檔案管理工作在長期的歷史發展過程中，一直是作為企業并不重要的文秘工作分支存在的，對于信息的多元化管理工作并不被重視，檔案管理部門的薪金待遇和保存流程都不夠完善，也不利于高素質人才的培養和留任。在很多企業內部，關于檔案的規范化管理規定制度并不規范。因此使用信息化技術加強對于檔案的規范化和專業化管理，必須建立健全相對應的檔案管理制度，使得檔案管理流程和傳統的檔案管理模式有所區分，建立快速的信息同步管理制度，從制度上保證檔案管理工作的實效。這就需要企業的各部門、各人員，尤其是財務部門和檔案管理部門，加強對于信息化檔案管理工作的重視。實現企業內部的檔案管理工作快速對接，隨著信息化技術的深入應用，將檔案管理工作的流程標準和任務都進行細化的規定。這就使得其內部的檔案管理工作有所章法、有據可查，能夠實現對于檔案工作的有效監督和內部的規范化管理，有利于檔案管理工作的快速完善，為其提供基本的支持。
